Ministrio da Sade Secretaria de Polticas de Sade

ASSISTNCIA FARMACUTICA NA ATENO BSICA INSTRUES TCINICAS PARA A SUA ORGANIZAO

2002

Ministrio da Sade, 2001. 1 edio, 2001. permitida a reproduo parcial ou total, desde que citada a fonte. Tiragem: 12.000 exemplares - 2001 Reimpresso - 2002 - 6.000 exemplares Ministro da Sade Barjas Negri Secretrio Executivo Otvio Mercadante Secretrio de Polticas de Sade Cludio Duarte da Fonseca Departamento de Ateno Bsica Heloza Machado de Souza Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica Carlos Alberto Pereira Gomes Edio e Distribuio Ministrio da Sade Secretaria de Polticas de Sade/Departamento de Ateno Bsica Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica Esplanada dos Ministrios, bloco G, edifcio anexo, ala B, 2 andar, sala 207 CEP: 70058-900- Braslia/DF Fone: (61)315-28-48-FAX: (61)315-23-07 E-mail: assfarm@saude.gov.br AUTORES Jarbas Tomazoli Nunes - Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica/MS Luciene Alice da Silva - Gerncia Geral de Medicamentos Genricos/ANVISA/MS COLABORADORES Carlos Alberto Pereira Gomes, Luiz Antnio Marinho Pereira, Maria Zenaide Paiva Gadelha, Ricardo Antnio Barcelos - Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica/MS; Geraldo Lucchesi - Assessoria Cmara dos Deputados; Maria de Ftima Fassy, Maria Helena Lemos Gontijo - Secretaria Estadual de Sade/MG/Fundao Ezequiel Dias; Maria Vitria Paiva -Consultoria Jurdica/MS; Mario Monteiro Chaves - Secretaria Estadual de Sade/AP; Mirthes Castro Machado - Secretaria Estadual de Sade/MG D.R.S.Tefilo Otoni; Orlando Mrio Soeiro-PUC Campinas/SP; Paulo Mayorga-LTRGS/RS; Silvio Csar Machado dos Santos - Secretaria Municipal de Sade de Vitria/ES; Suzana Machado de vila - Anvisa/MS ; Vera Lucia Luza -Hospital Evandro Chagas/Fiocruz/MS; Vicencina Maria da Costa Val Secretaria Municipal de Sade de Belo Horizonte/MG REVISO Maria Elizabeth Nardelli - Secretaria de Polticas de Sade/MS Projeto Grfico, editorao e ilustrao: MedMidia E Associados Ltda Produzido com recursos do Projeto: UNESCO Ateno Bsica 914BRZ29 Catalogao na fonte Bibliotecria Luciana Cerqueira Brito CRB 1 Regio n 1542 Ficha Catalogrfica Brasil. Ministrio da Sade. Secretaria de Polticas de Sade. Departamento de Ateno Bsica. Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica. Assistncia Farmacutica: instrues tcnicas para a sua organizao / Ministrio da Sade, Secretaria de Polticas de Sade. Departamento de Ateno Bsica. Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica - Braslia: Ministrio da Sade, 2001. 114 p. il. - (Srie A. Normas e Manuais Tcnicos; n. 140) ISBN 85-334-04824 1. Medicamentos. 2. Polticas de Sade. I. Brasil. Ministrio da Sade. II. Brasil. Secretaria de Polticas de Sade. Departamento de Ateno Bsica. Gerencia Tcnica de Assistncia Farmacutica III. Ttulo. IV Srie. NLM QV 55

SUMRIO

APRESENTAO I - INTRODUO Incentivo a Assistncia Farmacutica Bsica Programa para a Aquisio dos Medicamentos Essenciais para a rea de Sade Mental Programas Estratgicos sob a Responsabilidade do Ministrio da Sade II - ASSISTNCIA FARMACUTICA 1 - Introduo 2 - Objetivo geral 3 - Estruturao 4 - Organizao da Assistncia Farmacutica 5 - Plano de Ao 6 - Interfaces da Assistncia Farmacutica 7 - Avaliao da qualidade do servio III - CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA 1. SELEO 1.1. Por que selecionar 1.2. Vantagens 1.3. Estratgias 1.4. Etapas da seleo 1.5. Avaliao 2. PROGRAMAO 2.1. Por que programar 2.2. Aspectos a serem considerados 2.3. Etapas da programao 2.4. Mtodos para programar 2.5. Avaliao 3. AQUISIO 3.1. Requisitos necessrios45 3.2. Atribuies do Farmacutico no processo de aquisio 3.3. Licitao 3.4. Situaes especiais para a aquisio de medicamentos - Dispensa e Inexigibilidade de Licitao 3.5. Registro Nacional de Preos 3.6. Avaliao

05 07 09 13 15 17 19 19 19 20 21 22 25 27 31 31 32 32 33 36 37 37 37 38 39 44 45 46 47 53 54 55

4. ARMAZENAMENTO 4.1. Recepo/recebimento 4.2. Estocagem e guarda 4.3. Conservao 4.4. Controle de estoque 5. DISTRIBUIO 5.1. Requisitos necessrios 5.2. Freqncia de distribuio 5.3. Fluxo de distribuio 5.4. Etapas da distribuio 5.5. Avaliao 6. DISPENSAO 6.1. Objetivos 6.2. Aspectos legais 6.3. Conhecimentos e habilidades 6.4. Responsabilidades do Farmacutico 6.5. Prescrio 6.6. Etapas da dispensaro 6.7. Dispensaro de medicamentos genricos 6.8. Recomendaes gerais 6.9. Avaliao IV - SUGESTO DE FORMULRIOS PARA ACOMPANHAMENTO E CONTROLE GERENCIAL V - REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

56 56 60 67 70 86 86 87 87 89 91 92 92 92 93 93 94 97 98 98 99 101 111

APRESENTAO

A Poltica Nacional de Medicamentos tem como uma das suas diretrizes a reorientao da Assistncia Farmacutica. Diante da necessidade de informaes bsicas nesta rea, e buscando atender a uma demanda cada vez maior, a Secretaria de Polticas de Sade do Ministrio da Sade, por meio do Departamento de Ateno Bsica/Gerncia Tcnica de Assistncia Farmacutica, elaborou este instrumento de orientaes tcnicas com o objetivo de contribuir para a qualificao das aes da Assistncia Farmacutica nos estados e municpios. Sem pretenso de esgotar o tema ou invalidar outros j existentes, este trabalho, alm de buscar preencher uma lacuna referente disponibilidade de material tcnico nesta rea, manifesta, tambm, a sua expectativa na viabilizao de parcerias, no estabelecimento de cooperaes tcnicas, na capacitao de recursos humanos e na produo de outros materiais educativos e informativos. Como resultado, espera-se a apropriao e aplicao dessas informaes no mbito dos servi os do SUS, conferindo maior eficincia no desempenho das aes, servindo de refernda e de instrumentalizao para as atividades da Assistncia Farmacutica, e contribuindo para a ampliao do acesso da populao aos medicamentos e a promoo do seu use correto. Cludio Duarte da Fonseca Secretrio de Polticas de Sade

I - INTRODUO

O Sistema nico de Sade SUS, nos ltimos anos, tem alcanado importantes avanos no desenvolvimento das suas diretrizes bsicas: a universalizao, a integralidade, a descentralizao e a participao popular.

O aprofundamento do processo de descentralizao gera necessidades de aperfeioamento e busca de novas estratgias que venham ampliar a capacidade de gesto dos estados e municpios. Por sua vez, a consolidao das aes de Ateno Bsica, como fator estruturante dos Sistemas Municipais de Sade, torna-se um desafio para seu fortalecimento. Neste contexto, a Assistncia Farmacutica refora e dinamiza a organizao dos Sistemas Estaduais e Municipais de Sade, tornando-os mais eficientes, consolidando vnculos entre os servios e a populao, contribuindo para a universalizao do acesso e a integralidade das aes. Entendendo a Assistncia Farmacutica como parte importante de um Sistema de Sade e componente fundamental para a efetiva implementao das aes de promoo e melhoria das condies da assistncia sade da populao, o Ministrio da Sade MS, aps ampla discusso, aprovou, em outubro de 1998, a Poltica Nacional de Medicamentos (Portaria GM N 3.916/98), instrumento que passou a orientar todas as aes no campo da poltica de medicamentos do pas. A Poltica Nacional de Medicamentos tem como propsito precpuo garantir a necessria segurana, eficcia e qualidade dos medicamentos, a promoo do use racional e o acesso da populao queles medicamentos considerados essenciais. Essa poltica fortalece os princpios e diretrizes constitucionais, legalmente estabelecidos, explicitando, alm das diretrizes bsicas, as prioridades a serem conferidas na sua implementao e as responsabilidades dos gestores do Sistema nico de Sade SUS na sua efetivao. As aes direcionadas para o alcance desse propsito sero balizadas pelas diretrizes a seguir: 1) Adoo da Relao Nacional de Medicamentos Essenciais Rename. 2) Regulamentao Sanitria de Medicamentos. 3) Reorientao da Assistncia Farmacutica. 4) Promoo do Uso Racional de Medicamentos. 5) Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico.

6) Promoo da Produo de Medicamentos. 7) Garantia da Segurana, Eficcia e Qualidade dos Medicamentos. 8) Desenvolvimento e Capacitao de Recursos Humanos. ENTRE ESSAS DIRETRIZES, DEFINIU-SE COMO PRIORIDADES: a) Reviso permanente da Rename. b) Reorientao da Assistncia Farmacutica. c) Promoo do Uso Racional de Medicamentos. d) Organizao das atividades de Vigilncia Sanitria de Medicamentos. A reorientao do modelo de Assistncia Farmacutica, coordenada e disciplinada em mbito nacional pelos trs gestores do Sistema, dever estar fundamentada: I. II. III. IV. Na descentralizao da gesto. Na promoo do uso racional dos medicamentos. Na otimizao e na eficcia do sistema de distribuio no setor pblico. No desenvolvimento de iniciativas que possibilitam a reduo nos preos dos produtos, viabilizando, inclusive, o acesso da populao aos produtos do setor privado.

No processo de implementao da reorientao da Assistncia Farmacutica foi criado o Incentivo Assistncia Farmacutica Bsica (Portaria GM n 176, de 08/03/99) e o Programa para a Aquisio dos Medicamentos Essenciais para a Sade Mental (Portaria GM n 1.077, de 24/8/99).

INCENTIVO ASSISTNCIA FARMACUTICA BSICA

So recursos financeiros pactuados pelos trs nveis de governo (federal, estaduais e municipais) para a aquisio de medicamentos essenciais na ateno bsica sade, a partir de critrios e requisitos estabelecidos na Portaria GM n 176/99, de 08/03/99, DOU de 11/03/99. OBJETIVO Implementar as atividades relacionadas reorientao da Assistncia Farmacutica Bsica, com o propsito de ampliar o acesso dos usurios do SUS aos medicamentos bsicos, promovendo seu use racional. RESPONSABILIDADE Unio, estados e municpios do pas. reas tcnicas responsveis pela implementao, acompanhamento e avaliao da execuo do Incentivo Ministrio da Sade Gerncia Tcnica de GTAF/DAB/SPS/MS. Assistncia Farmacutica

Estados Coordenaes Estaduais de Assistncia Farmacutica. Municpios Coordenaes Municipais de Assistncia Farmacutica. RECURSOS FINANCEIROS ENVOLVIDOS a) Federal O nvel federal participa com recursos no valor de R$1,00 por habitante/ano, destinados ao Incentivo Assistncia Farmacutica Bsica, repassados em parcelas de 1/12 mensais aos fundos estaduais e (ou) municipais de sade e ao fundo do Distrito Federal, com base na populao estimada pelo IBGE. b) Estadual / Municipal Estados e municpios participam com contrapartidas financeiras que, somadas, no podem ser inferiores ao valor repassado pelo governo federal.

PROCEDIMENTOS PARA O RECEBIMENTO DO INCENTIVO ASSISTNCIA FARMACUTICA BSICA Estados e municpios so qualificados ao recebimento dos recursos federais do incentivo, com atendimento dos seguintes requisitos estabelecidos na Portaria GM n 176/99: a) Assinatura de um termo de compromisso (Termo de Adeso) ao Plano Estadual de Assistncia Farmacutica Bsica, mediante uma pactuao de responsabilidades estabelecidas no mbito do estado e municpio, na Comisso Intergestores Bipartite CIB(1). b) A CIB qualifica o municpio, envia ao MS a deliberao com a relao dos municpios qualificados, especificando os valores das contrapartidas e formas de repasses dos recursos. c) Os valores pactuados na CIB, referentes s contrapartidas dos estados e municpios, somados, no podem ser inferiores ao valor repassado pelo nvel federal. d) O repasse correspondente contrapartida dos estados e municpios pode ser feito em recursos financeiros ou em medicamentos, conforme a pactuao realizada na CIB. e) A relao dos medicamentos essenciais/bsicos dever ser pactuada na CIB e, conforme estabelece a Portaria SPS n 16, de 14/12/2000, conter o "Elenco Mnimo e Obrigatrio de Medicamentos para a Ateno Bsica". f) O Ministrio da Sade homologa a qualificao, mediante a edio de portaria especfica, publicada no Dirio Oficial da Uni o, e repassa mensalmente os recursos aos estados e municpios, de acordo com as respectivas pactuaes, em obedincia ao que dispe a Norma Operacional Bsica NOB/SUS/96. FORMAS DE PACTUAO So os acordos e compromissos definidos e assumidos pelas CIBs, conforme a pactuao entre o estado e os seus municpios. Atualmente, no pas, tm-se quatro formas de pactuao, a saber: a) Totalmente centralizada no estado Nesta forma de pactuao, os recursos financeiros dos nveis federal, estadual e municipal so depositados no fundo estadual de sade, e o processo de aquisio de medicamentos realizado pelo estado.

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1 Comisso formada com representantes do Gestor Estadual e Gestores Municipais.

b) Parcialmente centralizada no estado Os recursos financeiros dos nveis federal e estadual so depositados no fundo estadual de sade, cabendo ao estado a aquisio e distribuio aos municpios dos medicamentos pactuados, nos prazos previamente definidos e nos valores correspondentes a esses recursos. Caber aos municpios a aquisio de medicamentos em valores equivalentes s suas respectivas contrapartidas. c) Totalmente descentralizada no municpio Os recursos financeiros dos nveis federal, estadual e municipal so depositados no fundo municipal de sade, e os medicamentos so adquiridos pelo municpio. d) Parcialmente descentralizada no municpio Os recursos financeiros dos nveis federal e municipal so depositados no fundo municipal de sade e o estado faz a aquisio dos medicamentos pactuados, em valores equivalentes sua contrapartida, e os repassa aos municpios nos prazos previamente definidos.

Em um mesmo estado, pode haver mais de uma forma de pactuao, como por exemplo: parcialmente centralizada no estado e parcialmente descentralizada no municpio.

