MANUAL

DE

PREENCHIMENTO

DO IUC
Índice

1. Objetivo........................................................................................................................ 3

2. Introdução..................................................................................................................... 3

3. Preenchimento................................................................................................................ 3

4. Comentários do Revisor.....................................................................................................9

5. Identificação e Assinaturas................................................................................................. 9

6. Modelo de e-mail ........................................................................................................... 17

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1. Objetivo
De forma a padronizar o preenchimento da documentação de IUC, esse manual
tem objetivo instruir a maneira correta e efetiva desse documento.

2. Introdução
Information Used in a Control (IUC) ou a Informação Usada no Controle é
preparado manualmente e tem como propósito apoiar a execução do controle
realizado.

Antes do preenchimento, deve-se identificar com atenção qual é o tipo de

relatório que está sendo processado, podendo ser gerado pelo sistema,
preparado manualmente ou uma combinação de ambos, conforme o exemplo:

 Relatórios Padrão - Entregues com o sistema/fornecedor, não foram

modificados e não permitem a personalização de entradas/saídas.
 Relatórios Customizados Desenvolvidos - Não padronizados para a
aplicação, definidos e gerados pela TI e Gestão.
 Consultas ad-hoc - Relatórios usando ferramentas como scripts, redatores
de relatórios, linguagem de programação e ferramentas de consulta.
 Relatórios Desenvolvidos Manualmente - Preparados manualmente pelo
pessoal da entidade, seja a partir de informações geradas a partir do sistema
da entidade ou de outras fontes internas ou externas. Planilhas e bancos de

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 dados de acesso são exemplos comuns que exigem que os dados sejam
completos e precisos.

Os 4 tipos de IUC acima podem ser gerados de 2 maneiras, o que determina os

procedimentos que o revisor deve tomar para determinar a completude e a
precisão do IUC:

 Não - Modificável - Relatórios que não podem ser editados depois de terem
sido gerados, por exemplo, relatórios gerados a partir do sistema de origem
em formato pdf.
 Modificável - Relatórios que podem ser editados depois de gerados, por
exemplo, relatórios gerados a partir do sistema de origem no formato excel.
Um relatório do Excel que é convertido para o formato pdf é contado como um
relatório modificável.

3. Preenchimento
Ao evidenciar no documento o procedimento efetuado durante o controle, deverá
conter todas as etapas que foram executadas com a intenção de que o revisor
possa garantir que consegue revisar/refazer o controle para chegar nos
resultados encontrados pelos executores.

Para evidenciar adequadamente temos que tomar as seguintes considerações

para garantir a confiabilidade, integridade e precisão nos dados usados para
realizar o controle, exemplo:

 Para alcançar o máximo de precisão é necessário que tenha anotações de

apoio, notas de procedimentos realizados, entre outros;
 Identificar os itens de conciliação e/ou alterações;
 Investigação/resolução de itens de conciliação inexplicáveis ou variações;
 Evidência demonstrada de recálculos, baseamento, cruzamento e
concordância com dados subjacentes e suporte quando o controle é projetado
para atingir esses objetivos.

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Primeiro contato com o documento é um lembrete sobre como deve-se classificar
cada relatório emitido com uma breve identificação dos tipos de relatórios.

1
2
3
4
5

A segunda atividade é descrever as informações do relatório.

1. Qual é a identificação do controle? Qual o código da matriz a que ele se

refere?
2. Qual o período que esse controle é executado e quando ele foi executado?
Ex.: Fevereiro de 2023. Descrever se ele é mensal, trimestral (e qual trimestre
se refere), semestral ou anual.
3. Qual a fonte de dados? Ou seja, de onde foi tirado cada documento e qual
sistema ele vem (excel, VBS, word, pdf, etc).
4. Nesse campo, deve se ter atenção porque é onde abrirá as opções de
estruturas pré-cadastradas para seu preenchimento. Diferente dos outros
campos, esse campo não digitável.

5. No último campo, você deve identificar como é o tratamento desse

relatório como modificável ou não modificável.
Lembrete: Todos os relatórios que precisam ser manipulados ou contados em
outros programas são dado como modificável.

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3.1. Tipos de relatórios: Modificáveis
Relatórios necessariamente manuais devem conter as documentações escritas
de forma detalhadas e correlacionadas para que o revisor consiga obter os
mesmos resultados e possam garantir a confiabilidade, integridade e precisão
dos dados utilizados no controle.

