EFA – Técnico de Contabilidade P. L.

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Estrutura e Comunicação
Organizacional

Entendemos por Organização um conjunto de

pessoas, ou sistemas com diferentes funções que
visam atingir um determinado objectivo, juntando a
actuação das diversas funções.

Podemos apresentar assim, vários tipos de

Organizações, que estamos inseridos.

Tipos de Organizações

Todas as organizações têm de definir o seu Core

Business – a especialização que a empresa tem. Ao
concentrar-se apenas no seu core business, através
de Outsourcing – ir buscar fora outras capacidades –
encontra formas de produzir.

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Qualquer organização tem de apresentar

diferenciação qualitativa e vantagens competitivas,
a nível de preços por exemplo.
Ou então têm de ter uma função que seja sentida
como necessária no mercado, se conseguir isto
significa que conseguiu encontrar um nicho e
estabelecer-se.

Quando uma empresa pretende se estabelecer num

país, tem de ter em conta o seguinte:

Envolvente Contextual
Visto por esta envolvente, a organização tem de ter
em conta certas características desse determinado
país, como por exemplo:

• Éticas – não podem ir contra as características

éticas e até religiosas dessa região;

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• Económicas – é primeira a ser vista, se essa

região possui um nível económico que possam
adquirir os produtos;

• Sociais – analisar se o país, a nível social, vai

ajudar para que a empresa consiga crescer e
manter-se por lá;

• Culturais – características que o país tem e que

devem ser preservadas;

• Legislação – nunca ir contra a legislação de um

país.

Envolvente Transaccional

É nesta envolvente que se dá o Input – recursos

necessários para a organização, como:

• Humanos – recrutamento dos funcionários;

• Físicos – escolha das instalações onde irá
funcionar a organização
• Financeiros – escolha dos sócios.

Output – é mercadoria que sai directa para:

• Clientes

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Dá-se o nome de Stakeholders – a todas as pessoas

que estão directamente relacionadas e interessadas
nesta organização.

Como:

• Clientes
• Fornecedores
• Colaboradores
• Investidores
• etc.

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Macroestrutura Interna das

Organizações

Esta é a forma como as organizações se estruturam,

dividindo-se em subsistemas.

Subsistema Operacional – este subsistema tem

como preocupação o resultado da organização, isto
é, se está a produzir eficazmente.

Subsistema de Gestão – este subsistema está virado

para o mercado, protege a organizações das

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incertezas que este apresenta, analisando os termos

de custos-beneficio.

Subsistema Institucional – trabalha em função da

boa aceitação da organização por parte da
sociedade em que esta labora.

Uma Empresa, é um agente económico que participa no

processo de oferta e procura. E como fim último a
optimização de lucro a longo prazo.
Tem como objectivo estrutural uma boa combinação
de recursos (inputs) de forma a concretizar uma boa
produção (outputs), e em satisfazer os seus clientes.

Assim, a empresa pode ser vista como uma

organização, mas ao contrário de uma organização,
a empresa tem como objectivo o desenvolvimento e
não o crescimento.

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A Empresa tem de ter em conta estes dois pontos

para medir o grau de satisfação e optimização.

Eficácia vs Eficiência

Eficácia - a eficácia de uma empresa, é o grau de

satisfação dos Stakeholders.

Eficiência – é a forma de optimização que a empresa

faz entre os inputs e os outputs.

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Uma Empresa pode ter a sua especialização, mas

para isso tem de procurar quem lhes forneça o
material para que posso produzir.
Mas existem empresas que possuem todo o material
necessário até chegar ao produto final. Essas
empresas trabalham em Cadeia de Valor.

Por exemplo:

A empresa “O Bem Calçar”, é uma sapataria, que

têm a sua própria fábrica, tem estilistas que
desenham os sapatos, possui também uma pequena
frota para a distribuição do produto. Sendo assim,
esta empresa faz Concentração Vertical. Com isto,
reduzem custos, não precisando de vários
fornecedores.

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Existe outro tipo de concentração, a Concentração

Horizontal – uma empresa abre e explora ramos
diferentes do seu objectivo inicial.

