Manual Procedimentos Administrativos Aefga

MANUAL DE
Manual
de
MANPROCEDIMENTOS
ADRATIVOS
SERVIOS
DE
procedimentos
ADMINISTRAAO ESCOLAR
administrativos do
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Agrupamento de
ADMINISTRATIVOS - SERVIOS
Frei
DEEscolas
ADMINISTRAO
ESCOLAR
Gonalo Azevedo
AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO
Indice
Caracterizaao dos Servios de Administraao Escolar
Organograma dos Servios de Administraao Escolar
Diagrama Funcional do Agrupamento Escolas FGA
Areas/Setores dos Servios de Administraao Escolar
Fluxogramas - Alunos
Fluxogramas Pessoal
Fluxogramas Aprovisionamento e Compras
Fluxogramas Contabilidade e Tesouraria
Fluxogramas Sistemas de Informaao
Fluxogramas Secretariado e Expediente
Regulamentos - SCI
Regulamentos Cartao Eletro nico
Regulamentos Ajudas de Custo e Subsidio de Transporte
Regulamentos Formas de Pagamento
Regulamentos Cheques Nulos
Regulamentos Cheques Nao Levantados
Documentos e Formula rios
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Caracterizaao dos Servios de

Administraao Escolar
Localizao e horrio de funcionamento
Os Servios de Administrao Escolar funcionam na escola sede do Agrupamento de Escolas
Frei Gonalo de Azevedo, Escola Bsica e Secundria Frei Gonalo de Azevedo. Os servios
funcionam em horrio contnuo, no encerrando para almoo, de segunda a sexta-feira, com
atendimento ao pblico entre as 9h00m e as 17h30m.
Exceto: 4 feira entre as 9h30m e as 13h00m
Competncias dos Servios de Administrao Escolar:
Atender e informar corretamente todos e quantos se lhe dirijam;

Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais,
equipamentos e servios requisitados pelos diversos setores da escola;
Expor em local pblico normas para preenchimento de documentos e prestar o auxlio necessrio;
Executar e fornecer aos diversos setores os impressos de requisio de material (relaes de
necessidades e requisies internas);
Receber e encaminhar os justificativos de faltas;
Enviar a correspondncia;
Registar a entrada e sada de correspondncia;
Encaminhar a correspondncia recebida para os respetivos destinatrios;
Prestar apoio de teor informativo associao de pais e encarregados de educao, sempre que
solicitado;
Manter um arquivo com a legislao e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes,
de forma a serem consultados fcil e rapidamente;
Manter atualizado o inventrio dos equipamentos sob sua responsabilidade;
Cumprir todas as disposies previstas na lei para o funcionamento dos servios.
Constituio dos Servios de Administrao Escolar:

Os Servios de Administrao Escolar so constitudos por:
Um Coordenador dos Servios de Administrao Escolar, responsvel pelos servios;
Um Assistente Tcnico que desempenha as funes de Tesoureiro;
7 Assistentes Tcnicos que desempenham funes nas reas de gesto de Alunos,
Recursos Humanos, Contabilidade, Tesouraria, ASE, Logstica.
Competncias do Coordenador dos Servios de Administrao Escolar:
Coordenar, na dependncia da direo da escola, toda a atividade administrativa e financeira em

todas as reas de gesto;
Dirigir e orientar o pessoal afeto ao setor administrativo no exerccio dirio das suas tarefas;
Exercer todas as competncias delegadas pela Direo;
Propor medidas tendentes modernizao, eficincia e eficcia dos servios de apoio
administrativo;
Participar no conselho administrativo;
Preparar e submeter a despacho do Diretor da Escola todos os assuntos respeitantes ao
funcionamento da Escola;
Assegurar a elaborao do projeto de oramento da escola de acordo com as linhas orientadoras
do Conselho Geral;
Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaborao das contas de gerncia;
Adotar medidas que visem a conservao das instalaes, do material e dos equipamentos.
Competncias dos Assistentes Tcnicos:
Desempenhar sob orientao do coordenador dos servios de administrao escolar, as tarefas que
lhe foram atribudas na distribuio de servio, designadamente funes de natureza executiva,
enquadradas com instrues gerais e procedimentos bem definidos, com certo grau de
complexidade, relativas a uma ou mais reas de atividade administrativa e financeira (gesto de
alunos, de recursos humanos, contabilidade, tesouraria, expediente e arquivo, ASE).
Colaborar e mostrar disponibilidade e recetividade ao participar, juntamente com toda a
comunidade educativa nas vrias atividades culturais e outras, empenhar-se na criao de um
ambiente de trabalho digno e saudvel para assim contribuir para uma melhoria de qualidade,
produtividade e incentivo ao respeito pelas regras de convivncia, motivao e satisfao
profissional, no sentido de projetar ainda uma imagem que permita o reconhecimento exterior da
escola.
Atendimento e informao aos alunos, encarregados de educao, pessoal docente e no docente
e restantes utentes dos servios.
A descrio dos contedos funcionais no pode, em caso algum, constituir fundamento para o no
cumprimento dos deveres de obedincia, sigilo profissional e respeito.
Consideraes Gerais:
O cargo de Tesoureiro designado pelo Conselho Administrativo.

A responsabilidade da distribuio de servio da competncia do diretor e do coordenador dos
Servios de Administrao Escolar, tendo em conta as funes de natureza executiva, enquadradas
com instrues gerais e procedimentos definidos, relativas s reas de atividade administrativa e
financeira.
O Conselho Administrativo composto por 3 elementos: O Presidente do Conselho Administrativo
na pessoa do Diretor, um Vice-presidente que um dos elementos da Direo designado pelo
Diretor, e um Secretrio, que o coordenador do Servio de Administrao Escolar.
Os Servios esto organizados com o sistema de Gesto de Processos que consiste na distribuio
de um conjunto de funes das vrias reas de atividade pelas assistentes tcnicas.
Organograma dos Servios de Administrao Escolar
Agrupamento de Escolas de Carcavelos

Organograma dos Servios de Administrao Escolar
Coodenador dos Servios de Administrao Escolar
rea Financeira e
Contabilista
rea Alunos
rea Apoio Social

Economico
rea Recursos
Humanos
rea Logstica
Contabilidade
Portal das Escolas
Auxlios
Econmicos\ACC
2,3Ciclo e
Secundrio
Pessoal Docente
Expediente
Tesouraria
Pr-Escolar
Bufete
Pessoal no
Docente
Arquivo
Compras Pblicas \
Tradeforum
1 Ciclo
Refeitrio
Vencimentos
Patrimnio
ESPAP (ANCP) \
Pedidos de exceo
PAEB
Transporte Escolar
MISI
Cartes Alunos
ACC Pr-Escolar e 1
Ciclo
CMCascais
(SGR\CM)
Manuais Escolares
SIOE
Economato
Gesto Desporto
Escolar
2 e 3 Ciclo
Leite Escolar
Protocolos
ENEB
Concursos Pblicos
MISI
Secundrio \ ENES
MISI
Reporte Estatistico
Compras Publicas
(BASE GOV)
Recorrente
Seguro Escolar
POPH\QREN
MISI
Papelaria
Diagrama funcional do agrupamento de escolas Frei Gonalo de

Azevedo
Diagrama Funcional do AE Frei Gonalo Azevedo
rgos de Direo, Administrao e

Gesto
Conselho Geral
Conselho Administrativo
Conselho Pedaggico
APROVAM:
Projeto Educativo
Regulamento Interno
Plano Anual de Atividades
Relatrios de contas
Linhas orientadora de oramento
Relatrio de autoavaliao
Projeto Curricular
Diretor
FUNES:
Art 20 do RJAG
Direo Executiva
FUNES:
Substituir diretor nas ausncias e
impedimentos
Implementam decises dos OAG
Funes delegadas e distribuidas em
despacho do diretor
Subdiretora
Diretor
Adjuntos do diretor
Estruturas de Coordenao e Superviso
Departamentos Curriculares
CD
C
Educadoras
Prof. Titular de turma (1CEB)
Conselhos de Turma
DT
Centro de Recursos Educativos

Equipa Multidisciplinar
CD
T
FUNES:
Desenvolvimento do currculo
Implementam decises dos OAG
Implementam projetos aprovados em
PAA
Bibli
o.
Coo
rd
Servios
Administrativos
Coord.Tec
n
Tcnico Pedaggicos
SPO
Orientaoe escolar e profissional;
Assistentes Operacionais
FUNES:
Pessoal/Vencimentos / Alunos /
Contabilidade / Tesouraria /Inventrios
/Economato
Coord.AO
Servios de apoio: portaria, bufete,

vigilncia de espaos, pbx
Areas/Setores dos Servios de

Administraao Escolar
rea/Setor Financeira e Contabilista
Polticas e Procedimentos Contabilsticos:
A contabilidade rege-se por princpios. A aplicao destes princpios deve conduzir obteno de uma
imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental da
entidade.
Os princpios contabilsticos so os seguintes:
Da Entidade Contabilstica: Constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de direito privado
que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educao. Quando as
estruturas organizativas e as necessidades de gesto e informao o requeiram, podem ser criadas
subentidades contabilsticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenao com o sistema
central.
Da Consistncia: Considera-se que a entidade no altera as suas polticas contabilsticas de um exerccio
para o outro.
Do Custo Histrico: Os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou de
contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.
Da Materialidade: As demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam
relevantes e que possam afetar avaliaes ou decises pelos utentes interessados.
Escriturao:
A Escola efetua o registo contabilstico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de
contabilidade pblica, em software informtico adequado para o efeito e certificado pelo Ministrio da
Educao.
As dotaes para funcionamento das escolas devem ser globalmente distribudas nas rubricas
Outras despesas correntes - diversas e Outras despesas de capital diversas (Decreto-Lei n. 43/89,
Regime Jurdico de Autonomia).
Suportes de informao documentos:
Todas as operaes originam obrigatoriamente a emisso de um documento que as descreve e as classifica
e que constitui o suporte de todos os registos a efetuar nos livros de escriturao.
Suportes de informao informticos:
Mapas extrados do programa Contab, automaticamente gerados atravs do registo dos documentos em
Movimentos.
Classificao das receitas e das despesas:
A partir de 2003, aplicam-se elaborao dos oramentos, os cdigos de classificao econmica das
receitas e das despesas pblicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei n 26/2002, de 14 de fevereiro.
Norma para tratamento de Receitas:

Todas as receitas arrecadadas pela Escola so entregues ao Tesouro, atravs de Guia de Receita de
Estado, at ao dia 10 do ms seguinte ao qual deram entrada, com indicao de consignao em despesas
correntes ou de capital, conforme orientaes do Conselho Administrativo. Dependendo da sua
origem, so registados como receitas do Oramento Privativo (Fonte de Financiamento 123) ou de
Fundos Comunitrios (Fonte de Funcionamento 242). So includas na Requisio de Fundos de
Funcionamento no ms em que forem entregues ao Tesouro em Guia.
Contabilidade
Ao setor de Contabilidade compete, em termos gerais:
Recolher, examinar, conferir e proceder escriturao de todos os dados relativos s transaes
financeiras e operaes contabilsticas;
Desenvolver, em conjunto com o Conselho Administrativo, os procedimentos da aquisio de material
e de equipamentos necessrios ao funcionamento das diversas reas de atividade da escola.
Procedimentos adotados:
Registar contabilisticamente os oramentos iniciais de despesa e receita das despesas de
funcionamento e de pessoal, no incio do ano civil, bem como os reforos ou cativaes durante o
ano.
Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos saldos iniciais de despesas correntes e de
capital.
Realizar a abertura e encerramento do ano civil, atravs da conferncia de todos os mapas

oficiais e respetivos saldos.
Realizar a abertura e o encerramento dos meses, analisando e conferindo todos os mapas
oficiais e saldos de contas oramentais e patrimoniais.
Registar contabilisticamente as alteraes oramentais transferncias entre dotaes,
mensalmente.
Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da despesa: cabimento prvio,
cabimento (relao de necessidades), compromisso (requisio oficial/nota de encomenda) e
obrigao (fatura; venda a dinheiro; fatura/recibo) das despesas de funcionamento.
Registar contabilisticamente os movimentos relativos s fases da receita: direito e recebimento.
Registar contabilisticamente os movimentos extraoramentais de entrada ou sada.
Importar do software de gesto de pessoal e vencimentos, os movimentos relativos s despesas de
pessoal de acordo com as fases de cabimento e compromisso (requisio de fundos, modelo RF3),
obrigao e pagamento ao pessoal.
Registar contabilisticamente os movimentos relativos aos duodcimos vencidos da FoFi 111, no 1
dia til de cada ms, e aos crditos disponveis das FoFi 123 e 242, na data de envio da
requisio de fundos de funcionamento para a MISI.
Elaborar at ao dia 10 de cada ms e registar contabilisticamente os movimentos relativos s
guias de entrega de receitas de estado referentes s receitas arrecadadas no ms anterior, para
entrega Tesoureira.
10
Elaborar mensalmente at ao dia 14 de cada ms a requisio de fundos das despesas de

funcionamento a enviar Direo Geral do Planeamento e Gesto Financeira do Ministrio de
Educao e Cincia, e exportar para a MISI os respetivos dados.
Elaborar as guias de reposio de saldos no final de cada ano civil.
Criao e atualizao dos ficheiros de Fornecedores, bem como da sua situao relativamente
inexistncia de dvidas.
Realizao de encomendas a fornecedores (requisio oficial/nota de encomenda), aps verificado
e registado o cabimento prvio, e indicao do compromisso ao fornecedor na nota de encomenda,
e aps autorizada a aquisio pelo conselho administrativo e adjudicada a aquisio ao fornecedor.
Elaborar mensalmente o balancete geral das despesas de pessoal e funcionamento por FoFi.
Elaborar mensalmente o mapa de fluxos de caixa, os mapas de alteraes oramentais e os
mapas de controlo da execuo oramental da despesa e da receita.
Elaborar mensalmente reconciliaes bancrias de todas as contas em nome da escola.
Elaborao do projeto de oramento de estado, anualmente, para envio ao GGF.
Elaborao e envio ao tribunal de contas, dos mapas que compem a conta de gerncia da
instituio, na plataforma online de prestao de contas do Tribunal de Contas, e o mapa da
despesa em conta do captulo 03 do oramento geral do estado, at ao final do ms de abril.
Cursos Financiados: Envio SINASE e POPH da informao necessria realizao da execuo
fsica e financeira dos projetos financiados e titulados pela instituio.
Dar cumprimento ao disposto na Lei dos compromissos e pagamentos em atraso - LPCA (Lei n
8/2012 de 21 de fevereiro) regulamentada pelo Decreto-Lei n 127/2012 de 21 de junho.
Documentos Internos utilizados e mapas oficiais gerados pela Contabilidade:
Requisio Interna Relao de Necessidades