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Acompanhamento e avaliao comprovao da aplicao dos recursos financeiros O processo de acompanhamento, avaliao e comprovao da aplicao dos recursos financeiros, nos mbitos estadual e municipal, est regulamentado pelas Portarias GM n 176/99, de 08/03/99 e GM n 956, de 25/08/00. O pargrafo 4, do artigo 2 da Portaria 176/99, estabelece que a comprovao da aplicao dos recursos financeiros correspondentes s contrapartidas estadual e municipal constar do Relatrio de Gesto Anual e as prestaes de contas devem ser aprovadas pelos Conse-lhos de Sade. A Portaria em questo foi regulamentada com a edio da Portaria GM n 956/00, que estabelece todo o fluxo documental da prestao de contas, trimestral, elaborada pelos municpios e destinadas aos estados, como tambm a dos estados destinadas ao nvel federal. Essa prestao de contas dever ser realizada pelo sistema i formatizado especfico n para tal.

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PROGRAMAPARAAAQUISIODOSMEDICAMENTOSESSENCIAIS-SADEMENTAL

O repasse dos recursos federais aos estados, para aquisio de medicamentos para a rea de Sade Mental, realizado mediante o cumprimento dos seguintes requisitos estabelecidos na Portaria GM n 1.077/99: a) Consolidado atualizado da rede pblica de servios ambulatoriais de sade mental, implantados nos municpios do estado. b) Estimativa epidemiolgica das patologias de maior prevalncia nos servios. c) Consolidado estadual de servios de ateno Sade Mental aprovado pela CIB (encaminhado at o dia 30 de setembro de cada ano). d) Resoluo encaminhada Secretaria de Assistncia Sade SAS/MS e aprovada na CIB, contendo, tambm, a relao dos municpios que possuam servios ambulatoriais de sade mental. Essa Secretaria a responsvel pelo acompanhamento do processo. Aps o cumprimento dos requisitos, feita a homologao da qualificao do estado pelo MS, mediante edio de portaria especfica. So previstos para a cobertura do Programa Estadual de Medicamentos para a rea de Sade Mental os recursos financeiros estabelecidos na Portaria GM n 1.077/99, sendo 80% de origem federal e, no mnimo, 20% de contrapartida estadual. Os municpios no participam do financiamento, mas devem, de forma complementar, atender com recursos prprios s necessidades de medicamentos na rea. A comprovao da aplicao dos recursos financeiros correspondentes s contrapartidas do estado dever constar no relatrio anual de gesto, e a prestao de contas dever ser aprovada pelo Conselho Estadual de Sade.

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PROGRAMAS ESTRATGICOS RESPONSABILIDADE DO MINISTRIO DA SADE

O Ministrio da Sade, por intermdio de sua Secretaria Executiva, o responsvel pela aquisio e distribuio, diretamente s Secretarias Estaduais de Sade, dos medicamentos relativos aos seguintes Programas: Tuberculose. Hansenase. Diabetes (Glibenclamida com. 5 mg, Insulina NPH-100 e Metformina com. 500 mg (cloridrato). Hipertenso (Captopril com. 25 mg sulcado, Hidroclorotiazida com. 25 mg e Propranolol com. 40 mg (cloridrato)). Hemoderivados (FatorVIII, Fator IX, Complexo Protror bnico e DDAVP). Aids (Anti-retrovirais). Controle de endemias (medicamentos para o tratamento da Doenas de Chagas, Esquistossomose, Filariose, Leishmaniose, Malria, Peste e Tracoma). Cabe aos estados e aos municpios a responsabilidade pela programao, armazenamento, distribuio, controle de estoque e dispensao dos medicamentos dos Programas Estratgicos.

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II - ASSISTENCIA FARMACUTICA
ASSISTNCIA FARMACUTICA NO CONTEXTO DO SUS

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ASSISTNCIA FARMACUTICA

1-INTRODUO A reorientao da Assistncia Farmacutica integra as diretrizes da Poltica Nacional de Medicamentos, devendo ser considerada como uma das atividades prioritrias da assistncia sade, em face de sua transversalidade com as demais aes programas de sade. Nesse sentido, o medicamento de fundamental importncia, sendo difcil um outro fator, isoladamente, possuir no mbito dos servios de sade maior impacto sobre a capacidade resolutiva dos mesmos. Portanto, pode-se considerar que o medicamento um insumo estratgico para a melhoria das condies de sade da populao.

Assistncia Farmacutica um grupo de atividades relacionadas com o medicamento, destinadas a apoiar as aes de sade demandadas por uma comunidade. Envolve o abastecimento de medicamentos em todas e em cada uma de suas etapas constitutivas, a conservao e controle de qualidade, a segurana e a eficcia teraputica dos medicamentos, o acompanhamento e a avaliao da utilizao, a obteno e a difuso de informao sobre medicamentos e a educao permanente dos profissionais de sade, do paciente e da comunidade para assegurar o uso racional de medicamentos (Portaria GM n 3916/98-Poltica Nacional de Medicamentos). Para a efetiva implementao da Assistncia Farmacutica fundamental ter como princpio bsico norteador o CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA, que um sistema constitudo pelas etapas de seleo, programao, aquisio, armazenamento, distribuio e dispensao, com suas interfaces nas aes da ateno a sade. 2 - OBJETIVO GERAL Apoiar as aes de sade promovendo o acesso da populao aos medicamentos e seu uso racional. 3 - ESTRUTURAO Para a viabilizao dos servios da Assistncia Farmacutica, necessrio que ela esteja estruturada nos mbitos federal, estadual e municipal. Para tanto, alguns requisitos so essenciais:

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a) Estrutura organizacional A Assistncia Farmacutica dever fazer parte da estrutura organizacional formal da Secretaria de Sade, com suas funes e competncias devidamente definidas. b) Infra-estrutura rea fsica e instalaes - dispor de condies adequadas para o pleno desenvolvimento das atividades da Assistncia Farmacutica. Equipamentos e acessrios - dispor dos mesmos de forma adequada e em quantidade suficiente. Recursos humanos - desenvolver as atividades da Assistncia Farmacutica, preferencialmente, sob a coordenao de um profissional farmacutico, auxiliado por tcnicos habilitados e treinados. Como elemento fundamental para o desempenho das atividades a serem desenvolvidas necessrio: identificar necessidades de recursos humanos, definir perfil (competncias e habilidades), capacitar, acompanhar e avaliar suas aes. 4 - ORGANIZAO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA Para a organizao da Assistncia Farmacutica, preciso identificar cada um dos seus componentes e elementos, os quais devero ser capazes de promover maior resolutividade das aes. A organizao est relacionada com a funcionalidade dos servios, e tem por objetivo o gerenciamento eficiente e eficaz. Aspectos a serem considerados Para a organizao dos servios, necessrio conhecer a realidade da situao de sade local, buscando subsdios para implementao de um plano de ao. Para tanto, deve-se: Conhecer a estrutura organizacional da Secretaria de Sade e suas inter-relaes. Nveis hierrquicos, relaes dentro e fora do servio, competncias de cada rea tcnica, normas e procedimentos existentes, metas estabelecidas para a sade.

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Realizar o levantamento da situao de sade do estado/municpio. Conhecer a distribuio da populao, por faixa etria e sexo, as doenas mais comuns que acometem essa populao, seus hbitos e costumes. Conhecer a organizao da rede local de sade. Verificar a capacidade instalada, conhecer a oferta dos servios e o Plano Estadual/Municipal de Sade. Identificar os recursos financeiros. Conhecer os recursos disponveis destinados Assistncia Farmacutica e as reais necessidades, para que sejam estabelecidas prioridades de aes. Identificar os recursos humanos. Conhecer os profissionais da rede de sade, e identificar a integrao destes com os servios da Assistncia Farmacutica existentes. 5 - PLANO DE AO a) Realizar o diagnstico da Assistncia Farmacutica. b) Operacionalizar o Plano de Ao. Definir o que fazer, como, quando, quem e quais os recursos necessrios. c) Definir as atividades a serem desenvolvidas. Definir as tarefas, prazos e designar responsveis pela execuo. d) Elaborar instrumentos de controle gerencial. Para um gerenciamento adequado necessria a existncia de instrumentos que garantam o registro de informaes sobre as aes realizadas e em desenvolvimento, tais como fichas, formulrios, mapas etc..., de acordo com a necessidade do servio e como um fator de retroalimentao do sistema.

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e) Elaborar normas e procedimentos operacionais. Definidas as atividades, preciso padronizar os mtodos e instrumentos de controle, visando maior eficincia no trabalho. Normas - so regras que definem os aspectos gerais ou situaes muito especficas da Secretaria/setor, com finalidade de satisfazer necessidades prprias do servio. Nenhuma atividade administrativa deve funcionar sem normas. Procedimentos - so detalhamentos de como executar determinada atividade ou tarefa, cuja finalidade atender s necessidades do servio. Os procedimentos devem ser permanentemente atualizados, sendo fundamental o conhecimento e cumprimento por todos os envolvidos. As normas e procedimentos devem ser escritos de forma clara e objetiva, para cada atividade da Assistncia Farmacutica, e apresentadas sob forma de Manual. f) Capacitar recursos humanos. Devem-se identificar as necessidades de capacitao dos recursos humanos para elaborao de programa de educao continuada, visando o aprimoramento e a qualificao da equipe. g) Acompanhar e avaliar as aes. O acompanhamento e avaliao peridica das aes imprescindvel para o estabelecimento da melhoria contnua do trabalho. 6 - INTERFACES DA ASSISTNCIA FARMACUTICA Para identificar necessidades e buscar solues para os problemas, preciso conhecer o ambiente que nos cerca (interno e externo), procurando compreender de que forma ele afeta e influencia positivamente e (ou) negativamente o desenvolvimento das aes. A Assistncia Farmacutica, por ser uma atividade multidisciplinar e devido sua complexidade, necessita de articulaes permanentes com outras reas, como Vigilncia Sanitria, Epidemiologia, Coordenaes de Programas Estratgicos de Sade (Hansenase, Sade Mental, Sade da Mulher e Tuberculose), Programa Sade da Famlia - PSF e Programa de

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Agentes Comunitrios de Sade PACS, rea administrativo-financeira, Planejamento, Material e Patrimnio, Licitao, Auditoria, Setor Jurdico, Controle e Avaliao. Identifica-se ainda a necessidade de manter estreita relao com os profissionais de sade, entidades e conselhos de classes, universidades, Ministrio Pblico, Conselhos de Sade, setores de comunicao, fornecedores, entre outros, visando desenvolver aes conjuntas, conforme demonstrado a seguir.

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INTERFACES DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

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7 - AVALIAO DA QUALIDADE DO SERVIO A qualidade e a eficincia do gerenciamento da Assistncia Farmacutica esto condicionadas estrutura, ao processo de trabalho, aos recursos humanos, e utilizao adequada dos medicamentos. A qualidade a base de qualquer processo de trabalho e engloba conhecimentos, uso de ferramentas adequadas de trabalho, instrumentos e procedimentos que conduzam sua garantia, visando reduo de perdas e custos, adequao de servios e maximizao de resultados. ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS

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III - CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

SELEO PROGRAMAO AQUISIO ARMAZENAMENTO DISTRIBUIO DISPENSAO 27

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CICLO DA ASSISTNCIA FARMACUTICA

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1 - SELEO

No ciclo da Assistncia Farmacutica, a seleo constitui o ponto de partida, sendo, portanto, uma atividade fundamental. A seleo um processo de escolha de medicamentos eficazes e seguros, imprescindveis ao atendimento das necessidades de uma dada populao, tendo como base s doenas prevalentes, com a finalidade de garantir uma teraputica medicamentosa de qualidade nos diversos nveis de ateno a sade. Deve estar fundamentada em critrios epidemiolgicos, tcnicos e econmicos como, tambm, na estrutura dos servios de sade. um processo dinmico e participativo, que precisa ser bem articulado e envolver um nmero representativo de profissionais da rea da sade. 1.1. POR QUE SELECIONAR Entre vrios fatores e, considerando a multiplicidade de produtos farmacuticos lanados constantemente no mercado e a escassez de recursos financeiros, torna-se imperativo estabelecer prioridades, selecionando-se medicamentos seguros, eficazes e que atendam as reais necessidades da populao, o que resultara em benefcios teraputicos e econmicos. A Relao Nacional de Medicamentos Essenciais Rename o documento oficial de referncia nacional. Integram o elenco dos medicamentos essenciais aqueles produtos considerados bsicos e indispensveis para atender a maioria dos problemas de sade da populao. A referncia nacional serve de parmetro para os estados e municpios selecionarem seus medicamentos.

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1.2. VANTAGENS a) Possibilitar maior eficincia no gerenciamento do Ciclo da Assistncia Farmacutica. b) Disponibilizar medicamentos eficazes e seguros, voltados para as necessidades da populao. c) Contribuir para promoo do uso racional de medicamentos. d) Racionalizar custos e possibilitar maior otimizao dos recursos disponveis. e) Permitir a uniformizao de condutas teraputicas, disciplinando o seu uso. f) Facilitar o fluxo de informaes. g) Propiciar melhores condies para prtica da farmacovigilncia. h) Desenvolver e facilitar o estabelecimento de aes educativas para prescritores, dispensadores e usurios. 1.3. ESTRATGIAS a) Sensibilizar o gestor para a importncia da seleo. A elaborao e a execuo de uma seleo requerem deciso e apoio poltico do gestor. Para tanto, devem-se apresentar argumentos tcnicos, que demonstrem a importncia de uma Relao de Medicamentos Essenciais - RME mediante anlise das prescries na rede de sade, nmero de itens de medicamentos, gastos efetuados/ms, dados de consumo e demanda, situao de sade local, entre outras informaes relevantes, para a racionalizao do uso de medicamentos e da utilizao dos recursos financeiros disponveis. b) Buscar o apoio dos profissionais de sade. Envolver o nmero mais representativo possvel de profissionais de sade, para que a Relao de Medicamentos seja referendada.

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c) Levantar as informaes necessrias ao desenvolvimento do trabalho. Situao de sade local (dados de morbimortalidade por grupo populacional, faixa etria, prevalncia e incidncia das doenas). Medicamentos mais utilizados, demanda e custos. Referncias bibliogrficas para subsidiar o processo de trabalho, utilizando, por exemplo, a Relao Nacional de Medicamentos Essenciais - Rename, a Relao Estadual de Medicamentos Essenciais - Reme e outras. 1.4. ETAPAS DA SELEO a) Constituir Comisso de Farmcia e Teraputica - CFT, por meio de instrumento legal, para legitimar o processo, envolvendo os profissionais de sade (mdicos, farmacuticos, enfermeiros e dentistas) e estabelecendo normas e critrios para o seu funcionamento (Estatuto). b) Estabelecer critrios para: a incluso e excluso de medicamentos; os medicamentos de uso restrito (exemplo: psicofrmacos e antimicrobianos); a prescrio e a dispensao; a periodicidade da reviso. Obs: Somente incluir medicamentos se comprovada a vantagem em relao aos medicamentos j selecionados. c) Identificar referncias bibliogrficas e disponibilizar material para subsidiar a execuo dos trabalhos. d) Selecionar os medicamentos de acordo com o perfil epidemiolgico local

e) Priorizar os medicamentos considerados bsicos e indispensveis para atender

maioria dos problemas de sade da populao.

