Rotinas Adm, Estruturação e Registro

U N I V E R S I DA D E
CANDIDO MENDES
CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA

PORTARIA Nº 1.282 DO DIA 26/10/2010
MATERIAL DIDÁTICO
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
ESCRITURAÇÃO E REGISTRO
Impressão
e
Editoração
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SUMÁRIO
UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO ................................................................................. 03
UNIDADE 2 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS ....................................................... 05
UNIDADE 3 – DOCUMENTOS QUE ORGANIZAM A AÇÃO EDUCATIVA NA

ESCOLA ................................................................................................................. 10
3.1 Calendário escolar ............................................................................................ 10
3.2 Regimento escolar ............................................................................................ 11
3.3 Matriz curricular ................................................................................................. 11
UNIDADE 4 – LIVROS DE REGISTRO .................................................................. 14
UNIDADE 5 – ESCRITURAÇÃO E REGISTRO ..................................................... 25

5.1 Matrícula............................................................................................................ 27
5.2 Transferência .................................................................................................... 30
5.3 Diário de classe ................................................................................................. 35
5.4 Ficha individual.................................................................................................. 39
5.5 Ata de resultados finais ..................................................................................... 39
5.6 Histórico escolar ................................................................................................ 40
5.7 Diploma ou certificado ....................................................................................... 42
UNIDADE 6 – REGULARIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR ....................................... 45

6.1 Classificação ..................................................................................................... 45
6.2 Reclassificação ................................................................................................. 46
6.3 Progressão ........................................................................................................ 47
6.4 Aceleração ........................................................................................................ 48
6.5 Avanço progressivo ........................................................................................... 48
6.6 Aproveitamento de estudos ............................................................................... 49
6.7 Estudos de recuperação.................................................................................... 50
6.8 Complementação curricular ............................................................................... 51
6.9 Circularidade de estudos ................................................................................... 52
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 54
ANEXOS ................................................................................................................. 56
UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO
O atendimento de qualidade, por parte da secretaria escolar, faz toda a

diferença, pois é por meio dela que vemos refletido todo o desenvolvimento da
unidade escolar. A qualidade da informação prestada, a transparência das ações
executadas e sua disponibilidade imediata, ao prestar informações que dão
credibilidade e significam um trabalho melhor e mais rápido (RODRIGUES;
CORRÊA; CARVALHO, 2010).
Conforme consta no documento elaborado sobre Secretaria Escolar na

Jornada Administrativa da Prefeitura de Duque de Caxias (2009), esse setor tem
a seu cargo a execução do plano letivo e de funcionamento da atividade escolar,
bem como a gestão e atualização do processo administrativo-pedagógico
individual dos alunos. Assegura, neste âmbito, o atendimento e o esclarecimento
dos alunos em matérias da área administrativo-pedagógica, tais como as relativas
a classificações, avaliações, transição de ano curricular e justificação de faltas,
entre outras. A Recepção assegura, em geral e em primeira instância, o
atendimento e o esclarecimento dos alunos sobre todos os assuntos de caráter
administrativo e escolar que lhes digam respeito, ou promove o seu
encaminhamento para outros serviços quando a natureza das questões postas,
por estar fora do seu âmbito de competências, assim o determine. Organiza e
mantém os processos individuais dos alunos.
Pois bem, neste momento bem específico do curso, veremos as rotinas

administrativas da secretaria escolar que passa pelo atendimento aos diversos
públicos (gestor, corpo de especialistas, pais, responsáveis, alunos); a
escrituração e registro de documentos e “vida escolar” como pincelado acima.
Lembremos que a escola é uma organização que essencialmente lida

com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os
cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma
instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A
experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e
satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania (SECRETARIA
MUNICIPAL DE DUQUE DE CAXIAS, 2009).
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Enfim, o funcionamento de uma escola, sua organização, o atendimento

às necessidades da comunidade dependem, em boa medida, do secretário(a)
escolar e, nesse contexto, para conhecermos a rotina, os documentos e seu
arquivamento, somam-se nessa apostila contribuições e orientações de manuais
de várias secretarias estaduais e municipais de educação.
Ressaltamos em primeiro lugar que embora a escrita acadêmica tenha

como premissa ser científica, baseada em normas e padrões da academia,
fugiremos um pouco às regras para nos aproximarmos de vocês e para que os
temas abordados cheguem de maneira clara e objetiva, mas não menos
científicos. Em segundo lugar, deixamos claro que este módulo é uma compilação
das ideias de vários autores, incluindo aqueles que consideramos clássicos, não
se tratando, portanto, de uma redação original e tendo em vista o caráter didático
da obra, não serão expressas opiniões pessoais.
Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, encontram-se

outras que foram ora utilizadas, ora somente consultadas, mas que, de todo
modo, podem servir para sanar lacunas que por ventura venham a surgir ao longo
dos estudos.
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E-mail: ouvidoria@institutoprominas.com.br ou diretoria@institutoprominas.com.br
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UNIDADE 2 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS
O esquema abaixo representa de maneira didática a essência do trabalho

desenvolvido na/pela secretaria:
SECRETARIA ESCOLAR
ATENDIMENTO
- Direção e Vice-direção.
- Estudantes.
- Professores.
- Pais, Mães e ou responsáveis.
- Equipe Pedagógica: Vice-diretor, Coordenadores Pedagógicos.
- Órgãos Colegiados: Conselho de Classe, Conselho Escolar.
- Mantenedora da Rede: SEE e sua representação local SER.
- Órgãos Públicos: Conselho Estadual de Educação, Conselho Tutelar, Ministério
Público, entre outros.
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
- Efetivam registros escolares.
- Processam dados sobre matrículas, dados pessoais, estudantes e abandono escolar.
- Processa a frequência escolar dos estudantes, dos professores e servidores.
- Processa o número de estudantes para servir de base para o repasse de recursos
financeiros e assistência técnica.
- Processa dados de professores, equipe pedagógica e técnica administrativa.
- Organiza, alimenta os dados e mantém identificado: livros, formulários e os dados dos
sistemas: projeto pedagógico, modulação de professores, ficha individual dos
estudantes, histórico escolares, certificados de conclusão, entre outros.
ARQUIVO
Classifica, organiza, mantém atualizado e guarda:
- documentos de escrituração escolar;
- correspondências;
- dossiê de estudantes;
- documentos de Servidores técnicos e de professores;
- documentos pedagógicos: Regimento Escolar, Projeto Político Pedagógico, entre
outros;
- documentos Administrativos: frequência dos professores e técnicos. Diretrizes
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Operacionais, entre outros;

- documentos financeiros: licitações realizadas, prestações de contas, entre outros;
- legislação de ensino em vigor: leis, resoluções, entre outros.
EXPEDIENTE
a) Redação e expedição da correspondência administrativa:
- requerimentos:
- cartas:
- atas;
- circulares;
- relatórios;
- editais;
- memorandos;
- ordens de serviços;
b) Manutenção de um mural, bem localizado e de fácil acesso a todos da comunidade
escolar interna e externa, que tenha como objetivo, além de democratizar as
informações administrativas, pedagógicas e financeiras da unidade escolar, funcionar
como um pré-atendimento aos diversos setores da escola e divulgar informações e
notícias de interesse da comunidade escolar.
Consta no Manual da SEDUC/CEARÁ (2005) que para o bom

desempenho de suas atividades cotidianas, o Secretário Escolar deve organizar o
ambiente de trabalho observando algumas regras fundamentais, estando entre
elas:
 organizar os arquivos com racionalidade, garantidas a segurança, a

facilidade de acesso e o sigilo profissional;
 manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e

resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e
despachos que digam respeito às atividades da escola;
 manter o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a

comunidade escolar;
 dar visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da

escola;
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 atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos

relacionados com a documentação escolar e outras informações
pertinentes;
 elaborar o cronograma das atividades da secretaria, torná-lo público e

assegurar a racionalização do trabalho e sua execução;
 ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos, materiais e

equipamentos da secretaria;
 gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos;
 elaborar a comunicação externa;
 consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino,

quando necessário;
 elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a

melhoria e eficiência dos serviços de escrituração escolar;
 registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em

tabelas e gráficos;
 organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de

legalização da escola, compreendendo credenciamento da instituição,
autorização, reconhecimento e aprovação de cursos e suas renovações;
 informar e preencher o censo escolar, zelando pela fidedignidade das

informações e pelo cumprimento do prazo estabelecido;
 elaborar o relatório anual de atividades da instituição;
 lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.
Quanto às rotinas administrativas, elas também se enviesam por

atividades envolvendo a vida funcional dos profissionais que atuam na escola e
atividades relativas à vida escolar.
Apesar de encontrarmos pequenas diferenças nessas rotinas, o básico é

o mesmo. E nesse momento, nosso exemplo vem de um Manual do Secretário
Escolar de Marília (SP, 2011).
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ROTEIRO DE ATIVIDADES MENSAIS
RELATIVOS À VIDA FUNCIONAL
1. Pagamento
1.1 Digitação do Boletim de Frequência (BFE) e alteração de Carga Horária
1.2 Preenchimento e encaminhamento de formulários diversos
1.3 Verificar as inconsistências e providenciar os acertos necessários
1.4 Encaminhar Boletim de Ocorrências (docente) para outras Unidades

Escolares
1.5 Portarias de Admissão e Dispensa
1.6 Verificação de vantagens (ATS, 6ª Parte, Licença-Prêmio, Aposentadoria,

entre outros) – encaminhando-as a Diretoria de Ensino
1.7 Apontamentos de Férias do pessoal administrativo
2. Elaboração e atualização das fichas 100
3. Organizar e atualizar os prontuários dos funcionários
4. Controle do Livro Ponto – atualização diária
5. Leitura diária do DOE, Seção I e Seção II (Internet)
6. Atribuição de Aulas/Classe
7. Verificação dos e-mails
8. Prodesp - Transações diversas
PAEC: pagamento (DRHU)
PAPC: pagamento (Fazenda)
JCAA: alunos
RELATIVOS À VIDA ESCOLAR
1. Organizar e atualizar os prontuários dos alunos
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2. Organizar lista piloto dos alunos por série (para elaborar estatística)
3. Prestação de Contas das despesas da unidade escolar (verbas do Estado)
4. Verificação dos alunos concluintes de cursos para inspeção do Supervisor para

publicação das laudas – Sistema Informatizado - GDAE
5. Atualizar o Retrato da Escola (transferência de alunos, entre outros)
6. Atendimento a alunos e ao público em geral
7. Efetuar Matrículas e transferências, e emitir documentos escolares
8. Atualização do Sistema Prodesp – Transação JCAA (alunos)
9. Informar, diariamente ou mensalmente, no sistema JCAA ocorrências policiais
10. Controlar o patrimônio da Unidade Escolar
Em se tratando da organização da vida escolar faz-se através de um

conjunto de normas que visam garantir o acesso, a permanência e a progressão
nos estudos, bem como a regularidade da vida escolar do aluno, abrangendo os
seguintes documentos, sobre os quais dedicamos a próxima unidade:
 matrícula;
 diário de classe;
 mapa colecionador de canhotos;
 atas de resultados finais;
 histórico escolar;
 transferência;
 certificados e/ou diplomas;
 declaração.
Enfim, as rotinas envolvem desde atendimento ao público externo quanto

interno, movimentação de documentos, escrituração, registro e arquivamento
destes.
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UNIDADE 3 – DOCUMENTOS QUE ORGANIZAM A AÇÃO

