1.13.

Assinatura do Livro Digital

O registro J930 identifica os signatários da escrituração e o registro J932
identifica os signatários do termo de
verificação para fins de substituição da ECD.
Regras para a assinatura do livro digital:
1. Toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um
contador/contabilista
e por um responsável pela assinatura da ECD.
2. O contador/contabilista deve utilizar um e-CPF para a assinatura da ECD.
3. O responsável pela assinatura da ECD é indicado pelo próprio declarante,
utilizando campo
específico. Só pode haver a indicação de um responsável pela assinatura da ECD.
Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis no 57/2023 Manual de Orientação do
Leiaute 9 da ECD
Atualização: dezembro de 2023
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4. O responsável pela assinatura da ECD pode ser:
4.1. Um e-CNPJ que coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito primeiras
posições). Esta é a situação recomendada. As opções abaixo só devem ser utilizadas
se essa
situação se mostrar problemática do ponto de vista operacional (por exemplo, o
declarante não
tem e-CNPJ e não consegue providenciar um em tempo hábil para a entrega da ECD).
4.2. Um e-CNPJ que não coincida com o CNPJ do declarante (CNPJ básico, oito
primeiras
posições). Nesse caso o CNPJ será validado nos sistemas da RFB e deverá
corresponder ao
procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
4.3. Um e-CPF. Nesse caso o CPF será validado nos sistemas da RFB e deverá
corresponder
ao representante legal ou ao procurador eletrônico do declarante perante a RFB.
5. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores
(notadamente por
representante legal ou procurador eletrônico perante a RFB) não exime a assinatura
da ECD por todos
aqueles obrigados à assinatura da contabilidade do declarante por força do Contrato
Social, seus aditivos
e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida
e mesmo inadequada
para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou
partes interessadas que
demandam a contabilidade.
6. Outras informações sobre a assinatura da ECD por e-CNPJ:
6.1. A assinatura por e-CNPJ não é obrigatória, mas se realizada só pode ocorrer
uma vez.
6.2. Há um novo código de assinante na Tabela de Qualificação do Assinante – que é
o 001 –
signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ. Esse código é utilizado exclusivamente pela
assinatura
por e-CNPJ.
6.3. A assinatura por e-CNPJ pode ser aquela escolhida pelo declarante como o
responsável
pela assinatura da ECD, mas isso não é obrigatório.
7. Informações gerais:
7.1. Todos os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3.
7.2. Além da assinatura do responsável pela assinatura da ECD (pessoas física ou
jurídica) e
do certificado e-CPF do contador/contabilista, pode haver qualquer número de
assinaturas.
7.3. A assinatura do responsável pela assinatura da ECD pode ter qualquer código de
qualificação do assinante, com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900,
910 e 920.
7.4. As ECD substitutas devem ter o Termo de Verificação para fins de Substituição
da ECD
assinado:
I - pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis
substitutos;
e
II - quando as demonstrações contábeis tenham sido auditadas por auditor
independente, pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros
contábeis
substitutos e também pelo seu auditor independente.
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7.5. A procuração eletrônica deve ser feita do e-CNPJ da empresa para o procurador
e deve ter
a opção “TODOS OS SERVIÇOS” selecionada.
7.6. Na hipótese de pessoas jurídicas inativas que não possuam certificado digital
válido para
a transmissão da ECD, será necessário emitir uma solicitação de procuração, assinar
com firma
reconhecida e enviar à RFB para que a ECD seja então transmitida por procurador que
possua
certificado digital. Neste caso, a RFB analisará os documentos apresentados para
cadastrar a
procuração. Acesse o link a seguir para mais informações sobre o serviço:
https://www.gov.br/pt-br/servicos/cadastrar-ou-cancelar-procuracao-para-acesso-ao-
e-cac
Uma ECD ORIGINAL deve ter, pelo menos, duas assinaturas:
(1) uma do e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900);
e
(2) outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo
ser um e-CNPJ
(com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-CPF ligado a um
outro código de
assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e
920).