Quando essa opção estiver selecionada (como descrito no passo 4), será preciso
preencher os requisitos abaixo com os documentos ou similar.

(A) Parâmetros (B) Completude (C) Precisão

O executor verifica se os O executor verifica se a O executor verifica se os

parâmetros adequados saída corresponde aos campos-chave relevantes
foram utilizados conforme dados do sistema. na saída são precisos de
aplicável. acordo com os dados do
sistema.

Os parâmetros relevantes
Mantenha uma captura
podem incluir: Se o desempenho de
de tela dos totais do
controle específico
● Intervalo de datas sistema (valor e/ou

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 ● Contas contagens) para depender da precisão
● Locais corresponder à saída dos campos-chave (ou
modificável (ou seja, seja , não apenas o
saída de planilha). saldo total de AR, mas
Mantenha evidências dos
apenas o
parâmetros usados ou
envelhecimento de AR
potencialmente por meio
Baixe uma versão não em mais de 90 dias), a
de uma captura de tela
modificável da saída verificação do subtotal
das entradas do sistema
para corresponder à da captura de tela do
antes de executar o
saída modificável. sistema nesse campo
relatório.
individual corresponderá
ao campo dentro da
saída modificável.

Se, com base na natureza do relatório, os totais de

subtotais não forem incluídos, a evidência de
validação de linha/transação individual deve ser
realizada em uma base de amostra (mínimo de 10 ou
10%, o que for menor)

3.1.1 Caso especial: Desenvolvimento manual e modificável.

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Nos casos em que todo o controle executado é realizado de forma manual, desde
a conciliação das informações até o desenvolvimento do relatório é necessário
que o executor, descreva passo – a- passo da atividade realizadas em formas de
tópicos (1..., 2..., 3...), e caso tenha fórmulas especiais ou necessite de outras
informações especiais, que seja adicionado a evidência ou seja feito uma
observação para que se possa confrontá-la quando necessário.

(D) Fórmulas

O revisor valida a precisão das fórmulas.

Recalculando quaisquer cálculos manuais no relatório.

ou
Incluindo verificações de fórmulas em células bloqueadas dentro da planilha que identifica erros.
e/ou
Verificar a precisão das fórmulas usadas no relatório.

Alguns relatórios podem não vir de um sistema, mas são mantidos manualmente
em um formato editável, como o Excel.

Por exemplo: Um relatório do Excel em uma unidade compartilhada que abriga os

dados de todos os contratos, que são digitados manualmente. O relatório do
Excel é mantido pela equipe de contratos.

Em casos como o acima, o seguinte deve ser considerado:

 O acesso ao arquivo é restrito apenas a indivíduos relevantes dentro do

departamento ou a indivíduos cujo escopo de trabalho envolve a revisão ou
utilização do arquivo?
 As fórmulas são bloqueadas/protegidas por senha e de propriedade do
proprietário do controle? Se as fórmulas não estiverem bloqueadas, o
proprietário do controle deverá revisar novamente todas as fórmulas para
garantir que elas não tenham sido manipuladas inadequadamente após a
revisão do proprietário do controle sempre que o controle ocorrer.
 Se o arquivo for um arquivo sem interrupção, a menos que haja uma
abordagem para identificar facilmente trilhas de edição, as células
revisadas anteriormente deverão ser bloqueadas pelo proprietário do
controle. O proprietário do controle deve ser capaz de provar que o arquivo
de dados não foi manipulado ou alterado inadequadamente após a revisão
do proprietário do controle.

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Durante a execução do controle cujo relatório é utilizado, o proprietário do
controle deve documentar como as etapas acima foram realizadas como parte
dos procedimentos do IUC.

3.2. Tipo de relatório: Não modificável

Quando essa opção for selecionada, para qualquer uma das identidades: relatório
padrão, relatório customizado, consulta ad-hoc; aparecerá somente uma opção
para garantir as diretrizes do preenchimento. Não isenta os executores de
correlacionarem as evidências com as devidas explicações de como esse
suporte representa o controle.

3.3. Exemplos de evidência

Depois de efetuado o preenchimento do tipo de relatório e identidade
(descritos dentro da etapa 3 “preenchimento”, nos passos 4 e 5), é aberto
para preenchimento as evidências que devem conter em cada opção.

Mo

2.

