Manual de Procedimentos de Protocolo Expedicao e Arquivo

ADVOCACIA-GERAL DA
UNIO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e
Coordenao-Geral de Documentao e Informao
Secretaria-Geral
Braslia
2010
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Advocacia-Geral da Unio
Lus Incio Lucena Adams
Secretria-Geral
Gildenora Batista Dantas Milhomem
Coordenadora-Geral de Documentao e Informao
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Braslia
2010
Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedio e Arquivo

Advocacia-Geral Da Unio
SIG Quadra 06 Lote 800 Ed. Sede AGU
Fones (61) 3105-8907 / 8467
Fax (61) 3105-8232
Site: www.agu.gov.br
70610-460 Braslia DF
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes CGDI
Ademir Braz da Silva CGDI/PCU
Adriana Barbosa Lima CGDI
Jos de Lisboa Vaz Filho CGDI
Leila Cristiane Petry CGDI
urea de Souza Oliveira dos Santos CGDI/PCU
Mrcio Wilzedy Martins Viana CGDI/PCU
permitida a reproduo de dados e de informaes contidos nesta

publicao desde que citada a fonte.
BRASIL. ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de

Documentao e Informao. Manual de Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo. Braslia: AGU, 2010. 157 p. , il.
SUMRIO
ROTINAS DE PROTOCOLO
Apresentao...................................................................................8
1. Introduo..................................................................................9
Consideraes iniciais
..........................................................................................................................
10
Importncia do manual
..........................................................................................................................
10
Siglas
..........................................................................................................................
11
Objetivos
..........................................................................................................................
11
Legislao referencial para documentao
..........................................................................................................................
12
Legislao Federal
..........................................................................................................................
12
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
..........................................................................................................................
12
Portarias do Poder Executivo
..........................................................................................................................
12
Portarias da Advocacia-Geral da Unio
..........................................................................................................................
13
Conceitos e definies
..........................................................................................................................
13
Unidades envolvidas
..........................................................................................................................
18
Usurios e clientes
..........................................................................................................................
19
II. Protocolo
.....................................................................................................
20
Protocolo
..........................................................................................................................
21
Protocolo pela Internet
..........................................................................................................................
21
Macroprocesso do protocolo
..........................................................................................................................
21
Sistema de controle de documentos da AGU AGUDoc
..........................................................................................................................
22
III. Rotinas de Protocolo
.....................................................................................................
24
Recebimento
..........................................................................................................................
25
Correspondncia
..........................................................................................................................
25
Recebimento
..........................................................................................................................
25
Recibo
..........................................................................................................................
26
Formas de recebimento
..........................................................................................................................
26
Rotinas para recebimento via guich de protocolo
..........................................................................................................................
27
Rotinas para recebimento via malote
..........................................................................................................................
27
Triagem
..........................................................................................................................
27
Abertura de documentos e correspondncias
..........................................................................................................................
27
Prazos
..........................................................................................................................
28
Rotina de triagem de documentos
..........................................................................................................................
28
Cadastramento
..........................................................................................................................
28
Nmero nico de processo e documento NUP
..........................................................................................................................
29
Tabela de unidades
..........................................................................................................................
29
Cadastramento de unidades
..........................................................................................................................
29
NUP externo
..........................................................................................................................
29
NUP interno
..........................................................................................................................
30
Anlise documental
..........................................................................................................................
30
Tipo de documento
..........................................................................................................................
30
Nmero do documento
..........................................................................................................................
31
Procedncia/Origem
..........................................................................................................................
31
Data do documento
..........................................................................................................................
31
Destino
..........................................................................................................................
31
Interessado
..........................................................................................................................
31
Assunto
..........................................................................................................................
32
Documentos vinculados
..........................................................................................................................
32
Documento
..........................................................................................................................
32
Classificao de documentos
..........................................................................................................................
32
Documentos sigilosos ateno especial
..........................................................................................................................
33
Documento ostensivo
..........................................................................................................................
33
Cadastrando um documento
..........................................................................................................................
33
Realizando pesquisa de antecedentes
..........................................................................................................................
40
Montando documentos
..........................................................................................................................
41
Rotina de cadastramento de documento
..........................................................................................................................
41
Processo
..........................................................................................................................
42
Autuao
..........................................................................................................................
42
Partes de um processo
..........................................................................................................................
42
Numerao de folhas e de peas
..........................................................................................................................
43
Tratamento fsico dos documentos e processos
..........................................................................................................................
44
Rotina de cadastramento de processo
..........................................................................................................................
44
Encerramento e abertura de volumes
..........................................................................................................................
44
Rotina de encerramento e abertura de volumes
..........................................................................................................................
45
Juntadas
..........................................................................................................................
45
Rotina de juntada por anexao de documento a documento
..........................................................................................................................
45
Rotina de juntada por anexao de processo a processo
..........................................................................................................................
46
Rotina de juntada por anexao de documento a processo
..........................................................................................................................
46
Apensao
..........................................................................................................................
47
Rotina de apensao de processos
..........................................................................................................................
47
Desapensao
..........................................................................................................................
47
Rotina de desapensao de processos
..........................................................................................................................
48
Desentranhamento
..........................................................................................................................
48
Rotina de desentranhamento
..........................................................................................................................
48
Desmembramento
..........................................................................................................................
49
Rotina de desmembramento de processo constitudo
..........................................................................................................................
49
Tramitao
..........................................................................................................................
50
Rotina de tramitao de processos e documentos
..........................................................................................................................
51
Rotina de recebimento eletrnico
..........................................................................................................................
51
IV. Rotinas de Expedio
.....................................................................................................
52
Expedio
..........................................................................................................................
53
Mensageria interna
..........................................................................................................................
53
Rotinas de expedio via mensageria interna
..........................................................................................................................
53
Mensageria externa
..........................................................................................................................
54
Rotinas de expedio via mensageria externa
..........................................................................................................................
54
Malote
..........................................................................................................................
55
Expedio de malotes
..........................................................................................................................
55
Guia de remessa de malote
..........................................................................................................................
55
Rotina de expedio via malote
..........................................................................................................................
56
Servios dos Correios
..........................................................................................................................
57
Carto de postagem
..........................................................................................................................
57
Tipos de postagem
..........................................................................................................................
57
Servios adicionais dos Correios
..........................................................................................................................
58
Envelopes
..........................................................................................................................
59
Formatao dos envelopes
..........................................................................................................................
60
Correspondncias de urgncia
..........................................................................................................................
60
Relao das correspondncias encaminhadas expedio
..........................................................................................................................
60
Preparao dos envelopes pelos setores para expedio via
Correios.......
..........................................................................................................................
61
Rotinas de expedio via Correios pelo o setor de Expedio
..........................................................................................................................
62
Orientaes sobre a utilizao dos servios dos Correios
..........................................................................................................................
62
Escolhendo o tipo de postagem
..........................................................................................................................
62
Envelopes
..........................................................................................................................
63
Rastreamento de correspondncias
..........................................................................................................................
63
Pesos e Dimenses
..........................................................................................................................
64
Objetos que no transportados pelos Correios
..........................................................................................................................
65
Principais motivos para atraso de entrega
..........................................................................................................................
65
Mais informaes
..........................................................................................................................
66
V. Segurana da Informao
.....................................................................................................
67
Ciclo documental e segurana da informao
..........................................................................................................................
68
Segurana da Informao
..........................................................................................................................
68
Procedimentos e segurana da informao
..........................................................................................................................
70
Sistemas e segurana da informao
..........................................................................................................................
71
Acesso a informao pela Internet
..........................................................................................................................
72
Acesso ao AGUDoc e senhas
..........................................................................................................................
72
O elemento humano na segurana da informao
..........................................................................................................................
73
Responsabilidade pela informao
..........................................................................................................................
74
Alguns cuidados no tratamento da informao
..........................................................................................................................
74
Consideraes finais sobre segurana da informao
..........................................................................................................................
76
ROTINAS DE ARQUIVO
I.Introduo
.....................................................................................................
78
Consideraes iniciais
..........................................................................................................................
79
Sigla
..........................................................................................................................
79
Objetivos
..........................................................................................................................
79
Legislao referencial das atividades de arquivo
..........................................................................................................................
79
Conceitos e Definies
......................................................................................................................
82
Sistema de arquivos
......................................................................................................................
86
II. Estrutura de Arquivo
..........................................................................................................................
88
Estrutura bsica necessria
......................................................................................................................
89
Recursos Humanos
......................................................................................................................
89
Instalao fsica
......................................................................................................................
89
Recursos materiais
......................................................................................................................
90
III . Arquivo.................................................................................................... 92
Conceito....................................................................................................... 93
Finalidade do arquivo................................................................................... 93
Tipos de arquivo........................................................................................... 93
Documento................................................................................................... 94
Formato........................................................................................................ 94
Gnero......................................................................................................... 94
Espcie......................................................................................................... 95
Natureza....................................................................................................... 95
Documento arquivstico............................................................................... 96
Processo....................................................................................................... 96
Gesto de documentos................................................................................ 96
Avaliao de documentos............................................................................ 97
Idade dos arquivos....................................................................................... 97
IV.Metodologia de Organizao......................................................98
Plano de classificao.................................................................................. 99
Cdigo de Classificao................................................................................ 99
V. Rotinas de Arquivamento
........................................................................................................................
100
Verificao Prvia
.....................................................................................................................
101
Recebimento
.....................................................................................................................
101
Classificao
.....................................................................................................................
101
Ordenao
.....................................................................................................................
102
Arquivamento
.....................................................................................................................
103
Emprstimo
.....................................................................................................................
103
Cpia de documentos
.....................................................................................................................
104
Como quantificar documentos

.....................................................................................................................
104
VI. Destinao de Documentos
....................................................................................................
106
Avaliao documental
.....................................................................................................................
107
Tabela de temporalidade
.....................................................................................................................
107
Como utilizar a tabela
.....................................................................................................................
108
Eliminao de documentos
.....................................................................................................................
108
Como classificar os documentos para eliminar
.....................................................................................................................
109
Transferncia
.....................................................................................................................
109
Recolhimento
.....................................................................................................................
110
VII. Conservao de Documentos

...............................................................................................................
111
Como preservar os documentos
.....................................................................................................................
112
Acondicionamento e guarda
.....................................................................................................................
113
VIII. Registro no Sistema AGUDoc

...............................................................................................................
114
Telas do agudocBibliografia
.....................................................................................................................
115
Disposies finais
....................................................................................................
118
Bibliografia
....................................................................................................
119
Anexos
....................................................................................................
120
Exemplos de envelope, carimbos, etiquetas e capa de processo
........................................................................................................................
121
Exemplo de envelope
........................................................................................................................
121
Exemplo de carimbo de NUP
........................................................................................................................
121
Exemplo de carimbo de numerao
........................................................................................................................
121
Exemplo de etiqueta de capa de processo
........................................................................................................................
121
Exemplo de capa de processo
........................................................................................................................
122
Exemplos de formulrios para expedio
........................................................................................................................
123
Exemplo de guia dos Correios
........................................................................................................................
123
Exemplo de guia de remessa de malote
........................................................................................................................
124
Documentos gerados pelo sistema AGUDoc
........................................................................................................................
125
Exemplo de Resumo de Pesquisa
........................................................................................................................
125
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento
........................................................................................................................
126
Exemplo de Recibo
........................................................................................................................
127
Modelo de termos de juntada

........................................................................................................................
128
Modelo de Termo de Juntada de Processo a Processo
........................................................................................................................
128
Instrues de preenchimento
........................................................................................................................
129
Modelo de Termo de Juntada de Documento a Processo
........................................................................................................................
130
........................................................................................................................
131
Modelo de Termo de Apensao
........................................................................................................................
132
........................................................................................................................
133
Modelo de Termo de Desapensao
........................................................................................................................
134
........................................................................................................................
135
Modelo de Termo de Desentranhamento
........................................................................................................................
136
........................................................................................................................
137
Modelo de Termo de Desmembramento
........................................................................................................................
138
........................................................................................................................
139
Modelo de Termo de Encerramento de Volume
........................................................................................................................
140
........................................................................................................................
141
Modelo de Termo de Abertura de Volume
........................................................................................................................
142
........................................................................................................................
143
Tabela de unidades
........................................................................................................................
144
Listagem de eliminao de documentos
........................................................................................................................
148
Termo de eliminao de documentos
........................................................................................................................
150
Edital de cincia de eliminao de documentos
........................................................................................................................
152
Guia de Transferncia
........................................................................................................................
154
Modelo de Lombada
........................................................................................................................
156
APRESENTAO
Como resultado da atuao da Advocacia-Geral da Unio e da ProcuradoriaGeral Federal na defesa judicial e extrajudicial da Unio, bem como nas
atividades de consultoria e de assessoramento jurdico do Poder Executivo,
circula pela instituio um volume considervel de documentos que necessitam de devido tratamento. Os documentos e processos refletem as atividades
do rgo e so de extrema importncia, pois servem para a tomada de

decises, como fontes de provas, garantias e direitos, alm da preservao da
histria e da cultura da instituio.
A Coordenao-Geral de Documentao e Informao, juntamente com a
Secretaria-Geral, visando o aprimoramento da gesto da instituio, desenvolveu o Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio da AdvocaciaGeral da Unio - AGU e da Procuradoria-Geral Federal - PGF. Este instrumento
pretende sistematizar e padronizar conceitos, regras e procedimentos
administrativos relativos gesto documental.
Tem como objetivo ser fonte de informao sobre as atividades desempenhadas pelo Protocolo Central Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras, no
mbito da Advocacia-Geral da Unio e da Procuradoria-Geral Federal, incluindo
as unidades de protocolo das Procuradorias-Regionais da Unio, ProcuradoriasRegionais Federais, Procuradorias nos Estados, Procuradorias-Seccionais e
Escritrios de Representao. Visa tambm disseminar as instrues bsicas e
necessrias operacionalizao do Sistema de Controle de Documentos da
AGU AGUDoc.
interessante destacar dois fatores crticos de sucesso para a segurana da
informao, bem como a localizao rpida e efetiva dos documentos que
circulam na AGU: i) a qualidade das informaes no ato do cadastramento dos
documentos e processos; e ii) a atualizao das informaes do(s) trmite(s)
dos documentos (principalmente em relao ao recebimento eletrnico). Dessa
forma, a efetiva gesto de documentos depende da uniformizao dos
procedimentos e da qualificao dos colaboradores envolvidos em todo o ciclo
documental.
Este documento produto da dedicao e profissionalismo da equipe da
Coordenao-Geral de Documentao e Informao, identificada com a
melhoria contnua da qualidade dos servios prestados pela Secretaria-Geral
da AGU. Agradecemos a colaborao de todos os servidores que contriburam e
apoiaram a elaborao deste Manual, em especial aos servidores da
Coordenao-Geral de Documentao e Informao e aos servidores das
unidades protocolizadoras das unidades da AGU pelo trabalho executado.
Nesse sentido, destaca-se a necessidade de colaborao de todas as reas
com sugestes, assim como divulgao, que permitam o aprimoramento das
aes da rea de documentao. O contedo deste trabalho no definitivo,
tendo em vista a necessidade de atualizao peridica ou em virtude de
alteraes na legislao em vigor.
O Manual, como ferramenta de trabalho, est estruturado em tpicos, podendo sua leitura ser dirigida a pontos especficos. Recomenda-se a disponibilizao do mesmo em local de fcil acesso para consultas rotineiras.
Este volume inicial aborda informaes quanto s atividades de Protocolo e
Expedio. Posteriormente sero distribudos volumes complementares,
tratando das demais atividades que compem a gesto documental.
Coordenao-Geral de Documentao e Informao.
1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos
procedimentos administrativos para as unidades protocolizadoras consolidadas
neste Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio est fundamentada
nos seguintes itens:
O 2 do art. 216 da Constituio Federal determina que cumpre
administrao federal, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para fraquear sua consulta a quantos
dela necessitem;
O art. 37 em seu 3, inciso II, da Constituio Federal, trata do acesso a
registros administrativos e a informaes sobre atos de governo;
Os artigos 1, 2 e 3 da Lei 8.159, de janeiro de 1991, define a
competncia do Poder Pblico quanto gesto documental, a proteo a
documentos e arquivos e conceitua a gesto de documentos;
A Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999, regula o processo
administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal;
O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994, em seus os incisos VII, VIII,
XI, XIV b), XV h), l) e m) tratam da conduta dos servidores pblicos nos
assuntos relativos ao acesso e divulgao de informaes, bem como sobre a conduta no exerccio das atividades;
A necessidade de reunir, em um nico documento, as referncias e
orientaes para a correta realizao do trabalho referente
documentao administrativa da AGU;
As orientaes agrupadas permitiro que os servidores tenham fonte de
consulta uniforme, trazendo agilidade e segurana aos procedimentos
administrativos;
Por fim, h a necessidade de atualizar e padronizar diversas regras e
procedimentos em vigor.
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual,
entende-se por unidades da AGU:
Os rgos de direo superior da AGU;
O rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
Os rgos de execuo da AGU;
O rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
Os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
O rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do AdvogadoGeral da Unio;
A Escola da AGU.
IMPORTNCIA DO MANUAL
O Manual de Procedimentos do Protocolo trata das atividades operacionais no
rgo e busca a efetividade nos procedimentos propostos e adeso das
unidades protocolizadoras da AGU aos regulamentos relativos ao tratamento
da documentao da instituio.
11
Ressalta-se que o resultado dos esforos do Protocolo Central Unificado

depende dos servios das unidades protocolizadoras para a obteno de
registro completo e abrangente do fluxo de todos os documentos e processos.
Em outros
rgos governamentais, a implantao e a efetiva utilizao de
procedimentos similares ocorreram por fora de normas operacionais,
reforando e dando credibilidade aos procedimentos e normas estabelecidos.
Cita-se o que foi dito em relao ao Manual de Gerenciamento de Documentos
do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto: " um passo decisivo no
sentido de padronizar e racionalizar procedimentos das Unidades
Protocolizadoras do MP, normatizando as atividades de recebimento, registro,
cadastramento, tramitao, expedio, classificao, autuao e destinao de
processos e documentos, no mbito do Ministrio, regulamentado por Norma
Operacional".
SIGLAS
AGU
AGUDoc
Sistema de Controle de Documentos da

AGU
CGDI
Coordenao-Geral de Documentao e
Informao
CGRH
Coordenao-Geral de Recursos Humanos
GTI
Gerncia de Tecnologia e Informao
CONARQ Comisso Nacional de Arquivo

DV
Dgito verificador
ECT
Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
GRM
Guia de Remessa de Malote
MPOG
Ministrio do Planejamento, Oramento e

Gesto
NUP
Nmero nico de Processo
PCU
Protocolo Central Unificado
PGF
Procuradoria-Geral Federal
PGU
Procuradoria-Geral da Unio
SGAGU
Secretaria-Geral da Advocacia-Geral da
Unio
SGCT
Secretaria-Geral de Contencioso
SISG
Sistema de Servios Gerais (administrado

pelo Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto).
STF
Superior Tribunal Federal
12
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
Ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da AGU;
Ser referncia s atividades desempenhadas pelo Protocolo Central

Unificado e pelas Unidades Protocolizadoras;
Disponibilizar as instrues bsicas e necessrias operacionalizao

do Sistema de Controle de Documentos da AGU - AGUDoc.
LEGISLAO REFERENCIAL PARA DOCUMENTAO

LEGISLAO FEDERAL
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispes sobre o Regime
Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes
Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a Poltica Nacional
de Arquivos Pblicos e Privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo
Administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Decreto n 1.094, de 23 de maro de 2004. Dispe sobre o Sistema
de Servios Gerais SISG dos rgos civis da Administrao Federal Direta, das
Autarquias Federais e Fundaes Pblicas e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica
Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23
da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos
documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a Poltica de
Segurana da Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica
Federal.
BRASIL. Decreto n. 4.368, de 10 de setembro de 2002. Aprova a Estrutura
e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comisso da Advocacia-Geral da
Unio, na parte referente organizao de sua Secretaria-Geral, e d outras
providncias.
RESOLUO
DO
CONSELHO NACIONAL
DE
ARQUIVOS (CONARQ)
13
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de
1996, que dispe sobre o cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
para a Administrao Pblica: atividades de apoio, a ser adotado como modelo
para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e destinao de
documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo relativos s atividades de apoio da Administrao
Pblica.
PORTARIAS
DO
PODER EXECUTIVO
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO (Brasil). Portaria

Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos
para a utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica
Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais
SISG.
Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da
Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de
Servios Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de
Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e
documentos.
PORTARIA INTERMINISTERIAL n 140, de 16 de maro de 2006. Disciplina a
divulgao de dados e informaes pelos rgos e entidades da Administrao
Pblica Federal, por meio da rede mundial de computadores Internet, e d
outras providncias.
PORTARIAS
DA
ADVOCACIA-GERAL
DA
UNIO
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 42, de 11 de agosto de

1993. Estabelece as normas para recebimento, autuao, movimentao
juntada, divulgao, expedio, arquivamento, fornecimento de certides e
cpias de processos e documentos na AGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 746, de 28 de outubro de
2002. Institui o Protocolo Central Unificado no edifcio sede da AGU.
CONCEITOS E DEFINIES
ANLISE DOCUMENTAL: Tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de
procedimentos de transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar
a recuperao da dita informao ao futuro interessado, de modo a que este
obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o mximo de
pertinncia (aspecto qualitativo).
14
APENSAO: a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias
semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia
do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: Formado por documentos que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razo de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histrico, probatrio
e informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: O tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM: a atividade que uma instituio leva a efeito para o
desempenho de suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o
desempenho de atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como
caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim.
AUTUAO/FORMAO DE PROCESSOS: o termo que caracteriza a abertura
do processo. Na formao do processo devero ser observados os documentos
cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou
requeira anlise, informaes, despachos e decises de diversas unidades
organizacionais de uma instituio.
CADASTRAMENTO: Ver Registro.
CLIENTE: A pessoa que utilizar a informao sobre o documento ou processo;
que acompanhar o documento ou processo.
CONTRAF: Cpia autntica de citao ou intimao judicial, cumprida por
oficial de justia, e entregue pessoa citada ou intimada
CPIA AUTNTICA: Trata-se da produo de um novo
exemplar (integral ou
parcial) de um original, validada por uma autoridade competente (notarial ou
administrativa, investida para tanto).
CORREIO ELETRNICO: Mensagem ou documento enviado por meio eletrnico.
Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de Correio eletrnico
tenha valor documental e possa ser aceita como documento original,
necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na
forma estabelecida em lei.
15
CORRESPONDNCIA: toda espcie de comunicao escrita, que circula nos

rgos ou entidades, exceo dos processos. Classifica-se como interna /
externa, oficial / particular, recebida / expedida.
CORRESPONDNCIA OFICIAL: a espcie formal de comunicao mantida entre
os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para outros
rgos pblicos ou empresas privadas.
CORRESPONDNCIA PARTICULAR: a espcie informal de comunicao
mantida entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas estranhas
Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA EXTERNA: a correspondncia mantida entre os rgos ou
entidades da Administrao Pblica Federal.
CORRESPONDNCIA INTERNA: a correspondncia mantida entre as unidades
do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA RECEBIDA: aquela de origem interna ou externa recebida
pelo protocolo central ou setorial do rgo ou entidade.
CORRESPONDNCIA EXPEDIDA: aquela que enviada interna ou
externamente no mbito da Administrao Pblica Federal.
DESAPENSAO: a separao fsica de processos apensados, quando sua
finalidade for atingida.
DESENTRANHAMENTO DE PEAS: a retirada de peas de um processo, que
poder ocorrer quando houver interesse da Administrao ou a pedido do
interessado.
DESMEMBRAMENTO: a separao de parte da documentao de um ou mais
processos para formao de novo processo; depende de autorizao e
instrues especficas do rgo interessado.
DESPACHO: Ver Folha de Despacho.
DGITO VERIFICADOR (DV): um mecanismo de autenticao utilizado para
verificar a validade e a autenticidade de um valor numrico, evitando fraudes
ou erros de transmisso ou digitao.
DILIGNCIA: o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal,
devolvido ao rgo que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas
apontadas.
DISTRIBUIO: a remessa do processo s unidades que decidiro sobre a
matria nele tratada.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel
16
de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas

de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na
execuo das atividades administrativas e de apoio especializado.
DOCUMENTO OSTENSIVO: So os documentos cujo acesso irrestrito.
DOCUMENTO CONFIDENCIAL: So os documentos cujo teor somente ser
conhecido por servidor autorizado.
DOCUMENTO RESERVADO: So os documentos cujo assunto no deve ser do
conhecimento do pblico em geral.
DOCUMENTO SECRETO: So os que requerem rigorosas medidas de segurana
e cujo teor ou caractersticas devam ser de conhecimento exclusivamente de
servidores diretamente ligados ao seu estudo e manuseio.
DOCUMENTO URGENTE: So os documentos cuja tramitao requer maior
celeridade que a rotineira.
DOSSI: Trata-se de uma unidade documental na qual se renem
informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica.
ENCERRAMENTO: O encerramento do processo ocorre por indeferimento do
pleito; pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos
arbitrados ou dela decorrentes; e, pela expressa desistncia do interessado.
FAX (Fac-Smile): uma modalidade de comunicao adotada no servio
pblico pela Instruo Normativa n 4 (6 de maro de 1992). Deve ser utilizado
para transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de
documentos, de cujo conhecimento h premncia, no desobrigando o
encaminhamento a seu tempo, do documento original. As mensagens e
documentos resultantes de transmisso via fax, no podero se constituir em
peas de processo (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DE DESPACHO: a deciso proferida pela autoridade administrativa no
caso submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel
pretenso solicitado pelo administrador, servidor pblico ou no. Qualquer
solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de
despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho,
a ser includa ao final do processo. (Portaria Normativa. n. 5 - MPOG)
FOLHA DO PROCESSO: So as duas faces de uma pgina do processo.
GESTO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
17
GUIA: No sentido jurdico pode ser passaporte ou salvo-conduto, documento

que permite a uma pessoa ir a determinado lugar. No sentido comercial, um
documento que acompanha a fatura, ou ento aquele que se presta a fazer um
recolhimento, transferncia, remoo, trnsito, pagamento, guia de alfndega,
guia de despacho e assim por diante.
INFORMAO: Em linguagem administrativa, a informao tem, s vezes, o
sentido de parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou
pedido, prestando os esclarecimentos necessrios para que a autoridade d
seu despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou
documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem
como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de
interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou
interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as
organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos
ou interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um
documento a um processo; ou ainda de um documento a outro.
JUNTADA OU ANEXAO: a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais
processo(s)/documento(s), a processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
Pode ocorrer juntada de documento a documento, processo a processo ou
documento a processo.
NUMERAO DE PEAS: a numerao atribuda s partes integrantes do
processo.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: Nmero constitudo de quinze dgitos
mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero
atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem
(Portaria Normativa. n. 3 - MPOG)
PGINA DO PROCESSO: cada uma das fazes de uma folha de papel do
processo.
PARTES: Toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que
provocou o processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes:
autor e ru, requerente e requerido, impetrante e impetrado, agravante e
agravado, recorrente e recorrido, etc.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o
processo.
PROTOCOLO CENTRAL: a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada
dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de
documentos.
18
PROTOCOLO SETORIAL: a unidade localizada junto aos setores especficos

