Introducao A Administracao de Materiais em Sistemas InformatizadosNadia

Fbio J.C.
Leal Costa
Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados
Incluindo noes das Normas ISO 9000 e Administrao do Patrimnio
Todos os direitos desta edio reservados ao autor. Publicado por Editco Comercial Ltda. Rua Pedroso Alvarenga, 1046, 9 andar sala 95 Itaim 04531-004 So Paulo-SP Tel: (11) 3706-1492 Fax: (11) 3071-2567 e-mail: info@ieditora.com.br Na internet, publicao exclusiva da iEditora: www.ieditora.com.br
Fbio J. C. Leal Costa
Apoio:
So Paulo 2002
Ttulo original portugus:

Reviso:
Elina Correa Miotto

Editorao eletrnica:
Julio Cesar Portellada
ISBN 85-87916-19-X
PROIBIDA A REPRODUO Nenhuma parte desta obra poder ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por meios eletrnicos ou gravaes, assim como traduzida, sem a permisso, por escrito, do autor. Os infratores sero punidos pela Lei n 9.610/98. Impresso no Brasil / Printed in Brazil
SUMRIO
Prefcio ............................................................................................... 11 Agradecimentos .................................................................................. 15 PARTE I Introduo ....................................................................... 17 1 Introduo Administrao e Controle dos Estoques .................... 17 1.1 A Administrao de Estoques ................................................ 18 1.1.1 Vantagens da Administrao Eciente dos Estoques ...... 20 1.2 Classicao dos Materiais ................................................... 21 1.2.1 Quanto Industrializao ............................................ 21 1.2.2 Quanto ao Aspecto Contbil ......................................... 21 1.2.3 Quanto Demanda ....................................................... 22 1.2.4 Quanto Movimentao .............................................. 23 1.2.5 Quanto ao Estado de Apresentao .............................. 23 2 Noes de Automao dos Estoques ........................................... 25 2.1 O Processo de Automao ..................................................... 26 2.2 Fases do Processo de Automao .......................................... 26 2.3 Benefcios da Automao ..................................................... 28 2.4 Obstculos ao Processo de Automao .................................. 29 2.4.1 Alguns Fatores Humanos .............................................. 29 2.4.2 Fatores Operacionais ................................................... 29 2.5 EDI Electronic Data Interchange Intercmbio Eletrnico de Dados ............................................................ 30 2.5.1 Objetivos da Implantao do EDI .................................. 30 2.5.2 Vantagens do Padro EANCOM .................................. 31
2.6 ECR Efcient Consumer Response Resposta Eciente ao Consumidor ....................................................................... 31 2.6.1 Requisitos para Implantao do ECR ............................. 32 2.7 TEF Transferncia Eletrnica de Fundos ............................. 33 2.7.1 Opes de Pagamento ..................................................... 33 2.7.2 Vantagens da Transferncia Eletrnica de Fundos .......... 34 2.7.3 Requisitos para Implantao .......................................... 34 2.8 Coleta de Dados por Radiofreqncia .................................... 35 3 Sistema de Controle de Estoque Informatizado ............................... 37 3.1 Cadastro de Materiais ............................................................ 40 3.1.1 Tcnica de Cadastramento de Materiais .......................... 41 3.1.2 Sistemas de Codicao ............................................... 43 3.1.3 Dgito de Controle .......................................................... 45 3.1.4 O Cadastro de Materiais e os Cdigos EAN ................... 47 3.2 Cadastro de Fornecedores ....................................................... 50 3.3 Cadastro de Operaes ........................................................... 51 3.4 Cadastro de Clientes ............................................................. 52 3.5 Cadastro de Movimento ......................................................... 53 3.5.1 Operaes Bsicas do Cadastro de Movimento ............ 53 4 Cdigo de Barras Padro EAN ...................................................... 54 4.1 Composio dos Cdigos de Barras ...................................... 55 4.2 Impresso dos Cdigos de Barras .......................................... 55 4.3 Como Funcionam os Cdigos de Barras ............................... 58 4.3.1 Leitura dos Cdigos de Barras ........................................ 58 4.3.2 Decodicao dos Cdigos de Barras ............................. 59 4.3.3 Cdigos de Barras EAN Utilizados no Brasil ................. 59 4.4 Equipamentos para Leitura, Decodicao e Impresso de Cdigos de Barras .......................................... 66 4.5 Equipamentos Diversos ....................................................... 68 4.6 Suprimentos ............................................................................ 69
5 Cdigos de Barras Bidimensionais .................................................. 70 PARTE II Gerenciamento dos Estoques ......................................... 71 1 Movimentao de Materiais ............................................................. 71 1.1 Recebimento de Mercadorias ................................................... 72 1.2 Sada de Mercadorias .............................................................. 74 1.3 Frete ......................................................................................... 74 1.4 Rateio de Frete ....................................................................... 75 1.5 Armazenagem de Materiais .................................................... 77 1.5.1 Amarrao do Empilhamento ........................................ 78 1.5.2 Palete ............................................................................. 80 1.5.3 Linguagem das Caixas de Transporte ............................. 83 1.5.4 Normas de Estocagem ..................................................... 84 1.6 Sistemas de Estocagem .......................................................... 85 1.6.1 Localizao Fixa ............................................................. 85 1.6.2 Localizao Mvel ........................................................ 85 1.7 Localizao dos Materiais .................................................... 87 1.7.1 Mtodo para Determinar a Localizao dos Materiais ..... 87 1.8 Custo de Armazenagem ........................................................ 88 1.9 Equipamentos de Movimentao de Materiais ........................ 91 1.10 Marcos Histricos da Movimentao de Materiais ............... 93 2 Nveis de Estoque .......................................................................... 96 2.1 Rotatividade ......................................................................... 101 2.2 Relao Estoque/Vendas ........................................................ 101 2.2.1 Aspectos que Inuenciam o Valor da Relao Estoque / Vendas: .......................................................... 103 3 Avaliao de Materiais ................................................................. 104 3.1 Preos dos Materiais ............................................................... 104 3.2 Mtodos de Avaliao dos Estoques ..................................... 105 3.2.1 Custo Mdio ................................................................. 106
3.2.2 PEPS (FIFO) (First in, First out) ..................................... 107 3.2.3 UEPS (LIFO) (Last in, First out) .................................... 108 4 Previso de Materiais ..................................................................... 109 4.1 Mtodos de Previso de Materiais .......................................... 110 4.1.1 Mtodo do ltimo Perodo ........................................... 110 4.1.2 Mtodo da Mdia Mvel .............................................. 111 4.1.3 Mtodo da Mdia Mvel Ponderada ............................... 111 4.1.4 Mtodo da Tendncia de Demanda .............................. 112 5 Inventrio ..................................................................................... 115 5.1 Tipos de Inventrios ............................................................. 115 5.1.1 Rotativo ou Parcial ........................................................ 115 5.1.2 Geral ou Total ............................................................ 116 5.1.3 Permanente ................................................................. 116 5.2- Formas de Contagem .............................................................. 117 5.3 Instrues para Realizao de um Inventrio ...................... 117 5.3.1 Erros Encontrados em um Inventrio de Materiais ........ 119 6 Classicao ABC ....................................................................... 121 6.1 Itens Classe A ................................................................. 122 6.2 Itens Classe B ................................................................. 122 6.3 Itens Classe C ................................................................. 122 6.4 Construo da Classicao ABC .................................. 123 6.5 Construo da Curva ABC ............................................. 125 6.6 Consideraes Sobre o Clculo da Classicao ABC ... 125 PARTE III Compras ...................................................................... 129 1 Compras ...................................................................................... 129 1.1 Introduo ............................................................................ 129 1.2 Objetivo Bsico da Aquisio .............................................. 130 1.2.1 Objetivos da Administrao de Compras ...................... 131 1.3 Evoluo das Compras .......................................................... 131 1.4 Modelos de Administrao de Compras ................................ 133
1.4.1 Proprietrio Comprador ................................................. 133 1.4.2 Compra Centralizada ..................................................... 134 1.4.3 Central de Compras ...................................................... 134 1.4.4 Compra Descentralizada ................................................ 134 1.4.5 Compra Cooperativada ................................................ 134 1.5 Gerente de Compras ........................................................... 134 1.5.1 Funo Bsica ............................................................ 135 1.5.2 Objetivo Bsico ............................................................. 135 1.5.3 Obrigaes Principais ................................................. 135 1.6 A rea de Compras ............................................................. 135 1.6.1 Atribuies da rea de Compras .................................. 136 1.6.2 Documentos Utilizados pela rea de Compras ............. 138 1.6.3 Rotina de Trabalho da rea de Compras ......................... 139 1.6.4 Descrio dos Documentos Utilizados pela rea de Compras ................................................................. 140 2 Negociao .................................................................................. 149 2.1 O Processo de Negociao ................................................... 150 2.2 Objetivos Bsicos da Negociao ....................................... 151 2.3 Quando Negociar ................................................................. 151 2.4 Momentos da Negociao .................................................... 152 2.5 Tticas de Negociao ............................................................ 152 PARTE IV A Administrao de Materiais e as Normas ISO ..... 155 1 Normas ISO ................................................................................. 155 1.1 Requisito 4.6 Aquisio .................................................... 157 1.2 Requisito 4.7 Controle de Produtos Fornecidos pelo Cliente ........................................................................ 159 1.3 Requisito 4.8 Identicao e Rastreabilidade de Produtos .. 160 1.4 Requisito 4.10 Inspeo e Ensaios ...................................... 161 1.5 Requisito 4.12 Situao de Inspeo e Ensaios .................. 162 1.6 Requisito 4.13 Controle de Produtos no Conforme ......... 162
1.7 Requisito 4.15 Manuseio, Armazenamento, Embalagem, Preservao e Entrega ...................................... 163 PARTE V Patrimnio .................................................................... 165 1 Bens de Patrimnio ...................................................................... 165 1.1 O Ativo Imobilizado ............................................................. 166 1.2 Cadastro de Bens do Ativo Imobilizado ................................ 166 1.3 Bens Agregados ................................................................... 167 1.4 Custo de Aquisio do Imobilizado ...................................... 169 1.5 Aquisio de Bens de Pequeno Valor ...................................... 169 1.6 Impostos Pagos na Compra de Imobilizado ........................... 170 1.7 Depreciao, Amortizao e Exausto ................................... 170 1.7.1 Depreciao de Bens Novos ......................................... 170 1.7.2 Depreciao de Bem Adquirido Usado .......................... 171 1.7.3 Depreciao Acelerada ................................................. 172 1.7.4 Amortizao ................................................................. 173 1.7.5 Exausto ...................................................................... 174 PARTE VI Anexos: ......................................................................... 175 Anexo I Conjunto de Caracteres do Cdigo UCC/EAN-128 ............ 175 Anexo II Tabela de Identicadores de Aplicao UCC/EAN-128 .... 179 Anexo III AIs 31 a 36 Medidas Comerciais e Logsticas Mtricas e no Mtricas ...................................................................... 181 Bibliograa ........................................................................................ 183
PREFCIO
Este trabalho direcionado aos prossionais, professores e alunos que atuam na rea de Administrao de Materiais. Seu principal objetivo levar ao leitor, de forma simples, objetiva e clara, noes bsicas do gerenciamento e controle dos estoques em sistemas informatizados, como tambm abordar algumas inovaes j existentes e aplicadas nas empresas brasileiras. Atualmente os empresrios tm despertado grande interesse pela logstica, principalmente no que se refere s compras e aos nveis de estoque em relao demanda dos produtos, aplicando intensamente o Just-In-Time na administrao de seus materiais, isso porque no cabe mais a manuteno de estoques excessivos para enfrentar a concorrncia. Com o advento da informtica as empresas passaram a conhecer melhor o comportamento dos seus estoques, identicando e eliminando gargalos, partindo para elaborao de estratgias tticas e operacionais mais precisas e dinmicas, com isso possibilitando expressiva reduo do capital de giro aplicado em materiais. Hoje em dia no mais aceitvel que uma organizao gerencie seus estoques sem o auxlio da informtica. Esta tecnologia est ao alcance de todas as empresas, inclusive micro e pequenas, porm as tcnicas de gerenciamento on-line ainda no foram bem assimiladas e difundidas, sendo comum a utilizao parcial das vantagens de um sistema informatizado. Nesta obra espero diminuir este hiato e contribuir para a difuso e o bom uso dos sistemas informatizados para controle dos estoques. O autor
Nada mais difcil de assumir, mais perigoso de conduzir, do que tomar a iniciativa na introduo de uma nova ordem de coisas, pois a inovao tem como inimigos todos os que se saram bem sob as antigas condies e tm como defensores tmidos os que, talvez, possam se sair bem sob as novas. O Prncipe Machiavel
AGRADECIMENTOS
Agradecimentos especiais a meus amigos e empreendedores: Jos Damasceno Lima, Luiz Antnio Jatob, Alexsandro Pereira, Paulo Marinho e a todos que contriburam, direta ou indiretamente, para realizao desta obra. Agradeo tambm, pelo incentivo aos novos autores, a Fundao Educacional Jayme de Altavila FEJAL, junto ao Centro de Pesquisas Empreendedorismo e Difuso Tecnolgica CPT e a Editco Comercial Ltda.
Parte I INTRODUO
1 Introduo Administrao e Controle dos Estoques

Atualmente, a Administrao de Materiais uma das atividades de gesto mais importantes para as empresas. A manuteno da competitividade depende diretamente da forma com que os materiais so geridos, os quais devem possuir nveis compatveis com suas demandas como tambm as compras necessitam ser cada vez mais geis, para que possam atender s necessidades de aumento da velocidade da renovao dos estoques. Girar o mais rpido possvel, reduzindo os nveis de armazenamento, sem que isso acarrete em desabastecimento, o grande desao gesto de materiais, visto que a manuteno da lucratividade da empresa depende disso. Nos dias atuais, onde a competio entre empresas acirrada, ganhar dinheiro com altas margens de lucro tornou-se invivel, da surgiu a importncia da reduo dos estoques e da agilizao dos processos de aquisio comprar grandes quantidades no compensador. Simplesmente comprar, armazenar, industrializar e vender no atende s necessidades do mercado, cada vez mais competitivo e exigente. As operaes ligadas gesto dos estoques necessitam ser cada vez mais rpidas e precisas, por este motivo no podemos falar em Administrao de Materiais sem enfocar os processos de informatizao dos estoques. Mas o que estoque? todo sortimento de materiais destinado manuteno das atividades de uma empresa; o conjunto de materiais adquiridos com ns de armazenamento para uso futuro;
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So mercadorias que a empresa adquire de fornecedores e armazena para atender as suas necessidades. todo sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de sua produo e/ou prestao de servio. O que Administrao de Materiais? o conjunto de atividades que visam garantir o uxo contnuo e uniforme das compras, produo e vendas de mercadorias e servios. um conjunto de aes que visam dar continuidade aos suprimentos necessrios a manuteno das atividades da empresa. Consiste na ao conjunta das atividades de compra, armazenamento, produo e vendas, com ns de manter as atividades da empresa, estas, por sua vez, em sintonia com as atividades nanceiras e contbeis.
1.1 A Administrao de Estoques

Podemos comparar a atividade logstica a um grande e innito quebra-cabea, onde todas as peas se encaixam, conforme forem colocadas, porm o resultado obtido depender da forma que as mesmas estejam dispostas, pois se algumas poucas peas forem colocadas em local indevido, todo resultado car comprometido, por outro lado, se forem colocadas corretamente, os benefcios sero extraordinrios. A rea de materiais interage diretamente com outras reas da empresa, as quais possuem vnculo estreito e dependente entre si. Internamente, na rea de materiais, compras e armazenamento necessitam de perfeita sintonia para obter resultados satisfatrios. Externamente, produo e vendas necessitam do apoio logstico da rea de materiais para executarem suas atividades. Por outro lado, o setor nanceiro assegura os pagamentos das compras efetuadas pela rea de materiais.
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Fluxo de materiais entre as reas relacionadas
rea de Materiais Produo Vendas
Podemos observar que a rea de materiais interfere diretamente nos resultados das reas de produo e vendas, visto que as duas necessitam do suprimento contnuo de materiais, dentro dos padres de qualidade exigidos pela empresa. As reas de transportes e manuteno, que tambm so componentes do sistema logstico, ganharam autonomia, no entanto mantm seu apoio ao sistema de estoque. Isto permitiu maior especializao da rea de materiais, que hoje ocupa suas atividades com a gesto dos estoques: compra, estocagem e suprimento de materiais.
rea de Materiais
Compras
Estoque
comum que a direo da empresa questione o Administrador de Materiais sobre a situao atual dos estoques, cabendo ao responsvel pela rea administrar os estoques de forma eciente e promover a manuteno dos sistemas de informao e controle, com ns de obter respostas adequadas para as seguintes perguntas, entre tantas outras:
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a) Qual o valor do estoque atual da empresa? b) Quantas unidades de cada produto existem em estoque? c) Quais so os materiais de maior valor no estoque? d) Quais materiais esto tendo maior sada? e) Qual a rotao do estoque? f) Que materiais devem ser eliminados do estoque? g) Que estratgias de gerenciamento devem ser adotadas para controle dos estoques? h) Qual o melhor momento para comprar?
1.1.1 Vantagens da Administrao Eciente dos Estoques

Os estoques, bem administrados e adequados, traro como resultados vrias vantagens tais como: a) Reduz ou anula perdas e/ou furtos de materiais; b) Permite o conhecimento prvio das quantidades de materiais necessrias para atender a demanda para perodo de tempo futuro; c) Evita compras desnecessrias; d) Favorece o suprimento de materiais no momento oportuno; e) Permitem traar, de forma eciente, estratgias de compras e de vendas; f) Reduz a necessidade de capital de giro para manter as atividades da empresa; g) Promove aumento da rotao dos estoques; h) Propicia maior competitividade da empresa em relao a sua concorrncia; i) Favorece o estreitamento das parcerias comerciais entre a empresa e seus principais fornecedores;
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1.2 Classicao dos Materiais

Os materiais podem ser agrupados de vrias formas, conforme a viso de cada empresa, tais como: estado de conservao, utilizao, natureza etc. Cada classicao deve atender aos objetivos desejados, sendo possvel grande variao de classicaes. A atividade de classicao muito importante no momento do cadastro no sistema de controle do estoque, onde os materiais devem ser classicados em grupos e subgrupos, criados conforme as necessidades de classicao e de agrupamento dos materiais de cada empresa, veremos isso melhor mais adiante. Eis algumas classicaes, clssicas e gerais, normalmente aplicadas aos materiais.
1.2.1 Quanto Industrializao

a) MATRIAS PRIMAS: So materiais destinados transformao em outros produtos, tem consumo proporcional ao volume de produo; b) PRODUTOS EM PROCESSO: So materiais que esto em diferentes etapas da produo. Representam a transio de matria-prima em produto acabado; c) PRODUTOS SEMI-ACABADOS: So aqueles procedentes da produo que, para serem considerados acabados, necessitam de algum detalhe de acabamento (retoque, pintura, inspeo etc.); d) PRODUTOS ACABADOS: J esto prontos, seus processamentos foram completados, podendo ser estocados, utilizados ou vendidos.
1.2.2 Quanto ao Aspecto Contbil

a) MATERIAIS IMOBILIZADOS: So itens pertencentes ao ativo imobilizado (patrimnio), os quais so armazenados ou utilizados, tendo aplicao j denida. Seu gerenciamento e controle so feitos de forma distinta dos demais materiais;
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b) MATERIAL EM ESTOQUE: Referentes aos materiais estocados pela empresa, so destinados produo ou revenda, compem o ativo circulante. Podem ser classicados em trs tipos: Matria prima; Material para revenda; e Material de consumo. Os materiais de consumo estocados guram, contabilmente, como despesa.
1.2.3 Quanto Demanda

a) MATERIAIS DE DEMANDA PERMANENTE: Sempre so movimentados no estoque, nunca devem faltar; b) MATERIAIS DE DEMANDA EVENTUAL: So aqueles que tem movimentao em determinados perodos, normalmente para atender demanda de determinada poca. Sua compra deve ser cuidadosamente planejada para que no ocorram sobras nem faltas, que certamente acarretaro em reduo da margem de lucro.
So comuns na comercializao de produtos de demanda eventual, acordos de consignao entre as empresas revendedoras e fornecedoras.
Em se tratando de produtos com perodos de demanda no previsveis devemos manter o mnimo possvel em estoque, para no compro-meter o capital de giro da empresa.
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1.2.4 Quanto Movimentao

a) MATERIAIS ATIVOS: So itens estocados que possuem sua movimentao ativa; b) MATERIAIS INATIVOS: So itens estocados sem movimentao. Estes devem ser identicados e sua permanncia em estoque analisada, caso no seja compensadora, devemos retir-los do estoque, pois somente representam capital de giro parado e em desvalorizao. c) MATERIAIS DESCONTINUADOS: So itens que a empresa no mais movimenta. Como no possvel exclu-los do sistema de controle de estoque, por possuirem movimentaes registradas, os mesmos so classicados como descontinuados. O fato de retirar do estoque itens sem movimentao, no signica colocar no lixo ou destru-los, o Administrador de Materiais, com aval da direo da empresa, dever providenciar aplicao econmica para os itens em questo.
1.2.5 Quanto ao Estado de Apresentao

1. MATERIAIS NOVOS: No foram utilizados sob nenhuma forma; 2. MATERIAIS REPARADOS: Sofreram alguma modicao ou recuperao, podem ser novamente utilizados, com ou sem restries; 3. MATERIAIS INSERVVEIS: No apresentam condies de uso, sua recuperao invivel. Uma vez em estoque, devem ser retirados no mais breve espao de tempo possvel; 4. MATERIAL OBSOLETO: Mesmo sem nenhum uso, no mais satisfaz o mercado. Devem ser vendidos urgentemente, enquanto ainda h aceitao, sob
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pena de representarem materiais inativos, acarretando imobilizao de capital de giro; 5. MATERIAL SUCATA: o resduo de material que possui valor econmico; 6. MATERIAL IMPRESTVEL: o resduo de material que no tem valor econmico.
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2 Noes de Automao dos Estoques

Nas organizaes voltadas s novas tcnicas de gerenciamento e controle do estoque, a utilizao de recursos de automao muito importante, pois otimiza os processos de forma a integrar as operaes da empresa racionalizando tarefas, eliminando margens de erros gerando maior conabilidade e, sobre tudo, reduzindo considera-velmente o tempo e os custos operacionais e administrativos. A automao tambm integra o controle do estoque s diversas reas da empresa, tais como: contabilidade, nanceira, vendas e compras.
Compras Contabilidade/ Financeiro Vendas
Estoque
Externamente, os processos de automao facilitam as relaes entre clientes e fornecedores, tornando mais amigveis e geis as operaes de compras e vendas de materiais. Sistemas como o EDI (Electronic Data Interchange) Intercmbio Eletrnico de Dados e ECR (Efcient Consumer Response) Resposta Eciente ao Consumidor otimizam os processos de aquisio, melhoram os relacionamentos entre empresas, facilitam a gesto dos estoques e reduzem, consideravelmente, as necessidades de capital de giro.
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2.1 O Processo de Automao

Atualmente a automao passa por um perodo de grande desenvolvimento, explicado pela conscientizao dos benefcios por ela gerados, como tambm pela reduo dos custos dos equipamentos, antes eram onerosos para pequenas e mdias empresas. Atualmente os empresrios percebem a importncia de automatizarem suas movimentaes por vrios motivos, entre eles, podemos citar alguns: necessrio controle preciso dos estoques, desde a entrada, armazenamento at sua sada; Os clientes exigem atendimento mais rpido, eciente e com maior conforto; A concorrncia entre empresas est mais acirrada; O uxo das informaes necessita ser mais gil e preciso; As diversas reas da empresa devem estar perfeitamente integradas; As empresas necessitam oferecer preos mais acessveis de seus produtos e servios; Os processos decisrios devem ser mais geis; As estratgias gerenciais necessitam ser mais dinmicas e maleveis.
2.2 Fases do Processo de Automao

As empresas, ao informatizar suas operaes, passam por um processo de implantao dos sistemas de automao, geralmente de forma gradativa, compreendendo vrias fases: 1 Fase Inicialmente h implantao de micro computadores e so utilizados softwares simples e especcos para cada aplicao, sem interligao com outros sistemas. As reas de estoque, contabilidade e nanceira trabalham isoladamente, os documentos so registrados e encaminhados para os setores envolvidos;
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2 Fase H conscientizao da interligao dos sistemas gerenciais, surgem softwares mais elaborados capazes de integrar vrias reas da empresa, h necessidade de especializao e de viso geral da organizao por parte dos funcionrios, so dinamizados os processos de treinamentos e reciclagem, ocorre a instalao de computadores interligados em rede, as reas de estoque, compras e vendas podem utilizar o mesmo software e efetuar lanamentos no sistema, so agilizados os processos de movimentao e controle dos materiais. Nesta fase ainda h muita interveno humana e ocorrem, com freqncia, erros de digitao que comprometem a ecincia do sistema. O processo de entrada de dados ainda muito lento. comum a existncia de conitos entre as reas envolvidas no processo. 3 Fase Surge necessidade da implantao de leitura ptica, agilizando e qualicando a coleta de dados, como tambm, reduzindo a possibilidade de erros na entrada de dados. As informaes uem rapidamente; os relatrios emitidos pelo sistema so mais conveis; as estratgias gerenciais so precisas e dinmicas; os nveis dos estoques podem ser reduzidos, em conseqncia da agilizao dos processos de compra; conhecimento do giro dos estoques; a apurao das vendas muito mais rpida e precisa; h garantia de que o material que est sendo movimentado o mesmo nas movimentaes de entrada e sada e o mais importante: empresa e fornecedores comeam a falar a mesma linguagem em relao movimentao dos materiais ambas usam o mesmo cdigo de identicao, o padro EAN de cdigos de barras, da comeam as parcerias comerciais eletrnicas. 4 Fase As empresas, totalmente informatizadas, podem utilizar o EDI Intercmbio Eletrnicos de Dados e o ECR Resposta Eciente ao Consumidor, favorecendo maior parceria entre
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as relaes comerciais, h consulta direta entre clientes e fornecedores; ressuprimento automtico de materiais; maior agilidade e ecincia no atendimento.
2.3 Benefcios da Automao

Uma empresa somente est realmente automatizada quando adota equipamentos de leitura ptica para coleta de dados, onde submete todo percurso do material preciso dos leitores pticos (scanners), identicando de forma inequvoca e registrando no sistema de estoque todas as suas movimentaes, em todo uxo na empresa, desde a entrada, armazenamento at sua baixa no sistema. Seguem alguns benefcios da automao dos estoques: Agilidade e preciso, com reduo mnima de 30 a 40% no tempo de atendimento; Conabilidade com reduo da digitao, a possibilidade de erros humanos diminui sensivelmente; Controle preciso do estoque nas operaes de compras, entradas, movimentaes internas, atualizaes de preos, sadas e reposio; Rapidez no processamento de informaes, com confeco de relatrios mais abrangentes e direcionados, facilitando a tomada de decises e a elaborao de estratgias; Reduo do tempo de permanncia das mercadorias na empresa, com agilizao dos processos de compra e aumento do giro dos estoques; Reduo dos custos operacionais e da rea de armazenagem; Diminuio de desperdcios por excesso de estocagem; Melhor reposio do estoque, diminuindo perdas de vendas e falhas na produo; Melhoria do fator emocional dos funcionrios pela reduo do stress decorrente da possibilidade da ocorrncia de erros; Melhor conhecimento do perl dos clientes e fornecedores da empresa; Agilidade na atualizao das informaes; Conhecimento preciso do giro dos materiais.
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2.4 Obstculos ao Processo de Automao

Como todo processo inovador, para automao no poderiam faltar obstculos sua implantao. Estes obstculos geralmente esto situados dentro da prpria empresa, muitas vezes congurados nas pessoas que nelas trabalham fatores humanos. Outras vezes os obstculos esto relacionados operao e viabilizao da automao fatores operacionais, ou at mesmo na combinao dos dois fatores ao mesmo tempo. Cabe administrao da empresa saber direcionar esforos para minimizar estes obstculos, de forma que o processo de automao consiga alcanar resultados plenamente satisfatrios, em cada fase do processo de automao. Citaremos alguns destes fatores:
2.4.1 Alguns Fatores Humanos

Falta de conscientizao dos benefcios que os processos de automao podem proporcionar para funcionrios e para empresa; Reao de defesa quanto absoro de novas idias e quebra de antigos paradigmas (medo do novo); Descrena nos processos de automao; Viso empresarial tradicional; Falta de qualicao prossional ou treinamento adequado; Medo de perder o emprego, pela substituio do homem por equipamentos; Falta de experincia para interpretar e avaliar as informaes geradas pelos sistemas; Tentativas de boicotes ao processo de automao.
2.4.2 Fatores Operacionais

M denio na aquisio de hardware e software; Inecincia ou inexistncia de assistncia tcnica especializada, por parte do fabricante dos equipamentos; Falta de qualicao do prestador de servios durante a implantao do sistema;
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Inexistncia de consultoria especializada em Administrao de Materiais e em Informtica; Desconhecimento das tcnicas de gerenciamento do estoque em sistemas informatizados.
2.5 EDI Electronic Data Interchange Intercmbio Eletrnico de Dados

a transmisso de documentos via computadores, permitindo realizao de operaes comerciais automaticamente, propiciando maior agilidade na realizao de negcios entre parceiros comerciais, como exemplo: os pedidos de compra no so emitidos em forma de formulrios e enviados aos fornecedores, so elaborados eletronicamente, eliminando digitao, economizando tempo e reduzindo erros; cobranas e recebimentos podem ser feitos automaticamente; entre outras operaes. As informaes geradas por um sistema podem ser transmitidas para outro, instalado em empresa diferente, e processadas como se nele tivessem sido geradas.
2.5.1 Objetivos da Implantao do EDI

