Apostila

Departamento Pessoal
Treinamento Completo
Sumário
Objetivo.............................................................................................................................5
Descrição...........................................................................................................................5
Público-alvo...................................................................................................................5
PHD...................................................................................................................................6
CADASTRO DE SÓCIOS............................................................................................7
CADASTRO DE EMPRESAS....................................................................................12
VÍNCULO DE SÓCIOS..............................................................................................15
INDEXADORES.........................................................................................................16
IRRF.............................................................................................................................19
SISTEMA DEPARTAMENTO PESSOAL.....................................................................20
ABA TABELAS...........................................................................................................20
ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DE TABELAS.................................................20
TABELA DE FUNÇÕES.........................................................................................20
CADASTRO DE HORÁRIOS.................................................................................23
CADASTRO DE SINDICATO................................................................................24
TABELA DE FERIADOS........................................................................................26
VALE TRANSPORTE (Aba Tabelas > Vale-Transporte)........................................28
TABELA INSS.........................................................................................................29
TABELA SALÁRIO FAMÍLIA...............................................................................30
OBSERVAÇÕES / MENSAGENS..........................................................................30
ABA EMPRESA..........................................................................................................32
CADASTRO DE EMPRESA...................................................................................32
DEPARTAMENTOS................................................................................................35
INFORMAÇÕES DO CONTADOR........................................................................37
TRAVA CONTÁBIL................................................................................................38
BI DEPARTAMETO PESSOAL..............................................................................39
ABA FUNCIONÁRIO.................................................................................................40
QUALIFICAÇÃO CADASTRAL...........................................................................40
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS.......................................................................41
DEPENDENTES / AFASTAMENTOS...................................................................47
 RELATÓRIOS ADMISSIONAIS............................................................................48
VALE TRANSPORTE.............................................................................................48
CONTROLE DE PONTO........................................................................................49
REAJUSTE SALARIAL > DISSÍDIO COLETIVO...............................................50
ABA FOLHA...............................................................................................................51
PROCESSO DE FOLHA DE ADIANTAMENTO..................................................51
FOLHA DE PAGAMENTO (Aba Folha > Cálculo da Folha).................................54
DIAS ÚTEIS PARA VALE TRANSPORTE............................................................57
CADASTRO DE RUBRICAS (Eventos)................................................................58
ALTERAÇÃO DE RUBRICAS (Eventos)..............................................................64
ABA FÉRIAS...............................................................................................................69
CÁLCULO DE FÉRIAS.........................................................................................69
NOTIFICAÇÃO DE FÉRIAS..................................................................................69
RELATÓRIO DE PREVISÃO DE FÉRIAS............................................................70
PROCESSAMENTO DE FÉRIAS..........................................................................70
CÁLCULO DE RESCISÃO....................................................................................71
SEGURO DESEMPREGO......................................................................................73
CONSULTA DE VALORES....................................................................................73
ANULAÇÃO DE PROCESSOS..............................................................................75
ABA DÉCIMO TERCEIRO........................................................................................76
RELATÓRIO DE DÉCIMO TERCEIRO................................................................76
PRÉ ANÁLISE DO 13º............................................................................................77
PROCESSO 1ª E 2ª PARCELA (Aba Décimo Terceiro > Cálculo do 13º).............77
ABA OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS..........................................................................78
CAGED....................................................................................................................78
INSS / GPS...............................................................................................................80
FGTS – SEFIP / GRRF............................................................................................82
GERENTE ELETRÔNICO (Tela Principal > Aba Gerente Eletrônico).....................86
MEU SETOR (Tela Principal > Aba Meu Setor).........................................................88
USUÁRIO (Arquivo > Cadastro de Usuários)............................................................88
AUDITORIA DO SISTEMA (Configuração e Manutenção > Auditoria)...................89
SISTEMA INSS...............................................................................................................90
EMPRESAS (Arquivo > Tabelas > Empresas)............................................................90
CADASTRO DE AUTÔNOMOS (Arquivo > Tabelas > Autônomos).......................90
EVENTOS (Arquivo > Tabelas > Cálculos > Eventos)...............................................92
CONTRIBUINTES (Arquivo > Tabelas > Contribuintes)..........................................93
MOVIMENTOS E PROCESSAMENTO DE FOLHA DE AUTONÔMOS E SÓCIOS
NO SISTEMA DP :......................................................................................................93
RELATÓRIOS NO SISTEMA DP..............................................................................96
Objetivo
Este treinamento tem o objetivo de apresentar O Sistema Departamento Pessoal
elaborado para informatizar as empresas e os escritórios contábeis.

Descrição
Utilização do sistema

O sistema proporciona o gerenciamento de diversas empresas ao mesmo tempo

(multiempresa) e pode ser utilizado em rede (multiusuário). Toda a sua estrutura foi
baseada na legislação vigente e é mantida constantemente atualizada, tornando-o um
produto de alta qualidade e confiabilidade.

Público-alvo
Usuários que desejam obter conhecimento prático sobre o sistema Departamento
Pessoal Alterdata.
SISTEMA DEPARTAMENTO
PESSOAL CADASTROS BÁSICOS

PHD

Para iniciarmos a utilização do sistema Departamento Pessoal, devemos primeiramente

preencher os cadastros básicos no sistema PHD. O PHD funciona como um gerenciador
de todos os sistemas da linha Pack Alterdata. Os cadastros efetuados no PHD serão
compartilhadas pelos demais sistemas da Alterdata, eliminando a necessidade de cadastrar
as mesmas informações várias vezes.
No momento do primeiro acesso ao sistema, será necessário o preenchimento do cadastro
do Bureau, onde informaremos os dados da empresa/escritório contábil e do contador
responsável. Esse cadastro realizará o envio de informações para os órgãos do governo
através dos arquivos magnéticos. Por isso é importante máxima atenção ao correto
preenchimento desse cadastro. Os campos devem ser preenchidos sem caracteres especiais
(ponto, traço, barra, etc…) pois esses caracteres impedem a validação de arquivos
magnéticos como por exemplo: SEFIP e CAGED.

Além disso, para atender aos layouts desses arquivos, o campo endereço deve sempre ser
preenchido com o nome do local seguido de vírgula e o número, como podemos ver na
imagem abaixo:
OBS: Os campos 'Optante pelo simples' e 'Incentivador Cultural', foram criados
exclusivamente para atender o sistema Financeiro e são de preenchimento obrigatório para
os prestadores de serviços (emissão de cobranças) que forem trabalhar com o ISSEasy.

Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau verificaremos o cadastro de

sócios no PHD.

CADASTRO DE SÓCIOS

Em Cadastro > 'Sócios', está disponível a tela para o cadastro de todos os sócios
pertencentes às empresas gerenciadas pelo sistema. (Não será necessário vincular esses
sócios às empresas neste momento). Para cadastrar, clique sobre o ícone da folha em
branco que significa 'Novo Cadastro'.
Na Aba 'Básico' deverão ser informados os dados cadastrais do sócio referente a endereço
e contato. Informando o CEP e o logradouro, o sistema traz o nome da Rua, Bairro,
Unidade de Federação, código do município e código do país. Em seguida, temos que
complementar os seguintes campos: Número, complemento (se tiver), país e nos campos
abaixo temos as informações de contato, como telefone, e-mail e CBO 2002. Devemos
informar se o sócio é deficiente, reabilitado ou nenhuma das opções e abaixo temos o
campo de e-mail para envio de relatórios que será utilizado pelo PackUp que permite o
envio de relatórios gerados no sistema para os sócios.

Na Aba 'complementar' deverão ser preenchidas as seguintes informações: Nome

Completo, CNPJ ou CPF do sócio, os campos de identidade e órgão expedidor serão
habilitados somente se o documento informado for o CPF, se informar o CNPJ o sistema
habilitará os campos de 'Inscrição Estadual', 'CPF do Responsável' e 'Responsável', que
passam a ser obrigatórios quando o sócio for uma pessoa jurídica.

Abaixo, preencheremos os dados com as informações do nascimento do sócio. Os campos

de 'Data de chegada', 'Data Naturalização', 'Casado com brasileiro (a)' 'Filhos com brasileiro
(a)', só serão habilitados se o sócio for estrangeiro.

Após, temos que informar os campos referentes ao estado civil do sócio. No campo
'Situação' informaremos se o sócio é solteiro, casado, divorciado, viúvo, em união estável ou
outros. Se o sócio for casado, temos que informar no campo ao lado o regime de
matrimônio, e o número de dependentes, se houver. Temos o campo 'Cad. dependentes'
para atender as exigências do E-Social.