Requisio Oficial/Nota de Encomenda
Dirio de Compromissos Balancetes Mensais Folha de Cofre
Livro-Caixa
Livro Contas Correntes
Mapa de Encargos por Liquidar Extratos de Contas
Mapa de Fluxos de Caixa
Mapas de Controlo Oramental da Despesa e Receita Mapas das Alteraes Oramentais
Mapa de Fundos Disponveis
Tesouraria
Ao setor de Tesouraria compete, em termos gerais:
Efetuar, registar e conferir todos os movimentos financeiros de entradas e sadas de verbas de
qualquer espcie.
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Arrecadar as receitas da instituio proceder ao seu depsito e registar contabilisticamente.
Dar prioridade a pagamentos a terceiros por transferncia bancria ou emisso de cheque,
procedendo ao envio dos cheques a fornecedores e registar contabilisticamente os respetivos
movimentos.
Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de pessoal.
Registar contabilisticamente a receita da requisio de fundos de funcionamento.
Entrega nas finanas e respetivo pagamento das guias de receita de estado.
Registar contabilisticamente a fase de pagamento das despesas com pessoal e respetivos
descontos.
Receitas em numerrio dirio:
o Efetuar controlo dirio de movimentos de dbitos e crditos nas contas bancrias.
o Registar na folha de cofre manuscrita do ASE os respetivos movimentos de despesa e receita.
Compras Pblicas \ Tradeforum
Elaborao de previses de consumo e criao das vrias peas de procedimentos de aquisio

pblica ao abrigo do cdigo dos contratos pblicos, na plataforma eletrnica Gatewit por ajuste
direto regime geral quando a adjudicao for superior a 5000,00 e inferior a 75.000,00
(produtos fora dos acordos quadro celebrados pelas compras publicas do MEC) e na plataforma
eletrnica Vortal (produtos ao abrigo dos acordos quadro celebrados pelas compras publicas do
MEC), e ainda aquisies por ajuste direto regime simplificado, quando a adjudicao fr inferior
a 5.000,00;
Elaborao de agregaes de necessidade solicitadas pelas compras pblicas do MEC, para
aquisies ao abrigo dos acordos quadro, e posterior aquisio na Plataforma Tradeforum.
ESPAP (ANCP) \ Pedidos de Exceo
Elaborar o pedido de exceo, a enviar ESPAP e compras pblicas do MEC, quando os produtos ao
abrigo do cdigo dos contratos pblicos, mas no as especificaes existentes no Agrupamento;
Elaborao de previses de consumo e criao das vrias peas de procedimentos de aquisio
pblica ao abrigo do cdigo dos contratos pblicos, na plataforma eletrnica Gatewit por ajuste
direto regime geral quando a adjudicao fr superior a 5000,00 e inferior a 75.000,00.
ACC Pr-Escolar e 1 Ciclo
Proceder de acordo com o estipulado na lei do apoio social e escolar, relativamente aos alunos
do pr-escolar e 1ciclo. (Manuais escolares, Material Escolar e Atividades de complemento
curricular).
12
Gesto Desporto Escolar
Proceder aos lanamentos e adjudicaes ao abrigo das verbas do Desporto Escolar.
Protocolos
Arquivar todos os protocolos e proceder de acordo com as indicaes existentes nos mesmos.
MISI
Exportar para o MISI os dados relativos Contabilidade do Agrupamento.
Reporte Estatstico Compras Publicas (BASE GOV)
Inserir todos os dados dos concursos pblicos, elaborados pelo Agrupamento no sistema BASE
GOV.
rea/Setor Alunos
A rea/setor de Alunos compete, em termos gerais:
A gesto de todos os procedimentos relativos ao percurso escolar do aluno.
O Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo, comporta os nveis de ensino agrupados
da seguinte forma:
Por 3 Jardins de Infncia Pr-Escolar dos 3 aos 5 anos;
Por 5 Escolas Bsicas do 1 Ciclo - do 1 ao 4 ano;
Por 1 Escola Bsica e Secundria do 5 ano de escolaridade ao 12 ano de
escolaridade, Cursos Profissionais, Cursos de Especializao e Recorrente, que do
equivalncia ao 12 ano;
O grande nmero de graus de ensino ministrados neste Agrupamento obriga execuo de
mltiplas tarefas, que de seguida se descrevem e que resultam das respetivas leis e regulamentos,
bem como de ordens emanadas dos superiores hierrquicos.
muito importante manter organizados e atualizados os processos relativos gesto dos alunos
em suporte de papel (Processo Individual) e na aplicao informtica de gesto de alunos
13
realizando todas as operaes administrativas que o mesmo disponibiliza.
Matrculas:
Criao e atualizao de Ficheiros Individuais relativos a cada aluno aps se verificarem os
seguintes procedimentos:
Inscries/Reinscries no Pr-escolar;
Matrculas/renovao de matrculas: 1,2 e 3 Ciclos, Secundrio, Cursos Profissionais,
Cursos de Educao e Formao (Tipo III), Cursos de Especializao e Recorrente;
Envio e receo de transferncias de matrculas;
Pagamento de matrcula: propinas, expediente, seguro escolar, carto
magntico/estudante e multa quando a matrcula for efetuada fora do prazo;
Constituio de Turmas;
Avaliaes:
Preparar, antecipadamente, dossier destinado ao diretor de turma para as reunies de
avaliao;
Impresso para os Diretores de Turma de toda a documentao necessria para posterior
entrega aos encarregados de educao;
Realizar as inscries de alunos nos Exames Nacionais;
Dar apoio ao aluno e Diretor de Turma no pedido de autorizao, ao JNE, de condies especiais
de exames;
Exames nacionais do ensino bsico e secundrio;
Impresso de Termos de todos os ciclos de ensino;
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Exames Nacionais (Programas PAEB, ENEB e ENES)

Operao dos programas referidos, lanando os dados referentes aos alunos, corretores e
impresso de documentos;
Importao e exportao de dados referentes a provas/exames obedecendo, com rigor, s
datas estabelecidas pelo Jri Nacional de Exames;
Elaborar e manter atualizados os dossiers dos referidos programas;
Impresso de pautas de final de perodo e de resultados de exames nacionais 1, 2, 3 ciclo
e secundrio (2, 4, 6, 9, 11 e 12 anos de escolaridade);
Proporcionar todo o apoio necessrio ao secretariado de exames;
Executar administrativamente todo o processo de reapreciao e reclamao das provas de
exame;
Impresso de Termos do Programa ENES (Secundrio);
Impresso da ficha ENES (ficha de Acesso ao Ensino Superior);
No final do ano letivo imprimir Registo Biogrfico referente a alunos, no final de cada ciclo;
Outras situaes:
Proceder elaborao e ao envio de mapas estatsticos relacionados com os alunos;
Proceder elaborao e ao envio de correspondncia diversa (ofcios, fax, e-mail, etc.);
Exportao para a MISI dos dados relativos aos alunos;
Preparar comunicaes internas, de cariz administrativo, de Alunos, Diretores de Turma,
Pais/Encarregados de Educao e outros utentes da escola;
Passar certificados de matrcula, certides de frequncia ou concluso, cartas de curso e
diplomas nos respetivos modelos;
Arquivo de documentos e materiais nos dossiers tcnico pedaggico dos Cursos Profissionais;
Arquivo de documentos e materiais nos dossiers tcnico pedaggico dos Cursos Especializao;
Prestar atendimento ao pblico, relativamente rea funcional (alunos);
Preparar processos de atribuio de equivalncias estrangeiras, conforme lei emanada;
Atualizao de todos os dados referentes aos alunos do sistema de gesto de refeies.
15
Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo

Manual de Procedimentos Administrativos - Servios de Administrao Escolar
rea/Setor de Aprovisionamento
Polticas e Procedimentos:
Compete genericamente ao Setor de Aprovisionamento:
Promover e desencadear o adequado procedimento n aquisio de bens e servios, aps a receo

das solicitaes para o efeito;
Efetuar contatos com fornecedores;
Informar sobre anomalias na execuo de fornecimentos de bens e servios, sem prejuzo da respetiva
conferncia fsica;
Procurar assegurar que o aprovisionamento se efetue ao menor custo, dentro dos requisitos de
quantidades e qualidades e nos prazos previstos;
Fornecer aos rgos hierrquicos dados estatsticos sobre o movimento das compras de bens e
servios;
Registar e atualizar a informao dos ficheiros de fornecedores e materiais;
Emitir as requisies externas ao mercado;
Analisar e informar as propostas dos fornecedores quanto a procedimentos que no impliquem a

constituio de comisses para o efeito;
Controlar os prazos de entrega das encomendas;
Assegurar e desempenhar outras funes que lhe sejam superiormente cometidas em matria de
gesto de aprovisionamento;
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AQUISIO DE BENS E SERVIOS
1. GLOSSRIO
i CCP Cdigo dos Contratos Pblicos (Decreto-Lei n. 18/2008 de 29 de janeiro e respetivas alteraes)
O CCP um diploma que regula duas grandes matrias relativas contratao pblica:
a) A formao dos contatos, diretamente reportada aos procedimentos que sustentam a celebrao do
contrato pblico, regulando os processos desde o momento da tomada da deciso de contratar at ao
momento em que o contrato outorgado.
b) O Regime Substantivo dos Contratos Administrativos determinando um conjunto de regras de natureza
imperativa ou supletiva que e conformam as relaes jurdicas contratuais, definindo os aspetos da execuo
do contrato.
ii. Acordos Quadro (art. os 251 a 259 do CCP)
Trata-se de um contrato celebrado entre uma ou vrias entidades adjudicantes e uma ou mais entidades
adjudicatrias, disciplinando relaes contratuais a estabelecer ao longo de um determinado perodo de
tempo, mediante a fixao antecipada dos respetivos termos.
iii. Ajuste Direto - Regime Normal - (art.os 112 a 127do CCP)
Procedimento pr-contratual atravs do qual a entidade adjudicante convida diretamente uma ou vrias
entidades sua escolha a apresentar uma proposta, podendo com elas negociar aspetos da execuo do
contrato a celebrar.
iv. Ajuste Direto - Regime Simplificado (art. 128 do CCP)
Procedimento pr-contratual, que atravs da dispensa de formalidades, permite a aquisio ou locao de
bens mveis ou para aquisio de servios cujo preo contratual no seja superior a 5.000 euros e cuja durao
no sejasuperior a um ano.
v. Caderno de Encargos (art. 42 CCP)
Pea do procedimento que contm as clusulas a incluir no contrato a celebrar.
vi. Centrais de Compras (art.os 260 a 262)
Entidades constitudas para efeitos de centralizao de procedimentos aquisitivos tendo em vista dar resposta
a necessidades aquisitivas de vrias Instituies.
vii. Concurso de Conceo (art.os 219 a 236 CCP)
Procedimento pr-contratual que se destina a selecionar um ou mais trabalhos de conceo, ao nvel de estudo
prvio ou similar, designadamente nos domnios artstico, do ordenamento do territrio, do planeamento
urbanstico, da arquitetura, da engenharia ou do processamento de dados.
viii. Concurso Limitado por Prvia Qualificao (art. 232 e seguintes CCP)
Procedimento pr-contratual, que pressupe a avaliao prvia da capacidade tcnica e financeira dos
concorrentes antes de estes poderem apresentar propostas. O procedimento desenvolve-se em duas fases,
1) Apresentao de candidaturas e qualificao de candidatos;
2) Apresentao e anlise de propostas e adjudicao.
17

ix. Concurso Pblico (art. 130 e seguintes do CCP)

Procedimento pr-contratual que tem por objetivo avaliar e escolher a melhor proposta com vista a celebrao
de um contrato.
x. Concurso Pblico Urgente (art.os 155 a 161 do CCP)
Procedimento pr-contratual, que assume a tipologia de concurso pblico mas com tramitao processual
mais clere, previsto para situaes em que exista urgncia na celebrao de um contrato, mas condicionado
a alguns tipos de contrato, ao seu valor mximo e utilizao de um nico critrio de adjudicao (o mais baixo
preo).
xi. Conselho Administrativo
rgo do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo ao qual esto, legal e estatutariamente
acometidas, competncias no mbito da autorizao da despesa.
xii. Dilogo Concorrencial - (art.os 204 a 218 do CCP)
Procedimento pr-contratual essencialmente caracterizado pela existncia de uma fase de dilogo com os
candidatos admitidos ao procedimento (previamente qualificados), com vista a desenvolver uma soluo que
responda s necessidades da entidade adjudicante, e com base na qual os candidatos cujas solues tenham
sido admitidas so convidados a apresentar proposta.
Sendo a elevada complexidade do contrato causa direta da impossibilidade a adoo de outro tipo de
procedimento (Concurso Pblico ou do Concurso limitado por prvia qualificao), so fundamentos para a
escolha do referido procedimento:
Dificuldade na identificao de solues tcnicas que satisfaam as necessidades da entidade
adjudicante desconhecimento da soluo
Dificuldade na definio dos meios tcnicos aptos a concretizar a soluo desconhecimento dos
meios tcnicos adequados
Dificuldade na definio da estrutura jurdica ou financeira de determinado inerente ao contrato a
celebrar .
O procedimento desenvolve-se em trs fases:
1) Apresentao de candidaturas e qualificao dos candidatos;
2) Apresentao das solues e dilogo com os candidatos;
3) Apresentao e anlise das propostas e adjudicao.
xiii. Fundo de Maneio
Montante constitudo com o objetivo de satisfazer as necessidades dotadas de carter de imprevisibilidade e
urgncia, com um valor a definir pelo Conselho Administrativo.
xiv. JOUE
Jornal Oficial da Unio Europeia.
xv. rgo competente para a deciso de contratar
Sendo que nos termos do CCP se faz coincidir da competncia para a deciso de contratar com a de autorizao
da despesa, o rgo competente para autorizar a despesa , no Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de
Azevedo, o Conselho Administrativo.
Contudo, poder essa competncia ser exercida pelo Diretor do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de
Azevedo, no exerccio de competncia prpria ou delegada, e pelo Vice Diretor, no exerccio de competncia
delegada.
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xvi. Procedimento de Negociao (art. 29 do CCP)

Procedimento pr-contratual apenas admissvel quando sustentado em critrios de natureza material
constantes do art. 29 do CCP. Essencialmente caracterizado pela existncia de uma fase de negociao das
verses iniciais das propostas apresentadas, que precede a apresentao de verso final das mesmas para
efeitos de adjudicao.
xvii. Programa do procedimento (art. 41 CCP)
Pea do procedimento - Regulamento que define os termos a que obedece a fase de formao do contrato at
sua celebrao (substitudo pelo Convite no caso do procedimento de Ajuste direto).
xviii. Sistemas de Aquisio Dinmicos - (art.os 237. a 244. do CCP)
Sistema de aquisio cujos trmites correm exclusivamente por via eletrnica designado Sistema de Aquisio
Dinmico.
xix. Sistemas de Qualificao - (art.os 245. a 250. do CCP)
Sistema de qualificao de interessados em participar em concursos limitados por prvia qualificao ou em
procedimentos de negociao de contratos de empreitadas de obras pblicas, de contratos de locao ou de
aquisio de bens mveis ou de contratos de aquisio de servios, aplicvel quando o contrato a celebrar diga
direta e principalmente respeito a uma ou vrias das atividades exercidas nos setores da gua, da energia, dos
transportes e servios postais.
2. ENQUADRAMENTO LEGAL
2.1 LEGISLAO NACIONAL
Artigos 16 a 22 e 29 do Decreto-Lei n. 197/1998, de 29 de janeiro

Cdigo dos Contratos Pblicos.
Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de janeiro

Cdigo dos Contratos Pblicos.
Declarao de Retificao n. 18-A/2008, de 28 de maro

Retifica o Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de janeiro, que aprova o Cdigo dos Contratos
Pblicos.
Decreto-Lei n. 143-A/2008, de 25 de julho

Estabelece os termos a que deve obedecer a apresentao e receo de propostas,
candidaturas e solues no mbito do Cdigo dos Contratos Pblicos.
Portaria n. 701-A/2008, de 29 de julho, I Srie

Estabelece os modelos de anncio de procedimentos pr-contratuais previstos no Cdigo dos
Contratos Pblicos a publicitar no Dirio da Repblica.
Portaria n. 701-B/2008, de 29 de julho, I Srie

Nomeia a comisso de acompanhamento do Cdigo dos Contratos Pblicos e fixa a sua
composio.
19

Portaria n. 701-C/2008, de 29 de julho, I Srie

Publica a atualizao dos limiares comunitrios.
Portaria n. 701-D/2008, de 29 de julho, I Srie

Aprova o modelo de dados estatsticos.
Portaria n. 701-E/2008, de 29 de julho, I Srie

Aprova os modelos do bloco tcnico de dados, do relatrio de formao do contrato, do
relatrio anual, do relatrio de execuo do contrato, do relatrio de contratao e do
relatrio final de obra.
Portaria n. 701-F/2008, de 29 de julho, I Srie

Regula a constituio, funcionamento e gesto do portal nico da Internet dedicado aos
contratos pblicos (Portal dos Contratos Pblicos).
Portaria n. 701-G/2008, de 29 de julho, I Srie

Define os requisitos e condies a que deve obedecer a utilizao de plataformas eletrnicas
pelas entidades adjudicantes, na fase de formao dos contratos pblicos, e estabelece as
regras de funcionamento daquelas plataformas.
Portaria n. 701-H/2008, de 29 de julho, I Srie

Aprova o contedo obrigatrio do programa e do projeto de execuo, bem como os
procedimentos e normas a adotar na elaborao e faseamento de projetos de obras pblicas,
designados Instrues para a elaborao de projetos de obras, e a classificao de obras
por categorias.
Portaria n. 701-I/2008, de 29 de julho, I Srie

Constitui e define as regras de funcionamento do sistema de informao designado por
Observatrio das Obras Pblicas.
Portaria n. 701-J/2008, de 29 de julho, I Srie

Define o regime de acompanhamento e fiscalizao da execuo dos projetos de investigao
e desenvolvimento e cria a respetiva comisso.
Despacho normativo n. 35-A/2008, de 29 de julho, II Srie

Aprova o Regulamento de Publicao de Atos no Dirio da Repblica. Revoga o despacho
normativo n. 38/2006, de 30 de junho.
Decreto-Lei n. 59/2008, de 11 de setembro

Alterao ao Cdigo dos Contratos Pblicos (Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de janeiro).
Decreto-Lei n. 223/2009, de 11 de setembro