Reduo de custos operacionais; Agilidade nas comunicaes entre empresas; Eliminao de erros de digitao; Aumento da produtividade.
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Na implantao do EDI necessria a adoo de um padro para que os documentos transitem entre empresas e sejam corretamente interpretados. So regras que denem o contedo das informaes: dados dos documentos e a forma como sero transmitidos. Este padro de troca de dados o UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), padro internacional, que foi adaptado para o Brasil com o formato EDIFACT/ EANCOM, contm mais de 200 formatos de documentos eletrnicos capazes de atender vrios tipos de empresas. A linguagem de negcios EANCOM uma simplicao do EDIFACT, contendo apenas informaes necessrias para comunicao entre empresas parceiras seu manual pode ser adquirido na EAN BRASIL.
2.5.2 Vantagens do Padro EANCOM

Cdigos padro EAN Os cdigos so exclusivos para cada produto e localizao, utilizados em todo o mundo, criando uma codicao comum entre parceiros comerciais; As mensagens so simples e claras Isso facilita o processamento e reduz custos com transmisso de dados; internacional e atende s diversas empresas A EAN est presente em diversos pases e d apoio ao padro EANCOM, atendendo vrios segmentos empresariais; Suporte tcnico O padro EANCOM possui suporte tcnico o CSC (Communication Systems Committee) que atende s necessidades dos usurios do EDI.
2.6 ECR Efcient Consumer Response Resposta Eciente ao Consumidor

um conjunto de meios e mtodos voltado a excelncia da qualidade no atendimento ao consumidor, onde todos que participam da cadeia de logstica (fabricantes, transportadores, distribuidores e varejistas) trabalham harmonicamente, tornando a distribuio mais eciente e menos onerosa, tendo como conseqncia o fornecimento de produtos com preos mais acessveis e com melhor qualidade ao consumidor nal, conforme suas exigncias e necessidades.
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Atravs de parcerias na cadeia de distribuio, o fabricante vende mais facilmente sua produo, adquire maior conabilidade, torna-se mais competitivo e planeja precisamente sua produo; o varejista disponibiliza melhores servios, aumenta o giro das mercadorias, agiliza reposies, reduz nveis dos estoques e diminui desperdcios; o consumidor nal obtm produtos com melhor qualidade, maior prazo de validade e menores preos. Neste processo de fundamental importncia que haja perfeita integrao da cadeia de distribuio, pois o cumprimento de compromissos a mola mestra para o sucesso do ECR.
2.6.1 Requisitos para Implantao do ECR

Produtos com cdigos de barras padro EAN, para unicar os cdigos dos participantes do sistema; EDI e a linguagem de negcios EANCOM, para agilizar as transaes comerciais; Acordos operacionais entre as empresas sem eles no haver parcerias entre todos que compem o sistema; Levantamento do custeio de atividades procura mensurar os custos e a ecincia de cada atividade, identicando aquelas que so agregadoras de custos, com ns de otimiz-las ou elimin-las; Gerenciamento de categorias de produtos fabricante, distri 32
buidor e varejista gerenciam juntos categorias de produtos, como unidades estratgicas de negcios; Eciente distribuio fsica pedir, faturar e transportar, com ecincia e rapidez, so fatores preponderantes para o sucesso do sistema; Reposio contnua de produtos com base na demanda real, produtos so entregues com maior freqncia, no momento oportuno, reduzindo os nveis dos estoques; Pedidos automticos gerados pelo sistema de controle de estoque, quando da diminuio dos nveis a valores iguais ou abaixo dos pontos de reposio; Livre trnsito de informaes entre componentes da cadeia de distribuio.
2.7 TEF Transferncia Eletrnica de Fundos

um software utilizado na transferncia de valores entre empresas. Funciona como um cheque eletrnico por meio de cartes magnticos, as empresas podem receber o pagamento das compras de seus clientes, atravs de processamento eletrnico, com dbito e crdito automtico em conta bancria. O cliente realiza suas compras e paga com carto bancrio, a informao da venda enviada eletronicamente empresa que gerencia o sistema, onde so conferidas automaticamente junto aos bancos: senha, validade do carto, lista negra e limite de compra de cada cliente. O dbito e o crdito somente ocorrem no dia til seguinte ou em data previamente agendada, em casos de vendas para pagamento futuro.
2.7.1 Opes de Pagamento

1. Garantida: Pagamento a vista, dentro do saldo do carto do cliente, sem possibilidade de devoluo; 2. Forada: Quando a empresa assume o risco da venda acima do saldo do carto do cliente, podendo haver devoluo;
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3. Pr-datada: As datas so armazenadas no sistema e lanadas nos dias especcos; 4. Com carto de crdito: Os valores das compras so debitados s administradoras de cartes de crdito, que posteriormente repassaro para seus clientes.
2.7.2 Vantagens da Transferncia Eletrnica de Fundos

uma forma de pagamento vista, mais segura que o recebimento do cheque bancrio; mais seguro no recebimento de crditos pr-datados; Torna o processo de atendimento ao cliente mais rpido, agilizando o processo de consulta e venda; Tem boa aceitao pelo consumidor, que no pagar tarifa pela emisso da folha de cheque; Reduz sensivelmente a inadimplncia e o retorno de cheques sem fundos; Reduz a utilizao de papis e sua manipulao; Facilita as operaes de depsito bancrio e fechamento de caixa; Reduz a carga emocional dos funcionrios, por temor da devoluo dos cheques; Diminui falha humana, por ser um processo eletrnico.
2.7.3 Requisitos para Implantao

A empresa deve utilizar terminais POS, micros PCs ou telefones inteligentes ou ainda PDVs (Terminais Ponto de Venda), conforme sua capacidade; Contratao de uma linha, tipo RENPAC (Rede Nacional de Pacotes), junto Embratel; Contrato com a empresa prestadora do servio; Instalao de software especco; Instalao de equipamentos de transmisso de dados.
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2.8 Coleta de Dados por Radiofreqncia

Utiliza coletores de dados, que contm dispositivos para leitura de cdigos de barras, teclados e transmissor de rdio; uma unidade receptora/transmissora de rdio e um computador, que receber os dados transmitidos. Sua grande vantagem a mobilidade, visto que os dados podem ser coletados no local onde o material se encontra, sem ligao ao computador por os e cabos, alm da comunicao ser realizada em tempo real (on line), com o computador. Sua aplicabilidade muito grande, podendo ser utilizada para controle dos estoques, controle da produo, atendimento, vendas no varejo e no atacado, execuo de inventrios, controle do patrimnio, controle de preos etc. A radiofreqncia, usada na coleta de dados, apresenta vibraes de aproximadamente 400 milhes a 900 milhes de crculos por segundo. Estas ondas apresentam duas caractersticas importantes para a coleta de dados: A capacidade de atuar como transportadora de informaes; Dois transmissores, cada um na sua faixa correspondente, podem transmitir na mesma freqncia, sem que haja interferncia. O sinal eltrico lido pelo coletor de dados enviado para um transmissor de radiofreqncia, que converte o sinal para esse tipo de onda e depois o transmite para um receptor situado na vizinhana, que converte as ondas em sinais eltricos e os envia ao computador, que os transformar em dados novamente e processar as informaes, atualizando os sistemas gerenciadores de dados. Vantagens da coleta de dados por radiofreqncia: Elimina os e cabos; Permite acesso instantneo aos dados coletados; Minimiza riscos de perda de informaes; Aumenta a produtividade; Possibilita a elaborao imediata de relatrios referentes aos resultados obtidos; Reduz custos operacionais.
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Aplicaes dos Coletores de Dados: Inventrios de materiais; Conferncia de preos e mercadorias; Controle do uxo da produo; Acompanhamento de pacientes em hospitais; Retirada de pedidos de clientes; Vrias outras aplicaes.
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3 Sistema de Controle de Estoque Informatizado

Os programas de estoque possuem vrios cadastros, interligados entre si, compondo um banco de dados. Este banco de dados tem como componentes principais os seguintes cadastros, entre outros: Cadastro de grupos e classes; Cadastro de materiais; Cadastro de fornecedores; Cadastro de operaes; Cadastro de clientes; Cadastro de movimentos.
Cada um pode ser alimentado isoladamente ou sofrer alteraes atravs da movimentao de outro cadastro, o qual atualiza campos comuns aos dois.
CADASTRO DE FORNECEDORES
CADASTRO DE MATERIAIS
CADASTRO DE GRUPOS E SUBGRUPOS
CADASTRO DE OPERAES
CADASTRO DE MOVIMENTO
CADASTRO DE ALMOXARIFADO
CADASTRO DE CLIENTES
Fluxo de informaes entre os principais cadastros dos sistemas de controle de estoque
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O sentido das setas indica o uxo de informaes vinculadas entre os cadastros, observe que o cadastro de materiais e o cadastro de movimentos so os mais importantes, o ltimo recebe informaes de todos demais cadastros.
Os programas de controle do estoques tambm possuem outros cadastros, que do apoio aos principais, facilitando a digitao de dados repetitivos. Estes cadastros so utilizados em recursos de janelas, bastante teis, pois economizam tempo na operao do sistema. Os cadastros eletrnicos substituem, com muita ecincia, as antigas chas de controle do estoque e cha cardex, que esto obsoletas. A mobilidade no tratamento de dados e a versatilidade que os sistemas informatizados proporcionam praticamente extinguiram os controles de estoque manuais, por possurem tratamento de dados bastante limitado e serem lentos na elaborao de relatrios. Alm da possibilidade de integrar outros sistemas, como: Faturamento, Contas a Pagar e a Receber, ele pode ser acessado por vrios usurios ao mesmo tempo, como por exemplo: compradores, almoxarifes, vendedores, gerentes etc. Os controles de estoques informatizados revolucionaram vrios conceitos da Administrao de Materiais, trazendo muitas vantagens, eis algumas delas: Melhor escolha e anlise dos fornecedores; As informaes das entradas e sadas podem ser processadas ao mesmo tempo; Possibilidade de obter, a qualquer momento, a posio do estoque e das vendas, mesmo com o sistema operando plenamente; Os relatrios gerados permitem traar, rapidamente, estratgias para administrao do estoque, compras e vendas; Em rede, setores como compras, almoxarifado e vendas podem consultar e movimentar os cadastros, agilizando suas atividades;
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H maior controle sobre os materiais em estoque, onde facilmente obtemos informaes como: histricos de entradas e sadas, relao de fornecedores por material, giro do estoque, custo mdio dos materiais, custo atual, valor total do estoque, etc; Pedidos, faturamento, requisies de materiais e reservas podem ser feitos diretamente no sistema, reduzindo o nmero de papeis; Automatizados, os registros das movimentaes sero atualizados a cada movimentao. Os sistemas de controle do estoque possuem vrios mdulos, os quais do acesso aos cadastros conforme a operao a ser realizada, como por exemplo: manuteno, entrada de movimentos, atualizaes, relatrios etc.
Tela principal de um programa de controle de estoque
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3.1 Cadastro de Materiais

O cadastro de materiais merece grande ateno por parte do Administrador, pois nele esto contidas as principais informaes dos produtos, sendo base para o bom funcionamento do controle de estoque informatizado. A atividade de cadastro de materiais deve ser executada com bastante critrio, devendo atender s necessidades da administrao da empresa. Esta tarefa consiste na classicao dos materiais em seus respectivos grupos e subgrupos e da elaborao de suas respectivas descries, que devem representar as caractersticas dos materiais a serem movimentados, como tambm, da alimentao das informaes tributrias de cada produto. Antes de cadastrar materiais devemos denir quais so os grupos que a empresa trabalhar e registrar estes grupos no cadastro de grupos do sistema, depois devemos denir os subgrupos pertencentes a cada grupo, tambm chamados por classes, os quais representam materiais de mesma espcie, mas com caractersticas diferentes. Feitas estas classicaes, poderemos cadastrar os produtos no cadastro de materiais, que utilizar as informaes alimentadas no cadastro de grupos e subgrupos, vinculando cada material ao seu respectivo subgrupo e grupo, permitindo, assim, a formatao de relatrios e catlogos de materiais.
Grupo 05 Subgrupo 05 Subgrupo 10 Subgrupo 15 Subgrupo 20 Subgrupo 25 Subgrupo 30 Subgrupo N
Grupo N Subgrupo 05 Subgrupo 10 Subgrupo 15 Subgrupo 20 Subgrupo 25 Subgrupo 30 Subgrupo N
Representao dos grupos e subgrupos de materiais
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3.1.1 Tcnica de Cadastramento de Materiais

Cadastrar materiais consiste na execuo dos seguintes passos: 1 Classicao: Distribuio dos materiais, segundo suas caractersticas, em seus respectivos grupos e subgrupos; 2 Determinao do cdigo: Seqncia numrica, alfabtica ou alfanumrica identicadora do material, conforme o sistema de codicao adotado pela empresa; 3 Elaborao da descrio: Corresponde nomenclatura padronizada do material; 4 Incluso de complementos: So informaes que completam a descrio geral do material. Ex: Unidade de entrada, unidade de sada, aplicao, cdigo do fabricante, situao tributria etc.
TABELA SITUAO TRIBUTRIA
Cdigo
Situao Tributria
Tributada integralmente Tributada com cobrana do ICMS por substituio tributria; Com reduo de base de clculo Isenta ou no tributada e com cobrana do ICMS por substituio tributria Isenta ou no tributada Com suspenso ou diferimento ICMS cobrado antecipadamente por substituio tributria Com reduo de base de clculo e cobrana do ICMS por substituio tributria Outras
0 1 2 3 4 5 6 7 9
Ao cadastrar materiais, devemos tomar alguns cuidados que visam a padronizao da descrio dos itens. Estes cuidados tem o objetivo de tornar mais clara e objetiva as informaes do cadastro, visto que devemos usar na descrio apenas informaes que contribuam para tornar clara e inequvoca a identicao dos produtos. Para isso, devemos estabelecer um mtodo que padronize a elaborao desta descrio, de forma que todos executem esta atividade da mesma forma, proporcionando maior organizao s informaes do sistema.
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Uma das formas de estabelecer o padro de descrio a determinao da ordem das informaes que a mesma deve conter. Veja, abaixo uma sugesto desta ordem. 1 Finalidade do produto o que ele (sabo, caneta, etc.); 2 Fabricante ou identicao comercial como conhecido; 3 Forma de apresentao referncia, modelo, gramatura, dimenses; 4 Variaes da forma de apresentao fragrncia, cor, detalhe; 5 Outras especicaes quando necessrias.
Exemplo: Alvejante Reluzente 1000ml - floral
Variaes da apresentao Forma de apresentao Identificao comercial Finalidade do produto

No cadastro de materiais este produto poder ser assim cadastrado: Grupo Mercearia/supermercado; Subgrupo Limpeza Domstica; Cdigo 05.10.0001; Descrio Alvejante Reluzente 1000ml oral; Complementos: Unidade de entrada; Unidade de sada; Quantidade por caixa; Tributao;
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Nveis de estocagem; Preo de venda; Custos; Outras informaes.
Cada variao de sabor, cor, fragrncia etc; receber seu cdigo.
3.1.2 Sistemas de Codicao

Codicar materiais consiste em criar uma representao numrica, alfabtica ou alfanumrica que substitua as especicaes dos produtos. Esta codicao deve facilitar a operao e o controle dos estoques, assim como se ajustar cultura de gesto e ao ramo de atividade da empresa. Seu objetivo atender gesto, sem fugir das normas de classicao e de codicao. Um sistema adequado e funcional de codicao deve levar em considerao: A variedade e diversidade dos produtos estocados; A losoa da empresa no tratamento dos estoques; A necessidade de agrupamento de materiais conforme suas caractersticas; A adequao estratgia operacional da empresa; A propriedade na distribuio dos grupos e subgrupos; A necessidade de clareza na emisso dos relatrios.
3.1.2.1 Principais Sistemas de Codicao

Alfabtico o cdigo composto pela combinao das letras que compem o alfabeto; Numrico consiste no uso dos algarismos combinados; Alfanumrico combinao de letras e algarismos; Decimal ou Universal utiliza o sistema numrico, porm de forma racional, identicando e classicando os materiais.
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3.1.2.2 Sistema de Codicao Decimal ou Universal

O sistema de codicao decimal o mais utilizado, principalmente por controles de estoque informatizados. Identica os grupos e subgrupos a que pertencem os materiais, atravs de seqncias numricas individuais. composto por trs chaves, que auxiliam no processo de cadastramento dos itens. Este cdigo acrescido de um ou mais dgitos, destinados segurana da digitao do cdigo, chamado de dgito de controle. Composio do Cdigo Decimal: 1 Chave AGLUTINADORA: Identica o grupo de materiais a que o item do estoque pertence; Chave INDIVIDUALIZADORA: Indica o subgrupo (classe) correspondente ao grupo do material; Chave DESCRITIVA: Corresponde identicao do material em seu respectivo grupo e classe; Adendo DGITO DE CONTROLE OU VERIFICADOR: o resultado de clculo algoritmo envolvendo os algarismos que compem o cdigo (veremos melhor mais adiante).
Dgito de Controle Chave Descritiva Chave Individualizadora Chave Aglutinadora
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No processo de codicao aconselhvel colocar intervalos numricos entre os grupos e as classes. Este procedimento tem a nalidade de possibilitar a insero de novos grupos ou classes entre outros j existentes, evitando, assim, que, no cadastramento de novos, no haja necessidade de modicar a ordem dos j cadastrados. Podemos observar esta situao quando na emisso de relatrios de materiais, que muitas vezes so impressos ordenados por grupos, classes e descrio.
3.1.3 Dgito de Controle

Ao cdigo do produto so acrescidos um ou mais algarismos denominados dgitos vericadores ou dgitos de controle, sua nalidade evitar que erros de digitao dos cdigos dos materiais sejam aceitos pelo sistema (inverses, omisses ou excessos de dgitos). Sua utilizao de vital importncia para a segurana das informaes de movimentao dos materiais, visto que seu uso elimina a possibilidade de que um erro de digitao do cdigo acarrete na movimentao de outro item j cadastrado no sistema de controle de estoque, o que levar a posies falsas dos nveis dos materiais movimentados, prejudicando a conabilidade dos trabalhos de administrao dos estoques.
3.1.3.1 Clculo do Dgito de Controle

Existem vrios mtodos para clculo do dgito de controle, variando conforme cada sistema e suas aplicaes, tambm conforme cada tipo de cdigo. Para exemplicar, utilizaremos o mtodo usado para clculo do dgito de controle correspondente ao cdigo EAN/ UCC-13 aplicado nas unidades de consumo. Tomemos o cdigo: 789100015410D, calcularemos o valor do dgito vericador D, que corresponde ao dgito de controle, para isso seguiremos os seguintes passos: 1. Abaixo de cada dgito do cdigo do produto, da direita para esquerda, colocamos os algarismos 3 e 1 alternadamente, iniciando por 3, associando a cada algarismo que compe o cdigo. Estes algarismos so pesos, que possibilitaro o clculo do dgito de controle;
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789100015410D 131313131313 2. Em seguida, multiplicamos cada dgito por seus respectivos pesos;
3. Somamos os resultados e obtemos: 7+24+9+3+0+0+0+3+5+12+1+0=64 4. Este resultado subtrado do mltiplo de 10, imediatamente superior ao resultado encontrado, neste caso o nmero 70. 70-64=6 Nosso dgito de controle ser o algarismo 6!
Caso o resultado da soma descrita no 3 passo resultar em nmero mltiplo de 10, o dgito de controle ser o algarismo 0 (zero). O no uso do dgito de controle pode acarretar em: Divergncia da quantidade em estoque em relao ao fsico real do material correspondente; Compras desnecessrias de materiais em estoque; Descrdito nas informaes do sistema; Erros na elaborao de estratgias de compras, vendas e administrao de materiais; Distores nos resultados dos relatrios; Aumento na carga de stress dos funcionrios do setor;
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Perda de vendas; Compras excessivas; Insatisfao por parte dos clientes.
3.1.4 O Cadastro de Materiais e os Cdigos EAN

Atualmente, com a adeso das empresas automao de seus estoques, o uso dos cdigos padro EAN est cada vez mais comum, os sistemas de controle devem incorporar esta nova realidade, visto que, alm de utilizar sua prpria codicao, que servir como base para elaborao de relatrios gerenciais, as empresas necessitam utilizar os cdigos padres dos materiais (cdigos EAN), que permitiro o estabelecimento de uma linguagem comum entre fabricante, distribuidor e comerciante, evitando erros de movimentao, alm de ser pea fundamental para o sucesso dos processos de automao das movimentaes dos estoques. permitida s empresas a impresso de seus prprios cdigos em formato barras, exclusivamente para uso interno, porm esta representa custo adicional ao processo de automao dos estoques, cabendo empresa assumir estes custos, se a ela for compensador e conveniente. Vale lembrar que a maioria dos produtos j possui os cdigos padro EAN impressos pelo prprio fabricante nas unidades de venda ao consumidor, eliminado a necessidade da etiquetagem dos materiais. Com avano do uso dos cdigos EAN, os programas necessitam, no cadastro de materiais, de campos destinados aos cdigos das unidades de consumo, (EAN/UCC-13 e o EAN/UCC-8) e aos cdigos das unidades de despacho, (EAN/UCC-14), alm do campo destinado ao cdigo interno da empresa. Os cdigos de barras nas unidades de consumo possibilitam o registro das sadas no varejo, atravs de leitura ptica. Os cdigos das unidades de despacho possibilitam a venda no atacado e o recebimento de mercadorias em suas embalagens de transporte, evitando a abertura das caixas para conferir o produto, alm de possibilitar a automatizao das entradas dos materiais, onde est a maior parcela dos erros dos registros de movimentao, isso devido aos registros de entrada ainda serem digitados manualmente, o que acarreta, eventualmente, em regis 47
tros de entrada de produtos que no correspondem aos materiais realmente movimentados naquele momento, gerando posies falsas na movimentao dos estoques, enquanto a incidncia de erros nas sadas mnima, por serem registradas via leitura ptica. O uso de coletores de dados para conferir mercadorias no recebimento, lendo os cdigos das unidades de despacho ou unidades de consumo, reduz sensivelmente estes erros tornando o processamento das entradas mais dinmico, preciso e prtico.
3.1.4.1 Elaborando Cdigos EAN/UCC-13

Os cdigos EAN tm nalidade especca de identicao dos produtos, no so utilizados para classicao interna, por esse motivo essencial que as empresas elaborem seus prprios cdigos para cada produto. Empresas varejistas e atacadistas no necessitam elaborar cdigos padres EAN, pois a atribuio desta codicao cabe aos fabricantes. Para que empresas possam elaborar cdigos padro EAN, necessrio que estejam liadas a EAN Brasil, que credenciar e fornecer os dgitos correspondentes identicao EAN do pas de origem e os dgitos correspondentes ao cdigo do fabricante. Os produtos nacionais so identicados pelo prexo 789, correspondente a EAN Brasil, no incio do cdigo. (Veja este assunto em Cdigos de Barras EAN). Passos para Elaborao dos Cdigos: 1. Dena quais produtos recebero os cdigos padro EAN/ UCC-13; 2. Elabore a identicao do produto, de forma seqencial e crescente, iniciando, preferencialmente, com 0001. Todas variaes dos produtos, tais como: sabor, fragrncia, cor, gramatura, apresentaes etc., devem ser tratadas como um produto diferente, isso requer um cdigo para cada variao;
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Ex: Shampoo divino 200ml camomila identicao: 0001 (pode ser referncia ou cdigo interno) Shampoo divino 200ml jojoba identicao: 0002 Shampoo divino 200ml jaborandi identicao: 0003 3. Acrescente esquerda desta identicao os dgitos correspondentes ao pas de origem e a empresa fabricante do produto; Ex: Pas de origem Empresa, fabricante do produto *1 Identicao do produto *2 Cdigo EAN do produto 789; 12345; 0001; 789123450001D.
*1 4, 5 ou 6 algarismos *2 3, 4 ou 5 algarismos 4. Calcule o dgito de controle conforme procedimento padro para o cdigo EAN/UCC-13. A EAN Brasil disponibiliza um programa para clculo do dgito vericador em sua pgina na internet.
Os cdigos padro EAN/UCC-8 so integralmente elaborados pela EAN Brasil. O cdigo EAN/UCC-14 uma variao do EAN/UCC-13 acrescido de um algarismo, esquerda do cdigo, correspondente a variante logstica (VL) da unidade de despacho (UD).
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3.2 Cadastro de Fornecedores

O cadastro de fornecedores utilizado, principalmente pelo setor de compras, para realizar pesquisas de preos dos materiais a serem adquiridos. Ele est ligado ao cadastro de materiais atravs de vnculos. A atualizao dos dados dos fornecedores no cadastro de materiais se d no momento da entrada das notas scais dos materiais adquiridos pela empresa. A rea de Compras dever manter um cadastro direcionado s suas atividades, no qual devero constar histricos dos processos de aquisio de cada fornecedor, sendo bastante til na execuo dos processos de negociao e avaliaes de fornecimento.
Tela inicial do cadastro de fornecedores em um programa de controle de estoque
Em empresas certicadas pelas normas ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION ORGANIZAO INTERNACIONAL PARA NORMALIZAO), antes de homologar seus fornecedores, a rea de Compras necessita avaliar, selecionar e acompanhar os fornecimentos, objetivando a manuteno da qualidade dos produtos adquiridos, no somente no momento da primeira aquisio, como tambm, ao longo das relaes de compra e venda existentes entre as empresas, mesmo depois da sua homologao, garantindo, assim, que a qualidade dos produtos ser to boa, ou melhor, com o decorrer dos tempos (veja Normas ISO).
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Os fornecedores devero ser avaliados quanto a: Sua capacidade de atender as necessidades de fornecimento da empresa; Seu sistema de garantia da qualidade dos produtos por ela fornecidos.
3.3 Cadastro de Operaes

O cadastro de operaes d apoio s opes de movimentao dos materiais no sistema de controle do estoque, estas operaes devem espelhar a forma como os materiais so movimentados. Todas operaes: entradas, sadas e movimentaes internas, inerentes empresa, devem ser cadastradas e conter parmetros para atualizao do sistema, por exemplo: as movimentaes de entrada, referentes s compras, devem ser programadas para atualizar preos; as movimentaes de sada no devem atualizar preos no sistema, isso porque ao efetuar entradas, o sistema de controle de estoque, atualizar automaticamente os preos de custo e, se parametrizado, tambm atualizar os preos de venda. Nos sistemas que possuem mdulo de faturamento, tambm podemos cadastrar os Cdigos Fiscais de Operaes e Prestaes CFOP, que sero muito teis na emisso das notas scais e acompanhamento das movimentaes dos materiais pela contabilidade da empresa (pesquise e consulte no site da Secretaria da Fazenda de seu estado). Os Cdigos Fiscais de Operaes e Prestaes CFOP so aplicveis nas entradas e sadas de mercadorias e em prestaes de servios. Descreve qual o tipo/natureza da operao ou prestao que est sendo realizada. Devem ser utilizados: 1. Na emisso das Notas Fiscais nos modelos 1 e 1A; 2. Nota Fiscal de Servio de Transporte, modelo 7; 3. Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8; 4. Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9; 5. Conhecimento de Transporte Areo de Cargas, modelo 10; 6. Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 11;
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7. No preenchimento dos Livros Registro de Entradas, Registro de Sadas e Registro de Apurao do ICMS; 8. Em alguns documentos scais a serem apresentados ao sco.
3.4 Cadastro de Clientes

Igualmente importante, em relao ao cadastro de fornecedores, este cadastro de especial interesse por parte da rea de vendas, visto que est intimamente ligado s atividades de atendimento. Tambm ligado ao cadastro de materiais e ao cadastro de movimentos, atravs de vnculos, permite a emisso de relatrios de movimentos, tais como: produtos por cliente e vendas por cliente, o que proporciona a empresa fazer identicao dos mais importantes e com isso traar estratgias de vendas direcionadas aos mesmos. As informaes nele contidas podem levar a empresa a obter vendas mais seguras, atravs da checagem de dados como: nmero de CGC; Inscrio estadual; CIC e RG, com ns de pesquisa de crdito, como tambm possibilita maior vnculo comercial entre empresa e clientes, facilitando a emisso de malas diretas, muito utilizadas em aes de marketing. Hoje com a adeso, cada vez maior, das empresas prtica do ECR e da certicao ISO, este cadastro tem sua importncia mais valorizada.
Tela referente s informaes cadastrais dos clientes 52
3.5 Cadastro de Movimento

Certamente o cadastro mais importante do sistema. Nele esto contidas todas as informaes sobre movimentaes dos materiais da empresa. Ligado por vnculos, aos demais cadastros, recebe e alimenta informaes, integrando todo sistema. o cadastro mais elaborado, os dados nele armazenados devem ser precisos, pois a conabilidade atribuda ao sistema est intimamente ligada operao correta das movimentaes dos materiais nele contidas. A emisso de relatrios gerenciais precisos e a elaborao de estratgias operacionais dependem destas informaes.
3.5.1 Operaes Bsicas do Cadastro de Movimento

