Proposta de Estruturao da OUVIDORIA do CENTRO ACADMICO Coletivo COMPOSIO

O que a OUVIDORIA DO CENTRO ACADMICO? A Ouvidoria busca estabelecer um canal de comunicao entre os alunos e a Faculdade, visando o estreitamento dessa relao e a crtica a burocracias que desmobilizem os movimentos estudantis. Alm disso, a Ouvidoria tambm mais um espao de manifestao dos alunos com relao prpria gesto do Centro Acadmico. A existncia da ouvidoria na estrutura de uma instituio pblica permite que o aluno participe da gesto pblica e realize um controle social sobre as polticas, os servios e a gesto, alm de oferecer informaes gerenciais e sugestes instituio em que atua, visando ao aprimoramento da prestao do servio, alm de contribuir com o fomento de debates e aes politizadas. Acreditamos que a sobrevivncia das instituies est intimamente relacionada sua capacidade de adaptao e flexibilidade s contingncias do contexto no qual esto inseridas, por isso, o ouvidor atua exercendo um controle preventivo e corretivo de arbitrariedades ou de negligncias, de problemas interpessoais ou, ainda, de abuso de poder das instncias de autoridade.

Para que serve a OUVIDORIA DO CENTRO ACADMICO? Serve para os alunos apresentarem reclamaes, denncias, elogios e sugestes referentes aos servios prestados pela Instituio. A Ouvidoria encaminha as reivindicaes para os setores responsveis, cobrando solues e respondendo aos alunos dentro do prazo previamente estabelecido. Do que depender das atividades estritamente do CA, propomos um prazo de 15 (quinze) dias, o qual pode ser rediscutido posteriormente com base em eventuais discordncias dos alunos. Do que depender do prazo imposto por outras instituies, teremos de segui-los. A Ouvidoria atender pessoalmente, contando com pelo menos dois membros, dos quais um deles ser externo, no ligado gesto do Centro Acadmico para garantir maior impessoalidade e atravs de e-mail prprio: ouvidoriacafdrp@gmail.com Ter tambm como funo sugerir a adoo de novos procedimentos. A Ouvidoria contar com o sistema participativo e far parte dos mecanismos de atuao em rede, tambm com o escopo de integrar as instituies da Faculdade, atravs do oferecimento de informaes advindas dos alunos que sirvam de direcionamento para essas instituies.

O que a Ouvidoria do Centro Acadmico deve fazer:

Aproximao com os alunos, mediante o estabelecimento de um canal de comunicao acessvel e direto. Identificao das reas que estejam merecendo maior ateno da Faculdade, definindo-se eixos prioritrios de ao. Identificao de necessidades dos alunos e/ou funcionrios. Facilitar aos alunos o acesso s informaes; Proporcionar maior transparncia das aes da instituio; Contribuir para o aperfeioamento das normas e procedimentos da instituio; Incentivar a participao do pblico acadmico na diminuio de burocracia dos processos e procedimentos da instituio; Sensibilizar as unidades da Faculdade no sentido de aperfeioar processos em prol da boa prestao do servio pblico; Melhoria no atendimento e na qualidade dos servios prestados pela Faculdade, a partir da participao do Ouvidor no processo de discusso de polticas institucionais, propondo aes interventivas. Informar aos alunos que trazem suas demandas especficas, quais so os rgos que devem ser acionados, quais so suas responsabilidades e de que forma a resposta poder ser cobrada; Maior credibilidade e fortalecimento da Instituio junto aos alunos.

O que a ouvidoria no deve fazer: Apurar denncias de irregularidades e infraes (disciplina e processo administrativo) ou realizar auditorias; Desempenhar aes de assistencialismo e paternalismo; Agir com imediatismo (resoluo apenas do caso apresentado); Atuar como central de atendimento. Expor aluno ou professor de forma a afetar negativamente sua imagem ou atingir sua identidade.

Consolidao dos Espaos Fsicos da Ouvidoria do Centro Acadmico Para consolidao dos espaos fsicos da ouvidoria do centro acadmico a proposta ser baseada em trs pontos: Plantes as teras e quintas na sala do Centro Acadmico no perodo da tarde, das 13h30 s 16h30; Plantes as segundas e sextas pela manh, na entrada inferior da Faculdade, prximo ao Restaurante do Direito, no horrio do intervalo; Plantes itinerantes semanais nos corredores das salas de aula da FDRP, buscando focar os anos com maiores problemas em cada momento.

