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Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização

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Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.

Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte-americano Daniel C. McCallum, administrador de ferrovias, no ano de 1856. Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais, a hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes. Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca, Setor de Produção, Gerência Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor, secretário, governador, presidente, etc. Normalmente tem colaboradores (funcionários) e espaço físico definido. Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

Tipos de organogramas

Clássicos - O organograma clássico também é chamado de vertical. É o mais comum tipo de organograma, elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles. Não clássicos - São todos os demais tipos como abaixo: Em barras - representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa. Em setores (setorial, setograma) - são elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde localiza-se a autoridade maior da empresa. Radial (solar, circular) - o seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial. Lambda - apresentam, apenas, grupos de órgãos que possuam características comuns. Bandeira - apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis. Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) - possui um diferenciador em relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas. Informativo - apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.

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Também denominado por Diagrama Organizacional, ou Organigrama, um Organograma é um diagrama que representa a estrutura de uma Organização e mostra como estão dispostas as unidades funcionais, a hierarquia e as relações entre os seus membros. Um Organograma pode ser bastante útil dentro de uma organização pois facilita as decisões relacionadas com a gestão e comunicação entre os departamentos ou membros. Um Organograma é relativamente simples de perceber, mas pode facilmente tornar-se complexo quanto maior for a empresa e a complexidade entre os vários membros que a compõe. Se pretende saber como fazer um Organograma vejamos como o pode fazer recorrendo apenas ao Word ou a um simples programa de desenho como o Paint.

Como fazer um Organograma
Num Organograma, todos os membros estão dispostos em níveis hierárquicos, ou seja, quanto mais alto for o nível, maior será a importância desse membro. A ligação hierárquica entre os membros de uma organização é representada por linhas verticais, linhas laterais, e caixas que representam os membros. O seguinte exemplo poderá ajuda-lo a perceber como fazer um Organograma.

Fig.1 - Exemplo de Diagrama Organizacional de uma pequena Empresa de Software: O Organograma apresentado é o Clássico ou também denominado Vertical, e é o mais utilizado devido à sua simplicidade e facilidade de leitura. Neste exemplo é bastante clara a relação entre os vários níveis. O Director surge no topo, e no nível abaixo, surgem a Administração, os Comerciais e as Operações. Neste nível, a hierarquia é idêntica, e todos eles respondem directamente ao Director. No nível mais baixo surge a Consultoria e os Designers que respondem ao Responsável de Operações que por sua vez terá de responder ao Director.

-O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C. MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar. Existem alguns < organização: a representam como forma pela si entre diferem que organogramas de> - Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa; - Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo; - Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado; - Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização; - Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal). Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da organização e a definição do que se pretende representar. Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da estrutura organizacional. --

Organograma: Vantagens e Limitações
1. INTRODUÇÃO Dada a dificuldade de se visualizar uma entidade como um todo, surge a necessidade de apresentá-la num gráfico, que mostra, de forma imediata, as relações funcionais, os fluxos de autoridade e responsabilidade e as funções organizacionais da empresa. Graficamente:

2. VANTAGENS DO ORGANOGRAMA Numa organização podemos encontrar condições como: 1) Funções importantes relegadas a 2.º plano; 2) Funções secundárias com muita importância; 3) Duplicação de funções; 4) Funções mal distribuídas. 3. LIMITAÇÕES DO ORGANOGRAMA 1) Mostra as relações que devem existir, o que não necessariamente corresponde à realidade. 2) Expressa o que está documentado nos Estatutos, regulamentos, instruções e portarias. 3) Deixa a desejar quando líderes passam a exercer funções de comando que limitam a autoridade formalmente delegada. 4. SUGESTÕES PARA O DESEMPENHO E AUMENTO DA UTILIDADE 1) É necessário que apresente a estrutura que opera atualmente, e não a que as pessoas acreditam que deveria ser. 2) Os títulos do cargo devem aparecer nos quadros, e, se houver necessidade de identificar o nome da pessoa que ocupa o cargo, este deve aparecer fora dele; se for colocado dentro do quadro, deve ser feito com outro tipo e letra, para facilitar a diferenciação. 3) Para maior clareza e referência, o gráfico deve ter nome, data e número, e deve ser mostrada a referência de outros gráficos derivados. Quadros suplementares devem ser usados para evitar grandes detalhes do organograma principal. Se um gráfico mostra somente uma parte da organização, deve-se deixar linhas abertas para mostrar essa continuidade. Veja a figura abaixo.

