Como Avaliar Documentos de Arquivos

COMO FAZER 1 - COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
COMO AVALIAR
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Ieda Pimenta Bernardes
Reedio com correo
So Paulo
1998
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
MRIO COVAS
GOVERNADOR
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
MARCOS MENDONA
COMO AVALIAR
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Ieda Pimenta Bernardes
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS
MARILDA SUYAMA TEGG

DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
FAUSTO COUTO SOBRINHO
Oficina realizada no dia 18 de outubro de 1997 pela

AAB/SP - Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo, como parte do Projeto
Como Fazer.
DIRETOR
volume 1
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO
R. Voluntrios da Ptria, 596 - Santana
CEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil
Fones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785
So Paulo
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

NCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AAB/SP
Diretoria:
Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora)
Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora)
Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria)
Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro)
Comisso de cursos:
Viviane Tessitore (Coord.)
Ana Clia Navarro de Andrade
Maria Anglica Campos Resende
Simone Silva Fernandes
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
Coordenao editorial: Lauro vila Pereira
Editora responsvel: Slnia Nunes Martins
Reviso:
Beatriz Cavalcanti de Arruda
Tereza Regina Leme de Barros Cordido
Equipe tcnica: Adriana Cristina Zambrini
Andr Oliva Teixeira Mendes
Antonio Pedro Leme de Barros
Dbora de Castro Arajo
CO-EDIO
IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo
AGRADECIMENTOS
FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP
Bernardes, Ieda Pimenta.
Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. So
Paulo : Arquivo do Estado, 1998.
89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1)
ISBN 85-86726-04-4
1.Arquivstica - Avaliao. 2 - Seleo - Arquivstica I.
Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo.
CDD - 025.171
CDU - 930.251
Sumrio
Apresentao ....................................................... 7
Introduo .......................................................... 9
Avaliao e gesto de documentos e informaes ... 11
Passos para a implantao de processo
de avaliao de documentos ................................ 17
Bibliografia sobre o tema ..................................... 33
Legislao .......................................................... 35
Resolues do CONARQ ...................................... 36
Tabelas de temporalidade oficializadas .................. 37
Anexos ..............................................................41
sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos.
Apresentao
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio
prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com
dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal
tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas
atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica,
passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente
na administrao pblica e entre seus congneres.
Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea
cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de
instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no
processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea
de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas
Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa
de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a
segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto formal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP
congrega especialistas de renome internacional nesse campo de
atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se

gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso
Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho

Diretor Tcnico do Arquivo do Estado
AVALIAO E GESTO
DE DOCUMENTOS E INFORMAES
Introduo
O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas
de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao
aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico
de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o
nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsicos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina
elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor.
Ieda Pimenta Bernardes, autora deste Como Avaliar Documentos de Arquivo, doutoranda em Histria Social na FFLCH/
USP e especialista em organizao de arquivos pelo IEB/USP.
Atualmente, ocupa o cargo de Coordenadora de Projetos no Arquivo do Estado, responsvel pela implantao do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP.
O termo gesto de documentos ou administrao de documentos uma

traduo do termo ingls records management. O primeiro originrio da expresso franco-canadense gestion de documents e o segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro parece ser o
mais difundido entre ns.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gesto de documentos como um aspecto da
administrao geral relacionado com a busca de economia e eficcia na produo,
manuteno, uso e destinao final dos documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo em
1990 e reeditado em 1996, conceitua gesto de documentos como um conjunto de
medidas e rotinas visando a racionalizao e eficincia na criao, tramitao,
classificao, uso primrio e avaliao de arquivos.
No mbito da legislao federal, considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente 1.
RACIONALIZAO,
EFICINCIA,
PRESERVAO DA MEMRIA
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os
documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final
(eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia
administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de
interesse histrico-cultural.
Comisso de Cursos da AAB/SP
1. Lei n 8.159, de 08/01/91, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, art. 3.
11
A gesto pressupe, portanto, uma interveno no ciclo de vida dos documentos desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gesto compreende todas as atividades
inerentes s idades corrente e intermediria de arquivamento, o que garante um
efetivo controle da produo documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigncia), das transferncias aos arquivos centrais/intermedirios (local onde
os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do
processamento das eliminaes e recolhimentos ao arquivo permanente (valor histrico-cultural).
Idade do
Documento
Valor
ADMINISTRATIVA
Imediato ou
Primrio
I - Primrio
reduzido
Durao Mdia
Freqncia de
Uso / Acesso
cerca de 5 anos
- documentos vigentes
- muito consultados
- acesso restrito ao
organismo produtor
Arquivo Corrente
(prximo ao
produtor)
5 + 5 = 10 anos
- regularmente
consultados
- acesso restrito ao
organismo produtor
Arquivo Central
(prximo
administrao)
10 + 20 = 30 anos - prazo precaucional
longo
- referncia ocasional
- pouca freqncia de
uso
III - Secundrio
30 + 20 = 50 anos - acesso pblico
Potencial
mediante autorizao
Arquivo
Intermedirio
(exterior
Instituio ou anexo
ao Arquivo
Permanente)
- documentos que
perderam a vigncia
- valor permanente
- acesso pblico pleno
Arquivo Permanente
ou Histrico
INTERMEDIRIA II - Primrio
mnimo
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

HISTRICA
1a. idade
ARQUIVO
CORRENTE
Local de
Arquivamento
Secundrio
Mximo
Definitiva
So de fcil reconhecimento, assim, os trs momentos da gesto, no necessariamente consecutivos:

1. Produo dos documentos: inclui a elaborao de formulrios, implantao de
sistemas de organizao da informao, aplicao de novas tecnologias aos
procedimentos administrativos.
2. Manuteno e uso: implantao de sistemas de arquivo, seleo dos sistemas de
reproduo, automatizao do acesso, mobilirio, materiais, local.
3. Destinao final dos documentos: programa de avaliao que garanta a proteo
dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminao de documentos
rotineiros e desprovidos de valor probatrio e informativo.
A avaliao de documentos de arquivo uma etapa decisiva no processo
de implantao de polticas de gesto de documentos, tanto nas instituies pblicas quanto nas empresas privadas. Mas, o que significa avaliar documentos? Para
o administrador, que est com seus depsitos abarrotados de documentos, sem dvida,
a avaliao sugere uma eliminao imediata de papel, com vistas liberao de
espao fsico. No entanto, se o processo de avaliao no for efetivamente implantado atravs das Tabelas de Temporalidade, no tardar muito para que a produ-
. documentos vigentes,
freqentemente consultados
. final de vigncia; documentos que

2a. idade
aguardam prazos longos de prescrio
ARQUIVO
ou precauo;
INTERMEDIRIO . raramente consultados;
e/ou CENTRAL . aguardam a destinao final:
eliminao ou guarda permanente
3a. idade
. documentos que perderam a vigncia
ARQUIVO
administrativa, porm so providos de
PERMANENTE
valor secundrio ou histrico-cultural
12
13
o e acumulao desordenadas preencham novamente todos os espaos disponveis.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
A exploso da produo documental

Digitalizao de documentos:
O mercado brasileiro cresce aceleradamente

AVALIAO DE DOCUMENTOS: OBJETIVOS
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e eficincia administrativa, bem como para a preservao do
patrimnio documental.
Reduo da massa documental
A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir

prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro.
A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios
temticos, numricos ou cronolgicos. Esse o grande problema no momento de
avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermedirios,
especialmente nos do servio pblico. O critrio de arquivamento dos processos
administrativos ainda o seqencial numrico/cronolgico, de acordo com o nmero recebido no protocolo, no momento da autuao. Essa prtica resulta na
mescla de documentos gerados no exerccio de funes diversas, o que dificulta a
recuperao do contexto original de produo. A avaliao de documentos arquivados em seqncia numrica implica basicamente a anlise de documento por
documento, o que bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada
com o decorrer do tempo. freqente, por isso, a eliminao sem critrio ou, o que
igualmente grave, a reproduo do acervo em outros suportes, sem a prvia identificao e avaliao dos conjuntos documentais. O que interessa, nessa viso
imediatista, a liberao de espaos.
Esse procedimento pode representar um investimento intil quando incidir
sobre documentos rotineiros, repetitivos, desprovidos de valor informativo,
probatrio ou cultural, que poderiam ser eliminados, conservando-se deles apenas
pequenas amostragens.
14
Agilidade na recuperao dos documentos

e das informaes
Eficincia administrativa
Melhor conservao dos documentos de
guarda permanente
Racionalizao da produo e do fluxo de
documentos (trmite)
Liberao de espao fsico
Incremento pesquisa
Se voc tem a idia que at o ano 2000 o

volume mundial de papel gerado ir cair vertiginosamente devido s novas tecnologias,
um ligeiro engano. Segundo uma pesquisa
publicada na Revista Fortune, EUA, um bilho de documentos so produzidos nos Estados Unidos, todos os dias. E no s isso.
Os nmeros so gigantescos. Mais de 300
milhes de documentos permanecem em uso
(ativos), com um custo de US$ 0,25 cada vez
que so acessados. Um documento copiado, no mnimo, vinte vezes. As transmisses
de fax geram mais de 85 milhes de pginas
por ano. Devido a toda essa papelada, um tpico funcionrio de escritrio gasta 40% do
seu tempo gerenciando documentos.
A AIIM - Association for Information and
Image Management Internacional (Associao Internacional do Gerenciamento da Imagem e Informao), com sede nos EUA, publicou uma pesquisa feita em conjunto com
uma grande empresa de consultoria daquele
pas, em 1989. O estudo revelou que toda a
informao estava armazenada nas seguintes
mdias: papel, 95%, microfilmes, 4%, meios
magnticos/eletrnicos, 1%. Trs anos mais
tarde, um estudo semelhante revelou a situao em 1999: papel, 92%, microfilmes, 3%,
mdias pticas, 5%.
Ningum deve se entusiasmar porque o
papel diminuir 3%, ou porque o microfilme
decrescer 1% ou porque o mercado de discos pticos ir explodir em 4%. O que ocorre
- todos sabem - que o volume da informao - quase sempre em papel - duplica anualmente.
(Fonte: Mundo da Imagem. So Paulo,
CENADEM, jul.ago./96)
15
PASSOS PARA A IMPLANTAO

DE PROCESSO DE AVALIAO
DE DOCUMENTOS
1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta
legitimidade e autoridade equipe responsvel;
2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao;
3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades;
4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries
documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades;
5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento
do trmite;
6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico;
7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
O RGO PRODUTOR DOS DOCUMENTOS:

ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO
A primeira atividade a ser desenvolvida no processo de organizar e avaliar
documentos de arquivo o estudo da estrutura e funcionamento do rgo produtor.
FUNDO
Grupo
Subgrupo
Subgrupo
Grupo
Subgrupo
Subgrupo
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CLASSIFICAO DE FUNDO
uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa
na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do
rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de
organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e
suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. O
trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos conjuntos documen-
Conjunto de documentos
resultante do exerccio
da mesma funo ou
atividade, documentos
estes que tm idntico
modo de produo,
tramitao e resoluo.
tais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente exercidas.
ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL
SRIE DOCUMENTAL
=
A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS
As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro

em algum tipo de documento. Os documentos relacionados a uma funo, produzidos ou acumulados por determinado rgo, mantm entre si relaes que precisam
ser deslindadas no processo de avaliao. A anlise da rotina documental e das
inter-relaes dos vrios conjuntos essencial para que se conhea o contexto de
produo, evitando-se sentenciar sobre peas isoladas de arquivo.
A avaliao deve incidir sobre conjuntos de documentos e no sobre unidades individualizadas. A grande dificuldade consiste em reconstituir esses conjuntos quando eles foram desfeitos por critrios inadequados de arquivamento. Os
documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade
constituem as sries documentais e sobre elas que deve incidir o trabalho de
identificao de valores e de definio de prazos de guarda. Portanto, cabe ao
profissional de arquivo conhecer quais so os momentos do ciclo de vida dos documentos para poder identificar em qual deles os conjuntos se encontram e determinar o tratamento e a guarda a eles correspondentes.
A complexidade e responsabilidade do trabalho de avaliar exige a constituio de equipes, que podero ser denominadas grupos ou comisses de avaliao,
para analisar os documentos nos seus mais diversos aspectos. Esse processo
participativo de profissionais ligados s mais diversas reas do conhecimento ser
decisivo para se definir critrios de valor. A avaliao supe a identificao dos
valores primrio e secundrio dos documentos. O valor primrio relaciona-se s
razes de sua prpria produo, considerando seu uso para fins adminstrativos,
legais e fiscais. O valor secundrio diz respeito potencialidade do documento
como prova ou fonte de informao para a pesquisa.
COMISSES DE AVALIAO
CENTRAIS
18
SETORIAIS
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COMPOSIO
solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento
dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume;

acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de
eliminao ou envio para guarda permanente;
propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizandoa sempre que necessrio;
elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para
guarda permanente;
coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;
presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.
As comisses de avaliao devero ser compostas por profissionais com conhecimentos das funes, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos rgos, sendo recomendvel que faa parte da comisso um tcnico
de nvel superior da rea especfica de competncia do rgo, um procurador
ou assessor jurdico e um arquivista.
COMISSO CENTRAL DE
So competncias da CCAD:
coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais
de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo;

avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao;
orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo);
supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo
Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;
aprovar as amostragens;
propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de docu-
mentos e arquivos.
COMISSES SETORIAIS DE
METODOLOGIA DA AVALIAO
A Tabela de Temporalidade o instrumento fundamental da avaliao,
pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo
central ou intermedirio, e de sua destinao final, quando se determina sua eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento importante
registrar tambm os documentos que devero ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalizao etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade dever ser aprovada por
autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionrios da instituio
ou empresa. A Tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos, por
isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos
documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas que, eventualmente,
ocorrerem na legislao.
So competncias das CSA:

promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzi-
das, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo;

elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD;
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21
22
Suporte
Datas-limite
Cpia (2)
Original (1)
Vigncia
Prazo de
Prazo de
Prescrio
Prazo de
Precauo
Unidade
Central
Arquivo
Arquivo
Intermedirio
Prazo de Arquivamento
Eliminao
Amostragem
Total
Guarda Permanente
Destinao Final
Observaes
Esse modelo de Tabela de Temporalidade foi proposto por Dase Apparecida Oliveira no projeto do Sistema de Arquivos do Municpio
de So Paulo - SAMSP, em 1990.
Tipo
Documental
Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinao final dos documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para
sua guarda temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus
valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento ou eliminao.
Srie
TABELA DE TEMPORALIDADE
D e p a rta m e n to : ............................................................................................
D iv is o : .......................................................................................................
S e o : ........................................................................................................
importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos pblicos

ou considerados de interesse pblico, a Tabela de Temporalidade dever ser encaminhada para a aprovao da instituio arquivstica pblica em sua especfica
esfera de competncia, de acordo com o que determina o art. 9 da Lei Federal n
8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Documental
TA B E L A D E T E M P O R A L ID A D E
de: ________________________
(S e c re ta ria /A u ta rq u ia /E m p re s a )
23
DESCRIO DE CAMPOS
cais:
SRIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de
uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao e resoluo. Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou cdigo da srie. A codificao faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos.
TIPO DOCUMENTAL
a configurao que assume o documento em decorrncia da disposio de
suas informaes. Ex: ofcio, relatrio, ata, processo, planta, projeto.
SUPORTE
Material sobre o qual as informaes so registradas: papel, filme, fita magntica, disco tico, disquete etc.
DATAS-LIMITE
Elemento de identificao cronolgica onde consta a data do documento mais
antigo e a data do documento mais recente.
ORIGINAL (1) OU CPIA (2)
Indica se o documento original ou cpia. Na inexistncia do documento
original, a cpia deve ser considerada como tal.
PRAZO DE VIGNCIA
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos
e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.
PRAZO DE PRESCRIO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer
interessado pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito
seu que entenda violado.
UNIDADE
Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao
produtor.
ARQUIVO CENTRAL
Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo geral, centralizado de algumas Secretarias, Autarquias ou Empresas.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermedirio da
administrao, aguardando longos prazos precaucionais.
DESTINAO FINAL
o resultado da avaliao: encaminha o documento para a eliminao ou
para a guarda permanente. Das sries eliminadas, podero ser recolhidas
amostragens ao Arquivo Permanente.
ELIMINAO
o procedimento de destruio fsica daqueles documentos que, esgotados os
valores primrios, no apresentam interesse histrico-cultural para a Administrao ou para a sociedade.
GUARDA PERMANENTE
Os documentos que, esgotados os prazos de vigncia, prescrio ou precauo,
apresentarem valor mediato ou secundrio, devero ser recolhidos para guarda definitiva.
AMOSTRAGEM
Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por
meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplifi-
PRAZO DE PRECAUO
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer
interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou
encaminh-lo para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes lo-
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25
c-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de

procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes.
TOTAL
Esse campo dever ser assinalado quando a totalidade do conjunto documental for
destinada guarda permanente.
OBSERVAES
o campo reservado para registrar outras informaes relevantes, principalmente a legislao que fundamenta a definio dos prazos prescricionais.
DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO

E GUARDA TEMPORRIA
documentos que sejam cpias ou duplicatas de originais destinados guarda
permanente;
documentos cujas informaes bsicas possam ser recuperadas em outros;
documentos cujos textos tenham sido impressos em sua totalidade;
documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros;
documentos que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica infe-
rior (foto, fita de vdeo, fita cassete, disquete, disco tico, etc.)
DOCUMENTOS DE
VALOR MEDIATO E
GUARDA PERMANENTE
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS
ELIMINAO
PRAZOS DE GUARDA
IMEDIATO
Administrativo
Legal
Fiscal
TEMPORRIA
RECOLHIMENTO AO
ARQUIVO
PERMANENTE
DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO

E GUARDA PERMANENTE
de criao, constituio, modificao ou extino do rgo produtor (Leis,
MEDIATO
Histrico
Probatrio
Informativo
DOCUMENTOS DE
VALOR IMEDIATO E
GUARDA TEMPORRIA
GUARDA
PERMANENTE
VALORES DOS DOCUMENTOS

DE ARQUIVO
DEVEM SER PRESERVADOS

APS OS PRAZOS PREVISTOS
NA TABELA DE
TEMPORALIDADE PARA A
EFICCIA DA AO
ADMINISTRATIVA, COMO
PROVA, GARANTIA DE
DIREITOS OU FONTE DE
PESQUISA
Decretos, Portarias, Resolues);
PERMANENTE
atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regu-
lamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);
convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao;
PODEMSER ELIMINADOS
DEPOIS DE ESGOTADOS OS
PRAZOS DE VIGNCIA,
PRESCRIO E PRECAUO
balanos, livros-razo e livros-dirio;

atas, resolues;
AMOSTRAGENS = parte representativa da srie: revela

especificidades, alteraes de rotinas administrativas ou de
procedimentos tcnicos.
26
27
correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Admi-
nistrao;
publicaes oficiais e/ou co-produes;
projetos de edificaes pblicas e particulares;
projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos;
documentos que firmem jurisprudncia jurdica, administrativa ou tcnica
(pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras, no encontradas nos textos legais);
documentos relativos administrao de pessoal: planos de slarios e benef-
cios, criao/reestruturao de carreiras;

documentos relativos ao patrimnio imobilirio;
documentos que registrem as atividades-fim do rgo: planos, projetos, pro-
gramas, pesquisas, relatrios anuais;

documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais;
documentos de divulgao de obras, eventos ou atividades desenvolvidas pelo
rgo (convites, folhetos, cartazes);

documentos relativos ao parcelamento do solo.
ELIMINAO DE DOCUMENTOS:
PROCESSAMENTO TCNICO
De acordo com a legislao em vigor, nenhum documento pblico poder
ser eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se no constar da Tabela de
Temporalidade do rgo, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada. Mesmo os documentos microfilmados no podero ser eliminados antes de
2
se definir sua destinao final .
A eliminao depende de algum instrumento legal ou normativo
que a autorize.
2. Documentos oficiais ou pblicos com valor de guarda permanente no podero ser eliminados aps a
microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio
rgo detentor (art. 13 do Decreto Federal 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
28
A Tabela de Temporalidade dever indicar o local em que ser processada a eliminao:

na prpria unidade
no arquivo central ou
no arquivo intermedirio
Alguns documentos com curto prazo de vigncia e de valor eventual ou meramente instrumental para a administrao sequer devero ser transferidos, pois podero ser eliminados pelo prprio produtor, uma vez que
tenham cumprido as funes que lhes deram origem. As cpias tambm
podero ser eliminadas nas unidades acumuladoras, desde que identificados os originais e garantido seu ciclo de vida.
Nas empresas, os documentos devem ser eliminados nos prazos
previstos nas Tabelas de Temporalidade aprovadas pela Diretoria, aps autorizao por escrito do presidente ou de seu representante.
Por isso, a eliminao de documentos que no constem das Tabelas
de Temporalidade, ou no tenham completado os prazos de vigncia e
precaucional nelas previstos, no legalmente autorizada no servio pblico e nem recomendvel, do ponto de vista tcnico e jurdico, nas empresas
privadas. preciso identificar e recompor as sries documentais, e providenciar uma organizao elementar da massa acumulada para se efetuar
com segurana a eliminao.
A inutilizao dos documentos poder ser efetuada por procedimentos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documental
produzida e acumulada ainda predominantemente em papel, cada rgo
pblico ou empresa dever definir os mtodos e adquirir os equipamentos
(fragmentadora de papel de pequeno ou grande porte etc.) necessrios ao
processamento da eliminao. No recomendvel do ponto de vista ecolgico a incinerao de papis, que podero ser mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para reciclagem.
Nem sempre, porm, essa recomendao tem sido incorporada aos
instrumentos legais que definem normas para a eliminao. Recente Provimento do Conselho Superior de Magistratura do Tribunal de Justia de So
Paulo, que regulamenta a destruio fsica de autos de processos, permite
que os documentos sejam eliminados por incinerao, destruio mecni3
ca, transformao em aparas ou por outro meio adequado .
3. Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro de 1997, art. 1. Regulamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h mais de cinco anos em primeira instncia,
nas comarcas da Capital e do Interior do Estado de So Paulo.
29
Redao semelhante dada Resoluo do Tribunal de Contas de So Paulo, que autoriza a eliminao de documentos tambm por incinerao ou
4
destruio fsica .
importante prever os procedimentos adequados eliminao durante a elaborao de textos legais ou normativos que devero disciplinar a
matria. A legislao do Municpio de So Paulo, por exemplo, explicita
5
tais procedimentos .
Portanto, o processamento tcnico da eliminao prope algumas
questes que merecem ser observadas:
quais os dispositivos legais ou normas internas que legitimam o ato?
EMPRESA FANTASIA
ARQUIVO CENTRAL
ATA OU TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ( n____ )
Unidade Produtora/Cdigo:
Srie documental/Cdigo:
Datas-limite:
Metros lineares:
quem disponibiliza os documentos e efetua a eliminao? (extrao de

grampos, clipes e garras de metal, remoo dos documentos das caixas
etc.)
Aos ______ dias do ms de __________, de mil novecentos e noventa e

_______, procedeu-se eliminao de documentos da Empresa Fantasia, em
conformidade com os prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade, apro-
quem registra o ato? (elaborao da Ata ou Termo de Eliminao)

onde e quando ser realizada? (elaborao de calendrio de eliminao)
vadas pela Diretoria desta Empresa. Acompanha esta Ata a relao dos documentos eliminados. E, para constar, lavramos a presente Ata que vai pelos
de que maneira ser processada? (equipamentos necessrios)
responsveis assinada.
o que ser feito com o resduo da eliminao? (venda ou doao e para

quem?)
______________________
______________________
______________________
A eliminao dever ser registrada em Ata ou Termo de Eliminao

onde constem os seguintes dados:
rgo produtor
______________________
dos produtores dos

documentos e/ou Presidente
da Empresa
srie documental
Assinaturas
Assinatura do responsvel
pelo Arquivo Central
datas-limite
FICHA DE CONTROLE DE ELIMINAO
quantidade eliminada (em metros lineares)

data da eliminao
assinatura dos responsveis
1. Data prevista para eliminao:
5. Notao (=localizao)
2. Srie:
Cx.
3. Datas-limite:
Vol.
4. Entidade Remetente:
Disq.
6. N da transferncia:
6.1 Data da transferncia:
4. Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/5, art. 3, publicada no D.O.E em 12/03/97. Dispe sobre a
eliminao de documentos e processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So Paulo.
5. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em ata da Unidade ou rgo,
acompanhada de relao que identifique os respectivos documentos, e que consignar as datas-limite e a
quantidade, em metros lineares, dos documentos eliminados (Decreto n 29.745, de 14 de maio de 1991,
Art. 6.). Os documentos eliminados sero transformados em aparas e doados ao Corpo Municipal de
Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6, parg. 1).
7. Data da execuo da eliminao:

8. Observaes:
30
31
Dos documentos destinados eliminao recomendvel que

sejam conservadas amostragens que devero ser recolhidas para guarda
permanente.
O profissional de arquivo precisa orientar sua ao pela busca
contnua de critrios os mais objetivos possveis de avaliao e eliminao. No entanto, muito questionvel a possibilidade de se estabelecer
um conjunto de critrios objetivos para a seleo de documentos
eliminveis que devero constituir as amostragens. Nesse momento, no
podemos deixar de observar que as tcnicas de seleo devem levar em
conta no somente o contedo da informao, mas tambm sua natureza
e forma. A amostragem pode ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou
por sries documentais. Alguns dos critrios mais comuns para se definir as amostragens so:
amostragem anual ou decenal - aplicada aos documentos que foram
organizados segundo um critrio cronolgico;
BIBLIOGRAFIA SOBRE O TEMA

ACERVO. Revista do Arquivo Nacional. Novas Tecnologias em Arquivos: Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, v.7, n. 1-2, jan.-dez. 1994.
ALBERCH I FUGUERAS, Ramn. A gesto integral dos documentos. V Conferncia Nacional de Arquivos Pblicos, Estado e Sociedade: As dimenses do Arquivo Pblico. So Paulo, 1997. 26 p.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Entre historiadores y archivistas: el
dilema de la valoracin documental. Mxico, Secretaria de Gobernacin. Direccin
de Publicaciones, 1995.
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos Bsicos. Rio de Janeiro, 1995. (Publicaes Tcnicas, 47).
_________ . Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985. (Publicaes Tcnicas, 40).
mtodo alternativo ou por turno - sistema de rodzio que pode ser
_________ . Orientao para avaliao e arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985. (Publicaes Tcnicas, 41).
acompanhado de mtodos estatsticos;

amostragens regionais;
__________. Critrios de avaliao de documentos de arquivo. Mensrio do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v. 12, n. 9, p. 21-28, set. 1981.
amostragem estatstica aleatria - aplicado em acervos volumosos,
completos, ordenados de forma lgica.
__________. Guarda e eliminao de documentos. Mensrio do Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, v. 7, n. 11, p. 27-31, nov. 1976. [Publicao do Decreto n
2.858, de 18 de maro de 1975, que dispe sobre a guarda e eliminao de documentos oficiais do Distrito Federal e da Portaria n 153-SEA, de 9 de abril de
1975, que regulamenta o art. 11 daquele Decreto e estabelece normas para funcionamento da Comisso de Eliminao de Documentos].
Para alguns arquivistas, a seleo de amostras para preservao

permanente condio indispensvel eliminao dos conjuntos aos
quais elas pertenam. Contudo, a legislao federal no determina essa
prtica, em relao aos documentos oficiais. No Municpio de So Paulo, porm, o Decreto que estabelece normas de avaliao determina a
seleo de amostragens para guarda permanente dos documentos pbli6
cos destinados eliminao .
DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de
Estado da Cultura, 1996.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. El expurgo en los Archivos Municipales. Propuesta de un manual. Madrid,
Ayuntamiento de El Escorial, 1994.
HAM, F. Gerald. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. Chicago,
The Society of American Archivists, 1993 (Archival Fundamentals Series).
HEREDIA HERRERA, Antonia (1986). Gestin de Documentos. Archivistica
General. Teora y Prctica, 5. ed. act. y aum. Sevilha: Diputacin Provincial,
1991, p. 171-195.
6. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para acervo do Arquivo Histrico
Municipal, que sero a ele encaminhadas conforme calendrio a ser estabelecido (Art. 7 do Decreto Municipal n 29.745, de 14 de maio de 1991).
32
33
INOJOSA, Rose Marie. Tabelas de Temporalidade. CASTILHO, Ataliba Teixeira (org.)

- A sistematizao de arquivos pblicos. Campinas: Editora da UNICAMP, 1991,
p. 87-97.
________. Gerenciamento de Documentos: avaliao. Atas do I Seminrio Nacional de
Arquivos Universitrios. Campinas, So Paulo: Unicamp, 1992.
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo, Rio de
Janeiro, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez. 1987.
KROMNOV, Ake. Avaliao de Arquivos Contemporneos. Traduo de Maria Amlia
Porto Migueis. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v. 9, n. 3, p. 20-28, set./
dez.1981.
LOPES, Lus Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a
informtica aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro,
1997.
MACHADO, Helena Corra. Avaliao de documentos: principais critrios. Arquivo
Rio Claro, Rio Claro, So Paulo, v. 5, n. 2, p. 33-41, jul.1986.
VAZQUEZ, Manuel. Manual de Seleccion Documental. Crdoba, Argentina, 1983.

VAZQUEZ, Manuel. Estudio del Ciclo Vital de los Documentos. Crdoba, Repblica
Argentina, 1987 (mimeo.).
LEGISLAO (*)
LEGISLAO FEDERAL
Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos
Pblicos e Privados.
Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e
d outras providncias.
Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio
de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais.
MACHADO, Helena Corra e CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Gesto de documentos. Roteiro para implantao de Arquivos Municipais. So Paulo: Secretaria
de Estado da Cultura: Porto Calendrio, 1996, p. 24-42.
Portaria da Secretaria da Justia n 58, de 20 de junho de 1996. Regulamenta o registro

e a fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o pargrafo nico do artigo 15 do Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de
1996.
NORMES I REGLAMENTS DE LARXIU MUNICIPAL DE BARCELONA. Coordenao de Ramn Alberch i Fugueras e Lina Ubero i Badia. Barcelona: Ayuntament
de Barcelona, Regidoria de Presidncia, 1994. (Coleo Normes i Reglaments de
lArxiu Municipal, 1).
Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997. Regulamenta o art. 23 da Lei 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o
acesso a eles, e d outras providncias.
OLIVEIRA, Dase Apparecida. Sistema de Arquivos para o Municpio de So Paulo SAMSP. Revista do Arquivo Municipal v. 199. So Paulo: Departamento do
Patrimnio Histrico, 1991, p.113-143.
LEGISLAO DO ESTADO DE SO PAULO
________ . Arquivos Intermedirios: funes, operacionalizao e procedimentos tcnicos relativos destinao dos documentos. Atas do I Seminrio Nacional de Arquivos Universitrios. Campinas, So Paulo: Unicamp, 1992, p.189-204.
Decreto no 22.789, de 19 de outubro de 1984: Institui o Sistema de Arquivos do Estado

de So Paulo - SAESP.
Decreto no 29.838, de 18 de abril de 1989: Dispe sobre a constituio de Comisso de
Avaliao de Documentos de Arquivo nas Secretarias do Estado de So Paulo.
PIRES, Clair de Sousa. Os Arquivos e a Avaliao de Documentos. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v. 9, n. 3, p. 3-10, set./dez.1981.
LEGISLAO DO MUNICPIO DE SO PAULO
SCHELLENBERG, T. R. A Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos. Traduo

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STRINGHER, Ademar. Aspectos legais da documentao em meios microgrficos,
magnticos e pticos. 2 ed. rev. e atualizada. So Paulo: Universidade Ibirapuera:
CENADEM, 1996.
34
Portaria no 39, de 22 de janeiro de 1990: Cria a Comisso Central e as Comisses

Setoriais de Avaliao de Documentos nos rgos da administrao direta e indireta do
Municpio de So Paulo.
(*) A legislao sobre avaliao de documentos pblicos editada pelos Estados e Municpios brasileiros
ainda no foi compilada. Indicamos, guisa de contribuio, a legislao do Estado e do Municpio de
So Paulo.
35
Decreto no 28.656, de 9 de abril de 1990: Estabelece mecanismos necessrios

implantao de processo de avaliao de documentos pblicos do Municpio de
So Paulo.
Decreto no 29.745, de 14 de maio de 1991: Estabelece normas de avaliao e
destinao para os documentos da Administrao Pblica do Municpio de So
Paulo.
Ato n 413/92. Cria a Comisso de Avaliao de Documentos - CAD destinada a
estabelecer os critrios para destinao e custdia dos documentos da Cmara
Municipal de So Paulo. (Alterado pelo Ato n 414/92).
Minuta de Decreto que consolida normas para avaliao, guarda e eliminao dos
documentos pblicos municipais que compem os arquivos da administrao direta
e indireta do Municpio de So Paulo, de autoria de Dase Apparecida Oliveira,
Ieda Pimenta Bernardes e Laura Lcia Vieira Ceneviva, aprovada pela Comisso
Central de Avaliao de Documentos - CCAD (nomeada pelo Portaria n 034/
SMA-G/95) e autuada no processo n 16-005.848-96*76.
RESOLUES DO CONSELHO NACIONAL

DE ARQUIVOS - CONARQ
Resoluo n 6, de 15 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre diretrizes

quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes
do Poder Pblico.
Resoluo n 8, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Atualiza o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica - Atividade-Meio
e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s
atividades-meio da Administrao Pblica, aprovados pela Resoluo n 4.
Resoluo n 9, de 1 de julho de 1997 (D.O.U de 18/7/97). Dispe sobre o regimento
interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
TABELAS DE TEMPORALIDADE
OFICIALIZADAS (*)
EXECUTIVO FEDERAL
Resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995 (D.O.U de 24/10/95). Dispe sobre a

necessidade da adoo de planos e/ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas
atividades e funes.
Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995 (D.O.U de 24/10/95). Dispe sobre as
medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas pblicas.
Resoluo n 3, de 26 de dezembro de 1995 (D.O.U de 28/12/95). Dispe sobre o
Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996 (D.O.U de 29/3/96). Dispe sobre o
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica:
atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os
prazos de guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividadesmeio da Administrao Pblica.
Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispe sobre a
publicao de editais para eliminao de documentos nos dirios oficiais da Unio,
Distrito Federal, Estados e Municpios.
36
Resoluo CONARQ n 4, de 28 de maro de 1996 (D.O.U de 29/3/96). Dispe sobre o

Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Administrao Pblica:
atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de
guarda e destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo relativos s atividades-meio da Administrao
Pblica.
EXECUTIVO ESTADUAL
Resoluo SE - 33, de 25/02/94 (D.O.E de 26/02/94), Resoluo SE - 129, de 13/07/94
(D.O.E de 14/07/94), Resoluo 172, de 16/09/94 (D.O.E de 17/09/94), Resoluo SE
232, de 22/12/94 (D.O.E de 23/12/94). Aprovam, respectivamente, as 4 etapas da Tabela de Temporalidade da Secretaria de Educao do Estado de So Paulo.
Resoluo n 8865 do Secretrio de Estado da Administrao: aprova o Manual de
Gesto de Documentos do Estado do Paran. Dirio Oficial de Curitiba, 11 de agosto de
1997.
(*) As Tabelas de Temporalidade oficializadas pela administrao pblica, das quais tomamos conhecimento, esto sendo indicadas como referncia para subsidiar e enriquer o debate acerca da temporalidade
dos documentos pblicos.
37
Portaria GR n 3083, de 23 de outubro de 1997. Institui o Sistema de Arquivos da

Universidade de So Paulo - SAUSP e d outras providncias. Suplemento do D.O.E
volume 107, nmero 206, de 25 de outubro de 1997.
Provimento do Conselho Superior de Magistratura n 556/97, de 14 de fevereiro

de 1997. Regulamenta a destruio fsica de autos de processo, arquivados h
mais de cinco anos em primeira instncia, nas comarcas da Capital e do Interior
do Estado.
EXECUTIVO MUNICIPAL
Resoluo do Conselho da Justia Federal n 192, de 21 de maio de 1997. Disciplina a seleo, guarda e eliminao de documentos judiciais e processos findos
e cria o arquivo histrico da Justia Federal de 1 e 2 Instncias.
Decreto n 36.118, de 4 de junho de 1996. Oficializa a Tabela de Temporalidade do

