Gestão de

documentos escolares:
como elaborar os
arquivos da escola
INTRODUÇÃO................................................................................................ 3

O QUE SÃO DOCUMENTOS ESCOLARES?............................................. 3

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS ESCOLARES?............... 4

PROJETO POLÍTICO-PEDAGÓGICO (PPP)..............................................................4

CONTRATOS ESCOLARES................................................................................................. 5

RELATÓRIOS............................................................................................................................. 5

REGIMENTO ESCOLAR....................................................................................................... 6

FINANCEIROS.......................................................................................................................... 6

CRITÉRIO AVALIATIVO........................................................................................................ 7

O QUE DEVE CONTER EM CADA DOCUMENTO ESCOLAR?............. 8

PROJETO POLÍTICO-PEDAGÓGICO............................................................................ 8

CONTRATOS ESCOLARES................................................................................................13

RELATÓRIOS............................................................................................................................16

REGIMENTO ESCOLAR.................................................................................................... 20

FINANCEIROS........................................................................................................................23

CRITÉRIO AVALIATIVO......................................................................................................28

CONTE COM UM SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR INTEGRADO.... 30

 Introdução O que são
documentos
A gestão de uma instituição de ensino en-
volve diversos processos e informações es- escolares?
senciais para o seu funcionamento eficiente
e organizado. Nesse contexto, os documen-
tos escolares desempenham papel fun-
damental, fornecendo registros escritos e
formais que respaldam as atividades e ope-
rações educacionais.
Documentos escolares são registros escritos e for-
Este e-book aborda detalhadamente os prin- mais relacionados às atividades e operações de
cipais documentos escolares, sua importân- uma instituição de ensino.
cia e como devem ser elaborados, visando
facilitar o planejamento da gestão escolar, No contexto de gestão escolar, acadêmica e peda-
acadêmica e pedagógica e o acompanha- gógica, eles fornecem informações valiosas para
mento do desenvolvimento dos estudantes. a tomada de decisões, planejamento estratégico
Continue a leitura! e monitoramento do progresso dos estudantes.

3
 Quais são os principais
documentos escolares?

Os principais documentos escolares po-

dem variar conforme a instituição, mas
existem documentos padrões nessa área.
Veja quais são a seguir!

PROJETO POLÍTICO-PEDAGÓGICO
(PPP)

O PPP define os princípios, objetivos, dire-

trizes e estratégias da instituição de ensino,
estabelecendo a proposta pedagógica, méto-
dos de avaliação e formas de participação da
comunidade escolar.

4
 CONTRATOS ESCOLARES

Os contratos escolares são acordos entre a es-

cola, os alunos e seus responsáveis legais,
sendo obrigatório para todas as escolas par-
ticulares segundo a Lei 9870/99, que define
algumas práticas referente ao valor da men-
salidade e matrículas. RELATÓRIOS

O valor da mensalidade deve tomar como
base a mensalidade do semestre ante-
rior e ter vigência de um ano, não po-
dendo ser alterada no meio do ano letivo.
Além disso, é preciso indicar, além da
quantia mensal, o montante pago semes-
tral ou anualmente.
Ainda, todos os estudantes têm o direito à re-
matrícula, exceto em casos de inadimplência.
São documentos que fornecem informa-
ções sobre o desempenho acadêmico dos
alunos, como notas, frequência, comportamen-
to e participação.
Ainda, os relatórios devem abordar aspectos
comportamentais, psicológicos e físicos (como
coordenação motora), de modo a acompanhar o
desenvolvimento dos estudantes e criar planos
de ação quando necessário.

5
 REGIMENTO ESCOLAR

É um documento que estabelece as normas,

regras e procedimentos internos da institui-
ção de ensino, definindo as responsabilidades
dos estudantes, professores, funcionários e da
comunidade escolar.
FINANCEIROS

São documentos relacionados à gestão finan-

Nele, também devem ser abordadas questões
ceira da escola, como pagamento de mensa-
disciplinares, políticas de convivência e a es-
lidades, prestação de contas, orçamentos e
trutura organizacional da escola.
balanços financeiros.

