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Informao
Nice Menezes de Figueiredo
Figueiredo, Nice Menezes de. Servios de referncia & informao. So Paulo: Polis/APB, 1992.
Cap. Nmero do captulo, p. Pgina inicial-Pgina final.
OBS.: preencha todos os campos (basta dar um clique em cima de cada um) com os dados
necessrios e copie depois todo o modelo de referncia acima e cole no local desejado.
Pginas inicial e final de cada captulo no livro original impresso de onde se extraiu o texto
Captulo
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de
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Tcnicas e mtodos
referncia/informao
de
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167
para
avaliao
de
servios
Sumrio
Apresentao ............................................................................................................................. 4
Evoluo e avaliao do servio de referncia .............................................................................. 5
A evoluo do servio de referncia ......................................................................................... 5
Automao do servio de referncia ........................................................................................ 8
Medida e avaliao dos servios de referncia e sistemas de recuperao de informaes ....... 12
Experimento: avaliao e medida dos servios de referncia e informao.............................. 13
Referncias .......................................................................................................................... 15
Metodologia conceitual para a preveno de erros no servio de referencia ................................. 17
1. Introduo ....................................................................................................................... 17
2. Pesquisa e referncia ........................................................................................................ 17
3. Anlise comparativa dos campos envolvidos no estudo ...................................................... 19
4. Reviso da literatura ........................................................................................................ 21
5. Concluses e recomendaes............................................................................................ 24
6. Citaes bibliogrficas ...................................................................................................... 25
O usurio e o processo de referncia ......................................................................................... 27
Introduo ........................................................................................................................... 27
Concluses .......................................................................................................................... 42
Referncias .......................................................................................................................... 42
Recomendaes prticas para o aperfeioamento do servio de referncia/ informao nas
bibliotecas brasileiras ............................................................................................................... 44
1. Introduo ....................................................................................................................... 44
2. Recomendaes aos bibliotecrios .................................................................................... 44
3. Medidas administrativas de apoio ..................................................................................... 46
4. Recomendaes para as escolas de Biblioteconomia .......................................................... 47
5. Recomendaes para pesquisas futuras ............................................................................ 48
Referncia............................................................................................................................ 48
Servio de referncia/informao em sistemas/redes de bibliotecas universitrias subsdios
para projetos de implantao .................................................................................................... 49
Introduo ........................................................................................................................... 49
Subsdios para Projeto de Implantao de Servio de Referncia/Informao ......................... 49
Bibliografia .......................................................................................................................... 57
Tcnicas e mtodos para a avaliao de servios de referncia/informao ................................ 57
Apresentao ....................................................................................................................... 57
Introduo ........................................................................................................................... 57
Tipos de estatsticas e mensurao ....................................................................................... 59
Tcnicas para avaliao ....................................................................................................... 60
Mtodos para avaliao ........................................................................................................ 66
Concluses .......................................................................................................................... 70
Referncia............................................................................................................................ 71
O impacto da automao no servio de referncia/informao ................................................... 72
Bibliografia .............................................................................................................................. 76
Apresentao
No decorrer de vrios anos elaboramos mais de sessenta textos na rea de
biblioteconomia/cincia da informao. Estes textos seguiram linhas de estudo/interesse e com o
tempo se constituram em um bloco lgico de desenvolvimento para cada tpico tratado.
Publicados como artigos em peridicos nacionais especializados ou em Anais de congressos,
estes trabalhos esto dispersos e agora resolvemos reuni-los segundo uma ordem lgica e viso de
conjunto. Por questes editoriais, tivemos que efetuar uma seleo entre os textos existentes.
assim que os apresentamos, uma reunio de trabalhos que espelha o desenvolvimento dos
campos abordados, e que podem ser suportes ao ensino/aprendizagem desta rea do conhecimento.
O campo de referncia/informao tratado neste volume desde a sua implantao nas
bibliotecas norte-americanas at aos problemas potenciais para automao do setor, passando pela
avaliao do servio. O processo de referncia que, hoje em dia, faz parte do currculo mnimo,
apresentado em trs artigos com viso tcnico-prtica moderna, extrados que foram da nossa tese
de doutoramento. Modelo de projeto para implantao de setor de referncia/informao tambm
apresentado, usando as bibliotecas universitrias como exemplo.
Assim, objetivo temtico deste volume o servio de referncia/informao. Esperamos estar
contribuindo para melhor conhecimento e treinamento na tarefa que pode ser considerada de alta
relevncia para a comunidade e que pode demonstrar o valor do bibliotecrio nesta sociedade de
informao.
Vavrek tambm debate esse problema num artigo polmico, onde revela que como a maioria
das tentativas de mensurar e avaliar os servios de referncia se concentraram em contar o nmero
de questes respondidas e classific-las segundo a direo e a informao, medindo o tempo
necessrio para respond-las e tabulando os tipos de obras de referncia e reas de assunto que
foram utilizadas, e a situao que os pesquisadores se defrontam com o fato de possurem dados,
mas no saberem o que fazer com isso. Assim corno Rothstein, ele concluiu que a nica maneira
eficaz de um sistema de informao atravs da satisfao com que o usurio o acolhe. Acrescenta,
todavia que talvez seja impossvel avaliar i situao objetivamente, e este aspecto o mais
significativo a considerar (42:33).
Um exemplo expressivo de qual o tipo de informao que se pode obter atravs da avaliao
dos servios proporcionados por um sistema encontra-se no relatrio de Carmon, sobre o University
System of Georgia, j citado: O impacto dos novos servios nos hbitos de informao atuais dos
usurios da universidade foi analisado num recente estudo sobre usurios. [...] Mais de 97% das
respostas indicavam que os servios computadorizados haviam contribudo, de alguma forma ou
substancialmente, para suas atividades profissionais. [...] Em resposta a uma pergunta sobre como
haviam mudado os hbitos de uso da bibliotecas alguns usurios responderam que o servio tem
sido um mtodo de contornar o servio de referncia da biblioteca; eles usam o resultado da
recuperao como uma bibliografia feita a pedido, a fim de obterem o documento original atravs de
vrios meios, inclusive valendo-se da ajuda de um auxiliar ou de um estudante. Por outro lado,
muitos usurios revelaram que os servios computadorizados os tinham trazido de volta biblioteca,
fazendo-os tomarem conhecimento de muitas fontes de informao, que eles antes desconheciam
(7:67-68).
Automao do servio de referncia
Tendo analisado a evoluo, a situao atual e os problemas relacionados com o trabalho de
referncia, examinemos agora as possibilidades de emprego da mecanizao nos servios de
referncia.
Antes de tudo, porm, devemos esclarecer o que se entende por automao ou uso de
computadores no servio de referncia. Demonstrou-se que o pessoal de referncia pode ter
diferentes atribuies. Elas variam de uma orientao geral ou simples instrues at certo tipo de
trabalho de pesquisa, partindo da referncia imediata em resposta a consultas sobre dados
factuais, e chegando at a busca extensiva, compilao de bibliografias e a informao sofisticada
que sintetiza conhecimentos de muitas fontes sobre determinado assunto Qual dessas atividades
pode ser automatizada?
Ao utilizar a automao, tambm necessrio aplicar a terminologia do campo, bem como
estabelecer algumas diferenas preliminares, o que, pode-se afirmar, difere de um autor para outro.
Lancaster fornece explicaes e distines, como se segue: Um sistema de recuperao de
informaes pode recuperar textos ou documentos completos, sucedneos de documentos (como os
resumos), ou nomes e endereos de documentos (isto , citaes bibliogrficas completas). Um
sistema que basicamente fornea ao usurio o texto completo do documento denomina-se
apropriadamente um sistema de recuperao de documentos. [...] Um sistema de recuperao de
informaes deve ser diferenciado de um sistema de recuperao de dados, assim chamado porque
normalmente recupera dados representados como palavras ou nmeros) (21:1)
Coblans, que emprega a terminologia recuperao de referncias ou documentos (comumente
denominada recuperao de informaes), para intitular um dos captulos de seu livro, d a seguinte
explicao: (A automao da recuperao de informaes tem como objetivo fundamental, de acordo
com certas correntes de pensamento, que no deve haver interferncia intelectual alguma em
qualquer ponto do ciclo, desde a entrada do texto original no sistema, at o fornecimento final ao
usurio do que ele necessita conhecer sobre um assunto (9:38). [...] A distino est em que a
recuperao de informaes funciona mediante a descrio do contedo dos documentos de modo a
revelar o assunto abrangido (9:58).
Cuadra prefere a terminologia armazenagem e recuperao de documentos em lugar de
armazenagem e recuperao de informaes porque esta ambgua e no ajuda a distinguir entre
recuperar um documento ou a citao de um documento e recuperar informaes ou dados contidos
em alguma pane do documento (11:111). Ele explica assim o sistema de perguntas-respostas:
Os sistemas de perguntas-respostas so de interesse particular para as bibliotecas , visto que
eles oferecem uma analogia bastante imediata com a situao de referncia. O mtodo bsico
consiste em armazenar o material de referncia no computador, nele realizando buscas em
atendimento a uma questo, e gerar uma resposta, isto , uma quantidade muito pequena de dados
altamente relevantes. O grau em que os sistemas de perguntas-respostas podem ser considerados
como um fato j consumado depende da definio de cada um. Se algum possui dados altamente
estruturados, como os que se encontram nas tabelas de horrios de companhias de aviao ou nos
materiais de censos, e se algum faz perguntas segundo um formato prescrito e simples [...] a
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resposta a perguntas um fait accompli e assim tem sido h vrios anos. Por outro lado, se o arquivo
possui textos e se o usurio tem possibilidade de expressar sua pergunta em ingls usual e espera
uma resposta bem formulada, ento um sistema totalmente automtico de pergunta-resposta uma
meta remota (11:125-126).
Segundo Cuadra, em comparao com outros processos de uma biblioteca, a funo de
referncia tem muito pouco a mostrar no que concerne a aplicaes da tecnologia. [...] Bem poucas
bibliotecas automatizam suas funes de recuperao de documentos e informaes e os poucos e
primitivos sistemas automatizados de dados que existem esto quase todos em centros de
informao e no em bibliotecas (11:13).
Uma reviso da literatura revelou a existncia de alguns sistemas que sero descritos
sucintamente.
a) Um dos primeiros projetos para automao de um servio de referncia foi relatado na
literatura em dezembro de 1968, e se destinava a recomendar qual a obra de referncia de
carter biogrfico que deveria ser utilizada. Foi levado a efeito no Institute for Computer
Research da Universidade de Chicago. Nesse projeto, 243 obras biogrficas foram
classificadas segundo o tipo dos biografados e o contedo; um programa de computador
selecionava at cinco obras que mais provavelmente conteriam as respostas s perguntas
formuladas (44).
b) Um artigo mais recente, de 1971, relata uma experincia na escola de Biblioteconomia da
Universidade da Califrnia, onde uma coleo de 144 obras gerais de referncia foi
analisada e codificada de acordo com 254 caractersticas identificveis de servios e dados
que continham. Em resposta a uma consulta formulada atravs de um terminal em linha, o
sistema recupera os nomes das obras, cujos perfis excedam ou coincidam com as
especificaes (25).
c) As aplicaes do computador no sistema de bibliotecas da United Aircraft Corporation foram
relatadas por Neufeld. A instalao da UAIMS pode ser usada para consultar uma base de
dados, disponvel em lin1a, que contm, fundamentalmente, as informaes catalogrficas
de todo o arquivo de livros e informaes similares para os relatrios tcnicos. Os programas
de consulta so extremamente flexveis; as perguntas podem ser feitas mediante os
operadores lgicos AND, OR e diversos operadores relacionais pontos de acesso tais como
autor e assunto podem ser combinados numa consulta; podem ser fixados limites como
maior que ou menor que, etc. Podem ser feitas buscas de termos que comecem por
certas combinaes de letras; tambm podem ser solicitados cabealhos de assuntos que
comecem por cenas letras. Pode-se obter listagens das informaes apresentadas no vdeo,
mediante um comando apropriado (27:236).
d) Um sistema bastante interessante o utilizado pela Universidade da Georgia, em Athens, j
mencionado, e descrito por Carmon, A funo principal desse sistema fornecer servios
bibliogrficos a 27 universidades e colleges mantidos pelo Estado da Georgia. Fundado em
1968, conta com 16 bases de dados e oferece pesquisas retrospectivas sobre os seguintes
assuntos: Agricultura, Biologia, Bioqumica, Qumica, Educao, Engenharia, Geologia,
relatrios oficiais, Cincia Nuclear, Fsica, Psicologia, Sociologia. Abrange 4 milhes de
documentos, executa 400-500 pesquisas por ms e oferece servios de notificao corrente,
O autor, porm, afirma que o projeto ainda est em fase experimentar, devido a vrios
fatores que no so de interesse para este trabalho (7:236).
e) Outro aspecto do servio de referncia em que o computa dor pode ajudar o bibliotecrio de
referncia o que diz respeito orientao e instrues gerais quanto biblioteca, isto , a
instruo com o auxlio de computador para treinar os leitores no uso da biblioteca e seus
recursos e at mesmo sd6Z realizar pesquisas bibliogrficas (11:35). Na opinio de Vavrek,
na rea da instruo e ensino programados que se acham grande possibilidades para a
orientao sobre o uso da biblioteca, devido ao interesse e entusiasmo crescentes pela
instruo personalizada com o emprego de mquinas de ensinar e computadores (42:34).
Demonstrou-se, portanto, que somente naquelas tarefas que os bibliotecrios de referncia tm
de realizar de forma repetitiva, isto , proporcionando instrues gerais e orientao para os leitores,
e respondendo questes simples ou fornecendo aos usurios dados factuais, tais como dados
estatsticos, tabelas matemticas, frmulas qumicas, dados biogrficos, datas e fatos histricos,
informaes legislativas e estatutrias, que o uso de computadores vivel. E, naturalmente, temse de considerar o emprego bem sucedido de computadores no processamento tcnico automatizado
a fim de elaborar catlogos de livros e subseqentes buscas e bibliografias especializadas
resultantes, alm dos j existentes servios automatizados de indexao e resumos, poderosos
instrumentos para o desempenho satisfatrio de servios de referncia.
Mas, em todos os exemplos, o computador funciona realmente como um auxlio ao bibliotecrio
de referncia, no como um substituto. Nas palavras de Becker, o fato de haver to poucos projetos
que demonstrem o apoio do computador ao servio de referncia se explica porque o trabalho de
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referncia na biblioteca requer um alto nvel de atividade intelectual que o computador at agora no
atingiu (15:2428). Aqui ele toca na impossibilidade tcnica de o computador substituir a mente
humana. Hayes, outro especialista na rea, afirma: [...] embora os servios de referncia
computadorizados houvessem sido anunciados como uma panacia que poderia dispensar o
bibliotecrio de referncia, eles realmente no oferecem uma soluo para os problemas da
biblioteca, mas simplesmente um outro conjunto de registros. Esses registros em fitas magnticas
exigiriam certo grau de especializao, que j se requer do bibliotecrio de referncia, e
possivelmente mais (15:2450).
Becker refere-se ao aspecto humano do problema quando afirma: Alguns bibliotecrios
tomaram-se particularmente sensveis ao tema da mecanizao da informao e dos processos
bibliotecrios. Eles acreditam, e acertadamente, que h anos tm recuperado informaes, e que
esse um processo fundamentalmente humano. Em termos biblioteconmicos, chamam a isso de
servio de referncia, e a maioria dos bibliotecrios treinados neste campo so caadores de
informaes muito habilidosos (2:40).
Maxwell faz uma afirmao similar quando pergunta: Pode uma mquina duplicar o tipo de
conhecimento e a intuio que parecem ser um componente da constituio inata de um
bibliotecrio de referncia competente? (24:23).
Em seu instrutivo livro Coblans comenta o lado intelectual do problema: Embora o
computador possa reconhecer palavras, a sua habilidade em distinguir conceitos ainda muito
primitiva, apesar dos muitos anos de pesquisas com indexao e traduo mecanizadas. Em termos
de documentao, isso significa que o ser humano mais necessrio que nunca, especialmente para
os aspectos de associao aleatria e mal definidos da recuperao (9:56).
Bunge sintetiza o problema e introduz a opinio final sobre essa discusso, ou seja, o
problema-chave para a automao do servio de referncia: Um problema que tem prejudicado a
eficcia dos servios de referncia [...] a nossa falta de conhecimentos bsicos acerca da
informao, seus usurios, e a utilizao que lhe dada (5:115)
Muitos estudos tm sido realizados com relao a esse problema, pois ele crucial e perturba
os esforos visando implantao de redes de informao, que o rumo que o campo est tomando,
segundo uma das previses de Shera.
Lendo a afirmativa de Schultz, percebe-se claramente por que esto sendo realizadas tantas
pesquisas para solucionar esse aspecto especfico e to difcil do servio de referncia: A estratgia
de pesquisa est implcita em toda as ocasies em que se faz uma busca, seja manual ou
automaticamente. Sabendo como iniciar, o que fazer depois e como separar o relevante do irrelevante
parte do trabalho do bibliotecrio de referncia. A ambio de transferir essas habilidades para um
equipamento automtico fez com que os analistas de sistemas se dessem conta de que o processo
decisrio do ser humano tinha de ser objetivo, calculado, como uma mquina. Na conduta humana
h muitas incertezas, muitos degraus para responder at mesmo perguntas simples de referncia e
muitas decises a tomar. Tudo isso adquire importncia quando o processo mecanizado (34:416).
