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Recebido em 24.08.2005
Perspect. cinc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117, jan./abr. 2006
Aceito em 20.02.2006
Introduo
A atividade denominada records management, originalmente cunhada
em ingls e posteriormente traduzida como gesto de documentos, no surgiu
da prtica ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administrao
pblica. Jardim (1987) esclarece:
[..] as instituies arquivsticas pblicas caracterizavam-se pela sua
funo de rgo estritamente de apoio pesquisa, comprometidos
com a conservao e acesso aos documentos considerados de valor
histrico. A tal concepo opunha-se, de forma dicotmica, a de
documento administrativo, cujos problemas eram considerados da
alada exclusiva dos rgos da administrao pblica que os
produziam e utilizavam1 (p.36).
A partir da segunda metade do sculo passado, h uma reorientao
da profisso dos arquivistas diante do volume documental produzido: entra
em pauta, mais especificamente na Amrica do Norte, de onde repercute
para os demais pases ocidentais, a eliminao de documentos antes de serem
recolhidos para guarda permanente. formulado o conceito de ciclo de vida2
dos documentos de arquivo.
Em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu Arquivos
modernos princpios e tcnicas no qual dedica toda a Parte II Administrao
de arquivos correntes onde se encontram os captulos: Controle da produo
de documentos, Princpios de classificao, Sistemas de registro, Sistema
americano de arquivamento e Destinao dos documentos. Com esta
publicao abre-se a discusso sobre os arquivos correntes e a sua gesto.
Isso no significa que, na prtica, os arquivos correntes tenham passado a
ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituies
arquivsticas continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo
permanente e com o objetivo primeiro de atender pesquisa acadmica.
Essa tradio promoveria o distanciamento da prtica da gesto de
documentos arquivsticos da teoria dos arquivos.
No Brasil, em 1991, a promulgao da Lei 8.159, que dispe sobre a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados e estabelece as suas
competncias, vem reforar a necessidade de um maior envolvimento do
arquivista com as questes relacionadas gesto dos arquivos correntes, pois
ela estabelece que a gesto dos documentos pblicos correntes de
competncia das instituies arquivsticas.
Nessa perspectiva, pretende-se, aqui, identificar quais so os preceitos
da arquivologia e o seu significado nos processos de gesto de documentos
arquivsticos e as principais dificuldades para o acesso informao arquivstica.
A arquivologia no um corpo terico consolidado. Existem abordagens
distintas tanto de um pas para outro quanto de uma linha de pensamento
para outra. Como as dimenses desse artigo no permitem um aprofundamento
da discusso sobre essas tenses, tentar-se- expor os principais conceitos
privilegiando a abordagem jenkinsoniana de Luciana Duranti.
O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se perspectiva
schellenbergiana de que os documentos correntes so distintos dos
documentos de guarda permanente (TSCHAN, 2002), o que leva Schellenberg
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O que arquivo
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(ao)
(resultado)
Funes
atividades e
tarefas
(sujeito)
Misso
definida
Produo e
recepo
(ao)
Conjunto de
documentos
(resultado)
Os princpios arquivsticos
A histria da teoria dos arquivos comea em 1841, meio sculo aps a
criao dos Archives Nationales de Paris (Schellenberg, 1973, p. 4), com a
publicao de algumas instrues aos arquivistas, onde aparece pela primeira
vez o respect des fonds. Em Silva et al. (2002) encontra-se a transcrio de um
trecho das instructions pour la mise em ordre et le classement des archives
dpartementales et communales5 :
1 Rassembler les diffrents documents par fonds, cest--dire former
collection de tous titres qui proviennent dun corps, dun tablissement,
dune famille ou dun individu, et disposer daprs un certain ordre les
diffrents fonds ;[...]6.
E depois :
A lgard des fonds, il importe de bien comprendre que ce mode de
classement consiste runir tous les titres qui taient la proprit
dun mme tablissement, dun mme corps ou dune famille, et
que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pas tre
confondus avec le fonds de cet tablissement, de ce corps, de cette
famille7. (p. 107).
4
A misso da entidade ou pessoa que
produz um arquivo seria tanto o resultado
das suas atividades quanto o seu objetivo.
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Esse princpio tambm se aplica quando
se trata de documentao eletrnica.
primeira vista, o nome sugere um
pressuposto relativo ordenao fsica dos
documentos e, inicialmente, o foi. Mas, ao
examinar o seu significado, possvel
desvincul-lo do suporte e entender que
a ordem original , antes de tudo, o modo
como se estrutura o acesso aos
documentos.
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