5S no

Escritório
SEST – Serviço Social do Transporte
SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do
Transporte

Curso on-line – 5S no Escritório –

Brasília: SEST/SENAT, 2016.

40 p. :il. – (EaD)

1. Qualidade total - implantação. 2. Trabalho -

organização. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço
Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título.

CDU 005.6

ead.sestsenat.org.br
Sumário
Apresentação 5

Unidade 1 | O Que É 6
5S
1 O Que É 7
5S
1.1 A Origem dos 7
5S
1.2 Introdução aos Conceitos dos 5S 7

1.3 Benefícios dos 8

5S
1.4 Cenário Prático de Um dos Usos dos 9
5S
Glossário 11

Atividades 12

Referências 13

Unidade 2 | Mudança Comportamental 14

1 Mudança Comportamental 15

1.1 Quais Comportamentos São Diretamente Afetados pela Implantação dos 15

5S
1.2 Os Líderes da Mudança 15

1.3 As Mudanças Comportamentais na Prática 16

1.4 Como se Adaptar Rapidamente a Essas Mudanças 16

1.5 As Áreas 16

Glossário 17

Atividades 18

Referências 19

Unidade 3 | Os Sensos dos 20

5S
1 Os Sensos dos 21
5S
1.1 Senso de Utilização 21

1.2 Senso de Ordenação 22

1.3 Senso de Limpeza 23

3
1.4 Senso de Padronização (Saúde e 24
Higiene)
1.5 Senso de Autodisciplina 25

Glossário 26

Atividades 27

Referências 28

Unidade 4 | Como Implantar os 5S no 29

Escritório
1 Principais Ações que Devem Ser Planejadas 30

1.1 Preparação 30

1.2 Agrupamento (Senso da Utilização) 30

1.3 Colocando em Ordem (Senso de 31

Organização)
1.4 Limpeza (Senso de Limpeza) 32

1.5 Padronização (Senso de Padronização – Saúde/Higiene) 32

1.6 Mantendo os Padrões (Senso de Autodisciplina) 33

1.7 Como Controlar a Implantação dos 34

5S
Glossário 36

Atividades 37

Referências 38

Gabarito 39

4
Apresentaçã
o
Prezado(a) aluno(a),

Seja bem-vindo(a) ao curso 5S no Escritório!

Neste curso, você encontrará conceitos, situações extraídas do cotidiano e, ao final

de cada unidade, atividades para a fixação do conteúdo. No decorrer dos seus
estudos, você verá ícones que têm a finalidade de orientar seus estudos, estruturar
o texto e ajudar na compreensão do conteúdo.

Este curso possui carga horária total de 15 horas e foi organizado em 4 unidades,
conforme a tabela a seguir.

Unidades Carga Horária

Unidade 1 | O Que É 5S 4h
Unidade 2 | Mudança Comportamental 3h
Unidade 3 | Os Sensos dos 5S 4h
Unidade 4 | Como Implantar os 5S no Escritório 4h

Fique atento! Para concluir o curso, você precisa:

a) navegar por todos os conteúdos e realizar todas as atividades previstas nas

“Aulas Interativas”;

b) responder à “Avaliação final” e obter nota mínima igual ou superior a 60;

c) responder à “Avaliação de Reação”; e

d) acessar o “Ambiente do Aluno” e emitir o seu certificado.

Este curso é autoinstrucional, ou seja, sem acompanhamento de tutor. Em caso

de dúvidas, entre em contato através do e-mail suporteead@sestsenat.org.br.

Bons estudos!

5
UNIDADE 1 | O QUE É
5S
1 O Que É 5S

1. A Origem dos 5S

Os 5S surgiram a partir de necessidades em fábricas japonesas, no final do ano 1950.

Seu principal objetivo era organizá-las e mantê-las limpas, reduzindo, dessa
forma, o desperdício de materiais utilizados pelos trabalhadores, que iam desde
simples parafusos e arruelas, até equipamentos mais complexos que tinham sua
manutenção prejudicada pela falta de organização. No entanto, as primeiras
considerações sobre o tema surgiram alguns anos antes, quando o químico Dr.
Kaoru Ishikawa percebeu a necessidade da criação de uma metodologia que
auxiliasse na reconstrução do país e das organizações japonesas após a Segunda
Guerra Mundial.