Além disso, o documento deve considerar as

legislações estaduais e municipais, bem como
a Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB),
a Base Nacional Comum Curricular (BNCC) e
o Projeto Político-Pedagógico.
Eles são essenciais para controle e a transpa-
rência financeira, tendo papel crucial no acom-
panhamento e enfrentamento da inadimplên-
cia, planejamento financeiro e cumprimento
das obrigações legais e contábeis da escola.

6
 CRITÉRIO AVALIATIVO

O documento estabelece os critérios e os pro-

cedimentos de avaliação dos estudantes em
cada disciplina ou área de conhecimento.

Esses critérios devem ser claros, justos e de fá-

cil entendimento pelos responsáveis dos estu-
dantes. Além disso, é importante não alterar os
critérios avaliativos ao longo do ano letivo, de
modo a garantir um processo educativo justo,
equitativo e transparente.

Em casos excepcionais e justificados, pode ha-

ver a necessidade de revisar os critérios avalia-
tivos. No entanto, essas mudanças devem ser
comunicadas de forma clara e transparente aos
estudantes, professores e responsáveis.

7
 O que deve conter em cada
documento escolar?

PROJETO POLÍTICO-PEDAGÓGICO

No início da elaboração do PPP, é fundamental

definir etapas e responsáveis, cronogramas de
reuniões e divulgação dos trabalhos, prazo para
a conclusão do PPP e quem será responsável
pela redação final do documento.

Esses aspectos contribuem para que a elabo- Tendo as informações coletadas, devemos co-
ração do PPP seja um processo participativo e meçar a elaborar o documento do Projeto Po-
bem organizado, refletindo os anseios e aspi- lítico-Pedagógico. Para isso, podemos dividir o
rações da comunidade escolar. documento em sete partes:

8
 1. INFORMAÇÕES DA ESCOLA

◆ Nome da instituição de ensino, endereço

e informações de contato;

◆ nome do diretor, vice-diretor,

coordenador pedagógico, secretário
e agentes administrativos e
horários de trabalho;

◆ níveis e modalidades de ensino

oferecidas na escola;

◆ horário de funcionamento da instituição; ◆ data do PPP;

◆ estrutura física da escola; ◆ breve histórico sobre a escola Horário

Administrativo homologado pelo
◆ enquadramento legal (autorização de Departamento Administrativo da SME de
funcionamento, por exemplo); todos os funcionários citados acima.

9
 2. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO
ATUAL DA ESCOLA
Esse diagnóstico deve abordar os aspectos
positivos da escola e as áreas que necessitam
de mudanças.
Para isso, é fundamental o uso de Indicadores
de Qualidade da Educação e conversas com a
comunidade escolar para compreender o mo-
mento da escola e elaborar um PPP que atenda
às necessidades da instituição e dos estudantes.
3. PRINCÍPIOS NORTEADORES
Os princípios norteadores do Projeto Político-Pe-
dagógico da escola devem considerar a situação
atual da instituição de ensino, a opinião coletiva da
comunidade escolar e a Constituição Federal, que
define os princípios da educação no país (Art. 206).
10
4. OBJETIVOS E METAS EDUCACIONAIS
Após analisar a situação atual da escola, deve-se for-
mular objetivos claros e precisos que vão expressar
o propósito da escola, orientar todos os segmentos
escolares e garantir a continuidade das ações.
Dessa forma, os objetivos e metas devem ser adequa-
dos ao Plano Estadual de Educação, aos princípios e
as dificuldades identificadas nas etapas anteriores.
5. PLANO DE AÇÃO
O Plano de Ação é uma ferramenta prática e ope-
racional que visa orientar a execução do PPP.
Sua elaboração se dá com base nos objetivos defini-
dos no projeto e considera os recursos disponíveis, o
cronograma de atividades e as metas a serem alcan-
çadas. Assim, cada ação deve ser claramente descrita
e relacionada a um objetivo específico.
 6. PROPOSTA CURRICULAR

A Proposta Curricular descreve as diretrizes, princípios e objetivos educacionais que guiam o processo de
ensino e aprendizagem na instituição, estabelecendo as bases para a organização das atividades acadêmicas.

