Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Plano de Classificacao EPDF
Plano de Classificacao EPDF
Coordenação
São Paulo
2016
Chefe de Gabinete
Reitor Roberval Daiton Vieira
Julio Cezar Durigan
Capa
Vice-reitor Patrícia Tiemi Lopes Fujita
Eduardo Kokubun
Diagramação
Pró-reitora de Extensão Universitária Edevaldo Donizeti dos Santos
Mariângela Spotti Lopes Fujita
Revisão ortográica e normalização
Pró-reitora de Pesquisa Maria Luiza Simões
Maria José Soares Mendes Giannini Maria Luzinete Euclides
Élide Feres
Pró-reitor de Graduação
Laurence Duarte Colvara Elaboração
Maria Blassioli Moraes
Pró-reitora de Pós-Graduação Silvana Aparecida Fagundes
Lourdes Aparecida Martins dos Santos-Pinto Sonia Troitiño (Coordenação)
Pró-reitor de Administração
Carlos Antonio Gamero
Impressão e acabamento: Gráica FCL/Araraquara
Secretária Geral
Maria Dalva Silva Pagotto Conselho Editorial
Profa. Dra. Márcia Pereira da Silva (FCHS/Franca)
Prof. Dr. Cláudio César de Paiva (FCL/Araraquara)
Prof. Dr. Eduardo Galhardo (FCL/Assis)
Prof. Dr. José Arnaldo Frutuoso Roveda (CE/Sorocaba)
Profa. Dra. Rosane Michelli de Castro (FFC/Marília)
Profa. Dra. Maria Cândida Soares Del Masso (FFC/
Marília)
Prof. Dr. Sebastião Souza Lemes (FCL/Araraquara)
SECRETARIA GERAL
Márcia Aparecida Maschio Rossi
Maíra Gebara
Regina Célia da Silva
Silvania Bonaldo
Valquíria Brandão Mateus
GABINETE DO REITOR
Loana Priscila Mazeto
Marcia Aparecida Briganti
Salete Jorge
PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO
Gisleide Alves Anhesim Pontes (Tuca)
IB – RIO CLARO
Vagner Roberto de Moraes
FFC – MARÍLIA
Maria Leandra Bizello
Sérgio Adriano Giroto Marques
Telma Campanha de Carvalho Madio
FM – BOTUCATU
Vera Eliane Damato Burini
CCI – BOTUCATU
Gislene Maria Leite Paixão
FE – BAURU
Edson Antoio Capello Sousa
Araci Alves da Souza
SUMÁRIO
Apresentação .......................................................................................................... 7
Introdução ............................................................................................................. 9
Resolução ............................................................................................................... 13
Plano de Classiicação............................................................................................. 15
Índice ..................................................................................................................... 30
7
8
INTRODUÇÃO
9
Por seu caráter, documentos de atividade-meio e de atividade-im exigem instrumen-
tos de gestão particularizados, daí a necessidade de construção e/ou organização do plano de
classiicação e tabela de temporalidade de documentos, de modo a contemplar cada situação.
Na etapa do trabalho aqui apresentada, nos debruçamos exclusivamente sobre os documentos
de atividades-meio. São registros que reletem tomadas de decisão e viabilização de funções
ligadas a recursos humanos, inanças, comunicação institucional, entre outras típicas da orga-
nização administrativa.
Planos de classiicação de documentos têm um objetivo claro: evidenciar as conexões
entre funções e atividades da entidade produtora do arquivo e proporcionar acesso à informa-
ção contextualizada, além de maior agilidade em sua recuperação. Para isso, partem obriga-
toriamente da análise da produção documental e da interação que mantém com as estruturas
burocráticas que as circundam. Por meio dessas ferramentas, é possível reconstituir as relações
de trabalho e seus registros decorrentes, assim como a opção pela perpetuação da informação
diante da memória institucional, resguardando direitos legalmente consolidados.
Outra ferramenta indispensável para a gestão documental é a Tabela de Temporalidade
de Documentos. Elaborada com base na análise e acompanhamento do ciclo vital dos docu-
mentos, cuida de estipular prazos de guarda (vigência, prescricional, precaucional) e destinação
(transferência, eliminação ou recolhimento) para os documentos, conforme os valores que lhes
são atribuídos ao longo do tempo. Entre os inúmeros benefícios da avaliação documental, apli-
cada a partir da tabela de temporalidade, destaca-se a eiciência administrativa e a garantia de
preservação do patrimônio documental.
É importante dizer que o trabalho apresentado neste livro é fruto de um esforço
coletivo, no qual representantes de todas as áreas de atividade-meio foram envolvidos e partici-
param ativamente da construção desses instrumentos de gestão de documentos ao realizarem o
levantamento de dados referentes à produção documental em seus meios. Todo o conjunto de
dados levantados era enviado à especialista em arquivos Maria Blassioli Moraes, que, junto com
a Profa. Sonia Troitiño, coordenadora dessa ação da Comissão de Avaliação de Documentos
e Acesso da Unesp - CADA, sistematizou esses grandes blocos de informação, agrupando-os
e distribuindo-os hierarquicamente conforme abordagem tipológica e método funcional de
classiicação de documentos.
Foi um trabalho realizado em etapas bem deinidas: levantamento de dados; pesqui-
sa e estudo de produção documental e legislação; sistematização de informações; elaboração
dos instrumentos de gestão; e, em última instância, debate e aprovação pelas áreas e foros
competentes.
O resultado desse processo foi convalidado pela Resolução Unesp nº 62, de 09
de outubro de 2015, a qual aprovou o Plano de Classiicação de Documentos e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”:
Atividades-Meio. Sem dúvida, a implementação desses dois instrumentos de gestão documen-
tal é o primeiro grande passo para a efetivação de um sistema de arquivos na Unesp – ao
qual cabe garantir, simultaneamente, a manutenção dos valores administrativos, probatórios e
testemunhais, em conformidade com a etapa do ciclo vital no qual se encontra o documento
avaliado.
10
Essa iniciativa visa sanar questões ligadas ao funcionamento burocrático da insti-
tuição e garantir segurança no momento da eliminação de documentos, sem o risco de perda
informacional ou prejuízo de ordem legal. Como benefício, a racionalização administrativa e
a garantia de preservação da informação registrada, por meio do controle da produção, tra-
mitação, uso e destinação dos documentos de arquivo, dentro do âmbito universitário. Dessa
forma, se tem resguardado o direito à informação e ao patrimônio documental.
Sonia Troitiño
11
12
RESOLUÇÃO UNESP Nº 62 DE 09 DE OUTUBRO DE 2015
Aprova o Plano de Classiicação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos
da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”: Atividades-Meio.
RESOLUÇÃO
Artigo 1° - Ficam aprovados o Plano de Classiicação de Documentos e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”:
Atividades-Meio elaborados pela Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA,
anexos a esta Resolução.
Parágrafo único - O Plano de Classiicação de Documentos da Universidade Estadual Paulista
“Júlio de Mesquita Filho”: Atividades-Meio apresenta um Índice como instrumento comple-
mentar, que relaciona, alfabeticamente e de forma permutada, os documentos, funções, sub-
funções e atividades.
Artigo 2º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, icando revogadas as
disposições em contrário.
Processo nº 1392/2013 – RUNESP.
Anexo à Resolução Unesp n° 62/2015.
Julio Cezar Durigan
Reitor
13
14
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JÚLIO DE MESQUITA
FILHO”: ATIVIDADES-MEIO
Função 01 Organização administrativa
Subfunção 01.01 Assessoria jurídica
Atividade 01.01.01 Elaboração e revisão de atos normativos
Estatuto, regimento, resolução, portaria, instrução normativa,
Documento 01.01.01.01
deliberação
Atividade 01.01.02 Formalização de acordos bilaterais
01.01.02.01 Convenção coletiva de trabalho, acordo coletivo de trabalho
Documentos
Convênio, protocolo de intenções, acordo de cooperação, memorando
01.01.02.02
de entendimento
Atividade 01.01.03 Acompanhamento e instrução de ações judiciais e administrativas
Documentos 01.01.03.01 Expediente de acompanhamento de ação judicial
01.01.03.02 Expediente de acompanhamento de controle de atos administrativos
Elaboração de pareceres e uniformização da jurisprudência
Atividade 01.01.04
administrativa
01.01.04.01 Boletim jurídico
Documentos 01.01.04.02 Parecer jurídico
01.01.04.03 Súmula
Subfunção 01.02 Planejamento das ações da Universidade e controle dos serviços
Atividade 01.02.01 Apoio e execução de atividades dos órgãos colegiados e comissões
01.02.01.01 Lista de presença em reuniões dos órgãos colegiados e comissões
01.02.01.02 Processo eleitoral dos órgãos colegiados
Documentos 01.02.01.03 Registro audiovisual das reuniões dos órgãos colegiados e comissões
01.02.01.04 Registro sonoro das reuniões dos órgãos colegiados e comissões
01.02.01.05 Termo de posse dos membros dos órgãos colegiados (livro de posse)
Atividade 01.02.02 Formulação de diretrizes e metas de ação
Documento 01.02.02.01 Plano, programa ou projeto
Atividade 01.02.03 Execução, acompanhamento e avaliação de atividades
01.02.03.01 Anuário estatístico
01.02.03.02 Cronograma de atividades
01.02.03.03 Manual técnico, de procedimentos ou do usuário
Processo de prestação de contas anual do Tribunal de Contas do Estado
01.02.03.04 de São Paulo (original proveniente do Tribunal de Contas do Estado e
Documentos arquivado na Unesp)
Processo de prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado
01.02.03.05
de São Paulo
01.02.03.06 Proposta técnica
01.02.03.07 Relatório anual de atividades da Universidade
01.02.03.08 Relatório de atividades
Subfunção 01.03 Apoio à administração
Atividade 01.03.01 Controle de compromissos oiciais
15
01.03.01.01 Agenda de compromissos oiciais
01.03.01.02 Agenda para reserva de sala de reunião
01.03.01.03 Ata de reunião
01.03.01.04 Carta de representação
01.03.01.05 Comunicado agendando audiência
01.03.01.06 Convite recebido
Documentos
Ofício autorizando funcionário ou servidor a conceder entrevista à
01.03.01.07
imprensa
01.03.01.08 Ofício convocando para reunião
01.03.01.09 Ofício solicitando agendamento de audiência
01.03.01.10 Pauta de compromissos
01.03.01.11 Pauta de reunião
Atividade 01.03.02 Publicidade de atos oiciais
01.03.02.01 Comprovante de publicação com códigos de identiicação e autorização
Documentos
01.03.02.02 Extrato de publicação no Diário Oicial do Estado
16
02.02.02.01 Comunicado de instrução de serviço
Documentos 02.02.02.02 Memorando solicitando contingente
02.02.02.03 Ofício solicitando ajudantes de ordem
02.02.02.04 Requisição de veículo
Atividade 02.02.03 Redação ou tradução de correspondências e comunicados
02.02.03.01 Ofício de agradecimento, cumprimento, despedida ou pêsames
Documentos Ofício encaminhando o programa e o cerimonial de solenidade ou
02.02.03.02
recepção
Atividade 02.02.04 Atendimento consular
02.02.04.01 Cadastro do corpo consular
Documentos
02.02.04.02 Ficha de atualização de dados consulares
Subfunção 02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oiciais
Atividade 02.03.01 Organização de eventos ou cerimônias oiciais
02.03.01.01 Convite de evento
02.03.01.02 Discurso, palestra ou conferência
02.03.01.03 Dossiê de evento
Documentos
02.03.01.04 Ficha de avaliação de evento
02.03.01.05 Folheto, catálogo ou cartaz de divulgação de evento
02.03.01.06 Lista de presença em evento
17
03.02.01.01 Cadastro de hotéis, de consultorias, de eventos