Instituto de Previdncia Municipal de So Paulo - IPREM. Dirio Oficial do Municpio
de So Paulo n 106, 5 de junho de 1996.
Obs.: Na administrao pblica do Municpio de So Paulo, o nico rgo que oficializou sua Tabela de Temporalidade, at o momento, foi o Instituto de Previdncia
Municipal - IPREM. Contudo, todas as demais Secretarias elaboraram suas propostas
de Tabelas que se encontram em poder da Comisso Central de Avaliao de Documentos. A Tabela das atividades-meio dos Gabinetes e Assessorias foi amplamente
discutida por representantes de todas as Comisses Setoriais e aprovada pela Comisso Central de Avaliao de Documentos, em 1992, faltando apenas sua oficializao.
Decreto n 9.223, de 20 de maio de 1997. Estabelece os prazos de guarda e a destinao
de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos
de Arquivo da Prefeitura de Belo Horizonte. Dirio Oficial do Municpio de Belo Horizonte, Suplemento Especial, 22 de maio de 1997.
PODER LEGISLATIVO
Comunicado 1/93 da Comisso de Avaliao da Cmara Municipal de So Paulo. Apresenta a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Atividade Legislativa da CMSP.
Dirio Oficial do Municpio 38(221), 27 de novembro de 1993.
Resoluo n 02/97 - TCA - 13054/026/95. Dispe sobre a eliminao de documentos e
processos arquivados no Tribunal de Contas do Estado de So Paulo. Dirio Oficial do
Estado de So Paulo, Poder Legislativo, 107(47), 12 de maro de 1997.
PODER JUDICIRIO
Portaria n 7, de 28 de dezembro de 1987. Aprova a Tabela de Temporalidade de Documentos, dispe sobre o arquivamento e microfilmagem de papis, no mbito da Secretaria do Tribunal de Justia do Estado do Mato Grosso do Sul. Dirio Oficial do Estado de
Mato Grosso do Sul, 8 de janeiro de 1988.
Ato Normativo do Tribunal de Justia do Estado do Rio de Janeiro n 13/97. Aprova a
Tabela de Temporalidade para os documentos do Poder Judicirio do Estado do Rio de
Janeiro - Tribunal de Justia. Dirio Oficial do Estado do Rio de Janeiro, 31 de janeiro
de 1997.
38
39
ANEXOS
ANEXO 1 - GLOSSRIO
ANEXO 2 - CRITRIOS PARA QUANTIFICAO DE ACERVO
ANEXO 3 - PRAZOS DE PRESCRIO
ANEXO 4 - ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS:
fundamentos legais (quadros sinticos)
ANEXO 5 - ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS:
fundamentos legais (textos integrais)
41
Atividade-Fim
Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas
atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.
ANEXO 1
GLOSSRIO (*)
Acervo
Totalidade dos documentos conservados num arquivo.
Amostragem
Fragmento de uma srie documental destinada eliminao, selecionado por meio
de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplific-la, revelar
especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de procedimentos tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes.
Arquivo
um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer poca, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no
exerccio de suas funes ou conservados para servir de referncia, prova, informao ou fonte de pesquisa.
Arquivo Corrente
Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais
foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam
junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados. O
mesmo que Arquivo Administrativo.
Arquivo Histrico
Veja Arquivo Permanente
Arquivo Intermedirio
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente,
que aguardam em depsito de armazenamento temporrio sua destinao final.
Arquivologia
Disciplina que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao.
Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor
para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de
pesquisa.
Atividade-Meio
Conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especfivas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
Avaliao de documento
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos
(imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos
para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos e
eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental.
Ciclo de vida dos documentos
Sucesso de fases por que passam os documentos (corrente, intermediria, permanente), desde o momento em que so produzidos at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente).
Classificao de fundos
uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na
legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo
produtor dos documentos.
A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho:
compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura
orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades
geradoras dos documentos.
Comisso Central de Avaliao de Documentos - CCAD
uma comisso permanente e multidisciplinar de avaliao de documentos. So
competncias da CCAD:
1. coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo;
2. avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas
pelas Comisses Setoriais de Avaliao;
3. supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;
4. aprovar as amostragens;
5. propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos
e arquivos.
(*) A elaborao deste Glossrio contou com a colaborao de Dase Apparecida Oliveira e teve como
fonte bsica o Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros/Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
42
43
Eliminao de documentos
Destruio de documentos que, no processo de avaliao, foram considerados sem
valor para guarda permanente.
A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia (art. 9, Lei no 8.159, de 08/01/91).
A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na
tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera
de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991 (art. 12, pargrafo nico, Decreto no 1.799, de 30/01/96).
Dos documentos a serem eliminados podero ser retiradas amostragens para guarda definitiva no Arquivo Permanente.
Comisses Setoriais de Avaliao - CSA

So comisses multidisciplinares, constitudas em cada rgo produtor de
documentos. So competncias das Comisses Setoriais de Avaliao:
1. promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo;
2. elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da
CCAD;
3. solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento
dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume;
4. acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de
arquivos e documentos de seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente;
5. propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade,
atualizando-a sempre que necessrio;
6. elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para
guarda permanente;
7. coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes;
8. presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.
Fundo
o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural por
uma mesma instituio, entidade ou pessoa.
Gesto de Documento
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou
guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas bem
como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural.
Datas-limite
Identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do perodo abrangido pelos documentos de uma srie, de um processo, dossi, fundo ou coleo.
Guarda Permanente
Veja Valor Mediato
Diagnstico de arquivos
Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico,
condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de
transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais
atividades.
Plano de Destinao
Conjunto de instrumentos de destinao de documentos decorrentes do trabalho de
avaliao: tabela de temporalidade, relao de eliminao, ata ou termo de eliminao.
Guarda Temporria
Veja Valor Imediato
Prazo de Precauo
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa ou qualquer interessado guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para
guarda definitiva no Arquivo Permanente.
Documento
Toda informao registrada num suporte material (papel, fita, disco ptico
etc.).
Documento de arquivo
todo registro de informao original, nico e autntico que resulta da
acumulao em processo natural por uma entidade produtora no exerccio
de suas competncias, funes e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disco ptico ou
qualquer outro.
44
45
Prazo de Prescrio
Intervalo de tempo durante o qual o poder pblico, a empresa, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direito seu que
entenda violado.
So documentos de valor imediato e guarda temporria aqueles que, esgotados os

prazos de vigncia, prescrio e precauo definidos nas Tabelas de Temporalidade,
podem ser eliminados, sem prejuzo para a coletividade ou memria da Administrao.
Prazo de Vigncia
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e
legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo.
Valor Mediato
Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilizao primria (vigncia administrativa). O mesmo que valor secundrio ou permanente do documento.
So documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os
prazos de vigncia, prescrio e precauo, estabelecidos nas Tabelas de
Temporalidade, devem ser preservados por fora das informaes neles contidas,
para a eficcia da ao administrativa, como prova, garantia de direitos, ou fonte de
pesquisa.
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos

Princpio fundamental da Arquivologia segundo o qual os documentos originrios
de uma instituio, entidade ou pessoa no devem ser misturados aos de origem
diversa, preservando-se assim o contexto e a organicidade de sua produo.
Recolhimento
Passagem de documentos do Arquivo Intermedirio ou Central para o Arquivo Permanente.
Srie Documental
Conjunto de documentos resultante do exerccio de uma mesma competncia, funo ou atividade, documentos estes que tm idntico modo de produo, tramitao
e resoluo.
Tabela de Temporalidade
Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinao final dos
documentos (eliminao ou guarda permanente), define prazos para sua guarda
temporria (vigncia, prescrio, precauo), em funo de seus valores legais, fiscais, administrativos etc. e determina prazos para sua transferncia, recolhimento e
eliminao.
Teoria das Trs Idades
Teoria baseada no ciclo de vida dos documentos, segundo a qual os arquivos podem
ser correntes, intermedirios e permanentes.
Transferncia
Passagem de documentos dos arquivos correntes para o Arquivo Intermedirio ou
Central.
ANEXO 2
CRITRIOS PARA QUANTIFICAO DE ACERVO (*)
Recomenda-se que a quantificao de documentos textuais seja feita em metros
lineares, tendo como base o comprimento das prateleiras das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos. Nesses casos, respectivamente:
multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de prateleiras por estante e, em seguida, pelo nmero de estantes ocupadas e/ou
multiplica-se a medida encontrada pelo nmero de arquivos ocupados.
No caso da documentao encontrar-se amontoada, calcula-se a metragem cbica (comprimento x altura x largura) das pilhas de documentos, seguida da converso da
medida encontrada em metros lineares, conforme tabela abaixo.
Quanto documentao iconogrfica, cartogrfica, filmogrfica, sonora e
microgrfica, a quantificao deve ser feita por unidade, com base nos diferentes tipos de
formatos encontrados (nmero de plantas, de mapas, de microfichas, de rolos de filmes e
de microfilmes, de discos, de fitas cassetes, de diapositivos, de ampliaes fotogrficas,
de negativos fotogrficos, de disquetes, de discos ticos etc).
Valor Imediato
Qualidade inerente s razes de criao de todo documento, em decorrncia das
atividades-fim e das atividades-meio de uma instituio. O mesmo que valor primrio ou administrativo do documento.
(*) ARQUIVO NACIONAL - Manual de identificao de acervos documentais para transferncia e/ou
recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 40).
46
47
CONVERSO DE:
PA R A :
M U L T IP L IC A D O P O R :
m e tro s lin e a re s d e
a rq u iv o
q u ilo g ra m a s d e
a rq u iv o
35 a 80
m d ia = 5 0
a rq u iv o
m e tro s c b ic o s d e
a rq u iv o
0 ,0 6 a 0 ,1 2
m d ia = 0 ,0 8
a rq u iv o
a rq u iv o
0 ,0 1 a 0 ,0 4
m d ia = 0 ,0 2 5
a rq u iv o
a rq u iv o
0 ,0 0 0 8 a 0 ,0 0 3
m d ia = 0 ,0 0 1 6
to n e la d a s d e a r q u iv o
a rq u iv o
10 a 40
m d ia = 2 5
to n e la d a s d e a r q u iv o
a rq u iv o
0 ,8 0 a 3
m d ia = 1 ,6
a rq u iv o
a rq u iv o
8 a 16
m d ia = 1 2
a rq u iv o
a rq u iv o
400 a 800
m d ia = 6 0 0
PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO (cont.)

CONSOLIDAO DAS LEIS DO TRABALHO
Arts. 11, 119, 149, 440 e 916
ANEXO 3
PRAZOS DE PRESCRIO
NOTA: Os prazos prescricionais devero ser definidos pelos representantes da
rea jurdica que integrarem as comisses ou grupos de avaliao de documentos.
A ttulo de contribuio, apresentamos alguns prazos previstos na legislao em
vigor que devero ser analisados e cotejados com dispositivos legais complementares, pelos referidos especialistas.
PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO

5 anos para o
trabalhador
urbano, at o
CONSTITUIO FEDERAL DE 1988 (Art. 7, XXIX)
limite de 2 anos
Ao contra crditos resultantes das relaes de aps a extino
trabalho
do contrato
at 2 anos aps
a extino do
contrato, para o
trabalhador rural
48
DOCUMENTOS TRABALHISTAS,
PREVIDENCIRIOS E RELATIVOS AO FGTS
(Fonte: Boletim IOB 39/97, 4 semana-set./97)
- Termo de Resciso do Contrato de Trabalho
- Aviso Prvio
- Pedido de Demisso (CF, art. 7, inciso XXIX)
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED) - a contar da data da postagem (Portaria
MTb n 194/95, art. 1, 2)
- Folha de votao de eleies da CIPA (Portaria MTb
n 3.214/78 - NR5, subitem 5.5.4, na redao da
Portaria SSMT n 33/83
- Acordo de compensao
- Acordo de prorrogao de horas
- Atestado mdico
- Autorizao para descontos no previstos em lei
- Cartes, Fichas ou Livros de Ponto
- Comprovantes de entrega da Comunicao de
dispensa (CD)
- Documentos relativos a Crditos Tributrios (IR etc.)
- Guias de Recolhimento de contribuio sindical e
assistencial (para contribuies descontadas e no
recolhidas no corre prazo prescricional)
- Mapa Anual de acidentes do trabalho (Portaria MTb
n 3.214/78, NR4, item 4.12, letra "j", na redao da
Portaria SSMT n 33/83)
- Recibo de abono de frias
- Recibo de entrega do Requerimento SeguroDesemprego (SD)
- Recibo de gozo de frias
- Recibos de adiantamento
- Recibos de pagamento
- Relao de contribuio sindical e assistencial
- Solicitao de abono de frias
- Vale-transporte
2 anos
3 anos
5 anos
49
PRESCRIO EM MATRIA DE TRABALHO (cont.)

