Disciplina Organizao de eventos.

Conceitos e importncia dos eventos.

Evento um acontecimento especial, com planejamento especfico e prvio, no qual h uma mobilizao de pessoas para sua organizao e consequente participao do pblico-alvo, e que ocorre em um espao de tempo nico.

Conceitos e importncia dos eventos Conceitos So vrios os conceitos de Eventos e, antes de apresent-los, caro aluno, dou uma breve explicao sobre a denominao Evento. A origem da palavra vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento que foge rotina e planejado para reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE e ARAJO, 2000). Alguns autores chamam simplesmente de Evento, outros acrescentam o adjetivo, chamando-o de Evento Especial, mas, na verdade, ambos significam a mesma coisa. O adjetivo funciona apenas como diferencial, ou seja, para destacar que uma celebrao, uma cerimnia. Isso porque a palavra evento utilizada em diversos outros campos de estudo, alm da comunicao, marketing e turismo. O vocbulo usado, por exemplo, para descrever reaes qumicas, como: a energia migra a um centro de reao e promove o evento de transferncia de um eltron, ou esse evento ocorre num tempo muito curto, quando a luz absorvida por um tomo no estado fundamental. Calma! No vamos estudar Qumica, ou pior, Fsica! No nosso caso, a palavra evento realmente significa uma cerimnia, um encontro de pessoas, e seu conceito discutido por alguns autores: Soma de esforos e aes planejadas com o objetivo de alcanar resultados definidos junto ao pblico-alvo. (BRITTO e FONTES, 2002, p. 14) Acontecimento excepcional previamente planejado, que ocorre em determinado tempo e local e gera grande envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade, buscando a integrao, difuso e sensibilizao entre os participantes para os objetivos pretendidos. (HAMAM, R., 1997, p. 107) Evento um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicao dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizaes, produtos, servios, idias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com a aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de recursos da tecnologia. (MEIRELES, 1999, p. 21) Evento um acontecimento criado com a finalidade especfica de alterar a histrica da relao organizao-pblico, em face das necessidades observadas. Caso esse

acontecimento no ocorresse, a relao tomaria rumo diferente e, certamente, problemtico. (SIMES, 1995, apud MATIAS, 2004, p. 75) So muitos os conceitos, no mesmo? Mas o importante lembrar que o Evento um acontecimento especial, com planejamento especfico e prvio, no qual h uma mobilizao de pessoas para sua organizao e consequente participao do pblicoalvo, e que ocorre em um espao de tempo nico. O local no , necessariamente, um espao fsico, pois hoje podemos ter, com o auxlio da tecnologia, at mesmo eventos virtuais, como fruns de discusses e seminrios, nos quais as pessoas so convidadas a participar e discutir virtualmente os assuntos relacionados ao tema central do evento. Ah, j ia me esquecendo! Por comunicao dirigida entende-se aquela comunicao que totalmente adequada ao receptor da mensagem, na linguagem, imagens, tempo, formato e canal apropriados emisso e ao feedback (retorno) da comunicao (FORTES, 2002). Importncia dos eventos Para estudar a importncia dos eventos tanto para as organizaes quanto para o Turismo, vamos nos basear em algumas premissas, discutidas no livro Estratgias para Eventos, de Janana Britto e Nena Fontes, que est em nossas referncias: a) Os eventos esto se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das empresas. Ano aps ano eles crescem em nmero, propores e sofisticao. Sua organizao constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade. A primeira premissa demonstra como a indstria dos eventos vem crescendo nos ltimos anos. De acordo com Gonalves (2003), nos ltimos 10 anos, o setor cresceu cerca de 300% no Brasil. Essa posio de destaque reforada por Oliveira (2000), que afirma que o turismo de eventos o segmento mais pleiteado pelos pases. Essa questo facilmente confirmada pelo fato de que, nesses momentos de eventos, principalmente internacionais, a atrao de pblico forte, e os produtos tursticos so vendidos por atacado, pelo volume de pessoas e pelo longo tempo de permanncia na localidade do evento, o que favorece a arrecadao local com visita a shoppings, programas culturais como cinemas e teatros, ou sociais como restaurantes, bares, boates, dentre outros. Independentemente das condies climticas ou de hospedagem e atendimento, o fluxo de pblico garantido e, por sua vez, os ganhos so gerados quase automaticamente. Mais que uma simples festa ou comemorao, o evento precisa ser estudado como uma atividade que proporciona benefcios econmicos, polticos e culturais para a cidade acolhedora, o sistema econmico local e a comunidade (BRITTO e FONTES, 2002). Eventos tambm so responsveis por boa parte do fluxo turstico no Brasil. So de vrios tipos: eventos culturais, como o Carnaval no Rio de Janeiro, a Festa do Boi Bumb, em Parintins/ Amazonas, o Comida di Buteco em Belo Horizonte/Minas Gerais; eventos esportivos como a Frmula 1, em Interlagos/ So Paulo; eventos religiosos como o Crio de Nazar, em Belm, ou a Paixo de Cristo, em Nova Jerusalm; eventos agropecurios, como a Festa do Vinho, em Caxias/ Rio Grande do Sul, ou a Festa do Peo Boiadeiro, em Barretos/ So Paulo; eventos comerciais como o Salo do Automvel ou a Feira de Utilidades Domsticas, em So Paulo, ou feiras de

informtica. Alm desses, h uma srie de eventos tcnicos e cientficos, em todos os meses do calendrio, em todo o Brasil. Os eventos representam uma alavanca geradora de negcios, de inovao em tecnologia e um espao importante de socializao e troca de informaes de mercado (SEBRAE, 2001). Essa indstria ainda tem uma relevante participao no setor tributrio, gerando cerca de R$4,2 bilhes em arrecadao de impostos, representando uma atividade que rende frutos tambm para o governo e para a sociedade, especialmente em sua impressionante capacidade de gerao de empregos, tanto diretos quanto indiretos (SEBRAE, 2001). Veja a matria abaixo, da Revista dos Eventos, que mostra os impressionantes nmeros da indstria de eventos, captados no I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil. O Brasil descobriu a indstria de eventos Da Redao A pesquisa I Dimensionamento Econmico da Indstria de Eventos no Brasil alcanou grande repercusso no trade e entre os governantes e a imprensa, passando a nortear as aes futuras do segmento, que j responsvel por 3,1% do PIB nacional. O estudo indito foi um dos grandes destaques entre as mais importantes realizaes no ano de 2002. A pesquisa, realizada pela CTI Consultoria Turstica Integrada e promovida pelo Frum Brasileiro dos Convention & Visitors Bureaux, em parceria com o Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), com apoio da Embratur, teve lanamento em julho, em Braslia, e foi prestigiada por autoridades e entidades da indstria de eventos. Publicado com exclusividade pela Revista dos Eventos, o I Dimensionamento revelou dados impressionantes sobre a indstria de eventos: R$ 58 bilhes de renda anual, o que representa 3,1% do PIB brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participao de 79,9 milhes de pessoas; e gerao de 3 milhes de empregos diretos, terceirizados e indiretos. Os nmeros ganharam grande repercusso tanto na indstria e entre investidores, quanto nas esferas de governo e na imprensa brasileira que divulgou, com grande destaque, os resultados da pesquisa. Nas capitais e algumas das principais cidades brasileiras, o trabalho foi apresentado e discutido em seminrios promovidos pelos Convention & Visitors Bureaux e pelo Sebrae. O trade de cidades como Braslia, Belo Horizonte, So Paulo, Rio de Janeiro, Campo Grande, Porto Alegre, Fortaleza, Vitria, Campinas, Blumenau, Florianpolis, Joinville, entre tantas outras (veja fotos), esteve inteiramente mobilizado para discutir a pesquisa e enfrentar os positivos desafios representados pela indstria de eventos, para o permanente desenvolvimento econmico e social do pas. FONTE: REVISTA DOS EVENTOS. O Brasil descobriu a indstria de eventos. 2004. Disponvel em: http://www.vtower.org/cgibin/index.cgi?action=viewnews&id=899. Acesso em: 23 dez. 2009.

Passemos segunda premissa. a) No sistema de comunicao da empresa, as inter-relaes estratgicas possibilitam diferentes canais de comunicao, entre os quais o evento se destaca como uma ao concreta e de resultados positivos constantes. J vimos que o evento uma importante ferramenta de comunicao dirigida. De maneira geral, s participa de um evento quem efetivamente tem interesse por ele. Veja s: imagine voc, que estudante de Turismo. Dificilmente voc iria a uma palestra sobre As novas tcnicas de soldagem do tanque de combustvel de carros flex. Voc teria interesse? Por esse motivo o evento dirigido, isto , voc consegue falar com seu pblico-alvo em um s lugar e ao mesmo tempo. claro que estou deixando de lado os eventos abertos, ou seja, aqueles em praa pblica ou convite aberto, em que h presena de vrios tipos de pblicos. Na maior parte dos casos, os eventos so dirigidos e por isso conseguem atingir resultados fantsticos. O evento um canal de comunicao direto entre a empresa e seu cliente, e tambm o contrrio, do cliente com a empresa. Ou ainda, da prefeitura com o cidado e vice versa. De uma nao anfitri com outra visitante. O evento permite um contato direto que facilita e proporciona a troca de informaes, expectativas e demandas. Vejamos mais uma premissa. b) Como ferramenta de comunicao e marketing, o evento se constitui numa eficaz forma de comunicao e promove a renovao ambiental e humana. O evento um instrumento de comunicao que proporciona a criao e a manuteno da boa imagem de uma organizao. Como toda e qualquer organizao deseja ter bom relacionamento com seus pblicos, para garantir sua perpetuidade, o evento torna-se fundamental para conquistar tanto clientes quanto empregados a fim de atingir a excelncia nos negcios. Sim, eventos podem gerar engajamento dos empregados e uma maior simpatia dos clientes, parceiros e fornecedores, mas desde que seja bem organizado, claro, e que atenda s expectativas do pblico-alvo. O evento promove a renovao, um novo ar, um novo gs para a empresa. Realizar uma comemorao com os funcionrios por terem atingido uma meta de vendas, revigora e anima essas pessoas para os novos desafios. Resumo Nesta aula estudamos a origem da palavra Evento, que vem do termo eventual, um acontecimento que foge rotina e planejado para reunir um grupo de pessoas. , portanto, um acontecimento especial, com planejamento especfico e prvio, no qual h uma mobilizao de pessoas para sua organizao e consequente participao do pblico-alvo e que ocorre em um espao de tempo nico. Tambm vimos que os eventos esto se tornando cada vez mais essenciais vida econmica das empresas. Ano aps ano, eles crescem em nmero, propores e sofisticao. Sua organizao constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade, pois se constitui numa eficaz forma de comunicao e promove a renovao ambiental e humana.

Atividade Qual a importncia do evento para as organizaes? Cite um caso que voc vivenciou, ou de que tomou conhecimento, de um evento ter sido importante para atingir os objetivos da organizao. Introduo (02)
Agora que o conceito, as definies e a importncia dos eventos j so conhecidos, vamos estudar a sua evoluo histrica, entendendo o evento como uma atividade econmica expressiva para as empresas e naes. Esta aula foi baseada no livro Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas, da autora Marlene Matias. importante destacar que o Turismo tem suas bases nos deslocamentos de pessoas entre localidades para discutir assuntos de interesse comum e para participar de eventos como os Jogos Olmpicos (MATIAS, 2004). Vamos aprender com essa viagem histrica?

Histrico dos eventos Os eventos no mundo

Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e, especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olmpicos da Era Antiga. Era considerado um evento religioso, que acontecia de quatro em quatro anos, to representativo que tinha fora de suspender os ataques armados da poca. Esse evento esportivo foi responsvel pela formao do esprito de hospitalidade e gerou o interesse de outras cidades gregas, alm de Olmpia, de realizarem seus prprios jogos e atraes (MATIAS, 2004). As Festas Saturnlias, das quais nasceram os carnavais, institudas em 500 a.C., foram outra categoria de evento datada na Antiguidade. Durante esses festejos, era subvertida a ordem social: os escravos podiam considerar-se temporariamente homens livres. Essa festa acolhia alm do lazer, os anseios, as esperanas e o folclore das regies. O primeiro evento com caractersticas tcnicas e informativas foi registrado em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grcia, e reuniu todos os delegados das cidades gregas. Mais semelhante a uma Assemblia que a um Congresso, o evento elegeu Felipe como o generalssimo da Grcia nas lutas contra a Prsia (MATIAS, 2004). O ltimo evento da Idade Antiga, a Conferncia de Luca, foi datado em 56 a.C. O objetivo de Csar ao realizar esse evento era atrair para Luca, norte da Itlia, os rivais Pompeu e Crasso, para reconcili-los. Com esse feito, Csar fortaleceu o poder do Triunvirato e derrubou o Senado. Com o declnio da Era Antiga, surge o Cristianismo, combatido firmemente pelos

romanos. Estes, sem foras para acabar com a doutrina, tentaram buscar o apoio do crescente nmero de cristos que, por sua vez, no viam com bons olhos o aumento da riqueza e do poder da Igreja. A civilizao antiga deixa como legado o desenvolvimento da hospitalidade, o incio da infraestrutura de acesso nas estradas e locais de eventos. Longe de comparar com os problemas das nossas estradas atuais, naquela poca, a dificuldade de deslocamento e a falta de segurana realmente impossibilitavam o acesso das pessoas a outros lugares, o que fez estagnar o que poderia se chamar o incio do mercado de eventos. Por outro lado, apesar das dificuldades, essa trajetria foi adquirindo caractersticas econmicas, sociais e polticas que conduziram criao de instrumentos que ajudavam imensamente nas viagens, como o Guia de Estradas, de Charles Estiene (1552), com informaes sobre roteiros de diversas viagens, e a publicao Of Travel, de Francis Bacon (1612), com variadas orientaes para viajantes (MATIAS, 2004). Segundo Matias (2004), os principais tipos de eventos que marcaram esse perodo foram os religiosos conclios e representaes teatrais e os comerciais feiras de carter comercial e mercadolgico. Como os membros do clero eram autoridade mxima poca, a segurana desses eventos de carter religioso no era uma preocupao. J os participantes da feira, os mercadores, tinham que pagar tributos ao senhor ou ao clero para garantir sua segurana. As representaes teatrais tinham certo carter religioso, visto que foram introduzidas na missa para quebrar a monotonia do ritual. A encenao facilitava o entendimento da passagem bblica em questo. Posteriormente, as representaes passaram a compor outras cerimnias, atraindo um grande pblico. Assim, as Igrejas no conseguiam suportar tamanho nmero de espectadores, e o teatro ganhou as ruas, praas pblicas e, finalmente, anfiteatros. As feiras foram os eventos mais representativos da Idade Mdia e tinham o conceito bem prximo do atual: exposio de produtos e demonstrao de servios com o objetivo de gerar vendas. Outras viagens que aconteciam nessa poca eram os Grand Tours, realizados por jovens da nobreza para aprimorar seus conhecimentos e adquirir experincia profissional. O surgimento das hospedagens como albergues e estalagens, bem como a melhoria das condies de viagem, com as carruagens, beneficiaram o turismo de eventos (MATIAS, 2004). A partir da Revoluo Industrial, com a transformao do trabalho, da economia manual para a mecanizada e com a introduo da energia a vapor ou combusto, novas formas de transporte e comunicao apareceram, refletindo tambm nos tipos de eventos realizados, que passaram a ser mais cientficos e tcnicos. De acordo com Matias (2004), o Turismo de Eventos como segmento de atuao e atividade econmica surgiu no sculo XIX, quando o ingls Thomas Cook coordenou a ida de um grupo de pessoas a um congresso. Tambm se baseou em outros tipos de eventos, como os esportivos, feiras de amostras e exposies, para se consolidar como atividade organizada.

No sculo XX, o surgimento do automvel deu impulso indstria de eventos. Mais tarde, as viagens areas se expandiram, garantindo mais rapidez e conforto aos viajantes e encurtando as distncias dos eventos. Mesmo com a estagnao advinda da Primeira Guerra Mundial, o setor de eventos continuou se organizando e, em 1914, foi criada a International Association of Convention and Visitors Bureau. Em 1961 foi fundada a International Congress and Convention Association (ICAA), cuja sede em Amsterd/ Holanda, com o objetivo de contribuir em mbito mundial com o desenvolvimento da indstria de eventos, pesquisa e organizao de informaes (MATIAS, 2004). Os eventos no Brasil E no Brasil? Como voc acha que os eventos surgiram?

Se no mundo h registros da ocorrncia deles antes de Cristo, no Brasil, os eventos somente tomaram propulso aps a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente na dcada de 1950. Vamos conhecer essa histria? De acordo com os registros do Ministrio da Indstria e Comrcio, antes da chegada da Famlia Real ao Brasil, aconteciam algumas feiras em locais abertos, com comerciantes vendendo produtos em barracas, em uma circunstncia parecida com as feiras da Idade Mdia (MATIAS, 2004). Normalmente as feiras ocorriam nos domingos ou dias santos, junto com as celebraes religiosas. Eram permeadas por personagens como o cego cantador, o poeta popular e os contadores de histrias. Essas feiras foram se aperfeioando at se tornarem atualmente megaestruturas nos grandes pavilhes e locais de exposies. O primeiro espao para eventos de que se tem registro foi o Salo do Hotel Itlia, onde se realizou um Baile de Carnaval, em 1840. Nesse mesmo ano, o Caf Neville anunciava seus bailes carnavalescos. Em 1861, no Rio de Janeiro, o Brasil realizou a primeira Exposio Nacional, uma prvia da exposio Internacional de 1862, em Londres. O teste era para escolher os produtos nacionais que iriam figurar na feira internacional. Em 1881 aconteceu no Rio de Janeiro a mostra preparatria da Exposio Continental de Buenos Aires, que ocorreria no ano seguinte. At ento, o Brasil no tinha experincia em organizar eventos tcnico-cientficos, mas a pouca vivncia nos preparativos para os eventos internacionais garantiu um mnimo de aparato para organizao do evento de mbito local (MATIAS, 2004). J em 1908, aconteceu a Exposio Nacional, no Pavilho de Feiras da Praia Vermelha, um marco para a atividade de eventos brasileira. O Brasil passa a se destacar e se firmar como organizador de feiras e exposies a partir de 1922, ao realizar, no Palcio das Festas, Rio de Janeiro, a Exposio Internacional do Centenrio, com o objetivo de celebrar o Centenrio da Independncia do pas.

O Hotel Copacabana Palace, no Rio de Janeiro, foi inaugurado em 1923 e passou a abrigar variados tipos de eventos, sendo destaque no cenrio nacional at hoje. Em 1928 realizado o primeiro evento de turismo, chamado Conveno Interestadual de Turismo, organizado pela Sociedade Brasileira de Turismo, atualmente chamada de Touring Club do Brasil (MATIAS, 2004). Em virtude da Segunda Guerra Mundial, o final da dcada de 1930 e incio dos anos de 1940 no foram frutferos para o setor de eventos. O setor hoteleiro, porm, conseguiu ter mais sucesso na dcada de 1940, quando foram inaugurados os hotis-cassinos, com jogos, espetculos nacionais e internacionais, reunies e celebraes. (MATIAS, 2004). Na dcada de 1950, foi inaugurado o Estdio Mrio Filho, o Maracan, no Rio de Janeiro, que recebeu um dos maiores eventos mundiais: a Copa do Mundo. O Maracan, inicialmente preparado para atender eventos esportivos, atualmente tambm tem estrutura para outras categorias de eventos, como shows e apresentaes. A partir desse acontecimento, que mobilizou um grande nmero de profissionais e atraiu um amplo volume de pblico, o Turismo se transformou em uma atividade cada vez mais organizada. A primeira Associao Brasileira de Agncias de Viagens (ABAV) foi criada em 1953, no Rio de Janeiro, para cuidar da prestao de servio das agncias de viagens. Outras ABAVs foram se desenvolvendo depois da iniciativa pioneira. Os Congressos da ABAV impulsionaram o crescimento do Turismo e fizeram disseminar a profissionalizao do setor, j que diferentes localidades disputavam para sediar o evento. A partir desse movimento, os agentes de viagem comearam a buscar mais informaes tcnicas e oportunidades de acordos empresariais para prestar um melhor atendimento. As comemoraes do IV Centenrio da Fundao de So Paulo, em 1954, culminaram na inaugurao do Parque Ibirapuera, que abriga feiras, museus, reas para esporte etc. Como o setor de eventos ainda era incipiente, foi realizado, em 1967, o Encontro Nacional de Turismo, no Rio de Janeiro, um ano depois da criao da Empresa Brasileira de Turismo (Embratur). Em 1970, inaugurado o Pavilho de Exposies do Palcio das Convenes do Anhembi, em So Paulo, um dos mais conhecidos at hoje. Com a evoluo do setor, em 1967 foi criada a Alcntara Machado Feiras e Promoes, em So Paulo, a primeira empresa nacional especializada em organizao de congressos e convenes. J em 1977, foi fundada a Associao Brasileira de Eventos e Empresas Operadoras em Congressos e Convenes (ABEOC), que depois passou a ser chamada de Associao Brasileira das Empresas de Eventos, criada com o objetivo de captar e gerar eventos, visando o desenvolvimento da atividade econmica. Outro fato de destaque foi a criao da Associao Brasileira de Centros de Convenes, Exposies e Feiras (ABRACEF), com a vocao de:

Promover o desenvolvimento institucional de seus associados, preservando sua integridade e individualidade; e promover tambm a integrao e troca de informaes relativas aos sistemas de tecnologia, marketing, planejamento, comunicao social, gerenciamento de eventos nacionais e internacionais. (MATIAS, 2004, p. 36) Nessa sequncia histrica, prezado aluno, pode-se perceber o quanto a indstria de eventos evoluiu. Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no planejamento, organizao e conduo de eventos empresariais, pblicos, acadmicos, esportivos e de uma infinidade de outras categorias. Tem evento pra todo o tipo de gente, para atingir vrios objetivos! Esse ser o assunto da nossa prxima aula: Os vrios objetivos dos eventos. Resumo Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e, especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olmpicos da Era Antiga. O primeiro evento com caractersticas tcnicas e informativas foi registrado em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grcia, e reuniu todos os delegados das cidades gregas. No Brasil, os eventos somente tomaram propulso aps a Segunda Guerra Mundial. Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no planejamento, organizao e conduo de eventos empresariais, pblicos, acadmicos, esportivos e uma infinidade de categorias. Atividades 1) Comente as origens dos eventos, buscando identificar as trs principais contribuies que essa trajetria dos eventos ofereceu para a evoluo dos eventos atuais. 2) No caso brasileiro, quais fatores contriburam para que o pas pudesse se tornar um organizador de eventos? Introduo (03)
Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econmicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as solues para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros objetivos. Voc j participou de algum evento que no fosse somente uma celebrao, uma festa? No campo organizacional isso muito comum. Pense agora em um objetivo que uma empresa precisa atingir. Ela poderia organizar um evento para alcan-lo, no ? Ento vamos l!