Entradas Atravs do cadastramento das notas scais correspondentes s entradas e devolues de materiais; Sadas Atravs do cadastro das notas scais correspondentes s vendas e requisies de materiais e; Transferncias atravs das notas scais referentes a transferncias entre liais da empresa. Outras operaes: Pedidos Importante para operaes de compra, recepo e conferncia de materiais. Pode ser convertido em movimentao de entrada, aps o recebimento das mercadorias, adicionando dados da nota scal correspondente; Reservas Possibilita atendimento diferenciado. Pode ser convertido em operao de sada no momento da liberao das mercadorias atravs das vendas.
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4 Cdigo de Barras Padro EAN

Os cdigos de barras so representaes grcas de caracteres numricos ou alfabticos, formados por combinaes distintas de barras e espaos em seqncia. Seguem uma lgica determinada, conforme o padro do cdigo utilizado. Existem vrios padres para cdigos de barras, cada um utilizado conforme sua aplicao. CodaBar; EAN; ITF; JAN; Post net; UPC; Pharmacode.
Como dissemos, os cdigos de barras so formados por um conjunto de barras e espaos, contm uma rea livre em torno da representao, chamada zona de silncio. Sua altura determinada conforme o tipo de equipamento de impresso e o equipamento de leitura ptica a ser utilizado. Os cdigos de barras so bastante utilizados, impressos nas embalagens dos mais diversos produtos. Seu objetivo tornar inequvoca a identicao do material, atravs da padronizao dos cdigos utilizados entre fabricantes, comerciantes varejistas ou atacadistas e consumidores. chave de acesso ao cadastro de materiais, onde esto contidas informaes dos produtos movimentados, tais como: preo, descrio, tributao etc. CDIGO DO FABRICANTE = CDIGO DO COMERCIANTE = CDIGO DO CONSUMIDOR Os cdigos de barras so lidos por SCANNERS, que so equipamentos capazes de interpretar e fornecer o cdigo decodicado ao sistema de controle do estoque, o qual efetuar a operao solicitada.
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O uso dos leitores pticos reduz sensivelmente o tempo de digitao do cdigo do produto, tornando as operaes de movimentao e cadastro dos materiais muito mais rpidas e precisas, eliminando falhas humanas nesta operao, trazendo maior segurana para o sistema de controle de estoque.
4.1 Composio dos Cdigos de Barras
Altura do cdigo de barras
Margem de silncio
Linha de interpretao
A linha de interpretao utilizada quando da impossibilidade da leitura do cdigo via equipamento, servindo como opo para identicao e digitao do cdigo do produto.
4.2 Impresso dos Cdigos de Barras

Existem vrios mtodos para impresso dos cdigos de barras: impressoras, grcas etc. Citaremos apenas os mtodos de impresso via impressora trmica (zebra), os quais necessitam nossa maior ateno, por serem utilizados pelas empresas comerciais, principalmente para identicao de produtos de peso varivel.
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4.2.1 Mtodo por Transferncia Trmica

Utiliza um lme para impresso, chamado RIBBON, e uma etiqueta de papel couchet, que receber a impresso. O processo consiste em fazer com que o lme que entre a etiqueta e a cabea de impresso. Esta cabea de impresso contm centenas de pontos, que, quando aquecidos, transferem a tinta do lme para o papel impresso.
Tensor
Ribbon Cabea de Impresso Papel
4.2.1.1 Ribbon
um lme de polister composto por uma camada de tinta e do outro lado por uma camada protetora. Esta camada de proteo diminui o atrito, dissipa calor, elimina esttica e tem a nalidade de preservar a cabea de impresso.
Cabea de Impresso Cobertura de Proteo Ribbon
Imagem Impressa
Tinta Termo Sensvel
Etiqueta de Papel
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Os ribbons podem ser classicados em trs classes, de acordo com o meio de impresso a ser utilizado.
Meio de Impresso Cera Cera/Resina Resina Aderncia Pouca aderncia Mdia aderncia Alta aderncia Aplicao Papel couchet Alguns materiais sintticos Materiais sintticos: vinil, polister, prolipopileno etc.
4.2.2 Mtodo por Transferncia Trmica Direta

Neste mtodo no utilizada a ta lme chamada ribbon, a cabea de impresso ca em contato direto com o papel a ser impresso, este papel deve ser sensvel ao calor. Quando os pontos de impresso so aquecidos, o papel escurece criando a imagem impressa. Este tipo de impresso causa maior desgaste da cabea de impresso, diminuindo a vida til do equipamento, as imagens so mais sensveis a danos externos, tais como: luz solar, calor, umidade etc.
Papel Termo Sensvel
Cabea de Impresso
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4.3 Como Funcionam os Cdigos de Barras

Como descrito anteriormente, os cdigos de barras funcionam atravs de seqncias de barras e espaos, que, combinados, representam o valor de um dgito. Para cada dgito haver uma combinao de barras diferente, em conformidade com o padro adotado. Como exemplo, tomemos a representao do algarismo 0, esta representao formada por seqncias de barras e espaos distribudos da seguinte forma:
Caractere 0
Combinaes de Barras e Espaos Barras Espaos Barras Espaos Barras Espaos 3 1 2 1 2 2
Em formato barras, car assim representado:

Veja Anexo II Conjunto de caracteres do cdigo UCC/EAN 128
4.3.1 Leitura dos Cdigos de Barras

Os equipamentos de leitura dos cdigos de barras possuem um emissor de raios laser e um sensor que recebe o reexo da luz emitida, quando o feixe de luz emitido sobre uma superfcie escura, a luz no reetir, o sensor emitir sinal eltrico correspondente superfcie escura (1). O inverso ocorre quando o feixe de luz emitido sobre uma superfcie clara, o sensor receber sua reexo emitindo sinal eltrico correspondente superfcie clara (0). Ao emitirmos um feixe de raios lazer, sobre uma etiqueta contendo cdigos de barras, o equipamento de leitura gerar uma seqncia de sinais eltricos, conforme a combinao de barras e espaos encontrada.
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Sentido de Passagem do Leitor ptico
Sinais Digitais Recebidos
No caso do algarismo 0, representado anteriormente em formato barras, no sistema binrio caria assim representado: 10011101100; em forma de sinais eltricos, da seguinte forma: +,-,-,+,+,+,-,+,+,-,-.
4.3.2 Decodicao dos Cdigos de Barras

A decodicao de um cdigo de barras a transformao dos sinais eltricos gerados pelo leitor ptico, durante a leitura das barras e espaos, em caracteres correspondentes, de acordo com o padro do cdigo de barras utilizado. Aps sua leitura e decodicao o resultado utilizado pelo PDV, microcomputador etc.
4.3.3 Cdigos de Barras EAN Utilizados no Brasil

Os cdigos utilizados em transaes comerciais no Brasil so seis: EAN/UCC-8; EAN/UCC-13; EAN/UCC-14; EAN/ISBN; EAN-ISSN e UCC/EAN-128.
Estes padres so adotados internacionalmente.
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EAN European Article Numbering
As empresas fabricantes que desejarem implantar cdigos de barras, padro EAN, para identicao de seus produtos, devero liar-se a EAN BRASIL http://www.eanbrasil.org.br/, a qual fornecer assessoria tcnica para sua utilizao. Seguem aplicaes e caractersticas de cada um dos padres citados anteriormente:
PADRO APLICAO e CARACTERSTICAS Aplicado nas embalagens ou produtos destinados ao consumo. constitudo por 13 caracteres numricos. 1023 789 56472 Produto EAN Brasil fabricante 3,4 ou 5 dgitos 6,5 ou 4 3 dgitos elaborado pelo dgitos concedidos fabricante pela EAN concedidos p/identificar pela EAN (789 = cada item BRASIL Brasil) 2 D.C. Dgito de controle
EAN/UCC-13
7 891023 564722 >
PADRO
APLICAO e CARACTERSTICAS
EAN/UCC-8
a verso reduzida do padro EAN/UCC-13. Utilizados nas embalagens e produtos que no dispem de espao suficiente para aplicao do cdigo completo, neste caso a indicao do fabricante omitida. constitudo por 8 caracteres numricos. O uso deste cdigo est controlado pela EAN Brasil, condicionado aprovao tcnica por parte da entidade.
4325 789 EAN Brasil produto 3 dgitos 4 dgitos concedidos concedidos pela pela EAN EAN BRASIL (789 = Brasil) 4 D.C. Dgito de controle
7 8 9 4
3 2 5 4
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PADRO
EAN/UCC-14
1 78 91023 56472 9
Aplicados nas caixas de papelo, fardos, contineres e unidades de despacho em geral. Somente utilizado para movimentaes comerciais entre empresas e vendas no atacado. Bastante til no recebimento, pois evita que as caixas de transporte sejam abertas para verificao dos produtos e d maior segurana s operaes de controle das entradas de mercadorias. uma verso do cdigo EAN/UCC-13, sendo constitudo por 14 caracteres numricos. Para elabor-lo a empresa deve utilizar a mesma numerao do cdigo EAN/UCC-13 ou EAN/UCC-8, acrescentando a Variante Logstica. As VL's. Variam entre os algarismos 1 a 8, os algarismos 0 e 9 so utilizados para indicaes especficas. Na elaborao do EAN/UCC-14, utilizando o EAN/UCC8, devemos acrescentar 5 zeros esquerda do cdigo, com fins de completar os 12 dgitos.
1 789102356472 4
Variante logstica
Cdigo EAN/UCC-13 ou EAN/UCC-8, sem seu dgito de controle
Dgito de controle
PADRO
EAN/ISBN
(International Standard Book Number)
Cdigo utilizado em livros. Composto por 13 dgitos, os 3 primeiros so referentes ao prefixo EAN Brasil para ISBN, no caso do Brasil 978 ou 979; os nove dgitos seguintes indicam a numerao ISBN, sem o dgito de controle; o ltimo algarismo corresponde ao dgito de controle desta composio. Podendo possuir um adendo complementar, informando o nmero da edio ou do exemplar. A numerao ISBN obtida atravs da Biblioteca Nacional, situada no Rio de Janeiro.
ISBN 85-22-41237-1 852241237 2 Nmero ISBN
9 788522 412372
00004
978 Prefixo EAN para ISBN
00004
Adendo Dgito de controle complementar
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PADRO
Aplicado nas publicaes peridicas, como por exemplo: revistas, encartes, etc. Formado por 13 dgitos: os 3 primeiros correspondem ao prefixo EAN Brasil para ISSN (977); os 7 seguintes indicam a numerao ISSN, EAN/ISSN sem seu dgito de controle; mais dois dgitos (International Standard complementares de valor zero, e, finalmente, o digito de Serial Number) controle correspondente a esta combinao. Poder ser acrescido de um adendo contendo o nmero do peridico.
ISSN 0104-6733 977
Prefixo EAN para ISSN
9 770104 673004
00010
0104673
00
00010
Adendo Nmero Dgitos Dgito de ISSN acrescidos controle complementar
PADRO
UCC/EAN-128
Complementa o cdigo padro EAN/UCC-14. Composto por informaes complementares, como: nmero de lote, datas de fabricao e vencimento, nmero do pedido, etc. Utiliza todos caracteres do conjuntoASCII. Sua aplicao mltipla, podendo ser utilizado na logstica de setores produtivos e comerciais, ramo alimentcio, farmacutico, vesturios, transporte de cargas em geral, entre vrios outros. Sua utilizao tambm vivel em inventrios, distribuio, armazenamento, compras e gesto dos estoques, por proporcionar agilidade na leitura de informaes. Tem estrutura definida por Identificadores de Aplicao (AI's) que contm dados com formatos prdeterminados.
( 01) 17891026123452( 15) 991231( 400) 42269
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Variante Logstica Vamos supor que um determinado produto transportado em diferentes unidades de despacho (UD), cada uma contendo diferenas de quantidades de unidades de consumo (UC) deste mesmo produto. Ex: caixa c/24 unidades, caixa c/36 unidades e caixa c/48 unidades para cada unidade de despacho ser atribuda uma variante logstica (VL). A primeira UD, por exemplo, com 24 unidades, receber VL 1; a segunda, com 36 unidades: VL 2; a terceira, com 48 unidades: VL 3 e assim por diante.
Variante Logstica
Aplicao
Para variaes das unidades de despacho (UD) de um mesmo produto.
1a8 0 9
AI (00) AI(400)
Aplicada quando h mais de oito UD's para o mesmo produto.
Indica a aplicao do cdigo ITF-6 (quando a unidade de consumo possui dados variados).
UD mista, contendo produtos e quantidades variadas.
A VL colocada frente do cdigo EAN 13 do produto para formar o cdigo EAN/DUN 14, que corresponde ao cdigo da unidade de despacho. Vejamos um exemplo: Cdigo EAN/UCC-13 da UC: 789102612345D onde D corresponde ao dgito de controle.
UD
Caixa c/ 24 unidades Caixa c/ 36 unidades Caixa c/ 48 unidades
VL EAN/UCC-13 MENOS D
1 2 3 789102612345 789102612345 789102612345
EAN/DUN 14 1789102612345D 2789102612345D 3789102612345D
No existe relao entre a variante logstica (VL) e a quantidade do produto contida na unidade de despacho (UD). Assim, VL 1 no necessariamente indica UD com 24 unidades.
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Identicador de Aplicao Indicam as informaes que compem um cdigo UCC/EAN 128, como: data de validade, fabricao, n de lote etc. Cada AI fornece uma informao diferente e tem formato especco. Existem mais de 41 identicadores de aplicao. (veja tabela de AIs) Tabela dos principais AIs:
AI 00 01 10 15 21 310 400
INFORMAO N de srie de UD Cdigo EAN/UCC-14 Batch ou n de lote Data de validade N de srie do produto Peso lquido, Kg N de pedido do cliente
FORMATO n2+n18 n2+n14 n2+an..20 n2+n6 n2+n..20 n3+n6 n3+an..30
Ex. n2+an..20
AI numrico c/ 2 caracteres Informao alfanumrica at 20 caracteres
Exemplo ilustrativo de um cdigo UCC/EAN-128:
( 01) 17891026123452( 15) 991231( 400) 42269

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SSCC/ Cdigo de srie da unidade de despacho
3 78954698129758489
CONTENT/ Contedo
QUANTITY/Quantidade
17891324126893
BEST BEFORE/Data de durabilidade
60
BATCH/Lote
18.01.99
A652B58
( 02) 17891324126893( 15) 990118( 10) A652B58( 37) 60
( 00) 378954698129758489
Etiqueta de palete utilizando cdigo UCC/EAN 128
LOGOMARCA AI (00) AI (02) AI (37) AI (15) AI (10) AI's concatenados e em forma de barras AI (02)+AI (15)+AI (10)+AI (37) AI (00) em forma de barras:
Composio de uma Etiqueta de Palete
Formatos Recomendados: A5 (148mm x 210mm) A6 (105mm x 148mm) A7 (105mm x 74 mm)
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4.4 Equipamentos para Leitura, Decodicao e Impresso de Cdigos de Barras

Caneta ptica Foi o primeiro dispositivo de leitura ptica criado, semelhante a uma caneta, de menor custo e necessita ser conectado a um decodicador. Seu uso em aplicaes comerciais desaconselhado, por necessitar de certa habilidade do operador quando da passagem do dispositivo sobre as barras que compem o cdigo, exigindo velocidade regular no momento da leitura. Slot Reader Funciona de forma semelhante caneta ptica, porm ca xo enquanto o operador desliza a etiqueta contendo o cdigo de barras ou carto com tarja magntica no vo do equipamento. Igualmente necessita de habilidade do operador quando do momento da leitura do cdigo. Muito utilizado em equipamentos do tipo: relgios de ponto, controles de acesso, caixas eletrnicos etc. Leitor CCD (Charge Couple Device) No necessita passar o dispositivo sobre o cdigo de barras, basta encostar o leitor na etiqueta que o cdigo ser lido. Pode conter ou no decodicadores embutidos nos mesmos. Pistola Laser Permite a leitura dos cdigos distncia, sem necessidade de encostar o dispositivo no cdigo de barras, como nos dispositivos anteriormente descritos, bastando apenas posicionar o feixe emitido transversalmente sobre o cdigo de barras, no necessita de habilidade por parte do operador. Possui sensor de distncia para disparo automtico do feixe, normalmente tem decodicadores embutidos e tambm podem ser acopladas ao teclado dos computadores. utilizada nos estabelecimentos onde no necessrio atendimento muito rpido, como: papelarias, farmcias, bancas de revistas etc. Tem baixo custo de aquisio. Scanner Omnidirecional Tambm chamado scanner de mesa, emite um feixe laser combinado a um conjunto de espelhos e prismas, que faz com
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que o raio seja emitido em diversas direes, simultaneamente, permitindo que o cdigo de barras possa ser lido em qualquer posio sem necessidade de acionar gatilho ou direcionar o leitor. Muito utilizado em supermercados e lojas de departamento, por permitir maior agilidade nas operaes de registro das mercadorias reduzindo las nos caixas. Coletor de Dados Muito utilizado em aplicaes comerciais e industriais, armazena dados recebidos por leitura ptica ou digitao, que posteriormente sero transferidos para o computador. Sua utilizao facilita operaes de vendas externas, conferncias de preos, realizao de inventrios, recepo de mercadorias, atendimento etc. Decodicador Este equipamento transforma o sinal ptico transmitido pelo leitor em sinal digital, convertendo os dados recebidos como se fossem digitados. Impressoras de Cdigos de Barras Impressora Ink-jet Imprime atravs de jatos de tinta; Impressora Laser Utiliza o mesmo mtodo usado por uma mquina copiadora; Impressora Trmica Imprime por transferncia trmica, atravs do uso de ribbon ou papel termo sensvel. Tambm conhecida como impressora zebra.
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4.5 Equipamentos Diversos

Etiquetas Eletrnicas de Gndolas So controladas por computador, colocadas nas prateleiras (gndolas) dos supermercados farmcias lojas de departamentos, automatizam a precicao dos produtos na rea de vendas. Ainda pouco utilizada por possuir custo elevado;
Impressoras Eletrnicas de Cheques Agilizam o atendimento e evitam erros no preenchimento de cheques, podem ser ligadas aos PDVs; PDV Terminal ponto de venda utilizado para registro de sadas de mercadorias em atividades de comrcio, por estar ligado em rede ao computador central (servidor), fornece informaes de movimentaes de materiais ao sistema de administrao de vendas e de estoques; Impressora com Memria Fiscal Capaz de armazenar dados das vendas, para efeitos de scalizao; Vericador de Qualidade de Cdigos de Barras Detectam possveis erros na impresso de cdigos de barras; Balana de Pesagem de Produtos de Peso Varivel Muito utilizada pelos supermercados, tem em anexo uma impressora de cdigos de barras, que utiliza impresso trmica direta. Pesa e emite etiqueta com cdigo de barras para produtos de peso varivel (carnes, frutas, verduras etc.). No-break Evita que os equipamentos sejam desligados devido a quedas no fornecimento eltrico, mantm o funcionamento normal dos equipa-mentos at que seja restabelecida a energia eltrica;
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Terminal de Auto-atendimento um terminal que no exige conhecimento de informtica para sua operao, utilizado em bancos, supermercados, shoppings para consulta de seus clientes.
4.6 Suprimentos
Etiquetas Metlicas com Cdigos de Barras Utilizada para identicao de bens do ativo imobilizado, agilizam a identicao e o controle dos bens possibilitando o uso de coletores de dados; Etiquetas de Papel para Cdigos de Barras Empregadas na indstria e no comrcio. Depois de impresso o cdigo, viabilizam os processos de automao comercial; Fita para Impressoras Trmicas (ribbon) uma ta sensvel ao calor, utilizada para impresso de cdigos de barras em etiquetas.
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5 Cdigos de Barras Bidimensionais

Esta tecnologia, desenvolvida nos Estados Unidos da Amrica, permite que em um simples cdigo possa ser armazenada uma grande quantidade de caracteres. Enquanto os cdigos lineares podem armazenar poucos caracteres, um cdigo bidimensional pode armazenar at mil caracteres, o que abre um grande leque de aplicaes. Em administrao e controle de materiais, sua aplicao no substitui os atuais cdigos de barras lineares, mas resolve um grande problema que estes cdigos no so capazes de resolver: os bidimensionais podem levar consigo, praticamente, todas informaes de uma movimentao ou de um cadastro unitrio (1,1 Kilobytes), isso possibilita que uma nota scal possa ser lida eletronicamente, evitando assim os preocupantes erros na digitao e na conferncia das movimentaes de entrada dos materiais, bastando para isso a impresso de uma etiqueta em forma de cdigo bidimensional, que tem tamanho aproximado ao dos cdigos lineares, colocada em um dos cantos da nota scal, ocupando um pequeno espao. Com isso poderemos resolver a questo da ecincia dos controles de entrada, a qual no foi ecientemente equacionada pelos cdigos lineares e com a implantao e uso de coletores de dados, que no eliminaram completamente a entrada de dados por meio de digitao. Os dados de uma nota scal cam armazenados em um cdigo bidimensional, como se fossem o contedo de um arquivo de texto, sendo transmitido para o cadastro de movimentos atravs de leitura ptica, com isso o processo de conferncia de um pedido e a entrada de uma nota scal torna-se muito mais eciente. A grande vantagem deste cdigo, em relao ao linear, justamente a capacidade de armazenamento de dados, que permite o acesso s informaes diretamente pela leitura do cdigo, sem necessidade de consulta a algum banco de dados, como acontece com os cdigos lineares, que servem simplesmente como chave de acesso s informaes, com isso ca eliminada a necessidade de interligao de computadores para acesso aos dados. Alm desta vantagem, os cdigos bidimensionais tm capacidade matemtica de serem recompostos, em caso de danos ocorridos na etiqueta, ela poder ser lida normalmente pelos equipamentos de leitura ptica.
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Parte II GERENCIAMENTO DE ESTOQUES
1 Movimentao de Materiais
As movimentaes de materiais devem ser efetuadas atravs das notas scais ou documentos internos para movimentao de materiais. Basicamente existem trs tipos de movimentaes: Entrada, Sada e Transferncia. Entrada: Consiste na movimentao de materiais entrando no estoque da empresa, estas entradas so registradas atravs do cadastro das notas scais emitidas pelos fornecedores ou, em se tratando de movimentaes internas, via documentos de devoluo de materiais (DMs), que so utilizados para controle das devolues ao almoxarifado dos materiais requisitados e no utilizados pelo setor requisitante. Sadas: Compreende a baixa do estoque registrada atravs da emisso de notas scais de vendas ou, em se tratando de movimentaes internas, via requisies de materiais (RMs) que so documentos emitidos pelos setores requisitantes ao almoxarifado. Transferncias: So movimentaes de materiais efetuadas entre almoxarifados ou liais da mesma empresa. Esta operao gera dbito e crdito entre as unidades da empresa, mas no afeta o resultado nal do saldo do estoque geral. O registro desta operao efetuado via emisso de notas scais de transferncia ou por documento interno de requisio de materiais (RMs).
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Os documentos comprobatrios das movimentaes do origem a lanamentos no cadastro de movimento do sistema de controle do estoque, que deve possuir opes especcas para digitao de cada uma das modalidades de movimentao de materiais. Por outro lado, estes documentos fornecem elementos de controle aos rgos de custo e/ou contabilidade da empresa. Aos setores controladores do estoque no permitida a permanncia e guarda da primeira via das notas scais, estas, aps conferncia e devido registro da movimentao dos materiais nelas descritos, devero ser encaminhadas aos rgos controladores, que providenciaro seu devido registro e arquivo contbil. Nas empresas, para o sistema de controle do estoque, a cpia deste documento utilizada meramente para arquivo, no cabe, em hiptese alguma, a reteno das primeiras vias, originais, das notas scais de entrada ou sada. O pedido ou autorizao de fornecimento o documento mais adequado para conferir entradas (compras), visto que vericar quantidade e qualidade das mercadorias enviadas pelos fornecedores atravs da nota scal, emitida pelo prprio fornecedor, permite vulnerabilidade na alterao dos pedidos. O hbito de utilizar cpias dos pedidos, alm da possibilidade do prvio cadastramento pela rea de Compras, facilita e agiliza o processo de registro das entradas dos materiais adquiridos.
1.1 Recebimento de Mercadorias

O recebimento uma rotina de grande importncia para gesto dos estoques, pois verica o cumprimento do acordo rmado entre a rea de Compras e o fornecedor, para isso necessrio que seja obedecida rotina de recebimento de materiais estabelecida pela empresa. Rotina de Recebimento: 1. Ao chegar na empresa, as mercadorias so descarregadas na rea de recepo. O responsvel pelo recebimento desarquiva ou emite a via de conferncia, (via cega) do pedido (autorizao de fornecimento), enviada pelo setor de compras, recebe a nota scal que acompanha a mercadoria, enviando-a para o controle
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de mercadorias (CM), que confrontar os valores da nota scal com os valores do pedido; 2. Os volumes e os materiais so conferidos na presena do transportador (pesados, contados ou medidos). O conferente anotar os valores na via cega , que dever conter a identicao do pedido, fornecedor, os cdigos e descries dos produtos, depois esta via ser confrontada pelo controle de mercadorias com a via completa do pedido e a nota scal. Estando o material recebido conforme foi pedido, o CM dar o recebido nos documentos e o conferente datar e rubricar o canhoto da nota scal, que ser devolvido ao transportador; 3. Aps o recebimento e conferncia, o controle de estoque envia, protocolada, a cpia do pedido, juntamente com cpia da nota scal, rea de Compras; a 1 via da nota scal seguir para o setor contbil/nanceiro que tomar providncias relativas ao pagamento do respectivo fornecedor e providenciar seu arquivo. OBSERVAES: 1. O conferente, normalmente se responsabiliza pelo aceite de materiais rotineiros. Em caso de dvida, quanto a materiais de uso especco de determinados setores, o mesmo dever solicitar a inspeo tcnica, que deve ser realizada por pessoa qualicada. 2. aconselhvel o uso de coletores de dados para conferncia das mercadorias no momento de sua entrada, visto que o uso de leitura ptica evita erros de movimentao e agiliza os processos de recebimento, reduzindo consideravelmente o tempo de execuo da rotina de recebimento. 3. Qualquer diferena na quantidade, qualidade, materiais e valores devero ser comunicados imediatamente rea de Compras, que tomar providncias para corrigir as divergncias encontradas.
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1.2 Sada de Mercadorias

Os procedimentos variam conforme cada empresa, no entanto h certas aes que devem ser tomadas por todos responsveis pela expedio de materiais. Ao receber o documento que autoriza a sada de materiais (nota scal de venda ou requisio de materiais), o funcionrio expedidor confere os dados contidos no documento, estando corretos, retira os materiais dos seus locais de armazenamento nas quantidades solicitadas, confere juntamente com o transportador (produtos, quantidades e o estado de conservao), estando em conformidade com o documento scal, o transportador assina o recebimento dos materiais e a mercadoria liberada. Em se tratando de nota scal de venda, o destinatrio dever assinar o canhoto da primeira via do documento que ser anexado a via xa da empresa emitente.
1.3 Frete
O transporte de materiais de uma empresa para outra, exige custos adicionais a serem incorporados aos custos nais dos produtos, estes custos de movimentao de mercadorias entre empresas chamado de frete. Seu clculo deve ser bem elaborado, sob pena de subdimencionar ou sobre carregar o valor real dos custos de transporte, os quais sero repassados aos produtos e incorporados ao preo de venda e preo de custo da mercadoria, conforme cada caso (frete CIF ou FOB). Erradamente, muitos imaginam que o ao adquirir materiais das empresas que no cobram frete, este custo no deve ser considerado. Na verdade os custos de administrao, manuteno da frota e seguro, j esto diludos nos preos de venda das mercadorias, situao esta representada pelo frete CIF (cost, insurance and freight). Caso estes custos no sejam considerados, a empresa vendedora certamente estar com parte de sua margem de lucro comprometida. Na modalidade de frete FOB (free on board), o custo do transporte ca por conta do comprador, que pagar a transportadora. Quem compra deve prestar muita ateno ao valor percentual do frete
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a ser adicionado ao custo do produto adquirido, sob pena do valor do frete agregar grande parcela percentual do custo nal do produto. Ao ser elaborada a planilha de clculo, vrias variveis devem ser consideradas, estas variveis vo servir como base para encontrar o valor nal do frete. Vale salientar que cada situao corresponde a um caso particular, o que diculta a composio do custo nal. Muitas empresas transportadoras calculam o frete aplicando percentuais sobre o valor, o volume, o peso do objeto transportado ou distncia a ser percorrida, o que lhe for mais vantajoso, porm este mtodo no o ideal para chegar ao valor justo da prestao do servio, nestes casos cabe rea de Compras da empresa compradora negociar junto s transportadoras os custos dos servios de transporte. Esta prtica certamente acarretar grande economia nos custos de aquisio, visto que o frete pode representar mais de 15% do valor total do produto adquirido, principalmente se for areo. As transportadoras adotam tabelas que dependem de variveis que ajudam a compor o preo nal, estas variveis so inerentes ao produto a ser transportado como tambm ao local onde dever ser recebido ou entregue. Eis algumas delas: origem e destino da mercadoria; peso a ser transportado; volume; valor; percurso a ser executado; prazo de pagamento da prestao do servio; seguro; diculdade/facilidade de manuseio; tempo de permanncia para descarregamento; depreciao do veculo; salrios; encargos trabalhistas; parcela de administrao da frota etc. Observe que este clculo bastante complexo e em muitos casos impedem que as transportadoras executem simulaes que possam chegar ao valor aproximado e justo do frete, motivo pelo qual deve ser dada grande ateno a este tipo de servio.
1.4 Rateio de Frete