A implementação dessa metodologia só seria possível se houvesse mudança nas

atitudes das pessoas. No início, as ações envolviam: classificar, ordenar e limpar. E,
posteriormente, evoluíram para o que conhecemos hoje como 5S.

1.2 Introdução aos Conceitos dos 5S

Os 5S têm sido muito aplicado como base para algumas metodologias de qualidade
total em diversas empresas. Os cinco S são originários das palavras em japonês:
Seiri, Seiton, Seiso, Seiktsu e Shitsuke, que em tradução livre querem dizer,
respectivamente: utilização, ordenação, limpeza, padronização e autodisciplina.

7
 Quadro 1: Os
5S
Japonês Inglês Português Objetivo
Eliminar o que não é
SEIRI Sort Utilização
necessário ao trabalho.
Organizar as ferramentas e o
espaço de trabalho, de forma
SEITON Set in Order Ordenação que cada item esteja em seu
devido lugar, para maximizar a
eficácia e a eficiência.
Shine Otimizar ao máximo o nível
SEISO Limpeza
ou de limpeza.
Sweep
Criar e implementar
SEIKETSU Standardise Padronização normatização para
triagem, arrumação e
higienização.
Incentivar que todos façam
SHITSUKE Sustain Autodisciplina o que deve ser feito de
forma natural e rotineira.

A metodologia dos 5S sistematiza o planejamento e a implementação dos conceitos

para melhorar a qualidade operacional nas empresas. Ela é o pilar de qualquer
sistema de qualidade que vise combater o desperdício.

1.3 Benefícios dos 5S

Os benefícios obtidos com a implantação dos 5S são inúmeros, dentre eles pode-
se listar:

• Melhoria na segurança;

• Melhoria na qualidade;

• Aumento de eficiência;

• Aumento do nível de satisfação do consumidor;

8
 • Redução de custos operacionais;

• Redução da perda de materiais;

• Melhora do estado de espírito da equipe;

• Melhora no trabalho em equipe;

• Melhora no aspecto visual dos ambientes.

Esses benefícios são alcançados com ações que na essência são simples, mas que
demandam planejamento e esforço para se manterem.

1.4 Cenário Prático de Um dos Usos dos 5S

Para facilitar o entendimento inicial do que se tratam os 5S, imagine uma sala com
peças e ferramentas. Você recebe a simples tarefa de encontrar um determinado
conjunto de parafusos para um trabalho específico. Como você faria para achar os
parafusos? Seria mais fácil se eles estivessem espalhados pelo chão ou se
estivessem organizados em recipientes?
Cenário 1

Figura 1: Organização

9
 Cenário
2

Figura 2: Classificação

Como primeira opção, você teria que separar manualmente todos os parafusos, até
encontrar os corretos. Além do esforço, ainda há o risco de se machucar no processo
e de perder parafusos, desperdiçando materiais.

Já na segunda opção, na qual os parafusos estão ordenados de acordo com seus

tipos e tamanhos, achar os corretos é mais rápido, sem que seja necessário ficar
manuseando e movimentando os parafusos para encontrá-los, reduzindo a chance
de machucar- se durante a procura. Além dos benefícios de encontrar mais
rapidamente, como os parafusos estão ordenados é mais fácil fazer o controle do
estoque e, dessa forma, evita-se a compra de materiais desnecessários.

A mesma situação pode ser encontrada nos escritórios, tanto com relação às
ferramentas e insumos de trabalho cotidianos, como simples grampeadores,
formulários, canetas, papel, cartuchos de impressoras, até arquivos, como
documentações de projetos, funcionários, compras, etc.

Um escritório bem organizado e limpo possibilitará que o trabalho seja realizado de

forma mais eficaz e eficiente, com menos desperdícios, por um time mais
motivado pelo ambiente no qual se encontra.

