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Manual de Gestão Arquivo Público Mineiro PDF
Manual de Gestão Arquivo Público Mineiro PDF
DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Cadernos Tcnicos
do Arquivo Pblico Mineiro
MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
Cadernos Tcnicos do Arquivo Pblico Mineiro
N 3
MANUAL DE GESTO
DE DOCUMENTOS
2 Edio
Revista e Atualizada
Belo Horizonte
2013
Governador do Estado de Minas Gerais Coordenao editorial
Antonio Augusto Junho Anastasia Augusta Aparecida Cordoval Caetano
Maria de Ftima da Silva Corsino
Secretria de Estado de Cultura Maria Ceclia Bicalho Monteiro Alves
Eliane Denise Parreiras
Texto de
Superintendente do Arquivo Pblico Mineiro Emlia Barroso Cruz
Vilma Moreira dos Santos
Projeto grfico e diagramao
Diretora de Gesto de Documentos Daianne Cristina Fernandes Pacheco
Augusta Aparecida Cordoval Caetano Imprensa Oficial do Estado de Minas Gerais
___________________________________________________________________________
1. Gesto de documentos. I. Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais. II. Arquivo Pblico
Mineiro. III. Ttulo. IV. Srie.
CDD 025.1714
________________________________________________________________________________
SUMRIO
APRESENTAO.................................................................................................................7
1. ARQUIVOS....................................................................................................................... 9
1.1 Conceito...................................................................................................................... 9
1.2 Histrico...................................................................................................................... 9
2. GESTO DE DOCUMENTOS.........................................................................................17
2.2 Conceito.....................................................................................................................19
2.3.1 Produo..........................................................................................................21
2.3.2 Utilizao..........................................................................................................21
2.3.3 Destinao.......................................................................................................25
2.4.1 Classificao....................................................................................................32
3.2.1 Produo..........................................................................................................68
3.2.2 Utilizao..........................................................................................................77
3.2.3 Destinao.......................................................................................................78
3.3 Ferramentas..............................................................................................................79
3.3.3 Metadados........................................................................................................83
6. A LEGISLAO ARQUIVSTICA.....................................................................................97
O Arquivo Pblico Mineiro (APM) publicou, em 2007, o seu Caderno Tcnico n. 1: Manual
de Gesto de Documentos. Publicao de extrema importncia para os servidores pblicos
responsveis pela gesto de documentos em suas instituies e, principalmente, para os
membros das Comisses Permanentes de Avaliao de documentos de Arquivo (CPADs) dos
rgos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, instituies que o Arquivo
Pblico Mineiro orienta na elaborao dos seus projetos de gesto de documentos.
Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as instituies pblicas, privadas,
mineiras, brasileiras, lembrando que a gesto documental imprescindvel, no somente para
o processo decisrio no contexto da administrao pblica, mas, tambm, para assegurar a
transparncia administrativa, os direitos do cidado e a preservao da memria do estado, tendo
em vista o valor administrativo e histrico dos documentos.
Agradeo a Emlia Barroso Cruz, profissional competente, sempre presente nas publicaes e nos
trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gesto de Documentos e a Maria de Ftima da Silva
Corsino, pelas sugestes sempre pertinentes.
1.1 Conceito
(1) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas,
ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, e por servios ou organismos pblicos ou privados, no desempenho
de suas atividades, conservados por seus criadores ou seus sucessores para
seu prprio uso, sendo transferidos instituio arquivstica competente em
razo de seu valor arquivstico.
(2) Instituio responsvel pela aquisio, preservao e disseminao dos
arquivos.
(3) Edifcio, ou parte de um edifcio, no qual os arquivos so preservados e
disponibilizados para consulta; tambm chamado de depsito de arquivos.
(DICTIONARY..., 1988, p. 22, traduo nossa).
Ressalte-se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de carter
arquivstico, a instituio arquivstica e a edificao que abriga os documentos.
1.2 Histrico
Os primeiros arquivos datam de cerca do IV milnio a.C., na regio do crescente frtil, entre os
rios Tigre e Eufrates, e no Oriente Mdio. Os primeiros documentos de arquivo compunham-
se de registros contbeis, correspondncias, tratados, contratos, atos notariais, testamentos,
promissrias, recibos e sentenas de tribunais (SILVA et al., 1998, p. 46). As informaes eram
registradas em tbuas de argila, de fabrico artesanal, e os documentos eram depositados
em locais de acesso restrito, o que indica a importncia a eles atribuda pelas organizaes
acumuladoras. Escavaes arqueolgicas na antiga Mesopotmia revelam a existncia de
A proteo e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado.
