Como a otimização do Ao utilizar essas práticas e recomendações, você verá inúmeros

benefícios para o seu evento, um maior número de ingressos vendidos

credenciamento pode no dia do evento, um fluxo contínuo de pessoas e uma equipe mais ágil
e efetiva.

ajudar o meu evento?

Ao primeiro contato, o credenciamento para eventos pode parecer uma

tarefa difícil e que demanda muito esforço da organização.

Entretanto, esse processo pode ser facilitado desde que você tenha
uma boa equipe e um bom sistema de credenciamento.

Com uma boa equipe, seguindo boas práticas, é possível prever

problemas como: dificuldade de entrada de pessoas no evento, filas
gigantescas e melhorar a percepção do seu inscrito sobre a qualidade
da organização do seu evento.

Para isso, experimente seguir as etapas e dicas que selecionamos para

você nesse material, dessa maneira, será possível otimizar o processo
de credenciamento e contribuir para uma boa experiência.

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 3

Construindo o
credenciamento
do seu evento
Tenha um sistema de gestão online para o credenciamento
Antes da chegada da tecnologia as coisas eram um pouco mais lentas,
não é mesmo?
E no credenciamento isso não era diferente. Com o uso de listas
impressas no papel, a equipe responsável pelo credenciamento
precisava checar na lista cada pessoa que se apresentava para
ingressar no evento. E isso resultava em filas gigantes!
Você acredita que, ainda hoje, alguns eventos ainda insistem em
realizar esse processo de maneira manual? Tornando a tarefa de
organizar um evento memorável mais difícil, afinal a primeira
impressão é a que fica, não é mesmo?
Hoje em dia, graças ao avanço da tecnologia, existem plataformas que
te ajudam na gestão do seu evento, onde você consegue inserir todas
EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO
as informações dos seus participantes e acessá-las em poucos cliques.
Vou te explicar como!
Use a tecnologia a seu favor
Para melhorar a logística do credenciamento de eventos, o mais
indicado é utilizar um software que otimize essa etapa.
Por exemplo, você pode utilizar totens de credenciamento disponíveis
em tempo integral para que o processo seja automatizado, recebendo
as informações dos credenciados em um painel de controle.
Também é possível utilizar aplicativos mobile que sincronizam
automaticamente com o credenciamento do evento, permitindo que
as informações do participante sejam acessadas e conferidas mesmo
offline.
E em caso de problemas na hora do credenciamento, como:
Totens de credenciamento com defeito;
Celulares com problema;
Aplicativos com instabilidade;
Rede de internet local ruim.
4
Você pode entrar na área de credenciamento da sua plataforma
de eventos e marcar o inscrito como credenciado manualmente,
contornando a situação e seguindo com o processo de credenciamento.
Ainda, ao utilizar uma plataforma para eventos, você poderá realizar o
credenciamento através de um aplicativo que faz leitura de QR Code.
EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO
QR Code, o método mais indicado
O QR Code, Quick Response Code ou Código de resposta rápida,
funciona como um código de barras em duas dimensões, armazenando
muitas informações em um código visual.
Ele é um código único e que não pode ser copiado, podendo ser lido e
processado apenas por câmeras de celulares e leitores específicos.
Ainda, ele pode ter uma segurança criptografada, o que traz maior
segurança para a organização do evento, evitando que casos de fraude
e pessoas não autorizadas circulem pelo evento e podendo também
servir como um ótimo controlador de atividades do evento.
Com isso, na hora do credenciamento basta que o profissional
responsável faça um escaneamento do QR Code que estará estampado
no crachá, facilitando a entrada das pessoas que estão na fila.
Com um aplicativo gratuito como o Even3 Credenciamento você evita
a formação de filas na entrada do evento. E, ainda, facilita o fluxo dos
participantes nas atividades.
5 benefícios de se contratar um software para eventos!
5
Portanto, se você deseja diminuir consideravelmente as filas do seu
evento e agilizar o fluxo de pessoas durante o credenciamento, é
essencial implementar um software de eventos.

Dessa forma, você leva uma experiência única para seu público, causa
uma boa impressão e otimiza toda a etapa de credenciamento.

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 6

Divida o
credenciamento
por grupos
Ainda, utilizando o sistema de gestão online, em caso do seu evento
contar com um grande número de participantes, você pode reduzir o
tempo de espera com filas divididas por grupos.

Esses grupos podem ser divididos por:

Letras do alfabeto (ex: A-G; H-N; O-Z);

Perfis de atividades (ex: educadores, palestrantes, estudantes);

Por status de pagamento (ex: pago ou não pago);

Ou qualquer sistema que você preferir.

