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So Paulo
1998
MRIO COVAS
GOVERNADOR
Janice Gonalves
MARCOS MENDONA
SECRETRIO
volume 2
So Paulo
1998
Sumrio
Apresentao ........................................................ 7
Introduo ............................................................ 9
CO-EDIO
IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo
AGRADECIMENTOS
FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP
Gonalves, Janice.
Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves.
So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)
ISBN 85-86726-05-2
1.Arquivstica - Classificao. 2. Ordenao - Arquivstica I.
Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. III. Srie
CDD - 025.717
CDU - 930.251
Apresentao
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio
prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com
dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal
tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas
atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica,
passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente
na administrao pblica e entre seus congneres.
Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea
cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de
instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no
processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea
de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas
Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa
de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a
segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto formal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP
congrega especialistas de renome internacional nesse campo de
atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,
sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos.
CLASSIFICAO E ORDENAO
DE DOCUMENTOS
Introduo
O TEMA E O MANUAL
CLASSIFICAO E ORDENAO:
UMA PRIMEIRA APROXIMAO
Classificao ou arranjo? I
Tanto a classificao
quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Do ponto de vista
arquivstico, convm que ambas
estejam articuladas, para que a
organizao possa resultar eficiente.
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res, sua localizao rpida e precisa, algo que depende da conveniente ordenao dos documentos.
Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de documentos de arquivo implica entender a necessidade de realizao conjunta - embora no necessariamente simultnea - dos procedimentos de
classificao e de ordenao.
A situao-problema (1)
Suponhamos que um volume imenso de documentos seja encontrado em depsito de uma
determinada Prefeitura Municipal. As condies em que se encontram no so animadoras: amarrados, em sacos plsticos ou soltos,
e aparentemente sem nenhuma ordem.
Sero documentos de arquivo?
Como podemos ter certeza?
A situao-problema (2)
Tentando identificar os documentos encontrados,
constatamos a existncia de balancetes mensais,
guias de arrecadao de taxas, folhas de pagamento e livros-razo, todos originais, e todos gerados
pela Prefeitura Municipal.
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Bem, um encaminhamento
possvel e recomendvel
para a situao seria, primeiramente, identificar os
documentos.
Nessa tarefa, conviria aproximar os documentos segundo as espcies e, sobretudo, segundo os tipos
documentais. Pois os tipos
documentais esto intimamente relacionados s
atividades que os geraram,
e oferecem pistas significativas, conseqentemente,
sobre suas condies de
produo.
O que podemos concluir?
Estamos diante de um conjunto de documentos de
arquivo relacionados administrao de finanas da
Prefeitura Municipal!!
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Muito provavelmente,
estamos diante de documentos de arquivo da
Crnara Municipal (enviados a ela por algurna razo
a ser investigada, mas que
certamente se relaciona
questo do ensino no mbito do Municpio).
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Por seu lado, um historiador, hoje, tender a dar uma definio mais
ampla de documento, abrangendo tanto a esfera pblica da vida dos indivduos como a esfera privada, e contemplando registros nos mais variados
suportes, formas e formatos.
Para um historiador, praticamente tudo poder vir a ser considerado documento, desde que fornea informao sobre algum problema sujeito
investigao histrica.
Assim, uma camiseta poder ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a indstria de malhas ou sobre moda; uma
boneca poder informar sobre prticas ldicas infantis ou sobre a sociedade de consumo; um disco poder informar sobre a indstria fonogrfica, a
produo musical ou os padres estticos vigentes numa determinada poca. Aquilo que para a maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, no documento, pode
Valores primrios
e secundrios
ser transformado em documento por um hisEm Arquivstica, a discustoriador, em funo de seu interesse por cerso em torno dos valores
tos temas de pesquisa. Para poder realizar
primrios
a secundrios da
tal transformao, o historiador passa a dedocumentao est intimatectar, nestes materiais, mais do que o seu
mente associada questo
mero valor primrio - para ele, a camiseta no
da avaliao de documen apenas algo para vestir, a boneca no
tos - isto , da determinaapenas algo para brincar, o disco no apeo de valores (sejam eles
nas algo para ouvir. Ao valor primrio destes
administrativos, jurdicomateriais - aquele valor que fez com que foslegais ou histrico- culturais) que permitam estabesem produzidos, o valor que lhes foi atribudo
lecer a destinao ser dada
primeiramente, primariamente - o historiador
a ales (eliminao, guarda
acrescenta um segundo valor, um valor setemporria ou guarda percundrio.