3. C

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 4. Comentários do Revisor
Nas etapas seguintes ao preenchimento irá constar abaixo de cada coluna
uma área específica para o revisor do controle, caso fique alguma dúvida
ou algo que ele precise adicionar sem alterar as evidências já adequadas e
o preenchimento.

Como o caso acima, só se abrirá para preencher depois de efetuada a

identificação dos passos anteriores (descritos dentro da etapa 3
“preenchimento”, nos passos 4 e 5).

5. Identificação e Assinaturas
Após finalizar o preenchimento do IUC deve ser salvo o documento em duas vias,
sendo uma em PDF e a outra no próprio arquivo em Excel. Seguindo os passos a
seguir

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 1) Acesse a barra de tarefas do excel;
2) Selecione a opção “Arquivo”;
3) Ele entrará na pagina inicial do programa.
4) Selecione a opção “Salvar uma cópia” localizada na barra lateral esquerda.
5) Irá abrir uma página onde irá indicar o local e o nome do arquivo que irá
salvar

6) Selecionar a linha que fica do lado esquerdo ao botão “Salvar”

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7) Selecione a opção “PDF”;

8) Clique em salvar
9) Aparecerá o arquivo pdf que você acabou
de salvar.
10) Após a criação do arquivo em pdf,
anexar e-mail para o revisor a versão do
IUC em pdf para que ele possa assinar e
conferir, junto com a pasta zipada das
evidências do controle executadas ou o
endereço do SharePoint.

5.1. Campo de assinatura e revisão

Uma vez finalizada todas as etapas anteriores, haverá uma parte que pode ser
preenchido manualmente antes da emissão do pdf, que será os campos no print.

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O único campo que deverá ser deixado em branco, será o campo da assinatura do
revisor. Esse deverá ser editado dentro do PDF pelo DocuSign, para que possa ser
assinado eletronicamente.

5.2. Alteração dos campos no DocuSign

Para conseguir fazer a alteração no documento, você deve entrar no site
do DocuSign com login e senha.

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Depois disso você irá procurar e selecionar o arquivo IUC em PDF que você
salvou e irá submeter no site

Ao submeter o arquivo dentro do site, aparecerá essa tela:

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Em seguida, preencha com os dados do revisor

FULAN
X
FULANX.SOUZA@WPPMEDIASERVICES.CO
M.BR

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Escreva na área indicada a mensagem (copie e cole o modelo descrito no
passo 6) para que seja enviado em conjunto.

Caso necessário selecione a opção “frequência de lembrete” e idique o

tempo que deseja.

Assim que clicar em “avançar”, você será redirecionado para o editor

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Vá até o campo dentro do documento com a descrição ”assinatura” e
selecione a opção localizada na barra de tarefas a esquerda, chamada
“Assinatura”. Em seguida arraste para o campo dentro do documento.

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Depois selecione a opção “Data de assinatura”, localizado na barrra de
tarefas a esquerda, arraste e posicione no campo dentro do documento
“data de revisão”

Caso não tenha sido preenchido nome e cargo dentro do próprio excel,
pode-se usar as opções que estão do lado esquerdo, na barra de tarefas e
ir ajustando nos locais próprios, como o exemplo:

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Ao clicar na opção “enviar”, seguirá para o destinatário

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 6. Modelo de e-mail

6.1 Modelo de e-mail para o revisor

Assunto: Pedido de Revisão e Assinatura do controle [macro processo][código do controle] – [Nome]

Prezado [xxxxxxxxxx],

Estou entrando em contato para solicitar sua revisão e assinatura no IUC que foi realizado na execução
do controle, conforme exigido pelo regulamento SOX.

Como você deve estar ciente, o prazo limite para submissão dos arquivos para o SOX é [data do
controle], e é crucial que todos os documentos estejam revisados e assinados. A sua revisão e assinatura
são essenciais para garantir que cumpramos todas as normas e regulamentos do SOX e demonstremos
nosso compromisso.

Por favor, analise o documento anexado [ou disponível no local apropriado].

Agradeço por sua atenção a este assunto e por sua colaboração no cumprimento dos requisitos do SOX.

At.te

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 6.2 Modelo de e-mail de resposta para o analista
Assunto: Confirmação de Revisão e [macro processo][código do controle] – [Nome]

Prezado [xxxxxxxxxx],

Gostaria de confirmar que recebi e revisei o documento referente ao controle SOX [macro processo]
[código do controle] – [Nome], conforme solicitado.

Após a revisão considero que o documento está em conformidade com as normas e regulamentos do
SOX.

At.te

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