Clicando no botão 'Dependentes' o sistema habilita uma nova tela para que possamos
cadastrar os dependentes deste sócio. Para fazer o cadastro de dependentes nesta tela,
temos que clicar no botão 'Novo' e preencher os dados do dependente deste sócio e o tipo
de dependência. Feito isso, basta clicar em 'Gravar'.

Verificaremos agora a Aba 'Declarações'. Esta aba foi implantada no sistema para atender
as exigências do E-social, sendo assim temos os seguintes campos para preenchimento:
Sexo, raça/cor,grau de instrução, nome da mãe e nome do pai.

O Campo 'Carteira de motorista (CNH)' não é um campo obrigatório, mas caso o sócio
possua esse documento as informações de carteira de motorista como deverão ser
preenchidas.
Abaixo temos que inserir as informações para carteira de trabalho como: Número, série,
unidade de federação, se o sócio possui casa própria e, se possuir, poderemos informar se a
casa própria foi adquirida com recursos do FGTS.
Temos ainda dois campos para atender a necessidade da DIPJ, onde informaremos o país e
a qualificação do representante legal do sócio ou selecionaremos a opção 'outro' se o sócio
não possuir representante.

Agora veremos a Aba 'Observações'. Nesta aba podemos inserir alguma observação
relacionada a este sócio que não sairá impressa em nenhum relatório, ficando somente para
consulta interna.
Em 'Empresas Vinculadas' é possível verificar a quais empresas o sócio está vinculado, a
porcentagem do capital social do sócio, o tipo de sócio (sócio, diretor ou presidente) e se é
responsável pelo CNPJ.

CADASTRO DE EMPRESAS

Como podemos observar abaixo, temos na Aba 'Básico' a opção 'Importar dados da
Receita Federal'. Ao informar o CPF ou CNPJ da empresa e clicar sobre esta opção, o
sistema fará uma consulta no site da Receita Federal e trará algumas informações básicas do
cadastro, como: Razão Social, Nome Fantasia (Se a empresa tiver), Ramo de atividades,
Endereço completo, e ainda traz duas informações que ficam na aba completar, Natureza
jurídica e a Data de início das atividades.
A opção 'Empresa Desativada', é utilizada quando o escritório/empresa contábil deixa de
prestar serviços a alguma empresa cadastrada, ou seja, indica que esta empresa não está
ativa para efetuar movimentações ou processamentos. Entretanto, seus dados serão
mantidos para eventuais consultas.

Na segunda aba, 'Complementar', serão cadastradas as informações mais específicas da

empresa, como, por exemplo, CNPJ, Natureza Jurídica e o início das atividades. Vale
ressaltar que estas informações serão utilizadas em todos os sistemas da linha Pack
Alterdata.

O campo 'Código NIRE' é utilizado por empresas que estão obrigadas ao preenchimento
do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O código NIRE será o mesmo
número da Junta Comercial da Empresa. Então, se a empresa for registrada em Cartório,
não terá que preencher esse campo.
Algumas informações específicas, como a Aba 'Informações para o Contábil', serão
utilizadas em outros sistemas. A Aba 'Manad' deverá ser preenchida caso o cliente necessite
gerar o Manad de Departamento Pessoal ou o Manad Contábil.

A aba 'Observação' será utilizada pelo usuário para o preenchimento de informações

específicas. Essas informações não serão levadas para relatórios, serão apenas para consulta
do escritório/ empresa contábil.

Na Aba 'Logomarca', é possível adicionar o logo da empresa, que poderá ser impresso em
diversos relatórios no sistema.
VÍNCULO DE SÓCIOS

Ainda no cadastro da empresa, será necessário vincular os sócios criados anteriormente.

Para isso podemos clicar no ícone de sócio nos botões de atalho ou sobre a palavra 'Sócios'
na parte superior da tela em seguida clique no ícone 'Novo' (folha em branco).

Será aberta a tela para vinculação, onde devemos observar os campos 'Administrador' e
'Responsável pelo CNPJ', pois o sócio que estiver com essas opções marcadas será levado
como responsável por assinar relatórios como Rescisão, Balancetes entre outros. Além
disso, não será possível gerar a DIRF no sistema Departamento Pessoal se não for
cadastrado ao menos um sócio com a opção: 'Responsável pelo CNPJ' marcada. Outros
campos importantes são: 'Valore Pró-Labore' e 'Indexadores', pois é através do
preenchimento destes campos que o sistema fará o cálculo do Pró-labore. Informando um
valor fixo para retirada do sócio, o campo 'Indexadores' deverá ficar em branco, pois ele
funciona como multiplicador do campo 'Valor Pró-Labore'. Se o sócio tiver uma retirada
em salário-mínimo e essa opção for selecionada no campo 'Indexadores', em 'Valor Pró-
Labore' devemos informar a quantidade referente indexador informado e não um valor.
INDEXADORES

Os indexadores são índices que servem para fazer cálculos no sistema. Estes índices podem
ser o Salário Mínimo, UFIR, SELIC, entre outros. Podemos importar o cadastro de
indexadores ou cadastrá-los manualmente. Para fazer a importação, devemos clicar no
botão 'Importação de Indexadores'(Penúltimo ícone) e, em seguida, devemos clicar em
'Importar Indexadores'.
Após este procedimento, o sistema terá importado alguns dos principais indexadores. Será
necessário efetuar a atualização das cotações. Para atualização basta selecionar o indexador
desejado (como o Sistema Departamento Pessoal utiliza o indexador salário-mínimo para
os cálculos, atualizaremos este indexador), em seguida clique no em 'Cotações'. Leia a
mensagem que o sistema apresentará e em seguida clique em 'OK'

Para cadastrar uma nova cotação clique sobre o botão 'Novo'. Preencha a data, que poderá
ser o primeiro dia do ano, o valor da cotação. Poderá ser realizada uma projeção para o ano
todo, neste caso, clique em 'Realizar projeção até', informe o último dia do ano e aperte a
tecla ENTER do teclado. Ao lado marque a opção 'mensal' e informe abaixo a data em que
será cadastrada a cotação selecionando entre as opções: 'Pelo primeiro dia de cada mês' ou
'Pelo último dia de cada mês'. Em seguida, clique em 'Concluir'.

Caso tenha informado por engano um valor incorreto, ou tenha a necessidade de excluir
um período, clique em 'Ferramentas' > 'Exclusão por Período'. Informe o período que
deseja excluir, e conclua o processo clicando em 'Excluir' .
IRRF

A tabela do Imposto de Renda será utilizada para calcular o IR descontado na folha do

funcionário. Devemos selecionar o mês de referência e cadastrar as informações de acordo
com a tabela atual. Em 'Valor por Dependente' informe o valor utilizado como dedução da
base de cálculo. O campo 'Redutor de base' não é mais utilizado e não precisa ser
preenchido. No campo 'IRRF mínimo' deverá ser informado o valor mínimo para o
desconto do IR de cada funcionário, pela legislação atual, o mínimo para o recolhimento de
IR retido é R$10,00.
Abaixo deverão ser informadas as faixas da tabela de acordo com os valores atuais. Para
adicionar uma faixa clique no botão 'Novo', preencha os valores das faixas informando o
percentual e o valor do desconto para cada uma. Após o preenchimento da tabela, o
cadastro poderá ser fechado.
SISTEMA DEPARTAMENTO PESSOAL

ABA TABELAS

ATUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DE TABELAS

O sistema Departamento Pessoal atualizará automaticamente as tabelas de INSS, Salário-

Família e Imposto de Renda. Periodicamente, o sistema fará a verificação em um portal
web que será constantemente atualizado pela Alterdata. Havendo modificação de uma das
tabelas citadas, ou se a tabela cadastrada no Wdp estiver divergente, o sistema questionará
ao usuário se deseja confirmar a atualização.

TABELA DE FUNÇÕES

Após realizados os cadastros iniciais no PHD, conheceremos os cadastros e processos no

sistema Departamento Pessoal. Para iniciarmos a utilização do sistema, verificaremos
primeiro a aba 'Tabelas', que realizaremos os cadastros das tabelas utilizadas nos processos
e cálculos do sistema, como FGTS, INSS, etc. Além disso, não conseguiremos realizar
cadastros como os de funcionários sem algumas tabelas específicas estarem previamente
cadastradas, como por exemplo a tabela de 'Funções'. Para acessar a tabela de funções,
acesse a aba 'Tabelas' e clique em 'Funções'.
Será apresentada na tela a listagem de funções com seus respectivos 'CBOs' de acordo com
o Ministério do Trabalho.