Geralmente as empresas adquirem materiais de outras empresas, os quais so transportados por terceiros que podem utilizar meios de transportes areo, martimo, ferrovirio, uvial ou rodovirio, de acordo com o tipo do material, seus volumes, sua quantidade e ou urgncia de entrega ao destino, esta diversidade de tipos de transporte tem algo em comum que a prestao do servio de entrega das mercadorias, representada pelo frete, o qual deve ser adicionado ao custo unitrio dos
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materiais no momento de sua entrada no estoque, com ns de compor seu custo total de aquisio. Os custos de transporte, representados pelo frete FOB, correspondem parcela signicativa dos custos dos materiais e devem ser rateados proporcionalmente aos custos unitrios das mercadorias adquiridas. Este rateio deve ser executado, no momento da entrada da nota scal no sistema de controle de estoque, sempre que a empresa adquirir materiais transportados com frete pago pelo recebedor. O frete representado por nota scal de servio distinta, mas vinculada nota correspondente aos materiais adquiridos. O rateio do frete dever observar a proporcionalidade dos preos de custo das mercadorias adquiridas, sob pena de distoro do preo de custo total do material. Sendo assim, mercadorias de maior valor unitrio recebero maior parcela do custo do frete, o inverso acontecendo com as de menor custo de aquisio. Vejamos um exemplo: O valor total de uma nota scal corresponde a R$ 604,38 e frete FOB, cobrado para o envio das mercadorias, importou em R$ 32,23. Com ajuda de uma regra de trs simples, calculamos quanto o valor do frete representa sobre o valor total da nota, neste caso 5,33%. Este percentual servir como base para calcularmos o valor que ser adicionado ao preo de custo unitrio de cada material, que corresponde ao valor do frete rateado, percentualmente, para cada material.
Preo custo + frete 32,91 32,91 23,65 23,65 23,65
Cdigo
Descrio
Preo custo unitrio 31,24 31,24 22,46 22,46 22,46
%a adicionar 5,33 5,33 5,33 5,33 5,33
Valor frete 1,67 1,67 1,67 1,67 1,67
CLASSICA 850ML VERM. 078456 CERA Cxa. C/12 CERA CLASSICA 850ML INCOL 073461 Cxa. C/12. CERA OPTIMA AP 500ML 073475 FLORAL Cxa. C/24 CERA OPTIMA AP 500ML 075254 LAVANDA Cxa. C/24 CERA OPTIMA AP 500ML 073254 MADEIRA Cxa. C/24
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Outros custos indiretos, caso ocorram, devem ser somados aos custos dos materiais calculados da mesma forma. Vale salientar que o IPI um imposto relativo ao produto individualmente, portanto no cabe a utilizao das tcnicas de rateio.
1.5 Armazenagem de Materiais

O espao e o layout de uma rea de armazenamento deve ser estruturado de forma que seja possvel desfrutar ao mximo de sua rea total. Os espao horizontais e verticais devem ser aproveitados inteiramente, mediante o uso de prateleiras, estruturas porta-paletes, empilhamento de materiais ou a combinao destas formas de armazenamento. Para aproveitar o espao vertical necessrio levar em considerao: a) A resistncia dos materiais e suas embalagens, que podem ser danicadas a partir de certo limite de peso; b) A resistncia dos pisos, devido ao movimento de cargas unitrias atravs de empilhadeiras e paleteiras; c) A possibilidade do uso de paletes e estruturas porta-paletes; d) A disponibilidade e custo dos equipamentos; e) As normas de segurana do trabalho inerentes ao local.
Empilhadeira eltrica.
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Na implantao do layout de um almoxarifado/depsito devemos prever e programar o seguinte: A disponibilidade dos equipamentos adequados para facilitar a carga e descarga dos materiais (empilhadeiras, guindastes, carregadores, paletes, docas, escadas mveis etc.); A tcnica de armazenagem a ser utilizada; A quantidade e os tipos de materiais a armazenar; Os vos das portas devem ser sucientemente largos e altos; Altura da plataforma de desembarque de forma a facilitar a carga e descarga, em conformidade com a altura dos caminhes; Resistncia do piso suciente para a movimentao de equipamentos e o empilhamento de materiais; A altura mxima permitida para as pilhas; Fluxo de trnsito dos materiais em veculos transportadores; Dimensionamento e instalao de equipamentos para combate a incndios, conforme normas da ABNT e do Corpo de Bombeiros; Medidas de segurana para evitar acidentes de trabalho; Altura adequada que permita ventilao do ambiente; Quanto ao acesso: As passagens devem ser retas, sem interrupo e livres da obstruo por materiais ou colunas, permitir comunicao direta entre as portas da rea de armazenamento e ter largura total que permita o trnsito e o movimento de empilhadeiras; A rea de armazenamento deve ser dividida em setores, observando as caractersticas dos materiais;
1.5.1 Amarrao do Empilhamento

Ao armazenar, devemos dar ateno forma da amarrao e do empilhamento dos materiais, com nalidade de possibilitar maior segurana, assegurar a conservao e facilitar a contagem e conferncia dos materiais. Estes devem ser empilhados conforme instrues de empilhamento e armazenamento, geralmente contidas nas unidades de despacho (embalagens de transporte).
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As pilhas so formadas atravs da sobreposio das caixas, uma suportando e amarrando a outra, que estando seguras, possibilitam que o espao vertical seja bem aproveitado, reduzindo os custos por metro quadrado e, conseqentemente, utilizando toda a rea disponvel. O empilhamento pode ser efetuado das seguintes formas: a) Caixas sobrepostas; b) Caixas sobrepostas sobre paletes; e c) Paletes sobrepostos em estruturas porta-paletes.
Empilhamento sobre palete. Observe que as caixas esto sobrepostas de forma a proporcionar sustentao.
Estrutura porta-paletes contendo vrias cargas unitrias.
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1.5.2 Palete
Palete um estrado de madeira, com uma ou duas faces, duas ou quatro entradas. Possibilita o uso de empilhadeiras ou paleteiras de garfo, facilitando o descarregamento, a movimentao e o armazenamento dos materiais durante sua estocagem. A arrumao das caixas sobrepostas ao palete, durante as operaes de transporte, compe cargas unitrias, que diminuem em mais de 50% o tempo de carregamento e descarregamento dos caminhes nas plataformas, como tambm facilita o manuseio de grandes volumes.
Os paletes podem ser classicados quanto ao nmero de faces e quanto ao nmero de entradas, podendo possuir at duas faces e quatro entradas. Palete de Duas Entradas: Utilizado quando no exigido o cruzamento de equipamentos durante o manuseio;
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Palete de Quatro Entradas: Utilizado quando as operaes de movimentao exigem o cruzamento de equipamentos;
Palete de uma Face: Utilizado quando os materiais no exigem grande esforo do estrado; Palete de Duas Faces: Utilizado quando o armazenamento exige palete com estrutura mais reforada. Obrigatrios quando armazenamos materiais utilizando o sistema drive-in.
1.5.2.1 Palete Padro Brasil

O palete padro adotado no Brasil o PBR, que foi adotado em 1990 pelo CPP Comit Permanente de Paletizao, criado pela ABRAS Associao Brasileira de Supermercados, em conjunto com outras entidades representativas do ramo industrial e de transportes. A manuteno do padro PBR monitorada pelo IPT Instituto de Pesquisas Tecnolgicas que, entre outras atribuies, o rgo responsvel pela qualicao e scalizao das empresas credenciadas a fabricar paletes PBR.
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O PBR tem que ter 1,20 por 1,00 metro; dupla face e quatro entradas; confeccionado em madeiras verdes como: Andiroba, Pinus, Eucalipto, Quariuba, Cedro etc. Segue critrios de massa, umidade, e exo estabelecidas pelo IPT; devem ser montados com pregos espiralados, sem ponta, em ao comum, com cabea inteira medindo 3,2 por 55 milmetros. Tambm so exigidas dimenses mnimas de comprimento, largura e altura para as tbuas e para a estrutura do palete. A nalidade de toda esta estrutura direcionada ao PBR a padronizao da movimentao de mercadorias entre a indstria, transportadoras, o atacado e o varejo. Com isso, ao se estabelecer uma linguagem comum entre estas empresas, permite que o material entregue seja colocado diretamente na rea de vendas ou rea de armazenamento sobre o mesmo palete que as transportou, atravs do uso de empilhadeiras ou mesmo paleteiras manuais, sem que haja necessidade de novo manuseio das mercadorias nele contido. A racionalizao e a agilidade de todo processo de descarregamento e armazenamento o maior objetivo do palete, pois contribui com a diminuio do tempo de permanncia de caminhes no ptio da empresa, aumenta a agilidade no processo de conferncia das mercadorias, diminui o tempo de permanncia dos materiais na rea de recebimento e facilita o armazenamento. Seu uso entre empresas bastante simples, funciona atravs do sistema de trocas: basta a empresa recebedora da carga paletizada devolver as mesmas quantidades de paletes recebidas, logicamente respeitando o perfeito estado de conservao e utilizao dos paletes. Anteriormente, havia vrios padres de paletes, cada empresa adotava o tipo que a ela fosse mais conveniente, porm perdiam muito tempo nas atividades de recepo e armazenamento de materiais por terem que arrumar as caixas de transporte ao seu padro de armazenamento, pois utilizavam paletes diferentes, o que eleva os custos com a operao dos estoques. Estudos de racionalizao dos mtodos de armazenamento levou a criao do palete PBR para ser adotado por todas empresas da rea de logstica no Brasil.
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1.5.3 Linguagem das Caixas de Transporte

As caixas de transporte, tambm denominadas unidades de despacho, geralmente possuem informaes importantes para a armazenagem, essas informaes devem ser respeitadas e visam a manuteno do estado de conservao dos produtos nelas contidos. Devemos lembrar que nestas caixas tambm esto impressos os cdigos EAN/UCC-14, que auxiliam a movimentao e o controle dos materiais, como tambm contm informaes sobre o acondicionamento das caixas sobre paletes e estruturas de armazenamento. Seguem abaixo algumas simbologias, dentre vrias outras, utilizadas nas unidades de despacho:
Nmero mximo de caixas que devem ser sobrepostas e amarradas em um empilhamento
O contedo pode ser danificado pela gua ou umidade
Indica que o contedo frgil, portanto deve ser manuseado com cuidado. Este smbolo indica que o contedo da caixa deve ser protegido do calor e da incidncia direta dos raios solares A posio das setas indica que face da caixa deve ser posicionada para cima
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1.5.4 Normas de Estocagem

Cada material tem suas caractersticas prprias e, consqentemente, normas apropriadas, alguns necessitam ambientes especiais para sua conservao (carnes, explosivos, produtos qumicos, gazes etc.), outros podem ser acondicionados sem a necessidade de cuidados especiais, no entanto de fundamental importncia que sejam respeitadas as caractersticas individuais de cada um dos materiais. A princpio devemos armazenar obedecendo a classicao dos grupos de materiais, depois devemos observar as normas de armazenamento inerentes a cada produto. Algumas recomendaes: a) Os materiais perecveis devem ser estocados em locais apropriados e que propiciem condies ideais para sua conservao; b) Todos os materiais devem ser scalizados para garantir conservao adequada; c) Produtos qumicos precisam ser estocados em locais especiais e em conformidade com suas normas especcas de guarda e segurana; d) Produtos alimentcios necessitam scalizao diria, preventiva e corretiva. Devem ser estocados sem contato com o solo e em locais arejados. recomendado o uso de estrados de madeira, afastados das paredes e estantes apropriadas. A higiene da rea indispensvel, pois evita a proliferao de pragas; e) Todos materiais devem ser estocados de modo que atenda s normas de segurana do produto e do trabalho; f) No manuseio de materiais perigosos obrigatrio o uso de EPIs (Equipamento de Proteo Individual) adequados e em bom estado de conservao; g) leos, combustveis, lubricantes e produtos qumicos devem ser estocados de forma que previna incndios ou exploses; h) Os prazos de validade dos produtos devem ser observados e nunca estar vencidos;
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i) Materiais de pequeno ou grande porte devem ser estocados de forma apropriada; j) Explosivos devem ser estocados em local apropriado, em conformidade com as normas de segurana e longe de qualquer agente que possa causar sua detonao;
1.6 Sistemas de Estocagem

Existem vrios sistemas de estocagem dos materiais. Cada sistema deve atender s necessidades de armazenamento e movimentao de materiais inerentes a cada empresa. Alguns so mais complexos, outros bem mais simples, podendo os materiais ser estocados sob duas formas bsicas, referentes a sua localizao: Localizao xa; Localizao mvel.
1.6.1 Localizao Fixa

Em almoxarifados, a localizao geralmente xa, isto : os materiais so colocados sempre no mesmo local, a cada renovao do estoque. Neste mtodo, no momento do primeiro armazenamento, a localizao do material anotada e depois digitada no campo local no cadastro de materiais do programa de controle de estoque.
1.6.2 Localizao Mvel

Utilizada em depsitos, por motivo da necessidade da otimizao da rea de armazenamento. Os materiais so colocados nos espaos livres existentes, logicamente obedecendo s normas de conservao e guarda dos materiais. Alguns programas de controle de estoque, no momento da entrada dos produtos, indicam os espaos livres, onde os lotes sero colocados. Vale salientar que a localizao fsica dos materiais deve respeitar as caractersticas dos mesmos, visto que no coerente armazenar materiais de gneros diferentes prximos uns dos outros, como por exemplo: papeis prximos a latas de tinta.
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1.6.2.1 Alguns Sistemas de Estocagem

Estantes o sistema mais utilizado, ideais para reas de armazenamento de materiais de diversos tipos e tamanhos, porm com pequeno porte e peso. Bastante utilizada em almoxarifados, tem como desvantagem o baixo aproveitamento do espao vertical, problema que pode ser resolvido com a instalao de mezaninos. Porta-paletes Ideal para guarda de produtos sobre paletes, em reas que permitem o aproveitamento do espao vertical e o uso de empilhadeiras. Possibilita o acesso direto aos itens desejados, sendo indicado para estocagem de produtos de alto giro, peso, formato e carga variados. Drive-In /Drive-Thru uma variante do sistema porta-paletes, indicado para guarda de produtos em grande quantidade, pouca variedade e alto giro. Esta estrutura porta-paletes permite a entrada da empilhadeira em seu interior, possibilitando alta densidade, com reduo ou eliminao dos corredores entre as estruturas, exige tambm a utilizao de paletes de duas faces que so mais reforados e resistem ao peso dos produtos. Cantilever Utilizados para armazenar tubos, varas, calhas, pers metlicos ou no metlicos com comprimentos variados e diferentes formas. Permite fcil acesso aos materiais e aproveitamento do espao vertical. Saiba mais sobre estes sistemas no site: http://www.brockveld.com.br/
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1.7 Localizao dos Materiais

Para facilitar a localizao dos materiais estocados, visto que comum a presena de mais de dois mil itens cadastrados e armazenados em almoxarifados, foi necessria a criao de mtodos para localizao. Estes mtodos tm como principal objetivo agilizar o atendimento nos almoxarifados, como tambm facilitar o trabalho daqueles que ainda no esto familiarizados com a localizao dos itens estocados. importante que o mtodo de localizao adotado seja funcional e adequado estrutura de armazenagem da empresa. Os mtodos de localizao geralmente so compostos pela combinao de letras e algarismos, os quais combinados daro a localizao exata do material.
1.7.1 Mtodo para Determinar a Localizao dos Materiais

As estantes e porta-paletes podero ser identicadas por letras ou nmeros, conforme o layout do almoxarifado/depsito, cuja seqncia de identicao dever ser da esquerda para direita, em relao ao acesso principal, se houver mais de uma rea de estocagem, as mesmas devero se identicadas com a indicao do respectivo subalmoxarifado. Caso ocorra da mesma estante ou porta-paletes possuir dois lados de acesso, o lado esquerdo receber a indicao A e o lado direito receber a indicao B. As prateleiras devero ser identicadas por letras, iniciando pela letra A, de baixo para cima. As colunas devem ser identicadas por nmeros, iniciando do nmero 1 da esquerda para direita.
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Veja a gura:
O telefone ilustrado est localizado no seguinte endereo: A5BC3 Almoxarifado A; estante 5; lado B; prateleira C; escaninho 3
1.8 Custo de Armazenagem

Ao armazenar produtos, a empresa necessita de uma estrutura capaz de absorver estes materiais, logicamente esta estrutura acarretar em alguns custos diretamente relacionados ao tipo de material estocado, seu volume, rea por ele ocupada, mo-de-obra empregada, manuteno da estrutura fsica do prdio, custo unitrio etc. Ao somatrio destas despesas chamamos custos de armazenagem. Para o clculo do custo de armazenagem utilizaremos a seguinte frmula: CA=Q/2xTxPxI Onde: Q/2 T P I Estoque mdio no perodo considerado; Tempo de armazenagem; Custo mdio unitrio do material; Taxa de armazenamento (%).
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A taxa de armazenamento obtida pela soma de diversas parcelas como: Taxa de Armazenamento Fsico Taxa de Transporte Taxa de Perdas Taxa de Seguro Outras Despesas
Podemos concluir que a taxa de armazenamento corresponde soma das taxas citadas acima, I = I1+I2+I3+I4+I5+In e que o custo de armazenagem a soma de diversos custos, os quais esto relacionados com cada uma das taxas de armazenamento inerentes ao material. CA= ((Q/2 x P x I1) x T) + ((Q/2 x P x I2) x T) + ((Q/2 x P x I2) x T) + ((Q/2 x P x I3) x T) + ... + ((Q/2 x P x In) x T)
Igualmente, outras taxas inerentes a atividade de armazenagem devem ser calculadas.
importante que os valores considerem sempre o mesmo intervalo de tempo.
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Observe o grco representativo da quantidade em relao aos custos de armazenagem:
Observe que, quanto maior a quantidade estocada, maior ser o custo, porm este ca atenuado conforme a quantidade estocada aumenta, visto que a maioria dos custos crescem com velocidade menor que a quantidade estocada. Devemos considerar que, mesmo o estoque estando ao nvel zero, haver custos. Estes custos esto relacionados s despesas xas empregadas no armazanamento. A frmula considera o estoque em sua mdia, visto que no momento de estocagem mxima o custo de armazenagem ser mximo, no momento de estocagem zero o custo ser mnimo, logo haver vrios custos de estocagem, cada um correspondente a um nvel de estoque, por isso mais conveniente adotar a mdia do estoque para anlise do custo em questo. A inclinao da curva pode variar conforme o material armazenado, equipamentos e mo-de-obra considerados na confeco dos clculos.
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1.9 Equipamentos de Movimentao de Materiais

Existe grande diversidade de equipamentos empregados na movimentao de materiais, cada um destinado ao tipo de atividade e necessidade do ramo para o qual foi projetado. Existem equipamentos especcos para uso em indstrias, agricultura e comrcio em geral, alguns destes equipamentos servem simultaneamente a ambos os tipos de atividades, outros so especcos. Podemos encontrar equipamentos de movimentao em quase todos os estabelecimentos: hospitais, supermercados, feiras livres, indstrias, transportadoras e at mesmo em nossa casa. Ilustraremos aqui alguns equipamentos:
EMPILHADEIRA
Utilizadas para deslocamento de materiais colocados sobre paletes. Proporciona acondicionamento rpido e seguro em estruturas porta-paletes, possibilitando grande elevao. Apresentam vrios modelos, diferentes aplicaes e permitem a utilizao de acessrios para o transporte de diversas cargas. Podem ser movidas por energia eltrica ou a gs.
PALETEIRA MANUAL
Utilizada para transporte de cargas sobre paletes em planos horizontais sem irregularidades. Seu uso diminui o tempo e a necessidade de mo-de-obra nas operaes de carregamento e descarregamento de caminhes nas docas, tambm bastante utilizada em movimentaes de materiais a curta distncia. Tem capacidade de carga de at 3000Kg (conforme modelo).
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TRANSPORTADORES
Utilizados para transporte contnuo de grandes volumes de cargas, so dotados de correias (planas ou cncavas), como tambm podem ser apresentados com telas metlicas, taliscas, roletes e rodzios. Tm grande utilizao em diversos segmentos industriais.
TRANSELEVADORES
Utilizados para estocagem verticalizada sobre cargas paletizadas de at 3000Kg, com aproveitamento total da rea de armazenamento, possibilita o uso mximo da altura e reduz ao mnimo os corredores entre as estruturas porta-paletes. Proporcionam a movimentao horizontal, vertical e lateral oferecendo mxima segurana de manuseio, pois eliminam a ao direta do operador, diminuindo a possibilidade de acidentes de trabalho como tambm de danos aos materiais. Em verso informatizada, um banco de dados pode controlar os estoques, os espaos para armazenagem, as entradas e sadas.
TRANSPORTADORES AREOS
Muito utilizados em linhas de produo industrial e indstrias de abate e corte de animais. So compostos por trilhos, xados ao teto da rea de armazenagem ou produo. So colocados carros de transporte da carga. A movimentao pode ser manual ou atravs de correntes tracionadas por motor eltrico.
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1.10 Marcos Histricos da Movimentao de Materiais

Ano
Prhistria 3.500 a.C. 3.000 a 2.500 a.C. 2.050 a 1.800 a.C. 1.800 a.C. 450 a.C. 30 a.C. 251 a 300 a.C. Sculo XV 1436 1500 1592 1602 1689 1700
Evento Criao da alavanca, do plano inclinado, da roda e da polia. Usada a roda de Potter na Mesopotmia. Cavalos So usados como trao de veculos. No Egito introduzida a subdiviso do trabalho. Egito armazns para 7 anos de abundncia e 7 anos de escassez. Movimentao de 2.300.000 blocos de pedra para construo da pirmide de Queops. Fluxos na escrita A Arquitetura, por Marcus Eiturbius Pollio. Pappus, da Alexandria, descreve cinco mquinas conhecidas: polia, roda-dentada, elevador, parafuso e cunha. Os Incas expandem seu imprio, percebem que a comunicao e a logstica so vitais criando armazns descentralizados. Os venezianos estabelecem uma linha (1 linha) de montagem para construo de navios. O livro De Re Metallica de G. Agrcola, mostra: carrinho de mo, veculos de trao para minas e sarilho. Cata-ventos so usados na Holanda para acionar os desfibradores de algodo mecnicos. A Dustch East ndia fundada na Batvia; a primeira empresa pblica moderna. A primeira feira de negcios moderna acontece em Leiden, Holanda. Josiah Wedgewwod (Inglaterra) aplica a movimentao mecnica na produo de louas de porcelana.
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Ano
1718 1780 1789
1795
1796 1798 1860 1867 1880 1906 1909 1913 1914 1917 1920 1930 1939 1946
Evento John e Tomas Lombe constroem um moinho movido a gua. Oliver Evans (EUA) cria seu moinho de farinha automtico prximo a Philadelphia. Primeira fbrica de algodo movida a vapor em Manchester, Inglaterra. James Watt apresenta todas as prticas bsicas de trabalho industrial em sua nova fbrica de motores. A planta projetada para maximizar o fluxo de produo. Trabalhos so quebrados em operaes especficas, com apropriada especializao de mo-de-obra. Boldon e Walf (Inglaterra) criam os guindastes giratrios e aparelhos de elevao. Eli Whitney torna-se o primeiro a ter uma manufatura de sucesso usando os conceitos de peas intercambiveis. Bolton & Wright instalam a 1a ponte rolante. So introduzidos os primeiros transportadores contnuos para graneis. Singer Corp. torna-se a primeira empresa multinacional, com fbricas na Gr-bretanha, Frana eArgentina. Taylor estuda os movimentos (manuseios) nos postos de trabalho da Mildvale Steel. Primeira empilhadeira motorizada. A primeira manufatura comercial de Baquelite marca incio da era do plstico. Henry Ford introduz a linha de montagem progressiva. A Ford introduz a padronizao de embalagens. Henry Louis Gantt inventa o grfico de Gantt, criando, ento, o gerenciamento moderno de projetos. Era da produo em Linha. Uso de paletes, empilhadeiras manuais, empilhadeiras motorizadas, monotrilhos etc. Introduo da aplicao da carga unitizada (contineres) na indstria e no comrcio. Peter F. Drucker inventa a Teoria daAdministrao. So introduzidas as cantoneiras perfuradas e metlicas para estanterias. Sloan torna-se presidente da General Motors. A ele so creditadas as estratgias de segmentao com filosofia de produzir automveis para todo uso e propsito.
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Ano
1950
Evento Era da Mecanizao. Os problemas de movimentao de matrias so equacionados pala aplicao de equipamentos. O primeiro computador produzido em srie para negcios, UNIVAC1. O Sistema Toyota de Produo incluindo a produo enxuta, manufatura Just-In-Time e crculos de qualidade inventado pela Toyota Motor Corp. Empilhadeiras com controles eletrnicos. Computadores e automatizao se tornam um meio de controle da atividade de Movimentao de Materiais. A General Motors instala o Unimate 001, o primeiro rob industrial. Sara Lee Corp. abre a primeira fbrica completamente automatizada que utiliza equipamentos operados por computadores. Empilhadeiras eltricas. Transelevadores em estocagem automtica. Surgem os Sistemas CAD/CAM. VeculosAutomaticamente Guiados (AGVs). A ONU estabelece um grupo de trabalho para definir uma linguagem padro para o EDI Intercambio Eletrnico de Dados com aplicao em qualquer empresa e em qualquer pas. O departamento de Defesa norte-americano adota o uso de cdigos de barras para todos os produtos vendidos para as armas norte-americanas, levando prtica dos cdigos de barras para a indstria. O Wal-Mart Stores Inc. estabelece a ligao do Varejo, apresentando a estratgia de gerenciamento da cadeia de valor (ECR). VeculosAutomaticamente Guiados a Laser (LGVS). Iniciada a montagem da Estao Espacial Internacional.
Dados compilados pelos Instrutores da IMAM Consultoria Ltda. Fonte: Revista Movimentao & Armazenagem JAN/FEV 2000
1950 1953 1960 1961
1964 1966 1969 1970
1975
1981
1990 1992 1998
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2 Nveis de Estoque
A movimentao de um material pode ser representada atravs da tabela e do grco:
DIA ENTRADA SADA SALDO
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16
160
160
160
20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20
140 120 100 80 60 40 20 160 140 120 100 80 60 40 20 160
Curva Dente de Serra

200 Quantidade 150 100 50 0 1 3 5 7 9 11 13 15 Tempo em dias
Observe que eles representam a evoluo do nvel do estoque em relao ao tempo, neste caso expresso em dias. Atravs do estudo do grco podemos identicar alguns pontos, os quais correspondem aos diferentes nveis do estoque e so de extrema importncia para o bom funcionamento dos sistemas de controle de estoque informatizados, fornecendo informaes estratgicas importantes quanto ao gerenciamento dos itens estocados, tais como: O momento oportuno para aquisio; Existncia de excesso do material em estoque; Permitem a emisso de relatrios de item em ponto de pedido; Possibilitam a reposio automtica do estoque, inclusive com uso de recursos como EDI; Indicam situao de perigo de falta de estoque; Entre outras informaes.
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Observe o grco:

180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Quantidade
Tempo em dias
O ponto A representa o nvel do estoque em seu nvel mximo, 160 unidades; O ponto B representa o nvel mnimo do estoque, 20 unidades, no exemplo ocorrido nos dias 07 e 15; O ponto C representa a volta do estoque a seu nvel mximo: 160 unidades, dias 08 e 16. Para reposio do estoque necessria a emisso do pedido, seu envio ao fornecedor e a remessa do material solicitado empresa compradora. Esta operao leva um perodo de tempo, que pode variar conforme as caractersticas de ressuprimento de cada material, este perodo de tempo chama-se Tempo de Reposio, que compreende desde o momento da sinalizao da necessidade da aquisio do material at sua efetiva chegada na empresa e conseqente reposio do estoque. No entanto esta reposio necessita de um sinalizador que indique o momento oportuno para incio do processo, este sinalizador o Ponto de Pedido.
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Ponto de Pedido Corresponde ao nvel do estoque, individual para cada material, no qual devemos iniciar o processo de reposio. Este processo inicia com a emisso da requisio de compra, processamento da rotina de aquisio e entrega do produto na empresa solicitante. Ao denir o ponto de pedido, devemos considerar alguns fatores: Histrico de consumo do material; Tempo necessrio entre a emisso da requisio de compra e o processamento do pedido; Distncia entre a empresa e seu fornecedor; A agilidade do atendimento do pedido; A perecividade do material; Os custos de administrao do estoque; O espao disponvel para armazenamento; A diferena de preo entre as compras em grandes ou pequenas quantidades; Entre outros fatores. Observe que existe um fator que muito importante para a determinao dos nveis dos estoques, que determinar uma maior ou menor quantidade do material para atender s necessidades de demanda, este fator o tempo de reposio. No devemos alterar o ponto de pedido com ns de estender o perodo de reposio simplesmente para dar alvio rea de Compras, visto que esta prtica sufocar nanceiramente a empresa com a manuteno de estoques elevados, indo na contramo de direo da atual concepo da administrao dos estoques. Para evitar que processos burocrticos, lentos e tediosos contribuam com a manuteno de nveis elevados dos estoques, os sistemas informatizados usam recursos de automatizao dos processos de reposio, bastando apenas informar ao sistema os parmetros de
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reposio que o mesmo se encarregar de avisar, emitir solicitao de compras e at mesmo de enviar os pedidos ao fornecedor, via EDI (Intercmbio Eletrnico de Documentos). Logo, quanto mais rpido for o processo de aquisio, menor poder ser os nveis dos estoques. Representamos no grco abaixo o ponto de pedido e o tempo de reposio.
180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 1 2 3
C A
Quantidade
F E
4 5 6
B
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Tempo em dias
O ponto D corresponde ao nvel do estoque no qual devemos iniciar o processo de reposio ponto de pedido, neste caso corresponde a 80 unidades; O intervalo EB indica o tempo necessrio para realizar todo processo de aquisio tempo de reposio, neste exemplo equivale a 3 dias; O intervalo EF indica a quantidade do material que ser utilizada at a chegada do novo pedido, aqui correspondente a 60 unidades. O intervalo BC indica a quantidade que foi comprada para repor o estoque, neste caso 160 unidades. Observe que o saldo corresponde a 160 unidades devido a 20 unidades retiradas do estoque neste mesmo dia.
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O processo de reposio inicia quando o material atingir nvel igual ou inferior a quantidade do ponto de pedido e antes de atingir seu nvel mnimo, visto que se o pedido ocorrer no nvel mnimo certamente ocorrer falta de estoque, acarretando em srios prejuzos para a empresa e na compra emergencial que seriamente prejudicial rea de Compras. Ao dimensionar o nvel mnimo do estoque, o mesmo dever ser suciente para atender a um possvel atraso no fornecimento ou a um eventual acrscimo da demanda, ocorridos aps o envio do pedido, pois esta sua nalidade. Para calcular os nveis de ressuprimento podemos utilizar s seguintes frmulas:
Estoque Mnimo Onde: Cmed TR corresponde ao consumo mdio do material; tempo de reposio.
Ponto de Pedido Quantidade a Repor Estoque Mximo
As empresas podem denir outros parmetros para determinar seus nveis de estoque, os quais representem, da melhor forma possvel, suas estratgias para gerenciamento dos estoques.
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2.1 Rotatividade
a relao existente entre o consumo/vendas do material e seu estoque. Esta relao indica a velocidade da renovao do estoque quanto maior for o resultado, maior ser o giro do estoque.
Rotatividade = Consumo/Estoque 2.2 Relao Estoque/Vendas
Indica quanto h em estoque para atender ao consumo ou s vendas de um determinado material. importante que na realizao dos clculos, utilizando unidades monetrias, os valores do estoque ou das vendas devam estar no mesmo nvel e considerarem o mesmo intervalo de tempo, visto que no podemos dividir o valor do estoque avaliado ao preo de custo pelas vendas avaliadas ao preo de venda, sob pena de distoro dos resultados. A relao pode ser utilizada para os trs nveis de planejamento, estratgico, ttico ou operacional. Em se tratando de planejamento dos estoques devemos utilizar a relao em nvel operacional, por este motivo devemos calcular esta relao para cada item estocado, visto que, se analisarmos apenas ao nvel de grupo ou subgrupo no teremos condies de identicar os itens que apresentam problemas. Lembre que cada item em estoque contribui com sua parcela para a formao do todo. O resultado desta relao informar se o nvel de estoque est ou no compatvel com a demanda. Observe as consideraes abaixo:
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As vendas ou consumo utilizam todo estoque disponvel, no h sobras nem faltas, porm o estoque no suportar aumento da demanda ou falha no ressuprimento, pois no existe reserva;
O consumo ou as vendas utilizam quase todo estoque, h pequena sobra, correspondente ao estoque mnimo, que atender a um eventual acrscimo na demanda ou falha no ressuprimento;
O estoque est compatvel com as vendas, h sobra para atender eventualidades, porm existem sinais de excedentes e devem ser acompanhados para que esta tendncia de crescimento no permanea;
H excesso do material, sua compra deve ser reduzida at que seu nvel de estoque que compatvel com a demanda;
Existe estoque para atender mais de duas vezes o consumo ou as vendas. Este excesso certamente comprometer a rea nanceira da empresa, haver necessidade de obteno de mais capital de giro para pagar fornecedores, as vendas no pagam as duplicatas. aconselhvel suspender as compras dos itens com excesso de estoque at sua equalizao. Se esta situao permanecer torna-se neces-srio eliminar o item, pois estar tendendo obsolescncia, sua rotao muito baixa, no h possibilidades da manuteno do estoque.
102
2.2.1 Aspectos que Inuenciam o Valor da Relao Estoque/Vendas:

Tipo e caractersticas da empresa; Nvel da concorrncia; Localizao da empresa; Tempo de reposio dos materiais. Conjuntura econmica e social; Parcerias rmadas com fornecedores; Etc.
Ao analisar a Relao Estoque/Vendas colocamos como condio ideal EV=1,1 isso signica que o nvel do estoque de segurana corresponde a 10% da movimentao. Nada impede que este parmetro seja alterado, visto que o tempo de reposio e a administrao de materiais da empresa interferem diretamente nos nveis dos estoques. Veja este exemplo: duas empresas A e B, elas compram do mesmo fornecedor, este fornecedor est localizado no estado de So Paulo, a primeira empresa est localizada no estado de So Paulo, prxima ao fornecedor; a segunda empresa est no estado do Amazonas. Utilizando meio de transporte rodovirio o tempo de reposio ser bastante diferente para as duas, conseqentemente seus nveis dos estoques tambm. A empresa B, mesmo vendendo menos que a empresa A, necessariamente ter que ter mais estoque, pois seu tempo de reposio bem maior que o da outra empresa. Portanto uma relao estoque vendas igual a 1,5 para um determinado item, poder ser para a empresa B condio ideal, no entanto 1,2 para empresa A pode representar excesso. Empresas que utilizam o EDI e ECR em suas operaes logsticas, tem sua relao estoque vendas sensivelmente reduzida, tendendo a muito prximo de 1, isto porque com ressuprimento automtico e parcerias com fornecedores os nveis dos estoques podero car muito prximos aos nveis das vendas, com a garantia de que o ressuprimento do estoque estar assegurado e chegar no tempo oportuno, alm das empresas fornecedoras poderem programar e direcionar sua produo.
103
3 Avaliao de Materiais 3.1 Preos dos Materiais

Ao dar entrada, via nota scal, os sistemas de controle de estoques devem estar preparados para calcular os preos dos materiais movimentados. Cada um dos materiais adquiridos possui basicamente quatro preos, cada preo tem sua devida aplicao e devem ser cuidadosamente calculados, pois eles so base para o pagamento de impostos como tambm representam a forma de ganho da empresa, seja ela indstria ou comrcio. importante frisar que a cada entrada, com novos valores, os preos so novamente calculados. So eles: Preo Compra: Equivale ao valor do produto constante na nota scal de entrada o preo unitrio sem os custos a ele inerentes. a base para clculo dos demais preos. Preo de Custo: o valor unitrio dos itens constantes na nota scal de entrada, acrescido dos custos diretos inerentes ao produto.
Para empresas comerciais
Para empresas industriais
Existem, mediante legislao de ICMS dos estados, produtos com base a de clculo reduzida as quais devem ser consideradas.
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Preo de Venda: Corresponde ao preo de custo total do material acrescido de sua respectiva margem de lucro. Este preo pode ser atualizado automaticamente a cada nova entrada, para isso basta informar ao sistema qual margem de lucro ser aplicada.
PV = PCt + ML
Tambm pode haver diferentes preos de venda dos materiais, como por exemplo: preo de venda a vista, preo de venda a prazo, preo de venda no varejo, preo de venda no atacado, conforme cada empresa. Vale lembrar que IPI, ICMS e margem de lucro so, geralmente, expressos em percentuais. O custo mdio uma mdia ponderada do preo de custo do material. Os materiais em suas operaes de entrada, via aquisio, sofrem alteraes nos preos de custo, estas utuaes, para cima ou para baixo, devem ser acompanhadas e os preos dos materiais devem ser atualizados, de acordo com a variao de seus preos de compra. Para acompanhar estas utuaes, as empresas atualizam os custos de seus estoques atravs dos mtodos de avaliao.
3.2 Mtodos de Avaliao dos Estoques:

Existem diversos mtodos para avaliao dos custos dos materiais, sendo prefervel o que melhor se ajustar operao da empresa e a conjuntura do pas. Os mtodos de avaliao dos custos dos materiais em estoque mais conhecidos so: Mtodo Custo Mdio, Mtodo PEPS ou FIFO e o Mtodo UEPS ou LIFO.
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Cada mtodo tem sua aplicao apropriada para cada tipo de empresa, porm o uso do mtodo UEPS no permitido, pela legislao do imposto de renda, para atividades de avaliao do preo de custo dos materiais. Utilizaremos exemplos no formato de chas de estoque, simplesmente para efeito de exemplicao, visto que caria difcil a visualizao dos mtodos sem utilizar as mesmas. Lembramos que os controles dos estoques informatizados utilizam a mesma linha de raciocnio. O preo considerado para avaliar os estoques o preo de custo, o qual deve ser acrescido de todos custos diretos que incidem sobre a compra do material.
3.2.1 Custo Mdio

Este mtodo atualiza o custo dos materiais atravs de clculo realizado entre o valor do saldo em estoque e seu saldo fsico. Este mtodo o mais utilizado no Brasil e representa a soluo mais adequada para a apurao dos estoques ao preo custo, visto que alm de atender legislao do imposto de renda de simples execuo e absorve bem a utuao dos custos dos materiais. Para clculo do custo mdio, tomamos o valor do ltimo saldo do estoque e somamos ao valor da ltima entrada, encontrando o saldo nanceiro. Em seguida somamos o saldo fsico e a quantidade correspondente entrada, encontrando o novo saldo fsico do estoque. De posse dos saldos atuais, dividimos o saldo do estoque pelo fsico atual e encontramos o custo mdio. Exemplo:
A-7 EMPREENDIMENTOS S/A DATA 13/jan 14/jan 16/jan 18/fev 28/fev 15/mar HISTRICO EST. ANT ENTRADA ENTRADA SADA SADA SADA QUANT 200 200 FICHA DE CONTOLE DE ESTOQUE ENTRADAS PREO UNIT TOTAL QUANT 2,00 400,00 4,00 800,00 100 100 100 MATERIAL: SADAS
PREO UNIT
3,00 3,00 3,00
TOTAL 300,00 300,00 300,00
SALDO EM ESTOQUE QUANT PREO UNIT TOTAL 200 2,00 400,00 400 3,00 1.200,00 300 3,00 900,00 200 3,00 600,00 100 3,00 300,00
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3.2.2 PEPS (FIFO) (First in, First out)

PEPS Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, os estoques so avaliados de acordo com a baixa dos itens do estoque pelo valor das unidades mais antigas para as mais recentes. Desta forma o saldo do estoque sempre car valorizado pelos preos de custo mais atuais. de simples execuo, mas necessita do controle dos saldos do material de acordo com seus preos de custo, variveis a cada aquisio. Neste mtodo s poderemos dar baixas do estoque mais atual aps o trmino do estoque mais antigo. Observe que o estoque car valorizado pelo preo de aquisio mais recente.
Em economias inacionrias este mtodo no atrativo para o empresrio, visto que seu estoque car valorizado sempre pelo valor mais alto, conseqentemente pagar mais imposto sobre o mesmo.
Apesar deste mtodo no ser muito utilizado para avaliao do preo de custo dos estoques, seu princpio largamente utilizado na movimentao dos materiais, onde a ordem de sada sempre do mais antigo para o mais recente. Exemplo:
A-7 EMPREENDIMENTOS S/A DATA 13/jan 14/jan 16/jan 18/fev 28/fev 15/mar HISTRICO EST. ANT ENTRADA ENTRADA SADA SADA SADA QUANT 200 200 FICHA DE CONTOLE DE ESTOQUE ENTRADAS PREO UNIT TOTAL QUANT 2,00 4,00 400,00 800,00 100 100 100 2,00 2,00 4,00 200,00 200,00 400,00 MATERIAL: SADAS
PREO UNIT
TOTAL
SALDO EM ESTOQUE QUANT PREO UNIT TOTAL 0 0 200 2,00 400,00 200 2,00 400,00 200 4,00 800,00 100 2,00 200,00 200 4,00 800,00 200 4,00 800,00 100 4,00 400,00
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3.2.3 UEPS (LIFO) (Last in, First out)

UEPS ltimo que Entra, Primeiro que Sai, utiliza o mesmo princpio aplicado para avaliao do estoque pelo mtodo PEPS, porm de forma inversa. A avaliao dos materiais acontece obedecendo ordem da baixa dos itens pelo valor das unidades mais recentes para as mais antigas, sendo assim o saldo do estoque sempre car valorizado pelo preo de custo mais antigo. A aplicao deste mtodo no permitida pela legislao do imposto de renda, para ns de avaliao do custo do estoque, devido ao fato de valorizar o saldo pelo menor custo, principalmente em economias inacionrias. Logo o empresrio pagar menos imposto sobre seus estoques. Exemplo:
A-7 EMPREENDIMENTOS S/A DATA 13/jan 14/jan 16/jan 18/fev 28/fev 15/mar HISTRICO EST. ANT ENTRADA ENTRADA SADA SADA SADA QUANT 200 200 FICHA DE CONTOLE DE ESTOQUE ENTRADAS PREO UNIT TOTAL QUANT 2,00 400,00 4,00 800,00 100 100 100 MATERIAL: SADAS
PREO UNIT
4,00 4,00 2,00
TOTAL 400,00 400,00 200,00
SALDO EM ESTOQUE QUANT PREO UNIT TOTAL 200 2,00 400,00 200 2,00 400,00 200 4,00 800,00 100 4,00 400,00 200 2,00 400,00 200 2,00 400,00 100 2,00 200,00
Ao exemplicar, utilizamos iguais movimentaes de um nico material obtendo valores diferentes para os saldos nais do estoque. Observamos que o mtodo custo mdio absorve as tendncias de acrscimo ou baixa dos preos de custo, proporcionando equilbrio s duas situaes, o que no ocorre com os mtodos PEPS e UEPS, onde um tende a elevar o valor do saldo enquanto o outro tende a reduzir. Veja a tabela:
MTODO SALDO FINAL
PEPS (FIFO) CUSTO MDIO UEPS (LIFO)
400,00 300,00 200,00
108
4 Previso de Materiais
A previso do consumo ou da demanda futura baseada nos histricos de consumo dos materiais existentes na empresa. A anlise das movimentaes nos oferece dados do comportamento dos materiais, proporcionando, por estimativa, condies de prever as quantidades necessrias para atender a um consumo futuro. A previso do consumo serve como ponto de partida para o planejamento das atividades relacionadas compra ou produo de materiais na empresa. Ela no deve servir como meta de vendas, mas est intimamente relacionada ao consumo e s vendas dos materiais e deve observar as particularidades dos perodos de aumento e retrao da demanda, de modo que, em certos perodos, no ocorram excessos ou falta. Qualquer previso de materiais, ao ser elaborada, deve levar em considerao: Os histricos de consumo, conforme o perodo a ser analisado (ms a ms; ano a ano); As variveis que afetam o comportamento do consumo ou das vendas (promoes, perodo de retrao da demanda, conjuntura econmica da empresa e do pas, perodos de tradicional aumento ou retrao da demanda); Opinies de compradores, almoxarifes, vendedores, gerentes, consumidores e usurios diretos dos materiais; Pesquisas de mercado. As tcnicas de previso do consumo classicam-se em trs grupos: a) Projeo: O mesmo comportamento da demanda passada aplicado para previso do consumo futuro; b) Explicao: Explica o comportamento da demanda mediante variveis conjunturais conhecidas (momento econmico, retrao ou elevao do consumo, variaes ambientais internas ou externas etc.).
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c) Opinio: Funcionrios que movimentam os materiais conhecem o comportamento da demanda, so consultados e sugerem quanto ao consumo futuro. Na verdade, para prever consumos futuros, devemos considerar a aplicao no apenas de uma das tcnicas, mas combinar cada uma de modo a tornar as previses mais prximas da realidade da demanda. A aplicao de apenas uma tcnica poder acarretar erro de previso, primeiro pela frieza dos nmeros, segundo pela parcialidade humana. Atravs de mtodos estatsticos podemos prever consumos futuros dos materiais, analisando o comportamento apresentado em perodos anteriores.
4.1 Mtodos de Previso de Materiais

Ao elaborar previses de materiais podemos optar por vrios mtodos para clculo do consumo futuro, devemos considerar as tcnicas de previso sempre observando os fatores internos ou externos empresa que afetaram e podem afetar a demanda dos materiais, tanto individualmente a cada item, como tambm para todo o estoque. Para que a previso seja realmente eciente de fundamental importncia que sejam comparados perodos semelhantes, janeiro com janeiro, dezembro com dezembro, assim sucessivamente, conforme cada intervalo de tempo considerado. Seguem alguns mtodos de previso de demanda:
4.1.1 Mtodo do ltimo Perodo

Utiliza como previso para o perodo seguinte o valor ocorrido no perodo anterior. Ex: consumo jan/98 = previso jan/99. Este mtodo no leva em considerao os fatores internos e externos empresa que afetam diretamente os histricos de consumo dos materiais.
110
4.1.2 Mtodo da Mdia Mvel

A previso para o prximo perodo calculada pela soma dos consumos anteriores dividida pelo nmero de perodos considerados.
Onde: P Previso para o perodo futuro; C Consumos anteriores (dia, ms, semestre ou ano); n Nmero de perodos.
4.1.3 Mtodo da Mdia Mvel Ponderada

Os valores dos perodos mais prximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos perodos mais anteriores, sendo que a soma dos pesos em percentuais, dever ser igual a 100%.
Onde:
P C P n
Previso para o perodo futuro; Consumo no perodo (dia, ms, semestre, ano); Peso percentual correspondente ao perodo; Nmero de perodos.
Como exemplo, temos: P=(0,05 x C1) +(0,1 x C2)+(0,1 x C3)+(0,15 x C4)+(0,2 x C5)+(0,4 x C6)
Perodo Peso em % Consumo no perodo Consumo ponderado
1 2 3 4 5 6 7
5% 10% 10% 15% 20% 40% 100%

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350 70 800 200 150 500
17,5 7,0 80,0 30,0 30,0 200,0 364,5 365
4.1.4 Mtodo da Tendncia de Demanda

Para materiais cujo comportamento da demanda tem tendncia de acrscimo ou decrscimo, os clculos das mdias no so aplicveis, visto que poderiam super ou sub dimensionar a previso. Nestes casos devemos estabelecer a projeo para o perodo seguinte baseada na evoluo da demanda, considerando sua tendncia estabelecida pelo comportamento do material. Observe a tabela ao lado:
DEMANDA MENSAL EM UNIDADES
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ
1994 1995 1996 1997 1998 25 39 40 42 44 44 47 27 37 37 18 45 52 55 52 49 32 47 49 57 40 49 63 53 63 36 48 53 58 53 47 49 38 40 48 52 53 49 59 49 49 42 38 38 48 56 47 47 49 54 42 27 53 48 45 45 49 27 37 42 503 527 534 565 592
Podemos observar, pelo somatrio dos anos, que a demanda est crescente; se zermos a previso anual baseada na mdia dos movimentos anteriores certamente no acompanhar a tendncia observada, visto que tendem alinhar os valores das demandas reais. Como a tendncia de crescimento, fatalmente a previso pela mdia car abaixo da expectativa da empresa, logicamente no ser aplicvel, veja ilustrao no grco abaixo. Certamente nestes casos melhor observar o comportamento da demanda. Veja o grco:
Demanda 1994 a 1998 600 550 500 450 1 2 3 4 5 Demanda
Mdia
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Anlise dos dados:

Perodo 1 2 3 4 5 Ano 1994 1995 1996 1997 1998 503 527 534 565 592 Demanda +4,77% +1,32% +5,80% +4,77% Tendncia 544,20 Mdia Mvel
Se calcularmos a previso utilizando o mtodo da mdia mvel, o valor encontrado no ser aplicvel (544 unidades), visto que no acompanha o crescimento da empresa, que de aproximadamente 5% ao ano. Se tomar como correta, todo planejamento operacional, baseado nesta previso, car sub dimensionado, induzindo a empresa a uma retrao da demanda, causando srias conseqncias.
DEMANDA MENSAL EM UNIDADES 1994 1995 1996 1997 1998 1999(prev.) JAN 25 39 40 42 44 38 FEV 44 47 27 37 37 38 MAR 18 45 52 55 52 44 ABR 49 32 47 49 57 47 MAI 40 49 63 53 63 54 JUN 36 48 53 58 53 50 JUL 47 49 38 40 48 44 AGO 52 53 49 59 49 52 SET 49 42 38 38 48 43 OUT 56 47 47 49 54 51 NOV 42 27 53 48 45 43 DEZ 45 49 27 37 42 40 503 527 534 565 592 544
Tabela representativa da previso calculada pelo mtodo da mdia mvel
Nestes casos, ao calcularmos a previso para o perodo seguinte, aplicaremos o percentual de tendncia ao valor da ltima demanda, sendo assim, a previso para o ano de 1999 ser de 622 unidades (592 +5%), esta previso acompanha a tendncia de crescimento da empresa. Vale salientar que, para clculo da tendncia de demanda, utilizamos o mtodo da mdia mvel e, opcionalmente, expurgamos os valores distanciados dos valores prximos da tendncia. Neste exemplo
113
expurgamos o valor 1,32%, possivelmente no ano de 1996 algum fator interno ou externo afetou a demanda acarretando a retrao, no perodo seguinte houve leve recuperao e retomada do crescimento observado nos perodos posteriores.
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5 Inventrio
O inventrio dos estoques um procedimento de controle que deve ser executado com periodicidade semestral, trimestral, mensal e at mesmo semanal ou diria, conforme cada empresa e a conabilidade atribuda aos controles, ou pelo menos uma vez ao ano, quando obrigatrio. Este procedimento consiste na contagem dos materiais de um determinado grupo ou de todos os materiais em estoque, avaliando e identicando possveis erros nas movimentaes. Antes ou aps as operaes de inventrio tambm devem ser realizadas arrumao e limpeza da rea de armazenamento e manuteno dos itens estocados. Seus objetivos bsicos so: Realizar auditoria sobre servios desenvolvidos pela rea de Estoques; Levantamento real da situao dos estoques, para compor o balancete da empresa; Identicar e eliminar itens sem movimentao; Identicar e eliminar materiais com defeito e/ou danicados; Sugerir opes de melhoria dos mtodos de controle dos estoques; Identicar e corrigir erros nas movimentaes dos materiais;
5.1 Tipos de Inventrios

Rotativo ou parcial; Geral ou total; Permanente.
5.1.1 Rotativo ou Parcial

Consiste na contagem parcial dos itens em estoque. Esta contagem pode ser de um ou mais grupos de materiais ou de alguns itens em estoque. Geralmente os itens classe A na classicao ABC do estoque so alvo deste tipo de inventrio, o qual deve ser executado com maior periodicidade que a do inventrio geral, podendo ser realizado a
115
qualquer momento, sem prvio aviso aos executores da movimentao dos materiais.
5.1.2 Geral ou Total

Consiste na contagem de todos os itens em estoque. Necessita de paralisao das atividades que envolvem movimentao de materiais como tambm de planejamento prvio e bem elaborado. Normalmente emprega vrios funcionrios nesta tarefa, os quais devem ser orientados previamente quanto importncia do trabalho a ser executado, pois no h pessoal disponvel no setor de materiais em nmero suciente para executar o servio em pouco tempo. Neste tipo de inventrio a agilidade dos trabalhos muito importante, visto que a empresa no pode paralisar a movimentao dos materiais por perodo prolongado. Hoje em dia o uso de coletores de dados torna os processos de contagem e apurao do inventrio muito mais rpido. Realizando, em poucos segundos, operaes de fechamento que poderiam levar horas se realizadas manualmente.
5.1.3 Permanente
Utilizado por empresas que necessitam da exata posio dos seus estoques, sem admitir margem de erro. O mtodo bastante simples: a cada movimentao o estoque fsico do item movimentado checado com o estoque constante no sistema, identicando e eliminando qualquer divergncia encontrada no saldo do estoque como tambm apurando suas causas. Este mtodo utilizado por bancos, joalharias, fechamento de caixa e por qualquer tipo de empresa que necessite desta modalidade de inventrio. Vale salientar que o fato do inventrio ser permanente, no impede de que sejam realizados inventrios parciais ou gerais, em perodos determinados ou aleatrios, com ns de auditar a preciso dos controles realizados.
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5.2 Formas de Contagem

Para contar materiais devemos utilizar a forma mais rpida e precisa para o levantamento das quantidades existentes, esta forma deve se ajustar forma com que o material est apresentado e armazenado. Eis algumas formas de contagem: Por Unidade: Consiste na contagem do item, pea por pea. Por Cubagem: As unidades devem estar empilhadas. So contadas as peas bases de frente, fundo e altura, os valores so multiplicados encontrando a quantidade correspondente ao total das unidades. Ex: 2 p de frente x 3 p de fundo x 3 p de altura = 18 peas Este mtodo necessita da perfeita arrumao dos itens. Por Amostragem: Alguns itens possuem pequeno volume e valor unitrio, sua forma e tamanho no permitem empilhamento e a contagem por unidade muito demorada. Este mtodo consiste na contagem de uma pequena quantidade, a qual pesada ou medida e recolocada junto s demais unidades, o todo tambm passa pelo mesmo processo, com auxilio de uma regra de trs, calculamos a quantidade correspondente ao total. Exemplo: 100 peas de um certo item pesam 1Kg, sua quantidade total pesa 10Kg; logo, o total de unidades deste item corresponde a 100 peas x 10 quilos = 1000 peas.
5.3 Instrues para Realizao de um Inventrio

Para facilitar os trabalhos do inventrio, devemos procurar estabelecer as mnimas condies para realizao do mesmo, tais como: Denir a data e hora do incio e trmino da operao;
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Denir o mtodo que ser utilizado na contagem (muito importante para xito do inventrio); Designar pessoa responsvel pelo inventrio; Fazer lista dos participantes com suas respectivas atribuies; Relacionar os itens a serem inventariados (em caso de inventrio rotativo); Providenciar material a ser utilizado (lpis, borracha, lista de inventrio etc.); Providenciar arrumao prvia dos materiais, de forma que facilite a contagem por processo de cubagem; Fazer acompanhamento e controle das contagens dos materiais; Designar auditores para conrmar as contagens realizadas (mnimo 10% do total de itens por grupo do estoque, auditar preferencialmente os itens A e aqueles cujas contagens apresentem valores passivos de erros); Conferir os dados das listas de contagem, observando erros nos valores anotados; Somar as listas de contagem obtendo a quantidade fsica por item, grupo, seo e geral (em caso de inventrio manual); Comparar as quantidades fsicas com as quantidades constantes no sistema de controle de estoque; Fazer os devidos ajustes entre o estoque fsico e o constante dos controles (caso seja necessrio); Identicar e eliminar as causas das distores no estoque; Fazer relatrio apresentando irregularidades, sugestes, correes e providncias tomadas. Na confeco de relatrios devemos informar: Quais materiais esto incorretamente codicados; A existncia de materiais danicados em estoque; Ocorrncia de materiais sem controle; Respeito aos procedimentos escritos; Sugestes para melhoria dos trabalhos; Aspecto geral da rea de armazenamento; Quaisquer outros aspectos observados.
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5.3.1 Erros Encontrados em um Inventrio de Materiais

Ao realizar um inventrio, seja ele rotativo ou geral, podemos nos deparar com alguns tipos de erros, os quais so inerentes movimentao dos materiais. O fato de estes erros serem inerentes ao movimento, no diminui sua importncia, visto que comprometem diretamente a conabilidade das atividades de gesto dos estoques e devem ser corrigidos, eliminados e prevenidos. Nem sempre so de fcil identicao e muitas vezes exigem auditoria minuciosa da movimentao dos materiais que apresentaram distores em seus saldos. Erros Mais Comuns: 1. Inverso de Cdigos: O material movimentado no corresponde ao cdigo registrado no controle. Por outro lado, outro item, com possvel descrio ou cdigo parecido, foi movimentado no sistema, acarretando sobra para um e falta de estoque para o outro. Este tipo de erro de difcil identicao, podendo ser prevenido com a implantao dos cdigos EAN, leitura ptica e automao dos processos de entrada e sada dos materiais. 2. Erro de Digitao: Decorre da falta de ateno por parte de quem digita as movimentaes. Erros deste tipo fatalmente acarretam em distores nas posies do estoque, desacreditando o sistema. Atualmente os erros nas digitaes dos cdigos esto protegidos pela aplicao de leitura eletrnica como tambm pelo uso do dgito de controle, porm a informao das quantidades movimentadas e preos ainda muito frgil e depende da ao humana. Para reduzir estes problemas aconselhvel que o movimento digitado seja conferido e corrigido por pessoa diferente da qual digitou. 3. Erro de Contagem: Inerente ao prprio inventrio, ocorre pela falta de experincia por parte de quem fez a contagem do material, onde geralmente confundem a forma de apresentao do produto, ocasionando incorrees, para mais ou para menos, no saldo real do estoque.
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de relativa facilidade de identicao, exigindo experincia e conhecimento profundo do estoque e das unidades de apresentao dos materiais.
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6 Classicao ABC
A Classicao ABC uma importante ferramenta gerencial para administradores de diversas reas. Normalmente utilizada para identicar os itens mais importantes em estoque, seu princpio tambm pode ser utilizado para classicar fornecedores, clientes, vendedores e quaisquer outras aplicaes que necessitem do estabelecimento de prioridades em relao aos valores movimentados. O processo de classicao consiste em identicar e escalonar os itens em classes A, B e C, de acordo com o volume nanceiro que cada um representa nas movimentaes da empresa. Este escalonamento permite que o administrador trace estratgias de gerenciamento e controle dos materiais, administrao de vendas, realizao de inventrios parciais e gerais, gerenciamento de compras, previso de materiais, planejamento da produo, atendimento a clientes, negociao com fornecedores etc.
Como nosso livro trata de Administrao de Materiais, daremos enfoque ao mtodo como ferramenta de gerenciamento e controle do estoque.
Sua construo simples, mais ainda quando o administrador dispe de programa de controle do estoque que possua recursos de ordenao dos itens cadastrados de acordo com o volume nanceiro movimentado em relao ao custo e consumo mdio de cada material. Bastando a emisso de relatrio ordenado pelo volume nanceiro movimentado, considerando um determinado perodo de tempo. A escolha do perodo para clculo da classicao ABC muito importante, pois analisar curtos ou longos perodos de movimentao poder interferir diretamente nos resultados obtidos.
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Classicao dos Itens:
6.1 Itens Classe A

