Correspondncia

Comercial
Manual de apoio aos conceitos
introdutrios
CEF: Prticas Administrativas

ndice
I - INTRODUO ............................................................................................................................ 5
II O ARQUIVO E A INFORMAO ................................................................................................ 6
III - FINALIDADE DA DOCUMENTAO NAS ORGANIZAES ....................................................... 7
IV - NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO ................................................................... 8
DOCUMENTAO DE NVEL ESTRATGICO ............................................................................... 8
DOCUMENTAO DE NVEL TTICO ......................................................................................... 8
DOCUMENTAO DE NVEL OPERACIONAL .............................................................................. 8
V - VALORES DOS DOCUMENTOS .................................................................................................. 9
VALOR PRIMRIO ...................................................................................................................... 9
VALOR SECUNDRIO ................................................................................................................. 9
O .................................................................................................................................................. 10
O VALOR SECUNDRIO............................................................................................................ 10
VI CONCEITOS ........................................................................................................................... 11
1. INFORMAO ...................................................................................................................... 11
2. COMUNICAO ................................................................................................................... 11
3. DOCUMENTO ...................................................................................................................... 11
4. SUPORTE.............................................................................................................................. 11
5. DOCUMENTO DE ARQUIVO ................................................................................................. 11
6. DOCUMENTO OFICIAL ......................................................................................................... 11
7. DOCUMENTO PBLICO ....................................................................................................... 11
8. DOCUMENTO SIGILOSO ...................................................................................................... 11
VII CORRESPONDNCIA A SUA CLASSIFICAO E CARACTERIZAO ...................................... 12
CONCEITO DE CORRESPONDNCIA ......................................................................................... 12
VIII CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA ........................................................................... 12
1. MEMORANDO ..................................................................................................................... 12
2. CARTA .................................................................................................................................. 12
3. CORREIO ELETRNICO EMAIL .......................................................................................... 13
4 . OFCIO................................................................................................................................. 13
5 PORTARIA ............................................................................................................................. 13
6 CIRCULAR.............................................................................................................................. 14
7 RELATRIO ........................................................................................................................... 14
8 ORDEM DE SERVIO ............................................................................................................. 14
2

9 LEI ......................................................................................................................................... 14
10 REGULAMENTO .................................................................................................................. 14
IX - GLOSSRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO .................................................................... 15
ACERVO ................................................................................................................................... 15
ACESSO .................................................................................................................................... 15
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS ............................................................................................. 15
ARQUIVAMENTO ..................................................................................................................... 15
ARQUIVO ................................................................................................................................. 15
ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................... 15
ARQUIVO EM DEPSITO ......................................................................................................... 15
ARQUIVO PRIVADO ................................................................................................................. 15
ARQUIVO PBLICO .................................................................................................................. 15
ARRANJO ................................................................................................................................. 16
AVALIAO .............................................................................................................................. 16
BIBLIOTECA .............................................................................................................................. 16
CLASSIFICAO........................................................................................................................ 16
CLASSIFICAR ............................................................................................................................ 16
CDIGO ................................................................................................................................... 16
COMUNICAO ....................................................................................................................... 16
DOCUMENTAO .................................................................................................................... 16
DOCUMENTO .......................................................................................................................... 16
DOCUMENTO OFICIAL ............................................................................................................. 16
DOCUMENTO PBLICO ........................................................................................................... 16
DOCUMENTO SIGILOSO .......................................................................................................... 16
DOSSI ..................................................................................................................................... 17
ELIMINAO ............................................................................................................................ 17
FUNDO..................................................................................................................................... 17
FORMULRIOS ........................................................................................................................ 17
GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS ................................................................................ 17
GESTO DE DOCUMENTOS ..................................................................................................... 17
INFORMAO .......................................................................................................................... 17
MANUAL .................................................................................................................................. 17
MUSEU .................................................................................................................................... 17
NORMA.................................................................................................................................... 17
3

PALAVRAS-CHAVES.................................................................................................................. 17
RECOLHA ................................................................................................................................. 17
TABELA DE TEMPORALIDADE .................................................................................................. 17
TCNICO DE ARQUIVO............................................................................................................. 17
TRANSFERNCIA ...................................................................................................................... 18

I - INTRODUO
O presente manual pretende servir de apoio aos principais conceitos introdutrios da
Correspondncia Administrativa assim como esclarecer dvidas sobre terminologias arquivsticas
e ainda apontar normas e procedimentos pertinentes na rea.
Este Manual destina-se aos alunos que lidam com o desenvolvimento de aes
administrativas e necessitam registrar as suas informaes no suporte papel, no que respeita ao
envio e recebimento de documentao oficial.