03.02.01.02 Cronograma do programa de treinamento local
03.02.01.03 Declaração de participação em evento
03.02.01.04 Planilha de Levantamento de Necessidades de Treinamento - LNT
Processo de custos do Programa permanente de desenvolvimento do
03.02.01.05
pessoal técnico-administrativo da Unesp
Documentos
Processo do Programa permanente de desenvolvimento do pessoal
03.02.01.06
técnico-administrativo da Unesp
03.02.01.07 Processo de treinamento do pessoal técnico-administrativo
03.02.01.08 Registro fotográico de evento
Tabelas com dados estatísticos, gráicos de resultados/indicadores de
03.02.01.09
treinamentos
Atividade 03.02.02 Recrutamento e seleção
03.02.02.01 Cronograma Vunesp de concurso público e mobilidade funcional
Planilha de controle de candidatos remanescentes de Concurso Público
03.02.02.02
Uniicado
03.02.02.03 Planilha de controle de concursos em andamento
03.02.02.04 Processo de abertura de concurso público para docente
03.02.02.05 Processo de abertura de concurso público para pesquisador
Documentos Processo de abertura de concurso público para pessoal técnico-
03.02.02.06
administrativo
03.02.02.07 Processo de autorização para contratação de docente
03.02.02.08 Processo de autorização para contratação de pesquisador
03.02.02.09 Processo de concurso para contratação de docente
03.02.02.10 Processo de concurso para contratação de pesquisador
03.02.02.11 Processo de reposição de pessoal técnico-administrativo
Subfunção 03.03 Expediente de pessoal
Elaboração de expedientes para posse, preenchimento de função,
Atividade 03.03.01
provimento de cargo, vacância e substituição
03.03.01.01 Livro de posse de servidores
Planilha de controle de contratação de pessoal técnico-administrativo
03.03.01.02
para os cursos novos
Planilha de controle inanceiro das contratações de pessoal técnico-
03.03.01.03
administrativo
03.03.01.04 Planilha de controle mensal do pessoal docente
Documentos
03.03.01.05 Planilha de controle de empregos públicos
03.03.01.06 Planilha do subquadro das Unidades
03.03.01.07 Planilha para Cálculo de Suporte ao Déicit do Subquadro - CSDS
03.03.01.08 Processo de admissão de servidor autárquico
03.03.01.09 Processo de contratação de servidor celetista
03.03.01.10 Processo de nomeação para provimento de cargo
Atividade 03.03.02 Concessão de direitos, vantagens e benefícios
18
03.03.02.01 Cronograma do Programa de Preparação para Aposentadoria - PPA
03.03.02.02 Processo de adicional de insalubridade
03.03.02.03 Processo de afastamento de servidor
03.03.02.04 Processo de aquisição de licença para tratamento de saúde
03.03.02.05 Processo de atribuição de gratiicação de representação
03.03.02.06 Processo de benefícios previdenciários complementares
03.03.02.07 Processo de concessão de auxílio criança
03.03.02.08 Processo de concessão de auxílio educação especial
03.03.02.09 Processo de concessão de auxílio funeral
03.03.02.10 Processo de concessão de bolsa complemento educacional
03.03.02.11 Processo de concessão de vale alimentação
03.03.02.12 Processo de concessão de vale transporte
Documentos 03.03.02.13 Processo de contagem de tempo de serviço
03.03.02.14 Processo de diretrizes técnicas do Programa auxílio criança
03.03.02.15 Processo de diretrizes técnicas do Programa auxílio educação especial
03.03.02.16 Processo de diretrizes técnicas para os Centros de Convivência Infantil
03.03.02.17 Processo de gozo de férias de pessoal técnico-administrativo
03.03.02.18 Processo de promoção por desenvolvimento
03.03.02.19 Processo de promoção por escolaridade
Processo referente ao Cadastro de Entidades para Autorização de
03.03.02.20
Trabalho de Estrangeiros/CERTE/MCT
Processo referente à certiicação de regularidade do FGTS (CRF) da
03.03.02.21
Unesp, junto à Caixa Econômica Federal
Processo referente à certidão negativa de débito das contribuições
03.03.02.22
previdenciárias da Unesp junto ao INSS
03.03.02.23 Processo referente aos vencimentos e salários de pessoal docente
Atividade 03.03.03 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Processo de avaliação especial de desempenho do pessoal técnico-
03.03.03.01
administrativo - celetista
Processo de estágio probatório do pessoal técnico-administrativo -
03.03.03.02
Documentos estatutário
Processo de implantação do sistema de Avaliação de Desempenho
03.03.03.03
Proissional - ADP
03.03.03.04 Processo de readaptação de servidor
Atividade 03.03.04 Elaboração e registro de atos relativos a situação funcional
Banco de oportunidades. Base de dados para transferência de pessoal
03.03.04.01
entre Unidades
03.03.04.02 Declaração de bens e valores do servidor
Documentos 03.03.04.03 Ficha funcional
03.03.04.04 Planilha de candidatos aptos em mobilidade funcional
03.03.04.05 Processo de atividades acadêmicas
03.03.04.06 Processo de realização de mobilidade funcional
Atividade 03.03.05 Contencioso disciplinar
03.03.05.01 Processo administrativo disciplinar
Documentos 03.03.05.02 Processo de apuração preliminar
03.03.05.03 Processo de sindicância administrativa
19
Elaboração de contratos de trabalho e atos relativos à sua alteração,
Atividade 03.03.06
suspensão e rescisão
03.03.06.01 Processo de contratação de estagiário
Documentos 03.03.06.02 Processo de prestação de serviço voluntário
03.03.06.03 Termo de adesão de voluntário
Subfunção 03.04 Controle de frequência
Atividade 03.04.01 Registro de frequência
03.04.01.01 Boletim de frequência
03.04.01.02 Folha de frequência (avulsa e processo)
Documentos 03.04.01.03 Processo de escala de serviço
03.04.01.04 Requerimento de abono de falta
03.04.01.05 Requerimento de justiicativa de falta
Subfunção 03.05 Pagamento de pessoal
Atividade 03.05.01 Elaboração de expediente para folha de pagamento
Documentos 03.05.01.01 Processo de acompanhamento de ação judicial
03.05.01.02 Processo de operacionalização para pagamento de PASEP
03.05.01.03 Processo de consignatárias e convênios bancários
03.05.01.04 Formulário de recadastramento de pessoal ativo
03.05.01.05 Formulário de recadastramento de pessoal inativo
Atividade 03.05.02 Recolhimento de encargos sociais e contribuições
Documentos 03.05.02.01 Processo de contribuição sindical
03.05.02.02 Relação Anual de Informações Sociais - RAIS
Atividade 03.05.03 Elaboração de folha de pagamento
03.05.03.01 Boletim de dados para pagamento
03.05.03.02 Ficha de alterações cadastrais
03.05.03.03 Ficha de cadastro de dependentes
03.05.03.04 Ficha inanceira do servidor
03.05.03.05 Folha de pagamento anual
Documentos 03.05.03.06 Folha de pagamento mensal (avulsa e processo)
Processo de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF -
03.05.03.07
informe de rendimentos
03.05.03.08 Relação de créditos bancários
03.05.03.09 Relação de estornos do mês
03.05.03.10 Relação de valores de consignados
Subfunção 03.06 Segurança e medicina do trabalho
Atividade 03.06.01 Controle ambiental e preservação da saúde
20
Certiicado de Aprovação do Equipamento de Proteção Individual -
03.06.01.01
CAEPI
03.06.01.02 Comunicado de Acidente de Trabalho - CAT
03.06.01.03 Gráico de consumo de energia
03.06.01.04 Peril Proissiográico Previdenciário - PPP
03.06.01.05 Processo de acidente de trabalho do servidor
Documentos
Processo para obtenção de Licença de funcionamento para produtos
03.06.01.06 químicos controlados pelo Ministério da Justiça - Departamento de
Polícia Federal - Sistema Nacional de Produtos Químicos
03.06.01.07 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO
03.06.01.08 Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA
03.06.01.09 Prontuário médico do funcionário ou servidor público
Atividade 03.06.02 Prevenção de acidentes de trabalho
03.06.02.01 Lista de presença em reunião da CIPA
03.06.02.02 Mapa anual de acidente de trabalho
03.06.02.03 Planilha de mapa de riscos
Documentos
03.06.02.04 Planta de ambientes de trabalho e localização de extintores
03.06.02.05 Processo de constituição e de eleição da CIPA
03.06.02.06 Registro fotográico de inspeção do ambiente de trabalho
Subfunção 03.07 Coordenação de atividades de convivência infantil
Atividade 03.07.01 Controle de ingresso e de frequência
03.07.01.01 Base de Dados CCI
03.07.01.02 Cadastro de crianças matriculadas e inscritas
03.07.01.03 Ficha de inscrição da criança
Documentos
03.07.01.04 Ficha de matrícula da criança
03.07.01.05 Ficha de registro mensal de frequência
03.07.01.06 Prontuário da criança
Atividade 03.07.02 Realização de atividades recreativas e pedagógicas
03.07.02.01 Autorização anual para participação em passeios ou viagens
Documentos
03.07.02.02 Programa de atividades recreativas e pedagógicas / Semanário
Atividade 03.07.03 Controle da saúde e da alimentação
03.07.03.01 Cardápio semanal
Documentos 03.07.03.02 Ficha de controle de estoque de alimentos
03.07.03.03 Mapa mensal de refeições
Atividade 03.07.04 Acompanhamento de desenvolvimento da criança
Documento 03.07.04.01 Lista de presença em reunião de pais
21
Processo de cadastro e habilitação parcial da Unesp junto ao SICAF
04.01.03.01 – Sistema de Cadastramento Uniicado de Fornecedores do Governo
Federal
Processo de inscrição da Reitoria da Unesp no cadastro de fornecedores
Documentos
04.01.03.02 (CADFOR) do Sistema Integrado de Informações Físico-Financeiras
(SIAFÍSICO) do Governo do Estado de São Paulo
Processo de registro cadastral de fornecedores (CAUFESP - Cadastro
04.01.03.03
Uniicado de Fornecedores do Estado de São Paulo)
Atividade 04.01.04 Aquisição de bens materiais e patrimoniais
04.01.04.01 Processo de aquisição de bens de informática e automação
Documentos 04.01.04.02 Processo de aquisição de material de consumo
04.01.04.03 Processo de aquisição de material permanente
Atividade 04.01.05 Contratação de serviços e obras
04.01.05.01 Processo de contratação de obra
04.01.05.02 Processo de contratação de serviço de informática e automação
04.01.05.03 Processo de contratação de serviço técnico proissional especializado
Documentos
04.01.05.04 Processo de contratação de serviço técnico proissional generalizado
04.01.05.05 Processo de contratação de serviços comuns
04.01.05.06 Processo de contratação de serviços terceirizados
Subfunção 04.02 Controle de bens patrimoniais
Atividade 04.02.01 Defesa de bens patrimoniais
Documento 04.02.01.01 Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais
Atividade 04.02.02 Locação de bens patrimoniais
Documento 04.02.02.01 Processo de locação de máquinas e equipamentos
Atividade 04.02.03 Registro de movimentação de bens patrimoniais
04.02.03.01 Nota de transferência de bens patrimoniais
Documentos 04.02.03.02 Processo de transferência de bens patrimoniais
04.02.03.03 Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais
Atividade 04.02.04 Arrolamento e baixa de bens patrimoniais
Documento 04.02.04.01 Processo de baixa patrimonial
Subfunção 04.03 Controle de almoxarifado
Atividade 04.03.01 Veriicação de estoque e distribuição
04.03.01.01 Balancete mensal de movimentação de materiais
04.03.01.02 Nota de estorno de material de consumo
Documentos
04.03.01.03 Nota de fornecimento de material de consumo
04.03.01.04 Nota de fornecimento de material permanente
Subfunção 04.04 Controle do patrimônio imobiliário
Atividade 04.04.01 Aquisição de imóveis
04.04.01.01 Escritura de imóveis
Documentos
04.04.01.02 Processo de aquisição de imóvel
Atividade 04.04.02 Cadastramento de imóveis
04.04.02.01 Cadastro de registro de imóveis
Documentos 04.04.02.02 Planilha de controle de códigos da norma patrimonial de bens imóveis