10
Glossário

Eficácia (eficaz): conseguir o melhor rendimento com o mínimo de erros.

Eficiência (eficiente): diz respeito a fazer algo corretamente.

Manuseando: mexer com as mãos.

Metodologia de qualidade total: metodologia para a implantação e manutenção de

melhoria contínua em uma organização. É multidisciplinar e formada por um
conjunto de ferramentas, programas e métodos.

11
 1) Julgue verdadeiro ou falso. As primeiras considerações

a sobre os 5S surgiram antes de 1950, quando o químico

Dr. Kaoru Ishikawa percebeu a necessidade da criação
de uma metodologia que auxiliasse na reconstrução do
país e das organizações japonesas após a Segunda
Guerra Mundial.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. Os 5 S são originários de

cinco palavras em japonês que começam com a letra S e
que em tradução livre significam: utilização, ordenação,
limpeza, padronização e autodisciplina.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

12
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://ww
w.administradores.com.br/artigos/ negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-
seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.:

s.n.], 2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

13
UNIDADE 2 |
MUDANÇA
COMPORTAMENTAL
1 Mudança Comportamental

1.Quais Comportamentos São Diretamente Afetados pela

Implantação dos 5S

“Não tem nada que você não possa... se criar os hábitos certos” 1

A mudança de hábitos não é simples, mas pode ser realizada. O primeiro passo é
admitir a necessidade de tal mudança. Existem aqueles que não acreditam nos
benefícios da limpeza e organização. Essa crença, quando se torna parte da rotina,
dá a impressão de que não pode ser modificada, e que a vida é estática (FERREIRA,
2016). E não é. A vida é uma mudança contínua e essa mudança só ocorre porque
nós mudamos também. Mudar em direção a mais efetividade e eficácia cabe apenas
aos indivíduos.

As mudanças comportamentais, causadas pelos 5S, ocorrem tanto individualmente

quanto coletivamente. O indivíduo torna-se mais consciente de suas ações e de seus
impactos na empresa, como também passa a observar e melhor interagir em grupo.
É comum que as mudanças que se iniciam dentro da empresa sejam levadas para
outros ambientes, como por exemplo, nossas residências, tornando, assim, a vida
como um todo mais limpa, eficaz e organizada. Tornando o nível de consciência dos
indivíduos cada vez maior.

1.2 Os Líderes da Mudança

Todas as mudanças para serem efetivas precisam ser lideradas por algum grupo. Os
líderes da implantação dos 5S usualmente são os mesmos que almejam sua
implantação e arcam com os custos dessa mudança cultural. Para que a mudança
seja efetiva, os líderes dos grupos nos quais os 5S está sendo implantado devem
servir de exemplo para essa implantação.

1 Palavras do personagem Major, na obra de Charles Duhigg, em “O Poder do

Hábito”.

15
1.3 As Mudanças Comportamentais na Prática

Todos os sensos dos 5S (utilização, ordenação, limpeza, padronização e disciplina)

causam mudanças comportais. Na prática, é esperado que o indivíduo que tenha
tido contato com os sensos sejam sensibilizados e iniciem as mudanças necessárias
para a sua implementação. Algumas pessoas, no entanto, apresentam resistência às
mudanças, qualquer que seja, ainda mais se tratando de mudanças relativas a hábitos
que já fazem parte do dia a dia e da cultura das empresas. Esse é, talvez, o principal
obstáculo à implementação de qualquer programa de qualidade.

Para vencer tal obstáculo e aumentar o sucesso da implantação dos 5S, a

transparência e os benefícios devem ser divulgados aos principais envolvidos. Eles
serão os guardiões iniciais das mudanças que se farão necessárias para a
implantação dos 5S.

1.4 Como se Adaptar Rapidamente a Essas Mudanças

Além da divulgação e dos guardiões da mudança, é importante que reforços na

comunicação sejam realizados para que toda a equipe engaje rapidamente. É comum
o uso de comunicação gráfica, por meio de cartazes e folders, para dar suporte à
implantação dos 5S, mas as reuniões e treinamentos são necessários para o sucesso
do programa. A comunicação direta é mais efetiva nesse tipo de transferência de
conhecimento, além de servir como fator motivador o contato direto com os
envolvidos.