Os vrios objetivos dos eventos

Pensou no objetivo para um evento que comentamos na Introduo? Veremos agora alguns objetivos que um evento pode alcanar. Vamos nos deter em cada um e comentlo, para que voc possa entender tudo muito bem. Vamos a eles. Atingir resultados qualificados e quantificados junto ao pblico-alvo Um evento pode ajudar a atingir resultados junto ao pblico-alvo, aumentando o nmero de clientes, por exemplo. A empresa turstica pode organizar um evento para captar passageiros para um cruzeiro ou um destino turstico. Ao mesmo tempo, ela pode fazer um evento para gerar mailing list, ou seja, um cadastro de pessoas que podem ter interesse pelo produto ou servio, mas que no necessariamente iro comprar ou negociar com a empresa naquele exato momento do evento. Esse tipo de estratgia muito utilizado, pois o evento atrai o pblico-alvo, aquele diretamente relacionado com a empresa. Como vimos na primeira aula, participa de um evento quem tem interesse no assunto que est sendo tratado nele. Ento, muito mais fcil captar contatos organizando um evento do que realizar outro tipo de captao. Essa mailing list (cadastro) pode servir para uma infinidade de projetos e objetivos da empresa. Desta maneira, o resultado do evento se propaga e vai alm das fronteiras de tempo e espao em que organizado. O evento gera frutos para outras aes e projetos corporativos. Alm disso, essa mailing gerada pode servir de base de pblico para os prximos eventos da empresa, que poder convidar os mesmos participantes para as outras edies desse evento ou ento para eventos relacionados. A organizao tambm poder atingir objetivo junto ao pblico-alvo por meio do estreitamento de relaes, facilitando as vendas. A aproximao empresa-cliente pode ser proporcionada por um evento, j que sua caracterstica primordial a interao social. Se uma empresa tem aproximao com seus clientes, as vendas so favorecidas, e o evento proporciona essa sinergia. Alcanar o pblico-alvo por meio do lanamento de produtos, servios, apresentao de pessoas ou empresas O evento uma atividade interessante porque amplia o leque de exposio da empresa e de seus produtos e servios. A empresa pode organizar o evento para lanar um produto no mercado e chamar a ateno para ele. Esse tipo de estratgia favorece a divulgao nos meios de comunicao, porque um evento pauta para jornais. E, mais uma vez, por ser dirigido, o evento consegue atingir, de uma s vez, boa parte do pblico-alvo da empresa. Muitas vezes, a empresa espera o perodo da feira do seu setor de atuao para fazer o lanamento do produto, sabendo que seu pblico estar presente nela. Exemplos: uma empresa automobilstica pode lanar uma inovao no veculo na feira de automveis; uma empresa de cosmticos pode lanar um novo creme hidratante revolucionrio em uma feira da indstria da beleza. Todas as pessoas interessadas estaro na feira e podero conhecer o produto, tirar suas dvidas e at mesmo experiment-lo. Com uma propaganda ou uma campanha publicitria, ou mesmo com divulgao na mdia no seria fcil conseguir essa proeza. O evento abre muitas possibilidades de aproximao

com o produto ou o servio, especialmente no momento do lanamento dele no mercado. Alm disso, o evento tambm pode ser realizado para apresentar uma pessoa ao mercado ou aos empregados de uma empresa: um novo diretor de vendas, ou um coordenador de logstica, ou mesmo o presidente da empresa podem ser apresentados ao seu grupo de trabalho por meio de um evento, j que mais fcil e, muitas vezes mais vivel, apresentar esse novo profissional a todos de uma s vez. Pense em uma situao de um Diretor Comercial: para ele ser apresentado para todo o mercado brasileiro, em todas as regionais, ele teria que viajar para essas localidades e se apresentar. Em um evento de mbito nacional, esse profissional consegue conhecer toda a equipe de uma s vez. claro que depois ele ter a oportunidade de apreciar todas as praas e atuar junto aos vendedores locais, mas essa apresentao geral favorece o contato, alm de no privilegiar uma ou outra regional que ele escolhesse para visitar primeiro. Estabelecer conceito, recuperar ou alavancar a imagem da organizao Um evento pode ter o objetivo de alavancar a imagem de uma companhia ou empreendimento. Imagine uma empresa que est entrando no mercado brasileiro. Um evento pode ajudla a mostrar seus produtos e servios, sua forma de trabalhar, sua misso e valores, demonstrando para a sociedade seus princpios. Nesse caso, ela precisa se firmar no mercado, e o evento uma mola impulsora para atingir essa meta. Com o evento, a empresa pode estabelecer seu conceito no mercado. Exemplos: promover um conceito de uma empresa hi-tech, realizando um evento com as ltimas inovaes da tecnologia. Ou se mostrar uma empresa parceira e prxima dos clientes, realizando um evento intimista, com uma decorao e uma estrutura parecida com a sala da sua casa ou com um ambiente de barzinho, que proporciona a conversa, o bate-papo, a interao, a proximidade. Da mesma forma, quando uma empresa est com sua imagem manchada, um evento pode ser realizado para tentar minimizar o impacto negativo e efetivamente mudar a conjuntura. Mas muita calma nessa hora, caro aluno! Uma situao de crise no combina com festana! Se a empresa est passando por um momento difcil, no hora de comemorar. Pode parecer falsidade ou falta de considerao da diretoria da empresa com os empregados ou com os clientes e fornecedores. Explico melhor: imagine que uma empresa provocou um acidente ambiental, que contaminou o rio local e afetou o fornecimento de gua da regio. Essa empresa precisa, primeiramente, corrigir as terrveis falhas que causaram o problema, para depois tentar alavancar a sua imagem. Uma das estratgias para reconquistar a aceitao pblica pode ser um evento. A empresa pode, por exemplo, depois de ajustados os problemas ambientais do caso em estudo, promover um Programa de Visitas, para mostrar como ela cuidou daquele problema e as aes que esto sendo desenvolvidas para aquela comunidade. Entenda, pois, que no o momento de fazer uma celebrao, mas de provar, por meio de um evento no qual a empresa abre suas portas para visitao, que ela realmente consertou os estragos, sanou os problemas, criou novas aes e est

tomando

todos

os

cuidados

para

que

nada

de

ruim

acontea.

Outra forma de alavancar a imagem por meio de patrocnio de eventos culturais ou esportivos. A empresa associa sua imagem ao evento, gerando simpatia e proximidade com o pblico-alvo. Realizar ato comemorativo, com ou sem fim mercadolgico Por outro lado, possvel, e muito comum, realizar um evento com o objetivo de FESTEJAR! Um evento comemorativo importante para melhorar a motivao dos empregados, celebrar a conquista de um prmio, encerrar as atividade anuais, comemorar resultados atingidos, reconhecer uma equipe de profissionais, celebrar o fechamento de um contrato, abrir os trabalhos de um congresso ou seminrio, dar o pontap inicial de um projeto empresarial ou acadmico e mais uma infinidade de motivos! O evento comemorativo pode ou no ter fins mercadolgicos, isto , pode unicamente celebrar o ano com os clientes, ou pode tambm servir para fazer contatos comerciais e parcerias, criando oportunidades de mercado. Um bom exemplo pode ser a comemorao do aniversrio da empresa, que um momento de celebrao e de integrao com os pblicos de interesse da organizao. Envolver pesquisa, planejamento, coordenao, controle, organizao e implantao de um projeto O evento ajuda a estudar um determinado tema, porque rene as pessoas interessadas para discutir sobre aquele assunto; pode servir para planejar, coordenar e implantar um projeto empresarial, visando alcanar o pblico com medidas concretas e viveis e resultados projetados. Tambm possvel, por meio de um evento, promover um treinamento tcnico, aprimorando a capacitao profissional. Nesse caso, o evento completamente planejado para gerar conhecimento coletivo, permitindo que os participantes aproveitem um contedo e uma prtica totalmente preparados para este fim. Promover um roteiro turstico ou uma cidade com atrao turstica Chamar a ateno de pessoas para uma localidade no tarefa fcil. Muitas vezes, uma cidade tem grande potencial turstico, mas que no conhecido ou reconhecido pela sociedade. Um circuito de eventos locais pode beneficiar a promoo dessa localidade, gerando a atrao do pblico. A cidade passa a receber a ateno dos turistas, o que favorece: o desenvolvimento econmico: o evento faz girar a economia local, impulsiona o comrcio e o desenvolvimento da infraestrutura, com construo de hotis, restaurantes e servios para a populao. Os resultados, muitas vezes, podem ser sentidos at mesmo nas localidades circunvizinhas. o equilbrio da demanda: algumas regies tm grande potencial turstico, mas que

normalmente aproveitado somente na alta estao, causando um desequilbrio entre oferta e demanda. A realizao de eventos fora da alta temporada garante a estabilizao econmica nessas localidades, diminuindo os efeitos da sazonalidade e proporcionando movimento durante o ano todo. a gerao de empregos: esse movimento da economia proporciona tambm o surgimento de trabalho e renda, conduzindo ao desenvolvimento local. O setor turstico pode ser responsvel por um significativo nmero de empregos. Viu como um evento pode ajudar uma organizao a aprimorar o relacionamento com seu pblico de interesse? Um evento capaz de atingir vrios objetivos e metas. Para aprimorar seu conhecimento, fixe bem esses objetivos dos eventos, pois, na prxima aula, estudaremos a classificao dos eventos. Para classificar um evento preciso ter sempre em mente seu objetivo primordial, o motivo pelo qual ele foi desenvolvido. At a prxima! Resumo Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econmicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as solues para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros objetivos. Alguns objetivos que um evento pode alcanar: atingir resultados qualificados e quantificados junto ao pblico-alvo; alcanar o pblico-alvo por meio do lanamento de produtos, servios, apresentao de pessoas ou empresas; estabelecer conceito, recuperar ou alavancar a imagem da organizao; realizar ato comemorativo, com ou sem fim mercadolgico; envolver pesquisa, planejamento, coordenao, controle, organizao e implantao de um projeto; promover um roteiro turstico ou uma cidade com atrao turstica, dentre outros. Atividade Vimos nesta aula que os eventos so criados para atingir alguns objetivos. Crie um evento para atingir cada um dos objetivos abaixo. Use a criatividade! a. Alcanar o pblico-alvo por meio do lana-mento de produtos, servios, apresentao de pessoas ou empresas. b. Promover um roteiro turstico ou uma cidade com atrao turstica. BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do turismo. So Paulo: Aleph, 2002. CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So Paulo: Summus Editorial, 1997. MATIAS, Marlene. Organizao de eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Ed. Manole, 2004.

Introduo (04) Vimos que os eventos tm vrios objetivos e atendem a diversos propsitos. Na aula anterior, estudamos os principais motivos pelos quais organizaes e pessoas promovem eventos. Vamos conhecer agora as suas classificaes? De acordo com o porte, abrangncia, perfil dos participantes ou perodo de realizao, dentre outras categorias de anlise, o evento pode ser classificado como grande, mdio ou pequeno, ou mesmo local, regional, nacional ou internacional. Voc sabe classific-los? O que seria um evento cvico nacional? Ou um evento desportivo internacional? Uma cerimnia de grande porte? Vamos aprender um pouco mais? Classificaes dos eventos Existem diferenciadas formas de classificao de eventos. Cada autor adota uma categorizao. Para Britto e Fontes (2002), os eventos so classificados por: categoria, rea de interesse, localizao/abrangncia, caractersticas estruturais e tipologia. Vejamos detalhadamente essa classificao dos eventos feita pelas duas autoras. Categoria: institucional; promocional ou mercadolgico. A categoria Institucional se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem e identidade de uma organizao ou de uma pessoa. J um evento Promocional ou Mercadolgico objetiva promover um produto ou servio, reforando as aes de marketing e divulgao, tendo como finalidade, portanto, vender ou realizar processo comercial, negociao. Essa classificao por categoria fornece ao organizador de eventos subsdios para definir corretamente seu pblico-alvo participante do evento. Por exemplo: se a empresa realiza um evento institucional, no necessariamente ela precisa convidar os clientes. Ela pode convidar parceiros, empregados, fornecedores, por exemplo. Mas se realiza um evento mercadolgico, de bom tom que ela convide seus clientes, mas tendo sempre em mente os objetivos desse evento, como estudamos na aula anterior. Para um evento mercadolgico, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os empregados, priorizando a participao de outros pblicos externos mais alinhados aos objetivos mercadolgicos. rea de Interesse: artstica, cientfica, cultural, educativa, cvica, poltica, governamental, empresarial, de lazer, social, desportiva, religiosa, beneficente, turstica. Algumas modalidades de eventos podem se enquadrar em mais de uma rea de interesse, simultaneamente. Vamos descrev-las:

a) Artstica: eventos que tratam de arte, como literatura, teatro, dana, msica, dentre outros. b) Cientfica: relacionada a assuntos cientficos em qualquer campo de conhecimento ligado pesquisa. c) Cultural: eventos relacionados aos aspectos culturais para sua divulgao e reconhecimento, ou mesmo com objetivo promocional. Incluem-se nesta classificao os eventos folclricos e ligados a outras manifestaes e hbitos regionais. d) Educativa: aborda questes da rea educa-cional, novas prticas pedaggicas, cursos e novidades da educao. e) Cvica: classificao dada para eventos relacionados Ptria e/ou sua histria. f) Poltica: trata de assuntos polticos, como eventos ligados a partidos polticos, associaes de classe etc. g) Governamental: em todas as esferas, nveis e instncias, so eventos que mostram aes e prestam contas sobre as realizaes do governo. h) Empresarial: envolve atividades organizacionais como pesquisa e aes de empresas e seus parceiros. i) Lazer: eventos que visam gerar entretenimento e bem-estar aos seus participantes. j) Social: eventos de interesse comum, que visam confraternizao, quer sejam familiares, quer sejam de grupos com interesses afins, amigos ou outros grupos sociais. k) Desportiva: eventos ligados ao universo esportivo, de qualquer modalidade ou espcie. l) Religiosa: enfoca interesses, assuntos ou confraternizaes religiosas, de qualquer crena. m) Beneficente: eventos realizados em prol de uma causa, refletem programas e projetos sociais divulgados em cerimnias pblicas, normalmente para angariar fundos ou apoio institucional. n) Turstica: visa divulgar e promover produtos e servios tursticos tentando incrementar o turismo local ou nacional. Como vimos na aula anterior, este tipo de evento muito utilizado para garantir a manuteno da oferta turstica integral e constante. Nesse caso, geralmente, compe o calendrio oficial de eventos daquela localidade. Localizao/ Abrangncia Esse tipo de classificao distingue os eventos por sua abrangncia e local em que ocorrem:

a) b) c) d) e) f)

Locais:

de

bairro

ou relativos de

grupo ao alguma uma a

de

bairros. distrito. cidade. regio. estado. nao.

Distritais: Municipais: Regionais: Estaduais: Nacionais: que

abrange relativos representam

determinada um uma

g) Internacionais: abrangem os interesses de vrios pases. De qualquer forma, o evento, mesmo acontecendo em uma localidade ou em uma pequena cidade, pode ter carter internacional, desde que inclua as caractersticas necessrias para ser considerado como tal, como ter pblico de vrios pases, representantes e/ou autoridades internacionais, ser bilingue ou trilingue, ter um assunto de abrangncia e interesse internacional, etc. Caractersticas estruturais Considerando as caractersticas estruturais, um evento pode ser classificado quanto a: Porte: pequeno; mdio; grande. Um evento de pequeno porte abrange um nmero de at 200 pessoas. Um evento de mdio porte tem o nmero estimado de 200 a 500 participantes. Um evento de grande porte tem mais de 500 participantes. (BRITTO e FONTES, 2002). Periodicidade: fixo; mvel; espordico.

Um evento fixo no varia a data de realizao, ou seja, sempre ocorre na mesma data. Voc consegue pensar agora em um evento que tenha essa caracterstica? Lembrou de algum? Ok, vamos resposta: solenidades de Sete de Setembro e festas de santos padroeiros (realizam-se, anualmente, no mesmo dia). Um evento mvel sempre se realiza, mas no em data fixa. Ele pode variar de acordo com o calendrio ou interesse dos organizadores. Ou seja, a periodicidade fixa, mas a data mvel. Incluem-se aqui eventos tais como os Jogos Olmpicos e a Copa do Mundo, que ocorrem de quatro em quatro anos. O carnaval tambm um evento mvel. Um evento espordico de realizao temporria e s acontece por demanda, em funo de fatos extraordinrios. Mas claro que tambm tem planejamento e programao para se realizar. So exemplos deste tipo os

eventos empresariais diversos ou cerimnias do Vaticano quando ocorre morte, escolha ou sagrao do Papa. Pblico: geral; dirigido; especfico.
A classificao por perfil de participantes pode ser: a) Geral: evento aberto, com todo tipo de pblico, com participao limitada apenas ao tamanho do espao no qual o evento est sendo realizado. H alguns eventos que, mesmo abertos, tm restrio de idade ou censura para participao. So exemplos de eventos com pblico geral: desfile de escolas de samba na rua, show em praa pblica, encenao da Paixo de Cristo em Pernambuco, festa do Senhor do Bonfim em Salvador etc. b) Dirigido: como o prprio nome diz, restrito ao pblico que tem afinidade com o assunto do evento ou interesse por ele. Alguns exemplos so: exposies agropecurias, feiras de calado ou de couros, salo do automvel etc. c) Especfico: o pblico claramente definido pela afinidade direta com o assunto. Incluem-se nessa categoria os congressos da rea de sade, seminrios de educao, workshops de medicina alternativa, entre outros. Por tipologia Os eventos tambm podem ser classificados por tipologia e na prxima aula vamos analisar detalhadamente os principais tipos de eventos. J vamos ver agora a classificao: TABELA Classificao por tipologia Programa Visitas de Famtour1 Openday2 Feiras Exposies Road-shows3 Show Mostras Sales Vernissages5 Congressos Conferncias Videoconferncias6 e Ciclos de Simpsios Mesas-redondas Painis 1

Exposies

case4

Encontros Tcnicos Cientficos

palestras

Fruns Convenes Seminrios Debates Conclaves Brainstormings7 Semanas Jornadas Concentraes Entrevistas Workshops8 Oficinas Assembleias Estudos Comcios Passeatas Carreatas

coletivas

de

caso

Saraus Coquetis Happy-hours9 Chs da Chs de Chs Chs-bar Almoos Encontros de Jantares Convivncia Banquetes Cafs da Brunchs10 Coffee-breaks11 Guest Encontros Shows Festivais De cunho Fnebres Casamentos Bodas De Acadmicas (formatura, ttulos, aula magna) Concursos Gincanas Torneios Campeonatos Olimpadas

tarde cozinha beneficentes

manh

Coffees12 culturais

religioso

Cerimnias

Posse outorga de

Eventos competitivos

Inauguraes

Espaos Monumentos Pedra Livros Empreendimentos Maquetes Produtos Servios Tcnicas De Educacionais Cvicos De moda Variados

fsicos fundamental imobilirios

Lanamentos

Excurses

incentivo

Desfiles Leiles

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 61 Outra classificao dos eventos dada por Matias (2004). Para a autora, os eventos podem ser classificados: Em relao ao pblico a) Evento fechado: acontece dentro de situaes especficas e com pblico definido, que convidado a participar. b) Evento aberto: divide-se em duas categorias: evento aberto em geral, que alcana todas as classes de pblico e evento aberto por adeso, que direcionado a um determinado pblico que faz inscrio gratuita ou paga taxa de participao. Em relao rea de interesse

Bem parecida com a classificao anterior, de Britto e Fontes (2002), a classificao por rea de interesse de Matias (2004) se divide em evento: artstico, cientfico, cultural, cvico, desportivo, folclrico (manifestaes culturais regionais sobre lendas, tradies, costumes), de lazer, promocional (com objetivo de promover produtos e servios), religioso e turstico. Diferentes classificaes, no mesmo? O importante entender que os eventos so distintos em seus objetivos e classificaes, para atender a uma ou mais demanda(s) especfica(s) da organizao. No podemos nos esquecer de que o evento um investimento significativo, de verba, tempo e esforo de uma determinada equipe para realiz-lo. Portanto, tendo seu

objetivo sempre em mente e sabendo classific-lo, voc comear muito bem seu prximo evento!

1 - Abreviatura de familiarization tour ou tour de familiarizao e reconhecimento; organizado para operadores e empresas tursticas para se familiarizarem com novos destinos tursticos 2 Programa de visitas interno s empresas.