Veja, abaixo, alguns pontos que podem ser abordados nessa etapa:

◆ fundamentação teórica: pode incluir ◆ estrutura curricular: apresentação dos

referências a teorias educacionais,
pesquisas acadêmicas e legislação
educacional vigente;
◆ competências e habilidades: detalhes
das competências e habilidades que
os alunos devem adquirir em cada
etapa de ensino, conforme as diretrizes
curriculares nacionais ou estaduais;
componentes curriculares obrigatórios,
eletivas e atividades complementares;
◆ metodologia de ensino: práticas
pedagógicas, recursos educacionais e
estratégias de ensino-aprendizagem;
◆ educação inclusiva: ações para garantir
a igualdade de oportunidades a todos
os estudantes.

11
 7. AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

O acompanhamento e avaliação do Projeto Político-Pe-

dagógico (PPP) são etapas fundamentais para garantir
que as metas e objetivos estabelecidos sejam alcançados.
Esse procedimento de rotina também permite assegurar
a qualidade da educação oferecida pela escola, por isso,
devem constar no Projeto Político e Pedagógico da escola.

8. CONSIDERAÇÕES FINAIS

As considerações finais do PPP devem ser redigidas de

forma clara e motivadora, inspirando a todos na escola a
trabalhar em conjunto para alcançar os objetivos e prin-
cípios estabelecidos no projeto.

É uma oportunidade para reafirmar o propósito da esco-

la e promover um sentimento de pertencimento e res-
ponsabilidade compartilhada por todos os membros da
comunidade educativa.

12
 CONTRATOS ESCOLARES

Veja, a seguir, as principais informações que

devem conter em um contrato de matrícula.

1. IDENTIFICAÇÃO DAS
PARTES ENVOLVIDAS 2. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS
EDUCACIONAIS
Devem constar:
Aqui, deve-se detalhar os serviços e programas
◆ nome completo da escola; educacionais oferecidos pela escola, como o
nível de ensino (educação infantil, ensino fun-
◆ endereço e informações de contato damental e ensino médio), atividades extracur-
da escola; riculares, aulas opcionais, entre outros aspectos.

◆ nome completo dos alunos e seus 3. DURAÇÃO DO CONTRATO

responsáveis legais;
Especificação do período abrangido pelo con-
◆ endereços e informações de contato trato, como um ano letivo específico ou outro
dos estudantes e responsáveis. período definido.

13
 4. TAXAS E PAGAMENTOS

Informações sobre as taxas escolares, mensa-

lidades ou outros custos associados à educa-
ção, bem como detalhes sobre prazos e formas
de pagamento.

5. POLÍTICA DE CANCELAMENTO

Cláusulas que descrevem as regras e condições

para o cancelamento do contrato por ambas
as partes, caso seja necessário.

6. POLÍTICAS DE REEMBOLSO

Caso haja alguma taxa não utilizada em caso

de cancelamento ou outros eventos específicos,
essa política deve ser claramente definida.

14
 7. RESPONSABILIDADES DAS PARTES

Descrição das obrigações e responsabilidades

da escola e dos estudantes ou seus responsáveis
legais, incluindo compromisso com a participa-
ção nas atividades escolares, cumprimento de
normas e regulamentos da escola.
8. REGRAS DE COMPORTAMENTO
Código de conduta e disciplina que se espera
dos estudantes, bem como possíveis consequ-
ências em caso de infrações.
9. POLÍTICAS ACADÊMICAS
Detalhes sobre o sistema de avaliação, promo-
ção de séries, regras sobre atrasos e faltas, e
qualquer outra política acadêmica relevante.
10.PROTEÇÃO DE DADOS E PRIVACIDADE
Cláusulas que descrevem como os dados pessoais
dos alunos serão tratados e protegidos pela escola,
conforme a Lei Geral de Proteção de Dados.
11. DISPOSIÇÕES ADICIONAIS
Quaisquer outras cláusulas ou informações rele-
vantes, como políticas específicas de uniforme,
uso de equipamentos eletrônicos, entre outros.
12. ASSINATURAS
Espaço para a assinatura das partes, indicando
que concordam com os termos do contrato.