1.5 As Áreas

Tão importante quanto à comunicação para o sucesso da implantação dos 5S é a

seleção da(s) primeira(s) área(s) a serem implantadas. Um fracasso nos primeiros
passos pode arruinar todo o projeto. A primeira área a ser implantada deve ser
pequena e contida (TISBURY, 2013). A seleção de uma área que seja mais fácil de
adaptar-se às mudanças facilita o trabalho da equipe que está conduzindo a
implantação dos 5S.

16
Não há limites para a quantidade de áreas da empresa em que os 5S podem ser
implantados. Entretanto é uma boa prática limitar a quantidade de áreas em que o
programa será implantado até a sua conclusão, pois implementar os 5S de uma vez
em toda a empresa pode comprometer o sucesso.

Glossário

Nível de consciência: quando o indivíduo fica consciente de algo, quando ele

aprende, assimila um conhecimento sobre determinado assunto, ele aumenta o seu
nível de consciência.

17
 1) Julgue verdadeiro ou falso. Esta é a sequência para se

a iniciar um processo de mudança como o proposto com os

sensos 5S: formar grupos de líderes exemplares,
admitir a necessidade da mudança, buscar ter
transparência e objetivos continuamente relembrados
e divulgados, apostar na comunicação, selecionar a(s)
primeira(s) área(s) a serem implantadas.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. As mudanças

comportamentais, causadas pelos 5S, costumam
ocorrer somente de forma coletiva.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

18
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://ww
w.administradores.com.br/artigos/ negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-
seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.:

s.n.], 2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

19
UNIDADE 3 | OS SENSOS DOS
5S
1 Os Sensos dos
5S

Ter senso é pensar, avaliar e julgar. O senso se traduz em

um juízo claro, um entendimento, prudência e discernimento.

1.1 Senso de Utilização

Este é o primeiro dos sensos e diz respeito a identificar o que é e o que não é
necessário para a execução do trabalho. Apenas aqueles itens que são necessários
ao trabalho devem permanecer no local. Isso inclui materiais, assessórios,
equipamentos, máquinas, suprimentos e pessoal.

É comum que, após avaliação, muitos itens sejam classificados como não necessários.
É importante não ter apego a objetos ou materiais não necessários ao trabalho. É
comum contrapor a esse senso a possibilidade de que algum dia poderemos precisar
daquele determinado item e que por isso ele deve ser guardado. Tal falha não deve
ocorrer quando da implantação dos 5S no escritório.

Figura 3: Senso de
utilização

21
Este senso traz os seguintes benefícios:

• espaço liberado que antes era ocupado por itens sem necessidade ao
trabalho;

• disponibilidade de objetos para outros usuários;

• redução de custos com a manutenção dos itens descartados e vendidos; e

• melhor aproveitamento do espaço.

1.2 Senso de Ordenação

Como o próprio nome diz, significa colocar em

ordem, guardando adequadamente tudo que
é necessário para a execução do trabalho. O
material é disposto adequadamente, de forma
a possibilitar a sua fácil localização, a qualquer
momento, é a essência desse senso.

Faz parte da implantação desse senso a

verificação do desenho dos móveis, máquinas
e equipamentos. A disposição inadequada de
insumos de escritório, por exemplo, pode gerar
maior esforço para sua utilização e/ou controle.
A organização torna o ambiente de trabalho
mais funcional e agradável, além de facilitar a
comunicação visual para ajudar na localização
dos materiais e objetos.
F
i
g
u
r
a

4
:

S
e
n
s
o

d
e

o
r
d
e 22
 • aumento da segurança, pois itens corretamente guardados são acessados sem
riscos desnecessários;

• maior agilidade no trabalho;

• aumento na produtividade; e

• melhora no aspecto visual dos ambientes.

