MANUAL DE

P R E S TA Ç Ã O
D E C O N TA S

CONVÊNIOS
CRECHE
E OBRAS
ESCOLARES

2020
 O procedimento de prestação de contas, cuja apresentação é obrigatória para todos os
convênios onerosos, consiste na comprovação do cumprimento do objeto, compreendendo
tanto a aplicação correta dos recursos transferidos para o pagamento de despesas, quanto
as ações concretas realizadas pelo beneficiário e os resultados alcançados.

A prestação de contas deve ser protocolada ANUALMENTE, no prazo estabelecido

pela Secretaria da Educação do Estado de até 30 (trinta) dias, contados a partir do encer-
ramento do exercício, bem como término da vigência da avença, estabelecida no termo de
convênio/aditamento celebrado.

INSTRUÇÕES DO TRIBUNAL DE CONTAS

A instrução dos processos de prestações de contas dos recursos repassados por meio da cele-
bração de convênios, deverá atender, INTEGRALMENTE, ao disposto no artigo 105 das Instruções
nº 02/2016 do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCE-SP), atualizada em 01 de dezembro
de 2017.

DOCUMENTOS EM UMA PRESTAÇÃO DE CONTAS

• Ofício de encaminhamento
• Certidão do(s) responsável(eis) pela fiscalização da execução do convênio
• Certidão da(s) autoridade(s) responsável(eis) pelo órgão beneficiário
• Certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade – CRC
• Anexo RP–02 (Demonstrativo Integral de Receitas e Despesas)
• Extratos da conta corrente específica do convênio
• Extratos da aplicação financeira
• Conciliação bancária
• Comprovante da devolução de eventuais recursos financeiros não utilizados
• Notas Fiscais, comprovantes de pagamentos e guias de retenção de impostos
• Relatório anual das atividades desenvolvidas
• Registro contábil patrimonial

Na montagem da prestação de contas, os documentos devem ser organizados na

ordem acima apresentada.

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 OFÍCIO DE ENCAMINHAMENTO (ANEXO I)
Documento de encaminhamento da prestação de contas, assinado pelo Prefeito Municipal, en-
dereçado à autoridade da administração que assinou o termo de convênio (Senhor Secretário da
Educação do Estado de São Paulo).

CERTIDÃO DO(S) RESPONSÁVEL(EIS) PELA FISCALIZAÇÃO (ANEXO II)

A certidão deve conter os nomes e CPF dos responsáveis pela fiscalização da execução do con-
vênio na prefeitura municipal, destacando os respectivos períodos de atuação.

CERTIDÃO DA(S) AUTORIDADE(S) RESPONSÁVEL(EIS) PELO ÓRGÃO

BENEFICIÁRIO
A certidão deve conter os nomes e CPF da(s) autoridade(s) responsável(eis) pelo órgão benefi-
ciário, assim como os respectivos períodos de atuação, assinada pelo presidente da câmara municipal.
A cópia(s) do(s) termo(s) de posse também é aceita.

CERTIDÃO EXPEDIDA PELO CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE - CRC

Certidão de regularidade profissional vigente do contador responsável, emitida por meio do site
www.crcsp.org.br – Consulta de Veracidade – Certidões, deverá integrar o expediente de prestação
de contas.

ANEXO RP-02 – DEMONSTRATIVO INTEGRAL DE RECEITAS E DESPESAS

O modelo oficial do documento é disponibilizado nas supramencionadas Instruções nº 02/2016.
Destaca-se a importância do correto preenchimento do documento, mediante obrigação de envio
ao Tribunal de Contas do Estado.

Para tanto, reproduzimos abaixo alguns itens do referido anexo, com orientações para seu
preenchimento:

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• Saldo do exercício anterior: como os saldos dos convênios em tela não precisam ser de-
volvidos ao final de cada exercício, esse campo deverá sempre ser preenchido com o valor remanes-
cente em 31/12.
• Repassados no exercício: data(s) da(s) ordem(ens) bancária(s), com os respectivos valores
repassados pelo Estado, durante o exercício.
• Receitas com aplicações financeiras dos repasses públicos: valor total dos rendi-
mentos com a aplicação financeira durante o exercício.
• Total: soma do saldo do exercício anterior, ordens bancárias repassadas no exercício e rendi-
mentos.
• Recursos próprios aplicados pelo Beneficiário: preencher com o valor total de recur-
sos próprios utilizados pelo município durante o exercício, caso haja.

No trecho abaixo do Quadro I, o campo onde lê-se “a aplicação dos recursos recebidos no exer-
cício supramencionado, na importância total de R$ _____________”, deve ser preenchido com o valor
total repassado no exercício (ordens bancárias). Caso não tenham ocorrido repasses, preencher
com R$ 0,00.