II O ARQUIVO E A INFORMAO
A informao, tanto quanto o capital e o trabalho, de fundamental importncia dentro das
organizaes, condicionando sua competitividade adequao do seu tratamento.
No entanto, o tratamento dispensado informao e, em consequncia, documentao, na
maioria das vezes, nem sempre o mais racional e adequado. O que se percebe que a
informao nunca est disponvel no momento exato, seja pelo arquivamento inadequado,
pelo afastamento do detentor das fontes de consulta, ou ainda, pelo excesso de massa
documental, causando srios problemas para a organizao.
Ainda hoje, as estatsticas indicam que 95% da informao no mundo est armazenada em
papel e, somente 4% est em microfilme e 1% em computador. Esta situao extremamente
preocupante, na medida que o sucesso organizacional est diretamente relacionado com o
nvel e a disponibilizao da informao na empresa.

III - FINALIDADE DA DOCUMENTAO NAS ORGANIZAES

A documentao numa organizao a prova documental de trabalhos realizados no

passado, de aes presentes e de planeamento futuros. Se a administrao da documentao
no realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como consequncia uma
organizao com sua estrutura administrativa inoperante. A soluo pode no se apresentar na
prpria administrao da documentao, mas, nos mtodos de trabalho associados com o
trato e controle destes.

IV - NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO

comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o
ttico e o operacional.

DOCUMENTAO DE NVEL ESTRATGICO

a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve
conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so
direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia.

DOCUMENTAO DE NVEL TTICO

a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de
gesto da organizao. Estes documentos determinam como, quem, quando e onde para
cada grande atividade determinante da organizao ( por exemplo: compras, treinamento
etc).
Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.

DOCUMENTAO DE NVEL OPERACIONAL

a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo.
Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc,
para a operao segura dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho,
Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.

V - VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes:

VALOR PRIMRIO estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui
para a entidade que o acumulou e;
VALOR SECUNDRIO estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui
para outras entidades e pesquisadores.

O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:

1. VALOR ADMINISTRATIVO documentos que envolvem poltica e mtodos e que so
necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatrios etc;
2. VALOR JURDICO OU LEGAL documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo
do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos,
Contratos, etc;
3. VALOR FISCAL documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao
de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas
Fiscais, Receitas, Faturas etc.

O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em:

1. VALOR HISTRICO PROBATRIO documentos que retratam a origem, organizao,

reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc;
2. VALOR HISTRICO INFORMATIVO documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes
que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento,
Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos etc.

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VI CONCEITOS
1. INFORMAO Se entende como processo de transmisso de elementos (dados, impulso,
etc) de um emissor a um receptor.
2. COMUNICAO a transmisso da informao no espao e no tempo. Ato ou efeito de
transmitir fisicamente, de um ponto ao outro, geralmente de um indivduo a outro, a
informao contida num documento.
3. DOCUMENTO Registo de uma informao independente da natureza do suporte que a
contm.
4. SUPORTE um meio fsico que utilizamos para registrar e transmitir as informaes. Ex:
papel, fotografia, disquete, quadro, microfilme, etc.
5. DOCUMENTO DE ARQUIVO 1. Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de
informao. 2 Aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica no decurso de sua
existncia.
6. DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem
jurdica na comprovao de um fato.
7. DOCUMENTO PBLICO Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no
desempenho de suas atividades.
8. DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo,
determina medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico.