15
 RELATÓRIOS

Confira, a seguir, quais dados devem conter

em um Relatório Escolar:

1. INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO

◆ nome do estudante;

◆ ano ou série em que o estudante

está matriculado;

◆ período ao qual o relatório se refere

(pode ser um trimestre, semestre ou
ano letivo).

16
 2. DESEMPENHO ACADÊMICO
E APRENDIZADO
Além das notas e frequência dos estudantes
nas aulas, é importante trazer o desempenho
acadêmico em diferentes áreas, como:
◆ leitura: capacidade do aluno de
compreender e interpretar textos escritos;
◆ escrita: capacidade do aluno de
expressar suas ideias de forma clara,
organizada e gramaticalmente correta;
17
◆ matemática: habilidades numéricas e de
resolução de problemas;
◆ coordenação motora: habilidade do
aluno em controlar os movimentos finos e
precisos do corpo, como escrever, desenhar,
recortar, amarrar cadarços, entre outros;
◆ coordenação espacial: habilidade em
entender noção de distâncias e espaço;
◆ rendimento: avaliação geral do
desempenho do aluno em todas as
matérias e atividades escolares;
◆ memória: capacidade de lembrar
informações aprendidas e palavras;
◆ atenção: capacidade de se concentrar e
manter o foco em tarefas e atividades.
 3. COMPORTAMENTO

Em relação ao comportamento, deve-se considerar:

◆ hiperatividade: nível excessivo de

atividade motora, inquietação e
dificuldade em ficar parado;

◆ impulsividade: tendência de agir

sem pensar nas consequências ou
considerar alternativas;
◆ obediência: disposição e a capacidade
do estudante em seguir regras,
diretrizes e instruções dadas pelos
professores e funcionários da escola;
◆ socialização: habilidade do estudante
em interagir com seus colegas e outras
pessoas ao seu redor;
◆ organização: capacidade de gerenciar
seu tempo, tarefas e materiais de
forma eficiente;
◆ agressividade: manifestação de
comportamentos hostis ou violentos em
relação a outras pessoas, ou objetos;
◆ irritabilidade: tendência a reagir de forma
exagerada ou negativa a estímulos.

18
 4. PARTICIPAÇÃO EM ATIVIDADES
EXTRACURRICULARES

◆ Descrição das atividades extracurriculares

em que o aluno participou, como
esportes, clubes e eventos culturais;

◆ comentários sobre o envolvimento

e desempenho do estudante
nessas atividades.

5. SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES
6. ASSINATURAS
◆ Sugestões para melhorar o desempenho
acadêmico e comportamental do aluno, ◆ Assinatura do professor, orientador
se necessário; educacional ou responsável pelo relatório;

◆ recomendações para atividades ou áreas ◆ assinatura dos pais ou responsáveis do

de estudo que o aluno possa se destacar estudante, indicando que receberam e
ou se interessar. revisaram o relatório.

19
 REGIMENTO ESCOLAR 3. MISSÃO, VISÃO E VALORES

O Regimento Escolar deve ser um documento
completo, claro e transparente, para que todos
os envolvidos na comunidade escolar compreen-
dam as normas e diretrizes que regem o funcio-
namento da instituição de ensino.
Confira, a seguir, as principais informações que
devem conter neste documento:
Declaração da missão, visão e valores da escola,
refletindo seus princípios e objetivos educacionais.
4. CURRÍCULO
Descrição dos cursos e disciplinas oferecidas pela
escola, bem como a carga horária e os objetivos
de aprendizagem para cada nível de ensino.

1. IDENTIFICAÇÃO DA ESCOLA 5. CALENDÁRIO ESCOLAR

Informar nome, endereço, telefone, site e outras Informações sobre as datas de início e término do ano
informações básicas sobre a instituição. letivo, férias, feriados e outros eventos importantes.