So de grande importncia para a empresa, visto que o volume nanceiro representado por estes itens, corresponde parcela relevante do movimento da empresa, cabendo assim maior ateno e controle sobre suas movimentaes e respectivos estoques. Estes itens, juntos, normalmente correspondem na classicao ABC, em torno de 70 a 75% do valor total das movimentaes e 10 a 20% do nmero de itens cadastrados em estoque. Motivos pelos quais o administrador dedicar maior controle.
Seu custo unitrio elevado e/ou sua grande movimentao levam um item a pertencer a esta classe.
6.2 Itens Classe B

So itens de valor e consumo mdio em situao intermediria, necessitam de controles, porm de forma menos rgida que a exigida para os itens classe A. Cabe ao Administrador seu acompanhamento conforme padro normal de controle e gerenciamento do estoque. Normalmente representam, na classicao ABC, 20 a 25% do valor das movimentaes e 20 a 35% do nmero de itens cadastrados em estoque.
6.3 Itens Classe C

So itens de baixo valor nanceiro e/ou baixa movimentao, sendo pouco expressivo o volume nanceiro movimentado. Seus controles devem ser menos rgidos, visto que compensa dispensar maior ateno aos materiais de maior valor e mais importantes. Normalmente representam apenas 5 a 10% do valor movimentado e uma quantidade considervel, na ordem de 50 a 60% do nmero de itens cadastrados.
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O fato de o item ser enquadrado na classe C no signica que o controle do estoque seja brando.
6.4 Construo da Classicao ABC

Para construir uma classicao ABC, o Administrador precisa seguir os seguintes passos: 1. Listar os itens cadastrados, com seus respectivos custos e consumo ou vendas mdias, ocorridas no perodo considerado; 2. Calcular o valor da demanda, multiplicando o custo unitrio mdio ao seu respectivo consumo ou vendas mdias; 3. Classicar os itens por ordem de grandeza, do maior para o menor, de acordo com o valor da demanda mdia encontrada; 4. Orden-los em ordem decrescente, conforme sua classicao; 5. Calcular a demanda acumulada; 6. Calcular os percentuais de demanda do produto e demanda acumulada; 7. Agrupar os itens em suas respectivas classes A, B ou C; 8. Construir o grco representativo da classicao ABC (opcional); 9. Fazer anlise das informaes obtidas; 10. Traar estratgias, conforme o caso e objetivos desejados. CONSTRUO DA CLASSIFICAO ABC
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6.5 Construo da Curva ABC

1 Passo
PRODUTO DEMANDA MDIA CUSTO MDIO UNITRIO
2 Passo
VALOR DA DEMANDA
3 Passo
CLASSIFICAO P/ DEMANDA
PROD. 01 PROD. 02 PROD. 03 PROD. 04 PROD. 05 PROD. 06 PROD. 07 PROD. 08 PROD. 09 PROD. 10 PROD. 11 PROD. 12 PROD. 13
2500 3250 2000 5000 4000 5200 5000 100 250 7488 4000 9360 952
7,28 0,80 6,50 0,20 0,78 0,10 0,15 6,24 14,56 0,12 0,15 0,05 0,87
18.200,00 2.600,00 13.000,00 1.000,00 3.120,00 520,00 750,00 624,00 3.640,00 898,56 600,00 468,00 828,24
1 5 2 6 4 12 9 10 3 7 11 13 8
4 Passo
CLASSIF. P/ CONSUMO PRODUTO VALOR DA DEMANDA
5 Passo
DEMANDA ACUMULADA
6 Passo
% DEMANDA PROD. ACUM.
7 Passo
CLASSE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
PROD01 PROD03 PROD09 PROD05 PROD02 PROD04 PROD10 PROD13 PROD07 PROD08 PROD11 PROD06 PROD12
18.200,00 13.000,00 3.640,00 3.120,00 2.600,00 1.000,00 898,56 828,24 750,50 624,00 600,00 520,00 468,00
18.200,00 39,35 39,35 31.200,00 28,11 67,46 34.840,00 7,87 75,33 37.960,00 6,75 82,08 40.560,00 5,62 87,70 41.560,00 2,16 89,86 42.458,56 1,94 91,80 43.286,80 1,79 93,60 44.036,80 1,62 95,22 44.660,80 1,35 96,57 45.260,80 1,30 97,86 45.780,80 1,12 98,99 46.248,80 1,01 100,00
A A B B B B C C C C C C C
124
Podemos confeccionar um grco ilustrativo da classicao dos itens em estoque. Este grco traado nos eixos cartesianos, onde so indicados os percentuais de consumo acumulados e representados os percentuais dos nmeros de itens, acumulados por suas respectivas classes.
Conforme concentrao dos itens A, B ou C, o grco poder apresentar uma curva mais leve ou mais acentuada.
%$
100 91,80
10,14%
22,40%
67,46
67,46%
15,38
46,15
100
%Q
6.6 Consideraes Sobre o Clculo da Classicao ABC

Tomando os valores contidos no exemplo anterior, podemos observar: 1. Como se trata de uma exemplicao didtica, foram considerados apenas 13 itens do estoque, o que leva a apresentar claramente as quebras de classes entre eles, como podemos observar na coluna % CONS. PROD. Em um caso real esta quebra de classes no ser to evidente, valendo a
125
regra geral dos intervalos entre as classes (A 70 a 75%; B 20 a 25% e C 5 a 10%), visto que o nmero de itens ser muito maior e os percentuais de participao dos itens em relao ao total de consumo do estoque sero muitos prximos uns dos outros. Vale lembrar que o Administrador poder alterar os intervalos entre as classes, para adequar s necessidades da empresa. 2. O item PROD 04, poderia ser classicado como classe C visto que sua participao no total de consumo de apenas 2,16%. O item (PROD 09) poderia ser classicado como classe A, no entanto foi classicado como produto classe B, por no compensar dispor para o mesmo tratamento diferenciado. 3. O item classe B, PROD 09, apresenta custo mdio unitrio de R$14,56 enquanto o item classe A, PROD 01, tem custo mdio unitrio de apenas R$7,28, menor que o anterior, por qu? Este fato explicado pelo prprio princpio da classicao ABC, onde no apenas considerado o custo unitrio do produto, mas tambm seu consumo. O consumo expressivo de item de baixo valor unitrio poder leva-lo a ser classicado como item classe A. Tambm um baixo consumo de item de valor unitrio alto poder lev-lo a ser classicado como item classe B ou at mesmo C. O PROD 08 tem custo unitrio de valor intermedirio em relao a outros itens, porm foi classicado como item classe C devido a seu consumo ser menor em relao aos demais itens. O Administrador deve vericar os resultados e identicar casos como estes, se necessrio for, fazer os devidos ajustes na classicao, promovendo e rebaixando alguns itens, de uma classe para outra, de modo que os de valor unitrio alto e baixo consumo no venham a receber tratamento classe B, que certamente representar transtornos aos gestores de materiais. Igual ateno dever ser dada aos itens de alto valor, porm
126
com baixa ou nenhuma movimentao, sua permanncia no estoque deve ser analisada, isso porque apenas representam capital de giro parado nas prateleiras. 4. Na analise do quadro abaixo observamos que:
CLASSE
A B C
TOTAIS
N DE ITENS 2 4 7 13
% DE ITENS 15,38 30,77 53,85 100,00
VALOR R$ 31.200,00 10.360,00 4.688,80 46.248,80
% DE VALOR 67,46 22,40 10,14 100,00
a) Os itens classe A representaram apenas 15,38% do nmero de itens e movimentaram 67,46% do valor total das movimentaes do estoque, logo, estes itens necessitam de maior planejamento das suas reposies e estratgia diferenciada de controle, pois uma falta pode representar srios problemas para a empresa. recomendvel a execuo de inventrios rotativos, estratgias de vendas diferenciadas e maior controle sobre suas sadas e reposies; b) Os itens classe B representaram 30,77% do nmero de itens e movimentaram apenas 22,40% do total das movimentaes, necessita da gesto padro dos estoques; c) Os itens classe C representaram mais da metade do nmero de itens, 53,85%, no entanto movimentaram apenas 10,14% do valor nanceiro, controlar rigidamente seu estoque e reposio pode representar apenas perda de tempo, em alguns casos sua presena no compensadora.
127
Parte III COMPRAS
1 Compras 1.1 Introduo

Mais que uma atividade administrativa, a funo compra de vital importncia para o sucesso das atividades logsticas de uma empresa. Um bom sistema de administrao de compras implicar na reduo expressiva das despesas com aquisio dos materiais. Todo processo de aquisio inicia com a deciso de efetuar a compra e termina com a chegada do material na empresa em conformidade com o que foi solicitado. Caso haja algum problema de fornecimento, a rea de Compras ser o agente responsvel pela regularizao, onde os processos de negociao estaro presentes em todos momentos. A atuao da rea de Compras pode se estender at o momento da liquidao da dvida com o fornecedor. A rea de Compras , por muitos, vista de forma equivocada como uma rea excessivamente burocrtica e geradora de despesas, mas na realidade pode trazer resultados bem diferentes, desde que suas funes sejam bem executadas. O processo de aquisio, para que obtenha bons resultados, deve ser cumprido em todas as suas etapas, principalmente quando do momento da negociao com fornecedores, uma compra bem efetuada representar economia substancial para a empresa. A necessidade de
129
documentos especcos, utilizados ao longo do processo de aquisio, tem o objetivo de registrar cada fase e com isso servir como comprovante da idoneidade do comprador e da ecincia da rea. No devemos abreviar o processo de aquisio, visto que isso pode representar perda de economias para a empresa. Atualmente, a rea de Compras tem conquistado espao signicativo na administrao. A moderna gesto dos estoques e o advento da informtica nos processos logsticos agilizaram os processos e permitiram a reduo dos nveis dos estoques, cada vez mais compramos com maior freqncia e em quantidades menores, fazendo com que as estratgias de compras favoream o sucesso das empresas. Hoje, com o advento da informtica nos processos de gesto dos estoques, as parcerias com fornecedores esto cada vez mais slidas e os processos de reposio mais ecientes, surgiram prticas de parcerias como o ECR, que apoiada pelo EDI, otimizam os processos de aquisio, aliviam a necessidade de capital de giro e permitem que compradores junto com fornecedores planejem de forma mais eciente seus estoques.
1.2 Objetivo Bsico da Aquisio

Adquirir os materiais que a empresa necessita, em quantidades compatveis com suas respectivas demandas, no momento oportuno, com a melhor qualidade e ao preo justo. Este objetivo dene bem a moderna concepo das compras, que pode ser assim descrito: comprar o material necessrio aquele que a empresa realmente necessita e deseja; em quantidades compatveis com suas respectivas demandas obtidas atravs da anlise das movimentaes dos materiais, onde poderemos denir a quantidade a comprar correspondente a demanda real do material; no momento oportuno momento em que a aquisio no acarretar prejuzos nanceiros para a empresa, tanto pelo excesso ou pela falta de estoque;
130
com a melhor qualidade aquela que atenda aos requisitos exigidos pelas empresas; e pelo preo justo que corresponda, interativamente, com a melhor relao custo-benefcio, observando exigncias de qualidade sem aumento excessivo dos custos.
1.2.1 Objetivos da Administrao de Compras

a) Manter a continuidade da disponibilidade dos estoques para cobrir as necessidades de produo, consumo e/ou vendas; b) Aplicar o mnimo possvel de capital de giro em estoques de materiais sem que isso leve ao desabastecimento de materiais; c) Contribuir para evitar duplicao, desperdcio e obsolescncia de materiais; d) Manter os padres de qualidade dos materiais adquiridos; e) Adquirir materiais a custos mais justos; f) Manter a competitividade da empresa no que se refere aos custos de aquisio dos materiais; g) Comprar com prazos de pagamento superiores velocidade das vendas, reduzindo a necessidade de capital de giro.
1.3 Evoluo das Compras

PRIMEIRO ESTGIO
As compras so feitas no momento em que a empresa precisa de materiais. So vistas como uma atividade pouco importante, existindo completa falta de planejamento e controle da aquisio. feita por cada rea de acordo com suas necessidades imediatas, no existe acompanhamento das despesas. H desperdcios de materiais e dinheiro.
SEGUNDO ESTGIO
Passa a existir um funcionrio encarregado de executar as aquisies e controlar alguns critrios relativos funo compra, cumprindo apenas o papel de agente comprador, executando a aquisio, sempre que lhe for solicitado, respondendo pelo custo dos materiais
131
adquiridos. Este funcionrio est subordinado diretamente rea produtiva ou rea de vendas. No h tcnicas denidas para aquisio e relatrios demonstrativos do desempenho e acompanhamento da funo.
TERCEIRO ESTGIO
Com a evoluo da prpria empresa e com objetivo de alcanar maior ecincia, surge a rea de Compras, no entanto ainda sob subordinao direta ou informal da rea de vendas ou de produo. As compras so realizadas atendendo s regras citadas pela rea m da empresa. Existe forte tendncia de aquisio de estoques desnecessrios ou excessivos. H emisso de relatrios de desempenho e os processos de coleta de preos so bem executados. Ainda h compras emergenciais.
QUARTO ESTGIO
Devido ao crescimento da empresa, a necessidade de melhor controle dos estoques, o fortalecimento das parcerias comerciais com fornecedores e a evoluo dos custos da empresa, a rea de Compras adquire autonomia e surge o executivo de compras. As aquisies so realizadas com base no estudo da demanda dos materiais, os estoques so ajustados para atender seu movimento, o volume de compras realizadas so intensicados, o universo dos materiais adquiridos reduzido, o giro dos estoques mais alto e os processos de compras so bem elaborados. A empresa reconhece o poder de barganha que possui e passa a valorizar a economia gerada pela rea de Compras. A busca pela ecincia do setor muito mais evidente. Neste estgio os processos de automao so importantes. Existe a implantao de computadores ligados em rede, a rea de Compras pode acessar diretamente o estoque, permitindo que o planejamento das compras seja muito mais eciente. Surgem as parcerias comerciais.
132
QUINTO ESTGIO
Os processos de automao tornam-se ferramentas fundamentais para o sucesso da empresa. Ferramentas como o EDI permitem reduo dos estoques, realizao de reposio automtica, fornecedores podem planejar melhor sua produo, tendo como base a demanda de seus compradores (clientes), a elaborao de documentos rotineiros e relatrios de desempenho so automatizadas. Processos de ecincia como o ECR tomam importncia fundamental para o desempenho da cadeia logstica. A rea de aquisio tem suas atividades focadas nas parcerias comerciais, a negociao com fornecedores passa a ser sua principal atividade tomando enfoque de uma rea de negcios, adquirindo o seguinte perl: Fortalecimento e consolidao das parcerias comerciais; Os compradores passam a ter viso estratgica da empresa; Eliminao de documentos rotineiros, que agora so feitos automaticamente por sistemas informatizados; A negociao a etapa mais importante do processo de aquisio; As compras so vistas como uma rea estratgica de negcios; Os grandes executivos da empresa passam a ter enfoque na rea de Compras; A rea de Compras vista como geradora de economia, no mais como geradora de despesas.
1.4 Modelos de Administrao de Compras 1.4.1 Proprietrio Comprador

O proprietrio executa a compra e negocia com seus fornecedores. Os pedidos so feitos diretamente aos representantes, no momento das visitas. Em alguns casos o proprietrio se desloca para centros produtores com ns de adquirir mercadorias.
133
Geralmente o proprietrio d grande enfoque s atividades de vendas e tem na memria o comportamento de demanda dos materiais. Suas compras so mais intuitivas do que tcnicas e h falta de processos de avaliao da aquisio.
1.4.2 Compra Centralizada

A empresa centraliza as compras para aquisio dos seus estoques, sendo feitas por um setor especializado em compras, obtendo bons descontos e condies de pagamento. Tem como desvantagem possveis atrasos no processo de aquisio, em conseqncia da demora no processo decisrio.
1.4.3 Central de Compras

A empresa realiza suas compras atravs de uma central, concentrando as aquisies de suas liais em um nico rgo negociador, aumentando seu poder de barganha atravs do aumento do volume negociado, obtendo assim grandes descontos e prazos de pagamento. Difere das compras centralizadas, pois caracterstica de grandes empresas que possuem liais em local diferente de suas sedes.
1.4.4 Compra Descentralizada

A empresa descentraliza a aquisio com os objetivos de agilizar o processo aquisitivo e diminuir seus custos com materiais destinados a atender a uma demanda regional. Este procedimento tem como justicativa o volume negociado, que no compensaria a aquisio atravs de uma central de compras.
1.4.5 Compra Cooperativada

Pequenas empresas se associam com o objetivo de aumentar o volume da aquisio, conseguindo condies melhores de compra, descontos e prazos especiais, os quais no conseguiriam isoladamente.
1.5 Gerente de Compras

O gerente de compras tem funo fundamental dentro da rea de Compras da empresa. Mais que um simples funcionrio, deve conduzir
134
a rea com bastante habilidade e principalmente possuir viso ampla do negcio. Suas caractersticas principais so: liderana, esprito empreendedor, viso estratgica, ateno a detalhes, habilidade de negociao, conhecimentos de informtica e capacidade inovao.
1.5.1 Funo Bsica

o responsvel pela conduo das atividades de aquisio e negociao dos materiais adquiridos pela empresa.
1.5.2 Objetivo Bsico

Garantir para a empresa a satisfao das exigncias de aquisio de materiais aos custos mais baixos e que atendam aos padres de qualidade e servios estabelecidos.
1.5.3 Obrigaes Principais

1. Manter normas de padronizao e controle das compras; 2. Estar atento ao surgimento de novos materiais de interesse para empresa; 3. Manter uma organizao de compras que satisfaa as necessidades da empresa; 4. Promover boas relaes com fornecedores; 5. Fazer previses de compras e oramentos de despesas da rea de aquisio em observncia ao oramento da empresa; 6. Criar e apresentar relatrios de desempenho da rea; 7. Entre outras atribuies, conforme cada empresa.
1.6 A rea de Compras

A rea de Compras preocupa-se em adquirir o material desejado, no momento oportuno, na quantidade apropriada ao melhor preo e qualidade. Tambm responsvel pela imagem da empresa junto aos fornecedores e pblico em geral. Por este motivo deve observar sua
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apresentao quanto aos termos da negociao, a esttica e organizao dos documentos. Comprar ao melhor preo no signica, de forma alguma, comprar materiais ao custo mais baixo, signica comprar ao preo justo, visto que adquirir materiais de baixa qualidade pode representar desperdcios para a empresa, como tambm comprometer a sua imagem exterior. Por outro lado comprar ao custo mais alto no signica comprar com qualidade, visto que muitas vezes representa apenas nus adicional. Materiais com qualidade tambm possuem preos acessveis.
1.6.1 Atribuies da rea de Compras

As atribuies variam conforme o ramo de atividade da empresa, volume de compras, dependncia de outras reas, porte da empresa etc., no entanto, por suas prprias caractersticas, existem vrias atribuies que so comuns a qualquer empresa. Compete rea de Compras: Realizar pesquisas de mercado tem o objetivo de identicar onde encontrar materiais e fornecedores de interesse para a empresa; Fazer visitas s instalaes de seus fornecedores mais que uma simples visita, visa vericar se o fornecedor tem realmente condies para atender as exigncias de produo e de qualidade desejadas; Processar pesquisas de preos seu m bsico: adquirir materiais comparando preos entre vrios fornecedores; Analisar propostas o processo de anlise consiste em identicar a melhor proposta de fornecimento apresentada, observando custo do material, condies de pagamento, tipo de frete, impostos incidentes etc. Negociar com fornecedores o momento mais importante do processo de aquisio, onde, sendo bem conduzida, poder proporcionar bons ganhos para a empresa; Criar e manter o cadastro de fornecedores esta a fer 136
ramenta principal da rea de Compras. Um cadastro bem organizado, completo e detalhado certamente facilitar as atividades de aquisio; Cadastrar materiais realizado pela rea de Compras, agiliza o processo de entrada dos materiais e reduz a possibilidade de erros de cadastramento. Por ser a rea que faz a aquisio a mais indicada, visto que se familiariza com o material antes mesmo da entrada na empresa, alm de possibilitar a elaborao do pedido, via sistema, cuja cpia enviada para a recepo de materiais veremos isso melhor mais adiante; Acompanhar pedidos consiste no ato de vericar pendncias existentes nos processos de aquisio. Os motivos dos atrasos nos fornecimentos devem ser apurados e os processos concludos devem ser arquivados em ordem cronolgica; Manter arquivos de catlogos de materiais comum que a rea de Compras possua vrios catlogos e folhetos de materiais com especicaes tcnicas sobre produtos. Servem como fonte de consulta e contribuem para a aquisio inequvoca dos materiais; Fazer anlise dos custos indiretos vericar quantos custos indiretos, como: fretes, impostos, seguros e embalagem, contribuem para o custo total do material a adquirir; Apresentar relatrios de desempenho especcos da rea esta uma importante atribuio, tem nalidade de informar o desenvolvimento das atividades de aquisio. Estes relatrios devem espelhar ganhos obtidos com as negociaes, o volume de negcios realizados, os motivos das pendncias das compras, o nmero de pedidos realizados etc.
Os Produtos Comprados pela rea de Compras Podem ser Classicados da seguinte forma: Material para revenda; Material para uso/consumo; Matria-prima; Servios.
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Material para Revenda: So produtos adquiridos com a nalidade da obteno de lucro atravs do repasse ao cliente. Material para uso/consumo: So produtos comprados para serem utilizados ou consumidos pela prpria empresa. Os bens de patrimnio esto includos nesta classicao, porm recebem controle contbil. Matria-prima: So materiais destinados transformao em produto nal para depois serem comercializados. Servios: Adquiridos da mesma forma que os materiais tangveis. A aquisio de servios prestados por terceiros tambm uma das tarefas realizadas pela rea de aquisio.
1.6.2 Documentos Utilizados pela rea de Compras

So vrios os documentos utilizados pela rea de Compras, cada empresa tem caractersticas prprias e mtodos que mais se ajustam s suas necessidades. Por isso cada uma manter o formato e volume de documentos que melhor lhe atender. O grau de informatizao da rea de aquisio tambm determinar os tipos e volume dos documentos utilizados, alm de proporcionar um novo formato, dando mais agilidade e maior preciso aos j existentes. So estes os documentos, comumente utilizados pela rea de Compras: 1. 2. 3. 4. 5. Cadastro de Materiais; Requisio de compra ou Requisio de Materiais; Cadastro de Fornecedores; Coleta de Preos; Proposta de Fornecimento;
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6. 7. 8. 9. 10. 11.
Quadro Demonstrativo de Coletas de Preos; Pedido ou Autorizao de Fornecimento; Cpia da Nota Fiscal; Relatrio de Inspeo e Recebimento; Relatrios de Compras; Entre outros documentos, conforme cada empresa.
1.6.3 Rotina de Trabalho da rea de Compras

Os procedimentos para compras podem variar de empresa para empresa, ramo de atividade e grau de informatizao, porm existem procedimentos que so utilizados por qualquer empresa e inerentes maioria dos processos de aquisio. Exemplicaremos a rotina da maioria das empresas: 1 Receber, dos diversos setores, as requisies de compras e conferi-las; 2 Consultar os cadastros de materiais e de fornecedores; 3 Preencher a coleta de preos e encaminh-la aos fornecedores dos materiais solicitados; 4 Receber e analisar propostas enviadas por fornecedores; 5 Preencher o quadro demonstrativo de coleta de preos e escolher a melhor opo de fornecimento; 6 Preencher a autorizao de fornecimento (pedido) e encaminh-lo ao fornecedor escolhido; 7 Acompanhar pedidos pendentes; 8 Vericar pedidos recebidos; 9 Confeccionar relatrios de desempenho; 10 Arquivar os processos de aquisio. Cada aquisio realizada corresponde a um processo, este processo composto por vrios documentos, os quais devem ser coletados e arquivados como um nico documento. Este procedimento facilita o processamento da rastre-abilidade dos materiais adquiridos. Procedimentos de arquivo de documentos por tipo devem ser evitados.
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1.6.4 Descrio dos Documentos Utilizados pela rea de Compras

Os documentos aqui descritos so utilizados pela maioria das empresas, porm com o avano das novas tcnicas de aquisio, ramos de atividade e sistema de compras adotado pelas empresas, estes documentos podero ser substitudos por modelos informa-tizados, que so mais modernos e ecientes.
1.6.4.1 Requisio de Compras

o documento que d incio ao processo de compras. Preenchido, pela rea de Estoque ou por qualquer outra rea da empresa, devidamente autorizado, tem nalidade de informar a rea de Compras sobre a necessidade da aquisio de mercadorias que esto em falta, que esto no ponto de pedido ou so de interesse presente para a empresa. Este documento deve ser preenchido em duas vias, das quais a primeira car com a rea de Compras; a segunda car de posse da rea solicitante. importante que, ao receber este documento, o recebedor assine e date suas duas vias, com ns de registrar a data de entrada e conseqente incio do processo de aquisio. Caso o documento no seja oriundo da rea de Estoque, antes de iniciar o processo de aquisio, o comprador dever vericar a existncia de similar ou de estoque do material solicitado, com ns de evitar compra desnecessria. Nesta hiptese, vrias empresas determinam a passagem da requisio pela rea de estoque com ns de vericar disponibilidades antes de autorizar a aquisio. Tambm comum que a prpria requisio de materiais seja utilizada como requisio de compras. Atualmente o processo de aquisio tem evoludo bastante, o uso das requisies de compras, para aquisio de produtos rotineiros, est sendo substitudo por documentos automticos. O material, ao atingir seu ponto de pedido, tem sua incluso no relatrio de materiais a serem adquiridos, a rea de Compras no necessita mais esperar que a requisio venha do estoque para iniciar o processo de aquisio.
140
Em empresas mais evoludas, os materiais, ao atingirem seu ponto de pedido, tm, automaticamente, seu pedido enviado diretamente ao fornecedor, via EDI (intercmbio eletrnico de documentos), o qual atravs da prtica de ECR (resposta eciente ao cliente), providenciar a entrega do material empresa solicitante, sem demoras no processo aquisitivo. Segue abaixo um simples modelo de requisio de compras:
A-7 EMPREENDIMENTOS S/A. REQUISIO DE COMPRAS SETOR REQUISITANTE: PRODUO P/ ESTOQUE: APL. IMEDIATA: CDIGO MATERIAL UNID. 46.15.002-1 CORANTE - PIGMENTO VERM. EM P TB (X) ( ) QUANT. 10 RC No 1489/96
EMITENTE: DATA: 22/01/96
RECEBIDO: DATA: 23/01/96
Este documento apenas uma representao singela de uma RC, cada empresa tem seu prprio modelo, o que melhor se ajustar a sua forma de trabalho e ramo de atividade. Aps o recebimento da requisio de compras, o comprador pesquisar as opes de fornecimento registradas no cadastro de materiais, dever vericar em estoque a existncia de produto similar que possa atender s necessidades do solicitante. Quando o material consta no cadastro, o sistema de controle de estoque indicar os fornecedores anteriores, os quais sero escolhidos e convidados a oferecer propostas de fornecimento para o material solicitado. Por isso importante a informao do cdigo do produto na requisio de compras, que alm de facilitar a identicao do material solicitado, agiliza o processo de compra.
141
Quando a aquisio for de material novo, no cadastrado, o comprador far pesquisa no mercado para obter fontes de fornecimento.
1.6.4.2 Cadastro de Fornecedores

Anteriormente era formado por um conjunto das chas, que trabalhavam em conjunto com o cadastro de mercadorias, geralmente arquivadas em chrios. Nas chas eram anotados os principais dados das mercadorias e seus fornecedores, elas eram consultadas e atualizadas cada vez que a rea de Compras fazia uma aquisio. Atualmente, no sistema de controle de estoque, o cadastro de materiais contendo as informaes dos itens cadastrados; o cadastro de fornecedores contendo os dados cadastrais dos fornecedores e o cadastro de movimento contendo movimentaes de entradas, sadas, pedidos e transferncias dos materiais, comunicam entre si, atravs de vnculos, eliminando a necessidade do preenchimento de chas por parte da rea de Compras. Havendo movimentao dos materiais (entradas, sadas, pedidos...) os movimentos cam arquivados no sistema, ao consultarmos, quanto ao item a ser adquirido, o cadastro de materiais informar as ltimas movimentaes, incluindo: datas dos movimentos, os custos unitrios de aquisio cada aquisio e seus respectivos fornecedores. Informaes que antes eram alimentadas, manualmente nas antigas chas.
1.6.4.3 Coleta de Preos