Se o usuário identificar que alguma função não está cadastrada, deverá clicar no botão
'Novo' da tabela de funções, após deverá selecionar o seu respectivo 'CBO' e ao lado
poderá informar a quantidade de 'Dias Férias' para a função. Essa opção só deverá ser
utilizada nos casos em que os dias de direito a férias para a função sejam diferenciados,
quando estivermos cadastrando uma função de meio período, por exemplo. Deixando a
opção 'Dias Férias' zerada o sistema calculará 30 dias de direito às férias automaticamente.
Abaixo, deverá ser vinculada uma 'Referência' para esta função. Para isso, clique no botão:

Após, informe o 'Piso Mínimo' para a função e os 'Min. por Dia'. O campo 'CBO 2002'
será preenchido automaticamente.

Ao lado, selecione o 'Tipo de Categoria' da função. Abaixo, deverá ser selecionada a 'Forma
de pagamento' para os funcionários que tiverem esta função vinculada. Ao final, clique em
'Gravar'.
CADASTRO DE HORÁRIOS

Para cadastrar um novo horário, acesse a aba 'Tabelas', clique em 'Horários' e em seguida
escolha a opção 'Padrões'.

Em seguida, clique no botão 'Novo'. Primeiramente deverá ser informada a 'Descrição'.

Orientamos a informar neste campo o horário que será realizado. Ex: Horário das 08:00 às
17:00. preencha os campos de 'Entrada', 'Saída Almoço', 'Volta Almoço', 'Saída' e 'Intervalo
Lanche', esta última opção é opcional e poderá ficar em branco. Após deverá ser
selecionado o dia de descanso semanal para o horário informado acima e ao final do
cadastro de horários, clique em 'Gravar'. Se for selecionada a opção 'Escala', quando o
horário for vinculado ao cadastro do funcionário, será habilitada em seu cadastro uma sub-
aba chamada 'Escala Revezamento' dentro da aba 'Inf.adicionais' (As configurações
referentes a escala de revezamento verificaremos posteriormente).
CADASTRO DE SINDICATO

O cadastro dos sindicatos esta contido em 3 diferentes abas, são elas: Aba Empresa, Aba
Funcionário e Aba Tabelas. Será possível realizar os cadastros em qualquer uma dessas 3
abas. Neste exemplo, acessaremos a aba 'Tabelas' e em seguida, clicaremos em 'Sindicatos'.

Na tela serão apresentados os sindicatos já cadastrados no sistema. Para cadastrar um novo

sindicato, clique no botão 'Novo'.

Primeiramente, informe o nome e o endereço do sindicato. Os campos 'CNPJ', 'Código

Entidade' deverão estar preenchidos corretamente e de acordo com o sindicato em questão.
No campo 'Tipo' será definido se o sindicato será 'Patronal',ou seja, o sindicato da empresa
ou dos 'Trabalhadores'.
No campo 'Piso' deverá ser preenchido o piso salarial definido para este sindicato. Ao lado,
temos o campo 'Média'. Nele, deverá ser informada a quantidade de meses que serão
utilizados para compor cálculos de média. Abaixo, no quadro 'Informações para geração do
código de barras na GRCSU' deverá ser informado o código da agência bancária para a
geração do código de barras da Guia de contribuição Sindical. Dando continuidade, temos
o quadro 'Folgas aos domingos para homens'. Marcando essa opção será realizado o
controle das folgas aos domingos quando o funcionário tiver o horário de escala de
revezamento. Neste campo será configurada a quantidade de semanas para que o
funcionário homem tenha folgas aos domingos, que será de 1 até 7 semanas.

Agora, verificaremos a Aba 'Informações Complementares'.

Nesta aba estão algumas configurações que influenciarão em alguns processos no sistema e
que poderemos configurar de modo diferenciado para cada sindicato cadastrado. Essas
opções são autoexplicativas e ao pousar o mouse sobre a opção o sistema apresentará a sua
função no sistema no quadro: 'Comentário' como podemos ver abaixo:
Na aba 'Convenção Coletiva', poderá ser anexada a convenção coletiva do Sindicato nos
formatos pdf, txt, doc, etc. O Gerente Eletrônico acusará caso tenha alguma convenção
coletiva pendente.

Após realizar as configurações, clique em 'Gravar'.

TABELA DE FERIADOS

O cadastro da tabela de feriados no sistema será utilizado para o cálculo automático do

Repouso Semanal, bem como o cálculo proporcional do vale-transporte sobre os dias
trabalhados. Para acessar a tabela de feriados, clique na aba 'Tabelas' e em seguida em
'Feriados'.
Como padrão o sistema trará cadastrados na tabela os feriados nacionais fixos, como 01/01
Confraternização universal, por exemplo. Para cadastrar um novo feriado, clique em 'Novo'.

Informe o 'Dia/Mês' e a descrição do feriado. Abaixo, marque se o feriado terá incidência

para 'Vale-transporte', 'Repouso Remunerado' ou 'Ambos'. No campo 'Tipo' deverá ser
informado se o feriado será 'Fixo' ou 'Variável'. Os feriados fixos, serão os feriados
'Nacionais' (natal, Tiradentes, etc) e os variáveis serão feriados específicos de um Estado,
Município ou Sindicato, ou seja, os feriados que não ocorrem para todas as empresas e os
funcionários.

Marcando a opção 'Fixo' não serão habilitados os campos contidos no quadro

'Complemento para feriado variável'. Esse quadro será habilitado quando marcada a opção
'Variável'. Será possível informar se o feriado será vinculado a algum sindicato, ou se o
feriado será considerado apenas no Estado ou Município.
VALE TRANSPORTE (Aba Tabelas > Vale-Transporte)

> TARIFA

Para o cálculo do vale-transporte, é necessário cadastrar as tarifas, que serão referentes ao

valor unitário da passagem.

Informe a descrição da passagem, a distribuidora (se houver – cadastrada em Tabelas >

Vale-transporte > Distribuidoras), se a utilização da passagem será mensal ou diária, se o
valor da passagem será mensal ou diário. Depois informe o tipo de condução e em seguida
cadastre o período e o valor da tarifa.

Após isso, será realizado o cadastro dos trajetos.

> TRAJETOS

Para cadastrar um novo trajeto clique no botão NOVO. Deve-se informar a data inicial e
data final do mês corrente, em seguida o tipo de trajeto (casa/trabalho ou trabalho/casa),
vincular a tarifa correspondente e informar a quantidade diária de vale transporte que
utiliza para o tipo de trajeto informado, ou seja, quantas passagens utiliza para ir de
casa/trabalho ou trabalho/casa.
TABELA INSS

Essa tabela será utilizada para os cálculos do desconto de INSS no sistema. O sistema
atualizará automaticamente. Mas se for preciso poderá editar ou alterar manualmente.
TABELA SALÁRIO FAMÍLIA

Essa tabela será utilizada para os cálculos do pagamento do salário família no sistema. O
sistema atualizará automaticamente. Mas se for preciso poderá editar ou alterar
manualmente.

OBSERVAÇÕES / MENSAGENS

Poderão ser cadastradas várias mensagens que serão vinculadas ao cadastro da empresa
para serem impressas, por exemplo, no recibo de pagamento.
Para criar uma nova mensagem, basta clicar em Novo Cadastro, informar uma descrição e
no campo Observação digitar a mensagem que deseja.

Para que essa mensagem saia no relatório que deseja, acesse o cadastro da empresa, clique
na aba 'Observações/Mensagens' e vincule a mensagem na aba referente ao relatório em
que deseja que a mensagem seja impressa.
ABA EMPRESA

CADASTRO DE EMPRESA

Após efetuado o cadastro da empresa no sistema PHD, será necessária à vinculação e o

preenchimento dos dados complementares no sistema DP.

Na tela principal do cadastro das empresas, temos o botão 'Monit.Biológica' .

Clicando neste botão, poderão ser cadastrados e/ou lançados os dados do responsável pela
Monitoração Biológica da empresa ou do departamento.

Na aba Geral, serão apresentados diversos campos que deverão ser preenchidos com muita
atenção para que não ocasione problemas no futuro. É importante ressaltar o 'FPAS', 'Cód.
Terceiros', 'Convênio', 'Código RAT' ,'RAT','Cod de rec. GPS', campos que serão utilizados
na validação de relatórios legais junto a entidades do Governo. O botão “Isenção”
habilitará quando a empresa utilizar os FPAS 604, 639 ou 647. Ao clicar será aberto uma
janela para informar os dados de isenção da empresa que serão utilizados no eSocial.

Nesta aba, o campo “E-mails das pessoas na empresa que receberão os relatórios”, é
utilizado pelo Packup para o envio de relatórios. O Packup é um site criado pela Alterdata
para otimizar a integração entre o cliente e o contator. Um dos recursos deste site, é o
envio de Folhas de Pagamento, Contra-Cheques, Recibos de Férias, Rescisão e outros
relatórios. Desta forma, o usuário economizará com a impressão e entrega de documentos
e agilizará todos os processos pendentes de aceitação de seus clientes.

