Uso de Formulários

Bárbara e Thayná

1° adm. Manhã
1. INTRODUÇÃO
O texto aborda a importância da análise organizacional para melhorar a eficiência das
organizações no mercado competitivo atual. Destaca a relevância das ferramentas como
organogramas, formulários e fluxogramas. Além disso, menciona a modernização da gestão
pública e como a melhoria dos processos beneficia a administração pública. No contexto da
Universidade Federal do Ceará (UFC), a PROPLAD utiliza formulários para padronizar e agilizar
suas atividades, visando à coleta eficiente de informações dos usuários. O estudo proposto visa
analisar a estrutura desses formulários da PROPLAD - UFC.
2. FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS (OSM)
O texto descreve a função de Organização, Sistemas e Métodos (OSM) na administração. Ele
começa explicando os conceitos individuais de organização, sistemas e métodos. Organização
refere-se à estrutura necessária para apoiar o esforço colaborativo. Sistemas são conjuntos de
ações que produzem informações estruturadas. Métodos são técnicas integradas para realizar
tarefas sistematicamente.

Historicamente, a OSM tem raízes na administração científica de autores como Taylor e Fayol,
visando a padronização de atividades para aumentar eficiência e reduzir custos. Com o advento
da informática, a OSM evoluiu para se adaptar aos avanços da Tecnologia da Informação.

A OSM é definida como a função responsável por melhorar setores, acompanhar processos e
contribuir com sugestões usando técnicas orientadas a resultados. Ela busca vantagens como
melhoria de qualidade, redução de custos e satisfação do cliente.

As finalidades da OSM incluem padronização de procedimentos, eliminação de atividades

desnecessárias, otimização de processos, redução de custos e maximização de resultados. A
evolução da OSM está relacionada à automação de rotinas informatizadas e à integração de
recursos, tornando as organizações mais flexíveis e competitivas.
3. FORMULÁRIO
O texto discute o conceito e a importância dos formulários nas organizações. De acordo com
Araújo (2001), um formulário é um veículo de transferência de informações entre pessoas,
unidades ou empresas. Marques e Oda (2012) consideram os formulários como instrumentos
para processos organizacionais e armazenamento de informações. Paz (2015) define
formulários como documentos pré-estruturados com campos para coleta de dados, facilitando
a comunicação e o controle de atividades.

Roldan (2010) enfatiza a importância dos formulários na coleta de dados, no cumprimento de

requisitos legais e na padronização interna para o controle de processos. Ele destaca a
necessidade de criar formulários com propósitos justificados e adaptá-los às necessidades da
organização.

Por fim, Paz (2015) classifica os formulários em três grupos: Formulários Planos (impressos e
preenchidos em papel), Formulários Contínuos (elaborados em papel, preenchidos
eletronicamente) e Formulários Eletrônicos (criados e preenchidos inteiramente em meio
eletrônico).
3.1 CRITÉRIOS PARA CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS
Roldan (2010) destaca a importância do uso de questionários na elaboração de formulários
como uma fase preliminar. Ele lista critérios para a criação e análise de formulários, incluindo
uniformidade na seleção de papel, clareza de objetivos, delimitação de campos e economia de
esforço.

O autor descreve um processo de formulação de formulários em quatro etapas: levantamento

das necessidades, elaboração dos formulários considerando layout, tamanho e formato, teste
nas rotinas administrativas e recebimento, treinamento e controle dos formulários.

Quadro 1 – Critérios de elaboração e análise de formulários

Questão
Há padrões de medida uniformemente seguidos na seleção de papel para formulário?
As características de impressão diferem de um formulário para outro? Em outras palavras: há
uniformidade na impressão dos formulários?
O objetivo está claramente colocado na parte superior? O título aparece claramente?
O tamanho é apropriado para seu manuseio, incluindo o seu preenchimento?
Os campos a serem preenchidos foram corretamente delimitados?
Os lançamentos são feitos de forma a economizar esforço?
Se o formulário é para ser preenchido a máquina, o espaçamento dado pela máquina é
respeitado tanto na horizontal como na vertical?
A informação mais frequentemente necessitada, ou pela qual o formulário é preenchido, está
localizada na parte superior?
As perguntas indicam, com evidência, a informação desejada?
O formulário é numerado?
4. ORGANIZAÇÕES PÚBLICAS: ASPECTOS CONCEITUAIS

O texto aborda os conceitos fundamentais relacionados a organizações públicas.