Caso o sistema não esteja reconhecendo o certificado digital, siga o seguinte
procedimento:
1. Delete os certificados expirados do computador, se houver e tente assinar
novamente.
Caso não funcione:
2. Exporte a chave pública do certificado utilizando o Internet Explorer e envie
para RFB via “Fale
Conosco” do Sped Contábil.
3. Em caso de erro persistente, envie o print screen da tela de leitura dos
certificados para análise via “Fale
Conosco” do Sped Contábil (enquanto o PGE do Sped Contábil tenta ler o
certificado).
4. Espere, pelo menos 10 minutos, se o PGE do Sped Contábil estiver demorando a ler
um certificado.
Exemplos:
1. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor
(código de assinante 203). O diretor
foi designado o responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Deve haver pelo menos duas assinaturas em uma ECD - a do contador e a de
um responsável pela
assinatura da ECD. A assinatura do contador deve ser e-CPF. O certificado e-CPF do
diretor indicado como
responsável pela assinatura da ECD deve validar como representante legal ou
procurador eletrônico do declarante
perante a RFB.
2. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e por um diretor
(código de assinante 203). O
contador foi designado o responsável pela assinatura da ECD.
INCORRETO. O contador não pode ser designado responsável pela assinatura da ECD.
Nesse caso o contador
pode assinar novamente utilizando um outro código, conforme o caso específico
(como, por exemplo, procurador
– 309) e ser considerado o responsável pela assinatura da ECD.
3. Uma ECD foi assinada apenas por um contador (código de assinante 900).
INCORRETO. Deve haver pelo menos duas assinaturas em uma ECD - a do contador e a de
um responsável
pela assinatura da ECD.
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4. Uma ECD foi assinada por cinco contadores (código de assinante 900).
INCORRETO. Toda ECD deve ter indicado um responsável pela assinatura, e esse
responsável não pode ser o
contador (códigos de assinante 900, 910 ou 920, todos de mesma natureza - contador,
contabilista ou auditor).
5. Uma ECD foi assinada por um contador (código de assinante 900) e pelo e-CNPJ do
declarante.
CORRETO. Note que a assinatura do e-CNPJ deve ser aquela indicada como responsável
pela assinatura da
ECD, já que a assinatura do contador não pode ser. Essa é a situação recomendada
para a assinatura da ECD: o
e-CNPJ do declarante e um ou mais contadores.
6. Uma ECD foi assinada por um contador e por um e-CNPJ que não corresponde ao do
declarante. A assinatura do e#CNPJ foi indicada como responsável pela assinatura da
ECD.
CORRETO. Observe-se que o e-CNPJ deve corresponder ao procurador eletrônico do
declarante perante a RFB.
7. Uma ECD foi assinada por 6 empresários - código de assinante 801. Um dos
empresários foi indicado como responsável
pela assinatura da ECD.
INCORRETO.A ECD tem que ser assinada por, pelo menos, um contador/contabilista.
8. Uma ECD foi assinada por 6 empresários - código de assinante 801 e por um
contador - código 900. Um dos
empresários foi indicado como responsável pela assinatura da ECD.
CORRETO. Observe-se que o certificado e-PF ou e-CPF do empresário indicado como
responsável pela
assinatura da ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do
declarante perante a RFB.
9. Uma ECD foi assinada por um contador - código 900, um diretor - código 203, um
administrador - código 205, um
interventor - código 305 e três empresários - código 801. O interventor foi
indicado como responsável pela assinatura da
ECD.
CORRETO. Observe-se que o certificado e-CPF do interventor indicado como
responsável pela assinatura da
ECD deve validar como representante legal ou procurador eletrônico do declarante
perante a RFB.

10. Uma ECD foi assinada por um contador - código 900, um diretor - código 203, um
administrador - código 205, um
interventor - código 305, três empresários - código 801 e o e-CNPJ do declarante. O
administrador foi indicado como
responsável pela assinatura da ECD, mas não é representante legal ou procurador
eletrônico do declarante perante a RFB.