EDUCATIVA NA ESCOLA
3.1 Calendário Escolar
O Calendário Escolar, elaborado pelo coletivo da escola, é o cronograma

composto da programação curricular a ser desenvolvida no decorrer do ano letivo
e que orienta o corpo docente, administrativo e discente na execução das
atividades escolares.
O ano letivo deve respeitar os mínimos de 200 (duzentos) dias letivos e

800 (oitocentas) horas anuais de efetivo trabalho escolar, excluído o tempo
reservado aos exames finais, quando houver e independe do ano civil.
O Calendário Escolar poderá adequar-se às peculiaridades locais,

inclusive, climáticas e econômicas, a critério da escola, sem com isso reduzir o
número de horas e dias letivos anuais previstos na Lei nº 9394/96 - LDBEN.
Para elaboração do Calendário, as Unidades Escolares devem observar

os seguintes aspectos:
 período de matrícula;
 início e término de cada bimestre, trimestre, semestre;
 período de planejamento;
 dias letivos;
 feriados;
 recesso escolar;
 reuniões administrativas e pedagógicas;
 reuniões de pais e mestres;
 entrega do resultado da avaliação do rendimento escolar à secretaria e aos

alunos;
 período de recuperação diferenciada quando houver;
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 período de férias docentes e discentes;
 cursos de formação continuada;
 festividades;
 atividades extracurriculares diversas;
 legenda clara, que facilite a leitura e compreensão do Calendário.
As escolas estaduais ao elaborarem seus calendários escolares devem

se reportar à normativa específica da Secretaria de Educação, que dispõe sobre
datas comuns a todas (SEDUC/MT, 2008).
3.2 Regimento Escolar
Regimento Escolar é o documento que individualiza a Escola, de forma a

assumir as suas características próprias e constitui a lei maior no âmbito da
escola.
Ele condensa a síntese das reflexões e decisões que representam as

expressões claras e objetivas dos valores assumidos coletivamente pelos
diferentes segmentos da escola.
O documento orientativo para a elaboração do Regimento Escolar consta

do anexo deste.
3.3 Matriz Curricular
A matriz curricular é o documento que expressa a síntese das propostas

pedagógicas a serem operacionalizadas para cada forma de oferta, portanto, a
escola poderá ter mais de uma matriz curricular.
Na elaboração da matriz curricular, a escola deverá nortear-se pelas

Diretrizes Curriculares Nacionais para Educação Básica e normas do Sistema
Estadual de Ensino que constituem um conjunto articulado de princípios, critérios
e procedimentos que devem ser observados, obrigatoriamente, na organização,
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planejamento, execução e avaliação de seus cursos, bem como do respectivo

Projeto Político-Pedagógico (PPP) e Regimento Escolar.
A matriz curricular deve contemplar os componentes curriculares da Base

Nacional Comum e a Parte Diversificada que atenderá às peculiaridades locais e
regionais e, ainda, aos interesses da escola e da sua comunidade.
A matriz estrutura-se de acordo com a organização do período letivo –

trimestral, semestral ou anual, registrando o número de horas aulas semanais,
número de semanas, duração da hora aula, orientando a equipe gestora na
atribuição da jornada de trabalho do corpo docente, bem como, na elaboração do
horário escolar.
A matriz curricular é única para cada curso, ou seja, ela assegurará o

início e término e só será alterada se houver mudança na legislação vigente ou na
proposta pedagógica, com anuência da Seduc e terá vigência no ano letivo
posterior (SEDUC/MT, 2008).
Vejamos um exemplo no quadro abaixo:
Matriz curricular do ensino fundamental
Base Nacional Comum Parte diversificada
Língua Portuguesa. Língua Estrangeira – a partir da 3ª fase do 2º

Ciclo ou correspondente.
Arte.
A escola poderá incluir outros componentes
Educação Física.
curriculares de escolha da comunidade escolar,
Matemática.
observando a anuência da Seduc.
Ciências.
Geografia.
História.
Educação Religiosa*.
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Matriz Curricular do Ensino Médio
Base Nacional Comum Parte Diversificada
I - Linguagens, Códigos e suas Tecnologias: A escola poderá incluir outros componentes

curriculares de escolha da comunidade escolar,
Língua Portuguesa;
observando a anuência da Seduc.
Arte;
Deverá ser ofertado obrigatoriamente pelo
Educação Física.
menos duas Línguas Estrangeiras de escolha
II - Ciências da Natureza, Matemática e suas da comunidade escolar, sendo uma de caráter
Tecnologias: facultativo para o aluno.
Matemática; Ao optar para cursar a Língua Estrangeira de

caráter facultativo, o aluno assume todos os
Física;
deveres de bem cumprir os processos que lhe
Química; vão possibilitar o aprendizado da língua
Biologia. oferecida pela escola, cabendo o cumprimento
da carga horária, assiduidade e verificação do
III - Ciências Humanas e suas Tecnologias:
aproveitamento escolar (Parecer nº 618/08-
História; CEE-MT), em anexo.
Geografia;
Sociologia;
Filosofia.
*matrícula facultativa para o aluno e de oferta obrigatória apenas para as escolas públicas.
Fonte: CEDUC/MT (2008).
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UNIDADE 4 – LIVROS DE REGISTRO
Nesta unidade vamos falar dos livros de registro que devem existir e
serem mantidos atualizados na secretaria escolar, mas lembremos antes de
alguns documentos legislativos e homologados que devem estar a “postos” (aqui
tomamos como exemplo a prefeitura de São José dos Campos (SP, 2013). São
eles:
 Constituição Federal;
 Constituição Estadual;
 LDBEN n° 9394/96 (atualizada);
 Estatuto da Criança e do Adolescente;
 Lei Orgânica do Município;
 Lei do Magistério Municipal do município;
 Lei que institui o Conselho de Escola;
 Legislação decorrente do Conselho Municipal de Educação (CME);
 Estatuto do Servidor Municipal;
 Estatuto da Associação de Amigos da Escola;
 Portarias em vigor;
 Orientações da Supervisão de Ensino em vigor;
 Lei que dispuser sobre Plano de Cargos, carreira e salários;
 Quadro de classificação funcional se houver.
Documentos homologados:
 Regimento Escolar;
 Projeto Educativo;
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 Projetos Especiais;
 Quadro Curricular;
 Calendário Escolar.
Ainda tendo embasamento na ORIENTAÇÃO nº 004/SSE/13 (SJC, 2013),

abaixo estão relacionados os livros, impressos e pastas que devem dispor uma
secretaria escolar.
Livros
 Livro Ata de Reuniões Administrativas e Pedagógicas.
 Livro Ata de Reuniões de HTC.
 Livro Ata de Termos de Visitas de autoridades educacionais.
 Livro Ata de Reuniões da AAE.
 Livro Ata de Reuniões do Conselho de Escola.
 Livro Ata de Bens Patrimoniais - AAE e Prefeitura Municipal (anexo).
 Livro Ata de Atendimento à Comunidade.
 Livro Ata de Ocorrências e Orientações a Alunos.
 Livro Ata de Ocorrências e Orientações a funcionários.
 Livro Ata de matrícula (anexo).
 Livro de Inscrição (Ensino Fundamental, EJA e Educação Infantil).
 Livro Ata de Inscrição para atribuição e escolha de classes e aulas.
 Livro Ata de escolha e atribuição de classe e aulas.
 Livro Carga.
 Livro de Registro de entrega de Histórico Escolar aos alunos concluintes do

9º ano e da última fase da EJA II (anexo).
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 Livro de Registro de entrega do Histórico Escolar - transferência dos alunos

(anexo).
 Livro de Arquivo Permanente e eliminação de documentos.
 Livro de Circulares Internas.
 Diários de Classe.
Impressos
 Histórico Escolar*.
 Atas de Resultados Finais*.
 Ficha Cadastral do Aluno* (EJA, Ensino Fundamental, EMEI, NEI e IMI).
 Ficha Cadastral do Professor e demais funcionários.
 Registro de Acompanhamento da aprendizagem e desenvolvimento do

Aluno.
 Declarações (escolaridade, vaga, transferência)*.
 Cautela para empréstimo de material.
* Observar as Orientações 002/SSE/12 e 003/SSE/12
Pastas de Arquivo
 Prontuário de professores e servidores (documentos pessoais, documentos

de habilitação, ficha cadastral atualizada, Portarias dos especialistas).
 Prontuário do Aluno (cópia de documentos pessoais, registro de

acompanhamento da aprendizagem, Histórico Escolar).
 Ofícios Expedidos e Recebidos.
 Circulares Recebidas.
 Memorandos Expedidos e Recebidos.
 Outros documentos recebidos.
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Os Livros de Registros objetivam garantir a autenticidade da vida escolar

dos alunos e de todos os atos praticados pela escola. Os Livros de Registros
podem ser escriturados nas formas manuais ou informatizados.
Quando informatizado, será impresso e encadernado, seguindo os

mesmos parâmetros do manual, ou seja, deve conter capa, termo de abertura,
numeração sequencial das folhas, rubrica no campo superior direito de todas as
páginas. A secretaria escolar como medida de segurança deve efetuar o backup
de todos os arquivos.
Os principais livros a serem mantidos na escola são: Livro de Matrícula,