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f) Comparar custo/tratamento. g) Analisar as informaes levantadas e definir o elenco de medicamentos que ir constituir a RME. h) Relacionar os medicamentos por grupo teraputico, utilizando a denominao genrica e especificaes (concentrao, forma farmacutica e apresentao). i) Promover frum de discusso para submeter a RME apreciao dos demais profissionais de sade da rede, que no tenham participado diretamente do processo. j) Estruturar a apresentao da RME, definindo a forma e tipos de anexos a serem includos (formulrios, portarias, legislao e informaes complementares). k) Publicar, divulgar, distribuir. l) Avaliar a utilizao na rede de sade. Reconhecendo a importncia da seleo para definio de uma Poltica de Medicamentos, a Organizao Mundial da Sade elaborou e publicou no Relatrio Tcnico n 615, de 1997, critrios tcnicos a serem observados na seleo de medicamentos, entre os quais: Utilizar a Denominao Comum Brasileira - DCB ou a Denominao Comum Internacional - DCI. Selecionar medicamentos que possuam eficcia e segurana teraputica comprovadas. Observar: disponibilidade no mercado; menor risco/benefcio; menor custo/tratamento; maior estabilidade e propriedade farmacocintica mais favorvel;

apresentao de melhor comodidade de uso para o paciente; facilidade de armazenamento. 34

1.4.1. Comisso de Farmcia e Teraputica CFT Instncia colegiada, de carter consultivo e deliberativo, que tem por finalidade assessorar ao gestor e equipe de sade em assuntos referentes a medicamentos. Funes As funes de uma CFT vo alm das atividades de seleo de medicamentos e da elaborao do Formulrio Teraputico. Deve atuar de forma permanente em diversas atividades, tais como: Assessorar a Gerncia de Assistncia Farmacutica nos assuntos referentes a medicamentos. Produzir material informativo sobre medicamentos. Validar protocolos teraputicos. Desenvolver aes educativas. Promover e apoiar programa de educao continuada. A Comisso de Farmcia e Teraputica no possui funo gerencial. Possui funes bem definidas e no pode substituir, desempenhar ou gerenciar a Assistncia Farmacutica.

Composio A composio da Comisso vai depender da disponibilidade dos recursos humanos existentes. Recomenda-se contar com mdicos, farmacuticos, enfermeiros, dentistas, entre outros profissionais de sade. 1.4.2. Formulrio Teraputico Documento com informaes cientficas sobre os medicamentos selecionados, extradas de fontes seguras e atualizadas, visando subsidiar os profissionais de sade na prescrio e dispensao dos medicamentos da RME.

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Estas informaes se dividem em: Informaes teraputicas e farmacolgicas manifestaes gerais das doenas, descrio do medicamento, caractersticas farmacolgicas do medicamento, indicao, contra-indicao, precaues, posologia, via de administrao, durao do tratamento, interaes, efeitos adversos. Informaes farmacuticas - nome genrico, grupo teraputico, forma farmacutica, concentrao, apresentao; recomendaes gerais quanto prescrio, dispensao e cuidados com os medicamentos. 1.5. AVALIAO Sugesto de alguns indicadores: Percentual de reduo no nmero de especialidades farmacuticas, aps implantao da Relao de Medicamentos Essenciais - RME. Percentual de reduo dos custos por tratamento. Percentual dos profissionais que prescrevem pela RME. Percentual de prescrio pela RME.

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2 - PROGRAMAO

Programar medicamentos consiste em estimar quantidades a serem adquiridas, para atender determinada demanda de servios, em um perodo definido de tempo, possuindo influncia direta sobre o abastecimento e o acesso ao medicamento. uma etapa imprescindvel do ciclo da Assistncia Farmacutica. necessrio dispor de dados consistentes sobre o consumo de medicamentos, o perfil epidemiolgico, a oferta e demanda de servios na rea de sade, bem como, recursos humanos capacitados e a disponibilidade financeira para a execuo da programao. 2.1. POR QUE PROGRAMAR Para identificar as quantidades de medicamentos necessrias ao atendimento da demanda da populao. Para evitar compras e perdas desnecessrias, assim como descontinuidade no suprimento. Para definir prioridades dos medicamentos a serem adquiridos, frente disponibilidade de recursos. 2.2. ASPECTOS A SEREM CONSIDERADOS a) Dados de consumo e demanda (atendida e no atendida) de cada produto, incluindo as sazonalidades, estoques existentes, e considerando a descontinuidade no fornecimento; os dados devem ser baseados num eficiente sistema de informaes e gesto de estoques. b) Perfil epidemiolgico local (morbimortalidade) - para que se possa conhecer as doenas prevalentes e avaliar as necessidades de medicamentos para interveno. c) Dados populacionais. d) Conhecimento prvio da estrutura organizacional da rede de sade local (nveis de ateno sade, oferta e demanda dos servios, cobertura assistencial, infra-estrutura, capacidade instalada e recursos humanos). e) Recursos financeiros disponveis, para priorizar o que deve ser adquirido para a rede. f) Mecanismo de controle e acompanhamento.

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2.3. ETAPAS DA PROGRAMAO a) Integrar com as reas tcnicas afins. b) Elaborar formulrios apropriados para registrar todas as informaes de interesse no processo. c) Escolher os mtodos e critrios a serem utilizados para elaborar a programao, definindo o perodo de cobertura. d) Proceder a levantamentos de dados de consumo, demanda e estoques existentes de cada produto, considerando os respectivos prazos de validade. e) Analisar a programao dos anos anteriores. f) Estimar as necessidades reais de medicamentos. g) Elaborar planilha constando a relao dos medicamentos, contendo as especificaes tcnicas, as quantidades necessrias e o custo estimado para a cobertura pretendida no perodo. h) Encaminhar ao gestor planilha elaborada para que seja realizada a aquisio dos medicamentos. i) Acompanhar e avaliar.

Em funo dos limites oramentrios e financeiros, a programao poder ser periodicamente ajustada. Tal fato, entretanto, no isenta o gestor de buscar atender s necessidades reais da populao.

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2.4. MTODOS PARA PROGRAMAR Existem diversos mtodos para programar medicamentos, sendo que, os mais comuns e utilizados so: perfil epidemiolgico, consumo histrico e oferta de servios. Recomenda-se utilizar a combinao de diversos mtodos, para que se consiga uma programao com melhores resultados. 2.4.1. Perfil Epidemiolgico Esse mtodo baseia -se, fundamentalmente, no perfil nosolgico e nos dados de morbimortalidade, considerando: dados populacionais, esquemas teraputicos existentes e freqncia com que se apresentam as diferentes enfermidades em uma determinada populao. O mtodo inicia-se com um diagnstico situacional de sade da populao. Nele so analisadas as enfermidades prevalentes, nas quais devem incidir as aes de interveno sanitria, que possam gerar impacto no quadro de morbimortalidade. Devem-se, tambm, considerar a capacidade de cobertura e a captao dos servios de sade. 2.4.1.1. Vantagens e Desvantagens

2.4.1.2. Procedimentos Operacionais a) Listar os principais problemas de sade por grupo populacional e faixa etria. b) Relacionar os medicamentos padronizados. c) Definir com as reas tcnicas envolvidas o esquema teraputico e estimar as quantidades de medicamentos por tratamento.

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d) Calcular a quantidade necessria para o tratamento da populao-alvo ou porcentagem da populao a ser atendida. e) Avaliar a repercusso financeira e compatibilizar com os recursos existentes. EXEMPLO:

2.4.2. Consumo Histrico Consiste na anlise do comportamento de consumo do medicamento numa srie histric a no tempo, possibilitando estimar as necessidades. Nesse caso, so utilizados os registros de movimentao de estoques, dados de demanda (atendida e no atendida), inventrios com informaes de, pelo menos, 12 meses, includas as variaes sazonais (que so alteraes na incidncia das doenas, decorrentes das estaes climticas). Com esses dados, consolidam-se as necessidades, desde que no ocorram faltas prolongadas de medicamentos e que as informaes fornecidas sejam confiveis. A programao baseada exclusivamente em dados de consumo pode refletir equvocos decorrentes da m utilizao de medicamentos, nem sempre adequados teraputica. 2.4.2.1. Vantagens e Desvantagens

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2.4.2.2. Procedimentos Operacionais a) Levantar uma srie histrica de consumo de medicamentos, representativa no tempo. Calcular o consumo de cada medicamento, somando-se os quantitativos do medicamento consumido e dividindo-se pelo nmero de meses de utilizao. b) Analisar a variao dos consumos de cada medicamento, em funo do tempo. c) Recomenda-se definir um ponto de reposio (ver item 4.4.), considerando o CMM e o tempo mdio para aquisio/ressuprimento. d) Quantificar os medicamentos. e) Deduzir do quantitativo programado o estoque existente (inventrio). A programao de um estoque de segurana dever ser avaliada tendo em vista a imobilizao do recurso financeiro, muitas vezes escasso. Entretanto, excees devem ser consideradas em funo dos fatores que interferem no processo de aquisio, tais como: demora no processo licitatrio, distncia geogrfica, tempo mdio na reposio de estoques e periodicidade das compras. 2.4.2.3. Consumo Mdio Mensal CMM a soma dos consumos de medicamentos utilizados em determinado perodo de tempo, dividido pelo nmero de meses em que cada produto foi utilizado. Excluir perdas, emprstimos e outras sadas no regulares. Exemplo 1

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Exemplo 2

2.4.2.4. Consumo e Necessidade a) Consumo a quantidade de medicamentos utilizados nos servi os de sade de uma determinada localidade em intervalos de tempo (dias, semanas, meses, ano). Os dados de consumo podem surgir de necessidades reais ou originar-se de distores estruturais do servio, falta de produtos e substituies por outros ou, ainda, de prescries mdicas irracionais, no apropriadas do ponto de vista econmico e teraputico, entre outros. b) Necessidade uma quantidade de medicamentos prevista em funo do perfil epidemiolgico, que varia de acordo com a oferta e com o nvel de complexidade dos servios de sade. 2.4.2.5. Demanda So necessidades identificadas, atendidas ou no. a) Demanda total ou real a soma da demanda atendida e a no atendida. b) Demanda no atendida quantidade prescrita e no atendida. 4.2.6. Clculo e Demanda

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A demanda no atendida pode ser calculada por vrias formas, como por exemplo: aplicao da frmula ou por regra de trs simples. Exemplo 1 Na Unidade de Sade de Arara, no ms de maio (22 dias de funcionamento) foram distribudos 1.100 comprimidos de Captopril 25 mg durante os 11 primeiros dias de funcionamento da Unidade. Sabe-se que o C.M.M. de 3.000 comprimidos. Calcule a demanda total (atendida e no atendida). a) Clculo pela frmula:

DEMANDA TOTAL = demanda atendida (1.100) + demanda no atendida (1.500)= 2.600 b) Clculo pela regra de trs:

H diferena de resultados, porque: a) Quando se utiliza a frmula, considera-se o consumo mdio mensal (CMM). b) Quando se aplica a regra de trs, considera-se, apenas, o consumo nos dias do atendimento. 2.4.3. Oferta de Servios utilizado quando se trabalha em funo da disponibilidade de servios ofertados populao-alvo. estabelecido pelo percentual de cobertura, no sendo consideradas as reais necessidades existentes.

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2.4.3.1. Procedimentos Operacionais a) Levantar informaes dos registros de atendimento na rede de servios (postos e centros de sade, unidades mistas e hospitais). b) Sistematizar as informaes, relacionando os diagnsticos mais comuns e a freqncia de ocorrncia de doenas por determinado perodo de tempo. c) Verificar os esquemas teraputicos e estimar as necessidades. d) Multiplicar o nmero de casos estimados para o perodo de cada patologia considerada x quantidade de medicamentos requerida para o esquema teraputico proposto x populao alvo ou percentual de cobertura da populao a ser atendida x perodo de tempo (meses ou ano). 2.5. AVALIAO A programao um processo dinmico. Deve ser avaliada periodicamente, para que se possa fazer os ajustes necessrios em tempo hbil. Sugesto de alguns indicadores: Percentual de itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em quantidade e recursos financeiros). Percentual de demanda atendida X no atendida. Percentual de medicamentos (itens e/ou quantidades) programados X no utilizados.

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3 - AQUISIO

Consiste num conjunto de procedimentos pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamentos estabelecidos pela programao, com o objetivo de suprir as unidades de sade em quantidade, qualidade e menor custo/efetividade, visando manter a regularidade e funcionamento do sistema. 3.1. REQUISITOS NECESSRIOS O processo de aquisio para ser bem executado, deve considerar diversos fatores e atender a requisitos, tais como: a) Pessoal qualificado e com conhecimentos especficos na rea. b) Existncia de uma seleo e programao de medicamentos. c) Cadastro de fornecedores. d) Catlogo ou manual de especificaes tcnicas dos produtos, com a especificao correta daqueles a serem adquiridos. e) Definio de responsabilidades no processo, fluxos e procedimentos operacionais. f) Normas administrativas e critrios tcnicos, previstos em edital, que garantam a qualidade do processo de aquisio e dos medicamentos a serem adquiridos. g) Conhecimento dos dispositivos legais: Lei de Licitao Lei n 8.666/93 e suas alteraes. Registro Nacional de Preos - Decreto n 2.743 de 21/08/98. Regulamentao de medicamentos sob controle especial Portaria SVS n 344/98 e suas atualizaes. Estabelecimento de requisitos de qualidade na aquisio de medicamentos Portaria SVS n 1.818/98. Procedimentos contra a falsificao de medicamentos Portaria SVS n 2.814/98.

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Lei dos Medicamentos Genricos - Lei n 9.787/99. Sistema de Registro de Preos do Ministrio da Sade - Lei n 10.191/01. h) Eficiente sistema de informaes e gesto dos estoques, que permita informar em tempo oportuno o histrico da movimentao dos estoques e os nveis de estoques (mnimo, mximo, ponto de reposio, dados de consumo e demanda de cada produto). i) Definio do cronograma de compras: mensal, trimestral, semestral ou anual, com entrega programada. j) Articulao permanente com todos os setores envolvidos no processo (comisso de licitao, setor de finanas, material e patrimnio, planejamento, fornecedores, etc.). k) Instrumentos de controle e acompanhamento do processo de compra. l) Avaliao do processo de aquisio, considerando, tambm, a rea fsica e condies tcnicas dequadas armazenagem dos medicamentos a serem adquiridos. 3.2. ATRIBUIES DO FARMACUTICO NO PROCESSO DE AQUISIO Estabelecer requisitos tcnicos e participar da elaborao de normal administrativas que iro compor o Edital, e de procedimentos que orientem o processo de compra. Solicitar pedido de compras, definindo as especificaes tcnicas (nome pela denominao genrica, forma farmacutica, apresentao, quantidades e preos estimados). Encaminhar pedido de compra ao gestor com estimativa de custos, para dar agilidade ao processo. A previso de custos possibilita a definio de prioridades, caso necessrio, em funo da limitao de recursos. Emitir parecer tcnico dos processos de compras relacionados a medicamentos e/ou outros materiais sob sua responsabilidade. Acompanhar e avaliar o processo de compra e desempenho dos fornecedores.