3 -Exposio montada sobre rodas nibus ou carretas constituindo-se em um evento itinerante. 4 - Parecido com uma feira comercial, porm mais econmico, um evento em que os produtos e servios so expostos em vitrines fechadas e os visitantes entram em contato com o expositor por meio de cabines telefnicas anexas ao estande, comunicando-se diretamente com a central de informaes do expositor. 5 - Evento caracterstico de exposio artstica, apresenta o trabalho de um ou mais artistas. 6 - Conferncia feita por vdeo, que depende da Internet e/ou satlite. 7 - Encontro que exercita o raciocnio livre, no qual um grupo de pessoas se rene para emitir ideias livremente sobre um determinado assunto, como uma chuva de ideias. 8 - A traduo mais prxima seria oficina e se caracteriza por um evento que tem uma parte prtica, ou seja, um grupo de pessoas de um segmento de mercado que discute, estuda e faz as aplicaes de uma determinada tecnologia, produto ou servio. 9 - Evento informal que se inicia mais cedo, normalmente logo aps o expediente, em que as pessoas saem diretamente do trabalho e se dirigem ao evento. Tomam-se drinks e degustam-se aperitivos, com conversas descontradas. Tambm termina mais cedo, por volta de 22h. 10 - Inspirado nos costumes americanos, une o breakfast (caf da manh) com o lunch (almoo), da a palavra brunch, e mistura os dois cardpios, ocorrendo por volta de 11h da manh.

11 - Caf servido no intervalo de duas atividades. Como o nome diz, ele quebra o evento, para que os participantes possam ter um intervalo. 12 - servido antes do incio efetivo do evento, para os palestrantes ou convidados especiais, em uma sala reservada. Aps o incio da palestra, o guest coffee reposto, para que os palestrantes possam se servir novamente aps sua apresentao, quando no estiverem previstos coquetis ou outros eventos sociais.
Resumo

Existem diferenciadas formas de classificaes de eventos. Cada autor adota uma categorizao. So categorias de classificao: em relao ao seu tipo, porte, pblico, abrangncia, caractersticas estruturais ou rea de interesse. O importante entender que os eventos so distintos em seus objetivos e classificaes, para atender a uma ou mais demanda(s) especfica(s) da organizao.
Atividades A empresa WxWx, agncia de turismo, est entrando no mercado brasileiro e quer desenvolver um programa de relacionamento com seus pblicos. A empresa decidiu fazer um evento para um desses pblicos prioritrios: seus 300 revendedores em todo o Brasil, das agncias em vrios estados. A WxWx precisa apresentar e explicar seus produtos e servios, as formas de comercializao e a estratgia de atuao no mercado. a) Indique qual evento seria adequado para a situao e descreva-o.

b) Defina a rea de interesse, a categoria e a abrangncia desse evento. Introduo (05) Festa Fagulhas, Brilham Babados, Segura Bombas Ningum matava, as pontas estrelas xotes pontas na ningum de e meu do de So interior agulhas Joo xaxados corao guerra-magia morria

Nas O Nas O E Que Eterna Festa (Msica Intrprete: Gal Costa) me que que

trincheiras explodia trincheiras explodia ardia esquenta noite sempre do de era era

da o da o

alegria amor alegria amor fogueira vida a inteira primeira Interior

aquela a

Morais

Moreira

Como canta Gal Costa, existem eventos para todos os tipos de pessoas, horrios, locais e finalidades. Vimos como os eventos so classificados, agora vamos estudar seus tipos. Na tabela que encerra a ltima aula, os eventos esto divididos e classificados de acordo com seus tipos. Vamos agora ver detalhadamente os tipos mais utilizados de eventos organizacionais.

Tipos de eventos
Programa de Visitas Descrio: um Programa de Visitas se constitui na recepo a grupos de pessoas seguindo uma programao preparada. A visitao normalmente tem uma finalidade tcnico-cientfica. Objetivo: esse tipo de evento tem o objetivo de divulgar a empresa ou instituio a seu pblico-avo e propiciar aproximao entre eles. Dicas e observaes: necessrio divulgar a visita internamente e apresentar as informaes do grupo visitante para toda a empresa, para no gerar estranhamento dos empregados ou atrapalhar sua rotina. Nas atividades preparativas, preciso elaborar o roteiro de visita, contendo o percurso dos visitantes e os nomes dos empregados que sero envolvidos no evento, bem como a preparao de material que ser utilizado na visita (apresentaes, apostilas) ou entregue aos visitantes (cartilhas, brindes etc.). Tambm preciso avaliar a necessidade de guias para percorrer o trajeto dentro da

empresa. Os guias podem ser tanto empregados quanto guias contratados especialmente para o evento. Quando forem visitantes estrangeiros, levar em conta sua tradio e seus costumes, para que o programa de visitas no vire um pesadelo, isto , que a cultura do visitante no seja ferida, mesmo sem inteno. So etapas da organizao deste tipo de evento: agendamento da visita em uma data propcia para a empresa e para o visitante; monitoramento e recepo dos visitantes;

organizao do receptivo, contratando servios como transporte, hospedagem, alimentao, recepo e cadastro dos convidados, quando necessrio; elaborao ou renovao do material de divulgao da empresa;

preparao de local para recepo e explicaes iniciais sobre a empresa e a visita; realizao de registro da visita, com cobertura de foto e vdeo e entrega de foto oficial aos participantes, junto com um brinde da empresa. Feira Descrio: em um estande, a organizao apresenta seus produtos e servios, com finalidade comercial. Objetivo: promover a exposio da empresa, produtos e servios e a aproximao com clientes e com o mercado. Dicas e observaes: importante investir na participao em feiras, pois so compostas por um pblico segmentado, com consumidores potenciais. A feira propicia a aproximao com os clientes e prospects (clientes potenciais) e serve como oportunidade de coleta de informaes da concorrncia e mercado. Devido a sua importncia para o mercado, abrangncia e participao do pblico, uma excelente forma de realizar o lanamento de novos produtos e servios. A empresa deve avaliar se participar de todas as feiras de seu setor de atuao, j que o investimento para participar de uma feira significativo. De acordo com o objetivo e o tipo de pblico visitante, a empresa dever definir-se quanto sua participao ou no. So etapas da organizao deste tipo de evento:

escolha definio

da do

rea projeto

de do

exposio; estande;

contratao de servios para o estande: buffet, recepcionista, segurana, limpeza etc. A participao em feiras to importante e composta por tantos detalhes, normas e procedimentos que sua organizao ser tratada em uma aula parte. Aguarde os prximos captulos! Congresso Descrio: evento de grande porte cujas sesses de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um s local. So eventos promovidos por entidades participativas para debater temas que interessam a um segmento profissional. Objetivo: estudar temas cujas concluses, depois de aprovadas pelas autoridades, sero adotadas (no todo ou em parte). Dicas e observaes: Pode ser uma forma interessante tambm para a empresa, alm de participar do Congresso como palestrante ou como expositor na feira anexa ao evento, patrocinar o Congresso. Para isso, necessrio ter antecedncia na compra de cotas de patrocnio, j que normalmente a organizao do congresso do ano seguinte comea quando da finalizao do Congresso anterior. Patrocinando um Congresso, a empresa ter grande visibilidade frente ao seu pblico-alvo, j que estar exposta para todo o pblico participante e em toda a programao visual do evento: banners, pastas, canetas, uniformes dos organizadores, blocos, faixas, painis, releases de divulgao para a imprensa etc. O Congresso tambm uma oportunidade para a antecipao de tecnologias e servios, para apresent-los em primeira mo ao pblico-alvo. Dentre os pblicos participantes de um Congresso esto: palestrante (conferencista),

congressista (quem participa das atividades do Congresso e paga pela inscrio), expositor (que expe os produtos na feira que eventualmente compe o Congresso), estudante (tambm participa das atividades do Congresso e normalmente tem o valor de inscrio reduzido),

visitante (no tem acesso s atividades principais, somente participa da progra-mao aberta ao pblico).

So etapas da organizao deste tipo de evento: definio do tipo de participao da empresa: como palestrante, como expositor etc; preparao do material de divulgao da empresa. Seminrio Descrio: em um seminrio, a exposio feita por uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. Normalmente divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. Objetivo: transmisso, atualizao e debate de conhecimentos e tcnicas centrado num tema bsico, que pode ser desdobrado em subtemas. Dicas e observaes: Normalmente os custos so cobertos por cobrana de inscries, patrocnios e trocas de servios, como a cesso de passagens areas por uma companhia area. Entrega-se material (pasta, crach, bloco, caneta ou lpis etc.) e/ou certificado aos participantes. Podem ocorrer exposies paralelas ao seminrio. So etapas da organizao deste tipo de evento: Definio Definio e do convite tema aos central. palestrantes.

Preparao do material a ser entregue aos participantes (apostila, bloco, caneta, pasta etc.) Organizao de estrutura adequada para os participantes fazerem anotaes e participarem do seminrio (montagem com cadeira e mesa ou com cadeiras escolares). Simpsio Descrio: muito parecido com a estrutura de um seminrio, um evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecnolgicas em determinada rea profissional. um evento prtico e simples, de pequeno porte e curta durao, com pblico especializado. Objetivo: discusso e debate sobre as possibilidades de aplicao prtica das ideias apresentadas. Dicas e observaes:

 Favorece contato entre expositores e pblico: permite apresentao de pesquisas e demonstrao de tecnologias e processos. um evento que permite discusso de temas de interesse geral: medicina alternativa, jardinagem etc. So etapas da organizao deste tipo de evento: Bem parecido com o seminrio, o simpsio deve proporcionar estrutura para os participantes fazerem anotaes e assistirem exposio. Workshop Descrio: encontro em que h uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de atividades prticas. voltado para a aprendizagem e composto, necessariamente, por uma parte prtica, ou seja, parte do evento em que os participantes efetivamente se envolvem com o que est sendo apresentado. Por exemplo, a apresentao de um novo produto: em um workshop, os participantes assistem explicao sobre o produto, suas funcionalidades, caractersticas e informaes tcnicas e tambm testam, tocam, sentem o produto, mexem e interagem com ele. Objetivo: familiarizar os participantes com um assunto ou tcnica, aliando teoria prtica. Dicas e observaes: Por sua caracterstica prtica, recomenda-se, no mximo, 30 ou 40 participantes por evento. Se voc precisar fazer um workshop e a turma for muito grande, a soluo ser dividir o grupo maior em vrios grupos menores, para que o evento seja mais produtivo. Um workshop pode ser til para: solucionar problemas operacionais, j que os participantes entraro em contato com o produto ou servio e podero testar e opinar sobre ele; desenvolver ou aprimorar produtos, com a incluso de pessoas externas empresa no evento, desde que isso seja vivel. So etapas da organizao deste tipo de evento: Preparao de um espao adequado para comportar as caractersticas do evento, tanto em sua parte de exposio terica quanto em sua parte prtica e interativa. Organizao dos materiais necessrios para a parte prtica do evento, que muitas vezes envolve artigos inusitados, j que eles podem gerar inovaes para os produtos. Como exemplo, um workshop para guias tursticos, para que eles desenvolvam novidades na venda de pacotes de viagem: eles podem desenvolver alguma estratgia inovadora que, para ser apresentada e explicada ao pblico participante, pode envolver materiais como papis diferenciados, canetas especiais, computador com internet e caixas de som etc.

Por ora isso! Espero voc na prxima aula, com mais tipos de eventos! Resumo Nesta aula, estudamos alguns tipos de eventos organizacionais: a) Programa de Visitas, que se constitui como a recepo a grupos de pessoas seguindo uma programao preparada. b) Feira, evento em que a organizao apresenta seus produtos e servios, com finalidade comercial, em um estande. c) Congresso, evento de grande porte cujas sesses de trabalho englobam, por exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um s local. d) Seminrio, em que a exposio feita por uma ou mais pessoas com a presena de um coordenador. Normalmente divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso. e) Simpsio, evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecnolgicas em determinada rea profissional. um evento prtico e simples, de pequeno porte e curta durao, com pblico especializado. f) Workshop, que um encontro em que h uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de atividades prticas. Atividades 1 Pesquise algum Congresso de rea de seu interesse (Turismo, Hotelaria etc.) e verifique os itens estudados na aula: a. sesses de trabalho englobam debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes; b. pblicos envolvidos;

c. existncia ou no de feira ou outra atividade paralela. 2 Imagine que voc foi contratado para organizar um Workshop de Guias Tursticos, para prepar-los para as Olimpadas no Brasil. Indique quais as caractersticas necessrias para preparar este evento e sugira um tema de trabalho dos guias tursticos neste evento. Introduo (06)
Na aula anterior, estudamos eventos como Programa de Visitas, Feira, Congresso, Seminrio, Simpsio e Workshop. Cada um com seu propsito e aplicao, atendendo a um tipo de pblico. Voc conhecia todos esses tipos de eventos? Vamos continuar a estudar mais alguns tipos.

Nesta aula, aprofundaremos o estudo de mais alguns tipos de eventos: Conveno de Vendas, Roadshow, Concurso, Mesa-redonda, Coletiva de Imprensa e Lanamento. J participou de algum deles? Melhor ainda: teve a oportunidade de ajudar na organizao deles? E se, amanh, voc tiver que produzir um Roadshow? Por onde voc vai comear? Vamos descobrir!

Tipos de eventos Conveno de Vendas Descrio: evento fechado, destinado s equipes de vendas interna, externa e aos canais de distribuio da empresa. Sua periodicidade definida pela empresa, podendo ocorrer com intervalos de 12, 18 ou 24 meses de uma edio para outra. Ocorre, na maioria das vezes, em um local fora da empresa, podendo ser um hotel, uma pousada ou um hotel fazenda. Essa estratgia adotada para que os participantes fiquem em imerso e possam efetivamente se envolver no evento, sem dispersarem a ateno com outros afazeres. Este evento pode durar de dois a cinco dias, repletos de atividades, dentro de uma programao especialmente preparada para atingir os objetivos da empresa. Normalmente um evento temtico. Um determinado assunto permeia toda a conveno, dando nimo e conduzindo as atividades em torno desse tema. Exemplo de temas: futebol, Frmula 1, Jornada nas Estrelas etc.. Pegando como exemplo o tema futebol, a conveno pode desenvolver toda a programao visual lembrando um campo gramado, com os vendedores como jogadores oficiais. Como brinde, pode ser entregue uma bola de futebol ou a camisa da seleo brasileira e desenvolvidas atividades de treinamento baseadas nas estratgicas futebolsticas. Objetivo: discusso de aspectos comerciais da empresa; treinamento; motivao da equipe de vendas, para que tenha fora, preparo e demonstre engajamento nos projetos da empresa e na atuao no mercado. A equipe de vendas aquela que est na linha de frente da empresa e precisa dessa renovao de tempos em tempos para que se sinta mobilizada e possa alcanar resultados cada vez melhores para a organizao e para sua motivao pessoal. Dicas e observaes: Estabelecimento de estratgias e aes que a fora de vendas dever trabalhar no mercado. uma oportunidade para antecipao de novidades e lanamentos da empresa. Apresentando o lanamento primeiramente para a equipe de vendas, a empresa prioriza esse pblico e favorece a divulgao posterior no mercado. um importante evento para motivao e capacitao da equipe de vendas. Alm disso, promove a integrao dos profissionais de vendas, que normalmente esto espalhados em vrias regies e s se comunicam remotamente. A conveno um momento de interao, descontrao e troca de experincias.

So etapas da organizao deste tipo de evento: Definio do tema central.

Escolha dos palestrantes e atividades alinhados ao tema e aos objetivos da conveno de vendas. Definio das atividades paralelas: alm das atividades principais, como palestras e workshops, podem acontecer desde reunies de negcios at ginstica com preparador fsico contratado especialmente para o evento. Alinhamento da programao, coordenando e alternando os horrios de atividades tericas e prticas, para no cansar os participantes. Definio do tipo de alimentao mais adequado para cada dia e horrio do evento, para que os participantes possam participar ativamente de toda a programao. Seleo dos brindes que iro compor o evento e reforar a ideia central: motivao, integrao, aprendizado etc.. Organizao de sistema de traslado e transporte: desde a parte area at o deslocamento local. Para finalizar o evento, comum organizar uma festa de comemorao e despedida. Nesse caso, deve-se pensar no tema do evento e no tipo de pblico, para se escolher a melhor proposta de festa. Roadshow Descrio: os roadshows so eventos que viajam por diversos lugares, levando o mesmo contedo de apresentaes, e que precisam atingir um pblico abrangente, de todas as regies de atuao da empresa. Montado sobre rodas (nibus ou carreta), constitui um evento itinerante. utilizado principalmente quando h dificuldade em reunir todo o pblico em um local apenas. Ento, em vez de o pblico ir ao evento, o evento que vai at o pblico. Objetivos: divulgar e promover novas tecnologias e polticas de atuao, demonstrar produtos e servios e obter a adeso dos pblicos. Dicas e observaes: preciso calcular muito bem o calendrio da equipe organizadora, j que ela ter que percorrer vrias localidades e muitas vezes pode passar semanas viajando. Para promover o relacionamento com clientes, parceiros e funcionrios, o roadshow um excelente instrumento de aproximao para coleta de opinies, sugestes e troca de experincias. preciso tambm adequar o evento s peculiaridades da regio. O evento o mesmo, com as mesmas caractersticas, formato, participantes e atividades, mas itens como

datas e horrios podem ser alterados, respeitando-se a cultura local. Em uma determinada cidade, por exemplo, o dia planejado para o evento pode ser um dia de festa religiosa, em que a cidade inteira estar envolvida. Portanto, nesse caso, o seu evento dever esperar. So etapas da organizao deste tipo de evento: Planejamento Definio das do datas trajeto e a horrios ser das percorrido. atividades.

Estudo do pblico-alvo, para adaptar alguma caracterstica do evento, se necessrio. Verificao do que ser transportado e o que ser, eventualmente, contratado no local de realizao do evento. Concurso Descrio: competio que estimula o interesse do pblico e o familiariza com a organizao e suas polticas. Um concurso pode ser realizado para que os empregados ou para que os clientes aprendam sobre um determinado projeto da empresa ou sobre a histria e os produtos da organizao como um todo. Veja, caro aluno, como desenvolver esta estratgia: a empresa divulga uma cartilha ou realiza um treinamento sobre um determinado assunto; depois lana um concurso para verificar se o pblico apreendeu aquele contedo. Alm de divertido e criativo, um concurso pode gerar ideias interessantes para a empresa aplicar no seu dia a dia. Objetivos: promover a integrao entre o pblico e a empresa, desenvolver a aproximao entre eles, aprimorar o conhecimento do pblico sobre a empresa. Dicas e observaes: Um regulamento deve ser preparado e deve conter todas as diretrizes para participao no concurso e premiao do(s) vencedor(es). A fase em que o concurso est em vigor o momento em que os participantes mais se envolvem, mas a empresa no pode se esquecer de divulgar claramente os resultados, logo aps o trmino do concurso. Essa ampla divulgao demonstra a transparncia com que a empresa realiza o concurso e no gera dvidas nos participantes, principalmente nas prximas edies do evento. A empresa deve pensar se far a divulgao prvia da premiao ou no. Ao definir previamente a premiao, ela pode gerar maior envolvimento dos participantes. Do contrrio, se a premiao for surpresa, pode gerar frustrao na hora de receber um prmio. Um exemplo: se todos se envolvem ativamente no concurso, participam, dedicam seu tempo e suas mais brilhantes ideias, depois recebem como prmio uma caixa de bombom, possivelmente, na prxima edio do concurso, no haver participantes suficientes. A surpresa interessante, mas, se no for condizente com o esforo dos participantes, pode gerar frustrao.

So etapas da organizao deste tipo de evento: Definio Elaborao Divulgao do do regulamento regulamento e dos prazos do de entrega da do de concurso. participao. prmio. premiao.

Definio da cerimnia

Divulgao ampla do resultado e do vencedor. Mesa-Redonda Descrio: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam seus pontos de vista sob a coordenao de um moderador. Cada um faz uma breve exposio, e depois abre-se o tema para o debate. O nome mesa-redonda inspirado no tipo de disposio da sala porque, normalmente, os expositores esto posicionados em uma mesa na frente do auditrio ou no palco. Exemplos de formato de mesa: Mesa retangular

(Plateia) Mesa em semicrculo

(Plateia) ou

(Plateia) Moderador Expositor 1

Expositor 2 O moderador geralmente posiciona-se no centro da mesa, para facilitar seu contato com todos os expositores. Objetivo: debater e discutir determinado tema de interesse pblico. Dicas e observaes: Pode-se ter, em mdia, de dois a quatro palestrantes na mesa-redonda. Aps a exposio de todos os palestrantes, ocorrem os debates. O tempo de exposio pode variar de acordo com o contedo, objetivos e tempo total do evento. Geralmente planeja-se de 20 a 30 minutos de exposio para cada palestrante. A mesa-redonda pode ser de duas modalidades: aberta ou fechada. A mesa-redonda aberta permite a participao da plateia, com perguntas aos expositores (as perguntas podem ser feitas ao vivo, com um microfone que percorre a plateia, ou com a entrega de perguntas escritas para a mesa, que seleciona as que sero feitas, de acordo com o tempo disponvel para o evento). A mesa-redonda fechada no permite a participao da plateia, e somente os expositores falam. So etapas da organizao deste tipo de evento: Divulgao Definio Escolha da do dos mesa-redonda para o tema central. palestrantes. pblico.

Preparao do local, de modo a atender s caractersticas do evento. Coletiva de Imprensa Descrio: a assessoria de imprensa convida jornalistas para transmitir informaes a eles, abrindo espao para perguntas sobre o assunto. Objetivo: divulgar uma informao importante, de interesse pblico.

Dicas e observaes: necessrio fazer o convite aos jornalistas e editores.

Preparar material para entregar aos jornalistas (release com as informaes, bloco, caneta etc.). A equipe da empresa deve estar preparada para atender s solicitaes dos jornalistas, inclusive com informaes complementares e materiais como fotos e grficos que ilustrem o tema que est sendo discutido.

So

etapas

da Convite

organizao

deste aos

tipo

de

evento: jornalistas.

Preparao

da

sala

da

coletiva.

Preparao de press kit: pasta, release com as informaes do fato em questo, caneta, bloco de anotaes e outros materiais necessrios para os jornalistas. Contratao de caf para servir aos jornalistas.