Livro Atas de Resultados Finais, Livro Ata de Processos Especiais, Livro de
Registro e Controle de Expedição de Certificados e Diplomas, Livro de
Ocorrências, Livro de Incineração de Documentos, Livro de Termos de Visita,
Livro Ata de Reuniões, Livro de Controle de Frequência de Pessoal, Livro de
Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos, Livro de Expedição de
Transferência.
A escola deverá manter os livros rigorosamente escriturados e

atualizados. Em todos os livros deverá constar o termo de abertura e
encerramento datado e assinado pelo(a) Diretor(a) ou pessoa designada para
esse fim.
Caso o livro já seja tipograficamente numerado a escola deve fazer a

conferência e se houver falhas na numeração, registrar no termo de abertura.
Lembramos que nas folhas escrituradas os espaços em branco devem

ser inutilizados por um traço vertical ou horizontal.
Os livros de escrituração escolar devem ser preenchidos com letra legível,

sem rasuras. Em caso de eventuais rasuras, deverá ser feita a seguinte
observação:
“Esta folha deixa de ter validade por estar rasurada sendo substituída pela
folha nº_____________”.
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Livro de Matrícula
O Livro de Matrícula é o instrumento que registra a passagem do aluno

pela escola. Nele devem constar os seguintes dados: título, matrícula, ano, nº de
ordem, nome completo do aluno, série/ciclo/segmento/fase/etapa, local e data de
nascimento do aluno, filiação e espaço para observações (Progressão Parcial,
Adaptação, entre outros).
O livro deve ser preenchido logo após a efetivação da matrícula pelo

aluno ou responsável, podendo ser por ordem alfabética, ordem de chegada, por
série ou outra forma que a escola julgar conveniente. Entretanto, a experiência
mostra que o mais prático é a forma de registro por
série/ciclo/segmento/período/fase/ano/etapa e outros. Em todos os casos, não se
deve deixar espaços em branco de uma série para outra ou de uma letra para
outra quando escriturado em ordem alfabética.
Encerrando o período normal de matrículas, deve-se inutilizar os espaços

em branco com um traço e incluir um subtítulo: matrículas realizadas após o
período previsto, continuando-se a numeração.
Para as escolas com o Sigescola (Sistema Integrado de Gestão Escolar)

em funcionamento, esse livro é estruturado pelo próprio sistema, cabendo a
Secretaria Escolar fazer a sua impressão e encadernação com assinatura do(a)
Secretário(a) Escolar.
Livro Ata de Resultados Finais
O Livro Ata de Resultados Finais é o instrumento de registro que

comprova a trajetória escolar do aluno (resultado final do aproveitamento escolar
e carga horária), portanto, deve ser preenchido imediatamente após o término do
ano letivo.
Será estruturada Ata de Resultados Finais para cada turma, contendo

abertura que indique o ano letivo, a
série/ciclo/ano/fase/segmento,/turma/etapa/período, bem como, a situação dos
alunos matriculados, transferidos, desistentes, aprovados, retidos, em adaptação
e outras situações.
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A ordenação dos alunos nas Atas de Resultados Finais deve obedecer

rigorosamente à ordem dos Diários de Classe de cada turma.
A Ata deve ser encerrada, datada e assinada pelo(a) Diretor(a) e

Secretário(a) Escolar, inutilizando-se os espaços em branco.
Para os casos de alunos em Progressão Parcial (Dependência), estruturar

atas específicas, no mesmo livro e com a mesma estrutura das demais atas.
Livro Ata de Processos Especiais
Esse livro destina-se ao registro dos procedimentos realizados pela

escola com relação à Classificação, Reclassificação, Progressão Parcial e outros.
Para os registros referentes aos processos acima, devem ser lavradas em

atas individuais, ou seja, uma para cada aluno, contendo informações do
processo avaliativo realizado.
O processo avaliativo deve ser registrado de acordo com a organização

curricular e sistemática de avaliação adotada pela escola, cujos resultados
poderão ser aferidos através de nota, conceito ou relatório, conforme disposto no
Projeto Político Pedagógico (PPP) e Regimento Escolar.
Livro expedição de Registro de Certificados e/ou Diplomas
É o livro destinado ao registro de Certificado e/ou Diploma de curso

concluído pelos alunos que cursaram o Ensino Médio ou a Educação Profissional
Técnico de Nível Médio, assegurando desta forma a veracidade dos documentos.
Esses livros são confeccionados pela Seduc e encaminhados às Escolas

Estaduais através de solicitação formal à Superintendência de Gestão Escolar.
O registro de Certificado e/ou Diploma será feito em livros

específico/próprio, separado por cursos do Ensino Médio, com termos de abertura
e de encerramento assinados pelo(a) Secretário(a) Escolar e Diretor(a), devendo
ser utilizados até o término das páginas e preenchidos todos os campos
existentes.
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A escola deve manter o controle rigoroso do registro e expedição do

Certificado e Diploma, por isso deve ser escriturado com caneta de cor azul ou
preta, por turmas, conforme diário de classe, sem deixar lacunas, impossibilitando
com isso os casos de fraude.
Os responsáveis pelo registro e expedição de certificado e/ou diploma

respondem administrativamente, civil e penalmente pelos seus atos e omissões
praticados.
Livro de Ocorrência
Esse livro é destinado ao registro dos fatos ocorridos na escola nos mais
diversos aspectos como: incêndios, roubos, ocorrências relativas ao corpo
discente, docente e administrativo, devendo ser utilizado até o término das
páginas.
Os registros nele contidos servirão de respaldo para tomadas de

decisões, uma vez que comprovam a atuação dos responsáveis pela escola,
resguardando-os de futuras complicações.
As ocorrências devem ser registradas imediatamente após o fato ocorrido

e conter as assinaturas de todos os envolvidos.
Livro de Incineração de Documentos
Este livro é destinado ao registro de forma detalhada de todos os

documentos a serem eliminados pela escola, devendo ser utilizado até o término
das páginas.
Todos os demais documentos que envolvam a vida escolar dos alunos ou

a vida funcional dos servidores não podem ser eliminados sem observância às
normas pertinentes emanadas do Poder Público, prevista na Tabela de
Temporalidade.
Livro de Termos de Visita
Telefone: (0xx31) 3865-1400
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É destinado ao registro dos assuntos abordados por ocasião da visita,

devendo ser escriturado e assinado de próprio punho pelo visitante, sua utilização
se dará até o término das páginas.
Neste livro são registradas as recomendações, orientações e prazos de

atendimento.
Portanto, deve ser consultado constantemente pelo(a) Secretário(a) que

deverá informar à Equipe Gestora as providências cabíveis.
Livro Ata de Reuniões
É destinado ao registro das atas de todas as reuniões que ocorrem na

escola, devendo conter identificação na capa e termo de abertura.
A elaboração da ata é da competência do(a) Secretário(a) Escolar,

respaldada numa pauta prévia, cuja escrituração deve garantir a fidedignidade da
fala dos participantes, bem como, as conclusões ou encaminhamentos dos
assuntos discutidos.
Após lida e aprovada, deve ser datada e assinada pelo(a) Secretário(a) e

por todos os presentes.
É importante observar que a Ata deve ser elaborada concomitantemente

ao desenvolvimento da reunião e lida no final das discussões para aprovação e
assinaturas. Em caso de alterações, deve-se fazer emendas antes das
assinaturas.
A escola deve estruturar livros atas, em separado, para Reunião

Pedagógica, Administrativa, Conselho de Classe, CDCE, APM e outros.
Livro de Controle de Frequência dos Profissionais da Educação
Este livro é o instrumento que registra a frequência do profissional na

escola.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
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O registro de frequência pode ser feito em livros impressos ou outra

forma, desde que atenda o disposto na Portaria nº 287/08/GS/Seduc, que
determina que a partir do exercício de 2009 (no caso do Mato Grosso), o registro
de assiduidade de todos os Profissionais da Educação Básica lotados nas
Unidades Escolares, Assessorias Pedagógicas, Cefapros, Órgãos Cessionários
Municipais e Entidades Filantrópicas, deverão ser efetuados pelo sistema de livro
ponto e relatório mensal.
As Escolas Estaduais devem, também, manter um livro para o registro de

frequência das horas atividades e, ainda, ressalva-se que a escola deve ter
registro de frequência dos profissionais da educação nas atividades
(comemorativas, cívicas, assembleias, reuniões e ciclos de estudos), planejadas e
desenvolvidas pela escola.
No caso da Escola estruturar o Livro Ponto, alertamos que este deve ser
previamente encadernado, não podendo consistir de folhas avulsas.
Livro de Protocolo de Documentos Expedidos e Recebidos
O Livro de Protocolo deve conter o registro de todos os documentos

expedidos e recebidos pela escola, especificando o destinatário e remetente, o
teor do documento, a data e a assinatura do recebedor de forma legível.
Livro de Expedição de Transferências
Este livro destina–se ao registro e controle de expedição de

transferências, devendo constar o nome do aluno,
série/ano/fase/ciclo/etapa/segmento/período cursado, data da expedição, nome
legível e assinatura por extenso do recebedor.
Ficha de matrícula, ficha individual, históricos, certificados e diplomas

veremos adiante.
No quadro a seguir, temos uma lista de documentos administrativos,

como deve ser organizado e o que deve conter.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
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Identificação Como se organiza O que deve conter
Dossiê da instituição de Por ordem alfabética. Rede pública: documento legal da

ensino criação da instituição.
Rede privada: CNPJ, contrato
social e Estatuto.
Ambas as redes: cópia do processo
encaminhado ao CEE/SEC/DIREC
para credenciamento da instituição
e/ou reconhecimento de cursos,
Parecer do CEE/Portaria
SEC/DIREC legalizando a escola.
Dossiê do prédio da Por ordem alfabética. Documento legal do prédio:
escola escritura/registro.
Contrato de aluguel, cessão e/ou
convênio (quando houver).
Planta do prédio, assinada por
engenheiro.
Livros de protocolo Por período e assunto: Registro de entrada e saída de
documentos recebidos e documentos e correspondências,
expedidos. com data e assinatura de quem os
recebeu.
Pasta de inventário de Ordem cronológica Projeto do tombamento (com
equipamento e material crescente. entrada e saída) de todos os
permanente equipamentos e materiais
permanentes da escola.
Coletânea de legislação Por assunto, por tipo de Constituições Federal, Estadual e
documento: leis, pareceres, LDB. Resoluções, Pareceres e
resoluções, decretos, Indicações do CEE e do CNE.
portarias, entre outros.
Publicações referentes às normas
de administração de pessoal.
Livro de Ata dos Por ano, série, ciclo, nível, Registro dos resultados finais por
Resultados Finais turno, turma e ordem aluno: rendimento escolar, notas ou
alfabética (de acordo com a menções durante o ano letivo.
certidão de nascimento ou
casamento).
Livro de Atas Especiais Por ano. Registro da regularização da vida
escolar do aluno, como: avanço,
progressivo, classificação,
reclassificação, aceleração,
aproveitamento de estudos e
progressão parcial, conselho de
classe.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
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Livro de Registro de Por ano e ordem alfabética. Registro dos certificados e