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Para o processo de aquisio, pode-se consultar o site da Anvisa: www.anvisa.gov.br (Medicamentos Genricos) e/ou www.saude.gov.br ("Link" Programas Registro Nacional de Preos), bem como outras fontes de informaes disponveis no mercado.

3.3. LICITAO Conjunto de procedimentos administrativos estabelecido em Lei Federal, n 8.666/93, no qual a Administrao Pblica impe concorrncia sobre aquisies ou vendas e prepara o processo administrativo para a contratao, cuja finalidade proporcionar administrao propostas vantajosas em relao a preo, prazos e qualidade, garantindo aos participantes igualdade de condies. 3.3.1 Princpios que regem a licitao So regras estabelecidas na Lei de Licitao (8.666/93), que devem nortear todo processo de licitao. a) Procedimento formal - autorizao expressa do gestor para abertura da licitao, alocao de recursos oramentrios, aprovao da compra e fontes de pagamento. b) Publicidade do ato - toda licitao deve ser divulgada, para que permita o conhecimento e participao dos interessados, desde que devidamente habilitados. c) Igualdade de condies entre os licitantes - no poder haver privilgios ou condies especiais a nenhum dos participantes. d) Reserva na apresentao das propostas - os fornecedores e a administrao no podem conhecer previamente as propostas dos concorrentes. e) Cumprimento do edital - no se pode exigir o que no foi definido em edital, mesmo que com vantagem superior. f) Adjudicao - validao do processo de aquisio.

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3.3.2. Etapas do processo licitatrio a) Edital convocatrio o procedimento pelo qual a Administrao d incio ao procedimento licitatrio, oferecendo informaes sobre a licitao, condies de participao, descrio do objeto, data de abertura e encerramento de entrega de propostas. O edital o instrumento que rege a licitao e dele constam obrigaes da Administrao e dos licitantes. Nada poder ser exigido quando no estiver definido no edital. b) Habilitao a fase da licitao em que se verifica se o licitante rene todas as condies para, mais tarde, poder executar o contrato. Segundo a Lei n 8.666/93, art. 27, "para a habilitao nas licitaes exigir-se- dos interessados, documentao relativa a: I habilitao jurdica; II habilitao tcnica; III qualificao econmica; e IV regularidade fiscal". c) Julgamento das propostas a fase da licitao em que se analisam as propostas apresentadas e identifica-se aquela que apresentar melhor beneficio (menor preo, melhor tcnica ou tcnica e preo), desde que atenda s normas e exigncias constantes no edital. Anlise de ofertas Na anlise e avaliao da oferta, diversos aspectos devem ser considerados: Jurdico (cumprimento das exigncias legais). Tcnico (cumprimento das especificaes tcnicas). Administrativo (cumprimento dos prazos de entrega, preo, local da entrega, entre outras exigncias). Financeiro (avaliao dos preos).

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Critrios de julgamento Os critrios de julgamento estabelecidos pela Lei n 8.666/93, Art. 45, so: Menor preo - o critrio de julgamento pelo menor preo regra, devendo ser aplicado em todos as licitaes, exceto naquelas que envolvam aspectos de ordem intelectual e especificidade tcnica. Melhor tcnica - critrio de julgamento aplicvel que envolve aspectos tcnicos relevantes, ou seja, elaborao de projetos, trabalhos de consultorias, realizao de concursos. Menor preo e tcnica - semelhante ao de melhor tcnica, geralmente aplicado na aquisio de equipamentos. d) Parecer tcnico A emisso de parecer tcnico uma das etapas mais importantes do processo de aquisio, sendo um ato de grande responsabilidade. 0 responsvel deve conhecer todos os aspectos do que est avaliando, para que possa emitir o parecer tcnico com segurana, evitando problemas de ordem jurdica. Procedimentos para emisso de parecer tcnico Elaborar uma planilha para o registro de dados referentes proposta analisada. Exemplo: empresa vencedora, produto ofertado, menor preo apresentado etc. Escolher, inicialmente, o menor preo. Analisar, criteriosamente, entre os itens de menor preo, aquele que atende s especificaes solicitadas, de qualidade e prazos. Verificar preo por embalagem e por unidade de apresentao entre os itens de menor preo. Elaborar relatrio e encaminhar ao setor de Licitao. e) Adjudicao o ato pelo qual se atribui ao vencedor o objeto da licitao, conferindo-lhe o direito de

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contratao. Todavia, no gera obrigao para a Administrao de celebrar efetivamente o contrato, pois possvel haver a revogao do procedimento, se ocorrer um fato que a justifique. f) Homologao o ato pelo qual a autoridade competente (gestor) incumbe-se da "deliberao" final sobre o julgamento das propostas, confirmando a classificao das mesmas e a adjudicao do objeto da licitao ao proponente. g) Emisso da ordem de compra Aps a homologao, emite-se uma ordem de compra/contrato, ao vencedor, contendo os requisitos referentes aquisio. h) Anulao e revogado da licitao O gestor poder revogar o processo licitatrio e o contrato administrativo, em virtude de razes de interesse pblic o, desde que esta revogao seja plenamente justificvel. i) Acompanhamento do pedido o monitoramento do processo de compra, visando assegurar que a entrega seja realizada em conformidade com os prazos estabelecidos e nas condies tcnicas adequadas. Recomendaes Elaborar relatrios mensais de avaliao de fornecedores que evidencie comportamento irregular do fornecedor ou ocorrncias com produtos recebidos, e encaminhar comisso de licitao para registro no cadastro de fornecedores. Deve-se pedir parecer de especialistas, quando em decorrncia de problemas evidenciados com medicamentos. Em caso de no argumentao tcnica, nem comprovao para fundamentar o parecer, no se pode rejeitar o produto. Sem a incluso de exigncias descritas no edital, no se pode rejeitar o produto, muito menos, eliminar o fornecedor.

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3.3.3. Modalidades de licitao A Legislao, nos termos do art. 22 da Lei n 8.666/93, define as modalidades de licitao em funo dos valores que envolvem o objeto licitado, prevendo cinco modalidades: Concorrncia, Tomada de Preos, Convite, Concurso e Leilo. Com a edio da Medida Provisria n. 2.026, de 04 de maio de 2000, foi instituda uma nova modalidade chamada Prego. a) Concorrncia a modalidade de compra usualmente utilizada para licitaes de grande valor, cujo prazo previsto para execuo em torno de 45 dias. Os interessados tm que atender aos requisitos previstos de "habilitao ou qualificao"; mediante comprovao, por documentao, de capacidade tcnica, jurdica, fiscal, financeira de idoneidade. Cada empresa participante dever entregar Comisso de Licitao, dois envelopes (um, contendo documentos para avaliao da habilitao, e outro, contendo a proposta comercial). Registro de Preos uma licitao na modalidade de Concorrncia, na qual os participantes apresentam seus preos para registro. O participante que atender as condies do edital e apresentar menor preo, ser o vencedor. O registro de preo tem por finalidade agilizar a aquisio e evitar novos processos de compra. Tem validade de 12 meses, contados a partir da data da publicao no Dirio Oficial. A matria encontra-se regulamentada no artigo 15 da Lei de Licitao n 8.666/93 e em suas alteraes. Para sua execuo, o Registro de Preos deve ser regulamentado por decreto estadual e municipal. Procedimentos operacionais Estabelecer os requisitos tcnicos e administrativos para o edital. Relacionar os medicamentos com as devidas especificaes.

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Determinar as quantidades necessrias. Efetuar pesquisa de preos no mercado, para comparar com os preos cotados na licitao. Encaminhar ao gestor a relao dos itens a serem adquiridos, com respectivas quantidades; pesquisa de preos de mercado, aprovada pela Assessoria Jurdica; e oficio, solicitando abertura de processo licitatrio. Elaborar a ata de registro de preos, aprovada pela assessoria jurdica. Aps autorizao do gestor, a Comisso de Licitao publica o edital em Dirio Oficial, procede a abertura e julgamento, elabora o relatrio de classificao, com os respectivos preos registrados, homologa, lavra a ata de registro do preo, publica em Dirio Oficial e assina o contrato com o fornecedor por um perodo de 1 (um) ano, a contar da data de publicao da ata, prevendo-se entregas parceladas, que so pagas a cada fornecimento. Vantagens Pode-se fazer apenas uma licitao por ano com entrega peridica, garantindo a aquisio daquilo que foi programado, evitando-se novos processos de compra. Podem-se adquirir quantidades pequenas, com um preo melhor. Evita-se a formao de grandes estoques. Pode-se comprar nas quantidades necessrias para um perodo definido. Pode-se adequar ao fluxo de caixa (Aquisio de medicamentos X Disponibilidade financeira). b) Tomada de Preos A tomada de preos destina-se a compras de valor intermedirio. a modalidade de licitao entre interessados devidamente cadastrados ou que se cadastrem at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas. Geralmente, os cadastros contm as informaes (documentaes) relativas habilitao jurdica. A qualificao "tcnica" pode no estar includa no cadastro, tendo, portanto, que ser exigida em edital.
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c) Convite O convite consiste na modalidade de licitao de pequeno vulto, entre os interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou no, escolhidos e convidados em numero mnimo de trs, por convocao escrita afixada no quadro de avisos da Instituio. Caso no haja trs propostas vlidas, repete-se o convite. Se no aparecer o nmero mnimo de licitantes envolvidos, a situao dever ser devidamente justificada e procede-se a continuidade do convite com os participantes que se apresentarem. Todos aqueles que manifestarem interesse em participar do convite, estando cadastrados, podero participar desde que solicitem o edital com antecedncia de 24 (vinte e quatro) horas da data fixada para apresentao das propostas. d) Concurso/Leilo O concurso e o leilo no se aplicam aquisio de medicamentos. Esto citados somente para informar os tipos de licitaes existentes, de acordo com a legislao vigente. e) Prego O prego a modalidade de licitao para aquisio de bens e servios, promovida exclusivamente no mbito da Unio, qualquer que seja o valor estimado da contratao, em que a disputa pelo fornecimento feita por meio de propostas e lances em sesso pblica. 3.4. SITUAES ESPECIAIS PARA A AQUISIO DE MEDICANIENTOS DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAO De acordo com inciso XXI do art. 37 da Constituio Federal, as hipteses em que a Administrao deixa de realizar licitao vm previstas principalmente nos artigos 24 e 25 da Lei n. 8.666/93. a) Dispensa Casos em que a dispensa de licitao pode ser aplicada: Emergncia, caracterizada por urgncia no atendimento da situao, que possa ocasionar prejuzos ou comprometer a segurana das pessoas, obras ou equipamentos.

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Falta de interesse das empresas na participao da licitao anteriormente realizada, sendo mantida as mesmas condies preestabelecidas no edital ou convite. Guerra, perturbao da ordem e calamidade pblica. Comprometimento da segurana nacional, quer pela divulgao do objeto de licitao, quer pela demora na execuo, desde que autorizado pela autoridade competente. Operaes entre concessionrias, entidades pblicas e paraestatais, como, por exemplo, aquisies efetuadas junto aos laboratrios pblicos oficiais. Obras de arte e objetos histricos. Aquisio e alocao de imveis para o servio pblico. Compra direta: o valor da compra direta no pode ultrapassar 10% do limite da modalidade da carta convite. Porm, so necessrios trs oramentos com fornecedores distintos. b) Inexigibilidade Diz respeito s situaes em que impossvel a competio. Os casos de inexigibilidade esto expostos no art. 25 da Lei 8.666/93. Por exemplo, quando se comprova a existncia de um nico produtor no mercado, para um determinado medicamento. 3.5. REGISTRO NACIONAL DE PREOS O Ministrio da Sade, por meio da Secretaria Executiva, est disponibilizando aos estados e municpios o Registro Nacional de Preos, modalidade de aquisio, na qual podem ser feitas aquisies de medicamentos, diretamente sem licitao, de acordo com a Lei n 10.191, de 14/02/01. A edio de um decreto para utilizao do Registro Nacional de Preos prerrogativa do estado/municpio, j que a lei concede aos estados essa autorizao. O Ministrio da Sade o detentor da Ata de Registro de Preos. Os rgos vinculados (Sistema nico de Sade SUS) ao Ministrio da Sade no devem comprar acima dos preos registrados, nesta modalidade de licitao. As informaes referentes ao detalhamento operacional podem ser obtidas pelos telefones: (61) 315-2991-Comisso Especial de Licitao/Registro Nacional de Preos/MS ou

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(61) 226-9091- Diretoria de Programas Estratgicos. Ou, ainda, pela Internet, pgina do Ministrio da Sade - www.saude.gov.br no "LINK" - PROGRAMAS/Registro Nacional de Preos. Aspectos legais O Registro Nacional de Preos regido pela Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, alterada pelas Leis: 8.883/94; 9.032/95; 9.648/98; 9.854/99; Decreto Federal 2.743/98 e demais normas legais e administrativas em vigor. 3.6. AVALIAO A avaliao do processo de aquisio de fundamental importncia, para que se possa intervir no mesmo, evitando desabaste-cimentos, bem como para dispor de elementos necessrios a desclassificao de fornecedores no idneos. Sugesto de alguns indicadores: Desempenho de fornecedores (acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do produto, preo, segurana, embalagem, entre outros). Tempo mdio do processo de aquisio. Recursos gastos com aquisio de medicamentos. Demonstrativo fsico-financeiro de aquisio por determinado perodo de tempo.