Preparao de estrutura com computador e internet para deixar disposio dos jornalistas. Lanamento Descrio: apresentao de novos produtos, servios, tecnologias ou novidades que possam trazer contribuies significativas sociedade. Existem lanamentos de: livros, empreendimentos imobilirios, produtos tursticos, pedra fundamental (solenidade que marca o incio da construo de um grande empreendimento), discos, etc. Objetivo: divulgar o lanamento de um produto; chamar a ateno para ele. Dicas e observaes: Lanamentos devem estar respaldados por testes de validao e estudo prvio de mercado. Deve-se preparar um material informativo que favorea a divulgao e, se for o caso, ter um kit de demonstrao do novo produto. O responsvel pela criao ou desenvolvimento do produto deve estar presente no lanamento para poder prestar as informaes tcnicas que forem solicitadas. So etapas da organizao deste tipo de evento: Preparao do local, com a infraestrutura que atenda os objetivos do lanamento. Reunir as informaes sobre o lanamento.

Reservar um local de destaque para apresentar o lanamento: um palco ou uma estrutura especial. Prezado aluno, aqui terminamos nossa aula. Na prxima, veremos mais tipos de eventos. Sim! Existem vrios tipos e vamos aprender mais sobre eles no prximo encontro. Voc tem flego? Pra organizar um evento preciso ter fora e coragem! Respire fundo e vamos l!

Resumo

Os eventos estudados nesta aula foram: a) Conveno de Vendas: evento fechado, destinado equipe de vendas interna, externa e aos canais de distribuio da empresa. b) Roadshows: eventos que viajam por diversos lugares, levando o mesmo contedo de apresentaes e que precisam atingir um pblico abrangente, de vrias regies. Montado sobre rodas (nibus ou carreta), constitui um evento itinerante. c) Concurso: competio que estimula o interesse do pblico e o familiariza com a organizao e suas polticas. d) Mesa-redonda: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam seus pontos de vista, sob a coordenao de um moderador. e) Coletiva de Imprensa: a assessoria de imprensa convida jornalistas para transmitir informaes, abrindo espao para perguntas sobre o assunto. f) Lanamento: apresentao de novos produtos, servios, tecnologias ou novidades que possam trazer contribuies significativas sociedade. Atividades Qual evento voc sugeriria para as situaes abaixo? Descreva o evento que voc sugeriu e explique por que voc escolheu este tipo de evento, tentando dar o maior detalhamento que voc puder. Situao 1 A equipe de vendas da empresa est desmotivada: a diretoria considera que os salrios e benefcios esto de acordo com o mercado, mas a equipe de vendas no est correspondendo s expectativas. Os vendedores esto desmotivados, alm de no terem domnio sobre os novos produtos e servios. Esto atuando com estratgias de vendas dspares em cada regio. Situao 2 A empresa j conhecida e quer mostrar sua nova logomarca ao mercado de indstria automotiva, com novo e mais arrojado design, ou seja, uma imagem que mostra a evoluo por que a empresa vem passando nos ltimos anos. Introduo (07)
Chegamos terceira parte da aula Tipos de eventos. Como existem eventos diferentes, no ? Vimos na ltima aula a Conveno de Vendas, o Roadshow, o Concurso, a Mesa-redonda, a Coletiva de Imprensa e o Lanamento. De qual deles voc gostou mais? Todos so importantes, tm uma funo e atendem a uma ou mais demandas.

Vamos continuar a analisar os tipos de eventos e, nesta ltima parte sobre esse tema, estudaremos: a Inaugurao, o Painel, o Frum, a Assembleia, o Colquio e os Eventos Sociais. No total, estudaremos detalhadamente 18 tipos de eventos.

Lembro que praticamente impossvel falar de todos os tipos de eventos, sabe por qu? A cada dia, a cada momento, um novo evento surge para atender a uma demanda diferente neste mundo cada vez mais veloz e com expectativas crescentes. E sempre queremos participar de um evento melhor que o outro, no mesmo? Se for a um evento neste ano, no prximo eu vou esperar que seja melhor. Ento preciso renovar, investir em novas ideias e garantir continuamente um bom evento, que satisfaa ao pblico e ao promotor do evento.

Tipos de eventos Inaugurao Descrio: apresentao ao pblico de um espao fsico, instalaes ou monumento. No caso de sales, auditrios ou bibliotecas, costuma-se homenagear alguma pessoa ilustre, dando o nome dessa pessoa ao espao fsico. Objetivo: divulgar o espao ou novas instalaes.

Dicas e observaes: Divulgao expressiva nos meios de comunicao. A inaugurao uma pauta que costuma chamar a ateno dos jornais. Costuma-se ter uma placa (e seu descerramento) com informaes sobre a obra e autoridades, benemritos ou empresas responsveis pela construo. O uso de fita na inaugurao opcional. Nesse caso, os convidados entram aps o rompimento da fita (desamarrada ou cortada com uma bela tesoura). So etapas da organizao deste tipo de evento: Preparao do espao fsico que ser inaugurado, verificando-se inclusive o estado dos toilets. Ateno infraestrutura existente, pois a inaugurao costuma ser o primeiro evento realizado naquele espao e, portanto, pode no haver algum material necessrio para o evento acontecer. Painel Descrio: caracteriza-se pela apresentao de um assunto pelo painelista, por isso tem a participao limitada a um grupo de especialistas. Alm do presidente, o painel dever ter um coordenador que organizar suas trs etapas: a exposio, o debate e a arguio da plateia.

Objetivo: estudar o tema em questo, por meio da discusso entre os painelistas e os participantes. Dicas e observaes: um evento que permite escutar, pensar e questionar os pontos de interesse comum dos participantes. O orador principal tem mais tempo para sua exposio. So etapas da organizao deste tipo de evento: Definio do tema central.

Definio do tempo de exposio dos painelistas e do orador principal do painel. Preparao da sala com estrutura para ouvir, mas tambm para participar, intervindo na discusso. Frum Descrio: um evento mais aplicativo e menos tcnico, que deve ser realizado em um lugar espaoso, para garantir o conforto de todos os participantes. Objetivo: conquistar a participao de um grande nmero de pessoas, motivados para discutir um determinado tema. Dicas e observaes: O coordenador expe um tema-problema, de interesse geral, para buscar a participao da coletividade. Depois de discutidas as alternativas de soluo, o coordenador apresenta a proposta de concluso que, depois de aprovada pelo grupo, transforma-se em objetivo a ser atingido. Pelo seu alcance social, um evento muito utilizado para discutir questes como meio ambiente, combate misria, AIDS etc. So etapas da organizao deste tipo de evento: Divulgao ampla do frum.

Preparao de sala com estrutura adequada para receber um maior nmero de pblico. Divulgao dos resultados coletados nas discusses do frum. Assembleia Descrio: evento em que participam delegaes que representam grupos, estados, pases etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos. As delegaes tm

lugar preestabelecido. As concluses da assembleia so colocadas para votao e transformadas em recomendaes. Objetivo: colocar em debate assuntos de grande interesse de grupos, classes ou determinadas regies e realizar votao. Um exemplo a Assembleia Geral da ONU (Organizao das Naes Unidas), evento deliberativo composto por todos os pases membros, tendo cada um direito a um voto. Dicas e observaes: Apenas as delegaes oficiais podem votar, mas o evento pode abarcar demais interessados na pauta. So etapas da organizao deste tipo de evento: Definio Recepo de aos infraestrutura para participantes. votao.

Registro dos participantes: livro de assinatura etc. Colquio Descrio: este evento uma reunio fechada com um tema central, e o plenrio pessoas participantes dividido em subtemas. As discusses so regidas por um moderador, que apresenta as concluses e as submete aprovao do pblico participante. Objetivo: geralmente realizado com a finalidade de clarificar um tema ou tomar deciso. Dicas e observaes: O colquio um tipo de evento muito utilizado por diversos segmentos profissionais, como professores e especialistas. Exemplos: Colquio Internacional sobre Poder Local e Colquio Nacional de Direitos Humanos. So etapas da organizao deste tipo de evento: Os preparativos so bem parecidos com os demais eventos com as mesmas caractersticas, como seminrio, simpsio, mesa-redonda, assembleias e painis. necessrio contratar o espao de evento que atenda s suas caractersticas (exposio e plenrio). Eventos Sociais Descrio: so aqueles eventos destinados confraternizao e integrao. Podem acontecer em horrios variados, dividindo-se principalmente em:

 coquetel caf

welcome da

coffee manh brunch almoo coffee-break

happy

hour jantar

S para voc ter uma noo, caro aluno, os eventos acima esto organizados em uma sequncia aproximada de horrios em que acontecem. Objetivos: promover integrao, descontrao, aproximao com diversos pblicos, premiao, lanamento de produtos/servios. Dicas e observaes: A escolha do buffet o ponto-chave deste tipo de evento. Se no forem um buffet e um cardpio adequados para a situao, o evento pode se tornar um fracasso. O local de um evento deve ser sempre agradvel, mas para isso necessrio pensar nos prs e contras para garantir o conforto de todos participantes. H duas modalidades deste tipo de evento: sentado ou em p. Se o evento for em p, como um coquetel, mais provvel que os participantes o deixem mais cedo. Se o evento for com cadeiras ou sofs, mais provvel que as pessoas fiquem no evento por mais tempo. Neste ltimo caso, necessrio preparar o buffet para servir mais tempo, ou seja, preparar mais quantidade de alimentos e de bebidas. Um evento com caractersticas sociais prima pela criatividade, desde sua decorao, formato e servios at seus brindes. So caractersticas da organizao deste tipo de evento: Welcome coffee: servido na entrada do evento, s para os participantes se prepararem para acompanhar a cerimnia. Um cafezinho, gua, suco e uns petit fours (traduo mais prxima do francs: biscoitinhos) bastam. Caf da manh: caf mais completo que o anterior, podendo conter bolos, broas, biscoitos, pes de queijo, croissants e outros quitutes. Quanto s bebidas: caf, leite, ch, suco (de um ou mais sabores), gua e outros que combinem com o horrio. Brunch: como comentamos anteriormente, o brunch combina o cardpio do caf da

manh e do almoo. Portanto, ele pode conter pes, salgados, torradas, pats, at uma salada, uma carne leve ou um prato quente adequado ao tema do evento. Almoo: o cardpio bastante variado e vai depender do gosto do organizador, combinado com as caractersticas e demandas do pblico participante. importante respeitar o hbito alimentar, principalmente quando no se conhece muito bem o pblico do evento. Neste caso, recomendado elaborar um cardpio variado, contendo carnes vermelhas, brancas e opes para vegetarianos. Coffee-break: ele divide duas atividades e tem uma durao muito curta, de aproximadamente 20 minutos. O cardpio bem parecido com o caf da manh. Normalmente ocorre, na parte da manh, por volta de 10h 30min e, na parte da tarde, em torno de 16h. tarde mais comum servir refrigerante, somado ao suco e caf que tambm so servidos no cardpio matutino. Happy hour: evento descontrado e leve, tem o cardpio tambm com as mesmas caractersticas. Inicia-se com petiscos suaves, como canaps, castanhas e torradas, para depois servirem-se os petiscos quentes como pastis, espetinhos de frango etc. Neste horrio j permitido servir bebida alcolica, como cerveja e coquetis de frutas. Jantar: um evento mais formal e demanda um bom espao para sua organizao, j que os convidados precisam estar sentados, portanto, deve haver mesas e cadeiras para todos. Assim como o almoo, seu cardpio tem que atender a todos os convidados, balanceando pratos com e sem carne. mais sofisticado que o almoo e pode conter vrios pratos divididos em antepasto (tambm conhecido como aperitivo), entrada, prato principal, segundo prato, sobremesa, frutas e caf. Coquetel: um evento que, por ter circulao ativa do pblico, favorece a integrao, j que normalmente realizado na modalidade em p, ou seja, o espao composto apenas por poucas cadeiras ou sofs, que servem ao pblico mais idoso ou com necessidades especiais. Os demais participantes ficam em p durante todo o evento, circulando pelo local e conversando com os outros convidados. O servio de buffet pode ser volante (servido por garons em bandejas) ou misto (com garons e tambm aparadores montados com uma parte do servio de petiscos ou de bebidas). Parabns! Voc venceu! Depois dessa maratona de 18 tipos de eventos, voc est preparado at para a corrida de So Silvestre que, por sinal, um grande evento de destaque internacional. Mas acalme-se, respire, concentre-se, pois na prxima aula vamos aprender a PLANEJAR um evento! Resumo Estudamos, nesta aula, os tipos de eventos: a) Inaugurao: apresentao ao pblico de um espao fsico, instalaes ou monumentos. b) Painel: apresentao de um assunto pelo painelista. Alm do presidente, o painel dever ter um coordenador que organizar suas trs etapas: a exposio, o debate

arguio

da

plateia.

c) Frum: evento mais aplicativo e menos tcnico, que deve ser realizado em um lugar espaoso, para garantir o conforto de todos os participantes. d) Assembleia: evento em que participam delegaes que representam grupos, estados, pases etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos. e) Colquio: reunio fechada com um tema central, e o plenrio pessoas participantes dividido em subtemas. As discusses so regidas por um moderador, que apresenta as concluses e as submete aprovao do pblico participante. f) Eventos sociais: so aqueles eventos destinados confraternizao e integrao. Podem acontecer em horrios variados, dividindo-se principalmente em: welcome coffee, caf da manh, brunch, almoo, coffee-break, happy hour, jantar e coquetel. Atividades Qual evento voc sugeriria para as situaes abaixo? Explique por que voc escolheu este tipo de evento e descreva-o, tentando dar o maior detalhamento que voc puder. Situao 1 A empresa instalou um novo sistema de tingimento de tecido que, ao final do processo, despeja gua no rio principal da cidade. Na estao de tratamento da empresa, toda a gua que sai purificada e tratada, sendo devolvida para o rio sem poluentes. Porm os moradores do entorno da empresa no sabem disso... Situao 2 A empresa lanou um novo produto da rea de informtica: trata-se de um novo programa que facilita o controle de estoque das empresas. O prximo passo divulg-lo ao mercado. Situao 3 A instituio quer divulgar o novo campus da universidade para a imprensa, para tornlo conhecido e facilitar a posterior divulgao de matrias sobre os novos cursos. Importncia do planejamento Aula n 08 Planejar preciso! Um evento sem planejamento corre um srio risco de no dar certo. O planejamento a primeira etapa na organizao de um evento e, se bem realizado, o evento tem mais chances de ser bem sucedido. Digo isso porque tudo possvel acontecer em um evento. Acredite: qualquer probleminha pode se tornar um grande transtorno.

Imagine que o local escolhido para o evento seja descoberto, isto , que no tenha teto, uma cobertura para todos os convidados. A previso do tempo de sol, calor e, dentro dos planos, tudo vai dar certo! Mas, de repente, uma chuva brusca aparece e o evento, que tinha tudo para ser um sucesso, precisa ser completamente readaptado. Com um bom planejamento, essa situao poderia ser evitada ou minimizada. Se, por exemplo, o local do evento fosse mais bem escolhido, ou se tivesse sido alugada uma grande tenda para cobrir o local do evento, provavelmente esse problema teria sido resolvido. claro que o tipo e o porte do evento tm que ser considerados: praticamente impossvel cobrir uma praa inteira, no ? E quantos eventos abertos so realizados em praas, ruas e parques! Cada evento com suas caractersticas, mas todos exigem um excelente planejamento! Importncia do planejamento Coerncia Para elaborar o planejamento do evento, em primeiro lugar, preciso ter coerncia, principalmente: com as estratgias da empresa: o evento uma ao que contribui muito para a divulgao e a exposio da organizao. Por isso, necessrio conhecer as estratgias de mercado da empresa para determinar o tipo, o porte e as caractersticas do evento que ser organizado. Por exemplo: imagine que uma organizao queira aumentar o nmero de clientes e avaliou que um evento pode contribuir para atingir este objetivo. Se ela realizar um evento para sua diretoria, esse objetivo provavelmente no ser atingido; por outro lado, se realizar um evento com fornecedores, ex-clientes e at mesmo empregados, ela poder captar mais clientes, por meio da indicao de fornecedores, recuperao dos exclientes ou mesmo gerando motivao dos empregados que, por sua vez, contribuiro futuramente para o aumento da base de clientes. Outro exemplo: suponhamos que a empresa deseje entrar em um novo mercado, um segmento de atuao em que ela ainda no atua. Ela pode patrocinar algum evento nesse setor para expor seu nome para esse mercado. Dessa forma, ela ser coerente com sua estratgia de mercado. com o contexto social, econmico e poltico: uma organizao deve pensar primeiramente em que contexto est vivendo para realizar seu planejamento de evento. Por exemplo: a empresa teve resultado negativo no ano e est precisando organizar um evento com a diretoria para demonstrar a situao. Mesmo que a tradio para esse pblico seja fazer eventos grandiosos, nesse momento a empresa tem que ser coerente e fazer um evento mais comedido, respeitando o nvel de exigncia desse pblico, mas sem esbanjar. Por outro lado, quando estiver em uma boa situao, ela poder fazer um evento mais pomposo.

Outro exemplo: imagine que a organizao esteja com um grave problema poltico, gerando notcias na imprensa sobre sua situao est sendo acusada de repasse ilegal de verba a uma instituio pblica, por exemplo. Nesse caso, se ela fizer um evento comemorativo, com esse pano de fundo acontecendo, o que ir demonstrar para a sociedade hipocrisia e descaso. Um evento festivo no deve ser organizado nesse contexto. Um evento coerente com essa situao seria uma entrevista coletiva para a imprensa, expondo o lado da empresa nessa histria. Foco do evento No planejamento, tambm preciso ter muita ateno com o foco do evento. Parece bobagem falar isso, no ? Mas tem muito evento por a que esquece seu foco inicial e acaba no atingindo seu objetivo. Do incio ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Um exemplo: se o foco fazer um evento mais sofisticado, o convite deve ser de primeira linha, com papel e envelope diferenciados, possivelmente entregue em mos. O local do evento deve ser sofisticado e o buffet de um bom nvel, com um cardpio especial. Ao contrrio, se o foco do evento for o esporte, o organizador de evento deve escolher um local mais esportivo como uma quadra para realizar a celebrao; o cardpio deve ser saudvel, bem parecido com a alimentao de atletas, e o brinde, caso tenha, deve ser alusivo ao esporte. Veja um caso bem simples, mas que exemplifica a questo: pense que o evento de gala e, no final, todos saem de l com um guarda-sol de brinde... O evento saiu do foco. O evento ao vivo Sabe qual o grande problema do evento? Ele AO VIVO! No momento em que acontece, tem que dar tudo certo, porque no tem como corrigir! Seria timo poder grav-lo e transmitir editado, sem os errinhos de gravao. Brincadeira parte, o evento realmente necessita de planejamento porque qualquer problema visvel, j que, enquanto ele acontece, todos esto vendo, ouvindo e participando da mesma situao. O que so 30 segundos no nosso dia a dia? Quase nada, mas, em um evento, isso bastante tempo. Pense agora em uma plateia, todos sentados esperando o palestrante falar e, de repente, o microfone no funciona. Os 30 segundos esto passando, esto passando e todo mundo olhando aquilo acontecer. Em um evento de moda, um desfile, 30 segundos de intervalo entre a passagem de uma modelo e outra praticamente uma eternidade na passarela. Planejar fundamental para que esses minutos e segundos no interfiram no resultado do evento. Imprevisto X Falhas Em um evento, o que seria um imprevisto e o que seria uma falha? Imagine que o fornecedor de sonorizao do evento tenha se esquecido de trazer os dois microfones contratados, e o evento comeou com apenas um deles. primeira vista, um microfone

pode atender a todo o evento. Mas, por outro lado, com um microfone apenas o evento se torna mais complicado, j que se tem que pass-lo de mo em mo durante toda a cerimnia. Isso seria um imprevisto ou uma falha? uma falha, tanto do fornecedor quanto do organizador do evento. O organizador deveria ter feito um melhor planejamento e ter conferido com o fornecedor, um ou dois dias antes do evento, todo o material contratado. Esse pequeno detalhe, uma ligao telefnica apenas, poderia ter evitado o transtorno. Alm disso, o organizador do evento deveria ter conferido toda a lista contratada novamente, logo que o fornecedor chegasse ao local. Se essa conferncia tivesse acontecido, provavelmente daria tempo de o fornecedor providenciar outra unidade do microfone. Portanto foi falha. Vamos usar o mesmo exemplo do fornecedor de sonorizao para exemplificar um caso de imprevisto: imagine que o fornecedor seja de uma cidade vizinha ao evento, fato muito comum, j que em determinadas localidades no h a mnima infraestrutura necessria para a organizao de eventos, por mais simples que sejam. Pois bem, o evento noite e, de manh, o fornecedor viaja para chegar a tempo da montagem do evento e noite estar tudo pronto para a celebrao. Em determinada altura da estrada, ele se depara com um acidente: com as chuvas, a encosta desabou, impedindo a passagem dos carros. Ele no conseguir chegar ao evento, portanto, um imprevisto. Por mais que o organizador de evento pense nos detalhes, nos pormenores, ele no tem bola de cristal! No possvel prever uma catstrofe ambiental. Infelizmente... Voltando ao exemplo do fornecedor de sonorizao: tudo foi testado na montagem; mais tarde, no ensaio geral do evento, o microfone funcionou e o evento transcorria muito bem. De repente, o microfone no funciona. um imprevisto ou uma falha? Novamente um imprevisto. Pode ter acontecido alguma descarga eltrica, algum problema momentneo que fez o microfone no funcionar. Dessa forma, ao planejar o evento, preciso contratar sempre um microfone reserva, para substituir o original em caso de eventuais problemas. Se esse microfone reserva no foi contratado para este evento, a sim, foi uma falha. Vamos fazer um teste? Vou colocar duas situaes para voc identificar se o que ocorreu foi um imprevisto ou uma falha: Situao 1 Determinada empresa ir realizar uma palestra para o mercado financeiro em seu auditrio, que tem a capacidade para 100 pessoas sentadas, com a possibilidade de colocao de mais dez cadeiras avulsas. Para calcular o nmero de presenas, bem como medir mais precisamente o buffet para o caf de boas vindas, foi pedida a confirmao de presenas no convite do evento. As confirmaes chegaram ao longo da semana e, no dia do evento, o nmero de confirmados era de 110 pessoas. A empresa decidiu realizar o evento no auditrio mesmo, j que ele comportava o nmero necessrio. Na hora do evento, todos se surpreenderam com a presena de 130 pessoas. Rapidamente a empresa apertou as cadeiras avulsas e essas 20 pessoas extras assistiram palestra em p.