Diplomas e Certificados Cada diploma ou diplomas expedidos, após a
certificado receberá um conclusão do curso pelo aluno.
número que não será
atribuído a nenhum outro
certificado ou diploma.
Livro de Atas do Por ano e por segmento. Registro das reuniões realizadas
Colegiado Escolar pelo colegiado e assembleias.
Livro de Frequência Por ano, por categoria e Registro da frequência diária dos
por ordem alfabética. técnicos e funcionários lotados na
escola.
Livro de Licitações Por ano e tipo de material Registro das ocorrências nas
ou serviço licitado. aberturas de proposta e nos
processos de licitações da escola
pública. Se privada, a forma de
compra ficará a cargo da gerência.
Relatório Anual de Por ordem alfabética, série, Cópia das atas e resultados finais
Atividades ciclo, nível, turma e turno e relativos ao ano anterior, contendo
modalidade de ensino. o rendimento do aluno por
disciplina e situação final de cada
aluno; cópia das atas especiais;
relação de professores com suas
respectivas habilitações e pessoal
técnico administrativo.
Censo Escolar Por série, ciclo, nível, Formulários estatísticos do MEC,
turma, turno e modalidade. devidamente preenchidos.
Fonte: SEE Bahia (2004, p. 28-9).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
25
UNIDADE 5 – ESCRITURAÇÃO E REGISTRO
A escrituração escolar é importante porque registra todos os fatos

relativos à vida escolar dos alunos e da instituição de ensino, portanto, os
procedimentos deverão estar, obrigatoriamente, registrados em livro próprio.
Sendo a escrituração escolar o registro sistemático dos fatos e dados

relativos à vida escolar do aluno e da unidade escolar, ela tem como finalidade
assegurar, em qualquer época, a certificação:
 da identidade de cada aluno;
 da regularidade de seus estudos;
 da autenticidade de sua vida escolar;
 do funcionamento da escola.
O setor responsável pela escrituração escolar é a secretaria a quem cabe

registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequência dos acontecimentos,
para que sirvam de documento comprobatório no tempo. E cabe, por sua vez, à
direção da escola a supervisão dos serviços da secretaria.
Servir como documento comprobatório faz que com o trabalho de

escrituração seja realizado com cuidado para evitar equívocos e assegurar sua
fidedignidade, que, por sua vez, é uma questão de responsabilidade.
Existem algumas irregularidades na documentação escolar que podem

ser facilmente identificadas:
 lacuna no histórico escolar do aluno por ausência de algum dado não

informado;
 documentos com emendas, rasuras ou incorreções;
 documentação incompleta na ocasião da matrícula;
Telefone: (0xx31) 3865-1400
26
 declaração expedida comprovando a aprovação do aluno sem, no entanto,

o mesmo ter logrado êxito;
 registros inadequados, relativos à vida escolar dos alunos;
 expedição de certificados ou diplomas por instituição não credenciada e

cursos não reconhecidos, autorizados ou aprovados;
 ausência de disciplina da base nacional comum;
 carga horária abaixo do mínimo exigido pela LDB (800 horas/ano) para
educação básica;
 carga horária abaixo da aprovada no projeto do curso para educação

profissional;
 ausência das assinaturas do diretor e do secretário;
 divergência nas assinaturas (falsificação);
 falsidade ideológica (assumir como sua, a função de outra pessoa;
 ausência de data na expedição de documentos;
 ausência de ano de conclusão do curso (SEDUC/CEARÁ, 2005).
 Consideram-se rasuras: riscos ou raspagens sobre a escrita ou sobre os

dados de escrituração escolar.
 Consideram-se incorreções: divergência entre nomes, datas e locais

lançados nos papéis escolares, abreviação de nomes e lançamento de
frequência e notas equivocadas.
 Consideram-se falsificações: adulteração de dados escolares.
Lembremos que a secretaria tem também como finalidade atender,

prontamente às solicitações de informações e esclarecimentos ao público
solicitante, portanto, observamos que a escrituração e registros corretos e em dia
se fazem importantes mais uma vez.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
27
Rodrigues, Corrêa e Carvalho (2010) nos lembram a existência de alguns

princípios como objetividade, simplicidade, autenticidade e racionalidade que
devem ser observados no ato da efetivação do registro.
Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e
assinatura(s) do(s) responsável(s) pelo registro.
Os documentos expedidos pela unidade escolar serão, obrigatoriamente,

assinados pelo diretor e pelo secretário geral, corresponsáveis pela verdade do
registro, atribuição indelegável a outrem. Suas assinaturas acompanharão os
respectivos nomes, por extenso, um sob o outro, bem como do número da
portaria de designação.
Para expedição dos documentos escolares, especialmente a declaração,

a transferência e o certificação de conclusão do ano escolar ou etapa da
educação básica, a unidade escolar, deve estar autorizada ou reconhecida pelo
Conselho Estadual de Educação (RODRIGUES; CORRÊA; CARVALHO, 2010).
5.1 Matrícula
Matrícula é o processo pelo qual se efetiva o vínculo do aluno com a
instituição e será realizada pelo pai/mãe ou responsável quando se tratar de
criança menor de idade. A matrícula é exigida para o acesso de todos os alunos
em qualquer nível ou modalidade de ensino (SEDUC/CEARÁ, 2005).
O momento da matrícula é também o de contato do aluno com a escola. É

a oportunidade para a família conhecer a escola, seu projeto pedagógico e o
regimento escolar, bem como as competências e responsabilidades mútuas.
A matrícula celebra um pacto entre a família e a escola, daí a

necessidade de se conhecer os instrumentos de gestão escolar. São eles que
darão rumo à ação educativa.
Matrícula é o documento formal que vincula o aluno a uma Unidade

Escolar e deve conter dados de identificação do aluno (informados no Registro
Civil e/ou carteira de identidade), endereço residencial, Código de Endereçamento
Telefone: (0xx31) 3865-1400
28
Postal (CEP), turno, turma, ano letivo, data, assinatura do aluno, ou de seu
representante legal. Não pode ser preenchida pelo próprio aluno.
Outros documentos, conforme Secretária de Educação de Marília (SP,

2011) seriam:
 o título eleitoral, o qual costuma ser exigido com o objetivo de estimular a

participação dos jovens no processo democrático eleitoral. Com relação
aos comprovantes de votação, não são necessários para liberação do
prontuário para inclusão no sistema GDAE, mas nada impede que cada
unidade escolar estimule seu aluno a entregá-lo;
 o certificado de alistamento militar ou reservista para os alunos do sexo

masculino, maiores de 18 anos, que também faz parte do incentivo à
cidadania;
 a certidão de casamento, sobretudo para que se faça o acerto do nome do

aluno(a) para fins de expedição de certificados, históricos e inclusão de
laudo;
 o laudo médico no caso de alunos portadores de necessidades especiais,

para que se possa fazer o acompanhamento pedagógico adequado, ou
mesmo para atestar dispensa de atividades desportivas;
 atestado de trabalho: para que se efetue a dispensa das atividades

desportivas, geralmente os alunos do período noturno são os que estão
integrados ao mercado de trabalho. É bom que lembremos que uma boa
parte de nossos alunos está na informalidade, ou seja, não têm carteira de
trabalho assinada, cabe à escola discutir tais casos e, se for o caso, aceitar
declarações de próprio punho no caso de aluno maior ou de seus
responsáveis;
 ainda, certidão de nascimento de filhos no caso do aluno ou aluno para que

se proceda a dispensa das atividades desportivas.
Em alguns estados como Goiás, a matrícula informatizada é uma

realidade. Ela possibilita resultados seguros, integrados, eficientes e, sobretudo,
Telefone: (0xx31) 3865-1400
29
democráticos e com tratamento equânime a todos que desejam e procuram a

rede estadual de ensino, e ainda contribui para valorizar a participação de todos.
(RODRIGUES; CORRÊA; CARVALHO, 2010).
O trabalho relacionado com a matrícula pode ser dividido em duas etapas:

organização e processamento:
1) Organização: momento de planejar a matrícula:
a) Estabelecer o número de vagas por série, ciclo, nível, turma, turno e

modalidades, resguardando as vagas dos repetentes e veteranos, observando o
número de professores, salas de aula disponíveis, mobiliário suficiente e
adequado.
b) Indicar o servidor ou servidores que participarão do processo de

matrícula e capacitá-los para a efetivação da matrícula e orientação aos pais e
responsáveis para o preenchimento de fichas e formulários.
c) Divulgar para a comunidade o calendário de matrícula.
d) Providenciar fichas de matrícula, projeto pedagógico, regimento escolar

e materiais de expediente para a efetivação da matrícula.
2) Processamento: momento de efetuar a matrícula, organizar e arquivar

os documentos escolares.
Guarde...
O Requerimento de Matrícula, por sua natureza, é de tal responsabilidade

que não pode ser preenchido simplesmente pelo próprio aluno ou responsável
legal, mas com acompanhamento, assistência, conferência de dados,
documentos e assinaturas por funcionários experientes ou treinados da Secretaria
Escolar.
A matrícula só pode ser deferida pelo(a) Diretor(a) quando for constatado

que os documentos do aluno estão completos, conforme a legislação vigente,
Telefone: (0xx31) 3865-1400
30
assumindo a responsabilidade sobre qualquer irregularidade na documentação

apresentada pelo aluno ou responsável legal.
O Requerimento de Matrícula não deve conter rasuras, espaços em

branco ou aplicação de corretivos (SEE/CAMPO GRANDE/MS, 2005).
5.2 Transferência
O exemplo que segue vem do Estado de Goiás:
O planejamento da Transferência Automática (TA), realizado entre a

Coordenação de Desenvolvimento e Avaliação, SRE‘s e Unidades Escolares,
acordado com o Reordenamento da rede, garante a vaga na Unidade Escolar
para alunos que estudam em escolas que não oferecem continuidade de curso do
5º e 9º ano, série extinta e Unidade de Ensino paralisada ou extinta. Se o
estudante não aceitar a Unidade de Ensino para a qual foi enviado, seguirá as
orientações da Transferência por Interesse Próprio (TIP).
A Transferência Automática foi dividida em duas etapas:
PRIMEIRA ETAPA: Pela Subsecretaria na INTRANET em período

previamente estabelecido.
Processo: O coordenador da Matrícula cadastrará a Transferência

Automática (TA) na Intranet. Após esse procedimento, ele deverá imprimir o
relatório de autorização, disponível no mesmo sistema. Esse relatório de
autorização fornecerá o código verificador, para que a Unidade Escolar execute a
segunda etapa.
SEGUNDA ETAPA: Na unidade escolar no sistema de gestão escolar

(SIGE)
Por meio do código verificador, a Unidade Escolar realizará a

Transferência Automática (TA) no SIGE.
Regras definidas para a Transferência Automática (TA)
Telefone: (0xx31) 3865-1400
31
1. A TA acontece somente para séries posteriores ou no caso de escolas

reordenadas. O sistema pede apenas que sejam indicadas as séries que serão
transferidas e realiza o processo automaticamente.
2. No caso de Correção de Fluxo, deverão ser consideradas as séries de

origem. A TA irá fazer a transferência considerando a série posterior.
3. No SIGE, a escola deverá preencher a TA inserindo os alunos até o dia

informado no cronograma da matrícula, conforme foi planejado na Intranet, e por
meio de discussão com a comunidade, anunciando as opções indicadas pela SRE
na primeira etapa da TA. O código verificador da TA emitida pela SRE deve ser
utilizado para a validação dos dados do planejamento.
4. Após o cadastro no SIGE, os dados deverão ser enviados à Gerência

de Suporte de Rede e Nova Tecnologia, até a data informada no cronograma da
matrícula, via SIGE Upload.
5. Alunos que não estiverem alocados em turmas no SIGE não

aparecerão nas listas de TA. O número de vagas informado será o mesmo
planejado na Intranet.
A Transferência por Interesse Próprio (TIP) é a transferência do aluno que

deseja transferir-se, por interesse próprio, para outra unidade escolar da rede
estadual. Esse procedimento deverá ser feito na unidade escolar de origem por
meio do SIGE. Ao preencher o formulário de solicitação de Transferência por
Interesse Próprio (TIP), o aluno deverá indicar três unidades Escolares de sua
preferência.
1º Período: Solicitação
A Transferência por Interesse Próprio (TIP) será solicitada na unidade de

ensino de origem, que fará a solicitação por meio do SIGE.
O envio das TIPs será feito por meio do SIGE UPLOAD no período
informado no cronograma da matrícula.
Confirmação e Efetivação da TIP
Telefone: (0xx31) 3865-1400
32
A confirmação e a efetivação da solicitação serão feitas via 0800 ou pela