No quadro II, destacado abaixo, devem constar todas as despesas realizadas no exercício, cus-
teadas com os recursos financeiros provenientes do convênio firmado:

• Data do documento: deverá constar a(s) data(s) de emissão da(s) nota(s) fiscal(is).
• Especificação do documento fiscal: deverá constar o(s) número(s) da(s) nota(s) fiscal(is).
• Nome do credor: deverá constar a(s) razão(ões) social(is) da(s) empresa(s).
• Natureza da despesa: deverá constar o(s) produto(s) adquiridos e/ou serviço(s) prestados.
• Valor: deverá constar o(s) total(is) da(s) nota(s) fiscal(is) paga(s) com recursos financeiros pro-
venientes do convênio. Caso a(s) despesa(s) tenha(m) sido paga(s) parcialmente, deverá constar os
dizeres “PARTE”, ao lado do(s) número(s) da(s) nota(s) fiscal(is).

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 • Total das despesas: deverá constar o valor total da(s) nota(s) fiscal(is) relacionada(s).
• Recurso do repasse não aplicado: caso o recurso financeiro proveniente do convênio não
seja utilizado em sua totalidade, ao final do exercício, deverá constar o saldo remanescente, confir-
mado no extrato bancário (31/12)
• Valor devolvido ao órgão concessor: não tendo sido integralmente gasto, havendo saldo
remanescente, ao término da vigência do convênio, deve constar o valor do saldo recolhido.
• Valor autorizado para aplicação no exercício seguinte: deve constar o mesmo valor
informado no campo “recurso do repasse não aplicado”.

ATENÇÃO:
Eventuais tarifas bancárias não devem ser relacionadas
como despesas!

Ainda atentando ao Anexo-RP 02, o quadro III deverá ser preenchido caso ocorra contratação
específica para atendimento do objeto do convênio:

• Ajuste nº: deverá constar o(s) número(s) do(s) contrato(s) da(s) licitação(ões).
• Data: deverá constar a(s) data(s) da(s) assinatura(s) do(s) contrato(s).
• Contratado/CNPJ: deverá constar a(s) razão(ões) social(is) da(s) empresa(s) e o(s) núme-
ro(s) do(s) CNPJ.
• Objeto resumido: deverá constar o(s) produto(s) e/ou serviço(s).
• Licitação nº: deverá constar o(s) número(s) da(s) licitação(ões).
• Fonte: deverá constar “recurso estadual”.
• Valor global do ajuste: deverá constar o(s) valor(es) total(is) da(s) licitação(ões).

EXTRATOS BANCÁRIOS
CONTA CORRENTE
Diante da exigência estabelecida no inciso VIII, artigo 105, das Instruções nº 02 do Tribunal de
Contas do Estado de São Paulo, deverão constar na prestação de contas os extratos bancários das

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contas de movimentação dos recursos repassados, nos termos do convênio celebrado, de todos os
meses do período (exercício), do primeiro ao último dia útil, destacando a data que o recurso finan-
ceiro decorrente da celebração do convênio entrou na conta bancária (data e valor).

Neste item, destacamos:

• A conta bancária para depósito dos recursos financeiros deve ser EXCLUSIVA para o convênio
celebrado;
• Eventuais tarifas que incidirem sobre a conta bancária aberta exclusivamente para o convênio celebra-
do, devem ser restituídas pela prefeitura municipal, mediante depósito na referida conta do convênio até
o término da vigência. Finda a vigência, caso tais valores não tenham sido restituídos à conta, deverão ser
recolhidos à Secretaria, mediante depósito em conta indicada pelo Núcleo de Prestação de Contas;
• Qualquer movimentação financeira sem comprovação deve ser devidamente justificada;
• Caso haja saldo financeiro remanescente, finda a vigência da avença, a devolução do valor integral
deverá ocorrer, fazendo constar o extrato bancário “zerado”.

APLICAÇÃO FINANCEIRA
Conforme estabelecido no termo de convênio, os recursos repassados pela Secretaria serão
obrigatoriamente aplicados. Sendo assim, os extratos dos rendimentos de todos os meses do perío-
do (exercício) deverão ser apresentados, do primeiro ao último dia útil.

Vale destacar as seguintes observações:

• Os rendimentos decorrentes de aplicações financeiras podem ser utilizados para pagamento das
despesas previstas no plano de trabalho;
• A soma dos rendimentos decorrentes de aplicações financeiras deverá compor o total informado
no Anexo RP-02. Em caso de divergência entre a soma dos extratos e o informado pela Prefeitura, o
referido documento deverá ser refeito;
• Caso haja saldo remanescente da aplicação financeira, após o término da vigência, a devolução
integral deverá ocorrer, confirmada com a apresentação do extrato bancário “zerado”;

CONCILIAÇÃO (ANEXO III)

Em qualquer prestação de contas, o objetivo da conciliação bancária é DEMONSTRAR cada
movimentação financeira do exercício, constante do extrato bancário.