dos rgos ou entidades, encarregada de dar suporte s atividades de
recebimento e expedio de documentos no mbito d rea a qual se vincula;
tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo
informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou
seja, sua tramitao. o documento ou o conjunto de documentos que exige
um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento
de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos
autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade
orgnica, constitudo por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar
juntos.
PROCESSO ACESSRIO: o processo que apresenta matria indispensvel
instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: o processo que, pela natureza de sua matria, poder
exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROCEDNCIA: a pessoa fsica ou jurdica que enviou, ou de onde se originou
o processo ou documento.
RECONSTITUIO DE PROCESSOS: Ocorre quando houver a cincia de
desaparecimento ou extravio de processo.
REGISTRO/CADASTRAMENTO: a reproduo dos dados do documento, feita
em sistema prprio, destinado a controlar a movimentao da correspondncia
e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos
interessados.
RELATRIO: uma descrio de fatos passados, analisados com o objetivo de
orientar o servidor interessado ou o superior imediato para determinada ao.
um documento oficial no qual uma autoridade expe a atividade de uma
repartio, ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nvel superior.
RELGIO DATADOR: utilizado para registrar, em ordem numrico-cronolgica,
os processos formados pelas unidades de protocolo.
SOLICITANTE: a pessoa fsica ou jurdica que intercede em favor do
interessado do processo ou documento.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEAS: uma nota utilizada para
informar sobre a retirada de pea(s) de um processo; pode ser por intermdio
de carimbo especfico.
TERMO DE DESAPENSAO: uma nota utilizada para registrar a separao
fsica de dois ou mais processos apensados; pode ser feito por intermdio de
19
carimbo especfico.
TERMO DE ENCERRAMENTO: uma nota utilizada para registrar o
encerramento do processo; pode ser feito por intermdio de carimbo
especfico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a
juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de
carimbo especfico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEA: uma nota utilizada para registrar a
retirada de folha(s) ou pea(s) ao processo; pode ser feito por intermdio de
carimbo especfico.
TERMO DE RESSALVA: uma nota utilizada para informar que uma pea que foi
retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder
anexao foi constada a ausncia de uma pea; pode ser feito por intermdio
de carimbo especfico.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna
ou externa, atravs de sistema prprio.
TRIAGEM: Consiste na verificao prvia de toda documentao que ser
protocolada e cadastrada.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: Unidade organizacional que tenha, dentre suas
competncias, independentemente de sua denominao e hierarquia, na
estrutura do rgo que integra, a responsabilidade pela autuao/numerao
de processos e/ou documentos.
USURIO: A pessoa que acessa e alimenta o sistema com informaes sobre os
documentos ou processos. H situaes em que o usurio pode tambm ser o
cliente.
UNIDADES ENVOLVIDAS
As unidades envolvidas nas atividades de Protocolo, Expedio e Arquivo da
Advocacia-Geral da Unio so:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo
planejamento, coordenao, orientao e controle das atividades relativas
documentao e informao no mbito dos protocolos e arquivos da
Advocacia-Geral da Unio.
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos
procedimentos arquivsticos - produo, tramitao, uso, avaliao,
arquivamento e destinao final de documentos, alm de gerenciar o sistema
eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o
trabalho desenvolvido.
20
Unidade Protocolizadora Responsvel por:
Receber, registrar e autuar os processos, a correspondncia oficial e os

demais documentos encaminhados AGU;
Classificar e organizar os registros de movimentao de documentos,

processos e correspondncias, mantendo-os atualizados em sistema de dados
prprio - AGUDoc;
Efetuar a expedio externa e interna de documentos, processos,

correspondncias e objetos;
Organizar, executar e controlar os procedimentos relativos

movimentao de malotes entre as unidades da AGU;
Controlar a movimentao de correspondncias, bem como a utilizao

dos cartes de postagem pelas unidades da AGU;
Prestar informaes sobre a movimentao de documentos e processos

que no sejam de natureza
sigilosa;
Fornecer, mediante autorizao superior, certides e cpias de peas de

processo e documentos;
Atender aos pedidos de informaes e pesquisas sobre documentos ou

processos no sigilosos;
Efetuar a juntada (por anexao ou apensao) de documentos ou

processos, bem como a desapensao, solicitadas formalmente por autoridade
competente.
Protocolo Central Unificado Responsvel por atender as unidades da
Advocacia-Geral da Unio instaladas no mesmo edifcio, realizando atividades
operacionais referentes a recebimento, autuao, registro, controle de
movimentao, classificao e organizao, prestao de informaes e
expedio de documentos, processos e correspondncias.
Arquivo Responsvel por:
Receber documentos e processos tramitados para os arquivos corrente,

intermedirio e permanente, bem como as atividades operacionais referentes
ao arquivamento, e desarquivamento;
Acondicionar, armazenar e enderear no sistema AGUDoc os

documentos e processos recebidos;
Zelar pela documentao arquivada, adotando as providncias

necessrias a sua segurana e conservao;
Atender s solicitaes de desarquivamento de processos e documentos;
Aplicar e rever periodicamente a tabela de temporalidade, por meio da

Comisso Permanente de Avaliao de Documentos - CAD, visando
destinao final do acervo documental;
Servio de Apoio Unidades organizacionais que tm, entre suas
competncias, o recebimento, registro, autuao, tramitao e expedio de
documentos e processos no mbito da AGU.
USURIOS E CLIENTES
Clientes so aqueles que utilizam a informao sobre documentos e
21
processos ou que os acompanham, quais sejam: as unidades da AdvocaciaGeral da Unio, as pessoas fsicas ou jurdicas, instituies e outros rgos
externos AGU.
So usurios/operadores do Protocolo e Arquivo aqueles que acessam e
alimentam o sistema AGUDoc com informaes sobre os documentos e
processos e executam diretamente as atividades relativas documentao.
Em algumas situaes, o usurio pode tambm ser o cliente. importante
ressaltar a existncia desses dois perfis, uma vez que as necessidades dos
clientes nem sempre coincidem com as dos usurios. As decises em relao
ao sistema e aos procedimentos devem considerar o pblico a que se
destinam.
22
I1. PROTOCOLO
PROTOCOLO
As atividades que propiciam o funcionamento da AGU e a defesa da Unio so
responsveis pela gerao e movimentao de um grande volume de
documentos e processos. Todas as aes, atendendo aos princpios da
Administrao Pblica, devem estar amparadas em regulamentao. Isso
implica produo de informaes sobre fatos e decises materializados em
suporte documental, por meio fsico ou eletrnico.
O Protocolo responsvel pelo recebimento e distribuio de
correspondncias, documentos e processos, assim como pelo controle do seu
fluxo na instituio. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema
operacional eletrnico, que se tornam possveis a consulta e a localizao de
processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.
De acordo com a Portaria n 42/AGU de 11 de agosto de 1993, os protocolos
devem funcionar nos dias teis, das 8:30 s 19:00, para prestao de servios
e informaes ao pblico, inclusive por telefone, sobre a movimentao de
documentos ou processos, desde que no sejam de natureza sigilosa. O
acesso s dependncias internas vedado a pessoas estranhas aos setores de
protocolo e arquivo.
Em cada rgo ou unidade haver sempre, dentro do horrio normal de
expediente, pelo menos um servidor incumbido de receber correspondncias,
documentos e processos (servio de apoio).
PROTOCOLO PELA INTERNET

So freqentes as entradas de requerimentos e documentos de cunho
administrativo nos setores de protocolo das unidades. Sejam esses pedidos
oriundos de servidores, membros ou pessoas fsicas ou jurdicas estranhas
AGU, as informaes de carter administrativo so de livre acesso aos
interessados.
No site da AGU possvel consultar a tramitao de documentos ou processos
de carter administrativo. O interessado deve entrar no site da AGU:
www.agu.gov.br. Em seguida, clicar na opo "Consulta a Protocolo, digitar o
nome completo do interessado, o cdigo de segurana gerado
automaticamente pelo prprio site e, por fim, clicar em Pesquisar.
Tambm est disponvel a opo para acompanhamento por e-mail. Para isso,
o usurio do site deve fazer um breve cadastro na prpria pgina, que o
habilitar a receber por e-mail informaes sobre o andamento do
requerimento ou documento. O usurio poder solicitar a suspenso do
acompanhamento por e-mail quando no precisar mais receber as informaes
solicitadas.
MACROPROCESSO DO PROTOCOLO
21
Figura 01: Macroprocesso do setor de protocolo

As rotinas do Protocolo se iniciam com a entrada de correspondncias,
documentos e processos destinados s vrias unidades e reas da AGU. Em
seguida, estes so verificados, analisados, registrados, autuados (quando for o
caso) tramitados e expedidos. Ao final desse fluxo, os documentos e processos
estaro de posse das reas de destino, alm das informaes a eles
relacionadas, disponibilizadas para consulta via Sistema AGUDoc e pela
internet. Nesse ltimo caso, o acesso s informaes pelo site da AGU,
somente possvel quando tratarem-se de informaes administrativas (Ver
Protocolo pela Internet, na pgina 21).
SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS DA AGU AGUDOC

As atividades de protocolo so operacionalizadas com o suporte do Sistema
de Controle de Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDoc. Sua
finalidade receber, cadastrar e tramitar toda a documentao recebida ou
expedida no mbito da AGU.
Figura 02: Atividades realizadas no AGUDoc
O AGUDoc est disponvel no Portal de Informaes e Servios da AGU. Todos

os servidores em exerccio na AGU podem utilizar o Sistema para fins de
consulta e pesquisa, inclusive pela internet. No entanto, apenas os usurios e
operadores do Sistema previamente cadastrados podem inserir, alterar ou
excluir dados. A solicitao de habilitao para operar o Sistema feita pelo
Gestor da Unidade, nos perfis previstos no AGUDoc.
22
A gesto do Sistema de responsabilidade da

Coordenao-Geral de Documentao e Informao CGDI.
O servidor titular da CGDI gestor geral do AGUDoc e
responsvel pela especificao do treinamento necessrio
para sua operao, determinao de perfis de acesso,
incluso, bloqueio e excluso de usurios, alm de incluso
de tabelas e dados no Sistema.
Vantagens do Sistema AGUDoc:

Integra as atividades de protocolo e arquivo de todas as
unidades da AGU;
Controla a tramitao de documentos e processos nas
unidades da AGU e seu envio para rgos e pessoas
fsicas e jurdicas externos instituio;
Possui grande capacidade de pesquisa;
Possibilita a recuperao imediata da informao
previamente cadastrada;
Permite a localizao fsica da documentao via
Sistema;
Emite diversos tipos de relatrios;
Propicia o controle de prazos pelos prprios usurios;
Acompanhamento individualizado de Documentos e
Processos;
O recebimento eletrnico leva a economia de papel e
garante a segurana na localizao fsica de
documentos e processos;
Oferece base de treinamento para simulao de
Cada Setor de Protocolo tem um Gestor de Unidade, que um servidor
designado pelo titular de sua Unidade para:
Habilitar e orientar os servidores para operacionalizao do AGUDoc;
Acompanhar as atualizaes e desenvolvimento do AGUDoc;
Efetuar correes necessrias referentes ao cadastramento de

documentos e processos;
Realizar e gerenciar a mudana de lotao de usurios entre setores de

sua Unidade e
Visualizar e gerar relatrios do Sistema.

Mais informaes sobre o sistema AGUDoc podem ser obtidas na pgina
inicial do sistema, pelo cone "Manual do Usurio ou encaminhando
23
questionamentos atravs do cone Fale Conosco.
24
II1. ROTINAS DE
PROTOCOLO
Partindo da ampla perspectiva sobre as atividades de Protocolo, conceituadas

no captulo anterior, passaremos a descrever as rotinas da rea.
As rotinas de protocolo envolvem vrias atividades, desde a entrada de
correspondncia, documentos e processos pelas formas descritas a seguir
passando pelo seu manuseio, tratamento, anlise, insero de dados no
Sistema e envio s unidades da AGU ou externas. Esse captulo trar os
principais conceitos e tarefas envolvidas nas rotinas de protocolo e deve servir
como referncia para a correta realizao do trabalho. Sero tratados os
procedimentos relativos a recebimento, triagem, cadastramento, anlise
documental, conceito de documento e processo, juntadas diversas e
tramitao.
RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIA
Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula entre
entidades pblicas e/ou privadas.
CLASSIFICAO
DA
CORRESPONDNCIA
a. Quanto natureza:
Oficial: Comunicao formal mantida entre os rgos ou entidades da
Administrao Pblica ou destes com outros rgos pblicos ou
empresas privadas.
Particular: Comunicao informal mantida entre autoridades ou
servidores e instituies ou pessoas estranhas Administrao Pblica.
b. Quanto ao mbito de movimentao:
Interna: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU.
Externa: Correspondncia mantida entre as unidades da AGU e outros
rgos da Administrao Pblica, entidades privadas, no
governamentais ou pessoas fsicas.
c. Quanto origem:
Recebida: Aquela de origem interna ou externa recebida pelos Protocolos
Centrais Unificados e unidades protocolizadoras da AGU.
Expedida: Aquela enviada pelas unidades da AGU para destinatrios
internos ou externos.
RECEBIMENTO
No recebimento de correspondncias e documentos dever ser verificado:
Se esto dirigidos autoridade competente;
Se contm assinatura, data, nome e endereo do remetente. Tratando-se

de servidor pblico, deve conter o cargo ou funo, a lotao e a matrcula;
Havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao declarado;
Tratando-se de peties ou requerimentos, se indicam, de modo

expresso, se pedido inicial, de reconsiderao, de recurso, pedido de
certido;
Quando referente a pedido de certido, deve especificar o fim a que se
25
destina e o endereo completo do interessado.

Observao: No ser recebido o
documento que desatenta a qualquer dos
requisitos enumerados anteriormente.
Aquele que indevidamente o for, ser
A seguir, h um modelo
de envelope
padro, que possui todas as informaes
devolvido
ao remetente.
necessrias sua completa identificao quanto origem e destino.
No caso de no localizao do destinatrio, o envelope receber o carimbo
"DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA, devendo ser devolvido ao
remetente.
Figura 03: Modelo padronizado de envelope
importante ressaltar que

documentos oficiais esto destinados ao
cargo do destinatrio e no pessoa
que o ocupa. Portanto, quando um
documento oficial for encaminhado a
um destinatrio que no ocupe mais o
cargo, dever ser aberto para as
providncias cabveis.
Ateno! Toda
documentao que der entrada
no protocolo deve ser
registrada no relgio-datador
antes de sua insero no
Sistema para comprovar o
momento de seu recebimento e
RECIBO
O recibo o documento que comprova entrega e o recebimento de um
documento ou correspondncia. Deve-se identificar o servidor que recebe (pelo
nome e cargo escritos de forma legvel, digitados ou carimbados), a data e
hora e assinar o recibo. Essa forma de recebimento por meio de recibo fsico
- deve ser adotada somente para envio a unidades externas AGU.
Em se tratando de documentos ou processos cadastrados e tramitados no
Sistema AGUDoc, deve-se efetuar o recebimento eletrnico tempestivamente,
ou seja, assim que forem conferidos os documentos ou processos recebidos.
O recebimento eletrnico a nica forma de
garantir com segurana a localizao de
documentos e processos. Por isso, sempre que
receber documentos e processos, deve ser
Ateno! O no
recebimento eletrnico
acarreta a carga de
responsabilidade sobre a
localizao de documentos
e processos para a unidade26
que consta no Sistema e
dificulta sua localizao
dado a baixa no Sistema AGUDoc de forma a possibilitar o seu resgate fsico

quando for preciso.
As correspondncias, documentos e processos ser recebidos no Protocolo de
diversas formas.
FORMAS
DE
RECEBIMENTO
CORRESPONDNCIAS
DE
DOCUMENTOS,
PROCESSOS
a. Guich de Protocolo: Quando as correspondncias, os documentos e

processos so entregues diretamente no balco por pessoal interno ou externo.
b. Malote: Quando os documentos, processos e correspondncias so enviados
ao Protocolo por meio de malotes provenientes do Protocolo Central (Braslia)
ou de outras Unidades da AGU;
c.
Outros servios dos Correios: Quando as correspondncias, os
documentos e processos so recebidos e enviados por meio de sedex, carta,
telegrama, encomenda etc. no guich do Protocolo.
ROTINAS
PARA RECEBIMENTO VIA GUICH DE PROTOCOLO
1.
Recebe os documentos, processos e correspondncias, juntamente com
a Guia de Remessa - para malote; ou com Recibo - para correspondncias e
processos entregues no guich.
2.
Confere os documentos e processos comparando com a descrio
contida na guia de remessa ou recibo.
3.
Verifica se os documentos e processos esto dirigidos autoridade
competente.
4.
Se confere, atesta o recebimento. Caso contrrio, devolve. Ateno no
ato do recebimento. No deixar essa confern cia para depois!
5.
Quando se tratar de recebimento de documentao externa, assina o
recibo e identifica o servidor com carimbo ou nome e matrcula legveis.
6.
Devolve o recibo ao entregador.
7.
Registra no documento a hora do recebimento por meio do relgiodatador.
8.
Encaminha a documentao para triagem.
Para mais detalhes sobre os procedimentos de triagem, consulte o prximo
item deste Manual, nesta pgina.
ROTINAS
PARA RECEBIMENTO VIA MALOTE
A diferena no tratamento da correspondncia e documentao recebida via

malote somente relativa s sacolas de malote. Todos os procedimentos de
triagem e cadastramento so idnticos aps a abertura de envelopes ou do
malote.
1.
Recebe o Malote.
2.
Abre o Malote, retira a Guia de Remessa de Malote (GRM) em duas vias.
3.
Confere a documentao contida no Malote Se correto, atesta o
recebimento.
4.
Se faltar algum documento relacionado, grifa o item e faz a observao
no verso das duas vias da Guia, data, assina e se identifica com carimbo ou
27
nome e matrcula legveis.

5.
Se no foi registrado o documento na Guia, acrescenta nas duas vias da
mesma.
6.
Aps a conferncia e assinada as Guias, arquiva a 1 via e devolve a 2
via para a unidade de origem no Malote.
7.
Encaminha os documentos ao Servio de Triagem.
TRIAGEM
A triagem consiste na verificao prvia de toda documentao que ser
protocolada (j registrada no relgio-datador, conforme orientao anterior),
separada e cadastrada.
ABERTURA
DE DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS
Aps verificao das informaes nos envelopes, verifica-se a possibilidade

de abertura dos mesmos.
Lembre-se que NO podem ser abertos:
Correspondncia particular;
Correspondncia, processo ou documento confidencial;
Correspondncia, processo ou documento de carter licitatrio.
PRAZOS
Verificar os documentos e processos que possuem prazos e so urgentes. Os
documentos e processos de carter urgente tero tratamento preferencial, com
encaminhamento imediato.
No caso de Protocolo Central Unificado PCU, separar os documentos e
processos por Unidade Protocolizadora (NUP).
Por medida de segurana e para fins comprobatrios, os envelopes devem ser
guardados agrupados por data de recebimento e guardados por um perodo de
trinta dias.
ROTINA
DE TRIAGEM DE DOCUMENTOS
1.
Recebida a documentao entregue pelos Correios, verifica se o
envelope pode ser aberto.
2.
Compara a documentao com a Guia dos Correios a ser atestada. Caso
encontre documentao com destinatrio no identificado ou que no pertena
Unidade, ape o carimbo de DEVOLUO DE CORRESPONDNCIA e devolve
aos Correios
3.
Atesta o recebimento na Guia da ECT e devolve.
4.
Se o envelope no pode ser aberto, tira cpia do envelope para recibo e
envia para expedio.
5.
Se pode ser aberto, verifica se est dirigido a autoridade competente, se
contm assinatura e, havendo anexos e apensos, se eles correspondem ao
declarado no documento.
6.
Registra a hora do recebimento no relgio-datador do documento
contido no envelope. A mesma orientao vale para os documentos de
procedncia interna e que so entregues diretamente no guich do Protocolo.
28
7.
Verifica se h documentao urgente.
8.
Se houver documentao urgente, envia imediatamente para
cadastramento e expedio.
9.
No caso de PCU faz a separao por unidade Protocolizadora.
10.
Encaminha os documentos e processos para cadastramento. Aqueles j
cadastrados, encaminha para tramitao e/ou expedio.
11.
Mantm os envelopes por, no mnimo, 30 dias para comprovao do
recebimento, caso necessrio.
CADASTRAMENTO
Aps o recebimento da documentao, independente da forma de entrega,
deve ser feito o registro de seu contedo no Sistema AGUDoc. O
cadastramento consiste na insero dos dados do documento, com o objetivo
de controlar a movimentao de documentos e processos, fornecer dados de
suas caractersticas fundamentais aos interessados e permitir sua localizao
quando necessrio.
O cadastramento primordial para viabilizar todas as aes e decises que
devero ser tomadas a partir das informaes contidas no documento. Por isso,
deve ser feito com ateno de maneira a extrair, de forma clara e precisa, os
elementos necessrios sua identificao inequvoca. Deve ser dada especial
ateno aos documentos recebidos que no contenham NUP, realizando
pesquisa de antec
edentes antes de proceder ao registro no Sistema, para evitar a duplicidade de
informaes e transtornos advindos de tramitaes equivocadas.
NMERO
NICO DE PROCESSO E DOCUMENTO
NUP
De acordo com a Portaria Normativa n 3/2003 do MPOG, deve ser atribuda

numerao nica de processos aos rgos da Presidncia da Repblica,
Ministrios, autarquias e fundaes federais.
O NUP visa integridade do nmero conferido ao documento ou processo,
sendo atribudo aos documentos e processos na unidade protocolizadora de
origem. O NUP constitudo de quinze dgitos, acrescidos mais dois dgitos de
verificao (DV). Todos os documentos e processos recebidos e expedidos pelas
unidades protocolizadoras da AGU devem receber uma numerao.
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 /
0 0 0 0
Quadro:
0 0
1 grupo
2 grupo
3 grupo
4 grupo
Refere-se ao cdigo
numrico atribudo a
cada unidade
protocolizadora;
identifica o rgo de
origem do processo.
Determina o registro
seqencial dos
processos e
documentos
cadastrados.
reiniciado a cada ano.
Indica o ano de
formao do processo
ou documento.
Digito verificador que

garante unicidade ao
nmero gerado.
Estrutura do nmero nico de processo e documento.
29
TABELA
DE UNIDADES
Para utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos

integrantes do Sistema de Servios Gerais (SISG) do Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto MPOG devem obedecer s faixas
numricas de codificao de unidades protocolizadoras definidas pela
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do MPOG. As unidades da
AGU recebero numerao entre as faixas numricas de 00400 a 00599. Para
mais informaes sobre as faixas de NUP das unidades da AGU, ver Anexo.
CADASTRAMENTO
DE UNIDADES
Quando uma nova unidade inicia suas atividades, necessrio atribuir um

cdigo de unidade protocolizadora (cinco dgitos iniciais da NUP). A solicitao
de criao de NUP, bem como a insero da nova unidade no Sistema deve ser
feita formalmente pelo chefe da unidade Coordenao-Geral de Documentao e Informao. A atribuio feita pelo SISG do MPOG.
NUP
EXTERNO
Os processos oriundos de rgos da Administrao Federal Direta, Autarquias

e Fundaes, mantero em seu cadastramento e sua tramitao, o mesmo
nmero recebido no rgo de origem, vedada assim, atribuio de nova
numerao. No caso de retorno de documentos ou processos j cadastrados,
ser atribuda numerao da AGU ao novo documento que encaminha o
documento ou processo (Portaria Normativa n 03/ 2003, do MPOG), fazendo a
referncia a qual documento anterior se refere a resposta ou considerao.
NUP
INTERNO
O NUP gerado pelo Sistema no ato do cadastramento deve ser transcrito na

parte superior direita da primeira folha de cada documento ou pea de
processo, por meio de carimbo ou transcrio manual com letra legvel. Cada
unidade deve providenciar a confeco de carimbo prprio, identificando sua
Unidade. Exemplo de carimbo:
Figura 04: Exemplo de carimbo de NUP

Os espaos reservados para o NUP, data e hora devero ser preenchidos
caneta esferogrfica, com letra legvel
ANLISE DOCUMENTAL
O cadastramento dos documentos e processos no mbito da AGU feito com
base no Assunto e no somente no tipo de documento. Para tanto, antes do
30
cadastramento no Sistema, importante que se extraiam as informaeschave que permitiro sua identificao de maneira inequvoca.
TIPO
DE DOCUMENTO
Os principais tipos de documentos de comunicao na Administrao Pblica

so:
*So considerados tipo de documento somente para a AGU. Se apresentam

como formulrio.
**Deve ser utilizado, excepcionalmente, quando no est identificado em
nenhum dos casos listados.
NMERO
DO DOCUMENTO
Os documentos so identificados por NMERO/ANO/SIGLA do rgo que

expede. Para efeito de identificao do nmero do documento, considera-se a
numerao, ano e sigla Alguns documentos no possuem numerao, devendo
ser identificados como "S/N" (sem nmero).
O documento deve ser cadastrado como veio do rgo de origem, exceto,
quando a sigla vier antes da numerao. O padro NMERO/ANO/SIGLA deve
ser adotado no ato do cadastramento. A sigla antes do nmero tende a
dificultar a filtragem na pesquisa quando for necessrio localizar o documento.
Ateno! No deve ser reproduzido o nome do documento ao fazer
sua descrio em Nmero do Documento, somente os algarismos e/ou
caracteres alfanumricos que o identificam. Para indicar se o documento
ofcio, memorando, parecer, nota jurdica etc., existe uma opo no
Sistema denominada Tipo de Documento.
Por exemplo: Ofcio n 17/2008/CCAF/AGU
Tipo de documento: Ofcio
Reproduzir como Nmero do Documento: 17/2008/CCAF/AGU
31
PROCEDNCIA/ORIGEM
O rgo/unidade que emitiu o documento. A procedncia pode ser
identificada pela sigla que acompanha a numerao do documento
(NUMERAO/ANO/SIGLA), pelo cabealho ou pela assinatura. Pode ter
procedncia interna (unidade da AGU) ou externa (outros rgos).
DATA
DO DOCUMENTO
A data em que o documento foi produzido e assinado. Pode estar localizada

no canto superior direito do documento ou aps o contedo.
DESTINO
Trata-se do rgo ou unidade a que se destina o documento ou processo. O
documento pode ter um destino interno (qualquer unidade da AGU) ou externo
(outros rgos). A identificao do destino pode estar no cabealho ou no
rodap do documento.
INTERESSADO
A pessoa fsica ou jurdica que objeto de anlise do documento ou processo.

de quem se trata o documento ou processo. Segundo a lei 9.784/99:
Art. 9 So legitimados como interessados no
processo administrativo:
I- pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como
titulares de direitos ou interesses individuais, ou no
exerccio do direito de representao;
(...)
III- as organizaes e associaes representativas,
no tocante a direitos e interesses coletivos;
IV- as pessoas ou associaes legalmente
constitudas quanto a direitos ou interesses difusos.
Ateno! O interessado no
, necessariamente, a pessoa
que assina o documento. No
caso de Requerimento, a
procedncia e o interessado
podem ser coincidentes.
ASSUNTO
E o resumo do teor do documento. Deve ser claro e conciso e no

necessariamente reproduzir integralmente todo o texto do documento. Veja o
quadro O certo e o errado na descrio do assunto, na pgina seguinte.
DOCUMENTOS
VINCULADOS
So outros documentos que fazem referncia ao documento analisado. Os

documentos vinculados podem ou no estar juntados ou apensados.
Por exemplo: Expede-se um ofcio de solicitao (A); recebe-se um ofcio em
resposta (B). O oficio de resposta (B) um documento vinculado ao ofcio que o
solicitou (A) e deve ser citado quando do cadastramento de (B).
32
Ateno! O certo e o errado na descrio do assunto:

Linguagem inapropriada:
Errado: Solicito por favor saber onde se encontra o processo de
minha me.
Correto: Solicita informaes sobre processo n
000934.034930/2001-65
Muito sucinto:
Errado: Frias
Correto: Solicitao de frias no perodo 10/01/2001 a
10/02/2002.
Muito extenso:
Errado: Usucapio (proc. n1997.000.003365-9 6 Vara Cvel de
Madureira/RJ em ateno a solicitao contida no oficio
0025/AGU,com data de 11 de maro de 2001 (documento
cadastrado nesta unidade sob o n 00055555555/2001-111)
conforme informao .dos tcnicos desta gerncia ,at a
presente data ,no consta nos arquivos de prprios nacionais
cadastrado para o imvel localizado na Rua Joo n 222 ,
Saudades , neste municpio , RJ e tambm no e formado por
DOCUMENTO
Entende-se por documento toda informao registrada em um suporte
material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova
fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
a. Quanto espcie:
Administrativo: Referente s atividades puramente administrativas;
Judicial: Referente s aes judiciais e extrajudiciais;
Consultivo: Referente ao assessoramento e orientao jurdica. Busca
dirimir dvidas entre pareceres, busca alternativas para evitar a esfera
judicial.
b. Quanto ao grau sigilo: dependendo do teor da documentao, ela
pode receber diferentes classificaes.
DOCUMENTOS
SIGILOSOS
ATENO ESPECIAL
Podemos dizer, de maneira bem simplificada, que na AGU existem duas

grandes rea cuja gesto da informao merece tratamento diferenciado
quanto a seu tratamento e divulgao: questes relacionadas defesa da
Unio e alguns temas relacionados gesto administrativa e de pessoal.
importante saber que existe regulamentao por parte do Governo Federal
para o tratamento de dados e informaes de carter sigiloso. As principais
regulamentaes esto no Decreto n 4.553/2002, que classifica as
informaes de acordo com sua importncia:
33
Reservado: Dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa

comprometer planos, operaes ou objetivos neles previstos;
Confidencial: Dados ou informaes que, no interesse do Poder
Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja
revelao no autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar danos
segurana da sociedade e do Estado;
Secreto: Dados ou informaes referentes a sistemas, instalaes,
projetos, planos ou operaes de interesse nacional, a assuntos
diplomticos e de inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou
instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa
acarretar dano grave segurana da sociedade e do Estado;
Ultra-secreto: Dados ou informaes referentes soberania e
integridade territorial nacionais, a plano ou operaes militares, s
relaes internacionais do Pas, a projetos de pesquisa e desenvolvimento
cientfico e tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas
econmicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano
excepcionalmente grave segurana da sociedade e do Estado.
Quando as informaes j foram classificadas, seu tratamento
relativamente simples. Convm destacar, no entanto, que para o tratamento
de informaes no classificadas determinados padres de conduta so
altamente recomendveis: A AGU trata, na defesa da Unio com informaes
que, se divulgadas, podem comprometer o andamento de processos ou
prejudicar a defesa. Por outro lado, deve-se ter bastante cuidado para no
divulgar informaes que possam comprometer a honra e a imagem de
pessoas envolvidas em processos administrativos (especialmente processo
administrativo disciplinar) ou fornecer informaes sobre procedimentos
administrativos, com nfase queles ligados a processos licitatrios.
Dedicaremos uma seo especial ao tratamento de informaes e
documentos sensveis no final deste Manual.
DOCUMENTO
OSTENSIVO
Documento sem classificao quanto ao grau de sigilo, cujo acesso livre.
CADASTRANDO
UM DOCUMENTO
obrigatrio o cadastro de todos os documentos expedidos e recebidos pelas

unidades da AGU no Sistema AGUDoc.
O Recibo deve ser emitido somente quando o documento estiver sendo
encaminhado para rgos externos s unidades da AGU.
O Sistema AGUDoc tem a opo de recebimento eletrnico e TODOS os
usurios devem dar baixa em suas pendncias para assegurar que os
documentos sejam localizados no momento em que for necessrio. Sempre
que se recebe um documento ou processo fisicamente, deve-se executar o
recebimento eletrnico, que substitui o recibo de papel. Essa a nica forma
de garantir, com segurana, que o Sistema reflita a real localizao de
documentos e processos.
34
Agora que j vimos quais os tipos de documentos e como deve ser seu
tratamento, vamos falar um pouco sobre seu tratamento no Sistema AGUDoc.
Voc ter informaes mais detalhadas sobre as funcionalidades do AGUDoc no
Manual do Sistema.
Instrues de cadastramento no Sistema:
CAMPO
INSTRUES DE CADASTRAMENTO
NUP
- NUP novo: gerado automaticamente pelo Sistema a

partir da Unidade de lotao do usurio.
- Nos protocolos centrais unificados (PCUs), o
cadastrador dever selecionar a unidade
protocolizadora para gerao de NUP novo
correspondente quela unidade.
- NUP externo: para documentos recebidos e que j
foram cadastrados por rgos e entidades externas a
AGU.
- NUP interno anterior ao AGUDOC: para
identificao de documentos antigos, cadastrados em
sistemas anteriores ao AGUDoc.
Ao selecionar estas duas opes anteriores (externo e
anterior ao AGUDoc), o nmero dever ser informado
pelo cadastrador.
CAMPO
35
Documento ou
Processo
Toda documentao deve ser cadastrada como

documento.
Porm, alguns documentos, dependendo do assunto
e prvio acordo entre o Protocolo e a rea
responsvel, devero iniciar como processo.
Tipo de
documento
O tipo de documento dever ser escolhido entre

aqueles apresentados na tabela do Sistema,
conforme orientao no item Anlise Documental
(p. 50)
Em situaes excepcionais, somente quando o tipo
no estiver relacionado na lista oferecida pelo
Sistema, selecionar como DOCUMENTO.
Status do
Documento
No ato da incluso, o documento sempre ser

classificado como principal. O Sistema atribui este
status automaticamente.
Nmero do
documento
O nmero deve ser cadastrado como consta no

documento, sem citar o tipo de documento no
campo Nmero do Documento.
Errado: OFCIO089/2007/AGU
Correto: 089/2007/AGU
- No caso da sigla constar antes da numerao,
deve-se cadastrar na seguinte seqncia:
NUMERAO/ANO/SIGLA.
Exemplo: 725/2007/AGU;
- No caso de cpia, o nmero deve ser cadastrado
incluindo NUMERAO/ANO/SIGLA(COPIA).
Exemplo: 725/2007/AGU(COPIA).
- Quando o documento no possuir numerao,
deve-se inserir: S/N (sem nmero).
Data de
recebimento
ou
expedio
Preenchido automaticamente pelo Sistema.
CAMPO
36
Data do
documento
Deve ser a data que consta no documento, observando

que o ano deve ter quatro dgitos.
Quando o documento no possuir data, deve-se informar
a data de entrada na instituio e fazer a devida
ressalva no campo Observao.
Espcie
Verificar se o documento administrativo, judicial ou

consultivo.
Dependendo da espcie selecionada, o Sistema abrir
campos especficos de cadastramento.
A opo de consulta pela Internet est disponvel
apenas para documentos ou processos administrativos
podem.
Recebido ou
Expedido
- Recebido todo o documento que entra na unidade.

- Expedido todo documento produzido na unidade e
que ser expedido.
Prazo
Sempre que constar no documento ou processo, ou

pedido por meio de despacho, o prazo deve ser inserido
no Sistema.
Deve-se informar a quantidade de dias corridos do
prazo. O Sistema gera automaticamente a data final do
prazo.
Sensvel
Opo do Sistema para cadastramento de documentos e

processos sigilosos. Disponvel somente para usurios
habilitados.
Data de
Validade
Data em que expira a restrio de acesso ao documento

ou processo sigiloso. Deve ser definida pela autoridade
competente. Pode ocorrer em casos cujo assunto no se
requeira mais sigilo. Por exemplo, termos de um edital
de licitao aps a sua concluso.
CAMPO
37
Motivo
Razo que levou classificao do documento como

sensvel.
Autor
Visvel somente para documentos judiciais. Informar

o nome do autor por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.
Ru
Visvel somente para documentos judiciais. Informar

o nome do ru por extenso.
Nos processos judiciais em que a AGU esteja
envolvida, a Unio sempre ser parte, ora como
autora, ora como r.
CPF/CGC
No caso de documentos judiciais, caso haja o

nmero do CPF ou do CGC, expresso no documento,
inform-lo neste campo.
Procedncia
- Interna: De qualquer unidade da AGU.

- Externa: De unidades da Administrao Pblica que
no pertenam AGU.
importante que a procedncia seja especfica do
setor que deu origem ao documento ou processo. A
procedncia pode ser identificada a partir da sigla
na numerao do documento ou pelo cabealho que
geralmente vem acompanhado do braso ou logo do
rgo.
Exemplo: 725/2007/AGU/PSU/MGA.
(numerao)
(sigla)
A procedncia interna da ProcuradoriaSeccional da Maring.
Se necessrio, utilize o campo Complemento para
indicar pessoa ou unidade/setor que remeteu o
documento.
CAMPO
38
Interessado
Aquele de quem trata o documento ou processo.

de extrema importncia nos casos que haja mais
de um interessado, que se cadastre por extenso o
nome de todos os interessados.
- No permitido o uso da expresso E OUTROS.
Quando se tratar de documentos ou processos
judiciais, o interessado ser sempre a parte
contrria Unio.
Importante! A pessoa que assina (procurador,
coordenador, advogado) no ser o Interessado,
exceto em casos de Requerimento.
Quando se tratar de assunto de interesse da
Unidade, como por exemplo, Solicitao de
Suprimento de Fundos, o interessado ser a
Unidade.
Assunto
Para que atinja sua finalidade de ser campo

principal para pesquisa, o assunto deve ser descrito
por duas partes: a primeira parte com descrio
geral e a segunda parte com descrio especfica
(por exemplo: perodo, nmero de fatura, nmero
de ao ou mandado, objeto de ao, objeto de
mandado, entre outros).
a. Os documentos judiciais devem conter as
seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. nmero (inclusive com os pontos, barras e
hfens);
3. objeto (contedo).
Quando for cadastrado o nmero de uma ao ou
processo, importante escrev-lo da maneira como
consta no documento, incluindo os zeros, mesmo
que antes da numerao.
Ex: 0000.15.30.0708-1 (forma correta).
Exemplo:
CAMPO
39
Assunto
b. Os documentos administrativos devem

conter as seguintes informaes:
1. tipo de documento;
2. perodo/objeto a que se refere.
Exemplo:
Deve-se evitar encaminhar um documento

administrativo com vrios assuntos e
interessados diferentes para no dificultar a
busca de informaes. Mais informaes no
item Anlise Documental (p. 50).
Valor
Visvel somente para documentos consultivos.

Informar o valor estimado do processo de
licitao em consulta.
Documentos
vinculados
Sempre antes de iniciar o cadastramento,

deve-se verificar se existe antecedente que
ser o vnculo do documento ou processo.
- Informar somente o NUP do documento
vinculado.
Observao
Informao adicional cujo contedo no

essencial busca, mas ajuda na sua
especificao.
- Avisar sobre desmembramento,
desentranhamento, apensao, volumes, etc.
Destino
CAMPO
Pode ser Interno/Externo/Usurio

- Interno: quando tramitado entre unidades
da AGU;
- Externo: destinado a rgos e entidades
externas;
- Usurio: quando tramitado para um servidor
especfico.
40
Despacho
Prazo
- Despacho o encaminhamento que d andamento

ao processo, sem tomada de deciso definitiva.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente. No obrigatrio.
- Deve ser preenchido quando solicitado pela
autoridade competente ou quando indicado no
documento ou processo.
Ateno! No caso de um documento tratar de mais de um assunto ou

interessado, o mesmo dever ser desmembrado, ou seja, devem-se gerar
tantas cpias quantos forem os assuntos ou interessados constantes do
documento e cadastrar cada cpia com novo NUP (no confundir com "Gerao
de cpia no sistema)
Exemplo:
Memorando para a CGRH encaminhando certido de nascimento, recibo de
identidade funcional e atestado mdico; ou, Memorando para a SGCT com
proposta de procedimento junto ao Supremo Tribunal Federal (STF) em mais de
uma ao.
No campo "Nmero do Documento, deve-se cadastrar o original como nas
instrues e as cpias incluindo NUMERAO/SIGLA(COPIA). Exemplo:
725/2007/AGU(COPIA).
REALIZANDO
PESQUISA DE ANTECEDENTES
Os documentos que ingressam na AGU podem se referir a outros que j

tramitam na instituio. de fundamental importncia, antes do
cadastramento, realizar a pesquisa por assunto, interessado, nmero do
documento etc. para verificar a existncia de tais documentos. Quando for
encontrado antecedente, deve-se realizar o vnculo no campo Documentos
vinculados de forma a fornecer subsdio no tratamento do tema. Esse vnculo
gera uma pesquisa cujo resumo deve ser encaminhado junto com o documento
ou processo ao destinatrio.
Ateno! O cadastrador de documentos ou processos deve
somente encaminhar as informaes que tenham conexo com o
documento ou processo em tratamento, no detendo autonomia
para juntar ou apensar documentos ou processos. Cabe
autoridade competente avaliar a relevncia de vinculao do
documento antecedente ao novo documento ou processo para
proceder sua juntada por anexao ou apensao.
O "Resumo da Pesquisa indica os documentos ou processos que j foram

cadastrados no Sistema: NUP, nmero, tipo, data, assunto, destino e data do
ltimo trmite. O resumo da pesquisa tem por objetivo fornecer informaes
sobre documentos ou processos anteriores que possam oferecer subsdios ou
ter vinculao a assuntos j tratados ou em tratamento na AGU. Para mais
41
informaes, veja como realizar pesquisa de antecedente no Manual do

AGUDoc.
MONTANDO
DOCUMENTOS
O documento, depois de cadastrado, seguir com o Resumo da Pesquisa

(quando existir referncia anterior) e a Papeleta de Encaminhamento. O recibo
deve ser dado de forma eletrnica pelo prprio destinatrio, sem necessidade
de emisso de via em papel. A impresso de recibo deve ser feita SOMENTE
quando o destinatrio for entidade externa AGU.
Acompanham o documento cadastrado:
Deve ser enviada somente junto com documentos cadastrados.
No se usa papeleta para encaminhar processos, que j tm capa
Papeleta de
com os dados de seu contedo.
Encaminhamento
A papeleta indica o contedo do documento de forma clara e
objetiva: NUP, Tipo de Documento, Nmero do Documento,
Interessado, Assunto, Destino, Etc.
Documento
Resumo da
Pesquisa
Recibo
ROTINA
FSICA:
Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada poca ou lugar.
Deve-se anotar o NUP gerado pelo Sistema no canto superior
direito do documento.
Lista outros documentos ou processos que fazem referncia a
assuntos e procedimentos que j esto em tratamento na
Instituio.
Comprova o recebimento de um documento ou processo.
utilizado em verso impressa SOMENTE para envio de
documentos ou processos a entidades externas AGU. Para
unidades da AGU, o recibo eletrnico, diretamente no Sistema
AGUDoc e comprova o recebimento de um documento ou processo.
Na verso impressa, o recibo deve identificar o servidor que
recebe, a data e hora e a assinatura em letra de forma legvel ou
carimbo.
DE CADASTRAMENTO DE DOCUMENTO NO SISTEMA E PREPARAO
1.
Recebe a documentao para registro.
2.
Confere a documentao (documento ou processo).
3.
Analisa o documento.
4.
Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia
etc.
5.
Imprime Resumo da Pesquisa caso se trate de documento.
6.
Abre TELA DE INCLUSO no Sistema.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o documento cadastrado para o setor ou unidade
responsvel.
9.
Imprime Papeleta de Encaminhamento. Observao: No caso de
42
cadastramento de documento o Sistema no permite a impresso de etiqueta.

10.
Carimba o documento no canto superior direito e anota NUP gerada pelo
Sistema ou transcreve manualmente com letra legvel.
11.
Grampeia a Papeleta de Encaminhamento, o Resumo da Pesquisa e
documento.
12.
Encaminha para distribuio (escaninho).
PROCESSO
o conjunto seqencial de aes que tem por objetivo atender uma
solicitao ou emitir uma deciso. Um processo pode receber informaes,
pareceres, anexos e despachos que so tramitados em conjunto, ou seja, os
documentos formam um processo e seguem para tramitao.
AUTUAO
a ao pela qual um documento passa a constituir um processo. Visa dar
forma processual aos documentos que requeiram anlises, informaes e
decises. A autuao de processo ocorrer nos seguintes casos:
Mediante despacho de autoridade competente;
Quando acordado entre o destinatrio e a Unidade Protocolizadora.
No constituiro processo os documentos cujo assunto seja de carter social,
tais como convites para festividades, homenagens, agradecimentos e
comunicaes de posse ou afastamento de cargos, bem como as requisies
de material ou prestao de servios, informaes e outros que, por sua menor
importncia, possam ser atendidos diretamente em suas respectivas reas.
A autuao de documentos classificados como RESERVADO, CONFIDENCIAL,
SECRETO ou ULTRA-SECRETO ser processada somente por servidor com
competncia e designao para tal. A autuao de documentos ou processos
sigilosos ocorrer da mesma forma que os demais, tendo como ressalva a
especificao no campo do Sistema denominado "Sensvel" do grau de sigilo
expresso. Somente o cadastrador habilitado tem acesso a esse campo. O
cadastrador designado da unidade de protocolo central ou setorial, aps a
autuao, deve lacrar o envelope, apondo NUP, o rgo e nome do destinatrio
e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
Para evitar que o teor seja indevidamente acessado, o documento sigiloso
deve ser colocado em dois envelopes. O primeiro (interno) deve conter o grau
de sigilo indicado, o segundo (externo) deve seguir para autoridade
competente ou interessado com os dados completos necessrios ao
encaminhamento e a expresso "Pessoal", para evitar que seja aberto por
terceiros.
As responsabilidades decorrentes da manipulao e divulgao indevida de
informaes de carter sigiloso esto detalhadas no captulo V deste Manual.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original.
No entanto, pode ser feita a autuao utilizando-se uma cpia de documento,
considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e
fazer reconhecimento de firmas. Quando for necessria a autuao a partir de
43
cpia, deve ser solicitada por meio de despacho da autoridade competente.
PARTES
DE UM PROCESSO
Folha de despacho: Pode ser produzida e impressa no prprio Sistema e

destina-se a solicitaes ou informaes inerentes ao processo. Deve ser
includa ao final do processo no momento em que for atendida a
solicitao.
Capa: A capa do processo, na cor branca, conter etiqueta (emitida pelo
Sistema), com identificao do NUP, tipo, nmero, data, procedncia,
interessado e assunto do documento que originou o processo. Tambm
contm as anotaes de encaminhamento descritas na coluna
DISTRIBUIO e os nmeros dos processos juntados, apensados e
volumes no campo ANEXOS. Etiquetas de Urgente e Confidencial sero
apostas, quando for o caso, no canto superior direito, devendo ser
tomadas as providncias necessrias para o atendimento celeridade e
ao sigilo. O modelo e a especificao tcnica para aquisio de capa de
processo esto no Anexo.
Documento que inicia o processo: vedada a retirada da folha ou
pea inicial do processo. As orientaes quanto retirada de outras partes
do processo est na seqncia deste Manual.
Outros documentos que compem o processo: Ao processo so
agrupados informaes, pareceres, anexos, despachos e outros, que
devero ser numerados seqencialmente. No caso em que a pea do
processo tiver um tamanho reduzido como, por exemplo, comprovantes
de pagamento, cartes de embarque, fotos, etc., essa ser colada em
folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao, de modo que
o canto superior direito do documento contenha o referido carimbo.
NUMERAO
DE FOLHAS E DE PEAS
As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras,

devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao no nmero, aposto no
canto superior direito da pgina, recebendo a folha inicial o nmero 01. No
campo do carimbo tambm deve constar a rubrica do servidor que inserir a
folha ao processo.
Ateno! Cuidados com a numerao quando autuar ou tratar processos:
A capa do processo no ser numerada. No item a seguir ser tratado
como proceder nos casos de juntada.
A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou
setorial da unidade correspondente e seguir seqncia numrica pelas
unidades que as adicionarem.
Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no
sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar.
Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao
Pblica Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva
numerao no estiver correta. No havendo falhas, deve prosseguir
com a seqncia numrica existente.
Quando houver pginas e espaos que no contenham informaes,
44
deve-se apor o carimbo EM BRANCO.
Figura 05: Exemplo de carimbo Em branco.
Quando por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo

da numerao de qualquer folha dos autos, inutilizar a numerao
anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia:
Figura 06: Exemplo de correo de numerao.
TRATAMENTO
FSICO DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS
Deve-se dar adequado tratamento fsico aos documentos e processos.

Observar cuidados de higiene e manuseio, fazer furos centralizados, as dobras
necessrias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada.
Evitar uso de grampos metlicos, clipes. Preservar informaes ao apor
elementos, como carimbos, etiquetas, etc. Ao lidar com documentos ou
processos, evitar contato com lquidos ou alimentos.
ROTINA
DE CADASTRAMENTO DE PROCESSO NO
PREPARAO FSICA:
SISTEMA,
AUTUAO E
1.
Recebe o documento para registro.
2.
Confere a documentao (documento ou processo).
3.
Analisa o processo e o documento que o encaminha.
4.
Pesquisa por assunto, interessado, nmero do documento, procedncia
etc.
5.
Imprime Resumo da Pesquisa para o caso de cadastramento de
documento.
6.
Abre TELA DE INCLUSO.
7.
Digita as informaes analisadas.
8.
Tramita no Sistema o processo cadastrado.
9.
Imprime Etiqueta.
10.
Capeia o conjunto de documentos que compe o processo juntado,
colocando colchetes e obedecendo ordem do conjunto documental, conforme
solicitado no despacho. Observao: Para modelo e especificaes sobre capa
de processo, ver Anexo.
11.
Cola a Etiqueta na capa. Observao: Ver modelo de etiqueta de
processo no Anexo.
12.
Identifica na capa a unidade para a qual o processo ser encaminhado.
45
13.
Se houver, anota processos juntados ou apensados ao processo.
14.
Anota o NUP, apondo carimbo no canto superior direito da primeira folha
da pea inicial.
15.
Numera as folhas, apondo o carimbo com o rgo, nmero da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando o processo.
16.
Observao: Conforme orientao
do item Cadastrar documento (p. 37),
no ser impresso recibo para tramitao
interna. O recebimento deve ser feito
eletronicamente a partir da conferncia
fsica dos documentos ou processos
ENCERRAMENTO
E ABERTURA DE VOLUMES
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume. Quando o

processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado, devem ser
abertos novos volumes. Deve-se providenciar nova capa, atualizando o Sistema
com a informao de novo volume 1 Volume, 2 Volume, 3 Volume e assim
por diante. (Portaria Normativa n 05, de 19 de dezembro de 2002, do MPOG).
Por exemplo, um processo contm 180 folhas e precisa receber um
documento contendo 50 folhas. O volume dever ser encerrado, mediante
lavratura de Termo de Encerramento de Volume e aberto outro volume com o
Termo de Abertura para conter as 50 folhas.
ROTINA
DE ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES:
1.
Recebe o processo para encerramento de volume.
2.
Confere a numerao das pginas e faz correes, se necessrio.
3.
No volume a ser encerrado, aps a ltima folha do processo, inclui o
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado, conforme
modelo no Anexo.
4.
Quando houver novo volume a ser aberto, logo aps a capa, inclui o
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME devidamente numerado (obedecendo
seqncia do volume anterior), sem numerar a contracapa do volume anterior
e a capa do novo volume, numerando a partir da primeira folha do novo
volume, conforme modelo no Anexo.
5.
Fazer a indicao do volume na capa do processo (1 VOLUME, 2
VOLUME, 3 Volume e assim por diante).
6.
Registra no Sistema no campo Observao.
7.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documentos (p. 33),
no ser impresso recibo para tramitao interna. O recebimento deve ser feito
eletronicamente a partir da conferncia fsica dos documentos ou processos
recebidos.
JUNTADAS
A juntada de documentos constitui-se no ato de unir fsica e ele-
46
tronicamente em um processo, mediante solicitao formal, originais ou

cpias de documentos, contendo instrues, ato, pareceres, registro de
decises e informaes relevantes para o assunto de que trata o processo.
So formas de juntada:
Juntada de documento a documento;
Juntada de processo a processo;
Juntada de documento a processo.
A juntada ocorrer somente a partir de solicitao formal.
Ateno!
A juntada ser feita somente quando houver dependncia
entre os processos e documentos a serem juntados.
Uma vez feita a juntada por anexao, no ser
possvel desfaz-la.
Caso seja necessrio unir processos ou documentos
ROTINA
DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A DOCUMENTO:
1.
Recebe os documentos a serem juntados e o despacho de solicitao de
juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos.
3.
Agrupa os documentos e suas respectivas Papeletas de Encaminhamento
4.
Agrupa o despacho de solicitao de juntada.
5.
Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A
DOCUMENTO, conforme modelo no Anexo.
6.
No se numera documentos juntados enquanto no for solicitada
formalmente sua autuao.
7.
Registra no Sistema que os documentos foram juntados no campo
Observao.
8.
Tramita o documento principal.
9.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33),
recebidos.
ROTINA
DE JUNTADA POR ANEXAO DE PROCESSO A PROCESSO:
1.
Recebe os processos a serem juntados e o despacho de solicitao de
juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os processos.
3.
Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO,
conforme modelo no Anexo.
4.
Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
47
5.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o processo
secundrio.
6.
Numera o processo secundrio seqencialmente a partir da capa
(inclusive a capa e o Termo de Juntada).
7.
Elimina a contracapa do processo secundrio.
8.
Registra na capa do processo principal o nmero dos processos juntados.
9.
Entra no Sistema com o NUP do processo principal. Registra a juntada no
Sistema clicando no Link Alterao, solicitando Juntar/Apensar.
10.
Tramita o processo principal. Observao: a partir da juntada, somente
tramitar no Sistema o processo principal, uma vez que o secundrio passa a
ser parte dele.
11.
Observao: Conforme orientao do item Cadastrando documento (p. 33),
recebidos.
ROTINA
DE JUNTADA POR ANEXAO DE DOCUMENTO A PROCESSO:
1.
Recebe os processos e documentos a serem juntados e o despacho de
solicitao de juntada.
2.
Analisa a solicitao e verifica os documentos e o processo.
3.
Preenche e imprime o TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A
PROCESSO, conforme modelo no Anexo.
4.
Agrupa o despacho de solicitao e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
5.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, ape o
documento juntado.
6.
Numera as folhas do documento juntado seqencialmente, inclusive a
Papeleta de Encaminhamento e o Termo de Juntada.
7.
Registra na capa do processo principal o NUP do documento juntado.
8.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a juntada do(s)
documentos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando
Juntar/Apensar.
9.
Tramita no Sistema o processo principal.
10.
Observao: Da mesma forma que nas orientaes anteriores, o
recebimento deve ser feito eletronicamente a partir da conferncia fsica dos
documentos ou processos recebidos. No ser impresso recibo para tramitao
interna.
APENSAO
Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais
antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias
semelhantes, com o mesmo interessado ou no.
A apensao ocorrer somente a partir de despacho com solicitao de
autoridade competente.
Ateno! Na apensao, cada processo
mantm sua identidade e independncia de
numerao.
48
ROTINA
DE APENSAO DE PROCESSOS
1.
Recebe os processos a serem apensados e o despacho de solicitao de
apensao.
2.
Analisa a solicitao de apensao e verifica os processos, conforme
modelo do Anexo.
3.
Mantm superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do
processo primrio (principal) capa do secundrio e assim por diante.
4.
Preenche, imprime e agrupa o TERMO DE APENSAO aos processos.
5.
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupa o
despacho de solicitao de apensao e o TERMO DE APENSAO emitido pelo
protocolo.
6.
Anota na parte inferior da capa do processo primrio (principal) os dados
do(s) processo(s) apensado(s).
7.
Mantm a numerao original dos processos apensados. Observao:
No renumerar processos apensados.
8.
Registra a apensao no Sistema.
9.
Tramita no Sistema o processo principal.
10.
Entra no Sistema com o NUP do processo. Registra a apensao dos
processos no Sistema clicando no Link Alterao, solicitando
Juntar/Apensar.
11.
Observao: O recibo deve ser feito eletronicamente pela rea que solicitou
a apensao no ato de sua entrega, ao efetuar a conferncia. Somente ser
emitido recibo fsico para unidades externas AGU. rgos e entidades
externas AGU no podem solicitar apensao de processos.
DESAPENSAO
A razo para a apensao de processos auxiliar a tomada de decises em

processos que j tenham antecedentes e tratem de assuntos similares. Quando
a deciso j foi tomada ou o assunto, tratado, os processos podem ser
separados e voltar a tramitar separadamente (ou serem arquivados).
Desapensao a separao fsica e eletrnica de processos juntados por
apensao. Ao final da deciso ou encerramento do processo, os processos
devero ser desapensados. A desapensao ocorrer mediante despacho de
solicitao da autoridade competente.
ROTINA
DE DESAPENSAO DE PROCESSOS:
1.
Recebe os processos a serem desapensados e o despacho de solicitao
de desapensao.
2.
3.
Separa os processos superpostos.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESAPENSAO disponvel no Anexo
indicando para qual destino esto sendo tramitados cada um dos processos
desapensados.
5.
Ape o TERMO DE DESAPENSAO ao final de cada processo
desapensado.
49
6.
Informa na parte inferior da capa do processo principal a data da
desapensao dos processos, tornando sem efeito a anotao na capa do
processo feito poca da apensao.
7.
Registra no Sistema que os processos foram desapensados no campo
Observao.
8.
Tramita no Sistema os processos.
9.
Observao: O recibo eletrnico deve ser dado pela rea que solicitou a
desapensao ou pela autoridade por ela designada para receber os processos
desapensados. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar
desapensao de processos.
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento a retirada de folhas ou peas do processo. Pode ser
solicitada retirada de folha de processo por mesmo interessado ou assunto no
mesmo documento. No entanto, o desentranhamento ocorre somente
mediante solicitao por despacho da autoridade competente.
O processo que tiver peas retiradas conservar as numeraes originais das

mesmas, permanecendo vago o nmero correspondente ao desentranhamento.
Cpias do Termo de Desentranhamento devem ser colocadas nos locais de
onde foram tiradas as folhas.
Deve-se lavrar, aps o despacho da autoridade competente, o TERMO DE
DESENTRANHAMENTO, conforme modelo do Anexo.
ROTINA
DE DESENTRANHAMENTO:
1.
Recebe o processo que ter folhas ou peas desentranhadas e o
despacho de solicitao de desentranhamento.
2.
Analisa a solicitao de desentranhamento e verifica os documentos.
3.
Retira as folhas ou peas solicitadas.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o
intervalo de folhas/peas retiradas do processo e sua destinao, conforme
modelo do Anexo.
5.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ao final do processo.
6.
Ape o TERMO DE DESENTRANHAMENTO (ou cpia do Termo) no
intervalo em que foram retiradas as folhas/peas.
7.
Mantm-se a numerao original das folhas do processo.
8.
Registra o desentranhamento no Sistema, no campo Observao.
9.
Tramita no Sistema os processos e documentos. Caso as folhas solicitadas no estejam identificadas individualmente, cadastrar no Sistema para
que sua identificao e localizao seja possvel, destacando no campo
50
Observao de que processo desentranhado se tratam as folhas.

