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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº REVISÃO Nº PÁG
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ASSUNTO: GESTÃO DE CANTINA DATA: 31/07/23

HISTÓRICO DE REVISÕES
Data Descrição da Alteração
(i) inclusão da possibilidade de solicitação de listas de retirada via formulário online,
caso disponível na obra, (ii) inclusão de conferência via RH Matriz antes do envio da
12/04/23
medição de cantina e (iii) inclusão de necessidade de validação dos relatórios de
medição pela Controladoria antes da liberação para pagamento.
Revisão: inclusão de necessidade de registro de Contrato gerencial no TOP para
31/07/23 pagamentos de fornecedores com os quais não é possível firmar contrato (antigo
processo OC) - item 5.4.3.1.

1. OBJETIVO
Definir parâmetros e orientações para o processo de gestão de cantinas nas obras, garantindo controle eficaz
das refeições e evitando custos indevidos.

2. APLICAÇÃO
Essa IN é aplicável ao Setor Administrativo da obra e aos colaboradores e visitantes que utilizam serviços de
alimentação em cantina/restaurante.

3. ABREVIAÇÕES, DEFINIÇÕES E CONCEITOS

• APP Gerenciamento de Cantina Totvs: Sistema instalado em máquina disponibilizada ao fornecedor
de alimentação, para gerenciamento da utilização do serviço pelos colaboradores e visitantes
Tabocas.
• Biometria: Método de registro de consumo de refeição através da leitura da digital do colaborador
ou visitante.
• Cantina: Fornecedor contratado para fornecimento de alimentação nos locais determinados em cada
canteiro, podendo ser interno ou externo, exclusivo ou aberto ao público, local ou por entregas.
• Colaborador Alojado: Colaborador com moradia custeada pela empresa, temporária ou
permanentemente, com direito a três refeições diárias: café da manhã, almoço e janta, incluindo
domingos e feriados.
• Colaborador Local: Colaborador nativo com moradia na região do canteiro, com direito a duas
refeições diárias: café da manhã e almoço, apenas em dias em que houver atividade da obra.
• Contrato FOR: Contrato para fornecimento geral de materiais e recursos.
• Sistema Fluig: Sistema de interface de inserção de dados e gestão de requisições e informações,
integrado ao ERP RM Totvs.
• Sistema TOP: Sistema TOTVS módulo Obras e Projetos.

Elaborado por: Analisado por: Aprovado por:

Pierre Alves /
Thiago Pinheiro Rodolfo Guimarães Renata Resende
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4. AUTORIDADES E RESPONSABILIDADES
• Encarregado / Coordenador Administrativo na Obra: (i) firmar contratos de fornecimento de
refeições junto a cantinas em novos empreendimentos e canteiros, (ii) dar suporte à disponibilização
e instalação de sistema de gerenciamento de cantina aos fornecedores e (iii) coordenar o processo
de gestão de cantina.
• Gerente Administrativo Obras: selecionar / aprovar a contratação dos fornecedores de cantina.
• Setor de RH na Obra: (i) realizar a conferência diária e lançamento manual das listas presenciais das
cantinas, (ii) realizar alinhamento com os encarregados operacionais para registro de listas de
retirada para o dia seguinte, (iii) realizar a análise crítica e emissão das medições, para registro no
TOP e pagamento dos fornecedores, (iv) realizar o cadastro das cantinas, horários e valores de
refeições e cadastro dos colaboradores e visitantes no sistema cantina, assim como seu registro
biométrico e (v) manter arquivo dos registros do processo (listas de assinaturas, listas nominais,
medições quinzenais, cópias das NFs do fornecedor).
• Fornecedor / Cantineiro: (i) prover serviço de alimentação com qualidade e segurança e (ii) utilizar
o sistema cantina para gerenciamento do consumo de refeições e retirada de marmitas.
• TI: Realizar a instalação do sistema cantina e disponibilização de máquina ao fornecedor.
• Gerência de Processos Organizacionais (GPO): Disponibilizar indicadores e análises referentes ao
processo Cantina.

5. PROCEDIMENTO
5.1. Cadastro da Cantina
5.1.1. Após início de um empreendimento ou abertura de novo canteiro, será contratado serviço de cantina
para disponibilização de Café da Manhã, Almoço e Jantar para os colaboradores, conforme seu status
de alojamento.

5.1.2. O Encarregado Administrativo deve firmar contrato com cantineiro, conforme CONT - IN.001 - Análise
e Monitoramento de Contratos Operacionais, na modalidade FOR, conforme seleção e/ou aprovação
do Gerente Administrativo Obras.