-A possibilidade deformar uma organização começa ao empregar o primeiro ajudante, seja um membro da família ou um operário contratado. Neste momento, deve fazer-se algum arranjo, a fim de ordenar os esforços do patrão e seus ajudantes de modo que possam auxiliar-se mutuamente e obter resultados produtivos. Isto requer um novo estudo das necessidades da empresa em desenvolvimento. A designação de tarefas e responsabilidades deve ser estabelecida após a enumeração minuciosa das atividades que serão realizadas na empresa. Para que a estrutura de organização possa funcionar é necessário o estabelecimento dos canais de comunicação que liguem as distintas partes, seja através de canais funcionais de autoridade e responsabilidade, seja interligando esses canais. A palavra organização não é unívoca: tem pelo menos dois sentidos. É comum ouvir-se frases como estas: "a organização onde trabalho é excelente", ou, "a Igreja católica é uma organização muito antiga", ou ainda afirmações como estas: "a organização de minha empresa é funcional"; "precisamos modificar a organização do departamento de recursos humanos". Colocando estas quatro frases lado a lado, torna-se evidente que o sentido de "organização" nas duas primeiras não é o mesmo que nas duas últimas. Em primeira acepção, organização é um tipo de sistema social, é uma instituição objetivamente existente, enquanto que, no segundo sentido, organização é uma forma pela qual determinada "coisa" se estrutura, é inclusive o modo pelaqual as organizações em seu primeiro sentido se ordenam. Tanto assim que, não fosse a deselegância da linguagem, poderíamos dizer: "a organização da organização em que trabalho é excelente". A organização formal é aquela que está ligada diretamente à estrutura organizacional. São os cargos, funções, práticas e procedimentos que definem responsabilidades e níveis de autoridade. Sob este ponto de vista a empresa consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços. A estrutura orgânica deste conjunto de encargos está condicionada pela natureza do ramo de atividade, pelos meios de trabalho, pelas circunstâncias sócio-econômicas da comunidade e pela maneira de conceber a atividade empresarial. Características fundamentais: Divisão do trabalho. Especialização - funções específicas. Hierarquia. Distribuição da autoridade e da responsabilidade. Assim cada empresa tem a sua própria organização em função dos seus objetivos, do seu tamanho, da conjuntura que atravessa e da natureza dos produtos que fabrica ou dos serviços que presta. Não há duas empresas idênticas, muito embora existam certos princípios e tipos básicos são utilizados como diretrizes no estudo da organização empresarial. Deste modo, todas as empresas que se dedicam à produção de bens ou à prestação de serviços possuem uma organização própria, específica e individual. Os tipos de organização formal: Linear - Constitui-se na forma estrutural mais simples e mais antiga. Tem a sua origem na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. A denominação linear decorre do fato de que entre o superior e seus subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade.

