Governador do Estado de So Paulo Geraldo Alckmin Secretrio da Educao Gabriel Chalita Secretrio-Adjunto Paulo Alexandre Barbosa Chefe de Gabinete

da Secretaria da Educao Marila Nunes Vianna

Secretaria de Estado da Educao de So Paulo Praa da Repblica, 53 - Centro Telefone: (11) 3218-2000 www.educacao.sp.gov.br

Centro de Referncia em Educao Mrio Covas Av. Rio Branco, 1260 - Campos Elseos Telefone: (11) 3334-0100 e (11)3334-0666
www.crmariocovas.sp.gov.br

Catalogao na Fonte: Centro de Referncia em Educao Mrio Covas

S239m

So Paulo (Estado) Secretaria da Educao Manual de trabalho em arquivos escolares / Secretaria da Educao; elaborao de Teresa Marcela Meza Baeza. - So Paulo : CRE Mrio Covas, IMESP, 2003. p. : il. Parte integrante do conjunto de aes do Projeto Memorial da Educao Paulista do Centro de Referncia em Educao Mario Covas, de autoria de Maria Aparecida Ceravolo Magnani e Sidnei Sauerbronn. Coordenao geral do Projeto de Maria Aparecida Ceravolo Magnani. Inclui bibliografia. 1.Arquivos escolares 2. Conservao de documentos 3. Preservao do patrimnio 4. Patrimnio histrico 5. Arquivstica I. Meza Baeza, Teresa Marcela. II. Magnani, Maria Aparecida Ceravolo. III. Ttulo. CDU: 025.7

Projeto Nossa Escola tem Histria

Manual de Trabalho Em Arquivos Escolares

2004

SUMRIO

Pg.

APRESENTAO .................................................................................... PREFCIO ............................................................................................... INTRODUO ......................................................................................... ARQUIVOS ESCOLARES ....................................................................... PROCESSAMENTO TCNICO ............................................................... IDENTIFICAO DE FUNDOS ..................................................... CLASSIFICAO .......................................................................... Separao por espcies e tipos documentais ..................... Registro e Definio conceitual ........................................... Elaborao do Quadro de Arranjo ....................................... ORDENAO E NOTAO .......................................................... HIGIENIZAO E ACONDICIONAMENTO .................................. INSTRUMENTO DE PESQUISA E DESCRIO ......................... ATENDIMENTO A CONSULENTES ............................................. VOCABULRIO ...................................................................................... BIBLIOGRAFIA ....................................................................................... ANEXOS ..................................................................................................

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APRESENTAO

ORGANIZANDO E DESCOBRINDO A HISTRIA DE CADA ESCOLA

O mais fascinante do trabalho com a Educao a ampla possibilidade de abordagens que ele comporta. O limite deve ser o da imaginao, e a melhor imaginao aquela que no tem limites. Embora a relao professoraluno dentro da sala de aula seja imprescindvel, ela deve ser cada vez mais emparelhada com outras propostas de trabalho, capazes de motivar os aprendizes a uma prtica mais atuante e participativa, j que crianas e jovens, estimulados pelos mltiplos apelos tecnolgicos da modernidade, mostram-se cada vez menos dispostos a sentar-se passivamente diante do professor e dele receber o conhecimento pronto. Uma das mais importantes contribuies que o professor pode oferecer a seus alunos nestes nossos tempos ensin-los a procurar, a produzir e a organizar o conhecimento. Este pequeno Manual de trabalho em arquivos escolares contm preciosa informao tcnica, til e necessria para qualquer tipo de unidade escolar, que tem a obrigao de guardar e zelar pelos documentos referentes s diversas geraes de estudantes que por ali passaram. Apresenta tambm uma proposta de trabalho que pode ser usada para transformar estudantes em arquelogos locais e historiadores da sua comunidade, num tipo de atividade capaz de agitar a imaginao dos jovens. Tendo este Manual como guia de trabalho, a direo e os professores podero interessar um grupo de alunos na tarefa de ajudar a organizar o arquivo de sua escola. Alm do trabalho material com o arquivo, em que a manipulao responsvel e cuidadosa dos documentos ter grande

importncia, ser possvel lanar tambm a proposta de fazer um boletim informativo a partir dos dados levantados: falar sobre a fundao da escola, sua relao com a histria do bairro ou da cidade, as diferentes geraes que por ali passaram, o destaque obtido por alguns ex-alunos como profissionais, como artistas, como gente dedicada a alguma espcie de causa generosa. Talvez professores e estudantes fiquem surpresos com as coisas que vo descobrir, com a articulao pouco visvel mas muito enraizada entre a escola
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e a comunidade. Se o trabalho ainda for complementado com entrevistas a exalunos, os jovens pesquisadores vero que todos tm uma histria, um episdio inesquecvel a contar a respeito dos seus tempos de estudante. Essa descoberta da escola em perspectiva histrica, a possibilidade de olhar para esse prdio como uma personagem que testemunhou

acontecimentos, motivou descobertas e apontou caminhos, abenoou casais que ali se conheceram, recebeu os filhos dessas unies como antes j havia recebidos os pais, e tudo isso dar motivo a que se olhe com carinho renovado para algo que mais que um prdio ou uma instituio, porque ser sempre um importante foco aglutinador das melhores relaes humanas.

Gabriel Chalita Secretrio de Estado da Educao

PREFCIO

Nas visitas que realiza s escolas, a equipe do CRE tem encontrado acervos histricos preciosssimos, compostos por fotos, selos, moedas, livros, discos, jogos, pronturios de alunos e professores, livros de atas, de ponto, cadernos, publicaes da escola, hemerotecas, mveis, aparelhos,

equipamentos, museus pedaggicos, laboratrios, etc. A organizao desses acervos, bem como a pesquisa e o registro da histria da escola, alm de terem o objetivo primeiro da preservao da memria e do nosso patrimnio cultural, podem proporcionar aos alunos

situaes para exerccios tais como: observar, separar, contar, medir, classificar, catalogar, comparar, descrever, higienizar, restaurar, acondicionar, elaborar cadastros, tabelas, relatrios, etc, atividades que fazem parte das abordagens cientficas e podem ser apropriadas, segundo sua natureza, pelas diferentes disciplinas do currculo. Por trs dessas atividades, no entanto, o aluno encontrar muito mais: a iniciao ao conhecimento cientfico, o desenvolvimento do pensamento formal, a valorizao da memria, o desenvolvimento de uma conscincia histrica acerca da realidade, o fortalecimento da identidade e da auto-estima. Esses so apenas alguns exemplos de contribuies que um projeto pedaggico pode oferecer, alm dos conhecimentos especficos das reas nele envolvidas. Descobrir como, quando e por que foi criada a escola; que pessoas por ela passaram; que mudanas fsicas sofreu ao longo de sua existncia; a oferta de cursos no decorrer dos anos ou dcadas; os diferentes modelos de organizao de currculos e horrios; os mtodos e materiais pedaggicos que utilizou; a importncia que teve e tem para a comunidade; esses so alguns temas que possibilitariam uma explorao da histria da escola nas atividades pedaggicas. Para serem adequadamente iniciados nas habilidades necessrias ao trabalho de investigao cientfica, desejvel e importante que os estudantes tenham contato com documentos histricos, que saibam a diferena entre uma pesquisa a fontes primrias e uma pesquisa a fontes secundrias, que tenham oportunidade de preparar e realizar entrevistas, que possam se exercitar, por
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exemplo, na construo de tabelas, na formulao de relatrios e textos de naturezas variadas. Este manual, ao orientar leigos na organizao do acervo histrico escolar, pretende ser um primeiro passo no suporte ao trabalho de preservao da memria dentro das escolas. Outras publicaes se seguiro, pois incentivar projetos dessa natureza constitui um dos objetivos do Memorial da Educao/Centro de Referncia em Educao Mario Covas/SEE, pois eles podem proporcionar aos jovens uma compreenso maior sobre seu meio, alm de elev-los condio de protagonistas de aes concretas para a preservao de parte da histria da educao paulista.