Nota: Caso não haja Encarregado / Coordenador Administrativo alocado à obra, a contratação será
conduzida pela Gerência Administrativa Obras.

5.1.3. No momento da contratação, o Encarregado Administrativo responsável deve avaliar a infraestrutura

disponível para instalação da cantina, definindo utilização de local interno no canteiro ou local
próprio do fornecedor. Deve ser apurada a necessidade de disponibilização de internet para
utilização do sistema nas instalações no fornecedor e o método de realização de entregas, quando
aplicável, sendo custeadas pelo fornecedor ou Tabocas.
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5.1.4. Providenciar abertura de chamado no GLPI, conforme TI - IN.001 - Chamados e Projetos TI,
solicitando disponibilização de computador, instalação do Sistema Cantina e contratação de Internet,
quando aplicável. O computador deve ser disponibilizado ao fornecedor para utilização no local. Os
responsáveis pela utilização do sistema na cantina deverão ser capacitados pelo Setor de RH da obra.

5.1.5. Cada canteiro do empreendimento deverá ser cadastrado no sistema Fluig, incluindo horários de
funcionamento da cantina, horário de retirada de refeições, valores das refeições e outras
informações pertinentes à utilização, conforme MAN - GDO.005 - Manual Fluig Gestão de Cantina.

5.1.6. A gestão e manutenção do cadastro é de responsabilidade do Setor de RH da Obra.

5.1.7. Após cadastramento ou atualização de qualquer informação no sistema Fluig, o APP Gerenciamento
de Cantina TOTVS deve ser sincronizado, conforme MAN - GDO.006 - Manual Gerenciamento de
Cantina - Versão APP.

5.2. Refeições no local

5.2.1. Os colaboradores terão acesso às refeições conforme seu status de contrato (Alojado ou Local).

5.2.2. O colaborador que está permanente ou temporariamente em um dos Alojamentos ou Repúblicas

pela Tabocas, terá o status de ALOJADO e terá direito a 3 refeições diárias, incluindo finais de semana
e feriados, sendo elas, Café da Manhã, Almoço e Jantar.

5.2.3. O colaborador contratado na localidade do empreendimento e não usuário de Alojamento ou

República da Tabocas, terá o status de LOCAL e terá direito a 2 refeições diárias, Café da Manhã e
Almoço, nos dias em que estiver em serviço.

Nota: Os colaboradores que foram contratados como LOCAL, porém por eventualidade e/ou necessidade da
obra, são transferidos dentro do curso da obra e se tornam ALOJADOS, mesmo que por um curto período,
passam automaticamente a ter direito às 3 refeições diárias, todos os dias, incluindo finais de semana e
feriados enquanto durar a situação.

5.2.4. As biometrias de todos os colaboradores deverão ser cadastradas no sistema da cantina. O cadastro
poderá ser feito no canteiro através do RH da obra ou na cantina, mediante acesso exclusivo do
responsável do RH. Essa atividade não poderá ser realizada pelo fornecedor. Para os novos
colaboradores, a biometria deve ser cadastrada quando já tiver um número de matrícula dentro do
sistema, conforme MAN - GDO.006 - Manual Gerenciamento de Cantina - Versão APP.

5.2.5. Os colaboradores poderão acessar a cantina dentro dos horários estabelecidos no cadastro do
canteiro no sistema Fluig, conforme item 1.4.

5.2.6. O cadastro da biometria, permite acesso a todas as cantinas registradas no Centro de Custo, ainda
que de canteiros diferentes.
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5.2.7. Caso não seja possível a identificação via biometria, ou ocorra tentativa de registro fora do horário,
o colaborador deverá registrar manualmente sua matrícula e nome de maneira legível através do
Form.GDO-012 - Controle de Refeições, que deve estar disponível no local das refeições.
Diariamente, o cantineiro deve encaminhar os formulários preenchidos ao RH da obra.

5.2.7.1. É responsabilidade do Fornecedor o acompanhamento do preenchimento do Form.GDO-012.

Preenchimentos duplicados não serão considerados em medição e quaisquer registros ilegíveis
devem ser desconsiderados ao realizar o lançamento no sistema Fluig.

5.2.8. O responsável no RH deverá analisar criticamente a solicitação, validando a autorização para a

refeição e realizando o lançamento do nome no sistema. Dentre as informações analisadas serão
validados se o colaborador está de férias ou folga de campo.

5.2.9. Para realizar o lançamento manual o responsável no RH deve primeiro avaliar o Form.GDO-012 -
Controle de Refeições, e compará-lo aos lançamentos do sistema, verificando que aquela refeição
não foi contabilizada.