Na aba Configuração – Sub Aba Informações Judiciais e Administrativa, ao informar o

motivo de processo para Comercialização de Produção Rural Pessoa Física, de acordo com
o Manual do eSocial, deverá ser informado o valor que deixou de ser retido de
Contribuição Previdenciária e RAT. Para gravar o cadastro, pelo menos um destes campos
deverá estar preenchido.
Ainda na Aba Configuração – Sub Aba Informações Judiciais e Administrativa, temos o
motivo 'Não incidência de Contribuição Previdenciária Patronal – Rubrica'. O controle
para as empresas que possuem liminar para que o aviso prévio em rescisão não tenha
incidência de INSS será realizado através de dois motivos nesta tela :

> 'Não incidência de Contribuição Previdenciária Patronal – Rubrica'

> 'Não incidência de INSS – Rubrica'

Neste caso deverão ser vinculados os eventos que não deverão ter a incidência.

Ainda na aba Configurações, temos a Sub-aba Informações eSocial onde encontramos o

quadro “Tipo de Regime Previdenciário”. Esta informação será utilizada no eSocial, caso a
empresa tenha Regime Próprio de Previdência Social na segunda opção ficará habilitado ao
lado o botão para inserir os dados referente ao regime previdenciário.

As demais abas do cadastro de empresa são importantes para determinados relatórios e

obrigações legais, como por exemplo a aba 'FGTS', a aba 'GRCS/CAGED', 'RAIS'... é
necessário a máxima atenção no preenchimento destas opções.

DEPARTAMENTOS

No cadastro de Departamentos alguns campos não são de preenchimento obrigatório,

como as informações de endereço. Esses campos serão informados caso o Departamento
seja alocado em endereço diferente do endereço da empresa.
Podemos utilizar como exemplo, um Departamento Tomador, para isso, se faz necessário
marcar as opções conforme determinado pela empresa, no campo 'Tomador / Obra /
Construção Civil' e o preenchimento dos demais campos.

Para a organização dos departamentos, utilizaremos os campos “Analítico”, “Sintético” e

“Classificação”. Os departamentos sintéticos são aqueles “gerais”, que não terão nenhum
funcionário vinculado, que servem para uma classificação. E dentro dos Departamentos
Sintéticos temos uma ramificação baseada nos departamentos Analíticos, que serão
utilizados para a vinculação dos funcionários, conforme abaixo representados:
Abrindo novamente o cadastro do Departamento, na aba Dados, estão contidos itens mais
específicos sobre o departamento. Informações importantes que facilitam o cálculo
separado por departamento, como GPS, GFIP e CAGED. Sendo que para esses campos
serem habilitados, se faz necessário que no campo “Tomador / Obra / Construção Civil”
estejam marcadas as opções (GPS, CAGED, GFIP) de acordo com a necessidade da
Empresa.

Na aba “ Informações Adicionais” com a Opção “ Dpto Trabalha com Adiantamento”.

Marcada “Sim”, o usuário poderá atribuir um percentual de adiantamento que todos os
funcionários, deste departamento irão receber.

INFORMAÇÕES DO CONTADOR

Neste cadastro, serão verificadas algumas informações que foram cadastradas

anteriormente no sistema PHD, no cadastro do Bureau.
As informações deverão estar cadastradas corretamente na aba Dados e na aba Dados
CAGED, demonstrada abaixo:

TRAVA CONTÁBIL

A Trava Contábil tem o objetivo de bloquear inclusões, alterações ou exclusões dos dados
dos sistemas Departamento Pessoal, Escrita Fiscal, Guias e Contábil que venham
influenciar nos valores dos relatórios contábeis.
Para configurar a Trava Contábil, primeiro deve-se acessar o sistema PHD e em
Manutenção > Opções > Aba Geral marcar a opção “Usar o Recurso de Trava Contábil
nos sistemas Alterdata Pack”.
Após essa configuração, acesse novamente o sistema de Departamento Pessoal, na aba
Empresa e clique em ”Trava Contábil”. Deve-se informar a data base para o bloqueio,
assim serão bloqueados todos os dados anteriores à referência informada.

BI DEPARTAMETO PESSOAL

Neste módulo, temos a possibilidade de realizar consultas, emissão de gráficos e relatórios

para obter informações contidas dentro do sistema de Departamento Pessoal.

O usuário do sistema poderá fazer uso de alguns campos e botões. Acessando o botão
“Cenários” o sistema exibirá a tela de seleção de cenários, onde será possível abrir, editar
e/ou salvar configurações padrão para a listagem de dados dos módulos de consultas BI.
ABA FUNCIONÁRIO

QUALIFICAÇÃO CADASTRAL

Este módulo realiza a qualificação dos dados cadastrais do funcionário em conjunto com o
site do eSocial. Para verificar se o CPF e PIS estão aptos para serem utilizados no eSocial,
basta selecionar a empresa, marcar os funcionários e clicar em 'Qualificar', o módulo
conectará ao site do eSocial e retornará as informações de cada funcionário.
CADASTRO DE FUNCIONÁRIOS

Com base nas informações do cadastro do funcionário que os processamentos serão

realizados, portanto é muito importante ter o máximo de atenção para o preenchimento
deste cadastro. Na primeira aba, Geral, estão contidas as informações gerais do funcionário,
como Endereço, Estado Civil, Sexo, Filiação, etc. Alguns campos são utilizados para o
sistema de Ponto Eletrônico da Alterdata, como por exemplo o “Nome Curto / Apelido” e
“Cartão de Ponto”. Já na sub aba Informações Complementares, temos o campo Condição
no agrupamento Nacionalidade para atender ao eSocial. Para funcionário estrangeiro, a
informação do campo é obrigatória e será notificado no gerente eSocial caso esteja em
branco.
Na segunda aba, “Dados Contratuais”, estão as informações específicas sobre a
contratação, ou seja, Data de Admissão, Vencimento de Experiência, categoria, etc.

No campo 'Vínculo' se for selecionado o vínculo '50' deverão ser preenchidas as

informações dos dados sobre o trabalho temporário, indicando o motivo da contratação. Se
o motivo for 'Necessidade transitória de substituição de seu pessoal regular' poderão ser
adicionados até 09 funcionários substitutos.

Vale ressaltar que ao cadastrar um funcionário com categoria 20 ou 21, habilitará um ícone
ao lado do campo Categoria para cadastrar as informações e também, deverá ser informado
o Provimento do funcionário. Essas informações serão utilizadas no eSocial.
Ao lado do campo 'Ocorrência' foi criado o botão para armazenar o histórico de
ocorrências. Ao realizar uma troca de ocorrência para os códigos 02,03,04,06,07 e 08, será
aberta a tela com a possibilidade de inclusão de um ou mais fatores de risco, intensidade e
técnica de medição.

Na terceira aba, “Informações da Folha”, como o próprio nome já sugere, estão as

informações utilizadas para compor a folha de pagamento do funcionário, como:
Departamento, função, sindicato, valor do salário-base, os minutos por dia (o sistema trará
440 minutos como padrão), se receberá adiantamento, tipo de processamento da folha. São
informações utilizadas, no momento do processamento, para apurar o valor que o
funcionário receberá na folha de pagamento ou na folha de adiantamento.
O campo “Jornada de Trabalho” é utilizado para identificação do regime de jornada do
empregado exigido pelo eSocial.

A opção: “Funcionário com quantidade de dias de férias diferenciada” será utilizado para o
cálculo de férias dos funcionários. O sistema habilitará para que o usuário marque os dias
de férias para o funcionário que possui quantidade diferenciada de dias de férias.

Um exemplo: Caso o funcionário tenha uma jornada de trabalho semanal superior a 22

horas e até 25 horas ele terá direito a 18 dias de férias .

Na quarta aba, “Documentos”, serão preenchidos todos os documentos do funcionário,

como por exemplo: “CPF, Identidade, PIS”.
Ao informar o número do PIS do funcionário, caso possua conexão com a internet, o
sistema fará uma verificação de acordo com a tabela de situações do Seguro-Desemprego
para envio do CAGED Diário disponível no site do MTE. De acordo com o resultado da
verificação, o sistema marcará '‘sim’' ou '‘não’' para a opção “Admissão durante
percepção/requerimento do Seguro-Desemprego ou decorrida de ação fiscal?” que se
encontra na aba Inf. Adicionais, sub aba Outras informações.
Na quinta aba, “Informações Adicionais”, serão informados os dados complementares
para o processamento da folha de pagamento e outras informações.