Concretizao da Ouvidoria do Centro Acadmico: Para concretizao das propostas da Ouvidoria, proporemos a entrega de RELATRIOS ESTATSTICOS DA OUVIDORIA, ao final de cada seis meses, para que os alunos e as instituies tenham um referencial de como est o nvel de satisfao da Faculdade, como por exemplo: secretaria de departamentos, graduao, sesso se apoio acadmico, comisso de graduao, atuao dos Representantes Discentes, entre outras. O Relatrio ser disponibilizado no site do Centro Acadmico e, alm disso, ser entregue um exemplar para cada instituio acadmica. O que dever constar nos Relatrios Estatsticos da Ouvidoria: a) Quantidade de manifestaes por espcies (reclamaes, sugestes, elogios, informaes, denncias); b) Propores verificadas quanto aos assuntos, rgos, etc. c) Percentuais de atendimento; d) Nveis de satisfao com os servios do rgo; e) Pesquisas de opinio sobre a atuao das instituies e da ouvidoria; f) Sugestes e recomendaes s instituies. Alm dos relatrios semestrais, prope-se a criao de um BANCO DE MELHORES PRTICAS, o qual funcionar como um banco de dados que arquive procedimentos que deram certo para que as prximas demandas similares aos mesmos sejam encaminhadas de forma mais gil, com certeza de eficcia. O Banco de Melhores Prticas ser disponibilizado no site do Centro Acadmico. Haver tambm a criao da CASOTECA DE OUVIDORES, uma iniciativa que expe estudos de caso com o objetivo de fortalecer a gesto organizacional e apoiar a capacitao e o compartilhamento de conhecimento organizacional no mbito das ouvidorias dos Centros Acadmicos, alm de valorizar a experincia das ouvidorias no tratamento de manifestaes encaminhadas pelos alunos. O objetivo da Casoteca estimular a transmisso de conhecimentos para servir de experincia a outros que buscam em suas histrias uma forma de enfrentar problemas e desafios. A Casoteca de Ouvidores tambm ser disponibilizada no site do Centro Acadmico, onde constaro ferramentas de relevncia para as Ouvidorias, a fim de se colherem subsdios para capacitaes, marco normativo, procedimentos tcnicos, entre outros temas. Abrigar tambm textos e artigos para a consulta. A formulao de cartilha para ser entregue na semana de recepo dos calouros com o escopo de orientar o recm-chegado a como proceder em situaes de trote abusivo tambm proposta da Ouvidoria do Centro Acadmico. Por ltimo, propem-se reunies bimestrais com os Representantes Discentes para atuao em conjunto com relao a demandas coletivas dos alunos e apoio do Centro Acadmico aos mesmos, uma vez que atuam sozinhos frente s autoridades em prol da representao dos alunos.

Importante lembrar que o sigilo ser mantido toda vez que o demandante solicitar e assim se fizer possvel, de modo que no impea o andamento do pedido, sempre preservando a identidade de quem procura a Ouvidoria, de acordo com o Cdigo de tica do Ouvidor.

Etapas para Instalao da Ouvidoria do Centro Acadmico: a) Identificao da necessidade de criao (diagnstico scio-institucional); b) Delimitao da competncia e da rea de atuao; c) Identificao de equipe com interesse de participar da ouvidoria; d) Convite aos rgos internos para participao no processo de criao da ouvidoria. Criao formal de Grupo de Trabalho (GTs) tem se mostrado uma forma eficaz de democratizao e oficializao das intenes da ouvidoria; e) Divulgao prvia aos rgos internos, com explicaes sobre a ouvidoria, sua competncia, sua utilidade, a forma de atuao e o objetivo; f) Identificao e definio de procedimentos de trabalho, a saber: f.1) como receber manifestaes; f.2) como processar previamente as manifestaes (cadastro, exame prvio das manifestaes, encaminhamentos, respostas iniciais ao interessado, etc.); f.3) como requisitar informaes (formas, normativos internos, hierarquias, controles, informaes complementares aos interessados, etc); f,4) como processar as informaes recebidas (retornos, dados complementares etc.); f.5) como tratar informaes exorbitantes competncia institucional (denncias de irregularidades, solicitaes de informaes, etc.); f.6) como encaminhar a soluo ao interessado (respostas finais, controles etc.); f.7) como tratar os dados obtidos para resultarem em informaes gerenciais (relatrios). g) Elaborao e divulgao de Plano de Trabalho anual.

Gesto da Informao Caso o processo de resoluo venha a demorar ou at fracassar motivado por entrave burocrtico em determinada unidade ou rgo, ento o ouvidor deve intervir como mediador e sugerir, ao final, medidas administrativas que tornem mais rpidos e eficientes os procedimentos administrativos da instituio.

Recomenda-se que a ouvidoria estabelea os seguintes elementos: a)Plano de Trabalho que contemple informaes especficas sobre sua atuao; b) Tipificao das manifestaes em classes e subclasses, de tal maneira que possam ser gerados relatrios em nvel gerencial, ttico e estratgico; c) Relatrios estatsticos com os tipos de manifestaes mais frequentes, por local e perodos de tempo e avaliao qualitativa dos resultados; d) Definio de prioridades e durao mxima de atendimento das manifestaes; e) Monitoramento contnuo das manifestaes por tempo e local de ocorrncia; f) Destacar nos relatrios os casos que tiveram reconhecido impacto na Faculdade ou que a ouvidoria julgar relevante por outros motivos.

Disposies Finais da Ouvidoria do Centro Acadmico:

Dada toda a descrio e estruturao da Ouvidoria do Centro Acadmico da Faculdade de Direito de Ribeiro Preto (USP), gostaramos de ressaltar que esta uma proposta de modelo que no quer e no pode se impor tradicionalmente, isto , como um conhecimento pronto, acabado e incontestvel. Assim, o modelo permanece aberto para participao de todos (as) alunos (as), numa construo coletiva. E nessa perspectiva sistmica, ouvir apenas o incio de todo o movimento. Vem compor com a gente! Saudaes acadmicas. Coletivo Composio