5.3. Retirada de Refeições

5.3.1. Para a autorização de retirada de refeições para distribuição em campo ou alojamento (marmita), o
RH da obra deve realizar um alinhamento prévio com cada Encarregado diariamente, registrando a
lista de colaboradores que demandarão refeições para o dia subsequente.

5.3.2. As listas devem ser encaminhadas com antecedência, até as 15h do dia anterior, para que sejam
tratadas e programadas no sistema e junto ao fornecedor. Porém, caso haja alterações, isso deve ser
alinhado com o RH da obra em tempo hábil para adequação da lista no sistema.

5.3.3. A lista deverá ser lançada, pelo responsável no RH da obra, no sistema Fluig, conforme MAN -
GDO.005 - Manual Fluig Gestão de Cantina.

Nota: Caso não seja possível a programação pelo RH junto aos Encarregados no dia anterior, devido à
extensão do horário de trabalho, o encarregado deverá preencher o Form.GDO-012 - Controle de Refeições,
agendado para o próximo dia, e entregá-lo ao cantineiro, programando a refeição para o próximo dia, ou
realizar o pedido através de formulário online, caso esteja disponível na respectiva Obra. Após coleta das
refeições, o RH deverá realizar uma análise da lista e realizar o lançamento manual, questionando qualquer
inconsistência.

5.3.4. Um colaborador poderá ser registrado como ‘retirante’ e será responsável por coletar todas as
refeições na cantina nos horários determinados. Alternativamente, o fornecedor poderá entregar as
marmitas determinadas nas listas em local acordado.

Nota: A refeição do retirante não estará inclusa na lista, facilitando para atender demandas especificas, como
a retirada de refeição para colaboradores que estão em quarentena, colaboradores que estão
impossibilitados de sair dos Alojamentos ou Repúblicas e outras situações.
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5.3.5. Caso um colaborador esteja incluso em uma lista, não será permitido o consumo da respectiva
refeição na cantina, no dia.

5.3.6. O RH deverá avaliar periodicamente o relatório ‘Listagem de Refeições por Pessoa’, no sistema
Reports, para avaliar possíveis duplicidades de refeições. Caso identificadas, devem ser descontadas
do colaborador ou respectivo Encarregado.

5.3.7. Apenas é permitido o cadastro de um colaborador uma vez, em uma lista por dia. Caso um nome
conste em mais de uma lista, ou esteja duplicado na lista, o sistema não permitirá o cadastro, e
apresentará mensagem de erro.

5.4. Fornecedores Provisórios

5.4.1. Para realização de atividades em canteiros de transição ou locais temporários, pode ser contratado
fornecedor provisório para fornecimento de refeições.

5.4.2. Caso o Encarregado Administrativo identifique que é inviável a disponibilização de máquina e

utilização do sistema cantina no local, as refeições podem ser registradas via Form.GDO-012 -
Controle de Refeições, e registradas manualmente no sistema pelo RH da obra.

5.4.3. Permanece obrigatória a elaboração de contrato, conforme CONT - IN.001 - Análise e

Monitoramento de Contratos Operacionais.

5.4.3.1. Caso seja absolutamente inviável a elaboração de contrato, ou para fornecimento

urgente, ainda assim as refeições devem ser registradas no sistema Cantina pelo RH da
obra. Nesses casos, deve ser registado contrato gerencial no TOP, no qual devem ser
registradas as medições. As medições deverão ser aprovadas pela Diretoria, por e-mail.

5.4.3.2. No contrato do TOP deverá ser incluído saldo e prazo conforme aprovação da Diretoria,
e sua aprovação, assim como liberação da medição, deverá ser realizada via chamado no
GLPI, sendo anexada Nota Fiscal, Autorização de Faturamento e e-mail com aprovação da
Diretoria.

Nota: Não está autorizado lançamento de refeição através dos processos de RCM ou OS.

5.5. Cadastro de Visitantes

5.5.1. Para os visitantes de outros centros de custo, fornecedores, motoristas carreteiros ou colaboradores
em processo de contratação/demissão, deve ser realizado cadastro prévio para consumo das
refeições, quando aplicável.

5.5.2. Deve ser solicitada prévia autorização, por e-mail, ao Encarregado Administrativo da Obra, para
cadastrar as exceções.
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5.5.3. No caso de consumo de refeições por fornecedores, caso não definido em contrato que é
responsabilidade da Tabocas, o valor deverá ser descontado em medição. O Encarregado
Administrativo deve providenciar emissão do relatório de medição específico do fornecedor e
registrar o desconto no processo de medição no sistema TOP.