E claro, você também pode separar as pessoas por níveis de “pacote

promocional”, caso você tenha áreas comuns, extras e VIPs.

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Separe um local
para novas
inscrições
O credenciamento em tempo real também é uma realidade dos eventos
atuais. Muitas pessoas costumam chegar na hora do evento para
realizar a sua inscrição.

Isso pode resultar em filas maiores e com dezenas, centenas ou

milhares de pessoas com diferentes problemas para resolução, o que
pode dificultar demais a vida da sua equipe.

Por isso, evite essa bola de neve e prepare-se para esse tipo de
situação.

Uma dica é começar a dividir os problemas estabelecendo um ponto

específico para inscritos de última hora.

Assim, você poderá efetuar as inscrições avulsas ao mesmo tempo que

consegue diminuir as filas no credenciamento.

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 8

Utilize crachás durante Para fazer um crachá, você deve seguir alguns passos básicos, como:

o credenciamento do Definir as informações

A primeira coisa que você deve definir é: o que o seu crachá quer
seu evento comunicar? É muito importante saber quais as informações que as
pessoas irão carregar no pescoço.

Adotar a utilização de crachás no seu evento é sem dúvidas uma ótima Além do padrão (Nome e sobrenome), você pode incluir informações
escolha! Os crachás servem como ferramenta de identificação das como:
pessoas.
Empresa/Instituição de Ensino;
Quando você cria crachás com cores ou símbolos diferentes,
Categoria do participante: Professor, Estudantes, Palestrante;
você permite que as pessoas criem uma fácil distinção de quem é
participante, palestrante ou staff. Redes Sociais;

Por isso, a organização vai poder orientar rapidamente os participantes Foto;

sobre o caminho que devem seguir e, assim, irão evitar a formação de
Programação do evento;
filas indesejadas!
Marca dos patrocinadores.
Além disso, os crachás estimulam o networking entre os participantes
e fazem com que você tenha total controle do fluxo de pessoas no seu Uma dica: coloque apenas o que for necessário para que os
evento. participantes, o staff e os apoiadores do evento tenham a melhor
experiência.

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 9

Ajuste as medidas dos crachás O tamanho do crachá em si depende da quantidade de informações que
você quer pôr à vista.
Tamanho é algo que importa, e muito, quando falamos de crachás para
eventos. Você deve avaliar sua estratégia e a quantidade de informações que
devem estar inseridas no crachá.
Uma opção segura e prática é utilizar as medidas mais utilizadas para
a produção de crachás! São dos modelos A6 (10,5×14,8cm). Por isso, antes de produzir, é indicado testar o tamanho do material e
se é possível ler e entender o que está escrito no crachá sem perder a
Outra medida bastante utilizada é a A7 (7,4×10,5cm). Porém, a decisão padronização do produto.
da medida fica a seu critério!
Crie o estilo do modelo de crachá
A6 Não esqueça que os crachás têm dois lados e você também pode usar a
parte de trás de forma útil e criativa.
Nome do Evento

A7 Por isso, o tamanho das informações é outra coisa que você deve
Nome do Evento prestar atenção.
14,8 cm

Se a fonte utilizada for muito pequena ou muito grande, o crachá pode

10,5 cm
falhar em cumprir o seu propósito.
Nome do Participante

Recomendamos uma ordem em termos de tamanho das informações e

Nome do Participante

LOGO LOGO
proporções:
10,5 cm 7,4 cm
Primeiro nome: maior fonte do crachá e, preferencialmente, em
negrito;

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 10

 Sobrenome: um pouquinho menor e não necessariamente em
negrito;
Cargo/Empresa/Instituição: menor que o sobrenome;
E outras informações da sua escolha.
Um dos usos mais comuns do verso do crachá é a programação do
evento. Isso é uma forma de reduzir os custos e facilitar a vida dos
participantes!
Dessa forma, você evitar utilizar outro material para distribuir a lista
de palestras e horários aos participantes.
Ou seja, acaba tendo menos custos, menos desperdício e mais
praticidade, além de deixar a programação sempre ao alcance do
participante!
Como o verso do crachá não precisa de uma grande visibilidade, você
pode utilizar fontes menores e aproveitar o espaço para apresentar
mais informações.
Saiba como e por que fazer crachás para eventos!
EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO
Utilize o crachá a favor do seu evento
Muitas pessoas enxergam o crachá como um simples objeto de
identificação, o que pode ser verdade se você ainda não sabe como
pode utilizá-lo ao seu favor.
O crachá é a marca do seu evento estampada no peito de centenas ou
milhares de pessoas que poderão divulgá-lo para muitas outras.
O seu evento precisa ser uma experiência completa e o seu crachá faz
parte dele. Por isso, invista em um visual que seja atrativo e ao mesmo
tempo reforce o branding da sua marca.
E você pode começar essa personalização utilizando modelos de
crachá totalmente editáveis, escolhendo aquele que melhor se encaixa
com o seu visual!
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O seu crachá pode atrair patrocinadores
Vale lembrar que o seu crachá pode ir além de estampar apenas as
cores e a marca do seu evento, podendo também servir como um ótimo
expositor da marca dos seus patrocinadores.