Ocorrendo pagamentos que englobem mais de uma nota fiscal, ou mais de um imposto, os mes-
mos devem ser discriminados, para que seja possível a correta conferência das despesas efetuadas.

COMPROVANTE DA DEVOLUÇÃO DE EVENTUAIS RECURSOS NÃO APLICADOS

A Prefeitura Municipal deve solicitar ao Núcleo de Prestação de Contas os dados bancários para
devolução (depósito) de recursos não utilizados ao término da vigência do convênio, pois depende
da fonte em que o recurso foi repassado.

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 Ressaltamos que as devoluções devem ser feitas por depósito identificado, nunca por GARE/DARE.

NOTAS FISCAIS, COMPROVANTES DE PAGAMENTOS E GUIAS DE IMPOSTOS

Neste item destacamos importantes detalhes, depreendidos de textos legais, que não podem
ser ignorados; são eles:

• as notas fiscais devem ser emitidas constando o nome, o endereço completo e CNPJ da prefeitura
municipal; além disso, devem estar datadas dentro da vigência do convênio e os respectivos pagamen-
tos confirmados por meio dos comprovantes e dos extratos bancários;
• deverá constar nas notas fiscais ORIGINAIS os dizeres “Convênio SEDUC nº_______” (CA-
RIMBO) e suas CÓPIAS serão encaminhadas junto à prestação de contas, em ordem cronológica,
com os dizeres “Confere com o Original” (CARIMBO);
• ocorrendo apenas o pagamento parcial do valor de uma nota fiscal com os recursos repassados
pela Secretaria, no documento ORIGINAL deverá ser destacado tal valor. Exemplo: “Convênio
SEDUC nº_______ - Valor pago R$ _________”;
• as notas fiscais não podem conter NENHUM tipo de rasura, emenda ou ressalva;
• anexo às notas fiscais, deverão ser apresentadas as notas de empenho da prefeitura municipal,
emitidas pelo órgão público/instituição, referentes aos valores a serem pagos, comprovantes de
depósitos, transferências bancárias e/ou cópia de cheques, comprovando o pagamento das mesmas,
além da(s) cópia(s) da(s) guia(s) de recolhimento dos tributos (INSS/ISS/IR, se couber), no caso de
notas fiscais de serviços;
• conferir a data de término da vigência do convênio, para que não sejam efetuadas despesas fora do
período. Tais despesas não poderão ser aceitas e os valores deverão ser restituídos.

Outras despesas não previstas no plano de trabalho, bem como para pagamento de multas,
juros, taxas ou mora, decorrentes de pagamentos ou recolhimentos realizados fora do prazo, as-
sim como valores pagos à título de taxa de administração, não poderão ser pagas com recurso do
convênio.

RELATÓRIO ANUAL DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS (ANEXO IV)

É um documento assinado pelo engenheiro responsável pela obra e pelo prefeito municipal que,
além de destacar todas as partes envolvidas, reflete a realidade da execução do convênio, demons-
trando a porcentagem da execução e atividades desenvolvidas no exercício, comparando as metas
propostas com os resultados alcançados.

REGISTRO CONTÁBIL E PATRIMONIAL

No caso da 6ª parcela do convênio creche, na qual se prevê aquisição de equipamentos,
deve ser encaminhado na prestação de contas a prova do registro contábil patrimonial dos equipa-
mentos adquiridos.

Tendo em vista que o convênio de obras escolares não prevê aquisição de bens, este item não
se aplica.

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Créditos
Secretaria da Educação do Estado de São Paulo

Secretário da Educação
Rossieli Soares da Silva

Secretário Executivo
Haroldo Correa Rocha

Chefe de Gabinete
Renilda Peres de Lima

Coordenador de Orçamento e Finanças - COFI

William Bezerra de Melo

Assessoria de Comunicação e Imprensa

Lúcia Tiyo Saito Carvalho

Realização
Coordenadoria de Orçamento e Finanças

Elaboração
Daiana Donegá – COFI
Michele Cerqueira Lima – COFI
Amanda Regina Barroso Costa – COFI

Colaboração
Erika Cristina Favaro Xavier – COFI
Letícia Soler Costa – COFI
Ana Carolina Silva Cocci – COFI
Douglas da Silva Souza – COFI

Diagramação
Dirceu Augusto Ferri Medeiros – ASCOM