04.04.02.03 Processo de arrolamento de bens imóveis
Atividade 04.04.03 Defesa de bens imóveis
Documento 04.04.03.01 Processo de contratação de seguro de bens imóveis
Atividade 04.04.04 Locação de imóveis
22
04.04.04.01 Processo de locação de imóvel
Documentos
04.04.04.02 Processo de locação de sala
Atividade 04.04.05 Alienação de imóveis
Documento 04.04.05.01 Processo de alienação de imóvel
Atividade 04.04.06 Administração do uso de imóveis
04.04.06.01 Processo de acompanhamento de desapropriação de imóvel
04.04.06.02 Processo de cessão de uso de imóvel
04.04.06.03 Processo de herança jacente
Documentos 04.04.06.04 Processo de herança vacante
04.04.06.05 Processo de permuta de imóvel
04.04.06.06 Processo de permissão de uso de imóvel
04.04.06.07 Processo de transferência de imóvel
Atividade 04.04.07 Regularização e registro de imóveis
Processo referente às certidões negativas de débitos de tributos
04.04.07.01
municipais imobiliários
Documentos
04.04.07.02 Processo de regularização de imóveis perante as prefeituras
04.04.07.03 Processo de tombamento de imóvel
Atividade 04.04.08 Controle e implementação das obras e serviços de engenharia
04.04.08.01 Levantamento planialtimétrico
04.04.08.02 Mapa das áreas das Unidades da Unesp
04.04.08.03 Memória de cálculo
Documentos
Projeto executivo da obra, projeto arquitetônico, projeto hidráulico,
04.04.08.04
projeto elétrico, projeto estrutural, projeto de paisagismo
04.04.08.05 Processo de execução de obra
Subfunção 04.05 Controle de transportes internos
Atividade 04.05 01 Aquisição de veículos
Documento 04.05.01.01 Processo de aquisição de veículo
Atividade 04.05.02 Locação de veículos
Documento 04.05.02.01 Processo de locação de veículo
Atividade 04.05.03 Contratação de seguro
04.05.03.01 Processo de contratação de seguro de veículo
Documentos 04.05.03.02 Processo de franquia de seguro de veículo
04.05.03.03 Processo de seguro obrigatório de veículo - DPVAT
Atividade 04.05.04 Registro de movimentação de veículos
Documento 04.05.04.01 Processo de transferência de veículo
Atividade 04.05.05 Controle da guarda e do uso de veículos
23
04.05.05.01 Ficha de controle de tráfego de veículo
04.05.05.02 Processo administrativo disciplinar - veículos da frota da Unesp
04.05.05.03 Processo de apuração preliminar - veículos da frota da Unesp
Processo de autorização para terceiro e funcionário em caso de
04.05.05.04
excepcionalidade dirigir veículo oicial
Processo de gerenciamento e de manutenção preventiva e corretiva da
Documentos 04.05.05.05
subfrota da Reitoria e Unidades
04.05.05.06 Processo de inspeção veicular
04.05.05.07 Processo de serviço de rastreamento de veículo
04.05.05.08 Processo de sindicância administrativa - veículos da frota da Unesp
04.05.05.09 Processo referente à isenção de taxa de pedágio - ARTESP
04.05.05.10 Solicitação de transporte
Atividade 04.05.06 Controle do consumo de combustível
Documento 04.05.06.01 Processo de abastecimento de combustível
Atividade 04.05.07 Arrolamento e baixa de veículos
Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em
Documento 04.05.07.01
desuso
Atividade 04.05.08 Alienação de veículos
Documento 04.05.08.01 Processo de permuta de veículo
24
05.02.01.01 Boletim de caixa
05.02.01.02 Comprovante de pagamento
05.02.01.03 Extrato bancário (mensal e diário)
05.02.01.04 Guia de recebimento
05.02.01.05 Ordem bancária
Planilha anual de emissão de Declaração de Imposto de Renda Retido
05.02.01.06
na Fonte - DIRF
05.02.01.07 Planilha de conciliação bancária
05.02.01.08 Planilha contábil de cálculo de precatório
05.02.01.09 Planilha de programação inanceira
05.02.01.10 Processo de pagamento à Unesp Odonto
05.02.01.11 Processo de pagamento à Unesp Saúde
Documentos
05.02.01.12 Processo de pagamento de ajuda de custo
05.02.01.13 Processo de pagamento de auxílio inanceiro
05.02.01.14 Processo de pagamento de bolsas
05.02.01.15 Processo de pagamento de contas de transporte
05.02.01.16 Processo de pagamento de contas de utilidade pública
05.02.01.17 Processo de pagamento de diárias
05.02.01.18 Processo de pagamento de iliação
05.02.01.19 Processo de pagamento de impostos e taxas
05.02.01.20 Processo de pagamento de programa MEC/BNDES
05.02.01.21 Processo de reserva orçamentária
05.02.01.22 Processo de subvenção - repasse de verba
05.02.01.23 Relatório gerencial de recursos
Atividade 05.02.02 Execução orçamentária da Reitoria
05.02.02.01 Nota de anulação de empenho
05.02.02.02 Nota de anulação de reserva
05.02.02.03 Nota de anulação de subempenho
Documentos 05.02.02.04 Nota de empenho
05.02.02.05 Nota de reserva
05.02.02.06 Nota de subempenho
05.02.02.07 Planilha de alterações orçamentárias
Atividade 05.02.03 Adiantamento de despesas e prestação de contas
Documentos 05.02.03.01 Planilha de controle de adiantamento
05.02.03.02 Processo de adiantamento
05.02.03.03 Relatório do sistema de adiantamento - SISAD
Atividade 05.02.04 Prestação de contas e controle interno
Documento 05.02.04.01 Processo de prestação de contas de adiantamento
Controle e execução de recursos orçamentários e inanceiros de
Atividade 05.02.05
convênios
05.02.05.01 Processo de adiantamento por recursos de convênio
Documentos 05.02.05.02 Processo de licitação de obras por recursos de convênio
05.02.05.03 Processo de prestação de contas de convênio
Atividade 05.02.06 Operações de crédito e pagamento da dívida pública
25
05.02.06.01 Processo de amortização de débito
05.02.06.02 Processo de correção de dívida interna e externa
05.02.06.03 Processo de pagamento de dívida
05.02.06.04 Processo de parcelamento de débito
Documentos 05.02.06.05 Processo referente à certidão negativa de débitos e tributos estaduais
Processo referente à certidão negativa de débitos de tributos e contribuições
05.02.06.06 Federais da Reitoria da Unesp, junto ao Ministério da Fazenda – Secretaria
da Receita Federal
Processo referente à certidão negativa quanto à dívida ativa da união, em
05.02.06.07
nome da Unesp
Atividade 05.02.07 Controle orçamentário e inanceiro da Universidade
05.02.07.01 Aviso de crédito
05.02.07.02 Aviso de débito
05.02.07.03 Extrato de compromisso orçamentário
05.02.07.04 Ofício solicitando transferência, aplicação e resgate de recursos
05.02.07.05 Planilha de solicitação de recursos inanceiros
05.02.07.06 Planilha diária e mensal com posição das aplicações inanceiras
Documentos 05.02.07.07 Processo de aplicação de recurso
05.02.07.08 Processo de empréstimo de consignatárias através de convênio
05.02.07.09 Processo de execução de despesas
05.02.07.10 Processo de execução de despesa de pessoal e encargos
05.02.07.11 Processo de execução orçamentária de convênio
05.02.07.12 Relatório de transferência contábil
05.02.07.13 Solicitação de compromisso orçamentário
Atividade 05.02.08 Controle da receita
05.02.08.01 Planilha centralizada da receita da Universidade
05.02.08.02 Planilha de consolidação das despesas pagas
Planilha de consolidação mensal do Controle de Encerramento
05.02.08.03
Financeiro - CEFIN
05.02.08.04 Planilha de controle diário de receita própria
Documentos 05.02.08.05 Planilha mensal de demonstrativo da dívida fundada
05.02.08.06 Recibo de pagamento de taxas
Relatório consolidado anual do Sistema Orçamentário, Financeiro e
05.02.08.07
Contábil SISOFC das Unidades
Relatório consolidado mensal do Sistema Orçamentário, Financeiro e
05.02.08.08
Contábil SISOFC das Unidades
Subfunção 05.03 Controle da Contabilidade
Atividade 05.03.01 Escrituração da contabilidade da Reitoria
05.03.01.01 Balancete
05.03.01.02 Livro diário
Documentos
05.03.01.03 Livro razão
05.03.01.04 Nota iscal
Atividade 05.03.02 Centralização da contabilidade da Universidade
26
05.03.02.01 Balancete centralizado
05.03.02.02 Balanço inanceiro
05.03.02.03 Balanço orçamentário
05.03.02.04 Balanço patrimonial
05.03.02.05 Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF
Documentos 05.03.02.06 Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica - DIPJ
05.03.02.07 Livro razão das Unidades
05.03.02.08 Relatório de adiantamento das Unidades
05.03.02.09 Relatório patrimonial
05.03.02.10 Relatório de prestação de contas
05.03.02.11 Relatório de restos a pagar
27
06.01.07.01 Base de dados bibliográicos da Unesp (Athena)
Documentos 06.01.07.02 Base de dados de ementários e íntegra dos atos normativos
06.01.07.03 Ficha catalográica
Atividade 06.01.08 Controle de correspondência
06.01.08.01 Circular, aviso, comunicado, memorando, comunicação interna
06.01.08.02 Convite
Documentos
Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem
06.01.08.03
por e-mail
Subfunção 06.02 Gestão de tecnologia da informação
Atividade 06.02.01 Política e normalização da tecnologia da informação
06.02.01.01 Normas técnicas
Documentos
06.02.01.02 Plano diretor de informática
Atividade 06.02.02 Desenvolvimento, implementação e controle de sistemas de informática
06.02.02.01 Base de dados
06.02.02.02 Dicionário de Dados (Estrutura Interna das Bases de Dados)
Dossiê de desenvolvimento de sistemas (cronograma de projetos,
descrição de sistemas, layout e descrição de registros, folha para
06.02.02.03
codiicação, luxograma de sistemas e de job, instrução para
programação, layout de impressão, descrição de estrutura de programa)
Documentos
06.02.02.04 Listagem da codiicação dos programas
06.02.02.05 Manual de sistemas
06.02.02.06 Modelo de base de dados do sistema
06.02.02.07 Solicitação de serviço de operação
06.02.02.08 Súmula de reunião do grupo gestor de sistema
06.02.02.09 Visão do produto - projeto de sistemas
Aquisição e manutenção de equipamentos, peças, componentes e
Atividade 06.02.03
softwares
06.02.03.01 Formulário de movimentação interna de bens móveis
06.02.03.02 Nota de saída de equipamento
Ofício solicitando aquisição de equipamentos de informática e de
06.02.03.03
licença de software
Documentos
06.02.03.04 Ofício solicitando renovação de licença para uso de software
06.02.03.05 Ofício solicitando serviços técnicos
06.02.03.06 Parecer técnico de equipamento
06.02.03.07 Relatório de manutenção de equipamento de informática - SISMA
28
07.00.02.01 Processo de monitoramento 24 (vinte e quatro) horas
Documentos 07.00.02.02 Processo de seguro empresarial
07.00.02.03 Processo de vigilância armada e desarmada
Manutenção e conservação do edifício, das instalações e dos
Atividade 07.00.03
equipamentos
07.00.03.01 Processo de coleta e transporte de resíduos sólidos urbanos
07.00.03.02 Processo de fornecimento de combustível de gerador
07.00.03.03 Processo de manutenção de ar- condicionado
Documentos 07.00.03.04 Processo de manutenção de elevadores
07.00.03.05 Processo de manutenção do sistema gerador do prédio da Reitoria
07.00.03.06 Processo de serviços de limpeza e jardinagem
07.00.03.07 Processo de serviços de manutenção e conservação predial
Atividade 07.00.04 Execução de serviços de copa
Documento 07.00.04.01 Processo de serviços de recepção e copeiragem
Atividade 07.00.05 Execução de serviços de gráica
Documento 07.00.05.01 Solicitação interna de serviços gráicos
Atividade 07.00.06 Execução de serviços de telecomunicações
07.00.06.01 Processo de assinatura de TV a cabo
07.00.06.02 Processo de contratação de pontos de ixação - CPFL
07.00.06.03 Processo de instalação de ibra ótica
Documento 07.00.06.04 Processo de manutenção de sistema de transmissão
07.00.06.05 Processo de manutenção de telefonia e rede