20

Decreto-Lei n. 278/2009, de 2 de outubro

Decreto-Lei n. 3/2010, de 27 de abril

Decreto-Lei n. 131/2010, de 14 de dezembro

2.2 LEGISLAO COMUNITRIA
Regulamento (CE) n. 213/2008 da Comisso, de 28 de novembro, Jornal Oficial L74

Altera o Regulamento (CE) n. 2195/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo ao
Vocabulrio Comum para os Contratos Pblicos (CPV), e as Diretivas do Parlamento Europeu
e do Conselho 2004/17/CE e 2004/18/CE, relativas aos processos de adjudicao de contratos,
no que respeita reviso do CPV.
Regulamento (CE) n. 1177/2009 da Comisso, de 30 de novembro, Jornal Oficial L 314

Comisso Europeia
Altera as diretivas 2004/17/CE e a 2004/18/CE relativamente aos limiares de valor aplicveis
nos processos de adjudicao dos contratos pblicos.
3. PROCEDIMENTOS CIRCUITO DE AQUISIO DE BENS E SERVIOS

Qualquer processo aquisitivo tem incio com o levantamento da necessidade atravs da elaborao de:
a) Requisio interna;
Aps receo nos servios administrativos, os mesmos analisam o pedido e procedem ao seu enquadramento,
definindo o tipo de procedimento a adequado a satisfazer a necessidade de acordo com o regime legal
aplicvel.
Dependendo do enquadramento, o processo segue os seguintes circuitos:
3.1 AJUSTE DIRETO REGIME SIMPLIFICADO - Artigo 128 do CCP

Para a formao de um contrato de aquisio, locao de bens ou aquisio de servios cujo preo contratual
no seja superior a 5 000 , e cuja durao no exceda um ano:
1. Aps receo da Requisio, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO efetuar as diligncias necessrias para
identificar fornecedores e proceder auscultao do mercado para obteno de oramento, tendo em vista a
futura aquisio;
2. Aps a receo dos oramentos anteriormente referidos, o servio, juntando indicao sobre a entidade
adjudicatria, elabora proposta de requisio;
3. O processo remetido para o rgo competente para a deciso de contratar para apreciao/ autorizao
da despesa;
21

4. Caso o rgo competente para a deciso de contratar no autorize a contratao/ despesa, o processo
devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO para arquivo;
5. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
6. Caso o rgo competente para a deciso de contratar, por opo gestionria ou outras, entenda que o
processo deva ser suspenso, ao mesmo aposta a indicao de PENDENTE;
a) O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
b) O SERVIO DE APROVISIONAMENTO sujeita o mesmo a apreciao em sede de reunio de Conselho
Administrativo;
7. Sempre que o rgo competente para a deciso de contratar autorize a realizao de despesa, emite
autorizao sujeita a cabimento prvio;
8. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete o processo ao setor contabilstico;
9. O setor contabilstico enquadra a despesa no programa, medida, fonte de financiamento e atividades
correspondentes:
a) Quando no exista qualquer disponibilidade oramental, o setor contabilstico informa, na documentao
recebida, a inexistncia de dotao oramental e envia o processo para o Conselho Administrativo para
apreciao;
9.a.1) Caso o Conselho Administrativo no autorize a alterao oramental, o processo remetido ao setor
contabilstico que o remete ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO para arquivo e informao ao interessado;
9.a.2) Caso o Conselho Administrativo autorize a alterao oramental, o processo enviado ao setor
contabilstico que proceder emisso de cabimento prvio;
b) Caso exista disponibilidade oramental na rubrica correspondente, o setor contabilstico deve emitir o
cabimento prvio;
10. O setor contabilstico emite a respetiva requisio oficial, sendo que o processo posteriormente devolvido
aos servios administrativos;
11. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete a Requisio Oficial ao fornecedor, ficando o processo em
arquivo temporrio;
12. No mesmo momento, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o utilizador requisitante via correio
eletrnico do ponto atual do processo;
13. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona os bens, confere, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte);
14. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO entrega os bens requisitados ao requisitante;
15. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona as faturas;
16. Resgata o processo, que se encontra em aquivo temporrio, e procede validao das faturas, atravs de
verificao do processo correspondente;
17. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete a fatura ao setor contabilstico para processamento9;
18. O processo encerrado no SERVIO DE APROVISIONAMENTO e procede-se ao seu arquivo.
3.2 AJUSTE DIRETO REGIME SIMPLIFICADO TRAMITAO URGENTE - Artigo 128 do CCP
Sempre que ocorrerem situaes de comprovada urgncia para o Agrupamento, no mbito da formao de
um contrato de aquisio ou locao de bens ou aquisio de servios cujo preo contratual no seja superior
a 5 000 , e cuja durao no exceda um ano,
a) Na requisio deve constar o fundamento da urgncia da aquisio;
b) A classificao de tramitao urgente poder ser proposta pelo SERVIO DE APROVISIONAMENTO a fim
de dar utilidade efetiva aquisio - atendendo os prazos que medeiam entre a receo da requisio e a
concretizao da aquisio,
considerado o momento de possibilidade de sujeio apreciao do Conselho Administrativo.
22

A classificao de tramitao urgente determinada pelo rgo competente para a deciso de contratar
1. Imediatamente aps a receo da Requisio e definio do valor do contrato, o SERVIO DE
APROVISIONAMENTO sujeita o pedido apreciao do rgo competente para a deciso de contratar que
aprecia o pedido/ autoriza a despesa:
a) Assume a deciso de contratar, autorizao sujeita a cabimento prvio;
b) Caso o rgo competente para a deciso de contratar decida no autorizar o pedido, o SERVIO DE
APROVISIONAMENTO comunicam o teor do despacho ao requisitante e procedem ao arquivo do processo;
2. No caso de autorizao do pedido, logo que a obtenha, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO elabora
proposta de requisio, enviando-a juntamente com o restante processo, para o setor contabilstico;
correspondentes:
a) Caso exista disponibilidade oramental na rubrica correspondente, o setor contabilstico emite o cabimento
prvio;
b) Quando no exista qualquer disponibilidade oramental, o setor contabilstico informa, na documentao
recebida, a inexistncia de dotao oramental e envia o processo para o SERVIO DE APROVISIONAMENTO
que comunica ao elemento que autorizou a aquisio a impossibilidade dar andamento ao pedido por
inexistncia de cabimento e procedem ao arquivo do processo, e procede respetiva comunicao ao
requisitante.
4. Aps a emisso de cabimento prvio, o setor contabilstico emite a respetiva requisio oficial, sendo que o
processo posteriormente devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO;
5. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete a Requisio Oficial ao fornecedor, ficando o processo em
arquivo temporrio;
6. No mesmo momento, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o utilizador requisitante via correio
eletrnico do ponto atual do processo;
7. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona os bens e confere, assina e data o documento legal
apresentado (guia de remessa / guia de transporte) ou verifica a realizao dos servios;
8. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO entrega os bens requisitados ao requisitante que procede conferncia
do material, comparando-o com a guia de remessa e com a requisio oficial interna;
10. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO resgata o processo (que se encontra em aquivo temporrio) e procede
validao das faturas, atravs de verificao do processo correspondente;
11. A fatura remetida para o setor contabilstico para processamento e posterior pagamento atravs do
Servio de Tesouraria;
3.3 AJUSTE DIRETO REGIME NORMAL - Artigos 112 a 127do CCP

Para a formao de contratos de aquisio ou locao de bens ou de aquisio de servios, cujo preo
contratual seja inferior a 75 000 e para formao de contratos de empreitada de valor inferior a 150.000,00
, ou que gozem de enquadramento ao abrigo dos critrios materiais previstos nos art.os 24 a 27 do CCP, o
processo inicia-se com:
identificar fornecedores e proceder auscultao do mercado para obteno de preo meramente
estimativo, tendo em vista a futura aquisio;
23

da despesa;
3. Caso o rgo competente para a deciso de contratar no autorize a contratao/despesa, o processo
devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO para arquivo;
4. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;

a) O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
b) O SERVIO DE APROVISIONAMENTO sujeita o mesmo a apreciao em sede de reunio de Conselho
Administrativo;
6. Sempre que o rgo competente para a deciso de contratar autorize a realizao de despesa, emite
7. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO elabora proposta de requisio, enviando-a juntamente com o
levantamento da necessidade devidamente autorizado, para o setor contabilstico;
correspondentes:
apreciao;
8.a.1. Caso o Conselho Administrativo no autorize a alterao oramental, o processo remetido ao setor
8.a.2. Caso o Conselho de Gesto autorize a alterao oramental, o processo enviado ao setor contabilstico
que proceder emisso de cabimento prvio;
cabimento prvio;
9. O setor contabilstico devolve o processo ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO, acompanhado do cabimento
prvio;
10. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO efetuar as diligncias necessrias para a elaborao das peas
processuais (convite e cadernos de encargos);
11. A proposta relativa escolha de procedimento, devidamente fundamentada, peas processuais (convite e
cadernos de encargos), nomeao de Jris (no caso de convite a mais de uma entidade) e entidade (s) a
convidar so expostas considerao do rgo competente para a deciso de contratar.
12. Aps a sua autorizao, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO inicia os trmites necessrios conduo do
Procedimento de Ajuste direto, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante relao com os interessados
por meio de:
i. Atravs do recurso a plataforma eletrnica;
ou
ii. Por meio de transmisso escrita ou eletrnica de dados (correio eletrnico ou fax).
12.a) Procedimento com convite a uma entidade:
12.a.1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete convite, acompanhado do caderno de encargos e mapa
de quantidades caso se justifique;
12.a.2. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO promove, junto do rgo competente para a deciso de contratar,
a retificao de erros e omisses, ou para resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peas do
procedimento, caso se justifiquem;
12.a.3. Os esclarecimentos ou retificaes s peas processuais so comunicadas a todos as entidades
convidadas;
12.a.4. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona a proposta;
24

12.a.5. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO avalia a proposta, verificando a sua conformidade com o contedo
do caderno de encargos, podendo pedir esclarecimentos sobre a mesma:
12.a.5.1. No caso de a proposta no poder ser aceite o SERVIO DE APROVISIONAMENTO elabora informao
fundamentada e expe a mesma apreciao do rgo competente para a deciso de contratar (dando lugar
a novo procedimento capaz de satisfazer as necessidades da escola);
12.a.5.2. No caso de verificada a conformidade, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO elabora informao

contendo proposta de adjudicao e minuta de contrato a celebrar;
12.a.6. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete o processo ao rgo competente para a deciso de
contratar, para efeitos de Adjudicao e aprovao da minuta de contrato;
12.a.7. Aps a adjudicao, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede ao pedido de cabimento definitivo,
com indicao inequvoca sobre a entidade adjudicatria e valor definitivo do contrato, atravs de
preenchimento de requisio interna que remetida, para o setor contabilstico;
12.a.8. O setor contabilstico efetua o cabimento definitivo, substituindo o campo do fornecedor, para envio
ao Conselho Administrativo tendo em vista autorizao da despesa;
12.a.9. Aps autorizao do Conselho Administrativo, o processo devolvida ao setor contabilstico, o qual
emite a respetiva requisio oficial, sendo de seguida devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO;
12.a.10. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede notificao da entidade adjudicatria (adjudicao,
entrega da documentao solicitada, e prestao da cauo, caso se justifique);
12.a.11. Aps o cumprimento de todas obrigaes por parte da adjudicatria, o SERVIO DE
APROVISIONAMENTO diligncia no sentido da formalizao do contrato;
12.a.12. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO publicita a celebrao do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt).
12.b) Procedimento com convite a vrias entidades:
12.b.1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete o convite23, acompanhado do caderno de encargos e de
mapa de quantidades quando tal se justifique;
12.b.2. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO promove, junto do rgo competente para a deciso de contratar,
diligncias para retificao de erros e omisses, ou para resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peas
do procedimento, caso se justifique;
12.b.3. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona as propostas (caso a receo das propostas se realize
atravs de correio eletrnico o SERVIO DE APROVISIONAMENTO apenas aceder s mensagens aps a termo
do prazo para receo);
12.b.4. No caso de receo de mais de uma proposta o procedimento conduzido por um Jri;
12.b.5. O Jri aprecia as propostas verificando a sua conformidade com o contedo do caderno de encargos e
aplica o/os critrio/os de adjudicao, elaborando um Relatrio Preliminar, devidamente fundamentado, no
qual prope a admisso/excluso das propostas bem como a sua ordenao;
12.b.6. O Jri poder, neste momento pedir esclarecimentos sobre as propostas;
12.b.7. Os esclarecimentos prestados so notificados a todos os concorrentes;
12.b.8. O Relatrio Preliminar enviado a todos os concorrentes, sendo fixado o prazo no inferior a cinco dias
para se pronunciarem;
12.b.9. Decorrido o prazo de audincia prvia, elaborado um Relatrio final fundamentado, mantendo ou
modificando o teor do Relatrio preliminar;
12.b.10.No caso de modificao do teor do relatrio preliminar, proceder-se- a nova audincia prvia dos
interessados, finda a qual o Jri elabora novo Relatrio final;
12.b.11. Este Relatrio Final, juntamente com os documentos que compem o processo de Ajuste Direto,
submetido ao rgo competente para a deciso de contratar para efeitos de aprovao das propostas e de
adjudicao.
12.b.12. No caso de concordncia com o teor do relatrio final o SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede
juno de proposta de minuta do contrato a celebrar;
25

12.b.13. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede notificao da entidade adjudicatria (adjudicao,

12.b.14. Aps o cumprimento de todas obrigaes por parte da adjudicatria, o SERVIO DE
12.b.15. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO publicita a celebrao do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt);
Nota: No caso de convite a vrias entidades mas da receo de uma nica proposta, o procedimento
conduzido pelo SERVIO DE APROVISIONAMENTO, seguindo os trmites indicados em 12.a) (ajuste direto com
convite a uma entidade).
12.c) Quando tiverem sido apresentadas mais do que uma proposta e no convite constar a indicao de que
haver lugar a Negociao, prevista na alnea a) n. 2 do art. 115:
12.c.1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona as propostas;
12.c.2. As propostas so remetidas ao Jri;
12.c.3. O Jri aprecia as propostas e procede negociao;
12.c.4. Para efeitos de Negociao o Jri deve notificar os concorrentes da data, da hora e do local da 1 sesso
de negociaes com uma antecedncia mnima de trs dias, sendo cada sesso lavrada em ata e assinada por
todos os presentes;
12.c.5. Terminada a negociao o Jri notifica os concorrentes para apresentarem as respetivas verses finais
das propostas;
12.c.6. O Jri aprecia ambas as verses das propostas e aplicado o critrio de adjudicao, elaborando um
Relatrio Preliminar, devidamente fundamentado, no qual prope a ordenao das propostas bem como a
excluso fundamentada de propostas;
12.c.7. O Jri, poder, neste momento pedir esclarecimentos sobre as propostas;
12.c.8. Os esclarecimentos prestados so notificados a todos os concorrentes
12.c.9. O Relatrio Preliminar enviado a todos os concorrentes, fixando o prazo no inferior a cinco dias para
se pronunciarem;
12.c.10. Decorrido o prazo de audincia prvia, elaborado um Relatrio final fundamentado, mantendo ou
modificando o teor do Relatrio preliminar;
12.c.11. No caso de modificao do teor do relatrio preliminar, proceder-se- a nova audincia prvia dos
interessados, finda a qual o Jri elabora novo Relatrio final;
12.c.12. O Relatrio Final, juntamente com os documentos que compem o processo de Ajuste Direto,
submetido ao rgo competente para a deciso de contratar para efeitos de aprovao das propostas e de
adjudicao.
12.c.13. No caso de concordncia com o teor do relatrio final o SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede
juno de proposta de minuta do contrato a celebrar;
12.c.14. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede notificao da entidade adjudicatria (adjudicao,
12.c.15. Aps o cumprimento de todas obrigaes por parte da adjudicatria, o SERVIO DE
12.c.16. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO publicita a celebrao do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt);
Nota: No caso de convite a vrias entidades, mas no ter sido rececionada uma nica proposta compete aos servios
competentes dar seguimento ao procedimento de acordo com o circuito definido em 12.a) (ajuste direto com convite a
uma entidade).
13. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona os bens e confere36, assina e data o documento legal
26

14. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO entrega os bens requisitados ao requisitante que procede

comparao entre o material/equipamento rececionado e a guia de remessa, confrontada com a requisio
oficial interna;
17. A fatura remetida para o setor contabilstico para processamento;
19. O setor contabilstico verifica a fatura e emite a Autorizao de Pagamento que ser enviada para o
Conselho Administrativo para aprovao;
20. Aps autorizao de pagamento emitida pelo Conselho Administrativo o processo volta ao setor
contabilstico para registo informtico e de seguida remetido para o Servio de Tesouraria;
21. O Servio de Tesouraria procede ao pagamento atravs do sistema online (emisso de transferncia
bancria, cheque ou carto de dbito);
22. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede publicitao da execuo do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt).
3.4 FUNDO DE MANEIO