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4 - ARMAZENAMENTO

Conjunto de procedimentos tcnicos e administrativos que envolvem as atividades de: Recepo/Recebimento de Medicamentos. Estocagem e Guarda de Medicamentos. Conservao de Medicamentos. Controle de Estoque. 4.1. RECEPO/RECEBIMENTO Ato de conferncia em que se verifica se os medicamentos entregues esto em conformidade com a especificao, quantidade e qualidade estabelecidas previamente no edital. A recepo de medicamentos uma das etapas mais importantes do armazenamento na gerncia dos estoques. Consiste no exame detalhado e comparativo entre o que foi solicitado e o recebido. Para tanto, devem-se elaborar normas tcnicas e administrativas, procedimentos operacionais e instrumentos de controle para registro das informaes referentes ao processo. Na recepo, realizam-se duas atividades de conferencia: Verificao dos aspectos administrativos e das especificaes tcnicas. a) Aspectos administrativos Esto relacionados com o pedido de compra, buscando atender aos requisitos administrativos estabelecidos em edital ou contrato, quanto s quantidades a serem entregues, os prazos de entrega, preos etc. Documentao fiscal os medicamentos s devero ser recebidos acompanhados de documentao fiscal (exemplo: nota fiscal, nota de empenho, guia de remessa etc.). Caso a documentao no seja entregue em duas vias, deve-se tirar copia para arquivamento. A no conformidade do documento em relao aos produtos entregues deve ser registrada em formulrio prprio e encaminhada ao setor responsvel para a soluo da pendncia junto ao fornecedor, arquivando a cpia. Quantidade a quantidade recebida deve estar em conformidade com a quantidade solicitada. Para maior segurana na conferncia, a recepo deve dispor de cpias de todos os pedidos de compras efetuados

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Prazos de entrega - os medicamentos devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos. O no atendimento aos prazos deve ser notificado e comunicado ao setor responsvel pelas medidas punitivas cabveis, que devem estar contidas no edital. Preos (unitrio e total) - verificao dos preos constantes na nota fiscal para saber se esto de acordo com os preos da proposta. b) Verificao das Especificaes Tcnicas So aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislao), verificando o do cumprimento dos requisitos exigidos, em relao a: Especificaes dos produtos - os medicamentos devem ser entregues em conformidade com a solicitao: forma farmacutica, concentrao, apresentao e condies de conservao e inviolabilidade. Registro sanitrio do produto - os medicamentos recebidos devem apresentar nas embalagens o numero do registro no MS. Os medicamentos s podem ser comercializados se estiverem registrados no Ministrio da Sade. Certificado de Anlise ou Laudo de Controle de Qualidade - documento emitido pelo Controle de Qualidade do fabricante do produto, no qual so certificadas as especificaes tcnicas de qualidade do medicamento. No edital de licitao, deve ser exigido que o ato da entrega dos medicamentos seja acompanhado dos laudos de controle da qualidade, com os resultados, as faixas de normalidade e a farmacopia de referncia. Responsvel tcnico - deve ser observado se nas embalagens dos medicamentos constam: o nome do farmacutico, o nmero do Conselho Regional de Farmcia e a unidade federativa na qual est inscrito. Embalagem - os medicamentos devem estar em suas embalagens originais, devidamente identificadas e sem apresentar sinais de violao, aderncia ao produto, umidade e inadequao em relao ao contedo. Devem estar de acordo com o estabelecido na legislao vigente (Portaria SVS n 802/98, de 08/10/98).

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Rotulagem deve estar de acordo com o que estabelece a legislao vigente (Artigo 3 da Portaria SVS n 802/98, de 08/10/98). Lote/validade: Lote quantidade de um medicamento que se produz em um ciclo de fabricao, cuja caracterstica essencial a homogeneidade. Nmero do lote combinao distinta de nmeros e/ou letras que identificam determinado lote em seu rtulo, registros e certificados de anlises. O nmero do lote do medicamento recebido dever ser o mesmo constante na Nota Fiscal. Validade data limite de vida til do medicamento, expressa na embalagem e produto. Recomenda-se que conste nos editais de licitao que os medicamentos, no ato da entrega, possuam prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condies de entrega, de distribuio e de transporte existentes, exceto para os casos excepcionais, previamente autorizados. Transporte verificar se o transporte dos medicamentos foi realizado em condies satisfatrias. As empresas transportadoras devem estar devidamente autorizadas. 4.1.1. Procedimentos Operacionais para Recebimento Verificar as especificaes tcnicas e administrativas, conferindo as quantidades recebidas, por unidade, embalagem, lotes e validades, em conformidade com a N.F. e o pedido. Carimbar, assinar e datar a N.F. no verso, atestando o recebimento. Registrar a entrada dos medicamentos no sistema de controle existente (fichas/informatizado). Incluir a informao do lote e do prazo de validade no registro da entrada. Avaliar a entrega do fornecedor, mediante preenchimento de formulrio especfico, e arquivar com a cpia da nota fiscal. Comunicar aos setores envolvidos a entrada do produto, para posterior distribuio.

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Protocolar e encaminhar a via original da nota fiscal ao setor financeiro, para que seja processado o pagamento. 4.1.2. Recomendaes No escrever ou rasurar a via original da nota fiscal ou documento que acompanha o produto. Qualquer observao deve ser feita em documento anexo - de preferncia, em formulrio padronizado. Toda documentao referente movimentao dos produtos (entradas, sadas, inventrios, doaes, remanejamentos, incineraes, devolues, perdas etc.) deve ter uma cpia arquivada no servio. No atestar notas fiscais ou documentos daqueles medicamentos que no foram recebidos no local ou que no estejam sob seu controle. Os medicamentos em desacordo com as especificaes solicitadas (na forma farmacutica, apresentao, concentrao, rtulo, envase, embalagem, condies de conservao, lote, validade), devem ser notificados em livro ata e/ou em boletim de ocorrncias, e o fato informado ao fornecedor, por ofcio, bloqueando a nota fiscal at a resoluo do problema. Contactar de imediato a Vigilncia Sanitria local, quando houver suspeita de falsificao de algum medicamento. Todas as ocorrncias identificadas devem ser notificadas, datadas e assinadas. Todo procedimento realizado e providncias adotadas, referentes s ocorrncias, devero ser feitos por escrito e arquivadas as cpias, para efeito de apurao de responsabilidades. As devolues de medicamentos pelas unidades de sade s devero ser recebidas com justificativas, com prazos de validades compatveis ao tempo de utilizao, e assinadas pelo responsvel pela devoluo.

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4.2. ESTOCAGEM E GUARDA Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em reas apropriadas, de acordo com suas caractersticas e condies de conservao exigidas (termolbeis, psicofrmacos, inflamveis, material mdico-hospitalar etc.). Para a estocagem de medicamentos, deve-se dispor de rea fsica suficiente e apropriada aos diferentes tipos de produtos a serem armazenados. 4.2.1. Central de Abastecimento Farmacutico rea destinada estocagem e conservao dos produtos, visando assegurar a manuteno da sua qualidade, enquanto estocados, conforme as caractersticas de cada medicamento. A denominao de Central de Abastecimento Farmacutico utilizada especificamente para medicamentos, com a finalidade de diferenci -la de almoxarifado, depsito, armazm e outros espaos fsicos destinados estocagem de outros tipos de materiais. 4.2.1.1. Caractersticas de uma Central de Abastecimento Farmacutico A Central de Abastecimento Farmacutico, para assegurar condies ideais de conservao e contribuir para a manuteno da estabilidade dos medicamentos, dever atender a alguns requisitos bsicos: Localizao local de fcil acesso para o recebimento e distribuio dos produtos, com espao suficiente para circulao e movimentao de veculos. Identificao externa identificao visvel por meio de nome e logotipo. Sinalizao interna letras ou placas indicativas nas estantes e locais de extintores de incndio, entre outros. Condies ambientais condies adequadas de temperatura, ventilao, luminosidade e umidade. Higienizao manuteno constante. Deve estar sempre limpa, isenta de poeira e outras sujidades. A limpeza, alm de demonstrar aspecto de organizao, uma norma de segurana, que deve ser rigorosamente seguida.

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Equipamentos e acessrios suficientes dispositivos necessrios movimentao e estocagem dos produtos. Segurana segurana apropriada proteo das pessoas e dos produtos em estoque. Dimenso no existe padro estabelecido para determinar a dimenso adequada de uma Central de Abastecimento Farmacutico. O tamanho varia em funo das atividades desenvolvidas, quantidade e tipos de produtos a serem estocados; periodicidade das aquisies; intervalo de tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuio (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos, acessrios e recursos humanos; reas necessrias funcionalidade do servio (rea administrativa, recepo/expedio) e reas especficas de estocagem. 4.2.1.2.Instalaes Devem ser projetadas em conformidade com o volume operacional do servio. a) Fsicas Piso plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentao dos equipamentos. Paredes cor clara, pintura lavvel, isentas de infiltraes e umidade. Portas preferencialmente esmaltadas ou de alumnio. Teto devem-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor. b) Eltricas Sabe-se que a maioria dos incndios provocada por curtos-circuitos. A manuteno permanente das instalaes eltricas deve ser prioridade dos responsveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados: Desligar todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, diariamente, antes da sada do trabalho. Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extenses eltricas.

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Usar um equipamento por tomada, no fazendo uso de adaptadores. Solicitar contrato de manuteno eltrica ou realizar vistorias peridicas nas instalaes. c) Sanitrias Devem ser apropriadas e sem comunicao direta com as reas de estocagem. 4.2.1.3. Equipamentos e Acessrios De acordo com o espao fsico disponvel, volume e movimentao de estoque, entre outros, recomenda-se: Aparelhos de ar-condicionado utilizados para o controle adequado da temperatura no local de armazenagem daqueles medicamentos que necessitam de condies especiais de conservao. A quantidade de aparelhos necessrios e a definio de sua potncia devero ser calculadas conforme dimenso do local onde esto instalados. O fabricante (e/ou vendedor) fornece tais informaes. Armrios de ao com chave para o armazenamento dos medicamentos sujeitos a controle especial (Portaria SVS/MS n 344/98), no caso de centrais de abastecimento de pequeno e mdio porte. Carrinho para transporte de medicamentos existem em diversas formas e tamanhos, de acordo com as necessidades especficas. Cestas de marfinite utilizadas para estocagem de produtos leves. So prticas, ajustveis, de diversos tamanhos e cores e ocupam pouco espao. Caixa plstica (minicontenedores) recipientes, empilhveis ou no, de pequena capacidade, com tamanho varivel, destinados ao acondicionamento de caixas pequenas ou produtos frgeis. Empilhadeiras veculos destinados ao transporte de medicamentos, podendo ser manuais ou eltricas. As eltricas so usadas em armazenamento vertical, de grandes quantidades, em Centrais de armazenamento de grande porte.

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Equipamentos de informtica em quantidade suficiente, conforme as possibilidades, para atender s necessidades da Central. Exaustores elicos acessrios utilizados em reas quentes porque ajudam na renovao do ar circulante, melhorando a ventilao. Higrmetros usados para medio da umidade. Mquinas de calcular imprescindveis nas tarefas administrativas, de controle, de recepo, de expedio e outras. Mveis de escritrio em quantidade e modelos adequados ao servio. Termmetros para medio da temperatura ambiente nas reas de estocagem. So indicados os termmetros que registram temperaturas mximas e mnimas. 4.2.1.4. Segurana Em uma Central de Abastecimento Farmacutico, no devem existir fatores que possam propiciar riscos de perdas, deterioraes, desvios e incndios. A falta de equipamentos de preveno contra incndios e a no-existncia de manuteno das instalaes eltricas so' fatores que contribuem para aumentar os riscos no setor. Por isso, medidas de segurana devem ser adotadas para garantir a devida proteo das pessoas e dos produtos em estoque. Recomendaes Controle de entrada/sada a Central de Abastecimento Farmacutico deve dispor de uma rea para recepo e para expedio dos produtos. Empilhamento o cuidado no empilhamento dos produtos fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos dos produtos (que podem ocasionar perdas). A informao sobre o limite mximo de empilhamento permitido deve ser sempre observada e pode ser obtida no lado externo das embalagens. Essa informao fornecida pelo prprio fabricante, quando se faz necessrio.

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Utilizao de inseticidas - pela possibilidade de contaminao dos medicamentos, o uso deve ser evitado. Manter a higiene rigorosa do local - a limpeza do local deve ser di ria para no permitir o acmulo de poeira, de papis, de caixas vazias de papelo, que venham criar condies para propagao de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes com tampa e deve ser eliminado todos os dias. Acesso de pessoas - s deve ser permitido o acesso de pessoas que trabalham no setor. Medidas de preveno contra incndio: necessrio dispor de equipamentos de preveno contra incndio em todas as reas, com fcil acesso, indicao no local dos equipamentos, instrues escritas sobre utilizao destes e treinamento de pessoal. Os extintores de incndio devem ser adequados ao tipo de material armazenado e fixados nas paredes, sinalizados pela demarcao de reas abaixo deles, com um crculo ou seta larga, na cor vermelha e com bordas amarelas, na dimenso de 1m x lm. Os extintores devero possuir uma ficha de controle de inspeo, etiqueta de identificao (protegida para no ser danificada), com a data de recarga. Elaborar cartazes que estimulem o cumprimento das normas. Por exemplo: proibido fumar, beber e guardar alimentos nas dependncias da Central de Abastecimento Farmacutico. Os cartazes devem estar afixados em local visvel. 4.2.1.5.Organizao Interna A organizao interna da Central de Abastecimento Farmacutico dever constar de reas que contemplem as necessidades do servio, considerando o volume e tipos de produtos a serem estocados, a saber: a) rea administrativa rea destinada s atividades operacionais, que deve estar localizada, preferencialmente, na entrada, para melhor acompanhamento das aes e o fluxo de pessoas e produtos.

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b) rea de recepo rea destinada ao recebimento e conferncia de produtos. Obrigatoriamente, deve ficar situada junto porta principal e conter normas e procedimentos escritos e afixados na parede. c) rea de expedio Local destinado organizao, preparao, conferncia e liberao dos produtos. d) reas de estocagem Dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condies de conservao exigidas, deve-se dispor de reas especficas para estocagem de produtos de controle especial, tais como: rea para termolbeis, psicofrmacos, imunobiolgicos, inflamveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), material mdico-hospitalar, produtos qumicos e outros existentes. As reas de estocagem devem estar bem sinalizadas, de forma que permitam fcil visualizao das mesmas. A circulao, nesta rea, deve ser restrita aos funcionrios do setor. 4.2.1.6. Organizao da rea Fsica a disposio racional do espao fsico dos diversos elementos e recursos utilizados no servio (materiais, equipamentos, acessrios e mobilirios), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilizao eficiente do espao para a melhoria das condies de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados. 4.2.2. Forma de Estocagem de Medicamentos A estocagem dos produtos depende da dimenso do volume e de produtos a serem estocados, do espao disponvel e das condies de conservao exigidas. Existem vrios equipamentos destinados armazenagem de medicamentos, sendo os mais utilizados: a) Estrados/pallets/porta-pallets So plataformas horizontais de tamanhos variados, de fcil manuseio, utilizadas na movimentao e estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets so estruturas reforadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vrios nveis, com bom aproveitamento do espao vertical.

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b) Prateleiras Constituem-se o meio de estocagem mais simples e econmico para produtos leves e estoques reduzidos, devendo ser preferencialmente de ao. c) Empilhamento O empilhamento deve obedecer s recomendaes do fabricante, quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas no devem ultrapassar uma altura de 1,5 metro, para evitar desabamentos e alteraes nas embalagens, por compresses. As pilhas devem ser feitas em sistema de amarrao, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulao de ar. 4.2.3. Procedimentos Operacionais para Estocagem Estocar os produtos por nome genrico, lote e validade, de forma que permita fcil identificao. Os medicamentos com datas de validade mais prximas devem ficar frente. Manter distncia entre os produtos, produtos e paredes, piso, teto e empilhamentos, de modo a facilitar a circulao interna de ar. No existe uma regulamentao ou padro oficial estabelecido para o estabelecimento desta distncia, que ser definido segundo o espao disponvel. O que no se deve , encostar medicamentos junto s paredes, ao teto, ou em contato com o cho, por causa da umidade. Conservar os medicamentos nas embalagens originais, ao abrigo da luz direta. Estocar os medicamentos de acordo com as condies de conservao recomendadas pelo fabricante. Em caso de no haver recomendao especfica, devem-se estocar os produtos em temperatura ambiente (15-30C). Estocar os medicamentos isolados de outros materiais, principalmente, os de limpeza, perfumaria, cosmticos, material de consumo e outros. Embalagens abertas devem ser identificadas com o nmero do lote e validade. No armazenar medicamentos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, para evitar possveis trocas na hora da expedio.