Mount faz uma reviso da literatura e nos oferece uma interessante anlise do problema. Ele
relaciona alguns pontos tentando explicar por que o consulente faz perguntas irrelevantes,
incompletas, o que leva o bibliotecrio a imaginar o que o que o usurio realmente deseja. Vale a
pena mencion-los:
a) falta ao consulente conhecimento da profundidade e da qualidade do acervo da biblioteca;
b) falta ao consulente conhecimento do instrumento de referncia disponvel;
c) falta ao consulente conhecimento do vocabulrio ou terminologia do sistema;
d) o consulente no apresenta voluntariamente as razes porque precisa da informao;
e) o consulente no decide o que realmente deseja;
f) o consulente no fica vontade ao formular sua consulta;
g) o consulente no gosta do pessoal da referncia ou vice-versa e, conseqentemente, evita
apresentar um quadro real de suas necessidades;
h) falta ao consulente confiana nas aptides do pessoal da referncia (26:576-577)
Por outro lado, como afirmou King, se o usurio no conseguir definir suas necessidades de
uma maneira que o bibliotecrio de referncia possa ajud-lo, talvez nunca mais ele volte a pedir o
auxlio do bibliotecrio. E no caso em que o usurio e o bibliotecrio de referncia consigam ter xito
no encaminhamento da consulta, talvez o material de informao selecionado no seja adequado
para proporcionar a soluo necessria. A menos, porm, que o usurio entre novamente em contato
com o bibliotecrio de referncia, no haver nenhuma outra maneira pela qual se possa determinar
se ele resolveu satisfatoriamente o seu problema, de informao (19:246).
Crum e Taylor tratam o problema de uma forma mais sofisticada e apresentam diferentes
abordagens. Taylor afirma que sem dvida, o encaminhamento das questes de referncia um
atos mais complexos da comunicao humana. Nesse ato, uma pessoa tenta descrever para outra
no alo que conhece, mas precisamente algo que desconhece (40:180).
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pessoas se comunicam entre si, seremos capazes ento de formular princpios que possam ser
usados no desenho de computadores verdadeiramente conversacionais para o futuro (8:216).
Tendo indicado os problemas que envolvem a automao do servio de referncia, teremos de
examinar agora se e como os problemas bsicos das atividades de referncia, mencionados
anteriormente, podem afetar ou interferir no emprego da automao nesse servio. Posteriormente,
examinaremos outros aspectos da Cincia da Informao que podem relacionar-se ou serem
aplicveis ao servio de referncia.
O segundo problema, j mencionado, a falta de medida e avaliao dos servios de referncia,
que se admite ser um obstculo real para a automao do servio de referncia. Pois, segundo
Maxwell, outro trabalho preliminar que deve ser feito como base para a automao bem sucedida do
processo de referncia uma anlise detalhada de medida e avaliao do servio de referncia
(24:24).
Portanto, identificao como os problemas que impedem a automao do trabalho de
referncia, temos a falta de compreenso de como o processo de referencia e realizado e a
subseqente impossibilidade de fazer com que o computador tome o lugar da mente humana nessa
tarefa altamente intelectual. Podemos dizer que esses problemas so causados pela falta de medida e
avaliao do trabalho convencional de referncia, como ele realizado, sem fundamentos tericos ou
padres bsicos e adequados para mensurao e avaliao apropriadas. Este problema ser tratado
e desenvolvido na parte seguinte deste trabalho.
Considerando os diferentes aspectos da Cincia da Informao que poderiam ser aplicados ao
servio de referncia, deve-se afirmar que os mesmos problemas bsicos, lingsticos e tcnicos, que
envolvem a automao do processamento da linguagem, isto , elaborao de resumos e indexao
mecanizada, tradues mecanizadas e respostas e perguntas pelo computador, tambm so
inerentes recuperao da informao no sentido amplo do termo, como definiu Cobians.
Trs tcnicas importantes da Cincia da Informao podem ser aplicadas ao servio de
referncia: elaborao de thesauri, estudos das necessidades dos usurios e a Bibliometria. Schultz
tem uma explicao clara e sucinta para o emprego de thesauri na automao do servio de
referncia: a qualidade da automao do servio de referncia depende diretamente da lista
autorizada ou thesaurus do sistema [...] O thesaurus contm algumas caractersticas que no so
encontradas nas listas autorizadas comuns (34:415).
Com referncia aos estudos das necessidades dos usurios, eles so a espinha dorsal de
qualquer servio de informao, porque com base nos resultados dessa investigao que se
organizar o sistema de informao, como ser demonstrado na parte experimental deste trabalho.
Sem dvida, as tcnicas bibliomtricas podem ser utilizadas para avaliao dos materiais de
referncia, isto , a utilizao do acervo e a necessidade de fortalecer certas reas ou descartar em
outras, a fim de manter uma coleo equilibrada e atualizada, 4ue atender s necessidades dos
usurios.
Medida e avaliao dos servios de referncia e sistemas de recuperao de informaes
Depois de tudo que foi dito nas partes anteriores deste trabalho, restam apenas alguns pontos
a salientar no que se refere publicao desse mtodo.
A avaliao e medida do desempenho uma implicao contnua de qualquer sistema de
recuperao, automatizada ou no. A avaliao diz respeito eficincia da informao. Raramente
um sistema dispe de meios de avaliar-se apenas por si prprio; ele tem de ser medido com tcnicas
controladas atravs de retroalimentao dos usurios (45:70). Padres e estatsticas so o prprio
cerne dos procedimentos de medida e avaliao (16:78).
Coblans, porm, argumenta que No sabemos como medir com qualquer preciso uma
qualidade proporcional. [...] Igualmente, embora se emitam regularmente anlises de custos para
sistemas modelares, no se do a conhecer os erros, no podem ser feitas comparaes com outros
sistemas e a percentagem de perguntas sem resposta muito baixa (9:52). Coblans acrescenta:
Qualquer tentativa de comparar os custos de computao, em geral, num servio de informao,
est destinado ao fracasso porque h inmeras variveis no prprio equipamento e na maneira de
utiliz-lo (9:53).
Mencionando Bar-Hillel como um dos mais veementes crticos da automao, Coblans cita
uma sua observao, de 1964, que parece apropriado repetir aqui, uma vez que se relaciona com um
ponto j mencionado neste trabalho: No existe at agora nenhuma indicao sria de que uma lista
de referncias (obtida por automao) ser algum dia comparvel em qualidade quelas obtidas por
seres humanos competentes por um custo comparvel (9:37).
Em seu trabalho, Coblans relata que alguns departamentos de referncia s registram ou
anotam as consultas, durante um ou dois meses por ano, como amostras. Em Yale, as consultas
respondidas durante um ms eram anotadas num formulrio em que perfuradoras podiam codificar
vrios fatores, tais como, hora do dia, leitor, categoria, etc. Colocando-se esses dados no
computador, esperava-se a obteno de correlaes teis para o planejamento (9:37).
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longo tempo reconhecidos como o maior obstculo para a anlise destes sistemas; principalmente
devido s dificuldades existentes no estudo das diferenas individuais que devem ser controladas e
explicadas (10).
A pesquisa no campo da referncia tem tentado avaliar o servio de referncia por meio da
simples enumerao das questes de referncia, pela classificao dos assuntos, pelas fontes e pelo
tempo dispendido para responder a questo. Quando medida pelo pessoal de referncia, a satisfao
dos usurios chegou a atingir entre 88 a 99,7%, dentre todas as questes respondidas, enquanto os
estudos que indagaram dos prprios usurios quanto ao grau de satisfao mostraram que
aproximadamente 90% ficaram geralmente satisfeitos com as respostas (11).
Outro tipo de pesquisa, no somente para avaliar o servio de referncia, mas tambm para
entender as variveis envolvidas no processo de referncia, tem sido realizada por diversos
investigadores no campo. Estes estudos fizeram uso de dois mtodos de avaliao: a anlise das
estatsticas de questes de referncia mantidas pelos prprios bibliotecrios, e a proposio direta de
questes para bibliotecrios de referncia em situaes reais ou controladas.
Estudos mais antigos, como os de Cole (12) e Breed (13) foram analisados por Gardiner, que
comentou que ambos os estudos contriburam somente para aumentar as regras empricas que tm
servido de fundamento para o ensino e prtica profissional dos bibliotecrios (14); isto porque, ele
explicou, estes estudos pecam pela falta de generalizao (15). Esta parece ser a crtica geral em
relao s pesquisas experimentais do passado, como foi salientado por Weech: Desde que muitas
[destas pesquisas] so exploratrias, ou estudos informais, pouca ateno tem sido dada ao rigor
metodolgico. Poucos [destes estudos] tentaram determinar a confiana dos instrumentos ou a
validade na coleta de dados (16).
Outro estudo, este realizado por Jahoda e Culnan, fez um levantamento de questes de cincia
e tecnologia no respondidas pelas bibliotecas; mas este estudo no foi conclusivo, pois que somente
umas poucas bibliotecas responderam (12 das 68 membros da Associao de Bibliotecas de
Pesquisas) e somente 47 questes foram transmitidas para anlise (17).
Vavrek fez uma investigao (18) que pode ser considerada semelhante, em alguns aspectos e
resultados, quela de Cole e a uma outra por Francillon (19). O estudo de Vavrek foi no entanto
analisado por Bunge, que considerou as questes utilizadas como parecendo ser uma amostragem
altamente seletiva e, portanto, a aceitao da hiptese pelo investigador no foi to bvia ao leitor do
estudo (20). Pode-se somente imaginar se as criticas de Bunge no seriam tambm aplicveis
queles estudos antigos menos formais.
De outro lado, Bunge, em 1967, foi um dos primeiros investigadores a fazer uso das questes
de referncia usando um mtodo cientfico; na sua tese de doutoramento, ele tentou testar a relao
entre o treinamento formal em biblioteconomia e a execuo do trabalho de referncia, i.e., testou a
realizao do servio de referncia como executado por bibliotecrios formados e por pessoal apenas
com prtica no servio (21).
Childers, outro investigador, usou uma amostragem de questes de referncia de resposta
imediata indagadas pelo telefone, e simulando uma interao real entre o usurio e o bibliotecrio;
seu achado principal foi de que somente 54,75% de todas as questes foram respondidas
corretamente, o que levou a declarar: A biblioteca pblica, como uma instituio, advoga ser uma
das suas metas de servio a proviso de informao. Aparentemente, um desempenho ao nvel de
55%... menos do que excelente. Mais ainda, ao aceitar-se que estas questes no so difceis, podese levantar o problema [do que ocorreria em relao] s difceis (22).
As descobertas de Childers so comparveis a estudos anteriores, tais como os conduzidos por
Goldhor, Crowley, e o realizado pelo pessoal da Biblioteca Pblica Enoch Pratt, de Baltimore. O
estudo de Goldhor tentou medir a qualidade do servio de referncia submetendo por escrito, ao
bibliotecrio encarregado, questes de dificuldade variada. A mdia alcanada pelos 12 ramais de
bibliotecas na rea de Minneapolis-St. Paul, envolvidas na pesquisa, foi entre 50 e 55% (23). Crowley
utilizou mtodos discretos de mensurao na forma de 14 questes planejadas, as quais foram
propostas a uma amostragem de bibliotecas na rea de New Jersey: ele descobriu que apenas 54,2%
das respostas foram corretas (24). A investigao da Biblioteca Pblica de Baltimore consistiu no
exame do servio telefnico de referncia, pelos prprios membros da biblioteca; das 152 questes
que foram ouvidas ao serem transacionadas, 55 ou 36,1% no foram respondidas satisfatoriamente
(25).
Crowley assinalou no seu estudo que pouco conhecido sobre a atuao dos bibliotecrios na
resposta s questes com altas chances de erros, e os erros no seriam detectados, pois que: No
tem havido avaliao objetiva das respostas das bibliotecas s questes que poderiam comear a
fornecer dados prticos sobre os fatores para erros, no entanto, estes fatores so claramente os
elementos chaves para o julgamento da eficincia do servio de informao (26). Crowley concluiu
dizendo que os estudos para analisar questes de referncia tm invariavelmente usado o registro
dos prprios bibliotecrios de referncia onde erros no so jamais registrados (27).
As teses de doutoramento de Childers e Crowley levantaram dvidas em relao aos estudos
mais antigos, os quais fizeram uso dos registros elaborados pelos prprios bibliotecrios, para
18
especializao de assunto, como tambm o quanto deste conhecimento necessrio a fim de que
tanto o bibliotecrio como o indexador possam atuar de maneira eficiente.
4. Reviso da literatura
Tendo sido estabelecidas as similaridades gerais entre os campos envolvidos nesta
investigao, segue-se uma anlise da literatura nos campos de referncia, indexao, levantamento
da literatura e estudos de uso de catlogos, com a finalidade de ser desenvolvida uma, tipologia dos
erros, com a subseqente metodologia para evitar-se falhas no processo de referncia. O processo de
referncia explicado com base no modelo apresentado por Jahoda e Olson (54), o qual foi
modificado e adaptado para a finalidade deste estudo. O modelo uma descrio das fases do
processo de referncia, e apesar destas fases no serem sempre seguidas como fases separadas, ou
na seqncia dada, de qualquer maneira o modelo representa um esquema til para tomar possvel o
estudo do processo de referncia. As fases so: seleo da mensagem, negociao, desenvolvimento
da estratgia de busca, a busca, a seleo da resposta e renegociao.
Sobre a primeira fase, a seleo da mensagem, muito pouco foi encontrado na literatura. Podese presumir, portanto, que muito pouco sabido sobre ela, pois que considerada como um
procedimento subconsciente, quer executado separadamente, quer ligado negociao ou ao
desenvolvimento da estratgia de busca. Jahoda, que tem estudado o processo de referncia e as
possibilidades de automatiz-lo, explicou que a seleo da mensagem a primeira coisa que o
bibliotecrio faz aps receber a questo. Esta fase, ele diz, consiste na eliminao do excesso de
verbosidade na proposio da questo (55) pelo usurio, e semelhante seleo das palavras
chaves nos ndices de palavras chaves de ttulos de peridicos, programados por computador. um
mtodo emprestado do campo da indexao, e representa a mesma abordagem feita por Foskett ao
usar facetas como palavras chaves para entrada nos ndices (56). Katz tambm advoga o uso de tal
abordagem para a tcnica da busca (57).
O ponto feito por Jahoda que tal metodologia de seleo de palavras chaves usada na
compilao de ndices pode ser aplicada ao processo de referncia, categorizando-se a seleo da
mensagem em um termo desejado representando a informao necessitada pelo usurio (endereo,
data, definio) e um termo conhecido representando a informao fornecida pelo usurio na
proposio da questo (abreviatura, pessoa, lugar, etc.). Simplesmente, estes termos ou descritores
representam a questo, eliminados o excesso de verbosidade e, usualmente, a mensagem
caracterizada como tendo um termo desejado e um termo conhecido (58).
Com esta abordagem h somente a necessidade de listas para a verificao, identificando os
termos ou descritores desejados e conhecidos, e uma lista para os tipos de instrumentos contendo as
respostas (fontes bibliogrficas, dicionrios, diretrios, etc.). Com estas respostas ou dados, isto ,
com a mensagem selecionada da questo, na base dos descritores desejados ou conhecidos, e com a
identificao dos provveis instrumentos para a resposta, o bibliotecrio est pronto para a prxima
fase do processo de referncia, a negociao.
Esta uma das fases que tem sido debatida por longo tempo na literatura, havendo, portanto,
uma riqueza de informao referente s falhas, bem como s possveis aes remediadoras para a
superao dos erros, O principal, ou o problema mais generalizado nesta fase, o relacionamento
pessoal entre o bibliotecrio e o usurio. Muitas variveis esto envolvidas, mas acima de tudo h os
fatores humanos influenciando a interao, o que toma este um dos problemas mais difceis no
estudo do processo de referncia. De acordo com Taylor, a negociao no processo de referncia
um dos mais complexos atos da comunicao humana (59), e ele acrescenta que existe um nvel de
rudo na comunicao de pessoa para pessoa (60).
Dois outros problemas foram encontrados nesta fase, os quais podem ser considerados como
de natureza administrativa: a questo do tempo para a resposta questo o que deve ser fixado
por norma administrativa, e a mesa de referncia, a qual, para muitos, se constitui numa barreira a
mais para a interao entre o bibliotecrio e o usurio; a soluo seria a aplicao da idia do
bibliotecrio flutuante, ou o bibliotecrio que trabalharia fora do ambiente formal das bibliotecas,
por exemplo, nas comunidades, em bibliotecas pblicas (61).
