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O Ciclo de Compras e
Despesas
Procedimentos de
Compras e Caixa
Pagamentos

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Objetivos do Aprendizado
Tarefas que constituem os processos de compras e

caixa pagamentos.

Departamentos envolvidos nas atividades de

compras e pagamentos e o fluxo destas transaes

na organizao.

Documentos, dirios, e contas que podem ser

trilhadas, manuteno de registros, e suporte de

tomada de deciso e relatrios financeiros.

Exposio das atividades de compras e pagamentos

e os controles que podem reduzir estes riscos.

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Requisio de Compra

Pedido de Compras

2
CICLO DE DESPESAS
(SUBSISTEMA)

Pagamento
5

Recebimento
Inspeo
3

Contas a Pagar
4

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Objetivos do Ciclo de Despesas

O

objetivo fornecer os recursos

necessrios
para
a
organizao
subdivididos nos seguintes objetivos:

Compra de fornecedores de confiana

Compra de itens de alta qualidade
Obteno do melhor preo possvel
Compra de somente itens que
devidamente autorizados

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esto

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Objetivos do Ciclo de Despesas

O

objetivo fornecer os recursos

necessrios
para
a
organizao
subdivididos nos seguintes objetivos:

Ter recursos disponveis quando eles so

necessrios
Receber somente os itens que foram
ordenados
Proteger os itens para que no sejam
perdidos, roubados, ou quebrados.
Pagar os fornecedores dentro do prazo

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Um sistema manual de Compras

Comea no Controle de Estoques quando o nvel de

estoque atinge o nvel de compras.

Uma requisio de compra (RC) preparada e

cpias so enviadas para o Depto. de Compras e

Contas a Pagar (C/P)

Compras prepara um Pedido de Compra (PC) para

cada fornecedor e envia copias para Controle dos

Estoques, C/P, e Recebimento.

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Um sistema manual de Compras

Pelo recebimento, o Recebimeto conta e inspeciona

os produtos.

Uma cpia cega do PC utilizada para forar os empregados a

contar os produtos.

Um relatrio de recebimento preparado e cpias

so enviadas para o armazenamento, Compras,

Controle de Estoques, e C/P.

C/P recebe cpias da RC, PC, relatrio de

recebimento, e nota fiscal do fornecedor.

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Um sistema manual de Compras

Atravs da nota fiscal, o Contas a Pagar reconcilia

todos os documentos, enviando uma das vias da

nota fiscal para o Depto. Fiscal para fins de
registro das compras, e registra a exigibilidade no
razo auxiliar de Contas a Pagar.

Peridicamente, as entradas pelas compras so

sumarizadas e gera um relatrio compras

sumarizadas por dia e total o qual enviado ao
Depto de Contabilidade para fins de registro no
Razo Geral.

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Um sistema manual de Compras

O relatrio compras sumarizadas por dia e

por total preparado Depto. Fiscal que

envia para o Departamento Contbil, onde
efetuado o segunte registro:
Estoques ou Compras
Dbito
Fornecedores
Crdito
O Contas a Pagar tambm prepara uma
solicitao de pagamento e registra esta
solicitao no dirio de solicitao de
pagamento.

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Um sistema manual de Compras

O Departamento de Contabilidade:

Registra os fornecedores atravs do

relatrio sumarizado no razo geral.
Reconcilia o montante de estoques
adquiridos com um sumrio recebido do
controle de estoques.

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Um sistema manual de Compras

Peridicamente, usualmente dirio, Contas

a Pagar pesquisa o arquivo de contas a

pagar para pagamento do dia:
CP envia solicitao de pagamento e
documentos de suporte para o Caixa
Pagamentos (Tesouraria).
CP atualiza o razo auxiliar de
fornecedores.

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Um sistema manual de Compras

O Caixa Pagamentos faz o seguinte:
Prepara os cheques
Registra a informao no dirio de cheques
Retorna o processo pago para o Contas a
Pagar, pelo pagamento do fornecedor
Envia o relatrio dirio de cheques para o
Departamento de Contabilidade, onde feito o
seguinte registro:
Fornecedores
Dbito
Caixa ou Bancos
Crdito

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Um sistema manual de Compras

O Departamento de Contabilidade recebe:
Relatrio de cheques pagos do Caixa
Pagamentos.
Um sumrio do razo auxiliar do Contas a
Pagar (com os documentos pagos)
O relatrio de cheques pagos utilizado para

atualizar o razo geral.

O controle de Fornecedores reconciliado
com o razo auxiliar do Contas a Pagar.

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O ciclo de despesas
O ciclo das transaes de despesas

compreendem duas fases:

Fase fsica (ciclo de compras)

Fase financeira (pagamentos)

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Sumrio dos Controles Internos

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Sumrio dos Controles Internos

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Controles Internos
Organizao dos controles
Segregao de funes
Documentao
Controle dos ativos
Prticas Gerenciais
Controles das Operaes
Controle das autorizaes
Controles de Acesso

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Controles de Autorizao
Compras de estoques dever ser

autorizado pelo Departamento de Controle

de Estoques, no pelos agentes de
compras.
Contas a Pagar autoriza o pagamento das
faturas, no funcionrio do Caixa
Pagamentos, quem emite os cheques.

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Segregao de Funes
Banco de Dados (armazenamento)
Controle de Estoques
Contas a Pagar
Contabilidade
Requisitante
Compras
Devoluo de compras
Caixa Pagamentos

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Segregao de Funes
Custdia do ativo, estoques, pelo Banco

de Dados dever estar separado do

registro destes ativos pelo Departamento
de Controle de Estoques.

Custdia do ativo, dinheiro, pelo Caixa

Pagamentos dever estar separado do

registro para esse ativo pelo Departamento
de Contas a Pagar.

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Superviso
Porm no ciclo de despesas, superviso

de alta importncia no Departamento de

Recebimento, aonde chegam os estoques
e verificado pelo funcionrio do
Recebimento. necessrio minimizar:
Falhas na inspeo destes ativos.
Roubo destes ativos.

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Registros Contbeis
Manuteno adequada para:
Contas a Pagar
Solicitao de Pagamento
Cheques
Razo Geral
Razes auxiliares

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Controle de Acesso
Accesso para:
Estoques (direto)
Dinheiro (direto)
Registros Contbeis
(Indireto)

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Verificao Independente
O Departamento de Contas a Pagar verifica quanto de

trabalho foi realizado no ciclo de despesas.

Requisio de Compras, Pedidos de Compras, Relatrio de

Recebimento, e fatura de fornecedores devero ser checadas
e verificadas pelo Contas a Pagar.

O Departamento de Contabilidade verifica:

O total das obrigaes registradas se igual ao total dos

estoques recebidos.
O total de reduo do Contas a Pagar se igual ao total dos
pagamentos de caixa.

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