Internet, no site www.matricula.go.gov.br.
2º Período: Efetivação da Matrícula
Para efetivação da matrícula, o aluno ou responsável deverá comparecer

à Unidade Escolar. Aquele que não comparecer para efetivar a matrícula, perderá
o direito à vaga.
Regras
1. O aluno não poderá solicitar TIP para:
- escolas conveniadas, comodato, militares, contratadas;
- escolas de Tempo Integral (bloqueio somente das séries que são de

tempo integral);
- escolas especiais;
- escolas de atendimento especial (menores infratores, detentos, entre

outros).
2. O Estado garante a vaga ao aluno no turno diurno (manhã e tarde) ou

noturno, sendo que no turno diurno, o aluno poderá ser alocado tanto no matutino
quanto no vespertino, dependendo do turno que a escola oferece. O aluno será
avisado quanto aos turnos disponíveis nas Unidades de Ensino de sua
preferência no momento da solicitação.
SOLICITAÇÃO DE NOVOS ALUNOS
Novo aluno é:
 o transferido das Redes de Ensino Federal, Municipal ou Particular;
 o que veio de outros Estados;
 o que está iniciando a vida escolar;
 o que abandonou os estudos em qualquer ano letivo.
Processo:
Telefone: (0xx31) 3865-1400
33
Solicitação
A solicitação de vagas na rede estadual de ensino será feita através do

cadastramento dos novos alunos pelo 0800 ou pela Internet, no site
www.matricula.go.gov.br. Nesse cadastramento, o aluno deve ter em mãos seus
documentos pessoais e indicar três opções de Unidade Escolar, na ordem de sua
preferência para ser alocado.
O período de solicitação será dividido em dois momentos, em data

informada no cronograma da matrícula.
O que é necessário ter em mãos para solicitar uma vaga:
 nome completo do aluno;
 nome completo da mãe;
 nome completo do responsável;
 data de nascimento;
 curso, ano e turno;
 três (3) opções de escolas;
 telefone para contato.
Confirmação e Efetivação
Depois de solicitada a matrícula, para efetivar a sua matrícula, o aluno

deverá fazer a confirmação pelo 0800 ou pelo site www.matricula.go.gov.br no
período de:
Primeiro e Segundo momentos: data definida no cronograma da matrícula
Documentos necessários para a efetivação da matrícula na escola

alocada:
 RG ou Certidão de Nascimento;
 comprovante de endereço;
Telefone: (0xx31) 3865-1400
34
 documento que comprove a escolaridade (boletim, declaração de

transferência ou histórico escolar).
Regras:
1. A idade mínima para entrar na rede é de seis anos completados em

qualquer data dentro do ano em curso.
2. Aluno do ensino regular que queira ingressar na EJA deverá estar, no

mínimo, seis meses fora da rede para poder solicitar vaga. Essa solicitação será
comprovada na Unidade Escolar no momento da efetivação. Caso o aluno não
tenha tal comprovação, não poderá efetivar a matrícula.
3. A idade mínima para ingressar na EJA/Ensino Fundamental é de 15

anos completos.
4. A idade mínima para ingressar na EJA/Ensino Médio é de 18 anos

completos.
5. Para solicitar matrícula no turno noturno, o aluno deverá ter a idade

mínima de 14 anos.
As matrículas poderão ser efetuadas:
 por promoção, para alunos que cursaram, com aproveitamento, a

série ou período anterior na própria Unidade Escolar;
 por transferência, para alunos procedentes de outras Unidades

Escolares;
 mediante Exame de classificação, ao aluno que comprovadamente

não possuir escolarização anterior ou se achar fora do Sistema Educativo
há mais de 2 (dois) anos, e que demonstrar de forma satisfatória, grau de
desenvolvimento e experiências compatíveis àqueles exigidos na série
para a qual for submetido à avaliação;
 mediante Exame de Reclassificação ao aluno oriundo de outra

unidade escolar do Brasil e do exterior.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
35
5.3 Diário de classe

O diário de classe é uma peça fundamental da escrituração escolar, de
responsabilidade do professor, sob a supervisão do serviço técnico/coordenação
pedagógica. Constitui-se fonte de informações para os demais documentos do
aluno. Nele registram-se, obrigatoriamente, frequência e avaliação dos alunos,
conteúdos do currículo, carga horária, dias letivos ministrados à turma e outros
(SALES, 2009).
Deve ser mantido na escola e, ao término do período letivo, estar

devidamente preenchido e ser entregue ao setor competente.
Diário de Classe é o documento fundamental para registro do diagnóstico

inicial da turma, frequência do aluno, planejamento, avaliações e relatório final do
trabalho do professor, bem como da carga horária prevista na Matriz Curricular
(SEE/GOIÁS, 2010).
O Diário de Classe é o documento de escrituração escolar coletivo, em

que devem ser registrados, sistematicamente, as atividades desenvolvidas com a
turma e o resultado do desempenho e frequência dos alunos.
São objetivos do Diário de Classe:
a) Registrar:
- a frequência do aluno;
- avaliação e o controle do aproveitamento do aluno;
- os dias letivos, inclusive datas de recuperação, avaliações gerais,

exames finais, se houver;
- execução do currículo, por meio do conteúdo programático ministrado;
- a carga horária.
b) Comprovar a veracidade e a regularidade dos atos praticados.
Compete à Secretaria Escolar fornecer ao professor, o Diário de Classe

com a Relação Nominal dos Alunos, conforme a cópia da Certidão de Nascimento
ou Casamento, de forma legível e sem rasuras e só a ela compete acrescentar o
Telefone: (0xx31) 3865-1400
36
nome dos alunos matriculados no decorrer do ano letivo e as observações

referentes à transferência, cancelamento, remanejamento, classificação,
especificando o amparo legal, bem como anular os espaços destinados à
frequência dos mesmos.
Compete ainda à secretaria escolar conferir as notas registradas nos

Diários de Classe com as notas registradas nos respectivos canhotos e inseri-las
no SIGE.
A escrituração do Diário de Classe é de exclusiva competência e

responsabilidade do professor, que deverá mantê-lo atualizado e organizado,
registrando a frequência e notas dos alunos, o conteúdo programático, as aulas
previstas e dadas, observando o Calendário Escolar aprovado. Quando ocorrer
reposição de aulas, as mesmas devem ser registradas, também, no espaço
destinado às observações.
Compete à direção/coordenação verificar e vistar, bimestralmente, os

Diários de Classe e não permitir a sua retirada da unidade escolar, pois os
mesmos devem estar sempre à disposição da secretaria escolar para as
informações necessárias, mantidos em local apropriado, que assegure sua
inviolabilidade. Orientar e fiscalizar os professores quanto à escrituração do diário
de classe de forma correta e contínua, esclarecendo que é de sua exclusiva
competência e responsabilidade e que deve mantê-lo atualizado e organizado,
com observância ao disposto no Regimento Escolar, no Calendário e na Matriz
Curricular.
Deve-se evitar qualquer tipo de rasuras. Caso haja necessidade, as

rasuras devem ser devidamente observadas e assinadas por quem as efetuou.
O professor tem como atribuição entregar, na secretaria escolar, em

tempo hábil, toda documentação exigida pela unidade escolar. Caso o professor
não cumpra com essa atribuição e o diretor tiver conhecimento da falta praticada
pelo professor, poderá aplicar advertência ou repreensão, deverá desde logo
julgar o infrator, em conformidade com o parágrafo 1º e parágrafo 2º, do Art.165
da Lei nº 13.909, de 25 de setembro de 2001, que preceitua:
Telefone: (0xx31) 3865-1400
37
§ 1º - A advertência será verbal em caso de negligência.
§ 2º - A repreensão será feita por escrito, destinada a punir falta que, a

critério do julgador, sejam consideradas de natureza leve.
Se a aplicação da pena não for da competência do diretor, este

representará de imediato, documentação comprobatória desse professor à
subsecretaria de sua jurisdição.
Segundo a SEE (BAHIA, 2004), o Diário de Classe é um instrumento de

gestão e de escrituração escolar que acompanha e controla o desenvolvimento da
ação do professor. Relaciona todos os alunos matriculados por série, ciclo ou
etapa, turno e turma, registra o rendimento escolar, frequência, conteúdos
programáticos, dias letivos, feriados e carga horária.
Em hipótese alguma, o Diário de Classe poderá ser retirado da escola e

levado para outros locais. É um documento de registro e deve ter sua
autenticidade resguardada devendo, ser portado, exclusivamente, pelos
professores ou pelo secretário escolar.
Ao final de cada aula ministrada, o professor a registrará e aporá sua

assinatura.
Em nenhuma hipótese, o professor registrará nome de aluno no diário de

classe. Essa é uma prerrogativa exclusiva do secretário escolar.
As atribuições relativas ao preenchimento de dados obrigatórios no Diário

de Classe são exclusivamente de dois profissionais – do professor e do
secretário. Cada um fará as anotações e os lançamentos sob sua
responsabilidade, não interferindo no campo do outro.
Outras orientações básicas:
- Os nomes de todos os alunos matriculados constarão obrigatoriamente

no Diário de Classe, escritos manualmente, em letra legível. Evite rasuras e
utilização excessiva de abreviações. Preserve espaço para outros nomes de
alunos que venham transferidos.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
38
- Caso haja desistência ou transferência, mesmo para outra turma ou

turno ou para outro colégio, o nome do aluno não poderá ser excluído, riscado ou
subtraído do diário. Ao invés disso, o nome permanecerá, apenas com uma
observação:
Remanejado ou Transferido/turma (quando não saiu do colégio), ou,

Transferido em _____/_________/_______ (quando deixou o colégio).
- A secretaria determinará um prazo, geralmente de dez dias, após a

realização das avaliações, para que o professor faça as devidas anotações,
como: registro diagnóstico, conceitos, notas, médias, frequência, registro das
atividades das aulas ministradas, fechando assim a escrituração do Diário de
Classe referente ao bimestre.
- Qualquer rasura que venha a ocorrer no registro da avaliação dos

alunos, deverá ser ressalvada, com a repetição da nota ou conceito alcançado por
extenso e assinatura do professor.
- Em cada aula, o professor registrará a frequência dos alunos e

conteúdos lecionados. Quando por um motivo qualquer as aulas forem
suspensas, o professor anotará o fato no espaço determinado ao lançamento de
desenvolvimento do programa.
- Após o encerramento de cada mês letivo, o professor procederá ao

devido fechamento, colocará um traço nos espaços não utilizados e aporá sua
assinatura.
- O professor responsável pela disciplina de Estágio Supervisionado

registrará a frequência dos alunos, os conteúdos programáticos, carga horária,
rendimento e as tarefas executadas pelos alunos. Cabe ainda ao professor,
elaborar os instrumentos para o acompanhamento do trabalho referente ao
estágio e, ao final, arquivar o relatório das atividades desenvolvidas pelos alunos.
- Antes do início do ano letivo é conveniente que o Diretor e o Secretário

promovam uma reunião com os professores sobre o registro nos Diários de
Classe e a forma como estarão organizados e disponíveis no dia-a-dia. (SEE,
BAHIA, 2004).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
39
5.4 Ficha individual e RSDA