INCORRETO. O administrador deveria ser representante legal ou procurador eletrônico
do declarante perante
a RFB, já que foi indicado como responsável pela assinatura da ECD. Se o indicado
fosse o e-CNPJ do declarante,
a situação estaria correta.
11. Uma ECD substituta, em pessoa jurídica que não tenha sido auditada por auditor
independente, contém apenas as
assinaturas de um contabilista (código de assinante 900) e do e-CNPJ do declarante.
INCORRETO. O Termo de Verificação para Substituição de ECD em pessoa jurídica que
não possui auditoria
independente, deve ser assinado por um contador/contabilista (códigos 910 ou 920),
o mesmo que assinou a ECD
(código 900).
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1.14. Utilização do Receitanet e do ReceitanetBX
O programa Receitanet é utilizado para transmissão da escrituração contábil
digital.
Por outro lado, o programa ReceitanetBX é utilizado para fazer o download da
escrituração contábil digital já
transmitida pela pessoa jurídica e dos dados agregados gerados pelo sistema.
O download, via ReceitanetBX, segue as seguintes regras:
- Pessoa Jurídica: Acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados
agregados do seu CNPJ.
- Representante Legal: Acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os dados
agregados do CNPJ
do qual ele representa.
- Procuração Eletrônica: Acessa apenas as escriturações contábeis digitais e os
dados agregados do
CNPJ do qual é procurador.
O Receitanet utiliza, na transmissão, a porta 3456 e o endereço IP 200.198.239.21.
Para verificar se a conexão
está sem problemas, execute o comando "telnet 200.198.239.21 3456". Persistindo os
problemas de conexão verifique as
instruções contidas no link a seguir:
https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/download/receitanet/
perguntas-e-respostas/o-que#fazer-pois-a-mensagem-do-receitanet-e-nenhum-dos-
servidores-respondeu-ao-pedido-de-conexao
Os arquivos a serem transmitidos pelo Receitanet devem preferencialmente estar
salvos em um diretório local
do computador.
1.15. Dados Agregados
Os dados agregados consistem na consolidação mensal de informações de saldos
contábeis e nas demonstrações
contábeis. Os lançamentos contábeis não são apresentados nos dados agregados.
O sistema gera automaticamente os arquivos de dados agregados, assim que recebe a
escrituração contábil digital.
Os arquivos de dados agregados gerados também podem ser baixados via ReceitanetBX.
1.16. Lançamentos de Quarta Fórmula e Planos de Contas com 4 níveis.
O Sped Contábil faz validações para que o CTG 2001 (R3) seja cumprido, conforme
destacado abaixo:
- Os lançamentos de quarta fórmula podem ser utilizados desde que se refiram a um
único fato contábil.
- O plano de contas da empresa deve ter, no mínimo, 4 níveis.
Exemplo:
Nível 1: Ativo
Nível 2: Ativo Circulante
Nível 3: Disponibilidades
Nível 4: Caixa
1.17. Plano de Contas Referencial para o Sped Contábil
O mapeamento para os planos de contas referenciais é facultativo. O PGE do Sped
Contábil adotou, a partir do
ano-calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual
de Orientação do Leiaute da
Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e
U150.
Todos os planos de contas referenciais estão disponíveis no arquivo de Tabelas
Dinâmicas da ECF, disponível
no site do Sped, na área de download da ECF, e no próprio diretório do programa do
Sped Contábil em:
C:\Arquivos de Programas RFB\Programas SPED\SpedContabil\recursos\tabelas.
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Exemplo: Arquivo do plano referencial L100A (Balanço Patrimonial de PJ em Geral) -
2021:
SPEDCONTABIL_DINAMICO_2022$SPEDECF_DINAMICA_L100_A.