Neste documento so relacionados os dados das mercadorias desejadas, conforme descrito na requisio de compras, acrescido dos dados adicionais colocados pelo comprador. Esse documento tem a forma de um convite, solicitando ao fornecedor o envio de informaes sobre a venda dos produtos solicitados. Para cada fornecedor dever ser preenchido um documento, em duas vias: A 1 via, enviada ao fornecedor; A 2 via car anexa ao processo de aquisio.
142
Em resposta s coletas de preos, os fornecedores devero emitir propostas de fornecimento, devidamente preenchidas, que sero analisadas e tambm anexadas ao processo. Observe que cada documento de aquisio ser parte integrante do processo, a cada etapa ser adicionado um novo documento correspondente fase executada. As informaes sobre o fornecimento de uma mercadoria podem ser obtidas via: Telefone; Carta; Internet; Vendedores ou representantes dos fornecedores;
O nmero de vias e seu destino podem variar de empresa p/ empresa. O encaminhamento da coleta de preos no obriga empresa efetuar a compra podendo desistir dela, se no lhe for conveniente. A conrmao da compra feita pela autorizao de fornecimento ou pedido.
1.6.4.4 Proposta de Fornecimento

o documento preenchido e enviado pelo fornecedor em resposta a uma coleta de preos. Neste documento dever constar informaes relativas venda dos materiais desejados, tais como: Preo de venda; Impostos incidentes sobre o produto; Condies de pagamento; Prazo de entrega; Validade da proposta; Tipo de transporte;
143
Modalidade de frete; Outras informaes, quando necessrias. Neste momento comea surgir a fase mais importante do processo de aquisio: a NEGOCIAO. Todos os pontos da proposta de fornecimento podem e devem ser negociados. As propostas de fornecimento devem ser analisadas cuidadosamente, os custos indiretos dos materiais devem ser identicados e incorporados ao custo da compra com o objetivo de chegar ao real preo de custo do material. Para facilitar esta anlise, foi desenvolvido um formulrio que permite a composio dos custos indiretos e a comparao das propostas de fornecimento, este formulrio o Quadro Demonstrativo de Coletas de Preos.
1.6.4.5 Quadro Demonstrativo de Coleta de Preos

o documento onde so preenchidas informaes referentes s mercadorias a serem compradas juntamente com informaes de fornecimento cedidas por fornecedores, atravs das propostas de fornecimento. Seu objetivo consolidar, em um nico documento, informaes de vrios fornecedores, com isso facilitar a anlise da compra a ser efetuada. atravs deste documento que a rea de Compras vai escolher o fornecedor mais adequado, por isso o preenchimento deste formulrio muito importante. O comprador deve observar que, alm do preo, outros fatores tambm compem o custo das mercadorias: qualidade, condies de pagamento, prazo de entrega, frete e impostos, os quais devem ser cuidadosamente analisados. Com o advento da informtica, este formulrio pode ser preenchido via computador, com o auxlio de uma planilha eletrnica.
144
A-6 EMPREENDIMENTOS LTDA QUADRO DEMONSTRATIVO DE COLETA DE PREOS FORNECEDOR

DESCRIO IPI (%) QUANT. UND. P UNIT. IPI ($) P TOTAL
REC. COMP. No DATA: FORNECEDOR

P TOTAL P UNIT. IPI ($) P TOTAL
FORNECEDOR
P UNIT. IPI ($)
FORNECEDOR
P UNIT. IPI ($) P TOTAL
COND. DE PAGAMENTO PREO PARCIAL 1 DESCONTO EMBALAGEM PREO PARCIAL 2 FRETE PREO TOTAL DIAS P/ ENTREGA TIPO DE TRANSPORTE VALIDADE DA PROPOSTA FUNCIONRIO P/ CONTATO FORNECEDOR SUGERIDO: MOTIVO DA ESCOLHA:
V I S T O:
Cada empresa utilizar o modelo que lhe for mais conveniente, que mais se aproxime de suas reais necessidades. Contudo importante que o formulrio adotado faa a composio dos custos que incidem sobre os materiais (frete, impostos, embalagem etc.) de forma que o custo de compra do material seja simulado o mais prximo possvel do custo real. Aps anlise dos resultados obtidos, indispensvel o processo de negociao com os fornecedores envolvidos, pois tem a nalidade de eliminar dvidas decorrentes do processo de aquisio e o mais importante: a obteno de descontos e melhores condies de fornecimento.
1.6.4.6 Autorizao de Fornecimento Pedido

o documento preenchido pela rea de Compras e encaminhado ao fornecedor escolhido. Nele devem constar os dados de fornecimento, tais como: quantidade a ser fornecida, especicao da mercadoria, informaes da empresa compradora e condies de fornecimento. A Autorizao de Fornecimento preenchida baseada nos dados analisados no quadro demonstrativo de coleta de preos e em conformidade com a proposta de fornecimento.
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Este documento representa compromisso de compra e venda entre as partes. A empresa compradora assume a responsabilidade de aceitar as mercadorias, como descrito no pedido, no podendo desistir delas a no ser que haja divergncia na entrega, valores, apresentem defeito, fora do padro de qualidade ou danicadas. Da mesma forma, o fornecedor est obrigado a fornecer de acordo com as condies estipuladas na proposta de fornecimento, logo, a partir do momento em que forem encaminhadas, a compra e a venda estaro seladas, gerando compromisso entre as partes. O Pedido pode ser feito por telefone, carta, fax, internet ou em impresso prprio. conveniente que o Pedido feito por telefone ou pessoalmente seja conrmado por meio de documento. Isso d segurana ao processo de compra, facilita o recebimento e faz com que a empresa tenha como conferir a mercadoria comprada e assegurar seus direitos sobre ela. O preenchimento da autorizao de fornecimento geralmente feito em trs vias: A 1 via encaminhada ao fornecedor; A 2 via enviada rea de Estoque, para possibilitar o recebimento; A 3 via ca arquivada no processo de compra, juntamente com os outros documentos. Lembrando, hoje possumos sistemas que emitem o pedido ao fornecedor quando os nveis dos estoques chegam ao ponto de pedido, os mesmos podem ser enviados eletronicamente via EDI, sem grande interveno humana na operao. Nestes processos existem acordos de fornecimento, que permitem parcerias entre as empresas, evitando assim os demorados processos de compra. Podemos observar o quanto importante a prtica do envio da cpia da autorizao de fornecimento rea de Estoque de materiais, visto que, quando da chegada dos produtos, o responsvel pelo recebimento conferir o material recebido atravs da mesma. Esta conferncia no deve ser feita via nota scal, que poder conter falhas na emisso do documento alterando os valores previamente combinados.
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Uma vez recebidos e conferidos, car difcil para a empresa compradora contestar divergncias entre o pedido e a nota scal. Veja procedimentos para recebimento de mercadorias. Erradamente, algumas empresas atribuem o cadastramento de materiais rea de Estoque, porm esta atividade deve ser realizada pela rea de Compras, pois o momento da emisso do pedido a melhor oportunidade para executar esta tarefa, isso por motivos bvios tais como: A rea de Compras a primeira a ter conhecimento dos dados da mercadoria e do fornecedor (descrio, impostos, unidades de fornecimento, cdigo padro EAN, etc); O pedido tem que ser previamente enviado rea de Estoque para possibilitar o recebimento da mercadoria; Em sistemas informatizados, a digitao dos pedidos agiliza o processo de entrada, diminuindo consideravelmente o tempo necessrio para disponibilizao dos materiais adquiridos; Possibilita a padronizao do processo de cadastramento de materiais e fornecedores. Antes de enviar a autorizao de fornecimento, a mesma dever ser conduzida rea nanceira, com ns de disponibilizao de verba e planejamento do pagamento. Este processo no signica subordinao da rea de compras em relao rea nanceira, mas uma etapa fundamental para o bom funcionamento do processo de aquisio, que evitar transtornos para ambas as partes, compradora e vendedora e possibilitar que a rea Financeira faa sua programao de pagamentos. A emisso da autorizao de fornecimento e o envio ao fornecedor seriam os ltimos passos do processo de aquisio, porm a responsabilidade da rea de Compras vai muito mais alm deste ponto. No processo de recebimento da mercadoria o comprador dever vericar se o produto enviado realmente o que foi pedido e se as condies de compra contidas nas notas scais correspondem ao que foi negociado e consolidado nos pedidos;
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Problemas com fornecimento ou pagamento geralmente so solucionados via rea de Compras; A rea de Compras responsvel pela garantia da qualidade da mercadoria adquirida, juntamente com o fornecedor. O ltimo documento a ser incorporado ao processo de compra ser a cpia da nota scal. Aps este procedimento o processo ser arquivado como um todo, permitindo o rastreamento de todas etapas da aquisio. Como dito anteriormente, o arquivamento dos documentos de aquisio por tipo dicultar a vericao dos procedimentos de aquisio e dicultar a soluo dos problemas ocorridos aps o fornecimento, pela simples diculdade em montar todas as fases do processo. Em empresas que adotam sistemas de controle de qualidade, tambm devero ser anexados os respectivos termos de inspeo de recebimento e certicados de qualidade dos produtos.
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2 Negociao
Durante os processos de aquisio passamos por vrias etapas: requisio, pesquisa, coleta de preos, escolha do fornecedor e compra do material. Nesses processos a fase mais importante e menos tangvel a negociao. atravs da negociao com fornecedores que a empresa obter produtos que possuem as melhores condies de compra. O processo de negociao to importante que, se bem conduzido, poder levar a empresa para posio de destaque em seu ramo de atividade, ou, se mal conduzido, poder representar srios prejuzos nanceiros e fracasso empresarial. O sucesso ou o fracasso comercial de uma empresa pode ser atribudo forma como so conduzidas suas negociaes. Negociar exige tcnica, habilidade, discernimento e conhecimento do objeto da negociao, sem essas habilidades bsicas haver pouca possibilidade bons resultados durante o processo. Erradamente, muitos ainda vem o ambiente da negociao como um campo de batalhas, onde interesses individuais do mais forte devem prevalecer sobre os interesses da parte menos favorecida, esquecem que o comum acordo e a satisfao de ambos trar benefcios para os dois lados. A negociao a forma de parceiros comerciais chegarem a objetivos comuns que o acordo entre as partes, porm, de nada adianta alcanar este acordo se uma das partes considerar-se frustrada aps o processo. Este tipo de prtica, denominada negociao ganha-perde, geralmente produz conseqncias prejudiciais empresa, que pode ser representada pela perda gradual de fornecedores e clientes, como tambm pela queda da qualidade dos materiais adquiridos, levando ao total fracasso do empreendimento. A prtica da negociao ganhaganha fortalece e consolida as parcerias comerciais favorecendo a todos: empresa, fornecedores e clientes. Vale salientar que ser bonzinho no negociar ganha-ganha.
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Anteriormente, as coletas de preos eram objeto de maior ateno por parte da rea de Compras, hoje com a implantao de processos de intercmbio de documentos (EDI) e com a consolidao das parcerias comerciais entre as empresas (ECR), o processo de negociao ganhou status e assumiu grande destaque no processo aquisitivo, mudando a concepo da empresa sobre a rea, que antes era considerada como um rgo meramente comprador e hoje vista como um rgo onde so realizados negcios fundamentais para sua sobrevivncia.
2.1 O Processo de Negociao

importante que durante o processo de aquisio todas as variveis, passveis de acordo sejam negociadas, como por exemplo: preos, condies de pagamento, local de entrega, tipo de transporte, valor e modalidade do frete, prazo de entrega, qualidade dos produtos e outras variveis, conforme as particularidades de cada aquisio. Para o xito deste processo torna-se necessrio que o negociador: Prepare previamente seus termos de negociao fundamental que antes de iniciar o processo saiba exatamente o que, como, at quando e em qu termos podem negociar; Seja conhecedor do objeto a ser negociado Conhecer para poder argumentar e contra-argumentar. O negociador poder identicar prticas ganha-perde utilizadas por seu interlocutor; Saiba ouvir Captar informaes que podem ser importantes para o processo de negociao; Saiba perguntar Colher informaes ser til para o negcio; Saiba responder Ceder informaes com cautela, ponderao e discernimento; Saiba falar Usar argumentos corretos, na hora apropriada, colocando seus pontos de vista de forma persuasiva;
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Tenha habilidade no relacionamento entre as pessoas Identicar cada estilo comportamental, sabendo se relacionar com pessoas de diferentes pers e, fundamentalmente, evitando reaes emocionais (sejam elas positivas ou negativas).
2.2 Objetivos Bsicos da Negociao

Obter preo satisfatrio e razovel para o produto a ser adquirido; Conseguir melhor prazo de pagamento; Obter produtos com a qualidade desejada; Estabelecer acordos e parcerias comerciais; Obter o cumprimento dos prazos e condies contratuais; Conseguir cooperao entre as partes; Desenvolver boas relaes comerciais.
2.3 Quando Negociar

De acordo com cada processo de aquisio haver um momento oportuno para abrir o processo de negociao, esse momento inerente a cada situao, empresa e objeto a ser negociado. Eis alguns momentos em que devemos negociar: Quando existem fatores variveis que no esto relacionados somente com o preo, mas tambm com atendimento, qualidade ou servio; Quando houver riscos que possam comprometer o negcio; Quando os produtos de um fornecedor especco so desejados; Quando uma das partes no est cumprindo os termos anteriormente acordados; Quando necessrio alterar algum termo do contrato anteriormente rmado; Quando a conjuntura poltica e econmica afetar a estabilidade dos negcios da empresa; Quaisquer outros fatores que necessitem ser negociados.
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2.4 Momentos da Negociao

Toda negociao possui vrias fases, as quais podemos classicar em trs momentos: Antes Corresponde fase da preparao, quando o negociador previamente estuda, colhe informaes e organiza seus termos para a negociao. Durante Compreende as fases ocorridas durante o processo de negociao: Abertura com a criao de ambiente favorvel, Explorao onde os negociadores sondam uns aos outros buscando informaes; Apresentao fase em que h troca de argumentos e tentativas de persuaso; Claricao momento em que so esclarecidos os impasses, dvidas e antagonismos ocorridos durante o processo; Ao nal corresponde ao fechamento dos acordos obtidos durante a negociao. Depois Controle e avaliao dos resultados obtidos com a negociao. nesta fase em que so vericados se os termos rmados durante o fechamento do negcio so cumpridos.
2.5 Tticas de Negociao

Existem vrias tticas que podem ser utilizadas nos processos de negociao, cada uma delas inerente ao perl de personalidade de cada negociador, cabendo ao outro lado negociante saber identic-las e procurar obter benefcios e ou neutralizar seus efeitos, conforme cada situao. Durante a negociao podemos combinar vrios tipos de tticas, de acordo com a habilidade de conduo do processo, conforme a experincia de cada negociador.
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Podemos dividir as tticas de negociao em dois tipos: Tticas limpas Utilizada por negociadores ganha-ganha, geralmente traz benefcios para os dois lados negociantes, reforam as relaes comerciais e criam clima favorvel ao fechamento de novos negcios; Tticas sujas Utilizadas por negociadores ganha-perde, traz conseqncias negativas para ambos os lados, gera clima de desconforto e constrangimento, geralmente acarreta em perda futura de fornecedores e de clientes, afetando a imagem exterior da empresa.
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Parte IV A ADMINISTRAO DE MATERIAIS E AS NORMAS ISO
1 Normas ISO
A ISO International Organization for Standardization (Organizao Internacional para Normalizao) o rgo responsvel pela elaborao das normas, que podem ser usadas por vrios pases. No Brasil, esta organizao representada pela ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Ao adotar as normas ISO, a empresa assegura a manuteno da qualidade dos produtos e dos servios por ela produzidos, prevenindo o surgimento de problemas na produo de produtos e/ou execuo de servios. As normas ISO podem ser aplicadas por vrios segmentos empresariais, no somente indstrias, cabendo empresa adotar o padro da norma que melhor se adequar ao seu ramo de atividade. Existem cinco normas da srie ISO 9000, as quais esto divididas em guias e modelos de conformidade. Os guias de conformidade contm recomendaes relacionadas implantao de um sistema da qualidade ecaz. Os modelos de conformidade so normas que a empresa deve cumprir para ser certicada. Guias: ISO 9000 So diretrizes para seleo e uso das normas de gerenciamento da qualidade; ISO 9004 Contm diretrizes para sistemas de gesto da qualidade.
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Modelos de conformidade: ISO 9001 So normas que objetivam a garantia da qualidade em projetos, desenvolvimento, produo, instalao e assistncia tcnica; ISO 9002 Objetivam a garantia da qualidade na produo, instalao e assistncia tcnica; ISO 9003 Direcionadas garantia da qualidade na inspeo e ensaio nal. As normas so constitudas de vinte requisitos, so eles:
Requisitos 4.1 Responsabilidade da Administrao 4.2 Sistema da Qualidade 4.3 Anlise Crtica de Contrato 4.4 Controle de Projeto 4.5 Controle de Dados e Documentos 4.6 Aquisio 4.7 Controle de Produto Fornecido pelo Cliente 4.8 Identificao e Rastreabilidade de Produto 4.9 Controle de Processo 4.10 Inspeo e Ensaios 4.11 Controle de Equipamentos de Inspees, Medio e Ensaios 4.12 Situao de Inspeo e Ensaios 4.13 Controle de Produto No conforme 4.14 Ao Corretiva e Ao Preventiva 4.15 Manuseio, Armazenamento, Embalagem, Preservao e Entrega. 4.16 Controle de Registros da Qualidade 4.17 Auditorias Internas da Qualidade 4.18 Treinamento 4.19 Servios Associados 4.20 Tcnicas Estatsticas
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ISO 9001 ISO 9002 ISO 9003
Os requisitos diretamente ligados Administrao de Materiais so: 4.6 Aquisio; 4.7 Produto Fornecido pelo Cliente; 4.8 Identicao e Rastreabilidade de Produto; 4.10 Inspeo e Ensaios; 4.13 Controle de Produtos no Conforme; 4.15 Manuseio, Armazenamento, Embalagem, Preservao e Entrega. Logicamente, outros requisitos tambm tratam dos materiais, porm limitaremos nosso estudo para tratar somente dos assuntos ligados ao controle dos estoques que nosso atual objetivo. Para melhor entendimento das normas necessitamos observar os seguintes conceitos: a) Produto resultado de uma atividade ou processo. Este termo pode incluir servios, materiais em processo, equipamentos, materiais processados e informaes; b) Cliente entidade, fsica ou jurdica, recebedora dos produtos fornecidos pela empresa certicada ou em certicao ISO; c) Contratada empresa certicada ou em certicao ISO, fornecedora de algum tipo de produto, tangvel ou no tangvel; d) Subcontratada empresa fornecedora de produtos e/ou servios, presta apoio, quando necessrio, ao cumprimento do objeto solicitado pelo cliente; e) Contrato requisitos acordados, documentados e rmados entre contratada e cliente.
1.1 Requisito 4.6 Aquisio

Objetiva a compra inequvoca de produtos, dentro dos padres de qualidade estabelecidos e necessrios para a empresa. Sabiamente a norma cita a compra inequvoca e dentro dos padres de qualidade, no entanto este procedimento padro para os processos estruturados de compra.
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Uma empresa, com um bom sistema de aquisio e com funcionrios conscientizados da importncia da compra inequvoca, no ter diculdades para implantao deste quesito. Vale salientar que, em qualquer organizao, a responsabilidade pela compra correta no cabe somente rea de Compras. O processo de aquisio resultado do trabalho conjunto entre solicitante, comprador e sub-contratado, a falta de comprometimento, por qualquer uma das partes, fatalmente afetar todo o equilbrio dos esforos de aquisio.
Fluxo de Informaes Solicitante
Comprador
Compra com Qualidade
Subcontratado
A gura representa a aquisio sobre um plano sustentado por trs pilares de mesmo tamanho e forma, tem o objetivo de mostrar que cada um contribui igualmente com a manuteno do equilbrio do sistema de aquisio, se um deles no for slido sucientemente, como tambm comprometido com o sistema, o equilbrio do plano ser abalado. Observe que o uxo de informaes entre solicitante e subcontratado est pontilhado, isso deve ao fato de que pode haver comunicao entre as duas partes, porm todo processo aquisitivo deve ser executado atravs da rea de Aquisio. Para o cumprimento satisfatrio deste requisito, a rea de Aquisio deve: 1. Avaliar e Selecionar Subcontratadas: Vericar a capacidade da subcontratada em atender os requisitos de qualidade exigidos, incluindo seu sistema de qualidade e quaisquer outros requisitos de garantia;
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Criar questionrios de vericao do sistema da qualidade e estabelecer critrios de homologao; importante denir o tipo e a amplitude da abrangncia do controle exercido sobre as sub contratadas, onde fundamental a aplicao e o registro de auditorias da qualidade, como tambm a obteno de registros anteriores da qualidade dos produtos por ele fornecidos; Tambm fundamental o registro do acompanhamento da qualidade dos produtos adquiridos. 2. Receber, Obter e Fornecer Dados Precisos para Aquisio: Todos os documentos utilizados na aquisio devem conter descrio clara e precisa do objeto a ser adquirido, de forma que no haja dvidas quanto identicao, qualidade e quantidade do material a ser comprado; Os requisitos de processos, instrues para inspeo, instrues para ensaio, requisitos de equipamentos, requisitos de pessoal e dados tcnicos sobre o material a ser adquirido devem estar claramente denidos e documentados. 3. Vericar o Produto Adquirido: aconselhvel a vericao da qualidade dos produtos, atravs da visita s instalaes do sub contratado, o qual dever ser previamente informado, devendo esta vericao ser registrada em documento prprio e ser realizada por pessoa qualicada e conhecedora do objeto a ser inspecionado; Assim como a contratada deve vericar a qualidade dos produtos adquiridos nas instalaes da subcontratada, o cliente tambm pode e deve fazer esta vericao, principalmente quando especicado em contrato.
1.2 Requisito 4.7 Controle de Produtos Fornecidos pelo Cliente

Os produtos utilizados na produo podem ser fornecidos pelo cliente, os quais recebero a mesma inspeo de qualidade atribuda aos produtos adquiridos dos subcontratados. A Contratada deve denir
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procedimentos especcos para armazenamento e preservao destes produtos, como tambm dever registrar e informar ao cliente quaisquer irregularidades ocorridas com os materiais por ele fornecido. O cliente tambm deve estar comprometido com a qualidade, o fato de fornecer produtos necessrios no isenta de fornecer produtos de qualidade. Vale salientar que os controles dos estoques dos produtos fornecidos pelo cliente devem ser executados separadamente do controle dos outros materiais da empresa, o ideal armazenar, preservar e controlar em local especco. Os controles podero ser executados de forma semelhante aos controles aplicados a produtos pertencentes ao contratado.
1.3 Requisito 4.8 Identicao e Rastreabilidade de Produtos

Durante toda permanncia dos produtos nas instalaes da contratada dever haver registros documentados de todas operaes executadas com os mesmos, para isso eles precisam ser identicados a partir do recebimento, durante o processo produtivo, armazenagem, entrega e instalao. A identicao, aqui referida, no se trata do cdigo e da descrio do produto, referente ao lote e/ou nmero de srie do material aplicado, que dever constar nos documentos utilizados no processo produtivo entrega e instalao. O objetivo dos procedimentos de identicao e rastreabilidade de proporcionar, ao contratado, encontrar a origem de algum problema ocorrido com o produto nal, durante o processo produtivo ou, posteriormente, em uso pelo cliente. Observe que o processo de rastreabilidade, desde que bem executado, permitir que as etapas para confeco do produto nal sejam percorridas, desde a aquisio dos insumos aplicados at sua entrega ao cliente nal, como tambm no sentido inverso. Para o sucesso desta operao necessrio que os documentos de cada etapa estejam vinculados pelos nmeros dos documentos do processo anterior, alm do nmero de srie e/ou nmeros de lote dos produtos aplicados.
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1.4 Requisito 4.10 Inspeo e Ensaios

Todo produto dever ser inspecionado e, quando necessrio, ensaiado, com ns de vericar o atendimento dos requisitos especicados para cada produto. A inspeo e o ensaio devero ser executados por pessoa e equipamentos qualicados para assegurar o el cumprimento deste requisito. A princpio, os produtos no podero ser utilizados ou processados sem que antes tenha sido inspecionados e sua conformidade constatada com os requisitos de qualidade exigidos. Produtos que possuem certicados que atestem sua qualidade, emitidos por rgos competentes, podero ser inspecionados de forma branda visto que sua qualidade j foi testada anteriormente. Quanto inspeo e ensaio dos produtos: 1. Inspeo e Ensaios no Recebimento Realizada na entrada dos produtos nas instalaes da contratada. Havendo necessidade da liberao urgente do material, antes da inspeo de recebimento, o mesmo dever ser identicado e registrado, de forma que possa ser substitudo em qualquer fase quando ocorrer reprovao posterior a sua utilizao. Cabe salientar que esta ressalva no processo de controle de qualidade dever ser evitada, somente utilizada quando realmente for necessrio. 2. Inspeo e Ensaios Durante o Processo: Durante o processo, o produto dever sofrer inspeo e ensaio com ns de assegurar aplicao correta e a qualidade do produto nal.
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3. Inspeo e Ensaios Finais Dever assegurar que as inspees e ensaios foram executados e que o produto e seus respectivos insumos tenham sido aprovados. 4. Registro de Inspeo e Ensaios Todo processo de inspeo e ensaios dever ser documentado, com documentos vinculados entre si, de modo que comprove a aprovao do produto, dever tambm evidenciar a autoridade responsvel pela aprovao, identicando responsabilidades pelo el cumprimento deste requisito. Em caso de reprovao durante as fases de inspeo e ensaio, os produtos devero ser submetidos aos procedimentos estabelecidos para o requisito 4.13 Controle de Produtos no Conforme.
1.5 Requisito 4.12 Situao de Inspeo e Ensaios

Os produtos devem manter a identicao da situao de inspeo e ensaios no decorrer de sua permanncia na empresa, desde a inspeo de recebimento, no decorrer da produo, venda e instalao. Esta identicao dever indicar a situao de conformidade ou no do produto, de forma a assegurar que sejam somente utilizados aqueles que foram aprovados.
1.6 Requisito 4.13 Controle de Produtos no Conforme

Objetiva assegurar que produtos no aprovados sejam utilizados na produo. Para isso os no aprovados devero ser identicados, documentados, avaliados e segregados de forma que seja inequvoca sua utilizao. Tambm necessria a informao da no conformidade s reas envolvidas no processo, para que tomem providncias necessrias, com a nalidade de identicao e eliminao do agente causador, conforme requisito 4.14 Ao Corretiva e Ao Preventiva.
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O produto no conforme deve ser analisado criticamente, podendo o mesmo ser: Reprocessado; Aceito, sob concesso documentada, com ou sem reparo; Reclassicado para outras aplicaes; Rejeitado ou sucateado.
1.7 Requisito 4.15 Manuseio, Armazenamento, Embalagem, Preservao e Entrega

De nada adiantaria a implantao de processos de qualidade sem que no fossem tambm implantados procedimentos de qualidade nas operaes de manuseio, armazenamento, embalagem, preservao e entrega dos produtos. No manuseio dever ser assegurado que os produtos no sofram danos, deteriorao ou acidentes, para isso devem utilizar meios adequados para movimentao dos materiais durante operaes de recepo, armazenamento e expedio. Alm dos meios adequados, a empresa dever dispor de pessoal treinado para execuo das operaes de manuseio, como tambm suas instalaes devero possuir layout adequado que facilitem o trnsito dos materiais. Os produtos devem ser acondicionados em locais adequados s suas caractersticas, particulares e gerais, prevenindo danos ou deteriorao. As normas e orientaes tcnicas, emitidas pelo fabricante ou rgo competente, devem ser obedecidas. Tambm necessria a realizao de inspees peridicas para assegurar a manuteno da qualidade. Na embalagem, os produtos devem ser acondicionados de forma a assegurar a manuteno da qualidade, prevenindo danos causados por agentes externos. Tambm no processo de embalagem o produto recebe identicao de conformidade com os requisitos da qualidade. (Veja Normas de Estocagem)
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Durante o transporte, a contratada dever assegurar a manuteno da qualidade do produto at a entrega ao cliente, para isso o agente transportador tambm deve estar comprometido com as normas ISO. Como as atividades produtivas no precisam, necessariamente, manter servio de entrega, vrias empresas transportadoras possuem certicao ISO 9002, estando capacitadas a atender s empresas igualmente certicadas, visto que so consideradas como subcontratadas.
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Parte V PATRIMNIO
1 Bens de Patrimnio
Os itens de patrimnio compem parte dos bens da empresa, como os materiais para revenda e produo. Os bens patrimoniais formam o ativo permanente da empresa e, de forma semelhante aos bens do ativo circulante, necessitam de controle fsico e nanceiro, porm a forma de valorizao e de acompanhamento difere dos demais materiais. Estes materiais, por signicarem bens da empresa, necessitam ateno especial por parte da rea de materiais e pela rea contbil, que so responsveis quanto ao controle dos valores e das movimentaes dos bens adquiridos. Um complicador para o gerenciamento dos bens de patrimnio o fato destes bens estarem distribudos pelas diversas reas da empresa, sendo manuseados por pessoas diversas, que muitas vezes desconhecem a importncia da informao da movimentao de um bem patrimonial, criando vrios transtornos a quem est incumbido de controlar as movimentaes destes bens. Uma soluo para este entrave a identicao e atribuio de responsabilidades para os usurios dos respectivos bens, mas sabemos que isso gerar outros problemas organizacionais, inclusive conitos e desgaste da imagem de quem faz o controle do patrimnio, que deve conduzir esta atribuio com muita habilidade. Existem vrios programas informatizados destinados ao controle dos bens patrimoniais. A escolha do sistema deve ser criteriosa, visto que de fundamental importncia para o bom funcionamento da rea contbil.
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Geralmente cabe Contabilidade o controle dos bens de patrimnio, pois conhecedora da legislao pertinente ao controle e valorizao dos bens, no entanto a contabilidade necessita do apoio da rea Administrativa no que se refere s compras e sua movimentao.
1.1 O Ativo Imobilizado