A ficha individual, de competência da secretaria da escola, é o documento
de registro da frequência e do desempenho escolar de cada aluno. Deve ter como
fonte de dados o diário de classe.
As médias finais não admitem arredondamento.
O Registro Síntese de Desenvolvimento do Aluno – RSDA – substituiu a

ficha individual e o boletim para registrar os estudos e o acompanhamento dos
alunos das escolas cicladas da Rede Municipal de educação de Belém (RMEB).
Portanto, fa-se necessário o preenchimento de todos os seus espaços, com
especial atenção aos itens ciclos e anos dos ciclos cursados, percentuais de
frequência, avanços progressivos e pareceres conclusivos (SALES, 2009).
Os pareceres devem ser redigidos pelos professores dos alunos, ano a

ano. Sua redação deve ser clara, objetiva e atentar para os itens orientadores
impressos no próprio RSDA.
O campo denominado “Movimento de Progressão” deve ser preenchido

somente ao final de cada ciclo ou em caso de transferência do aluno antes do
final do ano letivo.
As assinaturas requeridas no RSDA, quando rubricadas ou abreviadas,

devem ser acompanhadas de carimbo (SALES, 2009).
5.5 Ata de resultados finais

Ata de Resultados Finais é o principal documento de escrituração escolar
onde se registra o resultado final da situação do aluno no ano letivo, sendo o
documento que legitima sua vida escolar e que servirá de base para expedição do
Histórico Escolar, Certificado e Transferência. As Atas de Resultados Finais
devem ser elaboradas ou impressas através do SIGE, sem rasuras e
abreviaturas.
A relação nominal dos alunos deve estar de acordo com o Diário de

Classe.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
40
No espaço destinado ao Resultado Final deverão constar as notas obtidas

pelo aluno em conformidade com as registradas nos canhotos.
A nomenclatura das áreas de conhecimento ou disciplinas deve ser

registrada conforme o estabelecido na Matriz Curricular aprovada.
A data de encerramento do processo de avaliação deve ser a data do

último dia de atividade previsto no Calendário Escolar.
No termo de encerramento deve constar a data da elaboração do

documento e os espaços em branco devem ser cancelados.
As Atas de Resultados Finais devem ser conferidas e assinadas pelo

diretor e pelo secretário geral, cabendo-lhes inteira responsabilidade por esses
atos. Após sua compatibilização pelo técnico da subsecretaria da jurisdição, essa
documentação deverá ser encadernada em modelo brochura, sem rasuras e
abreviatura e arquivada na unidade escolar (RODRIGUES; CORRÊA;
CARVALHO, 2010).
5.6 Histórico escolar

Segundo explicações de Sales (2009), o histórico escolar, comumente
denominado de “transferência”, é o instrumento (documento) onde se registra a
trajetória escolar do aluno. Deve ser expedido na conclusão do curso do aluno ou
em casos de transferência no decorrer do período letivo.
As informações constantes no histórico devem estar compatíveis com as

contidas no registro civil ou equivalente, nos diários de classe, nas fichas
individuais ou Registros Sínteses e, quando for o caso, no histórico da escola
anterior, cuja transcrição deve considerar o princípio da fidedignidade.
Para o registro da escolaridade do Ensino Fundamental, organizado em

ciclos, é importante esclarecer que até o ano de 1998, o CB I compunha-se de
dois anos (Resolução nº256/1993-CEE) e a partir de 1999, de três anos
(Resolução n°001/2000-CMEB).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
41
Considerando este fato, ao ser transcrita a escolaridade dos anos até

1998, deve-se registrar, no histórico, atualmente disponibilizado pela SEMEC, o
ano iniciante na lacuna do CF I – 2º ano e o ano seguinte, no espaço do CF I – 3º
ano.
A escola, cujo processo de autorização de funcionamento encontra-se em

tramitação no Conselho, deve indicar o número do respectivo processo no campo
“Situação Legal”. As escolas não autorizadas ou com ato de autorização vencido
devem anular o referido espaço e encaminhar o histórico para conferência e
autenticação pelo CMEB, a fim de que tenha validade. A autenticação de
documentos nessas circunstâncias deve ser procedimento transitório, cabendo à
instituição providenciar, junto ao CMEB, a regularização de funcionamento de
seus cursos.
O lançamento de médias ou conceitos deve considerar o princípio da

fidedignidade, inclusive verificando se as disciplinas cursadas pelo aluno têm as
mesmas denominações e equivalência dos componentes curriculares impressos
no histórico da SEMEC, e se tais disciplinas fazem parte da Base Nacional
Comum ou Parte Diversificada. No caso de não se adequarem ao histórico
impresso, tais médias ou conceitos serão registrados no campo “observação”.
O campo destinado a “observações” é reservado para informações

complementares e esclarecimentos sobre a escolaridade do aluno:
 explicitação de ingresso por classificação;
 avanço de estudos por reclassificação ou aceleração;
 citação das normativas que regulamentam a organização do Ensino

Fundamental em ciclos na RMEB;
 citação das Resoluções que amparam calendários letivos especiais da

escola e/ou ausência de componentes curriculares não cursadas pelo
aluno, como Língua Estrangeira (Res. 001/2008), Educação Física (Res.
035/2008) e Artes (Res. 031/2008).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
42
No anverso do histórico, fechar o campo referente ao ingresso na Etapa

ou Totalidade, caso o aluno não tenha atingido a idade própria.
Deverão ser anexados ao histórico escolar, com a devida referência no

campo de observações, os Registros Sínteses do ano em curso e os já
concluídos pelo aluno. Uma via da ficha individual acompanhará o histórico
somente quando o aluno for transferido no decorrer do ano letivo.
Rodrigues; Corrêa e Carvalho (2010), também explicam que o Histórico

Escolar é o documento que registra a vida escolar do aluno. Deve ser preenchido
em duas vias, devidamente datado e assinado pelo Secretário Geral e Diretor da
unidade escolar, com seus respectivos carimbos, sendo uma via entregue ao
aluno e a outra arquivada em sua pasta.
No cabeçalho desse documento, além dos dados da unidade escolar,

como nome, número da resolução do CEE de Autorização de Funcionamento ou
de reconhecimento ou de renovação de reconhecimento, devem constar os dados
do aluno, e o último ano escolar cursada por ele.
O registro das notas deve ser de acordo com o dos canhotos ou das Atas
de Resultados Finais. O registro da carga horária deve ser de acordo com a
estabelecida na Matriz Curricular aprovada e operacionalizada.
O Histórico Escolar não deve conter rasuras, espaços em branco ou

aplicação de corretivos.
Todos os esclarecimentos sobre a vida escolar do aluno devem ser

apostilados no verso do Histórico Escolar, contendo data e assinatura do
Secretário Geral e do Diretor, com seus respectivos carimbos.
5.7 Diploma ou certificado

O certificado de conclusão de curso deve ser registrado em livro próprio
para controle de sua emissão, recebendo um único número e a assinatura do
funcionário responsável e do recebedor.
No verso deste documento deverão constar os números: do cadastro

recebido, da folha e do livro em que foi registrado.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
43
Quando se fizer necessária uma segunda emissão do certificado, este

documento receberá a mesma numeração sendo identificado, no anverso, como
2ª via (SALES, 2009).
A legislação educacional estabelece no inciso VII do Art. 24 da Lei

Federal nº 9.394/1996, que cabe à instituição escolar expedir os certificados e
diplomas, bem como declarações de conclusão. Assim, as escolas de educação
básica expedem certificados e as de educação profissional e de educação
superior expedem diplomas.
Após a conclusão do Ensino Médio, a escola deverá imediatamente

expedir e autenticar os Certificados, de todos os alunos, atribuição exclusiva da
unidade escolar, conforme a Lei nº 9394/96 e Resolução CEE nº 258/98, no caso
do Estado de Goiás. Os referidos documentos devem ser registrados em livro
próprio, encadernados em modelo brochura.
A expedição e registro dos referidos documentos devem ocorrer

independente de solicitação pelos concluintes.
Após a conclusão do Ensino Fundamental, a unidade escolar deve

expedir o Histórico Escolar e, a critério da instituição, o Certificado de Conclusão,
fazendo-o constar da pasta do aluno independente de sua solicitação.
A segunda via dos Históricos, Diplomas e/ou Certificados deverá ser

requerida na Unidade Escolar, sendo expedidas quantas vezes forem solicitadas,
isentas de qualquer taxa (SALES, 2009).
Observações:
a) A partir de 2009, foi suspensa a expedição do certificado do Ensino

Médio. Ao aluno, será entregue apenas o histórico escolar de conclusão de curso.
A entrega do histórico escolar independe da publicação do aluno no GDAE, desde
que todos os requisitos legais para recebê-lo estejam cumpridos (inclusive a
confirmação da autenticidade do documento de escolaridade correspondente ao
Ensino Fundamental). Caso a entrega venha ocorrer após a publicação no GDAE,
o nº do visto-confere deverá ser anotado no campo correspondente.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
44
b) Registrar no campo destinado a observações as informações

referentes à escolha pedagógica da escola quanto aos componentes de Filosofia,
Sociologia e Espanhol (que a partir de 2010 deve constar na matriz do Ensino
Médio com oferta obrigatória pela escola e facultativa pra os alunos) (GOVERNO
DO ESTADO DE SÃO PAULO, 2014).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
45
UNIDADE 6 – REGULARIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR
A regularização da vida escolar é o procedimento legal adotado pela

escola que visa a suprir lacunas, e omissões detectadas na vida escolar do aluno,
assim como corrigir irregularidades. Para corrigir as distorções, a escola poderá
utilizar os vários mecanismos constantes da legislação educacional. Tais
procedimentos estarão, obrigatoriamente, previstos no Regimento Escolar
(SEE/BAHIA, 2004; SEE/CEARÁ, 2005).
6.1 Classificação
Entende-se classificação como o posicionamento do aluno em qualquer
série ou etapa, compatível com sua idade, experiência e nível de desempenho, de
acordo com os critérios de avaliação estabelecidos pela escola, dispostos no
Regimento Escolar.
A classificação poderá ser realizada:
- por promoção, para alunos que cursaram, com aproveitamento, a série

ou fase anterior, na própria escola;
- por transferência, para candidatos procedentes de outras escolas;
- independentemente de escolarização anterior, mediante avaliação feita

pela escola, que defina o grau de desenvolvimento e experiência do candidato e
permita sua inscrição na série ou etapa adequada, conforme regulamentação do
respectivo sistema de ensino.
Exemplo 1: Cláudio cursou a 5ª série com aprovação e por isso será

promovido à série subsequente.
Exemplo 2: Lucélia concluiu a 2ª série na escola X e foi transferida para a

escola Y. A escola Y analisa a documentação para matriculá-la na 3ª série.
Exemplo 3: Júnior estudou em escola da zona rural e não tem como

comprovar sua escolaridade. A escola que o receber deverá proceder a avaliação
Telefone: (0xx31) 3865-1400
46
de conhecimentos para averiguar seu nível. A partir dessa avaliação o posicionará

na série para a qual demonstrou conhecimento.
Neste caso, se Júnior for classificado para cursar a 3ª série, as séries

anteriores (1ª e 2ª) são consideradas supridas, devendo o secretário passar um
traço na diagonal nos locais correspondestes às séries supridas e constar no
espaço reservado às observações que o aluno foi classificado nos termos do art.
24, inciso II, alínea c, da Lei n. 9394/96 para cursar a 3ª série, havendo obtido os
seguintes resultados, ao emitir o documento.
O fato deverá constar na ficha individual, no histórico escolar e em Ata