Funcional - É o tipo de organização que aplica o princípio da especialização das funções para cada tarefa. Depois disso, podemos dizer que há vários tipos de organograma. O clássico é m gráfico comumente usado para representar um resumo das informações estruturais. Neste tipo de gráfico, as unidades organizacionais são representadas por retângulos, onde se indica seus títulos, que devem refletir particularmente seus objetivos de trabalho. A altura de colocação dos retângulos é estabelecida em função da posição hierárquica de cada unidade na organização. Presidência Vice-Presidência Diretoria Departamento Divisão Seção Setor A razão pela qual se tem uma organização hierarquizada é porque há grandes descontinuidades em complexidades que separam uma tarefa em uma série de categorias. Essa é a única maneira de uma grande organização empregar um número muito grande de indivíduos e ainda preservar uma certeza de que cada um conhece sua responsabilidade. O organograma clássico é a representação de unidades especializadas em assessoramento, trabalho solicitado para estudo apresentação de soluções de um problema. As unidades de assessoramento podem ser chamadas de "staff", diferenciando-se das demais, chamadas unidades de linha. No organograma as relações de autoridade podem ser apresentadas através de três maneiras diferentes: Linha: Confere ao superior hierárquico o direito de dar ordens diretas a seus subordinados e de delegar parte de sua autoridade diretamente. Assessoria: (ou de Staff): quando uma pessoa recebe poderes para fazer pesquisas, levantamentos e trabalhos em áreas específicas; ou ainda, quando tem a atribuição de prestar aconselhamento sobre determinados assuntos. Funcional: permite a um cargo ou a um órgão atuar sobre elementos não ligados diretamente a eles, apenas em relação a assuntos específicos a sua função na organização. O órgão que cuida do pessoal (Recursos Humanos) pode atuar sobre qualquer indivíduo da empresa, dentro da área específica de sua atribuição, da mesma forma, em relação a um órgão da empresa ou a um departamento, setores, etc. Este critério de distinção pode variar de uma empresa para outra. Problemas de hierarquização Quando os administradores e subordinados estão muito próximos em experiência e habilidade. Quando os chefes somam valor às tarefas de seus subordinados. Hierarquização bem-feita: Ênfase à responsabilidade e autoridade. Suas tarefas específicas serão definidas por seu chefe, que detém autoridade para tal e que também será responsável pelo resultado de seu trabalho. Definir políticas, planos e objetivos a todos os níveis. Técnicas relacionadas com a organização. Alguns aspectos da organização formal de uma empresa podem ser mais bem visualizados e compreendidos através de gráficos. Quando esses gráficos se referem a aspectos globais ou parciais da estrutura organizacional, são denominados organogramas ou gráficos; se se referem a aspectos globais ou parciais de procedimentos e rotinas, são denominados de fluxogramas ou gráficos de fluxo e seqüência de operações. Enquanto os organogramas são gráficos estáticos, os fluxogramas são gráficos que demonstram a dinâmica e movimentação das operações. Em resumo, ele é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, mostra de forma imediata as relações funcionais, os fluxos de responsabilidade e as funções organizacionais da empresa. No organograma aparecem claramente: Estrutura hierárquica, definindo os diversos níveis da organização; Os órgãos componentes da estrutura; Os canais de comunicação que ligam os órgãos. O organograma deve permitir a visualização de sua estrutura de forma simples e direta. Por ser estático, é uma espécie de retrato do esqueleto organizacional da empresa. Não contém qualquer descrição de funções ou atribuições dos ocupantes dos cargos. O organograma é constituído de retângulos, quadrados ou círculos, ligados por linhas horizontais e verticais. Os retângulos representam os órgãos ou cargas da organização, enquanto que as linhas representam os canais de comunicação. O organograma ajuda a visualizar funções importantes que estejam sendo negligenciadas ou relegadas a segundo plano ou até mesmo ausentes, a visualizar funções duplicadas, visualizar funções mal distribuídas, facilita o sistema de informação e o fluxo de comunicação dentro da empresa, cria interação de cargos, auxilia a graduar e classificar trabalho se tarefas, ajuda a visualizar melhor as necessidades de mudanças