Uma comparao interessante foi possvel de ser estabelecida entre os filtros propostos por
Taylor (62), e as barreiras no processo de referncia, como identificadas por Mount (63), os filtros,
sob o ponto de vista do bibliotecrio, e as barreiras como vistas pelo usurio. Uma anlise deste
problema e dos outros que eles por sua vez originam, como tambm as possveis solues para esta
situao de conflito, so dadas em detalhes com a aplicao de tcnicas da entrevista, descritas por
dezenas de maneiras na literatura.
Foi observado que as falhas nesta fase parecem ocorrer devido falta de implementao das
idias, conselhos sugestes j existentes na literatura e no colocadas em prtica nas rotinas do
dia-a-dia do servio de referncia. Alguns destes conselhos datando de quase meio sculo, como o
livro de Wyer, em 1930 (64), e o de Hutchins, em 1944 (65). A nica diferena, comparando-se
21
aquelas sugestes mais antigas com a literatura corrente, o jargo, o qual, atualmente, segue a
linha da comunicao.
Somente aps ter sido a questo negociada, isto , estar claro o tipo de resposta requerida pelo
usurio, que o bibliotecrio pode seguir para a terceira fase, o desenvolvimento da estratgia de
busca. Esta uma das mais difceis fases do processo de referncia na demanda intelectual que faz
do bibliotecrio, pois que o seu sucesso depende, principalmente, do treinamento do bibliotecrio e
do conhecimento que tem dos recursos disponveis para a resposta questo. Para uma atuao
correta nesta fase, o bibliotecrio deve ter habilidade para traduzir a questo do usurio, como
estabelecida na negociao, para a linguagem dos catlogos, bem como para a dos outros
instrumentos bibliogrficos da coleo.
Esta fase, apesar de bsica no processo de referncia, no tem sido investigada de maneira
intensiva; talvez porque, como a primeira fase de seleo da mensagem, qual est ligada, ela
realizada de maneira subconsciente. A reviso da literatura tambm mostrou que esta fase tem sido
ligada com a fase quatro, da busca; a nica maneira de distingui-las foi considerar esta terceira fase
como a intelectual, enquanto a seguinte, a da busca propriamente dita, como a fsica. Tambm pde
ser notado que muitas das dvidas que surgem para o desenvolvimento da estratgia de busca
devem ser resolvidas durante a fase de negociao.
Alguns dos erros nesta fase podem ser causados pelo problema de que o usurio faz a questo
de acordo com o seu ponto de vista pessoal, enquanto o bibliotecrio tem de traduzir a questo de
acordo com a linguagem das fontes que ele tem a sua disposio. O bibliotecrio, por outro lado,
pode ter grandes problemas de comunicao com o sistema da biblioteca (66) (cabealhos de
assunto, arranjo dos ndices e bibliografias) ou pode no ter conhecimento suficiente dos recursos da
biblioteca (67).
A avaliao de sistemas de recuperao da informao, tais como o projeto Cranfield (68), o
projeto da Westem Reserve University, sobre a literatura em metalurgia (69), o projeto SHARP (Ships
Analysis and Retrieval Project) (70) e o MEDLARS (Medical Literature Analysis and Retrieval Systems)
(71), os quais estudaram a demanda no servio de busca, forneceram um esquema para o
desenvolvimento de uma tipologia das falhas que podem ocorrer em sistemas de indexao. Estas
falhas de indexao foram consideradas semelhantes aos erros que bibliotecrios podem fazer na
execuo do processo de referncia.
H uma extensa literatura oferecendo solues para as diferentes falhas que podem ocorrer
nesta fase; um grande problema alm daquele de relacionar a questo com os mecanismos da
biblioteca, a falta de conhecimento do assunto por parte do bibliotecrio; muitos autores na
literatura oferecem conselhos a este respeito, como a consulta a enciclopdias, a colegas mais
experientes ou dotados de certa especializao, ao chefe do departamento. Assim, muitas das
recomendaes no campo da indexao, bem como no de levantamento bibliogrfico, concernentes
aos procedimentos para a execuo da estratgia de busca, foram comparados e analisados para a
aplicao no processo de referncia.
Tendo sido estabelecida a estratgia de busca, a fim de se localizar dentre os recursos
existentes a resposta questo proposta pelo usurio, o bibliotecrio pode iniciar a parte mecnica,
isto , a busca nas fontes identificadas como as mais provveis de conter a resposta. Esta fase,
apesar de aparentemente ser a menos intelectual do processo de referncia, depende grandemente
do treinamento e capacidade do bibliotecrio para a sua execuo correta. Pode-se dizer que nesta
fase, em particular, que se pode perceber as fraquezas do bibliotecrio, ou o grau de sua aptido
profissional e responsabilidade para com a tarefa que tem a cumprir. De acordo com Bunge, nesta
fase que o conhecimento que o bibliotecrio tem dos truques do negcio mostrar e diferenciar o
bibliotecrio experiente do novato ou sem treinamento (72).
H uma massa enorme de informao na literatura, no somente assinalando as possveis
causas de erros, mas tambm sugerindo maneiras de evitar-se estes erros. Pois se esta fase
aparentemente fcil ou menos intelectual no for executada de maneira cuidadosa e responsvel,
todos os esforos intelectuais e tcnicos anteriores tero sido em vo, e o bibliotecrio falhar na sua
tarefa de fornecer respostas corretas s questes. Falhas nesta fase podem ser classificadas sob
diferentes aspectos:
a) fatores humanos dificultando a busca;
b) falhas tcnicas do bibliotecrio;
c) falhas do usurio;
d) falhas nas fontes.
a) Fatores humanos Os fatores humanos tm uma grande influncia na execuo desta fase,
como foi assinalado na literatura; trs diferentes tipos de fatores humanos foram identificados como
estando envolvidos nos procedimentos da busca. De um lado, dois fatores foram considerados como
negativos, um casual no controlvel (como distraes) e o outro habitual e, ento, corrigvel (como
inconsistncia e falta de mincia ou de esmero na busca). O terceiro tipo de fatores humanos
identificados so os positivos, tais como, seleo de uma fonte pela aparncia externa ou utilidade
22
em busca anterior. Estes fatores positivos, aumentados e adequadamente explorados por meio de
medidas administrativas, podem ser de grande ajuda no procedimento da busca. Na rea de
sistemas de recuperao da informao, os fatores humanos, como explicado por Saracevic,
parecem ser o maior fator afetando a atuao de cada um e de todos os componentes do sistema
(73).
Estudos no campo da referncia, como os de Carlson (74) e Bunge (75), os quais foram
analisados e comparados com a literatura nos outros campos cobertos por esta investigao,
forneceram um quadro completo do que ocorre durante a fase da busca no processo de referncia,
mas h ainda muita coisa a ser aprendida sobre os fatores humanos que influenciam estas
atividades.
b) Falhas tcnicas do bibliotecrio Os resultados de levantamentos de bibliotecas levados a
efeito nos ltimos anos deram um bom exemplo dos tipos de erros que os bibliotecrios so passveis
de cometer nesta fase. Muitas destas falhas no deveriam ter ocorrido, tais como a proviso de
resposta incorreta s questes, falta de conhecimento da coleo ou dos recursos de fora da
biblioteca, o uso inadequado de fontes obsoletas, dificuldades no manejo de publicaes complexas,
como as governamentais, desconhecimento do manejo adequado do catlogo, etc. Estas falhas no
somente mostraram uma fraqueza no treinamento do bibliotecrio, mas, mais importante,
mostraram tambm a falta de responsabilidade profissional e de treinamento em servio; tambm, a
falta de normas administrativas para apoiar as decises que tm que ser tomadas s pressas na
mesa de referncia. Para a maioria destas falhas no havia qualquer soluo na literatura como se,
supostamente, elas devessem jamais ter ocorrido.
c) Falhas dos usurios Analisando-se outra fonte de erros na fase da busca do processo de
referncia, o usurio foi considerado como uma das possveis variveis causadoras de erros. Os
estudos do uso de catlogos forneceram uma excelente base para a anlise das falhas que podem
ocorrer durante o procedimento da busca, e a literatura registra uma longa lista de possveis erros.
Mas interessante notar-se que Dunkin, analisando o levantamento feito por Jackson para a ALA,
declarou que entre as novas descobertas, deste estudo estava o fato de que nem todos os membros
do pessoal da biblioteca so mais hbeis do que os usurios no manejo do catlogo (76). Esta
descoberta foi confirmada em dois levantamentos posteriores, um no Sistema de Bibliotecas Pblicas
Estaduais de Nova York (77), e outro na Biblioteca Pblica de Chicago (78). Portanto, pode-se dizer
que muitas das dificuldades que os usurios experimentam no catlogo so tambm sentidas pelos
membros do pessoal de referncia, quando na fase de busca.
Alm das falhas devidas s dificuldades dos usurios no manejo do catlogo, os estudos do uso
de catlogos fizeram tambm o levantamento dos problemas no prprio sistema, os quais podem
tambm causar dificuldades aos usurios. Novamente, pode-se notar que muitas dificuldades que
causam problemas aos usurios criam embaraos s atividades dos prprios bibliotecrios de
referncia. Foram mencionadas na literatura diversas medidas remediadoras, as quais poderiam
oferecer solues para algumas das falhas no sistema. Baseando-se nas descobertas do seu estudo
sobre necessidades pra o catlogo, Lipetz sugeriu que uma diminuio de qualquer maneira, na
catalogao, poderia na verdade aumentar os nveis de sucesso da busca (79).
Swanson, em um estudo dos requisitos para catlogos do futuro, apresentou uma srie de
novas idias que poderiam resolver muitos dos atuais problemas dos catlogos; estas sugestes
merecem ateno pois representam no somente o resultado de vrios estudos correntes no campo,
mas tambm mostram as direes para as quais catlogos e catalogao esto indo; estas sugestes,
portanto, merecem ser estudadas antes de serem implementadas inovaes ou mudanas em
qualquer catlogo j existente (80).
d) Falhas nas fontes Finalmente, h os erros que no so devidos nem ao bibliotecrio nem
aos usurios. Estas so as falhas nas fontes, as quais podem ser consideradas como um problema
com o qual os bibliotecrios tm que se haver. Uma interessante discusso sobre este tpico foi
encontrada na literatura inglesa de biblioteconomia; Biske, fazendo uma palestra sobre os aspectos
legais do servio de informao, respondeu a uma questo concernente implicao legal no
fornecimento de uma informao baseada numa fonte errada. Ela declarou que um bibliotecrio era
responsvel somente se obviamente negligente, isto , se fizesse uso de uma fonte obsoleta, mas no
se fosse vitima de um erro de impresso (81). Vale a pena ser mencionado o fato de que esta
negligncia foi responsvel por um grande nmero de informaes inexatas fornecidas por
bibliotecrios de referncia, como os levantamentos mencionados revelaram.
No campo de levantamento da literatura os problemas parecem ser mais srios, pois grande
importncia dada s fontes secundrias; vrios autores escreveram sobre armadilhas nestas
fontes, e somente o treinamento adequado ajudar os bibliotecrios a sobrepujarem as dificuldades
considerveis existentes nestas publicaes.
23
anlise dos dados nestas tabelas forneceu uma lista de prioridades recomendadas para ao,
prioridades estas que se constituram nos pontos principais levantados nas tabelas. Estas
prioridades recomendadas foram tambm baseadas nos princpios de que os fatores humanos no
podem ser totalmente eliminados, pois so inerentes a qualquer processo envolvendo o elemento
humano. Estes fatores, no entanto, podem ser utilizados de maneira benfica, atravs do uso de
medidas como treinamento, superviso e normas administrativas slidas, como tambm o uso de
formulrios estruturados e um ambiente agradvel de trabalho.
Portanto, dentre estas prioridades, um conjunto de recomendaes so feitas ao bibliotecrio
para a execuo correta de cada uma das fases do processo de referncia; aos administradores de
bibliotecas, como os criadores do ambiente ideal conducente a um trabalho produtivo, abrangendo
tpicos como: arranjo fsico, normas administrativas, treinamento do usurio e do pessoal, alm de
uma recomendao especial para a criao da posio de supervisor para o departamento de
referncia. Parece ser importante observar que esta recomendao segue a Statement of Library
Education and Manpower, isto , recomenda que o bibliotecrio no tenha que abandonar o seu
campo especializado de qualificao e experincia, para que receba uma promoo. Neste caso, o
bibliotecrio de referncia deveria ser promovido posio de supervisor na sua prpria rea, como
defendido por Asheim (87). De acordo com este ponto de vista, recomendaes tambm foram feitas
quanto s atividades do supervisor, incluindo treinamento de pessoal em servio, e superviso direta
das atividades do departamento.
Sugestes tambm foram feitas para as escolas de biblioteconomia, para o treinamento de
bibliotecrios de referncia para a execuo de cada uma das fases, bem como sugeriram-se vrias
reas para pesquisa em cada uma das fases do processo de referncia.
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(24) CROWLEY, T. & CHILDERS, T. op. cit. p. 91.
(25) CROWLEY, T. & CHILDERS, T. op. cit. p. 93.
(26) CROWLEY, T. & CHILDERS, T. op. cit. p. 9.
(27) CROWLEY, T. & CHILDERS, T. op. cit. p. 10.
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(29) WEECH, T. L. op. cit. p. 329.
25
26
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(75) BUNGE, C. A. op. cit. Professional education and reference efficiency.
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Bulletin, 62(9): 1096-1118, October 1968. p. 1110.
27
mentalmente) e a busca da informao propriamente dita nas fontes estabelecidas pela estratgia.
Sempre se recomenda que, em qualquer dvida, o usurio seja consultado pelo bibliotecrio, isto ,
que o bibliotecrio realize uma renegociao. E assim sumamente necessrio e importante que o
bibliotecrio na funo de referncia sinta o usurio como ser humano busca de uma ajuda para
resolver o seu problema de informao, corno um elemento que pode se sentir totalmente estranho
(s vezes, at adverso) o ambiente da biblioteca.
Outro aspecto enfatizado neste trabalho quanto ao papel e s responsabilidades da
chefia/direo da biblioteca com relao atividade de referncia. Cabe chefia/direo da
biblioteca a responsabilidade continuada de apoiar e facilitar, de todas as maneiras possveis, a
execuo de uma atividade que, afinal, ir representar tudo o que a biblioteca realiza. Assim, desde o
estabelecimento da poltica para o servio de referncia, passando pelas linhas de atuao e
respectivas limitaes, at a elaborao de manuais de instruo e as providncias quanto a pessoal,
material e recursos de informao, enfim, tudo o que ir influenciar no resultado final da atividade
de referncia, de competncia e responsabilidade da chefia/direo da biblioteca. Destacamos
dentre estas responsabilidades os programas de treinamento em servio dos bibliotecrios,
principalmente dos novatos, para bem desenvolver a atividade de referncia, utilizando os recursos
existentes na prpria biblioteca.
O bibliotecrio de referncia deve poder contar com todo o apoio e auxlio da administrao
para bem cumprir as suas tarefas e representar convenientemente a biblioteca perante seus
usurios.
Destaque tambm dado figura do supervisor (mencionado no artigo anterior) e que deve ser
um bibliotecrio de referncia com vivencia e experincia que o capacite para esta funo, e que tem
tarefas essenciais a desempenhar, tais como treinamento em servio para pessoal novato, superviso
direta do servio, entendimento pessoal com o usurio para verificar o seu nvel de satisfao em
relao ao servio prestado, quando for necessrio.
O supervisor de referncia um exemplo claro do tipo de suporte e auxlio de alto nvel
oferecido pela administrao da biblioteca ao bibliotecrio no seu difcil papel de intermedirio entre
a informao (qualquer que seja o formato no qual ela se apresente, e o usurio, que pode
desconhecer a biblioteca, as normas, os recursos e/ou servios existentes).
necessrio frisar que, para desenvolver as idias, vamos seguir a mesma estrutura
apresentada no trabalho anterior, isto , vamos organizar a exposio de acordo com o modelo do
processo de referncia proposto por Jahoda & Olson e adaptado para a finalidade desta investigao.
De acordo com este modelo, foram propostas seis fases para o processo de referncia: seleo da
mensagem, negociao, desenvolvimento da estratgia da busca, a busca, a seleo da resposta e a
renegociao.
No artigo anterior, j foi devidamente explicado como foi desenvolvida a investigao que
originou o estabelecimento da tipologia de erros no processo de referncia e tambm a subseqente
metodologia para evit-los. Aqui vamos seguir diretamente para a listagem dos erros; classificados e
qualificados para os objetivos deste trabalho. Oferecemos na seqncia, no decorrer da exposio,
das aes remediadoras e algumas consideraes quanto sua aplicao.
Fase 1 seleo da mensagem
Tipologia
1. Falhas devidas falta de treinamento do bibliotecrio
1.1 falta de conhecimento do assunto; e
1.2 falta de cuidado na anlise da questo.
2. Falhas devidas ao sistema da biblioteca
2.1 falhas de feedback do usurio.
Metodologia
Os problemas causados pelos itens 1.1 e 1.2 podem ser exemplificados por omisso de parte da
mensagem contida na questo, pelo bibliotecrio que no a entender e por incorreta seleo da
mensagem, pelo mesmo motivo ou por falta de ateno e interesse do bibliotecrio.