O Fundo de Maneio destina-se a fazer face a despesas resultantes da satisfao de necessidades de carter
muito excecional, dotadas imprevisibilidade e urgncia.
Entendemos a satisfao da despesa atravs de recurso ao fundo de maneio como uma contratao
sustentada por procedimento de ajuste direto simplificado, contudo, caracterizada pela atipicidade resultante
da desnecessidade de cabimento prvio, uma vez que a despesa assumida por via de um fundo mensal,
previamente determinado e autorizado, e que se destina a dar resposta a situaes de excecional urgncia.
a) Aquando do levantamento da necessidade atravs de requisio, deve constar o fundamento da urgncia
da aquisio;
b) A classificao de pagamento por fundo de maneio poder ser determinada pelo rgo competente para
a deciso de contratar, ou proposta pelo SERVIO DE APROVISIONAMENTO e sujeita apreciao do rgo
competente, a fim de dar utilidade efetiva aquisio - atendendo impossibilidade da satisfao da
necessidade por via de outro procedimento.
A realizao da despesa atravs do fundo de maneio segue o seguinte circuito:
1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO aps receo da Requisio Interna, sujeita o pedido apreciao do
rgo com competncia para emitir a deciso de contratar;
2. Caso a deciso seja a de no autorizar a realizao da despesa por fundo de maneio, o SERVIO DE
APROVISIONAMENTO receciona o processo e redireciona-o segundo os trmites do Ajuste Direto Simplificado,
informando o requerente do ocorrido;
3. Caso a despesa seja autorizada a ser realizada por fundo de maneio, o processo remetido Tesouraria
bem como ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO;
4. Em alternativa pode o requisitante, na posse da requisio j devidamente autorizada dirigir-se diretamente
Tesouraria;
5. O requisitante ou o SERVIO DE APROVISIONAMENTO levanta o montante, em numerrio, destinado
aquisio;
6. O requisitante ou o SERVIO DE APROVISIONAMENTO adquire o bem ou servio;
7. O requisitante ou o SERVIO DE APROVISIONAMENTO entregam na Tesouraria documento comprovativo
da despesa (venda a dinheiro, fatura/recibo ou fatura);
9. A Tesouraria comunica ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO a aquisio realizada.
3.5 CONCURSO PBLICO - Artigos 130 e seguintes do CCP
27

Para a formao de um contrato de aquisio ou locao de bens ou aquisio de servios e

empreitadas de qualquer valor.
Quando o preo contratual seja superior a 193 000 (aquisio ou locao de bens ou aquisio de servios),
ou 4.845.000,00 (empreitadas) o procedimento implica a publicao de anncio no JOUE:
identificar fornecedores e proceder auscultao do mercado para obteno de oramento estimativo, tendo
em vista a futura celebrao de contrato;
da despesa;
devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO para arquivo do processo;
3.1 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
4.1 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
4.2 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO sujeita o mesmo a apreciao em sede de reunio de Conselho
Administrativo;
5. Sempre que o rgo competente para a deciso de contratar autorize a realizao de despesa, emitindo
6. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete o processo (constitudo pelo levantamento da
necessidade/autorizao da despesa, requisio interna com indicao da durao do contrato) ao setor
contabilstico;
correspondentes:
apreciao;
7.a.2. Caso o Conselho Administrativo autorize a alterao oramental, o processo enviado ao setor
cabimento prvio;
prvio;
processuais (Programa de concurso e cadernos de encargos);
10. A proposta relativa escolha de procedimento, devidamente fundamentada, peas processuais (Programa
de concurso e cadernos de encargos), nomeao de Jris, exposta considerao do rgo competente para
a deciso de contratar.
Procedimento de Concurso Pblico, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante relao com os interessados
por meio de recurso a plataforma eletrnica;
11.1 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede publicitao do anncio do procedimento na plataforma
eletrnica;
11.2 Atravs da plataforma eletrnica fica assegurada a publicitao no Dirio da Repblica;
11.3 Dependendo do valor do contrato o SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede, em simultneo,
publicitao do anncio no Jornal Oficial da Unio Europeia;
11.4 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO disponibiliza o Programa do Concurso e o Caderno de Encargos na
plataforma eletrnica, para consulta dos interessados;
28


-Prazos No caso do anncio do concurso pblico no ser publicado no JOUE, o prazo para apresentao das propostas no pode ser
inferior a 9 dias. Se se tratar de um contrato de empreitadas de obras pblicas o prazo mnimo ser de 20 dias a contar da data do envio
para publicao. No caso de trabalhos simples o prazo mnimo de 20 dias pode ser reduzido at 11 dias.
No caso do anncio do concurso pblico ser publicado no JOUE, o prazo no pode ser inferior a 47 dias a contar da data do envio do
anncio ao servio de publicaes oficiais das Comunidades europeias.
A partir deste momento o procedimento conduzido por um JRI designado pelo Conselho Administrativo;
11.4.1 O Jri (no exerccio de competncias delegadas) promove a retificao de erros e omisses, ou a
resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peas do procedimento competncia que noutro caso ter
de ser exercida pelo rgo competente para a deciso de contratar;
11.4.2 Os esclarecimentos ou retificaes s peas processuais so comunicadas s entidades convidadas;
11.4.3 Os interessados devem apresentar lista de erros e omisses do caderno de encargos, caso existam;
11.4.4 O Jri (no exerccio de competncias delegadas) promove a retificao de erros e omisses do caderno
de encargos, competncia que noutro caso ter de ser exercida pelo rgo competente para a deciso de
contratar.
12. Os interessados apresentam a sua proposta atravs da plataforma eletrnica.
NOTA: At ao termo do prazo fixado para apresentao de propostas, estas podem ser retiradas pelos interessados que as tenham
apresentado, bastando para isso comunicar entidade adjudicante, podendo ser apresentada nova proposta dentro do prazo;
13. No dia imediato ao termo do prazo para a apresentao das candidaturas, o Jri publicita as listas dos
concorrentes na plataforma eletrnica;
13.1 O interessado que no tenha sido includo na lista dos concorrentes, pode reclamar no prazo de 3 dias,
contados a partir da publicao da lista, comprovando a apresentao de proposta;
14. O Jri avalia as propostas;
14.1. O Jri, poder, neste momento pedir esclarecimentos sobre as propostas;
14.2. Os esclarecimentos prestados so notificados a todos os concorrentes;
15. No caso de contratos de aquisio ou locao de bens mveis e de contratos de aquisio de servios, a
entidade adjudicante pode recorrer a um leilo eletrnico;
16. O Jri elabora o relatrio preliminar devidamente fundamentado no qual prope a admisso/excluso das
propostas bem como a sua ordenao atravs da aplicao do/os critrio/os de adjudicao;
17. O Jri procede audincia prvia de interessados;
18. O Jri elabora o relatrio final, mantendo ou modificando o teor do Relatrio preliminar;
18.1. No caso de modificao do teor do relatrio preliminar, proceder-se- a nova audincia prvia dos
interessados, finda a qual o Jri elabora novo Relatrio Final;
19. O Relatrio Final, juntamente com os documentos que compem o processo, so submetidos ao rgo
competente para a deciso de contratar, para deciso de adjudicao;
20. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede notificao da entidade adjudicatria no sentido da
adjudicao, entrega da documentao solicitada, e prestao da cauo, quando se justifique;
21. Aps o cumprimento da prestao de cauo por parte da adjudicatria, o SERVIO DE
APROVISIONAMENTO remete ao rgo competente para a deciso de contratar a minuta de contrato para
aprovao;
22. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO notifica a adjudicatria da minuta do contrato;
23. Aps aceitao da mesma, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO diligncia no sentido de promover a
outorga do contrato;
24. Quando se justifique o SERVIO DE APROVISIONAMENTO diligncia no sentido da remessa do contrato
para fiscalizao prvia do Tribunal de Contas;
25. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO publicita a celebrao do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt);
29

26. Quando se justifique, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO envia o anncio de adjudicao para o servio
de publicaes oficiais das Comunidades Europeias;
27. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO receciona os bens e confere52, assina e data o documento legal
28. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO entrega os bens requisitados ao requisitante que proceder
respetiva conferncia, comparando o material/equipamento rececionado com a guia de remessa e com a
requisio interna;

31. A fatura remetida para o setor contabilstico para processamento;
33. O setor contabilstico verifica a fatura e emite a Autorizao de Pagamento que ser enviada para o
Conselho Administrativo para aprovao;
34. Aps autorizao de pagamento emitida pelo Conselho Administrativo, o processo volta ao setor
contabilstico para registo informtico e posterior remessa para o Servio de Tesouraria;
35. O Servio de Tesouraria procede ao pagamento atravs do sistema online (emisso de transferncia
bancria, cheque ou carto de dbito);
36. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO publicita da execuo do contrato no Portal da Internet
(www.base.gov.pt).
3.6. CONCURSO LIMITADO POR PRVIA QUALIFICAO - Artigos 162 e seguintes do CCP
O concurso limitado por prvia qualificao caracteriza-se essencialmente por integrar duas fases:
I. Apresentao das candidaturas e qualificao dos candidatos;
II. Apresentao e anlise das propostas e adjudicao.
identificar fornecedores e proceder auscultao do mercado para obteno de oramento estimativo, tendo
em vista a futura celebrao de contrato;
da despesa;
devolvido ao SERVIO DE APROVISIONAMENTO para e arquivo do processo;
3.1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
4.1. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO informa o requisitante do estado do pedido;
4.2. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO sujeita o mesmo a apreciao em sede de reunio de Conselho
Administrativo;
5. Sempre que o rgo competente para a deciso de contratar autorize a realizao de despesa, emitindo
6. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO remete o processo (constitudo pelo levantamento da
necessidade/autorizao da despesa, requisio interna com indicao da durao do contrato) ao setor
contabilstico;
correspondentes:
30


apreciao;
7.a.2. Caso o Conselho Administrativo autorize a alterao oramental, o processo enviado ao setor
cabimento prvio;
prvio;
processuais (Programa de concurso e cadernos de encargos e convite apresentao de propostas);
10. A proposta relativa escolha de procedimento, devidamente fundamentada, peas processuais, nomeao
de Jris, exposta considerao do rgo competente para a deciso de contratar;
Procedimento, sendo o mesmo conduzido, na parte tocante relao com os interessados por meio de recurso
a plataforma eletrnica;
11.1 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede publicitao do anncio do procedimento na plataforma
eletrnica;
11.2 Atravs da plataforma eletrnica fica assegurada a publicitao no Dirio da Repblica;
11.3 Dependendo do valor do contrato, o SERVIO DE APROVISIONAMENTO procede, em simultneo,
publicitao do anncio no Jornal Oficial da Unio Europeia;
11.4 O SERVIO DE APROVISIONAMENTO disponibiliza o Programa do Concurso e o Caderno de Encargos na
plataforma eletrnica, para consulta dos interessados;
- Prazos:
O prazo para apresentao das candidaturas fixado livremente, com o respeito pelos limites mnimos estabelecidos nos art. os
173. a 175. do CCP.
No caso do anncio do procedimento no ser publicado no JOUE, o prazo para apresentao das propostas no pode ser
inferior a 9 dias. No caso de trabalhos simples o prazo mnimo de 20 dias pode ser reduzido at 11 dias.
No caso do anncio do concurso pblico ser publicado no JOUE, o prazo no pode ser inferior a 37 dias a contar da data do
envio do anncio ao servio de publicaes oficiais das Comunidades europeias.
Se se tratar de um contrato de empreitadas de obras pblicas o prazo no poder ser inferior a 52 dias a contar da data do
envio para publicao.
Existindo a possibilidade de reduo de prazos caso o anncio seja tratado por via eletrnica.
A partir deste momento o procedimento conduzido por um JRI designado pelo Conselho Administrativo:
11.4.1 O Jri (no exerccio de competncias delegadas), promove a retificao de erros e omisses, ou a
resposta a pedidos de esclarecimento sobre as peas do procedimento competncia que noutro caso ter
de ser exercida pelo rgo competente para a deciso de contratar;
11.4.2 Os esclarecimentos ou retificaes s peas processuais so comunicadas s entidades convidadas;
12. Os interessados apresentam a sua candidatura - atravs da plataforma eletrnica;
12.1. At ao termo do prazo fixado para apresentao de candidatura, estas podem ser retiradas pelos
interessados que as tenham apresentado, bastando para isso comunicar entidade adjudicante, podendo ser
apresentada nova candidatura dentro do prazo;
13. No dia imediato ao termo do prazo fixado para a apresentao das candidaturas, o Jri publicita as listas
dos candidatos na plataforma eletrnica;
13.1 O interessado que no tenha sido includo na lista dos candidatos, pode reclamar no prazo de 3 dias,
contados a partir da publicao da lista, comprovando a apresentao de candidaturas;
14. O Jri analisa as candidaturas para efeitos de qualificao dos candidatos, sendo possveis dois modelos de
qualificao:
14.1 Modelo simples de qualificao (art.os 179. e 180. do CCP) avaliao do preenchimento dos requisitos
mnimos de capacidade tcnica e financeira;
31

14.2 Modelo complexo de qualificao sistema de seleo que implica um modelo de avaliao (art.181. e
seguintes do CCP apenas aplicvel quando se rena um numero mnimo de 5 candidatos);
15. Aps a anlise das candidaturas e aplicao s mesmas do critrio de qualificao, o Jri elabora um
relatrio preliminar, propondo a qualificao e excluso dos candidatos, nos termos do art.184. do CCP,
16. O Jri procede audincia prvia, em prazo no inferior a 5 dias;
17. O Jri elabora o relatrio final, mantendo ou modificando o teor do Relatrio preliminar;
17.1 No caso de modificao do teor do relatrio preliminar, proceder-se- a nova audincia prvia dos
interessados, finda a qual o Jri elabora novo Relatrio Final;
18. O Relatrio Final, juntamente com os documentos que compem o processo, so submetidos ao rgo
competente para a deciso de contratar68, para que se pronuncie quanto deciso de qualificao dos
candidatos;
19. O SERVIO DE APROVISIONAMENTO diligncia no sentido de notificar os candidatos da deciso de

qualificao, remetendo-lhes o relatrio final da fase de qualificao em simultneo com o convite69
apresentao das propostas, devendo observar os requisitos exigidos nos art.os 189. a 192. do CCP.
NOTA - A deciso de qualificao dever ser notificada aos candidatos no prazo mximo de 44 dias aps o termo do prazo fixado para
apresentao das candidaturas, sem prejuzo da possibilidade de fixao de um prazo superior no programa do concurso.
NOTA: Este procedimento, a partir deste momento (convite para apresentao de propostas de fornecimento),
segue os trmites do Concurso Pblico.
-Prazos:
No caso do anncio do procedimento no ser publicado no JOUE, o prazo para apresentao das propostas no pode ser
inferior a 9 dias.
Se se tratar de um contrato de empreitadas de obras pblicas o prazo mnimo ser de 20 dias a contar da data do envio do
convite.
No caso de trabalhos simples o prazo mnimo de 20 dias pode ser reduzido at 11 dias.
No caso do anncio do procedimento seja publicado no JOUE, o prazo no pode ser inferior a 35 dias a contar da data do
envio do convite.
32

Fluxogramas
Alunos
33

34

35

36

37


Candidatura aos Auxlios Econmicos
Processo de Inscrio do Aluno/Candidato
Incio
Professor Titular/Diretor
Turma
Divulgao da
obrigatoriedade da entrega
da Declarao de Abono de
Famlia para efeitos de
Auxlios Econmicos
Professor Titular/Diretor
Turma
Recolhe as Declaraes e
entrega AT da rea dos
Alunos
AT
Separa as Declaraes e
certifica-se que no est
nenhum aluno em falta
AT
Digitaliza todas as
Declaraes
AT
Insere no Programa todas
as Candidaturas a Auxlios
Econmicos e respetivo
escalo
AT
Envia Cpia digital para a
CMCascais
AT
Logo que seja recebida
resposta da CMC
(despacho)
Sim
Caso seja aluno do

Pr-escolar ou 1
Ciclo?
No
AT
Atualiza no Programa
AT
Arquiva no Processo fsico
e digital em local
previamente definido pela
direo
Fim
38


Reviso Candidatura aos Auxlios Econmicos
Incio
O Encarregado de Educao
solicita a reviso do Escalo
dos Auxlios Econmicos,
em modelo prprio, com
fundamentao por escrito
e documentos
comprovativos
AT
Recebe e anexa todos os
documentos necessrios
para anlise.
AT
Envia Cpia digital para a
CMCascais
Sim
Caso seja aluno do