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VII CORRESPONDNCIA A SUA CLASSIFICAO E

CARACTERIZAO

CONCEITO DE CORRESPONDNCIA Considera-se correspondncia toda e qualquer forma de

comunicao escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fsicas, e vice-versa, bem
como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia podemos classificar a correspondncia em EXTERNA e
INTERNA.
Por EXTERNA entende-se aquela correspondncia trocada entre uma Instituio e outras
entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas.
INTERNA a correspondncia trocada entre rgos de uma mesma instituio. So os
memorandos, despachos, circulares.

VIII CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA

1. MEMORANDO O memorando a modalidade de comunicao entre unidades
administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo
nvel ou em nveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao
eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado
para a exposio de projetos, idias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado
setor do servio pblico. Sua caracterstica principal a agilidade. A tramitao do
memorando em qualquer rgo deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de
procedimentos burocrticos. Para evitar desnecessrio aumento do nmero de
comunicaes, os despachos ao memorando devem ser dados no prprio documento
e, no caso de falta de espao, em folha de continuao. Esse procedimento permite
formar uma espcie de processo simplificado, assegurando maior transparncia
tomada de decises, e permitindo que se historie o andamento da matria tratada no
memorando. No to formal quanto a carta comercial ou ofcio. Difere da carta
comercial e do ofcio por ter circulao limitada ao mbito da empresa, enquanto que
a carta e o ofcio destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes,
fornecedores, autoridades.

2. CARTA uma forma de correspondncia pela qual as empresas, instituies, etc se

dirigem aos particulares em geral.

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3. CORREIO ELETRNICO EMAIL - O correio electrnico (e-mail), por seu baixo custo e
celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de
documentos. Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim,
no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de
linguagem incompatvel com uma comunicao oficial. OBS: Valor documental Nos termos da
legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, ,
para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que
ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

4 . OFCIO Correspondncia de carter oficial, equivalente carta, porm, trocada entre

autoridades. quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao entre
chefias e com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado quando dirigido ao servio
pblico. Seu contedo formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais linhas
para a introduo e para o fecho do que propriamente para o contedo. Como, geralmente,
dirigido a autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige. O ofcio est
para a empresa pblica como a carta comercial e o memorando esto para a empresa
privada. , portanto, um instrumento de Relaes Pblicas, como a carta comercial. Podemos
considerar que o ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente carta. dirigido
por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartio a
uma pessoa ou instituio particular, ou ainda, por instituio particular ou pessoa a uma
repartio pblica.

5 PORTARIA Ato escrito, por meio do qual o Ministro do Estado, ou outro agente de Poder
Pblico determina providncias de carter administrativo, d instrues sobre a execuo de
uma lei ou servio, nomeia e designa funcionrios e aplica medidas de ordem disciplinar a
subordinados que incidem em falta.

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6 CIRCULAR Ofcio, carta ou telegrama, impresso, enviado simultaneamente a vrios

destinatrios.
7 RELATRIO Documento em que se expe autoridade superior, o desenvolvimento de
trabalhos relativos a servios num determinado perodo de tempo.
8 ORDEM DE SERVIO Documento autorizando a execuo de algum servio.
9 LEI Norma jurdica escrita, emanada do poder competente, co carter de
obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica direito.
10 REGULAMENTO - Conjunto de princpios e de normas que estabelecem o modo de
funcionamento interno de cada repartio.

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IX - GLOSSRIO DE TERMINOLOGIAS DE ARQUIVO

ACERVO Conjunto de documentos de um arquivo.
ACESSO - Possibilidade de consulta aos documentos de arquivos.
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS

Direo,

superviso

coordenao das

atividades

administrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arquivstico.