1.3 Senso de
Limpeza

Figura 5: Senso de limpeza

O senso de limpeza vai além do que o próprio nome diz, inclui também os conceitos
relacionados a cuidado, a aprimoramento, a coisa bem feita, acabada e caprichada.
Tão importante quanto executar a limpeza do ambiente é mantê-lo limpo. A
responsabilidade por manter o ambiente limpo é de todos, não apenas daqueles
responsáveis por limpá-lo. O ponto focal neste senso não é o ato de limpar, mas de
evitar a sujeira, buscando a fonte causadora, eliminando-a ou reduzindo-a.

Este senso também tem um viés ambiental, pois trabalha a eliminação das fontes de
poluição e sujeiras. E traz os seguintes benefícios:

23
 • satisfação dos trabalhadores por atuar em ambiente
limpo;

• preservação da imagem corporativa junto aos clientes;

• maior conservação das ferramentas e equipamentos;

• maior efetividade nas ações de prevenção; e

• redução de riscos de acidentes.

1.4 Senso de Padronização (Saúde e

Higiene)

Figura 6: Senso de saúde

Neste senso, são definidas as regras e metodologias para que o trabalho inicial
seja mantido e para que seja reduzido o risco de se retornar à situação original.
Também é conhecido como o senso da higiene ou saúde, pois reforça a necessidade
de uma mudança no comportamento do indivíduo, que inclui aspectos pessoais de
padronização. Por exemplo, utilizar uniformes limpos, cortar e pentear os cabelos
e manter a higiene das mãos e unhas. A padronização também ajuda na melhora da
autoestima e no ânimo da equipe, pois os padrões são conhecidos, todos passam a
saber o que é esperado de cada um. Através da padronização pode-se construir um
caminho de melhora progressiva dos processos.

24
É nesse senso que são elaboradas listas de verificação para auditorias de
manutenção
dos 5S.

Ele traz os seguintes benefícios:

• maior estabilidade pessoal e dos processos;

• melhoria na imagem dos trabalhadores;

• redução de acidentes; e

• melhora na qualidade de vida.

1.5 Senso de
Autodisciplina

Figura 7: Senso de autodisciplina

É no senso da autodisciplina que a conscientização dos quatro sensos anteriores

é atingida. Para conquistar a ordem mantida é preciso que cada pessoa tenha uma
constante autodisciplina, determinação e assiduidade com os compromissos que
foram assumidos. Esse senso não provoca grandes mudanças estruturais, seu foco
são as mudanças psicológicas e naturais por parte dos funcionários.

25
Este senso demanda dos funcionários o seu comprometimento ético, paciência,
responsabilidade, respeito às normas e processos e melhoria na comunicação. Cada
funcionário deve saber quais são suas obrigações e as consequências de suas ações,
tanto para si quanto para seu meio.

Este senso traz os seguintes benefícios:

• facilita a gestão e evolução dos 5S; e

• torna os empregados mais conscientes individual e coletivamente.

Glossário

Autoestima: característica da pessoa que se

valoriza.

26
 1) Julgue verdadeiro ou falso. O senso de limpeza significa

a colocar em ordem, guardando adequadamente tudo que

é necessário para a execução do trabalho.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. O senso de autodisciplina

facilita a gestão e evolução dos 5S e torna os
empregados mais conscientes individual e
coletivamente.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

27
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://ww
w.administradores.com.br/artigos/ negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-
seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.:

s.n.], 2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

28
UNIDADE 4 | COMO IMPLANTAR
OS 5S NO ESCRITÓRIO
1 Principais Ações que Devem Ser Planejadas

1. Preparação

As ações de implantação dos 5S começam pela definição da equipe que executará

as ações necessárias para o projeto e, também, a definição das áreas nas quais os 5S
serão implantados. Em se tratando de grandes empresas, essas áreas precisam estar
claramente definidas já no começo do projeto, pois todo o restante do planejamento
terá como premissa esse escopo inicial.

O passo seguinte é definir, em cada uma das áreas, um grupo local para a
implantação. Dentro do possível, uma pessoa de fora da área deve ser incluída para
trazer uma visão nova, diferente, que permita a análise de novas possibilidades por
um ângulo que as pessoas daquela área talvez não percebam. Cada um desses times
deve ter um líder.