- Documentos sujeitos fiscalizao do INSS (folha de
pagamento, recibo e ficha de salrio-famlia, atestados
mdicos relativos a afastamento por incapacidade ou
salrio-maternidade, Guias de Recolhimento etc.) arts. 47, 1 e 2, e 71 do ROCSS e arts. 82,
pargrafo nico, e 92, 2, do RBPS
10 anos
- PIS/PASEP - a contar da data prevista para seu
recolhimento (art. 10 do Decreto-lei n 2.052/83)
- Salrio-Educao (art. 1, 3, do Decreto-lei n
1.422/75 e art. 8 da Instruo SE/FNDE n 01/96,
aprovada pela Resoluo FNDE n 43/96
- Dados obtidos nos exames mdicos (admissional,
peridico, de retorno ao trabalho, mudana de funo
e demissional) incluindo avaliao clnica e exames
20 anos
complementares, as concluses e as medidas
aplicadas (subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5.1 da NR7, na
redao dada pela Portaria SSST n 24/94
- Documentos relativos ao FGTS (art. 23, 5, da Lei
n 8.036/90 e art. 55 de seu regulamento, aprovado
30 anos
pelo Decreto n 99.684/90 e Enunciado TST n 95
(Supl.Esp. anexo ao Bol. IOB n 25/97)
- Livros de Atas da CIPA
- Livros de Inspeo do Trabalho
- Contrato de Trabalho
- Livros ou Fichas de Registro de Empregados
- RAIS - o item 10 do Manual de Orientao da RAIS
Ano-base 1996, aprovado pela Portaria MTb n
1.127/96, dispe que: "A 2 via dos formulrios da
RAIS ou a cpia dos arquivos gerados em meio
magntico e o Protocolo de Entrega devem ficar
Prazo
arquivados na empresa/entidade, durante 5 (cinco)
indeterminado
anos, disposio da Fiscalizao do Ministrio do
Trabalho". Contudo, por ser a RAIS um documentos
de suma importncia, que demonstra toda a vida
profissional do empregado durante o contrato de
trabalho com a empresa, estando, inclusive, vinculada
diretamente ao PIS/PASEP, recomenda-se que seja
guardada por prazo indeterminado.
(*) Ressaltamos ser conveniente que sejam
conservados por prazo indeterminado, pois podem ser
solicitados a qualquer tempo.
50
CDIGO TRIBUTRIO NACIONAL (Lei n 5172 de 25/10/66)

Art. 174. A ao para cobrana do crdito tributrio prescreve em cinco
anos, contados da data da sua constituio definitiva.
Pargrafo nico. A prescrio se interrompe:
I - pela citao feita ao devedor;
II - pelo protesto judicial;
III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor;
IV - por qualquer ato inequvoco ainda que extrajudicial, que importe em
reconhecimento do dbito pelo devedor.
Art. 195. Para os efeitos da legislao tributria, no tm aplicao
quaisquer disposies legais excludentes ou limitativas do direito de
examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papis e efeitos
comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da
obrigao destes de exibi-los.
Pargrafo nico. Os livros obrigatrios de escriturao comercial e fiscal e
os comprovantes dos lanamentos neles efetuados sero conservados at
que ocorra a prescrio dos crditos tributrios decorrentes das
operaes a que se refiram.
"Esto sujeitos fiscalizao tributria ou previdenciria quaisquer
livros comerciais, limitado o exame aos pontos objeto da investigao."
(Smula n 439 do STF).
DEFINIO DE PRESCRIO TRIBUTRIA: o fato jurdico que
consiste na perda do direito que dispe a Fazenda Pblica de ajuizar a
ao de cobrana de crditos tributrios devidamente lanados e
notificados ao devedor, transcorrido o perodo de 5 anos.
51
TTULOS DE CRDITO
SOCIEDADES ANNIMAS
(Lei n 6.404, de 15/12/76)
Arts. 285 a 288
Ao para anular a constituio da Companhia,
por vcio ou defeito (Art. 285)
Ao para anular as deliberaes tomadas em
Assemblia Geral ou especial, que violem lei ou
estatuto da Companhia (Art. 286)
Ao contra peritos e sub-escritores do capital
para deles haver reparao civil pela avaliao
de bens(Art. 287, I, a)
Ao dos credores no pagos contra os
acionistas e os liquidantes (Art. 287, I, b)
PRAZOS DE
PRESCRIO
LETRA DE CMBIO (Decreto n 57.663, de

24/01/66)
Ao de cobrana do portador contra o aceitante
3 anos
Ao de cobrana do portador contra os
endoantes
Ao de cobrana do endoante contra outro
endoante
6 meses
NOTA PROMISSRIA (Decreto n 57.663, de

24/01/66)
Ao contra o emitente
3 anos
1 ano
Ao para haver dividendos (Art 287, II, a)

Ao contra os fundadores (Art. 287, II, b, 1)
Ao contra o endoante
1 ano
Ao contra os acionistas, administradores,

fiscais e sociedades de comando (Art. 287, II, b,
2)
Ao contra os endoantes entre si

6 meses
CHEQUE (Lei n 7357, de 2 de setembro de
1985, Art. 59)
Ao contra os liquidantes (Art. 287, II, b, 3)

6 meses
DUPLICATA (Lei n 5474, de 18/7/68; Lei n

6458, de 1/11/77)
Ao de cobrana contra o sacado
Ao contra acionistas para restituio de

dividendos recebidos de m-f (Art. 287, II, c)
3 anos
Ao de cobrana contra os endoantes
Ao contra os administradores ou titulares de

partes beneficirias (Art. 287, II, d)
1 ano
Ao de cobrana de qualquer coobrigado contra
os demais
1 ano
Ao contra
o
agente fiducirio
de
debenturistas
ou
titulares
de
partes
beneficirias (Art. 287, II, e)
Lei n 6385, de 7/12/76 (Dispe sobre o

Mercado de Valores Mobilirios e cria a
Comisso de Valores Mobilirios)
Infraes das normas legais ocorridas no
mercado de valores mobilirios (Art. 33)
Ao contra o violador do dever de sigilo, para

dele haver reparao civil (Art. 287, II, f)
PRAZO DE
PRESCRIO
PRAZOS DE
PRESCRIO
1 ano da publicao dos
atos constitutivos.
2 anos da deliberao
da Assemblia.
1 ano da aprovao do
laudo.
1 ano da liquidao da
Companhia.
3 anos da data em que
foram postos
disposio do acionista.
3 anos da publicao
dos atos constitutivos.
3 anos da publicao da
ata que aprovar o
balano.
ata da primeira
Assemblia Geral
posterior violao.
3 anos da data da
Assemblia em que os
dividendos tenham sido
declarados.
ata da Assemblia
Geral em que as
participaes tenham
sido pagas.
ata da Assemblia
Geral que tomou
conhecimento da
violao.
oferta.
8 anos da prtica do
ilcito
52
53
CDIGO CIVIL (Arts. 177 a 179)

Aes Pessoais
Aes reais entre presentes
Aes reais entre ausentes
Ao para obter abatimento, rescindir contrato ou
reaver preo pago de coisa mvel recebida com
vcio rebiditrio
Ao para obter abatimento, rescindir contrato ou
reaver preo pago de coisa imvel recebida com
vcio rebiditrio
Ao
de
hospedeiros,
estalajadeiros
e
fornacedores de vveres
Ao do doador para revogar doao
Ao do segurado contra segurador (fato
ocorrido no pas)
Ao do segurado contra segurador (fato
ocorrido no exterior)
Ao de cobrana de bilhete de loteria
Ao dos professores pagveis por perodo no
superior a 1 ms
dem, de honorrios pagveis por perodos
superiores a 1 ms
Ao dos donos de penso, relativos a cada
prestao
Ao de instituies de ensino, relativos a cada
prestao
Ao de tabelies, escrives e oficiais do juzo
Ao de mdicos, cirurgies, farmacuticos
Ao de advogados,solicitadores,curadores,
peritos,procuradores
Ao dos credores por outras pequenas dvidas
alm das citadas
Ao do dono de prdio prejudicado por perda
por avulso
Ao do vendedor para resgatar imvel vendido
Ao de concursos pblicos federais
Ao de engenheiros, arquitetos, agrimensores,
estereometras
Ao para pleitear a reparao de atos
infringentes CLT
PRAZOS DE
PRESCRIO
20 anos
10 anos
15 anos
15 dias
6 meses
6 meses
1 ano da cincia do
fato
1 ano da cincia do
fato
2 anos da cincia do
fato
90 dias
1 ano aps perodo
2 anos (da ltima)
1 ano aps fim do
perodo
1 ano aps fim do
perodo
1 ano da data das
custas
1 ano do ltimo
servio
1 ano
2 anos
1 ano da ocorrncia
3 anos da escritura
1 ano da homologao
2 anos do termo
CDIGO CIVIL (Arts. 177 a 179)

(cont.)
Ao anulatria que denegar a restituio de
tributo devido
Ao para anular ou rescindir contratos sem
prazo fixado para tal
Ao civil por ofensa aos direitos de autor
Ao de direito de propor ao rescisria
Ao por ofensa ou danos causados ao direito de
propriedade
Ao referente a prestao de rendas
temporrias ou vitalcias
Ao de juros ou quaisquer prestaes
acessrias
Aes referentes ao aluguel de prdio rstico ou
urbano
Ao de serviais, operrios, jornaleiros
(pagamento de salrios)
Aes contra a Fazenda Pblica e aes de
dvidas passivas
Ao de prestao de penses alimentcias
Ao para contestar legitimidade do filho (marido
presente)
Ao para contestar legitimidade do filho (marido
ausente)
Ao dos herdeiros do filho para prova de
legitimidade
Ao
do filho natural
para
impugnar
reconhecimento
Ao do adotado para anular a adoo
Ao dos conjuges para anular casamento
Ao do pai, tutor, curador para anular
casamento do filho
Ao do filho ou de seus herdeiros contra o pai
que alienou imveis
Ao de nulidade da partilha
Ao de mulher separada para reaver imveis e
dotes
Idem, para seus herdeiros
Ao do interessado em pleitear a excluso do
herdeiro
PRAZOS DE
PRESCRIO
2 anos
4 anos
5 anos da contrafao
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
2 meses do
nascimento
3 meses do
nascimento
1 ano do falecimento
4 anos da maioridade
1 ano da maioridade
2 anos
3 meses
1 ano
1 ano
4 anos da separao
4 anos do falecimento
4 anos
2 anos
54
55
CDIGO PENAL (Art. 109)