07.00.06.06 Processo de seguro de equipamento da TV Unesp
07.00.06.07 Processo de serviço de telefonia móvel
29
ÍNDICE
Código de
Classiicação
A
Abaixo-assinado, mensagem por e-mail, Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, 06.01.08.03
30
ACOMPANHAMENTO DE TRÂMITE, DISTRIBUIÇÃO E 06.01.04
31
Agendamento de audiência, Ofício solicitando 01.03.01.09
Ajuda de custo, Processo de pagamento de 05.02.01.12
Ajudantes de ordem, Ofício solicitando 02.02.02.03
ALIENAÇÃO DE IMÓVEIS 04.04.05
Alienação de imóvel, Processo de 04.04.05.01
ALIENAÇÃO DE VEÍCULOS 04.05.08
ALIMENTAÇÃO, CONTROLE DA SAÚDE E DA 03.07.03
Alimentos, Ficha de controle de estoque de 03.07.03.02
ALMOXARIFADO, CONTROLE DE 04.03
ALTERAÇÃO, SUSPENSÃO E RESCISÃO, ELABORAÇÃO DE CONTRATOS
03.03.06
DE TRABALHO E ATOS RELATIVOS À SUA
Alterações cadastrais, Ficha de 03.05.03.02
32
Aquisição de acervos arquivístico, bibliográico, museológico ou artístico, Processo de 06.01.05.07
Aquisição de imóvel por doação, Processo de USE Processo de aquisição de imóvel 04.04.01.02
33
Ata da reunião da Comissão de Contratação Docente USE Ata de reunião 01.03.01.03
Ata de reunião dos órgãos colegiados e comissões USE Ata de reunião 01.03.01.03
34
Autorização para terceiro e funcionário em caso de excepcionalidade dirigir veículo
04.05.05.04
oicial, Processo de
AUTUAÇÃO E PROTOCOLO 06.01.02
Auxílio criança, Processo de concessão de 03.03.02.07
Auxílio criança, Processo de diretrizes técnicas do Programa 03.03.02.14
Auxílio educação especial, Processo de concessão de 03.03.02.08
B
BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS, ARROLAMENTO E 04.02.04
BAIXA DE VEÍCULOS, ARROLAMENTO E 04.05.07
Baixa patrimonial, Processo de 04.02.04.01
Balancete 05.03.01.01
Balancete centralizado 05.03.02.01
35
Banco de Imagem 02.01.04.01
Banco de oportunidades. Base de dados para transferência de pessoal entre Unidades 03.03.04.01
Base de dados para transferência de pessoal entre Unidades. Banco de oportunidades. 03.03.04.01
36
Boletim de frequência 03.04.01.01
Boletim jurídico 01.01.04.01
Bolsa complemento educacional, Processo de concessão de 03.03.02.10
Bolsas, Processo de pagamento de 05.02.01.14
C
CADA, Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação de Documentos e
06.01.06.02
Acesso -
37
Candidatos aptos em mobilidade funcional, Planilha de 03.03.04.04
Carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail, Ofício, 06.01.08.03
38
Certidão negativa quanto à dívida ativa da união, em nome da Unesp, Processo
05.02.06.07
referente à
39
Comissão de Contratação Docente, Pauta da reunião da USE Pauta de reunião 01.03.01.11
Comissões, Ata de reunião dos órgãos colegiados e USE Ata de reunião 01.03.01.03
Comissões, Pauta de reunião dos órgãos colegiados e USE Pauta de reunião 01.03.01.11
40
Comunicado de Acidente de Trabalho - CAT 03.06.01.02
Comunicado de instrução de serviço 02.02.02.01
Comunicado, memorando, comunicação interna, Circular, aviso, 06.01.08.01
Concessão de auxílio criança, Processo de 03.03.02.07
Concessão de auxílio educação especial, Processo de 03.03.02.08
Concessão de auxílio funeral, Processo de 03.03.02.09
Concessão de bolsa complemento educacional, Processo de 03.03.02.10
CONCESSÃO DE DIREITOS, VANTAGENS E BENEFÍCIOS 03.03.02
Conciliação bancária, Planilha de 05.02.01.07
Concurso para contratação de docente, Processo de 03.02.02.09
Concurso para contratação de pesquisador, Processo de 03.02.02.10
Concurso público e mobilidade funcional, Cronograma Vunesp de 03.02.02.01
41
Contas de adiantamento para aquisição de peças, acessórios e componentes de
informática, Processo de prestação de USE Processo de prestação de contas de 05.02.04.01
adiantamento
42
Contratação de serviços, Ofício sobre procedimento de compras e USE Ofício, carta,
06.01.08.03
requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail
43
Controle de códigos da norma patrimonial de bens imóveis, Planilha de 04.04.02.02
44
Controle mensal do pessoal docente, Planilha de 03.03.01.04
45
Critérios para elaboração da folha de pagamento, Processo de USE Estatuto,
01.01.01.01
regimento, resolução, portaria, instrução normativa, deliberação
D
Dados bibliográicos da Unesp (Athena), Base de 06.01.07.01
Dados consulares, Ficha de atualização de 02.02.04.02
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF, Planilha anual de emissão de 05.02.01.06
46
DESCRIÇÃO DE ACERVO BIBLIOGRÁFICO E DE LEGISLAÇÃO 06.01.07
47
Diretrizes técnicas para os Centros de Convivência Infantil, Processo de 03.03.02.16
DIRF, Planilha anual de emissão de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - 05.02.01.06
48
E
E-books e periódicos estrangeiros on-line, Processo de aquisição perpétua de 06.01.05.08
49
Empregos públicos, Planilha de controle de 03.03.01.05
Empréstimo de consignatárias através de convênio, Processo de 05.02.07.08
Empréstimo entre bibliotecas - EEB, Formulário de 06.01.05.02
50
Estágio probatório do pessoal técnico-administrativo - estatutário, Processo de 03.03.03.02
51
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA 05.02
F
Falta, Requerimento de abono de 03.04.01.04
Falta, Requerimento de justiicativa de 03.04.01.05
Férias de pessoal técnico-administrativo, Processo de gozo de 03.03.02.17
FGTS (CRF) da Unesp, junto à Caixa Econômica Federal, Processo referente à
03.03.02.21
certiicação de regularidade do
Fibra ótica, Processo de instalação de 07.00.06.03
Ficha catalográica 06.01.07.03
Ficha de alterações cadastrais 03.05.03.02
Ficha de atualização de dados consulares 02.02.04.02
Ficha de avaliação de evento 02.03.01.04
Ficha de cadastro de dependentes 03.05.03.03
Ficha de controle de entrada e saída de veículos 07.00.01.04
Ficha de controle de estoque de alimentos 03.07.03.02
Ficha de controle de tráfego de veículo 04.05.05.01
Ficha de inscrição da criança 03.07.01.03
Ficha de matrícula da criança 03.07.01.04
Ficha de registro mensal de frequência 03.07.01.05
Ficha inanceira do servidor 03.05.03.04
Ficha funcional 03.03.04.03
Filiação, Processo de pagamento de 05.02.01.18
52
Folha de frequência (avulsa e processo) 03.04.01.02
Folha de pagamento anual 03.05.03.05
Folha de pagamento mensal (avulsa e processo) 03.05.03.06
FOLHA DE PAGAMENTO, ELABORAÇÃO DE 03.05.03
Formulário de autorização para publicação USE Contrato de cessão de direitos autorais 06.01.05.01
53
G
Gerenciamento de resíduos sólidos, Manual para USE Manual técnico, de
01.02.03.03
procedimentos ou do usuário
GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES 07
GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS 04
GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES 06
GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 03
GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 06.02
GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA 05
Gozo de férias de pessoal técnico-administrativo, Processo de 03.03.02.17
GRÁFICA, EXECUÇÃO DE SERVIÇOS DE 07.00.05
Gráica, Processo de locação de copiadora de USE Processo de locação de máquinas e
04.02.02.01
equipamentos
Gráico de consumo de energia 03.06.01.03
Gratiicação de representação, Processo de atribuição de 03.03.02.05
H
Herança jacente, Processo de 04.04.06.03
Herança vacante, Processo de 04.04.06.04
Hotéis, de consultorias, de eventos, Cadastro de 03.02.01.01
I
IMAGEM E SOM, PRODUÇÃO DE REGISTROS DE 02.01.04
Imagem, Banco de 02.01.04.01
IMÓVEIS, ALIENAÇÃO DE 04.04.05
IMÓVEIS, AQUISIÇÃO DE 04.04.01
IMÓVEIS, CADASTRAMENTO DE 04.04.02
Imóveis, Cadastro de registro de 04.04.02.01
Imóveis, Escritura de 04.04.01.01
IMÓVEIS, LOCAÇÃO DE 04.04.04
Imóvel, Processo de permuta de 04.04.06.05
Imóvel, Processo de tombamento de 04.04.07.03
54
Imóvel, Processo de transferência de 04.04.06.07
55
Instrução de serviço, Comunicado de 02.02.02.01
Instrução de serviço, Portaria, 06.01.01.01
J
Jardinagem, Processo de serviços de limpeza e 07.00.03.06
Jornal Unesp, Revista Unesp 02.01.05.01
Jornalista, Credencial de 02.01.02.03
Justiicativa de falta, Requerimento de 03.04.01.05
L
Levantamento de Necessidades de Treinamento - LNT, Planilha de 03.02.01.04
Levantamento planialtimétrico 04.04.08.01
Livro de posse, Termo de posse dos membros dos órgãos colegiados 01.02.01.05
56
Livro didático para as Unidades, Quadro estatístico de distribuição de verba para
06.01.05.10
aquisição de
Livro razão 05.03.01.03
Livro razão das Unidades 05.03.02.07
LNT, Planilha de Levantamento de Necessidades de Treinamento - 03.02.01.04
LOCAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS 04.02.02
Locação de copiadora de gráica, Processo de USE Processo de locação de máquinas e
04.02.02.01
equipamentos
M
Manual da CIPA: Comissão Interna de Prevenção de Acidentes USE Manual técnico,
01.02.03.03
de procedimentos ou do usuário
57
Manutenção de elevadores, Processo de 07.00.03.04
Manutenção de equipamento de informática - SISMA, Relatório de 06.02.03.07
Membros dos órgãos colegiados (livro de posse), Termo de posse dos 01.02.01.05
58
Memória de cálculo 04.04.08.03
Mensagem por e-mail, Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, 06.01.08.03
Moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail, Ofício, carta, requerimento, 06.01.08.03
N
Nomeação para provimento de cargo, Processo de 03.03.01.10
59
Nota de anulação de subempenho 05.02.02.03
Nota de empenho 05.02.02.04
O
Obra, Processo de execução de 04.04.08.05
OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA, CONTROLE E IMPLEMENTAÇÃO
04.04.08
DAS
Obras por recursos de convênio, Processo de licitação de 05.02.05.02
60
Ofício solicitando renovação de licença para uso de software 06.02.03.04
Ofício solicitando serviços técnicos 06.02.03.05
Ofício solicitando transferência, aplicação e resgate de recursos 05.02.07.04
Ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail 06.01.08.03
Órgãos colegiados (livro de posse), Termo de posse dos membros dos 01.02.01.05
Órgãos colegiados e comissões, Ata de reunião dos USE Ata de reunião 01.03.01.03
Órgãos colegiados e comissões, Pauta de reunião dos USE Pauta de reunião 01.03.01.11
P
Pagamento à Unesp Odonto, Processo de 05.02.01.10
61
Pagamento à Unesp Saúde, Processo de 05.02.01.11
Pagamento anual, Folha de 03.05.03.05
62
Pauta de reunião 01.03.01.11
Pauta de reunião dos órgãos colegiados e comissões USE Pauta de reunião 01.03.01.11
63
Pessoal técnico-administrativo, Processo de abertura de concurso público para 03.02.02.06
Planilha anual de emissão de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF 05.02.01.06
64
Planilha de Levantamento de Necessidades de Treinamento - LNT 03.02.01.04
Planilha de mapa de riscos 03.06.02.03
Planilha de programação inanceira 05.02.01.09
Planilha de solicitação de recursos inanceiros 05.02.07.05
Planilha diária e mensal com posição das aplicações inanceiras 05.02.07.06
Planilha do subquadro das Unidades 03.03.01.06
Planilha mensal de demonstrativo da dívida fundada 05.02.08.05
Planilha para Cálculo de Suporte ao Déicit do Subquadro - CSDS 03.03.01.07
Plano de classiicação de documentos 06.01.03.01
Posse dos membros dos órgãos colegiados (livro de posse), Termo de 01.02.01.05
65
PREENCHIMENTO DE FUNÇÃO, PROVIMENTO DE CARGO, VACÂNCIA E
03.03.01
SUBSTITUIÇÃO, ELABORAÇÃO DE EXPEDIENTES PARA POSSE,
Prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, Processo de 01.02.03.05
66
Processo administrativo disciplinar 03.03.05.01
Processo administrativo disciplinar - veículos da frota da Unesp 04.05.05.02