- Sub-aba “Passagens”, o usuário informará a passagem que o funcionário recebe,

cadastradas previamente na Aba Tabelas > Vale Transporte.

- Sub-aba “Eventos”, o usuário informará os eventos FIXOS que o funcionário irá receber,
eventos que não dependem de nenhum valor manual para serem calculados, como por
exemplo, Insalubridade e Periculosidade. Basta informar o evento que o mesmo será
calculado na folha de pagamento.

- Sub-aba “Complemento”, deverão ser preenchidas as informações para o sistema Bank

Folha, caso a empresa trabalhe com esse sistema. O Bank Folha foi desenvolvido para
facilitar o depósito em conta do funcionário.

- Sub-aba “Vale Refeição” deverá ser informado o número do cartão do funcionário e

adicionar o tipo de vale que o funcionário tem direito, para que o sistema possa gerar a
solicitação para ser enviada a empresa responsável.

- Sub-aba “Outras Informações” será utilizado para algumas informações complementares.

Onde o campo: “Registro Preliminar de Admissão – eSocial” deverá ser preenchido com o
número do recibo, caso o registro S-2190 Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar
tenha sido enviado.

Cabe ressaltar que nesta aba temos o campo “Dados para o CAGED” que atende a
portaria 768 do CAGED de 28/05/2014. Com a opção “Sim” marcada o sistema gera a
informação de admissão do funcionário no CAGED no dia da sua admissão, conforme
determina a Portaria nº 1129. Este campo será preenchido automaticamente, de acordo
com o resultado da verificação do PIS no site do MTE. Essa validação será realizada pelo
sistema quando informado o número do PIS na aba “Documentos”.
Na sexta aba, “Gestão”, poderão ser visualizadas as transferências e os valores de
empréstimos, caso existam.

DEPENDENTES / AFASTAMENTOS

O cadastro de dependentes poderá ser acessado através da aba Funcionários, clicando em

dependentes ou por dentro do próprio cadastro do funcionário, clicando no ícone
Dependentes. O mesmo poderá ser feito para o cadastro de Afastamentos.
RELATÓRIOS ADMISSIONAIS

Quando um funcionário é admitido em uma empresa, é necessário a emissão de diversos

relatórios (ficha de registro, contrato de trabalho, dentre outros). Para facilitar esta rotina,
após cadastrar um novo funcionário no sistema, pode-se acessar Funcionário >
Admissionais, onde será exibida uma tela com os principais relatórios que são emitidos
após a admissão de um funcionário. Selecionando os relatórios desejados, estes relatórios
são emitidos simultaneamente.

VALE TRANSPORTE

É possível gerar 5 relatórios de Vale-transporte diferentes, onde cada um terá uma

finalidade diferente.

> Pedido de concessão : Será utilizado para a impressão do relatório de Concessão de Vale-
transporte para os funcionários.

> Resumo de Tarifas : Fornecerá a quantidade total de vales-transporte a serem

distribuídos, informando o nome da empresa, o departamento, o número de dias úteis da
tarifa, a quantidade e o total por tarifa utilizada.

> Relação de Distribuição : Será utilizado para a impressão dos relatórios que auxiliarão na
entrega dos vales-transporte aos funcionários.
> Relação Simples : Será utilizado para a impressão de um relatório informando a alíquota
para desconto de vale-transporte de cada funcionário.

> Não Beneficiários : Será utilizado para a impressão da Declaração de não beneficiário do
vale-transporte.

CONTROLE DE PONTO

Esse módulo permite que o usuário emita relatórios referentes ao Controle de Ponto dos
Funcionários, como: Quadro de Horários, Quadro de Horários Menor, Folha de Ponto,
Etiqueta / Cartão de Ponto, Escala de Revezamento.
REAJUSTE SALARIAL > DISSÍDIO COLETIVO

Este módulo tem por finalidade facilitar o cálculo dos dissídios dos funcionários das
empresas cadastradas no sistema DP.

O sistema realizará os cálculos conforme as informações fornecidas e ao final apresentará o

resultado. Com base nesses resultados os valores podem ser confirmados ou recalculados e
em seguida conformados.

Inicialmente, deve-se avançar, selecionar a empresa e avançar novamente. Caso, o dissídio

seja feito apenas para alguns departamentos ou funcionários específicos, os mesmos podem
ser selecionados.
Na tela abaixo, poderão ser realizados filtros para realizar o dissídio por função, faixa
salarial ou faixa de CBO. Além disso, podem ser marcadas configurações específicas.

Após avançar, clique em “Adicionar” e na tela seguinte deverão ser configuradas as

informações para o cálculo da diferença salarial.
ABA FOLHA

PROCESSO DE FOLHA DE ADIANTAMENTO

1ª ETAPA :

Nesta primeira etapa é primordial verificar se está configurado no cadastro do funcionário,

na aba “Informações da Folha”, o campo Adiantamento como SIM e o percentual também
deverá estar informado. Lembrando que essa configuração para adiantamento, também
poderá ser realizada por Empresa e por Departamento nos seus respectivos cadastros.
2ª ETAPA:

Após definir os funcionários que receberão o adiantamento e o percentual, o usuário deve

acessar a aba Folha e clicar em Cálculo do Adiantamento.
3ª ETAPA :

Após informar todos os dados referentes a folha de adiantamento, o usuário poderá

processar a folha de adiantamento e, em seguida, visualizar a mesma.
FOLHA DE PAGAMENTO (Aba Folha > Cálculo da Folha)

1ª ETAPA :

A primeira etapa, efetuar lançamentos, é uma das partes fundamentais para o

processamento da folha de pagamento, pois é com base nestas informações que os eventos
variáveis serão calculados. Por isso é muito importante ter o máximo de cuidado ao efetuar
os lançamentos para evitar qualquer divergência e resultar em uma diferença na apuração
dos tributos.

Para realizar os lançamentos variáveis, o usuário poderá optar à realizá-los de duas formas :
Por Funcionários ou em Grupo.

Para realizar o lançamento por funcionário acesse a Aba Folha e depois clique em
Lançamento por Funcionário. Após isso, deverá ser definido o tipo de processamento
(folha, férias, rescisão) e em seguida o período que este evento será calculado. Depois
informar o funcionário, o Evento, a quantidade ou o valor do evento.

Para realizar um lançamento GERAL acesse a Aba Folha, clique em Outros Lançamentos
e depois em Lançamento em Grupo.
2ª ETAPA:

Após ter definido os eventos que os funcionários irão receber, os afastamentos e demais
informações, processaremos a folha de pagamento. Primeiro deve-se selecionar a forma do
processamento da folha (MENSAL, QUINZENAL, SEMANAL ou HORISTA) pois, com
base nestas informações, o sistema fará os cálculos dos Proventos e Descontos que o
funcionário terá direito.

Após definido o tipo de processamento, será necessário configurar o período de

processamento e a data de pagamento. Poderá ser utilizada a opção “Utilizar cálculo
automático de dias para Repouso Remunerado” para o cálculo do Repouso e os dias úteis
para Vale Transporte (o sistema irá verificar, com base nos tipos de passagens configuradas
para cada funcionário, como irá proceder para o Desconto dos funcionários que recebem).
3ª ETAPA:

Com base nas informações movimentadas e configuradas para os funcionários, será

realizado o processamento, neste momento o sistema verificará todos os eventos que o
funcionário terá direito e aplicará os respectivos valores nas fórmulas dos eventos.

DIAS ÚTEIS PARA VALE TRANSPORTE

Neste módulo o sistema apurará os dias trabalhados de cada funcionário e calculará os dias
úteis diferenciados para os mesmos, podendo editar os dias neste módulo.
CADASTRO DE RUBRICAS (Eventos)

A tabela de rubricas, bem como os cadastros, estão contidas nas seguintes abas : Folha,
Férias, Décimo Terceiro e Rescisão. Basta clicar no ícone Eventos (Rubricas) que serão
apresentadas todas as opções relacionadas à eventos.

Clicando em cadastro, é possível visualizar a tabela de eventos (rubricas), bem como criar
ou importar um novo evento (rubrica).
Para isso, clique em NOVO.

Após isso, você poderá optar por:

1- Cadastrar e criar um evento novo.

2- Importar um evento da biblioteca de eventos da Alterdata.

1ª opção: Cadastrar e criar um evento novo: Ao selecionar esta opção para criar um novo
evento e avançar, você poderá optar pelos seguintes tipos de eventos: 'Adicional' ou
'Desconto'. Caso deseje visualizar o cadastro por fórmulas, basta clicar em 'Ir para cadastro
clássico (manual)'.
Para a seleção por tipo 'Adicional', ao avançar a tela, será possível escolher diversos tipos de
eventos, como: 'Hora Extra', 'Eventos sobre anos trabalhados', 'Adicional Noturno', etc.