Pode haver membros da equipe que sejam mais resistentes às mudanças e que não
gostem de trabalhar em equipe, mas todos devem participar e manter os 5S, o
esforço coletivo integrado é importante para a continuidade após a fase de
implantação.

1.2 Agrupamento (Senso da

Utilização)

A técnica da etiqueta vermelha é utilizada

em várias empresas para identificar aqueles
itens que em princípio não são uteis. Elas são
colocadas nos itens, identificando-os, como
também o que deverá ser feito com eles,
como, por exemplo, realocação, descarte ou
venda. Essa técnica é utilizada quando é
necessário um controle visual sobre os itens
trabalho,
que não quando a áreapermanecer
deverão analisada é grande,
naquele Figura 8: Etiqueta para
no caso de
ambiente de o processo de análise levar muito organização
t empo e quando as equipes são grandes.

30
1.3 Colocando em Ordem (Senso de Organização)

O objetivo desta etapa do trabalho é aumentar a produtividade, reduzindo – até sua

completa eliminação – as perdas de tempo e de eficácia. Para se atingir esse
objetivo, os seguintes passos devem ser realizados:

• identificar a melhor localização para os objetos;

• organizar e sinalizar a forma de manter esses itens em seus corretos locais;

• tornar visível, de forma fácil, quando um objeto não está no local;

• definir limites para os estoques; e

• definir e implementar indicadores para monitorar o status dos objetos e

estoque.

A técnica dos mapas de calor pode ser utilizada para definir a proximidade dos
objetos daqueles que o utilizam, essa técnica consiste em utilizar o desenho da área
que está sendo organizada e de dispor sobre o mapa a identificação dos objetos
que serão utilizados no seu local de utilização, podendo-se acrescer sobre os
mesmos números que identifiquem a sua ordem de utilização. Sabendo-se o lugar
em que os objetos serão utilizados fica mais fácil o armazenamento e a organização
dos materiais.

No caso específico de um escritório, especial atenção deve ser dada à localização dos
objetos de uso cotidiano, como telefone, fax, impressoras e a guarda de seus
insumos. Por exemplo, ter um pequeno estoque de papel, como uma ou duas
resmas, para impressora em algum local visível próximo a ela, de forma que quando
o papel acabar possa ser rapidamente recolocado. Se essa área de armazenamento
temporário (um pequeno estoque com os insumos que serão utilizados em um
período, para evitar que se tenha que recorrer ao almoxarifado ou comprar os itens
constantemente) for aberta e visível, o controle desse estoque será mais fácil.

Ao término do planejamento da implantação, antes da sua efetivação, pode-se fazer

as seguintes perguntas para validar o planejamento:

• Todos os objetos têm seu local determinado?

• Os materiais/equipamentos estão identificados e corretamente organizados?

• Quando do uso dos materiais, eles são guardados em seus locais de origem?

• Os objetos sobre as mesas de trabalho estão sendo utilizados?

31
1.4 Limpeza (Senso de Limpeza)

A implantação do senso de limpeza tem duas abordagens. A principal é evitar que a

sujeira seja disseminada, a segunda é manter limpo o que foi sujo. A mudança desse
hábito pode ser realizada seguindo alguns passos simples como os propostos por
Sonia Jordão (2011):

• marque e implante o “Dia da Limpeza”;

• defina as regras para a manutenção da limpeza;

• defina locais para a coleta de lixo;

• estude a possibilidade de realizar a coleta seletiva;

• estimule os colegas a manter a limpeza obtida, evitando que:

- se jogue coisas no chão;

- sejam guardadas ferramentas sujas;

- haja vazamento em equipamentos;

- áreas de alimentação e banheiros fiquem sujos; e

- trabalhem com roupas imundas.