Maria Aparecida Ceravolo Magnani

INTRODUO

Voc, aluno, que estuda a histria do Imprio Romano, a histria da Revoluo Francesa; voc, professor, que ensina sobre a abolio dos escravos e sobre a Independncia do Brasil: sabiam que suas escolas tambm tm histria e que muito importante conhec-la? importante conhecer a histria de nossas escolas para saber em que contexto elas foram criadas, como foram organizadas, que cursos vm ministrando, quais tm sido as comemoraes promovidas, os campeonatos disputados, quem foram seus diretores, etc. Mas... como podemos aprender sobre a histria de nossas escolas se essa histria no est escrita nos livros? Podemos aprender mais sobre a histria de nossas escolas conversando com os funcionrios mais antigos, com os professores ou com os alunos mais velhos, ou at, quem sabe, entrevistando o Diretor.

H ainda uma outra maneira de conhecer essa histria: atravs dos documentos histricos. Os documentos so importantes porque registram o dia-a-dia das atividades da escola; so "pistas" para se compreender, por

exemplo, como sua estrutura, a que tipo de pblico atende, qual o perfil do corpo docente e dos funcionrios. Com o passar do tempo, os documentos tendem a envelhecer e a se deteriorar, e a maioria acaba indo parar no lixo; conseqentemente, algumas informaes histricas se perdem para sempre! Para que isso no acontea, necessrio tomar alguns cuidados importantes com esses documentos. Quem que pode fazer isso? Voc sabia que, assim como h os profissionais especializados em cuidar de bibliotecas (bibliotecrios) e de museus (muselogos), tambm h os especialistas em cuidar de arquivos? Esses so os arquivistas. Entretanto, no compete s aos arquivistas o cuidado com a documentao histrica; cabe a todos ns zelar pela sua conservao. Por isso, colabore sempre para preservar o patrimnio de sua escola: carteiras, lousas, livros e demais bens pertencem a todos e servem como documento de nossa prpria histria. Pensando nisso, o Ncleo de Referncia em Memria da Educao, vinculado ao Centro de Referncia em Educao Mrio Covas, sob a coordenao da Prof. Maria Aparecida Ceravolo Magnani, est desenvolvendo o projeto Nossa Escola tem Histria. Tendo como arquivo piloto o Arquivo da Escola Caetano de Campos (AECC), esse projeto pretende realizar a implantao de arquivos escolares na rede pblica do Estado de So Paulo, para disponibiliz-los consulta de pesquisadores, estudiosos e interessados em geral. Alm de preservar a memria da escola paulista, esse projeto busca conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural, especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados. Com esse fim, apresentamos este Manual de trabalho em arquivos escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Elaborado em linguagem didtica, este manual est voltado para leigos na rea de Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos interessados em preservar a memria de suas escolas. Procuramos inserir ao final deste trabalho um vocabulrio, com o propsito de facilitar a compreenso de alguns termos tcnicos da Arquivologia, alm de dicas, observaes, ilustraes e uma bibliografia que pode ser til a quem deseje ampliar seus conhecimentos nessa rea.

ARQUIVOS ESCOLARES

Durante

nossa

vida,

produzimos

guardamos

uma

srie

de

documentos que passam a fazer parte de nossos prprios arquivos. Esses arquivos recebem o nome de arquivos pessoais, por se referirem a pessoas fsicas. Mas... o que so documentos? Quando abrimos uma conta bancria ou nos matriculamos num curso, necessitamos apresentar nossos documentos: RG, CPF, certido de nascimento, ttulo de eleitor, etc. Esses e outros documentos servem para atestar nossos deveres e garantir nossos direitos. Entretanto, para os historiadores, tudo aquilo que servir como registro de informaes histricas tambm considerado documento: um decreto, uma carta, um artigo de peridico, uma fotografia, um dirio, um caderno, uma pea de vesturio, uma cadeira, etc. Da mesma maneira, as instituies produzem uma vasta documentao, que forma os arquivos de partidos polticos, de empresas, de bancos, de universidades, de associaes religiosas, e tambm de escolas. Logo, podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo das atividades, por pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. O arquivo corrente, tambm chamado de administrativo, aquele composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurdicas e funcionais da instituio (considerados de primeira idade) e que esto intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados. Quando os documentos ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser consultados pelo produtor, so encaminhados a um arquivo intermedirio (segunda idade), onde ser feita uma avaliao com o auxlio de uma tabela de temporalidade, para determinar seu destino: guarda ou eliminao. Assim, os documentos considerados de valor histrico, cultural e probatrio, sero encaminhados para o arquivo permanente, tambm chamado de histrico (terceira idade); os demais, sero descartados. importante que as trs fases de "vida" dos documentos descritas acima sejam tratadas de maneira sistemtica, normalizada e integrada, para realizar a passagem de um arquivo a

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outro e a eliminao de documentos de acordo com os procedimentos adequados. muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua gerao e gesto. Imprescindvel, tambm, que funcionrios, professores e alunos conheam os cuidados que devem ser dispensados aos documentos que fazem parte das atividades dirias da escola, j que muitos deles podem se tornar histricos! Os arquivos escolares so constitudos pelo conjunto de documentos produzidos e recebidos em decorrncia das atividades dirias de professores, funcionrios, alunos, pais de alunos e todos aqueles que de alguma forma participam do funcionamento da escola. Entre os documentos escolares, podemos citar: pronturios de alunos, cartilhas, discos de histrias infantis, trabalhos feitos pelos prprios alunos, etc. Todos esses documentos contam algo da histria da escola e, claro, da sua histria tambm! Aps todas estas explicaes, provavelmente voc j pode responder s seguintes perguntas: a sua escola tem um arquivo histrico? Voc j pensou em como seria interessante guardar no arquivo escolar as fotografias daquela divertida excurso que voc fez com seus colegas no final do ano passado? Ou ainda preservar a maquete feita por seus alunos e exibida na exposio do Dia dos Pais?

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At aqui, voc j deve ter percebido que os acervos (ou fundos) escolares podem reunir uma grande variedade de documentos nos mais diversos materiais: papel, madeira, isopor, vidro, tecido, gesso, acrlico, etc. Os arquivistas do o nome de suporte ao material sobre o qual as informaes so registradas. Assim, podemos considerar como documento histrico tanto uma cadeira em madeira do sculo XIX como um calado em couro que pertenceu a um baro do caf, ou as dobraduras de papel feitas pelos alunos nas aulas de Educao Artstica. Esses exemplos nos trazem informaes histricas a respeito do mobilirio do sculo XIX, do vesturio dos bares do caf, e das prticas escolares no Brasil do sculo XX. Podemos perceber, ento, que documento no somente aquilo que registrado em papel. Assim como h vrios tipos de suporte, tambm devemos lembrar que os documentos podem pertencer a vrios gneros: udio, cinematografia, iconografia, multimdia e texto. Nesse sentido, os arquivos escolares guardam uma especificidade que os diferencia da maioria dos arquivos institucionais nos quais normalmente encontramos exemplares nicos de documentos

manuscritos, impressos e audiovisuais. Os exemplares mltiplos (livros e revistas) so, geralmente, guardados em bibliotecas; e os objetos bi e tridimensionais (quadros, cadeiras, brinquedos, calados) conservam-se em museus. Bom, em nossa escola ns temos tudo isso!!! E agora, o que fazer?...

Pronturio de alunos (AECC)

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Cartilhas (AECC)

Discos (AECC)

Trabalho de Aluno (AECC)

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PROCESSAMENTO TCNICO
Quando a escola possui um acervo histrico, necessrio agir rapidamente antes que a falta de conservao acabe com os documentos. Antes de mais nada, recomenda-se a escolha de um local adequado para guardar os documentos, onde eles possam ficar em segurana o maior tempo possvel. Dependendo das condies materiais e financeiras de que dispe a instituio responsvel pelo acervo, os arquivos podem ficar separados das demais dependncias do prdio, protegidos por portas corta-fogo, em salas equipadas com dispositivos contra incndio, controladores de umidade e temperatura, estantes deslizantes, etc. Se sua escola no tem esses recursos, no faz mal. Nada impede que se tomem alguns cuidados que, por simples que paream, so necessrios para prolongar a vida dos documentos. Primeiramente, deve-se instalar o arquivo em local seguro: ao abrigo das goteiras de chuva, da umidade ou do calor em excesso. Esses fatores climticos podem trazer srios prejuzos documentao, j que so responsveis, inclusive, pelo desenvolvimento de microorganismos, insetos e roedores que costumam atacar os documentos.