5.5.4. Devem ser registrados os dados do visitante, incluindo empresa e função, quando aplicável, período
de autorização, refeições autorizadas e se haverá desconto em medição, conforme MAN - CGO.005
- Manual Fluig Gestão de Cantina.

Nota: Visitantes de outras obras e da Matriz devem informar com antecedência ao RH da obra sobre a sua
visita, permitindo o cadastro antecipado do período.

5.6. Medições
5.6.1. Para realização das medições, deve ser emitido no sistema Reports o relatório Medição de
fornecimento de Refeições, que será validado pelo responsável no RH, apurando a regularidade das
refeições, inclusive quanto aos colaboradores em folga de campo ou férias.

5.6.2. Também deve ser emitido o relatório ‘Listagem Refeições por Pessoa’ e encaminhado, junto ao
relatório de medição, ao RH Matriz para validação. Caso identificadas inconsistências, o RH Matriz
fará a orientação para correções e ajustes.

5.6.3. Os critérios para validação do RH Obra e Matriz serão:

a) Consumo diário x Efetivo diário por canteiro (desconsiderando colaboradores de férias, folga,
afastados, locais/ajuda de custo);
b) Terceiros (Não funcionários);
c) Visitantes (análise de todos os casos);
d) Lançamentos Duplicados;
e) Consumo de demitidos há mais de 10 dias;
f) Consumo de funcionários em período de Folga/Férias/Afastados;
g) Análise compilada por obra, considerando as medições de todos os canteiros.

5.6.4. Após validação, o relatório será encaminhado ao fornecedor para validação e assinatura. Uma vez
validado, deverá ser coletada a assinatura do Encarregado/Coordenador Administrativo da obra e
encaminhado ao setor de contratos na obra para lançamento no sistema TOP e envio à Controladoria,
conforme CONT - IN.001 - Gestão e Monitoramento de Contratos Operacionais e MAN - CGO.003 -
Manual de Suprimentos e Contratos de Obra.

5.6.5. Caso a medição seja reprovada, o Encarregado/Coordenador Administrativo deve solucionar ou

negociar as pendências e reiniciar o item 5.6.1.

5.6.6. Após recebimento, a Controladoria deverá realizar a validação da medição, através do comparativo
com os respectivos relatórios no Reports. Todos os valores registrados para pagamento no TOP,
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sejam via processo padrão (contratos) ou exceções (via RCM), devem constar no registro do sistema
Cantina. Deve constar dentre as evidências, a documentação e as aprovações das alçadas previstas
na CONT - IN.001 - Gestão e Monitoramento de Contratos Operacionais, além da validação do RH
Matriz, conforme item 5.6.2.

5.7. Indicador
5.7.1. Para gestão da eficiência do processo, será utilizado o indicador IND.GDO.001 - Controle Cantina,
disponibilizado pela GPO, via Power BI.

6. DOCUMENTOS APLICÁVEIS
• CONT - IN.001 - Análise e Monitoramento de Contratos Operacionais
• MAN - CGO.003 - Manual de Suprimentos e Contratos de Obra
• MAN - GDO.005 - Manual Fluig Gestão de Cantina
• MAN - GDO.006 - Manual Gerenciamento de Cantina - Versão APP
• TI - IN.001 - Chamados e Projetos TI

7. ANEXOS
• Anexo I - Fluxograma para consumo de refeição na cantina
• Anexo II - Fluxograma para retirada de refeições

8. CONTROLE DE REGISTROS
O controle de registro deve ser mantido através do Form.SGQ-002 - Controle de Registros.
Obra
• Form.GDO-012 - Controle de Refeições
• Lista nominal quinzenal
• Medições Tabocas assinadas pelos responsáveis
• Notas Fiscais / Faturas da cantina

9. RISCOS ASSOCIADOS

RISCOS
Preenchimento incorreto do Form.GDO-012
Utilização incorreta do sistema pelo
cantineiro
Pagamento de valores indevidos de refeições
lançadas manualmente
Bloqueio na retirada de refeições devido a
erros nas listas
AÇÕES
Garantir treinamento e orientação aos colaboradores
Garantir treinamento e orientação aos cantineiros
Conferência minuciosa e avaliação dos motivos de
lançamento manual pelo RH da obra
Acompanhamento e atualização diária das listas de
retirada
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ANEXO I

Fluxograma para consumo da refeição na cantina

ANEXO II

Fluxograma para retirada das refeições