Assim, você também pode utilizar o crachá como uma estratégia

de conseguir mais patrocinadores para o seu evento, colocando no
seu projeto de patrocínio a inclusão da marca nos seus crachás,
funcionando como um ótimo meio de divulgação.

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 12

Pense na Dessa forma, se você possui 1000 participantes inscritos e uma equipe
de 10 pessoas credenciando.

infraestrutura
do seu evento
Popularmente, os organizadores de evento sempre pensam na
infraestrutura pelo lado das apresentações e palestras. E essa visão
precisa ser um pouco mais aprimorada. Isso significa que em média, cada profissional do credenciamento teria
que credenciar 100 pessoas.
Quando se pensa na infraestrutura de um evento, também é necessário
que se avalie e idealize os locais de credenciamento, entendendo o
espaço e quantas pessoas serão comportadas ali.

Pois realizar o credenciamento de um número muito grande

de pessoas pode ser uma tarefa muito exaustiva para a equipe
responsável.

Sendo assim, estime em quanto tempo um participante demora para

ser credenciado, fazendo um cálculo rápido utilizando o número de E, ao todo, esse processo levaria aproximadamente 300 minutos, ou
pessoas e o tamanho da sua equipe. seja, 5 horas.

Um tempo bastante longo, não acha?

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 13

Tenha uma equipe Sendo assim, tenha profissionais qualificados e de preferência com
experiência no mercado, que possam resolver os problemas da melhor

para coordenar o forma possível em tempo hábil.

credenciamento Para melhorar ainda mais esse processo, você pode dividir a sua
equipe de credenciamento por nichos:

do seu evento Credenciamento

A equipe de credenciamento é a base sólida que fará com que as
entregas de crachás, kits e outros pacotes sejam um sucesso.
Por isso, evite trazer poucas pessoas ou integrantes que não abracem a
causa do seu evento, pois isso poderá trazer prejuízos como:
A equipe de credenciamento é a linha de frente para lidar com os
participantes que chegarem ao seu evento.
Por isso, selecione, preferencialmente, profissionais que já tenham
experiência com esse processo, para que essa etapa seja finalizada da
forma mais rápida e atenciosa possível.

Filas gigantescas; Ainda, é importante que esses profissionais tenham afinidade com
sistemas de credenciamento, tanto para o uso, quanto para a resolução
Insatisfação com o seu evento;
de problemas caso seja necessário.
Alto número de reembolsos;
Entrega de kits
Equipe estressada e com baixo desempenho;
Imagine uma mesma pessoa checando as informações do participante
E muitos outros. no sistema, procurando etiquetas ou colocando os nomes no crachá,
entregando kits e explicando informações extras aos participantes?