1.5 Padronização (Senso de Padronização – Saúde/Higiene)

Talvez seja um dos sensos mais difíceis de ser implantado, pois envolve mudança
comportamental de longo prazo. Cada empresa tem sua forma de criar, divulgar,
implantar e manter seus padrões, mesmo que seja de forma prática e pouco
estruturada. Empresas maiores têm manuais com a descrição das etapas de cada
processo.

A definição por escrito dos aspectos a serem controlados é uma importante etapa
dentro do senso da padronização.

32
Essa padronização além de ser documentada deve ser amplamente divulgada para
que cada um saiba exatamente o que fazer. Além da divulgação é importante que
os conhecimentos sejam testados. Essa validação do aprendizado pode ser testada
informalmente, por meio de conversas e observações ou, formalmente, com a
aplicação de testes/provas, auditorias e entrevistas.

A documentação pode ser subsidiada por fotos, incluindo as fotos do antes do início
da implantação dos 5S. As pessoas tendem a esquecer como era a situação depois
que se acostumam com a nova realidade, tal esquecimento pode levar ao
relaxamento da disciplina. Como consequência, perde-se parte dos efeitos obtidos
com a implantação dos 5S.

6. Mantendo os Padrões (Senso de Autodisciplina)

O senso da autodisciplina pode ser um dos mais fáceis de ser implantado em uma
empresa, se os outros sensos tiverem sido corretamente implantados e divulgados.
Caso contrário, se os indivíduos não notarem os benefícios ou não entenderem
as motivações para as mudanças em seu trabalho, em sua rotina, tais mudanças,
autocontroladas, não serão uma tarefa tão simples ou fácil.

O sucesso do último senso dos 5S está intimamente ligado aos demais. A

receptividade, a forma com que foram implantados e a divulgação dos resultados é
primordial para que o 5º senso seja implantado com sucesso.

A manutenção dos padrões pode ser realizada de diversas maneiras, também

dependendo da cultura corporativa. Uma das mais comuns e pela realização de ciclos
de auditoria e ajustes de não conformidades, cujos passos elementares são:

1. Desenvolvimento de uma lista de itens a serem auditados (checklist).

2. Condução de auditorias, inicialmente diárias, por membros do grupo e

posteriormente uma vez por semana. Todos os membros devem ser
responsáveis por algum item auditável.

3. Apresentação do resultado das auditorias em um quadro de acompanhamento.

4. Marcação dos resultados semanais para acompanhamento da evolução.

33
1.7 Como Controlar a Implantação dos 5S

Embora com algumas diferenças em relação ao acompanhamento pós-

implementação, as implementações dos 5S também precisam ser verificadas e
validadas periodicamente. Existem muitas ferramentas que estão disponíveis na
internet, um exemplo é a planilha a seguir, que pode servir como modelo para a
checagem da implementação dos 5S no seu local de trabalho.

O seu preenchimento deve ser feito semanalmente pelos líderes de cada área em
que os 5S estão sendo implantados. Os resultados preenchidos devem ser
analisados pela equipe de planejamento e implantação para que as medidas
corretivas, se necessárias, sejam tomadas de forma que o projeto transcorra e os
objetivos sejam atingidos.

Essa mesma planilha pode ser adaptada para o controle diário do último senso dos
5S, acrescendo-se o nome do responsável e detalhando-se um pouco mais os itens a
serem acompanhados.

34
 Verificação Semanal dos Fatores de Qualidade de vida.
Qualidade
Fazer esta avaliação na manhã de sexta-feira
Responda às perguntas considerando os últimos sete dias
a) Para cada questão, marque 1 (Não); 2 (Parcialmente) ou 3 (Sim).
b) Anote no verso da folha suas observações: pontos positivos e inconformidades a corrigir*.
c) Converse com outras pessoas envolvidas para alinhas percepções e ideias e decidir o que fazer.

Totais: Ambientes Pessoas Equipamentos

Os ambientes foram usados Competências e atribuições
Senso de Os equipamentos foram
conforme seus objetos e das pessoas foram bem usados conforme sua função?
Unilização de forma sustentável? utilizadas?