organizacionais e de crescimento da empresa. Alguns pesquisadores creditam a criação do organograma ao norte-americano Daniel C. MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise. Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem-estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas funções e a quem devem se reportar. Porém, ele tem as suas limitações: O organograma mostra apenas uma dimensão dos muitos tipos de relações que existem entre indivíduos e unidades de trabalho de uma mesma empresa. Mostra as relações que devem existir, porém existe a possibilidade dessas relações não ocorrerem na prática (ficarem só no papel). O organograma mostra apenas relações formais na organização, sendo que a comunicação continua sendo importante porém com mais critério e menos fofoca/achismo. O organograma é a representação gráfica das autoridades, mas não explicita as responsabilidades, que são evidenciadas no Mapeamento de Processos. Isto porque responsabilidade relaciona-se ao resultado (fim) e autoridade refere-se aos recursos envolvidos (meios). Uma organização linha-staff é o resultado da combinação dos dois tipos de organização linear e funcional, buscando-se incrementar as vantagens destes dois tipos, resultado um tipo de organização mais completo e complexo. O conceito de organização linha-staff baseia-se no fato de que entre as linhas têm seus órgãos de execução e de staff (assessoria), sendo este último o órgão de apoio e consultoria. Já a organização informal é a gama de atitudes e comportamentos não formalizados, que agitam e influenciam as responsabilidades e os níveis de autoridade, podendo ao longo do tempo ser formalizados dentro da empresa. Dessa forma, a chave do sucesso de uma organização está na sua administração, ou seja, nos homens que a dirigem, nos seus gerentes; portanto, os termos administração e gerência são sinônimos. Neste contexto algumas definições são fundamentais: Um gerente como o homem que se esforça para alcançar objetivos qualificáveis, relacionados às finalidades do subsistema, e um administrador como aquele que se esforça para atingir objetivos não-qualificáveis, independente do efeito final de sua consecução. Gerenciar: é um processo que consiste em obter resultados "com" e "por" intermédio de pessoas. Gerente: qualquer pessoa desde que tenha subordinados. Administração é aquela que trata de objetivos, recursos limitados e pessoas. Objetivos: são necessários porque a atividade deve dirigir-se a alguma finalidade. Recursos limitados: os recursos econômicos são por definição escassos, portanto o administrador é responsável por sua alocação. Eficazes: Consecução do objetivo ou objetivos estabelecidos. É a extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e, os recursos planejados, alcançados. Gerentes eficazes são os que atingem os resultados planejados - e os resultados são os produtos dos processos. Eficiência: Relação entre o resultado alcançado e os recursos utilizados: ação, força, virtude de produzir um efeito, ou seja, gerenciar adequadamente os recursos para cumprir os objetivos previamente estabelecidos. Realizar um serviço rapidamente, achar um modo melhor de realizar um serviço, sem esforços desnecessários e sem desperdício de material e principalmente de tempo, é trabalhar com eficiência. Bons administradores preocupam-se, portanto, em atingir os objetivos, o que os tornam eficazes e com a melhor alocação de recursos escassos, o que os tornam eficientes. O ótimo é ser eficaz com eficiência; pode-se ser eficaz sem ser eficiente; impossível ser eficiente sem ser eficaz! Revista Banas Qualidade Edição 198 - Páginas 52 a 56 - Novembro/2008

Definir a estrutura organizacional mais adequada para a empresa, atualizando-a constantemente em função das necessidades geradas pelo ambiente dinâmico do mundo dos negócios. Não existe um desenho pré-definido, é necessário conhecer os detalhes da empresa, do seu ramo de atividade, da sua cultura e valores, para então criar o seu desenho organizacional mais apropriado, inclusive já prevendo a estrutura que deverá existir a médio e longo prazo.

Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da Administração Sistemática em ferrovias. As ferrovias eram empreendimentos complexos e muito caros, assim exigiam uma estrutura hierárquica com vários níveis profissionais. Portanto conforme os registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro organograma de que se tem notícia. Fazendo um organograma tradicional: O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma, e definir suas posições hierárquicas. Faça uma lista. 1 – Presidente 2 – Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.) 3 – Gerentes (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.) 4 – Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, Depto. Jurídico, etc. Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição ocupada pelo cargo/setor. Definidos os cargos e posições, transfira-os para retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão a comunicação e hierarquia dos itens. Como assim? No exemplo citado, o Presidente (1) ocupa o primeiro nível do organograma. No segundo nível serão colocados os Diretores (2). Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores. E de cada Diretor, sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele. Daí em frente o raciocínio é o mesmo. Funções de Staff, que respondem a um superior mas não têm autoridade total sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligados à linha principal do superior correspondente. Por exemplo, o RD responde à Direção, mas sua autoridade limita-se aos assuntos da Qualidade, portanto somente nesses assuntos ele tem ascendência sobre os gerentes, não em outros temas. Veja como fica:

Modelo circular: elaborado com círculos concêntricos que representam as diversas áreas a partir do círculo central, onde localiza-se a autoridade maior da empresa. – Eu o vejo como um modelo que transmite uma idéia maior de colaboração e participação entre as áreas. Quando desenvolvo um assim, sempre destaco a posição do cliente de forma a mostrar os setores que têm contato mais direto com ele em cada nível, mas abrindo a possibilidade de contato direto com a direção.

Organograma radial distribuído conforme planejamento

Organograma circular

Referência • • • • • • • • http://pt.wikipedia.org/wiki/Organograma http://truques-dicas.com/como-fazer-um-organograma/ http://www.infoescola.com/administracao_/organograma/ http://www.ceismael.com.br/lider/lider019.htm http://www.quality.eng.br/PDF/PDF_artigo.php?codEditorial=33 http://www.bcabrasil.com.br/pt_br/conteudo.php?_p=4&_cnt=11 http://qualiblog.wordpress.com/2009/03/23/tipos-de-organograma/

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