ARQUIVAMENTO Operao que consiste na guarda de documentos nos seus lugares, em
equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com um sistema de ordenao
previamente estabelecido.
ARQUIVISTA Profissional de arquivo, de nvel superior.
ARQUIVO o Registo e a guarda da documentao, produzidos ou recebidos por pessoa fsica
e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica, de
forma que proporcione rpida e eficiente recuperao da informao pelo meio mais
adequado.
ARQUIVOLOGIA o complexo de conhecimentos tericos e prticos, relativos a organizao
de Arquivos e as tarefas do Arquivista, ou seja, controle dos arquivos em formao (fase
corrente); eliminao de documentos de valor transitrio; recolhimento e conservao de
arquivos de valor permanente; elaborao dos instrumentos de pesquisa; etc.
ARQUIVO EM DEPSITO Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo
permanente, embora no pertenam ao seu acervo.
ARQUIVO PRIVADO Conjunto de documentos que so produzidos ou recebidos por instituies
no-governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas
e que possuam uma relao orgnica perceptvel, atravs do processo de acumulao.
ARQUIVO PBLICO Conjunto de documentos que so produzidos ou recebidos por instituies
governamentais de mbito federal, estadual ou

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municipal, em decorrncia de suas funes especficas administrativas, judicirias ou legislativas.

Ou ainda, instituies arquivsticas franqueadas ao pblico.
ARRANJO Procedimento que consiste em colocar ou distribuir documentos fisicamente, numa
seqncia alfabtica ou numrica, isto , a ordenao de documentos de acordo com uma
classificao. Enquanto a classificao uma ao intelectual, o arranjo uma ao fsica.
AVALIAO Processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua
destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos.
BIBLIOTECA o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para
estudo, pesquisa e consulta.
CLASSIFICAO Plano, tabela ou cdigo contendo esquema definido de relaes lgicas e
sistemticas agrupadas segundo suas semelhanas e/ou diferenas.
CLASSIFICAR Ato de analisar e determinar o contedo de assunto de um documento,
selecionar a categoria de assunto sob a qual deve ser arquivado.
CDIGO Nmero ou smbolo atribudo para agrupar documentos correlatos, sobre determinado
assunto, em substituio ao mesmo, para fins de abreviatura, identificao e sigilo.
COMUNICAO o ato ou efeito de transmitir fisicamente, de um ponto a outro geralmente de
um indivduo a outro - , a informao contida num documento ou num conjunto de
documentos.
DOCUMENTAO a reunio, indexao, conservao e distribuio de quaisquer espcies de
documentos.
DOCUMENTO Qualquer meio de Registo de informao, isto , o suporte da informao papel, tico, magntico, eletrnico, etc -, em que j foi fixada ou gravada uma idia ou
mensagem, tal que permite a sua futura recuperao e uso.
DOCUMENTO OFICIAL Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos de ordem
jurdica na comprovao de um fato.
DOCUMENTO PBLICO Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder pblico, no
desempenho de suas atividades.
DOCUMENTO SIGILOSO Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina
medidas especiais de proteo quanto sua guarda e acesso ao pblico.

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DOSSI Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um

determinado assunto ou pessoa.
ELIMINAO Destruio de documentos julgados destitudos de valor para guarda
permanente.
FUNDO o conjunto de documentos provenientes de uma unidade administrativa. Um fundo
pode dividir-se em sub-grupo. Em francs Fonds dArchives, em ingls, Group.
FORMULRIOS Todo modelo impresso e padronizado, elaborado segundo finalidade
especfica, possuindo caractersticas e campos apropriados para receber, preservar e transmitir
informaes necessrias a um processo qualquer de trabalho.

GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS

GESTO DE DOCUMENTOS Metodologia de programas para controlar a criao, o uso, a
normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo e a destinao de documentos.
INFORMAO a noo, idia ou mensagem contida num documento. A informao algo
impalpvel, por isso considerada como matria prima abstrata.
MANUAL Documento que consolida, de forma organizada, um conjunto de normas ou
preceitos sobre determinado assunto.
MUSEU uma coleo de peas e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados
disposio do pblico.
NORMA - Documento padronizado e controlado que fixa diretrizes e requisitos obrigatrios para
determinada atividade ou conjunto de atividades de carter administrativo ou tcnico.
PALAVRAS-CHAVES o mtodo de recuperao de informaes em que o documento, aps
analisado o seu contedo, indexado em unidades de palavras consideradas como chaves
para sua busca e localizao.
RECOLHA Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os permanentes.
TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade
competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos
correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios
para guarda ou eliminao.
TCNICO DE ARQUIVO Profissional de arquivo de nvel mdio.

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TRANSFERNCIA Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.

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