E ento? Essa falta de acomodao apropriada para os participantes um imprevisto ou uma falha? Raciocine... Situao 2 Est acontecendo um evento de apresentao de um novo destino turstico para um grupo de guias de viagens e, de repente, no incio do coquetel, acaba a luz do bairro inteiro onde o evento est ocorrendo. A organizao rapidamente tenta descobrir o que causou o problema, mas algo muito maior, um defeito em toda a regio, com previso de restabelecimento da energia somente no dia seguinte. A soluo foi comprar velas e decorar o local com a iluminao improvisada. Mas no havia mais msica, a comida do buffet estava se perdendo sem refrigerao, a bebida estava sendo servida quente, dentre outros problemas. Isso uma falha ou um imprevisto? O que voc acha? Pense Respostas: Situao 1 uma falha. Sabemos que um dos fatores mais complicados na hora de se organizar um evento determinar, com certeza, quantas pessoas estaro presentes. um clculo de mestre! Quando se conhece o pblico e se tem a experincia de realizar outros eventos com as mesmas caractersticas, mais fcil precisar a quantidade, mas mesmo assim um risco. Neste caso da palestra no auditrio da empresa, reconhecendo-se que o local era limitado, a organizao do evento tinha que ter elaborado um plano B, ou seja, ela tinha que pensar e executar outra estratgia caso o evento ultrapassasse o nmero de participantes previstos. Uma soluo para esse caso instalar, do lado de fora do auditrio (na entrada, no foyer ou em uma sala anexa) uma TV de plasma grande ou um telo, com transmisso simultnea da palestra para esse local anexo. Isso possvel por meio de contratao de equipe de filmagem com estrutura para transmisso simultnea, isto , a equipe instala uma cmera dentro do auditrio e filma toda a palestra, que instantaneamente repassada na sala anexa. Dessa maneira, mesmo se todos no couberem no espao, podero assistir palestra tranquilamente, sentados e com o conforto necessrio. Se voc, por acaso, pensou em mudar o evento de local, imagine o transtorno que isso poderia gerar. Depois de divulgado, alterar o local do evento muito complicado. Veja s: demanda entrar em contato com todos os participantes confirmados, informar sobre a mudana e garantir que eles continuaro interessados. Tambm necessrio divulgar em todas as mdias possveis e pertinentes (e-mail, site da empresa, anncio em jornal, telefone etc.) a mudana do local do evento. Alm disso, no dia do evento, no local anteriormente programado, uma equipe deve ficar a postos para informar aqueles que, porventura, no foram avisados de que o evento est acontecendo em outro local, pedir desculpas pelo transtorno e, se possvel, providenciar transporte para os que foram ao local antigo, para que possam participar do evento no novo local. Viu como um bom planejamento faz falta? Situao 2 bem...

 um imprevisto. Acabar a luz em toda uma regio no uma causa que depende do organizador de eventos. Mas, por outro lado, um gerador de energia poderia ter sido alugado. Existem alguns locais de eventos em que o gerador j fica disponvel e, na hora de fazer o contrato, possvel reserv-lo. No caso do nosso evento turstico, a organizao errou em no contratar um gerador, portanto, isso tambm pode ser considerado uma falha. Lembro, porm, que a contratao de gerador de energia pode ser invivel para o evento (a locao de um gerador no dos itens mais baratos nos custos de um evento), ou seja, o custo aumenta tanto que no compensa, em alguns momentos, contrat-lo. Nesse caso, a organizao do evento assume o risco. Querido aluno, sinto avisar-lhe que, querendo ou no, imprevistos e falhas acontecem. Por isso, um bom organizador de eventos, alm de primar por um eficaz planejamento e uma eficiente conduo do evento, tambm deve ser capaz de corrigir os problemas que teimam em acontecer. Esse profissional deve ter sempre na manga mais que um Plano B. Ele deve ter um Plano Mestre, como eu costumo dizer, porque ele tem que ser muito melhor que o Plano B. Ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possvel contornado e, de preferncia, sem ningum notar. Ou, pelo menos, sem causar muito alarde. Vamos estudar, ao longo das aulas, as caractersticas de um profissional de eventos, e voc vai ver que uma das principais habilidades a discrio! Com um planejamento adequado, tanto os imprevistos quanto as falhas so minimizados. Antecedncia para elaborao do planejamento Nada melhor do que poder planejar um evento com antecedncia! Mas claro que, em alguns momentos, na correria do mercado de trabalho e com o volume das demandas e necessidades, infelizmente temos que organizar um evento da noite para o dia, ou melhor, com poucos dias de prazo antes da sua realizao. A antecipao uma grande aliada para a qualidade dos eventos e sua eficcia no cumprimento dos objetivos, pois: Garante uma boa divulgao para o pblico de interesse, o que favorece a participao. Permite o cumprimento dos prazos de produo: o convite, para chegar s mos do convidado, precisa ser pensado, criado, diagramado, impresso, conferido, etiquetado, despachado, para ento chegar no endereo da pessoa. Qualquer problema em uma dessas fases pode gerar at mesmo a inviabilidade do evento. Com antecedncia no planejamento, muito mais fcil cumprir todos os prazos de produo necessrios, tais como: produo de programao visual do evento, brindes, decorao, materiais grficos que sero distribudos, discursos etc. Garante tempo para rever os detalhes: ser que a maquete chegou inteira no local do evento? E a temperatura do ambiente est adequada para os convidados? O acesso ao local do evento foi modificado? E uma infinidade de outros detalhes que um evento possui.

 Possibilita melhores condies de negociao. A urgncia demanda esforo maior de mobilizao de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. J ouviu falar do preo da pressa? Tem hora em que voc tem que pagar pela urgncia. Um exemplo: voc est produzindo banners para o evento, e surge a necessidade, um dia antes do evento, de produzir mais um banner para colocar na recepo do hotel. O fornecedor at consegue produzir a tempo, mas ele vai cobrar mais caro por causa da urgncia. Mesmo porque ele tambm ter custos adicionais para atend-lo, por exemplo, com a hora-extra do profissional de produo do banner. Quanta responsabilidade, hein? Organizar um evento assumir riscos, mas, com um planejamento eficaz, o evento d o primeiro passo para ser um sucesso. E como bom, depois de um evento, ver que o pblico ficou satisfeito e que os objetivos foram atingidos! um reconhecimento pelo trabalho do organizador de eventos. E assim vem um novo desafio: um evento ainda melhor! Na prxima aula, vamos estudar o Plano de Evento passo a passo, ok? Resumo O planejamento a primeira etapa na organizao de um evento. Para elabor-lo preciso ter coerncia com as estratgias da empresa e com o contexto social, econmico e poltico da organizao. No planejamento, tambm preciso ter muita ateno com o foco do evento. Do incio ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Ateno durante todo o planejamento fundamental, pois o evento AO VIVO! No momento em que acontece, tem que dar tudo certo. Por isso, um bom organizador de eventos, alm de primar por um eficaz planejamento e uma eficiente conduo do evento, tambm deve ser capaz de corrigir os problemas. Esse profissional deve ter sempre um Plano Mestre, porque ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possvel resolvido, de preferncia, sem ningum notar. A antecedncia uma grande aliada para a qualidade dos eventos e para a eficcia no cumprimento dos objetivos, pois garante uma boa divulgao para o pblico de interesse, permite o cumprimento dos prazos de produo, garante tempo para rever os detalhes e propicia melhores condies de negociao. Atividades 1. Explique, com suas palavras, a importncia do planejamento de eventos. 2. Exemplifique, a partir do que foi estudado, trs situaes de falha e trs situaes de imprevisto em um evento. Introduo (09)
Tenho certeza de que voc agora reconhece a importncia de um eficaz planejamento de um evento. Tambm acredito que voc entendeu a relevncia de se ter um bom profissional organizando um evento. Planejar um evento significa otimizar tempo, verba e esforo da

equipe. Agora vamos analisar o Plano de Evento, suas etapas, formato e estrutura, e tambm veremos um exemplo de Plano de Evento, inspirado no livro Organizao de eventos manual para planejamento e execuo, de Cleusa G. Gimenez Cesca (1997).

Plano do evento Concepo do evento Pois bem! Entendidos os princpios para se preparar um bom planejamento, agora vamos aprender os passos para elaborar um plano de evento. Antes de escrever o plano em si, que um documento formal, com todas as etapas de construo do evento, necessrio pensar na Concepo do Evento, ou seja, suas principais caractersticas, para ento elaborar o planejamento. Ao conceber um evento, voc dever definir: Tipo do evento: escolher qual tipo mais adequado para cada situao ou demanda, sempre observando os objetivos que ele pretende atingir junto ao pblicoalvo. Nome do evento: importante, desde o incio, definir o nome do evento, para que todos os envolvidos tenham, claramente, a noo do que est sendo realizado. Um exemplo: a agncia de turismo resolveu fazer um seminrio para seu pblico interno, ou seja, os empregados de todas as suas unidades na cidade de Belo Horizonte. Trs pessoas da equipe esto na organizao do evento e cada uma delas chama o evento por um nome diferente: a primeira, que ficou responsvel pelo buffet, chama o evento de seminrio interno; a segunda, responsvel pela contratao do espao, denomina o evento de palestra comercial; a terceira, que cuidar do convite, chama o evento de reunio tcnica. Os fornecedores podero pensar que so vrios eventos e no um evento apenas. Isso acontece muito quando o local do evento tem o buffet prprio e, a essa altura, com cada um chamando o evento por um nome diferente, o buffet pode fazer dois oramentos distintos: um para o seminrio e outro para a palestra, sendo que ambos so, na realidade, o mesmo evento. Sem falar na confuso interna que as vrias designaes podem gerar. Pense nos demais empregados, achando que iro participar de trs eventos... Batizar o evento desde o incio do planejamento muito importante para alinhar as informaes e as expectativas. Data: definir a data logo no incio, na concepo do evento, permite uma melhor organizao do evento, melhor escolha dos fornecedores, verificao do calendrio de eventos para checar se a data a mais apropriada e diversas outras vantagens de planejamento e produo das atividades. Local e horrio: da mesma forma que a definio da data, a escolha do local e do

horrio favorecem a produo de todos os itens necessrios para a realizao do evento. Imagine que o evento est todo concebido, esperando apenas a definio do horrio. Vai ser s 19h ou s 20h? Essa definio trava toda a produo dos convites, por exemplo, o que, por sua vez, atrasa o envio e a chegada deles em tempo hbil para os participantes. Pblico: definir o tipo e a quantidade prvia de pblico importante para calcular o porte e o tipo de evento. Se a organizao tem a inteno de fazer um evento para os empregados, poder pensar em um jantar bem elaborado. Se decidir incluir nesse evento os fornecedores e parceiros, ter que mudar para um coquetel mais simplificado, para manter o mesmo local contratado e infraestrutura planejada. Fornecedores: na concepo do evento, tambm importante definir se haver contratao ou no de fornecedores externos. Vamos fazer o evento com nossos recursos internos (pessoas, espao e materiais) ou vamos contratar fornecedores para as atividades? Tomemos como exemplo uma palestra: o superintendente de Recursos Humanos far a palestra principal do evento ou vamos contratar um palestrante externo, especialista no tema? Essa deciso importante, pois impacta custos, qualidade e organizao geral do evento, dividindo ou concentrando as tarefas. Plano do evento Vrios tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma proposta diferente. Apresento, a seguir, um roteiro bem completo de plano de evento elaborado pela autora Cesca (1997), em seu livro Organizao de eventos manual para planejamento e execuo, que est nas referncias desta aula. Roteiro Apresentao: faz a introduo e contextualizao do tema, explicando quem desenvolveu aquele plano, o contexto em que o evento foi pensado e em que ser realizado. Objetivos: estabelece o que ser atingido com o evento em curto, mdio e longo prazos. Estratgia: mostra que, se o objetivo o que atingir, as estratgias so como atingir, ou seja, como os objetivos sero cumpridos. Pblicos: especifica a quem se destina o evento (quanto mais detalhado, melhor para o organizador planejar as atividades do evento). Recursos: indica os recursos necessrios ao desenvolvimento do evento. Podem ser recursos humanos, materiais e fsicos. Implantao/Desenvolvimento: descreve as etapas de realizao do evento. Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma: faz um check-list das atividades (conforme modelo abaixo). Fatores condicionantes: descreve os acontecimentos, decises e fatos que afetam sua

realizao. Acompanhamento e controle: especifica por quem e como ser feita a coordenao do processo de organizao. Oramento: relaciona os recursos previstos para a realizao do evento, em todas as etapas. importante nesse item deixar uma verba final na planilha chamada verba extra ou despesa no programada, para cobrir determinados gastos que no foram previstos. Mensurao dos resultados: traz formas de medio do resultado do evento, em todas as suas fases. Esse roteiro uma base, uma estrutura, que ser preenchida ou adaptada, se for o caso, para atender s caractersticas do evento. Alm de estruturar todo o evento e organizar as ideias e propostas, o roteiro serve como fundamento para um prximo evento semelhante. Exemplo de Plano de Evento Vamos ver como , de fato, um Plano de Evento? Abaixo est um exemplo de plano de evento, adaptado de Cesca (1997), do Lanamento de Pedra Fundamental que, como estudamos, o evento que marca o incio da construo de uma grande obra ou empreendimento. Nesse tipo de evento construdo um marco, que pode ser a primeira pedra da construo, um tijolo, uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou sua maquete nesses dois ltimos casos, protegidas por uma estrutura de acrlico ou vidro. Esse marco acompanhado por uma placa que informa a data do incio da construo (a data do evento), as autoridades presentes e alguma frase alusiva ocasio. Tambm podem acompanhar o lanamento da pedra: a) uma cerimnia religiosa, abenoando o incio das construes e o empreendimento; b) um evento social, como um caf da manh, um almoo ou um brunch. Lanamento de Pedra Fundamental 1 Apresentao A WxWx Construtora [empresa fictcia] uma empresa reconhecida pela qualidade dos servios prestados aos seus clientes e pela competncia de seus profissionais, o que garante empresa uma slida atuao no concorrido mercado de construo. Frente ao crescimento da empresa e na inteno de atender cada vez melhor seus clientes e futuros clientes, a WxWx Construtora apresenta ao mercado a sua nova sede, atravs do lanamento da pedra fundamental de construo. 2 Objetivos 2.1 Geral:

Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construo de sua sede prpria. 2.2 Especficos: Apresentar a maquete e a planta do prdio a ser construdo.

Divulgar a rea de atuao da empresa na regio. 3 Estratgias: Oferecimento Divulgao de da informaes maquete detalhadas e planta sobre do a obra. prdio.

Integrao com os participantes atravs de um evento social. 4 Pblicos: Autoridades, imprensa, distribuidores e representantes, diretores e gerentes das filiais e matriz. 5 Recursos 5.1 Humanos: 1 mestre de cerimnias 1 pedreiro 6 garons 2 recepcionistas 1 engenheiro 1 profissional de som e vdeo 1 fotgrafo 3 seguranas 6 manobristas 5.2 Materiais: Construo da pedra Ata de presena Decorao do ambiente

 1 caixa para documentos documentos e objetos para colocao na caixa 200 convites Press-releases 200 brindes 1 placa 1 toldo cpias dos discursos 200 folders 1 maquete 1 planta da construo cmeras (foto e vdeo) 400 copos de gua 5.3 Fsicos: Estacionamento Hotel Restaurante Espao reservado para o evento 6 Implantao/ Desenvolvimento Aps a aprovao do projeto, sero feitas as aes a seguir: Divulgao interna (na empresa) Divulgao por meio da mdia local: editoria de economia e colunistas Envio de convite ao pblico de interesse Providncias quanto a recursos humanos e materiais Elaborao de programao do evento:

 10h

10h 30min 10h

mestre de

chegada cerimnias

dos apresenta de as

convidados autoridades discursos

35min

sequncia

11h colocao dos documentos e objetos na urna que ser introduzida na pedra (ao feita pela autoridade designada) 11h 20min encerramento da pedra por autoridade designada e leitura da placa 11h 40min encerramento da solenidade pelo anfitrio

12h o mestre-de-cerimnias convida para o almoo em local previamente reservado 12h 10min o pedreiro termina o fechamento da pedra enquanto os convidados se dirigem ao local da recepo 12h 30min chegada recepo, encaminhamento dos convidados pelas recepcionistas, apresentao da maquete, plantas, distribuio de convites e folders. 6.1 Planilha: Atividades X Responsvel Atividade Impresso convites (e assim diante...) 7 Fatores condicionantes: Condies climticas 8 Acompanhamento e controle: Sero feitos pela equipe organizadora, com conduo minuciosa do cronograma de trabalho. 9 Oramento previsto: Elaborar um quadro com todos os recursos envolvidos. Exemplo: 9.1 Recursos Humanos Aprovao Interesse do projeto pblico dos Responsvel Equipe comunicao grfica Data de 45 dias antes do e evento

por

Quantidade ....... Valor ....... (e assim por diante...) 10 Avaliao

hora/unitrio

Discriminao ........ Total ........

Ser feita pela equipe organizadora, com base na observao do andamento do evento e nos dados do acompanhamento controle e repercusso na mdia , com elaborao de relatrio para a diretoria. Fonte: adaptado de CESCA, 1997, p. 40. Com esse exemplo, fica muito mais prtico elaborar o plano de seu prximo evento, concorda? Espero que ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso. No exerccio desta aula voc ter a oportunidade de elaborar um Plano de Evento para uma cerimnia a sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os ps no cho, ok? Resumo Antes de escrever o plano em si, que um documento formal, com todas as etapas de construo do evento, necessrio pensar na concepo do evento: definir o tipo do evento; o nome do evento; a data; local e horrio; pblico; fornecedores. Vrios tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma proposta diferente. Nesta aula, foi apresentado o roteiro elaborado pela autora Cesca (1997), composto pelas etapas: Apresentao, Objetivos, Estratgia, Pblicos, Recursos, Implantao/ Desenvolvimento, Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma, Fatores condicionantes, Acompanhamento e controle, Oramento, Mensurao dos resultados. Atividades 1) Lembre-se de um evento de que voc participou ou algum outro evento de que voc gostaria de participar. Elabore o Plano deste evento, pensando em todos os seus detalhes. Siga as etapas que estudamos nessa aula. 2) Escolha um tema para uma festa corporativa. Agora relacione todos os elementos da montagem ao tema definido. Defina como esse evento ser, de acordo com o tema escolhido. Introduo (10)
O Planejamento est feito, agora vamos comear outra etapa importante na hora de elaborar um evento: o check-list. Essa ferramenta tudo para um profissional de eventos! Voc sabe o que o check-list? Na aula anterior tivemos uma pista, mas agora vamos nos aprofundar no conhecimento dele, j que ele fundamental na organizao de um evento.

 uma etapa importante do planejamento, que vai sendo adaptada tambm ao longo da produo do evento. Quanto mais completo, mais eficaz! Est curioso(a)? Ento estude comigo!

Elaborao do check-list At agora voc viu quantas atividades passam pelas mos (e cabea) de um organizador de eventos. Para ajud-lo, o check-list a soluo! Traduzindo, seria uma lista de checagem, isto , o check-list uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsveis por cada uma dessas tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list uma lista de providncias, tarefas ou necessidades do evento. Para a autora, possvel organizar essa lista de vrias formas: por por por grupos setores de de ordem atividades alfabtica afins organizao

por circunstncia especfica (tais como check-list da recepo, da programao social, do buffet etc) Na verdade, o check-list deve atender s necessidades da equipe organizadora do evento e, por isso, deve ser formatado da maneira que for mais eficaz. Veja um exemplo bem simples: Tarefa Responsvel Data 15/03 17/03 18/03

Contratar servio Joaquim de floricultura Imprimir a lista de Beatriz passageiros Verificar entrega Beatriz dos convites

Esse um exemplo bem reduzido e fcil, mas voc pode criar suas colunas com itens de controle conforme a necessidade do evento e da equipe organizadora. Outro exemplo: Tarefa Contratar servio floricultura Imprimir a lista passageiros Descrio Responsvel de 2 arranjos de mesa e 1 Joaquim arranjo de palco de Imprimir por ordem Beatriz alfabtica Data 15/03 17/03 Status OK Pendente

Verificar convites

entrega

dos

Checar convites que retornaram por erro de Beatriz endereo

18/03

Pendente

O segredo : quanto mais detalhado, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer de algum detalhe. Quer ver? No planejamento do evento foi definido que os participantes usaro uma camiseta personalizada. Ao colocar no check-list somente a tarefa camiseta, sabe-se que preciso cumprir alguma atividade relativa sua produo. Mas h todo um processo que envolve a fabricao de uma camiseta, certo? Se o check-list contemplar todas as etapas de produo da camiseta, mais fcil controlar os fornecedores e organizar as atividades ao longo do planejamento e produo do evento. Veja o detalhamento: Tarefa Criar a arte da camiseta Aprovar a arte com a diretoria Responsvel Agncia de publicidade Data 15/03

Joaquim e a diretoria da 17/03 empresa 17/03 18/03 18/03 20/03 20/03 24/03 27/03 29/03

Definir o nmero de camisetas a serem produzidas (inserir mais algumas unidades extras, como Joaquim margem de segurana) Fazer o oramento com trs fornecedores de Beatriz confeco das camisetas Elaborar a grade dos tamanhos (P, M, G, GG) Definir a empresa que confeccionar as camisetas Enviar a arte para a empresa de confeco Verificar o andamento da produo Separar e embalar as camisetas Beatriz Joaquim e Beatriz Joaquim Beatriz Joaquim e Beatriz

Contratar transporte para entregar as camisetas Beatriz embaladas no evento

Distribuir as camisetas no evento, de acordo com o Equipe de recepcionistas 30/03 tamanho, no momento do credenciamento Com esse detalhamento, voc no deixaria, por exemplo, de aprovar a arte com a diretoria, ou de separar e embalar as camisetas. Fica muito mais fcil, organizado e eficaz! Nessa aula, voc ter um exemplo de check-list para poder fazer o seu. Utilize-o como

base

para

seu

prximo

evento.