manente). Os valores pri sabido que os historiadores - e os
mrios so tambm chamaespecialistas em documentos, em geral - dedos de valores imediatos, e
moraram a adotar esta viso to ampla de doos valores secundrios,
cumento. Mas curioso observar que, hoje
mediatos.
como no sculo XIX, na viso do senso comum ou de profissionais, a definio de documento ainda continua ligada
idia de prova, enquanto demonstrao ou evidncia.
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Suporte
Forma
Formato
Gnero
Espcie
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convm
examinar as definies tcnicas:
Tipo
definio tcnica
Material sobre o qual
as informaes so
registradas.
Estgio de
preparao e de
transmisso de
documentos.
Configurao fsica
de um suporte, de
acordo com a
natureza e o modo
como foi
confeccionado.
Configurao que
assume um
documento de acordo
com o sistema de
signos utilizado na
comunicao de seu
contedo.
Configurao que
assume um
documento de acordo
com a disposio e a
natureza das
informaes nele
contidas.
Configurao que
assume uma espcie
documental, de
acordo com a
atividade que a gerou.
exemplos
fita magntica, filme de nitrato,
papel
original, cpia, minuta,
rascunho
documentao audiovisual,
documentao fonogrfica,
documentao iconogrfica,
documentao textual
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Convm ainda salientar que, para elaborar planos de classificao de boa qualidade tcnica, no basta proceder ao levantamento exaustivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, aps
muita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboado
resultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizado
com certa dificuldade - quantas classes tero que ser examinadas para
que o melhor local do documento seja encontrado? Por outro lado, se
resultar em um nmero reduzido de classes para urna documentao
muito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mesmo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas
a determinados documentos, de tal modo que no permitam a incluso
de outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano no
pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao.
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Assim, convm buscar, para as classes a serem criadas, um nvel de generalidade ideal, que proporcione ao menos trs qualidades ao
plano de classificao:
Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade
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Administrao
Material
Patrimnio
Pessoal
Protocolo
Transporte
Manuteno
Agricultura
Cultura
Equipamentos
Eventos
Desenvolvimento Urbano e Rural
Habitao
Meio Ambiente
Obras Particulares
Obras Pblicas
Uso e Ocupao do Solo
Educao
Educao Infantil
Ensino Fundamental
Ensino Superior
Merenda Escolar
Esportes
Finanas
Contabilidade
Oramento
Tesouraria
Tributao
Representao
Assessoria Jurdica
Eleies
Publicidade
Sade
Assistncia Mdico-Odontolgica
Vigilncia Sanitria
Servios Municipais
Abastecimento
gua e Esgotos
Cemitrio
Recursos Energticos
Limpeza Pblica
Segurana
Telecomunicaes
Trnsito
Transportes
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Administrao
Tomada de deciso
Assemblia
Reunio de diretoria
Reunio do Conselho de Base
Suporte s atividades-fim
Recursos financeiros
Recursos humanos
Recursos patrimoniais
Recursos informacionais
Recursos documentais
Escolha de dirigentes
Assistncia Jurdica
Acompanhamento de processos trabalhistas
Homologao
Pedidos de Aposentadoria
Assistncia Sade
Atendimento ambulatorial
Convnios
Assistncia Social
Auxlio-funeral
Auxlio-natalidade
Bolsas de estudo
Campanhas
Convnios
Financiamento de casa prpria
Fundo-desemprego
Fundo de greve
Comunicao
Boletim do Sindicato
Caf Jornal
Jornal Unidade
Liberdade Sindical
Mural
Cultura
Biblioteca
Cineclube
Conferncias
Cursos
Palestras
ORDENAO: A IMPORTNCIA
DE CONSIDERAR OS TIPOS
DE BUSCA
Para definir como devem ser ordenados os documentos, devemos considerar os tipos de busca a que estaro sujeitos: como os documentos podero ser procurados? ou, de forma mais precisa: como os
documentos podero ser mais freqentemente procurados?