Processo de aquisição de imóvel por doação USE Processo de aquisição de imóvel 04.04.01.02
67
Processo de arrolamento de veículos excedentes, inservíveis ou em desuso 04.05.07.01
68
Processo de contratação de seguro para bens patrimoniais 04.02.01.01
Processo de contratação de serviço de desembaraço aduaneiro 04.01.01.01
Processo de contratação de serviço de informática e automação 04.01.05.02
69
Processo de estrutura administrativa e subquadro da Reitoria 03.01.02.09
Processo de estudo da carreira do pessoal técnico-administrativo 03.01.01.02
70
Processo de monitoramento 24 (vinte e quatro) horas 07.00.02.01
Processo de nomeação para provimento de cargo 03.03.01.10
Processo de normas de pagamento USE Estatuto, regimento, resolução, portaria,
01.01.01.01
instrução normativa, deliberação
Processo de prestação de contas anual ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo 01.02.03.05
71
Processo de prestação de contas de adiantamento de serviços e encargos (pessoa jurídica/
05.02.04.01
estacionamento) USE Processo de prestação de contas de adiantamento
72
Processo de transferência de bens patrimoniais 04.02.03.02
Processo de transferência de imóvel 04.04.06.07
Processo de transferência de veículo 04.05.04.01
Processo de treinamento do pessoal técnico-administrativo 03.02.01.07
Processo de vigilância armada e desarmada 07.00.02.03
Processo do Programa permanente de desenvolvimento do pessoal técnico-
03.02.01.06
administrativo da Unesp
Processo eleitoral dos órgãos colegiados 01.02.01.02
73
Programa de Preparação para Aposentadoria - PPA, Cronograma do 03.03.02.01
74
Prova do projeto gráico 02.01.05.03
Provimento de cargo, Processo de nomeação para 03.03.01.10
Publicação, Formulário de autorização para USE Contrato de cessão de direitos autorais 06.01.05.01
Q
Quadro estatístico de distribuição de verba para aquisição de livro didático para as
06.01.05.10
Unidades
R
RAIS, Relação Anual de Informações Sociais - 03.05.02.02
Rastreamento de veículo, Processo de serviço de 04.05.05.07
Readaptação de servidor, Processo de 03.03.03.04
Readaptação do servidor, Processo de normas de USE Estatuto, regimento, resolução,
01.01.01.01
portaria, instrução normativa, deliberação
75
Recursos de convênio, Processo de adiantamento por 05.02.05.01
Recursos de convênio, Processo de licitação de obras por 05.02.05.02
76
Registro sonoro 02.01.04.03
Registro sonoro das reuniões dos órgãos colegiados e comissões 01.02.01.04
REGISTROS DE IMAGEM E SOM, PRODUÇÃO DE 02.01.04
Regularização de imóveis perante as prefeituras, Processo de 04.04.07.02
REGULARIZAÇÃO E REGISTRO DE IMÓVEIS 04.04.07
Relação Anual de Informações Sociais - RAIS 03.05.02.02
Relação de créditos bancários 03.05.03.08
Relação de estornos do mês 03.05.03.09
Relação de remessa de documentos 06.01.04.01
Relação de valores de consignados 03.05.03.10
RELAÇÕES PÚBLICAS, CERIMONIAL E 02.02
Relatório anual de atividades da Universidade 01.02.03.07
77
Requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail, Ofício, carta, 06.01.08.03
Reunião dos órgãos colegiados e comissões, Ata de USE Ata de reunião 01.03.01.03
Reunião dos órgãos colegiados e comissões, Pauta de USE Pauta de reunião 01.03.01.11
78
Reuniões dos órgãos colegiados e comissões, Registro sonoro das 01.02.01.04
S
Salários de pessoal docente, Processo referente aos vencimentos e 03.03.02.23
79
SERVIÇOS DE ENGENHARIA, CONTROLE E IMPLEMENTAÇÃO DAS
04.04.08
OBRAS E
SERVIÇOS DE GRÁFICA, EXECUÇÃO DE 07.00.05
Serviços de limpeza e jardinagem, Processo de 07.00.03.06
Serviços de manutenção e conservação predial, Processo de 07.00.03.07
Serviços de recepção e copeiragem, Processo de 07.00.04.01
SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÕES, EXECUÇÃO DE 07.00.06
80
Sistema digital, Processo de locação de equipamento com USE Processo de locação de
04.02.02.01
máquinas e equipamentos
Sistema do subquadro da Universidade, Base de dados do 03.01.02.01
81
T
Tabela de temporalidade de documentos 06.01.06.03
Termo de posse dos membros dos órgãos colegiados (livro de posse) 01.02.01.05
Transferência de pessoal entre Unidades. Banco de oportunidades. Base de dados para 03.03.04.01
82
TRANSPORTES INTERNOS, CONTROLE DE 04.05
Transportes, Processo de contratação de USE Processo de contratação de serviços
04.01.05.06
terceirizados
Treinamento - LNT, Planilha de Levantamento de Necessidades de 03.02.01.04
Treinamento do pessoal técnico-administrativo, Processo de 03.02.01.07
Treinamento local, Cronograma do programa de 03.02.01.02
Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, Processo de prestação de contas anual ao 01.02.03.05
U
Unesp Odonto, Processo de pagamento à 05.02.01.10
Unesp Saúde, Processo de pagamento à 05.02.01.11
Unidades administrativas e competências dos respectivos responsáveis, Processo de
03.01.02.05
atribuições de
Unidades da Unesp, Mapa das áreas das 04.04.08.02
Unidades, Livro razão das 05.03.02.07
Unidades, Planilha de controle de títulos de periódicos para as 06.01.05.05
Unidades, Quadro estatístico de distribuição de verba para aquisição de livro didático
06.01.05.10
para as
Unidades, Relatório consolidado anual do Sistema Orçamentário, Financeiro e
05.02.08.07
Contábil SISOFC das
Unidades, Relatório consolidado mensal do Sistema Orçamentário, Financeiro e
05.02.08.08
Contábil SISOFC das
83
USO DE IMÓVEIS, ADMINISTRAÇÃO DO 04.04.06
Uso de imóvel, Processo de cessão de 04.04.06.02
Uso de imóvel, Processo de permissão de 04.04.06.06
USO DE VEÍCULOS, CONTROLE DA GUARDA E DO 04.05.05
84
Vencimentos e salários de pessoal docente, Processo referente aos 03.03.02.23
85
Tabela de Temporalidade de Documentos da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”: Atividades-Meio
01. Organização administrativa (Função)
01.01 Assessoria jurídica (Subfunção)
86
01.02 Planejamento das ações da Universidade e controle dos serviços (Subfunção)
87
Um exemplar é armazenado
na Biblioteca do Grupo de
01.02.03.01 Anuário estatístico 1 2 √
Informações Documentárias - GID,
na Reitoria da Unesp.
01.02.03.02 Cronograma de atividades Vigência 1 √
Manual técnico, de procedimentos A vigência esgota-se com a
01.02.03.03 Vigência 2 √
ou do usuário elaboração de um novo manual.
Processo de prestação de contas
anual do Tribunal de Contas do
01.02.03.04 Estado de São Paulo (original 5 0 √
01.02.03 Execução, proveniente do Tribunal de Contas
acompanhamento do Estado e arquivado na Unesp)
e avaliação de Lei Complementar Estadual
atividades Processo de prestação de contas Até a n. 709/93, art. 41, § 1.º. O
01.02.03.05 anual ao Tribunal de Contas do aprovação 5 √ documento é importante para
Estado de São Paulo das contas a preservação da memória
institucional.
01.02.03.06 Proposta técnica Vigência 1 √
O documento é importante
Relatório anual de atividades da
01.02.03.07 5 5 √ para a preservação da memória
Universidade
institucional.
As informações constam do
01.02.03.08 Relatório de atividades 5 0 √ relatório anual de atividades do
órgão, entidade ou empresa.
88
01.03 Apoio à administração (Subfunção)
89
02. Comunicação Institucional (Função)
02.01 Assessoria de Imprensa (Subfunção)
90
02.01.03 Editoração e Modelo de diagramação para O documento será eliminado quando
02.01.03.01 Vigência 0 √
programação visual matérias de site institucional substituído por outro atualizado.
91
02.02 Cerimonial e relações públicas (Subfunção)
02.02.01 Elaboração
Manual do Cerimonial
de normas para 02.02.01.01 Vigência 2 √
Universitário Unesp
recepções oiciais
Comunicado de instrução de
02.02.02.01 2 0 √
serviço
Memorando solicitando
02.02.02.02 2 0 √
02.02.02 Apoio contingente
Logístico Ofício solicitando ajudantes
02.02.02.03 1 0 √
de ordem
A vigência esgota-se com a realização do
02.02.02.04 Requisição de veículo Vigência 0 √
evento.
Ofício de agradecimento,
02.02.03 Redação 02.02.03.01 cumprimento, despedida ou 4 0 √
ou tradução de pêsames
correspondências e Ofício encaminhando o
comunicados 02.02.03.02 programa e o cerimonial de 4 0 √
solenidade ou recepção
02.02.04.01 Cadastro do corpo consular Vigência 0 √
02.02.04
Atendimento consular 02.02.04.02 Ficha de atualização de dados A vigência esgota-se com nova atualização
Vigência 0 √
consulares de dados.
92
02.03 Promoção de eventos ou cerimônias oiciais (Subfunção)
93
03. Gestão de Recursos Humanos (Função)
03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos humanos (Subfunção)
94
Lei Federal n. 9.610/98, art.
87. A destinação das bases de
dados está condicionada ao
valor de suas informações para
a Administração Estadual. As
Base de dados do sistema do subquadro bases de dados consideradas
03.01.02.01 Vigência
da Universidade de valor histórico, informativo
ou probatório deverão ser
copiadas anualmente para guarda
permanente, providência que
deverá ser tomada pela área
acumuladora do documento.
Instrução com orientações sobre
03.01.02.02 Vigência 2 √
alterações de estrutura administrativa
03.01.02
Classiicação e Instrução sobre enquadramento
03.01.02.03 2 0 √
cadastramento de funcional
cargos, empregos Organograma da estrutura administrativa
03.01.02.04 Vigência 2 √
públicos e funções da Universidade
Processo de atribuições de unidades
03.01.02.05 administrativas e competências dos Vigência 5 √
respectivos responsáveis
Processo da Comissão de Estruturas
03.01.02.06 Administrativas e Funções Autárquicas - Vigência 5 √
CEAFA
03.01.02.07 Processo de estrutura administrativa Vigência 5 √
Processo de estrutura administrativa dos
03.01.02.08 Vigência 5 √
Câmpus Experimentais
Processo de estrutura administrativa e
03.01.02.09 Vigência 5 √
subquadro da Reitoria
Processo de revisão de parâmetros dos
03.01.02.10 Vigência 5 √
subquadros
95
03.02 Seleção e desenvolvimento de recursos humanos (Subfunção)
96
Cronograma Vunesp de concurso público
03.02.02.01 Vigência 0 √
e mobilidade funcional
Planilha de controle de candidatos
03.02.02.02 remanescentes de Concurso Público Vigência 5 √
Uniicado
Planilha de controle de concursos em
03.02.02.03 Vigência 0 √
andamento
03.02.02
Até a Constituição Federal, art. 37, III;
Recrutamento e Processo de abertura de concurso público
03.02.02.06 aprovação 5 √ Lei Complementar Estadual n.
seleção para pessoal técnico-administrativo
das contas 180/78, art. 8.º e n. 12
97
03.03 Expediente de pessoal (Subfunção)
98
A vigência esgota-se com o
Processo de contratação de servidor
03.03.01.09 Vigência 60 √ rompimento do vínculo jurídico
celetista
com o Estado.
Lei Complementar Estadual
n. 180/78, art. 18; Lei
Complementar Estadual n.
03.03.01
709/93, art. 41, § 1.º; Decreto
Elaboração de
Estadual n. 12.348/78, art.
expedientes
18, II, f; Instr. TCESP n.
para posse,
1/2002, arts. 56, parágrafo
preenchimento de Até a
Processo de nomeação para provimento único, I, 96, parágrafo único,
função, provimento 03.03.01.10 aprovação 60 √
de cargo I, 136, parágrafo único, I,
de cargo, vacância e das contas
171, parágrafo único, I, 202,
substituição
parágrafo único, I e 226,
parágrafo único, I. São formas
de provimento de cargos: a
nomeação, a transposição, o
acesso, a reintegração, a reversão,
o aproveitamento e a readmissão.
Cronograma do Programa de Preparação
03.03.02.01 1 2 √
para Aposentadoria - PPA
03.03.02.02 Processo de adicional de insalubridade Vigência 60 √
A vigência esgota-se com
a aposentadoria ou com o
03.03.02.03 Processo de afastamento de servidor Vigência 5 √
rompimento do vínculo jurídico
com o Estado.