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Materiais passveis de quebras (ampolas e frascos de vidros) devem ser guardados em local menos exposto a acidentes. Manter prximo rea de expedio os produtos de grande volume e rotatividade. Embalagens abertas devem ser destacadas e identificadas com o nmero do lote e validade. Proteger os produtos contra pragas e insetos, colocando telas finas nas janelas. Exercer um controle diferenciado dos psicofrmacos, por serem produtos que causam dependncia fsica e psquica, sujeitos a controle especfico (Portaria SVS n 344/98). Esses medicamentos devem ficar em local seguro, isolados dos demais, sob controle e responsabilidade legal do farmacutico. Manter em local separado os produtos inflamveis, sob condies especiais (rea sinalizada, instalaes apropriadas, equipamentos de preveno contra incndio, normal e procedimentos escritos, afixados no local), tendo em vista os riscos potenciais que esses produtos podem causar (ocupacionais e coletivos). Manter os medicamentos termolbeis em reas especficas, por serem produtos sensveis a temperatura em torno de 20C +/-2C. O local de armazenagem desses medicamentos exige controle de temperatura, atravs de termmetros, com registro dirio. 4.3. CONSERVAO Conservar medicamentos manter os produtos em condies satisfatrias de estocagem para manuteno de sua estabilidade e integridade durante o perodo de vida til. Para que os medicamentos sejam bem conservados, alguns procedimentos tcnicos e administrativos devem ser adotados. 4.3.1. Estabilidade Perodo de tempo no qual o produto mantm - dentro de limites estabelecidos e sob determinadas condies ambientais - as mesmas caractersticas fsicas, qumicas e farmacolgicas, durante seu perodo de vida til. Esse espao de tempo, no qual se assegura sua integridade, representa o perodo de validade.

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As alteraes fsicas, tais como a mudana de cor, odor, precipitao, turvao, servem de alerta, indicando sinais de instabilidade no medicamento. 4.3.2. Fatores que afetam a estabilidade dos Medicamentos a) Fatores intrnsecos Esto relacionados ao processo de fabricao do medicamento: procedimentos, mtodos, tcnicas, equipamentos, envase, embalagens, princpios ativos e inativos (excipiente, conservantes, corantes e aromatizantes), interaes entre os frmacos, farmacos e solventes ou adjuvantes, pH do meio, tamanho das partculas, alterao nos aspectos fsicos (precipitao, presena de gases, uniformidade da dose, recipientes e grau de impurezas), incompatibilidades e outros. b) Fatores extrnsecos Esto relacionados s condies ambientais (temperatura, ventilao, luminosidade e umidade), s condies e tcnicas de armazenagem, ao manuseio, ao transporte, higienizao (poeira e contaminantes) etc. 4.3.2.1. Temperatura A temperatura uma condio ambiental diretamente responsvel por grande nmero de alteraes e deterioraes nos medicamentos. Elevadas temperaturas so contra-indicadas para medicamentos porque podem acelerar a induo de reaes qumicas, ocasionando a decomposio dos produtos e alterando a sua eficcia. Para o controle da temperatura, necessaria a utilizacao de termometros nas reas de estocagem, com registros dirios em mapa de controle , registro mensal consolidado, e elaborao de relatrios, com grficos demonstrativos, para correo de eventuais anormalidades.

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4.3.2.2. Umidade Dependendo da forma farmacutica do medicamento, a alta umidade pode afetar a estabilidade do mesmo, favorecendo o crescimento de fungos e bactrias, podendo desencadear algumas reaes qumicas. Os medicamentos armazenados em reas midas podem sofrer alteraes na consistncia, sabor, odor, cor, tempo de desintegrao. Por isso, recomenda-se no encostar medicamentos nas paredes, teto, em contato direto com o cho, prximos a banheiros, ou junto a reas com infiltraes. Os produtos sensveis umidade devem ser conservados e distribudos em frascos hermeticamente fechados, ou contendo substncias dessecantes. Alguns, devido elevada umidade, trazem invlucros de slica gel para a devida proteo, que no devem ser retirados das embalagens. 4.3.2.3. Luminosidade A incidncia direta de raios solares sobre os medicamentos acelera a velocidade das reaes qumicas, alterando a estabilidade dos mesmos. Essa ao leva ocorrncia de reaes qumicas (principalmente, xido-reduo). O local deve possuir, de preferncia, iluminao natural adequada; no caso de iluminao artificial, recomenda-se a utilizao de lmpadas fluorescentes (luz fria). Os efeitos da luminosidade dependem da fonte de luz, grau de intensidade e tempo de exposio. Para proteo dos medicamentos fotossensveis, utilizam-se embalagens de cor mbar ou de papel alumnio, em virtude da proteo que as mesmas oferecem. 4.3.2.4. Ventilao Circulao interna de ar que deve ser mantida para conservao satisfatria dos produtos. Janelas elementos vazados facilitam a ventilao natural. 4.3.2.5. Manuseio O manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua integridade e estabilidade. Por isso, no se deve arremessar caixas, arrastar, ou colocar muito peso sobre elan. Todos os funcionrios, incluindo motoristas, devem ser sensibilizados e treinados quanto ao manuseio e transporte adequado dos medicamentos.

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O manuseio de medicamentos termolbeis deve ter prioridade em relao aos demais, bem como sua liberao para entrega. INDICATIVOS DE POSSVEIS ALTERAES NA ESTABILIDADE DE MEDICAMENTOS

4.4. CONTROLE DE ESTOQUE Atividade tcnico-administrativa que tem por objetivo subsidiar a programao e aquisio de medicamentos, visando manuteno dos nveis de estoques necessrios ao atendimento da demanda, evitando-se a superposio de estoques ou desabastecimento do sistema. 4.4.1. Importncia do Controle de Estoque Proporcionar subsdios para determinar o que necessrio adquirir.

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Garantir a regularidade do abastecimento.

Eliminar perdas e desperdcios.

4.4.2. Requisitos necessrios para um eficiente Sistema de Controle Preciso da informao Que possibilite condies para possveis intervenes, quando necessrio. Objetividade As informaes devem ser claras e precisas. Rapidez Devem estar disponveis, quando necessrio. Arquivo da documentao As informaes devem estar arquivadas adequadamente e facilmente localizadas, quando da necessidade de consulta. 4.4.3. Responsabilidade pelo controle de Estoque Um controle de estoque eficiente resultante da soma de esforos conjuntos de todos os envolvidos no servio. Para tanto, os funcionrios devem estar conscientes das suas responsabilidades, treinados e instrumentalizados para o bom desempenho das suas atividades. 4.4.4. Nveis de Estoque O grande desafio da administrao de materiais e o dimensionamento correto dos estoques. Para manter um nvel de estoque que atenda s necessidades, com regularidade no abastecimento contnuo da rede de servios, necessrio um controle eficiente e a utilizao de instrumentos para registro das informaes, que facilitem o acompanhamento. Para dimensionar o tempo de reposio (perodo decorrido entre a solicitao at a entrega do produto) devem-se considerar os prazos necessrios para execuo das compras. 4.4.4.1. Elementos de Previso de Estoque Os elementos de previso constituem a prpria gesto dos estoques e, por meio deles, sao definidas as quantidades a serem adquiridas, em intervalos de tempo compatveis. Consumo mdio mensal CMM.

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Estoque mnimo EMI (de segurana ou de reserva). Estoque mximo EMX. Tempo de ressuprimento ou reposio TR. Ponto de ressuprimento ou reposio/estoque de alarme PR. Quantidade de ressuprimento QR. 4.4.4.2 Consumo Mdio Mensal CMM a soma do consumo dos medicamentos utilizados em determinado perodo de tempo, dividida pelo nmero de meses da sua utilizao. Quanto maior o perodo de coleta dos dados, maior a segurana nos resultados. CMM = S CM NM CMM: Consumo mdio mensal. S: Somatria. CM: Consumo de cada ms. NM: Nmero de meses utilizados para a determinao do consumo. 4.4.4.3. Estoque Mnimo(de Segurana ou de Reserva) EMI Quantidade mnima a ser mantida em estoque para atender o CMM, em determinado perodo de tempo, enquanto se processa o pedido de compra, considerando-se o tempo de reposio. O estoque mnimo varia de acordo com o CMM e o tempo de reposio de cada produto. 4.4.4.4. Estoque Mximo EMX Quantidade mxima que devera ser mantida em estoque, que corresponde ao estoque de reserva mais a quantidade de ressuprimento.

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4.4.4.5. Tempo de Reposio ou Ressuprimento TR Tempo decorrido entre a solicitao da compra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emisso do pedido, a tramitao do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, at a disponibilidade para a utilizao do medicamento. A unidade de clculo do TR (tempo de reposio) o ms. Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR ser igual a fi (ms). Se demorar uma semana, o TR ser'/4. Se um ms, o TR ser igual a 1. Se levar dois meses, o TR ser igual a 2. E, assim, sucessivamente. 4.4.4.6. Ponto de Ressuprimento ou de Reposio PR Quantidade existente no estoque, que determina a emisso de um novo pedido de compra. Momento que sinaliza a reposio de determinado item do estoque. 4.4.4.7. Quantidade de Reposio ou a ser Adquirida QR Quantidade de reposio de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisio. QR: CMM: TR: EMI: EA: QR = Quantidade de Reposio. Consumo Mdio Mensal. Tempo de Reposio Estoque Mnimo. Estoque Atual. (CMMxTR+EMI) -EA

4.4.4.8. Curva ABC Pelo sistema ABC determina-se a ordenao dos itens adquiridos, verificando-se que o maior valor financeiro de estoque se encontra concentrado numa pequena parcela de itens.

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Quando se multiplica o nmero de unidades dos medicamentos consumidos durante um perodo determinado pelo seu custo unitrio, os resultados se agrupam segundo ordem decrescente de valor, e se classificam da seguinte forma: Classe A: representa o grupo de itens de maior importncia financeira e deve ser tratado com maior ateno. Classe B: representa os itens que devem receber uma ateno intermediaria. Classe C: representa os itens de menor volume financeiro. Na tabela abaixo apresentada a distribuio mdia dos valores atribudos a cada classe:

Em razo da valorao das classes, tm-se condies de estabelecer a poltica administrativa e financeira adequada gesto de estoques. Obviamente, os controles financeiros sero mais apurados para os produtos da classe A, que consomem a maior parte dos recursos disponibilizados, determinando, assim, a emisso de pedidos de compra mais freqentes, evitando-se imobilizao de recursos financeiros e altos estoques. A mesma analise pode ser aplicada aos produtos da classe B; entretanto, para os produtos da classe C, em funo do menor volume financeiro envolvido, sugerem-se poucos pedidos de compra e quantidades maiores na aquisio, observando-se logicamente, a capacidade de armazenagem. A curva ABC, alm de ser um efetivo instrumento de controle de estoque, e um sistema que fornece subsdios para uma aquisio adequada. Existem hoje, disponveis no mercado, sistemas de software contendo vrios instrumentos de Gesto de Estoques que podem ser adquiridos e utilizados de acordo com a necessidade de cada servio.

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4.4.4.9. Tipos de Controle Sem informao, no ha gerenciamento. Para obt-las, devem-se utilizar diversos recursos: sistema informatizado, fichas de controle de estoque, formulrios para registro das informaes, inventrio, relatrios de acompanhamento etc... Qualquer que seja a forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle de estoques), podem-se utilizar as duas formas de controle, para maior segurana e confiabilidade das informaes. a) Controle de estoque informatizado Para informatizar os estoques necessrio: organizar o servio; conhecer sistemas de controles eficientes; identificar as necessidades de informaes a serem trabalhadas; identificar os tipos de relatrios utilizados e necessrios; elaborar o projeto; reunir com a equipe responsvel pelo desenvolvimento do software; testar o piloto; implantar (gradualmente) o sistema. O sistema informatizado s agiliza o processo. Se no existir um controle eficiente, esse sistema no ir solucionar os problemas; pelo contrrio, poder aumenta-los. b) Controle manual Se o controle feito manualmente, devem-se usar as fichas de prateleira, confrontando os registros ao final de cada ms.

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Ficha de Controle de Estoque Instrumento de controle simples, indispensvel, quando no se tem um sistema informatizado. Dados que devem constar em uma Ficha de Controle de Estoque: Identificao do produto: especificao (nome, forma farmacutica, concentrao e apresentao) e o cdigo do medicamento. Dados da movimentao do produto: quantidade (recebida e distribuda), dados do fornecedor e requisitante (procedncia/destinatrio e nmero do documento), lote, validade, preo unitrio e total. Dados do produto: consumo mensal, estoque mximo e m-nimo, e ponto de reposio. Organizao das Fichas de Controle: As fic has de controle devem ser organizadas em ordem alfabtica (pelo nome genrico), numeradas e datadas. Ao trmino de cada ms, devem-se somar as entradas e sadas, confrontando os estoques fsicos com as fichas, corrigindo as distores, e atualizando-as. O registro das entradas e sadas deve ser dado de forma diferenciada. As entradas em cor vermelha e as sadas nas cores azul ou preta, para fcil identificao das informaes. 4.4.5. Inventrio Inventrio e a contagem fsica dos estoques para verificar se a quantidade de medicamentos estocada coincide com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no sistema informatizado. 4.4.5.1. Quando se deve fazer um Inventrio Por ocasio do incio de uma nova atividade ou funo, ou termino de um ano de trabalho. Sempre que o responsvel se ausentar das funes, ao deixar e/ou assumir um novo cargo ou funo.