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 14

São muitas atividades para uma pessoa só!
Dessa forma, tenha uma pessoa ou equipe específica para auxiliar a
equipe de credenciamento com a entrega dos kits, com o intuito de
separar, selecionar e tornar esse processo mais ágil.
Inscrições ao decorrer do evento
Como já foi dito anteriormente, muitas pessoas costumam chegar
enquanto o evento está acontecendo, o que pode gerar um certo
alvoroço no momento do credenciamento, acumulando a função da
equipe responsável.
Por isso, assim que você definir o local para essas inscrições, coloque
essa equipe a postos para que possam agilizar o processo.
Informações
Essa única pessoa ou grupo, terá a função de solucionar qualquer
dúvida do participante em relação ao credenciamento, o kit ou o
direcionamento das funções do evento, eliminando a possibilidade de
tumultos em locais estratégicos.
Regra de ouro para a organização de equipes em eventos: dividir para
conquistar!
EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO
Realize treinamentos com a sua equipe
Um dia antes do seu evento, é importante realizar treinamentos com a
sua equipe de credenciamento, principalmente para reconhecimento
do ambiente e divisão dos locais de trabalho.
Você pode começar apresentando a plataforma que será utilizada
e como ela funciona, dividindo o tutorial por cada ponto de
funcionamento do credenciamento da plataforma.
orma, ao final da apresentação da plataforma, realize simulações
de credenciamento para que os profissionais possam desenvolver
habilidades práticas que facilitem lidar com as ferramentas e possíveis
filas.
E claro, também é importante orientar a equipe em caso de situações
fora do padrão, como a falha de equipamentos, dúvidas que os
participantes possam trazer e tomadas de decisão mais assertivas para
cada caso específico.
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Credenciamento
em eventos online
Acima, você viu sobre como a tecnologia tem ajudado o credenciamento
para eventos presenciais, mas ela também funciona a favor dos eventos
online.
Organizando o evento por uma plataforma de gerenciamento, os eventos
presenciais e digitais terão a mesma facilidade na listagem, análise e
separação dos seus credenciados.
Porém, em eventos online existem outras opções de credenciamento,
que podem acontecer antes ou até mesmo durante a execução do
evento.
Credenciamento automático
No automático, o participante é credenciado pela plataforma logo
quando acessa a atividade e assiste a transmissão do evento.
EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO
Isso dá tranquilidade ao organizador do evento e também ao palestrante,
já que ambos não precisam mais se debruçar em formulários e ficar na
incerteza de quem realmente participou do evento.
Além disso, ele impede problemas com dados incorretos e imprevistos
de credenciamento na hora do evento!
Credenciamento por formulário
Uma das formas mais recorrentes de credenciamento de participantes
em eventos online é por meio de formulários.
Então, durante a transmissão do evento, seja no formato de
videoconferência, ao vivo ou gravado, a organização libera um link
do Google Forms ou Survey Monkey para que os presentes durante
a transmissão preencham os dados. Dessa forma, eles comprovam a
presença.
Porém, essa é uma forma bem manual de credenciar os participantes.
Isso porque, posteriormente, a organização precisa checar os dados da
inscrição do evento com os dados preenchidos no formulário.
Criar um formulário é bem simples. Basta acessar o Google Forms ou
Survey Monkeys, criar uma conta e criar perguntas que façam sentido
para o seu evento.
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Credenciamento via chat ao vivo
O chat foi outra forma de credenciamento que tomou conta dos eventos
online.
Nos eventos que analisamos, vimos palestrantes pedirem que os
participantes deixassem, no próprio chat da transmissão, dados como
nome completo e e-mail, para envio do certificado.
Credenciamento manual
No credenciamento manual, você irá, em um determinado momento
da transmissão, pode ser no início, no meio ou no final, informar
aos participantes que o credenciamento está disponível e pode ser
realizado na própria plataforma do evento.
A escolha do momento ideal fica a critério do organizador.

Essa também é uma forma super manual de credenciar os A aba de credenciamento, para o participante, fica no mesmo ambiente
participantes. Essa, em especial, traz consigo uma série de problemas, onde ocorre o chat do evento, abaixo da tela de transmissão.
como por exemplo:
Para se credenciar, é bem simples. Basta clicar na aba
Compartilhamento de nome e e-mail do participante com outros “Credenciamento” e “Confirmar a presença” clicando no botão verde da
inscritos no evento; tela.
Dependendo da quantidade de pessoas inscritas na atividade, alto
Com isso, o organizador terá a listagem completa dos credenciados na
volume de mensagens no chat;
atividade. Bem simples e rápido de ser feito.
O alto volume de mensagens no chat distrai os participantes,
atrapalha a coleta das informações (nome e email) e, ainda, o
espaço de dúvidas e de troca de conhecimentos;

Nem sempre o chat fica salvo após a transmissão. Lógico que tudo
depende da ferramenta escolhida para transmitir o evento. Sendo
assim, é bom checar isso, ok?

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 17

Conclusão

Como vimos até aqui, o credenciamento é uma das etapas mais

importantes de um evento, envolvendo etapas que merecem total
atenção, desde os mais simples detalhes do planejamento até a sua
realização.

Por isso, aposte em soluções simples e que facilitem a vida do

participante, eliminando as filas e entregando uma experiência
incrível!

E agora, depois de todas as opções de credenciamento, qual você

acha a mais adequada para o seu evento? Ainda tem dúvidas sobre o
assunto?

Você pode descobrir todas as soluções que a Even3 tem a oferecer

para o seu evento agendando uma demonstração com uma de nossas
consultoras. O que acha?

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 18

EBOOK: COMO OTIMIZAR O CREDENCIAMENTO DO SEU EVENTO 19