2. ORGANIZAÇÃO E ESTRUTURA DA ESCOLA

Descrição da estrutura administrativa da escola,

incluindo a equipe de gestão, conselho escolar
e outros órgãos decisórios.
20
 6. MATRÍCULA E FREQUÊNCIA
Regras e procedimentos para matrícula de alu-
nos, bem como critérios de frequência e proce-
dimentos em caso de ausências.
7. AVALIAÇÃO E PROMOÇÃO
Políticas e critérios para avaliação de desem-
penho dos alunos e processos de promoção de
série ou ano.
21
8. DISCIPLINA E COMPORTAMENTO
Regras de conduta esperadas dos estudantes,
consequências para violações e medidas dis-
ciplinares aplicáveis.
9. RELAÇÃO COM OS PAIS
E RESPONSÁVEIS
Orientações sobre a comunicação com os pais
e responsáveis, envolvimento dos pais nas ati-
vidades escolares e acesso a informações sobre
o desempenho dos alunos.
10. RECURSOS E INFRAESTRUTURA
Descrição das instalações, recursos educacionais
disponíveis e políticas para uso de bibliotecas,
laboratórios, quadras esportivas, entre outros.
 11. SAÚDE E SEGURANÇA

Procedimentos relacionados à saúde dos alu-

nos, primeiros socorros, seguro escolar e me-
didas de segurança dentro da escola.

12. REGRAS PARA EVENTOS E

ATIVIDADES EXTRACURRICULARES
Diretrizes para excursões, atividades esportivas,
eventos culturais e outras atividades fora do
ambiente regular de sala de aula.
13. POLÍTICAS DE INCLUSÃO E IGUALDADE
Declaração sobre a promoção da igualdade de
oportunidades, combate à discriminação e in-
clusão de alunos com necessidades específicas.
14. FINANÇAS E TAXAS
Informações sobre taxas escolares, formas de
pagamento, reembolsos e outros aspectos fi-
nanceiros relevantes.
15. DISPOSIÇÕES FINAIS
Outras informações pertinentes, como procedi-
mentos de revisão e atualização do regimento.

22
 FINANCEIROS
Existem uma variedade de documentos finan-
ceiros em escolas, mas para que esses números
façam sentido, é necessário a elaboração de
relatórios. Por isso, vamos abordar o que deve
conter em dois principais relatórios financeiros
da instituição de ensino: contas a pagar e rece-
ber, e planejamento orçamentário.
23
1. CONTAS A PAGAR E RECEBER
O relatório de contas a pagar e receber oferece
uma visão geral das finanças da escola, per-
mitindo o acompanhamento adequado dos
compromissos financeiros. Aqui estão alguns
itens que devem constar nesse relatório:
1.1 CONTAS A PAGAR
Lista detalhada de todas as contas que a insti-
tuição precisa pagar, incluindo fornecedores,
prestadores de serviços, despesas operacio-
nais, pagamentos parcelados e outras obri-
gações financeiras.
Cada item deve conter informações como o
nome do beneficiário, o valor devido, a data
de vencimento e a descrição do serviço ou
produto adquirido.
 1.2 CONTAS A RECEBER 1.5 NOTAS EXPLICATIVAS

Relação dos valores que a instituição tem a receber,
como mensalidades, taxas de matrícula, pagamen-
tos de convênios ou contratos, doações, entre ou-
tros. Aqui, também é importante detalhar as infor-
mações, como nome do beneficiário e valor devido.
1.3 SALDO ATUAL
Utilizadas caso haja algum evento extraordinário
que afete as finanças da instituição (emprésti-
mos, renegociações, inadimplência, entre outros).
Contextualizam os valores apresentados no re-
latório. É fundamental incluir notas explicativas
para esclarecer essas situações.

O saldo disponível no momento da emissão do

relatório, indicando se a instituição está com sal-
do positivo (receitas maiores que as despesas)
ou negativo (despesas maiores que as receitas).

1.4 FLUXO DE CAIXA

Uma análise do fluxo de caixa, mostrando a en-

trada e a saída de recursos em um determinado
período. Isso ajuda a compreender melhor a si-
tuação financeira da escola a curto prazo.
24
 1.6 COMPARATIVO COM PERÍODOS ANTERIORES 2. PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Uma comparação dos valores apresentados no Um planejamento orçamentário de escolas

relatório com períodos anteriores pode fornecer deve abranger os aspectos financeiros rela-
insights valiosos sobre o desempenho financeiro cionados ao funcionamento e gestão da ins-
da escola ao longo do tempo. tituição de ensino.