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Periodicidade do inventrio: diariamente, de forma aleatria, para monitorar produtos de controle especial (psicotrpicos, entorpecentes), medicamentos de alto custo e os de maior rotatividade. Semanal, pela contagem por amostragem seletiva de 10% a 20% dos estoques. Trimestral. Anual, obrigatoriamente, ao final do ano-exerccio, para atualizao dos estoques e prestao de contas. 4.4.5.2. Importncia do Inventrio Permitir verificar as divergncias entre os registros e o estoque fsico. Possibilitar avaliar o valor total (contbil) dos estoques para efeito de balano ou balancete, no encerramento do exerccio fiscal. 4.4.5.3. Tipos de Inventrios a) Geral Realizado anualmente, com fins contbeis e legais, para incorporao dos seus valores ao balano ativo da instituio e para a programao oramentria do prximo exerccio. b) Peridico Realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal, trimestral, semestral etc.). c) Permanente ou contnuo Realiza-se sem intervalo de tempo, sempre aps a entrada e sada de produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e causas. 4.4.5.4. Procedimentos Operacionais para realizao de lnventrios Elaborar um instrumento padro (formulrio), com as especificaes de todos os pro-

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dutos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenas (para mais e para menos) e percentual de erros. Determinar o perodo para realizao do inventrio. Designar responsveis para contagem. Proceder arrumao fsica dos produtos, para a agilizao da contagem. Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados, e dar baixa nos estoques. Comunicar, por escrito, aos interessados (administrao e usurios) a data de incio e finalizao do inventrio. Atender a todos os pedidos pendentes antes do incio do inventrio. Revisar as fichas de controle (somando entradas e sadas). Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergncia de contagem, efetuar uma terceira contagem. Confrontar os estoques das fichas com o estoque fsico. Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessrios. Elaborar o relatrio e encaminhar cpias s reas competentes. 4.4.5.5. Recomendaes Durante o perodo de inventrio, o atendimento deve ser suspenso, exceto para os pedidos de urgncia. As entradas e sadas de medicamentos devem ser lanadas somente aps a finalizao do inventrio, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto. No caso de divergncias nos estoques:

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Registrar a ocorrncia. Rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de sada, registros de ocorrncias de devoluo, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possveis falhas. Revisar as somas das entradas e sadas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros, etc... Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito rea competente, para as providncias cabveis. 4.4.6. Valorao dos Produtos em Estoque A valorao dos estoques o levantamento do valor financeiro dos produtos, tomando-se como base o preo de aquisio do mercado. A valorao dos estoques pode ser feita utilizando-se quatro mtodos: Custo mdio. Mtodo PEPS FIFO. Mtodo UEPS LIFO. Custo de reposio. 4.4.6.1. Avaliao pelo Custo Mdio

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 o mtodo mais utilizado. Por este mtodo, o valor do estoque calculado pela mdia dos preos das entradas dos produtos. 4.4.6.2. Avaliao pelo Mtodo PEPS FIFO A sigla PEPS a abreviatura da frase: "primeiro a entrar, primeiro a sair". Em ingls, FIFO: "first in first out". A avaliao dos estoques feita pela ordem cronolgica das entradas. A sada do material pelo lote mais antigo, cujo preo est baseado no custo de entrada no estoque. Terminado o lote mais antigo, aplica-se o preo do segundo lote mais antigo. O saldo em estoque calculado pelo preo das entradas de medicamentos (CHIAVENATO, 1999). A vantagem desse tipo de avaliao que o valor dos estoques fica sempre atualizado em relao ao valor da ltima entrada. O valor dos estoques se aproxima dos preos atuais de mercado. O preo da produo calculado em funo dos valores dos primeiros lotes de entrada nos estoques. Exemplo:

4.4.6.3. Avaliao pelo Mtodo UEPS LIFO A sigla UEPS a abreviatura da frase:"ultimo a entrar, primeiro a sair". Em ingles, LIFO: "last in, first out". A sada do estoque feita pelo preo do ltimo lote a entrar nos estoques. O valor dos estoques calculado tomando como referncia o ultimo preo que, normalmente, mais elevado e provoca uma supervalorizao dos estoques. A v antagem do mtodo a simplificao dos clculos.

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Exemplo:

Segundo Waxmann (1999), os mtodos mais utilizados para avaliao de estoques so: FIFO e LIFO. A escolha do mtodo depende de como se pretende avaliar os estoques. No mtodo FIFO, a avaliao baseia -se em custos recentes de aquisio; no LIFO, o inverso. 4.4.6.4. Avaliao pelo Custo de Reposio o preo unitrio de reposio do estoque que ajusta a avaliao dos estoques. Assim, o valor dos estoques sempre atualizado em funo dos preos de mercado. CR = PU + ACR CR = Custo de reposio. PU = Preo unitrio do produto. ACR = Custo de reposio em porcentagem (%).

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Exemplo:

4.4.7. Documentao O controle da documentao, principalmente notas fiscais de entradas de medicamentos e guias de remessas, so imprescindveis ao servio, alm de formulrios de controle e registro das informaes, para acompanhamento e avaliao do processo. 4.4.7.1. Elaborao dos Documentos Para elaborao de documentos, necessria a aplicao de metodologia, que comentaremos brevemente, apenas para lembrar de alguns elementos indispensveis a essa elaborao. a) Cabealho Todo documento deve constar de cabealho, com dados da instituio e suas vinculaes, alm das fontes para contato e comunicao (endereo, telefone, fax e e-mail). b) Ttulo Todo documento deve constar de ttulo em destaque que o identifique. Exemplo: Mapa de Movimentao de Medicamentos. c) Especificaes So dados referenciais do documento, tais como, nmero, destinatrio, endereo, especificaes, espaos para data, e assinaturas do emitente e do recebedor.

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Exemplo: PREFEITURA MUNICIPAL DE ARIG SECRETARIA MUNICIPAL DE SADE SERVIO DE ASSISTNCIA FARMACUTICA R. Franois Te1es de Menezes, 120. CEP- 60.415-120 - Telefone- 224.24.16 FAX: 274 23.76 NOTA DE MEDICAMENTO FORNECIDO N _____ Perodo _____________ Data _______

4.4.7.2. Principais Documentos para o Armazenamento Livro-ata para registro de notas fiscais. Ficha de controle de estoque. Documento de Requisio (ou solicitao) de Medicamentos RM. Guia ou Nota de Medicamento Fornecido GMF ou NME Demonstrativo da Movimentao Mensal de Medicamentos MMM. Boletim para informao dos medicamentos. Formulrios para entrada e distribuio de medicamentos, avaliao de fornecedores, notificao de ocorrncias no recebimento dos produtos, devoluo, remanejamento, vencidos, incinerados, medicamentos sem movimentao, inventrio etc... 4.4.8. Arquivo Arquivar consiste em classificar, guardar e conservar, ordenadamente e de forma segura, toda a documentao utilizada.

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Arquivo o centro de informaes do servio e/ou instituio, cuja finalidade propiciar rapidez na localizao e consulta e/ou pesquisa efetuada, prestar informaes, avaliar e transmitir experincia, resgatando a memria das aes que foram desenvolvidas em determinado perodo no tempo. Quanto maior a diversidade do servio e atividades desenvolvidas, maior a necessidade de registros das informaes. O registro das informaes norteia o direcionamento das aes, demonstrando as tendncias, experincias acumuladas, forma de atuao e desempenho no tempo, alm de servir de base para tomada de decises e reorientaes. 4.4.8.1. Por que Arquivar Para facilitar o processo de identificao, contabilidade e prestao de contas aos rgos fiscalizadores. Por isso, toda movimentao de materiais (entradas, sadas e ocorrncias) deve ser registrada, tiradas copias e arquivadas ordenadamente, para possveis auditorias. 4.4.8.2. Como Arquivar Para organizar um arquivo, existem diversas formas e mtodos: Ordem numrica crescente da documentao (ms-a-ms), de janeiro a dezembro. Ordem alfabtica. Ordem cronolgica. Por requisitante. 4.4.8.3. Procedimentos Operacionais Designar um responsvel para o arquivo. No permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do arquivo sem autorizao (s o responsvel pelo arquivo pode retirar documentos). Em caso de necessidade, o solicitante dever assinar um documento de requisio, datar, assinar e entregar ao responsvel.

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Arquivar a cpia da solicitao junto ao documento consultado e/ou retirado. Entregar sempre as cpias, nunca os originais. Fazer, periodicamente, reviso do arquivo da documentao do setor, principalmente documentos fiscais, verificando a ordenao, numerao dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina poder contribuir para que no ocorram problemas, quando da realizao de auditorias. 4.4.8.4. Eliminao de Documentos Para eliminar documentos, deve-se constituir uma equipe para avaliar sua importncia como instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve preservar ou destruir. Aps a eliminao, elaborar relatrio, fundamentando as decises, listar os documentos eliminados, datar e assinar. Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislao que regulamenta as atividades de arquivo. 4.4.8.5. Documentos que podem ser prontamente Descartados Cpias, cujos originais esto arquivados. Documentos formais (convites, agradecimentos, documentos obsoletos etc.).

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5 - DISTRIBUIO

Atividade que consiste no suprimento de medicamentos s unidades de sade, em quantidade, qualidade e tempo oportuno, para posterior dispensao populao usuria. 5.1. REQUISITOS NECESSRIOS Uma distribuio de medicamentos deve garantir: rapidez e segurana na entrega, e eficincia no sistema de informao e controle. a) Rapidez O processo de distribuio deve ser realizado em tempo hbil, mediante um cronograma estabelecido, impedindo atrasos e (ou) desabastecimento do sistema. b) Segurana a garantia de que os produtos chegaro ao destinatrio nas quantidades corretas e com a qualidade desejada. c) Sistema de informao e controle A distribuio dever ser monitorada sempre. Deve-se dispor de um sistema de informaes que propicie, a qualquer momento, dados atualizados sobre a posio fsicofinanceira dos estoques, das quantidades recebidas e distribudas, dos dados de consumo e da demanda de cada produto, dos estoques mximo e mnimo, do ponto de reposio, e qualquer outra informao que se fizer necessria para um gerenciamento adequado. d) Transporte Na escolha do transporte, devem-se considerar as condies adequadas de segurana, a distncia das rotas das viagens, o tempo da entrega e os custos financeiros. Devido s caractersticas da carga a ser transportada, a seleo do veculo prrequisito para a distribuio satisfatria. Veculo com isolamento trmico exigido para transportar medicamentos, principalmente em distncias longas, em especia l no caso de vacinas, soros e insulinas, em funo das grandes variaes de temperatura, umidade e presso atmosfrica que ocorrem de uma regio para outra. Os motoristas e os responsveis pela distribuio devem ser qualificados e capacitados 86

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quanto natureza do material que transportam, seu manuseio correto, seu alto custo, e devem ser informados sobre as condies e fatores externos q podem alterar a ue qualidade de sua carga. Observar as operaes de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das caixas/containeres, conforme setas indicativas, de modo a evitar danificao dos produtos. Para medicamentos termolbeis, o veculo transportador deve ter caractersticas especiais (conforto trmico). Esses medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim que chegarem ao destino. Avaliar o processo, por meio de relatrio de desempenho, dos responsveis pela distribuio, de modo a garantir a qualidade do sistema de distribuio. 5.2. FREQUNCIA DE DISTRIBUIO A periodicidade com que os medicamentos so distribudos s unidades operativas varia em funo da programao, da capacidade de armazenamento e nvel da demanda local, tempo de aquisio, disponibilidade de transporte e de recursos humanos, entre outros. O intervalo de tempo entre as distribuies deve ser cuidadosamente observado, evitando-se o desabastecimento. Quanto menor a periodicidade, maiores os custos com a distribuio. A distribuio mensal, apesar de mais onerosa ao sistema, a que garante o melhor acompanhamento e gerenciamento das informaes. 5.3. FLUXO DE DISTRIBUIO O fluxo da distribuio vai depender dos diversos nveis envolvidos no processo. necessrio estabelecer uma comunicao permanente entre eles, definindo os critrios e o cronograma de distribuio. Definir, tambm, a data de prestao de contas e instrumentos a serem utilizados para que a distribuio seja efetuada de forma satisfatria.

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FLUXO DA DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS NO SUS

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5.4. ETAPAS DA DISTRIBUIO Qualquer sistema de distribuio tem incio a partir de uma solicitao de medicamentos (por parte do requisitante) para o nvel de distribuio envolvido, visando suprir as necessidades desses medicamentos por um determinado perodo de tempo. a) Anlise da solicitao A partir da solicitao, faz-se uma avaliao criteriosa para proceder ao atendimento requerido, verificando as quantidades distribudas, o consumo, a demanda (atendida e no atendida), o estoque existente, a data do ltimo atendimento e a solicitao anterior. b) Processamento do pedido Aps a anlise das informaes e a identificao das necessidades, atende-se solicitao mediante documento elaborado em duas vias, sendo uma cpia para a unidade requisitante e a outra para o controle da distribuio. c) Preparao e liberao do pedido A preparao do pedido deve ser feita por um funcionrio e revisada por outro, para evitar falhas na conferncia. d) Conferncia Aps a separao do pedido, o solicitante dever conferir todos os itens e assinar as duas vias do documento (nome por extenso, nmero da identidade ou da matrcula, local, setor de trabalho e data do recebimento). Para otimizar o tempo, recomenda-se confeccionar um carimbo com os referidos dados. e) Registro de sada Aps a entrega do pedido, registram-se as informaes do documento de sada em livro ata, ficha de controle ou computador, dependendo do sistema de controle. f) Arquivo da documentao Deve-se manter o arquivo das cpias de todos os documentos por um perodo de cinco anos.

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5.4.1. Recomendaes para Distribuio de Medicamentos Contemplar no planejamento da distribuio o cronograma de entrega, normas e procedimentos, instrumentos (formulrios) para acompanhamento e controle. Separar os medicamentos por ordem cronolgica de prazo de validade. Realizar inspeo fsica do medicamento para identificar alteraes no produto ou nas embalagens antes da distribuio. Reconferir sempre o pedido antes da entrega. Registrar a sada no sistema de controle, aps a entrega do pedido. Arquivar a segunda via do documento. Elaborar relatrios mensais, informando aos gestores, as quantidades e recursos distribudos, percentuais de cobertura etc... Registrar em formulrio prprio (em duas vias) os pedidos no atendidos na totalidade (nome da unidade, especificao do produto, quantidade total a receber, quantidade entregue, total do crdito e a data). importante registrar no documento de sada o nmero dos lotes dos medicamentos distribudos, para que, caso ocorram problemas de qualidade, seja possvel rastrear os lotes, facilitando a identificao.

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5.5. AVALIAO A distribuio deve ser avaliada permanentemente, o que permite intervir com aes corretivas, evitando-se problemas no abastecimento. Sugesto de alguns indicadores: Percentual e (ou) nmero de unidades atendidas ms/ano. Tempo mdio gasto na reposio dos medicamentos. Percentual de unidades de sade atendidas de acordo com o cronograma de distribuio. Percentual de demanda atendida e no atendida. Percentual de itens solicitados X itens atendidos. Percentual do gasto mensal com medicamentos para atender ateno bsica de sade e por unidade de servio.