Pr-escolar ou 1
Ciclo?
AT
Logo que seja recebida
resposta da CMC
(despacho)
No
AT
Elabora parecer
Direo
Elabora parecer
Diretor
Elabora Despacho
AT
Caso se verifique atualiza
no Programa
AT
Informa de imediato a
Direo, Professor Titular/
Diretor Turma e Servios
de Ao Social Escolar Via
e-mail institucional
AT
Arquiva no Processo fsico
e digital em local
previamente definido pela
direo
Fim
39


Candidatura a Bolsa de Mrito
Incio
Direo/AT
Aviso aos alunos que se
podem candidatar Bolsa
de Mrito e como se deve
proceder.
AT
Recebe Boletim de
Candidatura e Declarao
da Segurana Social com
indicao do Escalo de
Abono de Familia
Servios de Auxilio
Economico, validam a
mdia do aluno
Direo
Elabora parecer
Sim
Aluno vai continuar a

frequentar o
Agrupamento?
No
AT
Envia o processo para o
Agrupamento de destino,
juntamente com a
matricula/transferncia
Diretor
Elabora o despacho
AT
Regista a candidatura no
programa
AT
Comunica ao Encarregado
de Educao e rea de
Contabilidade
AT
Digitaliza a Documentao
AT
Arquiva documentos nos
processos fsicos e digitais
Fim
40


Candidatura a Passes Escolares
Incio
AT
Recolhe o formulrio e foto
dos alunos candidatos ao
passe escolar.
AT
Valida a documentao
entregue
AT
Envia formulrios
CMCascais
AT
Regista o despacho no
programa
Sim
Foi aceite a
candidatura?
No
AT
Comunica ao Encarregado
de Educao e Direo
AT
Digitaliza a Documentao
AT
Arquiva documentos nos
processos fsicos e digitais
Fim
41


Abandono Escolar
Incio
Professor Titular de Turma/

Diretor de Turma
Verifica a Situao de
Abandono Escolar
Professor Titular de
Turma/ Diretor de Turma
Comunica Direo e
Assistente Social
Direo
Comunica CPCJ de Cascais
e Escola Segura
AT
Arquiva o comunicado no
processo fsico e digital
Fim
42


Certificado de Habilitaes e/ou Frequncia
Incio
AT
Receciona o pedido*
AT
Realiza a emisso do
respetivo certificado
AT
Valida/Autentica a emisso
do certificado**
AT
Entrega do Certificado
mediante a identificao
do requerente
AT
Arquiva o pedido no
processo fsico e digital
Fim
* O pedido do certificado, pode ser solicitado presencialmente, via e-mail

ou por carta
** A validao deve ser realizada pela Coordenadora Tcnica
No caso de se tratar de um pedido de certificado de habilitaes,
necessrio os Termos e o Registo Biogrfico estarem atualizados.
43


Acidente Escolar
Incio
Funcionrio do
Agrupamento que
acompanha o acidentado,
elabora a participao do
Acidente
AT
Recebe a participao do
Acidente
AT
Elabora parecer
Diretor
Classifica o Acidente
AT
Regista o Acidente no
Programa
No
Considerado para o
Seguro Escolar?
No
AT
Informa Ao Social
Escolar e o
Encarregado de
Educao
Considerado Acidente
Escolar?
Sim
Sim
AT
Recebe todos os
documentos de despesas e
analisa
Contabilidade
Regista o processo e
cabimenta
Diretor
Despacho
Tesouraria
Efetua o Pagamento
AT
Envia Processo
rea de Alunos
rea de Alunos
Arquiva no processo
fsico e digital
Fim
44

Fluxogramas
Pessoal
45


Abertura de Processo Concursal
Incio
Publicao em Dirio da
Repblica do nmero de
vagas atribudas ao
Agrupamento
AT
Elaborao do Aviso de
Abertura
Diretor
Aprova o Aviso de
Abertura
AT
Publicao no Dirio da
Repblica
AT
Publicao na Bolsa de
Emprego Pblica (BEP)
AT
Publicao na Pgina
Eletrnica do
Agrupamento
AT
Publicao num Jornal com
Tiragem Diria
AT
Receo das Candidaturas
e respetivos documentos
No
Jri
Criao de Grelha com
avaliao dos currculos
dos diferentes candidatos
Diretor
Despacho de nomeao do
Composio do Jri
Sim
Acabou o Prazo de
Candidatura?
Jri
Anlise da Avaliao dos
currculos dos diferentes
candidatos
Jri
Aprovao da Avaliao
dos Candidatos e criao
da Lista de Graduao
AT
Publicao da Lista de
Graduao na Pgina
Eletrnica do
Agrupamento
Jri /AT
Marcao de entrevista
com os candidatos
Jri
Realiza as Entrevistas
Jri
Atribui Classificao
Entrevista
Jri
Atribui Classificao Final
AT
Entra em contato com os
candidatos selecionado,
para comunicar da de
nicio de funes
AT
Envia a Lista de
Classificao Final para
Publicitao no Dirio da
Repblica e na Pgina
Eletrnica do
Agrupamento
Fim
1
46


Apresentao ao Servio
Incio
Docente / No Docente
Preenche Documento de
AT
Receciona documento de
do Quadro?
Sim
Docente Colocado pela

Bolsa de Recrutamento ou
Oferta de Escola?
No
Sim
Documentos a preencher:
Ficha de Apresentao;
Ficha de IRS;
Ficha de ADSE / SS
Candidato
Realiza a aceitao do
Lugar
No
Cpias de Documentos a entregar:
Bilhete de Identidade/ Carto de Cidado;
Nmero de Identificao Fiscal (NIF);
N de ADSE;
NIB;
Boletim de Vacinas
Ficha de ADSE / SS
Cpias de Documentos a entregar:
Bilhete de Identidade/ Carto de
Cidado;
Nmero de Identificao Fiscal (NIF);
N de ADSE;
NIB;
Boletim de Vacinas;
Certificado de Habilitaes;
Registo Criminal;
Declarao de Robustez e Perfil.
AT
Receciona os documentos entregues pelos
Docentes / No Docentes, autenticando
todos os documentos, mediante a
apresentao dos originais
No
Tm autorizao do
Diretor?
Diretor
Envia Coordenadora
Tcnica, por e-mail o nome
do Docente colocado,
grupo de Recrutamento,
Horas Letivas, Data de
Inicio do Contrato
Documentos a preencher:
Ficha de Apresentao;
Ficha de IRS;
Sim
Diretor
Seleciona o Candidato
AT - rea Pessoal
Solicita e Organiza
Processo e elabora
Contrato
Apresentou os
Documentos aps o
Prazo de 15 dias?
No
AT - rea Pessoal
Cria/Atualiza ficha do
Docente/No Docente no
programa
Sim
AT
Informar o Docente / No Docente
da entrega fora de prazo e solicitar
que seja pedida autorizao ao
Diretor
AT
Comunica todos os elementos (Nome, nicio
de funes, indice remuneratrio e
descontos facultativos), necessrios ao
responsvel pela elaborao dos
vencimentos
AT
Arquiva toda a Documentao no
Processo Fsico e Digital
Fim
47


Inscrio
Docente/No
Docente
Processo
de de
Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT
Atualiza todos os dados do
Docente/No Docente no
programa informtico
Sim
O Docente/No Docente j
exerceu funes no
Agrupamento?
AT
Solicita ao Organismo de
origem cpia do registo
biogrfico
No
Sim
AT
Cria Ficha do Docente/No
Docente no programa
informtico
O Docente/No Docente j
exerceu funes anteriormente
na Funo Pblica?
AT
Solicita ao Organismo de
origem o processo
individual
No
AT
Cria o processo Individual
do Docente/No Docente
AT
Cria o Registo Biogrfico
do Docente/No Docente
AT
Atualiza dados no
programa informtico
AT
Informa o Docente/No
Docente do seu nmero de
processo
AT
Arquiva e digitaliza toda a
documentao anexa ao
Processo do respetivo
Docente/No Docente
AT
Informa os servios do
novo Docente/No
Docente, para a criao do
carto eletrnico da Escola
Fim
48


Juntas Mdicas
Incio
AT
Informar o Diretor de
necessidade de solicitar
Junta Mdica
Diretor
Despacho
Pedido de Junta Mdica,

resultante de:
J atingiu os 55 dias
de faltas
consecutivas?
Sim
Doena?
No
Acidente de Servio?
Sim
Sim
AT
Enviar para Junta Mdica
da DEGESTE
(Plataforma)
J atingiu os 85 dias de
faltas consecutivas?
Sim
No
AT
Enviar para Junta Mdica
da ADSE
(Formulrio Prprio)
No
No
Fim
49


Mudana de ndice / Posio Remunetria
Incio
AT
Analisa o Processo, com
base no:
Tempo de Servio;
Formao;
Avaliao.
AT
Elabora proposta de
mudana de escalo, com
a fundamentao
adequada
Analisa o processo
Despacha
AT
Atualiza a ficha Individual
do docente/ no docente
Sim
Despacho favorvel?
No
AT
Comunica rea de
Vencimentos
AT
Informa do despacho o
Docente/No Docente
AT
Arquiva a documentao
no processo fsico e digital
Fim
50


Boletim Itinerrio
Incio
AT
Receo do Boletim
Itinerrio
AT
Verifica a conformidade do
Boletim, conforme
Regulamento
AT - rea Financeira
Apura Valores
Diretor
Despacho
AT
Regista e verifica proviso
AT
Analisa Imputao
AT Tesouraria
Prepara Pagamento
AT
Arquiva
Fim
51


Acidentes em Servio
Incio
Nota Inicial:
O pedido de reabertura de um processo de acidente em servio, s pode
ocorrer no prazo de 10 anos, contados a partir da data de alta, por
motivo de agravamento ou recada.
AT
Recebe do Funcionrio
requerimento de submisso
junta mdica, com o respetivo
Sim
Reabertura de
Processo de Acidente?
No
parecer mdico.
AT
Receciona a participao do
acidente pelo prprio ou
outro, num prazo de 48h, com
o respetivo preenchimento
dos anexos I e II
Diretor
Despacho/Parecer
O parecer da Junta
Mdica favorvel?
Sim
Sim
Parecer do Diretor foi

favorvel?
No
AT
Reabertura do Processo
AT
No Prazo de 8 dias comunicar o
acidente em servio a:
Delegado de Sade;
ADSE;
Secretaria Geral do
Ministrio das Finanas
AT
D por encerrado o
processo de acidente de
servio
O Sinistrado encontra-se a
faltar, por um periodo superior
a 90 dias?
Sim
AT
Enviar comunicado para o
funcionrio ir a Junta Mdica
No
AT
Aps a alta mdica, enviar
Secretaria Geral do Ministrio das
Finanas os seguintes
documentos:
Mapa de despesas;
Despacho do Diretor com
autorizao das despesas;
Declarao de formalidades;
Recibos das despesas inerentes
ao acidente;
Cpias dos anexos I e II
No
Se aps a alta, for reconhecida

alguma incapacidade ao
acidentado, a entidade
empregadora, dever comunicar
CGA, para ser submetido a
Junta Mdica
Fim
52


Faltasde
deInscrio
Docente/No
Docente
Processo
do Aluno/Candidato
Incio
Coordenador Estabelecimento/
Tcnico/Operacional
Dar Conhecimento ao diretor e AT
das faltas por e-mail
AT
Verificar a ocorrncia no livro de
ponto (informtico) e no registo do
carto magntico
AT
Inicia o Processo de Tratamento de
Faltas
Sim
Falta Processo?
No
Falta Funcionamento?
Deu entrada a
comunicao de
ausncia?
Sim
No
Sim
AT - rea de Pessoal
Verificar os Documentos
Sim
Esto em
Conformidade?
AT
Fazer o Levantamento do
que est em falta
AT
D conhecimento ao
Diretor
AT
Solicitar ao Interessado
Diretor
Emite Despacho
Direo/Coordenador
Departamento/Grupo
Verificar da conformidade
do Plano de Aula
AT
Fornecer informao
necessria autorizao
de falta
Est em
conformidade?
Direo
Verificar os Prazos e
Procedimentos
No
Est em
conformidade?
Sim
Diretor
Emite despacho de
Justificao
O Despacho
Positivo?
No
AT
Realizar o Levantamento
do est em Falta
AT - rea Pessoal
Tm Conhecimento do
Despacho
Sim
AT
Dar Conhecimento rea
de Pessoal/Vencimentos e
ao Interessado
AT
Dar conhecimento ao
Interessado
AT - rea de Vencimentos
tm conhecimento do
Despacho Desfavorvel
Direo/Coordenador
Departamento/Grupo
Sim
AT
Regista a falta no
programa informtico
Direo
Implementar o Plano
Alternativo
Encaminhar ao Docente/
AO responsvel
AT
Dar conhecimento ao
Interessado
AT - rea dos
Vencimentos
Regista a Situao para
Processamento dos
Vencimentos
Fim
53

No

Friasde
deInscrio
Docente/No
Docente
Processo
do Aluno/Candidato
Incio
AT- rea de Pessoal

Preencher os dados dos Docentes/
No Docentes, relativos ao pedido
de frias em impresso prprio
AT - rea Pessoal
Diligenciar pela receo
dos pedidos de frias,
enviando pelo
Agrupamento de
Provimento
Sim
Docente/No
Docente destacado?
No
Docente/No Docente
Preencher o Impresso
AT - rea Pessoal
Diligenciar pela receo de
todos os pedidos, inclusive
os dos destacados
Entregar na Direo at ao
dia 31 de Maro
O Diretor defere o
pedido?
AT
Devolve ao Docente/No
Docente, para Retificao
No
Sim
AT
Insere dias de frias
no programa
informtico
AT
Elabora mapa de Frias at
ao dia 30 de Abril
AT
Devolver pedido de frias
ao Agrupamento de
Provimento
Sim
Docente/No Docente
Destacado neste
Agrupamento?
No
AT
Arquivar no respetivo
processo
Fim
54


Vencimentos
Processo de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT- rea de Vencimentos

Tratamento do Vencimento

At ao ltimo dia do ms
anterior
Elabora documento com
toda a informao
necessria ao
processamento
No
Depois de dia 19 e at
dia 25?