As aes remediadoras aconselhadas so: o bibliotecrio de delegar questes que versem sobre
assunto que no entenda para outro que tenha este conhecimento, ou para o supervisor, ou mesmo
para outra pessoa na instituio. A biblioteca deve propiciar treinamento em servio para o seu
pessoal e/ou requerer que os bibliotecrios adquiram, em cursos formais ou informais, o
conhecimento necessrio ao desempenho correto de suas atividades.
O problema causado pelo item 2.1 pode ser exemplificado por omisso, por parte do usurio,
de uma mensagem incompleta ou ambgua. A ao remediadora a negociao da questo, a ser
miciada e conduzida pelo bibliotecrio.
28
O bibliotecrio deve ser treinado para dar tempo necessrio negociao, seguindo todas as
regras aconselhadas. De incio, deve procurar limitar as questes muito amplas; por outro lado, se
uma questo especfica sobre alguma publicao solicitada, o bibliotecrio deve procurar saber o
assunto maior em que se insere. Por ltimo, se a questo tem a abordagem de assunto, a negociao
deve ser dirigida para sugerir possveis fontes, talvez j conhecidas do usurio.
O bibliotecrio deve saber que pode contribuir enormemente para o sucesso da negociao,
assentando o tom da entrevista to livre e aberto quanto possvel, em oposio a uma entrevista
altamente estruturada e especifica. As perguntas abertas, na maioria das vezes, devem ser usadas
no incio da negociao; da para diante, as perguntas fechadas produzem respostas mais relevantes
e especficas.
O problema causado pelo item 3.1 Existncia de uma mesa de referncia como barreira
fsica interao usurio-bibliotecrio exemplificado como; o usurio, diante de uma mesa e de
uma pessoa formalmente sentada, pode no querer se aproximar para tomar o tempo ou aborrecer o
bibliotecrio com o seu problema de informao.
A ao remediadora parte da administrao que, em primeiro lugar, deve reconhecer a
necessidade de o bibliotecrio circular entre os usurios na prpria sala de leitura e entre os
catlogos e estantes. E necessrio tambm que este contato direto se realize nas comunidades
(bibliotecas pblicas), nos campi (universidades) e nos escritrios (bibliotecas especializadas).
Os problemas causados pelos itens 3.2, 3.3 e 3.4, devidos d falta de polticas da biblioteca,
podem ser exemplificados como: o bibliotecrio tem que trabalhar sob grande presso; no tem
conhecimento do que esperado dele como profissional ao se ver face a face com o usurio; por
outro lado, o usurio pode no querer aborrecer o bibliotecrio.
A considerao inicial de que a administrao da biblioteca a responsvel pela atuao do
bibliotecrio no servio de referncia. Assim, ao estabelecer o servio, a administrao da biblioteca
deve traar as normas devidas para o seu funcionamento efetivo. Dentre estas normas considera-se
ser necessrio fixar o tempo que os bibliotecrios tm ou podem usar para atender a cada usurio,
de acordo com o seu tipo e nvel, e tambm providenciar auxiliares subalternos para os ajudarem na
tarefa de referncia.
A administrao deve elaborar um manual de servio no qual ficaro explcitas, de maneira
clara e objetiva, as tarefas e as responsabilidades do bibliotecrio de referncia no provimento da
informao de qualquer tipo.
Cabe tambm administrao providenciar a realizao peridica e sempre que necessria, de
treinamento em servio para os novatos e reciclagem do pessoal de referncia. A administrao deve
encarregar um supervisor para esta tarefa e a de orientao direta da atividade de referncia.
Quanto aos problemas causados pelo item 4 Falhas devidas ao usurio e alm do controle
direto do bibliotecrio no existe uma medida remediadora indicada. O que importante e
necessrio que as escolas preparem os bibliotecrios de referncia, conscientizando-os para estes
problemas e para que procurem, durante a entrevista e todo o processo de referncia, super-los ou
minimiz-los da melhor maneira possvel. Uma entrevista bem conduzida, uma postura profissional
apropriada e uma atitude pessoal motivada e interessada so, sem dvida, a chave para a superao
destes problemas.
Fase 3 desenvolvimento da estratgia de busca
Tipologia
1. Falhas devidas aos fatores humanos
1.1 falta de cuidado no planejamento da estratgia de busca; e
1.2 variaes nas experincias, expresses, interpretaes e julgamentos humanos.
2. Falhas devidas falta de treinamento do bibliotecrio
2.1 falta de habilidade do bibliotecrio para combinar a questo com a organizao dos
materiais na biblioteca;
2.2 falta de conhecimento sobre o assunto;
2.3 falha em reconhecer as aplicaes prticas do assunto;
2.4 falta de entendimento dos mecanismos da biblioteca;
2.5 conhecimento inadequado das fontes de referncia;
2.6 conceito de recursos bibliotecrios limitado a livros e peridicos;
2.7 uso de termo ou de combinaes de termos impr6prios;
2.8 formulao de estratgia por demais exaustiva;
2.9 formulao de estratgia por demais especfica; e
2.10 defeito na lgica da estratgia de busca.
3. Falhas devidas falta de polticas da biblioteca
3.1 falta de condies ambientais adequadas;
3.2 falta de polticas da biblioteca que digam respeito ao tempo para busca, incluindo o
suporte de pessoal auxiliar;
32
O bibliotecrio dever renegociar a questo nos casos em que seja necessrio melhor apreender
a abordagem do assunto de interesse para expandir ou limitar o escopo da busca. Muitas vezes, na
renegociao, o bibliotecrio descobre que ter que mudar, acrescentar enfatizar conceitos ou, ento,
minimizar, ou cancelar aqueles no-representativos das necessidades do usurio.
O bibliotecrio ter que tratar as questes do ponto de vista geral para o particular: este
conhecimento pode ser obtido, inicialmente, na tabela de classificao, a qual pode servir para situar
o assunto e para verificar o escopo do assunto contido na questo.
Os problemas causados pelo item 2 Falhas devidas falta de treinamento do bibliotecrio
podem ser exemplificados por: a no-identificao dos termos ou conceitos da busca e a identificao
incorreta dos termos ou conceitos da busca. Estes problemas, por sua vez, causam dificuldades ou
mesmo impedem, em ltima instncia, a resposta questo.
A considerao inicial de que o bibliotecrio deve possuir habilidade suficiente para extrair
das questes os aspectos ou facetas necessrios para a sua identificao e, atravs desta
identificao, lig-las s fontes especificas que podero respond-las. E uma atividade intelectual
para a qual deve o bibliotecrio ser treinado na escola, mas somente o tempo propiciar o
desembarao mental adequado. De qualquer maneira, enquanto isto no ocorre, h medidas que
devem ser tomadas, como a j citada, de recorrer ou delegar a resposta da questo a um outro
bibliotecrio com conhecimento do assunto ou transmit-la ao supervisor. H ainda a recomendao
para que o bibliotecrio converse mais com o usurio ou renegociar a questo, procurando esclarecer
ou obter mais dados sobre a questo.
Tambm recomendvel que o bibliotecrio use dicionrio, enciclopdia, manual, artigo ou
mesmo, se for possvel e adequado, enciclopdia de nvel infanto-juvenil, que trata de assuntos
complexos de maneira clara e elementar, e pode fornecer os elementos para buscar em fontes mais
complexa.
O que se espera do bibliotecrio, dado o tempo necessrio para o seu desembarao mental e
pleno conhecimento da coleo com a qual ir trabalhar, para bem desempenhar esta fase do
processo de referncia? Espera-se que o bibliotecrio:
1. Fique familiarizado com a linguagem formal do catlogo e dos ndices e adquira habilidade
para mover-se, confortavelmente e com segurana, de uma linguagem para outra, nos
diferentes instrumentos.
2. Fique familiarizado com a informao contida nas obras de referncia e conhea os
relacionamentos entre os contedos de vrios tipos de fontes.
3. Fique familiarizado com toda a coleo e conhea os seus pontos fortes e fracos.
4. Aprenda os termos mais comumente utilizados pelos usurios e saiba traduzi-los na forma
de cabealhos de assuntos ou descritores, conhecendo sinnimos e tpicos relacionados.
5. Conhea as tabelas de classificao e saiba utiliz-las como uma das bases para estabelecer
a estratgia de busca.
Do ponto de vista bastante prtico, o bibliotecrio deve saber que:
1. A estratgia pode ser expandida, realizando a busca em um nvel mais amplo ou limitado
aumentando a especificidade.
2. melhor errar no aspecto exaustivo, pois sempre um engano buscar um tpico especfico
sob um termo mais geral.
3. Para especificar um assunto, quando necessrio, deve usar modificadores ou
subcabealhos, ou ainda, examinar as relaes hierrquicas ao inverso do mtodo para
expandir a busca, isto , eliminar categorias ou termos at encontrar ou chegar ao nvel de
especificidade desejada.
4. No deve ser restritivo ao desenvolver a estratgia, mas, sim, determinar o tipo de questo,
to cedo quanto possvel, e verificar quais as obras de referncia que podero ser mais
adequadas.
5. Um instrumento que no deve ser esquecido para o desenvolvimento da estratgia de busca
o manual de servio.
Uma recomendao final s escolas de biblioteconomia para que enfatizem o treinamento dos
alunos no desenvolvimento da estratgia de busca, pois esta uma atividade de alto nvel intelectual
que requer prtica e experincia mental, alm de constituir funo tpica do profissional
bibliotecrio.
Os problemas causados pelo item 3.1. Falta de condies ambientais adequadas podem
ser exemplificados por: o bibliotecrio que trabalha em rea barulhenta, em condies inadequadas
quanto iluminao e ventilao ou que est sujeito a interrupes enquanto atende os usurios. Se
no tem a quem delegar as tarefas menores das suas funes, fica sobrecarregado e deixa os
usurios espera de atendimento. Se no conta com instrumentos apropriados para facilitar o
desempenho de suas tarefas, o bibliotecrio toma mais tempo do que o necessrio para o
fornecimento da resposta questo proposta pelo usurio.
34
demonstra, por sua vez, a grande flexibilidade da mente humana que uma mquina no capaz
ainda de reproduzir. Esta capacidade de flexibilidade mental o que diferencia, afinal, o homem da
mquina, e o fator responsvel pela competncia humana no desempenho de tarefas no
rotineiras. Desta maneira, os fatores humanos podem e devem ser manejados de maneira vantajosa,
para permitir ampla utilizao desta capacidade inerente ao ser humano.
A ao remediadora aconselhada para, justamente, fazer o melhor uso desta capacidade a
administrao da biblioteca permitir o arranjo da coleo de referncia de forma a propiciar browsing
ou o exame casual das obras, de forma conveniente e para facilitar a distino de fontes baseada em
caractersticas externas e utilidades anterior. Um exemplo desta medida permitir o arranjo da
coleo de referncia por tipos de obras, em vez de por classificao.
Os problemas causados pelo item 1.2 Falta de consistncia na busca podem ser
exemplificados por;
1. O bibliotecrio faz o exame do mesmo material por mais de uma vez.
2. O bibliotecrio falha em retomar uma busca do incio quando encontra novos cabealhos
no verificados anteriormente.
3. O bibliotecrio falha no verificando referncias cruzadas, ou discrepncias encontradas na
busca e no procurando esclarecimentos necessrios no decorrer da busca.
A considerao inicial de que a busca pode e deve ser reorientada, se e quando for
necessria, inclusive se a renegociao da questo assim o determinar, mas, de qualquer maneira, a
busca deve ser sempre consistente, embora flexvel.
Do ponto de vista prtico, para permitir esta flexibilidade e evitar erros ou falhas de
consistncia, o bibliotecrio deve anotar a questo e se referir sempre a ela enquanto realiza a busca;
deve registrar mudana na terminologia e verificar de novo o material toda vez que um novo termo
adotado. Um formulrio estruturado deve ser usado para registrar a busca, para listar as fontes
utilizadas t as. Aes subseqentes.
Finalmente, o desenvolvimento da estratgia de busca deve constituir um dos tpicos do
treinamento em servio, de responsabilidade do supervisor.
Os problemas causados pelos itens 1.3, 1.4 e 1.5 Falta de cuidado na busca e na anotao
dos termos da busca, servio rotineiro por demais extenso e fadiga, tdio, distraes podem ser
exemplificados por:
1. Ler uma linha errada.
2. Omisso e/ou transposio de nmeros.
3. Soletrao errada do termo da busca.
4. Interpretao errada do termo.
5. Omisso de termo.
6. No concentrao, sonolncia.
A considerao inicial a ser feita sob este aspecto reafirmar que o bibliotecrio deve anotar os
termos da busca, verificar a sua exatido, mant-los como ponto de referncia enquanto realiza a
busca, procurar os significados e soletrao e anotar toda vez que sofrerem modificao.
O supervisor deve chamar a ateno do bibliotecrio para a possibilidade destes erros e ajudar
os novos elementos a identificar os erros mais costumeiros para possvel correo. O supervisor deve
tambm organizar as tarefas com o rodzio de atividades rotineiras e no-rotineiras, para minimizar
fadiga e tdio. Cabe administrao providenciar local adequado de trabalho, pessoal auxiliar,
instrumentos e equipamentos necessrios para facilitar e agilizar o trabalho (como mesas altas
inclinadas para a consulta de obras de referncia) e maximizar o rendimento dos funcionrios,
evitando, assim, os efeitos negativos de um meio ambiente inadequado ao trabalho.
Os problemas causados pelo item 1.6 Falta de perseverana durante a busca podem ser
exemplificados como:
1. Perda de fontes potenciais.
2. Fornecimento de respostas incompletas.
3. No-utilizao de todas as pistas disponveis.
4. Exame inadequado da fonte.
5. No verificar a seo inicial da obra que explica a sua utilizao.
6. No utilizar a tabela de contedo.
7. Previso incorreta de que a informao no se acha na fonte.
A considerao inicial de que as fontes devem ser examinadas de maneira adequada. O senso
de responsabilidade do bibliotecrio deve impedir que omita a verificao cuidadosa em ndices
tediosos.
As aes remediadoras, do ponto de vista prtico, so:
O bibliotecrio deve examinar a fonte e estar alerta para pistas em lugares inesperados; deve
explorar sees auxiliares e inspecionar partes introdutrias que podem fornecer pistas valiosas.
37
O bibliotecrio no deve ignorar os ndices dos livros de referncia. O bibliotecrio deve usar
todos os meios de acesso bibliogrfico: catlogos, bibliografias, os ndices especializados, e as
prprias obras nas estantes de referncia. Deve fazer uso das pistas mencionadas nestas obras,
entender variaes na alfabetao e nos diferentes arranjos das obras; verificar todas as palavraschave relevantes em ndices e resumos; verificar as explicaes introdutrias em peridicos
secundrios que esclarecem quanto ao uso.
Quanto ao supervisor, cabe-lhe examinar os materiais de referncia, periodicamente, para
verificar a utilidade, condio e atualidade das obras e a coleo como um todo.
O supervisor deve tambm organizar cursos para treinamento em servio da coleo de
referncia e sua utilizao.
O problema causado pelo item 1.7 Exagero na busca, oferecendo mais do que o desejado ou
pedido exemplificado pelo fato de o bibliotecrio ultrapassar a necessidade de informao do
usurio, surpreendendo-o e, talvez, aborrecendo-o, fato este ligado espera a que foi sujeito.
A considerao a este respeito que o bibliotecrio no deve sobrecarregar o usurio com mais
do que ele necessita.
A ao remediadora para evitar este fato a de o bibliotecrio fazer uma busca preliminar e
mostr-la ao usurio para ele avaliar se o seu nvel de necessidade estaria j satisfeito ou se
necessrio um aprofundamento, e quanto, para alcanar o nvel desejado. Neste ltimo caso, o
bibliotecrio deve renegociar a questo.
O problema causado pelo item 1.8 Rejeio de fonte potencial de informao no
imediatamente disponvel exemplificado pelo fato de a questo no ser respondida. A ao
remediadora cabe administrao, que deve permitir que a coleo de referncia seja arranjada para
oferecer acesso rpido e facilidade de uso, alm de propiciar comunicao e acesso fcil com o setor
de circulao da biblioteca para pronta localizao da obra para a busca de informao solicitada
pelo usurio.
Os problemas causados pelos itens 2.1, 2.2 e 2.3 so exemplificados por: perda de tempo na
busca e, por conseqncia, usurio impaciente; estes fatos so agravados sobremaneira quando as
publicaes utilizadas para a busca so de manuseio mais difcil ou complexo. As aes
remediadoras, por parte do bibliotecrio, so:
1. Perguntar ao usurio para quando o material necessrio.
2. Indagar se prefere esperar ou se volta mais tarde.
3. Indicar que a busca ir tomar algum tempo.
A deciso de esperar ou no ser do usurio, mas sempre que tiver que esperar, ser com
algum material j em mos, enquanto aguarda a resposta completa. Do ponto de vista prtico, h
uma tcnica para aumentar a rapidez da busca: o bibliotecrio, quando realizar a busca para
questes mais trabalhosas, e houver necessidade de utilizar ndices, deve fazer uso de volumes
cumulativos, onde existir, e iniciar a busca com as publicaes mais recentes, procurando localizar
artigos de reviso ou bibliografias sobre trabalhos anteriores.