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Livro danificado pela ao de insetos (AECC)

Livro danificado pela ao de insetos (AECC)

O mofo provocado por fungos que se propagam causando manchas nos documentos, especialmente em ambientes quentes e midos onde falta circulao de ar e limpeza.

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Os fungos (que provocam mofo), traas, brocas, cupins e baratas proliferam-se rapidamente, consumindo toda sorte de materiais: papis, tecidos, couro, madeira, etc. Se o arquivo se localiza numa regio que corre risco de alagamento, recomenda-se a guarda do acervo nos andares superiores do prdio. Tambm, d preferncia a ambientes arejados e sem poeira, onde o piso, as paredes e o mobilirio no sejam de madeira, j que a madeira atrai cupins. Confira com um tcnico toda a fiao eltrica para afastar o perigo de curto circuito, que pode provocar incndio. Por ltimo, h tambm o fator humano, que pode ameaar os arquivos histricos: isso quer dizer que as pessoas tambm podem, intencionalmente ou no, destruir irrecuperavelmente a documentao. Por isso, uma das primeiras medidas a ser tomada o estabelecimento de normas de conduta para orientar os procedimentos dos tcnicos que iro trabalhar no arquivo. Sugerimos as seguintes regras:

Normas de conduta para arquivistas e auxiliares

01) No entrar no arquivo portando alimentos e/ou lquidos (gua, refrigerante, suco, etc). 02) Depositar sombrinhas e guarda-chuvas midos longe da documentao. 03) No fumar no ambiente onde haja documentos. 04) Usar luvas e mscaras quando estiver em contato com a documentao. 05) Se fizer registros manuscritos, usar somente lpis ou lapiseira; jamais usar canetas. 06) Ao fazer anotaes, deve-se depositar as folhas diretamente sobre a mesa; nunca escrever em cima de outros documentos. 07) No dobrar, rasurar, recortar, grampear ou se debruar sobre os documentos. 08) Ao consultar documentos avulsos, no tir-los da ordem em que se encontram. 09) No utilizar como marcadores de pginas objetos de nenhuma espcie. 10) No recolocar a documentao nas estantes aleatoriamente: respeitar a ordem em que se encontram os documentos no arquivo. 11) Os documentos no devem ser fotocopiados, pois a luz das mquinas fotocopiadoras danifica os documentos.

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12) No permitido o emprstimo de documentos, a no ser com prvia autorizao, por escrito, das instncias superiores. 13) Em hiptese alguma se devem descartar documentos. Aquele que destruir documentos de valor permanente e de interesse pblico e social, ficar sujeito a responsabilidade administrativa, civil e penal, de acordo com a legislao em vigor. 14) No conservar no arquivo vasos com plantas, pois as plantas atraem insetos e microorganismos que podem danificar a documentao. 15) terminantemente proibida a entrada de animais no arquivo. 16) Nunca deixar o recinto vazio. Em caso de ausncia, trancar a porta e deixar a chave com o responsvel. 17) Em hiptese alguma permitida a circulao de pessoas estranhas nas dependncias de guarda do acervo. 18) Seja responsvel e cuidadoso com seus materiais de trabalho: ao finalizar o expediente, guarde em local apropriado as escovas, os pincis e outros utenslios. No guarde materiais usados junto a materiais sem uso. Troque constantemente aqueles materiais que estiverem gastos por outros novos e fique atento para que estejam sempre limpos. Luvas, flanelas, pincis e escovas em mau estado de higiene, ao invs de proteger o documento, iro causar-lhe dano maior. 19) Ao finalizar o expediente, tranque a porta com chave, desligue os equipamentos eltricos (ventiladores, computadores, impressoras, etc) e apague as luzes. 20) Diante de qualquer problema ou dvida, comunique imediatamente s instncias superiores de sua escola (Direo, Coordenao, Secretaria, etc). 21) Oriente os futuros pesquisadores e usurios do arquivo para que obedeam a estas ou outras normas que voc julgar convenientes. Aja sempre com responsabilidade e critrio. No adianta um grande empreendimento se ns mesmos podemos, por causa de nosso descuido, comprometer documentos de valor histrico e cultural.

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Agora que ns j aprendemos o que documento, o que um arquivo, vimos que nossa escola tem uma riqussima documentao que precisa ser preservada, e definimos uma srie de normas para orientar os procedimentos daqueles que iro trabalhar no arquivo, devemos realizar um trabalho de processamento tcnico, em que uma srie de tarefas sero necessrias para organizar, preservar e disponibilizar nossos documentos para os consulentes. Ento... mos obra!

Identificao de Fundos
A primeira tarefa a ser realizada a identificao da massa documental, para fazer uma avaliao de suas condies gerais: os documentos seguem alguma organizao prvia ou se encontram totalmente misturados? Qual o estado geral de conservao dos documentos? Que gneros documentais compem o acervo? Qual o volume da massa documental? Os documentos pertencem todos a um nico fundo ou constituem mais de um fundo? Imaginemos, por exemplo, que estamos num grande depsito que contm mais de um fundo, provenientes de escolas diferentes. De acordo com o princpio da provenincia, cada fundo dever manter sua individualidade, sem ser

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misturado aos outros. J que cada fundo pertence a uma escola, deve ser tratado separadamente dos demais. Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de durao do empreendimento, alm de prever os recursos materiais e humanos que sero necessrios.

Classificao
Separao por espcies e tipos documentais

Nosso primeiro contato com o acervo pode nos apresentar uma documentao organizada de acordo com as necessidades administrativas da escola. Nesse caso, mantenha essa organizao at voc conhecer sua lgica. Uma organizao preexistente pode ser uma importante "pista" para se entender o contexto de produo da documentao. Por isso, recomenda-se proceder ao mapeamento, identificando e registrando os conjuntos

documentais e sua localizao no arquivo. Mesmo que posteriormente voc decida organizar o acervo segundo outros critrios, voc poder recuperar as informaes sobre seu estado original atravs dos registros feitos. Por outro lado, voc pode se deparar com uma grande quantidade de documentos totalmente misturados, guardados sem nenhuma ordem em caixas de papelo, em sacos de lixo ou at mesmo amontoados em grandes pilhas. Nesse caso, procure confront-los e agrup-los de acordo com a espcie documental qual pertencem. Mas... olhando um documento, como saber a que espcie ele pertence? A espcie se define pela natureza das informaes e sua disposio nos documentos. Assim, como espcies documentais, podemos citar: convites, atestados, certides, boletins, relatrios, etc. Logo, voc ir identificar e agrupar separadamente os convites, os atestados, as certides, e assim por diante.

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A seguir, voc ir fazer uma segunda separao, desta vez por tipos. Tomemos como exemplo a espcie documental "convites": se nos deparamos com muitos convites, devemos analis-los quanto sua funo. Aps observlos atentamente, iremos reparar que, embora todos sejam convites, uns podem ser convites de formatura; outros, de casamento; e outros, ainda, convites de aniversrio. Logo, estaremos separando os convites de acordo com a funo para a qual eles foram elaborados: formatura, casamento ou aniversrio. O mesmo processo podemos fazer em relao aos atestados, aos relatrios e aos demais documentos do arquivo. O seguinte quadro pode ilustrar o que foi exposto acima:

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ESPCIE Convite Atestado Relatrio Boletim

TIPO (funo) convite de casamento, convite de aniversrio, etc. atestado de matrcula, atestado de participao em evento, etc. relatrio de estudo do meio, relatrio de avaliao mdica, etc. boletim de rendimento escolar, boletim de freqncia, etc.

Assim, voc ter os documentos agrupados segundo a espcie e a funo. Percebe como agora se torna mais fcil identificar a massa documental que compe seu acervo?