10.
Observao: O recibo deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que
se destinam as folhas ou pelas desentranhadas, ou pela pessoa ou rea por ela
designada. rgos e entidades externas AGU no podem solicitar
desentranhamento, somente cpias do processo, mediante solicitao formal e
autorizao da autoridade competente.
DESMEMBRAMENTO
O desmembramento ocorre quando um documento ou processo se refere a

mais de um interessado para a mesma providncia solicitada no ofcio ou
requerimento. a separao de parte da documentao de um processo para
formar outro.
Somente o Setor de Protocolo pode efetuar o desmembramento de processos
ou documentos, podendo faz-lo no ato do cadastramento pela identificao de
que se trata do mesmo pedido para diversos interessados ou em atendimento
a solicitao de autoridade competente.
Nos casos de processos j montados, em que haja separao de pea ou
folhas, deve-se apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo do
Anexo, no local de onde foram retirados os documentos ou peas.
Ateno! O desmembramento de processo
j constitudo ocorre somente mediante despacho
solicitao da autoridade competente.
Quando solicitado no despacho, ser mantida no processo cpia do(s)

documento(s) desmembrado(s) com o carimbo de "Confere com Original". A
cpia no ser numerada, sendo que o processo cujas peas ou folhas foram
desmembradas conservar a sua numerao original, permanecendo vago o
nmero correspondente ao desmembramento.
No novo processo, as peas ou folhas devero ser renumeradas no momento
da autuao.
Quando desmembrada qualquer pea ou folha do processo, esta jamais
poder voltar com o mesmo nmero que recebeu no ato da primeira
numerao. Caso retorne a fazer parte do processo, dever ser colocada no
final do mesmo, com outra numerao.
ROTINA
DE DESMEMBRAMENTO DE PROCESSO CONSTITUDO:
1.
Recebe o processo a ser desmembrado e o despacho de solicitao de
desmembramento.
2.
3.
Retira as folhas ou peas solicitadas.
4.
Preenche e imprime o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme modelo
51
do Anexo, citando o intervalo de peas ou folhas retiradas do processo e o

nmero de processo ao qual se destinam. Observao: Caso seja constitudo
um novo processo, seguir as instrues a partir do item 7.
5.
Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO (ou cpia do Termo) no intervalo
em que foram retiradas as folhas/peas, conservando a numerao original das
folhas do processo.
6.
Ape o TERMO DE DESMEMBRAMENTO ao final do processo para indicar
que h folhas ou peas desmembradas e permitir sua fcil localizao.
7.
Autua o novo processo a ser composto com as peas ou folhas desmembradas ou proceder juntada, caso as peas ou folhas retiradas venham a
compor processo j existente.
8.
Registra o desmembramento no Sistema, no campo Observao.
9.
Registra no Sistema a autuao, caso venha a compor novo processo ou
registra a juntada, caso venha a integrar processo j existente.
10.
Tramita os processos no Sistema.
11.
Encaminha para distribuio (escaninho)
Para os casos de desmembramento de processos a partir do cadastramento
inicial, a unidade de protocolo deve realizar mais de um cadastro para
descriminar os interessados ou diferentes assuntos tratados no documento.
Observao: rgos e entidades externas AGU no podem solicitar
desmembramento. Da mesma forma que as orientaes anteriores, o recibo
deve ser dado eletronicamente pela autoridade a que se destinam os
processos desmembrados, ou pela pessoa ou rea por ela designada.
TRAMITAO
Tramitao a atividade de circular documentos e processos entre unidades
organizacionais internas e/ou externas, para dar conhecimento, bem como
receber informes, respostas e pareceres que subsidiem a tomada de decises.
Ateno! Toda movimentao de
documento ou processo dever ter seu
trmite registrado eletronicamente no
Sistema.
A tramitao inicial de um documento ou processo ser feita pela Unidade

Protocolizadora a partir de despacho, solicitao e encaminhamento, devendo
constar o destinatrio, ou pela matria tratada, que levar unidade
competente para trat-la.
O emitente do despacho num documento ou processo dever indicar com
clareza a unidade destinatria, evitando-se expresses imprecisas,
abreviaturas e siglas que dificultem o encaminhamento e execuo da
solicitao.
Os documentos ou processos de natureza sigilosa, assim considerados
aqueles com carimbo ou etiqueta de confidencial ou reservado, tramitaro em
dois envelopes fechados contendo a indicao clara de sua classificao e
destino.
52
Ateno!
A Seo de protocolo e expedio dever EVITAR:
A reteno do documento por mais de 24 horas;
A tramitao de processo sem as respectivas capas e de documentos

sem a respectiva Papeleta de Encaminhamento;
A autuao de documentos sem a devida solicitao ou acordo prvio

com as reas clientes;
A inutilizao das capas dos processos quando ocorrer juntadas. A capa

deve permanecer (conforme orientao sobre Juntada), sendo inutilizada
somente a contracapa do processo secundrio;.
Receber documentos sem assinatura e identificao dos nomes dos

signatrios, acompanhados das respectivas funes, uma vez que isso
impossibilita a localizao de responsveis por documentos e processos
quando necessrio.
Antes de tramitar, as unidades protocolizadoras devem verificar se todas as
folhas esto devidamente numeradas e rubricadas, sem rasuras e com as
declaraes de juntada, apensao ou desapensao, podendo devolver ao
destinatrio quando for preciso alguma correo. Sendo constatada alguma
irregularidade, a unidade de destino devolver a documentao ao ltimo
remetente, por despacho, comunicando as razes da devoluo e solicitando
as correes pertinentes.
ROTINA
DE TRAMITAO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS:
1.
Recebe o documento ou processo para tramitao e o despacho de
solicitao de encaminhamento.
2.
Verifica a informao de destino no despacho.
3.
Verifica a conformidade fsica do documento ou processo (numerao,
apensos, juntadas, documentos listados).
4.
Verifica se o documento ou processo est registrado no Sistema por
meio da pesquisa de antecedentes.
5.
Se no estiver registrado, procede ao cadastramento.
6.
Registra o trmite no Sistema.
7.
Observao: Sempre que um documento ou processo for recebido,
necessrio que se efetue a baixa na carga de tramitao do Sistema. A
responsabilidade pelo recebimento eletrnico da unidade ou setor a que se
destina o documento ou processo. Somente ser emitido recibo fsico para
documentos e processos encaminhados para unidades externas AGU.
ROTINA
DE RECEBIMENTO ELETRNICO:
1.
Recebe o documento ou processo.
2.
Verifica se o destinatrio do documento ou processo.
3.
Pesquisa o documento ou processo no Sistema para verificar se
realmente o ltimo destinatrio da informao ou verifica a Papeleta de
Encaminhamento que acompanha o documento.
4.
Efetua o recebimento eletrnico. Caso o documento ou processo seja
53
tramitado para outro destino, o recebimento eletrnico efetuado

automaticamente.
54
IV. ROTINAS DE
EXPEDIO
EXPEDIO
Expedio a remessa de correspondncias, documentos e processos aos
rgos, unidades e autoridades a que se destinam, localizados interna ou
externamente AGU.
A AGU tem contrato com os Correios em diversas modalidades de servio, que
deve ser escolhidas, com coerncia e responsabilidade quanto aos custos
envolvidos, de acordo com as caractersticas da encomenda ou volume que se
deseja enviar e a urgncia necessria na entrega.
Esto entre as modalidades de expedio:
a)
Mensageria interna: Entrega de documentos ou processos no mbito
da Unidade.
b)
Mensageria externa: Entrega de documentos ou processos com
destinao externa, que so relacionados e entregues diariamente nos rgos
ou entidades a que se destinam.
c)
Malote: Entrega de documentos ou processos por meio do Servio de
Correspondncia Agrupada, entre o Protocolo Central Unificado de Braslia
(PCU) e as Unidades nos Estados e entre Unidades nas Capitais e suas
seccionais.
d)
Outros servios dos Correios: Entrega de documentos ou processos
por meio de servios prestados pelos Correios (ECT).
MENSAGERIA INTERNA
A distribuio de documentos e processos no mbito das Unidades de
responsabilidade de cada apoio dos setores.
Os documentos e processos a serem expedidos via mensageria interna no
necessitam estar envelopados, apenas encaminhados com a identificao da
unidade, setor ou autoridade a que se destinam.
Ateno! O uso de envelopes para distribuio interna
de documentos e processos no obrigatrio. Recomendase a utilizao de envelopes quando for necessria a guarda
e proteo de documentos e processos.
Ao entregar documentos, processos e correspondncias, o mensageiro deve

solicitar o recebimento eletrnico. O servidor ter um prazo de 72 horas para
confirmar no Sistema o recebimento fsico.
ROTINAS
DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA INTERNA:
1.
Recolhe a documentao interna nos escaninhos destinados
distribuio.
2.
Verifica o destinatrio e a Papeleta de encaminhamento no caso de
tratar-se de documento.
3.
Agrupa os documentos, processos e correspondncias por unidade setor
53
de destino.
4.
Entrega o documento, processo ou correspondncia.
5.
Solicita o recebimento eletrnico ao recebedor e informa que deve ser
feito em at 72 horas.
MENSAGERIA EXTERNA
Os documentos a serem expedidos via mensageria externa necessitam estar
envelopados, e encaminhados com o respectivo recibo para identificao da
unidade, setor ou rgo a que se destinam. No caso de processos, caso sejam
sigilosos devem estar envelopados, seguindo as instrues do item Processo
(p. 42).
Ateno! O uso de envelopes para distribuio de
documentos e processos no obrigatrio. Recomenda-se a
utilizao de envelopes quando for necessria a guarda e
proteo de documentos e processos.
Os documentos, processos e correspondncias recebidos no setor de

expedio dos protocolos at as 9hs sero distribudos pelos mensageiros na
parte da manh. Aps este horrio, sero entregues no perodo da tarde. Os
documentos, processos e correspondncias recebidos aps as 14hs sero
entregues no dia seguinte.
Ao entregar documentos, processos e correspondncias em unidades
externas AGU, o mensageiro deve coletar o recibo assinado com identificao
clara e legvel do recebedor (nome e cargo do servidor digitados ou
manuscritos em letra de forma legvel ou por meio de carimbo).
Os recibos recolhidos diariamente pelo setor de expedio dos protocolos nas
entregas externas devem ser organizados por data e arquivados.
Os Tribunais devem ter prioridade na entrega dos documentos, processos e
peties pelo servio de mensageria.
ROTINAS
DE EXPEDIO VIA MENSAGERIA EXTERNA:
1.
Recolhe a documentao nos escaninhos destinados distribuio
externa.
2.
Verifica o destinatrio e o recibo.
3.
Agrupa as correspondncias, os documentos e processos por
unidade/rgo de destino.
4.
Lista o roteiro de entrega (locais a serem visitados).
5.
Entrega as correspondncias, os documentos e processo ou
correspondncia.
6.
Recolhe assinatura e identificao do recebedor no recibo que
acompanha o documento, processo ou correspondncia.
7.
Se houver documento ou processo do rgo externo para a AGU o
mensageiro deve receb-lo, assinando o recibo a ele apresentado com letra
legvel.
8.
Entrega no Protocolo da AGU os documentos e processos recebidos.
54
9.
10.
Separa os recibos assinados por data.

Arquiva os recibos.
MALOTE
Tal como no servio de mensageria, os documentos e processos a serem
expedidos via malote no necessitam estar envelopados.
Ateno! O uso de envelopes para
expedio de documentos e processos via
malote no obrigatrio. Recomenda-se a
utilizao de envelopes quando for
necessria a guarda e proteo de
Os documentos e processos, ao serem encaminhados para expedio via

Malote, devero informar (no prprio documento ou em lista a parte):
Identificao da unidade/setor e Estado a que se
destina;
Espcie e nmero do documento;
Assunto do documento;
Remetente e destinatrio do documento;
Os documentos, processos e correspondncias a serem expedidos por Malote,
devero ser entregues ao Setor de Expedio at 14hs do dia da coleta, para
que sejam encaminhados no mesmo dia. A coleta de malotes pelos Correios
realizada a partir das 15hs. Os documentos e processos que forem
encaminhados aps este horrio sero expedidos na remessa seguinte.
EXPEDIO
DE MALOTES
O envio dos malotes feito por todas as unidades de expedio (PCU/Braslia

e nas unidades dos Estados) s segundas, quartas e sextas-feiras. O
recebimento de malotes pelo setor de expedio ocorre s segundas, teras e
quintas-feiras.
Os malotes devero ser expedidos SEMPRE, mesmo vazios, evitando-se,
dessa forma, que a troca de malotes sofra soluo de continuidade.
Ateno! Com o objetivo de se
evitar a falta de malote quando do seu
envio, deve-se envi-lo sempre,
mesmo que vazio.
55
GUIA
DE REMESSA DE MALOTE
Na preparao do malote, devem ser impressas e assinadas trs vias da Guia

de Remessa do Malote, listando os documentos e processos a ser enviados. A
primeira via ficar na unidade expedidora.
No ato do envio, dentro do malote devero seguir duas vias devidamente
assinadas, da Guia de Remessa de Malote. Uma das vias da Guia ficar retida
no PCU Braslia e a outra ser devolvida assinada pelo PCU Braslia unidade
expedidora do malote.
No ato do recebimento do malote, o recebedor deve conferir seu contedo
listado na Guia e arquivar a sua via devolvida pelo PCU Braslia para controle e
conferncia.Caso haja alguma inconsistncia na listagem (diferena entre a
lista e o contedo), a ressalva deve ser feita no verso da Guia e devolvida no
prximo malote.
A primeira via emitida na preparao do malote poder ser substituda pela
via assinada e devolvida pelo PCU para evitar acmulo desnecessrio de papel.
A Guia de Remessa de Malote deve listar:

Espcie e nmero dos documentos (NUP);
Assunto dos documentos;
Remetente e destinatrio de cada documento;
Nmero do lacre;
Nmero do malote.
Itens que podem ser expedidos via Malote:
Podem ser enviados por Malote somente os documentos, processos e
pacotes que so possveis de serem acondicionados dentro da sacola
de Malote.
O contedo no malote no pode exceder 10 kg para o malote pequeno
e 30kg para o grande.
Ateno! O contedo no malote
no pode exceder 10 Kg para o malote
pequeno e 30 Kg para o grande.
Caso seja necessrio o envio de objetos que excedam a capacidade do malote,

deve-se utilizar a modalidade encomenda PAC ou Sedex, tomando-se o cuidado
de embalar e identificar devidamente a encomenda para evitar danos ou
extravios.
As unidades emitentes devem informar ao setor de expedio qual a
modalidade de encaminhamento, pelo servio dos Correios, para
correspondncias, documentos ou processos. Caso no seja informado, o
servio de expedio definir qual a modalidade de envio.
56
ROTINA
DE EXPEDIO VIA MALOTE:
1.
Recolhe a documentao interna destinadas ao malote.
2.
Verifica os destinatrios.
3.
Agrupa as correspondncias, os documentos e processos
correspondncias por unidade de destino.
4.
Separa lacre numerado.
5.
Preenche a Guia de Remessa de Malote, informando os documentos e
processos encaminhados, o nmero do lacre, o nmero do malote, imprimindo
trs vias.
6.
Guarda uma das vias para si e coloca duas vias dentro do malote,
juntamente com a documentao a ser expedida.
7.
Inverte o carto de destinatrio, existente na parte externa do malote,
para a correta identificao do destinatrio.
8.
Fecha o malote e lacra.
9.
Agrupa os malotes.
10.
Lista os malotes a serem enviados.
11.
Entrega os malotes aos Correios.
SERVIOS DOS CORREIOS

Todos os servios contratados junto ECT destinam-se, exclusivamente
circulao de documentos e processos de natureza oficial, ficando
expressamente proibida a sua utilizao para remessa de quaisquer
correspondncias ou encomendas de interesse particular.
Os detalhes sobre cada um dos servios dos Correios contemplados pelo
contrato da AGU esto em Anexo no final deste Manual.
CARTO
DE POSTAGEM
A utilizao dos servios contratados dos Correios ocorre mediante

apresentao do Carto de Postagem da Unidade.
O Carto de Postagem deve ser solicitado Coordenao-Geral de
Documentao e Informao, que providenciar sua confeco e registro. A
solicitao deve ser feita pelo chefe da unidade por e-mail para
protocolo.agu@agu.gov.br.
A unidade dever encaminhar mensalmente Coordenao-Geral de
Documentao e Informao (CGDI) os comprovantes de correspondncias
postadas, produtos e servios adicionais solicitados dos Correios at o quinto
dia do ms subseqente. No necessrio o envio de memorando para este
encaminhamento.
TIPOS
DE POSTAGEM
Quando for postar um documento ou processo, a unidade protocolizadora

deve utilizar, preferencialmente, a chancela dos Correios, que facilita a gesto
do contrato pela AGU e agiliza o trabalho de expedio.
57
A seguir, esto listados os principais servios oferecidos pelos Correios AGU:

Chancela
Descrio
Carta
Correspondncia Simples e
Correspondncia Registrada
(at 500 gramas).
rea de cobertura: Todo o Brasil
PAC
Servio de encomenda no-expressa,

para remessa de pacotes de at 30kg.
rea de cobertura: Regio Sul, Sudeste
e Centro-Oeste.
Entrega: Entrega em 3 a 8 dias teis,
de acordo com a regio de postagem e
entrega.
Impress
o
Especial
Utilizado pela Escola da AGU para

envio de impressos.
Chancela
Descrio
Sedex
Servio de encomenda expressa

nacional.
rea de cobertura: Todo o Brasil
Entrega: Carter de urgncia. Entrega
dentro do prprio estado entre 12 a 24
horas e, em outros estados, no mximo
em dois dias.
Sedex10
Servio de encomenda expressa.

rea de cobertura: So Paulo, Rio de
Janeiro, Braslia, Goinia, Salvador,
Porto Alegre, Belo Horizonte, Palmas,
Florianpolis, Curitiba, Mato Grosso do
Sul e Vitria.
Entrega: at as 10hs da manh do dia
til seguinte ao da postagem, se
entregue nos Correios at as 16hs
Sedex
Hoje
Servio de encomenda expressa.

rea de cobertura: Braslia, Goinia,
Aparecida de Goinia, Anpolis, So
Paulo, Barueri, Osasco, Guarulhos,
Santo Andr, So Caetano do Sul e So
Bernardo do Campo.
Entrega: no mesmo dia da postagem,
se entregue nos Correios at as 10hs.
Sedex
Mundi
Servio de remessa expressa

internacional.
rea de cobertura: Principais cidades
do mundo.
Entrega: Prazo garantido (varia de
acordo com o destino).
Quadro: Servios dos Correios.
58
SERVIOS
ADICIONAIS DOS CORREIOS
a. Aviso de Recebimento (AR):

Servio opcional que permite ao remetente comprovar para quem foi
entregue o objeto postado, por meio do preenchimento de formulrio prprio.
Deve ser utilizado para processos judiciais, PAD Processo
Administrativo Disciplinar, suspenso de pagamento e outros casos em
que se necessite ser comprovado o recebimento pelo destinatrio.
O formulrio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante
apresentao do Carto de Postagem da unidade.
O servio faturado de acordo com a demanda.
b. Logstica Reversa:
Servio de remessa, sem nus para o remetente, para entregas
exclusivamente no endereo indicado pela Unidade Solicitante.
O servio deve ser solicitado em agncia dos Correios, mediante
apresentao do Carto de Postagem.
c. Sedex Destinatrio nico:
Servio que habilita um rgo externo AGU, portador de carto de
postagem especfico, a efetuar postagem com destino exclusivo ao endereo
da unidade da AGU solicitante.
Indicado para unidades da AGU que tenham demandas peridicas
relacionadas s instituies do Poder Judicirio (ex: varas, comarcas e
tribunais), em que sua utilizao possa contribuir para a celeridade no
andamento dos trmites processuais e evitar deslocamentos
desnecessrios de Servidores, Procuradores e Advogados.
O nus da postagem de objetos e documentos de rgos do Poder
Judicirio para unidades da AGU ficar a cargo desta.
O Carto de Postagem Sedex Destinatrio nico deve ser solicitado
Coordenao-Geral de Documentao e Informao de acordo com as
instrues do Comunicado CGDI/DRHTI/SGAGU n 143, de 16 de
outubro de 2007, disponvel no Portal de Servios da AGU, que
providenciar sua confeco e registro.
d. Coleta domiciliar:
Servio de coleta de encomendas Sedex, Sedex Hoje,
Sedex 10, Sedex Mundi, PAC e Malotes.
Ateno! Coleta
A coleta s feita mediante solicitao. A
domiciliar, para a AGU,
solicitao de coleta feita na agncia de
significa coleta em
unidades da instituio.
atendimento da unidade, mediante o Carto de
Deve ser utilizada
Postagem ou por telefone agncia de
somente para fins
relacionamento dos Correios.
oficiais.
Os dias e horrios de coleta so acordados entre
unidade solicitante e a agncia dos Correios. Mesmo que no dia de
coleta no haja correspondncias, encomendas ou malotes para
expedio, ser cobrado pelo servio de Coleta Domiciliar. Portanto,
deve-se avaliar com cuidado a real necessidade desse servio.
59
e. Telegrama:
Servio que permite encaminhamento de mensagens urgentes em mbito
nacional e internacional.
A solicitao pode ser feita pela Central de Atendimento dos Correios
(0800-570-0100) mediante o nmero do Carto de Postagem da
unidade ou numa das agncias, mediante o preenchimento de
formulrio especfico e apresentao Carto de Postagem.
Aps a emisso, o telegrama no poder mais ser cancelado, pois sua
transmisso automtica e praticamente instantnea.
f. Produtos postais:
Produtos postais disponibilizados nas Unidades de Atendimento da ECT, tais
como embalagens para Sedex e PAC, selos.
A solicitao dos produtos deve ser feita mediante apresentao do
Carto de Postagem.
ENVELOPES
As correspondncias encaminhadas ao Setor de Expedio a serem enviadas

por correio devem seguir em envelopes padronizados, conforme modelo a
seguir. O envelope que no estiver de acordo com a formatao exigida poder
ser devolvido unidade que o expediu para as devidas correes.
FORMATAO
DOS ENVELOPES
Figura 07: Envelope

Os envelopes das correspondncias oficiais devero seguir a seguinte
padronizao:
a. Na frente do envelope:
No canto superior direito: apor a chancela dos
Correios;
esquerda: nome do destinatrio, cargo ou funo que exerce, nome
do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF, referncia do
documento que est sendo encaminhado no envelope (espcie,
nmero, ano e sigla);
No canto inferior, a lpis: especificar o tipo de postagem (carta simples,
registrada, Sedex, Sedex-10, aviso de recebimento, etc.). de acordo
com as orientaes anteriores.
60
b. No verso:
esquerda: nome do remetente, cargo ou funo que exerce, nome do
rgo ou unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF.
c. Fechamento de envelopes: Os envelopes devem ser lacrados com cola.
No permitido lacrar os envelopes com grampos, clipes, fitas adesivas ou
qualquer outro material que no seja cola.
CORRESPONDNCIAS
DE URGNCIA
As correspondncias, os documentos e processos e correspondncias de

carter urgente, tais como: peties, memoriais, recursos, pedidos de
reconsiderao, pedidos de informaes do Poder Judicirio, citaes, contrafs
e demais pedidos nos quais for assinalado prazo para atendimento devero ser
identificados para que o Setor de Expedio tome as providncias devidas para
priorizao de envio.
As correspondncias de at 500 gramas que no tiverem prazo ou urgncia
especificados sero enviadas pela modalidade Carta.
As correspondncias com mais de 500 gramas sero enviadas pela
modalidade PAC.
Caso uma correspondncia com menos de 500 gramas seja de urgncia e
deva ser enviada pela modalidade Sedex, necessrio que seja especificado
no envelope pela unidade solicitante, no canto inferior direito da parte da
frente do envelope.
RELAO DAS
EXPEDIO
CORRESPONDNCIAS ENCAMINHADAS PARA O SETOR DE
Os envelopes encaminhados pelos setores para o setor de Expedio,

devidamente padronizados, devem ser listados em relao contendo as
Unidade que est expedindo os documentos;
Data da expedio;
Quantidade de documentos expedidos;
Nome e endereo dos respectivos destinatrios;
Campo em branco para identificar a numerao do cdigo de barras
dos Correios pelo Setor de Expedio.
Exemplo de Relatrio de correspondncias:

Relatrio de Correspondncias para Expedio
Unidade: (que est expedindo as correspondncias)
Data: (da expedio)
N
01
02
03
...
Nome do Destinatrio
Endereo do Destinatrio
Cdigo de Barras Correios

(em branco)
(em branco)
(em branco)
(em branco)
Recebido por: __________________ Data: ___________________
61
Uma via da listagem assinada e devolvida ao setor que enviou as

correspondncias. A segunda via arquivada no setor de Expedio e a
terceira via encaminhada para os Correios, que verifica a listagem e a
devolve assinada, caso esteja em ordem.
Antes de enviar documentos ou processos para o setor de expedio, os
setores devero realizar os devidos cadastramento e tramitao no Sistema,
fazendo as observaes necessrias quanto forma de envio, no caso de
malote. A expedio no tem por atribuio verificar no Sistema se a
documentao est cadastrada ou se foi feita a ressalva quanto forma de
envio por malote.
PREPARAO
CORREIOS:
DOS ENVELOPES PELOS SETORES PARA EXPEDIO VIA
1.
O setor que encaminhar documento ou processo a ser expedido dever
verificar ser est cadastrado no Sistema.
2.
Se no, efetuar o registro e preparar a documentao para envio
tomando o cuidado de tramitar eletrnica e fisicamente toda a documentao.
3.
Gera etiqueta do destinatrio (nome do destinatrio, cargo ou funo
que exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo, CEP, Cidade e UF,
referncia do documento que est sendo encaminhado no envelope).
Observao: Caso no seja possvel imprimir etiqueta, os dados devero ser
transcritos no envelope com letra legvel.
4.
Gera etiqueta do remetente (nome do remetente, cargo ou funo que
exerce, nome do rgo/unidade, endereo completo; CEP, Cidade e UF).
5.
Fixa as etiquetas no envelope.
6.
Verifica a urgncia de entrega e escolhe a modalidade de postagem. Em
caso de Sedex, faz anotao, a lpis, no canto inferior direito da frente do
envelope.
7.
Fecha o envelope com cola. Observao: No utilizar grampos, clipes
ou somente fita adesiva.
8.
Preenche Lista de Entrega ou Guia de Postagem, em 3 vias.
9.
Encaminha os envelopes padronizados e as trs vias da Lista de Entrega
ou Guia de Postagem para o setor de Expedio.
10.
Solicita assinatura de recebido em uma via da Lista de Entrega ou Guia
de Postagem.
11.
Arquiva a Lista de Entrega ou Guia de Postagem com assinatura de
recebido.
ROTINAS
DE EXPEDIO VIA
CORREIOS
PELO O SETOR DE
EXPEDIO:
1.
Recebe os envelopes dos setores para expedio e as trs vias da Lista
de Entrega ou Guia de Postagem.
2.
Faz a conferncia das correspondncias listadas com as recebidas
fisicamente.
3.
Assina uma via da Lista de Entrega ou Guia e a devolve.
4.
Verifica a conformidade das etiquetas de destinatrio e remetente.
5.
Verifica o tipo de postagem solicitado.
6.
Pesa a correspondncia.
62
7.
Se tiver at 500 gramas e no estiver especificado o servio de Sedex,
ser postada como Carta Comercial.
8.
Se tiver mais de 500 gramas ser postada como malote. Se a unidade
no tiver servio de malote, usa Encomenda PAC.
9.
Se for encomenda normal de at 30 kg, ser postada como Encomenda
PAC.
10.
Se estiver especificado o servio a ser utilizado, ser postada conforme
solicitado.
11.
Chancela o envelope de acordo com o servio de Correios a ser utilizado.
12.
Preenche a chancela com a sigla do Estado de origem no espao em
branco do envelope ou objeto.
13.
Cadastra a correspondncia, via preenchimento na Lista de Postagem ou
no Sistema dos Correios.
14.
Cola a etiqueta dos Correios, de acordo com a modalidade solicitada.
15.
Anota o peso da correspondncia na etiqueta dos Correios.
Observao: Caso no haja balana o Setor de Expedio, a pesagem ser
feita na agncia dos Correios.
16.
Verifica o destino da correspondncia.
17.
Confere o valor do servio na Tabela de Preo (verifica servio, destino e
peso).
18.
Anota o valor do servio na etiqueta dos Correios.
19.
Verifica a Guia de Postagem ou Lista de Entrega, fixando o canhoto da
etiqueta dos Correios (ou anotando seu nmero) junto do registro da
correspondncia respectiva.
20.
Entrega os envelopes aos Correios junto da Guia de Postagem com o
nmero das etiquetas dos Correios.
21.
Recolhe uma via da Guia de Postagem assinada.
22.
Arquiva as Guias de Postagem.
ORIENTAES SOBRE A UTILIZAO DOS SERVIOS DOS

CORREIOS
O contrato da AGU com os Correios abrange uma extensa gama de servios
possveis de utilizao. A expedio de correspondncias essencial para a
execuo das atividades, tanto judiciais quanto administrativas, da AGU. Dessa
maneira, os servios contratados devem visar a eficcia, porm, sem
negligenciar a preocupao com o menor custo possvel para a instituio.
ESCOLHENDO
O TIPO DE POSTAGEM
Para escolher qual o tipo de postagem a ser utilizado, deve-se relevar fatores
como: prazo de entrega, peso, necessidade de confirmao de recebimento e
custo.
Os documentos que necessitam de confirmao de recebimento devem

ser postados por Sedex, Carta Registrada, Carta Comercial com Aviso de
Recebimento ou outra modalidade que permita o rastreamento ou que seja
acompanhado de AR (aviso de recebimento).
Para documentos urgentes, deve-se escolher a modalidade Sedex,

Sedex-10 ou Sedex Hoje, de acordo com a disponibilidade do servio na regio
e do horrio de postagem.
63
Sedex: postagem at o fechamento da agncia e entrega em at

48h, dependendo da regio de destino.
Sedex-10: postagem at as 16h e entrega garantida at as 10h do
dia seguinte (disponvel apenas para algumas localidades).
Sedex Hoje: postagem at as 11h e entrega garantida para o
mesmo dia (disponvel apenas para algumas localidades).
Para documentos de trmite entre as unidades da AGU que no sejam

de urgncia, sugere-se a utilizao do servio de Malote.
O prazo de entrega varia de acordo com a localidade de emisso e de

entrega:
Entre capitais: dia til seguinte coleta.
Entre principais cidades do mesmo estado: dia til seguinte
coleta.
Das principais cidades de um estado para a capital de outro
estado: 2 dias teis aps a coleta.
Das demais cidades de um estado para outras cidades de outro
estado: 3 dias teis aps a coleta.
As correspondncias com mais de 15kg e sem urgncia devem ser

expedidos como Encomenda PAC.
Ateno! O malote uma modalidade de
expedio segura, de entrega garantida pelos
Correios e de custo menor para a instituio.
Deve-se dar preferncia para seu uso sempre
ENVELOPES
Algumas instrues devem ser seguidas para garantir a integridade dos

documentos expedidos e seu recebimento no destino final:
Os envelopes devem conter identificao legvel do destinatrio e do

remetente.
O contedo do envelope deve estar descrito na etiqueta de

endereamento (por exemplo: Memorando 0055/AGU).
Caso haja documento pequeno ou solto dentro do envelope (por

exemplo: foto, atestado, carto, carteira funcional, etc.), o mesmo deve ser
acondicionado em outro envelope e grampeado ao documento que o
encaminha (memorando, ofcio, etc.) a fim de evitar extravios.
No caso de haver vrios documentos para um mesmo destino, os

mesmos podem ser enviados num nico envelope desde que se atente para
identificar os documentos no envelope, que no ultrapasse o peso limite e que
se agrupe os documentos de maneira a facilitar sua triagem quando da
abertura do
envelope.
Os envelopes devem seguir com a Chancela dos Correios do servio

contratado.
RASTREAMENTO
DE CORRESPONDNCIAS
Alguns servios de postagem como o Sedex, Sedex-10, Sedex Hoje e outros

podem ser rastreados pelo site dos Correios. Para acompanhar o andamento da
entrega, necessrio ter em mos o cdigo do tquete de comprovante de
postagem (composto de 13 dgitos).
64
1.
Acesse o site dos Correios: www.correios.com.br e entre na rea de
Rastreamento / T & T (ver figura 08 e 09).
2.
Digite os 13 dgitos do cdigo do comprovante de postagem.
Figura 08: Acessando

Rastreamento T&T a partir da lista
O que voc est procurando?
Figura 09: Acessando

Rastreamento T&T a partir
inicial do site dos Correios
PESOS
da tela
DIMENSES
Para cada modalidade de postagem h um limite de peso e de dimenses do

pacote a ser expedido. Deve-se estar atento para tais limites pois o excesso
pode acarretar em no entrega da carta ou encomenda.
a) Carta comercial: No podem ultrapassar 500g. Aos objetos com peso
superior a 500g, sero aplicadas as mesmas condies de valor e prestao do
SEDEX.
b) Encomenda PAC e SEDEX:

Caixa ou Pacote:
Limite mximo: A soma resultante do comprimento, largura e altura
no deve superar a 150 cm;
A menor dimenso da face de endereamento no pode ser inferior
65
a 11 cm x 16 cm;
A maior dimenso da caixa ou pacote no deve ser maior que 60
cm.
Altura mnima de 2cm.
Em forma de rolo ou prisma:

Limite mximo: A soma resultante do comprimento mais o dobro do
dimetro no deve superar a 104 cm;
A menor dimenso do comprimento no deve ser inferior a 18 cm;
A maior dimenso do rolo ou em formato de prisma no deve ser
maior que 90 cm.
A dimenso mnima resultante da soma do comprimento mais o
dobro do dimetro no pode ser inferior a 28 cm.
Em forma de envelope: as medidas mnimas no devem ser menores

que 11 cm por 16 cm. A maior dimenso do envelope no pode ser superior a
60 cm.
O limite de peso de 30 kg, tanto para encomenda como para Sedex.
c) Malote: As sacolas de malote so confeccionadas em lona e possuem dois
tamanhos:
Tamanho pequeno: 47cm (altura), 34cm (largura), 14cm (espessura). O
limite mximo de peso de 10kg.
Tamanho grande: 64cm (altura), 34 cm (largura), 18 cm (espessura). O
limite mximo de peso de 30kg.
OBJETOS QUE NO SO TRANSPORTADOS PELOS CORREIOS

Conforme o art. 13 da Lei 6.538/78, os Correios no aceitam e nem entregam:
i.
objeto com peso, dimenses, volume, formato, endereamento,
franqueamento ou acondicionamento em desacordo com as normas
regulamentares ou com as previstas em convenes e acordos internacionais
aprovados pelo Brasil;
ii.
substncia explosiva, deteriorvel, ftida, corrosiva ou facilmente
inflamvel, cujo transporte constitua perigo ou possa danificar outro objeto;
iii.
cocana, pio, morfina, demais estupefacientes e outras substncias de
uso proibido;
iv.
objeto com endereo, dizeres ou desenhos injuriosos, ameaadores,
ofensivos moral ou ainda contrrios ordem pblica ou aos interesses do
Pas;
v.
animal vivo, exceto os admitidos em conveno internacional ratificada
pelo Brasil;
vi.
planta viva;
vii.
animal morto;
viii.
objeto cujas indicaes de endereamento no permitem assegurar a
correta entrega ao destinatrio;
ix.
objetos cuja circulao no Pas, exportao ou importao, estejam
proibidos por ato de autoridade competente.
Alm da relao acima, prevista na Legislao Postal, o Regulamento Interno
dos Correios probe ainda a aceitao de restos mortais humanos, exceto o
transporte de cinzas proveniente de cremao, que pode ser admitido, desde
que devidamente embaladas em recipiente hermeticamente fechado e
66
posteriormente acondicionado em caixa de papelo resistente.
PRINCIPAIS
MOTIVOS PARA ATRASO DE ENTREGA
O atraso de entrega e a impossibilidade de entrega geralmente ocorrem pelos

seguintes motivos, segundo os Correios:
Motivos de fora maior (inundao, incndios, falta de segurana
pblica, fechamento de estradas ou ruas etc);
Reteno do objeto postal para efeito de fiscalizao;
Reteno do objeto postal por autoridades policiais;
Dificuldades de acesso a localidades (transporte irregular ou com baixa
freqncia);
Mau Endereamento (endereamento incompleto ou incorreto do
destinatrio).
Dessa forma, importante que se atente para as orientaes sobre o
preenchimento do endereamento e limites de peso e dimenses de
correspondncias e encomendas.
MAIS
INFORMAES
Mais informaes sobre os servios dos Correios podem ser obtidas em seu
site: www.correios.com.br ou por telefone (0800 570 0100).
67
68
V. SEGURANA DA
INFORMAO
CICLO DOCUMENTAL E SEGURANA DA INFORMAO

O ciclo documental inclui vrias fases e operaes da vida de um documento,
desde sua produo, tramitao, uso, arquivamento e avaliao para
destinao final que, nessa ltima fase, pode conduzir guarda permanente ou
eliminao.
At o momento, falamos sobre os procedimentos de tratamento da
documentao no mbito das unidades da AGU, descrevendo as rotinas de
protocolo, a tramitao e a expedio. Tais rotinas so as fases que antecedem
a ltima etapa da gesto documental o arquivamento e destinao final de
documentos (as quais sero abordadas em material especfico: Manual de
Arquivo).
Documentos e processos contm informaes importantes por tratar do
funcionamento da instituio ou por seu teor representar contedo estratgico.
Alm dos documentos, que fornecem suporte material da informao, para a
informao propriamente dita deve receber cuidados especiais para estar
disponvel no momento oportuno, sempre que necessrio, e s pessoas que
dela necessitarem ou estiverem autorizadas a acess-las.
A disponibilidade de acesso informao governamental para os agentes
pblicos e os cidados est diretamente relacionada ao conjunto de prticas
desenvolvidas pela administrao pblica no decorrer do ciclo informacional. O
conjunto de prticas relativas documentao depende basicamente de trs
fatores:
a)Os procedimentos que compem o processo informacional;
b)Os sistemas que suportam as informaes;
c)As pessoas que operam os sistemas e tm acesso informao.
Figura 10: Fatores que compem o processo informacional
Pensar Segurana da Informao promover a integrao desses trs

componentes, que so indissociveis e complementares. Sem que haja um
alinhamento efetivo entre tais fatores em qualquer fase do ciclo documental no possvel obter segurana da informao.
SEGURANA DA INFORMAO
Quando se pensa Segurana da Informao, logo vem a idia de restrio de
acesso e atribuio de graus de sigilo a documentos e informaes. Todavia, a
Segurana da Informao vai muito alm de medidas de controle de acesso e
68
de classificao de informao.
Ateno! A Segurana da Informao pode ser

definida como o conjunto de medidas, normas e
procedimentos destinados a garantir a
disponibilidade, a integridade, a confidencialidade, a
autenticidade, a irretratabilidade e atualidade da
informao em todo o seu ciclo de vida.
Vamos esclarecer cada um desses conceitos:

I Disponibilidade: garantia de que o contedo da informao estar
disponvel a quem tiver autorizao para uso, sempre que houver
necessidade de acesso;
II - Integridade: garantia de que o contedo original da informao no
foi modificado indevidamente por elemento humano ou qualquer outro
processo no definido;
III Confidencialidade: garantia de que o contedo da informao s
acessvel e interpretvel por quem possui autorizao para tal;
IV Autenticidade: garantia de que o contedo da informao seja
verdadeiro, como tambm a fonte geradora da informao e o seu
destinatrio sejam realmente quem alegam ser;
V Irretratabilidade: garantia de que, num processo de envio e
recebimento de informaes, qualquer participante, originador ou
destinatrio de informao, no possa, em um momento posterior, negar
a respectiva atuao e
VI Atualidade: garantia de que um documento utilizado esteja
realmente relacionado a uma informao ou orientao em vigor.
Isto significa dizer que, para alm das questes de restrio de acesso,
preciso garantir que as pessoas autorizadas ou que tenham direito s
informaes, quando delas necessitarem, consigam obt-las e tenham a
garantia de que elas correspondem realidade. preciso pensar a
disponibilidade de informaes.
Para que se torne possvel assegurar a segurana da informao,
fundamental a integrao de cada um dos componentes do ciclo informacional:
Procedimentos Sistemas - Pessoas.
Neste manual, sero enfatizados o trato documental e a operao dos
sistemas do ponto de vista dos usurios, de maneira a abranger as atribuies
das unidades protocolizadoras e da Coordenao-Geral de Documentao e
Informao.
69
Figura 11: Segurana da informao a partir da integrao dos fatores do ciclo

informacional
PROCEDIMENTOS
E SEGURANA DA INFORMAO
Um dos primeiros passos para garantir a segurana da informao a

uniformizao dos procedimentos relativos ao tratamento informacional. A
divulgao desse manual uma das principais iniciativas da CGDI no sentido
de padronizar os procedimentos documentais, com o objetivo de assegurar que
todos os agentes pblicos da AGU encarregados do trato documental com
acesso ou no ao Sistema de Controle de Documentos da AGU AGUDoc tenham o mesmo entendimento sobre as operaes e realizem-nas da mesma
maneira.
O Manual de Protocolo traz uniformizao conceitual, importante para garantir
que todas as informaes tenham o mesmo significado. Por exemplo, quando
se fala em processo administrativo preciso que todos entendam do que se
trata, quais so seus componentes, quando e o porqu de sua utilizao, alm
dos cuidados relacionados.
Outro caso a ser citado sobre a necessidade de uniformizao conceitual o
70
uso da documentao oficial. Muitas vezes, so registrados no Sistema tipos de

documentos que no correspondem aos verdadeiros, da forma como foram
emitidos. O uso de cada tipo de documento depende do assunto tratado e
da autoridade que o emite. Um ofcio, por exemplo, tem indicao de
utilizao diferente de um memorando ou de um requerimento, sendo
necessrio saber em que situaes so utilizados e reproduzir seus dados
exatamente da forma como foram emitidos. Se houver dvidas sobre utilizao
e forma de documentos oficiais, consulte o Manual de Redao da Presidncia
da Repblica disponvel no site da AGU: www.agu.gov.br ou em
www.planalto.gov.br.
Essas consideraes do uma noo de como adotar procedimentos
uniformes ajuda na construo da segurana da informao. A informao
correta e segura depende da ao conjunta de todos os agentes envolvidos nos
procedimentos de registro, resgate e liberao de informao.
SISTEMAS
E SEGURANA DA INFORMAO
Alm dos procedimentos fsicos relativos a documentos e processos, a

informao, na maioria das vezes, est registrada em sistemas eletrnicos. O
registro em sistemas permite que se tenha acesso aos dados informaes
constantes na documentao, sem necessidade de sua posse fsica.
Os sistemas informatizados tm a grande vantagem de poupar tempo,
material e esforos dos usurios, permitindo o acesso a informaes sem que
seja necessrio guardar cpias fsicas de documentos e possibilitando o acesso
a seus dados essenciais. No entanto, se no momento de registro das
informaes no for dada a devida ateno para extrair dos documentos as
informaes que permitam identificar, de maneira inequvoca, de qual
documento se trata, no possvel obter segurana da informao.
O registro no sistema deve ser feito com extremo cuidado e ateno, pois
dessa insero inicial de dados dependem todas as operaes posteriores que
devero atender demanda constante no documento. Como dito
anteriormente, o cadastro est entre as operaes mais importantes do ciclo
informacional e precisa ser realizado de maneira precisa. Quando o cadastro
se apresenta equivocado, no possvel ou se dificulta o resgate da
informao em momento posterior, podendo se comprometer as aes e
decises necessrias para atender solicitao constante no documento.
O sistema utilizado para registro e controle de documentos na AGU o
AGUDoc, que tem fcil operacionalizao e permite a insero de dados de
maneira bastante flexvel, de forma a atender as diversificadas demandas da
instituio. Essa flexibilidade permite que o usurio registre a informao de
maneira muito consistente, mas exige, em contrapartida, que tenha mais
ateno ao teor da informao inserida. Dela dependero as operaes e
decises posteriores, a confiabilidade das informaes obtidas em pesquisas e
relatrios e a conseqente segurana da informao em todos os seus
71
componentes, conforme dito no incio dessa unidade.

Nas atividades da AGU com suas numerosas unidades e funcionamento
descentralizado, um dos principais desafios, relativo segurana da
informao, a localizao fsica de documentos e processos. Como os
documentos passam por diversos agentes, preciso que toda a
movimentao fsica seja registrada no sistema. Somente dessa forma,
ser possvel assegurar que documentos e processos se encontram realmente
com quem est informado no sistema. O AGUDoc disponibiliza a funcionalidade
de recebimento eletrnico, que precisa de alimentao dos operadores do
sistema para fornecer informaes corretas.
Em termos de segurana da informao, o recebimento eletrnico representa:
a) Disponibilidade: j que aqueles que tm acesso sabero onde e com
quem est o documento ou processo;
b) Integridade: por assegurar que o documento ou processo no foi
movimentado sem que o devido destaque no sistema;
c) Confidencialidade: porque uma vez movimentado fisicamente, caso
haja restrio de acesso, s tiveram acesso s informaes os usurios
realmente autorizados;
d) Autenticidade: o contedo da informao, em consulta ao sistema,
reflete efetivamente quem est ou esteve responsvel pela informao e
aquele a quem foi destinada a providncia;
e) Irretratabilidade: na medida em que possvel identificar quem
realmente recebeu a informao constante no documento ou processo;
f) Atualidade: este talvez seja o maior desafio, garantir que a informao
do Sistema seja aquela que reflete a realidade em vigor sobre a
localizao, o responsvel e a providncia sobre determinado assunto.
Ateno! O recebimento eletrnico
fundamental para garantir a segurana da
informao e depende dos esforos
conjuntos de todos os envolvidos no
tratamento da informao.
ACESSO
A INFORMAO PELA INTERNET
ACESSO
AO
As informaes de cunho administrativo constantes no AGUDoc esto

disponveis para consulta e acompanhamento pela internet. Os interessados
em requerimentos, por exemplo, podem consultar o andamento de processos
administrativos e receber tais informaes por e-mail a partir da pgina da
AGU. No entanto, o acompanhamento quanto aos pedidos s refletir as
efetivas providncias se os usurios do sistema inserirem corretamente as
informaes contidas nos documentos. Dessa forma, o acompanhamento
refletir, com segurana, as reais providncias tomadas pelas reas.
AGUDOC
E SENHAS
O acesso ao AGUDoc permitido a todos os usurios habilitados no Portal da

AGU. A diferena no acesso ocorre pela atribuio de perfis especficos aos
usurios, dependendo de sua atribuio, atividades e lotao.
72
Os perfis so atribudos aos usurios a partir da demanda dos chefes de

unidade de maneira a atender s especificidades de cada rea da instituio.
A autorizao e definio de perfil de acesso ao AGUDoc para colaboradores
que no integram o quadro da AGU como estagirios e terceirizados -
possvel quando esses passam a acessar o Portal de Informaes e Servios da
AGU, de acordo com as regras definidas pela rea responsvel.
A partir da habilitao ao Portal, o acesso ao AGUDoc pode ser obtido com a
solicitao pelo chefe da unidade. O e-mail pode ser enviado pelo prprio Fale
Conosco do Sistema, devendo conter os dados completos do colaborador
(incluindo CPF), sua lotao, definio de perfil e quais as unidades de
trabalho.
Ateno: A senha de acesso a Sistemas
de uso pessoal e intransfervel. Os usurios
que eventualmente compartilharem suas senhas
podero ser responsabilizados pela insero
indevida de informaes.
fundamental que cada usurio tenha a sua senha de acesso, no sendo
permitida a utilizao de senhas por terceiros.
Para evitar a possibilidade de acesso por pessoa no autorizada, os usurios que no
pertencem mais instituio devem ser inabilitados. Assim, sempre que houver
desligamentos de colaborador, o prprio gestor da unidade deve realizar a inativao
do acesso ao Sistema. Essa informao est sob responsabilidade da unidade a que o
colaborador esteve vinculado e deve ser fornecida assim que ocorrer o desligamento.
Em caso de dvidas sobre os procedimentos, entrar em contato com o gestor de
unidade ou com a CGDI.
ELEMENTO HUMANO NA SEGURANA DA INFORMAO
Na segurana da informao, o conjunto procedimentos-sistemas-pessoas tem no

elemento humano seu componente mais delicado. As pessoas envolvidas no
processamento da informao so as responsveis pela insero de dados, extrao de
informaes, definio dos padres informacionais, pelas regras de sistemas alm do
gerenciamento de processos e procedimentos.
Por mais que se automatizem as operaes, no possvel prescindir da participao
dos usurios em diversos momentos do ciclo informacional.
Todos os usurios novos e experientes devem entender o processamento das
informaes para alm da mera insero de dados em sistemas. Devem ser
compreendidos os reflexos dos dados inseridos na informao obtida e as
conseqncias do uso e divulgao indevida de informaes a que tiverem acesso.
Somente assim, independentemente da plataforma utilizada, as mudanas no
ambiente informtico e no padro de uso podero ser mais bem absorvidas sempre
que houver quaisquer alteraes no lay out (visualizao) ou no modo de operao do
sistema.
Em relao documentao, as orientaes a serem seguidas devem ser sempre as
73
emitidas pela CGDI, responsvel pela rea de documentao da AGU. Orientaes

obtidas de outras fontes podem conduzir a erros na insero de dados e dificuldades na
posterior extrao de informaes pelo usurio ou por terceiros.
Caso queira fazer alguma sugesto de melhoria ou necessite tirar alguma

dvida sobre os procedimentos de protocolo, utilize o e-mail:
protocolo.agu@agu.gov.br
Ateno: Este Manual a referncia bsica para
uniformizao conceitual e sobre os procedimentos da
rea documental da AGU. Acompanhe periodicamente as
orientaes da CGDI sobre novos procedimentos
divulgados por e-mail ou pelo prprio AGUDoc.
O momento de insero de dados crucial para garantir a segurana da

informao e tem relao direta com os seguintes componentes:
a) Disponibilidade: se inserida de maneira correta, a informao estar
disponvel, a quem dela necessitar ou tiver autorizao para acess-la,
por meio de consultas ao sistema, sempre que necessrio ;
b) Integridade: quando inserida corretamente, a informao disponvel
no sistema refletir o contedo original do documento;
c) Confidencialidade: como podem existir restries de acesso a
documentos ou processos, os usurios devem estar atentos s
orientaes quanto classificao de informaes;
d) Autenticidade: uma vez que os usurios no compartilham as senhas
de acesso, possvel garantir que aquele que inseriu um dado
realmente aquele apontado pelo sistema;
e) Irretratabilidade: o sistema deve garantir, a partir do usurio
originador de informaes, de quem efetivamente se trata, no sendo
possvel negar a origem dos dados inseridos;
f) Atualidade: sempre que ocorrerem alteraes quanto movimentao
ou acrscimo de documentos a um processo, os usurios devem inserir
tais dados, realizando as devidas vinculaes quanto a assuntos e
interessados relacionados, refletindo a atualidade do tratamento da
informao.
A informao vai alm do registro em suporte documental, devendo ser
tratada com o devido cuidado para no gerar equvocos de tratamento ou
permitir que sejam obtidas por quem no tiver autorizao para acesso. Por
outro lado, a informao deve estar disponvel aos interessados ou a quem
tiver autorizao, sempre que necessrio.
Especial ateno deve ser dada a assuntos que ainda esto em tratamento e
cuja divulgao pode interferir nos resultados esperados.
Nem sempre informaes que requerem reservas quanto divulgao esto
previamente classificadas. Exemplos disso so as providncias e documentos
relativos a um processo licitatrio ou s decises sobre uma sindicncia ou
processo administrativo disciplinar (PAD). No primeiro caso, o edital pode ser
at anulado por suspeita de direcionamento do certame ou vazamento de
informaes. J no caso de sindicncia ou PAD a divulgao de informaes
sobre o processo pode produzir danos morais e materiais ao interessado.
74
Ateno: Aquele que der causa a danos

morais ou patrimoniais pode ser
responsabilizado civil, penal e
administrativamente, de acordo com a
RESPONSABILIDADE PELA INFORMAO

Como demonstrado no tpico anterior, a informao e no s os
documentos - deve ser tratada com cuidado, devendo os usurios ter muita
responsabilidade no trato informacional.
Tendo como premissa que a informao est registrada ou no em
documentos, todos os envolvidos devem tomar alguns cuidados relativos
divulgao, por telefone ou outro meio, do contedo dos procedimentos
relativos a:
Processos judiciais;
Processos licitatrios;
Sindicncia;
Processo administrativo disciplinar (PAD);
Concursos;
Correspondncias pessoais;
Informaes classificadas como sigilosas.