1.7 ANÁLISE E CONCLUSÃO 2.1 RECEITAS PREVISTAS

Uma breve análise dos resultados apresentados no Estimativas das receitas que a escola espera
relatório, destacando os pontos positivos e as áreas receber ao longo do período orçamentário,
de preocupação. Se necessário, também pode conter como mensalidades, matrículas, patrocínios
recomendações ou ações corretivas a serem tomadas. e doações.

25
 2.2 DESPESAS PREVISTAS
Detalhamento de todas as despesas que a esco-
la terá durante o período orçamentário, como:
◆ custos com funcionários;
◆ aluguel;
◆ contas de água e energia;
◆ materiais pedagógicos;
◆ manutenção e limpeza;
◆ serviços terceirizados.
26
2.3 INVESTIMENTOS EM
INFRAESTRUTURA E EQUIPAMENTOS
Caso a escola tenha planos de realizar investi-
mentos em melhorias da infraestrutura, aqui-
sição de equipamentos ou renovação de mate-
riais, é importante que esses projetos estejam
previstos no planejamento orçamentário.
2.4 BOLSAS E BENEFÍCIOS
Caso a escola ofereça bolsas de estudo ou be-
nefícios para determinados alunos.
2.5 RESERVA DE EMERGÊNCIA
Inclusão de uma reserva financeira para even-
tuais situações emergenciais ou imprevistas
que possam ocorrer durante o ano.
 2.6 CAPTAÇÃO DE RECURSOS 2.9 CONSIDERAÇÕES LEGAIS E REGULATÓRIAS

Planejamento de estratégias para captação de Garantir que o planejamento orçamentário esteja

recursos, como eventos de arrecadação, cam- em conformidade com as leis e regulamentos
panhas de doação ou parcerias com empresas. aplicáveis à área educacional.

2.7 ACOMPANHAMENTO E CONTROLE

Definição de indicadores e metas para acom-

panhar o desempenho financeiro da escola.

2.8 APROVAÇÃO E COMUNICAÇÃO

Processo de aprovação do orçamento por par-

te da direção e/ou conselho da escola, e co-
municação transparente com toda a equipe
pedagógica e administrativa sobre as metas e
limites estabelecidos.

27
 CRITÉRIO AVALIATIVO
O documento de critério avaliativo deve ser
adaptado conforme as políticas educacio-
nais e os objetivos pedagógicos da escola.
Entretanto, alguns tópicos são comuns a todas
as instituições de ensino:
28
1. OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO
Descrição clara dos objetivos e propósitos da
avaliação, como medir o aprendizado dos alu-
nos, identificar pontos fortes e áreas de melhoria,
acompanhar o progresso individual e coletivo.
2. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO
Definição dos critérios que serão considerados na
avaliação em cada disciplina ou área de conhe-
cimento. Isso pode incluir habilidades, conheci-
mentos, participação em atividades, trabalhos
individuais e em grupo.
3. INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO
Descrição dos instrumentos que serão utilizados
para avaliar os alunos, como provas, trabalhos
práticos, apresentações orais, atividades em sala
de aula, entre outros.
 4. PESO DAS AVALIAÇÕES

Definição do peso, caso haja, de cada avalia-

ção em relação à nota final do aluno, ou seja,
a importância relativa de cada avaliação no
cálculo da média.

5. CRITÉRIOS DE PONTUAÇÃO

Estabelecimento das escalas de pontuação e

critérios para atribuição de notas em cada ava-
liação, como notas mínimas para aprovação.

6. RECUPERAÇÃO E REAVALIAÇÃO
Políticas e procedimentos para recupera-
ção de notas e oportunidades de reavaliação,
permitindo que os alunos possam melhorar
seu desempenho.
7. FREQUÊNCIA E PRAZOS DE AVALIAÇÕES
Definição dos períodos em que as avaliações
serão realizadas e os prazos para entrega e
correção dos trabalhos.

29
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