Por exemplo:

A sapataria “O Bem Calçar” resolve abrir os

seguintes estabelecimentos:

Elementos Produtivos de uma Empresa

Exemplo da sapataria:

• Trabalho
o Físico
o Intelectual

• Meios de Produção ou Capital

o Objectos de Trabalho
 Matéria-prima – a pele para os sapatos
 Materiais subsidiados – ferramentas
para a produção dos sapatos

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o Meios de trabalho

Objectivos da Empresa ao produzir

Exemplo da sapataria:

• Económicos – Crescimento da empresa e que

seja rentável;

• Sociais – Satisfazer as necessidades e os

interesses dos seus trabalhadores;

• Auto preservação – Que consiga uma boa

adaptação no meio em que se instalou;

Como classificar uma Empresa

Dimensão Efectivos Volume Negócios

Microempresa <10 Até 2 M. €
Pequena <50 Até 10 M. €
Empresa
Pequenas e <250 Até 50 M. €
Médias
Empresas
Grande Empresa >250 >50 M. €

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A empresa “O Bem Calçar” é Pequena e Média

Empresa.

Tipos de Empresas

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A empresa “O Bem Calçar” é uma Empresa Privada

Tipos de Cooperativas

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Cooperativa de produção – estas cooperativas têm

como objectivo a produção de bens e serviços;

Cooperativa de distribuição – estas cooperativas

procuram facilitar o escoamento dos produtos
produzidos;

Cooperativas de consumo – estas cooperativas

procuram satisfazer os seus sócios com bens e
serviços mais baratos e de uma qualidade

Estrutura Organizacional de uma Empresa

• Esta estrutura consiste em definir quais as

funções que cada colaborador vai desempenhar
dentro da empresa, como se deve relacionar
em termos horizontais e verticais.

O meio em que a empresa está inserida vai

influenciar na estratégia que têm de adaptar a
estrutura da empresa, e ao mesmo a estrutura
determina também a estratégia a ser usada.

Sendo assim, temos vários tipos de estruturas,

como os que se seguem.

Estrutura Informal – dentro da empresa todos

desempenham as mesmas funções;
Start up – quando a empresa ainda está no começo

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Estrutura Funcional

Estrutura da sapataria: Organograma da empresa

“O Bem Calçar”:

C.A. – Conselho Administrativo, controla os

directores das várias repartições. É onde estão os
sócios da empresa e onde se tomam as decisões
mais importantes para a empresa.

Director Financeiro – Controla todo o dinheiro da

empresa

Director de Produção – Controla o nível da qualidade

de produção, e se está a produzir nas quantidades
correctas

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Director Comercial – Controla as vendas e forma de

adquirir novos clientes. Trata, também, da
publicidade da empresa.

Recursos Humanos – Fazem as entrevistas e

recrutam pessoal. Tratam de todos os assuntos dos
colaboradores.

Estrutura divisionada

A parte divisionada são os produtos, quando são

feitos produtos diferentes, cada linha de produtos
tem um gestor.

Unidades estratégicas de Negócios

Os diferentes departamentos trabalham como se

fossem uma “pequena empresa”, sendo sempre
controlados pela Empresa.

Organização por Projecto

A Empresa decide recrutar pessoas de vários

departamentos, se esta relação correr bem acabam
por enviar essa equipa para um determinado lugar
para ser aberta uma filial.

Estrutura Matricial

Cruzamento de equipas que apresentam óptimos

desempenhos, ficando assim uma equipa forte e
dinâmica.

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Organização em Rede

Baseia-se em Outsourcing. Só se preocupam com o

seu core business.

Comunicação Organizacional

Estes quatro tipos de comunicação têm como

objectivo divulgar o objectivo de uma empresa,
impulsionar a vendas dos produtos e vender a
imagem da empresa.

Todas elas têm pessoas competentes para fazer com

que cada uma delas cumpra o seu objectivo.

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Imagem vs
Identidade

Imagem
• A imagem da minha empresa, é aquilo que eu
quero passar para a sociedade, para assumir
determinadas características para os meus
futuros clientes. Como sendo uma empresa
preocupada com o bem-estar dos clientes, com
a qualidade dos produtos, com preços baixos,
etc.