Especial.
É vedada a classificação ao aluno procedente da Educação Infantil para a 1ª

série.
6.2 Reclassificação
Entende-se reclassificação, a etapa diferente daquela na qual o aluno
está posicionado, compatível com seu nível de aprendizagem. A instituição de
ensino poderá reclassificar alunos transferidos de outras instituições situados no
país ou no exterior, tendo como base normas curriculares gerais.
Exemplo 1: Ananda cursou no Brasil a 1ª e 2ª séries do ensino médio.
Em seguida foi morar em outro país, onde se matriculou na 2ª série da

escola estrangeira e fez jus ao Diploma de conclusão do Ensino Médio.
Ao retornar ao Brasil, deverá solicitar equivalência de estudos junto a

Unidade Escolar credenciada com curso autorizado ou reconhecido.
Exemplo 2: Eduardo cursou no Brasil a 5ª série do ensino fundamental,

mudou-se para outro país e matriculou-se em série não conclusiva. Ao retornar ao
Brasil, deverá solicitar em escola credenciada com curso autorizado ou
reconhecido, a reclassificação para fins de prosseguimento de estudos. Caberá à
escola que o receber avaliar seu grau de conhecimento, compatibilizar a série
Telefone: (0xx31) 3865-1400
47
cursada no exterior com a correspondente no Brasil, e se necessário, fazer a

complementação e o aproveitamento de estudos.
Caso Eduardo tenha cursado toda a série em outro país, a escola deverá
transpor os dados, depois de traduzido por tradutor público juramentado, na sua
íntegra, para o histórico escolar, indicando disciplinas, conceito ou nota, escola,
estado e país. O fato deverá constar na ficha individual, no histórico escolar e em
ata especial.
Em caso de dúvidas, consultar a Resolução CEE nº 103/98 e 127/97

(BAHIA, 2004).
6.3 Progressão
Progressão é o processo que permite ao aluno avançar de uma série para
outra, desde que preservada a sequência do currículo, observadas as normas do
sistema de ensino.
São duas as formas de Progressão:
- Progressão Parcial;
- Progressão Continuada.
Progressão Parcial: permite ao aluno avançar na série ou nos

componentes curriculares apresentando comprovado domínio de conhecimento e
preservando a sequência do currículo.
Exemplo: Pedro foi reprovado em determinada disciplina da 5ª série do

Ensino Fundamental. Porém, o Projeto Pedagógico e o Regimento Escolar não
adotam o regime da progressão parcial. Pedro, para não repetir, deverá procurar
uma escola que adote o referido regime.
Progressão Continuada: permite ao aluno avanços sucessivos sem

interrupção na série ou etapa sem prejuízo na avaliação do processo ensino-
aprendizagem.
Exemplo: Thainá encontra-se matriculada na 6ª série do Ensino

Fundamental, fazendo progressão parcial de determinada disciplina da 5ª série.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
48
Ao final do ano letivo, obteve aprovação na 6ª série, sem, no entanto, ter sido
promovida na progressão parcial. A escola deverá matricular Thainá na 7ª série,
com progressão continuada referente à disciplina da 5ª série. Poderá inclusive,
cursar séries subsequentes, sem prejuízo da ordenação e sequência do currículo.
Do resultado, deverá ser lavrada ata especial e constará na ficha individual e
histórico escolar do aluno.
Fique atento:
A Progressão Parcial e a Continuada substituem a antiga dependência de estudos

instituída na Lei nº 5692/71, sem os detalhamentos contidos na mesma.
Não haverá Progressão do Ensino Fundamental para o Ensino Médio - Res. CEE
108/100
6.4 Aceleração
Aceleração é o mecanismo que a legislação oferece ao aluno para corrigir
atraso escolar por distorção idade/série, dando-lhe a oportunidade de atingir nível
de desenvolvimento correspondente à sua idade.
Exemplo 1: Ana Júlia tem 12 anos e está cursando a 2ª série do Ensino

Fundamental. Na ocasião, a professora percebeu pelo seu grau de
desenvolvimento e conhecimento, e considerando que Ana Júlia está fora de
faixa, que a mesma deveria estar matriculada no processo de aceleração com a
finalidade de corrigir a distorção idade/série.
Exemplo 2: Lucas tem 14 anos, estudou até a 3ª série. Passou vários

anos sem estudar e demonstrou interesse em retornar à escola para cursar a 4ª
série. Ao matricular-se a escola percebeu, pelo seu grau de desenvolvimento e
conhecimentos, considerando sua idade, que o mesmo deveria acelerar seus
estudos com a finalidade de corrigir a distorção identificada.
Obs.: Caso a U.E.E. funcione com Projeto Específico para atendimento a

esta clientela (BAHIA, 2004).
6.5 Avanço progressivo
Telefone: (0xx31) 3865-1400
49
Avanço Progressivo é o processo de avaliação pelo qual a escola

identifica que o nível de escolarização e desenvolvimento do aluno é superior ao
da série que está cursando. Esse procedimento propicia ao aluno a oportunidade
de avançar série ou séries, concluindo assim o curso ou etapas em menor espaço
de tempo.
Exemplo: Monique matriculou-se na 3ª série do Ensino Fundamental e no

decorrer do ano letivo, a professora percebeu que a aluna demonstrava alto grau
de desenvolvimento e de conhecimentos, acima do exigido para a sua idade. Para
possibilitar o seu avanço, a escola avaliará Monique e a matriculará na série para
a qual demonstrou estar preparada.
6.6 Aproveitamento de estudos

Aproveitamento de estudos é o procedimento legal que permite a escola
aproveitar estudos realizados com êxito, no mesmo nível com carga horária e
conteúdos compatíveis. Para efeito de aproveitamento de estudos a escola
poderá agrupar duas ou mais disciplinas.
Exemplo 1: Juliana concluiu a 8ª série do ensino regular e ficou reprovada

em uma determinada disciplina. Para não repetir a série, cursando apenas a
disciplina, procurou uma Comissão Permanente de Avaliação (CPA) para cursar a
disciplina na qual fora reprovada.
Após submeter-se à avaliação de conhecimentos demonstrou resultados

satisfatórios, logrando a aprovação.
Para fazer jus ao certificado do Ensino Fundamental, a CPA procederá ao

aproveitamento de estudos das disciplinas cursadas com êxito na escola de
origem, agregará ao currículo o resultado da aprovação obtida na CPA e expedirá
o certificado de conclusão do Ensino Fundamental, dando direito a Juliana, que
tem 15 anos, a prosseguir seus estudos na 1ª série do ensino médio,
obrigatoriamente, em escola regular.
Exemplo 2: Bruna concluiu um determinado curso Técnico e tem interesse

em fazer um novo curso na mesma área. Caso Bruna deseje aproveitar
Telefone: (0xx31) 3865-1400
50
disciplinas já cursadas, a escola que a receber deverá compatibilizar conteúdos e

respectivas cargas-horárias, podendo agregar uma ou mais disciplinas para fins
de aproveitamento. Desse fato, será lavrada ata especial e constará na ficha
individual e no espaço referente a observações do histórico escolar.
Alunos com idade inferior a 15 anos não poderão realizar exames na

CPA. Alunos sem a conclusão do Ensino Fundamental não poderá ingressar no
Ensino Médio.
Para fins de certificação de conclusão de curso do ensino fundamental na

modalidade de Educação de Jovens e Adultos, o aluno deverá comprovar idade
mínima de 15 anos.
A escola poderá aproveitar conhecimentos e experiências anteriores,

desde que diretamente relacionados com o perfil profissional de conclusão da
respectiva qualificação ou habilitação profissional.
No Decreto Federal Nº 5.154/04, nas Resoluções Nº 04/99 e Nº 01/05 e

no Parecer 16/99, do CNE você encontrará todas as orientações sobre o assunto.
O Aproveitamento de Estudos deverá ser realizado mediante a

apresentação de histórico escolar acompanhado(s) conteúdo(s) programáticos
da(s) disciplina(s) que será apreciado pelo professor da(s) disciplina(s).
6.7 Estudos de recuperação

Estudos de recuperação é o tratamento especial dispensado ao aluno
com baixo rendimento escolar e /ou com dificuldades de aprendizagem.
O processo de recuperação é estabelecido em seu Regimento Interno

que poderá ser bimestral, semestral ou anual, embora a LDB recomende que a
mesma se faça, preferencialmente de forma paralela e contínua e privilegie os
aspectos qualitativos sobre os quantitativos.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
51
Atenção!
Nenhum aluno poderá ser declarado reprovado antes de submeter-se aos

estudos de recuperação, exceto por frequência.
Os Estudos de recuperação revestem-se de características diversas das

do período letivo, sendo, entre outras, as seguintes:
- metodologia adequada às deficiências verificadas;
- revisão da parte do conteúdo em que o aluno demonstrou deficiência;
- avaliação continuada e progressiva;
- orientação e acompanhamento personalizados ou em pequenos grupos

de idêntica deficiência.
A Recuperação será realizada mediante tarefas, pesquisas, módulos,

aulas ou outras atividades adequadas, levadas a cabo individualmente ou em
pequenos grupos, sob a coordenação e a supervisão do professor ou, na sua
falta, por outro professor habilitado e vinculado ao Estabelecimento de Ensino.
6.8 Complementação curricular

Complementação curricular ou Adaptação de estudos é o processo pelo
qual a Unidade Escolar (EU) complementa disciplinas ou conteúdos obrigatórios
não cursados pelo aluno.
A Complementação curricular será efetivada quando verificada a ausência

de componentes curriculares obrigatórios, de acordo com o curso (educação
básica ou profissional). A complementação poderá ser realizada através de aulas,
trabalhos, pesquisas, ou outras atividades pedagógicas, podendo também ser
efetivada paralelamente, conforme o disposto no Regimento Escolar.
Exemplo 1: Anne estava cursando a 8ª série do Ensino Fundamental,

quando se observou que a aluna deixou de cursar a disciplina artes, componente
curricular obrigatório da Base Nacional Comum. Neste caso, a aluna deverá fazer
a complementação curricular para cumprir o currículo do Ensino Fundamental. Do
Telefone: (0xx31) 3865-1400
52
resultado, deverá ser lavrada ata especial e constará na ficha individual e histórico
escolar do aluno.
Exemplo 2: Carlos estava matriculado no curso de Formação para