Este modelo do livro Organizao de eventos procedimentos e tcnicas, de Marlene Matias (2004) e se refere organizao e conduo do evento Semana de Turismo. TABELA Modelo de Check-list 1

MODELO DE CHECK-LIST Evento: Semana de Turismo Local: Auditrio da Instituio Organizadora Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horrio: das 19h 30min s 22h 30min Responsvel: Joo Carlos Azevedo DISCRIMINAO 1 Fazer reserva do local UNIDADE/SETOR RESPONSVEL SITUAO Coordenao curso de de geral Carla Matos Carla Matos Sandra Regina Em andamento Ok Ok

2 Fazer reunio para montagem Coordenao da comisso organizadora da curso semana 3 Distribuir atividades para as Coordenao diversas comisses de trabalho do evento 4 Definir tema e programa do Comisso evento organizadora

Comisso 5 Contratar pessoas e/ou financeira, de profissional autnomo para divulgao e criao de material de divulgao marketing Comisso de 6 Buscar patrocnio e apoio financeira, cultural divulgao e marketing 7 Definir o material de Comisso divulgao organizadora 8 Contratar grfica para Comisso impresso do material de organizadora divulgao e administrativo 9 Fazer listagem de convidados Secretaria do evento e palestrantes 10 Enviar carta convite para autoridades, palestrantes,diretoria Secretaria do evento da instituio e demais funcionrios Fazer reserva de 11 equipamentos de audiovisual no Secretaria do evento departamento responsvel

12 Fazer solicitao de servio Secretaria do evento de copa (caf, gua, ch) 14 Fazer folow up1 dos Secretaria do evento convidados, autoridades e outros Comisso financeira,de 15 Fazer a divulgao na mdia divulgao e marketing Comisso 16 Fazer a divulgao do financeira, evento na instituio divulgao e marketing 17 Montar as pastas dos Comisso participantes e convidados recepo 18 Definir recepcionistas e Comisso escala de trabalho recepo de de

19 Verificar e liberar Secretaria do evento estacionamento 20 Elaborar carta de agradecimento para os Secretaria do evento palestrantes 21 Providenciar os certificados Secretaria do evento dos participantes 22- Definir mestre de cerimnia 23 Treinar as recepcionistas 25 Convocar reunio avaliao do evento 26 Elaborar avaliao relatrio Comisso organizadora Coordenao do evento de Coordenao do evento de geral geral

Coordenao geral

Fonte: MATIAS, 2004, p. 133 (adaptado). Fcil? Difcil? Qual a sua avaliao sobre elaborao de um check-list de eventos organizacionais? Treine bastante, pois isso garantir boa parte do sucesso de seu evento. Ah, e no pense que elaborar um check-list perda de tempo. Pelo contrrio, voc ganhar muito no decorrer da organizao e ter mais chances de alcanar um bom resultado no evento. Boa sorte! Na prxima aula vamos continuar a estudar check-list para eventos organizacionais, analisando outro tipo de modelo de check-list. Espero voc!

1 - Conferncia, checagem Resumo Ao elaborar o Plano do Evento, o organizador de eventos prepara o check-list que, traduzindo, seria uma lista de checagem, isto , uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsveis por cada uma dessas tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list uma lista de providncias, tarefas ou necessidades do evento. O segredo de um eficiente check-list : quanto mais detalhado e completo, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer de algum detalhe do evento. Atividade Elabore um check-list para um evento turstico de sua escolha. Pense minuciosamente em cada atividade e detalhe ao mximo cada tarefa.

Introduo (11)
Vamos continuar a analisar o check-list para eventos organizacionais? Agora estudaremos um novo modelo para check-list que poder ser aplicado a qualquer tipo de evento. Como comentamos na ltima aula, este tambm um modelo bsico, que poder sofrer adaptaes conforme a necessidade do organizador de eventos e as caractersticas do evento. Leia com ateno e repare em todos os detalhes. Elaborao do check-list Modelo do Livro Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do turismo, de Janaina Britto e Nena Fontes (2002): TABELA Check-list TITULO OU NOME DO PROMOTOR/EMPREENDEDOR Nome do Evento: Data: / / Local de Realizao: Quantidade N dias Auditrio De ( ) lugares 1

Valor unit. Valor total

( ( ( ) lugares

) )

lugares lugares

Nvel de Abrangncia ( ) Local ( ) Municipal Nome do Coordenador: Dept Fone: Celular: Fax: E-mail: Contato: Empresa Organizadora do Evento Nome: Razo Social: CNPJ: Inscrio: Endereo: Fone: Fax: Pessoa Responsvel: Fone: Celular: E-mail: Recursos Fsicos Tipo Sala Vip Sala de imprensa Cabine de som Secretaria Sala de comisses Ambulatrio Sala de estocagem Sala de videoconferncia. Stand (feira) Sala de Segurana Custo Total Recursos Materiais Criao/Arte/Material Grfico Criao e Arte Criao do folder/arte final Fotolito do cartaz Fotolito do folder Valor total Material Grfico/Participantes

( ) Estadual

( ) Nacional

( ) Internacional

Necessidades e Caractersticas Metragem Localizao/Quantid. Custo

R$

Quantidade

Valor Unitrio

Valor Total

R$ Quantidade Valor Valor Total

Unitrio Folder c/ficha inscrio Folder s/ficha inscrio Cartazes Pastas Crachs Blocos Certificados de participao Impresso dos Anais Recibo das inscries Ficha de avaliao do evento Mapa de localizao Papel timbrado Envelope timbrado Ficha de perguntas Brindes Valor total Programao Visual Banner Placas de sinalizao Faixas Placas de orientao Placas de segurana Valor total Material p/divulgao (Imprensa) Release do evento Release do evento Release do evento Home page (Internet) Outros Valor total Materiais e Equipamentos Diversos Material de expediente Papel comum Papel para impressora Calculadora Quantidade Valor Unitrio Valor Total R$ Quantidade Valor Unitrio R$ Valor Destino Total jornal revista peridico esp. Quantidade Valor Unitrio R$ Valor Total

Fita adesiva Fita crepe Caixa de grampos Caixa de clips Quadro branco Grampeador Perfurador Rgua Lpis Borracha Caneta Caneta hidrocor Pincel atmico Papel carbono Papel ofcio Envelope pardo Envelope branco Envelope malote Folha cartolina Blocos Cartucho p/ impressora cor Cartucho p/impressora PB Alfinetes/tachinhas Rolo de barbante Tesoura Frasco de cola Cola em basto Transparncia Disquetes Fitas cassete Fitas de vdeo CDs Filme fotogrfico lbum de fotografias Outros Valor total Equipamentos (locao) Computador Quant. N dias Valor Unit. R$ R$ Total R$

Impressora Scanner Retroprojetor Data show Projetor de slides Telo Vdeo cassete TV Computador Impressora Mquina xerox Aparelho de fax Telefone Sonorizao Caneta ptica Microfone Amplificadores Painis Displays Lona Tablado Mesa grande Mesa pequena Cadeiras Filmadora Mquina fotogrfica Equip. iluminao Valor total Recursos Humanos Secretaria do Evento Secretaria Palestrante (pr-labore) Secretaria Digitador Grupo musical Grupo de atraes Mensageiro Valor total R$ Quantidade Valor Unitrio Valor Total R$

Recepo Guias Secretaria Recepcionista Tradutor/intrprete Segurana Manobrista/motorista Mensageiro Valor total Manuteno e Apoio Operador som Operador luz Operador multimeios Eletricista Encanador Segurana Mensageiro Mdico Garom/garonete Enfermeiro Valor total Receptivo Guia Tradutor Motorista Recepcionista Segurana Valor total Cerimonial Mestre de cerimnias Guia Intrprete Tradutor simultneo Motorista Recepcionista Garom

Quantidade

Valor Unitrio

Valor Total

R$ Valor Quantidade Unitrio

Valor Total

R$ Quantidade Valor Unitrio Valor Total

R$ Quantidade Valor Unitrio Valor Total

Mensageiro Segurana Valor total Servios Externos Cerimonial Locao Porcelanas Copos Taas Talheres Travessas Bandejas Toalhas Arranjos de flores Arranjos de mesa Microfones Mastros Bandeiras Prismas de mesa Tribuna/plpito Valor total Cerimonial Aquisio Caf Leite Suco Chocolate Copos de gua Pes Petit-fours Valor total Receptivo Locao nibus Micronibus Van Quantidade Valor Unitrio Valor Total R$ Quantidade R$ Valor Unitrio Quantidade Valor Unitrio Valor Total R$

Valor Total

Carro de passeio Escuna Valor total Receptivo Aquisio/Reservas Pacotes de turismo Tours Passagens areas Passagens rodovirias Servios de traslado Apto. hotel Refeio Coquetel Valor total Encerramento do Evento Coordenao/Secretaria do Evento Descrio Prestao de contas Relatrio final Ofcios de agradecimento lbum de fotografia Edio de vdeo Pagamento RH Pagamento locao Pagamento locao Pagamento locao Valor total TOTAL FINAL Espao Equipamento Servio R$ R$ Quantidade Valor Unitrio Valor Total R$ Quantidade Valor Unitrio R$

Valor Total

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002 Esse modelo apresentado genrico, base para qualquer tipo de evento. Na prxima aula, veremos outros modelos de check-lists adaptados a eventos especficos como eventos de moda, congressos, feiras etc. Resumo Nesta aula estudamos um novo modelo para check-list que poder ser aplicado a qualquer tipo de evento. um modelo bsico, elaborado por Janaina Britto e Nena

Fontes, que poder sofrer adaptaes conforme a necessidade do organizador de eventos e as caractersticas do evento. Atividade Com base no modelo apresentado nesta aula, elabore um check-list para um Congresso Nacional da rea do Turismo.

Introduo (12)
Na aula passada, vimos a importncia de um check-list para o organizador de eventos e estudamos um modelo geral de check-list. Agora, vamos analisar alguns outros modelos, adaptados a situaes especficas, como feira, congresso/frum, jantar/coquetel e conveno. Lembro que cada evento tem seu prprio check-list, adequado s suas necessidades. Esses modelos apresentados nas aulas servem apenas como referncia para voc adaptar o seu padro, da maneira que lhe convier. Check-lists adaptados A EVENTOS ESPECFICOS Check-lists elaborados pela Associao Brasileira de Anunciantes (ABA) CHECK-LIST PARA UMA FEIRA I) Informaes Gerais Informaes Requerer Determinar informaes tamanho Contrato Contrato gerais dos setores pontos que produtos produtos existentes da envolvidos de sero na e para posio do do participao stand espao montadora internamente destaque expostos empresa

Determinar Definir Verificar

Verificar Produtos que devero ser adquiridos/importados II) Projeto

 Solicitar

Solicitar desenho do

projeto stand

Aprovao do stand III) Desenho do Stand Definir Fotos, Chamadas Definir posicionamento de slides, rea Quantidade Produtos Texto Definio de Projeto disponvel de reas para divises de para displays por de de produtos displays circulao disponveis painel produtos Destaques grficos promocionais moblia/decorao plantas/flores

Atividades promocionais IV) Necessidades do Stand Vigilncia Limpeza Contratao Vale do do do Instalao eltrica Telefone/Internet Catlogos/folhetos Crachs/convites estacionamento stand stand buffet

Definir

coquetis

ou

eventos

especiais Brindes Recepcionistas Vesturio

Fotgrafo V) Imprensa Entrevistas com Folheto institucional Press-release imprensa

Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio VI) Atendimento Treinamento da equipe VII) Montagem Remessa de produtos para Emisso de notas fiscais de transporte Seguro feira Plano Em Notas de caso de Pagamento das taxas legais: energia, que disciplinar de de coquetel, para personalidades elaborar a de plano ser ao hidrulica, trabalhar do ICMS, ECAD, no etc. stand stand telefones stand especfico comercializada hotel Traslados

Determinar

pessoal

Regulamento Relao visita de venda Reservas

mercadoria

 Limpeza VIII) Desmontagem Recepo de produtos na fbrica IX) Relatrio Avaliao dos resultados da Checagem Retirada das e notas fiscais de de

Montagem

transporte produtos Transporte

embalagem

exposio

Distribuio dos contatos realizados CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FRUM I) Parte Tcnica/Cientfica Programa Confirmao definitivo Formao Palestra de Definir Fixar Realizar Confeco Inscrio Aprovao Comunicao Recebimento Convites de (confeco de e para de as e data chamadas Expedio de de os Comisso e para dos organizadora local trabalhos Cartazes trabalhos trabalhos autores originais oficiais convites expedio) mesa abertura

 Visitas tcnicas II) Secretaria Envio Fichas para Montagem Material Lista

Sesses

tcnicas

de

pr-inscritos Crachs de de pastas escritrio Carimbos

inscrio

no

local Programa

do

material

Montagem da secretaria III) Servios de Terceiros Computadores, Telefones, Vender Verificao os do patrocnios local Contrato Audiovisual Projetor Vdeo Gravao Fotgrafo impressoras fax Recepcionistas Segurana

 Crachs
Certificados

Caf,

gua

etc. Refeies Coquetel Jantar Hospedagem Traslados

Passeio

turstico Decorao Faixas/Painis Pastas/blocos

IV) Ps Evento Cartas de agradecimento CHECK-LIST PARA UMA CONVENO I) Providncias Prvias Preparar Informar Solicitar aos oficialmente responsveis Determinar lista Elaborar de o nmero a de realizao participantes perodo participantes programa Despachar Pagamento Relao final a sobra de de do material servios inscries Faturamento

 Enviar Solicitar Dividir Enviar aos

Redigir aos gerentes adiantamento os participantes participantes pasta com

convite/programa/orientao programa de por material detalhado despesas grupos (opcional) hotel

Contratar

Enviar ao final carta de agradecimento II) Preparao do Material para Conveno Arranjar quadro Preparar Definir bandeiras e do Arranjar Encomendar Montar e Preparar Brasil arranjar Contratar branco e pincel, e do Estado da preparar pastas pastas filmes crachs Conveno audiovisuais alimentao flip-chart etc.

equipamentos

Preparar material para decorao III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados Determinar Determinar Criar Preparar tema Determinar os tnica slogan do discurso fins a principal para de os serem da assuntos atingidos conveno conveno apresentao

Preparar discurso de despedida IV) Providncias de Administrao a Serem Tomadas no Local

 Informar

Pedir Reserva ao hotel a data

oramentos dos e horrio de

do

hotel apartamentos

chegada

dos

convencionais

Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel Decorar Informar e salas convidar os preferncias lista lista as de de pastas Entregar Acertar Escolher Determinar e sequncia jantar preparar de lugares sala dos de de participantes encerramento demonstrao na mesa

Contratar de trabalho imprensa horrios alimentares distribuio participantes nas salas (se da for das dos dos ao de o

fotgrafo conveno caso) refeies convencionais apartamentos hotel trabalho crachs

Determinar Levantar Preparar Informar Distribuir

Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conforme programa Escolher quem a far a foto recepo do relatrio no grupo local de ao de chegada

Providenciar Emitir

convencionais final

Realizar debates internos sobre a conveno CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL I) Local e data para o evento Confirmao Contratao de por servios de escrito buffet

Contratao Contratao Contratao Contratao Contratao de

de da de de

msicos decorao manobristas porteiros recepcionistas Convites

Programa

oficial

Presentes para homenageados II) Decorao Do salo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Livro de ouro/ registro Do palco 1. 2. 3. 4. 5. 6. Plpito Som gua Arranjos para do para Painis ou faixas Iluminao oradores microfone orador florais Mesas de Cestos Arranjos de Setas indicativas Som Iluminao florais lixo Cinzeiros apoio

7. Espao para msico III) Estacionamento Contratao Policiamento de empresa nas especializada redondezas

Segurana dos automveis IV) Recepo Crachs V) Imprensa Fotos VI) Registro do evento Equipe de filmagem VII) Primeiros socorros Caixa de pronto-socorro Equipe de fotografia Kit Jornalistas de convidados imprensa Press-releases Mesas de Recepcionistas Uniformes/trajes apoio Controle

Nome de hospitais de emergncia VIII) Pessoal de servio Chefia Recepcionistas

Segurana

interna/externa Manobristas Porteiros Eletricista

Encarregado Encarregado Plantonista da dos

do

som iluminao sanitrios

Encarregada de chapelaria IX) Diversos Crachs Fonte: Adaptado de Associao Brasileira de Anunciantes (2009) Caro aluno, gostou de conhecer os detalhes de organizao desses tipos de eventos? Na prxima aula tem mais: veremos os check-lists para novos eventos. Aguarde! Resumo Nesta aula analisamos alguns modelos de check-lists adaptados a situaes especficas, como feira, congresso/frum, jantar/coquetel e conveno. Cada evento tem seu prprio check-list, adequado s suas necessidades. Esses modelos apresentados nas aulas servem como referncia para o organizador de eventos elaborar o seu, adaptado ao seu padro, da maneira que lhe convier. Atividade 1) Compare os modelos de check-lists apresentados nesta aula. Quais as principais diferenas e semelhanas entre eles? Checar Checar Telefone Balco de sanitrios chapelaria e papel toalha/sabonete/etc. tickets fichas informaes Guarda-chaves

2) Por meio da anlise dos check-lists apresentados, identifique o nvel de complexidade de cada evento apresentado (baixo, mdio ou alto). Justifique sua resposta.

Introduo (13)
Na ltima aula vimos os check-lists especficos para feira, congresso/frum, jantar/coquetel e conveno. Agora analisaremos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda, cursos e seminrios. Finalizaremos com um outro check-list geral, para relembrar os conceitos-base para elaborao de qualquer check-list de eventos organizacionais, ok? Check-lists adaptados a eventos especficos Check-list para festival cultural 1. Definio da ideia

2. Pesquisa de viabilidade da ideia (originalidade, levantamento do pblico e de possveis empresas patrocinadoras, etc.) 3. Definio da rea de abrangncia: artes cnicas (dana e teatro), plsticas, audiovisuais (cinema e vdeo), msica e patrimnio histrico e cultural, etc. 4. 5. 6. Criao Escolha Definio da logomarca e de data do da identidade e local oramento visual

7. Confeco do projeto de captao de recursos financeiros com patrocinadores para realizao do evento. 8. Fechamento de parcerias Espaos para rgos oficinas e apresentaes Prefeituras governamentais culturais

Parcerias com companhia areas 9. 10. 11. Divulgao

Montagem da curadoria no

da site da

curadoria1 empresa

12. Confeco de editais ou definio de participantes convidados Mostras 13. Divulgao dos editais para os itens abaixo discriminados (ou envio de carta convite para os participantes). Site 14. Catalogao dos projetos inscritos Mailing Instituies Mailing2 de interessados vinculadas Participantes da na rea rea anteriores empresa cultural cultural Imprensa Apresentaes Oficinas artsticas

15. Confirmao das inscries dos projetos ou confirmao da presena. 16. 17. 18. 19. Confirmao Seleo de data, horrio e da artistas, professores, das local das apresentaes apresentaes e oficinas financeira e patrocinadores

Elaborao Contratos com

planilha parceiros

20. Oficinas Regulamento

Inscries (definio dos valores das inscries, locais e meios de efetivao) Lista de espera Confirmao da Parceria com o banco Fichas inscrio

21. Programao visual Certificados para alunos, professores e de participantes de Convites para Carto Carto a cerimnia de de de Catlogo Programao de cultural oficinas Cartazes Banners Site abertura boas-vindas agradecimento Crachs mostras

Tickets

alimentao

Convites para as apresentaes 22. Planilha de transporte placa de crach identificao das (nome pessoas com celular ou do a de evento ou do Carro interno e Caminho ba nibus externo Areo identificao visitante)

listagem planilha telefone

serem vos carto

recepcionadas aguardados telefnico

relao dos hotis que hospedaro os participantes, com nomes, endereos, telefones e contatos no atendimento e reserva

23.