As respostas tendero a variar, para uma mesma documentao,
caso ela esteja em sua fase corrente ou permanente. De uma forma ou
de outra, entretanto, as respostas dependero da percepo, por parte
do arquivista, das necessidades dos usurios principais dos documentos. Deste modo, se uma determinada empresa rene correspondncia
Prmios
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Para que possa ser aplicado o mtodo decimal, o plano no pode ter mais de 10
classes, e suas subdivises seguintes tambm devem estar limitadas a dez. Assim, sendo 100 a primeira classe, as subclasses imediatas correspondero s dezenas existentes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, as
subdivises da classe 110 sero as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112,
113 etc.), e assim por diante. No mtodo duplex, no h limite mximo para classes e
subclasses; as divises entre classes e subclasses so indicadas por traos (ou, em
outras verses, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divises imediatas sero 1-1,
1-2, 1-3 etc.; as divises de 1-1 sero 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente.
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com clientes e fornecedores de todo o pas, e se h interesse da empresa em realizar projetos regionais, provavelmente haver tambm interesse em buscar as diversas cartas em funo da situao geogrfica de
seus destinatrios e emitentes; tambm, muito provavelmente, no interior desta ordenao geogrfica haver interesse em agrupar as cartas
pelos fornecedores e clientes da empresa (ordenao alfabtica dos
nomes) e, finalmente, de ordenar cronologicamente as cartas trocadas
com cada um deles.
Portanto, mais de um critrio de ordenao
poder ser adotado para os documentos, de
Srie e tipo
acordo com a convenincia do seu usurio prindocumental I
cipal - no caso citado, a prpria entidade produtora do arquivo. Assim, os interesses do usuNo h consenso
rio principal, ao consultar a documentao,
arquivstico quanto s
tm que ser conhecidos por aquele que orgasries: seriam apenas
niza os documentos.
tipolgicas? no podePorm, nem sempre a forma de ordenao
riam ser funcionais ou
que seria supostamente mais adequada aos
temticas? Destaco,
interesses imediatos do usurio se revela a
como apoio para a reflexo, que a palavra
mais adequada organizao dos documensrie est fortemente
tos, tomados na inteireza de seu ciclo vital. Por
associada a dois signiexemplo: as prefeituras municipais costumam
ficados: seqncia e
produzir, anualmente, milhares de processos,
conjunto. Costumam
a partir de requerimentos diversos encaminhaformar uma srie os
dos a elas pelos cidados. Tais processos coselementos que, mesmo
tumam ter origem em um nico rgo, embora
no sendo rigorosatramitem por vrios; freqentemente, o rgo
mente iguais, apresenno qual os requerimentos foram protocolados
tam entre si mais see autuados rene os processos em ordem numelhanas do que diferenas, o que permite
mrica seqencial, a cada ano, e, tambm
sua reunio (dando
freqentemente, pelo nmero que so soliciorigem a um conjunto).
tados. Aparentemente, a ordenao mais conveniente seria a cronolgica e numrica (por
ano e, no interior do ano, por nmero de processo). Mas, seria mesmo?
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mental em questo), os elementos informativos mais comumente tomados como referncia para a ordenao so:
a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor);
b) Data;
c) Local de procedncia;
d) Nome do emissor ou do destinatrio;
e) Objeto ou tema especfico do documento.
Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais de
atividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de acordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem relatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e dirigidos ao superior, os documentos podero ser ordenados cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada ms, por
nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenao
poder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendo
os relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Se forem plantas de construes residenciais aprovadas no municpio, podero ser
ordenadas cronologicamente e alfabeticamente (pelo nome do projetista/
construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, definindose apenas o elemento informativo que deve preceder ao outro). Se forem
portarias e resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao
numrica simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu assunto ou tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio controlado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses
descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos
descritores)2. Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de busca
mais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente equivalente, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a
ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao obedecesse a critrio temtico).
Os exemplos poderiam ser multiplicados, a partir da considerao de diferentes tipos documentais. J so suficientes, entretanto,
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Para definies tcnicas dos tipos de ordenao anteriormente referidos, consultar:
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, op. cit.
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As informaes sobre as regras de alfabetao, bem como as modalidades de ordenao, foram em grande medida adaptadas de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica, 28 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. esp. p. 33-62.
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Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para
os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada arranjo). Ou seja: em suas linhas
gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente.
Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase
corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/
atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao
adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem
dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e
dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o
arquivo permanente (recolhimento).
Do que foi dito, conclui-se que, na fase corrente, tanto a classificao como a ordenao a serem adotadas devem ter no horizonte o
processo de avaliao. Os estudos que precedem a classificao dos
documentos so decisivos para a compreenso da estrutura e do funcionamento do organismo gerador de arquivo, fornecendo condies para a
discusso dos valores administrativos, jurdico-legais e histrico-culturais da documentao (e, conseqentemente, de sua destinao). A classificao, em si - desde que periodicamente atualizada -, possibilita o
levantamento sistemtico de toda a produo documental do organismo,
sem o qual a tarefa de elaborao dos planos de destinao e das tabelas de temporalidade torna-se extremamente rdua.
Resta destacar ainda que a prpria avaliao dos documentos
dever determinar, em princpio, transformaes significativas na sua classificao e ordenao (que, na fase permanente, tero que ser repensadas e readequadas).
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BIBLIOGRAFIA COMENTADA
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BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. Neste livro, Helosa Bellotto - uma
das mais importantes arquivistas do pais - rene textos que, em sua
maioria, foram anteriormente apresentados em encontros ou publicados
em revistas especializadas, aqui fundidos, revisados e/ou ampliados.
Captulos mais diretamente relacionados ao tema do manual: Identificao de fundos, Sistemtica do arranjo, A ordenao interna dos fundos.
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. uma verso revista e ampliada do dicionrio publicado pela AAB-Ncleo Regional de So Paulo em 1990. Em
seus verbetes, assinala a1gumas concepes inovadoras e polmicas,
em relao s terminologias usualmente empregadas no pas. Na definio de suas prprias coordenadoras, o dicionrio o fruto do amadurecimento das discusses terminolgicas que, entre 1991 e 1996, envolveram os profissionais de arquivo - sobretudo os profissionais que participaram mais diretamente do projeto deste dicionrio, entre os quais se
inclui a autora do presente manual.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y prctica.
5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. Manual da conhecida arquivista espanhola, abordando questes
arquivsticas fundamentais. Boa introduo para aqueles interessados
em conhecer as peculiaridades do debate arquivstico na Espanha, no
s em relao classificao e ordenao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro:
Fundao Getlio Vargas, 1991. Verso revista e ampliada do trabalho
Teoria e prtica de arquivo, publicado em 1972, e que, por sua vez, j
era verso do trabalho O papel da arquivstica na documentao, publicado em 1969. , h quase trs dcadas, obra de referncia fundamental na parca bibliografia arquivstica brasileira. Muito embora as reflexes contidas no presente manual guardem, hoje, uma certa distncia
deste trabalho de Marilena Leite Paes, certo que so, em grande medida, fruto da sua leitura e releitura constantes.
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