Guia para Realizao de Eventos

Check-list das diversas fases para a realizao de um evento, dentro da

atividade promocional. Preparado pelo Comit de Promoo da ABA Associao Brasileira de Anunciantes.
I. Definio de Evento
Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande
envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade.
Esta definio bastante formal, mas expressa a grande gama de
variaes que podemos ter com um evento. Podemos dividir um evento
em quatro modalidades bsicas:
Esportivo
Artstico
Social
Mercadolgico
Alguns exemplos de eventos por atividade:
1. Esportivo
Aqutico
Olmpico
Popular
Sofisticado
De Vero/Primavera
De Inverno/Outono
Praiano
Motorizado
2. Artstico
Artes Plsticas
Artes Cnicas
Artes Visuais
Msica Clssica
Multimdia
Msica Popular
Festival
Exposio
Tpico
3. Social
Campanha de Sade
Campanha de Levantamento de Fundos
Aniversrio da Cidade
Apoio a Iniciativas Sociais
4. Mercadolgico
Feira/Exposio

Reunio
Encontro
Mesa Redonda
Simpsio
Seminrio
Conferncia
Palestra
Congresso
Painel
Frum
Debate
Conveno
Desfile
Comcio
Lanamento de Produto/Servio

II. Escolhendo o seu Evento

Em primeiro lugar, deve-se fazer um pr-projeto, enfatizando seis
tpicos:
1) Objetivo
2)

Conceito do Produto
Definio clara do que deve ser o evento
Estruturao 5W/2H
o que fazer
quem faz
onde faz
quando faz
por que faz
como faz
quanto custa fazer

3) Pblico-Alvo
4) Anlise do Mercado
Demanda do produto
Concorrncia
5) Estratgia
Que ferramentas usar
Possibilidade de patrocnio

6) Anlise de Viabilidade Tcnica/Econmica

Necessidade de recursos financeiros e humanos
Simulao pessimista e otimista
III) Sistema de 3 Pontos
Para que um evento tenha um final feliz, necessrio organiz-lo
considerando 3 pontos:
Produo
Promoo
Custos
Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas para
a realizao de um evento. Ser atravs do levantamento dessas
atividades que voc ir compor o seu check-list.
1)

Produo
Local
Perodo
Pblico-Alvo
Fluxo de Pblico
Estacionamento
Segurana
Limpeza
Atendimento Mdico
Equipamentos
Equipes de Manuteno
Aspectos Legais
Licenas
Seguro
Hospedagem
Translado
Alimentao
Coquetis
Recepo
Secretaria
Contratao de Pessoal
Administrao de Pessoal
Venda de ingressos
Inscries
Credenciamento

2) Promoo
Criao de nome
Programao visual

Cenografia promocional
Merchandising
Mdia
Comunicao
Promoo
Distribuio de Brindes
Sorteios
Divulgao
Assessoria de Imprensa
Relaes Pblicas
Prospeco de Patrocnio
Relatrios de Retorno
Clipping

3)

Custos
Oramento Global
Oramento Setorizado
Fluxo de Caixa
Balancete
Prestao de Contas
Relatrio com Relao Custo/Benefcio

IV. Exemplo de um Evento Estruturado

Para que fique simples Realizar um Evento, podemos estruturar este
processo. Podemos utilizar um evento para aumentar vendas, como
exemplo. No anexo I, voc tem o macrofluxo deste processo.
No anexo II, h uma descrio do evento com os seguintes itens:
objetivo;
tarefas identificadas;
insumos necessrios para realiz-lo
fornecedores destes insumos;
produtos resultantes
clientes que necessitam de tais produtos
anexos que iro compor tal processo
Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando:
os materiais e/ou recursos necessrios;
as atividades crticas que orientam tal tarefa;
os pontos a serem observados nesta fase;
os resultados esperados;
as aes corretivas a serem tomadas.

Voc poder estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitar

todo o trabalho de acompanhamento.
Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists especficos nos
Anexos XIV a XVII.