Para crimes cuja pena mxima for superior a 12
anos
Para crimes cuja pena mxima for superior a 8 e
inferior a 12 anos
inferior a 8 anos
inferior a 4 anos
inferior a 2 anos
Para crimes cuja pena mxima for inferior a 1
ano
PRAZOS DE
PRESCRIO
20 anos
16 anos
ANEXO 4
ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS:
fundamentos legais (quadros sinticos)
12 anos
8 anos
4 anos
2 anos
Obs.: Aplicado a penas privativas de liberdade e

restritivas de direito
56
57
GESTO DE DOCUMENTOS
GESTO DE DOCUMENTOS(cont.)
Legislao Federal
. Lei no. 6.546, de 04/07/78: Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de
Tcnico de Arquivo, e d outras providncias;
. Decreto no 82.590, de 06/11/78: Regulamenta a Lei no 6.546, de 4 de julho de 1978, que
dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo;
. Compete ao rgo Central do Sistema (Sistema Nacional de Arquivos): I-estabelecer
princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das atividades de
arquivo intermedirio e permanente (Decreto no 82.308, de 25/09/78: Institui o Sistema
Nacional de Arquivo-SINAR);
. Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e
as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituio Federal,
Art. 216, parg. 2o)
. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao (Lei no 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a Poltica
Nacional de Arquivos Pblicos e Privados, Art. 1o);
. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente (idem, Art. 3o).
. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (idem, Art. 17);
. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos
documentos observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei (idem, Art. 21);
. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado ao Arquivo
Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema
Nacional de Arquivos - SINAR (idem, Art. 26)
. O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica
nacional de arquivos, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo
especial aos documentos de arquivo (Decreto no. 1.173, de 29/06/94: dispe sobre a
competncia, organizao e funcionamento do CONARQ e do SINAR, Art. 1o.);
. Compete ao CONARQ: I-estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos-SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; Vestimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal,
estadual e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva,
legislativa e judiciria; VII- estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes
Executivo, Legislativo e Judicirio, bem como nos Estados, no Distrito Federal e nos Municpios
(idem, Art.2o.);
. Integram o SINAR: ...VII-os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo
(idem,Art.12);
. Compete aos integrantes do Sistema: I-promover a gesto, a preservao e o acesso s
informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as
diretrizes e normas emanadas do rgo central; III-implementar a racionalizao das atividades
arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV- garantir a guarda e o
acesso aos documentos de valor permanente (idem, Art.13);
. Decreto no. 1.799, de 30/01/96: Regulamenta a Lei no. 5.433, de 8 de maio de 1968, que
regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
58
Legislao do Estado de So
Paulo
Legislao do Municpio de So
Paulo
. Diviso do Arquivo do Estado do

Departamento
de
Museus
e
Arquivos, como rgo central do
Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo e alm de suas
atribuies normais, cabe: ... II elaborar
princpios,
diretrizes,
normas
e
mtodos
sobre
organizao e funcionamento das
atividades de arquivo; IV-orientar e
controlar a elaborao dos planos de
destinao de documentos; XIdesenvolver estudos visando
instalao
de
arquivos
intermedirios
ou
permanentes
(Decreto no. 22.789, de 19/10/84,
Art. 6o.)
. Decreto no 29.838, de 18 de abril
de 1989: institui as Comisses de
Avaliao de Documentos nas
Secretarias de Estado.
. Lei no. 8.777, de 14/09/78: dispe

sobre normas para o ordenamento dos
processos na Prefeitura do Municpio de
So Paulo, e d outras providncias;
. Decreto no. 15.306, de 14/09/78:
regulamenta a Lei no. 8.777, de
14/09/78, que dispe sobre processos
na Prefeitura do Municpio de So
Paulo;
. Decreto no. 27.108, de 14/10/88, que
dispe sobre a expedio de certides e
d outras providncias;
. Portaria no. 39, de 22 de janeiro de
1990: cria a CCAD e as CSA;
. Decreto no. 28.656, de 9/04/90:
Estabelece mecanismos necessrios
implantao de processo de avaliao
de documentos pblicos municipais;
. Decreto no. 29.745, de 14/05/91:
estabelece normas de avaliao e
destinao para os documentos da
Administrao Pblica do Municpio de
So Paulo, e d outras providncias;
.
Processo
nmero
16.000.309.93*61/SMC,
apresenta
projeto de implantao do Sistema de
Arquivos para o Municpio de So Paulo,
de autoria de Dase Apparecida Oliveira
(em tramitao).
. Decreto no. 33.870, de 10/12/93:
Autoriza Cooperao Tcnica com a
Cmara Municipal de So Paulo, e d
outras providncias;
. Decreto no. 35.042, de 5/04/1995: D
nova redao ao artigo 12 e acrescenta
dispositivo ao Decreto no. 29.745, de 14
de maio de 1991, relativos
constituio e atribuies da Comisso
Central de Avaliao de Documentos CCAD, e d outras providncias.
. Lei no. 11.951, de 11 de dezembro de
1995: cria a carreira e 90 cargos de
Arquivista no servio pblico municipal.
59
ACESSO(cont.)
ACESSO
Constituio da Repblica Federativa
do Brasil (1988)
. assegurado a todos o acesso
informao e resguardado o sigilo da
fonte, quando necessrio ao exerccio
profissional (Art.5o, XIV);
. Todos tm direito a receber dos rgos
pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou
geral, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade
e do Estado (Art. 5o., XXXIII);
So
a
todos
assegurados,
.
independentemente do pagamento de
taxas, ... b) a obteno de certides em
reparties pblicas, para defesa de
direitos e esclarecimento de situaes de
interesse pessoal (Art. 5o., XXXIV);
. A lei s poder restringir a publicidade
dos atos processuais quando a defesa da
intimidade ou o interesse social o
exigirem (Art. 5o., LX);
. Conceder-se- habeas data: a) para
o
conhecimento
de
assegurar
informaes relativas pessoa do
impetrante, constantes de registros ou
bancos
de
dados
de
entidades
governamentais ou de carter pblico; b)
para a retificao de dados, quando no
se prefira faz-lo por processo sigiloso,
judicial ou administrativo (Art. 5o., LXXII);
. vedado Unio, aos Estados, ao
Distrito Federal e aos Municpios: ... IIrecusar f aos documentos pblicos
(Art.19);
. competncia comum da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios: ... V- proporcionar os meios
de acesso cultura, educao e
cincia (Art.23);
. Cabem administrao pblica, na
forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para
franquear sua consulta a quantos dela
necessitem (Art. 216, parg. 2o.);
. A manifestao do pensamento, a
criao, a expresso e a informao, sob
qualquer forma, processo ou veculo, no
sofrero qualquer restrio, observado o
disposto nesta Constituio (Art. 220).
Lei no. 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a

Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e
Privados
. Todos tm direito a receber dos rgos pblicos
informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que sero prestadas no
prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas
aquelas
cujo
sigilo
seja
imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como intimidade da vida privada,
da honra e da imagem das pessoas (Art. 4o.);
. A administrao pblica franquear a consulta
aos documentos pblicos na forma desta Lei (Art.
5o.);
. O acesso aos documentos de arquivos privados
identificados como de interesse pblico e social
poder ser franqueado mediante autorizao de
seu proprietrio ou possuidor (Art. 14);
. assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos (Art. 22);
. Decreto fixar as categorias de sigilo que
devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos
(Art. 23);
. Os documentos cuja divulgao ponha em risco
a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas, so
originariamente sigilosos (Art.23, parg. 1o.);
. O acesso aos documentos sigilosos referentes
segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar
da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo
(Art. 23, parg. 2o.);
. O acesso aos documentos sigilosos referentes
honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da
data de sua produo (Art. 23, parg. 3o.);
. Poder o Poder Judicirio, em qualquer
instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal (Art. 24).
Legislao do Estado de So Paulo
Legislao do Municpio de So Paulo
. O Estado garantir a todos o pleno

exerccio dos direitos culturais e o acesso
s fontes da cultura, e apoiar e
incentivar a valorizao e a difuso de
suas manifestaes (Constituio do
Estado de So Paulo, Art. 259);
. O Poder Pblico incentivar a livre
manifestao cultural mediante: ... IIIacesso aos acervos das bibliotecas,
museus, arquivos e congneres (idem,
Art. 262);
. O Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo - SAESP tem como objetivos
principais: ... III- facilitar o acesso ao
patrimnio arquivstico pblico de acordo
com as necessidades da comunidade
(Decreto no. 22.789, de 19/10/84 que
institui o Sistema de Arquivos do Estado
de So Paulo - SAESP, Art. 2o.);
. Diviso de Arquivo do Estado do
Departamento de Museus e Arquivos,
como rgo central do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo e alm
de suas atribuies normais, cabe: ... XII propor a poltica de acesso aos
documentos pblicos (idem, Art.6o.).
.O Municpio de So Paulo garantir a todos o

exerccio dos direitos culturais e o acesso s
fontes de cultura, observado o princpio da
descentralizao, apoiando e incentivando a
valorizao e a difuso das manifestaes
culturais (Lei Orgnica, Art. 191);
. O Poder Pblico Municipal promover atravs
dos rgos competentes: ... IV - programas
populares de acesso a espetculos artsticoculturais e acervos das bibliotecas, museus,
arquivos e congneres (idem, Art. 193);
. Fica assegurado o acesso de qualquer
interessado a informaes, documentos, registros,
listagens,
processos
administrativos
e
assemelhados, no mbito da Administrao
Direta, Indireta, Autrquica e Fundacional do
Municpio de So Paulo (Lei no. 11.946, de
05/12/95, Art. 1o.).
. O Vereador poder entrar, livremente, em
qualquer dependncia do rgo ou repartio
pblica, e ter acesso imediato a todo e qualquer
documento, expediente, e arquivo, podendo
examinar, vistoriar e copiar no prprio local (Lei
no. 11.949, de 12/12/95, Art. 2o.)
Decreto no. 2.134, de 24 de janeiro de 1997

Regulamenta o art. 23 da Lei no. 8159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos
documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles,
e d outras providncias.
60
61
ELIMINAO(cont.)
ELIMINAO
Legislao Federal
Legislao do Estado de
So Paulo
. A eliminao de documentos produzidos por

instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia (Lei no. 8.159, de 08/01/91, Art.
9o.);
. Os documentos, em tramitao ou em estudo,
podero, a critrio da autoridade competente, ser
microfilmados, no sendo permitida a sua
eliminao at a definio de sua destinao final
(Decreto no. 1.799, de 30/01/96, Art. 11);
. A eliminao de documentos, aps a
microfilmagem, dar-se- por meios que garantam
sua inutilizao, sendo a mesma precedida de
lavratura de termo prprio e aps a reviso e a
extrao de filme cpia (idem, Art. 12);
. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos
s dever ocorrer se prevista na tabela de
temporalidade do rgo, aprovada pela
autoridade competente na esfera de sua atuao
e respeitado o disposto no art. 9o. da Lei no.
8.159, de 8 de janeiro de 1991 (idem, Art. 12,
pargrafo nico).
. Fica vedada a eliminao de

documentos integrantes do
patrimnio pblico, sem prvia
consulta ao rgo central do
Sistema de
Arquivos
do
Estado
de
So Paulo
(Decreto no. 22.789, de
19/10/84, Art. 13).
. Enquanto no autorizada a sua eliminao segundo normas a serem

estabelecidas por decreto do Executivo, os processos encerrados sero
mantidos no Arquivo Geral (Lei no. 8777, de 14/09/78, Art. 14);
. Os processos encerrados sero mantidos no Arquivo Geral do
Departamento de Expediente da Secretaria de Servios Internos (atual
SMA), enquanto no autorizada sua eliminao, segundo normas a serem
estabelecidas em decreto prprio (Decreto no. 15.306, de 14/09/78, Art.
29, pargrafo nico);
. Fica proibida a eliminao aleatria de documentos pblicos municipais
(Portaria no. 39, de 22/01/90, Art. 4o.);
. Em nenhuma hiptese ser permitida a eliminao de documentos que
no constem das tabelas de temporalidade, ou no tenham completado os
prazos de vigncia e precaucional nelas previstos (Decreto no. 29.745, de
14 de maio de 1991, Art. 5o., parg. 2o.);
. Esgotados os prazos de vigncia e precaucional estabelecidos nas
tabelas de temporalidade, os documentos de valor mediato no evidente,
referidos no artigo 4o., podero ser eliminados nas Unidades
acumuladoras (idem, Art. 5o., parg. 3o.);
. As cpias sero eliminadas nas Unidades acumuladoras, desde que
identificados os originais e garantido seu ciclo de vida, ressalvadas as
excepcionalmente indicadas em tabelas de temporalidade (idem, Art. 5o.,
parg. 4o.);
. A eliminao de documentos ser formalizada por meio de registro em
ata da Unidade ou rgo, acompanhada de relao que identifique os
respectivos documentos, e que consignar as datas-limite e a quantidade,
em metros lineares, dos documentos eliminados (idem, Art. 6o.);
. Os documentos eliminados sero transformados em aparas e doados ao
Corpo Municipal de Voluntrios - CMV, ou instituio similar (idem, Art. 6o.
parg. 1o.);
. Dos documentos eliminados sero conservadas amostragens para
acervo do Arquivo Histrico Municipal, que sero a ele encaminhadas
conforme calendrio a ser estabelecido (idem, Art. 7o.).
Resolues CONARQ
. Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996
(D.O.U de 11/10/1996). Dispe sobre a
publicao de editais para eliminao de
documentos nos dirios oficiais da Unio, Distrito
Federal, Estados e Municpios.
. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U
de 23/5/97). Dispe sobre os procedimentos para
a eliminao de documentos no mbito dos
rgos e entidades integrantes do Poder Pblico.
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63
PRESERVAO(cont.)
PRESERVAO
Legislao Federal
Legislao do Estado de So
Paulo
Constituio da Repblica Federativa do Brasil (1988):

. competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios: ... III- proteger os documentos, as obras e outros bens de valor
histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os
stios arqueolgicos; IV- impedir a evaso, a destruio e a descaracterizao de
obras de arte e de outros bens de valor histrico, artstico ou cultural (Art. 23);
. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade,
ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos
quais se incluem: ... IV- as obras, objetos, documentos, edificaes e demais
espaos destinados s manifestaes artstico-culturais (Art. 216);
. O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o
patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia,
tombamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e
preservao (Art. 216, parg. 1o.);
. Constituem patrimnio cultural

estadual os bens de natureza
material e imaterial, tomados
individualmente ou em conjunto,
portadores
de
referncias
identidade, ao e memria dos

diferentes grupos formadores da
sociedade nos quais de incluem: ...
III - as obras, objetos, documentos,
edificaes e demais espaos
destinados
s
manifestaes
artstico-culturais (Constituio do
Estado de So Paulo, Art. 260);
. O Poder Pblico pesquisar,
identificar, proteger e valorizar o
patrimnio cultural paulista, atravs
do Conselho de Defesa do
Patrimnio Histrico, Arqueolgico,
Artstico e Turstico do Estado de
So Paulo, CONDEPHAAT, na
forma que a lei estabelecer (idem,
Art. 261);
. O Poder Pblico incentivar a livre
manifestao cultural mediante: ...
VIII- preservao dos documentos,
obras e demais registros de valor
histrico ou cientfico (idem, Art.
262);
. A lei estimular, mediante
mecanismos
especficos,
os
empreendimentos privados que se
voltem
preservao
e
restaurao do patrimnio cultural

do Estado, bem como incentivar
os proprietrios de bens culturais
tombados,
que
atendam
s
recomendaes de preservao do
patrimnio cultural (idem, Art. 263).
. O Sistema de Arquivos do Estado
de So Paulo - SAESP tem como
objetivos principais: I - assegurar a
proteo
e
preservao
dos
documentos arquivsticos do Poder
Pblico Estadual, tendo em vista
seu valor administrativo e histrico
e os interesses da comunidade
(Decreto no. 22.789, de 19/10/84,
Art. 2o.).
. O Municpio adotar medidas de preservao

das manifestaes e dos bens de valor histrico,
artstico e cultural, bem como das paisagens
naturais e construdas, notveis e dos stios
arqueolgicos (Lei Orgnica, Art. 191);
. O disposto neste artigo abrange os bens de
natureza
material
e
imaterial,
tomados
individualmente, ou em conjunto, relacionados
com a identidade, a ao e a memria dos
diferentes grupos formadores da sociedade,
includos: ... IV - as obras, objetos, documentos,
edificaes e demais espaos destinados s
manifestaes culturais (idem, Art. 191, parg.
nico);
. O Poder Pblico Municipal promover atravs
dos rgos competentes: I - a criao,
manuteno, conservao e abertura de:
sistemas de teatros, bibliotecas, arquivos,
museus, casas de cultura, centros de
documentao,
centros
tcnico-cientficos,
centros comunitrios de novas tecnologias de
difuso e bancos de dados, como instituies
bsicas, detentoras da ao permanente, na
integrao da coletividade com os bens culturais
(idem, Art. 193);
. O Poder Municipal providenciar, na forma da
lei, a proteo do patrimnio histrico, cultural,
paisagstico e arquitetnico, atravs de: ... II custdia dos documentos pblicos (idem, Art.
194);
. O Municpio estimular, na forma da lei, os
empreendimentos privados que se voltem
criao artstica, preservao e restaurao do
patrimnio cultural e histrico (idem, Art. 195);
. Ao Departamento do Patrimnio Histrico da
Secretaria Municipal de Cultura compete: IIRecolher, organizar, restaurar e divulgar
documentos de valor histrico e outros materiais
que possibilitem a pesquisa e o estudo sobre a
histria da cidade de So Paulo (Lei no. 8.204,
de 13/01/75, Art. 20);
.Os documentos de valor probatrio ou cultural,
sem vigncia definida e com evidente interesse
poltico, sero transferidos para o Arquivo
Histrico Municipal, nos prazos estabelecidos
nas tabelas de temporalidade, e conforme
calendrio previsto no artigo 7o., parg. 2o. deste
Decreto (Decreto no. 29.745, de 14/05/91, Art.
10).
Lei no. 8.159, de 08/01/91: dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos
e Privados
. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a
documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao
desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao (Art. 1o.);
. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis (Art. 10);
. Ficar sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social (Art. 25);
Decreto no. 82.308, de 25/09/78: institui o Sistema Nacional de Arquivo (SINAR)
. Fica institudo o Sistema Nacional de Arquivo (SINAR) com a finalidade de
assegurar, com vistas ao interesse da comunidade, ou pelo seu valor histrico, a
preservao de documentos do Poder Pblico (Art. 1o.);
. Compete ao rgo Central do Sistema: ... III-supervisionar a conservao dos
documentos sob sua custdia (Art. 4o.);
. Compete aos rgos Setoriais e Seccionais do Sistema: ... III - preservar os
documentos sob sua guarda, responsabilizando-se pela sua segurana (Art. 5o.);
Decreto no. 1799, de 30 de janeiro de 1996: Regulamenta a Lei no. 5.433, de 8 de
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras
providncias)
. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no
podero ser eliminados aps a microfilmagem devendo ser recolhidos ao arquivo
pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor
(Art.13).
64
65
ANEXO 5
ARQUIVOS E DOCUMENTOS PBLICOS:
fundamentos legais (textos integrais)
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
LEI N. 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispe sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 - dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia de exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que
sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade
da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5 - A administrao pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na
forma da Lei.
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Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no

exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica
o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter
pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua
especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de
interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
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Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para
o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse
pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio e possuidor.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento

dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de
suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de
suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero

ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de

organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o
acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente

vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO V
DO ACESSO E SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE
INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Art. 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s

instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores,
do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Art. 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos
pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
o Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade e da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 - O acesso a documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo.
Art. 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de
arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional
poder criar unidades regionais.
68
69
DISPOSIES FINAIS
Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente
ou considerado de interesse pblico e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo vinculado
ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de
um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsiticas e acadmicas pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, em 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
DECRETO N 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996.

Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art.
84, inciso IV, da Constituio, e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8
de maio de 1968.
DECRETA:
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433,
de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e
em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou
jurdicas.
Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides extradas de microfilmes, bem
assim a autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em
juzo ou fora dele, regulada por este Decreto.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou
eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
Art. 4 A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.
Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reservada titulao, identificao e numerao seqencial, legveis com a
vista desarmada, e fotogramas destinados indexao.
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e a
qualidade de imagem e de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme
original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, de qualquer tipo, tanto para a
confeco do original, como para a extrao de cpias.
70
71
3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu

filme cpia.
Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso
mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita
por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem
subseqente, de modo que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as
sees adjacentes microfilmadas.
Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada srie ser precedida de imagem
de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificao de detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem
microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados
continuao da srie contida em microfilme anterior;
VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de
reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do
detentor dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela
unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie, ser reproduzida a imagem de
encerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos microfilmados;
II - informaes complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies deste Decreto;
IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados
continua em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela
unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos
quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por
falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou insero no filme original.
72
1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao, com os seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou empresa executora da microfilmagem.
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a localizao dos documentos.
3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a
microfilmagem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.
Art. 12. A eliminao de documentos, aps a microfilmagem, dar-se- por meios
que garantam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e
aps a reviso e a extrao de filme cpia.
Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente
na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente,
no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos
privados, dever ser emitido termo prprio, no qual constar que o filme que o acompanha cpia fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos
privados, a autenticao far-se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
73
3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo anterior, poder ser extrada

utilizando-se qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e
a sua qualidade de leitura.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.

Braslia, 30 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos deste Decreto.
Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as
empresas e cartrios a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos,
devero requerer registros no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por
este ser exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

Milton Seligan
Art. 16. As empresas e os cartrios que se dedicarem microfilmagem de documentos de terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das
microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos no exterior, somente tero
valor legal, em juzo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de traduo oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias resultantes de microfilmagem
de documentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser
mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas
registrados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato,
s penalidades de advertncia do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.
Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro para microfilmar
ser cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias
ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.
74
75
Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984:

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP.
ANDR FRANCO MONTORO, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no uso de suas atribuies legais e com fundamento no artigo 89, da Lei n 9.717, de
30 de janeiro de 1967, e
CONSIDERANDO que todos os documentos arquivsticos gerados pela atuao
do Governo do Estado de So Paulo constituem parte integrante de seu patrimnio
arquivstico;
CONSIDERANDO que o patrimnio arquivstico um bem pblico cuja integridade cabe ao Estado assegurar;
CONSIDERANDO que a destruio indiscriminada de documentos efetuada sem
critrios pode acarretar prejuzos irrecuperveis Administrao e Histria;
CONSIDERANDO que as atividades de administrao dos documentos
arquivsticos compem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo
harmnico e integrado, respeitando-se as especificidades de cada rgo gerador de documentao;
CONSIDERANDO as concluses apresentadas pela Comisso Especial de Estudos, instituda por Despacho de 10, publicado no Dirio Oficial do Estado de 11.11.1983,
com a finalidade de realizar estudos relativos organizao de um Sistema Estadual de
Arquivos;
CONSIDERANDO, finalmente, a Exposio de Motivos apresentada pelo Secretrio Extraordinrio da Cultura,
DECRETA:
Artigo 1 - Fica institudo, nos termos deste Decreto, o Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo - SAESP.
Artigo 2 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como
objetivos principais:
I - assegurar a proteo e preservao dos documentos arquivsticos do
Poder Pblico Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histrico e os interesses da comunidade;
II - harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos
arquivsticos, atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao;
III - facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as
necessidades da comunidade.
Artigo 3 - Para os fins deste Decreto consideram-se integrantes do patrimnio
arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades da cada rgo da administrao do Estado de So Paulo,
que se distribuem em:
I - arquivos correntes, constitudos pelos conjuntos de documentos em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes;
76
II - arquivos intermedirios, constitudos pelos conjuntos de documentos

procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinao final em depsitos de armazenagem temporria;
III - arquivos permanentes, constitudos pelos conjuntos de documentos
que assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade especfica de sua criao e aos quais devem ser assegurados a preservao e o
acesso pblico.
Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com:
I - rgo central: Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e Arquivos, da Secretaria de Estado da Cultura;
II - rgos regionais: Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento
de Atividades Regionais da Cultura, da Secretaria de Estado da Cultura;
III - rgos setoriais: 1 (um) em cada secretaria de estado e autarquia.
Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais previstos no inciso III deste
artigo ser objeto de decretos especficos e recair em unidade tcnica j existente na
estrutura organizacional de cada secretaria de estado e autarquia.
Artigo 5 - Podero, tambm, participar do Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios com o Governo do Estado, por sua
Secretaria de Estado da Cultura, aps prvia autorizao e observada a legislao pertinente, rgos dos poderes legislativo e judicirio estaduais, das administraes municipais, as fundaes institudas pelo poder pblico, as empresas nas quais o Estado tenha
participao majoritria e demais entidades de direito privado.
Artigo 6 - Diviso de Arquivo do Estado do Departamento de Museus e
Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e alm de
suas atribuies normais, cabe:
I - estabelecer a articulao com os rgos integrantes do SAESP e com
unidades afins;
II - elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e
funcionamento das atividades de arquivo;
III - prestar orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema e a unidades responsveis pela guarda de documentos arquivsticos;
IV - orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documentos;
V - controlar o encaminhamento obrigatrio aos arquivos competentes dos
documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda dos arquivos intermedirios e correntes;
VI - providenciar a celebrao de convnios entre o Governo do Estado,
por sua Secretaria de Estado da Cultura, e entidades, pblicas e
77
privadas, municipais, estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do Sistema;