A ordenação e a sinalização As pessoas assumiram seus Os equipamentos foram

Senso de dos ambientes foram lugares e sinalizaram sua guardados e usados em
Ordenação adequadas e respeitadas? disponibilidade? ordem?
Evitou-se sujar os As pessoas cuidaram da Os equipamentos tiveram
Senso de ambientes? Os ambientes limpeza do corpo, da mente e limpeza e manutenção
Limpeza foram limpos dos relacionamentos? adequadas?
adequadamente?
Os padrões e práticas de uso Os padrões e práticas de uso,
Os padrões e práticas de uso, das potencialidades, de ordem
Senso de ordem e limpeza dos ordem e limpeza dos
e de limpeza do fator humano
Saúde ambientes são saudáveis? são saudáveis?
equipamentos são saudáveis?

As pessoas cuidaram As pessoas cuidaram As pessoas cuidaram

Senso de espontaneamente dos espontaneamente do seu jeito espontaneamente dos
Au todisciplina ambientes? de ser e de agir? equipamentos?

Qualidade de produtos.
Totais: Materiais Métodos Medidas

Senso de Os materiais foram usados Os métodos são adequados e As medidas foram usadas
Unilização adequadamente? foram usados corretamente? adequadamente?

Os métodos são bem As medidas foram anotadas e

Senso de Os materiais foram guardados
ordenados e foram seguidos aplicadas nos momentos
e usados em ordem?
Ordenação na ordem estabelecida? adequados?

Procurou-se manter os Agiu-se de forma limpa, As medidas foram informadas

Senso de
materiais limpos? evitando dispersões. de forma clara e objetiva?
Limpeza

Os padrões e práticas de uso, Os padrões e práticas de uso,

Foram usados meios saudáveis
Senso de ordem e limpeza dos
para alcançar os objetivos? ordem e limpeza das
ambientes são saudáveis? medidas são saudáveis?
Saúde

As pessoas cuidaram As pessoas seguiram As pessoas cuidaram

Senso de espontaneamente dos espontaneamente os espontaneamente das
Au todisciplina ambientes? métodos? medidas?

*
Inconformidad
es: simples
(resolver na
próxima
semana);
auditor ou facilitador:
complexas
(definir meta
de
atendimento).
Figura 9: Planilha de check-
up

35
Glossário

Auditável: que se pode comprovar, validar.

Checklist: é uma palavra em inglês, considerada um americanismo que significa

“lista de verificações”.

Status: condição (de alguém ou de algo) aos olhos do grupo humano em que vive.

36
 1) Julgue verdadeiro ou falso. É necessário que algumas

a ações sejam planejadas para implantação dos 5S no

Escritório, entre elas encontra-se, inicialmente a
definição da equipe e do grupo local "guardião" de cada
área.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

2) Julgue verdadeiro ou falso. Como existem algumas

diferenças em relação ao acompanhamento pós-
implementação, as implementações dos 5S precisam ser
personalizadas, o que inviabiliza definitivamente a
utilização de ferramentas pré-formatadas comuns
como ckecklists, planilhas de verificação, mapas de
calor e outras encontradas na internet.

Verdadeiro ( ) Falso ( )

37
Referências

DUHIGG, Charles. O Poder do Hábito. Rio de Janeiro: Objetiva, 2012.

FERREIRA, Estêvão. 5S na prática. 1ª Ed. [Publicação Digital]: Qualificando-se, 2016.

JORDÃO, S. O 3º S dos 5S´s – Senso de Limpeza ou Seisou. Portal da internet

Administradores, 2011. Disponível em: <http://ww
w.administradores.com.br/artigos/ negocios/o-3-s-dos-5ss-senso-de-limpeza-ou-
seisou/55048/>. Acesso em: 26 abr. 2017.

TISBURY, Jason. Your 60 Minute Lean Business – 5S Implementation Guide. [S.l.:

s.n.], 2013.

VISCO, David. 5S Made Easy. Nova York: Productivity Press; Spi Edition, 2015.

38
Gabarito

Questao 1 Questão 2
Unidade 1 V V
Unidade 2 F F
Unidade 3 F V
Unidade 4 V F

39