O supervisor deve selecionar somente bibliotecrios com treinamento especfico para trabalhar
com fontes mais difceis; deve manter um treinamento contnuo em servio para manter os
bibliotecrios atualizados em relao novas publicaes e alteraes ocorridas em qualquer
publicao de referncia.
Os problemas causados pelos itens 2.4 e 2.8 podem ser exemplificados por questo no
respondida. As aes remediadoras so:
1. Renegociao contnua com o usurio, para refinar a estratgia.
2. Solicitao de ajuda a colega mais experiente, que conhea melhor o assunto, ou ao
supervisor.
3. Treinamento em servio para conhecimento da coleo da biblioteca e das bibliotecas
vizinhas ou com as quais a administrao possua algum convnio ou cooperao informal.
4. Conscientizao do bibliotecrio para que estas colees sejam mantidas na mente e faam
parte da rotina da estratgia da busca.
Os problemas causados pelos itens 2.9, 2.15 e 2.22 so exemplificados por fontes no
identificadas. As aes remediadoras cabem mais administrao, que deve providenciar vrias
medidas, como:
1. Guias mais especficos dentro do catlogo, inclusive descritores verbais no catlogo do
assunto.
2. Fichas de assunto arranjadas cronologicamente (principalmente para as reas de cincia e
tecnologia).
3. Adoo de catalogao simplificada, que mais efetiva para a busca.
4. Estabelecer reunies peridicas entre catalogadores e bibliotecrios de referncia para
discusso de problemas que surgem quando da utilizao, pelo bibliotecrio de referncia,
dos instrumentos de busca elaborados pelos catalogadores.
38
As aes remediadoras para estes problemas j foram assinaladas anteriormente em cada uma
das fases.
Concluses
Acreditamos terem ficado demonstrados, de maneira bastante clara e detalhada, o papel e as
responsabilidades de cada um dos elementos envolvidos, direta ou indiretamente, no processo de
referncia.
Ficaram tambm bem explcitos os problemas existentes em cada uma das fases do processo:
alguns prprios e inerentes a cada fase em particular e, outros, repetidos continuadamente por todo
o processo.
Foi acentuada a posio importante das escolas de biblioteconomia na preparao do aluno, de
maneira adequada, ensinando-lhe no somente as fontes e os recursos de informao e os problemas
do processo de referncia, mas, principalmente, incutindo nos alunos a noo de dever e
responsabilidade com que devem desempenhar as suas atividades profissionais.
administrao da biblioteca, como ficou demonstrado, cabe o toque final na preparao dos
profissionais, treinando-os para o trabalho especificamente com base na coleo existente, dentro
das normas e padres de servio da biblioteca.
J h extensa bibliografia apresentando e discutindo os mtodos de ensino em referncia,
enfatizando o processo de referncia; tratamos deste assunto em outro trabalho.
Para completar esta investigao, conforme exposto na Introduo, falta a listagem do
conjunto de recomendaes aos bibliotecrios, aos administradores de bibliotecas, s escolas de
biblioteconomia e aos pesquisadores da rea, que nos propomos a oferecer em prximo artigo.
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Trabalho extrado da tese de doutoramento apresentada School of Library Science, Florida State University, Taliahassee,
Florida, orientada pelo Prof. Geraid Jahoda.
*
44
i) verifique por que a informao necessria, desde sob algumas circunstancias essencial
para determinar a prioridade, tipo de literatura, completeza e forma de resposta;
j) esclarea a questo quando necessrio, mas no a influencie de nenhuma maneira, registre a
questo do usurio na prpria linguagem em que foi proposta e ajuste-a para combinar com os
mecanismos disponveis;
k) mantenha-se imparcial quanto ao usurio e questo, no permitindo que seu ponto de
vista pessoal influencie a sua atuao ou a sua resposta.
Fase 3 Desenvolvimento da estratgia da busca
a) Considere o tipo de informao requerida e consulte o manual de servio existente,
preparado pelo pessoal de referncia;
b) inicie a estratgia com o levantamento de citaes ou pela anlise de artigos bsicos, ou
adote uma maneira sistemtica, partindo de artigos de reviso; verifique quais as fontes que
fornecero um acesso mais rpido informao;
c) extraia das questes caractersticas, facetas, aspectos suficientes para trazer fontes
especificas mente;
d) delegue ao bibliotecrio com conhecimento do assunto a resposta questo, ou ento
esclarea-a com o usurio; procure num dicionrio, enciclopdia, um livro de carter geral ou em
artigo especializado ou de nvel juvenil;
e) trate as questes do ponto de vista geral para o particular; use a tabela de classificao para
situar o assunto e verificar o seu escopo;
f) familiarize-se com a linguagem formal do catlogo e dos ndices; adquira a habilidade de
mover-se com facilidade da linguagem de um instrumento para outro;
g) familiarize-se com a informao contida nos instrumentos de referncia e aprenda as
relaes existentes entre o contedo de vrios tipos de fontes;
h) familiarize-se com a coleo, conhecendo seus pontos fracos e fortes;
i) escolha termos mais freqentemente utilizados pelos usurios e aprenda a pensar em termos
de cabealhos de assuntos ou descritores, conhecendo sinnimos e tpicos correlatos;
j) amplie a estratgia da busca a um nvel mais alto, reduzindo a especificidade do termo, ou,
ainda, tratando sinnimos e palavras compostas como equivalentes;
k) especifique o assunto com o uso de modificadores ou de subcabealhos, eliminando
categorias ou termos, ou usando relaes hierrquicas no reverso, de maneira a ampliar a estratgia;
l) verifique com o usurio a necessidade para expandir ou reduzir a busca; mude, acrescente,
enfatize conceitos ou minimize e cancele aqueles no representativos das necessidades dos usurios;
m) aborde as questes do ponto de vista geral para o particular e tenha conhecimento profundo
da classificao para auxiliar nesta estratgia; o manual de servio tambm poder ser til neste
ponto;
n) anote no manual de servio os problemas havidos com os instrumentos e as medidas
tomadas para resolv-los.
Fase 4 A busca
a) Anote a questo e verifique-a enquanto realiza a busca; registre mudanas na terminologia e
verifique sua exatido toda vez que um novo termo adotado;
b) um formulrio estruturado deve ser usado para o registro da busca, para listar a relao das
fontes pesquisadas e para registrar as aes subseqentes;
c) anote os termos a serem usados para a busca; verifique a sua exatido, olhe-os enquanto
realiza a busca, verifique o significado e grafia toda vez que mudam;
d) examine a fonte de maneira adequada; esteja alerta para pistas em lugares inesperados;
explore as sees auxiliares e inspecione as partes introdutrias; no ignore os ndices das obras de
referncia e use todos os meios de acesso bibliogrfico, catlogos, bibliografias, ndices e direto nas
estantes;
e) faa uso das notas de pistas; aprenda as variaes da alfabetao e nos arranjos diferentes
das obras; verifique todas as palavras-chave relevantes em ndices e resumos; verifique as
explicaes introdutrias nas fontes secundrias;
f) d alguma coisa ao usurio enquanto realiza a busca; diga que apenas uma introduo ao
assunto; indague para quando a informao necessria, indague se o usurio prefere esperar ou
retornar mais tarde; informe que a busca poder tomar muito tempo;
g) faa uma busca preliminar para a avaliao do usurio;
h) esteja ciente e seja responsvel no uso de fontes desatualizadas; informe o usurio sobre
isto; inicie ao administrativa para atualizar fontes obsoletas;
i) preste ateno integridade da fonte; compare informaes, informe os colegas sobre erros
nas fontes;
j) pea ajuda de colegas mais experientes ou daqueles com algum conhecimento especial, ou,
ainda, do supervisor;
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k) delegue a questo para outro bibliotecrio com conhecimento do assunto ou esclarea-a com
o usurio para descobrir sobre o uso de diferentes nomenclaturas pelos autores ou use a lista de
cabealhos de assuntos ou o tesauro para verificar a coincidncia das linguagens;
l) esteja ciente das fontes existentes fora da biblioteca e as mantenha na mente como parte
integrante da busca;
m) para buscas mais profundas inicie com publicaes mais recentes, procurando localizar
artigos de reviso ou bibliografias.
Fase 5 Seleo da resposta
a) Informe ao usurio que ele ter que julgar do valor ou determinar o nvel de satisfao
alcanada com a informao encontrada;
b) mostre resultados preliminares da busca e discuta com o usurio;
c) incorpore a avaliao do usurio para novas alternativas no prosseguimento da busca;
d) nunca, de maneira consciente, oferea material irrelevante; determine o que o usurio est
preparado para ler e quanto do que est sendo fornecido ele est preparado para examinar;
e) tente, se for possvel, fazer com que o usurio aceite a resposta no formato em que pode ser
fornecida;
f) renegocie a questo se o resultado obtido no satisfizer o usurio.
3. Medidas administrativas de apoio
Recomendao geral: a chefia/direo deve comunicar a todos os departamentos e sees que
o objetivo da biblioteca atender da melhor maneira possvel a demanda de informaes do usurio,
ficando cada um encarregado de um papel/responsabilidade especifica para atingir esta finalidade.
1. Arranjo fsico
Providencie local apropriado com espao, iluminao e ventilao adequada, inclusive
equipamento de apoio; alguma privacidade essencial;
organize a coleo de referncia para permitir fcil acesso, proporcionando exame casual
confortvel e facilitando a distino de fontes baseadas em caractersticas exteriores e
utilidade anterior;
permita facilidade de uso atravs do arranjo pelo tipo de obra, no pela classificao, e
coloque mesas altas inclinadas para consulta;
constitua coleo especializada de 20-25 ttulos mais utilizados para referncia rpida.
2. Normas administrativas
Encoraje os bibliotecrios de referncia a manterem contatos com os usurios, tanto na
sala de leitura, junto aos catlogos, como entre as comunidades atendidas;
determine tempo adequado para atendimento de cada tipo e nvel de usurio e designe
pessoal auxiliar para apoiar a tarefa de referncia;
prepare manual de servio que explique as tarefas e as responsabilidades do bibliotecrio
no provimento do servio de referncia, esse manual dever tambm incluir diretrizes
baseadas na experincia do trabalho dirio, devendo ser mantido pelo pessoal
profissional;
estabelea reunies peridicas entre catalogadores e bibliotecrios de referncia;
providencie meios para manuteno atualizada da coleo de referncia.
3. Normas tcnicas
Estabelea tipos e nveis de servios a serem oferecidos mediante amplo estudo de
usurio;
faa constar no manual de servio norma que diga respeito ao fato de que o usurio
jamais dever abandonar a biblioteca sem uma resposta sua questo, nem que seja
uma informao referencial;
providencie para que o setor de referncia tenha comunicao e acesso fcil ao setor de
circulao;
adote catalogao simplificada e providencie guias mais especficos no interior do
catlogo, inclusive com descritores verbais;
providencie estabelecimento e manuteno de catl9go de ttulos para todas as obras,
indistintamente;
determine maior nmero de referncias cruzadas e a insero de citaes de bibliografias
e de ndices especializados nas fichas do catlogo de assunto;
arranje as fichas no catlogo de assunto nas reas de cincia e tecnologia em ordem
cronolgica, para colees externas.
4. Treinamento de usurios
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busca propriamente dita, at a definio da resposta que ir atender as demandas expressas pelo
usurio.
Fase 2 Negociao
a) Novos estudantes que so atrados para o trabalho de referncia devem seguir cursos que os
preparem para executar de maneira correta a entrevista do usurio ou a negociao da questo,
inclusive com a utilizao no-verbal;
b) devem ser propiciados cursos de referncia mais orientados ao dinamismo da comunicao
do que concentrao no contedo esttico das colees de referncia, salientando os aspectos do
processo de referncia;
c) - a fim de que os bibliotecrios sendo treinados nas escolas possam aprender como tratar de
maneira efetiva com outras pessoas, eles devem ser encorajados a seguir cursos de psicologia
aplicada, comunicao interpessoal, motivao, auto-reconhecimento, tcnica da entrevista e
relaes pblicas.
Fase 3 Desenvolvimento da estratgia da busca
a) Deve ser dada nfase, nos cursos bsicos de referncia, ao conhecimento das tcnicas
envolvidas na estratgia da busca, por ser tarefa de alto nvel intelectual, tpica do bibliotecrio e por
exigir experincia e elasticidade mental;
b) deve ser chamada a ateno dos alunos para problemas e/ou falhas que podem ser
causadas ou criadas pelo prprio sistema;
c) devem os alunos ser treinados para utilizar formulrio sistematizado para a elaborao e
acompanhamento da busca.
Fase 4 A busca
a) Nos cursos bsicos de referncia deve-se dar ateno aos erros devidos aos descuidos,
inconsistncia e falta de completeza nos procedimentos da busca, fatores humanos que podem
prejudicar as habilidades tcnicas do bibliotecrio nesta fase;
b) deve ser chamada a ateno dos alunos para a variedade de erros que podem existir nas
fontes, os quais podem causar enganos nas respostas fornecidas.
Fase 5 Determinao da resposta
a) Os cursos de referncia devem enfatizar as decises intelectuais que precisam ser tomadas
nesta fase, juntamente pelo bibliotecrio e pelo usurio; tambm devem mostrar os efeitos da
interao humana para a realizao desta fase. Deve ser enfatizado que faz parte da
responsabilidade profissional do bibliotecrio responder as questes propostas de maneira correta e
completa, e que esta responsabilidade deve ser assumida de maneira sria.
5. Recomendaes para pesquisas futuras
A recomendao geral, de acordo com o que foi demonstrado no decorrer desta investigao,
para ser alcanado com um entendimento melhor das operaes mentais, tanto do bibliotecrio
como do usurio, as quais podem revelar como as diferentes fases do processo de referncia so
executadas. Especificamente para cada uma das fases, as recomendaes so:
Fase 1 Seleo da mensagem
Estudo do uso de palavras-chave ou de descritores como mtodo para fazer a seleo da
mensagem nas questes.
Fase 2 Negociao
Identificao dos fatores humanos e outras variveis envolvidas nesta fase.
Fase 3 Desenvolvimento da estratgia de busca
Obteno de um entendimento melhor do processo de raciocnio executado pelos bibliotecrios
quando traduzem a questo para a linguagem do sistema, e dai para a identificao das fontes que
respondero a questo.
Estudo do problema da necessidade de especialistas de assunto para respostas a certos tipos
de questes.
Fase 4 Seleo da resposta
Entendimento das variveis, suas interaes e influncias no julgamento da relevncia.
Referncia
1. FIGUEIREDO, N. M. de. Evoluo e avaliao do servio de referncia. R. Bibliotecon. Braslia, 2(2):175-98,
jul/dez. 1974.
2. ____. Metodologia conceitual para a preveno de erros nos servios de referncia. Cincia da Informao,
6(2): 87-98. 1977.
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servio de referncia que extrapole ao escopo da Biblioteca deve ser encaminhada Biblioteca
Central.
A Biblioteca Central, alm de atender pedidos de levantamentos bibliogrficos exaustivos e/ou
em assuntos muito especializados, deve coordenar e/ou fornecer regularmente s Bibliotecas da
Rede/Sistema, os servios de: Disseminao Seletiva da Informao, Comutao Bibliogrfica,
Emprstimo-entre-Bibliotecas, Sumrios Correntes, Boletim de Informao Especializada, com base
no Catlogo Coletivo de Peridicos, no levantamento dos perfis dos usurios e nos formulrios do
COMUT remetidos pelas diferentes bibliotecas da Rede/Sistema.
Cada biblioteca deve analisar as suas condies atuais, no que diz respeito ao espao fsico
necessrio ao desenvolvimento formal de um servio de referncia/informao, reformular o lay-out e
providenciar os equipamentos/mobilirio mais adequados a esta prestao de servio.
O servio de referncia/informao deve ser executado de forma estruturada e uniforme em
todas as bibliotecas e, para isto, devem: fazer uso de formulrios padronizados para as coletas de
dados estatsticos do setor, elaborar manual de servio com procedimentos uniformes, na medida do
possvel, e estabelecer polticas gerais para a atuao do servio. A avaliao do servio de referncia
deve ser prevista para longo prazo, adotando-se para isto tcnicas e metodologias comuns para toda
a Rede/Sistema.
4. Organizao administrativa do servio de referncia
4.1 Quadro de pessoal
O quadro de pessoal para o servio de referncia/informao precisa ser cuidadosamente
selecionado, o administrador destacando os bibliotecrios e o pessoal de apoio necessrios. Os
bibliotecrios para esta funo devem ser escolhidos no somente com base na formao acadmica,
mas, principalmente, como pessoas de mente aberta, com habilidade de se comunicar com facilidade
e que tenham curiosidade intelectual. A este pessoal deve ser oferecido treinamento permanente em
servio e oportunidade para educao continuada. Quando se tomar possvel, os bibliotecrios
devem adquirir treinamento em reas especializadas de assunto, bem como o corpo de pessoal deve
contar com auxiliares de tempo parcial, capacitados em reas especializadas, para complementar a
prestao de servio de referncia nas bibliotecas.