Em caso de dvida sobre procedimentos e divulgao de informaes,
consulte o chefe da unidade, este Manual ou a CGDI.
ALGUNS
CUIDADOS NO TRATAMENTO DA INFORMAO
A seguir, sero listados alguns cuidados com procedimentos das reas de

protocolo e expedio. importante destacar que os itens listados representam
um breve guia e no esgotam todas as providncias necessrias para garantir
a segurana da informao no trato documental.
a) Quanto s correspondncias, em seu recebimento:
verificar a integridade, checando e reportando indcios de violao,

caso existam;
confirmar a autenticidade, a partir do remetente e destinatrio;
garantir a confidencialidade, encaminhando lacradas as

correspondncias identificadas como sigilosas ou de carter pessoal.
Os mesmos cuidados devem ser tomados no envio de correspondncias, tanto
para outras unidades da AGU como para entidades externas.
b) Quanto produo de documentos
garantir a disponibilidade pela correta classificao da informao

como documento ou processo;
assegurar a confidencialidade a partir da classificao da informao,
75
pelos agentes autorizados, atribuindo o grau de sigilo exigido.

c) Quanto reproduo de documentos:
tirar cpias do todo ou partes de documentos, fazendo os devidos

destaques, garantindo a integridade da informao;
a confidencialidade assegurada se somente os agentes autorizados

reproduzirem os documentos classificados como sigilosos;
as folhas e etiquetas que contiverem informaes sobre processos e

documentos devem ser destrudas, impedindo o acesso a informaes por
terceiros no autorizados.
d) Quanto utilizao:
documentos e informaes devem ter a disponibilidade assegurada por

seu correto armazenamento e, ainda, por indicarem corretamente a sua
localizao e atualidade de dados.
e) Quanto ao transporte:
a integridade deve ser garantida tambm no transporte de

correspondncias, documentos e processos tomando-se cuidado para
identificar, envelopar e embalar corretamente os volumes;
a confidencialidade de informao sigilosa pode ser obtida por meio do

uso de dois envelopes, recebendo o externo o termo pessoal, que evita sua
abertura por terceiros.
f) Quanto distribuio:
garantir a disponibilidade, enviando no devido tempo a informao ao(s)

destinatrios;
assegurar a confidencialidade, mantendo lacrados os envelopes e

documentos que requeiram sigilo.
g) Quanto ao armazenamento:
a disponibilidade deve ser possibilitada pelo armazenamento de modo a

permitir a consulta posterior ou pela consulta ao banco de dados que permita a
identificao da localizao do documento ou processo;
a integridade garantida pelos cuidados fsicos com a documentao e

com os equipamentos de informtica;
h) Quanto eliminao:
a eliminao de documentos s permitida aps avaliao da comisso

de avaliao de documentos, garantindo, assim, a disponibilidade e a
integridade de documentos de valor histrico.
CONSIDERAES FINAIS SOBRE SEGURANA DA

INFORMAO
A segurana da informao permeia cada uma das fases do ciclo documental
e envolve todos os agentes responsveis pela produo, movimentao e
guarda de informaes e documentos.
76
Somente com a participao de todos os envolvidos servidores, estagirios,

terceirizados e colaboradores ser possvel garantir a segurana da
informao em todos os seus componentes, conforme explicitado no incio
dessa unidade.
A segurana da informao resultado do trabalho coletivo e dependente da
integrao contnua e permanente de procedimentos-sistemas-pessoas no ciclo
informacional. Somente com a participao e atuao de todos os envolvidos
poder ser obtida. Mais do que definio de regras de conduta e
regulamentao de procedimentos, a segurana da informao deve fazer
parte da cultura de trabalho daqueles que lidam com a informao e as
atividades de governo.
77
SECRETARIA-GERAL
COORDENAO-GERAL DE DOCUMENTAO E INFORMAO
Rotinas de Arquivo
Braslia
2010
1. INTRODUO
CONSIDERAES INICIAIS
A instituio da regulamentao e das recomendaes relativas aos
procedimentos administrativos para as unidades de arquivo consolidadas neste
Manual de Procedimentos de Arquivo tem como fundamentao:
Art 216 da CF
Art 37 da CF
Lei 8.159/91
Lei 9.784/99
Decreto SIGA
Portarias AGU referente gesto documental
Para fins de uniformizao de procedimentos e utilizao deste Manual,

entende-se por unidades da AGU:
a) os rgos de direo superior da AGU;
b) o rgo vinculado AGU, a Procuradoria-Geral Federal;
c) os rgos de execuo da AGU;
d) o rgo de assistncia direta e imediata ao Advogado-Geral da Unio;
e) os rgos auxiliares do Advogado-Geral da Unio;
f) o rgo de assistncia direta e imediata ao substituto do Advogado-Geral da
Unio;
g) a Escola da AGU.
SIGLAS
AGU Advocacia-Geral da Unio
SIGA Subcomisso do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da
Administrao Pblica Federal
CAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
SUBCAD - Subcomisses Permanente de Avaliao de Documentos.
OBJETIVOS
Este Manual foi desenvolvido com o propsito de:
ser fonte de informao para os servidores e colaboradores da

AGU;
ser referncia s atividades desempenhadas pelas unidades de

Arquivo;
ser ferramenta de operacionalizao da Gesto de Documentos da

AGU.
LEGISLAO REFERENCIAL DAS ATIVIDADES DE ARQUIVO

Legislao Federal
79
BRASIL, Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do

Brasil.
BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispe sobre o Regime
Jurdico dos Servidores Pblicos Civis da Unio, das Autarquias e das Fundaes
Pblicas Federias.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o Processo
Administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal.
BRASIL. Lei n 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispe sobre a expedio de
certides para a defesa de direitos e esclarecimentos de situaes.
BRASIL. Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do
disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5o da Constituio Federal e d
outras providncias.
BRASIL. Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Cdigo de tica
Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder Executivo Federal.
BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n
5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos
oficiais, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 3.505, de 13 de junho de 2000. Institui a poltica de
segurana da informao nos rgos e entidades da administrao pblica
federal.
BRASIL. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados.
BRASIL. Decreto n 4.553, de 27 de Dezembro de 2002. Dispe sobre a
salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de
interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao
Pblica Federal, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispe sobre o
Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica
federal, e d outras providncias.
BRASIL. Decreto n. 5.495, de 20 de julho de 2005. Acresce incisos ao art. 7o
do Decreto no 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Poltica de
80
Segurana da Informao nos rgos e entidades da administrao pblica

federal.
Resoluo do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995. Dispe
sobre a necessidade da adoo de planos e ou cdigos de classificao de
documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos
resultantes de suas atividades e funes.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995. Dispe
sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de
acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996.
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos
Dirios Oficiais da Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe
sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos
e entidades integrantes do poder pblico.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de
1996, que dispes sobre o cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo
para a Administrao Pblica: Atividades-meio, a ser adotado como modelo
para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo relativos as Atividades-meio da Administrao Pblica.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Resoluo n 20, de 16 de junho de 2004. Dispe
sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica
de documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos.
Atos do Poder Executivo
Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos
para a utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica
Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais
SISG.
Normativa n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da
Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de
Servios
81
Gerais SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de

Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e
documentos.
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL (Brasil). Instruo normativa conjunta n
04, de 10 de maio de 2000. Disciplina procedimentos e prazos para o
arquivamento de documentos e registro de conformidade.
Atos da Advocacia-Geral da Unio
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 11, de 26 de janeiro
de 2004. Constitui a Subcomisso de Coordenao do Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo - SIGA.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 36, de 18 de maro de 2004.
Institui a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria n 732, de 20 de dezembro de
2004. Dispe sobre a preservao da memria dos documentos produzidos
pela Advocacia-Geral da Unio.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Portaria Conjunta n 001, de 31 de maio
de 2005. Dispe sobre o arquivamento dos mandados de citao, intimao e
notificao recebidos dos tribunais superiores; e dos dossis, notas internas,
pareceres, informaes, notas e demais documentos produzidos pela PGF e
PGU.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (Brasil). Ata da Reunio n 05 da Comisso de
Avaliao de Documentos, de 20 de setembro de 2005. Estabelece que todas
as fotocpias de documentos no autenticadas e no inseridas em dossi ou
processo e procedimento administrativo, devem ser descartados.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL) Circular PGU - 97/013, de 27 de agosto
de 1997. Estabelece maior celeridade no manuseio dos processos, aprimora os
servios e racionaliza a sua conduo e desenvolvimento.
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO (BRASIL). Portaria n 168, de 19 de julho de
2005. Estabelece o para eliminao de dossi administrativo formado para o
acompanhamento de ao direta de inconstitucionalidade ADI.
CONCEITOS E DEFINIES
ACERVO: conjunto de documentos sob custdia de um arquivo.
ACESSO: disponibilidade de consulta a documentos e/ou informaes neles
contidas, varivel em funo de clusulas restritivas.
ACONDICIONAMENTO: ato de embalar ou guardar documentos de forma
apropriada sua preservao e manuseio.
82
ACUMULAO: formaes progressivas, naturais e orgnicas do arquivo.

Reunio de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de
uma instituio ou pessoa.
ANLISE DOCUMENTAL: tem por objetivo dar forma adequada e representar
convenientemente a informao contida no documento, atravs de
procedimentos de transformao, com o propsito de armazenar e possibilitar
a recuperao da dita informao ao futuro interessado, de modo a que este
obtenha o mximo de informao (aspecto quantitativo) com o mximo de
pertinncia (aspecto qualitativo).
ARMAZENAMENTO: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos
prprios em reas que lhes so destinados.
ARQUIVAMENTO: operao que consiste na guarda de documentos nos seus
devidos lugares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um
sistema de ordenao previamente estabelecido.
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos.
ARQUIVO CORRENTE: formado por documentos em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
ARQUIVO INTERMEDIRIO: formado por documentos que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razo de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
ARQUIVO PERMANENTE: formado por documentos de valor histrico, probatrio
e informativo que devem ser definitivamente preservados.
ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento.
ATIVIDADE-FIM (ou FINALSTICA): a atividade que uma instituio leva a efeito
para o desempenho de suas atribuies especficas.
ATIVIDADE-MEIO: a atividade que uma instituio leva a efeito para o
desempenho de atribuies decorrentes das atividades fins. Tem como
caracterstica auxiliar e viabilizar a atividade-fim.
AVALIAO: processo pelo qual se determina o valor arquivstico de um
conjunto de documentos, estabelecendo sua destinao final.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: sucesso de fases por que passam os
documentos, desde o momento em que so criados (produo) at a sua
destinao final (eliminao ou guarda permanente).
83
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: instrumento de

trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para
classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo rgo no
exerccio de suas atividades.
CONSERVAO: conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar
a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao. Ver tambm
preservao.
CONSULTA: ao de examinar ou conhecer um documento. Busca direta ou
indireta de informaes.
DATA DE ACUMULAO: o perodo durante o qual foram reunidos, pelo
produtor, os documentos da unidade de descrio.
DATAS-LIMITES: elemento de identificao cronolgica de uma unidade de
arquivamento, em que se indicam as datas de incio e trmino do perodo
abrangido por um conjunto de documentos.
DATA DE PRODUO: a data em que foram produzidos os documentos de uma
unidade de descrio.
DESPACHO: e a deciso proferida pela autoridade administrativa no caso
submetido sua apreciao, podendo ser favorvel ou desfavorvel
pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico ou no. Qualquer
solicitao ou informao inerente ao processo ser feita por intermdio de
despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho a
ser includa ao final do processo (Portaria Normativa, n 5, MPOG)
DESTINAO: em decorrncia da avaliao, encaminhamento dos documentos
guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou reproduo.
DIGITALIZAO: reproduo por varredura eletrnica e armazenamento em
disco tico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do
documento em terminal de alta resoluo ou sua impresso em papel.
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material, sucetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: aquele produzido e recebido pelo rgo na
DOCUMENTO DE ARQUIVO: aquele criado em decorrncia de atividades
especifica desenvolvido por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma
relao funcional com a fonte geradora.
DOCUMENTO TEXTUAL: documento com registros escritos, em suporte papel,
incluindo os manuscritos, datilografados ou impressos.
84
DOSSI: trata-se de uma unidade documental na qual se renem

informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica.
ELIMINAO: destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados
sem valor para guarda permanente.
ESPCIE DOCUMENTAL: configurao que assume um documento de acordo
com a disposio e a natureza das informaes nele contidas.
GESTO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
GUIA: instrumento de pesquisa que oferece uma viso geral do conjunto de
fundos e colees de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos
ou sries e contendo histrico e/ou biografia das instituies e/ou pessoas
produtoras dos mesmos, datas limite, e a lista dos demais instrumentos de
pesquisa disponveis.
HIGIENIZAO: limpeza a seco utilizando trincha e flanela para a retirada de
impurezas que no compem a obra, tais como: marcadores, grampos, poeira
e outros.
INFORMAO: todo e qualquer elemento referencial contido num documento.
Em linguagem administrativa, a informao tem s vezes, o sentido de
parecer, em que o funcionrio escreve acerca de certo fato ou pedido,
prestando os esclarecimentos necessrios para que a autoridade d seu
despacho ou soluo.
INTERESSADO: a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o processo ou
documento. So legitimados: as pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem
como titulares de direito ou interesses individuais, ou no exerccio do direito de
interpretao; aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou
interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; as
organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses
coletivos; as pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos
ou interesses difusos.
JUNTADA DE PROCESSOS: a unio de um processo a outro, ou de um
documento a um processo; ou ainda de um documento a outro.
METRO LINEAR: unidade de medida de extenso de arquivos.
NMERO NICO DE PROCESSO NUP: nmero constitudo de quinze dgitos
mais dois dgitos de verificao (DV) que visa integridade do nmero
atribudo ao processo e /ou documento, na unidade protocolizadora de origem.
(Portaria Normativa n 3, MPOG)
85
PARTES: toda pessoa que participa de um processo. Pode ser a parte que
provocou o processo ou a parte que se defende. Pode receber vrios nomes:
autor e ru, requerente e requerido, impetrante e impetrado, agravante e
agravado, recorrente e recorrido, etc.
PLANO DE ARQUIVAMENTO: esquema preestabelecido para armazenamento,
ordenao e classificao.
PEAS DE PROCESSO: o documento que, sob diversas formas, integra o
processo.
PRAZO DE RETENO (GUARDA): perodo definido na tabela de temporalidade,
durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo
intermedirio.
PRESERVAO: gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia
da integridade das informaes contidas nos documentos.
PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo
informaes, pareceres, anexos e despachos, segue os canais competentes, ou
seja, sua tramitao. o documento ou o conjunto de documentos que exige
um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por
despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ainda, instrues para pagamento
de despesas; assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos
autorizados a executar tais procedimentos. O processo uma unidade
orgnica, constituda por um ou mais volumes, devendo, portanto, tramitar
juntos.
PROCESSO ACESSRIO: processo que apresenta matria indispensvel
instruo do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matria, poder
exigir a anexao de um ou mais processos como complemento sua deciso.
PROVENINCIA: a instituio ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve
e utilizou documentos no decurso de suas atividades pblicas ou privadas.
RECOLHIMENTO: passagem de documentos do arquivo intermedirio para o
arquivo permanente.
RESTAURAO: medida de recuperao da integridade de documentos, atravs
de tcnicas de interveno direta sobre os mesmos.
SUPORTE: material que serve de base s diferentes formas de registro da
informao. Exemplos: filme, papel, fita magntica, disco etc.
TABELA DE TEMPORALIDADE: instrumento de destinao aprovado pela
autoridade competente que determina prazos de guarda dos documentos e
estabelece critrios para microfilmagem e eliminao.
86
TEORIA DAS TRS IDADES: sistematizao das caractersticas dos arquivos

correntes, intermedirios e permanentes quanto sua gnese, tratamento
documental e utilizao.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudo dos tipos documentais.
TRAMITAO: a movimentao do processo de uma unidade outra, interna
ou externa, atravs de sistema prprio.
TRATAMENTO DOCUMENTAL: conjunto de atividades de classificao e
descrio de documentos.
VIGNCIA: qualidade pela qual permanecem efetivos e vlidos os encargos e
disposio contidos nos documentos.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou
de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da
posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de
modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.
Competncias das unidades na AGU:
Coordenao-Geral de Documentao e Informao Responsvel pelo
planejamento, coordenao, orientao e controle das atividades relativas
documentao e informao no mbito dos protocolos e arquivos da
Cabe CGDI elaborar polticas , normas e padres para a execuo dos
procedimentos arquivsticos - produo, tramitao, so, avaliao,
arquivamento e destinao final de documentos, alm de gerenciar o sistema
eletrnico de controle documentos (AGUDoc), que possibilita e agiliza o
trabalho desenvolvido.
Arquivo Central:
Responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos
arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a centralizao do
armazenamento. Tambm chamado arquivo geral.
Arquivos setoriais
So aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, so,
essencialmente, arquivos correntes. Estaro subordinados tecnicamente ao
arquivo central.
SIGA - Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da
Administrao Pblica Federal
Subcomisso de coordenao SIGA
87
O artigo 8 do Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, determina a

constituio nos Ministrios e nos rgos equivalentes de Subcomisses de
Coordenao do SIGArenam representantes dos rgos seccionais de seu
mbito de atuao com vistas a identificar necessidades e harmonizar as
proposies a serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. O
referido Decreto indica quesubcomisses sero presididas por representante
designado pelo respectivo Ministro de Estado.
Comisso e Subcomisses Permanentes de Avaliao de Documentos
CAD e SUBCADS
Compete Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CAD
elaborar e acompanhar, juntamente com as Subcomisses Permanentes de
Avaliao de Documentos SUBCADs o processo de avaliao de documentos
da AGU e da PGF.
Compete CAD orientar e supervisionar a forma de adoo do Cdigo de
Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinao dos
documentos relativos s atividades-meio e finalsticas da AGU e PGF; e propor
o plano de eliminao de documentos ao Arquivo Nacional para aprovao.
88
I1. ESTRUTURA DE ARQUIVO
ESTRUTURA BSICA NECESSRIA

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o arquivo
necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes
elementos:
recursos humanos;
instalaes fsicas;
recursos materiais.
RECURSOS HUMANOS
A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo deve ser confiada a
pessoal competente e responsvel para executar as operaes de:
seleo de documentos.
registro documentos.
estabelecimento de mtodo de classificao adequado.
organizao documentos.
arquivamento documentos de acordo com o mtodo adotado.
conservao de documentos mantendo o arquivo organizado e
atualizado.
localizao de documentos.
controle de sada de documentos do arquivo.
transferncia e descarte de documentos.
Para desenvolver estas atividades, o servidor deve possuir alguns requisitos
indispensveis, dentre os quais se destacam:
acompanhar todas as atividades e interesses da Instituio e da
sua rea de atuao.
conhecer as principais regras para classificar documentos.
conhecer abreviaturas e siglas pertinentes aos documentos de
arquivo.
possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes)
principais dos documentos.
ser leal e discreto.
ser metdico.
possuir boa memria.
INSTALAO FSICA
O local de funcionamento do arquivo deve atender alguns requisitos que
garantam a integridade e segurana dos documentos. Este deve contemplar
dois ambientes para acomodao do pessoal e dos documentos. Recomendase:
1. Ambiente para os servidores:
89
distribuio de mveis prxima porta de entrada ou entrada

principal;
iluminao mais intensa do que na rea do acervo;
um balco para antendimento, que no permita a entrada de

pessoas alheias ao local do acervo;
mesas que facilitem a separao e a classificao dos documentos

recebidos;
armrios fechados, em ao, para a guarda de documentos.

2. Ambiente para o acervo documental:
iluminao controlada.
controle nos locais de penetrao dos raios solares, para que no

incidam nos documentos, sem aboli-los;
estantes em ao (no recomendvel o uso de equipamentos de

madeira para a guarda de documentos);
revestimento isolante nas paredes, para evitar a umidade;
limpeza peridica no acervo;
umidade relativa entre 45% e 65%;
temperatura em torno de 22C.

Em algumas unidades, h o problema da carncia de espao fsico para o
acervo arquivstico, necessitando de adaptaes de outros espaos.
Adaptaes em locais para funcionamento como arquivos muito comum em
todo o mundo visto que se torna uma soluo mais barata e financeiramente
mais vivel que a construo de um espao novo.
A montagem de arquivos de grande porte ser, necessariamente, no nvel do
solo ou subsolo dos edifcios, evitando assim no comprometer sua estrutura
fsica.
De qualquer maneira, essencial que o espao destinado ao arquivo seja livre
de umidade, de perigo de ruptura de canos, ventilado, com controle da luz
solar e artificial e com instalaes eltricas que no ofeream riscos. Deve-se
verificar previamente se h no terreno riscos de inundaes, deslizamentos ou
infestao de cupins; deve-se evitar condutos de alta tenso, reas de poluio
e de intenso trfego terrestre.
Recomenda-se poucas janelas, materiais de revestimento que permitam a
impermeabilizao, Deve-se evitar o uso de madeira, dando preferncia
pedra, ao tijolo e ao ao, pois esses materiais so mais resistentes ao fogo.
Para as instalaes eltricas, hidrulicas e sanitrias, devem ser tomadas todas
as precaues para evitar riscos de acidentes (incndios, choques, curtoscircuitos, vazamentos, inundaes, penetrao de gua no solo prximo ao
edifcio).
RECURSOS MATERIAIS
90
Os recursos materiais envolvem tanto mobilirio como o material de

expediente para a execuo das atividades de arquivo.
O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de documentos deve
adequar-se freqncia de uso dos mesmos e a facilidade de consulta e
acesso. A escolha tambm deve considerar os formatos e gneros dos
documentos produzidos, visando a economia de espao, que permita uma
arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso,
segura e resistente.
O mobilirio pode ser:
Arquivo de gavetas: dar preferncia aos de ao, com uso de

pastas suspensas.
Estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo:

otimiza a ocupao do espao.
Estantes fixas: dar preferncia s de ao, com espessura da chapa

forte o suficiente par suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e
chapa 24).
Quanto ao material de expediente, alm dos de uso rotineiro por todos os
servios administrativos, faz-se necessrio especificar o material de
armazenamento de documentos.
Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas-arquivo de
tamanho padro (14cm x 27cm x 39cm) produzidas em material inerte ou
alcalino.
Caixa-arquivo de papelo: apesar de mais barata, tem menor

durabilidade (facilidade de ruptura e de deformao), permite o acmulo
de poeira e de difcil limpeza.
Caixa-arquivo de polipropileno (plstico): tem maior

durabilidade, alm da possibilidade de uso de cores na classificao de
documentos. Seu material inerte, ou seja, reage pouco com elementos
externos.
Os demais documentos que excedam ao padro convencional ou que esteja em
outro suporte, devem ser acondicionados em embalagens adequadas s suas
dimenses, desde que sejam de material inerte ou sem acidez.
91
92
II1. ARQUIVO
Para compreender as atividades de Arquivo descritas no Manual, este captulo

ir abordar os principais conceitos referentes a arquivo, documento e gesto
documental. Uma vez que estes conceitos so consolidados e compreendidos,
cada unidade de arquivo poder compreender os mtodos e os sistemas de
organizao de arquivos que se adquam a sua realidade.
CONCEITO
Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma
instituio (rgos pblicos, instituies de carter pblico ou entidades
privadas, ou ainda pessoa fsica) no curso de sua atividade, qualquer que seja
o suporte da informao ou a natureza dos documentos e que foram
preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que
podem oferecer no futuro.
Os conjuntos de atas de reunies, dossis administrativos, relatrios de
atividades, etc, constituem, por exemplo, o arquivo de uma Unidade e devem
refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo
responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos
arquivos sob sua jurisdio.
Ex: Arquivo Central da AGU, Arquivo Funcional da Coordenao-Geral de
Recursos Humanos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
A finalidade do arquivo servir administrao, tendo como instrumento de
apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua
utilizao. Quando o documento no mais servir Administrao, pode ser
selecionado para servir de fonte para a Histria e a memria da instituio.
TIPOS DE ARQUIVO
Baseados nas primeiras definies pode-se dizer que existem vrios tipos de
Arquivos, dependendo dos objetivos e competncias das entidades que os
produzem. Os Arquivos podem ser classificados como:
De acordo com a fonte geradora/mantenedora:
pblico: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo

com o rgo produtor, ou seja, como de mbito federal, estadual ou
municipal;
privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por

pessoas fsicas ou jurdicas, podendo ser institucionais e pessoais.
De acordo com os estgios de arquivamento:
93
corrente: conjunto de documentos vigentes, freqentemente

consultados.
Intermedirio: conjunto de documentos em final de vigncia ou

pouco consultados que ainda servem administrao.
permanente: conjunto de documentos que perderem a vigncia

administrativa, mas que possuem valor histrico, probatrio e
informativo e por isso deve ser preservados permanentemente.
Existem tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes,
fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo
mais completo.
DOCUMENTO
Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Documento de Arquivo aquele criado em decorrncia de atividades
especficas desenvolvidas por instituies ou pessoas, mantendo por isso uma
relao funcional com a fonte geradora.
Documento Administrativo aquele produzido e recebido pelo rgo na
As organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do
conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos
produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e
os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Veremos agora a
classificao dos documentos quanto ao formato, gnero, espcie, tipo e
natureza do assunto.
FORMATO
O formato diz respeito configurao fsica de um suporte de acordo com a
sua natureza e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, fichas, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa, etc.
GNERO
Trata-se da configurao que um documento assunto de acordo com o sistema
de signos (caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de
registro da informao) utilizado na comunicao de seu contedo. Podem ser:
94
Textual: manuscritos, datilografados ou impressos;

Audiovisual filmes, fotografias, microfilmes, discos etc.;
Cartogrfico: plantas, mapas;
Iconogrfico: fotos, gravuras, desenhos;
Filmogrfico ou cinematogrficos: vdeos;
Microgrfico: rolos, jaquetas, microfichas, carto janela etc.;
Sonoro: fitas cassetes;
Informtico: disquetes, discos ticos e outros.
ESPCIE
a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a
natureza das informaes (estruturao da informao) nele contidas.
As espcies documentais mais comuns so as seguintes:
Atos normativos: documentos relativos normatizao das

atividades. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria;
Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem

os assuntos visando fundamentar uma soluo. Ex.: parecer, relatrio,
voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e

ocorrncias. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: os que comprovam assentamentos. Ex.:

certido, atestado, traslado;
Atos de correspondncia: os que objetivam a execuo dos atos

normativos em sentido amplo. Ex.: carta, circular, ofcio, aviso,
memorando, notificao, telegrama, telex, alvar, edital;
Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a

administrao federal, estadual ou municipal parte. Ex.: tratado,
convnio, contrato, termos (transaes, ajuste).
NATUREZA
A natureza se refere ao teor do assunto do documento. Quanto natureza do
assunto, os documentos podem ser:
ostensivos: documentos cuja divulgao no prejudica a

administrao e por isso seu acesso livre.
sigilosos: dados ou informaes cujo conhecimento irrestrito ou

divulgao possa acarretar qualquer risco segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas.
Segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso do meio em que pode
circular, so quatro os graus de sigilo e suas correspondentes categorias (para
95
mais informaes sobre documentos sigilosos, consulte o Manual de