03.03.02 A vigência esgota-se com
Concessão de Processo de aquisição de licença para a aposentadoria ou com o
03.03.02.04 Vigência 5 √
direitos, vantagens tratamento de saúde rompimento do vínculo jurídico
e benefícios com o Estado.
Processo de atribuição de gratiicação de
03.03.02.05 Vigência 5 √
representação
Processo de benefícios previdenciários Instr. TCESP n. 1/2002, arts. 99,
03.03.02.06 Vigência 60 √
complementares 100, II, 102
03.03.02.07 Processo de concessão de auxílio criança Vigência 10 √
Processo de concessão de auxílio
03.03.02.08 Vigência 10 √
educação especial
99
03.03.02.09 Processo de concessão de auxílio funeral Vigência 10 √
Processo de concessão de bolsa
03.03.02.10 Vigência 5 √
complemento educacional
Processo de concessão de vale
03.03.02.11 Vigência 10 √
alimentação
03.03.02.12 Processo de concessão de vale transporte Vigência 10 √
Decreto Estadual n. 50.974/68.
Processo de contagem de tempo de A vigência esgota-se com o
03.03.02.13 Vigência 60 √
serviço rompimento do vínculo jurídico
com o Estado.
Processo de diretrizes técnicas do
03.03.02.14 Vigência 0 √
Programa auxílio criança
Processo de diretrizes técnicas do
03.03.02.15 Vigência 0 √
Programa auxílio educação especial
03.03.02 Processo de diretrizes técnicas para os
03.03.02.16 Vigência 0 √
Concessão de Centros de Convivência Infantil
direitos, vantagens Processo de gozo de férias de pessoal
e benefícios 03.03.02.17 Vigência 60 √
técnico-administrativo
Processo de promoção por
03.03.02.18 Vigência 10 √
desenvolvimento
03.03.02.19 Processo de promoção por escolaridade Vigência 10 √
Processo referente ao Cadastro de
03.03.02.20 Entidades para Autorização de Trabalho Vigência 5 √
de Estrangeiros/CERTE/MCT
Processo referente à certiicação de
03.03.02.21 regularidade do FGTS (CRF) da Unesp, Vigência 30 √ Decreto Federal n. 6.106/2007
junto à Caixa Econômica Federal
Processo referente à certidão negativa de
03.03.02.22 débito das contribuições previdenciárias Vigência 30 √ Decreto Federal n. 6.106/2008
da Unesp junto ao INSS
Processo referente aos vencimentos e
03.03.02.23 Vigência 5 √
salários de pessoal docente
03.03.03 Avaliação Processo de avaliação especial de
de desempenho e 03.03.03.01 desempenho do pessoal técnico- 3 10 √ Instrução CRH n. 01 e 02/2013
incentivo funcional administrativo - celetista
100
Processo de estágio probatório do pessoal
03.03.03.02 3 10 √ Portaria Unesp n. 765/2008
técnico-administrativo - estatutário
03.03.03 Avaliação Processo de implantação do sistema de
de desempenho e 03.03.03.03 Avaliação de Desempenho Proissional Vigência 0 √ Portaria Unesp n. 359/2006
incentivo funcional - ADP
03.03.03.04 Processo de readaptação de servidor Vigência 60 √
Banco de oportunidades. Base de dados
03.03.04.01 para transferência de pessoal entre Vigência 5 √
Unidades
Decreto Estadual n. 41.865/97
03.03.04.02 Declaração de bens e valores do servidor Vigência 5 √
art.1°, §1
03.03.04.03 Ficha funcional Vigência 60 √
03.03.04
Planilha de candidatos aptos em Lei Complementar Estadual n.
Elaboração e 03.03.04.04 Vigência 5 √
mobilidade funcional 180/78, arts. 52 a 57
registro de atos
relativos a situação A vigência esgota-se com o
funcional 03.03.04.05 Processo de atividades acadêmicas Vigência 60 √ rompimento do vínculo jurídico
com o Estado.
Lei Complementar Estadual
n. 180/78, arts. 52 a 57. A
Processo de realização de mobilidade vigência esgota-se com o
03.03.04.06 Vigência 5 √
funcional encerramento dos procedimentos
administrativos e o arquivamento
do processo.
Lei Estadual n. 10.261/68, arts.
03.03.05.01 Processo administrativo disciplinar Vigência 10 √ 240, 251, 261, II, parágrafo
único, 263 e 269
Lei Federal n. 10.406/2002
(Código Civil), art. 205; Lei
03.03.05 Estadual n. 10.261/68, arts.
Contencioso 270 e 273. A validade dos atos
disciplinar e negócios jurídicos celebrados
03.03.05.02 Processo de apuração preliminar Vigência 10 √
antes de 11.1.2003, data da
entrada em vigor do novo
Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de
1916.
101
Lei Federal n. 10.406/2002
(Código Civil), art. 205; Lei
Estadual n. 10.261/68, arts.
270 e 273. A validade dos atos
03.03.05
e negócios jurídicos celebrados
Contencioso 03.03.05.03 Processo de sindicância administrativa Vigência 10 √
antes de 11.1.2003, data da
disciplinar
entrada em vigor do novo
Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de
1916.
03.03.06.01 Processo de contratação de estagiário Vigência 5 √ Lei Federal n. 11.788/2008
03.03.06 Lei Federal n. 10.029/2000; Lei
Elaboração de Até a
Processo de prestação de serviço Estadual n. 11.064/2002, art.
contratos de 03.03.06.02 aprovação 5 √
voluntário 6.º; Lei Complementar Estadual
trabalho e atos das contas
n. 709/93, art. 41, § 1.º
relativos à sua
Trata-se de cópia arquivada
alteração, suspensão
na Secretaria Geral segundo
e rescisão 03.03.06.03 Termo de adesão de voluntário Vigência 0 √
determinação da Resolução
UNESP n. 62/2006.
03.04 Controle de frequência (Subfunção)
102
03.05 Pagamento de pessoal (Subfunção)
103
Folha de pagamento mensal (avulsa e
03.05.03.06 1 30 √
processo)
Processo de Declaração de Imposto de
03.05.03 03.05.03.07 Renda Retido na Fonte - DIRF - informe 1 15 √
Elaboração de folha de rendimentos
de pagamento 03.05.03.08 Relação de créditos bancários 1 0 √
03.05.03.09 Relação de estornos do mês Vigência 5 √
03.05.03.10 Relação de valores de consignados 1 0 √
03.06 Segurança e medicina do trabalho (Subfunção)
104
Lei Federal n. 9.528/97, art.
58, § 4.º; Decreto-Lei Federal
n. 5.452/43 (CLT), Título II,
Capítulo V; Instrução Normativa
Peril Proissiográico Previdenciário - do INSS n. 78/2002, arts. 148,
03.06.01.04 Vigência 20 √
PPP 179, III, 188, VI e 189, III;
Portaria MT n. 3.214/78, NR-
7, 7.4.5 e 7.4.5.1. A vigência
esgota-se com o rompimento do
vínculo jurídico com o Estado.
Lei Estadual n. 10.261/68, art.
Processo de acidente de trabalho do 196; Lei Estadual n. 5.451/86.
03.06.01.05 Vigência 30 √
servidor A vigência esgota-se com o
término da apuração.
Processo para obtenção de Licença de
Lei Federal n. 10.357/2001, art.
funcionamento para produtos químicos
03.06.01 Controle 8°, parágrafo único; Decreto
03.06.01.06 controlados pelo Ministério da Justiça Vigência 5 √
ambiental e Federal n.4.262/2002; Portaria
- Departamento de Polícia Federal -
preservação da n. 1.274/2003.
Sistema Nacional de Produtos Químicos
saúde
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43
Programa de Controle Médico de Saúde (CLT), Título II, Capítulo V;
03.06.01.07 1 30 √
Ocupacional - PCMSO Portaria MT n. 3.214/78, NR-7,
7.4.5 e 7.4.5.1
Lei Federal n. 6.514/77, art.
160, § 1.º; Decreto-Lei Federal
Programa de Prevenção de Riscos n. 5.452/43 (CLT), Título
03.06.01.08 Vigência 30 √
Ambientais - PPRA II, Capítulo V; Portaria MT
n. 3.214/78, NR-9, 9.3.8.1 e
9.3.8.2; Portaria SSST n. 25/94
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43
(CLT), Título II, Capítulo V;
Prontuário médico do funcionário ou Portaria MT n. 3.214/78, NR-
03.06.01.09 Vigência 30 √
servidor público 7, 7.4.5 e 7.4.5.1. A vigência
esgota-se com o rompimento do
vínculo jurídico com o Estado.
105
03.06.02.01 Lista de presença em reunião da CIPA 3 0 √
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43
(CLT), Título II, Capítulo V;
03.06.02.02 Mapa anual de acidente de trabalho Vigência 5 √ Portaria MT n. 3.214/78, NR-4,
4.12, i, j, na redação da Portaria
SSMT n. 33/83
Portaria SSST n. 25/94, artigo
03.06.02.03 Planilha de mapa de riscos 3 0 √ 2.º, 5.16, a; Portaria MT n.
3.214/78, NR-5, 5.16, a
03.06.02 Prevenção Planta de ambientes de trabalho e
de acidentes de 03.06.02.04 3 0 √
localização de extintores
trabalho Lei Federal n. 6.514/77, art. 163;
Decreto-Lei Federal n. 5.452/43
(CLT), Título II, Capítulo V;
Processo de constituição e de eleição da Portaria MT n. 3.214/78, NR-
03.06.02.05 Vigência 5 √
CIPA 5, 5.40, j e 5.6.2. Integram o
Processo os documentos relativos
à eleição: comunicados, editais,
cédulas e mapa de apuração.
Registro fotográico de inspeção do
03.06.02.06 4 4 √
ambiente de trabalho
106
03.07 Coordenação de atividades de convivência infantil (Subfunção)
107
Lei Federal n. 10.406/2002
03.07.02 Realização 03.07.02.01 Autorização anual para participação em
6 22 √ (Código Civil), art. 5, 198, I e
de atividades passeios ou viagens
205
recreativas e
Programa de atividades recreativas e
pedagógicas 03.07.02.02 Vigência 5 √
pedagógicas / Semanário
03.07.03.01 Cardápio semanal 1 0 √
03.07.03 Controle
Ficha de controle de estoque de
da saúde e da 03.07.03.02 1 0 √
alimentos
alimentação
03.07.03.03 Mapa mensal de refeições Vigência 2 √
03.07.04
Acompanhamento
03.07.04.01 Lista de presença em reunião de pais 1 0 √
de desenvolvimento
da criança
108
04. Gestão de bens materiais e patrimoniais (Função)
04.01 Controle de compras, serviços e obras (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
109
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de aquisição de bens de
04.01.04.01 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
informática e automação
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14
ao 16 e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
04.01.04 Aquisição Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de aquisição de material de
de bens materiais e 04.01.04.02 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
consumo
patrimoniais das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14
ao 16 e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de aquisição de material
04.01.04.03 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
permanente
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 14
ao 16 e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6
04.01.05 Até a ao 12 e 89 ao 98; Lei Complementar
Contratação de 04.01.05.01 Processo de contratação de obra aprovação 12 √ Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º.
serviços e obras das contas Considera-se obra toda construção,
reforma, fabricação, recuperação ou
ampliação, realizada por execução
direta ou indireta. O processo deverá
ter guarda permanente quando
contiver o projeto de ediicação.
110
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de contratação de serviço de
04.01.05.02 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
informática e automação
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de contratação de serviço
04.01.05.03 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
técnico proissional especializado
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
04.01.05 Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de contratação de serviço
Contratação de 04.01.05.04 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
técnico proissional generalizado
serviços e obras das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de contratação de serviços
04.01.05.05 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
comuns
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de contratação de serviços
04.01.05.06 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
terceirizados
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
111
04.02 Controle de bens patrimoniais (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
112
04.03 Controle de almoxarifado (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
113
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
04.04.03 Defesa de Processo de contratação de seguro de
04.04.03.01 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
bens imóveis bens imóveis
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6,
II e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
04.04.04.01 Processo de locação de imóvel aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6,
II e 89 ao 98; Lei Complementar
04.04.04 Locação Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
de imóveis Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
04.04.04.02 Processo de locação de sala aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 6,
II e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
04.04.05 Alienação n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
04.04.05.01 Processo de alienação de imóvel Vigência 12 √
de imóveis H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 17
e 89 ao 98. Documento importante
para assegurar direitos e preservar a
memória institucional.