4.2 Coleo de referncia
Uma coleo de referncia forte, diversificada e aprofundada, cobrindo vrios tipos de materiais
e servindo de suporte no s para os trabalhos bibliogrficos da biblioteca, mas tambm para
embasar toda a pesquisa cientfica local, caracterstico de bibliotecas universitrias. Assim, devem
ser includos na coleo das bibliotecas da Rede/Sistema matrias que, conforme o estudo de
usurios e as reas de assuntos da biblioteca, tenham potencial de responder as demandas
informacionais do campus, nos nveis de ensino/pesquisa/extenso. Esta coleo deve ser
examinada periodicamente quanto ao seu uso, atualidade e condies fsicas e, conforme o caso,
sofrer processo de 4.4. Polticas de atualizao, reposio, remanejamento, duplicao, descarte, etc.
Quanto aos tipos de materiais existentes na coleo de referncia, deve-se salientar que, de acordo
com as reas de assunto, h necessidades diferenciadas de informao e esta orientao ou
conhecimento deve basear o desenvolvimento desta coleo nas bibliotecas da Rede/Sistema,
qualquer que seja o suporte fsico do material selecionado.
Os bibliotecrios devem, sob liderana do administrador, realizar estudos na literatura
nacional e estrangeira para aprenderem sobre as necessidades de informao nas diferentes reas de
assunto, bem como adquirirem suas respectivas colees de referncia, os guias e manuais
bibliogrficos especializados que propiciam o desenvolvimento da coleo de referncia nas reas de
interesse.
4.3. Ambiente fsico
Estudos realizados mostram que o clima da biblioteca, propiciado por iluminao, ventilao,
arranjo fsico, influencia o comportamento do usurio. E importante que este fator seja levado em
considerao, como tambm a escolha do mobilirio/equipamentos para o servio de referncia nas
bibliotecas. O setor deve ser instalado em local to prximo quanto possvel da rea principal de
circulao de usurios, e em local que oferea iluminao e ventilao adequadas; inclusive, que
propicie um certo nvel de privacidade. Um balco, especialmente projetado para este servio, reduz
a formalidade e propicia um contato mais efetivo na interao bibliotecrio/usurio. A coleo deve
ser organizada e disposta de modo a permitir fcil acesso e uso confortvel, o arranjo no
obrigatoriamente seguindo a ordem da classificao, mas por grupos ou ilhas por tipos de
materiais, devidamente sinalizados. Devem existir, ao lado das estantes de referncia, mesas altas
inclinadas, que so mais adequadas para a consulta rpida destes materiais. Mediante estudo de
uso, identificar os ttulos mais utilizados para responder as questes de referncia e coloc-los em
pequena estante prxima ao balco de referncia, facilitando e agilizando o servio.
Um profissional bibliotecrio deve estar disposio dos durante todo o perodo de
atendimento da biblioteca.
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As bibliotecas da Rede/Sistema devem decidir quais os tipos de servios que devem oferecer
aos seus usurios, de acordo com o conhecimento sobre as necessidades de informao em reas
especializadas de assuntos e com os resultados dos estudos de usurios. Alm disto, devem ser
considerados os servios que so oferecidos regularmente pela Biblioteca Central evitando-se no s
a duplicao desnecessria, como tambm constituindo-se um fluxo constante de cooperao e
interao entre todas as bibliotecas com as mesmas reas de assunto, e com a Biblioteca Central.
Todos os servios, quer iniciados pela Biblioteca Central, quer pelas bibliotecas locais devem atingir
o objetivo final de fornecer a informao desejada pelo usurio, ou a informao referencial de onde
obter a informao; a biblioteca local deve providenciar para que a proviso da informao desejada
se realize dentro do menor prazo possvel
7. Avaliao
Deve-se procurar obter, alm dos dados quantitativos sobre a prestao de servio de
referncia, dados qualitativos, que mostrem o nvel de eficincia do setor. E importante tambm que
se obtenha uma retroalimentao por parte do usurio, quanto eficincia do servio, sob o seu
ponto de vista. Assim, a longo prazo, isto , depois de ter constitudo o corpo de pessoal adequado, e
uma coleo de referncia bsica razovel, e ter atingido alguma experincia no servio, a Biblioteca
Central deve planejar uma avaliao deste servio. Para isto necessrio examinar quais as tcnicas
e metodologias mais indicadas, e fazer o estudo a partir da anlise dos dados quantitativos coletados
pelo servio nas diferentes bibliotecas. recomendvel que as metodologias selecionadas envolvam
diretamente os bibliotecrios (aplicando questes de teste, por exemplo) e os usurios, atravs da
aplicao de questionrios.
8. Etapas para a implantao do projeto
Pessoal:
Curto Designao formal de pessoal para o servio de referncia/informao para cada
Biblioteca.
Mdio Reforo do pessoal, conforme a necessidade
Longo Formao do quadro definitivo, inclusive com pessoal de tempo parcial para
complementar a prestao de servio de referncia/informao especializada.
Coleo:
Curto Levantamento da coleo de referncia existente, remetendo a listagem para a
Biblioteca Central. Inicio do estudo de uso da coleo por bibliotecrios e usurios em todas as
bibliotecas
Mdio Elaborao do oramento necessrio ao fortaleci mento/atualizao das colees
existentes nas bibliotecas.
Longo Aquisio e manuteno da coleo bsica para cada biblioteca, e da coleo ampla e
aprofundada da Biblioteca Central.
Arranjo fsico:
Curto Estudo do espao fsico atual para alteraes mais imediatas, inclusive com a adoo
de sinalizao adequada. Formar coleo de catlogos de mobilirio/equipamentos.
Mdio Planejar e providenciar aquisio de novo mobilirio, equipamento, etc.
Longo Executar novo lay-out para a seo, considerando os arranjos ambientais modernos
para bibliotecas e convenincia do servio.
Polticas:
Curto Estudo, pelas bibliotecas da Rede/Sistema e pela Biblioteca Central, das polticas a
serem implantadas com relao ao servio de referncia/informao.
Mdio Aprovao e implantao das polticas.
Longo Reavaliao das polticas.
Estatsticas:
Curto Definio dos formulrios para estudo de uso; inicio das coletas de dados.
Mdio Anlise da coleta de dados e estabelecimento de recomendaes.
Longo Tomada de decises com relao ao pessoal, coleo, servios, etc., conforme as
recomendaes feitas e o estudo de uso.
Avaliao:
Longo decidir quais as tcnicas/metodologias a serem aplicadas e implantao da pesquisa
para avaliao nas bibliotecas.
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identificar os componentes falhos ou passveis de ocasionarem falhas, a fim de diagnosticar por que
elas falham.
Presumivelmente, a qualidade de qualquer atividade de referncia depende, largamente, de
acordo com os postulados de Beasley:
1. Qualidade da coleo de referncia (ou talvez dos recursos todos da biblioteca).
2. Capacidade do pessoal em explorar esta coleo de maneira eficaz.
Assim, a qualidade do servio de referncia deve ser julgada em termos de quo eficaz,
completa e corretamente as questes propostas pelos usurios so respondidas.
Para obter uma viso razovel de como atua o Departamento de Referncia nas respostas s
questes, os seguintes dados so necessrios:
1. O nmero total de questes recebidas durante um tempo determinado.
2. A proporo destas questes que o pessoal tenta responder.
3. A proporo das questes que se tenta responder e para as quais fornecida resposta.
4. A proporo das questes que so respondidas de maneira correta e completa.
5. O tempo mdio gasto para responder a questo.
Estes dados so necessrios macroavaliao. A microavaliao requereria, alm disto, uma
anlise para saber por que se tenta responder certas questes e outras no; por que algumas
questes so respondidas mais rapidamente do que outras; por que so encontradas respostas para
algumas questes e no para outras.
A macroavaliao mais quantitativa: quo bem funciona o sistema. A microavaliao, por sua
vez, analtica e diagnstica; procura as causas por trs dos resultados e a identificao das
maneiras pelas quais o sistema pode ser aperfeioado.
Na reviso de Weech (1974), mostrado o estado da arte da avaliao do servio de referncia,
e apontado o quadro at a dcada de 70. Em geral, neste perodo, os estudos so mais exploratrios,
informais e sem rigor metodolgico. Os mtodos e os objetivos destes estudos foram:
1. Enumerao das questes recebidas, medindo o volume de trabalho.
2. Classificao das questes por categorias pr-definidas:
a. tipo da questo (referncia, rpida, direcional, busca);
b. origem da questo (pessoalmente ou por telefone);
c. assunto da questo (literatura, cincias sociais);
d. propsito (trabalho, escola, pessoal).
3. Tipos de material usado para resposta.
4. Tempo dispendido.
5. Caracterizao dos usurios.
6. Caracterizao da coleo de referncia.
7. Caracterizao do pessoal de referncia.
8. Organizao dos Departamentos de Referncia.
9. Tentativas de anlise de custo.
Weech assinala que no havia padronizao das categorias das questes, e, portanto, as
comparaes no eram possveis; aponta tambm algumas tendncias para o aperfeioamento da
avaliao do servio de referncia,a partir de meados da dcada de 70:
1. Indicao da conscientizao da necessidade de estabelecer metas e objetivos com relao
aos quais os resultados possam ser comparados, julgados, e assim obtida uma avaliao.
2. Tentativas de melhorar e padronizar as medidas baseadas na enumerao e classificao
das questes.
3. Ateno para questes no-respondidas, para avaliao da coleo, inclusive de ndices e
bibliografias, e para decidir na seleo.
4. Obteno de informaes dos no-usurios.
5. Mtodos mais aperfeioados para a anlise do custo.
Quanto aos no-usurios do servio de referncia, o estudo de Swope e Katzer, que
entrevistaram 119 pessoas, encontrou que 41% delas tinham questes, mas 65% destas no faziam
uso do servio porque:
1. No queriam aborrecer o bibliotecrio.
2. Julgavam a questo simples demais.
3. Tiveram experincia insatisfatria, anteriormente.
Este ltimo fator foi identificado, em estudo posterior, como sendo o de medo de falar, assim
chamado por tericos da rea de comunicao; um exemplo da possvel utilidade da pesquisa na
rea de comunicao, para o atendimento do servio de referncia.
Com relao aos estudos para anlise do custo do servio de referncia, eram at simplistas
demais, pois apenas dividiam os salrios do pessoal da referncia pelo nmero de horas e obtinham
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o custo da hora do servio; ou, ento, anotavam o nmero de questes respondidas por hora,
obtendo o custo da questo. Ignoravam os custos administrativos, o overhead. Os aperfeioamentos
introduzidos foram no sentido de obter o custo anual do servio dividindo pelo nmero de usurios
atendidos, obtendo, ento, o custo de US$ 0,82 por questo ou dividindo o total do salrio do
pessoal de referncia por tipos de questo, quando o custo passou a variar de US$ 0,19-US$ 7,58.
Tipos de estatsticas e mensurao
Pode-se pensar que bvio que, para um servio dirigido a responder perguntas, a unidade de
mensurao a questo. No entanto, definir e categorizar a questo no foi tarefa fcil. Inicialmente,
procurou-se definir o servio de referncia em dois tipos:
1. Servio direto dirigido a prestar auxlio pessoal aos usurios, incluindo: respostas s
questes, conduo de busca na literatura, instruo e orientao dos usurios.
2. Servio indireto dirigido preparao de instrumentos para melhorar o acesso s
colees.
Os bibliotecrios de referncia podem tambm estar envolvidos em outras atividades como:
seleo de material, treinamento e superviso de pessoal, emprstimos entre bibliotecas e preparo de
resumos.
A atividade de responder questes, includas dentre os servios diretos de referncia, envolve a
resposta de questes recebidas pessoalmente, ou via telefone e correio. Uma questo pode ser
respondida em segundos, com base em uma nica fonte padro, o que vem a ser um servio de
referncia rpida ou de resposta a questes fatuais, ou, ento, requerer a consulta de vrias fontes e
at exigir urna busca alm dos recursos da biblioteca.
Rothstein afirma que 90-95% das questes recebidas em bibliotecas so do tipo de referncia
rpida, que podem ser respondidas em at 10 minutos, mais ou menos. comum os bibliotecrios
manterem estatsticas do volume de questes respondidas o que tem valor para indicar o volume
do servio, e alocar, de acordo com a demanda, o pessoal necessrio. Mas estas estatsticas no
servem de base para a avaliao de qualidade do servio. Por outro lado, estas estatsticas, anotadas
de maneira casual, podem estar at 40% incompletas.
So consideradas mais esclarecedoras, na verdade, as estatsticas que categorizam as questes
por: assunto, fontes utilizadas, tipos de usurios que as propuseram, tipos de questo, tempo
dispendido para respond-las, etc. Rothstein identifica quatro tipos de questes:
1. Direcionais aquelas que remetem o usurio a um livro ou localizao particular.
2. Referncia rpida aquelas que pedem apenas respostas fatuais.
3. Busca aquelas que envolvem mais tempo e, usualmente, mais fontes.
4. Orientao de leitores aquelas que fornecem auxilio na escolha de um livro.
Novamente, destaca-se que saber quem so os usurios, que tipos de questes fazem, uma
informao til, mas isto no avaliao. Hieber props um mtodo diferente de categorizao,
dividindo as questes em cinco tipos:
1. Reproduo exata fornecimento de um texto ou ilustrao.
2. Preencher lacunas fornecimento de um nome, termo, figura, lista, tabelas; questes
fatuais, geralmente.
3. Descritiva fornecimento de um texto descrevendo um objeto, uma pessoa, um lugar ou
uma atividade. Pode variar de uma definio de dicionrio a uma longa descrio de uma operao
qualquer. Geralmente, uma de vrias descries pode satisfazer a necessidade de informao,
enquanto somente um item especfico pode satisfazer a categoria reproduo exata.
4. Informao sobre fornecimento de um ou vrios documentos a um usurio que procura
documentos em rea especfica.
5. Lista de referncia fornecimento de uma lista de referncias e documentos.
Jones identificou as seguintes categorias de questes:
1. Orientao que requer remeter o usurio para a localizao ou uso do material.
2. Diretrio que requer dados especficos.
3. Tpica que requer material descritivo sobre um assunto particular.
4. Citao.
5. Coleo.
Kronick classsificou as questes em:
1. Direta (fatual).
2. Indireta (relacionada a um assunto).
3. Biografia e diretrio.
4. Verificao de citao.
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Para fins de avaliao, s tm valor os dados quantitativos ou qualitativos que possam ser
medidos em relao a um padro ou meta especfica; por exemplo, no h grande dificuldade em se
contar o nmero de volumes da coleo de referncia mas, quantitativamente, isto significa muito
pouco, a menos que se tenha uma noo do tamanho timo para uma coleo de referncia em uma
biblioteca de um mesmo tipo. Os padres oferecem, portanto, apenas os parmetros quantitativos
(tamanho e composio da coleo, nmero de acomodaes para consulta, tamanho e qualificao
do quadro pessoal, tipos de servio, etc.). Como exemplo de padres existem os emitidos pela ALA em
meados da dcada de 70, que foram criticados por oferecerem conselhos de como fazer o servio e
no de como avali-lo. Existem tambm padres britnicos especficos para o servio de referncia.
Com base nos objetivos
Avaliao pressupe a existncia de objetivos declarados. No possvel avaliar um servio se
no se tem um conjunto de objetivos em relao aos quais possa o servio ser medido. Tentativas
tm sido feitas, atravs dos anos, para se definir objetivos claros e precisos para bibliotecas. Estes
objetivos, em forma de declaraes, usualmente dizem respeito mais aos objetivos de longo prazo do
que aos imediatos. So declaraes de valor dbio, abertas a vrias interpretaes subjetivas. Como
exemplo, algumas declarae de objetivos de bibliotecas pblicas:
Auxiliar no uso criativo do tempo de lazer.
Auxiliar as pessoas a se tomarem melhores membros das suas famlias e comunidades, pela
promoo de atitude e valores democrticos nacionais.
Desenvolver capacidades criativas e espirituais.
Estes objetivos tm, claramente, valores muito imprecisos e, o mais importante, o grau em que
so atingidos no facilmente mensurvel; so tambm muito vagos para serem desenvolvidos em
condies e critrios pelos quais se possa avaliar a biblioteca.
Bibliotecas so instituies de servio, e possuem os mesmos problemas para estabelecer
objetivos tangveis e mensurveis que outras instituies de servio, como igrejas e escolas. Salvar
almas, como objetivo definido de uma igreja, intangvel (pelo menos, segundo Lancaster, a
contabilidade deste fato no deste mundo), mas Trazer jovens de volta igreja tangvel e
mensurvel. Desenvolvimento da personalidade um objetivo tambm intangvel, em se tratando
de uma escola, mas Ensinar uma criana a ler quando atingir o 32 grau tangvel e mensurvel de
maneira fcil e precisa.
Do ponto de vista da biblioteca, Hamburg sugeriu que, quando consideramos que o papel de
qualquer tipo de biblioteca o de mediadora entre os recursos bibliogrficos universais e a sua
comunidade particular de usurios, o objetivo bsico da biblioteca o de expor aos usurios estes
recursos bibliogrficos (document exposure). Quanto maior a exposio, melhor atuao da
biblioteca.
