CORRESPONDNCIA COMERCIAL:

TIPOS E MODELOS

Definio:
Segundo o Dicionrio Houaiss da Lngua Portuguesa (2001, p.846), correspondncia significa ato, processo ou efeito de corresponder, de apresentar ou estabelecer reciprocidade, intercmbio de mensagens, cartas, etc., entre pessoas promovido atravs do servio prprio (carta comercial> correio eletrnico), conjunto de cartas, mensagens telegramas, etc., expedidas ou recebidas [...]. Podemos ento definir correspondncia como uma forma de comunicao escrita que se estabelece entre pessoas fsicas ou jurdicas para tratar de assuntos de mtuo interesse. A correspondncia pode ser particular, oficial ou empresarial.

 Correspondncia particular: aquela que ocorre entre pessoas fsicas, podendo ter ou no carter de intimidade. Correspondncia oficial: ocorre entre rgo da administrao direta ou indireta do servio pblico civil ou militar, no mbito municipal, estadual ou federal. Correspondncia empresarial: aquela por meio da qual as empresas (estabelecimentos bancrios, indstria, comrcio) se comunicam com as pessoas fsicas ou jurdicas, tendo em vista variadas finalidades. Nesses trs tipos de correspondncia, importante observar que h regras ou requisitos a serem observados e obedecidos, os quais sero tratados mais adiante.

Como surgiu?
No mundo moderno, a palavra comunicao tornou-se lugarcomum e transformou-se em fora de extraordinria vitalidade nas relaes humanas e no comportamento individual, dado que um processo social. Comunicar implica busca de entendimento, de compreenso. Em suma, contato. Transmisso de idias, de sentimentos. A modernizao de estilo e de linguagem das correspondncias comerciais ocorreu a partir de um momento histrico especfico o final dos anos 70 como resultado de um contexto econmico em que a luta por um espao, ainda que pequeno, no mercado mundial, tornou-se muito mais competitiva. Uma das estratgias que passou a ser utilizada foi a redao de informaes de maneira mais objetiva. Com a necessidade de trabalhar tendo em vista a qualidade total, incrementou-se a importncia de discriminar os procedimentos e os padres utilizados no dia-a-dia, especificando-os em linguagem clara e sem duplicidade de sentido, de forma a no ter de refazer um trabalho e acelerar o intervalo de tempo entre os fatos e a aes.

Embora haja quem pense o contrrio, um texto malescrito representa perdas considerveis para uma empresa. Vejamos o exemplo citado na Revista ISTO (2008, p.50-53): dependendo da forma como a correspondncia escrita, quem a escreveu corre o risco de virar motivo de chacota entre os subordinados ou ser malvisto pelo chefe. A correspondncia comercial , hoje em dia, no s um meio de comunicao. Ela um instrumento de marketing, pois se insere na realidade de um mercado competitivo em que todas as nuances de comportamento adquirem sentido: a comunicao empresarial a responsvel pela imagem da organizao perante seu pblico, interno ou externo. Ela tem sofrido modificaes ao longo do tempo tanto em relao forma quanto ao estilo da linguagem impostas pelo dinamismo exigido pelas organizaes modernas. Assim, h um cuidado cada vez maior para compatibilizar a eficincia e a eficcia da mensagem com a sua forma. As normas de correspondncia esto, dia-a-dia, adequando-se realidade da transmisso de informaes.

A eficcia de um texto
A comunicao empresarial, diferentemente do texto jornalstico e do literrio, por exemplo, tem como princpio fundamental uma resposta objetiva quilo que transmitido. A essa caracterstica, d-se o nome de eficcia (segurana de um bom resultado). A eficcia no se mede pela complexidade da correspondncia, pois mesmo as mais simples como os memorandos ou as comunicaes internas precisam ser eficazes, j que a eficcia funciona atualmente como instrumento de marketing indireto, reforando ou conferindo novos rumos cultura da empresa, pois garante que no haja desperdcio de tempo. Um texto pode ser analisado a partir de trs elementos fundamentais: estrutura, contedo e expresso. a) Estrutura: compreende unidade (um s ncleo temtico), organicidade (introduo, desenvolvimento, concluso) e forma (descrio, narrao, dissertao). b) Contedo: exige coeso, coerncia e clareza. Etimologicamente, contedo forma arcaica do particpio passado do verbo conter. Tal forma sobrevive como substantivo e significa a prpria mensagem a ser transmitida. c) Expresso: refere-se ao domnio do lxico e estrutura da lngua. Para se conseguir boa expresso, fundamental a leitura de bons escritores e o manuseio constante, habitual do dicionrio. No item expresso, devem-se considerar os seguintes tpicos: criatividade, propriedade, conciso e correo.