So considerados como imobilizados os bens adquiridos com o objetivo de manter a nalidade da empresa. Sendo estes bens, tangveis ou intangveis, com vida til econmica igual ou superior a um ano e que no estejam destinados venda. Incluem como bens do ativo imobilizado: terrenos, edifcios, mquinas, equipamentos, ferramentas, veculos, mveis, utenslios, benfeitorias em imveis de terceiros, benfeitorias em imveis prprios, animais, minas, jazidas etc. So tambm includos como bens de patri-mnio: os custos de explorao dos fundos de comrcio, os direitos autorais e os direitos de propriedade industrial e comercial.
1.2 Cadastro de Bens do Ativo Imobilizado

A tarefa de cadastrar bens patrimoniais assemelha-se atividade de cadastro dos materiais em estoque, no entanto mais abrangente, cabendo para cada bem, individualmente, um nico cdigo. Diferente dos bens do ativo circulante, onde, cada bem, mesmo idntico a outro, ter seu cdigo individual, tantas quantas unidades forem adquiridas pela empresa. Os Bens, ao serem cadastrados, podem ser classicados em grupos e subgrupos, como na classicao de materiais pelo sistema decimal. Tradicionalmente o mtodo de codicao utilizado o numrico seqencial, ou seja, a cada bem cadastrado dado um cdigo em seqncia numrica, sem que este nmero identique sua caracterstica e/ou a rea em que est lotado. Este mtodo, obviamente, diculta a identicao dos bens que, se forem transferidos de uma rea para outra, sem que a rea de Patrimnio tenha tomado conhecimento
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da operao, acarretaro na necessidade da realizao de constantes, demorados e complexos inventrios com ns de correo da localizao e levantamento real dos bens. Atualmente, muitas empresas tm adotado recursos de informtica para facilitar o gerenciamento dos bens de patrimnio, utilizando cdigos de barras bidimensionais ou lineares, que oferecem vrias vantagens sobre o mtodo tradicional numrico decimal, tais como: Possibilita a identicao do bem com a simples leitura do cdigo; Sistematiza o cadastramento dos itens de patrimnio; Possibilita a utilizao de coletores de dados para o gerenciamento e controle; Reduz o tempo de execuo dos inventrios; Diminui custos com manuteno; Reduz custos de identicao e rastreabilidade dos bens; Entre outras vantagens. Exemplos de etiquetas de patrimnio:
Plaqueta metlica, com nmero de patrimnio seqencial.
Plaqueta utilizando cdigo em formato barras lineares. Neste exemplo, ao cdigo pode ser acrescido mais um algarismo correspondente ao dgito verificador.
1.3 Bens Agregados

Alguns bens possuem outros bens a eles anexos, estes bens incorporados so os chamados de agregados, geralmente acessrios instalados em data posterior aquisio do bem principal, e tem a nalidade de melhorar o desempenho, dar maior funcionalidade ou
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proporcionar conforto ao usurio. Podem ser: unidades transmissoras, rdios de automveis, reboques, acessrios etc. Outros bens, por suas caractersticas, podem ser adquiridos separadamente, mas somente tem funcionalidade em conjunto por compor um todo. Sem o conjunto, o bem principal car inutilizado ou com sua capacidade de utilizao comprometida, podemos citar os computadores do tipo PCs. Sabemos que so constitudos, basicamente, pela CPU, monitor e teclado. A CPU o computador propriamente dito, que perder sua utilidade sem o monitor e o teclado, bens que podem ser adquiridos separadamente. Geralmente, ao comprar um computador, os custos dos agregados j esto inclusos no preo do produto como um todo, porm, ao cadastrar na descrio do bem, devemos citar os agregados a ele incorporado suas caractersticas e nmero de srie (se possvel). Exemplo: Cdigo de patrimnio 01.02.01.0015 Descrio do bem Computador AMD Duron 950Mhz, com 128MB SDRAM, drive CD-ROM 56x, Hd 20Gb, Placa de Fax/moldem 56Kbps, 02 caixas acsticas estreo, teclado padro Windows e monitor colorido .28 14 srie N0123345987. Documento de aquisio NF n012543 Fornecedor Designer Informtica Ltda. Custo de aquisio R$ 1.490,00 O tombamento ocorrer caso o acessrio venha a ser adquirido separadamente e instalado no bem principal, ou quando a nota scal de aquisio desmembrar cada acessrio com seus respectivos preos de venda, neste caso os bens constaro como agregados.
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1.4 Custo de Aquisio do Imobilizado

Os bens podem ser incorporados ao patrimnio da empresa de duas formas: 1. Por meio de compra; 2. Pela construo ou fabricao prpria. No primeiro caso, todos os gastos com a aquisio do bem devem compor seu custo de aquisio. As despesas ocorridas aps sua incorporao, como: instalao, combustvel para funcionamento, testes, etc., devem ser tratadas como despesas. Devemos observar que as despesas, aps a chegada do bem, que aumentem sua vida til em um ano ou mais e que acarretem em melhoria do bem, devem ser imobilizadas e depreciadas. No segundo caso, alm das despesas com a aquisio dos materiais diretamente utilizados na confeco do bem, devemos acrescer as despesas com mo-de-obra e despesas gerais, que direta ou indiretamente contriburam para a confeco do bem. Em caso de reforma, os gastos devem ser acrescidos ao custo, desde que representem aumento da ecincia ou produtividade do bem ou de sua vida til. Os custos de manuteno e reparos rotineiros devem ser considerados como despesas operacionais.
1.5 Aquisio de Bens de Pequeno Valor

Diz a legislao do Imposto de Renda, Decreto n 3.000/99, Artigo 301: O custo de aquisio de bens do ativo permanente no poder ser deduzido como despesa operacional, salvo se o bem adquirido tiver valor unitrio no superior a trezentos e vinte e seis reais e sessenta e um centavos, ou prazo de vida til que no ultrapasse um ano. Vale especial ateno ao pargrafo 1: Nas aquisies de bens, cujo valor unitrio esteja dentro do limite a que se refere este artigo, a exceo contida no mesmo no contempla a hiptese onde a atividade exercida exija a utilizao de um conjunto desses bens.
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1.6 Impostos Pagos na Compra de Imobilizado

Os impostos pagos na compra de bens do imobilizado devem compor seus custos de aquisio, cabendo a empresa pagar, como contribuinte, os seguintes impostos: a) ICMS corresponde diferena entre alquota interna e a interestadual, na aquisio de bens do imobilizado a fornecedores localizados fora do estado em que a empresa est localizada; b) Imposto de Transmisso de Imveis cabido a parte adquirente; c) Impostos de Importao pagos na aquisio de bens vindos do exterior
1.7 Depreciao, Amortizao e Exausto

O balano de bens do imobilizado ser apresentado deduzido do saldo das contas de depreciao, amortizao e exausto. Estas contas reduzem o valor dos bens conforme o passar dos anos, suas caractersticas, regime de trabalho e a sua permanncia no patrimnio da empresa. A deduo do valor dos bens de patrimnio parte integrante do processo de controle dos itens que compem o imobilizado e deve sofrer atualizao peridica. So processos de deduo do valor dos bens: Depreciao; Amortizao; Exausto.
1.7.1 Depreciao de Bens Novos

Os bens tangveis so passivos de desgaste pelo uso, ao da natureza ou obsolescncia. Por conseqncia so depreciveis. No mtodo linear, sobre o custo do bem, aplicada uma taxa xa para depreciao durante seu prazo de vida til estimado. Esta taxa xada ao ano. Tambm estimado o prazo de vida til do bem, expresso em anos, que pode ser igualmente convertido.
170
A Receita Federal, via instruo normativa n 162/98, publicada no Dirio Ocial da Unio de 07/01/99, xou o prazo de vida til dos bens e suas respectivas taxas normais de depreciao.
1.7.2 Depreciao de Bem Adquirido Usado

s vezes as empresas adquirem bens usados. Logicamente ao serem incorporados ao patrimnio o prazo de vida til do bem na empresa adquirente ser menor, por este motivo devemos calcular a nova taxa de depreciao do bem, como tambm sua vida til contbil na atual empresa. importante solicitar empresa vendedora uma cpia da nota scal de sua aquisio, a qual servir de comprovao scal. O artigo 311 do Decreto n 3.000/99 (RIR/99) admite para ns de depreciao de bens usados, os seguintes prazos: a) A metade do prazo de vida admissvel para o bem novo; ou b) O restante da vida til do bem, considerando a primeira instalao para uso. Prevalecendo o maior prazo de utilizao entre os dois. Exemplo 1: A empresa adquiriu em 05/01/95 uma mquina usada, a qual foi adquirida nova, pela primeira usuria, em 17/01/91.
Taxa de Depreciao do Bem usado Taxa anual de Artigo 311 RIR/99 Depreciao
a) prazo de vida til do bem novo: 10 anos; 100% / 5 = 20% ao ano vida til restante: 10/2 = 5 anos b) vida til normal: 10 anos; tempo de uso 100% /6 = 16,67% ao ano anterior: 4 anos; vida til restante: 6 anos Observe que o artigo 311 do (RIR/99) diz que prevalece o maior prazo de utilizao. Encontramos em a) 5 anos; em b) 6 anos, logo prevalece o maior deles:
6 anos com taxa de depreciao de 16,67%aa.

171
Exemplo 2: A empresa comprou em 28/03/95 um veculo usado, o qual foi adquirido novo pela empresa vendedora em 15/07/91.
Taxa de Depreciao do Bem usado Taxa anual de Artigo 311 RIR/99 Depreciao a) prazo de vida til do bem novo: 5 anos; 100% / 2,5 = 40% ao ano vida til restante: 5/2 = 2 anos e 6 meses b) vida til normal: 5 anos; tempo de uso 100% / 1,33 = 75% ao ano anterior: 3 anos e 8 meses; vida til restante: 1 ano e 4 meses Prevalece o maior prazo de utilizao. Encontramos em a) 2 anos e 6 meses; em b) 1 ano e 4 meses, logo prevalece o maior deles: 2 anos e 6 meses com taxa de depreciao de 40%aa.
1.7.3 Depreciao Acelerada

comum que as empresas possuam mquinas e equipamentos que so utilizados em regime maior de horas dirias de trabalho. Estes bens sofrem maior desgaste, devido ao uso mais intenso, no cabendo a aplicao da taxa normal de depreciao. A estes bens podemos aplicar a taxa de depreciao acelerada conforme os seguintes coecientes:
Turno de 8 horas: Um Dois Trs
Coeficiente 1,0 1,5 2,0
Para taxa normal de depreciao do bem aplicamos o coeciente correspondente ao regime de turnos de trabalho ao qual ele exigido. Exemplo: Uma mquina utilizada 24 horas por dia, sua taxa de depreciao anual de 10%, calcule sua taxa de depreciao acelerada.
172
Taxa de depreciao normal: Horas de trabalho: Turnos de trabalho: Coeciente: Taxa de depreciao acelerada:
10% 8 3 2,0 10% x 2 = 20%
1.7.4 Amortizao
Os valores correspondentes perda do valor do capital aplicado, na compra de direitos de propriedade industrial ou comercial e quaisquer outros direitos com existncia ou durao limitada, podem ser registrados como amortizao. Segundo o Regulamento do Imposto de Renda (Decreto n3000/99), artigo 325, sujeita-se amortizao: a) Patentes de inveno, frmulas e processos de fabricao, direitos autorais, licenas, autorizaes ou concesses; b) Dinheiro desembolsado em bens que, nos termos da lei ou contrato que regule a concesso de servio pblico, devem reverter para o poder concedente, ao m do prazo da concesso, sem indenizao; c) Custo de aquisio, prorrogao ou modicao de contratos e direitos de qualquer natureza, inclusive de explorao de fundos de comrcio; d) Custos das construes ou benfeitorias em bens locados; e) Direitos contratuais de explorao de orestas. A taxa anual de amortizao xada tomando como base o nmero de anos do direito de uso.
O prazo mnimo de amortizao dos custos ou despesas com aquisio e desenvolvimento de programas de computador (software) de 5 anos.
173
1.7.5 Exausto
A depreciao de bens pela exausto aplicada aos bens tangveis passivos de esgotamento por explorao que, devido minerao, extrao, corte ou qualquer outro processo extrativo, perdem a sua substncia, que transformada em matria prima. Ex: minas, jazidas, orestas etc. A quota anual de exausto de recursos minerais determinada em virtude do volume da produo durante o ano e o potencial conhecido da mina, ou em funo do prazo de concesso. A quota de exausto de recursos orestais determinada pela medida e proporo que os recursos forem sendo esgotados. Quantidade extrada: Taxa de exausto do ms: Custo dos 10.000 ps: Encargo de exausto: 1.000 ps; 1.000/10.000 = 10% $ 1.000,00 $ 1.000,00 x 10% = $ 100,00
174
Parte VI ANEXOS
Anexo I Conjunto de Caracteres do Cdigo UCC/EAN-128 SISTEMA ALFADECIMAL
VALOR CODE A CODE B CODE C
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
SP ! # $ % & ( ) * + , . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 :
SP ! # $ % & ( ) * + , . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 :
00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
175
B 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3
COMBINAO DE BARRAS E B E B 2 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 1 3 2 3 1 2 2 2 2 2 1 2 2 3 1 3 2 2 1 2 1 2 1 2 1 3 1 3 1 2 1 1 2 2 3 2 2 1 3 2 2 2 3 1 3 2 2 2 3 1 2 2 3 2 2 2 3 2 1 2 1 1 3 2 1 2 3 1 3 2 1 2 3 1 1 1 2 1 3 1 1 2 2 2 1 1 2 2 1 2 2
E 2 2 1 3 2 2 3 2 2 3 2 2 2 2 1 2 2 1 1 2 1 2 2 1 2 2 1
SISTEMA ALFADECIMAL
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60
; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z [ \
; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z [ \
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60
176
B 3 3 3 2 2 2 1 1 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 1 1 3 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3
COMBINAO DE BARRAS E B E B 1 2 2 1 2 2 1 1 2 2 2 1 1 2 1 2 1 2 3 2 3 2 1 2 1 1 3 2 3 1 1 2 3 1 3 2 1 2 3 1 3 2 1 1 3 2 3 1 1 1 3 1 3 1 1 1 3 1 3 1 1 2 1 3 1 2 3 3 3 2 1 3 1 3 1 2 1 3 3 2 3 3 1 2 1 3 1 2 1 1 3 3 3 1 1 3 1 3 1 1 1 3 3 1 1 3 1 3 1 1 1 2 1 1 3 2 3 1 1 2 1 2 1 1 1 2 3 1 3 2 1 1 1 4 1 1
E 2 2 1 3 1 1 3 3 1 3 3 1 3 3 1 3 1 1 3 1 1 1 1 1 3 1 1 3 1 1 3 1 1 1
SISTEMA ALFADECIMAL
61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94
] ^ _ NUL SOH STX ETX EOT ENQ ACK BEL BS HT LF VT FF CR SO SI DLE DC1 DC2 DC3 DC4 NAK SYN ETB CAN EM SUB ESC FS GS RS
] ^ _ ` a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z { } ~
61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94
177
B 2 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 4 2 1 1 1 1 1 1 1 4 4 4 2 2 4 1 1 1
COMBINAO DE BARRAS E B E B 2 1 4 1 3 1 1 1 1 1 2 2 1 1 4 2 2 1 1 2 2 1 4 2 4 1 1 2 4 1 2 2 1 2 2 1 1 2 4 1 2 2 1 1 2 2 4 1 4 2 1 1 4 2 2 1 4 1 2 1 2 1 1 1 1 3 1 1 4 1 1 1 3 4 1 1 1 1 2 4 2 1 1 4 2 1 2 4 1 4 2 1 2 4 1 1 2 4 2 1 1 1 2 1 2 1 1 1 2 1 2 1 1 2 1 4 1 4 1 2 1 2 1 2 1 1 1 4 1 1 3 4 3 1 1 4
E 1 1 3 2 4 1 2 1 4 2 4 1 2 1 1 4 1 2 1 2 2 1 2 2 1 2 2 1 1 1 1 3 1 1
SISTEMA ALFADECIMAL
95 96 97 98 99 100 101 102

VALOR
US DEL FNC 3 FNC 3 FNC 2 FNC 2 SHIFT SHIFT
CODE C CODE C CODE B FNC 4 CODE B FNC 4 CODE A CODE A
95 96 97 98 99
FNC 1
FNC 1
FNC 1
B 1 1 4 4 1 1 3 4 B 2 2 2 2
COMBINAO DE BARRAS E B E B 1 4 1 1 1 4 3 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1 3 1 4 1 4 1 3 1 1 1 4 1 1 1 3 E 1 1 1 3 B 1 1 1 3 E 4 2 2 1 B 1 1 3 1
E 3 1 3 1 1 1 1 1 E 2 4 2 2
CARACTERES DE INCIO
103 104 105
START (CODE A) START (CODE B) START (CODE CA) STOP
Fonte: Encarte Tcnico UCC/EAN-128 EAN-Brasil, Julho de 1999.
178
Anexo II Tabela de Identicadores de Aplicao UCC/EAN-128

AI 00 01 02 10 11 12 13 15 17 20 21 22 240 241 250 30 3136 37 337 390 391 400 401 402 403 410 411 412 413 Contedo dos Dados Cdigo de srie de unidade de despacho Nmero EAN de artigo/cdigo de unidade de despacho Nmero EAN de artigo para bens contidos em outra unidade Nmero de lote ou de batch Data de produo (AAMMDD) Data de vencimento (AAMMDD) -pagamento Data de embalagem (AAMMDD) embalamento/envase Data de durabilidade mnima (AAMMDD) Data de durabilidade mxima (AAMMDD) Variante do produto Nmero de srie HIBCC quantidade, data, batch e link Identicao adicional do produto Nmero de Referncia emitido pelo cliente Nmero de srie secundrio Quantidade varivel Medidas comerciais logsticas (veja anexo III tabela dos AIs 31 a 36) Quantidade Quilograma por metro quadrado Quantia Pagvel rea Monetria nica Quantia Pagvel Com cdigo ISO da moeda corrente Nmero do pedido do cliente Nmero de consignao (emitido pelo transportador) Nmero de identicao do despacho Cdigo de rota Nmero de localizao (despacho para), usando o EAN-13 Nmero de localizao (fatura para), usando o EAN-13 Comprado de (n localizao de quem vendeu as mercadorias) usando EAN-13 Despachar para, usando o nmero de localizao 179 Formato n2+n18 n2+n14 n2+n14 n2+an..20 n2+n6 n2+n6 n2+n6 n2+n6 n2+n6 n2+n2 n2+an..20 n2+an..29 n3+an..30 n3+an..30 n3+an..30 n2+n..8 n4+n6 n2+n..8 n4+n6 n4+n..15 Dado Primrio Primrio Primrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio
n4+n3+n..15 Secundrio n3+an..30 n3+an..30 n3+n17 n3+an..30 n3+n13 n3+n13 n3+n13 n3+n13 Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Primrio Primrio Primrio Primrio
AI 414 415 420 421 422 8001 8002 8003 8004 8005 8006 8007 8018 8020 8100 8101 8102 90
91-99
Contedo dos Dados Nmero de localizao EAN Nmero global de localizao EAN/UCC da parte faturadora Cdigo postal despachar para (entregar a) dentro de uma nica jurisdio Postal Cdigo postal despachar para (entregar a) com prexo ISSO de 3 dgitos para pas Pas de origem do produto Produtos em rolo largura, comprimento, dimetro do cilindro, direo e emendas Nmero de srie eletrnico para telefones celulares Nmero EAN/UPC e nmero serial de ativo retornvel Identicao serial de bens EAN/UCC Preo por unidade de medida Componente de um artigo Nmero de conta bancria internacional Nmero de relao de servio (SRN) Nmero de referncia do payment slip Cdigo ampliado de cupom NSC + cdigo de oferta Cdigo ampliado de cupom NSC + cdigo de oferta + cdigo nal de oferta Cdigo ampliado de cupom NSC Uso interno e/ou aplicaes de comum acordo Aplicaes internas
Formato n3+n13 n3+n13 n3+an..20 n3+n3+an.. 9 n3+n3 n4+n14 n4+an..20 n4+n14+an..16 n4+an..30 n4+n6
n4+n14+n2+n2
Dado Primrio Primrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Primrio Primrio Secundrio Secundrio Secundrio Secundrio Primrio Primrio Primrio Primrio Secundrio Secundrio
n4+an..30 n4+n18 n4+an..25 n4+n1+n5 n4+n1+n5+n4 n4+n1+n1 n2+an..30 n2+an..30
180
Anexo III AIs 31 a 36 Medidas Comerciais e Logsticas Mtricas e no Mtricas (n) indica posio do ponto decimal. Ex: (3112)0000150 1,50m.
Medidas Comerciais Mtricas Formato n4+n6 AI Contedo dos Dados Medida 310(n) Peso lquido Quilos 311(n) Comprimento ou 1a dimenso comercial Metros 312(n) Largura, dimetro ou 2a dimenso comercial Metros a Profundidade, espessura, altura ou 3 Metros 313(n) dimenso, comercial 314(n) rea, comercial Metros quadrados 315(n) Volume lquido Litros 316(n) Volume lquido Metros cbicos Medidas Comerciais no Mtricas Formato n4+n6 Contedo dos Dados Medida Peso lquido Libras Polegadas Comprimento ou 1a dimenso, comercial Comprimento ou 1a dimenso, comercial Ps Comprimento ou 1a dimenso, comercial Jardas Largura, dimetro ou 2a dimenso, comercial Polegadas a Largura, dimetro ou 2 dimenso, comercial Ps Largura, dimetro ou 2a dimenso, comercial Jardas Profundidade, espessura, altura ou 3a Polegadas dimenso, comercial Profundidade, espessura, altura ou 3a Ps dimenso, comercial a Profundidade, espessura, altura ou 3 Jardas dimenso, comercial Polegadas rea, comercial quadradas rea, comercial rea, comercial Peso lquido Volume lquido Volume lquido Volume lquido Volume lquido Volume lquido 181 Ps quadrados Jardas quadradas Onas troy Onas Quartos Gales (EUA) Polegadas cbicas Ps cbicos
AI 320(n) 321(n) 322(n) 323(n) 324(n) 325(n) 326(n) 327(n) 328(n) 329(n) 350(n) 351(n) 352(n) 356(n) 357(n) 360(n) 361(n) 364(n) 365(n)
AI 330(n) 331(n) 332(n) 333(n) 334(n) 335(n)
Medidas Logsticas Mtricas Formato n4+n6 Contedo dos Dados Medida Peso bruto Quilos Comprimento 1a dimenso, logstico Metros a Largura, dimetro ou 2 dimenso, logstica Metros Profundidade, espessura, altura ou 3a dimenso, Metros logstica rea, logstica Metros quadrados Volume bruto Litros Medidas Logsticas no Mtricas Formato n4+n6 Contedo dos Dados Medida Peso bruto Libras a Comprimento 1 dimenso, logstico Polegadas Comprimento 1a dimenso, logstico Ps a Comprimento 1 dimenso, logstico Jardas Polegadas Largura, dimetro ou 2a dimenso, logstica a Largura, dimetro ou 2 dimenso, logstica Ps Largura, dimetro ou 2a dimenso, logstica Jardas a Profundidade, espessura, altura ou 3 dimenso, Polegadas logstica Profundidade, espessura, altura ou 3a dimenso, Ps logstica Profundidade, espessura, altura ou 3a dimenso, Jardas logstica Polegadas rea, logstica quadradas rea, logstica Ps quadrados rea, logstica Jardas quadradas Volume bruto Quartos Volume bruto Gales (EUA) Volume bruto Polegadas cbicas Volume bruto Ps cbicos Volume bruto Jardas cbicas
AI 340(n) 341(n) 342(n) 343(n) 344(n) 345(n) 346(n) 347(n) 348(n) 349(n) 353(n) 354(n) 355(n) 362(n) 363(n) 367(n) 368(n) 369(n)
182
BIBLIOGRAFIA
ABNT ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR ISO 8402 Gesto de Qualidade e Garantia de Qualidade Terminologia, 1993. ABNT ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR ISO 9001 Sistema da Qualidade Modelos para Garantia da Qualidade em Projeto, Desenvolvimento, Produo, Instalao e Servios Associados, 1994. CHING, Hongyuh. Gesto de Estoques na Cadeia Logstica Integrada Supply Chain. So Paulo, Atlas, 1999. DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais: uma edio compacta. So Paulo, Atlas, 1996. EAN BRASIL. Guia de Referncia: Codicao em Unidades de Consumo. So Paulo, Contraste Comunicao e Design, 1998. EAN BRASIL. Guia de Referncia: Codicao em Unidades de Despacho. So Paulo, Contraste Comunicao e Design, 1998. EAN BRASIL. Guia de Referncia: Como Automatizar Sua Loja. So Paulo, Contraste Comunicao e Design, 1998. EDOS, Tom. ECR: Da Filosoa Prtica. So Paulo, Revista Tecnologstica, 1998. V. 26, pp 6-12.
183
JORNAL Clippers Club. CDIGO DE BARRAS A XPTO Desvenda o Mistrio para Voc. So Paulo, Edio Especial, 1995, pp 6-14. MESSIAS, Srgio Bolsonaro. Manual de Administrao de Materiais: planejamento e controle dos estoques. So Paulo, Atlas, 1983. NOTAS de aula da disciplina Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais do Curso de Administrao de Empresas do CESMAC/AESA/FUNESA. ORIENTAO NO 4-C. Ativo Permanente. So Paulo: Guia IOB, 1999. V. 3, pp 22-34. REVISTA Automao Comercial. MATRIA DE CAPA Uma Nova Rdio Est no Ar. So Paulo, 1994. V. 7, pp 6-9. REVISTA Automao Comercial. SEO LOGSTICA Paletizao Padronizada Facilita Integrao. So Paulo, 1995. V. 26, pp 36-37. REVISTA Tecnologstica. SEO MERCADO SEAL Lder em Tecnologia PDF. So Paulo, 1997. V. 22, pp 70-71. RIBEIRO, Haroldo. ISO 9000: Uma forma simples de entender e praticar. So Paulo, Casa da Qualidade, 1996.
184
O livro uma excelente aula sobre todos os processos que giram em torno da administrao de estoques: compra, negociaes, armazenamento, informatizao do processo, integrao com fornecedor es etc. O autor faz um histrico da movimentao de materiais, aponta os erros humanos mais comuns nos trmites da operao entre compra e estocagem e ensina a evitlos. Fala dos fretes, dos tipos de compra e contratos, impostos, taxas de depreciao, normas ISO e at ilustra meios de melhor aproveitamento do espao fsico do estoque. timo para quem quer aprender sobre o assunto, imperdvel para qualquer empresa que lida com estoques de produtos, uma verdadeira consultoria.
Fbio J.C. Leal Costa

Introducao A Administracao de Materiais em Sistemas InformatizadosNadia

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Introducao A Administracao de Materiais em Sistemas InformatizadosNadia

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Fbio J.C.

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Incluindo noes das Normas ISO 9000 e Administrao do Patrimnio

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Fbio J. C. Leal Costa

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Ttulo original portugus:

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Elina Correa Miotto

Julio Cesar Portellada

1 Introduo Administrao e Controle dos Estoques

Fbio J. C. Leal Costa

1.1 A Administrao de Estoques

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Fluxo de materiais entre as reas relacionadas

rea de Materiais Produo Vendas

Fbio J. C. Leal Costa

1.1.1 Vantagens da Administrao Eciente dos Estoques

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

1.2 Classicao dos Materiais

1.2.1 Quanto Industrializao

1.2.2 Quanto ao Aspecto Contbil

Fbio J. C. Leal Costa

1.2.3 Quanto Demanda

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

1.2.4 Quanto Movimentao

1.2.5 Quanto ao Estado de Apresentao

Fbio J. C. Leal Costa

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

2 Noes de Automao dos Estoques

Compras Contabilidade/ Financeiro Vendas

Fbio J. C. Leal Costa

2.1 O Processo de Automao

2.2 Fases do Processo de Automao

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

Fbio J. C. Leal Costa

2.3 Benefcios da Automao

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

2.4 Obstculos ao Processo de Automao

2.4.1 Alguns Fatores Humanos

2.4.2 Fatores Operacionais

Fbio J. C. Leal Costa

2.5 EDI Electronic Data Interchange Intercmbio Eletrnico de Dados

2.5.1 Objetivos da Implantao do EDI

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

2.5.2 Vantagens do Padro EANCOM

2.6 ECR Efcient Consumer Response Resposta Eciente ao Consumidor

Fbio J. C. Leal Costa

2.6.1 Requisitos para Implantao do ECR

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

2.7 TEF Transferncia Eletrnica de Fundos

2.7.1 Opes de Pagamento

Fbio J. C. Leal Costa

2.7.2 Vantagens da Transferncia Eletrnica de Fundos

2.7.3 Requisitos para Implantao

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

2.8 Coleta de Dados por Radiofreqncia

Fbio J. C. Leal Costa

Introduo Administrao de Materiais em Sistemas Informatizados

3 Sistema de Controle de Estoque Informatizado

CADASTRO DE GRUPOS E SUBGRUPOS

Fluxo de informaes entre os principais cadastros dos sistemas de controle de estoque

Fbio J. C. Leal Costa