Registro e definio conceitual

Voc j identificou e separou os documentos por espcies e por tipos. Caso voc no possua nenhuma relao ou inventrio do que seu acervo contm, ser necessrio, ento, elaborar uma relao de tudo. O importante identificar, quantificar e mapear seu acervo para que voc saiba o que ele contm, as quantidades e a localizao. O resultado desse inventrio pode ser semelhante ao seguinte:

ARMRIO 1 Caixa 1 Brinquedos Data-limite: 1960-1970 Total: 18

ARMRIO 1 Caixa 2 Pronturios de alunos Data-limite: 1955-1965 Total: 20

ARMRIO 2 Caixas 1 a 5 Relatrios de estudo do meio Data-limite: 1960 a 1965 Total: 180

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A documentao deve ser armazenada em mobilirio prprio e em rea destinada especificamente para sua guarda.

muito importante sabermos as datas-limite de nosso acervo. Data-limite o perodo cronolgico compreendido entre a data mais antiga e a data mais recente de um dado conjunto de documentos como os de um processo, de uma srie ou um fundo. Por exemplo, imaginemos que temos dezoito relatrios cuja data-limite 1960-1985. Isso quer dizer que o relatrio mais antigo de 1960 e o mais recente de 1985. O levantamento das datas-limite pode ser muito til para a elaborao do quadro de arranjo, do qual trataremos mais adiante. Ao registrar os documentos de nosso acervo, devemos tomar cuidado com a denominao que damos a eles. A etapa de registro dos documentos requer muita ateno, porque nesse momento voc ir atribuir nomes aos documentos. Alguns documentos j vm com nome, sabia? Por exemplo, a secretria da escola, ao escrever uma certa correspondncia, digita no cabealho da folha de papel: "Circular n ...". Pronto! Aqui ns sabemos que o nosso documento uma circular. Ao abrir aquele livro administrativo, lemos em letras bem grandes: "Registro de ponto". Aquela caixa na ltima prateleira contm listas onde se l: "Atestados de freqncia", etc. At aqui foi fcil. Porm, h documentos que "nasceram" sem o nome escrito. No significa que no tenham nome, apenas que este no foi registrado. Por exemplo, quando um colega lhe envia um bilhete para solicitar algo, dificilmente ele ir escrever assim:

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"Bilhete de solicitao"

Caro colega: Peo-lhe emprestado o livro de

poesias que voc ganhou no Natal. Abril de 2003 Paulo.

Certamente ele ir escrever o vocativo, o texto, possivelmente datar e assinar. Entretanto, de acordo com a disposio e a natureza das informaes, voc perceber que se trata de um bilhete. Quando nos depararmos novamente com uma situao como essa, deveremos recorrer ajuda de um bom dicionrio, que poder nos auxiliar na definio dos conceitos mais difceis. Tambm a Diplomtica, disciplina que se ocupa da autenticidade e da forma dos documentos legais e administrativos, pode nos fornecer subsdios valiosos.

Ateno! Ao nomear um conceito, cuidado com as sinonmias (palavras sinnimas). Redobre o cuidado se o trabalho estiver sendo realizado por mais de uma pessoa. Procure elaborar algum mecanismo de controle para a adoo de cada termo, sigla ou cdigo adotado. Sempre discuta e partilhe informaes. Nunca trabalhe sozinho!!!

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Elaborao do quadro de arranjo

Conforme afirmamos no incio, os documentos so produto das atividades dirias da instituio, so vestgios das funes escolares, pistas para se entender a histria. No basta organizar os documentos em sries; preciso classific-los de maneira que reflitam a estrutura e as funes da instituio. Por isso, conhecer a escola, sua organizao, estrutura e funcionamento extremamente importante para compreender o contexto de produo da massa documental.

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Imaginemos que a escola um grande bolo dividido em vrias partes, que constituem a Direo, a Secretaria, a Coordenao, o Laboratrio, a Biblioteca, o Grmio estudantil, etc. Essas unidades inter-relacionadas formam a estrutura da instituio da mesma maneira que os vrios pedaos formam um bolo. Em cada uma dessas partes h pessoas (diretor, professores, secretria, alunos, etc) desempenhando funes que produzem documentos. Por exemplo, bibliotecria compete elaborar fichas de leituras de livros; os professores fazem registros das aulas, e a secretria envia e recebe correspondncias.

Uma maneira fcil de compreender a estrutura de uma instituio atravs de um organograma, que a representao grfica indicadora dos arranjos e das inter-relaes das vrias unidades da organizao. Em geral, todas as escolas apresentam uma estrutura muito parecida, mas podem revelar especificidades de acordo com sua organizao. Propomos o seguinte organograma escolar, apresentado aqui de maneira simplificada, a ttulo de exemplo:

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Organograma Escolar1

Baseado no Decreto n 10.623, de 28 de outubro de 1977, complementado com as

mudanas a partir da Lei n 444/85.

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Para

fazer

classificao

dos

documentos,

os

arquivistas

desenvolveram o mtodo estrutural e o mtodo funcional. Segundo o mtodo estrutural, os documentos so classificados de acordo com a estrutura da instituio. Isso quer dizer que devemos identificar a qual "parte" do organograma (lembremos do bolo) nossos documentos pertencem, para ento classific-los, de modo que toda a documentao produzida ou guardada pela Direo ser classificada no setor referente Direo, valendo o mesmo princpio para a documentao produzida ou guardada pela Secretaria, Biblioteca, Museu escolar, etc. De acordo com o mtodo funcional, como o nome j diz, devemos classificar os documentos conforme as principais funes/atividades da instituio. Uma escola, assim como uma empresa, uma ONG ou qualquer outra organizao, possui uma srie de funes. Entre as principais, podemos citar: matrcula de alunos, controle de freqncia de funcionrios, finanas, concursos, festas comemorativas, distribuio de aulas, etc. Por exemplo, se pelo mtodo estrutural o documento Edital de Cobrana de Impostos seria classificado junto Secretaria (por ser de sua produo e/ou guarda), no mtodo funcional esse documento ser classificado no grupo referente funo de Finanas. Um segundo exemplo: se elaborarmos um quadro funcional onde uma das funes seja Discncia, toda a documentao discente ficar classificada nesse grupo; por outro lado, se o quadro for estrutural, deveremos distribuir a documentao discente nas vrias partes da estrutura que guardam ou produzem documentao de alunos: vamos encontrar sries documentais de trabalhos discentes tanto na Biblioteca como no Museu escolar. Podemos representar visualmente as relaes hierrquicas e orgnicas das classes de documentos atravs do j citado quadro de arranjo, (uma espcie de organograma) onde a documentao disposta em nveis hierrquicos. A seguir, apresentamos um esquema bem simples de um quadro de arranjo:

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Quadro de Arranjo

FUNDO

G s.g s s s s.s. s.s. s.s. s.g s

G s

G s

s.s.

s.s. s.s.

Legenda: G = grupo s.g. = subgrupo s = srie s.s. = subsrie

Conforme podemos observar, o fundo divide-se em grupos definidos de acordo com o mtodo estrutural ou funcional. Cada grupo pode ser dividido, ainda, em subgrupos menores, compostos por sries documentais, que so a seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. Por exemplo: dado arquivo constitudo pelo grupo de "trabalhos de alunos", que formado pelas sries "redaes", "desenhos" e "fichamentos de leitura". Cada uma dessas sries pode ou no ser dividida em subsries.

Voc sabia? Os arquivistas convencionaram chamar de quadro de arranjo aquele aplicado a arquivos permanentes e de plano de classificao o destinado a arquivos correntes.