VII - administrar os convnios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as
correspondentes prestaes de contas;
VIII - manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela
guarda de documentos arquivsticos;
IX - produzir textos de interesse para o SAESP;
X - elaborar programas de divulgao do Sistema e dos acervos disposio do pblico;
XI - desenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios
ou permanentes;
XII - propor a poltica de acesso aos documentos pblicos;
XIII - promover a organizao de eventos culturais relacionados ao Sistema;
XIV - promover a realizao de cursos para o desenvolvimento dos recursos humanos do Sistema.
Artigo 7 - As Delegacias Regionais da Cultura do Departamento de Atividades
Regionais da Cultura, alm de suas atribuies normais, tm, como rgos regionais da
SAESP, em suas respectivas reas de atuao, as seguintes atribuies:
I - manter contatos com autoridades pblicas e com responsveis pela guarda
de documentos arquivsticos, com a finalidade de divulgar o Sistema;
II - promover a articulao entre as unidades responsveis pela guarda de
documentos arquivsticos;
III - colaborar com o rgo central do Sistema no desempenho de suas
atribuies, especialmente:
a) na orientao e controle da elaborao dos planos de destinao de documentos;
b) no controle do encaminhamento aos arquivos competentes dos documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda de arquivos
intermedirios e correntes;
c) em estudos visando a instalao de arquivos intermedirios ou permanentes;
d) na coleta de dados necessrios elaborao de programas e projetos;
e) na promoo de eventos culturais relacionados ao Sistema.
Artigo 8 - Os rgos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
tm as seguintes atribuies:
I - assistir as autoridades das secretarias de Estado ou das autarquias a que
pertencerem, nos assuntos relacionados com o Sistema;
II - planejar e acompanhar a execuo, no mbito das secretarias de Estado
ou autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas do rgo central do Sistema;
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III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepo, produo,
tramitao, arquivamento, preservao e transferncia de documentos gerados em seus respectivos mbitos de atuao;
IV - prestar orientao tcnica, controlar e, quando for o caso, executar as
atividades arquivsticas, em seus respectivos mbitos de atuao;
V - manter cadastro das unidades pertencentes s suas estruturas
organizacionais responsveis por atividades de arquivo, bem como das relaes de sries documentais que essas unidades mantm sob custdia e
que no fazem parte de seus arquivos correntes;
VI - prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades;
VII - apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema.
Artigo 9 - Ao diretor da Diviso de Arquivo do Estado, enquanto dirigente de
unidade de despesa, cabe exercer as competncias previstas nos artigos 92 e 105 do Decreto n 20.955, de 1 de junho de 1983.
Artigo 10 - Fica instituda, junto ao rgo central do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo, a Comisso Estadual de Arquivo.
Artigo 11 - Comisso Estadual de Arquivo cabe:
I - prestar, ao rgo central do SAESP, assessoramento de ordem tcnica e
histrico-cultural;
II - manifestar-se sobre instrues normativas emanadas do rgo central
ou dos rgos setoriais do SAESP;
III - propor modificaes aprimoradoras do Sistema;
IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos correntes e dos arquivos intermedirios e permanentes;
V - propor a constituio de comisses ou grupos de trabalho para tratar de
assuntos especficos;
VI - elaborar seu regimento interno.
Artigo 12 - A Comisso Estadual de arquivo tem a seguinte composio:
I - 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretrio da Cultura;
II - diretor da Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus
e Arquivos, da Secretaria de Estado da Cultura;
III - 1 (um) representante da Fundao para o Desenvolvimento Administrativo - FUNDAP;
IV - 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de Histria da
cada Universidade Estadual;
V - 1 (um) representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros - ncleo do Estado de So Paulo.
1 - Os Membros da Comisso Estadual de Arquivo sero designados pelo Secretrio da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo,
79
sendo, no caso dos representantes previstos nos incisos III a V deste artigo, mediante
indicao dos respectivos rgos de origem.
2 - No caso de vaga em data anterior do trmino do mandato, o Secretrio da
Cultura designar novo membro para o perodo restante.
3 - O presidente ser indicado pelos membros da Comisso, dentre seus pares, em
lista trplice apresentada ao Secretrio da Cultura, que o designar.
4 - O presidente, alm do voto de membro da Comisso, ter o voto de desempate.
Artigo 13 - Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio
arquivstico pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo.
Artigo 14 - A implantao do Sistema institudo por este Decreto ser feita
gradativamente, de acordo com as disponibilidades oramentrias e financeiras.
Artigo 15 - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
PALCIO DOS BANDEIRANTES, aos 19 de outubro de 1984.
DECRETO N 29.838, DE 18 DE ABRIL DE 1989

Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de
Arquivo nas Secretarias de Estado e d
outras providncias
ORESTES QURCIA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais, e
Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que
criou o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP;
Considerando a responsabilidade dos rgos da Administrao do Estado na
proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, informativo, cultural e histrico;
Considerando a necessidade de reduzir ao mnimo essencial a documentao acumulada nos arquivos das Secretarias de Estado, sem prejuzo da salvaguarda dos atos
administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informaes indispensveis ao
processo decisrio e preservao da memria histrica.
Decreta:
Artigo 1 - Em cada Secretaria de Estado dever ser constituda, dentro de 45
(quarenta e cinco) dias, a conta da publicao deste decreto, uma Comisso de Avaliao
de Documentos de Arquivo visando elaborao de tabela de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta.
Artigo 2 - A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada, necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes das reas jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por representantes das reas
especficas da documentao a ser avaliada.
Pargrafo nico - A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9
(nove) membros, designados pelo Titular da Pasta.
Artigo 3 - A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea
de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
- SAESP.
Artigo 4 - Para proceder identificao dos conjuntos documentais a serem analisados pela Comisso, ser designada uma equipe de funcionrios e/ou servidores pelo
Titular da Pasta.
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81
Artigo 5 - Os trabalhos a que se referem os artigos 2, 3 e 4 deste decreto no

sero remunerados e sero prestados sem prejuzo das atribuies prprias dos cargos ou
funes e considerados como de servio pblico relevante.
Artigo 6 - Para o atendimento do estabelecimento no artigo 1, deste decreto,
caber Comisso:
I - escolher, dentre seus membros, o responsvel pela coordenao dos trabalhos;
II - indicar a equipe que proceder identificao dos conjuntos documentais a
serem analisados;
III - propor os prazos de reteno e eliminao dos conjuntos documentais identificados.
Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao.

Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989.
ORESTES QURCIA
Fernando Gomes de Moraes, Secretrio da Cultura
Roberto Valle Rollemberg, Secretrio do Governo
Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a

tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do Sistema
de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular da Pasta.
Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada
no Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos.
Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de
temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta no prazo de 15 (quinze) dias, a
contar da ltima publicao.
1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo
central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles, contado da
data do protocolamento da impugnao.
2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo
de 30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao.
Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser
publicada no Dirio Oficial do Estado.
Artigo 10 - A execuo das determinaes fixadas na tabela de temporalidade
caber s unidades responsveis pelos arquivos de cada Secretaria de Estado.
Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a prestao
de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto.
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ARQUIVO NACIONAL
ARQUIVO NACIONAL
Conselho Nacional de Arquivos
Conselho Nacional de Arquivos
RESOLUO n 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996
RESOLUO n 7, DE 20 DE MAIO DE 1997
Dispe sobre a publicao de editais

para Eliminao de Documentos nos
Dirios Oficiais da Unio, Distrito
Federal, Estados e Municpios.
Dispe sobre os procedimentos para

a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, no uso de suas

atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 6 reunio ordinria realizada nos dias 22 e 23 de
agosto de 1996 e,
Considerando o disposto na alnea C, do pargrafo nico, do artigo 5, do
Anexo do Decreto n. 96.671, de 9 de Setembro de 1988.
Considerando o disposto no item 3 da Tabela Bsica de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica, aprovada pela Resoluo n 4, de 28 de maro de 1996, deste Conselho;
Considerando as recomendaes contidas na NBR - 10.519, da Associao
Brasileira de Normas Tcnicas - ABNT, sobre Critrios de Avaliao de Documentos de
Arquivo, resolve:
O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ, no uso de suas

atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade
com deliberao do Plenrio, em sua 18 reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de
maio de 1997 e,
Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996,
que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios
Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e
Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica
de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio
da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste Conselho, de 28 de maro
de 1996, resolve:
Art. 1 - Os rgos e entidades integrantes do Poder Pblico faro publicar

nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e Municpios, correspondentes ao seu mbito de atuao, os editais para eliminao de documentos, decorrentes
da aplicao de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9 da Lei
8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Pargrafo nico - Os editais referidos neste artigo sero publicados em
outro veculo de divulgao local quando a administrao pblica municipal no editar
Dirio Oficial.
Art. 2 - Os editais para eliminao de documentos devero consignar um
prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar s
partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou
cpias de peas de processos.
JAIME ANTUNES DA SILVA
84
Art. 1 A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de
temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta
Resoluo.
Art. 2 O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado
por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de
Documentos.
Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar
informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente
dos seguintes itens:
I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/
setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha;
II - quadro contendo os seguintes campos:
a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de
ordem dos itens documentais listados;
85
II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

a) identificao da autoridade signatria do edital;
b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a
b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior;
d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes
contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos
quais se refere o art. 5 desta resoluo; e
III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da
unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente da Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do
rgo ou entidade.
Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar
as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente:
I - data da eliminao;
II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial;
III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;
V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na
Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo;
VI - datas-limite dos documentos eliminados;
VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;
VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e
IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela
eliminao.
eliminao;
c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as dataslimite correspondentes;
e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital; e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea a desta resoluo.
Art 6 A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de
fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado.
Art. 7 Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de
documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de

temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas
Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo
encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao.
Pargrafo nico - Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo
devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por
objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos
arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes:
I - cabealho:
a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao;
b) ttulo, nmero e ano do edital;
86
87

ANEXO 1
ANEXO 2
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
AUTORIDADE DO
RGO A QUEM COMPETE
AUTORIZAR
___ / ___ / ___
(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)
________________
PRESIDENTE DA COMISSO
PERMANENTE DE AVALIAO
LOCAL / DATA
AUTORIZO:
___________ ________________
Aos ______ dias do ms de _______________ do ano de ________, o

(indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com
o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a
Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio
arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o)
no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do
edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de
documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados),
integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor /
acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
ANEXO 3
___ / ___ / ___

___ / ___ / ___
EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela

Portaria n. ___, de ___ / ___ / ___, publicada no (indic ar o peridic o ofic ial, de
___ / ___ / ___), de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos),
aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do
(indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir
do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal
correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o
peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica
responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os
conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite),
do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem
eliminados).
Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o
desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante
petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade
do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou
entidade).
(Local e data)
RESPONSVEL
PELA SELEO
LOCAL / DATA
______________
(NOME DO RGO OU ENTIDADE)
LOCAL / DATA
___________ _____________
OBSERVAES / JUSTIFICATIVA
ESPECIFICAO
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
DATAS-LIMITE
ASSUNTO / SRIE
CDIGO OU
N. DO ITEM
LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

RGO / ENTIDADE
UNIDADE / SETOR
QUANT.
RGO / SETOR: _______________

LISTAGEM N.: ___________________
FOLHA N. _______________________
TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)
88
89

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ANLISE DA PRODUO DOCUMENTAL

A COMPETNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS

As atividades cotidianas de qualquer administrao so objeto de registro

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solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento

dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume;

de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo;

So competncias das CSA:

das, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo;

importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos pblicos

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meio de critrios especficos para guarda permanente, a fim de exemplifi-

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c-la, revelar especificidades ou alteraes de rotinas administrativas ou de

DOCUMENTOS DE VALOR IMEDIATO

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE VALOR MEDIATO

VALORES DOS DOCUMENTOS

DEVEM SER PRESERVADOS

Decretos, Portarias, Resolues);

atos normativos que reflitam a organizao e funcionamento do rgo (regu-

lamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas);

convnios, ajustes, acordos, termos de cooperao;

balanos, livros-razo e livros-dirio;

AMOSTRAGENS = parte representativa da srie: revela

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correspondncias relativas atividade-fim das unidades da Superior Admi-

cios, criao/reestruturao de carreiras;

Aos dias do ms de ____, de mil novecentos e noventa e