Ao escolher o tipo de evento 'Desconto' é possível optar por: 'Valor Fixo', 'Valor
Esporádico, 'Percentual sobre o salário + adicionais' e 'Percentual sobre o salário mínimo'.
Após definir o 'Tipo' do evento e escolher dentre as opções relacionadas, será possível
informar um percentual caso o evento for baseado em percentagem e informar um nome
para esse evento.

O sistema também irá sugerir um novo código, mas você pode alterá-lo se quiser.

No quadro abaixo você poderá 'Adicionar' outros eventos para compor a base de cálculo.
Caso queira que o cálculo seja somente sobre o salário contratual, não deverá ser
selecionado nenhum evento.

Em determinados eventos será necessário identificar os 'Beneficiados'.

São os casos dos cálculos por 'Eventos sobre anos trabalhados', 'Valor Fixo', 'Percentual
sobre o salário + adicionais', e 'Percentual sobre o salário mínimo'.

É possível selecioná-los por 'Empresa', 'Departamento', 'Função', 'Sindicatos' ou

simplesmente informar os funcionários sobre os quais que o evento incidirá.
Após escolher os eventos e 'Avançar', será disponibilizada a tela para os cálculos das
'Médias'.

Nesta tela é possível selecionar as opções dos cálculos para a média que o evento possuirá:
'Em Férias', 'Em 13º' e 'Em Rescisão'.

Para cada cálculo, poderá ser definido se o mesmo será realizado com base nas normas da
'CLT' ou pela convenção do 'Sindicato'. Marcando 'Sindicato' serão apresentadas opções
adicionais para compor o cálculo.
Após marcar as opções para médias clique em concluir.

Na tela final, é possível visualizar as fórmulas geradas.

2ª opção: Importar um evento da biblioteca de eventos da Alterdata: Se, em vez de criar um

evento, for optado por importar um evento da biblioteca de eventos da Alterdata e avançar,
deverá ser informado o tipo do evento e a sua categoria. Após isso, ao clicar em Consultar,
o sistema exibirá uma lista de eventos que podem ser importados da biblioteca de eventos
da Alterdata. Após localizar o evento desejado, deve-se clicar em Importar.

Em seguida, se desejar, pode alterar o nome ou o código do evento a ser importado e, ao

clicar em Gravar, o evento será gravado no sistema.
ALTERAÇÃO DE RUBRICAS (Eventos)

Para alterar um evento já cadastrado no sistema, deve-se realizar o seguinte:

Dar um duplo clique sobre o evento desejado. Tendo feito isso, o sistema exibirá a seguinte
tela:

Ao deixar marcada a primeira opção, “Consultar Evento”, e avançar, o sistema demonstrará

as fórmulas e configurações do evento. Porém, não será possível alterá-las.
Ao marcar a segunda opção, “Mudar Configurações do Evento”, e avançar, o sistema
demonstrará a tela de configurações do evento possibilitando que elas sejam alteradas.

Ao marcar a terceira opção, “Alterar Fórmula de Cálculo”, e avançar, o sistema

demonstrará a seguinte tela:
Ao marcar “Adicionar ou remover eventos” e avançar, o sistema demonstrará a tela abaixo.
Ao clicar em “Adicionar/Remover”, pode-se adicionar ou remover eventos da fórmula do
evento selecionado.

Ao marcar “Alterar Percentual” e avançar, o sistema demonstrará a tela abaixo. Nesta tela,
deve-se informar o novo percentual que o evento possuirá e clicar em “Aplicar na
fórmula”.
Ao marcar “Alterar Valor” e avançar, o sistema demonstrará a tela abaixo. Nesta tela, deve-
se informar o novo valor que o evento possuirá e clicar em “Aplicar na fórmula”.

Em todas as opções de "Alterar fórmula de cálculo", após as edições serem realizadas, o

sistema mostrará, na próxima tela, as novas fórmulas.
 0

Após isso, basta clicar em “Concluir”. Concluindo o processo, o sistema demonstrará uma
tela de resultado a, assim, o evento estará alterado.
ABA FÉRIAS

CÁLCULO DE FÉRIAS

NOTIFICAÇÃO DE FÉRIAS

Para imprimir a notificação de férias acesse o seguinte caminho: Férias > Notificação
RELATÓRIO DE PREVISÃO DE FÉRIAS
Antes de gerarmos as férias, verificaremos através do relatório de previsão, os funcionários
que estão com férias vencidas ou férias em dobro.

Para gerar o relatório de previsão de férias acesse a aba Férias e depois clique em Previsão.

Após verificar essa informação efetuaremos o processamento de férias.

PROCESSAMENTO DE FÉRIAS
Para efetuar o processamento de férias acesse a aba Férias e depois clique em Cálculo
Férias.

Após as configurações das informações anteriores, o sistema irá efetuar a verificação dos
eventos que serão calculados para o funcionário e serão demonstrados conforme exemplo
abaixo :
O usuário poderá adicionar, editar ou excluir determinada rubrica.

OBS: Temos um módulo no sistema que efetua o Agendamento e o processamento de

férias Coletivas, ou seja, pode ser feito para um ou para vários funcionários ao mesmo
tempo. Esse módulo pode ser acessado na aba Férias, clicando no ícone Férias Coletivas.

CÁLCULO DE RESCISÃO
Antes de gerar a rescisão para o funcionário, deve-se gerar o aviso prévio ou o comunicado
de dispensa. Para isso, acesse a aba Rescisão e depois clique em Aviso Prévio/Dispensa.

Para efetuar o processo de rescisão, deve-se acessar a Aba Rescisão e clicar em Cálculo
Rescisão. Neste local, deve-se preencher as informações necessárias para esse cálculo. O
sistema trará a informação dos dias de Aviso e a data do desligamento projetado,
demonstrando o aviso prévio proporcional ao tempo de serviço do funcionário.

Após as configurações das informações anteriores o sistema efetuará a verificação dos

eventos que serão calculados para o funcionário e serão demonstrados conforme abaixo:
O usuário poderá adicionar, editar ou excluir determinado evento.

SEGURO DESEMPREGO

Através desse módulo, poderá ser gerado o arquivo de seguro-desemprego, que será
importado no portal Mais Emprego do MTE. Para gerar o arquivo, deve-se selecionar o
período que consta a(s) rescisão(ões) devida(s). No campo “Diretório para geração do
arquivo” deve ser informado o diretório em que o arquivo será gerado.

CONSULTA DE VALORES

Após efetuar os cálculos de Folha, Férias, Rescisão e Décimo Terceiro os valores ficarão
armazenados em Consulta de Valores. Neste local os valores poderão ser modificados,
efetuando desta forma qualquer ajuste, caso não possa efetuar o cancelamento do processo.
Lembrando que a Consulta de Valores esta contida em todas as abas de processamento:
Folha, Férias, Rescisão e Décimo Terceiro.

Neste local, ao selecionar um evento e clicar em Memória de Cálculo, é possível verificar

detalhes sobre o cálculo deste evento como a fórmula utilizada, a descrição das variáveis, os
valores do cálculo do evento, entre outros.
ANULAÇÃO DE PROCESSOS

Após efetuar todos os processos e caso, durante a conferência, o usuário encontre algum
problema nos valores apresentados pelo sistema, o usuário poderá anular o processamento
deste funcionário. Este procedimento é bem simples. Primeiramente, deve-se verificar na
Aba Configurações e Manutenção, ícone Configurações Opções, se na aba Folha, está
marcada a opção de Processamento e Anulação da Folha por Departamento e Funcionário.

Após configurarmos, acessaremos a aba do processo que deseja anular (Folha, Férias,
Rescisão ou Décimo Terceiro) e clicar em Anulação de Processos, que poderá ser realizado
por Funcionários ou Sócios e Autônomos.

Como podemos observar, serão demonstrados todos os processos efetuados para a

empresa selecionada. Após selecionarmos o processamento desejado, clicando duas vezes
sobre o mesmo, aparecerá uma nova tela, onde será possível selecionar o departamento ou
funcionário que deseja anular. Após efetuada a anulação do processo, o usuário poderá
consultar os processos anulados, para isso basta clicar sobre a opção “Mostrar Processos
Anulados”, conforme demonstrado abaixo:

OBS: Para realizar a anulação de toda a folha de pagamento de uma determinada empresa,
basta deixar os campos de Departamento e Funcionários sem informação e clicar na opção
“Anular”.
ABA DÉCIMO TERCEIRO

RELATÓRIO DE DÉCIMO TERCEIRO

Nesta tela será possível emitir os relatórios para médias da 1ª e 2ª parcela e média para o
complemento da segunda parcela.
PRÉ ANÁLISE DO 13º

Nesta tela deverão ser configuradas as principais informações referentes ao décimo terceiro
salário.