Processo de acompanhamento de
04.04.06.01 Vigência 10 √
desapropriação de imóvel
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código
04.04.06 Civil), art. 205. A validade dos atos e
Administração do negócios jurídicos celebrados antes de
04.04.06.02 Processo de cessão de uso de imóvel Vigência 10 √
uso de imóveis 11.1.2003, data da entrada em vigor
do novo Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de 1916.
04.04.06.03 Processo de herança jacente Vigência 12 √
114
04.04.06.04 Processo de herança vacante Vigência 12 √
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código
Civil), art. 205. A validade dos atos e
negócios jurídicos celebrados antes de
04.04.06.05 Processo de permuta de imóvel Vigência 10 √
11.1.2003, data da entrada em vigor
do novo Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de 1916.
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código
04.04.06 Civil), art. 205. A validade dos atos e
Administração do Processo de permissão de uso de negócios jurídicos celebrados antes de
uso de imóveis 04.04.06.06 Vigência 10 √
imóvel 11.1.2003, data da entrada em vigor
do novo Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de 1916.
Lei Federal n. 10.406/2002 (Código
Civil), art. 205. A validade dos atos e
negócios jurídicos celebrados antes de
04.04.06.07 Processo de transferência de imóvel Vigência 10 √
11.1.2003, data da entrada em vigor
do novo Código Civil, obedece ao
disposto no Código Civil de 1916.
Processo referente às certidões
04.04.07.01 negativas de débitos de tributos Vigência 10 √
04.04.07 municipais imobiliários
Regularização e Processo de regularização de imóveis
registro de imóveis 04.04.07.02 Vigência 5 √
perante as prefeituras
04.04.07.03 Processo de tombamento de imóvel Vigência 10 √
A unidade deve manter uma cópia
04.04.08.01 Levantamento planialtimétrico Vigência 0 √ atualizada do documento. Portaria
Unesp n.344/2012.
O documento integra o Anuário
04.04.08 Controle Estatístico. Uma cópia do documento
Mapa das áreas das Unidades da
e implementação 04.04.08.02 Vigência 0 √ é mantida nas Unidades e pode ser
Unesp
das obras e serviços eliminada após a substituição por
de engenharia uma versão atualizada.
Até a
04.04.08.03 Memória de cálculo aprovação 12 √
das contas
115
Projeto executivo da obra, projeto
04.04.08 Controle arquitetônico, projeto hidráulico,
e implementação 04.04.08.04 Vigência 0 √
projeto elétrico, projeto estrutural,
das obras e serviços projeto de paisagismo
de engenharia
04.04.08.05 Processo de execução de obra Vigência 0 √
04.05 Controle de transportes internos (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
117
A vigência esgota-se com o término
Processo de sindicância administrativa
04.05.05.08 Vigência 10 √ da apuração ou com a prescrição
- veículos da frota da Unesp
criminal.
04.05.05 Controle
da guarda e do uso Processo referente à isenção de taxa de
de veículos 04.05.05.09 1 5 √ Portaria ARTESP 24/2004
pedágio - ARTESP
04.05.07 Até a
Processo de arrolamento de veículos Lei Complementar Estadual n.
Arrolamento e 04.05.07.01 aprovação 5 √
excedentes, inservíveis ou em desuso 709/93, art. 41, § 1.º
baixa de veículos das contas
118
05. Gestão Orçamentária e Financeira (Função)
05.01 Planejamento orçamentário (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
119
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
174 e 195; Lei Complementar
Até a
Estadual n. 709/93, art. 41, §
05.02.01.03 Extrato bancário (mensal e diário) aprovação 5 √
1.º; Instr. TCESP n. 1/2002,
das contas
arts. 42, IX, 84, IX, 126, IX
e 160, IX revogada por Instr.
TCESP n.1/2008
05.02.01.04 Guia de recebimento Vigência 5 √
Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º.
Até a Os documentos integram o
05.02.01.05 Ordem bancária aprovação 5 √ processo de adiantamento,
das contas processo de pagamento e o
processo de prestação de contas
de adiantamento.
05.02.01 Execução Planilha anual de emissão de
da movimentação 05.02.01.06 Declaração de Imposto de Renda 1 5 √
inanceira da Retido na Fonte - DIRF
Universidade Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
174 e 195; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, §
05.02.01.07 Planilha de conciliação bancária 1 5 √
1.º; Instr. TCESP n. 1/2002,
arts. 66, XVI, 106, V, 145, VIII,
187, XIII e 211, V. revogada por
Instr. TCESP n.1/2008
Lei Complementar Estadual
Planilha contábil de cálculo de n. 709/93, art. 41, § 1.º.
05.02.01.08 Vigência 5 √
precatório A vigência esgota-se com a
quitação do precatório.
Planilha de controle
orçamentário e inanceiro
05.02.01.09 Planilha de programação inanceira Vigência 5 √ relacionada ao Sistema
Orçamentário, Financeiro e
Contábil - SISOFC.
120
Até a
Processo de pagamento à Unesp Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.10 aprovação 5 √
Odonto 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Processo de pagamento à Unesp Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.11 aprovação 5 √
Saúde 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Processo de pagamento de ajuda de Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.12 aprovação 5 √
custo 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Processo de pagamento de auxílio Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.13 aprovação 5 √
inanceiro 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.14 Processo de pagamento de bolsas aprovação 5 √
709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Processo de pagamento de contas de Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.15 aprovação 5 √
05.02.01 Execução transporte 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
da movimentação
inanceira da Até a
Processo de pagamento de contas de Lei Complementar Estadual n.
Universidade 05.02.01.16 aprovação 5 √
utilidade pública 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Até a
Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.17 Processo de pagamento de diárias aprovação 5 √
709/93, art. 41, § 1.º
das contas
Lei Federal n. 10.406/2002
(Código Civil), art. 205. A
validade dos atos e negócios
Até a
jurídicos celebrados antes de
05.02.01.18 Processo de pagamento de iliação aprovação 10 √
11.1.2003, data da entrada em
das contas
vigor do novo Código Civil,
obedece ao disposto no Código
Civil de 1916.
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Até a Tributário Nacional), arts. 173,
Processo de pagamento de impostos
05.02.01.19 aprovação 5 √ 174 e 195; Lei Complementar
e taxas
das contas Estadual n. 709/93, art. 41, §
1.º
121
Até a
Processo de pagamento de programa
05.02.01.20 aprovação 0 √
MEC/BNDES
das contas
Até a
Processo de subvenção - repasse de Lei Complementar Estadual n.
05.02.01.22 aprovação 5 √
verba 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
05.02.01 Execução
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
da movimentação
Penal), arts. 29 e 109 alterada
inanceira da
pela Lei Federal n. 12.234/2010;
Universidade
Lei Federal n. 10.028/2000,
arts. 359-A ao 359-H; Lei
Até a Federal n. 8.666/93, arts. 89 ao
05.02.01.23 Relatório gerencial de recursos aprovação 12 √ 98; Lei Complementar Federal
das contas n. 101/2000, arts. 48 e 52;
Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º; Instr.
TCESP n. 1/2002, art. 5.º
revogada por Instr. TCESP
n.1/2008
122
Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º.Os
Até a documentos integram o
05.02.02.03 Nota de anulação de subempenho aprovação 5 √ processo de pagamento, o
das contas processo de prestação de contas
de adiantamento e o processo de
emissão de nota de empenho.
123
05.02.03.01 Planilha de controle de adiantamento 1 0 √
Até a
Processo de adiantamento por
05.02.05.01 aprovação 20 √
recursos de convênio
das contas
05.02.05 Controle e
execução de recursos Até a
Processo de licitação de obras por
orçamentários 05.02.05.02 aprovação 20 √
recursos de convênio
e inanceiros de das contas
convênios
Até a
Processo de prestação de contas de
05.02.05.03 aprovação 20 √
convênio
das contas
124
Lei Federal n. 10.406/2002
(Código Civil), art. 205.
A vigência esgota-se com a
quitação do pagamento. A
Até a
validade dos atos e negócios
05.02.06.01 Processo de amortização de débito aprovação 10 √
jurídicos celebrados antes de
das contas
11.1.2003, data da entrada em
vigor do novo Código Civil,
obedece ao disposto no Código
Civil de 1916.
125
Lei Federal n. 10.406/2002
(Código Civil), art. 205.
A vigência esgota-se com a
quitação do pagamento. A
Até a
validade dos atos e negócios
05.02.06.04 Processo de parcelamento de débito aprovação 10 √
jurídicos celebrados antes de
das contas
11.1.2003, data da entrada em
vigor do novo Código Civil,
obedece ao disposto no Código
05.02.06 Operações Civil de 1916.
de crédito e Processo referente à certidão negativa
pagamento da dívida 05.02.06.05 Vigência 10 √ Portaria CAT n. 20/1998
de débitos e tributos estaduais
pública
Processo referente à certidão negativa
de débitos de tributos e contribuições
05.02.06.06 Federais da Reitoria da Unesp, junto Vigência 10 √ Decreto Federal n. 6.106/2007
ao Ministério da Fazenda – Secretaria
da Receita Federal
Até a
Planilha de solicitação de recursos Lei Complementar Estadual n.
05.02.07.05 aprovação 5 √
inanceiros 709/93, art. 41, § 1.º
das contas
126
Planilha diária e mensal com posição Lei Complementar Estadual n.
05.02.07.06 Vigência 5 √
das aplicações inanceiras 709/93, art. 41, § 1°
Até a
Lei Complementar Estadual n.
05.02.07.07 Processo de aplicação de recurso aprovação 5 √
709/93, art. 41, § 1°
das contas
Até a
Processo de empréstimo de
05.02.07.08 aprovação 20 √
consignatárias através de convênio
das contas
Até a
05.02.07.09 Processo de execução de despesas aprovação 5 √
das contas
05.02.07 Controle
orçamentário
e inanceiro da Até a
Processo de execução de despesa de
Universidade 05.02.07.10 aprovação 0 √
pessoal e encargos
das contas
Até a
Processo de execução orçamentária de
05.02.07.11 aprovação 20 √
convênio
das contas
127
Planilha centralizada da receita da
05.02.08.01 Vigência 0 √
Universidade
Planilha de consolidação das despesas
05.02.08.02 Vigência 0 √
pagas
Planilha de consolidação mensal do
05.02.08.03 Controle de Encerramento Financeiro Vigência 0 √
- CEFIN
Planilha de controle diário de receita
05.02.08.04 Vigência 0 √
própria
Planilha mensal de demonstrativo da
05.02.08 Controle da 05.02.08.05 Vigência 0 √
dívida fundada
receita
Até a
05.02.08.06 Recibo de pagamento de taxas aprovação 5 √
das contas
128
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
Até a 174 e 195; Lei Complementar
05.03.01.02 Livro diário aprovação 5 √ Estadual n. 709/93, art. 41, §
das contas 1.º. O documento é importante
para a preservação da memória
institucional.
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
05.03.01 Escrituração Até a 174 e 195; Lei Complementar
da contabilidade da 05.03.01.03 Livro razão aprovação 5 √ Estadual n. 709/93, art. 41, §
Reitoria das contas 1.º. O documento é importante
para a preservação da memória
institucional.
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
Até a 174 e 195; Lei Complementar
05.03.01.04 Nota iscal aprovação 5 √ Estadual n. 709/93, art. 41, §
das contas 1.º; Instr. TCESP n. 1/2002,
arts. 42, XI, 85, XI, 126, XI e
160, XI
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
174 e 195; Lei Complementar
Até a
Estadual n. 709/93, art. 41, §
05.03.02.01 Balancete centralizado aprovação 5 √
1.º; Instr. TCESP n. 1/2002,
das contas
arts. 145, IX, 187, XIV e 211,
05.03.02 VI revogada por Instr. TCESP
Centralização da n.1/2008
contabilidade da Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Universidade Tributário Nacional), arts. 173,
174 e 195; Lei Complementar
Até a
Estadual n. 709/93, art. 41, §
05.03.02.02 Balanço inanceiro aprovação 5 √
1.º; Instr. TCESP n. 1/2002,
das contas
arts. 66, V 106, IV, 145, IV
e 345, III revogada por Instr.
TCESP n.1/2008
129
Lei Complementar Estadual
Até a n. 709/93, art. 41, § 1.º; Instr.
05.03.02.03 Balanço orçamentário aprovação 5 √ TCESP n. 1/2002, arts. 66, IV,
das contas 106, IV e 145, IV revogada por
Instr. TCESP n.1/2008
Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º; Instr.