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Podemos esboar, a ttulo de exemplo, um possvel Quadro de Arranjo de Classificao Estrutural e um Quadro de Arranjo de Classificao Funcional de um arquivo escolar hipottico. Apresentamos a seguir ambos os quadros, de maneira sinttica, para fins didticos:

Quadro de Arranjo de Classificao Estrutural

Direo (Grupo) Sries documentais Coordenao (Grupo) Sries documentais Docente (Subgrupo) Sries documentais Orientao Educacional (Grupo) Sries documentais Laboratrio (Grupo) Sries documentais Biblioteca (Grupo) Sries documentais Museu (Subgrupo) Sries documentais Secretaria (Grupo) Sries documentais Instituies Auxiliares (Grupo) APM (Subgrupo) Sries documentais Grmio (Subgrupo) Sries documentais Congregao (Subgrupo) Sries documentais

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Quadro de Arranjo de Classificao Funcional

Administrao (Grupo) Patrimnio (Subgrupo) Sries documentais Pessoal (Subgrupo) Sries documentais Finanas (Grupo) Oramento (Subgrupo) Sries documentais Contabilidade (Subgrupo) Sries documentais Tesouraria (Subgrupo) Sries documentais Pedaggico-cultural (Grupo) Cursos (Subgrupo) Sries documentais Eventos (Subgrupo) Sries documentais Programa (Subgrupo) Sries documentais

A etapa de elaborao do quadro de arranjo e classificao dos documentos lenta, j que demanda um estudo aprofundado sobre a histria da instituio e sua legislao. um trabalho intelectual que requer muita leitura, observao e anlise. Uma boa dica consultar o Dirio Oficial para estudar a legislao. No se esquea de que a prpria documentao do arquivo pode trazer pistas muito teis para recuperar a estrutura e as principais funes da escola!

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Dica: No h uma receita nica para organizar a documentao de uma escola. Cada arquivista deve seguir o mtodo que mais lhe convier, de acordo com as caractersticas da instituio e da documentao disponvel no acervo. O mtodo estrutural conveniente se voc conseguir recuperar a estrutura da instituio. Entretanto, esta tarefa se torna mais difcil ao lidarmos com documentos que cobrem um perodo muito longo (lembre-se de que as estruturas mudam). Por outro lado, ao classificar segundo o mtodo funcional, tome cuidado porque alguns documentos podem apresentar funes no muito claras. Neste caso, procure definir qual era a principal funo que deu origem ao documento.

Ordenao e Notao
Aps a classificao, necessrio ordenar os documentos. A ordenao consiste em organizar fisicamente as sries documentais para facilitar a localizao dos documentos. O conceito de ordenao definido, segundo o Dicionrio de terminologia arquivstica2, da seguinte maneira:

"Disposio dos documentos de uma srie a partir de elemento convencionado para sua recuperao."

Para proceder ordenao, devemos definir critrios que determinem a disposio fsica dos documentos. So os principais critrios de ordenao: cronolgicos: por ordem de data; onomsticos: por ordem de nomes de pessoas; geogrficos: por ordem de lugares;

BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs). Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo: Associao dos Arquivistas Brasileiros - Ncleo Regional de So Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996. 32

 numricos: por ordem de nmeros. Vamos fazer um exerccio de ordenao? Imaginemos que em nosso arquivo h uma grande quantidade de cartas de diversos remetentes, 30 das quais redigidas por um certo Jos Pereira em datas diferentes. Primeiro, vamos ordenar toda a correspondncia em ordem alfabtica por sobrenome de remetente. A seguir, as cartas do Jos Pereira sero ordenadas cronologicamente. Assim, quando voc desejar localizar as cartas desse remetente, voc dever busc-las junto queles remetentes cujos sobrenomes comecem com a letra P. Feito isso, voc ter acesso a todas as cartas do Jos Pereira ordenadas de acordo com a data de origem, da mais antiga mais recente. No ficou fcil? Aps a ordenao, no se esquea de dar um "endereo" a cada documento, para facilitar sua localizao no arquivo. Esse "endereo" em forma de cdigo o que os arquivistas chamam de notao. Segundo o dicionrio, notao a "Identificao das unidades de arquivamento, feita atravs de nmeros, letras ou combinao de nmeros e letras, para permitir sua localizao (...)"3.

Ateno! Ao criar siglas e abreviaturas, estabelea um critrio para evitar confuses. Registre e comunique s demais pessoas envolvidas na elaborao do trabalho para que cada sigla, abreviatura e/ou cdigo seja empregado uniformemente por todos.

Imagine que voc est diante de uma carta do Arquivo da Escola Caetano de Campos, classificada junto ao grupo Correspondncia Passiva, arquivada na caixa 22, sob o nmero 50. Voc ir escrever essas informaes num canto do documento, conforme o seguinte exemplo:

3 BELLOTTO, Helosa Liberalli & CAMARGO, Maria de Almeida (orgs). Dicionrio de terminologia arquivstica. Op. cit., p. 55. 33

AECC, Cp. - Cx. 22, 50

So Paulo, 12 de maio de 1944 Senhor Diretor: Parabenizo pelo sucesso das festas comemorativas promovidas por sua escola. Atenciosamente, Prof. Paulo.

H documentos que podem constituir-se de folhas avulsas (cartas) ou conter documentos agregados (dossis e pronturios). Nesse caso, o documento recebe uma notao que deve ser registrada em todas as folhas, alm de uma numerao seqencial conferida a cada folha. Isso lhe permitir perceber mais facilmente possveis extravios de folhas. Assim, a notao ficar da seguinte maneira:

AECC, Cp. - Cx. 22, 50,2

AECC = Arquivo Escola Caetano de Campos Cp = Correspondncia Passiva Cx. = Caixa n 22 50 = Documento n 50 2 = Folha n 2

Ateno! Jamais se esquea: ao registrar qualquer informao diretamente no documento, somente use lpis de ponta macia. terminantemente proibido usar caneta!!

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Higienizao e Acondicionamento
Conforme vimos, com o decorrer do tempo os documentos vo se deteriorando, devido ao de microorganismos, do clima, de insetos, de roedores, etc. Por isso, necessrio proceder a uma atividade denominada higienizao, a fim de preservar os documentos. A higienizao uma etapa muito importante do processamento tcnico, pois alm de se preocupar com a conservao do documento, emprega procedimentos destinados a proteger a sade daqueles que tero contato com a documentao. Para realiz-la, o tcnico deve se prevenir usando mscaras, luvas, toucas, aventais e culos de proteo. Mesmo assim, h outros cuidados que so necessrios. Conserve o hbito de tomar leite ou fazer gargarejo com um pouco de gua com sal e limo. A higienizao no deve ser um trabalho contnuo e ininterrupto: faa pequenos intervalos a cada duas horas de trabalho.

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O tratamento de higienizao extremamente importante para conservar os acervos. Para realizar essa tarefa, o tcnico deve se proteger usando os equipamentos adequados, j que muitos microorganismos podem ser absorvidos pela pele ou pelas vias respiratrias, provocando enfermidades.

Principais instrumentos utilizados para higienizar e fazer notao nos documentos.

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H duas maneiras de se proceder higienizao: a manual e a qumica. A higienizao manual feita com escovas, pincis, flanelas, pinas, borracha, cotonetes, etc. Primeiramente, retire os materiais oxidantes (grampos, clipes, alfinetes). A seguir, limpe com um pincel a superfcie do documento, fazendo movimentos suaves na direo contrria ao seu corpo. Repare que o p e o mofo normalmente no se acumulam de maneira uniforme na superfcie, mas deixam manchas desiguais. Nesses casos, troque de pincel se for necessrio e limpe com maior cuidado cada concentrao de sujeira. Nos livros, costuma-se higienizar as dez primeiras e as dez ltimas folhas. claro, entretanto, que se o centro do livro apresentar sujeira, deve ser completamente limpo. Superfcies planas (gravuras, impressos, partituras, etc) podem ser limpas, tambm, com p de borracha, fazendo movimentos circulares com a ajuda de algodo envolto em gaze. A higienizao qumica pode ser feita em fotografias, fitas, materiais de couro, madeira, metal, vinil, etc. Solventes especiais podem ser utilizados para remover restos de cola, fitas adesivas, etiquetas, excrementos de insetos, etc. Recomenda-se fazer um teste antes de utilizar produtos qumicos sobre os documentos. Tambm, informe-se com um especialista a respeito de cada produto a ser utilizado e preste muita ateno quando estiver manipulando os produtos. Lembre-se de que um descuido pode causar danos irreversveis ao documento. Ateno! Documentos com cupins, brocas ou outros microrganismos devem ser imediatamente separados do restante da documentao e receber tratamento especial, para que no se transformem em veculo de contaminao.

