REPRESENTAO DE PROCESSOS: FLUXOGRAMA

Fluxogramas: ferramentas de representao grfica do trabalho

realizado na organizao, possuindo vrios tipos e grau de
complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam.
O uso de fluxogramas possibilita:

9 Preparao para o aperfeioamento de processos empresarias (

preciso conhecer para melhorar);

9 Identificao de atividades crticas para o processo;

9 Conhecimento da seqncia e encadeamento das atividades dando
uma viso do fluxo do processo;

9 Documentao do processo para anlises futuras, adequao a

normas e certificaes e esclarecer sobre o funcionamento para
pessoas recm admitidas na organizao;

9 Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento

dos fluxogramas feito com a participao de todos os envolvidos.

DIAGRAMA DE BLOCOS

9 o mais simples dos fluxogramas,

indicando apenas as atividades
realizadas sem diferenci-las por tipos.

9 Utilizado para uma visualizao rpida

do processo.

9 Pode ser horizontal ou vertical.

9 Devem ser utilizadas frases curtas que
identifiquem as atividades realizadas.

DIAGRAMA DE BLOCOS PARA REALIZAR UM CHURRASCO

SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMAS (PADRO ANSI)

Smbolo

Significado

Smbolo Significado

Operao

Armazenagem

Movimento/transporte

Sentido de fluxo

Ponto de deciso
Inspeo
Documento impresso
Espera

Conexo1
Limites (incio, pare, fim)

1 - utilizado quando o
fluxograma no cabe em
uma nica pgina.

EXEMPLO DE FLUXOGRAMAS (PADRO ANSI)

Grfico que representa a estrutura formal da

ORGANOGRAMA: empresa, isto , a disposio e a hierarquia de
seus rgos.

OS ORGANOGRAMAS TAMBM PODEM SER HORIZONTAIS:

PORM, O ORGANOGRAMA VERTICAL O MAIS UTILIZADO

CUIDADOS NA ELABORAO DO ORGANOGRAMA

9 O uso de abreviaturas e siglas deve ser evitado e, quando

utilizado, o organograma deve ser acompanhado com a
respectiva legenda.

9 No se deve fracionar organogramas, ou seja, parte em

uma folha e o restante em outra.

9 Em estruturas muito complexas pode-se utilizar o recurso

de um organograma geral de toda a organizao seguida
dos organogramas detalhados de cada departamento.

9 O tamanho dos retngulos para cada rgo pode variar

para cada nvel hierrquico, porm, em um mesmo nvel, o
tamanho deve ser o mesmo.

9 Pode-se usar o recurso de diferenciao com cor (do fundo

do retngulo ou das letras) para um rgo ou setor que se
deseja destacar.

LOTACIONOGRAMA:

O LOTACIONOGRAMA DEMONSTRA A
DISTRIBUIO DO PESSOAL NA
ORGANIZAO.

LOTACIONOGRAMA COM DEFINIO DE ESPECIALIDADES

LOTACIONOGRAMA:
9 Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem
alteraes estruturais em um rgo ou mudana no quadro de
pessoal

9 O nvel de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com

a complexidade do estudo realizado

Na formulao de lotacionogramas deve-se observar:

9 No mnimo 50% dos funcionrios de cada setor devem ter

qualificao diretamente relacionada com a atividade no setor;

9 Em muitos casos interessante agrupar funcionrios de mesma

qualificao em um nico setor, ganhando-se com isso em
desenvolvimento e especializao minimizando a ociosidade;

9 Quando se utilizam os valores previstos no lotacionograma, o fato

de um setor cumprir satisfatoriamente suas funes com um
nmero de pessoas abaixo do previsto pode indicar que houve
superestimao da previso, que deve ser revista.

FUNCIONOGRAMA UMA VARIAO DO

ORGANOGRAMA COM O ACRSCIMO DE
INFORMAES SOBRE A ATRIBUIO DO RGO

FUNCIONOGRAMA:

FUNCIONOGRAMA
O funcionograma importante para que se possa conhecer melhor a
organizao e como ferramenta de O&M para que se verifique:

9 Se alguma atribuio no desempenhada na prtica

9 Se h dois ou mais rgos com as mesmas atribuies
9 Se no consta no quadro de atribuies algo essencial para o
rgo

9 Se h desequilbrio entre os rgos com alguns

sobrecarregados e outros com poucas atribuies.

9 Com base nestas constataes deve-se reformular a distribuio

das atribuies entre os rgos.
importante que na definio dos funcionrios as
atribuies sejam as efetivamente entendidas e vistas
como objetivo pelos responsveis pelo rgo e pelas
pessoas que nele atuam.

GRFICOS DE INFORMAO
A representao de fatos na forma grfica um recurso muito
utilizado que permite se condensar vrias informaes em pouco
espao com a possibilidade de se evidenciar pontos importantes.
Os grficos de informao representam o resultado de uma
pesquisa ou anlise que mostra a situao de determinado item,
como por exemplo desempenho de um produto ou servio.
Os grficos de informao devem cumprir alguns requisitos
bsicos:
Simplicidade
Clareza
Preciso

OBSERVAES QUANTO AOS GRFICOS:

9CORES: os grficos destinados a impresso em preto e branco

devem ter os componentes diferenciados por variao do padro
de preenchimento (listras, quadriculados)

9APENAS INFORMAES NECESSRIAS: deve-se evitar o

uso nas representaes grficas de informaes alm das
necessrias ao objetivo proposto

9CITAR FONTES: no caso de representao grfica de

informao extra de bibliografia, esta deve ser citada

9DATAS: sempre importante que nas representaes grficas

para que fique claro o perodo que foi feita a anlise ou pesquisa.

EXEMPLOS DE GRFICOS
Distribuio do quadro
funcional por sexo
20 % Mulheres
80 % Homens

Porcentagem de turn-overde
funcionrios por tempo de trabalho
1 a 5 anos

At 1 ano

9%
12%

5 a 10 anos

15%
6%

Mais de 10 anos

Horas extras mdia por ms no setor de contabilidade

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QUADRO DE DISTRIBUIO DO TRABALHO - QDT

ESTUDO DA DISTRIBUIO DO TRABALHO

Analisar a eficincia e eficcia das atividades de cada

rgo, a participao igualitria de todas as pessoas no
sentido de atingir os objetivos do rgo e a pertinncia das
tarefas de cada empregado.

APLICAO DO QDT
1.

Levantamento das tarefas de cada funcionrio durante

um certo espao de tempo e do respectivo tempo gasto

2. Identificao de grupos de tarefas similares que

constituem atividades do rgo, constatadas na prtica
3.

Elaborao do QDT

4.

Anlise do QDT

5.

Avaliao dos recursos e ajustes necessrios

ANLISE DO QDT
9 quais atividades deveriam ocupar mais tempo, de acordo com os
objetivos do rgo ?

9 quais atividades consomem mais tempo na prtica ?

9 h tarefas ou atividades que possam ser suprimidas, sem danos ao
servio prestado pelo rgo ?

9 alguma tarefa ou atividade essencial est deixando de ser

realizada?

9 o tempo gasto em cada tarefa compatvel com o seu grau de

importncia ?

9 h coerncia entre a capacitao tcnica dos funcionrios e as

tarefas que executam ?

9 h duplicidade nas execues de tarefas ?

9 a distribuio de tarefas entre funcionrios feita com igualdade ?
9 h sobrecarga ou ociosidade no rgo ?

EXEMPLO DE QDT