Exportar os dados para a
Segurana Social(SS) e para
a Caixa Geral de
Aposentaes (CGA)
Sim

At ao dia 4
Processar os vencimentos

Verificar Guias de
Reposies, Penhoras e
dos Sindicatos
Coordenado Tcnica
At ao dia 5
Verificar
Coordenadora Tcnica
Verificar informao
elaborada
Est em
conformidade?
No

Efectuar as devidas correes,
no prprio dia

Efectuar as devidas
correes
No
Est em
Conformidade?
Sim
Sim

Validar e imprimir a
Requisio de Fundos e as
Folhas de Vencimentos

Imprimir as Guias

Entregar as Guias
Coordendora Tcnica
Coordenadora Tcnica
Verifica e Assina
No
Diretor
Verifica e Autoriza a
Requisio de Fundos
Diretor
Valida as Guias
No
Est em
Conformidade?
A Requisio de
Fundos foi
Autorizada?
Sim
AT
Efetua o pagamento das
guias at ao ultimo dia do
ms
Sim
Exportar os dados para o
Banco

Exportar os dados para o
MISI

Enviar a Requisio de
Fundos por correio para o
GGF do MEC

Entregar a Requisio de
Fundos e Folhas de
Vencimentos
Coordenadora Tcnica,
para Arquivo
Fim
55

Fluxogramas
Aprovisionamento e Compras
56


Aquisio
de Bens
e Servios
Processo
de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
Requisitante
Elabora a Relao de necessidades
com previso do custo e envia por
e-mail para a AT
AT
Verifica o Procedimento
para Aquisio
No
AT
Verifica Existncia de
Stock?
Sim
Diretor
Despacho
Diretor
Despacho
Despacho Favorvel?
Despacho Favorvel?
Sim
Sim
AT Contabilidade
Realiza o Cabimento
AT
Prepara o Fornecimento
O Conselho
Administrativo
autoriza o
Procedimento?
No
AT
Informa o Requisitante
Sim
AT Contabilidade
Elabora a Requisio
Oficial ao Fornecedor
No
Coordenadora Tcnica
Valida a Requisio Oficial
AT
Encomenda ao Fornecedor
com o envio da Requisio
Oficial e respetivo
Cabimento e Compromisso
AT
Assina do documento com
identificao de data e
conferido e recebido
AT Contabilidade
Regista o Documento
AT
No
Sim
AT
Receciona e Confere e
verifica quantitativamente
e qualitativamente a
encomenda com a Guia de
Transporte/Fatura vs
Requisio e faz constar no
prprio documento a
posio.
Est tudo em
conformidade?
AT
Entrega ao Requisitante
No
AT
Tratar com o fornecedor e
devolver mercadoria
AT
Fim
57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69


Abate dedoBens
Processo de Inscrio
Aluno/Candidato
Incio
Existncia de Bens
para Abate?
Responsvel Setor
Comunica ao Diretor/
Direo atravs de
formulrio prprio a
existsncia de bens para o
abate
Sim
Direo
Emite parecer relativo ao
abate
Considerado o Abate?
No
Para efetuar
reparao?
AT
Elabora Relao de
Necessidades que segue os
tramites normais.
Sim
Responsvel do Setor
Preenche o formulrio
proprio de abate de
documentos
No
Sim
Trata-se de um bem
Imobilizado?
No
No
Responsvel do Setor
Preenche o formulrio
proprio de abate de bens
AT
Comunica a Situao ao
inventariveis
Responsvel do Setor
Responsvel do Setor
Regista o abate no
programa de Inventrio
Diretor
Despacho
Fim
70

Fluxogramas
Contabilidade e Tesouraria
71


Registo/Pagamento
de Documentos
(Faturas)
Processo de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT - Contabilidade
Registo Dirio das Faturas
AT Contabilidade
Verifica Proviso
Autoriza o Pagamento
AT Tesouraria
Emite meio de Pagamento
AT
Escriturar a Folha de Cofre
AT
Escriturar o Livro de Caixa
Bem Imobilizado?
Sim
AT
Informar o responsvel do
Setor de Imobilizado
Responsvel do Setor
Registar a entrada em
inventrio
No
AT
Arquivar em Dossier
Prprio
Fim
72


dedoCheques
Processo Anulao
de Inscrio
Aluno/Candidato
Incio
AT Tesouraria
Identifica a necessidade de
anulao de cheque
AT Tesouraria
Preenche o modelo
prprio, com
fundamentao e n de
cheque de substituio
(caso se verifique)
No
Validade de Cheque
expirada?
Toma Conhecimento e
regista em ata
AT Tesouraria
Envia-os ao Conselho
Administrativo
Em Reunio do Conselho
Administrativo so inutilizados
os cheques e efetuado o
registo em ata
AT Tesouraria
Arquiva o Cheque e
respetivo modelo em pasta
prpria no cofre
Fim
73


Receita
Processo de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT Tesouraria
Recebe o Valor relativo
Receita
Proviniente de
Entidade Externa?
AT Tesouraria
Elabora Guia de Receita
No
Sim
AT Tesouraria
Emite Recibo em Modelo
Prprio
AT Tesouraria
Regista Verba no programa
Informtico
AT Tesouraria
Deposita o Valor na
respetiva Conta Bancria
(Depsito Dirio)
AT Tesouraria
Informa o Conselho
Administrativo
Define Atividade e
Classificao Econmica
para a Requisio de Verba
AT Contabilidade
Elabora Requisio de
Fundos de Material de
Acordo com as Orientaes
do Conselho
Administrativo
Fim
74


Movimentao
do Fundo
de Maneio
Processo
de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT
Necessidade de efetuar uma
compra, j autorizada, contra
pagamento imediato, nos limites
definidos no Regulamento
Requisitante
Preenche modelo prprio com a
indicao do motivo, data e hora
que pretende a disponibilidade
financeira, e a entrega da fatura/
recibo na Tesouraria
Despacho
AT Tesouraria
Comunica ao Requisitante
No
O movimento
autorizado?
Sim
AT Tesouraria
Faculta a verba ao
Requisitante
Requisitante
Devolve a verba no
utilizada e os documentos
de despesa comprovativos
da operao
Requisitante
Devolve a totalidade da
verba entregue pela
Tesouraria
No
Documentos de Despesa,
apresentam a Identificao do
Agrupamento e o seu NIF?
Sim
AT Tesouraria
Confirma a movimentao,
com os documentos de
despesa apresentado
AT Contabilidade
Regista o Documento
Conclui o processo em
reunio de Conselho
Administrativo
AT Contabilidade
Realiza o Arquivo do
Documento
Fim
75


Carregamento
do Carto
Eletrnico
Processo
de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AO Papelaria / Portaria/PBX /Kiosk

Recepciona o dinheiro para
carregamento do Carto
(Consultar Regulamento)
No
Atingiu a verba de 200?
Sim
AT Tesouraria
Contabiliza o dinheiro
recebido, confirmando
com os registos
informticos
AT Tesouraria
Deposita diariamente o
valor dos carregamentos
na conta cartes
AT Tesouraria
Efetua o respetivo registo
de depsito
Fim
76

Fluxogramas
Sistemas de Informao
77


Acesso de
aosInscrio
Sistemas
Informao
Processo
dode
Aluno/Candidato
Incio
Funcionrio
Preenche documento de pedido de
autorizao de acesso aos Sistemas
de Informao
Funcionrio
Entrega documento ao AT
responsvel pela receo
Direo/Coordenador
Elabora o parecer
Diretor
Elabora Despacho
Despacho Favorvel?
Sim
AT
Envia e-mail para os
Servios responsveis
Servios responsveis
Atribui as permisses
definidas no despacho
No
Servios Responsveis
Informa Diretor/Direo/
AT, por e-mail de
permisses efetuadas
AT
Informa do resultado o
funcionrio
Fim
78


Informao
com
nos Sistemas
Processo deobtida
Inscrio
dobase
Aluno/Candidato
de Informao
Incio
Funcionrio
Acede Plataforma
Funcionrio
Verifica matria de interesse
Funcionrio
D entrada na Intranet
Funcionrio
Envia e-mail do contedo e d
conhecimento direo
O conteudo de
interesse vasto?
Sim
Diretor
Define Grupos de Interesse
Diretor
Envia informao AT,
para divulgao
No
AT
Envia e-mail para os
Grupos de interesse
Funcionrio
Manter a informao em
Arquivo Digital
Fim
79

Fluxogramas
Secretariado e Expediente
80


Chamadas
Telefnicas
para a Direo
Processo
de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT/AO
Receciona a chamada
AT/AO
Verifica a provenincia da chamada
AT/AO
Entra em contato com o Diretor
O Diretor est
disponvel?
No
Outro membro da
Direo est
disponvel?
Sim
No
AT/AO
Ficar com o contato e
anotar o assunto
Sim
AT/AO
Transfere a chamada
AT/AO
Transmitir ao Diretor as
anotaes efetuadas
Fim
81


Expediente
Processo de Inscrio
do Aluno/Candidato
Incio
AT
Receciona a entrada do
Documento
AT
Abrir a respetiva entrada
no programa (numerao
automtica)
AT
Entregar o documento ao
Diretor
Diretor
Despacha para o servio/
grupo ou pessoa de
destino
AT
Entrega o documento para
o servio/grupo ou pessoa
de destino
AT
Abrir sada (numerao
automtica)
Sim
Documento necessita
resposta?
No
AT
D seguimento ao
despacho
AT
Elaborar o oficio de sada
Sim
Diretor
Verifica o oficio de sada
No
AT
Enviar para local prprio
(Livros ou material de
divulgao)
Tm processo
prprio?
No
AT
Retifica o oficio
AT
Arquivar em dossier
prprio
Est em
conformidade?
No
um documento?
AT
Arquivar em Dossier de
Entrada
AT
Arquivar apenas o oficio de
entrada em dossi prprio
Diretor
Devolve oficio para
retificao
Sim
Diretor
Assina oficio de sada
AT
Introduzir o oficio de saida
no programa
AT
Expedir o documento
82
Fim

Regulamentos
Sistema de Controlo Interno
83

SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

(Regulamento)
Justificao
O presente Regulamento do SCI, ao estabelecer medidas de controlo interno adequadas e eficazes atravs
da implementao em cada setor de uma verificao e fluxos de informao, visa criar planos de organizao,
polticas, mtodos e procedimentos de controlo, contribuindo para:
Assegurar o desenvolvimento das atividades, de forma ordenada e eficiente;
Estabelecer a exatido e integridade dos registos contabilsticos;
Otimizar os processos de aquisio, gesto e organizao dos ativos;
Detetar possveis situaes de ilegalidade, fraudes e erros.
I - DISPOSIES GERAIS
Art. 1
Conceito
O SCI (Sistema de Controlo Interno) engloba as polticas e procedimentos (mtodos, tcnicas de controlo
interno) estabelecidos pela tutela e pelo rgo de gesto da escola, de forma a garantir, tanto quanto for
praticvel:
84


1. O controlo interno administrativo, incluindo o plano de organizao e os procedimentos e registos
que se relacionam com os processos de deciso;
2. O controlo interno contabilstico, compreendendo o plano de organizao e os registos e
procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos ativos e com a confiana que inspiram os
registos contabilsticos.
Art. 2
mbito de Aplicao
1. O SCI aplicvel a todos os servios do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo.

2. Uma vez que o presente SCI estabelece os princpios gerais que disciplinam todas as operaes relativas
execuo da contabilidade, bem como as competncias dos diversos servios envolvidos, compete a
cada setor cumprir e fazer cumprir as referidas normas orientadoras.
Art. 3
Objetivos
O presente Regulamento, ao instituir um SCI na Escola, visa, por isso, estabelecer um conjunto de
procedimentos tendentes a garantir os seguintes objetivos:
a.
A salvaguarda dos ativos (bens e patrimnio);
b.
O registo e atualizao do imobilizado da Escola;
c.
A legalidade e a regularidade das operaes;
d.
A integridade e exatido dos registos contabilsticos;
e.
A execuo dos planos e polticas superiormente definidos;
f.
A eficcia da gesto e a qualidade da informao;
g.
A imagem fiel das demonstraes financeiras;
h.
A preveno e deteo de fraudes e erros.
Art. 4
Princpios
85


O SCI dever obedecer aos seguintes princpios bsicos que lhe do consistncia:
a.
A segregao de funes;
b.
O Controlo das operaes;
c.
A definio de autoridade e de responsabilidade;
d.
O registo metdico dos factos.
Art. 5
Fundamentao
A definio deste SCI procura:
1. A definio de autoridade e delegao de responsabilidades, que tem como objetivo fixar e limitar,
dentro do possvel, as funes de todo o pessoal, sendo estabelecida atravs de:
Um organigrama (Anexo I);
Um manual de descrio de funes;
Um manual de polticas e procedimentos contabilsticos;
Um manual das medidas de controlo interno.
2. A segregao, separao ou diviso de funes, devendo, na definio de funes de controlo e

nomeao dos respetivos responsveis, atender-se:
identificao das responsabilidades funcionais (nos documentos escritos que integram os

processos administrativos internos, todos os despachos e informaes que sobre eles forem
exarados, bem como os documentos do sistema contabilstico, devem sempre identificar os
dirigentes, funcionrios e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma clara e
legvel);
Aos circuitos obrigatrios dos documentos e s verificaes respetivas;
Ao cumprimento dos princpios da segregao das funes, de acordo com os normativos

legais e os sos princpios de gesto (a funo contabilstica e a funo operacional devem estar de
tal modo separadas que no seja possvel a um funcionrio ter o controlo fsico de um ativo e,
simultaneamente, ter a seu cargo os registos a ele inerentes).
3. O controlo das operaes, tendo a ver, fundamentalmente, de acordo com os critrios estabelecidos,
com a sequncia das mesmas, isto , com os ciclos:
Autorizao / rgo de Gesto;
Execuo / Setor;
Registo / Seco de Contabilidade;
Custdia / Tesouraria.
4. A numerao dos documentos (faturas, recibos, ordens de compra, guias de entrada em armazm,
etc.).
5. A adoo de provas e conferncias independentes.
Art. 6
Gesto e Implementao
86


Compete ao rgo de gesto exercer o poder de gesto, nos termos da lei, bem como implementar,
perante as outras chefias e responsveis, dentro da respetiva unidade orgnica, o cumprimento das
normas definidas no presente Regulamento e dos preceitos legais em vigor.
II ORGANIZAO ORAMENTAL E PATROMONIAL
Art. 7
Orientaes, Regras e Procedimentos Oramentais
Na elaborao e execuo do Oramento da Escola devem ser observadas as seguintes orientaes e
princpios:
1. Os princpios oramentais;
2. Os princpios contabilsticos;
3. As regras previsionais;
4. As orientaes emanadas do GGF;
5. Os procedimentos contabilsticos estabelecidos no POC-Educao;
6. As linhas orientadoras emanadas do Conselho Geral (nos termos da alnea h) do art. 13 do Dec.Lei N. 75/2008);
7. A fundamentao constante do Plano Anual de Atividades.
Art. 8
Plano Anual de Atividades
O Plano Anual de Atividades deve fundamentar a proposta de oramento a apresentar na sua fase de
preparao. Assim, como instrumento normal de macro-planificao das atividades escolares que se desejam
levar a cabo, tentando dar resposta concretizao do Projeto Educativo, deve ter em ateno os seguintes
pressupostos:
1. aprovado pelo Conselho Geral, por proposta do rgo de gesto, ouvido o Conselho Pedaggico;
2. Deve conter os seguintes elementos fundamentais:
A discriminao dos objetivos a atingir;
As atividades a realizar;
Os recursos a utilizar;
Os intervenientes;
A calendarizao;
As finalidades a alcanar, do Projeto Educativo;
87


Art. 9
Princpios Oramentais
Os princpios oramentais a ser observados na elaborao e execuo do oramento so os seguintes:
1.
Princpio da independncia (a elaborao, aprovao e execuo do Oramento independente do

Oramento de Estado);
2.
Princpio da anualidade (os montantes previstos, no Oramento, so anuais, coincidindo o ano

econmico com o ano civil);
3.
Princpio da unidade (o Oramento nico);
4.
Princpio da universalidade (o Oramento compreende todas as despesas e receitas);
5.
Princpio do equilbrio (o Oramento prev os recursos necessrios para cobrir todas as despesas e
as receitas correntes devem ser, pelo menos, iguais s despesas correntes);
6.
Princpio da especificao (o Oramento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele

previstas);
7.
Princpio da no consignao (o produto de quaisquer receitas no pode ser afeto cobertura de

determinadas despesas, salvo quando essa afetao for permitida por lei);
8.
Princpio da no compensao (todas as despesas e receitas so inscritas pela sua importncia

integral, sem dedues de qualquer natureza).
Art. 10
Regras para a Elaborao do Oramento
Na elaborao do Oramento da Escola devem ser observadas as seguintes regras:
1. Prazos de envio devem ser cumpridos os prazos estipulados, anualmente, pelo GGF;
2. Razoabilidade relativamente ao ano anterior, no devem ser propostos aumentos incomportveis
que ultrapassem o razovel;
3. Linhas orientadoras devero ser enviadas, em anexo, as linhas orientadoras emanadas pela
Conselho Geral;
4. Justificao as verbas propostas devem ser sempre alvo de justificao adequada;
5. Atividade 197-Ensino a proposta de verbas deve ter em ateno as afetas s restantes atividades;
6. Obras e equipamentos verbas para apetrechamento do refeitrio e bufete escolar bem como para
aquisio de outro equipamento, deve ser enviada, simultaneamente, proposta para o GGF e para a
DREL, dado que esta ltima que dimensiona as verbas a atribuir;
7. Material de cultura e conservao de bens a proposta de verbas para equipamentos, enquadrveis
nesta rubrica, ter o tratamento previsto na alnea anterior;
8. Mapa do Plano Financeiro Anual depois de preenchido seguir em anexo, dando cumprimento ao
estipulado no art. 22 do Dec.-Lei n 43/89, de 3 de fevereiro, o qual engloba as seguintes atividades
e as diferentes fontes de financiamento:
Atividade 190 pr-escolar
Atividade 191 1 ciclo do ensino bsico
Atividade 192 2 e 3 ciclos do ensino bsico e secundrio;
88

