INFORMAÇÃO

DOCUMENTAL Conceito de Qualidade

José Ribeiro nº15337; Leandro Santos nº15368; Ana Carolina nº15383
Informação Documental | Rui Teixeira
 SUMÁRIO
Unidades Documentais
1 Informação Documental
Definição geral 2 na prática profissional
A sua importância numa prática alargada

Sistema de Informação Sistemas de Informação nas atuais

3 Documental
Reconhecer o binómio Documento / Utilizador como
elemento estruturante destes
4 estruturas económicas
Reconhecer o seu valor
 Introdução
Numa proposta de trabalho efetuada pelo professor Rui Teixeira da disciplina de
Informação Documental (IDOC) iremos expor o tema das Unidades
Documentais.
Realizamos este trabalho durante 8 aulas de 120 minutos na sala 107 no Colégio
Internato dos Carvalhos com os recursos devidamente fornecidos pela escola
como, computadores e a Internet.
 1
Informação
Documental
Definição geral
 Necessidade de … Criar Preservar Transmitir

Registos da sua história

Organiza-os nos variados suportes que iam Reunir os documentos do quotidiano

surgindo
Placas de argila, papiro,
pergaminho, papel (…) instrumento forte e fundamental
Relacionadas com a religião, política, sociedade, entre outras

A informação sempre se mostrou um veículo

importante na sociedade Ato de recolher e o de dar esclarecimentos, algo
Instrumento forte e fundamental útil e necessário ao homem DOCUMENTO

Transmite uma ideia ou mensagem Suporte da Informação

 2
Sistema de Informação
Documental
Reconhecer o binómio Documento / Utilizador como
elemento estruturante destes
2.1 Binómio do Documento
“BINÓMIO”
Relação entre duas partes

Documento Conjunto de informações associadas a

instrumento forte e fundamental
um suporte Binómio do Documento
Conteúdo + Informação

Registo da atividade humana

Principal objetivo
1) Transmitir a informação
2) Promover a comunicação
2.2 Binómio do Utilizador

Um papel decisivo no processo de integração

Sistemas de informação
da informação • Facilitam o acesso ao conteúdo do documento

instrumento forte e fundamental

Análise do documento
Interpretação mais profunda Apresentada superficialmente

UTILIZADOR
Sistemas de informação e o utilizador
Papel relevante, na procura e na investigação para melhorar o conteúdo do Os melhoramentos realizados no conteúdo do
documento documento são do interesse do utilizador
 3
Unidades Documentais
na prática profissional
A sua importância numa prática alargada
3.1 Gestão Documental
Gestão de Documentos
Uma metodologia que cria processos inteligentes de arquivamento dos
documentos

Tipo de documento produzido Acesso Data Material Modo de armazenamento

instrumento forte e fundamental

Estudar os documentos que são produzidos pelas práticas profissionais

Identificar nos recursos e tecnologias disponíveis aqueles que serão mais

eficientes

Preservação, organização e acesso à sua documentação.

3.2 Consequências da falta de uma UD
As empresas produzem imensos documentos que
Principal patrimônio
contêm informações de muito valor

A preocupação com a sua organização e com a segurança dos mesmos deve

ser constante

instrumento forte e fundamental

Informações Fundamentais Geridas e armazenadas segundo um sistema próprio

Dados cadastrais Unidades Documentais
Registros de procedimentos internos
Estatísticas da corporação
Contratos com fornecedores e com clientes
1) Alto risco de perdas de documentos
2) Exposição de conteúdos sigilosos
3) Demora/dificuldade para localizar informações
 3.3 UD nas práticas profissionais
Má gestão documental

Tornar os procedimentos mais complexos Aumentar o custo indireto da corporação

Perda de tempo

instrumento forte e fundamental

Fatores que comprometem de maneira significativa os resultados das práticas profissionais

Constante avanço da tecnologia Encontrar a melhor maneira de armazenamento e conservação dos

É preciso estar apto para atender às necessidades do mercado documentos

Otimizar as operações das práticas profissionais

 3.2 Vantagens das UD nas empresas
Crescente volume de dados produzidos

Gestão de documentos

Ferramenta benéfica
instrumento forte e fundamental

Melhoria da gestão das práticas profissionais Identificação e descarte de documentos

como um todo desnecessários

Economia de espaços físicos destinados ao Otimização do tempo das atividades e dos

Segurança e confidencialidade das informações
arquivamento processos

Maior controlo, rastreabilidade e acesso aos Melhor gestão dos recursos financeiros
dados
 4
Sistemas de Informação nas atuais
estruturas económicas
Reconhecer o seu valor
Tecnologia
Base Completa reformulação da produtividade,
operação e gestão empresarial TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

instrumento forte e fundamental

• Negócios;
Uso da tecnologia Influencia positivamente
• Relações humanas
 4.1 Um novo mercado digital

A transformação que as empresas de todos os sectores INFLUÊNCIA da tecnologia na sociedade

consequência direta
estão a passar

instrumento forte e fundamental

Interagir com ela e participar no desenvolvimento

Apenas consumir uma marca - PROCURA + de produtos e serviços que irá adquirir no futuro
4.2 Colaboração como foco de produtividade
Prestar atenção às novas exigências
Uso da tecnologia Forma como nos conectamos com a sociedade

Colaboração tornar-se um importante foco de produtividade

instrumento forte e fundamental

“ARMAZENAMENTO NUVEM” Plataforma inclusiva a todos num único ambiente

1) Partilha de ideias
2) Discussões multidisciplinares
3) Melhor resolução de problemas
4) Poupança de dinheiro e espaços.
4.3 Gestão Inteligente Os novos sistemas

não são apenas para conectar pessoas

a tecnologia torna-se o caminho mais curto para a consolidação:

• da eficiência;
• da experiência;
• da rapidez. Os novos sistemas mas para conectar dados e processos

no cumprimento dos desejos do público na inteligente gestão de um negócio

4.4 Interações mais distantes

O avanço da tecnologia diminui a interação pessoal

instrumento forte e fundamental

levando uma empresa à perda de características de comunicação

4.5 Segurança da Informação Uma empresa

As empresas preparam os riscos que envolvam tecnologias não investe nos seus dados não
poderá competir igualmente

instrumento forte e fundamental

o importante é ter fornecedores fiáveis e
sem perder as suas vantagens apoio de empresas especializadas
4.6 Inteligência Artificial como concorrente

é necessário preparar-se para a implementação

corporativa destas tecnologias

instrumento forte e fundamental

as pessoas especializadas nestas tecnologias serão num futuro próximo as mais
valorizadas numa empresa

podem utilizar as suas capacidades para investir numa estrutura eficiente e em

processos onde trabalha e cresce com a empresa.
 Conclusão
Do ponto de vista do acesso à informação, a sociedade como um todo tem se
beneficiado também da transparência nos processos de administração pública.
Está cada vez mais fácil acessar os dados, acompanhar processos
administrativos e as tramitações de projetos de lei. Por outro lado, o volume de
informações na rede é imenso, o que torna essa navegação, muitas vezes, um
labirinto.

Webgrafia:
Sebenta de Técnicas Documentais disponibilizada pela Doutora Paula.
https://edicopia.pt/artigos/a-importancia-da-gestao-documental
https://www.meupositivo.com.br/panoramapositivo/uma-discussao-sobre-os-pontos-positivos-e-negativos-da-tecnologia/