ANEXO I
Processo: Realizar Evento
Macro Fluxograma

Incio
|
Estruturar Evento
|
Estrutura OK
|
Providenciar Recursos
|
Preparar o Evento
|
Realizar
|
Desmontar
|
Aes Ps Evento
|
Relatrio Ps-Evento
|
Fim

ANEXO II
Descrio de Evento
Processo: Realizar Evento
Responsvel(is):
Objetivo do Processo: Divulgar produtos/servios objetivando aumentar
vendas:
Tarefas:
1. Estruturar evento
2. Providenciar recursos para o evento
3. Preparar evento
4. Realizar evento
5. Desmontar evento
6. Realizar ps-evento
7. Elaborar relatrio do evento
Fornecedores: Aqueles que, alm de fornecerem os insumos, possibilitaro
que se realizem as tarefas.
Insumos:
1. Plano de ao comercial
2. Solicitao de evento (verbal, comunicao interna)
3. Relao de pblico alvo
4. Lista de parceiros
5. Registro de oportunidades de negcio
6. Material promocional de apoio
7. Verba para contratao de servios/produtos
8. Infra-estrutura
Clientes: Aqueles que necessitam do resultado do processo
Produtos:
1. Evento realizado
2. Relatrio de evento realizado
Anexos:
1. Macrofluxograma
2. 5W 2H do processo
3. Procedimentos operacionais de cada tarefa
4. Desejos dos clientes
5. Caractersticas mensurveis dos produtos
6. Itens de controle do processo
7. Itens de verificao do processo
8. Desejos do processo
9. Caractersticas mensurveis dos insumos
Responsvel (is) pela elaborao:

ANEXO III
Procedimento Operacional Estruturar Evento
Nome da Tarefa: Estruturar Evento
Responsvel (is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Relatrio de eventos similares
2. Registro de oportunidades de negcios
3. Modelo de formulrio proposta em eventos/encontros.
Atividades Crticas:
1. Consultar relatrios de eventos similares
2. Explicitar objetivo do evento
3. Definir local, perodo e horrio
4. Definir pblico-alvo
5. Definir ttica de abordagem
6. Definir esquema de divulgao
7. Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias)
8. Definir necessidade de infra-estrutura
9. Definir cronograma/responsabilidades
10.Definir esquema de treinamento
11.Elaborar oramento
12.Divulgar proposta de participao em eventos/encontros
13.Obter aprovao da proposta de participao em eventos/encontros
14.Encaminhar proposta aprovada aos rgos envolvidos
Manuseio do Material:
1. Atentar para os pontos fortes de eventos similares
2. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negcios
3. Atentar para a aprovao da proposta de participao em
eventos/encontros pelos rgos envolvidos em tempo hbil.
Resultados Esperados:
1. Proposta de participao em eventos/encontros com cronograma
responsabilidades e oramentos definidos em tempo hbil.
Aes Corretivas:
Atravs de crticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as
correes pertinentes. Caso no consiga a aprovao da proposta em tempo
hbil, acionar a chefia.
Aprovao:

ANEXO IV
Procedimento Operacional Preparar Evento
Nome da Tarefa: Preparar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Cadastro de participantes potenciais
2. Material para treinamento da equipe
3. Material promocional/apoio
4. Cartas/etiquetas
5. Formulrio de avaliao
Atividades crticas :
1. Enviar carta/convite
2. Fazer telemarketing de confirmao
3. Elaborar lista de participantes
4. Fazer check-list do material promocional/apoio
5. Confeccionar crachs
6. Confeccionar/montar pastas do evento
7. Fazer check-list de todos os itens de infra-estrutura
8. Montar secretaria/recepo
9. Preparar formulrio de responsabilidades
10.Treinar equipes de trabalho
11.Preparar lista de presena de participantes
Manuseio do Material:
1. Diariamente atualizar a lista de participantes confirmados
2. Atentar para que o material promocional esteja adequado ao evento
3. No treinamento, importante conhecer profundamente aquilo que vai ser
apresentado e acertar com os palestrantes a nfase e coerncia com o
objetivo do evento.
Resultados Esperados:
1. Garantir que o nmero de participantes confirmados seja o maior possvel.
2. Crachs e pastas do evento confeccionados em tempo hbil
3. Equipe treinada em tempo hbil
4. Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hbil
Aes Corretivas:
Problemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados
chefia.
Aprovao:

ANEXO V
Procedimento Operacional Providenciar Recursos para o
Evento
Nome da tarefa: Providenciar Recursos Para o Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Proposta de participao em eventos/encontrosaprovada
2. Cadastro de palestrantes
3. Lista de parcerias
Atividades Crticas:
1. Negociar local para realizao do evento
2. Preparar scripts de telemarketing ativo/receptivo
3. Elaborar carta convite/etiquetas
4. Negociar/acertar parcerias
5. Elaborar a grade do programa
6. Negociar/acertar palestrantes
7. Elaborar formulrio de avaliao
8. Negociar o fornecimento e instalao de recursos infra-estrutura(recursos
humanos materiais, equipamentos e alimentao)
9. Solicitar o fornecimento e instalao de servios de telecomunicaes
10.Solicitar material promocional/apoio
11.Elaborar script do mestre de cerimnia
12.Acertar apoio da imprensa
13.Solicitar contratao/pagamento de servios/produtos selecionados
14.Preparar material de treinamento
Manuseio do Material:
1. Certificar-se que os rgos envolvidos receberam a proposta de
participao em eventos/encontros na verso aprovada.
2. Manter palestrantes de stand by em caso de impossibilidade do titular
comparecer
3. No esquecer de fornecer dados dos equipamentos para que seja feito
seguro com antecedncia de 15 dias do evento.
Resultados Esperados:
Ter todos os recursos/procedimentos necessrios realizao do evento
disponveis e de acordo com o cronograma estabelecido.
Aes Corretivas:
Detectado que algum recurso poder no estar disponvel em tempo hbil,
acionar chefia.
Aprovao:

ANEXO VI
Procedimento Operacional Realizar Evento
Nome da Tarefa: Realizar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Crachs/pastas do evento
2. Mo-de-obra treinada para demonstraes
3. Palestrantes
4. Parcerias
5. Infra-estrutura (itens)
6. Lista de participantes
7. Lista de presena de participantes
8. Material promocional/apoio
Atividades Crticas:
1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachs/pastas
2. Cerimoniar o evento
3. Realizar palestras
4. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao
5. Demonstrar servios
6. Abordar participantes (vendas)
7. Prestar informaes sobre servios/aplicaes
8. Registrar oportunidades de negcios
9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento
10. Administrar material promocional/apoio
11. Administrar distribuio de tickets refeio e vaucher de transportes
12. Recolher formulrios de avaliao
13. Registrar anormalidades
Manuseio do Material:
1. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulrio de avaliao pelos
participantes
2. Informar platia sobre possveis atrasos/falhas
3. Informar platia sobre a programao seguinte
4. Informar da existncia de equipe de venda e demonstrao no local
5. Atentar para reposio de material promocional
Resultados Esperados:
1. Maior nmero de participantes possvel
2. Palestras realizadas
3. Servios demonstrados
4. Todos os formulrios de avaliao preenchidos
5. Todas as oportunidades de negcios registradas
Aes Corretivas:
1. Substituir lmpadas dos retroprojetores em caso de queima
2. Pedir/monitorar conserto/recuperao de equiopamentos/servios
3. Orientar palestrantes/demonstradores sobre possveis desvios
4. Acionar suporte tcnico do evento para diagnstico de problemas nos
servios/aplicaes
5. Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento
Aprovao:

ANEXO VII
Procedimento Operacional Desmontar Evento
Nome da Tarefa: Desmontar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Bloco de nota fiscal
2. Notas fiscais recebidas
Atividades Crticas:
1. Recolher material promocional/apoio em excesso
2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados
3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos
4. Coordenar o desmonte/transporte do stand
5. Entregar local ao fornecedor
6. Registrar incidentes ocorridos
Manuseio do Material:
1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto
2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberao da segurana
Resultados Esperados:
Local de realizao do evento liberado no dia seguinte ao trmino do evento.
Aes Corretivas:
Em caso de dvida com relao ao preenchimento das notas fiscais, contactar
pessoal apto.
Caso haja problema no check-list, acionar chefia
Aprovao:

ANEXO VIII
Procedimento Operacional Realizar Ps-Evento
Nome da Tarefa: Realizar Ps-Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
Lista de presena dos participantes
Lista de participantes (que confirmaram presena)
Atividades Crticas:
1. Consolidar relatrio de participao
2. Enviar correspondncias de agradecimento (palestrantes, parceiros e
pblico presente)
3. Dar aval para pagamento dos servios/produtos prestados por terceiros
Manuseio do Material:
Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes
diferentes dos confirmados
Notas fiscais para pagamento devero ser liberadas no dia seguinte ao
trmino do evento
Recolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados
Resultados Esperados:
Agradecimento no mximo em 5 (cinco) dias teis
Aes Corretivas:
Solicitar orientao chefia quando da elaborao das correspondncias de
agradecimento bem como quando do pagamento dos servios prestados, caso
seja detetado algum no cumprimento dos servios/produtos contratados por
parte dos fornecedores.
Aprovao:

ANEXO IX
Procedimento Operacional Elaborar Relatrio do Evento
Nome da Tarefa: Elaborar Relatrio do Evento
Responsvel(is):
Material Recursos Necessrios:
1. Proposta de participao em eventos/encontros aprovada
Formulrios de avaliao preenchidos
Relatrios de anormalidades
Registros de oportunidades de negcios
Relatrio de participao
Atividades Crticas:
1. Tabular dados de:
Relatrio de anormalidades
Registros de oportunidades de negcios
Relatrio de participao
2. Solicitar contribuies aos rgos envolvidos
3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de
sucesso e insucesso
4. Propor plano de Ao
5. Fazer recomendaes
6. Divulgar relatrio
Manuseio do Material:
O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de psevento
Resultados Esperados:
O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para uma
ao de venda imediata.
Aes Corretivas:
Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero ser
fornecidos posteriormente
Aprovao:

ANEXO X
Proposta de Estruturao de Encontros
Responsvel(is):
1.
1.
1.
1.
1.

ENCONTRO
1. Local
2. Data/Horrio
3. Servio
4. rgos Envolvidos

2. OBJETIVOS
2. 1. Geral
2. 2. Complementos
3. PBLICO-ALVO
3.1. Nmero de participantes
3.2. Segmentos
3.3. Critrios de Seleo de Empresas
3.4. Perfil do Convidado
4. TTICA DE ABORDAGEM
4.1. Palestras
4.2. Marketing Cooperativo
4.3. Exposio de Servio/Equipamentos
5. ESQUEMA DE DIVULGAO
5.1. Publicidade
5.2. Mala Direta
5.3. Telemarketing
5.4. Apoio de Imprensa
6. PROGRAMAO
7. MARKETING COOPERATIVO
8. INFRAESTRUTURA
8.1.Recursos Materiais e Instalaes
8.2.Recursos Audiovisuais
8.3.Recursos Humanos
9. ESTIMATIVA DE CUSTOS

ANEXO XI
Proposta de Participao em Eventos
Responsvel(is):
1. EVENTO
1.1. Local
1.2. Data/Horrio
1.3. Entidades Envolvidas
1.4. Pblico
1.5. Objetivo
2. PARTICIPAO
2.1. Servios
2.2. Objetivo
2.3. Posicionamento Comercial
2.4. Nvel de Participao
a Palestras
b Stand
c Sala de Imprensa
d Marketing Cooperativo
3. DEFINIO DE SERVIOS/EQUIPAMENTOS
4. DEFINIO DE RECURSOS
4.1. Humanos
4.2. Infraestrutura
4.3. Promocionais
5. DEVOLUO
6. DISTRIBUIO
7. ANEXOS
7.1. Programa
7.2. Lay-out do Evento

ANEXO XII
Relatrio de Avaliao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO
1.1 Local
1.2 Data/Horrio
2. PR-EVENTO
2.1 Planejamento
2.2 Desenvolvimento
3. EVENTO
3.1 Infraestrutura
3.2 Marketing Cooperativo
3.3 Palestras
3.4 Divulgao