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6 - DISPENSAO

Dispensao o ato profissional farmacutico de proporcionar um ou mais medicamentos a um paciente, em resposta a apresentao de uma receita elaborada por um profissional autorizado. Neste ato o farmacutico informa e orienta o paciente sobre o uso adequado do medicamento. So elementos importantes da orientao, entre outros, a nfase no cumprimento da dosagem, a influncia dos alimentos, a interao com outros medicamentos, o reconhecimento de reaes adversas potenciais e as condies de conservao dos produtos. 6.1. OBJETIVOS Educar para o uso correto do medicamento. Contribuir para o cumprimento da prescrio mdica. Proporcionar uma ateno farmacutica de qualidade. Garantir o fornecimento do medicamento correto e na quantidade adequada. 6.2. ASPECTOS LEGAIS A atividade de dispensao regulamentada por legislao especfica: Estabelecimento de critrios para prescrio e dispensao dos medicamentos genricos Resoluo Anvisa MS - n 10/01. Estabelecimento de competncias dos farmacuticos e intercambialidade para os medicamentos genricos Resoluo CFF- n 349/00. Lei dos Medicamentos Genricos - Lei n 9787/99. Regulamentao do fracionamento de medicamentos Portaria SVS n 99/93. Estabelecimento de requisitos para dispensao em Farmcias e Drogarias Resoluo Anvisa - MS, n 328/99. Estabelecimento de critrios para medicamentos sob controle especial - Portaria SVS n 344/98. Boas Prticas de Dispensao de Medicamentos Resoluo C.F.F. n 357/01.

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6.3. CONHECIMENTOS E HABILIDADES A dispensao de medicamentos uma prtica que exige alm de conhecimentos tcnico-cientficos, algumas habilidades e atitudes, necessrias para propiciar a adeso do usurio ao tratamento, tais como: Saber comunicar-se. Ser paciente. Saber ouvir. Atitude pessoal de empatia e considerao ao usurio. Saber desenvolver tcnicas de abordagem ao usurio. 6.4. RESPONSABILIDADES DO FARMACUTICO Analisar a prescrio mdica. Identificar as necessidades do paciente em relao ao uso dos medicamentos e prover as informaes necessrias. Manter-se atualizado para uma adequada prestao de servios e qualidade da ateno farmacutica. Conhecer, interpretar e estabelecer condies para o cumprimento da legislao pertinente. Manter atualizados os registros referentes a dispensao. Coletar e registrar ocorrncias de reaes adversas e efeitos colaterais relativos ao uso de medicamento, informando autoridade sanitria local. Orientar o usurio sobre os cuidados e guarda dos medicamentos, especialmente os termolbeis e aqueles sob controle especial (psicotrpicos e entorpecentes). Acompanhar e avaliar as tarefas do pessoal de apoio.

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6.5. PRESCRIO De acordo com a Poltica Nacional de Medicamentos (Portaria GM n 3.916/98), a prescrio o ato de definir o medicamento a ser consumido pelo paciente, com a respectiva dosagem e durao do tratamento; esse ato expresso mediante a elaborao de uma receita mdico. A prescrio o instrumento no qual se apia a dispensao. Deve cumprir os aspectos legais contidos na Lei n. 5991/73 e na Resoluo Anvisa, n 10/01. O Art. 35 da Lei 5.991/73 estabelece que a receita dever ser aviada se: a) estiver escrita a tinta, em vernculo por extenso e de modo legvel, observados a nomenclatura e sistema de pesos e medidas; b) contiver nome e endereo residencial do paciente; c) contiver descrito o modo de usar o medicamento; d) contiver a data e assinatura do profissional, endereo do consultrio ou da residncia, e n de inscrio do respectivo Conselho profissional. Pargrafo nico: 0 receiturio de entorpecentes ou equiparados, e os demais medicamentos sob regime de controle, obedecero legislao federal especifica. Apesar desta regulamentao, outros aspectos considerados importantes podem ser normatizados no mbito do municpio. A Resoluo ANVISA n 10/01 estabelece os critrios que devem ser contemplados na prescrio mdica e dispensao de genricos. No mbito do SUS, as prescries pelo profissional responsvel adotaro obrigatoriamente a Denominao Comum Brasileira (DCB) ou, na sua falta, a Denominao Comum internacional (DCI). Nos servios privados de sade, a prescrio ficar a critrio do responsvel. Podendo ser pelo nome genrico ou comercial, que dever ressaltar, quando necessria a intercambialidade.

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No caso do prescritor decidir pela no intercambialidade, essa manifestao dever ser feita por escrito, de forma clara, legvel e inequvoca, no sendo permitido qualquer forma de impresso, colagem de etiquetas, carimbos ou formas automticas para essa manifestao. 6.5.1. Como pode ser feita a Orientao A orientao baseia -se num processo de informao e educao, fundamental para o xito da teraputica indicada. Informar dotar o indivduo de conhecimentos a respeito do medicamento a ser utilizado. Educar motivar e induzir mudanas para a prtica de estilos de vida saudvel, conscientizando o usurio da responsabilidade pela sua sade. A informao deve ser prestada de forma clara, simples, compreensiva, em funo das necessidades de cada indivduo, do nvel socioeconmico e cultural, e do tipo de medicamento prescrito. Principais aspectos a serem abordados na informao ao paciente: indicao; contra-indicao; via de administrao; durao de tratamento; dosagem; posologia; cumprimento dos horrios; influncia dos alimentos; interaes com outros medicamentos;

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Reaes adversas; riscos e precaues quanto ao uso indevido; condies de conservao e guarda. Para que haja adeso ao tratamento, necessrio que o paciente compreenda as conseqncias da sua enfermidade, seja sensibilizado para o uso correto do medicamento, para o comprometimento com o seu processo curativo. A orientao pode ser feita em duas dimenses: Diretamente - mediante entrevista pessoal, reunio em grupos e (ou) palestras de profissionais com os pacientes. Pacientes bem sucedidos em seu tratamento podem colaborar. Indiretamente - por meio de material informativo: cartilhas, cartazes, folderes, boletins, vdeos e outros materiais. 6.5.2. O que Informar O porqu da utilizao Assegurar o direito do cidado de conhecer a razo do uso do medicamento, para que ele possa comprometer-se com o tratamento. Modo de Usar Orientar a forma adequada de como fazer uso de cada medicamento; se com gua, leite, suco, e/ou alimentos, antes, durante ou aps as refeies. Via de Administrao Conscientiz-lo do uso da via de administrao correta. Horrios de Administrao Informar ao paciente a importncia do cumprimento dos horrios estabelecidos. Quantidade de Medicamento/Durao do Tratamento Este um dos aspectos mais importantes sobre o qual deve ser dada nfase na orientao. Informar as possveis conseqncias do lido cumprimento do tratamento ou suspenso do mesmo. Reaes Adversas Informar a possibilidade de eventuais ocorrncias de efeitos indesejveis e qual a conduta a ser adotada.

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Intoxicaes alertar sobre reaes provocadas pela ingesto de grandes quantidades de medicamentos ou sobredosagens, pelo acmulo delas no organismo. Intolerncias orientar sobre ocorrncias de reaes alrgicas que podem ser desenvolvidas ao tomar determinado tipo de medicamento, informando a conduta adequada. Interaes explicar as possveis interaes com alimentos, outros medicamentos, lcool, e fumo. Informaes Complementares Como conservar adequadamente os medicamentos. Como identificar corretamente os medicamentos. Informar o que deve ser observado nas embalagens: nmero do lote, validade, nmero do registro do MS, alertar para no trocar os medicamentos das embalagens, ou seja, mant-los nas embalagens originais. No indicar nem dar sobras de medicamentos a outras pessoas. Lavar as mos sempre ao tomar medicamento. 6.6. ETAPAS DA DISPENSAO a) Elaborar cadastro de cada paciente, preferencialmente, em programa informatizado, que contenha dados sobre o paciente, informao sobre os tratamentos prescritos, medicamentos dispensados, bem como o registro de ocorrncia no use dos medic amentos. Opcionalmente pode ser fornecido ao paciente cpia do seu cadastro, para controle e acompanhamento do seu tratamento (modelo anexo). b) Analisar a prescrio, verificando o nome correto do frmaco, dosagem, posologia, interao com medicamentos e alimentos. Em caso de dvidas ou incompatibilidades, registrar a ocorrncia e conversar com o mdico. c) Separar o medicamento, confrontando-o com a receita, no ato da entrega. d) Marcar na receita os itens atendidos e no atendidos e datar a entrega nas duas vias da prescrio, assinar e carimbar.

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a) Orientar o paciente, avaliando o grau de entendimento das informaes prestadas. importante que se pea para repetir pontos fundamentais da orientao, assegurandose de que ele entendeu o uso correto de cada medicamento. b) Esclarecer os pontos mais importantes e dvidas existentes. c) Registrar no cadastro do paciente as informaes pertinentes dispensao. d) Acompanhar e avaliar o uso. 6.7. DISPENSAO DE MEDICAMENTOS GENRICOS permitida ao farmacutico a substituio do medicamento prescrito, EXCLUSIVAMENTE pelo genrico correspondente, salvo restries expressas pelo prescritor. Quando o farmacutico fizer a substituio, deve pr seu carimbo, nome, n. de inscrio do CRF, datar e assinar. Nos casos de prescrio com denominao genrica, SOMENTE ser permitida a dispensao do medicamento de referncia ou de um genrico correspondente. dever do farmacutico explicar detalhadamente a dispensao realizada ao paciente ou usurio, bem como fornecer toda orientao necessria ao uso racional de medicamentos genricos. A substituio genrica dever ser baseada na relao de medicamentos genricos aprovados pela ANVISA, cujos registros tenham sido publicados no Dirio Oficial da Unio. Todo estabelecimento que comercializa medicamento obrigado a manter disposio do usurio a lista atualizada dos genricos (Resoluo ANVISA n. 45/00). 6.8. RECOMENDAES GERAIS Normatizar os procedimentos para a prescrio e dispensao no mbito municipal, preferencialmente por instrumento legal (portaria), com a finalidade de racionalizar o uso de medicamentos e possibilitar melhor qualidade dente processo.

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Promover ampla divulgao das normas junto aos profissionais de sade, equipes de trabalho e populao. Elaborar manual de normas e procedimentos e assegurar seu fcil acesso equipe de trabalho. Elaborar fichas com informaes tcnicas para serem utilizadas no ato da dispensao (roteiro de orientao para cada medicamento). Desenvolver mecanismos de controle e avalia o do processo. Elaborar material educativo sobre o use racional dos medicamentos para profissionais de sade e usurios. Promover aes educativas junto aos prescritores, dispensadores e usurios de medicamentos. 6.9. AVALIAO Sugesto de alguns indicadores: Nmero de prescries dia/ms. Percentual de prescries atendidas e no atendidas. Nmero de prescries por: especialidade mdica, sexo, faixa etria. Medicamentos mais prescritos. Percentual de prescries em desacordo com as normas estabelecidas. Nmero de itens de medicamentos atendidos por prescrio. Nmero de pacientes atendidos ou percentuais de cobertura. Nmero de notificaes de reaes adversas.

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IV - SUGESTES DE FORMULRIOS PARA ACOMPANHAMENTO E CONTROLE GERENCIAL

FORMULRIOS PARA ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE AQUISIO DE MEDICAMENTOS
SOLICITAO DE COMPRAS N: _____
Perodo:

DEMONSTRATIVO FSICO-FINANCEIRO DE MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS

COMPARATIVO DE PREOS POR AQUISIO

DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DE FORNECEDORES

Perodo

DEMONSTRATIVO DE AQUISIO POR MODALIDADE DE COMPRA CONTRATO

MEDICAMENTOS ENTREGUES

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FORMULRIOS PARA CONTROLE E ACOMPANHAMENTODAS ENTRADAS DE MEDICAMENTOS

REGISTRO DE ENTRADAS DE MEDICAMENTOS N _____

DADOS DOS MEDICAMENTOS ENTREGUES

REGISTROS DE OCORRNCIAS NO RECEBIMENTO DE MEDICAMENTOS N _____

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DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DE MEDICAMENTOS POR PROGRAMA

103

103

FORMULRIO PARA AVALIAO DE FORNECEDORES

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FORMULRIOS PARA CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS

DEMONSTRATIVO MENSAL DE DISTRIBUIO DE MEDICAMENTOS N Documento: Data:

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DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DE DISTRIBUIO POR UNIDADE DE SADE/MUNICPIO

DEMONSTRATIVO DE MEDICAMENTOS VENCIDOS/INTERDITADOS N _____

DEMONSTRATIVO MENSAL DE MEDICAMENTOS SEM MOVIMENTAO

DEMONSTRATIVO MENSAL DE DEVOLUO DE MEDICAMENTOS

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FORMULRIOS PARA CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE ESTOQUES FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE N _____

MOVIMENTAO MENSAL DO MEDICAMENTO

MODELO DE FORMULRIO DE INVENTRIO

MODELO DE RELTORIO PARA APRESENTAO DO INVENTRIO Data _____

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FORMULRIOS PARA DISPENSAO DE MEDICAMENTOS CADASTRO DO PACIENTE

1. DADOS PESSOAIS

2. DADOS DO TRATAMENTO

3. MEDICAMENTOS ENTREGUES

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FICHA ROTEIRO DE DISPENSAO

COMUNICADO AO PRESCRITOR N _____

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1. ARAJO, JS. Almoxarifados: administrao e organizao. 9 ed. So Paulo: Atlas, 1995. 2. AQUILAR, Nora Girn, BITTNER, Magaly Rodriguez de. Guia para el desarrollo de los servicios farmaceuticos hospitalares.OPAS, 1997. (Serie Medicamentos Esenciales y Tecnologa). 3. BELO HORIZONTE. Prefeitura Municipal. Manual de orientaes bsicas sobre medicamentos. Belo Horizonte, 1.996. 4. BRASIL. Lei n 5.991, de 17 de dezembro de 1973. Dispe sobre o controle de drogas, medicamentos, insumos farmacuticos e correlatos. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, 19 dez, 1973. 5. _____. Lei n 6.360, 23 de setembro de 1976. Dispe sobre a vigilncia sanitria a que ficam sujeitos os medicamentos, as drogas, os insumos farmacuticos e correlatos, cosmticos, saneantes e outros produtos. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, 24 set, 1976. 6. _____. Lei n 9.787, de 10 de fevereiro de 1999. Altera a Lei n 6.360, de 23 de setembro de 1976. Dispe sobre a vigilncia sanitria, estabelece o medicamento genrico, dispe sobre a utilizao de nomes genricos em produtos farmacuticos e d outras providncias. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, 10 fev, 1999. 7. ______. Ministrio da Sade. Portaria SVS n 802, de 08 de outubro de 1998. Institui o Sistema de Controle e Fiscalizao em toda a cadeia dos produtos farmacuticos. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, 8 out, 1998. 8. ______. _____. Portaria GM n 3.916, 30 de outubro de 1998. Aprova a Poltica Nacional de Medicamentos. Dirio Oficial da Repblica Federativa do Brasil, Braslia, s. 1, n. 215E, p. 18, 10 nov, 1998. 9. ______. _____ Central de Medicamentos - CEME. Manual de procedimentos para programao de medicamentos. Braslia, 1997. 10. _____. _____. _____. Boas prticas para estocagem de medicamentos. Braslia, 1989. 11. _____. _____. Conselho Federal de Farmcia. Manual bsico de farmcia hospitalar. Braslia, 1997.

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