Lancaster sugere expandir esta idia e considerar como objetivo bsico da biblioteca o de
otimizar a exposio e a acessibilidade. Esta ltima significando uma atitude passiva (aquela atitude
de esperar os usurios fazerem demandas), enquanto a exposio sugere alguma coisa mais
dinmica e ativa, como, por exemplo, o fornecimento de disseminao seletiva da informao.
til, portanto, relacionar todas as atividades de avaliao aos objetivos gerais de melhorar a
exposio/acessibilidade da biblioteca. Para isto, dirigir todos os servios fornecidos, e considerar
Boas todas as aes que conduzem a este objetivo, e Ms todas as que reduzem a possibilidade
de atingi-lo. Exemplos de atividades que, possivelmente, aumentam a exposio/acessibilidade da
biblioteca:
1. Melhores procedimentos de seleo, levando formao de melhores condies.
2. Proviso de mais pontos de acesso nos catlogos e ndices.
3. Polticas mais racionais na duplicao de obras.
4. Polticas mais racionais para estabelecer os perodos de emprstimo.
5. Melhor arranjo da coleo, de maneira que o mais usado seja o mais acessvel.
6. Melhor treinamento de pessoa.
7. Automao das atividades rotineiras.
8. Proviso de acesso externo a bancos de dados on-line.
importante considerarmos que uma medida razovel de eficcia da biblioteca o grau ao
qual ela maximiza a exposio dos usurios queles materiais que satisfazem suas necessidades de
informao e a acessibilidade a estes materiais. A exposio dos usurios aos materiais da biblioteca
pode ser, ento,- de dois modos:
Direto: implica a explorao dos materiais pelos usurios, e pode ser medida quantitativamente
pelo nmero de cpias fornecidas, de emprstimos, de consultas... indireto: implica a explorao dos
materiais pelos bibliotecrios em nome da biblioteca, por exemplo, mensurvel atravs das respostas
a questes propostas na referncia.
Os objetivos da biblioteca foram tambm discutidos por Ranganathan, quando enumerou as
cinco leis da biblioteconomia:
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3.
4.
5.
A primeira lei implica o conceito da biblioteca como a interface entre os usurios e os recursos
bibliogrficos; a segunda, a noo de acessibilidade; a terceira implica a exposio. A segunda, sendo
ento uma noo passiva, fornece servio sob demanda; e a terceira, que a noo ativa, toma as
fontes bibliogrficas conhecidas do usurio em potencial. A quarta lei considera um objetivo
secundrio, mas importante e que diz respeito eficcia interna da biblioteca, isto , tomar os
recursos bibliogrficos acessveis da maneira mais conveniente aos usurios.
Dois outros autores reescreveram estas leis em termos de metas bsicas para a biblioteca:
1. Maximizar a satisfao do usurio.
2. Minimizar a perda de tempo do usurio.
Reconhecem tambm como uma segunda meta: aumentar o nmero de usurios reais da
biblioteca.
Os bibliotecrios devem considerar o estabelecimento de objetivos ideais para as suas
bibliotecas, quais sejam:
1. Orientados aos usurios, isto , dizem respeito quilo que a biblioteca conhece (ou pensa
conhecer) sobre os desejos e necessidades dos usurios. Uma coleo grande de menor valor do
que uma coleo selecionada pelo que pode ter de til aos usurios.
2. Expressos em termos comportamentais Isto fora a biblioteca a enfocar os resultados de
seu trabalho e de seus servios e no mais o trabalho em si. Notificar os usurios sobre os livros
novos pode e deve ser feito, porm, mais importante fazer com que os usurios leiam e usem os
livros novos.
3. Declarados em termos mensurveis Objetivos que no podem ser medidos no
contribuem para avaliar resultados. Uma biblioteca pode ter como objetivo dobrar, em cinco anos, o
nmero de usurios que utilizam certa parte ou tipo de coleo, ou persuadir determinado nmero
de pessoas a subir andares para consultar uma valiosa coleo doada.
4. Realistas, passveis de ser atingidos, porque os recursos esto ou podem vir a estar
disponveis, ou porque as chances de sucesso permitem que os esforos no se transformem em
frustraes. Objetivos vagos, amplos demais so simplesmente ignorados.
5. Usados como guia para ao, para modelar polticas, programas e atividades e, tambm,
para determinar o direcionamento de problemas dirios, tais como: que livros comprar e que tipo de
pessoal contratar.
Autores diversos salientam a necessidade de, antes de qualquer avaliao, existir um conceito
claro dos objetivos desta avaliao. O que est a biblioteca tentando fazer e para quem? Quanto de
servio de informao est ela disposta a fornecer, isto , ir limitar o servio somente para
referncia rpida e alguma busca e no atender questes de busca demorada? Cada um dos
objetivos sugere pontos que devem ser levantados na avaliao. De acordo com Katz, para a
elaborao dos objetivos da avaliao devem haver:
1. Uma declarao de propsitos da avaliao que inclua metas/objetivos, no somente de
referncia, mas da biblioteca como um todo.
2. Metas e objetivos discutidos em termos de realidade do oramento, da poltica, do pessoal,
do espao, etc.
3. Metas que possam ser entendidas, isto , o bibliotecrio deve ser capaz de, honestamente,
dizer por que ele se prope a fazer a avaliao; se o por que no for prtico nem lgico, as metas
tm que ser examinadas.
4. Uma definio da estratgia que dever ser seguida para que as metas e os objetivos possam
ser alcanados.
5. Uma anlise profunda do momento, isto , precisamente, o que est acontecendo, no
momento, no servio de referncia (diagnstico),
6. Planejamento levando em considerao o custo, o pessoal, as metas gerais da biblioteca,
etc., para mudar as atividades do momento em atividades do futuro, mantendo 1-4.
7, Uma avaliao peridica do movimento, ou movimentos para o tempo futuro. E, luz da
avaliao, as estratgias gerais e especficas podem ser modificadas em favor de novas abordagens.
Para realizar avaliao em funo de objetivos e metas, importante considerar o que Bunge
define como:
Objetivos Declaraes especificas para indicar o que uma organizao ou programa tenciona
realizar em um perodo determinado. Para serem mais teis, devem ser desenvolvidas em diferentes
62
nveis, como uma cadeia ou srie. Metas intermedirias podem ser colocadas para se atingir a meta
final.
Metas Devem ser claras, especficas e mensurveis. Claras o bastante para serem
entendidas por todos, de maneira uniforme. Especficas, para serem traduzidas em termos
operacionais. E se no forem mensurveis, no se pode determinar se foram ou no alcanadas.
Custo/beneficio
Palmour & Gray procuraram estimar o custo mdio para responder questes de referncia em
nove grandes bibliotecas. Coletaram os dados atravs de um dirio de referncia mantido durante
dez dias. Baseados neste dirio, os bibliotecrios foram solicitados a estimar a percentagem de
tempo dispendido em cada tipo de questo pelo nvel do salrio e por tipo de questo.
Spencer tentou obter o custo do pessoal alocado para servio de referncia. Determinou a
percentagem de tempo dispendido para responder diversos tipos de questes. Com esta informao,
mais os dados dos salrios e o nmero total de questes respondidas durante o perodo estudado, foi
calculado o custo unitrio de trabalho para vrios tipos de questes.
O aperfeioamento mais notvel ocorrido neste aspecto foi o estabelecimento do custo-benefcio
do servio de referncia, partindo do princpio de que os bibliotecrios, no seu mister, devem
economizar o tempo dos usurios na busca de informao. Assim, o tempo economizado e o seu
custo so as melhores medidas do benefcio do servio de referncia. Mas, por serem difceis de
executar, medir as horas economizadas, poucos estudos seguem esta linha.
Kramer, utilizando questionrios, entrevistas, fez uma anlise comparativa sobre o tempo gasto
por bibliotecrios e por usurios para responder questes. Chegou ao resultado de que 153 questes
consumiram 9.470 horas dos usurios, enquanto os bibliotecrios levaram 1.071 horas para
responder as mesmas 153 questes. Apesar de no ser uma metodologia rigorosa, d uma idia de
tempo economizado, do ponto de vista do usurio.
Na biblioteca da empresa Boeing, foi feito um levantamento com 215 usurios dos servios de
referncia, e solicitada destes usurios a avaliao de quanto ter6po teriam levado para obter
informao se no tivesse sido fornecida pelo servio de referncia. Os 215 usurios registraram
1.166 horas economizadas, com uma mdia de 5,42 horas por questo. O pessoal de referncia
respondeu 50.000 questes durante um ano, com a mdia de 12 minutos por questo. Levando 5,42
horas por questo, teriam sido necessrios 130 engenheiros para respond-las. O pesquisador
reconhece as limitaes deste mtodo, mas acredita que o resultado proporcionou diretrizes teis
biblioteca.
Registro da proporo de questes respondidas x no-respondidas
Esta abordagem considerada como uma maneira bem prxima de uma avaliao real, pois
mostra a qualidade do servio. Existem muitos exemplos relatados na literatura:
Goldhor Foram anotados os dados referentes s questes recebidas durante trs meses:
nmero, tipo, fontes, caractersticas dos usurios e tempo dispendido. Cem questes foram anotadas
com maiores detalhes. Durante o perodo, foram feitas 1.645 questes, 97% foram respondidas. Foi
feito tambm estudo de custo por questo.
Cole Durante um ms, 13 bibliotecas anotaram as questes recebidas: dizeres exatos,
ocupao do usurio, fontes especficas, sucesso e tipos de usurio. O nvel de sucesso foi alto; entre
1.026 questes anotadas, somente 6% de falhas.
Enoch Pratt Fez avaliao de questes por telefone, controlando os chamados e analisando
posteriormente os insucessos. Entrevistaram tambm pessoas a respeito do servio; de 37 pessoas, 4
acharam o servio inadequado, 24 adequado e 9 excepcionalmente bom.
Wisconsin Public Library Tambm avaliou questes por telefone, registrando, para cada
uma, se foi respondida integralmente, parcialmente respondida ou no-respondida.
Thoreen Relatou dois levantamentos realizados durante um ms e uma semana,
respectivamente. De 263 questes: 58% totalmente satisfatrias; 20% parcialmente satisfatrias;
18% com sucesso negativo (impossveis de responder) e 12% no-respondidas. O sucesso foi julgado
pelos prprios bibliotecrios.
Neste tipo de estudo, aparece o problema de, quando avaliado pelos prprios bibliotecrios, o
sucesso do servio aparecer com nvel extremamente alto, nunca abaixo de 90% e atingindo at
99,7%. Mas estes dados, compilados pelos prprios bibliotecrios, no so totalmente vlidos,
porque no apontaram as respostas incorretas, incompletas ou as rejeitadas e, tambm, no so
totalmente confiveis, pois apenas mostram um quadro favorvel da atuao do bibliotecrio. E,
assim, uma auto-avaliao no fundamentada, irreal, ou como disse Childers: O fato de que quem
registra as questes no-respondidas so as mesmas pessoas que as respondem, coloca uma dvida
a respeito da objetividade desta medida.
Reconhecendo as limitaes de perguntar ao bibliotecrio de referncia sobre a sua avaliao
do servio, indagar do usurio parece ser uma outra fonte bvia. Mas, quando ouvidos os usurios, o
nvel de satisfao com o servio atinge tambm um nvel alto: 90%. No estudo de White, em Atlanta,
63
a maioria dos usurios de 108 bibliotecas se revelaram satisfeitos, apenas 2% de insatisfeitos foram
registrados. Em estudo realizado em Madison, Wisconsin, 16,4% confessaram no ter obtido
sucesso, enquanto um estudo em New York apontou 13% de usurios que consideraram a referncia
um servio no til a suas necessidades.
Outros estudos tambm perguntaram ao usurio quanto ao nvel de satisfao, e observou-se,
ento, que havia discrepncia entre os nveis de satisfao quando indagados aos usurios,
diretamente, e quando coletados pelos prprios bibliotecrios. Como exemplos de estudos que
mostraram discrepncia, citamos os de Enoch Pratt e de Murfin.
No estudo de Enoch Pratt, em Baltimore, encontrou-se 10% de usurios no-satisfeitos,
quando vistos pelos bibliotecrios de referncia, versas 36% quando o servio foi analisado por
outros investigadores. Murfin, em dissertao de mestrado, observou o servio de referncia em
biblioteca universitria durante 45 horas. Alm de registrar toda a interao exatamente como
ocorreu, perguntou ao bibliotecrio a sua prpria avaliao de sucesso. Quando indagou ao usurio,
somente 60% concordou com a avaliao do bibliotecrio.
Estas discrepncias no so surpreendentes quando se pensa que o usurio no est bem
qualificado para julgar o servio que recebe, por desconhec-lo. Assim, a avaliao do usurio
tambm inadequada, pois consiste, essencialmente, de respostas meramente subjetivas.
Mas, na verdade, no so todas as questes de referncia que tm possibilidade de ser
respondidas. As questes podem representar dificuldades insuperveis, como foi apontado por
levantamento realizado por Jahoda/Culdan entre membros da Association of Research Libraries, em
consulta a 68 bibliotecas. Apenas 14 bibliotecas responderam, contribuindo com 47 questes norespondidas que, sendo analisadas, identificaram os seguintes fatores de insucesso:
1. No existe resposta em obra publicada.
2. Obra publicada mas no-existente na biblioteca.
3. Obra existente no-atualizada.
4. Obra com ndice inadequado.
5. Obra existente no tem informao registrada de maneira a responder a questo tempo.
6. Resposta provavelmente na biblioteca, mas no houve
7. Questo fora do escopo da biblioteca.
8. Questo no negociada adequadamente.
9. Resposta pode no estar ainda publicada.
10. Informao somente em jornal local, sem ndice.
11. Obra existente no exaustiva o bastante.
interessante notar que nos anos 50 havia uma seo no Library Association Record
denominada Questes no respondidas, que se constitua num banco de dados para este tipo de
questo. A literatura aconselha que as questes no respondidas sejam categorizadas e os fatores de
insucesso sejam analisados: se falha de coleo ou do profissional. Esta considerada uma tarefa
de avaliao do servio de referncia, pois est, na verdade, medindo a qualidade do servio prestado
ao oferecer resposta s questes dos usurios.
Aplicao de questes de teste
Em virtude dos problemas apontados, chegou-se concluso de que os resultados s podem
ser realmente avaliados com confiabilidade quando os investigadores (bibliotecrios ou no) sabem
as respostas corretas das questes propostas. Para isto, elabora-se um conjunto de questes,
existindo para cada questo uma resposta inequvoca, conhecida pelo pesquisador. Este coloca a
questo ao bibliotecrio, que j sabe de antemo que se trata de uma avaliao do servio.
Martin usou esta metodologia em vrios estudos que realizou em Chicago, New York,
Pennsylvania. Aplicou 10 questes, de usuais a incomuns, e de nveis diferentes, verificando os
pontos fracos e fortes da biblioteca. Com base em centenas de questes, ele descobriu que a atitude
e a capacidade dos bibliotecrios tendem a ser mais importante do que o tamanho da coleo.
Orr solicitou a especialistas de assunto que formulassem questes baseadas em documentos
existentes na biblioteca. Os resultados consideraram o nmero de questes respondidas e o tempo
dispendido.
Bunge utilizou este mtodo de teste de questes em bibliotecas pblicas de tamanho mdio. O
objetivo foi determinar se havia uma correlao entre o nvel de sucesso nas respostas e o nvel de
educao profissional do pessoal de referncia. Foram testados 9 pares de pessoas, diferindo apenas
quanto educao formal em biblioteconomia, isto , os no possuidores de educao formal e os
mestres em biblioteconomia. O estudo utilizou 29 questes fatuais, selecionadas de uma larga
amostragem de nvel de dificuldade variado, para testar a hiptese de que o pessoal profissional est
melhor equipado para responder uma maior proporo de questes de referncia, no s quanto
correo, mas tambm quanto rapidez. Aps cada questo, o investigador acompanhava o
participante do teste na busca. Para cada questo, Bunge registrou o tempo dispendido e o grau de
correo. Esta variou de 66-98%. Foi encontrada correlao, mas no-significativa, entre os pares
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Em outro estudo, foi observado que pessoas que freqentavam a biblioteca tinham que esperar
pelo atendimento enquanto os bibliotecrios atendiam as questes por telefone. Durante certo
tempo, fez-se uma anlise das questes propostas por telefone e concluiu-se que o seu nvel era de
menor dificuldade do que as propostas pessoalmente. Assim, treinou-se pessoal subalterno para o
atendimento das questes ao telefone, com instrues para delegar ao bibliotecrio aquelas que
atingissem um grau maior de dificuldade, enquanto os bibliotecrios dedicavam mais tempo aos
usurios que vinham pessoalmente biblioteca com questes, na maioria, mais complexas do que as
propostas por telefone.
Balay fez um estudo de sete semanas para examinar o uso do servio de referncia na
biblioteca de Yale. O estudo foi baseado em 5.096 questes, tendo sido registrado para cada uma:
dia e hora, tempo dispendido, filiao do usurio, tipo da questo, localizao da busca e
comentrio. O resultado mostrou que 60% requeriam alguma capacitao ou conhecimento
bibliogrfico, e o restante das questes poderia ser respondido por pessoal no-profissional. Tambm
mostrou que os bibliotecrios dispendiam 20 minutos de cada hora na mesa, fazendo busca para
fornecer respostas s questes.