ANEXO XII
Relatrio de Avaliao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO
1.1 Local
1.2 Data/Horrio
2. PR-EVENTO
2.1 Planejamento
2.2 Desenvolvimento
3. EVENTO
3.1.Infraestrutura
3.2.Marketing Cooperativo
3.3.Palestras
3.4.Divulgao
3.5.Equipe de Trabalho
3.6.Pblico
3.7.Aspectos
3.8.Material Promocional
3.9.Organizao
3.10.Atividades Extras
4. PS EVENTO
4.1.Questionrio de Avaliao
4.2.Procedimentos Comerciais
5. CONCLUSES E RECOMENDAES
6. ANEXOS
6.1.Proposta de Estruturao de Encontros
6.2.Lista de Participantes
6.3.Programa
6.4.Convite
6.5.Publicidade
6.6.Malas Diretas
6.7.Material Promocional
6.8.Cpia de Palestras
6.9.Tabulao do Questionrio

ANEXO XIII
Relatrio de Participao em Eventos
Responsvel(is):
1. EVENTO
1.1.Local
1.2.Data/Horrio
2. ANLISE DESCRITIVA DO EVENTO
2.1.Congressos/Seminrios/Simpsitos
a. Participantes Inscritos
b. Palestras Proferidas
c. Concorrentes
d. Organizao
2.2.Feiras/Exposies
a rea de Exposio
b Nmero de Stands
c Concorrentes
d Total de Visitantes
e Organizao
3. DESEMPENHO
3.1 Congressos/Seminrios/Simpsios
a Palestras
b Pblico Participante
c Inscries
d Infraestrutura
e Divulgao
f Participaes Adicionais
g Equipe de Trabalho
h Marketing Cooperativo
i Resultados
4. PROCEDIMENTOS PS EVENTO
5. CONCLUSES E RECOMENDAES
6. ANEXOS
6.1 Proposta de participao em eventos
6.2 Lay-out Stand
6.3 Recortes sobre o Evento
6.4 Lista de Cadastro

ANEXO XIV
CKECK-LIST PARA UMA FEIRA
I)

Informaes Gerais
Requer informaes para participao
Determinar tamanho e posio do stand
Contrato do espao
Contrato montadora
Informaes gerais dos setores envolvidos internamente
Determinar pontos de destaque
Definir que produtos sero expostos
Produtos existentes na empresa
Produtos que devero ser adquiridos/importados

II)

Projeto
Solicitar projeto
Maquete do stand
Aprovao do stand

III) Desenho do Stand

Definio de reas para divises de produtos
Projeto de displays
rea disponvel
Quantidade de displays disponveis
Produtos por painel
Texto de produtos
Destaques
Fotos, slides, grficos
Chamadas promocionais
Definir moblia/decorao
Definir posicionamento de plantas
Atividades promocionais
IV) Necessidades do Stand
Instalao eltrica
Telefone
Catlogos/folhetos
Crachs/convites
Vale estacionamento
Vigilncia do stand
Limpeza do stand
Contratao do buffet
Definir coquetis ou eventos especiais
Brindes
Recepcionistas
Vesturio
Fotgrafo

V)

Imprensa
Folheto institucional
Press release
Entrevistas com imprensa
Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio

VI) Atendimento
Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc.
Determinar pessoal do satnd
Regulamento disciplinar do stand
Relao de telefones
Plano de visita de personalidades ao stand
Em caso de coquetel, elaborar plano especfico
Notas de venda para mercadoria a ser comercializada
Reservas de hotel
Traslados
Treinamento da equipe
VII) Montagem
Emisso de notas fiscais de transporte
Seguro
Remessa de produtos para feira
Montagem
Limpeza
VIII) Desmontagem
Checagem das notas fiscais de transporte
Retirada e embalagem de produtos
Transporte
Recepo de produtos na fbrica
IX) Relatrio
Avaliao dos resultados da exposio
Distribuio dos contatos realizados

ANEXO XV
CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FRUM
I)

Parte Tcnica/Cientfica
Comisso organizadora
Fixar data e local
Chamadas para trabalhos
Confeco
Expedio
Cartazes
Confeco
Expedio
Inscrio de trabalhos
Aprovao de trabalhos
Comunicao para os autores
Recebimento de originais
Convites oficiais
Confirmao de convites
Programa definitivo
Confeco
Expedio
Editorao da coletnia
Impresso da coletnia
Entrega da coletnea
Formao de mesa
Palestra de abertura
Sesses tcnicas
Visitas tcnicas

II)