Procedimentos de Protocolo e Expedio, parte 3:
a) ultra-secreto
b) secreto
c) confidencial
d) reservado
Os documentos sigilosos requerem medidas especiais de salvaguarda para sua
custdia e divulgao.
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no
decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de
organicidade.
O conceito de organicidade refere-se s relaes que um documento mantm
com os demais documentos do rgo e que refletem suas funes e atividades.
Os documentos arquivsticos de uma instituio no so individuais; possuem
um conjunto de relaes que devem ser mantidos.
O documento arquivstico apresenta elementos constitutivos suficientes para
servir de prova s atividades exercidas pela instituio. Os elementos
principais so:
a) Intrnsecos ou forma intelectual: Gnero, espcie/tipo, procedncia (entidade
produtora), data (Data crnica), local (Data tpica), local, autor, destinatrio,
texto/contedo/assunto, ao ou ato, remetente, cargo de remetente,
anotaes, assinatura.
b) Extrnsecos ou forma fsica: idioma, cor, letra, selo, quantidade, forma,
formato, logomarca, suporte, anexos.
PROCESSO
Processo uma unidade documental em que se rene oficialmente documento
de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria,
formando um conjunto materialmente indivisvel.
Um processo pode receber informaes, pareceres, anexos e despachos que
so tramitados em conjunto. Deve-se seguir aos procedimentos de juntada de
processos descritos no Manual de Procedimentos de Protocolo e Expedio
parte 3.
O tratamento dispensado aos processos o mesmo dispensado aos
documentos.
96
GESTO DE DOCUMENTOS
No art. 3 da Lei Federal n 8.159/91 considera-se gesto de documentos, o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
A gesto de documentos deve considerar o planejamento, a organizao, o
controle e a coordenao dos recursos humanos, materiais e operacionais
envolvidos com as atividades listadas acima.
A gesto de documentos tem como objetivos:
racionalizar o ciclo documental.
organizar, de modo eficiente, a produo, administrao,
gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos.
formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu
prazo de arquivamento.
assegurar o acesso informao quando e onde se fizer
necessria ao governo e aos cidados.
garantir a preservao e o acesso aos documentos de carter
permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histrica ou
cientfica.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A avaliao consiste na anlise dos documentos de arquivos visando
estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem
atribudos. Os documentos podem ser encaminhados para:
descarte quando no apresentarem servirem administrao;
transferncia para arquivo intermedirio para cumprir prazo de

guar;
recolhimento para guarda permanente.
IDADE DOS ARQUIVOS

Conforme os estgios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam
os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermedirios e
Permanentes.
Cada um desses estgios corresponde a procedimentos tcnicos diferenciados
e, como uma reao em cadeia, o tratamento despendido aos documentos da
idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades
arquivsticas nas idades intermediria e permanente.
a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados
aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que,
97
mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos

produtores em razo da freqncia com que so consultados.
b) Arquivo Intermedirio: tem sob sua guarda documentos originrios do
arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem
administrao que os produziu e aguardam sua destinao final.
c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Esses documentos so inalienveis e imprescritveis. O arquivo
permanente surge aps a realizao da avaliao dos documentos e tem
um tratamento tcnico diferenciado para os documentos, bem como
condies de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos
totalmente aberta ao pblico, no podendo haver restrio de acesso ao
documento de valor permanente.
98
IV. METODOLOGIA DE
ORGANIZAO
PLANO DE CLASSIFICAO
A classificao de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e
identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a
qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um cdigo.
A classificao feita a partir do Cdigo de Classificao que o esquema
elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise
do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em
classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos.
CDIGO DE CLASSIFICAO
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de
trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou
recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A
classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao,
transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida.
A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao.
No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos
documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs
de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para
o particular.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio, foi elaborado pelo CONARQ e publicado na Resoluo
n 14. Adotou-se o sistema decimal de classificao por assuntos, que consiste
em um cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez
subclasses e assim sucessivamente. O Cdigo aborda duas classes comuns a
todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO
GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s
atividades-fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos
respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio
arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
99
V. ROTINAS DE
ARQUIVAMENTO
Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossis e mveis

correspondentes, os funcionrios do arquivo devero obedecer a uma
seqncia de etapas:
VERIFICAO PRVIA
Consiste na verificao de cada documento / processo quanto ao seu motivo:
a) para arquivamento;
b) para solicitar informao;
c) para verificar a existncia de antecedentes, ser anexado a outro etc.;
importante que o funcionrio verifique se os documentos possuem
autorizao para serem arquivados (Despacho) e se a ao nele contida j foi
cumprida e encerrada, verificando-se o ltimo despacho.
Nesta etapa tambm ser examinado se os documentos possuem anexos e se
esses esto no documento.
Aqueles que se encontrarem irregulares devero retornar ao setor de origem,
ou se for do seu conhecimento complet-lo.
RECEBIMENTO
o ato inicial de recepo de documentos e processos nos Arquivos.
Rotinas correspondentes ao recebimento para arquivamento:
1. Recebe os documentos e processos a serem arquivados atravs da Guia de
Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade.
2. Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, abre as
caixas e os retira.
3. Confere a Guia de Transferncia de Documentos ou despacho da autoridade
comparando com os documentos/processos relacionados.
4. Se conferir, atesta o recebimento (nas duas vias), devolve uma das vias e
arquiva a outra. Se houve erro na Guia ou despacho, faz observao corrigindo
ou devolve, se necessrio para a unidade emitente.
CLASSIFICAO
Os responsveis pela aplicao do Cdigo de Classificao nos setores devem
ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e
desarquivamento dos documentos. Caso os documentos ainda no estejam
classificados, a Subcomisso de Avaliao de Documentos dever proceder
classificao.
A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as
seguintes operaes:
a) Estudo: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob
que assunto dever ser classificado.
101
b) Codificao: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao

assunto de que trata o documento.
O critrio classificador deve ser o contedo do documento, ou seja, o assunto,
possibilitando agrupar espcies documentais (ofcio, memorando, recibo, etc.)
que tratam do mesmo assunto em um dossi, processo ou pasta.
O Cdigo de Classificao deve ser aposto na extremidade superior direita da
primeira pgina do documento preenchido a lpis, pois a classificao pode ser
revista no momento da avaliao para destinao final.
Procedimentos:
1. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de
acordo com seu contedo;
2. Separar os documentos por assunto (ex: ofcio, ficha de inscrio, lista de
freqncia, cadastro de instrutor, processo, etc.);
3. Classificar: buscar no Cdigo de Classificao dos Documentos o cdigo
correspondente ao grupo de assunto a que pertence;
3. Anotar o cdigo a lpis no canto superior direito do documento; exemplo:
0-2-5 Treinamento
OBS: Quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes devero
receber o cdigo correspondente ao documento.
ORDENAO
A ordenao consiste na reunio dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenao tempo por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando
a possibilidade de erros. Alm disso, estando ordenados adequadamente ser
possvel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo
assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos documentos. Os
mtodos bsicos so:
ordenao alfabtica: disposio dos documentos ou pastas de

acordo com a seqncia das letras do alfabeto. Pode ser classificada em
enciclopdico e dicionrio quando se trata de assuntos;
ordenao cronolgica: disposio dos documentos ou pastas de

acordo com a sucesso temporal;
ordenao geogrfica: disposio de acordo com as unidades

territoriais (pases, estados, municpios, distritos, bairros e outras);
ordenao temtica: disposio de acordo com temas ou

assuntos;
ordenao numrica: disposio de acordo com a seqncia

numrica atribuda aos documentos. Depende de um ndice auxiliar para
busca de dados.
102
ARQUIVAMENTO
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes, o
documento dever ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, aps
receber despacho final.
O arquivamento a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo
com a classificao dada. Nesta etapa toda a ateno necessria, pois um
documento arquivado erroneamente poder ficar perdido quando solicitado
posteriormente.
A forma mais recomendada para arquivamento a utilizao de miolos, que
so pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa
ou caixas-arquivo, como um encarte. Auxilia a classificao, separando os
documentos segundo o melhor mtodo de arquivamento (numrico,
cronolgico, alfabtico, etc.).
O documento ficar arquivado na unidade at que cumpra o prazo para
transferncia ao Arquivo Central ou sua eliminao.
As operaes para arquivamento so:
1. Ler o ltimo despacho, verificando se o documento destina-se ao
arquivamento;
2. Se o documento no estiver classificado, atribuir um cdigo conforme o
assunto;
3. Ordenar os documentos na ordem seqencial indicada no Cdigo de
classificao;
4. Ao arquivar o documento na pasta, verificar a existncia de antecedentes na
mesma pasta e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por
conseqncia, o mesmo cdigo;
5. Arquivar as pastas na seqncia dos cdigos atribudos (a ordem so os
cdigos, a NUP ou cronolgica?) usar uma pasta para cada cdigo, evitando a
classificao "diversos";
6. Ordenar os documentos que no possuem antecedentes de acordo com a
ordem estabelecida cronolgica, alfabtica, geogrfica, verificando a
existncia de cpias e eliminando-as. Caso no exista o original manter uma
nica cpia;
7. Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta
apropriada, identificando externamente o seu contedo e registrando a sua
localizao no documento que o encaminhou.
8. Endereamento - Um endereo no sistema AGUDOC identifica um
documento/processo fsico de forma similar ao de um endereo residencial em
103
uma cidade. O endereo aponta para o local onde os documentos/processos

esto armazenados.
OBS: A classificao e o arquivamento de documentos baseados no
assunto/contedo facilita a recuperao do contexto original da informao e
agiliza a etapa de avaliao para eliminao, transferncia ou recolhimento.
EMPRSTIMO
Esta operao ocorre quando processos, dossis ou outros documentos so
retirados do arquivo para:
emprstimo aos usurios;
prestar informaes;
efetuar uma juntada.

Nesta fase importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de
Emprstimo no qual so registradas informaes sobre o processo, alm do
setor, nome. Por meio do recibo (eletrnico) possvel informar com preciso e
segurana a localizao do(s) documento(s) retirado (s).
O controle de emprstimo de documentos ser realizado por Sistema de
Controle de Documentos da Advocacia-Geral da Unio AGUDOC
Rotinas correspondentes ao recebimento para emprstimo:
1. Recebe a solicitao de emprstimo/desarquivamento por meio de despacho
ou solicitao "Servios 0800"
2. Confere o NUP do documento/processo a ser desarquivado
3. Consulta o Sistema AGUDOC
4. Localiza o documento/processo e procede ao desarquivamento
5. Verifica a conformidade fsica do processo/documento (numerao, apensos,
juntadas, documentos listados).
6. Registra o trmite no sistema AGUDOC.
7. Imprime o recibo e agrupa ao processo/documento.
8. Entrega o documento/processo ao requisitante e recolhe sua assinatura no
recibo ou procede ao recebimento eletrnico.
CPIA DE DOCUMENTOS
Os documentos/processos podem ser reproduzidos mediante autorizao
formal da autoridade competente. Para interessados internos AGU ou PGF,
deve-se proceder ao desarquivamento e os procedimentos para a cpia
devero ocorrer por conta da unidade solicitante.
A solicitao de cpia ou vistas a documentos/processos, de interesse pessoal,
dever ser formulado por meio de requerimento e protocolada solicitando
autorizao da autoridade competente. O interessado deve arcar com os
custos de reproduo, que sero pagos mediante Guia de Recolhimento
emitido pela CGDI.
Rotinas correspondentes ao desarquivamento para cpia de interessados
externos:
104
1. Recebe o requerimento protocolado

2. Encaminha para autoridade competente para autorizao
3. Se autorizado, localiza o processo e calcula o nmero de pginas a serem
copiadas
4. Gera Guia de Recolhimento GRU, multiplicando o nmero de pginas pelo
valor unitrio de reproduo
5. Entrega Guia para o solicitante
6. Recebe o comprovante de pagamento da GRU
7. Reproduz as devidas pginas listadas no requerimento
8. Entrega as cpias ao solicitante
9. Junta o requerimento, autorizao e pagamento da GRU ao processo
reproduzido.
COMO QUANTIFICAR DOCUMENTOS

Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em
metros lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes
e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos.
Prateleira multiplica-se a medida encontrada, pelo nmero de prateleiras
por estante, em seguida, pelo nmero de estantes ocupadas.
Ex.: uma prateleira = 1 metro linear, logo em uma estante com 10 prateleiras
h 10 metros lineares de documentos
Arquivo de ao multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos
encontrados.
Ex1: uma gaveta = 0,60 cm de profundidade, logo em um arquivo com 4
gavetas h 2,40 metros lineares de documentos.
No caso da documentao amontoada, calcula-se a metragem cbica
(comprimento X altura X largura) das pilhas de documentos, seguida da
converso da medida encontrada em metros lineares. Pode-se simplificar,
considerar a mesma altura da pilha dos documentos em metros lineares.
Ex: uma pilha de documentos de 1 metro de altura = 1 metro linear.
No caso de documentos em caixas-box, temse que para cada 07 caixas de
tamanho padro (14cm x 27cm x 39cm) h 1 metro linear de documento.
Ex: 7caixas = 1 metro linear de documento
Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e
microgrfica, a quantificao dever ser feita por unidade
105
106
VI. DESTINAO DE
DOCUMENTOS
AVALIAO DOCUMENTAL
A avaliao documental consiste na aplicao da tabela de temporalidade,
referindo aos procedimentos adotados para seleo e destinao dos
documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
realizada em cada rgo pela Subcomisso Permanente de Avaliao de
Documentos.
Considera-se na avaliao os valores primrio e secundrio dos documentos:
Valor primrio - refere-se ao valor do documento para atender
aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de carter
administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor
primrio podem ser eliminados aps o cumprimento do prazo de
arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
Valor secundrio refere-se ao valor do documento para
atender outros fins que no so, necessariamente, aqueles pelos
quais foi criado. Os documentos com valor secundrio apresentam
interesse cultural, cientfico, tecnolgico ou histrico. Devem ser
preservados em carter permanente, mesmo j tendo cumprido suas
finalidades primeiras.
Exemplo de documentos com valor secundrio: Ata de reunio,
Processo de Seleo, Plano de cargos e salrios, Ato administrativo,
Alterao salarial, Dossi de campanha de preveno.
TABELA DE TEMPORALIDADE
o registro esquemtico do ciclo de vida da documentao da instituio. Sua
elaborao depende da anlise da documentao e visa determinar o prazo de
manuteno dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo
intermedirio, alm dos critrios para eliminao ou recolhimento ao arquivo
permanente.
A Tabela de Temporalidade, sendo instrumento de gesto documental,
padroniza os procedimentos de avaliao de documentos, padroniza os tipos
documentais, racionaliza os documentos e estabelece o cronograma de
transferncia e recolhimento para os arquivos intermedirio e permanente.
Sua estrutura bsica geralmente contempla os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os
prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final
eliminao ou guarda 3. Prazo 3. Prazo de arquivamento deve contar a partir
do primeiro dia til do exerccio seguinte ao do arquivamento do documento,
exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado
a partir da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no conjunto
documental (dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o arquivo
intermedirio do rgo.
107
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser

suspensos at a concluso do mesmo.
COMO UTILIZAR A TABELA

A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no
momento de classificao e avaliao da documentao. Ela ser
utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos locais como nos
arquivos centralizados.
Proceder da seguinte forma:
1. Verificar se os documentos esto classificados de acordo com os
assuntos de Cdigo de Classificao de Documentos;
2. Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, devero ser
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossi, processo ou
pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido
destinado guarda permanente;
3. Prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia til do
exerccio seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles
que originam despesas, cujo prazo de arquivamento contado a partir
da aprovao das contas pelo Tribunal de Contas;
4. Eliminar as cpias e vias, quando o documento original estiver no
conjunto documental (dossi, processo ou pasta);
5. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. Elaborar listagem dos documentos destinados transferncia para o
arquivo intermedirio do rgo.
OBS: Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem
ser suspensos at a concluso do mesmo.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
A eliminao de documentos definida aps a anlise da Subcomisso de
Avaliao, que julga os valores primrio e secundrio dos documentos,
seguindo os critrios indicados neste manual e os prazos de arquivamento da
Tabela de Temporalidade.
Segundo a Resoluo Federal n 7, de 20/05/1997, definida pelo CONARQ
Conselho
Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a serem eliminados dever
ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos, que so de guarda
permanente:
108
Listagem de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo

registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados.
Esta deve ser aprovada pela Comisso da Avaliao de Documentos
CAD.
Edital de Cincia de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo

tornar pblico, em peridicos oficiais, o ato de eliminao dos acervos
arquivsticos. O modelo do Edital de Cincia de Eliminao de
Documentos, baseia-se na Resoluo Federal n 5, de 30/09/1996,
definida pelo CONARQ, que dispe sobre o assunto e d outras
providncias. (Formulrio II).
Termo de Eliminao de Documentos. Tem por objetivo registrar as

informaes relativas ao ato de eliminao. (Formulrio III).
Os documentos que aguardam aprovao para sua eliminao devem ser
acondicionados em caixas-box, identificadas com lombadas especficas.
Para algumas vias do documento, a eliminao pode ser efetuada no prprio
arquivo corrente, pelos servidores daquela unidade, sob orientao da
comisso ou grupo de avaliao.
De alguns documentos so eliminadas todas as vidas, por no possurem
qualquer interesse para a guarda permanente ou porque suas informaes so
importantes,
COMO CLASSIFICAR OS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR

Para os documentos que sero avaliados para destinao final tambm se
utiliza o assunto como critrio classificador, devendo proceder da seguinte
maneira:
1. Separar os documentos por assunto;
2. Localizar o assunto no Cdigo de Classificao de Documentos;
3. Anotar o Cdigo/Assunto em folha A4 ou planilha, que ser a folha de rosto
dos documentos agrupados;
4. Acondicionar esses documentos utilizando uma caixa arquivo para cada
assunto/cdigo pois ser quantificado no momento do preenchimento do
formulrio de eliminao (Ver modelo de lombada nos anexos);
5. Colar nesta caixa a etiqueta padro para Eliminao;
6. Caso o documento no pertena mais ao arquivo corrente, mas est em uma
caixa aguardando avaliao, ou seja, a definio de sua temporalidade, ele
dever ser agrupado com os outros do mesmo cdigo e acondicionado em
caixa arquivo com etiqueta padro;
7. O documento que j cumpriu a fase intermediria e de guarda
permanente, ser higienizado e acondicionado para futuro tratamento.
TRANSFERNCIA
A transferncia de documentos do arquivo corrente ou setoriais para o arquivo
intermedirio do rgo atividade fundamental para racionalizar o uso do
109
espao fsico das reas administrativas, mantendo nos arquivos setoriais a

documentao de valor primrio.
Nos arquivos intermedirios ficam os documentos que, cessado ou reduzido
seu uso freqente nas unidades produtoras, por razes de interesse
administrativo e racionalizao de recursos, so transferidos dos arquivos
correntes e aguardam destinao final para sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente, segundo os critrios da Tabela de Temporalidade e
Destinao.
A unidade responsvel pela deciso do arquivamento de documentos e
processos aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o
gerou. A transferncia de documentos e processos para o Arquivo Central deve
seguir os seguintes critrios:
Sero recebidos pelo Arquivo Central somente os documentos de arquivo
definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela AGU e PGF, em
decorrncia do exerccio de suas atividades especficas, qualquer que seja o
suporte de informao ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos
pela Tabela de Temporalidade;
Somente sero recebidos documentos relacionados em guias prprias de
transferncia, que devem ser emitidas em duas vias, conferidas e assinadas
por servidores responsveis pela transferncia e pelo recebimento, no Arquivo
Central (modelo e instrues de preenchimento encontram-se em anexo);
Os processos transferidos ao Arquivo Central devem contem despacho
determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e
identificao da autoridade competente, com a respectiva funo;
A transferncia ser feita de documentos originais, excetuando-se os casos
cujos originais encontram-se nos seus rgos de origem, dos quais s existem
cpias;
Os documentos e processos sero transferidos segundo a ordem e organizao
mantidas nos arquivos setoriais;
Quando da transferncia de documentos de arquivo, devem ser retirados os
grampos e ferragens dos mesmos, as pastas suspensas devem ser substitudas
por pastas de cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;
Os documentos transferidos passaro a custdia e responsabilidade do Arquivo
Central da AGU;
Somente sero aceitas as transferncias que estiverem de acordo com as
exigncias fixadas neste Manual.
Os documentos e processos podem ser reativados, voltando a tramitar, com o
seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente.
RECOLHIMENTO
Os documentos considerados de valor histrico, probatrio ou informativo, cuja
preservao dever ser em carter definitivo em funo de seu valor, sero
recolhidos e passaro custdia e responsabilidade do Arquivo Central da
110
As instrues de transferncia esto listadas no item anterior.
111
VII. CONSERVAO DE
DOCUMENTOS
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias

prticas de conservao de documentos que visam assegurar a integridade
fsica dos suportes e a qualidade do acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar
com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico,
comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado de responsabilidade de
todos.
Para que o documento permanea em condies de utilizao so necessrias
prticas de conservao de documentos que visam assegurar a integridade
fsica dos suportes e a qualidade do acesso s informaes.
Todos os usurios da documentao produzida e expedida devem se preocupar
com a importncia da conservao do patrimnio pblico, histrico,
comprobatrio e cultural da instituio. Esse legado de responsabilidade de
todos.
Para uma boa conservao observar as seguintes orientaes:
1. Limpeza: o acmulo de p no ambiente favorece o surgimento de fungos e
bactrias, que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as
partculas de poeira em habitat ideal para sua reproduo.
Remover o p e demais sujidades a seco;
Remover o p das lombadas e partes externas com aspiradores e

para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e
flanelas de algodo;
Sempre que possvel, remover os objetivos que causem danos aos

documentos como prendedores metlicos, etiquetas, fitas adesivas,
papis e cartes cidos, substituindo-os, quando necessrio, por
materiais inertes, como o propileno;
Dedetizar com freqncia o ambiente do arquivo;
No fumar nem consumir alimentos e bebidas na rea de trabalho

2. Temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com ndices de 20C de
temperatura e 50% de Umidade Relativa do Ar. Altos ndices de temperatura e
umidade so extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram
processos qumicos de deteriorao, alm de permitir a proliferao de insetos
e o ataque de microorganismos (fungos e bactrias).
COMO PRESERVAR OS DOCUMENTOS

As mos devem ser lavadas no incio e ao final do trabalho.
Freqentemente os dedos podem estar sujos de tinta, manchando o
papel. A gordura natural existente nas mos tambm danifica o
documento ao longo do tempo.
Ao consultar livros ou documentos, no apoiar as mos e os
cotovelos. Recomenda-se sempre manuse-los sobre uma mesa.
Cuidar para no rasgar o documento ou danificar capas e
lombadas ao retir-lo de uma pasta, caixa ou estante.
112
No dobrar ou rasgar os documentos, pois o local no qual ele

dobrado resulta em uma rea frgil que se rompe e rasga facilmente.
Evitar o uso de grampeador, especialmente em documentos de
guarda permanente. Alm das perfuraes produzidas, os grampos
de metal enferrujam rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel.
Utilizar de preferncia clipes plsticos, ou metal no oxidvel ou
proteger os documentos com um pequeno pedao de papel na rea
de contato.
Ao furar documentos, dobrar a folha delicadamente ao meio de
forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse
tipo de cola perde a aderncia rapidamente, resultando em uma
mancha escura de difcil remoo.
Uso de cpias xerox de documentos contra-indicado, pois as
mquinas xerox, que operam com luz ultravioleta em grande
intensidade, causam danos tanto ao papel como tinta do
documento original. importante lembrar que as fotocpias no
substituem o original ou a 2 via de um documento.
Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande
tamanho, em forma de rolos ou em gavetas ou caixas pequenas.
Acondicione em envelopes de papel neutro e, de preferncia, em
mapotecas.
Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando
o perigo de manchas, queimaduras e atrativos para insetos.
Evite materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use
cadaros de algodo.
Evite colas plsticas e em basto que favorecem a degradao.
Substitua por metilcelulose (a base de gua) que neutra e
reversvel.
Os papis das capas de processo devem ser alcalinos e/ou capas
de processos que contenham fibra longa (papel Kraft branco KB
125, com 125 g/m2) para que tenham resistncia ao manuseio.
ACONDICIONAMENTO E GUARDA
Antes do acondicionamento dos documentos em caixas-box, recomenda-se a
higienizao do acervo, liberando-o de poeira e de outros resduos estranhos
aos documentos.
O tipo de material e mobilirio adequado para a guarda de

documentos deve corresponder freqncia de uso dos mesmos, em
funo da durabilidade e facilidade de acesso consulta.
Deve-se analisar as melhores opes de embalagens. Pode-se

adotar diversos modelos de caixas, envelopes, folders, pastas, etc. Para
definir a melhor forma de acondicionamento necessrio considerar o
tamanho e o tipo de documento, o espao disponvel, os custos e o
tempo de guarda.
Jamais utilizar barbantes ou elsticos que cortam e danificam a

embalagem e os documentos ali acondicionados.
113
Utilizar pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixadores de

metal enferrujam facilmente e danificam o documento. Usar embalagens
de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou amass-lo.
No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em

caixas-arquivo de tamanho padro produzidas em material inerte.
114
VIII. REGISTRO NO
SISTEMA AGUDOC
Antes de iniciar os trabalhos de avaliao do acervo, deve-se certificar se os

documentos e processos esto devidamente registrados e classificados no
sistema AGUDoc.
Cadastrar os documentos sem registro;
Verificar se os documentos j cadastrados esto tramitados para o
arquivo (e se constam de despacho da autoridade para
arquivamento).
TELAS DO AGUDOC
ARQUIVO
O AGUDOC, contempla a tabela de classificao de documentos, e o
endereamento fsico; que no momento de arquivamento, dever ser
classificado, endereando-se fisicamente no sistema.
ARQUIVANDO DOCUMENTOS/PROCESSOS
Passo a passo:
1) O documento/processo com destino para o setor de arquivo, abre-se a
possibilidade do seu arquivamento fsico. Na tela de detalhes, no menu de
alterao clique em arquivamento, conforme figura abaixo:
115
2) Na tela seguinte, vamos classificar o documento/processo de acordo com a

tabela de classificao do CONARQ Conselho Nacional de Arquivo.
Possibilitando o endereamento fsico do documento/processo.
3) No campo da sub-classe, busque a classificao do documento no sistema

alto preenchimento classificao e temporalidade.
116
4) Documento classificado e endereado eletronicamente no AGUDOC.
5) Uma vez classificado e endereado, voc poder tanto adicionar como

limpar as informaes; posteriormente, clique em salvar para confirmar a
operao.
117
DISPOSIES FINAIS
Para finalizar este Manual, seguem alguns princpios de conduta que devem
ser seguidos por todos os servidores e colaboradores da rea de
documentao:
1.
Observar princpios ticos dispensados aos documentos, mantendo
absoluta discrio com relao s informaes neles contidas.
2.
Cada rgo ou unidade dever ter uma comisso credenciada, com
competncia para receber documentos de carter sigiloso, como confidenciais,
secretos e reservados.
3.
vedado fornecer informaes sobre o contedo das notas, pareceres e
despachos proferidos nos processos em tramitao na AGU, salvo quando estes
ltimos encerrarem exigncias a serem atendidas pelos interessados.
4.
vedado o acesso de pessoas estranhas s dependncias internas dos
setores de Protocolo e Arquivo.
5.
Caber a cada rgo ou unidade definir sua prpria estrutura de
protocolo, se central e/ou setorial, de acordo com as orientaes deste manual.
A CGDI poder ser consultada para dirimir eventuais dvidas quanto
adequao de estrutura.
6.
Dispensar adequado tratamento fsico aos documentos, observando
cuidados de higiene e manuseio, de acordo com as orientaes deste manual.
7.
A inobservncia desta norma por parte do servidor pblico ou
colaborador responsvel pela guarda, movimentao de correspondncias,
documentos e processos constitui falta grave, objeto de apurao de
responsabilidades inicialmente mediante processo de sindicncia.
8.
As dvidas e casos omissos sero dirimidos junto Coordenao-Geral
de Documentao e Informao (CGDI-SGAGU).
118
BIBLIOGRAFIA
ADVOCACIA-GERAL DA UNIO. Coordenao-Geral de Documentao e
Informao. Instalao da Subcomisso Permanente de Avaliao de
Documentos PRU 5 Regio (apostila de treinamento). Fevereiro, 2008.
AGNCIA NACIONAL DE GUAS. Manual de Gesto de Documentos,
Arquivos e Biblioteca. Braslia-DF: ANA, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispo sobre
os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do poder pblico.
BELLOTTO, H. L. Como fazer anlise diplomtica e anlise tipolgica de
documento de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial,
2002.
_______. Coordenao-Geral de Documentao e Informao. Manual de
Procedimentos de Protocolo e Expedio. AGU: Braslia, 2008.
_________. Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e
destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da
administrao pblica/Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001.
CONSELHO DA JUSTIA FEDERAL. Programa de Gesto Documental
Manual de Procedimentos. Disponvel em:
www.jf.gov.br/portal/gestaodocumental /documentos/MANUAL%20DE
%20PROCEDIMENTOS.pdf
DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PBLICO. Manual de gesto de
documentos do Estado do Paran. Curitiba: O Arquivo, 2007.
MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO. Manual de
Procedimentos: Comunicaes Administrativas. Braslia DF: MAPA,
2004.
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Manual de
Gerenciamento de Documentos e Utilizao do CPROD.net. Braslia-DF:
MP, 2002.
MINISTRIO PBLICO FEDERAL. Procuradoria Geral da Repblica. Glossrio de
Termos Jurdicos. Disponvel em:
http://noticias.pgr.mpf.gov.br/servicos/glossario.
119
MARTINS, Neire do Rocio. Manual tcnico organizao de arquivos

correntes e intermedirios. Universidade Estadual de Campinas Agncia
de Formao Profissional Arquivo Central do Sistema de Arquivos. Campinas,
2005.
41 p. Disponvel em:
http://www.unicamp.br/siarq/publicacoes/organizacao_arquivos_cor
rentes_intermediarios.pdf
PAZ, J. M. da, et all. A responsabilidade dos arquivos nas tomadas de
decises. Biblios, Peru, v. 18-19, abr./set. 2004. Disponvel em
http://www.bibliosperu.com/ articulos/18_19/2004_20.pdf
120
ANEXOS
EXEMPLOS DE ENVELOPE, CARIMBOS, ETIQUETAS E CAPA