Primeiramente, define uma organização como uma entidade composta por pessoas buscando
objetivos específicos, destacando as diferenças entre organizações formais e informais. Em
seguida, descreve variáveis como complexidade, formalização, centralização e tamanho que
influenciam a estrutura de uma organização.

Além disso, ressalta a importância de uma estrutura organizacional adequada, enfatizando

como isso pode impactar positivamente o alcance de objetivos, a autoridade, a
responsabilidade, os processos decisórios e a comunicação interna e externa. O texto também
menciona a administração das organizações públicas, que se baseia em princípios como
legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e eficiência.

Dentro do contexto das universidades públicas, destaca-se a presença de estruturas

burocráticas, principalmente nas atividades administrativas. Essas estruturas, embora
padronizadas, podem ser menos eficientes na tomada de decisões devido à complexidade
burocrática. Por fim, menciona a Pró-reitora de Planejamento e Administração da Universidade
Federal do Ceará, que busca garantir a segurança jurídica dos atos administrativos e manter a
transparência e publicidade, alinhada aos princípios da Administração Pública.
5. METODOLOGIA

Neste estudo, uma pesquisa descritiva com abordagem qualitativa foi conduzida para analisar
os formulários da PROPLAD/UFC quanto à sua adequação para coletar informações dos
usuários. Foram utilizados 13 critérios definidos por Roldan (2010) para essa análise. Os
formulários foram avaliados em uma amostra de 118 deles, com base em respostas binárias (1
para sim, 0 para não) para cada critério. Os resultados estão disponíveis para download no
portal da UFC, permitindo que os servidores os utilizem conforme necessário.

Item Questão

1 O formulário é editável eletronicamente?

2 Caso seja possível apenas o preenchimento manual, esse preenchimento é feito de

forma facilitada?

3 É possível fazer a impressão do formulário em padrão A4?

4 O formulário é compacto suficiente de modo a racionar folhas e impressão?

5 O estilo do formulário é limpo?

6 É possível identificar o brasão da UFC e a identificação da Pró-reitora de Planejamento

e Administração?

7 Existe uma padronização numérica presente no formulário?

8 O campo data está apresentado?

9 Os campos possuem tamanho suficiente para preenchimento?

10 O formulário segue um layout ou modelo pré-estabelecido?

11 É possível a identificação suficiente do requerente ou responsável pelo formulário?

12 O formulário possui mais de uma página?

13 Se sim, essas páginas estão numeradas?

5. RESULTADOS

A análise de 118 formulários da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da UFC revelou

que a maioria deles atende a critérios de elaboração e análise. Por exemplo, 100% dos
formulários são considerados limpos e de fácil compreensão. Além disso, a maioria pode ser
impressa em padrão A4 (99,15%) e é compacta o suficiente para evitar desperdício de papel
(96,61%). Os formulários também costumam incluir o brasão da UFC (97,46%) e um código
numérico de referência (93,22%), seguindo um padrão com um cabeçalho específico.
A análise dos formulários da Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da UFC revela
algumas áreas de melhoria. A maioria dos formulários segue um layout padrão, mas 7 deles
usam uma fonte diferente, e as margens não são padronizadas, com 2 formulários tendo
margens fora do limite de impressão.

Em relação à presença do campo de data, a maioria dos formulários o inclui, mas 11

formulários não têm esse campo, o que pode resultar em informações incompletas.

A identificação clara do requerente é importante, mas apenas 46,61% dos formulários

possuem campos de identificação, e muitos deles têm um campo de "verificador por:" em vez
de nome legível.

A maioria dos formulários tem campos de tamanho suficiente para preenchimento, mas
apenas 21,19% são editáveis em formato digital.

Alguns formulários têm mais de uma página, mas 46% deles não apresentam indicativos de
numeração de páginas, o que pode causar problemas na organização.

Por fim, a migração gradual para formulários eletrônicos está sendo considerada, mas será
discutida em um estudo posterior.
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho analisou os métodos e a organização da Pró-Reitoria de Planejamento e
Administração (PROPLAD UFC) por meio de formulários. A maioria dos formulários atendeu aos
critérios, com mais de 85% de adequação. No entanto, algumas áreas, como o campo de
assinatura, ainda podem ser melhoradas para evitar ruídos na comunicação. Recomenda-se
ajustes nas margens e no brasão da UFC para aprimorar a padronização dos formulários. Esse
estudo serve como ponto de partida para futuras melhorias, especialmente na adaptação aos
recursos digitais, considerando a importância da inovação e eficiência na estruturação das
universidades públicas.