Até a
TCESP n. 1/2002, arts. 66, VII,
05.03.02.04 Balanço patrimonial aprovação 5 √
106, IV, 145, IV , 187, IV e 211,
das contas
IV revogada por Instr. TCESP
n.1/2008
Declaração de Débitos e Créditos Instr. normativa RFB n°
05.03.02.05 Vigência 10 √
Tributários Federais - DCTF 1.177/2011
Declaração de Imposto de Renda Pessoa Decreto n. 3.048/99, art. 225,
05.03.02.06 Vigência 10 √
Jurídica - DIPJ § 5º
Lei Federal n. 5.172/66 (Código
Tributário Nacional), arts. 173,
Até a 174 e 195; Lei Complementar
05.03.02 05.03.02.07 Livro razão das Unidades aprovação 5 √ Estadual n. 709/93, art. 41, §
Centralização da das contas 1.º. O documento é importante
contabilidade da para a preservação da memória
Universidade institucional.
Lei Estadual n. 10.320/68, arts.
38 ao 45; Lei Complementar
Até a Estadual n. 709/93, arts. 42 ao
Relatório de adiantamento das
05.03.02.08 aprovação 5 √ 50; Instr. TCESP n. 1/2002, arts.
Unidades
das contas 42 ao 54, 84 ao 94, 125 ao 134
e 159 ao 169 revogada por Instr.
TCESP n.1/2008
Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º; Instr.
Até a
TCESP n. 1/2002, arts. 66, VII,
05.03.02.09 Relatório patrimonial aprovação 5 √
106, IV, 145, IV , 187, IV e 211,
das contas
IV revogada por Instr. TCESP
n.1/2008
05.03.02.10 Relatório de prestação de contas Vigência 5 √
Até a
Lei Complementar Estadual n.
05.03.02.11 Relatório de restos a pagar aprovação 5 √
709/93, art. 41, § 1.º
das contas
130
06. Gestão de Documentos e Informações (Função)
06.01 Comunicação administrativa (Subfunção)
06.01.01 Política
e normalização das
06.01.01.01 Portaria, instrução de serviço Vigência 5 √
atividades de arquivo,
biblioteca e museu
131
O documento integra o Anuário
Planilha de controle de requisições -
06.01.05.04 4 0 √ Estatístico e o Relatório de
EEB
Gestão da Universidade.
O documento integra o Anuário
Planilha de controle de títulos de
06.01.05.05 4 0 √ Estatístico e o Relatório de
periódicos para as Unidades
Gestão da Universidade.
O documento integra o Anuário
Planilha de controle de usuários -
06.01.05.06 4 0 √ Estatístico e o Relatório de
EEB
Gestão da Universidade.
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela
Processo de aquisição de acervos Lei Federal n. 12.234/2010; Lei
Até a
arquivístico, bibliográico, Federal n. 10.028/2000, arts.
06.01.05.07 aprovação 12 √
museológico 359-A ao 359-H; Lei Federal n.
das contas
ou artístico 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao
98; Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º
06.01.05 Aquisição Lei Federal n. 2.848/40 (Código
de acervo Penal), art. 109 alterada pela
Lei Federal n. 12.234/2010; Lei
Processo de aquisição perpétua de Até a
Federal n. 10.028/2000, arts.
06.01.05.08 e-books e periódicos estrangeiros aprovação 12 √
359-A ao 359-H; Lei Federal n.
on-line das contas
8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao
98; Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela
Lei Federal n. 12.234/2010; Lei
Federal n. 10.028/2000, arts.
Até a 359-A ao 359-H; Lei Federal n.
Processo de renovação de assinatura
06.01.05.09 aprovação 12 √ 8.666/93, arts. 14 ao 16 e 89 ao
de periódico
das contas 98; Lei Complementar Estadual
n. 709/93, art. 41, § 1.º Quando
o processo se referir à assinatura
perpétua de periódico, deverá ter
guarda permanente.
132
Quadro estatístico de distribuição de O documento integra o Anuário
06.01.05 Aquisição
06.01.05.10 verba para aquisição de livro didático 4 0 √ Estatístico e o Relatório de
de acervo
para as Unidades Gestão da Universidade.
Decreto Estadual
Processo sobre avaliação e destinação n.48.897/2004; Decreto
06.01.06.01 Vigência 0 √
de documentos Estadual n. 58.052/2012, art.11.
Portaria Unesp n.555/2012
Decreto Estadual
n.48.897/2004; Decreto
Estadual n. 58.052/2012, art.11.
06.01.06 Avaliação Portaria Unesp n.555/2012.
Processo relativo aos trabalhos
e destinação de Constam do processo o ato
06.01.06.02 da Comissão de Avaliação de Vigência 0 √
documentos de criação da Comissão: atas,
Documentos e Acesso - CADA
ofícios, relatórios, editais de
ciência de eliminação, termos de
eliminação e propostas relativas à
gestão de documentos.
133
Lei Federal n. 9.610/98, art.
87. A destinação das bases de
dados está condicionada ao
valor de suas informações para
a Administração Estadual. As
Base de dados de ementários e íntegra bases de dados consideradas de
06.01.07.02 Vigência 0 √
06.01.07 Descrição dos atos normativos valor histórico, informativo ou
de acervo probatório deverão ser copiadas
bibliográico e de anualmente para guarda
legislação permanente, providência que
deverá ser tomada pela área
acumuladora do documento.
A vigência esgota-se com a
elaboração de uma nova icha
06.01.07.03 Ficha catalográica Vigência 0 √
ou quando ocorrer a baixa
patrimonial.
A correspondência interna que
veicula conteúdos rotineiros,
em geral não implica em
Circular, aviso, comunicado, continuidade administrativa.
06.01.08.01 2 0 √
memorando, comunicação interna Quando o documento integrar
um processo obedecerá à
sua temporalidade e à sua
destinação.
A vigência esgota-se com a
06.01.08.02 Convite Vigência 0 √
realização do evento.
06.01.08 Controle de
correspondência A correspondência que registra
relações interinstitucionais
ou com a comunidade pode
provocar desdobramentos
Ofício, carta, requerimento, moção
e, de acordo com a natureza
ou
06.01.08.03 4 0 √ de seu conteúdo, deinirá a
voto, abaixo-assinado, mensagem por
temporalidade do processo
e-mail
ou expediente que iniciar. A
eliminação está condicionada
à inexistência de fatores
determinantes de sua guarda.
134
06.02 Gestão de tecnologia da informação (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
135
A vigência esgota-se com a
06.02.02.05 Manual de sistemas Vigência 2 √
elaboração de um novo manual.
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela
Lei Federal n. 12.234/2010, IV;
Lei Federal n. 9.609/98, art. 12,
06.02.02.06 Modelo de base de dados do sistema Vigência 8 √
§ 1.º. A vigência compreende
o tempo de utilização do
programa, bem como de todas as
06.02.02 suas atualizações.
Desenvolvimento,
A vigência esgota-se com a
implementação e 06.02.02.07 Solicitação de serviço de operação Vigência 5 √
execução dos serviços.
controle de sistemas
de informática Súmula de reunião do grupo gestor
06.02.02.08 2 0 √
de sistema
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela
Lei Federal n. 12.234/2010, IV;
Visão do produto - projeto de Lei Federal n. 9.609/98, art. 12,
06.02.02.09 Vigência 8 √
sistemas § 1.º. A vigência compreende
o tempo de utilização do
programa, bem como de todas as
suas atualizações.
Formulário de movimentação interna
06.02.03.01 1 0 √
de bens móveis
06.02.03.02 Nota de saída de equipamento 1 0 √
Ofício solicitando aquisição de
06.02.03.03 equipamentos de informática e de 4 0 √
licença de software
06.02.03 Aquisição
e manutenção de Ofício solicitando renovação de
06.02.03.04 4 0 √
equipamentos, peças, licença para uso de software
componentes e A vigência esgota-se com a
06.02.03.05 Ofício solicitando serviços técnicos Vigência 5 √
softwares execução dos serviços.
Trata-se de cópia pois o
documento integra o Processo
06.02.03.06 Parecer técnico de equipamento Vigência 2 √
de contratação de serviços de
informática e automação.
Relatório de manutenção de
06.02.03.07 1 5 √
equipamento de informática - SISMA
136
07. Gestão de atividades complementares (Função)
07.00 Não há (Subfunção)
Prazos de guarda (em anos) Destinação
137
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de coleta e transporte de
07.00.03.01 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
resíduos sólidos urbanos
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de fornecimento de
07.00.03.02 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
combustível de gerador
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
07.00.03 Manutenção
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
e conservação do Processo de manutenção de ar-
07.00.03.03 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
edifício, das instalações condicionado
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
e dos equipamentos
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
07.00.03.04 Processo de manutenção de elevadores aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de manutenção do sistema
07.00.03.05 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
gerador do prédio da Reitoria
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
138
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de serviços de limpeza e
07.00.03.06 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
jardinagem
07.00.03 das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
Manutenção § 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
e conservação Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
do edifício, das Lei Federal n. 2.848/40 (Código
instalações e dos Penal), art. 109 alterada pela Lei
equipamentos Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de serviços de manutenção e
07.00.03.07 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
conservação predial
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
07.00.04 Execução Processo de serviços de recepção e
07.00.04.01 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
de serviços de copa copeiragem
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
07.00.05 Execução
07.00.05.01 Solicitação interna de serviços gráicos 1 0 √
de serviços de gráica
139
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
07.00.06.03 Processo de instalação de ibra ótica aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de manutenção de sistema de
07.00.06.04 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
transmissão
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
07.00.06 Execução Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de manutenção de telefonia
de serviços de 07.00.06.05 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
e rede
telecomunicações das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
Processo de seguro de equipamento da
07.00.06.06 aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
TV Unesp
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
Lei Federal n. 2.848/40 (Código
Penal), art. 109 alterada pela Lei
Até a Federal n. 12.234/2010; Lei Federal
07.00.06.07 Processo de serviço de telefonia móvel aprovação 12 √ n. 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-
das contas H; Lei Federal n. 8.666/93, arts. 45,
§ 4.º e 89 ao 98; Lei Complementar
Estadual n. 709/93, art. 41, § 1.º
140
REFERÊNCIAS
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Plano de classiicação e tabela de tempo-
ralidade de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo,
2005.
BERNARDES, Ieda Pimenta (Coord.). Aplicação do plano de classiicação e tabelas de temporalidade
de documentos da administração pública do Estado de São Paulo: atividades-meio. São Paulo: Arquivo
Público do Estado de São Paulo, 2008.
BRASIL. Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso
XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a
Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos
da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Disponível em: <http://www.pla-
nalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 18 fev. 2016.
SÃO PAULO (Estado). Lei nº 952, de 30 de janeiro de 1976. Cria a Universidade Estadual Paulista
“Julio de Mesquita Filho” e dá outras providências. Disponível em: <http://www.al.sp.gov.br/reposi-
torio/legislacao/lei/1976/lei-952-30.01.1976.html>. Acesso em: 18 fev. 2016.
SÃO PAULO (Estado). Decreto n° 48.897, de 27 de agosto de 2004. Dispõe sobre os Arquivos
Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classiicação e a Tabela de Temporalidade
de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, deine normas para a avaliação, guar-
da e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas. Disponível em: <http://www.
al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2004/decreto-48897-27.08.2004.html>. Acesso em: 18
fev. 2016.
SÃO PAULO (Estado). Decreto n° 48.898, de 27 de agosto de 2004. Aprova o Plano de Classiicação
e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: ativi-
dades – meio. Disponível em: <http://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2004/decre-
to-48898-27.08.2004.html>. Acesso em: 18 fev. 2016.
SÃO PAULO (Estado). Decreto n° 58.052, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei Federal
n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, e dá providências cor-
relatas. Disponível em: <http://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2012/decre-
to-58052-16.05.2012.html>. Acesso em: 18 fev. 2016.
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Coordenadoria de Administração Geral. Sistema de
Arquivos. Glossário de espécies/formatos e tipos documentais da Universidade de São Paulo. São Paulo:
CCS, 1997.
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Portaria Unesp n° 555, de 31 de agosto de 2012.
Dispõe sobre a reorganização e a alteração da denominação da Comissão Central de Avaliação de
Documentos de Arquivo (CCAD), para Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, nos
termos do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012. Disponível em: <http://www.unesp.br/gid/>.
Acesso em: 18 fev. 2016.
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Resolução Unesp nº 62, de 9 de outubro de 2015.
Aprova o Plano de Classiicação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”: Atividades-Meio. Disponível em: <http://
www.unesp.br/gid/>. Acesso em: 18 fev. 2016.
141