Identidade
• Mostra o que a empresa é na realidade. Que se
preocupa com a qualidade dos produtos, mas
que os preço não são os mais baixos, por
exemplo.

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Comunicação interna vs Comunicação externa

Comunicação interna – comunicação dentro da

organização, o director geral passa motivação para
os seus colaboradores

Comunicação externa – comunicação fora da

organização, é a imagem que a gestão da empresa
faz através da publicidade para chegar até aos seus
clientes

Exemplos de canais de comunicação interna:

Escrita Oral Audiovisual

Email Grupos de Vídeo
Carta trabalho Televisão
Jornal / Revista Reuniões Rádio
Placard Telefone
Caixa de
Sugestões

A empresa “O Bem Calçar” utiliza dois destes tipos

de comunicação.
Utiliza o placard, que é exposto todas as semanas,
para informar os colaboradores como estão a correr
as vendas, e é utilizado também para lhes mostrar
curiosidades relacionados ou não sobre o trabalho. E
todos os meses são feitas reuniões com o director
geral e os colaboradores de cada departamento
para os informar sobre o que se passa na empresa,

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felicitando-os pelo o trabalho realizado e a

superação dos objectivos.

Vectores de Comunicação

• Assegura que todos na organização tomem

conhecimento e entendam os princípios e as
metas da organização

• Alcançar credibilidade e confiança

• Alargar a ideia de participação na organização

• Agilizar canais de transmissão de informação

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• Favorecer a comunicação dentro da organização

• Fortalecer papéis hierárquicos

• Estimular o consenso

• Favorece a auto-análise

• Bom aproveitamento das ideias

• Que todos se sintam protagonistas na

organização e dos seus objectivos

• Que aflorem energias e potencialidades ocultas

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• Agilizar os processos de gestão

• Melhor coesão interna

• Maior desenvolvimento da organização

• Favorece a comunicação entre departamentos

diferentes e mesmo dentro dos departamentos

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• Aumentar o rendimento dos trabalhadores

• Evidenciar a contribuição individual

• Estimular o espírito de equipa

• Modificar comportamentos

• Promover novas mentalidades

• Ganhar eficácia e satisfação

• Potencial Criativo

• Incrementar a competitividade

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É importante que haja uma boa comunicação

interna entre colaboradores, e colaboradores com os
directores de departamento. Deve-se aceitar as
propostas de cada colaborador, dos objectivos e dos
valores.
Orientam-se para desempenharem os projectos para
que a empresa desenvolva, sendo assim há uma
maior participação de todos na empresa, existe um
envolvimento maior na empresa.

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Diferentes Níveis de Envolvimento

Existem vários níveis de envolvimento que as

pessoas têm perante um assunto, e neste caso
perante o seu trabalho.

1º Nível – Indiferença

2º Nível – Identificação
• É o nível mais básico do envolvimento

3º Nível – Pertença
• Neste nível existe um sentimento de partilha de
valores e de experiências em comum

4º Nível - Compromisso
• Pessoas que têm uma paixão suficiente para se
dedicarem a algo

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Comunicação Externa Publicidade

A Comunicação externa tem como objectivo vender

a imagem da empresa, é uma ferramenta de gestão
estratégica.

Já a Publicidade tem como objectivo vender os

produtos da empresa e gerar dinheiro, sendo uma
ferramenta do marketing.

Os Média também têm um papel importante para as

empresas.
Fazem de mediadores entre a empresa e o público,
revelam notícias importantes das empresas, dando
assim uma certa credibilidade às notícias e assim o
público tem uma atenção especial.

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Empresa Criada:

“O Bem Calçar, Lda.” é uma sociedade por

quotas, privada, com registo na conservatória
sob o número 25083334449, matriculada na
conservatória de Lisboa com o capital social
de 20 mil euros e sede em : Rua Augusto
Barbosa n.º 7 1.º esquerdo, 1950-001 Lisboa,
com o NIF n.º 508 333 444, e NISS nº 115 001
897 12.

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