Qualidades da correspondncia comercial

Clareza
Evita falhas ou lacunas de sentido na passagem das idias. A falta de contato com o tema, a abordagem tangencial ou fragmentada afetam a clareza por apresentar o contedo sem contornos definidos, diludos ao longo da redao. Outro obstculo clareza a frase malestruturada ou ambgua que dificulta a compreenso e distorce o sentido. Quanto clareza, convm atentar para o seguinte: Evitar palavras ou expresses vagas: Exs.: A vida um negcio srio. Essa coisa faz uma coisa. Evitar pleonasmos: Exs.: Parasita que vive s custas dos outros. Todo machismo masculino. O poder aquisitivo de adquirir bens. Evitar o uso de palavras ou expresses ambguas: Exs.: A especialidade da loja vender camas para crianas de ferro. Despediram-se os empregados O funcionrio obteve licena por doena de dez dias.

 Conciso Consiste em exprimir apenas o necessrio, em oposio prolixidade. Para conseguir-se tal sntese de pensamento, deve-se eliminar o suprfluo, o redundante; eliminar o uso excessivo dos indefinidos um e uma; eliminar os pormenores desnecessrios evitar o emprego do pronome pessoal sujeito, obrigatrio apenas nos casos de nfase ou anttese: Exs.: Eu sou o bom pastor. (Evangelho - nfase) Eu vi a morte. E ela estava viva. (Cazuza - anttese)
Objetividade Refere-se s idias que so expressas e, para expressar-se com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatrio as idias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto as informaes consideradas suprfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado. A questo principal, quando se fala em objetividade, saber definir quais so as informaes relevantes que desejamos transmitir naquele momento.

 Coerncia A redao deve apresentar um contedo em que haja idias fundamentais e pertinentes ao tema proposto. As idias devem ser elaboradas segundo critrios que possibilitem perfeita redao, visando ao entendimento entre emissor e receptor. Neste item, a principal observao a ser feita que no pode haver fuga do tema proposto, nem incluso de citaes ou informaes que no sejam pertinentes ao desenvolvimento do assunto. Vocabulrio simples e formal A simplicidade deve prevalecer sobre a linguagem rebuscada; no usar palavras cujo significado no seja familiar. Exs.: O senhor Mauro um quiropedista. (pedicuro) Atingir os pramos do porvir. (ponto mais alto, cume; porvir= futuro) Participamos de um jantar opparo. (que tem esplendor, suntuoso) Ttrica noite aziaga. (que traz m sorte, nefasto)

 Gramtica correta
Consiste no uso de formas adequadas, do ponto de vista da gramtica normativa. Entre outros conselhos, destacam-se: evitar o uso de grias; evitar o emprego de abreviaturas de carter prtico, til apenas para as anotaes; empregar corretamente a pontuao; prefervel usar a ordem direta da frase; usar frases curtas, expressando uma idia de cada vez, ou seja, evitar perodos longos (prejudicam a compreenso e o ritmo da frase); a subordinao deve ser usada para evitar a repetio de idias, ligando duas frases em um s perodo. A frmula ideal uma orao principal e duas subordinadas; ter cuidado com o gerndio, principalmente no incio dos perodos; a ordem das frases deve corresponder ordem das idias. desaconselhvel expressar uma idia fundamental numa orao subordinada; separar ncleos de idias em pargrafos diferentes, observando a conexo entre eles; no pular linhas para separar os pargrafos.

AS CARTAS TROCADAS
PARA O CHEFE

So Paulo, 23-5-92 Chefinho, Cansei minha beleza! Quinta-feira fao as trouxas e caio na farra. Diz pra Zefinha terminar aqueles ofcios que esto na minha mesa. Bater ofcio, na sexta-feira, eu, heim? S se for bater no ofcio, com relho e vara de marmelo ... Ah! Se algum perguntar por mim, diz que eu fui por a, ou melhor, pro Guaruj, levando meu gato debaixo do brao ... Beijinho, beijinho, tchau, tchau! Maria das Graas.
PARA O NAMORADO So Paulo, 23 de maio de 1992. Prezado Senhor, Tenho o prazer de acusar o recebimento de sua mensagem do dia 22 p.p., onde V. S. convida-me para um fim de semana no Guaruj, a iniciar-se no dia 30 do corrente ms. Devo esclarecer que, na data marcada, estarei inteira disposio para acompanh-lo. Considero altamente desejvel o intercmbio de beijos e abraos que tal encontro, certamente, ir propiciar. Outrossim, informo que seria de bom alvitre providenciar com antecedncia as passagens e reservas de acomodaes. Sem mais para o momento, apresento meus protestos de elevada estima e distinta considerao. Atenciosamente, Maria das Graas.

A Correspondncia Oficial

TIPOS E MODELOS
Correio eletrnico (e-mail)

A Carta

Nmero de expedio Data Destinatrio/Endereamento Referncia/Assunto Vocativo Texto Nome e cargo/funo Anexos

Memorando ou comunicao interna

Ofcio

Memorando Oficial

Documentos Administrativos
Acordo

Ata

Ata Tradicional

Ata Moderna

Aviso ou comunicado

Bilhete

Convocao

Declarao

Procurao

Recibo

Requerimento