De Prospo, em estudo de escala nacional, tentou desenvolver indicadores da atuao da
biblioteca pblica. Testou algumas medidas para referncia, solicitando, em amostragem de
bibliotecas do pas, que os bibliotecrios registrassem as interaes havidas, com os dados: dia;
usurio adulto, estudante ou de outra biblioteca; sucesso; tipo de questo, e fontes utilizadas.
Destes dados, De Prospo acredita que se possa saber, a grosso modo, as atividades de referncia em
bibliotecas pblicas americanas, algumas caractersticas do servio e implicaes para o quadro de
pessoal.
Mtodos para avaliao
Entrevistas
Com relao ao servio de referncia, as entrevistas, geralmente, so realizadas com os
usurios do servio e outros, desde o bibliotecrio-chefe ao no-usurio. H muitas vantagens neste
mtodo, particularmente quando o entrevistador tem treinamento e capaz de diferenciar,
claramente, simulao, opinio, preconceitos, etc. A dificuldade fica com as possveis variveis
intervenientes, p. ex., o entrevistador e o entrevistado podem no se dar bem, o entrevistado pode
ficar inibido com as questes, o entrevistado pode querer dar boa impresso, etc. Ainda assim, se
bem conduzidas, as entrevistas revelam informaes que no poderiam ser obtidas de outra forma.
Os guias de avaliao da American College and Research Libraries sugerem a metodologia da
entrevista e vrias maneiras tradicionais de aplicao.
1. Perguntar a uma amostragem de estudantes sobre a facilidade que encontram para obter
dados.
2. Conversar com uma amostragem de alunos e professores para obter informaes sobre a
satisfao deles com respeito aos servios.
3. Falar com alguns membros do pessoal em pontos chaves para obter uma idia da imagem
pblica da biblioteca.
Questionrios
um mtodo atravs do qual se pode obter informao quantitativa e qualitativa sobre
bibliotecas e bibliotecrios. Existem muitas fontes e estudos que os bibliotecrios podem consultar
para aplic-los de maneira correta. O questionrio com aplicao dupla para verificao uma
maneira de determinar quo bem o servio de referncia fornecido e recebido. Um mtodo seria
preparar questionrios semelhantes tanto para o usurio quanto para o bibliotecrio e comparar os
resultados, verificando s a imagem do servio vista de maneira igual ou diferente entre os dois
participantes.
Levantamentos (surveys)
De 1965 a 1969, foram realizados 104 surveys nas bibliotecas americanas; em 1973 j havia
passado esta fase, e os estudos comearam a ser mais limitados a facetas especficas e a problemas
delimitados de bibliotecas. Segundo Katz, um levantamento realizado, usualmente, para se
descrever uma situao e se fazer recomendaes de como esta situao pode ser aperfeioada. O
levantamento pode ser de carter informal e ser limitado a uma biblioteca. Depende, principalmente,
de reunies e discusses entre os bibliotecrios envolvidos. Os tipos de dados e como sero
manipulados e comparados dependem dos objetivos do survey. No servio de referncia, os
elementos quantitativos necessrios, geralmente so:
1. O tamanho da coleo, com variveis como: disponibilidade de materiais necessrios em
outras colees, assunto e distribui 9o de ttulos, idade do material, aquisies, descartes.
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67
especiais; o primeiro por no termos literatura sobre este tpico no pas, e o segundo porque o
mtodo especfico para a avaliao do servio de referncia/informao.
Duas descobertas se destacam entre as que podem ocasionar melhoria nos servios, em todas
as abordagens, so os chamados postulados de Beasley:
1. Qualidade da coleo de referncia e demais recursos bibliogrficos da biblioteca.
2. Capacidade e habilidade do pessoal para explorar eficazmente esta coleo e outros
recursos.
Para avaliar qualitativa e quantitativamente um servio preciso que isto seja feito em funo
dos seus objetivos e metas, bem como da biblioteca e da instituio a que este servio esteja
vinculado. Quanto s metas, devem ser claras, especficas e mensurveis para serem traduzidas em
termos operacionais. S assim possvel determinar se foram alcanadas ou no e em que nvel
foram atingidas. Como os objetivos so declaraes especficas que um servio, organizao ou
programa pretende realizar em determinado perodo, avaliar verificar-se em que grau os objetivos
propostos no planejamento foram atingidos.
A coleta de dados para a tomada de deciso administrativa mostra os resultados ou as
estatsticas deste servio; importantssima para a avaliao, porque s quando os dados so
coletados, segundo os objetivos expressos, pode-se obter avaliaes efetivas.
Os estudos sobre avaliao indicam padres, tcnicas e mtodos, e neles se destaca que no
necessrio fazer sempre levantamentos exaustivos, e que amostragem representativa pode auxiliar
nas decises, na coleta de estatsticas vlidas para o servio e na anlise dos problemas
identificados.
Os padres so importantes para a avaliao porque, embora ofeream apenas critrios de
magnitude, podem servir de parmetros para a avaliao quantitativa. Em relao ao custobenefcio, parece que o tempo economizado e o seu custo so as melhores medidas do beneficio do
servio de referncia, tanto o custo unitrio do trabalho para a biblioteca, quanto o custo do tempo
economizado pelo usurio para a realizao do seu trabalho.
Com relao qualidade do servio, um bom indicador pode ser o registro da proporo de
questes respondidas versus questes no-respondidas. Porm, necessrio lembrar que nem todas
as questes, por vrios motivos j enumerados, podem ser respondidas, e que mesmo as questes
respondidas podem no ter sido de forma correta e completa. Assim, uma das tarefas de avaliao do
servio de referncia o registro e a anlise das questes no respondidas, que devem ser
categorizadas e ter a indicao do insucesso identificado como sendo falha da coleo ou do pessoal
de referncia.
A aplicao de questes de teste uma das tcnicas mais indicada para ,verificar o dia-a-dia
do servio e, quando aplicadas cuidadosamente, podem sugerir o nvel do servio prestado e oferecer
indicadores quanto s aes conetivas necessrias.
Finalmente, como ficou bem demonstrado, um bom projeto de avaliao deve compreender
vrias tcnicas capazes de retratar a situao existente, identificar os fatores causadores de falhas e
indicar as medidas conetivas adequadas a cada situao em particular.
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71
considera custo-eficcia. Por outro lado, registrar as demandas para as diferentes bases pode
levantar indicadores sobre quais edies impressas so mais recomendadas para serem mantidas,
devido alta demanda. Isto porque j se reconhece que a busca on-line no instrumento para
substituio de ndices ou publicaes com alta demanda.
Bases de dados podem ser utilizadas para buscas de assunto em virtualmente qualquer tpico
(de msica/arte-fsica aplicada) como tambm para verificao de nome e endereo ou informao
adicional sobre uma pessoa, ou ainda, para uma lista de biografias. Existem ainda bases de dados
que fornecem notcias sobre empresas ou dados financeiros, descrevem subvenes disponveis ou
distribudas, as instituies que as fornecem e as quantias e termos; identificam fundaes,
associaes, inclusive informao completa sobre membros, diretoria, finalidades e atividades
patrocinadas. H tambm bases de dados que acompanham as atividades e publicaes do
Congresso americano, indexam jornais mais importantes e revistas populares, que apresentam
dados sobre importao, exportao, produo de vendas das indstrias, ou estatsticas de trabalho.
At as informaes das pginas amarelas da lista telefnica sobre cada produto ou servios j se
encontram on-line nos pases desenvolvidos.
Ao se aceitar que o sistema on-line tenha lugar no departamento de referncia, h uma srie de
decises a serem tomadas, j que o oferecimento deste servio uma deciso importante e, uma vez
iniciado, o servio deve ter todo o suporte. Para entrar em pleno funcionamento, o sistema exige
tempo; tempo para treinamento, tempo para monitoria, e exige tambm o registro contnuo do uso, j
que seu custo depende da quantidade de utilizao do sistema.
Quanto ao tratamento, uns acham que todos os bibliotecrios do departamento devem receber
treinamento para recuperao on-line; este treinamento provendo o funcionrio com conhecimento
suficiente e familiaridade para conduzir buscas simples em bases de dados generalizados, isto ,
para servios de referncia rpida. Este treinamento bsico deve garantir que os bibliotecrio se
sintam confortveis com o sistema e saibam referir o usurio para buscas mais aprofundadas, se
necessrio. Alguns bibliotecrios devem ser treinados para buscas mais complexas, em bases de
dados especficos. H os que acham contudo que todos os membros da seo de referncia devem
saber fazer buscas on-line de maneira competente em todos os sistemas e bases de dados mais
freqentemente usados pela biblioteca. De qualquer maneira, deve ser um trabalho cooperativo,
quando possvel verificando-se com um colega a estratgia montada ou, em casos de buscas mais
complexas, um profissional mais experiente deve tomar o lugar do novato. A equipe de pessoal deve
participar de seminrios de atualizao sobre as bases de dados de maneira regular, de preferncia
em cursos internos, evitando quando possvel os gastos advindos de seminrios que exigem viagens.
A preparao de um guia para o uso do sistema tambm necessria, descrevendo as facetas
mais usadas; as leituras recomendadas para o pessoal (as newsletters e peridicos especializados)
devem ser mantidos na seo para leitura geral; pontos importantes devem ser discutidos em
reunies semanais tambm necessidade de se preparar um guia para os usurios, explicando o que
o servio on-line e o que pode ser levantado na base de dados e como, quais as vantagens e
capacidade da busca computadorizado e qual o custo.
O custo do servio pode e deve ser orado de maneira correta; h o custo do treinamento, do
equipamento, dos manuais necessrios. Alguns custos sero temporrios ou iniciais, outros sero
peridicos, e outros ainda so contnuos. Deve-se saber que poucos servios automatizados
economizam dinheiro, mas ocorre aumento da capacidade de provimento de informao com mais
rapidez.
Ao contrrio do que muitos bibliotecrios pensavam, que o sistema computadorizado iria ser
uma ameaa a suas posies, a automao abriu novas possibilidades, aumentando o uso da
biblioteca e atraindo no usurios. O servio de referncia com o uso do computador ensinou os
bibliotecrios a aplicarem mtodos mais cientficos no trato dirio com as necessidades de
informao dos usurios. Devemos comear a implementar estes mtodos nos servios tradicionais
de referncia; com o advento do computador, a mquina forou o bibliotecrio a um novo padro de
servio (certamente para uma nova abordagem da entrevista). A introduo da mquina no processo
de referncia forar mesmo o mais relutante dos bibliotecrios a participar como um ser humano
interagindo com outro. E ao trabalhar lado a lado com o usurio, na busca on-line, isto aumentou a
percepo deste a respeito do papel do bibliotecrio como um profissional. Os bibliotecrios esto
atuando como consultores a nvel nunca antes possvel, sendo capazes de preparar buscas
aprofundadas para bibliografias sob medida, como tarefa rotineira.
O servio de busca on-line baseado no computador &estabelecido como um paralelo ao servio
regular de referncia, tem pontos de similitudes, mas tambm tem diferenas significativas. Alm do
treinamento mandatrio e das entrevistas terem de ser realizadas de maneira muito mais cuidadosa
e eficiente, pois o custo do on-line requer que erros sejam evitados, h necessidade de manter
formulrios especficos para as buscas, bem como estatsticas detalhadas; h necessidade de
estabelecer procedimentos contbeis, acompanhamento dos custos e promoo dos servios.
Automao dispendiosa e de inicio foi possvel somente nas grandes bibliotecas de pesquisa
e, alm do que, poucas bibliotecas tinham pessoal capaz de conduzir buscas on-line. As atividades
73
publicadores, ou produtores, como agncias do governo. O problema desta aplicao que pode ter
custo elevado, em comparao com os instrumentos originais (fontes bibliogrficas comerciais), da
esta aplicao tem sido feita mais pelas bibliotecas especializadas, onde o custo secundrio em
relao a atualidade da informao.
As atividades de disseminao seletiva da informao so grandemente aumentadas pelo uso
de automao; da mesma forma j existem vrios sistemas de entrega de documentos, incluindo
display do texto completo, servios rpidos de correio e impresso on-line. E, muitas vezes, a
informao mais atualizada s encontrada on-line, e quantidade inimaginvel de material
bibliogrfico j encontrado nesta forma conforme assinalado. Segundo alguns, o impacto das bases
de dados como instrumento de referncia apenas comeou; assim que estas bases passarem a no
ser mais suplementadas com a forma impressa, tomando-se os nicos instrumentos nos quais certas
informaes possam ser acessadas, o seu uso passar a ser obrigatrio.
Predizer o futuro da importncia das fontes impressas versus as bases de dados on-line difcil
alguns acreditam que inevitavelmente as bases substituiro, passo a passo, o uso dos
equivalentes impressos. Pode acontecer, no entanto, que algumas bases tenham pouca viabilidade
econmica no mercado e o equipamento impresso permanea mais popular e aceitvel.
Apesar dos muitos benefcios da busca on-line: rapidez, correo, completeza, h uma
limitao inerente: a descoberta casual de informao e idias geralmente diminuda em busca online (no h serendipity). Este elemento de chance, de oportunidade, de acaso, alimenta a
criatividade e a imaginao do estudante, do erudito, do executivo, e do cidado que pesquisa
qualquer assunto. Sem negar as vantagens tremendas de busca on-line a capacidade de se
passear entre os livros e a coleo de peridicos um elemento vital para o processo criativo.
Stevens, um autor crtico e irreverente, afirma que, na verdade, a busca em bases de dados online s se tomar amplamente utilizada na prxima dcada. E se for para ser integrada com o servio
de referncia em todas as bibliotecas, algumas mudanas drsticas tm que ocorrer na nossa
maneira de pensar, no marketing destes servios e nos mtodos de operao. Stevens v o uso do
computador como um mito, porque o terminal, em muitas bibliotecas, afirma ele, est isolado em
algum lugar obscuro da seo de referncia, e apenas uns poucos bibliotecrios, os poucos
escolhidos, como diz, fazem uso do equipamento, e, assim sendo, esta busca tem valor limitado. Ele
critica aqueles que olham este servio como alguma coisa diferente e no usual, que requer uma
abordagem tambm muito diferente. No , afirma ele, apenas e assim deve ser olhado, como um
outro instrumento de referncia. Stevens alerta tambm para o que chama de problema intelectual
ou s tcnicas e linguagens complexas e sofisticadas que devem ser utilizadas para uso do
computador e que variam de uma base de dados para outra; isto pode exigir a especializao do
bibliotecrio em uma base, com prejuzo do servio. Por ltimo, Stevens critica as barreiras
financeiras, ou o fato de que a biblioteca dever cobrar o servio devido a vrios fatores, o que no
conduz ao uso mais amplo e regular da base de dados como fonte de busca.
Algumas das criticas acima j foram anteriormente rebatidas por outros autores citados no
texto; no que diz respeito ao custo, h os que acham que o fato de a biblioteca somente pagar
quando usar o terminal permite a adio de um instrumento caro na coleo que, de outra maneira,
no seria possvel adquirir, e ainda propiciar uma busca de maneira considerada a mais eficiente.
Do ponto de vista do usurio, nesta questo de custo, este problema considerado por muitos
como insolvel, desde que um princpio inflexvel colocado contra uma exigncia financeira. A
tendncia, hoje em dia, para se cobrar o servio, nem que seja pagamento simblico se se puder
chegar a isto o que prefervel a no ter o servio de nenhuma maneira. Outros j argumentam
que a melhor soluo a de prever no oramento os custos para verificao de ttulos, autor, etc.,
enquanto que a compilao de bibliografia a pedido deve ser cobrada.
As implicaes para o bibliotecrio de referncia, no que diz respeito automao dos servios
ou aos equipamentos baseados em TV, computadores e satlites, so muitas, como foram apontadas,
e, talvez, segundo alguns, a mais significativa a que haver equilbrio: quanto mais informao
disponvel, mais equipamentos existiro para fornec-la. Da a necessidade do bibliotecrio estar
alerta para as inovaes tecnolgicas que podero causar impacto na sua atuao profissional.
Do ponto de vista do equipamento, dever ser adotado somente quando j puder funcionar de
maneira eficiente para o que a biblioteca o prope, e, do ponto de vista do usurio, ele deve estar
disposto a usar este equipamento, bem como estar disposto a pagar pelo servio resultante deste
equipamento.
Do ponto de vista administrativo, deve haver mudanas para adaptao da biblioteca aos
mtodos de operao do equipamento, inclusive sob o aspecto de segurana e precaues quanto s
possveis sobrecargas de servio (como aconteceu com a implementao de bases de dados nas
bibliotecas e o aumento do emprstimo-entre-bibliotecas).
Finalmente, ainda quanto ao aspecto intelectual, pensamento dos autores que quaisquer que
sejam os avanos tecnolgicos, jamais tomaro o lugar do profissional que manipula a informao,
de maneira hbil e com pleno conhecimento.
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