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Relatrios Gerenciais - Base para Tomadas de Deciso

Charbel Atalla Antonio Consultor http://operandobien.blogspot.com Santo Andr/SP Brasil E-mail: mamimu@uol.com.br Resumo Relatrios Gerenciais de boa qualidade so de extrema importncia para uma boa gesto. Observando alguns poucos princpios, possvel elaborar e utilizar os Relatrios Gerenciais de forma simples, objetiva e eficaz.

Definio Relatrio Gerencial, de maneira geral, um documento escrito, baseado em fatos - contendo informaes relevantes para avaliao e possveis tomadas de deciso. Perceba que praticamente todo relatrio um Relatrio Gerencial. Como fazer um bom Relatrio Gerencial 1. Destinatrios Deve estar claro para quem elabora um Relatrio Gerencial quem ter acesso ao mesmo. Uma boa providncia relacionar na capa do relatrio quem so os destinatrios sem esquecer de destacar a palavra confidencial quando for o caso. 2. Objetivo Quem elabora um Relatrio Gerencial deve saber muito bem o que se espera dele o que se deseja conseguir com a sua utilizao. O objetivo mais comum controlar um determinado assunto, tomando as possveis decises e providncias necessrias perante objetivos determinados. Mas podem existir muitos outros, mais ou menos especficos. Descrever ou relacionar os objetivos, apresentando-os ou no no prprio relatrio, pode ajudar bastante. 3. Contedo - Identifique e apresente o melhor possvel as informaes com maior potencial de utilidade para as pessoas envolvidas e interessadas. Geralmente elas abrangem trs aspectos principais - custos, prazos e qualidade. Muito importante identificar e atender os aspectos de relatividade - em especial os relacionados ao tempo e s referncias ou metas. Mostrar apenas qual a despesa do ms no vai servir para muita coisa se no se souber qual a meta, e quais os valores de meses anteriores, ou a tendncia. Para que serve informar que 70% da produo est pronta para quem no sabe qual seria o valor adequado, ou quando ter que chegar aos 100% ? Dependendo do tipo de Relatrio Gerencial, pode ser importante a apresentao de tpicos como Introduo, Objetivos, Sumrios, Glossrios, Recomendaes, Concluses, Bibliografia ou Referncias, Anexos, entre outros. Relatrios peridicos devem estar assim identificados, preferencialmente j no ttulo. Datas e assinaturas nunca devem faltar onde necessrias bvio, porm uma falha comum. 4. Forma Deve ser a mais prtica e comunicativa possvel. O uso de ilustraes, desenhos, fotos, tabelas, grficos, geralmente de extrema valia. Merece destaque o uso de grficos, nas suas mais variadas formas possveis (linhas, barras, pizza, etc.) softwares de planilhas, como o Excel, tm esses grficos praticamente prontos alguns cliques, e eles so gerados em segundos. Uma exposio bem estruturada (tpicos, captulos, etc.), resumida e apresentada no ndice, geralmente agrega um bom valor. A exposio deve seguir sempre o esquema de pirmide o mais importante acima das explicaes, justificativas, detalhes. Dados para eventuais conferncias devem estar preferencialmente em anexos. As pginas devem ser sempre numeradas e, convm tambm que, alm do ttulo, o Relatrio Gerencial seja numerado como um documento. Isso facilitar muito qualquer referncia em outro documento, o arquivamento, buscas e pesquisas, entre outras coisas. Relatrios informatizados devem estar adequadamente formatados para impresso tamanho de pgina, margens, etc.

Como usar um Relatrio Gerencial Quem, de alguma forma, tem acesso a um Relatrio Gerencial elaborado conforme exposto deve dar a devida ateno ao mesmo. Tambm bvio tambm referente a uma falha comum. Certamente ali esto informaes relevantes para sua possvel tomada de decises. Pode ser to apenas decidir reconhecer algum sucesso atitude esperada de muitos lderes. Mas, se de fato um bom Relatrio Gerencial, provavelmente conter boas informaes para a identificao e aproveitamento de diversas oportunidades de melhoria. No caso de Relatrios Gerenciais Peridicos, geralmente tambm possvel, e conveniente, dar algum feed-back sobre a qualidade do relatrio para quem o elabora mais uma oportunidade de melhoria e, o melhor, agora j melhoria contnua! Kaizen!

Charbel Atalla Antonio E-mail: mamimu@uol.com.br http://operandobien.blogspot.com Santo Andr/SP Brasil