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Correspondência Comercial Manual de apoio aos conceitos introdutórios CEF: Práticas Administrativas

Correspondência

Comercial

Correspondência Comercial Manual de apoio aos conceitos introdutórios CEF: Práticas Administrativas

Manual de apoio aos conceitos introdutórios

Correspondência Comercial Manual de apoio aos conceitos introdutórios CEF: Práticas Administrativas

CEF: Práticas Administrativas

Correspondência Comercial Manual de apoio aos conceitos introdutórios CEF: Práticas Administrativas

Índice

I - INTRODUÇÃO

5

II

O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO

6

III

- FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

7

IV

- NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO

8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO

8

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL

8

V

- VALORES DOS DOCUMENTOS

9

VALOR PRIMÁRIO

9

VALOR SECUNDÁRIO

9

O

10

 

O VALOR SECUNDÁRIO

10

VI

CONCEITOS

11

1. INFORMAÇÃO

11

2. COMUNICAÇÃO

11

3. DOCUMENTO

11

4. SUPORTE

11

5. DOCUMENTO DE ARQUIVO

11

6. DOCUMENTO OFICIAL

11

7. DOCUMENTO PÚBLICO

11

8. DOCUMENTO SIGILOSO

11

VII CORRESPONDÊNCIA A SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

12

CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA

12

VIII CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

12

 

1.

MEMORANDO

12

2.

CARTA

12

3.

CORREIO ELETRÓNICO EMAIL

13

4

. OFÍCIO

13

5

PORTARIA

13

6

CIRCULAR

14

7

RELATÓRIO

14

8

ORDEM DE SERVIÇO

14

9 LEI

14

10 REGULAMENTO

14

IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO

15

ACERVO

15

ACESSO

15

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

15

ARQUIVAMENTO

15

ARQUIVO

15

ARQUIVOLOGIA

15

ARQUIVO EM DEPÓSITO

15

ARQUIVO PRIVADO

15

ARQUIVO PÚBLICO

15

ARRANJO

16

AVALIAÇÃO

16

BIBLIOTECA

16

CLASSIFICAÇÃO

16

CLASSIFICAR

16

CÓDIGO

16

COMUNICAÇÃO

16

DOCUMENTAÇÃO

16

DOCUMENTO

16

DOCUMENTO OFICIAL

16

DOCUMENTO PÚBLICO

16

DOCUMENTO SIGILOSO

16

DOSSIÊ

17

ELIMINAÇÃO

17

FUNDO

17

FORMULÁRIOS

17

GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS

17

GESTÃO DE DOCUMENTOS

17

INFORMAÇÃO

17

MANUAL

17

MUSEU

17

NORMA

17

PALAVRAS-CHAVES

17

RECOLHA

17

TABELA DE TEMPORALIDADE

17

TÉCNICO DE ARQUIVO

17

TRANSFERÊNCIA

18

I - INTRODUÇÃO

O presente manual pretende servir de apoio aos principais conceitos introdutórios da Correspondência Administrativa assim como esclarecer dúvidas sobre terminologias arquivísticas e ainda apontar normas e procedimentos pertinentes na área.

Este Manual destina-se aos alunos que lidam com o desenvolvimento de ações administrativas e necessitam registrar as suas informações no suporte papel, no que respeita ao envio e recebimento de documentação oficial.

II O ARQUIVO E A INFORMAÇÃO

A informação, tanto quanto o capital e o trabalho, é de fundamental importância dentro das organizações, condicionando sua competitividade à adequação do seu tratamento. No entanto, o tratamento dispensado à informação e, em consequência, à documentação, na maioria das vezes, nem sempre é o mais racional e adequado. O que se percebe é que a informação nunca está disponível no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado, pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo excesso de massa documental, causando sérios problemas para a organização.

Ainda hoje, as estatísticas indicam que 95% da informação no mundo está armazenada em papel e, somente 4% está em microfilme e 1% em computador. Esta situação é extremamente preocupante, na medida que o sucesso organizacional está diretamente relacionado com o nível e a disponibilização da informação na empresa.

III - FINALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

A documentação numa organização é a prova documental de trabalhos realizados no passado, de ações presentes e de planeamento futuros. Se a administração da documentação não é realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como consequência uma organização com sua estrutura administrativa inoperante. A solução pode não se apresentar na própria administração da documentação, mas, nos métodos de trabalho associados com o trato e controle destes.

IV - NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO

É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o tático e o operacional.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO

É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO

É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos determinam “como, quem, quando e onde” para cada grande atividade determinante da organização ( por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros.

DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL

É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo.

Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc,

para a operação segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.

V - VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes:

VALOR PRIMÁRIO estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para a entidade que o acumulou e;

VALOR SECUNDÁRIO estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. VALOR ADMINISTRATIVO documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;

2. VALOR JURÍDICO OU LEGAL documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, etc;

3. VALOR FISCAL documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em:

1. VALOR HISTÓRICO PROBATÓRIO documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;

2. VALOR HISTÓRICO INFORMATIVO documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.

VI CONCEITOS

1.

INFORMAÇÃO Se entende como processo de transmissão de elementos (dados, impulso, etc) de um emissor a um receptor.

2.

COMUNICAÇÃO É a transmissão da informação no espaço e no tempo. Ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto ao outro, geralmente de um indivíduo a outro, a informação contida num documento.

3.

DOCUMENTO Registo de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.

4.

SUPORTE É um meio físico que utilizamos para registrar e transmitir as informações. Ex:

papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc.

 

5.

DOCUMENTO DE ARQUIVO 1. Aquele que é produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2 Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

6.

DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.

7.

DOCUMENTO PÚBLICO Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades.

8.

DOCUMENTO

SIGILOSO

Aquele

que,

pela natureza de

seu

conteúdo informativo,

determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

VII CORRESPONDÊNCIA A SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO

CONCEITO DE CORRESPONDÊNCIA Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Quanto ao destino e procedência podemos classificar a correspondência em EXTERNA e INTERNA.

Por EXTERNA entende-se aquela correspondência trocada entre uma Instituição e outras entidades e/ou pessoas físicas, como ofícios, cartas, telegramas. INTERNA é a correspondência trocada entre órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

VIII CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

1. MEMORANDO O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício. Difere da carta comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que a carta e o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores, autoridades.

2. CARTA É uma forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc se dirigem aos particulares em geral.

3. CORREIO ELETRÓNICO EMAIL - O correio electrónico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrónico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. OBS: Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrónico tenha valor documental, é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

4 . OFÍCIO Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta, porém, trocada entre autoridades. É quase que exclusivamente utilizado no serviço público, na comunicação entre chefias e com o público externo. Na empresa privada só é utilizado quando dirigido ao serviço público. Seu conteúdo é formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas para a introdução e para o fecho do que propriamente para o conteúdo. Como, geralmente, é dirigido a autoridade, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige. O ofício está para a empresa pública como a carta comercial e o memorando estão para a empresa privada. É, portanto, um instrumento de Relações Públicas, como a carta comercial. Podemos considerar que o ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta. É dirigido por um funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou instituição particular, ou ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública.

5 PORTARIA Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente de Poder Público determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

6

CIRCULAR Ofício, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vários destinatários.

7 RELATÓRIO Documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a serviços num determinado período de tempo.

8 ORDEM DE SERVIÇO Documento autorizando a execução de algum serviço.

9 LEI Norma jurídica escrita, emanada do poder competente, co caráter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito.

10 REGULAMENTO - Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.

IX - GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO

ACERVO Conjunto de documentos de um arquivo.

ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos.

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.

ARQUIVAMENTO Operação que consiste na guarda de documentos nos seus lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido. ARQUIVISTA Profissional de arquivo, de nível superior.

ARQUIVO É o Registo e a guarda da documentação, produzidos ou recebidos por pessoa física

e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, de

forma que proporcione rápida e eficiente recuperação da informação pelo meio mais adequado.

ARQUIVOLOGIA É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos, relativos a organização de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja, controle dos arquivos em formação (fase corrente); eliminação de documentos de valor transitório; recolhimento e conservação de arquivos de valor permanente; elaboração dos instrumentos de pesquisa; etc.

ARQUIVO EM DEPÓSITO Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

ARQUIVO PRIVADO Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições

não-governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas

e que possuam uma relação orgânica perceptível, através do processo de acumulação.

ARQUIVO PÚBLICO Conjunto de documentos que são produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou

municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas. Ou ainda, instituições arquivísticas franqueadas ao público.

ARRANJO Procedimento que consiste em colocar ou distribuir documentos fisicamente, numa seqüência alfabética ou numérica, isto é, a ordenação de documentos de acordo com uma classificação. Enquanto a classificação é uma ação intelectual, o arranjo é uma ação física.

AVALIAÇÃO Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.

BIBLIOTECA É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

CLASSIFICAÇÃO Plano, tabela ou código contendo esquema definido de relações lógicas e sistemáticas agrupadas segundo suas semelhanças e/ou diferenças.

CLASSIFICAR Ato de analisar e determinar o conteúdo de assunto de um documento, selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado.

CÓDIGO Número ou símbolo atribuído para agrupar documentos correlatos, sobre determinado assunto, em substituição ao mesmo, para fins de abreviatura, identificação e sigilo.

COMUNICAÇÃO É o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto a outro geralmente de um indivíduo a outro - , a informação contida num documento ou num conjunto de documentos.

DOCUMENTAÇÃO É a reunião, indexação, conservação e distribuição de quaisquer espécies de documentos.

DOCUMENTO Qualquer meio de Registo de informação, isto é, o suporte da informação - papel, ótico, magnético, eletrónico, etc -, em que já foi fixada ou gravada uma idéia ou mensagem, tal que permite a sua futura recuperação e uso.

DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. DOCUMENTO PÚBLICO Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades.

DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

DOSSIÊ Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

ELIMINAÇÃO

Destruição

de

documentos

julgados

destituídos

de

valor

para

guarda

permanente.

FUNDO É o conjunto de documentos provenientes de uma unidade administrativa. Um fundo pode dividir-se em “sub-grupo”. Em francês “Fonds d´Archives”, em inglês, “Group”.

FORMULÁRIOS Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para receber, preservar e transmitir informações necessárias a um processo qualquer de trabalho.

GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE DOCUMENTOS Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.

INFORMAÇÃO É a noção, idéia ou mensagem contida num documento. A informação é algo impalpável, por isso é considerada como matéria prima abstrata.

MANUAL Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto de normas ou preceitos sobre determinado assunto.

MUSEU É uma coleção de peças e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados à disposição do público.

NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e requisitos obrigatórios para determinada atividade ou conjunto de atividades de caráter administrativo ou técnico. PALAVRAS-CHAVES É o método de recuperação de informações em que o documento, após analisado o seu conteúdo, é indexado em unidades de palavras consideradas como “chaves” para sua busca e localização.

RECOLHA Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para guarda ou eliminação.

TÉCNICO DE ARQUIVO Profissional de arquivo de nível médio.

TRANSFERÊNCIA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.