Aps higienizados, os documentos j esto prontos para serem acondicionados. Cada suporte requer um acondicionamento apropriado: caixas de arquivo, pastas de papelo, pastas de polionda, envelopes de papel com PH neutro, plsticos de polister ou polipropileno (para fotografias), etc.

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Embalagens usadas no acondicionamento da documentao.

Recomenda-se, tambm, intercalar documentos em folhas de papel neutro antes de acondicion-los. Ao guardar documentos de papel, no sobrecarregue demais a embalagem; deixe um espao de aproximadamente dois dedos entre os documentos e a tampa da caixa, j que, devido s mudanas de a temperatura, as fibras do papel sofrem alteraes. Ao acondicionar plantas, mapas ou cartazes, deixe-os abertos e em posio vertical. Os documentos nunca devem ser dobrados ou enrolados. Se necessrio, confeccione pastas, envelopes e caixas do tamanho que julgar adequado. No se esquea de identificar a embalagem. Por exemplo, a caixa de n 22 que contm a correspondncia passiva do Arquivo da Escola Caetano de Campos de ns 1 a 50, pode ser indicada da seguinte maneira:

Arquivo da Escola Caetano de Campos Cp - Correspondncia Passiva Caixa 22 Documentos n 1 a 50 Datas-limite: 1930 a 1940

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A seguir, relacionamos os principais materiais utilizados para a conservao de documentos:

Agulha mdia e grossa Aspirador de p Avental Borracha macia Caixa Arquivo (comum) Caixa Arquivo (reforada) Cotonetes Clipes de plstico Envelope Escova tipo bigode Estilete Etiquetas auto-adesivas (diversos tamanhos) Extrator de grampos Flanela Flanela anti-esttica Lpis 6B (ponta macia) Linha urso n 1 ou linha grossa forte (Percalux)

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Lupa Luvas descartveis (tamanhos P, M ou G) Mscara cirrgica com elstico culos de segurana (Leal) Papel com PH neutro (vrias gramaturas) Papel craft Pasta polionda de cor branca (vrios tamanhos) Pina Pincel 1 Pinctore 188 Pincel bomba mdio ref. 10653-5 Pincel chato da Tigre ref. 815/20 Pincel tipo trincha macia n. 2 Polister Rgua de 30 cm transparente

Rgua de 100 cm metlica Tecido 100% de polipropileno branco Tesoura Touca de proteo

Alm desses, no se esquea dos materiais para as atividades de carter mais administrativo: apontadores, cadernos, barbante, cola para papel, corretivos, disquetes, fitas adesivas, grampeador, papel sulfite A4, pastas com elstico, com furos e suspensas, visores, pranchetas, etc. E, finalmente, dos seguintes equipamentos: estantes (comuns ou deslizantes), arquivos, fichrios, mapoteca, mesa de higienizao, computadores, impressora, controlador de temperatura, etc. Elabore um registro dos materiais, das marcas e dos fornecedores. Controle os gastos e cuide do seu material: material em bom estado de conservao indispensvel para realizar um bom trabalho.

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Instrumento de pesquisa e descrio

Cumpridas essas etapas, nossa documentao se encontra quase pronta para ser consultada. Lembremos que todo esse trabalho tem como fim servir pesquisa. Imaginemos que um usurio tenha interesse em consultar determinado documento. Como localiz-lo de forma rpida em meio a tantos outros? Para isso necessrio elaborar um instrumento de pesquisa, que uma ferramenta utilizada para descrever o acervo e informar o local exato onde os documentos esto guardados, com o fim de disponibiliz-los para a consulta. H trs tipos de instrumentos de pesquisa, que podem ser impressos ou virtuais:

Guia - contm dados gerais sobre a instituio guardadora do arquivo, como: endereo, telefones, web site, dias e horrios de atendimento, etc.

Inventrio - trata especificamente de um fundo ou coleo. O inventrio informa a respeito das datas-limite do fundo, a quantidade de documentos, sua origem e estado de organizao, se h restries ao acesso, quais so as sries, etc. Poder, inclusive, trazer palavraschave e uma breve descrio do fundo/coleo.

Catlogo - aborda especificamente unidades documentais (como sries, subsries, etc), tratando documento por documento. Por exemplo, se voc quer descrever determinada srie de correspondncia, seu catlogo poder indicar os nomes do emissor e do destinatrio, os tipos documentais, as datas tpicas, as datas cronolgicas e as notaes de cada documento. Seu catlogo pode ser enriquecido, inclusive, com palavras-chave e verbetes da correspondncia.

O Ncleo de Referncia em Memria da Educao est implantando um Banco de Dados virtual que compila todos esses instrumentos, buscando, inclusive, atuar na gesto de exposies escolares.

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Para atender vasta gama de gneros documentais dos acervos escolares, o Banco de Dados foi configurado de modo a utilizar pginas especficas para cada gnero documental. Foram acrescentadas, ainda, duas pginas para livros e peridicos. Em geral, as pginas apresentam estrutura idntica, diferindo apenas em relao aos campos especficos a cada gnero. Para inserir as informaes dos documentos no Banco de Dados, primeiro temos que definir a qual gnero os documentos pertencem. Essa atividade, que chamada de descrio, constitui um conjunto de procedimentos pautados por normas tcnicas para transcrever e resumir as informaes dos documentos nos instrumentos de pesquisa.

Vamos fazer um exerccio? Imagine que temos uma srie de relatrios de alunos, pertencentes ao arquivo de uma Escola X, que precisam ser descritos no Banco de Dados. O primeiro passo definir o gnero desses documentos. Se concebermos os relatrios como conjuntos de palavras e

frases escritas, ento eles pertencem ao gnero textual. A seguir, deve-se proceder a uma leitura atenta de cada documento. Suponhamos que um dos relatrios apresenta as seguintes informaes: o ttulo "Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba"; foi escrito pelos alunos Pedro e Paulo Santos, na cidade e no Estado de So Paulo, em 20 de fevereiro de 1979, solicitado
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pelo Prof. Jos Pereira, que ministra a disciplina de Geografia do Brasil. O documento foi elaborado em folhas de papel, cuja conservao, apesar do tempo, boa. Imaginemos, tambm, que no documento constem os nomes de alguns professores e colegas dos alunos e que, graas leitura cuidadosa, percebemos que se trata de trabalho de aluno, relativo a estudo do meio, elaborado por ocasio da visita cidade de Paranapiacaba. No esqueamos, ainda, que o documento pertence ao Arquivo da Escola X, foi classificado no Grupo "Discncia" e no Subgrupo "Trabalhos de alunos", e recebeu a notao "AX, D, Ta, 10, 25". Veja como ficaria a descrio desse documento em nosso banco de dados:

Banco de Dados TEXTO Localizao Fundo: Escola X Grupo: Discncia Srie: Trabalhos de alunos Cdigo: AX, D, Ta, 10, 25 Ttulo "Estudos geogrficos da cidade de Paranapiacaba" Tipo documental Relatrio de estudo do meio Idioma Portugus Autorias SANTOS, Pedro SANTOS, Paulo Produo Pas: Brasil Cidade: So Paulo Estado: SP Data identificada (x) 20/02/1979 Perodo de referncia Tipo de Participao Redator Redator

Data presumida ( )

Sem data (

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20/01/1979 a 20/03/1979 Descrio Fsica Suporte: papel Conservao: boa (x)

regular ( )

m ( )

Descrio4 Relatrio dos alunos Pedro e Paulo Santos, referente visita de estudo do meio realizada na cidade de Paranapiacaba, em 19 de fevereiro de 1979, como tarefa da disciplina de Geografia do Brasil, ministrada pelo Professor Jos Pereira. Observaes Os alunos Pedro e Paulo Santos pertencem 8 srie do Ginsio. Onomstico PEREIRA, Jos

(x) inserir ( ) buscar

) excluir Lista de nomes PEREIRA, Elias PEREIRA, Luiz PEREIRA, Marcos

PEREIRA, Jos SILVA, Antonio Palavras-chave Estudo do meio

(x) inserir ( ) alterar ( ) excluir Lista de palavras-chave Escotismo Ensino distncia Ensino domstico

Geografia Estudo do meio Trabalho de aluno

Alguns campos merecem comentrios: Localizao: serve, como o nome diz, para localizar o documento no arquivo, de acordo com a notao (cdigo). O documento indexado seguindo os nveis hierrquicos do quadro de arranjo (grupo, srie, etc) ao qual pertence.