DE PROCESSO
Exemplo de envelope
Exemplo de carimbo de
NUP
Exemplo de carimbo de numerao
Exemplo de etiqueta de capa de processo
121
Exemplo de capa de processo
122
EXEMPLOS DE FORMULRIOS PARA EXPEDIO

Exemplo de guia dos Correios
123
Exemplo de guia de remessa de malote
124
DOCUMENTOS GERADOS PELO SISTEMA
AGUDOC
Exemplo de Resumo de Pesquisa
125
Exemplo de Papeleta de Encaminhamento
126
Exemplo de Recibo
127
MODELOS DE TERMOS DE JUNTADA

MODELO
DE
TERMO
DE JUNTADA DE
PROCESSO
PROCESSO
PROTOCOLO
TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO A PROCESSO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................

de ......................., neste Protocolo, atendendo ao despacho do(a)(s)
................................................................., fao a juntada do(s) processo de
n(s)................................................ ao processo n ................................
Doravante, tendo o processo de n ................................. renumeradas

as suas folhas, passa o todo se constituir de .............................folhas,
inclusive esta.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
Servidor/ Matrcula (SIAPE)
128
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a outro processo.

A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no
processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. Caso o interesse seja de juntar
temporariamente, o procedimento deve ser de apensao.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da
juntada.
2. SOLICITANTE DA
JUNTADA: Informar quem
a autoridade que solicitou a
juntada.
3. N DO(S) PROCESSO(S)
JUNTADO(S): Indicar o NUP
do(s) processo(s) que
est(o) sendo juntado(s)
ao principal.
4. N DO PROCESSO: Indicar
o n do processo que ir
receber o(s) juntado(s). A
partir da juntada, a busca
no sistema ser feita a
partir desse n de processo.
5. N DO PROCESSO: Indicar
n do processo que recebeu
a juntada.
6. N TOTAL DE FOLHAS:
Deve ser indicado quantas
folhas o processo passou a
ter aps a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS.
ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a
juntada mediante solicitao da autoridade competente.
2. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor
digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo
protocolo.
Ao final do processo primrio, antes de sua contracapa, apor o processo
secundrio.
Proceder numerao seqencial, inclusive da capa, eliminando a
contracapa.
Numerar a folha, mas NO atribuir NUP. NUP vai para o despacho da
autoridade.
129
MODELO
DE
TERMO
DE JUNTADA DE
DOCUMENTO
PROCESSO
PROTOCOLO
TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTO A PROCESSO
Aos ................................. dias do ms de ....................... de ...............,

neste Protocolo / Apoio, atendendo ao despacho do(a)(s) .......................
........................................, fao a juntada do(s) ..................................................
(TIPO DE DOCUMENTO)
n(s)........................................................ de ____ / _____ / _________e NUP

(N E SEU COMPLEMENTO)
........................................... ao processo n ........................................................................

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
Doravante, tendo o processo de n ......................................................

(N DO PROCESSO PRINCIPAL)
renumeradas
as
suas
folhas,
passa
todo
se
constituir
de
.............................folhas, inclusive esta.

_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
130
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando realizar juntada de um processo a um processo.

A juntada ocorre somente mediante despacho.
A juntada possui carter definitivo, uma vez realizada no poder ser desfeita
(desanexada). A numerao da pgina deve ser feita seqencialmente no
processo.
Obs: A juntada possui carter definitivo. O(s) documento(s) juntado(s)
passar(o) a tramitar junto com o processo principal.
Preenchimento:
juntada.
2. SOLICITANTE DA JUNTADA:
Informar quem a autoridade
que solicitou a juntada.
3. TIPO(S) DO(S)
DOCUMENTO(S) JUNTADO(S):
Indicar o(s) tipo(s) do(s)
documento(s) est(o) sendo
juntado(s) ao processo
principal.
4. N DO(S) DOCUMENTO(S):
Indicar o n completo do(s)
documento(s) ser(o)
juntado(s), incluindo ano e
siglas do rgo de origem.
Caso venha sem numerao,
colocar S/N
5. DATA DO(S) DOCUMENTO(S):
Colocar a data do documento e
NO do cadastramento no
sistema. Caso o documento
no esteja datado, colocar
S/D
6. NUP: Indicar o NUP de cadastro do(s) documento(s).
7. N DO PROCESSO: Indicar o n do processo principal que receber o(s)
documento(s).
8. N DO PROCESSO: Repetir o n do processo principal que receber o(s)
documento(s)
9. N TOTAL DE FOLHAS: Deve ser indicado quantas folhas o processo
passou a ter aps a juntada. Ver mais orientaes em PROCEDIMENTOS.
10. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a
digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Juntar o documento ao processo fsica e eletronicamente (ou seja, no
sistema).
131
Agrupar o DESPACHO da autoridade e o TERMO DE JUNTADA emitido pelo

protocolo/apoio.
Numerar seqencialmente as folhas.
Numerar seqencialmente a folha do Termo de Juntada, mas NO atribuir
NUP. NUP vai para o despacho da autoridade.
MODELO
DE
TERMO
DE
APENSAO
PROTOCOLO
TERMO DE APENSAO
Aos ............................. dias do ms de .................... de .......................,

neste
Protocolo,
atendendo
ao
despacho
do(a)(s)
............................................................................................................................,
fao apensar o presente processo n ...................................... ao processo
n(s)........................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
132
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando apensar um processo a outro.

A apensao s ocorre mediante despacho.
Obs: A apensao possui carter provisrio. Enquanto estiverem apensados,

os processos apensados tramitaro junto com o processo principal, mantendo
sua numerao original, sem se integrarem como um nico processo.
Preenchimento:
apensao.
2. SOLICITANTE DA APENSAO:
que solicitou a apensao.
APENSADO(S): Indicar o(s)
nmero(s) do(s) processo(s) que
esto sendo apensados ao
processo principal
4. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o n do processo principal
que est recebendo o(s) outro(s)
apensado(s).
5. ASSINATURA: Dever ser
aposta a assinatura do servidor
que executou a apensao
mediante solicitao da autoridade competente.
Procedimentos:
Manter superposto um processo ao outro, prendendo a contracapa do
processo primrio (principal) capa do secundrio e assim seqencialmente;
Ao final do processo secundrio (que est sendo apensado), agrupar o
DESPACHO da autoridade competente e o TERMO DE APENSAO emitido
pelo protocolo;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Anotar na parte inferior da capa do processo primrio, os dados do
processo apensado;
Manter a numerao original dos processos apensados (no renumerar os
processos).
NO atribuir NUP ao TERMO DE APENSAO, a NUP vai para o
despacho da autoridade.
133
MODELO
DE
TERMO
DE
DESAPENSAO
PROTOCOLO
TERMO DE DESAPENSAO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................

.......................................................................................................................
................................................................................,
processo
................................................
fao
desapensar
o(s)
do
processo
n(s).............................................., que passam a tramitar em separado.
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
134
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desapensar (um) processo(s) de outro.

A desapensao deve ser efetuada somente mediante solicitao, por
despacho, da autoridade competente.
Na parte inferior da capa do processo principal, no campo Anexos, deve ser
informada a data da desapensao (a informao da apensao foi colocada no
momento da apensao).
Obs: A desapensao deve ser informada no sistema. Quando desapensados,
os processo voltaro a tramitar em separado.
Preenchimento:
desapensao.
2. SOLICITANTE DA
DESAPENSAO: Informar quem
a autoridade que solicitou a
desapensao.
3. N DO PROCESSO PRINCIPAL:
Indicar o nmero do processo
principal que recebeu o(s)
apensados.
DESAPENSADO(S): Indicar o n
do(s) processo(s) que est(o)
deixando o principal.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta
a assinatura do servidor que
executou a desapensao mediante solicitao da autoridade competente.
6. IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitado
ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo
Procedimentos:
Desapensar (separar) fisicamente os processos superpostos.
Lavrar o TERMO DE DESAPENSAO, citando a destinao dos processos e
apor o DESPACHO da autoridade em cada processo desapensado.
Informar na parte inferior da capa do processo principal a data da
desapensao dos processos, tornando sem efeito a anotao da capa do
processo feita poca da apensao.
Registrar eletronicamente (no sistema) a desapensao.
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESAPENSAO, a NUP vai para o
135
MODELO
DE
TERMO
DE
DESENTRANHAMENTO
PROTOCOLO
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................

...........................................................................................................................,
fao a retirada do presente processo n ............................................... da(s)
pea(s)/ folha(s) n(s)................................................................, por motivo de
......................................................................................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
136
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desentranhar (separar) folhas. Peas de um processo.

O desentranhamento ocorre somente mediante despacho.
ATENO: Em hiptese alguma pode ser retirada a folha ou pea principal do
processo.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data do
desentranhamento.
2. SOLICITANTE DO
DESENTRANHAMENTO:
que solicitou o
desentranhamento.
3. N DO PROCESSO: Indicar o
nmero do processo do qual
esto sendo retiradas folhas/
peas.
4. N DA(S) FOLHA(S)/ PEA(S)
DESENTRANHADA(S): Indicar
o(s) n(s) da(s) folha(s)/
pea(s) que est(o) sendo
desentranhada(s) (separadas)
do processo.
5. MOTIVO/DESTINO: Dever
ser informado o motivo ou o destino da(s) folha(s)/ pea(s) retirada(s).
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desentranhamento.
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desentranhamento, retirar a(s)
folha(s) ou pea(s) solicitadas;
Manter cpia das peas retiradas do processo.
Lavrar, aps o DESPACHO, o TERMO DE DESENTRANHAMENTO, citando o
intervalo de folhas / peas retiradas do processo e a sua destinao.
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos;
Conservar a numerao original das folhas ou peas do processo,
colocando o TERMO DESENTRANHAMENTO (ou cpia do TERMO, se
necessrio) no intervalo de folhas/ peas retiradas do processo;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESENTRANHAMENTO, a NUP vai para o
137
MODELO
DE
TERMO
DE
DESMEMBRAMENTO
PROTOCOLO
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Aos .................................................. dias do ms de ...............................

.............................................................................................................................
............................., foram retiradas por motivo de desmembramento a(s)
pgina(s) ............... a ............... do processo n ................................................
e juntada(s) ao processo n ..............................................................
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
138
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando desmembrar (retirar definitivamente) folhas/ peas de um

processo para formao de outro processo. O desmembramento ocorre
somente mediante despacho.
ATENO: vedada a retirada de folha ou pea inicial do processo.
Preenchimento:
desmembramento.
2. SOLICITANTE DO
DESMEMBRAMENTO: Informar quem
a autoridade que solicitou o
desmembramento.
3. N/ INTERVALO DA(S) FOLHA(S)/
PEA(S) DESMEMBRADA(S): Indicar
o(s) n(s) da(s) folha(s)/ pea(s) que
est(o) sendo desmembrada(s)
(retiradas) do processo.
4. N DO PROCESSO: Indicar o nmero
do processo do qual esto sendo
retiradas folhas/ peas.
5. N DO PROCESSO DE DESTINO:
Deve ser informado o n do processo ao qual est(ao) sendo destinada(s)
a(s) folha(s)/ pea(s) retiradas.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou o
desmembramento.
Procedimentos:
Tendo em mos o DESPACHO solicitando o desmembramento, retirar a(s)
folha(s) ou pea(s) solicitadas;
Lavrar o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, citando o intervalo de folhas /
peas retiradas do processo e o nmero de processo ao qual se destina(m);
Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no intervalo de onde foram retiradas
as folhas/ peas, conservando a numerao original do processo;
Autuar o novo processo a ser composto com a(s) folha(s) / pea(s)
desmembrada(s) ou proceder numerao, caso a(s) folha(s)/ pea(s)
retirada(s) venham a compor processo j existente;
Proceder aos registros no sistema relativos aos procedimentos fsicos no
campo Observao;
NO atribuir NUP ao TERMO DE DESMEMBRAMENTO, a NUP vai para o
139
MODELO
DE
TERMO
DE
ENCERRAMENTO
DE
VOLUME
PROTOCOLO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos .................................. dias do ms de ............................................

de
.................................,
encerramento
deste
neste
volume
Protocolo
Apoio,
n.................................
procedemos
do
processo
ao
n
..................................................... com folhas de .......... a .......... , inclusive

esta, efetuando a abertura do volume...........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
140
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume

dever ter, no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume. Caso necessite
acrescentar mais folhas ao processo, abrir outro volume, destacando, na capa
do processo e no sistema, os volumes existentes.
A contracapa do volume encerrado e a capa do prximo volume no devem
receber numerao.
Preenchimento:
encerramento do volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume
do processo que est sendo
encerrado.
do processo que est tendo o volume
encerrado.
4. N DAS FOLHAS DO VOLUME:
Indicar o n inicial e o n final das
folhas do volume. Na parte inferior da
capa do processo dever estar escrito
a que volume se refere. O n do
volume deve estar discriminado
tambm no sistema no campo
Observao.
5. N DO VOLUME A SER ABERTO:
Indicar n do volume que ser aberto para dar seqncia numerao dos
volumes dos processos, lembrando de apor a informao na capa dos
volumes.
6. ASSINATURA: Dever ser aposta a assinatura do servidor que executou a
IDENTIFICAO DO SERVIDOR: Indicar o nome e cargo do servidor digitados
ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Os autos no devero exceder a 200 folhas em cada volume.
Quando o processo contiver nmero de folhas excedente ao limite fixado
nesta instruo, devem ser abertos novos volumes. Por exemplo, um
processo contm 180 folhas e precisa receber um documento contendo 50
folhas; o volume dever ser encerrado, mediante lavratura do TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME e aberto outro volume com o TERMO DE
ABERTURA DE VOLUME, para conter as 50 folhas.
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo, o TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
Fazer a indicao do volume na capa de cada volume do processo e no
sistema no campo Observao.
141
MODELO
DE
TERMO
DE
ABERTURA
DE
VOLUME
PROTOCOLO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ........................................ dias do ms de ........................................

de ........................, neste Protocolo / Apoio, procedemos abertura do
volume n............................. do processo n ............................................. que
se inicia com este Termo, numerado seqencialmente como folha n .........
_____________________________________
Assinatura
_____________________________________
142
INSTRUES
DE PREENCHIMENTO
Utilizar quando for necessrio encerrar o volume do processo. Cada volume

dever ter, no mximo, 200 folhas.
Os autos no devero exceder a 200 folhas por volume.
A numerao dever ser seqencial, sem que a contracapa do volume
encerrado e a capa do prximo volume recebam numerao. Na seqncia de
numerao dos volumes deve estar o TERMO DE ABERTURA.
Preenchimento:
1. DATA: Indicar a data da abertura do
volume.
2. N DO VOLUME: Informar o volume
do processo que est sendo aberto.
do processo que est recebendo novo
volume.
4. N DA FOLHA DE ABERTURA DO
VOLUME: O nmero da folha que abre
o novo volume o prprio Termo de
Abertura de Volume e deve ser
numerado na seqncia do volume
anterior. No se conta a contracapa
do volume anterior ou capa do
volume que est sendo aberto.
5. ASSINATURA: Dever ser aposta a
assinatura do servidor que executou a
abertura do volume.
digitados ou manuscritos em letra legvel ou atravs de carimbo.
Procedimentos:
Incluir no volume anterior, aps a ltima folha do processo,
o TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME, devidamente numerado.
No novo volume, logo aps a capa, incluir o TERMO DE ABERTURA DE
VOLUME, numerando-o na seqncia do volume anterior, sem contar a
contracapa do volume anterior e a capa do novo volume.
Deve-se providenciar nova capa, atualizando o sistema com a informao
do novo volume (1 volume, 2 volume etc.).
143
TABELA DE UNIDADES
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
AGU
00400
CONSELHO SUPERIOR DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
CSAGU
00400
CONSULTORIA-GERAL DA UNIO
CGU
00400
CORREGEDORIA-GERAL DA AGU
CGAU
00406
ESCOLA DA ADVOCACIA GERAL DA UNIO
EAGU
00590
ESCRITRIO DE REPRESENTAO EM CRICIMA/SC
ER/CUA
00552
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM ARACAJU/SE
NAJSE
00450
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELM/PA
NAJPA
00469
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM BELO

HORIZONTE/MG
NAJMG
00441
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JRIDICO EM BOA VISTA/RR
NAJRR
00479
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CAMPO

GRANDE/MS
NAJMS
00446
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CUIAB/MT
NAJMT
00444
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM CURITIBA/PR
NAJPR
00447
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM

FLORIANPOLIS/SC
NAJSC
00449
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM FORTALEZA/CE
NAJCE
00594
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM GOINIA/GO
NAJGO
00593
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM JOO

PESSOA/PB
NAJPB
00451
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MACEI/AL
NAJAL
00453
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM MANAUS/AM
NAJAM
00480
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM NATAL/RN
NAJRN
00454
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PALMAS/TO
NAJTO
00438
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM PORTO

ALEGRE/RS
NAJRS
00401
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM RECIFE/PE
NAJPE
00402
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SALVADOR/BA
NAJBA
00403
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO JOS DOS

CAMPOS/SP
NAJSJC
00461
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO LUIZ/MA
NAJMA
00462
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM SO PAULO/SP
NAJSP
00443
144
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM TERESINA/PI
NAJPI
00456
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO EM VITRIA/ES
NAJES
00442
NCLEO DE ASSESSORAMENTO JURDICO NO RIO DE

JANEIRO/RJ
NAJRJ
00439
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA BAHIA
PUBA
00432
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DA PARABA
PUPB
00490
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE ALAGOAS
PUAL
00423
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE GOIS
PUGO
00452
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MATO GROSSO
PUMT
00465
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE MINAS GERAIS
PUMG
00475
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RONDNIA
PURO
00545
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE RORAIMA
PURR
00549
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SANTA CATARINA PUSC
00552
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE SERGIPE
PUSE
00580
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DE TOCANTINS
PUTO
00585
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ACRE
PUAC
00420
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAP
PUAP
00425
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO AMAZONAS
PUAM
00428
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO CEAR
PUCE
00440
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO ESPRITO SANTO PUES
00448
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MARANHO
PUMA
00460
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO MATO GROSSO

DO SUL
PUMS
00470
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PAR
PUPA
00485
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PARAN
PUPR
00495
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO PIAU
PUPI
00510
PROCURADORIA DA UNIO NO ESTADO DO RIO GRANDE DO

PURN
NORTE
00525
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA BAHIA
PFBA
00415
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DA PARABA
PFPB
00429
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE ALAGOAS
PFAL
00431
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE GOIS
PFGO
00459
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE MINAS GERAIS
PFMG
00417
UNIDADE
SIGLA
CDIGO
145
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RONDNIA
PFRO
00463
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE RORAIMA
PFRR
00466
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SANTA CATARINA
PFSC
00435
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE SERGIPE
PFSE
00430
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DE TOCANTINS
PFTO
00467
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ACRE
PFAC
00468
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO CEAR
PFCE
00422
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO ESPRITO SANTO
PFES
00426
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MARANHO
PFMA
00464
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO MATO GROSSO
DO SUL
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PAR
PFMT
00473
PFMS
00434
PFPA
00457
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PARAN
PFPR
00436
PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO PIAU

PROCURADORIA FEDERAL NO ESTADO DO RIO GRANDE DO
NORTE
PROCURADORIA REGIONAL DA UNIO EM PERNAMBUCO
PFPI
00427
PFRN
00419
PRUPE
00418
PRUSP
00414
PRUDF
00410
PRURJ
00412
PRURS
00416
REGIONAL FEDERAL 1 REGIO
PRF 1
00424
PROCURADORIA REGIONAL FEDERAL 2 REGIO
PRF 2
00408
PRF 3
00409
PRF 4
00421
PRF 5
00411
PROCURADORIA-GERAL DA UNIO
PGU
00405
PROCURADORIA-GERAL FEDERAL
PGF
00407
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM BLUMENAU/SC

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINA
GRANDE/PB
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPINAS/SP
PSUBNU
00557
PSUCGE
00491
PSUCAS
00567
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAMPOS/RJ

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CAXIAS DO
SUL/RS
PSUCPS
00515
PSUCXS
00536
PROCURADORIA
PROCURADORIA
FEDERAL
PROCURADORIA
PROCURADORIA
SUL
PROCURADORIA
REGIONAL DA UNIO EM SO PAULO

REGIONAL DA UNIO NO DISTRITO
REGIONAL DA UNIO NO RIO DE JANEIRO
REGIONAL DA UNIO NO RIO GRANDE DO
UNIDADE
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM CHAPECO/SC
SIGLA
PSUCCO
CDIGO
00555
146
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM FOZ DO

IGUACU/PR
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM ILHUS/BA
PSUFOZ
00496
PSUILH
00433
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JOINVILLE/SC

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM JUIZ DE
FORA/MG
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM LONDRINA/PR
PSUJVE
00553
PSUJFA
00476
PSULDA
00497
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARLIA/SP
PSUMIA
00574
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM MARING/PR
PSUMGA
00498
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM NITERI/RJ
PSUNRI
00514
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PASSO FUNDO/RS
PSUPAS
00531
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM PETROLINA/PE
PSUPTA
00506
PROCURADORIA-SECCIONAL
PRUDENTE/SP
PRETO/SP
PSUPTS
00413
PSUPPE
00576
PSURPO
00569
PSURGR
PSUSMA
00535
00534
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM SANTARM/PA
PSUSRM
00487
PRETO/SP
CAMPOS/SP
PSUSTS
00568
PSUSRR
00566
PSUSJC
00570
PSUURA
00477
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UBERLNDIA/MG
PSUULA
00478
PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM UMUARAMA/PR

PROCURADORIA-SECCIONAL DA UNIO EM VOLTA
REDONDA/RJ
PROCURADORIA-SECCIONAL FEDERAL EM PETROLINA/PE
PSUUMR
00501
PSUVRD
00516
PSFPTA
00471
SECRETARIA DAS COMISSES TEMTICAS
SCCTM
00400
SECRETARIA-GERAL DA ADVOCACIA-GERAL DA UNIO
SGAGU
00404
SECRETRIO-GERAL DE CONTENCIOSO
SGCT
00400
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM PERNAMBUCO
URAPE
00587
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO EM SO PAULO
URASP
00589
UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO DE JANEIRO

UNIDADE REGIONAL DE ATENDIMENTO NO RIO GRANDE DO
SUL
URARJ
00592
URARS
00588
DA UNIO EM PETRPOLIS/RJ
DA UNIO EM PRESIDENTE
DA UNIO EM RIBEIRO
DA UNIO EM RIO GRANDE/RS
DA UNIO EM SANTA MARIA/RS
DA UNIO EM SANTOS/SP
DA UNIO EM SO JOS DO RIO
DA UNIO EM SO JOS DOS
DA UNIO EM UBERABA/MG
147
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:
Art 3. A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar
informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir
basicamente dos seguintes itens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor
responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da
folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem
dos itens documentais listados;
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem
eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem
eliminadas em cada conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes
contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e
entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da
unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso
Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar
a eliminao no mbito do rgo ou entidade.
148
149
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as
informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao
relativa publicao em peridico oficial;
III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos
eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem
de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela
eliminao.
150
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Extrado de:
Art. 6 (...) Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por
objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos
acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as
I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:
a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a
eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as dataslimite correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e
45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico,
item II, alnea a desta resoluo.
151
152
GUIA DE TRANSFERNCIA
Preenchimento da Guia de Transferncia de Documentos
Campo 1 Registrar o nmero da Guia e o ano;
Campo 2 Informar o setor onde o documento foi solicitado;
Campo 3 Informar o nmero do documento ou do processo;
Campo 4 Informar o assunto;
Campo 5 Informar o nmero da caixa;
Campo 6 Registrar a data e a assinatura de quem encaminhou o processo;
Campo 7 Registrar a data e a assinatura de quem recebeu.
153
MODELO DE LOMBADA
ARQ/CORREN
TE
PROCESSO:
00400.000469/200
5-59
APENSO:
00400.000743/200
5-90
ANO:
2005
Caixa:
01
154
Manual de
Procedimentos de
Protocolo, Expedio e Arquivo
Secretaria-Geral
Organizao:
Maria Dalva Pimentel Mendes Fernandes
Ademir Braz da Silva
Adriana Barbosa Lima
Jos de Lisboa Vaz Filho
Leila Cristiane Petry
urea de Souza Oliveira dos Santos
Mrcio Wilzedy Martins Viana
- Outubro de 2010 -

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