Atividade 197 Projetos Escolares com financiamento especfico atribudo atravs do Oramento
de Estado;
Fontes de Financiamento 111, 123 e 230 Despesas com Compensao em Receita, indicando
os valores totais previstos para cada uma das fontes de financiamento.
Art. 11
Gesto e Execuo do Oramento - Princpios e Regras
Na gesto e execuo do Oramento da Escola devem ser respeitados os seguintes princpios e regras:
1.
Nas operaes de execuo do Oramento, deve observar-se:
Quanto s receitas obedecem ao princpio da segregao das funes de liquidao e de cobrana;
Quanto s despesas obedecem ao princpio da autorizao de despesa, autorizao de pagamento

e ao pagamento;
2.
Nenhuma
receita
pode
ser
liquidada
ou
cobrada,
mesmo
que
seja
legal,
sem
que,
cumulativamente:
3.
Tenha sido objeto de adequada inscrio oramental;
Esteja adequadamente classificada;
A liquidao e cobrana de receitas podem, no entanto, ser efetuadas para alm dos valores
previstos na respetiva inscrio oramental;
4.
As receitas liquidadas e no cobradas at 31 de dezembro devem ser contabilizadas pelas

correspondentes rubricas do oramento do ano em que a cobrana se efetuar;
5.
As despesas s podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, cumulativamente, se

verificar que:
O facto gerador da obrigao de despesa respeite as normas legais aplicveis;
A despesa em causa esteja inscrita no Oramento e o cabimento tenha dotao igual ou superior
ao compromisso;
A despesa em causa satisfaa o princpio da economia, eficincia e eficcia.
6.
As dotaes oramentais da despesa constituem o limite mximo a utilizar na sua realizao;
7.
As despesas a realizar com a compensao em receita, legalmente consignadas, podem ser

autorizadas at concorrncia das importncias arrecadadas;
8.
As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de dezembro do ano a que respeitam, devendo

o pagamento dos encargos regularmente assumidos e no pagos at essa data ser processado por conta
das verbas adequadas do Oramento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu
pagamento.
Art. 12
Princpios Contabilsticos da contabilidade patrimonial
A aplicao dos princpios contabilsticos fundamentais (de acordo com o ponto 3 da Portaria N.
794/2000, de 20 de setembro) a seguir formulados deve conduzir obteno de uma imagem verdadeira
e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental do Agrupamento:
89


1. Princpio da Entidade Contabilstica constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de
direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educao.
2. Princpio da Continuidade considera-se que a entidade opera continuadamente, com durao
ilimitada;
3. Princpio da Consistncia considera-se que a entidade no altera as suas polticas contabilsticas de
um exerccio para o outro. Se o fizer e a alterao tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser
referida de acordo com o anexo s demonstraes financeiras;
4. Princpio da Especializao (ou do acrscimo) os proveitos e os custos so reconhecidos quando
obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas
demonstraes financeiras dos perodos a que respeitem;
5. Princpio do Custo Histrico os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou
de produo;
6. Princpio da Prudncia - significa que possvel integrar nas contas um grau de precauo ao fazer
as estimativas exigidas em condies de incerteza sem, contudo, permitir a criao de reservas ocultas
ou provises excessivas ou a deliberada quantificao de ativos e proveitos por defeito ou de passivos e
custos por excesso;
7. Princpio da Materialidade as demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que
sejam relevantes e que possam afetar avaliaes ou decises do rgo de gesto e dos interessados em
geral;
8. Princpio da No Compensao os elementos das rubricas do ativo e do passivo (balano), dos
custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstrao de resultados) so apresentados em separado,
no podendo ser compensados.
Art. 13
Funes e Competncias relativas gesto oramental e patrimonial
A gesto oramental e patrimonial est diretamente cometida ao Conselho Administrativo da Escola, em
articulao com os Servios de Administrao Escolar, de acordo com as funes e competncias que lhe so
legalmente atribudas.
Art. 14
Gesto Oramental
1. A gesto oramental, em sentido lato, engloba:
A execuo do oramento da Escola;
Os movimentos da contabilidade patrimonial e a tesouraria, de acordo com as deliberaes e

decises tomadas pelo rgo de gesto, tendo em conta a sua programao, ao longo de cada
exerccio econmico.
2. A gesto oramental e patrimonial obedece s disposies legais do POC-Educao, sendo sustentada

pelo sistema contabilstico dos Servios de Administrao Escolar do Agrupamento.
90

Art. 15
Organizao da Contabilidade Oramental e Patrimonial
1. A organizao da contabilidade oramental e patrimonial do Agrupamento e respetivo

funcionamento rege-se pelos procedimentos definidos no POC-Educao e pelas normas previstas no
presente Regulamento.
2. O sistema contabilstico corresponde a um conjunto de tarefas e registos, atravs do qual se
processam as operaes como meio de manter a informao financeira, envolvendo a identificao, a
agregao, a anlise, o clculo, a classificao, o lanamento nas contas, o resumo e o relato das vrias
operaes e acontecimentos.
3. O sistema contabilstico funciona com base nas seguintes aplicaes informticas:

a) Contabilidade oramental;
b) Contabilidade patrimonial;
c) Contabilidade de custos;
d) Gesto de stocks.
4. O sistema contabilstico assenta fundamentalmente nos seguintes grupos de componentes:

a) O inventrio corresponde a todos os bens, direitos e obrigaes constitutivos do seu patrimnio;
b) Os documentos e registos assentam na utilizao de documentos e livros de escriturao;
5. Os documentos principais de prestao de contas da Escola so os seguintes:
a) Os mapas de execuo oramental;
b) A conta de gerncia;
c) O relatrio de contas
6. No desempenho das suas competncias os responsveis dos servios asseguraro a identificao das
responsabilidades funcionais, circuitos obrigatrios dos documentos e s verificaes respetivas, tendo em
conta o cumprimento da segregao de funes, de acordo com as normas legais.
III DISPONIBILIDADES
91

Art. 16
Cobranas de Receitas (Anexo II)
1. Todas as receitas so cobradas com utilizao de um carto magntico pessoal pr-carregado

associado a uma aplicao informtica de gesto.
2. O carregamento do carto pode ser efetuado num Kiosk com moedeiro ou diretamente junto
da tesoureira.
3. Diariamente a Tesoureira procede conferncia dos carregamentos, imprime o Dirio dos
Carregamentos e providencia, atravs do funcionrio do servio externo, o depsito na conta
bancria da Escola, fazendo-se este munir do respetivo talo de depsito, a ser entregue
tesoureira.
4. A Tesoureira imprime diariamente, a partir da aplicao informtica, as receitas de cada um
dos postos de venda (Relatrio Dirio de Vendas), procede conferncia diria das receitas,
assina as folhas correspondentes e efetua a transferncia da conta dos carregamentos para a
conta do SASE.
5. A Tesoureira lana na aplicao informtica do SASE as respetivas receitas (bufete, papelaria
e refeitrio);
6. Receitas dos Servios Administrativos: a Tesoureira imprime o Relatrio Dirio de Vendas, faz
a conferncia diria das receitas e lana-as na aplicao informtica da Contabilidade
(Contab).
Art. 17
Caixa
1. A importncia em numerrio existente em caixa no deve ultrapassar o valor estabelecido na lei
para o fundo de maneio, a saber: 25,00 para o Oramento de Estado e 200,00 para o ASE;
2. As importncias relativas a todos os recebimentos e pagamentos so registadas no respetivo
mapa.
Art. 18
Depsitos e Contas Bancrias
1. As contas bancrias da escola so movimentadas com assinaturas em simultneo do Presidente ou
Vice-Presidente do Conselho Administrativo, com competncia delegada para o efeito, e da
Tesoureira.
2. A Tesoureira dever manter atualizadas todas as contas tituladas pela escola.
92


3. Tesoureira compete a obteno, junto das entidades bancrias, dos extratos de todas as
contas correntes.
4. Os depsitos so efetuados por um funcionrio indicado para o efeito (funcionrio dos
servios externos) que dever proceder conferncia dos valores e entregar o respetivo
comprovativo do depsito aA Tesoureira.
Art. 19
Ordens de Pagamentos
(Cheques e Pagamentos Eletrnicos)
1. A emisso de ordem de pagamento s deve ser feita depois de conferidos e autorizados os
documentos para esse efeito, a saber: fatura ou venda a dinheiro.
2. Os pagamentos so feitos atravs de cheque ou transferncia bancria por via eletrnica
(atravs da plataforma eletrnica da CGD designada Caixa e-Banking).
3. Em casos excecionais, nomeadamente quando no haja outra opo de pagamento ou quando
a vantagem em termos de poupana seja significativa, pode o Conselho Administrativo
autorizar pagamentos por dbito direto;
4. A emisso de cheques e cheques no preenchidos ficam responsabilidade da Tesoureira.
5. Os cheques para pagamento so emitidos pela Tesoureira e anexados fatura ou documento
equivalente, juntamente com a respetiva ordem de pagamento que ser assinada por todos os
elementos do Conselho Administrativo.
6. Os cheques anulados so arquivados, pela Tesoureira, sequencialmente aps a inutilizao das
assinaturas, quando as houver.
7. No se passam cheques ao portador.
8. Quando o cheque no levantado ou descontado, devem ser, sempre, solicitadas, ao destinatrio,
as razes da no movimentao.
9. Se um Cheque extraviado, deve tal facto ser comunicado CGD, que dever confirmar o
recebimento desta informao e tomar as precaues devidas. S depois, poder ser passado
novo cheque em substituio do extraviado.
10. No eventual desinteresse do destinatrio por um cheque, o servio, atravs da Tesoureira, procede
sua anulao, avisando a CGD, revertendo a respetiva quantia como receita do servio.
11. Os
pagamentos
de
servios
ou
transferncias
efetuados
por
via
eletrnica
so
validados/autorizados pelo Presidente do Conselho Administrativo aps as assinaturas

digitais prvias da Tesoureira e do Presidente do Conselho Administrativo.
12. As
operaes
executadas
eletronicamente
tero
sempre
os
respetivos
justificativos
devidamente arquivados pela Tesoureira em suporte papel.
Art. 20
Reconciliaes Bancrias
93


1. As reconciliaes bancrias das respetivas contas so realizadas no final de cada ms.
2. A Chefe dos Servios de Administrao Escolar responsvel pelas reconciliaes bancrias, podendo
designar outro funcionrio para esse servio, no podendo ser a Tesoureira nem quem tenha
acesso s respetivas contas correntes.
3. As reconciliaes bancrias devem ser confrontadas com os respetivos registos contabilsticos.
4. Numa eventual inconformidade, a contabilidade procede s correspondentes regularizaes e
registos e envia Tesoureira para que, no mesmo dia, proceda regularizao das respetivas
contas correntes.
5. Cheques em trnsito findo o perodo de validade, deve proceder-se ao respetivo cancelamento,
junto das instituies bancrias, efetuando-se os necessrios registos contabilsticos de
regularizao.
Art. 21
Responsabilidades da Tesoureira
Compete Tesoureira:
1. Manter atualizadas as contas bancrias da Escola e providenciar os respetivos extratos.
2. Assinar os movimentos das contas bancrias, juntamente com o Presidente ou Vice-Presidente do
Conselho Administrativo.
3. Guardar os cheques no emitidos.
4. Arquivar os cheques anulados.
5. Emitir cheques para pagamento das despesas devidamente autorizadas.
6. Arrecadar
as
receitas
respetivos
documentos,
provenientes
dos
diferentes
setores,
providenciando o respetivo depsito na instituio bancria.

7. Escriturar a folha de cofre e entregar contabilidade.
IV CONTAS DE TERCEIROS
Art. 22
Aquisio de Bens e Servios (Anexo III)
Os mtodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros tm como intervenientes:
1. Servio Requisitante elabora e assina a relao de necessidades.
2.
Responsvel pelo Servio Requisitante emite parecer prvio, acerca da necessidade de se

proceder aquisio dos respetivos bens ou servios.
3. rea de Economato recebe a relao de necessidades, verifica as existncias e remete rea de

Contabilidade para classificao e cabimentao.
4. Chefe dos Servios de Administrao Escolar / rea de Contabilidade classifica o(s) bem(s)
pedido(s) e informa, no referido documento, da existncia, ou no, de dotao oramental, indicando,
94


em simultneo a respetiva rubrica informar se existe cabimento (cabimentao) e remete ao
Conselho Administrativo.
5. Presidente do Conselho Administrativo emite despacho favorvel ou desfavorvel (autorizao
da despesa).
6.
rea da Contabilidade com base na relao de necessidades, aps verificao de todas as

formalidades para a execuo oramental e a realizao de despesas pblicas, as compras so efetuadas,
atravs da requisio do modelo 689 (aps assinatura do Chefe dos Servios Administrativos).
7. rea da Contabilidade regista a cativao da verba necessria ao encargo, no Livro de Contas

Correntes.
8. Fornecedor entrega o material requisitado e Guia de Remessa / Fatura e Requisio;
9. Funcionrio designado (Responsvel pelo Servio Requisitante ou do Setor que recebe a
mercadoria ) efetua a conferncia fsica do material requisitado (quantidade e qualidade) com base
na relao de necessidades, requisio modelo 689, guia de remessa e/ou fatura e assina a Guia, apondo
as expresses Recebido e Conferido, e envia os referidos documentos para a rea de
Contabilidade.
10. rea de Contabilidade com base na Relao de Necessidades, atravs da emisso da Requisio do
Modelo 689, Guia de Remessa, Guia de Entrada (quando se trata de existncias) confere toda a
documentao, classifica contabilisticamente a(s) fatura(s), confere-a(s) (verificao dos clculos
somas, multiplicaes, descontos e outros) regista-as no Livro Dirio de Faturas e emite a respetiva
ordem de pagamento.
11. Conselho Administrativo autoriza o pagamento por Despacho, enviando a documentao
Tesoureira.
12. Tesoureira Procede ao pagamento de despesa atravs da emisso de cheque ou transferncia
bancria.
13. Tesoureira Aps o pagamento da despesa, regista na Folha de Cofre e arquiva duplicado do cheque
ou do comprovativo da transferncia e a rea da Contabilidade arquiva guia de remessa e/ou fatura
e requisio.
14. Setor responsvel pela rea de Inventrio atravs da Guia de Remessa, inventaria o material ou
equipamento adquirido.
Art. 23
Aquisio de Bens e Servios pelo Servio de ASE (Anexo IV)
1. Intervenientes no processo: Servio Requisitante, Servios do ASE, Chefe dos Servios de
Administrao Escolar, a rea de Contabilidade, A Tesoureira e o Conselho Administrativo.
2. Relao de Necessidades elaborada pelo Servio Requisitante: Bufete, Refeitrio e Papelaria e
entregue ao responsvel do ASE.
3. Presidente do Conselho Administrativo autoriza a despesa e SASE elabora Requisio Mod. 689 para
a Chefe dos SAE fazer a cabimentao e assinar.
4. Aps a entrega, pelo fornecedor do produto, no servio requisitante e a receo da fatura ou guia de
remessa, o responsvel do ASE faz o seu registo no Dirio de Faturas do ASE.
95


5. O Conselho Administrativo autoriza o pagamento emitido pela Tesoureira que paga ao fornecedor,
regista o pagamento na aplicao informtica do SASE e entrega guia de remessa, fatura, requisio e
duplicado de cheque ou comprovativo de pagamento ao responsvel do SASE para este proceder ao
registo do pagamento no Livro Dirio de Faturas do SASE e ao seu arquivamento.
Art. 24
Gesto de Armazns
1. O rgo de gesto nomear os funcionrios responsveis para cada setor pelo levantamento das
necessidades, receo e sadas dos bens/mercadorias.
2. Compete aos funcionrios referidos garantir adequadamente a satisfao das necessidades do setor,
assim como elaborar a Folha de Consumo Dirio.
Art. 25
Controlo das Existncias
1. Nos locais de armazenagem existe um responsvel nomeado para o efeito.
2. A receo de bens s deve ser efetuada quando acompanhada pelas Requisio oficial e Guia de
Remessa.
3. A contagem fsica das existncias deve ser realizada no final de cada trimestre:
Por um funcionrio designado pelo Chefe de Servios de Administrao Escolar, no caso do stock dos
Servios Administrativos;
Pelo responsvel do ASE, para as existncias do bufete, em conjunto com a responsvel por este setor;
Pela responsvel do CRE, para as existncias de papelaria;
As existncias devem ser confrontadas com os respetivos registos contabilsticos.
VI DISPOSIES FINAIS
Art. 26
Aprovao do Regulamento do Sistema de Controlo Interno
A aprovao deste Regulamento do Sistema de Controlo Interno compete ao Conselho Geral sob
proposta do Conselho Administrativo.
Art. 27
Normas Subsidirias
Em tudo o que no se encontrar especialmente regulado no presente RSCI ou que no esteja contemplado
na lei vigente, na sequncia da anlise de cada situao em concreto, o processo de deciso compete:
96