Planilha

de

hospedagem

(parceria

com

hotis)

24. Planilha de camarins Horrio de Local Data montagem

Itens (gua, refrigerante diet, espelho, etc.) 25. Rider tcnico (documento que deve conter toda a necessidade estrutural de som e palco de uma banda ou festival) 26. Locao de equipamentos: Oramento Planilha de sonorizao, de iluminao e de demais recursos informtica

equipamentos

Material de secretaria 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. Contratao Ambulncia/servio dos Entrega recursos de humanos Cobertura Lanamento Montagem Sinalizao da da da secretaria do(s) do imprensa programao evento espao(s) Seguro mdico necessrios certificados

35. Agradecimentos (artistas, autoridades, parceiros, funcionrios) Check-list - evento de moda Definio do local:

verificar se o ambiente comporta o nmero de pessoas esperado, o desfile em um tablado mais elevado ou passarela. telo para transmisso simultnea das imagens do desfile

estacionamento

espao anexo ao local do desfile para servir de camarim para os modelos microfone para o Aluguel Distribuio de equipamento sonorizao mestre 2 Data de cerimnias e de dos som e convites vdeo: ambiente palestrante teles show

computador (ver se os programas so compatveis com a verso do arquivo da apresentao) Contratao Contratao do de Contratao mestre de cerimnias do (preparar pauta para e buffet ele). sapato. ambiente fotgrafo

recepcionistas:

verificar do de

uniformes

Decorao Contratao

Contratao de filmagem transmisso simultnea para os teles para mostrar os detalhes das roupas. Banners Providncias para o desfile: Trilha Cabeleireiro sonora e do Tablado Iluminao desfile maquiador Camareira Araras com roupas expostas Cabides

 Cadeiras para o pblico (e forro, se

Passadeira necessrio)

Acompanhar a prova de roupa dos modelos

1 - Curadoria a designao genrica do processo de concepo, organizao e montagem da exposio pblica. Inclui todos os passos necessrios exposio de um acervo, quais sejam: conceituao, documentao e seleo do acervo, produo de textos, publicaes e planejamento da disposio fsica dos objetos. Refere-se tambm ao cargo ou funo exercida por aquele que responsvel por zelar pelo acervo de um museu. Fonte: Disponvel em: http://www.cultura.mg.gov.br/?task=interna&sec=3&con=368. Acesso em 01 jul 2010. 2 - Mailing um cadastro de nomes contendo contatos como endereo, telefone, email que se prepara de acordo com um tema ou rea de interesse. Esse cadastro organiza as informaes para o organizador de eventos realizar tarefas como envio de convites ou mesmo o controle da entrada dos convidados no evento. possvel elaborar mailing de imprensa (com os nomes, cargos e contatos dos jornalistas convidados para o evento), mailing de empresrios, mailing de artistas, dentre outros. Check-list para cursos e seminrios Audiovisuais e outros acessrios Adaptador Adaptador Fio de Pincis Apagador Benjamim pino pino chato redondo extenso Tela Cavalete Papel Quadro para para quadro quadro (ou para para (10 para para para Data-show Pointer projeo flip-chart flip-chart branco magntico magntico T) redondo chato metros)

 Fitas para gravador Operador Fitas

Equipamento para extras

de equipamento para de

vdeo vdeo videotape Gravador

Material para participantes Crachs Papelaria e Escritrio Grampos para Apontador Elsticos Clips Grampeador grampeador Resumo biogrfico dos Programao Relao de do Folhas Prismas Etiquetas com Blocos de com ttulo de avaliao nome (por do curso (para papel assunto, dos as Lpis Borrachas Pastas pastas) pautado global) participantes Apostilas curso participantes Brindes apresentadores/participantes

 Algodo Logstica Papel

Furador

de Etiquetas

dois

furos autoadesivas

Fita

adesiva

dupla

face Durex Tesoura Esptula Rgua Percevejos

Envelopes Envelopes Papel Tinta

comuns pessoais pardo

de de

correspondncia correspondncia de branca

(10) (10) embrulho corretiva

Lpis-borracha (sem de pauta, plstico timbrado, etc.) transparente Cola Caixas Copiadora Papel para Linha copiadora de papelo Xerox Xerox telefnica lcool

Protetores

Programa detalhado do curso (dia do ms, da semana, hora, assunto, apresentador) Relao de endereo/telefones dos apresentadores para contatos urgentes

 Relao de participantes (nome completo, nome mais conhecido, cargo, local, gerente) Leituras prvias pelos participantes (definio, preparo e envio do material) Conhecimento do horrio de coffee-breaks, almoo, Carta de Suporte boas vindas aos Reservas Reservas Almoo/jantar Responsabilidade de Reservas Reservas de salas de e de salas/local para abertura normas para reunies e/ou contabilizao do de de Fotgrafo hotel passagens evento grupo

encerramento das despesas

financeira

Coordenador administrativo participantes Cardpio jantar

Carta-convite/confirmao aos participantes (data, local completo, programa, horrio das refeies e tempo livre, conduo, facilidades esportivas, normas especiais de segurana, outros cuidados e precaues especiais, mapa, vesturio, despesas, etc.) Caf e biscoitos para intervalos

Reserva e/ou arranjos de txi, nibus ou outras condues (participantes e instrutores) Emisso de nota fiscal para remessa do material

Providncias para pagamentos de instrutores externos, hotel, txi (adiantamentos, etc.) Mdico de emergncia no local do curso (nome, endereo, telefone) Check-list para eventos CHECK-LIST da Associao Brasileira de Empresas Organizadoras de Eventos (ABEOC) PLANEJAMENTO

 Comercializao de Eventos (prospeco de negcios no mercado convencional ou em projetos inditos) Contrato de Prestao de Servios de Organizao (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remunerao claras) Estudos Mercadolgicos (propostas para a temtica, sugestes de data e local, perfil dos participantes, potencial de realizao e objetivos e metas) Calendrio de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira) Previso Oramentria (receitas, despesas, resultado)

Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais) Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminrio, simpsio ou outro nome) Iniciativas integradas (exposio paralela, visitas tcnicas, workshops, tutoriais e cursos) Esboo do Programa (cientfico, acadmico, tcnico, social, turstico)

Cronograma de Atividades (tarefas e providncias, responsveis e prazos) Relacionamento cliente e organizador - Comis-ses de Suporte (organizadora, executiva, tcnica e outras) Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnolgico, rgos governamentais, associaes, sindicatos, autarquias) Programao Visual (logomarca oficial, impressos em geral)

Patrocnios, subvenes e permutas (iniciativa privada, fornecedores da rea, publicaes especializadas, rgos pblicos) ORGANIZAO Programa Tcnico e Cientfico (chamadas de trabalhos, comisses especficas, critrios de seleo de palestras, normas de publicao de textos, planilhas de dias e horrios e formatao final) Meios e Formas de Divulgao (folhetos e impressos, assessoria de divulgao, internet, telemarketing, planos de mdia - convencionais e alternativos) Automao de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administrao, credenciamento e outros) Cadastros Afins (estruturao e atualizao)

Aspectos Locais de

Jurdicos

(marcas

patentes, executiva,

contratos secretarias

acordos) regionais)

Inscries

(secretaria

Gerenciamento e Administrao (servios de terceiros, propostas e oramentos, contratos em geral, previso oramentria) Textos e Correspondncias (padronizao, objetividade, apresentao grfica, prazos para respostas) Patrocnios, Subvenes e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reunies e acompanhamento, formalizao de contratos, contrapartidas) Local do Evento (ordem de servios e suporte e logstica)

Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimnia, fotgrafo, seguranas, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratao, treinamento, encargos sociais e trabalhistas) Material dos Participantes (crach e pasta de trabalho, bloco de anotaes, caneta e formulrio para perguntas, programa oficial, lembranas e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horria, manual de orientao) Iniciativas Integradas (estruturao, programa de atividades, conferencistas, infraestrutura, divulgao, inscries, suporte e logstica) Material de Secretaria (consumo, permanente, mquinas e equipamentos microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rdios para intercomunicao) Conferencistas (manual de orientao, formulrios padronizados para currculo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localizao, inscrio-cortesia) Servios de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos agncia de turismo oficial) Sesses Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmaes, cerimonial) Suporte e Logstica (slide-desk, sinalizao, decorao, servio mdico, fotografia, filmagem, servios pblicos - policiamento, trnsito, linha de nibus extra) registro Exposio planta-baixa montadora no folheto Ministrio oficial da do dos Indstria e Paralela local; estandes; Comrcio; especfico;

promocional

regulamento

geral coquetel

manual de de de

do

expositor; lanamento; estandes; vendas;

comercializao equipe projetos taxas avaliao seguro de do da Corpo de

energia Prefeitura de civil dos

eltrica; Municipal; Bombeiros; visitantes;

responsabilidade

oficializao do evento na Secretaria da Receita Federal para importao temporria de equipamentos e produtos; cronograma esquema de de montagem, (divulgao realizao e e desmontagem; telemarketing);

visitao

convites,

servios de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentao, carga e descarga de materiais, segurana, limpeza, salas para reunies de negcios, estacionamento privativo ou cartes de desconto, depsito de mercadorias); atendimento a visitantes (credenciamento especfico, balco de informaes, catlogo oficial, pontos multimdia, guarda-volumes); aspectos genricos (sinalizao, decorao e jardinagem, central de recados, visitas de inspeo de fiscais); superviso e acompanhamento integral. REALIZAO Entrega de Material (crachs, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientao, apostilas ou anais) Controle e Superviso das Atividades e Horrios e Acompanhamento dos Servios de Terceiros, do Centro de Convenes e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditrios) Assessoria aos Membros das Comisses - Confeco e Distribuio (listagem dos inscritos, certificados, formulrios de avaliao) PS-EVENTO

Elaborao

de

Relatrios

Prestao de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, rgos financiadores) Cartas de Agradecimento Fonte: COGO, 2009. Quantos itens, no mesmo? Voc imaginava que um check-list fosse to detalhado? Esse o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada conduo de eventos. Na prxima aula, vamos partir para a prtica, ou seja, colocar o evento em produo! Prepare-se! Resumo Nesta aula analisamos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda, cursos e seminrios e finalizamos com outro check-list geral, para relembrar os conceitos-base para elaborao de qualquer check-list de eventos organizacionais. O check-list o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada conduo de eventos. Atividade A cidade de Campinas sediar um Seminrio Nacional de Operadores Tursticos, em um perodo de dois dias, com a presena de 500 participantes, em um dos hotis da cidade. Elabore o check-list para esse evento, planejando as atividades tcnicas e culturais/sociais para os participantes.

Introduo (14)
Vamos praticar? At agora estudamos a parte que podemos chamar de mais terica do evento, que so o conceito, a histria, a importncia, os tipos, as classificaes e o planejamento. A partir desta aula, teremos uma outra parte mais prtica, aplicando os conceitos que estudamos at aqui. Veremos como se produz um evento, quais so os passos necessrios para um evento acontecer na realidade. Voc est preparado? Se for necessrio, faa uma breve reviso das aulas anteriores para recapitular os principais tpicos. Se est tudo fresquinho na cabea, vamos em frente! Pr-evento

Agora que j vimos como se organiza um check-list, vamos estud-lo detalhadamente, observando as exigncias e cuidados que o organizador de evento precisa ter em cada item. Aps a aprovao do Plano do Evento com a Diretoria da Empresa, passa-se para a operacionalizao. Cada evento demanda uma infraestrutura, mas aqui estudaremos alguns pontos que permeiam a preparao, ou seja, antes de acontecer: o pr-evento. Definio da data e horrio Analisar a melhor poca para a empresa: o organizador precisa observar qual poca mais adequada para realizar aquele evento: incio de ms ou final de ms? Perto de feriado ou longe de feriado? poca de frias escolares ou no? O perodo de realizao deve casar com a oportunidade e com os objetivos que a empresa precisa atingir. Verificar calendrios regional, nacional e internacional: o organizador de eventos precisa ficar muito atento ao calendrio. Veja, confira, analise e, se for o caso, pea opinio sobre a data selecionada, pois essa escolha pode afetar todo o sucesso do evento. Imagine que voc est organizando um Seminrio de Fisioterapia e, na data escolhida para seu evento, est acontecendo o Congresso Nacional de Fisioterapia. Por mais que seu evento seja bem organizado, um evento maior e mais representativo est concorrendo com voc e, nesse caso, o seu evento tem chances de no ser bem sucedido. Analise os feriados locais (na cidade onde ser realizado o evento) e o calendrio de eventos do setor em que a organizao atua. Evento para pblico-alvo da rea de vendas: nesse caso, evitar primeiros e ltimos dias do ms. Explico: os primeiros dias do ms servem para fazer balano do ms anterior, checar os grficos de vendas e realizar o planejamento do ms. J os ltimos dias so complicados porque fechamento das vendas, todo mundo precisando bater meta, sem cabea para participar de eventos. Realizar um evento nessas pocas para esse pblico praticamente invivel. Eventos corporativos: prudente evitar segundas e sextas-feiras. Na segunda-feira, a semana comea, todos ainda esto se planejando para cumprir suas atividades. Alm disso, se um evento empresarial for ocorrer na segunda-feira, preciso divulg-lo na sexta-fera; o intervalo do final de semana faz com que as pessoas se esqueam dele. Fica muito mais complicado divulg-lo e realizar os ltimos preparativos para ele. Sexta-feira tambm no um bom dia para evento empresarial. um dia de relaxamento, as pessoas j esto em clima de final de semana. Ainda mais se o evento no for festivo, puramente. Ento prefira outro dia para realizar o evento corporativo, ok? Algumas excees so as Convenes de Vendas e eventos correlatos, que duram 3 ou 4 dias. Uma Conveno pode, perfeitamente, ocorrer de quinta a domingo. Horrio de incio do evento: o horrio divulgado no convite deve prever atrasos. Infelizmente, prtica do povo brasileiro chegar com atraso aos eventos. Portanto preciso planejar discursos e palestras para cerca de 30 minutos mais tarde do que o horrio oficial do convite. Quanto menor o atraso, melhor. Existem formaturas escolares que no atrasam nem um minuto. Peas de teatro e outras atividades culturais tambm

comeam no horrio marcado. o certo, mas s vezes preciso esperar um pouco, para que o pblico consiga chegar a tempo de assistir ao evento. claro que no adequado atrasar um evento por mais de 30 minutos. Existem convidados que chegaram no horrio correto e atrasar alm disso um desrespeito com seu pblico. Em casamentos, o mais comum colocar 15 minutos de antecedncia no convite: o casamento, na realidade, ocorrer s 20h 30min e, no convite, divulgado 20h 15min. Essa prtica utilizada para que todos os convidados cheguem, acomodem-se e possam ver a comitiva nupcial, especialmente a noiva, entrar. O horrio do evento deve respeitar o pblico-alvo: existem pblicos que esto habituados com certos horrios, e o evento deve acompanhar a necessidade e o costume deles. Um exemplo: se for planejar o horrio de um almoo: executivos almoam s 13h e no s 12h;

crianas costumam almoar s 11h ou 11h 30min. Definio do local Combinar o local ao tema do evento: a no ser que o objetivo seja, realmente, quebrar paradigmas, no d pra realizar um evento com executivos engravatados em um circo, concorda? calor e todos estaro de terno e gravata. Se o evento for mais formal, para executivos, e voc quiser inovar, pode faz-lo em um local diferente, tudo bem, existem alternativas alm de um circo, como realizar o evento em um museu ou uma galeria de arte. O mais importante adequar o local escolhido ao tipo de evento. Em condies normais, um evento rstico, por exemplo, no cabe em um hotel ultrassofisticado. Pode ser objetivo da empresa, portanto, inovar e criar um evento diferente, especialmente para atingir um objetivo especfico. Por exemplo: suponhamos que uma determinada empresa tenha fechado um contrato com um grupo chins e ela quer celebrar e demonstrar para seu pblico-alvo que o contrato foi firmado e que isso trar muitos benefcios aos seus clientes e parceiros. A empresa, portanto, pode realizar um estande com decorao chinesa. Ser um tipo de evento completamente inovador e diferente do que ela j tinha feito, mas atingir o objetivo proposto e estar dentro do contexto. Alm de chamar bastante ateno para o fato que est sendo celebrado. Combinar tamanho do local ao porte do evento: difcil tarefa! Calcular o nmero certo de participantes uma das mais complicadas tarefas de um organizador de eventos. Quando j se conhece o pblico, ou quando o evento realizado periodicamente, o clculo mais fcil. Do contrrio, a maneira mais interessante enviar convite e pedir confirmao de presena. Dessa forma, consegue-se pelo menos aproximar o nmero de pessoas e determinar a organizao do local do evento. Se for realizar pela primeira vez, por exemplo, um evento com clientes, no indicado que se escolha um local com cadeiras fixas ou nmero limitado de assentos. Se o local permitir mobilidade, at algumas horas antes do evento voc poder retirar ou inserir cadeiras em um salo, por exemplo. Em geral, h uma quebra de 20% do pblico, ou seja, mesmo em eventos com confirmao de presena, cerca de 20% do pblico no comparecer, em casos normais. Ou seja, se voc teve 100 confirmaes, mais provvel que 80 pessoas estejam no evento. Alguns desistiram de ir, outros tiveram algum problema ou surgiram outros

compromissos. Mas ateno: somente se for um evento comum. Um evento com um show de Roberto Carlos ou com a presena de Madonna, ou de outra celebridade incontestvel, tem apelo e certamente atrair a participao de 100% dos convidados. Um seminrio, uma feira, at mesmo um coquetel empresarial costumam ter a quebra de 20%. Tambm necessrio frisar que, em determinados momentos, quando o evento muito importante ou quando vai ser anunciada uma deciso importante na cerimnia, enfim, um evento de destaque para a organizao, essa quebra pode diminuir. Determinar o espao adequado tarefa de mestre e, mesmo um pouco antes de o evento acontecer, o organizador de eventos tem que ficar atento para fazer alguma adaptao no local, aumentando o nmero de cadeiras, ou, se o evento no foi to atrativo, diminuir o nmero de cadeiras e modificar a decorao, para no dar impresso aos participantes de estarem perdidos no meio do salo. Verificar se o local tem a infraestrutura necessria: o local contratado deve atender infraestrutura necessria e facilitar a vida do organizador de eventos, que no nada fcil, no ? Se o local j fornece equipamento de sonorizao e data show, por exemplo, fica mais fcil para o organizador de eventos e, muitas vezes, mais barato, j que no ser preciso contratar esses equipamentos de fornecedores externos. Observar se o local est adequado expectativa de investimentos: no adianta nada ser um local maravilhoso, mas invivel. Organizar evento a arte de fazer mais com menos!!! Muitas vezes, melhor escolher um local mais simples e poder aprimorar o material que ser entregue aos participantes, como apostila, pasta, caneta e brindes. Em outros momentos, o local pode dar status ao evento, favorecendo a atrao dos convidados. Quem no gostaria de ir a um evento no Kodak Theatre (Teatro Kodak), no Hollywood Boulevard, em Los Angeles, Estados Unidos, local onde realizada a cerimnia do Oscar? Considerar se o local possui facilidade de: localizao: o local deve ser de fcil acesso, tanto por transporte privado quanto pblico (no caso de no possuir transporte pblico, precisa ser avaliada a necessidade de o evento proporcionar transporte prprio, tanto na ida quanto no retorno dos participantes); estacionamento: existem localidades em que, se no houver estacionamento no local, h um srio risco de os participantes deixarem de ir ao evento. Portanto proporcionar estacionamento mais uma garantia de que seu pblico estar mais apto a participar do evento; atendimento de recepo: alguns eventos exigem estrutura de credenciamento e interessante observar se o local do evento possui espao para essa funo, ou at mesmo se j existe um grande balco para recepo dos convidados; clima (ar condicionado): em certas localidades, fazer um evento em um auditrio sem ar condicionado invivel. O calor faz com que as pessoas no prestem ateno no que est sendo tratado, e o evento acaba dando errado por causa do fator clima. Por outro lado, existem auditrios em que o ar condicionado to forte que as pessoas comeam a ter reaes alrgicas ou respiratrias. Controlar a temperatura no local fundamental para um bom evento.

 existncia de equipamentos prprios: alguns locais de eventos favorecem bastante a organizao geral, j que possuem equipamentos como telo, cadeiras e mesas. So itens bsicos que ajudam o organizador de eventos na preparao do local. importante observar se o espao contratado j possui esses itens, pois eles iro facilitar muito o trabalho. Outros itens importantes so: plpito (ou parlatrio): de onde se fala um orador; tribuna; espcie de balco onde as autoridades se apresentam para discursar e local de onde o mestre de cerimnias conduz o evento; servio de buffet: alguns locais de evento possuem um buffet prprio, o que facilita muito o acesso e o servio deste fornecedor, desde que seja um buffet de qualidade e que atenda s exigncias do evento; segurana: se o local do evento j possui o servio de segurana, diminui o custo e facilita os trmites do evento. sada de emergncia: no s porque lei, mas porque todo evento deve priorizar a segurana. Ter sada de emergncia larga e visvel fator importantssimo para se escolher o local do evento; Reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realizao do evento. Essa ao de fundamental importncia. Se eu pudesse eleger uma das principais dicas de realizao de evento, com certeza, essa seria uma delas: Fazer a visita de reconhecimento do local, antes de o evento acontecer, na poca do planejamento. Essa visita ajuda a verificar como se dar a entrada das pessoas, a circulao, a articulao de mveis e a programao visual, o posicionamento de telo, cadeiras, mesas de buffet e toda a infinidade de itens que compem o evento. essencial ir ao local do evento, mesmo que j o conhea, pois algum detalhe pode ter mudado na estrutura, e sua visita poder detectar alguma dificuldade que voc poder resolver, bem antes do evento. Alm disso, favorecer o direcionamento de seu investimento, evitando que gaste com itens desnecessrios ou correes que poderiam ter sido evitadas se tivesse ido at o local com antecedncia. Vou lhe contar um caso pessoal: quando fui fazer um coquetel em um espao de eventos no Rio de Janeiro, percebi que precisava contratar mais uma recepcionista para ficar posicionada sabe onde? Na garagem do prdio! Isso mesmo. Eu havia contratado duas recepcionistas para a entrada do prdio, que encaminhavam os participantes para o segundo andar, local do evento. Mas, quando visitei o local para o reconhecimento prvio, notei que alguns participantes poderiam estacionar no prprio prdio e no saberiam encontrar facilmente o local do evento, pois no passariam pela recepo. Portanto essa terceira recepcionista, posicionada na garagem, facilitou extremamente a chegada dos participantes. Ouvi de alguns deles, e da prpria recepcionista: Se essa menina no estivesse aqui, acho que no conseguiria encontrar o local do evento, j que

era preciso pegar um elevador que fica muito escondido. A visita de reconhecimento prvio auxiliou no sucesso do evento! Agora, repare bem essas duas imagens abaixo. Elas so bem conhecidas para vrias pessoas. O que voc consegue perceber nelas? Prepare-se, pois existem, pelo menos, duas figuras em cada uma delas. Concentre-se. Figura 1