PROCESSO 1ª E 2ª PARCELA (Aba Décimo Terceiro > Cálculo do 13º)

Nesta tela é possível gerar o processo para a 1ª e 2ª parcela do Décimo Terceiro, além de se
processar uma parcela única ou acessar as mesmas configurações que constam em
Configurações e Manutenção > Configurações opções > Décimo terceiro.
OBS: Se desejar, antes de se processar o 13º, é possível fazer uma pré análise do 13º,
verificando avos perdidos de funcionários, eventos que estejam fora do padrão, sem
fórmula ou com fórmula incorreta, dentre outras informações. Para isso, acesse Aba
Décimo Terceiro > Pré Análise do 13º.

ABA OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

Na aba “Obrigações Acessórias” encontram-se todos os ícones para a geração dos
Arquivos Legais. Aqui, você poderá gerar os arquivo e seus respectivos relatórios, tais
como: 'SEFIP/GRRF', 'CAGED', 'RAIS', 'DIRF', entre outros.

CAGED

Para a geração das informações do CAGED é muito importante o preenchimento correto

dos dados das Informações do Contador (Bureau Cadastro). Para conferir essas
informações acesse: Aba Empresa > Informações do Contador (conforme já vimos
anteriormente). As informações contidas nessa tela foram preenchidas no sistema PHD no
primeiro acesso. Na aba Dados CAGED deverão ser preenchidos todos os campos.

Estas informações são de extrema importância para a geração do arquivo do CAGED.

Na tela abaixo podemos verificar as opções Relatório e Disco. A opção “Relatório” será
utilizada para a conferência dos dados que irão para o CAGED para Gerar o Arquivo
Magnético para Validação no Módulo ACI Windows.
O relatório será gerado dessa forma:

Se, na primeira tela, em vez de “Relatório”, for selecionada a opção “Disco”, poderá ser
gerado o arquivo a ser importado no sistema validador do CAGED. Ao selecionar a opção
Disco, será habilitado o campo “Informe o caminho para a gravação em disco” onde será
informado o diretório do computador onde será gerado o arquivo.
INSS / GPS

Este Módulo será utilizado para a impressão das Guias da Previdência Social (GPS) e do
Relatório de Conferência do INSS, por empresa ou por funcionário. A impressão deverá
ser realizada após o processamento da Folha de Pagamento do mês, bem como das Férias e
das Rescisões pertinentes ao período de referência. É indicada a impressão dos relatórios
de conferência antes da impressão das guias para pagamento.
Como destacado acima, temos a possibilidade de “Editar a Guia”, que nos dará a
oportunidade de alterar algum valor manualmente na Guia.
Estão disponíveis também diversos tipos de relatórios de GPS como: “GPS Doméstico” e
“GPS Doméstico 13º ”, devem ser selecionadas para emissão de relatório de conferência
com os valores determinados na legislação, conforme Lei Complementar 150/2015. A
conferência é emitida por funcionário mesmo selecionando somente a empresa.
Lembrando que lançamentos de compensação e valor retido devem ser realizados na aba
Guias em “Complemento GFIP/GPS”. Já as configurações para cálculo de GPS Rural
serão realizadas na aba Guias em “Produção Rural" onde seram realizados os lançamento
da “Aquisição de Produção Rural”. O cadastro dos produtores rurais deverá ser feito no
ícone “Produtores/Adquirentes” na parte superior da tela. Nesta tela, o usuário efetuará o
lançamento da “Comercialização da Produção Rural Pessoa Física”, informando a empresa,
o departamento (com CAEPF) e o tipo de comercialização. O cadastro dos Adquirentes da
Produção Rural deverá ser feito no ícone “Produtores/Adquirentes” na parte superior da
tela. Na aba Guias Também é possível realizar Movimentos Avulsos para lançar
pagamentos de “Beneficiários Não Identificados” e “Trabalhadores Avulsos não
Portuários”.

Após realizadas as movimentações, é possível gerar a guia para recolhimento:

FGTS – SEFIP / GRRF

Voltando à aba Obrigações Acessórias, antes de realizar a geração da GFIP é fundamental

que sejam realizadas algumas conferências no sistema para que durante o processo de
validação do arquivo não seja apresentada nenhuma inconsistência.
Para efetuar essas verificações, proceda conforme as orientações a seguir:

1 – Sistema PHD

1.1 – Cadastro de Bureau

É importante verificar o preenchimento dos seguintes campos: Nome do Responsável –

Endereço – CEP – Telefone.

1.2 – Empresas > Cadastro de Empresas

No cadastro de empresas, deverá ser verificado se todos os dados estão preenchidos

corretamente, principalmente CNPJ, Telefone, CEP e CNAE (conforme a tabela de
CNAE Fiscal).

1.3 – Sócios > Cadastro de Sócios

No cadastro dos sócios deverá ser verificado se todos os dados estão preenchidos
corretamente, principalmente Nome, CBO e data de nascimento. Dê um duplo clique
sobre o sócio desejado e o sistema apresentará a tela de cadastro contendo os campos para
preenchimento das informações mencionadas.

2 – Sistema INSS

2.1 – Cadastro de Contribuintes

Para que o usuário possa informar o numero da matricula no INSS do sócio, deve-se
acessar o sistema INSS e encaminhar-se ao módulo Arquivo > Tabelas > Contribuintes.
Após deve-se informar a empresa desejada. No campo “Tipo Contribuinte” marcar a
opção “Sócios” e dar um duplo clique no sócio desejado. Será apresentada uma tela com
diversos campos e na aba Dados Principais deverá estar preenchido o campo “Matricula”
que refere-se ao número da matricula individual no INSS. Lembrando que este campo deve
ser informado corretamente para não ocasionar inconsistências na validação da GFIP.

2.2 – Configuração

Para que o usuário possa efetuar as configurações necessárias, deve-se acessar o sistema
INSS e encaminhar-se ao módulo Ferramentas > Opções, informando os seguintes
campos corretamente:

Aba Dados – Nesta aba o usuário informará os campos: Alíquota Empregador, Alíquota
Autônomo/Sócio, Valor Mínimo, Alíquota FGTS, Percentual de Dedução e Limite da
Dedução Mensal.

Aba Movimento – Nesta aba o usuário informará todos os eventos corretamente para que
o sistema efetue os cálculos com sucesso para a geração da GFIP.
Após efetuar todos os procedimentos acima citados, se faz necessário a movimentação e o
processamento da folha no sistema DP conforme foi orientado anteriormente.

3 – Sistema DP
3.1 – Cadastro de Empresa

Acesse a aba Empresa e clique em Empresa. Abra o cadastro da Empresa e verifique se

todos os campos estão preenchidos corretamente, principalmente FPAS, código de
Terceiro e código GPS, que localizam-se na Aba Geral.

3.2 – Cadastro de Funcionários

Acesse a Aba Funcionário e clique em Funcionários. Verifique se todos os campos

relacionados abaixo estão devidamente preenchidos, pois são fundamentais para a validação
da GFIP.
São eles:
Na Aba Dados Contratuais – Data de Nascimento
Na Aba Documentos – PIS/PASEP, Número/série da CTPS, Data de Opção.
Na Aba Dados Contratuais – Data de Admissão, Tipo de Categoria, Tipo de Ocorrência.
Na Aba Informações da Folha – CBO

3.3 – Movimentação GFIP / GPS

Acesse a Aba Guias e clique em Complemento GFIP / GPS.

Neste módulo o usuário deverá informar os seguintes dados complementares:
- Alteração do CNAE
- Alteração do Endereço
- Percentual de Isenção de Filantropia
- Valor pago para cooperativas de trabalho
- Comercialização Produção Rural
- Evento Desportivo / Patrocínio
- Compensação Previdência Social
- Valor Retido GPS
- Valor Percentual INSS

Após as verificações destas informações a geração do arquivo da SEFIP poderá ser

realizada. Acesse a aba Obrigações Acessórias e clique em SEFIP / GRRF.
A seguir, marcando a opção de relatório, teremos a possibilidade de verificar o relatório de
conferência da SEFIP. Esse relatório é muito importante, pois através dele podemos
verificar a Categoria do Funcionário, o Tipo de Ocorrência, o valor base utilizado para o
cálculo do FGTS, entre outras informações.
Se marcamos a opção “Disco” na primeira tela, o sistema habilitará o campo para
informarmos o caminho onde será gerado o arquivo SEFIP.RE para ser importado e
validado pelo programa SEFIP, desenvolvido pela CEF (Caixa Econômica Federal).

