REPRESENTAO DE PROCESSOS: FLUXOGRAMA

Fluxogramas: ferramentas de representao grfica do trabalho

realizado na organizao, possuindo vrios tipos e grau de
complexidade, de acordo com o objetivo a que se destinam.
O uso de fluxogramas possibilita:
Preparao para o aperfeioamento de processos empresarias (
preciso conhecer para melhorar);
Identificao de atividades crticas para o processo;
Conhecimento da seqncia e encadeamento das atividades dando
uma viso do fluxo do processo;
Documentao do processo para anlises futuras, adequao a
normas e certificaes e esclarecer sobre o funcionamento para
pessoas recm admitidas na organizao;
Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento
dos fluxogramas feito com a participao de todos os envolvidos.
DIAGRAMA DE BLOCOS
o mais simples dos fluxogramas,
indicando apenas as atividades
realizadas sem diferenci-las por tipos.
Utilizado para uma visualizao rpida
do processo.
Pode ser horizontal ou vertical.
Devem ser utilizadas frases curtas que
identifiquem as atividades realizadas.
DIAGRAMA DE BLOCOS PARA REALIZAR UM CHURRASCO
SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMAS (PADRO ANSI)
Smbolo Significado
Smbolo Significado
Operao
Armazenagem
Movimento/transporte
Sentido de fluxo
Conexo
1
A Ponto de deciso
Inspeo
Limites (incio, pare, fim)
Documento impresso
1 - utilizado quando o
fluxograma no cabe em
uma nica pgina.
Espera
EXEMPLO DE FLUXOGRAMAS (PADRO ANSI)
ORGANOGRAMA:
Grfico que representa a estrutura formal da
empresa, isto , a disposio e a hierarquia de
seus rgos.
OS ORGANOGRAMAS TAMBM PODEM SER HORIZONTAIS:
PORM, O ORGANOGRAMA VERTICAL O MAIS UTILIZADO
CUIDADOS NA ELABORAO DO ORGANOGRAMA
O uso de abreviaturas e siglas deve ser evitado e, quando
utilizado, o organograma deve ser acompanhado com a
respectiva legenda.
No se deve fracionar organogramas, ou seja, parte em
uma folha e o restante em outra.
Em estruturas muito complexas pode-se utilizar o recurso
de um organograma geral de toda a organizao seguida
dos organogramas detalhados de cada departamento.
O tamanho dos retngulos para cada rgo pode variar
para cada nvel hierrquico, porm, em um mesmo nvel, o
tamanho deve ser o mesmo.
Pode-se usar o recurso de diferenciao com cor (do fundo
do retngulo ou das letras) para um rgo ou setor que se
deseja destacar.
LOTACIONOGRAMA:
O LOTACIONOGRAMA DEMONSTRA A
DISTRIBUIO DO PESSOAL NA
ORGANIZAO.
LOTACIONOGRAMA COM DEFINIO DE ESPECIALIDADES
Os lotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem
alteraes estruturais em um rgo ou mudana no quadro de
pessoal
O nvel de detalhamento do lotacionograma varia de acordo com
a complexidade do estudo realizado
LOTACIONOGRAMA:
Na formulao de lotacionogramas deve-se observar:
No mnimo 50% dos funcionrios de cada setor devem ter
qualificao diretamente relacionada com a atividade no setor;
Em muitos casos interessante agrupar funcionrios de mesma
qualificao em um nico setor, ganhando-se com isso em
desenvolvimento e especializao minimizando a ociosidade;
Quando se utilizam os valores previstos no lotacionograma, o fato
de um setor cumprir satisfatoriamente suas funes com um
nmero de pessoas abaixo do previsto pode indicar que houve
superestimao da previso, que deve ser revista.
FUNCIONOGRAMA:
FUNCIONOGRAMA UMA VARIAO DO
ORGANOGRAMA COM O ACRSCIMO DE
INFORMAES SOBRE A ATRIBUIO DO RGO
FUNCIONOGRAMA
O funcionograma importante para que se possa conhecer melhor a
organizao e como ferramenta de O&M para que se verifique:
Se alguma atribuio no desempenhada na prtica
Se h dois ou mais rgos com as mesmas atribuies
Se no consta no quadro de atribuies algo essencial para o
rgo
Se h desequilbrio entre os rgos com alguns
sobrecarregados e outros com poucas atribuies.
Com base nestas constataes deve-se reformular a distribuio
das atribuies entre os rgos.
importante que na definio dos funcionrios as
atribuies sejam as efetivamente entendidas e vistas
como objetivo pelos responsveis pelo rgo e pelas
pessoas que nele atuam.
GRFICOS DE INFORMAO
A representao de fatos na forma grfica um recurso muito
utilizado que permite se condensar vrias informaes em pouco
espao com a possibilidade de se evidenciar pontos importantes.
Os grficos de informao representam o resultado de uma
pesquisa ou anlise que mostra a situao de determinado item,
como por exemplo desempenho de um produto ou servio.
Os grficos de informao devem cumprir alguns requisitos
bsicos:
Simplicidade
Clareza
Preciso
OBSERVAES QUANTO AOS GRFICOS:
CORES: os grficos destinados a impresso em preto e branco
devem ter os componentes diferenciados por variao do padro
de preenchimento (listras, quadriculados)
APENAS INFORMAES NECESSRIAS: deve-se evitar o
uso nas representaes grficas de informaes alm das
necessrias ao objetivo proposto
CITAR FONTES: no caso de representao grfica de
informao extra de bibliografia, esta deve ser citada
DATAS: sempre importante que nas representaes grficas
para que fique claro o perodo que foi feita a anlise ou pesquisa.
EXEMPLOS DE GRFICOS
Distribuio do quadro
funcional por sexo
Porcentagem de turn-overde
funcionrios por tempo de trabalho
At 1 ano 1 a 5 anos
Mais de 10 anos
5 a 10 anos
15%
9%
12%
6%
20 %
Mulheres
80 %
Homens
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10
20
30
40
50
Horas extras mdia por ms no setor de contabilidade
QUADRO DE DISTRIBUIO DO TRABALHO - QDT
ESTUDO DA DISTRIBUIO DO TRABALHO
Analisar a eficincia e eficcia das atividades de cada
rgo, a participao igualitria de todas as pessoas no
sentido de atingir os objetivos do rgo e a pertinncia das
tarefas de cada empregado.
APLICAO DO QDT
1. Levantamento das tarefas de cada funcionrio durante
um certo espao de tempo e do respectivo tempo gasto
2. Identificao de grupos de tarefas similares que
constituem atividades do rgo, constatadas na prtica
3. Elaborao do QDT
4. Anlise do QDT
5. Avaliao dos recursos e ajustes necessrios
quais atividades deveriam ocupar mais tempo, de acordo com os
objetivos do rgo ?
quais atividades consomem mais tempo na prtica ?
h tarefas ou atividades que possam ser suprimidas, sem danos ao
servio prestado pelo rgo ?
alguma tarefa ou atividade essencial est deixando de ser
realizada?
o tempo gasto em cada tarefa compatvel com o seu grau de
importncia ?
h coerncia entre a capacitao tcnica dos funcionrios e as
tarefas que executam ?
h duplicidade nas execues de tarefas ?
a distribuio de tarefas entre funcionrios feita com igualdade ?
h sobrecarga ou ociosidade no rgo ?
ANLISE DO QDT
EXEMPLO DE QDT