Serve como verbete.

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Ttulo: o campo destinado ao ttulo do documento. Lembremos que h documentos que no tm ttulo; nesses casos, o campo deve permanecer em branco.

Autorias: campo que identifica os autores do documento. Se o documento no apresentar autoria, o campo permanecer sem registro. No se esquea de que h regras especficas para a indexao de nomes prprios.

Tipo de participao: informa-nos qual a participao que cada pessoa teve na elaborao do documento, conforme foi ilustrado no exemplo. Produo: o campo destinado a indexar informaes sobre o local e a data de produo do documento. Repare que o subcampo "data" apresenta trs opes de preenchimento. A "data identificada" se refere quela que aparece registrada no documento e sobre a qual no h dvida. A "data presumida" aquela que foi colhida atravs de pesquisa em outras fontes ou no prprio documento. Leia atentamente o documento, pois ele pode conter pistas sobre sua origem. A data identificada ou presumida deve ser registrada no espao adequado. Finalmente, se o documento no apresenta data e no conseguimos identific-la atravs da pesquisa, devemos indexar como "sem data".

Perodo de referncia: um campo destinado a facilitar a busca do documento, no que diz respeito poca em que foi produzido. Descrio: nesse campo, deve constar um verbete sucinto, para que em poucas linhas o leitor possa saber o assunto do documento. importante ser claro e objetivo ao redigir o verbete. Se o documento tece comentrios crticos ou expe juzos de valor, deixe bem claro que se trata da viso do autor e no da sua. Uma boa dica ler o livro Arquivos permanentes: tratamento documental, da Prof Helosa Bellotto, pois alm de ser um clssico da Arquivologia essa obra discorre sobre a elaborao de verbetes.

Observaes: o campo destinado indexao de todas as observaes complementares colhidas atravs de pesquisa. Muitas vezes, os

documentos no trazem as informaes de maneira clara, como gostaramos (especialmente se so de carter pessoal); h dados que vm luz somente aps uma pesquisa histrica. Entretanto, seja ponderado: a

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pesquisa somente bem-vinda se for realmente necessria. No se devem indexar informaes redundantes ou obvias demais para o leitor. Onomstico e temtico: esses campos permitem indexar nomes de pessoas e temas citados nos documentos. Os nomes de pessoas devem entrar sempre pelo sobrenome seguido do nome, obedecendo s regras da ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Ao elaborar o TEMTICO, tome estes cuidados:

Normalizao gramatical: padronize os termos. Pode-se optar pela indexao de termos no masculino e no singular.

Sinonmias: diante de duas possibilidades para a indexao, opte pelo termo mais procurado termos populares ou cientficos; estrangeiros ou traduzidos; siglas ou expresses por extenso; regionalismos, etc.

Homonmias: acrescente uma qualificao que diferencie os termos homnimos.

Uma dica para realizar a descrio utilizar um bom tesauro. O tesauro um vocabulrio controlado de descritores especficos referentes a um ramo do conhecimento. Na rea de Educao, temos o Thesaurus de educao, publicado pela UNESCO em 1986, e o Thesaurus Brasileiro da Educao, virtual, que pode ser consultado atravs do site do INEP Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais. A atividade de descrio requer o mximo de cuidado e ateno. Tenha em conta que voc estar criando uma ferramenta para ajudar o pesquisador a localizar os documentos de que necessita. Informaes confusas,

contraditrias ou ausentes, ao invs de facilitar a pesquisa, transformam-se em horas de trabalho perdidas, no s para o tcnico mas tambm para o pesquisador. Nunca se esquea de que voc est criando uma "chave" para permitir o acesso s informaes do arquivo, e no um labirinto.

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Os instrumentos de pesquisa devem trazer campos destinados busca das informaes indexadas. Os principais so: notao, tipo documental, ttulo, autoria, onomstico, palavra-chave, data, cidade e pas. Isso quer dizer que voc pode localizar um ttulo, um autor, uma palavra-chave ou qualquer outro tipo de informao, apenas preenchendo o campo correspondente e solicitando a busca. Uma busca eficiente previne contra o desgaste dos documentos causado pelo manuseio desnecessrio, e permite acesso documentao de forma mais rpida para atender aos consulentes.

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Atendimento a consulentes
O atendimento a consulentes pode ficar a cargo de um ou mais auxiliares, dependendo das necessidades do acervo e da instituio guardadora. Esses auxiliares so responsveis por agendar as visitas, localizar e separar documentos, receber o pesquisador, e retornar ao arquivo a documentao consultada. Por isso, interessante que as funes sejam definidas prvia e claramente. A consulta, por outro lado, tambm deve obedecer a regras: a partir das normas elaboradas para tcnicos e arquivistas, mencionadas anteriormente, voc pode criar outras regras voltadas para o consulente. Se seu arquivo no possui um instrumento de pesquisa que permita localizar rapidamente os documentos, aconselhamos agendar a consulta com antecedncia (via telefone, e-mail, etc). Durante o agendamento, convm registrar em fichas (veja anexo 1) informaes sobre o consulente, o tema da pesquisa solicitada e a data de agendamento. Tambm podem ser relacionados nesse registro os documentos que voc localizou no arquivo, referentes pesquisa solicitada.

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Por ocasio da primeira visita do consulente ao arquivo, sugerimos que voc elabore um cadastro onde sero registradas algumas informaes sobre o usurio (anexo 2). Se voc localizou um grande nmero de documentos que podem interessar ao pesquisador, no os entregue todos de uma vez. V oferecendo aos poucos para que no se acumulem na mesa do consulente e para que voc possa exercer um controle maior sobre a documentao entregue. No se esquea de anotar em ficha adequada os documentos em consulta (anexo 3). Aps a consulta, o responsvel pelo atendimento dever conferir

cuidadosamente a documentao e retornar ao arquivo, em seguida, os documentos que no sero novamente consultados.

Agora que estamos chegando ao fim do nosso processamento, podemos perceber a importncia de cada uma das etapas. Todas so igualmente necessrias: de nada vale uma boa classificao se no existe uma cuidadosa ordenao dos documentos; pouco adianta um excelente instrumento de pesquisa se no h uma eficiente descrio do acervo; no nos serve a elaborao de normas para orientar os procedimentos de tcnicos e consulentes no arquivo se no tratamos a documentao de maneira cuidadosa e responsvel. No se esquea de que todo esse trabalho prtico pode ser enriquecido com leituras sobre arquivstica, histria da educao no Brasil, sobre as prticas pedaggicas, etc. Esses estudos podem ser de grande ajuda, por exemplo, para quem que for elaborar o Plano de Classificao, e mesmo para aprimorar a qualidade do atendimento a pesquisadores e consulentes, uma vez que o auxiliar de arquivo no apenas aquele que separa e guarda documentos, mas tambm o profissional que deve conhecer o contexto histrico da documentao com a qual trabalha, para poder dominar sua gesto. O profissional de arquivo no pode trabalhar desvinculado da informao, j que seu trabalho deve se tornar um aprendizado a ser compartilhado.

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Bonecas de papel (AECC)

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VOCABULRIO

Acervo: Todos os documentos de um arquivo. Acondicionamento: Embalagem utilizada para guardar documentos. Arquivo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas fsicas, jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades. Arquivo corrente: Conjunto de documentos conservados junto aos rgos produtores, cujo valor administrativo encontra-se vigente. Arquivo intermedirio: conjunto de documentos de uso no freqente, aguardando destinao final. Arquivo permanente: Conjunto de documentos que perderam o carter administrativo e passaram a ter valor histrico. Esses documentos

normalmente passam a ser custodiados por instituies voltadas pesquisa. Arquivos pessoais: Conjunto de documentos produzidos ou acumulados por pessoas fsicas no decorrer de sua vida pessoal, familiar ou profissional. Esses arquivos incluem, tambm, documentos de terceiros. Comeam, oficialmente, com o nascimento do titular e finalizam com sua morte; h arquivos, porm, onde so acrescentados documentos pstumos. Avaliao: Processo para estabelecer a guarda ou o descarte dos documentos segundo seus valores. Classificao: Procedimento que permite distribuir os documentos de um arquivo de acordo com as estruturas, funes e atividades da entidade produtora. Coleo: Coleo de documentos reunidos artificialmente e que apresentam alguma caracterstica comum entre si. Conservao: Procedimentos voltados a proteger os arquivos da deteriorao. Consulente: Usurio, pesquisador. Data cronolgica: Refere-se ao dia, ms e ano de produo do documento. Data tpica: Refere-se ao local de produo do documento. Data-limite: Identificao cronolgica de um perodo atravs dos anos de incio e de trmino de processos, dossis, sries, fundos ou colees.