GERENTE ELETRÔNICO (Tela Principal > Aba Gerente Eletrônico)

Esse recurso tem a finalidade de demonstrar todas as pendências referentes aos

funcionários como por exemplo:
Férias Agendadas : O sistema da Alterdata é um dos únicos sistemas no mercado que
permite que o contador agende com antecedência as férias dos funcionários. Uma vez que
o contador tenha informado a data prevista para as férias, o gerente eletrônico informará
10 dias antes que as férias estão planejadas para que ele possa processá-la.

Falta de Informações para o salário-família : de acordo com a legislação, as informações

relativas à vinculação e frequência escolar dos filhos devem estar atualizadas na empresa do
funcionário que tem direito ao benefício. Se a empresa não tiver essas informações
atualizadas, ela pode ser multada pelo fiscal do trabalho.
O Gerente Eletrônico informará o usuário caso essa informação fique desatualizada para
qualquer um dos funcionários de todas as empresas que ele administra.

Férias Dobrando: O Gerente Eletrônico informará com 60 dias de antecedência caso haja
algum funcionário com férias dobrando, de forma que haja tempo suficiente para avisar o
cliente e processar as férias.

Faltando 5 dias para o término do contrato de experiência: É muito importante para o

empregador saber o prazo de vencimento do contrato de experiência antes dele vencer,
pois se decidir demitir o funcionário um dia após esse prazo, terá um ônus muito maior
com a demissão.
O Gerente Eletrônico informará com 5 dias de antecedência caso haja funcionários com
contrato de experiência a vencer.

Aviso Prévio: O Gerente Eletrônico avisará caso haja funcionários cumprindo aviso prévio
de forma que o contador não perca o prazo da rescisão do contrato.

Atestado Médico Vencido : O Gerente Eletrônico informará caso algum funcionário esteja
com o atestado vencido, de forma que os mesmos possam realizar os exames médicos.

Obs: AS configurações para a demonstração dos dados no Gerente Eletrônico se encontra

na Aba Configurações e Manutenção > Configurações Opções > Aba Gerente Eletrônico.
MEU SETOR (Tela Principal > Aba Meu Setor)

Esse recurso permite que o usuário tenha uma visualização rápida de seu fluxo de trabalho
nos últimos 6 meses, demonstrando a quantidade de admissões, demissões, afastamentos, e
funcionários com direito a dissídio.

Para uma análise detalhada, a Sub aba TOP 10 mostra as 10 empresas que possuem o
maior número de funcionários ativos, admissões, demissões e movimentos (lançamentos de
eventos no movimento individual), auxiliando o gerente do setor na tomada de várias
decisões, como redistribuição de tarefas entre os funcionários, avaliação do valor da
mensalidade em relação ao volume de trabalho que a empresa fornece ou mesmo a
necessidade de novas contratações. Na sub aba Comparativo, poderão ser selecionadas até
3 empresas para que seus gráficos sejam confrontados e forneçam maior embasamento
para a tomada de cada decisão.

USUÁRIO (Arquivo > Cadastro de Usuários)

Este módulo permite Cadastrar novos usuários para o Sistema de Departamento Pessoal
bem como restringir alguns acessos dos usuários aos módulos do sistema e as empresas
cadastradas.
AUDITORIA DO SISTEMA (Configuração e Manutenção > Auditoria)

Através deste módulo o cliente terá acesso aos históricos de alterações, inclusões, exclusões
dos dados do sistema, dente outras informações. Terá a informação de qual usuário
modificou a base, a máquina que foi utilizada, o horário e o usuário do sistema.
SISTEMA INSS
O sistema INSS tem como objetivo cadastrar e movimentar as informações para o
processamento da folha de contribuintes individuais (sócios e autônomos).

Atualmente, as movimentações também podem ser feitas pelo DP, deixando, praticamente,
apenas o cadastro dos contribuintes individuais exclusivamente no sistema INSS.

Verificaremos a parte cadastral do sistema INSS.

EMPRESAS (Arquivo > Tabelas > Empresas)

Nesta tela verificaremos o cadastro da empresa. Não será necessário inserir as informações
pois o sistema trará essas informações do cadastro feito no sistema PHD.

CADASTRO DE AUTÔNOMOS (Arquivo > Tabelas > Autônomos)

Serão cadastrados todos os dados referentes ao Autônomo, pois será utilizado para o
correto processamento da folha de pagamento. Na aba “Dados Principais”, deverão ser
informados os dados básicos do autônomo como: Nome, endereço, nascimento, filiação e
etc. É importante ter atenção ao preenchimento do campo 'Matrícula' onde devemos
informar o PIS do contribuinte.
Na aba “Documentos” serão preenchidas as informações referentes a CPF, RG, CTPS,
dentre outros.

Na aba “Dados Complementares” serão preenchidas as informações para o cálculo da

contribuição do autônomo. Deverá estar marcada a opção “Sobre a Remuneração”, pois a
primeira opção “Sobre a tabela de autônomos” não é mais utilizada. O campo “Categoria”
não pode ficar em branco pois é extremamente necessário. Nesta aba, também podem ser
cadastrados os dependentes do autônomo ao clicar no ícone ao lado do campo “Nº
Dependentes”.

Ainda na aba Dados Complementares temos a opção: “Microempreendedor

Individual(MEI)”. Esta Opção atende a Resolução n.º 67 CGSN, onde MEI não está mais
sujeito ao desconto de INSS, mas a empresa deve recolher a parte patronal. Somente será
utilizada se a categoria do autônomo for 13 e a ocorrência for 05.
EVENTOS (Arquivo > Tabelas > Cálculos > Eventos)

Os eventos no sistema INSS também estão contidos dentro de uma tabela de eventos, para
serem utilizados no processamento da folha.

É através desse cadastro que informaremos o Nome, o Tipo do Evento, as incidências,

dentre outras informações.
CONTRIBUINTES (Arquivo > Tabelas > Contribuintes)

Esse recurso será utilizado para vincular o contribuinte à empresa, sendo sócio ou
autônomo. No caso dos domésticos, os cadastros e movimentações serão efetuados no
sistema DP. Essa vinculação é importante para que o sistema compreenda que o
contribuinte possui vínculo com determinada empresa, caso contrário, o mesmo não
aparecerá na folha de contribuintes desta empresa. Caso seja necessário editar a matrícula
cadastrada, basta clicar sobre o ícone “Altera Matrícula”.
Neste cadastro, serão preenchidas informações específicas dos contribuintes, pois os dados
básicos já foram cadastrados anteriormente no cadastro de sócios do sistema PHD ou no
cadastro de autônomos do sistema INSS.

Os movimentos e o processamento da folha de pagamento dos sócios e autônomos serão

verificados no sistema DP.

MOVIMENTOS E PROCESSAMENTO DE FOLHA DE AUTONÔMOS E

SÓCIOS NO SISTEMA DP :

Para realizar as movimentações para a folha de pagamento de Sócios e Autônomos, acesse

a aba Folha, clique no ícone Outros Lançamentos e depois em Lançamento Sócio
Autônomo.

Nesta tela, o usuário poderá lançar os movimentos para a folha de pagamento dos sócios e
autônomos cadastrados no sistema INSS informando os dados devidos e clicando em
“Novo”. Após lançar os movimentos para a folha de pagamento, será possível realizar o
cálculo da folha de pagamento. Para isso acesse a aba Folha e clique em “Cálculo da Folha”.
Na tela principal, deverá ser selecionado “Contribuintes”.
Para emitir a folha de pagamento dos sócios, bem como seus respectivos recibos, acesse a
aba Folha e clique em “Relatórios da folha e Adiantamento” e depois clique em
Contribuintes.
RELATÓRIOS NO SISTEMA DP

Uma importante forma de consultar os valores apurados pelo sistema é através dos
relatórios referentes aos processos do sistema. Através desses relatórios, podemos verificar
as informações e folha de pagamento, férias, rescisão e etc.

Utilizaremos como exemplo a folha de pagamento. Digamos que foi realizado o processo
de folha de pagamentos, porém não foi realizada a impressão da mesma. Para visualizar
novamente a folha acesse a aba Folha e clique em “Relatórios da Folha e Adiantamento” e
proceda avançando de acordo com o relatório que desejar.
Seguindo o mesmo padrão dos relatórios de folha:

• Para gerar relatórios referente a Férias, deve acessar a aba Férias e clicar em “Relatórios de
Férias”.

• Para gerar relatórios referente a Décimo Terceiro, deve acessar a aba Décimo Terceiro e
clicar em “Relatórios de Décimo Terceiro”.

• Para gerar relatórios referentes a rescisão, deve acessar a aba Rescisão e clicar em
“Relatórios de Rescisão”.