Secretaria
Lista pr - inscritos
Crachs
Montagem de pastas
Material de escritrio
Carimbos
Fichas para inscrio no local
Programa
Envio do material
Montagem da secretaria

III) Servios de Terceiros

Vender patrocnio
Verificao do local
Contrato
Audiovisual
Projetor
Retroprojetor

Vdeo
Gravao
Computadores, impressoras
Telefones, fax
Recepcionistas
Segurana
Caf, gua, etc
Refeies
Coquetel
Jantar
Hospedagem
Translados
Passeio turstico
Decorao
Fotgrafo
Faixas
Pastas/blocos
Crachs
Certificados

IV) Ps Evento
Despacho da sobra do material
Pagamento de servios
Relao final de inscries
Faturamento
Cartas de agradecimento

ANEXO XVI
CHECK-LIST PARA UMA CONVENO
I)

Providncias Preliminares de Administrao

Informar oficialmente a realizao
Solicitar aos responsveis o nmero de participantes
Determinar perodo
Preparar lista de participantes
Elaborar programa
Redigir convite/programa/orientao
Enviar aos gerentes programa detalhado
Solicitar adiantamento de despesas
Dividir os participantes por grupos
Enviar aos participantes pasta com material
Contratar hotel
Enviar ao final carta de agradecimento

II)

Preparao do Material para Conveno

Encomendar pastas
Montar pastas
Arranjar e preparar filmes
Preparar crachs
Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Conveno
Definir e arranjar equipamentos audio visuais
Contratar alimentao
Disponibilizar ou no cigarros, charutos, etc
Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos
Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc
Preparar material para decorao

III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados

Determinar os assuntos
Determinar os fins a serem atingidos
Determinar tnica principal da conveno
Criar slogan para conveno
Preparar tema do discurso de apresentao
Preparar discurso de despedida
IV) Providncias de Administrao a Serem Tomadas no Local
Pedir oramentos do hotel
Reserva dos apartamentos
Informar ao hotel a data e horrio de chegada dos convencionais
Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel
Acertar jantar de encerramento
Escolher e preparar sala de demonstrao
Determinar sequncia de lugares dos participantes na mesa
Contratar fotgrafo

Decorar salas de trabalho da conveno

Informar e convidar imprensa
Determinar os horrios das refeies
Levantar preferncias alimentares dos convencionais
Prepara lisa de distribuio dos apartamentos
Informar lista de participantes ao hotel
Distribuir as pastas nas salas de trabalho
Entregar crachs
Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conforme
programa
Escolher quem far a recepo no local de chegada
No esquecer a foto do grupo de convencionais
Emitir relatrio ao final
Realizar debates internos sobre a conveno

ANEXO XVII
CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL
I)

Local e Data para o Evento

Confirmao por escrito
Contratao de servios buffet
Contratao de msicos
Contratao da decorao
Contratao de manobristas
Contratao de porteiros
Contratao de recepcionistas
Convites
Programa oficial
Presentes para homenageados

II) Decorao
Do Salo
1. Setas indicativas
2. Som
3. Iluminao
4. Arranjos florais
5. Cestos de lixo
6. Cinzeiros
7. Mesas de apoio
8. Livro de ouro
Do Palco
1. Painis ou faixas
2. Iluminao
3. Plpito para oradores
4. Som do microfone
5. gua para orador
6. Arranjos florais
7. Espao para msico
III) Estacionamento
Contratao de empresa especializada
Policiamento nas redondezas
Segurana dos automveis
IV) Recepo
Recepcionistas
Uniformes/Trajes
Mesas de apoio
Controle
Crachs
V) Imprensa
Jornalistas Convidados
Kit de imprensa

Press releases
Fotos

VI) Registro de Evento

Equipe de fotografia
Equipe de filmagem
VII) Primeiros Socorros
Caixa de Pronto - Socorro
Nome de Mdicos de Planto
Nome de Hospitais de Emergncia
VIII) Pessoal de Servio
Chefia
Recepcionistas
Segurana Interna/Externa
Manobristas
Porteiros
Eletricista
Encarregado do som
Encarregado da iluminao
Plantonista dos sanitrios
Encarregada de chapelaria
IX) Diversos
Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc
Checar chapelaria tickets
Telefone e fichas
Balco de informaes
Guarda - chaves
Crachs