Observação: O arquivo dos planos de contas referenciais com descrição final “2021”
são válidos para
qualquer ano-calendário após 2021. A data de início de vigência de cada conta
referencial consta no
próprio arquivo disponibilizado no diretório de instalação do PGE do Sped Contábil.
1.18. Multa por Atraso na Entrega da Escrituração Digital
De acordo com o art. 11 da Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, reproduzido
abaixo:
Art. 11. Aplicam-se à pessoa jurídica que deixar de apresentar a ECD nos prazos
fixados no art. 5º ou
que apresentá-la com incorreções ou omissões as multas previstas no art. 12 da Lei
nº 8.218, de 1991,
sem prejuízo das sanções administrativas, cíveis e criminais cabíveis, inclusive
aos responsáveis legais.
A Lei nº 13.670, de 30 de maio de 2018, veio dar nova redação aos artigos 11 e 12
da Lei nº 8.218, de 1991, que
dispõe sobre a utilização de sistemas de processamento eletrônico de dados para
registrar negócios e atividades
econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza
contábil ou fiscal, e a manter, à
disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos digitais e
sistemas.
De acordo com a nova redação do art. 12 da Lei nº 8.218, de 1991, a inobservância
do disposto no artigo
precedente acarretará a imposição das seguintes penalidades:
I - multa equivalente a 0,5% (meio por cento) do valor da receita bruta da pessoa
jurídica no período a que se
refere a escrituração aos que não atenderem aos requisitos para a apresentação dos
registros e respectivos
arquivos;
II - multa equivalente a 5% (cinco por cento) sobre o valor da operação
correspondente, limitada a 1% (um por
cento) do valor da receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a
escrituração, aos que omitirem
ou prestarem incorretamente as informações referentes aos registros e respectivos
arquivos; e
III - multa equivalente a 0,02% (dois centésimos por cento) por dia de atraso,
calculada sobre a receita bruta da
pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% (um por
cento) desta, aos que não
cumprirem o prazo estabelecido para apresentação dos registros e respectivos
arquivos.
Parágrafo único. Para as pessoas jurídicas que utilizarem o Sistema Público de
Escrituração Digital, as multas
de que tratam o caput deste artigo serão reduzidas:
I - à metade, quando a obrigação for cumprida após o prazo, mas antes de qualquer
procedimento de
ofício; e
II - a 75% (setenta e cinco por cento), se a obrigação for cumprida no prazo fixado
em intimação.
Observação: O termo “a 75%” do item II acima significa que a redução da multa será
de 25% (foi de
100% para 75% do valor).
A multa imposta à pessoa jurídica que deixar de apresentar a Escrituração Contábil
Digital (ECD) nos prazos
regulamentares ou que apresentá-la com incorreções ou omissões, lançada de ofício
com alguma das reduções previstas
no parágrafo único do art. 12 da Lei nº 8.218, de 1991, pode ser objeto de nova
redução, no caso de pagamento,
compensação ou parcelamento nas condições previstas no art. 6º dessa Lei .
A multa por atraso na entrega da ECD não é gerada automaticamente pelo programa no
momento da transmissão
do arquivo em atraso. Pode ser utilizado o programa Sicalcweb, disponível no site
da Receita Federal do Brasil, para
cálculo da multa e geração do DARF.
Link do Sicalcweb:
http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/pagamentos-e-parcelamentos/
darf-calculo-e#impressao-programa-sicalc-1/programa-para-calculo-e-emissao-de-darf-
on-line-de-tributos-e#contribuicoes-federais-exceto-contribuicoes-previdenciarias
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O código de receita da multa por atraso na entrega da ECD é 1438.
Período de Apuração: mês da entrega em atraso da ECD.
Vencimento: 30 dias após a data de entrega em atraso da ECD.
Para empresas não obrigadas a transmitir a ECD (para mais informações ver item 1.3
deste Manual), na entrega
facultativa, após a data-limite de entrega, não há multa por atraso, conforme prevê
o parágrafo único do art. 11 da Instrução
Normativa RFB nº 2.003, de 2021.