1. Situao pontual ao Presidente do Conselho Administrativo;
2. Situao Regular ao Conselho Administrativo.
Art. 28
Responsabilidades
1. O desrespeito, incumprimento ou violao de qualquer regra ou procedimento estabelecido neste RSCI,
da nica e exclusiva responsabilidade de quem comete a infrao, em 1 instncia, da responsabilidade
do Conselho Administrativo, em 2 instncia e do Presidente do Conselho Administrativo, em ltima
instncia.
2. Sempre que se tenha conhecimento do desrespeito, incumprimento ou violao das regras e
procedimentos estabelecidos neste RSCI, quer sejam de natureza administrativa, quer sejam de
natureza contabilstica, dever ser elaborada a devida informao para efeitos de apreciao superior e
apuramento de responsabilidade funcional.
3. A violao das regras ou procedimentos, estabelecidos neste RSCI, consubstancia infrao disciplinar,
dando lugar instaurao do competente processo, nos termos da lei;
4. Os processos instaurados, aps deciso, integraro o processo individual do funcionrio infrator, devendo
as respetivas penas aplicadas serem levadas em conta no processo de classificao do ano em que as
mesmas forem aplicadas.
Art. 29
Divulgao
Constituindo este RSCI um documento central da contabilidade da Escola, deve o mesmo:
1. Ser divulgado a todos os membros dos Servios Administrativos e funcionrios interligados (Bufetes,
Papelaria, Telefone, Refeitrio, Papelaria, etc.);
2. Estar disponvel, para consulta permanente dos membros envolvidos, nos locais de funcionamento.
Art. 30
Reviso e Revogao de Normas Internas do Regulamento
O presente RSCI, adaptar-se-, sempre que necessrio, s eventuais alteraes de natureza legal que
entretanto venham a ser publicadas no Dirio da Repblica, para aplicao ao setor da Educao, bem como
de outras normas de enquadramento e funcionamento local, deliberadas pelos rgos de Administrao e
Gesto, no mbito das respetivas competncias e atribuies legais.
Regulamento SCI aprovado em reunio do Conselho Administrativo em fevereiro de 2011
97


Presidente do Conselho Administrativo
_________________________
(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)
Vice-Presidente do Conselho Administrativo

_________________________
(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)
Secretria do Conselho Administrativo

_________________________
(xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )
Anexos: Consultar documento Oficial
98

Regulamentos
Carto Eletrnico
99

Regulamento do Carto Eletrnico do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo

O carto eletrnico do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo, adiante designado por carto,
utilizado por toda a comunidade escolar (alunos, professores, funcionrios e restante comunidade educativa)
e tem como objetivo identificar os utentes da escola, aumentar a segurana, criar um sistema de fiabilidade
na troca de informaes e simplificao gesto.
Este carto cumpre as funes de identificao do seu titular, controle de entradas e sadas do recinto escolar,
pagamento de bens e servios, marcao, anulao de compra de refeies, consulta de movimentos e saldo
do carto e um inmero conjunto de informaes disponveis nos quiosques, evitando o transporte no interior
do recinto escolar de valores monetrios, aps o carregamento do carto. Permite ainda acesso via internet
(http://www.esfga.pt/kiosk/) ao mesmo conjunto de operaes dos quiosques (exceto retirar senhas para o
bufete ou compras na papelaria), visualizao de entradas e sadas do recinto escolar, refeies efetuadas no
Agrupamento e produtos adquiridos no bufete e na papelaria.
Artigo 1
A emisso do carto da responsabilidade do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo.
Artigo 2
A entrega do primeiro carto gratuita, aps a aceitao do presente regulamento e tem a validade de um
ano letivo.
Artigo 3
A no apresentao do carto na portaria da escola poder implicar a proibio da entrada na escola.
Artigo 4
O extravio ou a deteriorao do carto, em caso de responsabilidade atribuda ao utente, obriga substituio
por um novo carto (2 via do carto), o qual ter um custo de 5,00 (cinco euros), suportado pelo utente.
Artigo 5
O carto pessoal e intransmissvel, sendo o seu uso da responsabilidade do titular do mesmo.
O Carto identificado com o nome, nmero de carto e nmero de processo. No caso de alunos menores de
idade a titularidade do carto estende-se ao Encarregado de Educao, para todos os efeitos de
responsabilidade legal.
A utilizao do carto por terceiros leva sua apreenso.
Artigo 6
O carregamento do carto poder ser efetuado, nos diversos servios preparados para o efeito (Papelaria,
Tesouraria, quiosques entre outros). Estes carregamentos so automaticamente creditados no carto.
Artigo 7
O carregamento mnimo nos servios do agrupamento de 2.00 (dois euros), nos quiosques o carregamento
mnimo de 0.05 (cinco cntimos).
100

Artigo 8
No final de cada ano letivo o saldo do carto transita para o ano seguinte, exceto para os alunos que terminam
percurso no Agrupamento, que devem reclamar junto dos Servios Administrativos do Agrupamento, no prazo
de 15 dias, a devoluo do saldo existente.
Artigo 9
O saldo do carto no reclamado nos prazos descritos, no artigo anterior, reverter a favor do Oramento de
Dotaes com Compensao de Receita.
Artigo 10
Em caso de perda, extravio, uso indevido, utilizao fraudulenta, furto ou roubo do carto magntico, o titular
dever, logo que tenha conhecimento do facto, comunicar a ocorrncia nos Servios Administrativos do
Agrupamento e proceder ao respetivo pedido de cancelamento.
Artigo 11
O Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo no responsvel pelo uso indevido do carto, enquanto
no for recebido o respetivo pedido de cancelamento. O Agrupamento no assume qualquer responsabilidade
no que respeita m utilizao ou danos do carto, nomeadamente extravio, carto desmagnetizado, carto
dobrado, cortado ou outro que a Direo assim o entenda.
Artigo 12
O titular do carto, ou o seu encarregado de educao, poder solicitar nos Servios Administrativos um
relatrio da sua utilizao.
Artigo 13
No final de cada ano civil, ser emitida a declarao para efeitos de IRS, a quem a solicitar junto dos Servios
Administrativos, onde constam todos os gastos no subsidiados.
Artigo 14
Este regulamento diz respeito utilizao do carto eletrnico no Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de
Azevedo e poder ser objeto de reviso peridica.
Os casos omissos sero analisados pela Direo, a quem compete a gesto de todo o processo e respetivo
sistema do carto eletrnico.
101

Regulamentos
Ajudas de Custo e Subsidio de Transporte
102

Regulamento das Ajudas de Custo e Subsdio de Transporte
Para um Docente/No Docente (Funcionrio) se poder deslocar em servio tem que existir um despacho prvio
do Diretor do Agrupamento com a indicao das condies em que o funcionrio se pode deslocar.
O Despacho deve referir uma autorizao expressa para a deslocao, indicando o meio de transporte a
utilizar, nvel de importncia da deslocao e a forma de pagamento do mesmo.
Aps a deslocao, tem que ser preenchido o respetivo Boletim Itinerrio, um por ms, e entregue nos Servios
Administrativos do Agrupamento at ao dia 3 do ms seguinte a que se refere.
No Boletim Itinerrio deve constar, alm dos elementos que o mesmo solicita, o motivo que deu origem
deslocao, o nmero de identificao (Bilhete de Identidade ou Carto de Cidado), ndice de vencimento e
despacho de autorizao.
O Boletim Itinerrio, tm, ainda, de ser acompanhado de declarao comprovativa da presena/deslocao.
Depois de rececionado tm de ser confirmado, verificando os Quilmetros, caso existem, atravs do: Google
Maps, Guia Michelin ou equivalente (durante um ano civil, deve ser sempre utilizado o mesmo meio de
confirmao) e validado pelo Diretor do Agrupamento, que autorizar o seu pagamento.
103

Regulamentos
Formas de Pagamento
104

Regulamento das Formas de Pagamento no Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de

Azevedo
Constituem formas de pagamento do Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo, a Transferncia

Bancria, o Cheque, o Fundo Maneio e o Carto Eletrnico do Agrupamento.
A forma de pagamento que deve ser utilizada de forma privilegiada a Transferncia Bancria, sendo todos
os outros meios mencionados anteriormente, considerados extraordinrios e a sua utilizao deve restringirse impossibilidade de utilizao da Transferncia Bancria.
Deve, para efeitos de boa gesto, ser solicitado a todos os que possam ser implicados em processos de
Transferncias de verbas o seu nmero de identificao bancria (NIB), assim como a declarao da segurana
social e das Finanas, com indicao de inexistncia de dvidas, a fim de ser possvel a Transferncia Bancria.
Os servios competentes do Agrupamento devem solicitar a declarao da segurana social e das Finanas,
com indicao de inexistncia de dvidas, sempre que a mesma esteja fora de prazo. Anualmente deve solicitar
a atualizao do NIF.
Todas as operaes de Transferncias Bancrias devem ser identificadas por AEXXXXXXXXXX.
Artigo 1
Transferncia Bancria
1. A Transferncia Bancria sempre submetida pelo(a) Tesoureiro(a), sendo posteriormente assinada e
executada pelo Presidente do Conselho Administrativo;
2. Excetuam-se do ponto anterior as situaes de impedimento justificado do(a) Tesoureiro(a) e neste
caso inverte-se o processo, sendo efetuada a assinatura por outro membro do Conselho
Administrativo.
Artigo 2
Fundo Maneio
1. O Fundo Maneio tem um saldo mximo correspondente ao fundo maneio aprovado em sede do
Conselho Administrativo, no incio de cada ano civil;
2. O Saldo mximo o aprovado em Conselho Administrativo, s podendo ser reposto no final de cada
ms;
3. Os movimentos, bem como a atualizao do saldo mximo da competncia do Conselho
Administrativo, sendo o mesmo aprovado em reunio ordinria, ou, caso se justifique, em reunio
extraordinria convocada para o efeito;
4. A utilizao do fundo maneio implica uma requisio/relao de necessidades previamente
autorizada;
5. Todo e qualquer movimento do fundo maneio exige a sua cabimentao e segue os procedimentos
das restantes aquisies;
105

6. A verificao mensal dos movimentos do fundo maneio includa na reconciliao bancria, j

existente sobre todas as outras contas e movimentos financeiros do Agrupamento;
7. Este fundo maneio utilizado para fazer face a despesas de carater excecional, fora do acordo de
quadro, que s possam ser realizadas contra pagamento imediato.
Artigo 3
Cheques
1. O Cheque sempre preenchido pelo(a) Tesoureiro(a), sendo a sua assinatura efetuada pelo Presidente
do Conselho Administrativo e por outro elemento designado para o efeito;
2. O Recurso a esta forma de pagamento deve ser considerada excecional;
3. Sempre que se verificar a necessidade de anulao dum cheque, o mesmo deve-se sujeitar ao
regulamento de nulos:
o O(A) Tesoureiro(a) deve inscrever a palavra ANULADO sobre o mesmo, de forma bem visvel
e entrega-lo ao Coordenador Tcnico, a fim de ser arquivado no Cofre em pasta prpria;
o O(A) Tesoureiro(a) deve criar mensalmente uma lista com os nmeros de Cheques anulados e
respetiva data de validade;
o lista mencionada, anteriormente, so anexados os cheques, que sero levados a Conselho
Administrativo, a fim de ficarem mencionados em ata;
o Assim que perfaa um ms sobre a data de validade dos Cheques, os mesmos devem ser
eliminados.
Artigo 4
Carto Eletrnico do Agrupamento
1. O Carto Eletrnico do Agrupamento funciona como nica forma de pagamento interna entre os
diferentes servios do Agrupamento;
2. O Carto Eletrnico do Agrupamento da responsabilidade do(a) Tesoureiro(a) e s pode ser
movimentado pelo mesmo;
3. O Saldo do Carto Eletrnico do Agrupamento constitudo por verbas transferidas do ODCR, ou
outras definidas em Conselho Administrativo, para fins devidamente definidos, seguindo os
procedimentos estabelecidos para a cabimentao de despesas.
106

Regulamentos
Cheques Nulos
107

Regulamento de Cheques Nulos no Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo
Sempre que houver necessidade de o(a) Tesoureiro(a) anular um cheque, deve inscrever a palavra
ANULADO, sobre o mesmo, de forma bem visvel, e entrega-lo ao() Coordenador(a) Tcnico(a), a fim de
serem arquivados no cofre em pasta prpria.
O(A) Tesoureiro(a) deve criar mensalmente uma lista com os nmeros dos cheques anulados e data de
validade. A essa lista so anexos os referidos cheques, que so levados mensalmente ao Conselho
Administrativo a fim de ficarem mencionados em ata.
Assim que perfaa um ms sobre a data de validade dos cheques, os mesmos devem ser eliminados.
108

Regulamentos
Cheques No Levantados
109

Regulamento de Cheques No Levantados no Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de

Azevedo
Aps um ms, da emisso de um cheque, e o mesmo no tenha sido levantado, por parte do destinatrio, deve
ser informado por carta registada com aviso de receo, que ter mais quinze dias para o levantar, aps esse
prazo o mesmo ser cancelado junto do banco emissor do mesmo.
Decorrido o prazo anteriormente mencionado o destinatrio do cheque, ser informado que nos prximos
quinze dias, poder dirigir-se aos Servios Administrativos do Agrupamento a fim de receber novo cheque.
Decorrido este prazo e o destinatrio do cheque no tenha solicitado nova emisso, o valor desse cheque
reverter a favor da conta pelo qual foi emitido.
Deve ser registada contabilisticamente esta situao.
110

Documentos e Formularios
Sistemas de Informao
111


Reservado aos Servios
N entrada
PERMISSES PARA USO DE SISTEMAS

DE INFORMAO
ANO LETIVO ______/______
Data
Serve o presente documento para definir os acessos /permisses aos sistemas de informao do AE Frei
Gonalo Azevedo pelo funcionrio(a) _________________________________________________________.
Sistemas de Informao /Aplicaes informticas:
Gesto de alunos
Gesto Carto Eletrnico
Gesto SIBE
Gesto Contabilstica
Gesto Vencimentos
Gesto Faltas de Pessoal
Gesto de Arquivo
Gesto de Aprovisionamento
Gesto de Expediente
Gesto de ASE
Plataforma DGESTE
Plataforma MISI
Plataforma Portal das Escolas
Plataforma Moodle
Website do Agrupamento
Circuito Interno TV
Nvel de Acesso
Consulta
Insero/Alterao de Dados
Permisses de Utilizao
Parciais (consoante funo atribuda)
Permisses Globais
S. Domingos de Rana, ____/_____/_________

O(A) Responsvel
______________________________________
Parecer:
112
Despacho:


A Direo/O Coordenador:
O diretor: _______________________,
_________________________
____/____/_____
Documentos e Formularios
113


Manual Procedimentos Administrativos Aefga

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MANUAL DE

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Caracterizaao dos Servios de

Competncias dos Servios de Administrao Escolar:

Atender e informar corretamente todos e quantos se lhe dirijam;

Constituio dos Servios de Administrao Escolar:

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Competncias do Coordenador dos Servios de Administrao Escolar:

Coordenar, na dependncia da direo da escola, toda a atividade administrativa e financeira em

Competncias dos Assistentes Tcnicos:

O cargo de Tesoureiro designado pelo Conselho Administrativo.

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Organograma dos Servios de Administrao Escolar

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Agrupamento de Escolas de Carcavelos

rea Apoio Social

Portal das Escolas

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Diagrama funcional do agrupamento de escolas Frei Gonalo de

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Diagrama Funcional do AE Frei Gonalo Azevedo

rgos de Direo, Administrao e

Estruturas de Coordenao e Superviso

Centro de Recursos Educativos

Servios de apoio: portaria, bufete,

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Areas/Setores dos Servios de

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Norma para tratamento de Receitas:

Realizar a abertura e encerramento do ano civil, atravs da conferncia de todos os mapas

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Elaborar mensalmente at ao dia 14 de cada ms a requisio de fundos das despesas de

Documentos Internos utilizados e mapas oficiais gerados pela Contabilidade:

Requisio Interna Relao de Necessidades

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Compras Pblicas \ Tradeforum

Elaborao de previses de consumo e criao das vrias peas de procedimentos de aquisio

ESPAP (ANCP) \ Pedidos de Exceo

ACC Pr-Escolar e 1 Ciclo

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Gesto Desporto Escolar

Proceder aos lanamentos e adjudicaes ao abrigo das verbas do Desporto Escolar.

Exportar para o MISI os dados relativos Contabilidade do Agrupamento.

Reporte Estatstico Compras Publicas (BASE GOV)

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

realizando todas as operaes administrativas que o mesmo disponibiliza.

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Exames Nacionais (Programas PAEB, ENEB e ENES)

Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

Promover e desencadear o adequado procedimento n aquisio de bens e servios, aps a receo

Efetuar contatos com fornecedores;

Registar e atualizar a informao dos ficheiros de fornecedores e materiais;

Emitir as requisies externas ao mercado;

Analisar e informar as propostas dos fornecedores quanto a procedimentos que no impliquem a

Controlar os prazos de entrega das encomendas;

Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS FREI GONALO DE AZEVEDO

AQUISIO DE BENS E SERVIOS

Agrupamento de Escolas Frei Gonalo de Azevedo