Professores de Nível Médio, na Modalidade Normal, transferiu-se para outra
unidade sem haver cursado uma determinada disciplina obrigatória do currículo
do referido curso. Neste caso, Carlos deverá cumprir a disciplina para concluir o
seu curso e receber a diplomação. Do resultado, deverá ser lavrada ata especial e
constará na ficha individual e histórico escolar do aluno.
6.9 Circularidade de estudos

A Lei denomina circularidade de estudos o trânsito de um aluno
matriculado em uma determinada modalidade de ensino para outra.
Exemplo 1: Cláudia tem 17 anos e está cursando a 5ª série no ensino

regular. A escola juntamente com a família de Cláudia percebeu que a mesma
poderia recuperar a defasagem série-idade e sugeriu sua matrícula no curso de
Ensino Fundamental na Modalidade Educação de Jovens e Adultos, adotando
assim a figura legal de circulação de estudos.
Exemplo 2: Karla cursou a 1ª série do curso Formação de Professores a

Nível Médio - Modalidade Normal. No ano seguinte, transferiu-se para um
Município onde não há oferta deste curso. Karla poderá matricular na 2ª série do
Ensino Médio, e a Unidade Escolar irá compatibilizar o Currículo e oferecer as
adaptações necessárias.
Este procedimento poderá ser igualmente adotado para qualquer série ou

nível de ensino (Parecer CEE, BAHIA, Nº 087/2004)
Atenção:
Os procedimentos de reclassificação, classificação, progressão parcial,

aceleração, avanços progressivos aproveitamento de estudos e recuperação
estão previstos nos artigos 23 e 24 da Lei nº 9394/96 e na Resolução CEE Nº
127/97.
Telefone: (0xx31) 3865-1400
53
A escola, ao identificar a ausência de algum componente curricular

obrigatório, deverá proceder à necessária complementação.
A complementação curricular deverá ser orientada e acompanhada pelo

professor da disciplina e pela coordenação pedagógica.
A Declaração de Regularidade de Estudo (autenticidade e

veracidade) substitui o carimbo de Visto Confere que foi abolido pela Portaria da
SEC 6.695/98.
Declaração expedida para confirmar as informações contidas no Histórico

Escolar expedido pela Unidade de Ensino. Deverá ser emitida quando Histórico
Escolar suscitar dúvida, podendo ser solicitada pelo aluno, responsável, empresa
ou instituição.
Deverá ser assinada pelo Secretário e Diretor com os respectivos nº da

autorização (BAHIA, 2004).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
54
REFERÊNCIAS
REFERÊNCIAS BÁSICAS
RODRIGUES, Edvânia Braz Teixeira; CORRÊA, Leila Freire; CARVALHO,

Sebastião Donizete de. Escrituração escolar. Formação, em serviço, dos gestores
da rede estadual de ensino: secretário geral. Goiás: SEE, 2010.
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO. Centro Paula Souza. Unidade de

Ensino Médio e Técnico. Módulo de Concluinte. Histórico Escolar. 2014.
Disponível em: http://www.centropaulasouza.sp.gov.br/cetec/
BRASIL. Lei n° 9.394 de 20 de dezembro de 1996. Institui as Diretrizes e Base

para a Educação Nacional. <http://www4.planalto.gov.br/legislacao/legislacao-
1/leis-ordinarias/legislacao-1/leis-ordinarias/1996>
REFERÊNCIAS COMPLEMENTARES
BAHIA. Manual do Secretário Escolar. Salvador: Secretaria de Estado da

educação, 2003.
CAMPO GRANDE (MS). Manual da secretaria escolar. Governo Estadual de Mato

Grosso do Sul Secretaria de Estado de Educação, 2005. Disponível em:
http://www.sed.ms.gov.br/index.php?inside=1&tp=3&comp=&show=570
CEARÁ. Secretaria da Educação Básica. Manual do secretário escolar. Fortaleza:

Secretaria da Educação Básica do Ceará, SEDUC, 2005.
DISTRITO FEDERAL. Manual de secretaria escolar do sistema de ensino do

Distrito Federal. Brasília: GDF/SEE/DF, 2002.
MARÍLIA (SP). Manual do Secretário Escolar (2011). Disponível em:

http://demarilia.edunet.sp.gov.br/Pagamento/Pagamento%20SITE/MANUAIS/Man
ual_Secretario_de_Escola.pdf
MATO GROSSO (MT). Manual do secretário. Cuiabá (MT): SEDUC, 2008.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, E. Manual da secretária. 9 ed. São

Paulo: Atlas, 2004.
SALES, Carlos Antônio Faria. Orientações sobre escrituração escolar para RMEB.
Belém: Prefeitura Municipal de Belém/Rede Municipal de educação de
Belém/Conselho Municipal de Educação, 2009.
SÃO JOSÉ DOS CAMPOS (SP). SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO.

SETOR DE SUPERVISÃO DE ENSINO ORIENTAÇÃO nº 004/SSE/13 De
Telefone: (0xx31) 3865-1400
55
22/04/13. Assunto: Organização da Escrituração Escolar para EMEF’s. Disponível

em: http://www.sjc.sp.gov.br/media/350924/orientacao_004.sse.13_-_revisao_-
_orientacao_005-sse-03_e_04-sse-12-_organizacao_da_escrituracao_escolar.pdf
SÃO PAULO (ESTADO) SECRETARIA DA EDUCAÇÃO. Manual de trabalho em

arquivos escolares / Secretaria da Educação; elaboração de Teresa Marcela
Meza Baeza. São Paulo: CRE Mário Covas, IMESP, 2003. Disponível em:
http://www.crmariocovas.sp.gov.br/pdf/dhe/manual_de_trabalho_em_arquivos_es
colares.pdf
SECRETARIA MUNICIPAL DE DUQUE DE CAIXAS (RJ). Secretaria escolar:

organização e funcionamento (2009). Disponível em:
http://inspecaoescolarrj.files.wordpress.com/2011/05/i_jornda_administrativa_mc3
b3dulo-iii_2009.pdf
Telefone: (0xx31) 3865-1400
56
ANEXOS
Síntese da Estrutura e funcionamento de uma secretaria

escolar
Telefone: (0xx31) 3865-1400
57
Fluxo de Coordenação de Legalização e Orientação das

Unidades Escolares
Fonte: BAHIA (2004, p. 48).
Telefone: (0xx31) 3865-1400
58
Livro de bens patrimoniais
Livro de matrícula
Livro de registro de entrega de Histórico Escolar dos

alunos concluintes (EJA e Ensino Fundamental) e
transferidos
Telefone: (0xx31) 3865-1400
59
Telefone: (0xx31) 3865-1400
60
Telefone: (0xx31) 3865-1400
61
Telefone: (0xx31) 3865-1400
62
Telefone: (0xx31) 3865-1400
63
Telefone: (0xx31) 3865-1400
64
Telefone: (0xx31) 3865-1400
65
Fonte: Governo do Estado de São Paulo (2014).
Telefone: (0xx31) 3865-1400

Rotinas Adm, Estruturação e Registro

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U N I V E R S I DA D E

CREDENCIADA JUNTO AO MEC PELA

0800 283 8380

UNIDADE 1 – INTRODUÇÃO ................................................................................. 03

UNIDADE 2 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS ....................................................... 05

UNIDADE 3 – DOCUMENTOS QUE ORGANIZAM A AÇÃO EDUCATIVA NA

UNIDADE 4 – LIVROS DE REGISTRO .................................................................. 14

UNIDADE 5 – ESCRITURAÇÃO E REGISTRO ..................................................... 25

UNIDADE 6 – REGULARIZAÇÃO DA VIDA ESCOLAR ....................................... 45

O atendimento de qualidade, por parte da secretaria escolar, faz toda a

Conforme consta no documento elaborado sobre Secretaria Escolar na

Pois bem, neste momento bem específico do curso, veremos as rotinas

Lembremos que a escola é uma organização que essencialmente lida

Enfim, o funcionamento de uma escola, sua organização, o atendimento

Ressaltamos em primeiro lugar que embora a escrita acadêmica tenha

Ao final do módulo, além da lista de referências básicas, encontram-se

UNIDADE 2 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS

O esquema abaixo representa de maneira didática a essência do trabalho

Operacionais, entre outros;

Consta no Manual da SEDUC/CEARÁ (2005) que para o bom

 organizar os arquivos com racionalidade, garantidas a segurança, a

 manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e

 manter o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a

 dar visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da

 atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos

 elaborar o cronograma das atividades da secretaria, torná-lo público e

 ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos, materiais e

 gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos;

 elaborar a comunicação externa;

 consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino,

 elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a

 registrar e tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em

 organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de

 informar e preencher o censo escolar, zelando pela fidedignidade das

 elaborar o relatório anual de atividades da instituição;

 lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação.

Quanto às rotinas administrativas, elas também se enviesam por

Apesar de encontrarmos pequenas diferenças nessas rotinas, o básico é

ROTEIRO DE ATIVIDADES MENSAIS

RELATIVOS À VIDA FUNCIONAL

1.1 Digitação do Boletim de Frequência (BFE) e alteração de Carga Horária

1.2 Preenchimento e encaminhamento de formulários diversos

1.3 Verificar as inconsistências e providenciar os acertos necessários

1.4 Encaminhar Boletim de Ocorrências (docente) para outras Unidades

1.5 Portarias de Admissão e Dispensa

1.6 Verificação de vantagens (ATS, 6ª Parte, Licença-Prêmio, Aposentadoria,

1.7 Apontamentos de Férias do pessoal administrativo

2. Elaboração e atualização das fichas 100

3. Organizar e atualizar os prontuários dos funcionários

4. Controle do Livro Ponto – atualização diária

5. Leitura diária do DOE, Seção I e Seção II (Internet)

7. Verificação dos e-mails

8. Prodesp - Transações diversas

PAEC: pagamento (DRHU)

PAPC: pagamento (Fazenda)

RELATIVOS À VIDA ESCOLAR

1. Organizar e atualizar os prontuários dos alunos

3. Prestação de Contas das despesas da unidade escolar (verbas do Estado)

4. Verificação dos alunos concluintes de cursos para inspeção do Supervisor para

5. Atualizar o Retrato da Escola (transferência de alunos, entre outros)

6. Atendimento a alunos e ao público em geral

7. Efetuar Matrículas e transferências, e emitir documentos escolares

8. Atualização do Sistema Prodesp – Transação JCAA (alunos)

9. Informar, diariamente ou mensalmente, no sistema JCAA ocorrências policiais