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Descrio: Procedimentos voltados a identificar os documentos e elaborar instrumentos de pesquisa. Descritor: Ver: Palavra-chave. Documento: Unidade constituda de informao e o suporte. Eliminao: Destruio de documentos em fase prvia guarda permanente. Espcie documental: Forma assumida pelos documentos de acordo com a natureza e a disposio de suas informaes. Estante deslizante: Estante construda de modo a economizar espao e oferecer maior proteo aos documentos. Fundo: Conjunto de documentos reunidos por acumulao por pessoas fsicas, jurdicas, pblicas ou privadas, no decorrer de suas atividades e que, no arquivo permanente, so guardados junto a outros arquivos. Gnero: Forma assumida pelo documento de acordo com os signos utilizados para comunicar seu contedo. Grupo: Segmento ou diviso de um fundo, determinada de acordo com o mtodo estrutural ou funcional. Higienizao: Limpeza dos documentos por meio manual ou qumico. Instrumento de pesquisa: Referncia destinada identificao, localizao e resumo dos fundos, grupos, sries e unidades documentais, com o objetivo de facilitar o acesso ao acervo. Mesa de higienizao: Mesa utilizada para higienizar os documentos, dotada de um mecanismo de aspirao para suco da sujeira. Notao: Identificao dos documentos por meio de nmeros, letras ou combinao de ambos, para possibilitar sua localizao. Ordenao: Disposio fsica dos documentos, a partir de critrios preestabelecidos, com o objetivo de facilitar sua localizao. Organograma: Representao grfica da estrutura organizacional de uma entidade. Palavra-chave: Palavra ou expresso utilizada para expressar o contedo dos documentos e facilitar sua busca. Papel com PH neutro: Papel sem acidez, adequado para a conservao dos documentos, por no se deteriorar facilmente.

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Plano de classificao: Esquema de classificao voltado para arquivos correntes. Princpio da provenincia: Os arquivos originrios de uma mesma entidade, seja fsica ou jurdica, devem manter sua individualidade sem serem misturados a outros de origem diversa. Quadro de arranjo: Esquema de classificao voltado para arquivos permanentes. Srie: Formada pela seqncia das unidades pertencentes a um mesmo tipo documental. Suporte: Material sobre o qual esto registradas as informaes do documento. Tabela de temporalidade: Instrumento que determina os prazos para a eliminao ou guarda dos documentos. Tesauro: Lista padronizada de termos, utilizada para permitir a localizao das informaes dos documentos. Tipo documental: Configurao assumida pela espcie documental de acordo com suas atividades. Verbete: Conjunto de informaes claras e concisas sobre o contedo do documento. Vocabulrio controlado: Ver: Tesauro.

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BIBLIOGRAFIA

BARLETTA, Jacy Machado. Manual de conservao de acervos documentais. s.n.t. Trabalho elaborado para o Projeto Memorial da Educao, coordenado pelo CRE "Mrio Covas".

BELLOTTO, Helosa Liberalli; CAMARGO, Maria de Almeida (Orgs). Dicionrio de terminologia arquivstica. So Paulo : Associao dos Arquivistas Brasileiros/ Ncleo Regional de So Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

CASSARES, Norma Cianflone; MOI, Cludia.

Como fazer conservao

preventiva em arquivos e bibliotecas. So Paulo : Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000.

FERREIRA, Aurlio Buarque de Hollanda. Novo Aurlio sculo XXI: o dicionrio da lngua portuguesa. 3. ed. Rio de Janeiro : Nova Fronteira, 1999.

FILIPPI, Patrcia de. Como tratar colees de fotografias. So Paulo : Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2000.

GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo : Arquivo do Estado, 1998.

ORGANIZAO de arquivos: processamento. So Paulo : Instituto de Estudos Brasileiros/USP, ECA/USP, 2001.

SPINELLI, Jayme. Introduo conservao de acervos bibliogrficos: experincia da Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro : Fundao Biblioteca Nacional, s.d. Apostila.

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ANEXOS

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Anexo 1 SOLICITAO DE PESQUISA Consulente: _______________________________________________________________ Fone:__________________________________E-mail:__________________ Tema da Pesquisa: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Visita agendada para: ___/___/___ Atendente: ___________________ Data da solicitao: ____/____/____ Documentos: Documento: _______________________________________________________________ Notao: __________________________ Obs.:_______________________ Documento: _______________________________________________________________ Notao: ___________________________ Obs.:______________________ Documento: _______________________________________________________________ Notao: ___________________________ Obs.:______________________ Documento: _______________________________________________________________ Notao ____________________________ Obs.:_____________________ Documento: _______________________________________________________________ Notao: ___________________________ Obs.:_____________________ Documento: _______________________________________________________________ Notao ____________________________ Obs.:______________________

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Anexo 2 CADASTRO DE CONSULENTE Nome: ____________________________________________________________ Endereo residencial: Rua/Av.: _________________________________________________ n.____ Apto.: ____________ Bairro:________________________________________ Cidade: _____________________ Estado: ________ CEP:________________ Telefone: ( )___________________ E-mail:________________________ Formao:______________________________________________________ RG: _____________________________ CPF:_________________________ Tipo de pesquisa: Graduao ( ) Mestrado ( ) Doutorado () Outro ( ) Especificar:______________________________________________________

Estou ciente e concordo com as Normas de Consulta do Acervo. Data: ___/___/___ Assinatura:

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Anexo 3 REQUISIO DE DOCUMENTOS PARA CONSULTA Consulente: _______________________________________________________ Documento: _______________________________________________________ Notao: _______________________ Obs.:_____________________ Documento: _______________________________________________________ Notao: _______________________ Obs.:_____________________ Documento: _______________________________________________________ Notao: _______________________ Obs.:_____________________ Assinatura do consulente:________________________ Rubrica do atendente: ______________ Data:___/___/___

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Centro de Referncia em Educao Mrio Covas - CRE Coordenadora Maria Aparecida Ceravolo Magnani Ncleo de Memria da Educao Norma Luciano Codani Pesquisa e autoria do texto Teresa Marcela Meza Baeza Fotografias Paulo Csar Pereira Fernando Barletta Simes Desenhos Adriano Trotta Barbeiro Cruz

Fundao para o Desenvolvimento da Educao - FDE Diretoria Executiva Tirone Francisco Chahad Lanix Diretoria de Projetos Educacionais Leila Rentroia Iannone Gerncia de Projetos Pedaggicos Devanil Aparecido Tozzi Diretoria Administrativa e Financeira Luiz Carlos Quadrelli Departamento Editorial Brigitte Aubert Projeto grfico e editorao eletrnica Glauber de Foggi Kelli Fukui Preparao de originais e reviso de texto Luiz Thomazi Filho

Impresso e acabamento Rettec Artes Grficas Tiragem 15.000 exemplares

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Visando a preservar a memria da escola paulista, o projeto Nossa Escola tem Histria busca conscientizar a sociedade sobre a importncia de zelar pelo patrimnio cultural, especificamente os acervos escolares, at agora pouco valorizados. Com esse fim, elaboramos este Manual de trabalho em arquivos escolares para orientar a tarefa de implantao desses arquivos. Redigido em linguagem didtica, est voltado para leigos na rea de Arquivologia e visa a atender, principalmente, aos professores e alunos interessados em preservar a memria de suas escolas.

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