Figura 2

Fonte: www.google.com.br. Acesso em: 20 dez. 2009. Conseguiu ver? Observou todos os detalhes? Veja as respostas: Na FIG. 1, h as imagens de duas mulheres: uma moa e uma velha. Se voc no conseguiu ver, vou dar uma dica: a boca da mulher velha a gargantilha no pescoo da moa. Ou ainda: o nariz da mulher velha o queixo da moa, que est de perfil. Na FIG. 2, so vrias imagens. As principais so: um clice dourado no centro da figura, que divide o perfil de dois rostos: dois idosos (uma mulher esquerda e um homem direita); ou, em outra perspectiva, dois jovens de chapu sentados, o da direita com um violo e o da esquerda com uma garrafa ao lado. Agora ficou mais fcil? Essas so figuras bem singelas, mas servem para demonstrar e reforar um ponto bsico na organizao de eventos: os detalhes fazem a diferena. No ignore um simples feeling, ou seja, um sentimento que bate l no fundo, do tipo: esse tapete no est legal, algum pode tropear... mas deixa pra l, ele est bem ali. E, de repente, algum escorrega. Se voc seguisse seu feeling, o acidente no teria acontecido. Mesmo ao mais simples sinal, siga seus instintos de organizador de evento! Observe todos os detalhes e, a partir de agora, treine seu olhar e percepo para enxergar todos os pormenores ao organizar um evento, ok? Na prxima aula vamos continuar a estudar os preparativos para o evento. Aos poucos e na prtica, voc vai aprendendo, adquirindo experincia, e ir se tornar fera na organizao de eventos! Resumo Cada evento demanda uma infraestrutura. Na produo de eventos, estudamos alguns pontos que permeiam o pr-evento:

I - Definio da data e horrio: analisar a melhor poca para a empresa, verificar calendrios regional, nacional e internacional, observar horrio de incio do evento. II - Definio do local: este deve combinar com o tema do evento, combinar em tamanho ao porte do evento, ter a infraestrutura necessria, estar adequado expectativa de investimentos. fundamental fazer o reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realizao do evento. Atividades 1. Relacione, em sua cidade, os principais locais de eventos e classifique-os como locais sofisticados, intermedirios ou simples. Justifique a sua classificao. 2. Pense quais so os hbitos de horrios de refeies na sua cidade e elabore uma programao de uma palestra, seguida de almoo, para executivos do segmento turstico. Considerando este mesmo evento, defina a melhor data para sua realizao, verificando o calendrio de eventos do setor turstico e o calendrio de feriados e acontecimentos de sua cidade. Introduo Na ltima aula, comeamos a estudar a Produo de Eventos em sua primeira etapa: o pr-evento. Vimos a importncia de se observarem os detalhes e de o organizador de evento seguir o seu sentimento, o seu feeling, que vai se aprimorando ao longo do tempo, com a realizao dos eventos. Estudamos os fatores a observar na definio da data e horrio de um evento e tambm na escolha do local. Nesta aula, vamos analisar: escolha da disposio contratao preparao de contratao de servios grficos. da de mailing de sala ou ambiente; palestrantes; convidados;

Vamos juntos, com muita ateno, s particularidades dos eventos. A partir de hoje voc vai saber montar uma sala em Espinha de Peixe ou em T. E que tal participar de um Workshop em montagem em U? Entendeu alguma coisa? Respostas no decorrer desta aula! Pr-evento Escolha da disposio da sala ou ambiente Um ambiente como um auditrio ou um salo pode ser organizado de diversas formas, de acordo com o objetivo e o nmero de participantes de um evento. Se vou fazer uma

palestra, posso colocar os participantes no formato de uma sala de aula, ou em crculo, se o nmero for menor. Se for uma reunio, posso organizar os participantes em funo de uma mesa. Um workshop permite uma montagem da sala em U, como veremos abaixo. O organizador de eventos deve fazer uma anlise minuciosa antes de determinar a montagem e a organizao do espao do evento e fazer um mapeamento de todo o local, observando: por onde os convidados iro entrar e sair (na entrada posso ter uma recepo e, na sada, entrega de brindes) para planejar a circulao e as atividades do evento; otimizao do espao, verificando qual montagem de cadeiras e mesas garantir uma melhor circulao e melhor visualizao de todos os convidados, inclusive aqueles que se sentarem l na ltima cadeira acesso ao buffet, considerando que tem que estar livre, sem mveis ou adornos na passagem; necessidade de se montar um palco ou no, levando em conta se o palestrante pode ser visto por todos; necessidade de se montar uma sala anexa ao local do evento para camarim ou sala de apoio para os equipamentos de som e vdeo. Veja os principais formatos de organizao e disposio de ambientes em eventos organizacionais. Para facilitar a sua identificao, as bolinhas representam os participantes e os retngulos so mesas: Em Auditrio A montagem em auditrio a mais eficaz quando se precisa colocar o maior nmero de participantes dentro de uma sala, pois o formato que melhor aproveita o espao. Se voc tiver um grande nmero de participantes e um espao na medida, esse o formato mais indicado. possvel tambm fazer esta montagem s com cadeiras (sem as mesas).

FIGURA 1 Fonte: CESCA, 1997, p. 84. Em Espinha de Peixe

Montagem

em

auditrio

Tambm permite um grande nmero de partici-pantes alocados em um espao, mas uma quantidade um pouco menor que no auditrio. uma montagem que deixa a sala mais bonita, com mais movimento, e tem uma grande vantagem: os participantes ficam intercalados, ou seja, todos conseguem enxergar um palestrante l na frente, pois o participante sentado frente no est exatamente na mesma linha de viso, o que permite melhor visualizao.

FIGURA 2 Fonte: CESCA, 1997, p. 84. Em U

Montagem

em

espinha

de

peixe

A montagem em U adequada para pequenos grupos. Imagine uma mesa em U para 300 pessoas! Fica invivel, concorda? Esta montagem permite que o palestrante ou condutor do evento consiga se aproximar de todos os participantes, pois ele pode circular dentro do espao do U.

FIGURA 3 Fonte: CESCA, 1997, p. 77. Em T

Montagem

em

Este formato apropriado para reunies em que haja um nmero pequeno de participantes e, especialmente, um grupo de expositores, que se sentam na cabeceira do T, para serem vistos por todos os demais participantes.

FIGURA 4 Fonte: CESCA, 1997, p. 80. Mesa em I

Montagem

em

Comum em reunies ou em almoos e jantares. Os dois coordenadores esto posicionados no centro da mesa. Esse formato o chamado francesa. No formato de mesa em I inglesa, os coordenadores posicionam-se nas cabeceiras da mesa, um de cada lado.

FIGURA 5 Fonte: CESCA, 1997, p. 76. Em grupos

Montagem

em

Montagem muito comum em shows, jantares e tambm em eventos cujo objetivo realizar trabalhos e discusses em grupos.

FIGURA 6 Fonte: CESCA, 1997, p. 79. Em funo de um palco

Montagem

em

grupos

Esse formato comum em algumas apresentaes culturais e artsticas.

FIGURA 7 Fonte: CESCA, 1997, p. 85. Contratao de palestrantes

Montagem

em

auditrio

O palestrante ou outro profissional que ir participar do evento com condio de destaque um tipo de pblico que deve ter tratamento especial no evento. Imagine que tenha dado tudo errado para o palestrante: o carro programado no foi busc-lo no aeroporto, o hotel no tinha as condies necessrias, a alimentao solicitada no foi servida... Enfim, ser que esse palestrante ir conseguir fazer uma boa palestra no evento? Portanto necessrio observar algumas questes na contratao de palestrantes:

 antecedncia na convocao: um palestrante reconhecido costuma ter sua agenda fechada com seis meses de antecedncia. Quando for organizar um evento que tenha palestra, um dos primeiros itens no planejamento verificar a disponibilidade do palestrante. Em muitos casos, o dia do evento tem que mudar em funo da agenda do palestrante. orientao ao palestrante: quando voc contratar o palestrante, preciso realizar uma reunio, ou pelo menos conversar bastante por telefone ou por e-mail, passando as orientaes e as demandas que a empresa espera que ele atenda. Que tipo de foco a palestra deve ter? Qual o objetivo principal ao contrat-lo? No dia do evento tambm importante reforar esses pontos principais com o palestrante, logo antes de sua exposio, para ficar tudo bem claro. ateno negociao: normalmente o valor do cach de um palestrante no inclui hospedagem, transporte e alimentao. Portanto fique atento na hora de negociar, sabendo o que o palestrante ir proporcionar e o que voc, organizador de evento, dever contratar. checagem de equipamento a ser utilizado: na contratao do palestrante, tambm necessrio checar qual tipo de equipamento ele demandar data-show, msica etc. Em caso de apresentao eletrnica, solicitar o material com antecedncia para a realizao de testes. no dia do evento, ateno especial ao palestrante: transportar para o local do evento, reservar uma pessoa da equipe para fazer o receptivo, contratar lanche antes e depois da palestra, entregar presente/ brinde especial, programar o transporte de retorno at o hotel ou aeroporto. proporcionar jantar ou viagem curta de turismo: se for o caso, o organizador pode oferecer ao palestrante a alternativa de participar de um jantar ou realizar uma viagem turstica na cidade onde est sendo realizado um evento ou nas proximidades. Por exemplo: um palestrante internacional vai Belo Horizonte fazer uma palestra e se interessa muito pelo Barroco. A organizao do evento pode proporcionar a ele uma viagem a Ouro Preto, por exemplo, acompanhando o palestrante em todo o trajeto. Preparao de mailing de convidados Lembra que conversamos sobre mailing list, aquele cadastro de pessoas, no nosso caso, mailing de convidados? Alguns detalhes devem ser observados na hora de preparar essa mailing. Definio da mailing de acordo com os objetivos do evento. Ex: a concorrncia da empresa pode ir a um evento comemorativo, mas no a um evento de lanamento de produto. Checagem de nomes e endereo para entrega de convites: informaes corretas. No tem nada mais desagradvel que receber uma correspondncia com seu nome errado, no ? Lembrar da quebra de cerca de 20% do pblico, ou seja, se for o caso, preciso

convidar um nmero maior de pessoas, para conseguir o nmero mnimo de participantes. Contratao de servios grficos Todo evento demanda algum tipo de servio grfico ou de criao, at mesmo os eventos virtuais, nos quais os convites, banners e divulgaes so todos eletrnicos. Nos eventos presenciais, h uma demanda enorme de impresso de materiais como convite, cartazes, folhetos explicativos, blocos, cadernos, programao do evento, listas de presena, roteiro do mestre de cerimnias, discursos etc., alm de criao e produo de pastas, envelopes, canetas, banners, placa de mesa, placa de homenagem etc. um volume muito grande que demanda muito cuidado para produo. E se o convite sair com o endereo errado? Apenas um nmero trocado causa um transtorno enorme. Para no ter esse tipo de problema, preciso: agir com antecedncia, para a agncia de criao e a grfica entregarem tudo a tempo, alm de se ter um tempo hbil de reviso do material e at mesmo correo ou substituio de algum material; observar o formato, a qualidade do material e a quantidade: todos esses itens devem se adequar ao evento. Se a cerimnia de carter oficial, cvico, o material deve acompanhar a sobriedade necessria a esse tipo de evento. Se o evento for da rea ambiental, todas as peas devem ter papel reciclado, aproveitamento de recursos, reduo de desperdcio e eliminao da produo de itens desnecessrios. Na verdade, alm dos eventos ambientais, todo tipo de evento deve se preocupar com essas questes ambientais, independentemente do seu contedo. Vamos estudar a sustentabilidade em evento nas prximas aulas. H muitos formatos de montagem, muitas exigncias de palestrantes e alguns detalhes na hora de fazer uma maling list e de contratar servios grficos para um evento organizacional. Nada disso fcil e demanda uma ateno enorme do organizador de eventos que, por mais que delegue atividades, tem que controlar e conduzir tudo em suas mos, para garantir a qualidade e o sucesso do evento. Na prxima aula, vamos estudar mais sobre o pr-evento. Resumo Nesta aula estudamos que um ambiente pode ser organizado de diversas formas, de acordo com o objetivo e o nmero de participantes de um evento. No pr-evento, vimos as etapas de produo para: escolha da disposio da sala ou ambiente; contratao de palestrantes; preparao de mailing de convidados;

 contratao de servios grficos. Atividades 1) Escolha um tipo de montagem de sala para os seguintes eventos: a) b) c) d) Reunio Palestra Show Workshop com com com com a a a a presena presena presena presena de de de de 9 150 800 20 participantes participantes participantes participantes

e) Simpsio com a presena de 90 participantes 2) Faa uma pesquisa e descubra trs palestrantes para um evento de uma empresa do ramo de telefonia mvel, que tem interesse em fazer uma Conveno de Vendas com seus representantes. O tema da palestra motivao. Faa uma planilha comparando o contedo oferecido por cada palestrante e as exigncias feitas/infraestrutura requerida por eles. Essas informaes podem ser obtidas no website do palestrante, caso ele possua, ou enviadas por e-mail a voc, mediante contato prvio.

Introduo (16)
Agora voc j sabe montar um auditrio em Espinha de Peixe, no ? E uma reunio em sala em T? Muito bem. Na ltima aula, vimos a produo de eventos no que se refere montagem do local, contratao de palestrantes, elaborao de mailing e contratao de servios grficos. Vamos agora aprender um pouco mais quanto a contratao de fornecedores, distribuio de convites, divulgao do evento, assessoria de imprensa e outros tpicos importantes na produo de um evento organizacional. O pr-evento, para o organizador de eventos, uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que demanda ateno redobrada em todas as aes, contrataes, ligaes telefnicas, despachos, deliberaes, assinaturas de contratos, verificaes de espaos, aluguis etc., etc., etc.... Ufa!

Pr-evento Contratao de fornecedores Um bom evento depende de bons fornecedores. O custo nem sempre o principal quesito na determinao de uma empresa fornecedora. preciso avaliar a qualidade, aliada ao seu custo-benefcio. A cotao de trs fornecedores uma prtica que, alm de obrigatria em muitas empresas, tambm pode ser proveitosa para se avaliar o nvel de

servio que cada fornecedor oferece e poder exigir dos demais o mesmo nvel de trabalho. So exemplos de fornecedores para um evento: buffet, foto/filmagem, sonorizao, msica, execuo de hino nacional, equipamentos de audiovisual, decorao, mestre de cerimnia, recepcionista, segurana, manobrista, montagem de palco etc. Distribuio de convites Para o participante, o evento comea no convite. ali que ele inicia seu contato com a cerimnia. Um convite chique traduz para o participante que o evento ser sofisticado. Um convite colorido e festivo mostra que o evento ser alegre e descontrado. Por isso, preciso ter criatividade e eficincia na sua elaborao, sempre observando os objetivos e o tipo de evento em questo. Os prazos para envio de convite variam e podem ser, aproximadamente, de: uma semana a dez dias de antecedncia, para eventos empresariais;

um ms de antecedncia para casamentos e formaturas. Lembro que esses prazos so de recebimento, nas mos do convidado, e no de envio do convite. Em caso de o convite conter pedido de confirmao de presenas, prepare-se para receber as ligaes e e-mails, respondendo educadamente a todos eles. Treine a equipe responsvel pelas confirmaes e prepare uma lista para controlar o nmero de pessoas confirmadas. Como no hbito de muitas pessoas confirmarem a presena e, se for estritamente necessrio definir o nmero de participantes, pode-se, trs dias antes do evento, fazer telemarketing ativo para confirmao das presenas de convidados que ainda no confirmaram: perguntar se recebeu o convite, se h dvida e se poder contar com a especial presena dele(a) no evento. Divulgao do evento No fcil garantir 100% de presena do pblico em determinados eventos, como palestras, cursos, lanamentos, inauguraes e at mesmo coquetis. Em algumas situaes, so necessrios 1000 convites para garantir a presena de 200 pessoas. Como j comentamos em outra aula, so muitos os motivos que levam os convidados a deixarem de ir a um evento. A falta de pblico faz com que o evento perca seu objetivo. Caso haja a possibilidade de uma maior abrangncia do evento, como celebraes em parques, ruas, praas ou casas de espetculo com grande capacidade, a divulgao deve contar com outros instrumentos alm de convites: mdia impressa e televisiva, rdio, outdoors, internet, dentro de instituies (associaes, ongs, sindicatos etc.). A maioria das empresas utiliza divulgao aberta quando a participao cobrada: shows, cursos ou palestras.

Quando ocorre divulgao aberta, porm, deve-se redobrar o cuidado com a confirmao de presenas e adequao do local do evento, bem como com a infraestrutura necessria para atender a todos os participantes (sonorizao com potncia, servio de gua, toilets etc.). Divulgao para a imprensa Quando um evento tem o potencial para repercusso local, regional ou internacional, ele pode ser tambm divulgado para a imprensa, desde que seja de interesse pblico, isto , que impacte, de alguma forma, a sociedade. Se o evento tiver essas caractersticas, deve-se divulgar, via e-mail ou por meio de entrega nas redaes dos jornais, revistas, rdios e televises, um press-release, que um texto jornalstico contendo todas as informaes sobre o evento e os contatos do responsvel para esclarecimento de informaes sobre o acontecimento. Em uma de nossas prximas aulas, aprenderemos a redigir este e outros tipos de textos usados em eventos, certo? um grande esforo levar a imprensa ao evento e tentar abrir espao nos meios de comunicao para sua divulgao. Alguns pontos devem ser considerados: quando o evento ocorre fora do local onde reside o jornalista, deve-se avaliar o fornecimento de todas as condies para a sua locomoo at o evento. Cada redao de canal ou veculo de comunicao tem suas normas e restries quanto ao oferecimento de condies para o jornalista cobrir o evento. kit imprensa ou press-kit: preparar todo o material necessrio para os jornalistas desenvolverem as matrias: press-release, bloco, caneta e materiais informativos e ilustrativos como folder da empresa, fotos dos executivos e da prpria empresa, e fornecer, mesmo que seja aps o evento, todas as informaes requisitadas pelo jornalista e liberadas para divulgao pela empresa, em tempo hbil para publicao da matria. brinde ou promoo especial para o jornalista: devem ser considerados com cautela. Algumas redaes de veculos de comunicao probem essa prtica de recebimento de brindes aos seus jornalistas, ou pelo menos a restringem a um objeto bem simples, como caneta, bloco, caderno ou caneca. Nunca deve ser objetivo da organizao de um evento entregar brindes ou favorecer um jornalista ou um determinado veculo para que ele escreva bem de seu evento ou de sua empresa. O jornalista tem compromisso com a verdade e com o fato, da maneira como ele ocorrer. dependendo do tipo do evento, no interessante ter a presena de jornalistas. Ex: eventos que tenham discusso de problemas operacionais e de produtos, objetivando o seu aprimoramento, ou eventos de definio de estratgias empresariais. Esses eventos no devem ter a presena de jornalistas, pois neles circulam informaes de interesse exclusivo da organizao. Somente depois de liberadas as notcias a respeito desses eventos sero divulgadas, se forem de interesse da sociedade ou se nela forem provocar impacto. Preparao do livro de presena

O Livro de Presena um livro normalmente pautado e pode tambm ser personalizado para o evento. Nesse livro os participantes registram sua presena no evento por meio de assinatura. Nem todo evento tem necessidade de ter um Livro de Presena. Eventos sociais, normalmente, no possuem esse livro. Seu uso mais comum em eventos como inaugurao ou lanamento de pedra fundamental, em que interessante registrar o nome das pessoas que participaram daquele evento. deciso do organizador de eventos, em consonncia com a empresa, adotar ou no o Livro de Presena no evento. Contatos com rgos controladores de trnsito Dependendo do impacto do evento, necessrio entrar em contato com o rgo controlador do trnsito naquela localidade, para ajudar na organizao do trfego e do estacionamento dos participantes. Estamos, neste caso, falando de grandes eventos, caro aluno, como festivais, shows, vestibulares, dentre outros. Seleo do vdeo institucional/ apresentao eletrnica No pr-evento tambm muito importante lembrar-se de atualizar ou at mesmo produzir o vdeo institucional da empresa ou a apresentao eletrnica que ser utilizada. Essas tarefas normalmente no so rpidas e, por demandarem esforo de mais pessoas da equipe ou de outras reas da organizao, bom que tenham antecedncia em sua preparao. No dia do evento, no se esquea de testar previamente esse material no equipamento e levar mais de uma cpia de cada apresentao ou vdeo, como exemplar de segurana. Elaborao dos textos para o evento hora, tambm, no pr-evento, de elaborar os discursos das autoridades que estaro no evento (presidente, diretor ou outra autoridade). Existem algumas autoridades que preparam seus prprios discursos, mas a maioria deixa essa atividade a cargo da organizao do evento ou da assessoria de comunicao social. Outros textos so necessrios, como a pauta do mestre de cerimnias, que o roteirobase do evento, com todas as falas do mestre de cerimnias (ou orador) conduzindo as atividades do evento. Ainda preciso elaborar o questionrio de avaliao, em eventos que permitem essa atividade e se for de interesse do organizador de eventos ou da prpria empresa avaliar o evento. Assim como o Livro de Presenas, o questionrio de avaliao no indicado para aplicao em eventos sociais, pois no cabe, nesse momento, pedir para os convidados avaliarem o resultado do evento. Se, para todo mundo, o melhor da festa esperar por ela, para o organizador de evento essa a parte mais trabalhosa, a etapa em que ele tem que deixar tudo pronto para o grande dia. Na hora do evento, contudo, que ele vai ser colocado prova!

Terminamos o Pr-evento e, na prxima aula, estudaremos o Evento. Vamos ver? Resumo Nesta aula aprendemos um pouco mais sobre contratao de fornecedores, distribuio de convites, divulgao do evento, assessoria de imprensa, preparao do livro de presena, contatos com rgos controladores de trnsito, seleo do vdeo institucional/apresentao eletrnica e elaborao dos textos para o evento, tpicos importantes na produo de um evento organizacional. O pr-evento, para o organizador de eventos, uma das etapas mais pesadas e tormentosas, que demanda ateno redobrada em todas as aes. Atividades 1. Voc foi contratado pela EMBRAER para organizar a palestra O Evento Empresarial e o Turismo, que acontecer em dezembro deste ano, em So Paulo. Defina o que deve ser observado e os cuidados necessrios com relao : escolha do distribuio divulgao do evento local dos da palestra data convites

Referncias : BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratgias para eventos: uma tica do marketing e do turismo. So Paulo: Aleph, 2002. CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So Paulo: Summus Editorial, 1997.