Durante todo o Antigo Regime, a utilizao dos arquivos era essencialmente administrativa:
... eram custodiados e utilizados pelos funcionrios reais na gesto de seus assuntos.
sempre foi uma instituio para o estudo da Idade Mdia ou, melhor dizendo,
para as cincias auxiliares da histria da Idade Mdia (...) Os jovens que
dali saem esto perfeitamente capacitados para classificar os documentos
da Idade Mdia (...) [M]as quanto mais avanamos, mais documentos
modernos e contemporneos se acumulam nos arquivos, e o resultado que
os arquivistas no aprenderam a se desincumbirde parte fundamental de sua
tarefa (citado por HIGGS, 1996, p. 3, traduo nossa).
O sculo XX, por sua vez, ficou marcado pelo movimento inverso, isto , de aproximao e
estreitamento das relaes entre as instituies arquivsticas e os rgos administrativos, visando
racionalizao da produo, da acumulao e da destinao dos documentos de arquivo, por meio
1 Projeto dos Estados Nacionais emergentes preocupados em construir uma identidade comum entre os cidados.
2 Fundada em 1821 em Paris e dedicada formao de arquivistas.
O tratamento dos documentos iniciado nos rgos administrativos no visa to somente ao benefcio
dos usurios das instituies arquivsticas, mas sim, e principalmente, ao benefcio da prpria
organizao que os gerou. Em qualquer instituio h um grupo de pessoas que toma decises
e se esfora para que a misso daquele rgo seja cumprida satisfatoriamente. H, tambm, um
servio burocrtico responsvel por executar as decises tomadas pelos dirigentes. De modo geral,
esse corpo burocrtico fornece o suporte informacional necessrio tomada de deciso. So os
documentos e os arquivos os responsveis por colocar disposio as informaes necessrias.
O registro da informao pelo homem anterior inveno da escrita. Desde a Alta Antiguidade,
o homem sentiu-se compelido a preservar o testemunho de suas aes. Inicialmente sob a forma
oral, mais tarde por meio do registro fsico, como graffiti e desenhos, e finalmente pelo emprego
de smbolos grficos correspondentes a slabas e letras em um sistema codificado (ROUSSEAU;
COUTURE, 1998, p. 34). Uma gama variada de documentos foi produzida desde ento, com
diferentes objetivos: culturais, artsticos e de memria. Diante desse universo, restringiremos aqueles
registros humanos que constituem os arquivos.
Conceito
Caractersticas
A terceira caracterstica diz respeito organicidade. Luciana Duranti (1994) desmembrou essa
particularidade em duas: o inter-relacionamento e a naturalidade. O inter-relacionamento diz
respeito s relaes estabelecidas entre os documentos no andamento das transaes que
lhes deram origem. A preservao dessas relaes implica a preservao do significado dos
documentos diante da totalidade do conjunto documental.
Documentos Especiais
So documentos especiais:
Natureza de Sigilo
A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo
de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
Tambm conhecido como Princpio do respeito aos fundos (respect des fonds), consiste em
Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papis
vieram do rgo de origem. A ordem original no foi dada aleatoriamente, consequncia
lgica da organizao do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto
(SCHELLENBERG, 2002, p. 249). Ainda que esta ordem no rena os documentos por
assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira
vivel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.
3 O termo burocracia utilizado aqui para indicar ... qualquer organizao complexa, pblica ou privada, baseada
numa rgida hierarquizao e especializao das funes (SANDRONI, 1996, p. 63).
Na Inglaterra, ... a tendncia tradicional era a de destruir o que no tinha interesse do ponto
de vista legal, histrico, estatstico, econmico ou para qualquer fim oficial (SILVA et al.,
1998, p. 130). O arquivista ingls Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pas,
enfatizando que a avaliao e a destinao dos documentos produzidos pela administrao
pblica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rgos de governo,
sem qualquer tipo de interveno dos arquivistas, j que tal interferncia estava alm do
mbito de suas atribuies. Na Alemanha, a preocupao dos profissionais de arquivo focava
na preservao mais do que na eliminao dos documentos. A posio alem opunha-se
inglesa, defendendo a participao ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avaliao.
Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration (NARA)
foi criado, em Washington, no ano de 1934, herdou uma massa de documentos federais
acumulada que chegava a 1 milho de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60.000
metros ao ano4 (COOK, 1996, p. 5). Nesta poca, a situao dos arquivos tornou-se crtica
com a acumulao de uma massa documental de forma assistemtica nos diversos setores
da administrao pblica; com a produo e a reproduo desordenadas de documentos; com
o alto custo de conservao daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado; e com a
eliminao sem critrios de outros a serem preservados permanentemente. Esses problemas
levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solues. Ficou evidente que,
para os arquivos constiturem efetivamente instrumentos de apoio administrao, se fazia
necessria a utilizao de um conjunto de tcnicas, envolvendo princpios de organizao e
mtodo, capaz de gerir documentos desde sua emisso at seu destino final.
4 Um mvel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2,4 metros
lineares. Uma estante padro de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares . 1 milho de metros
lineares significa 416.666,66 mveis de arquivo ou 250.000 estantes, completamente cheios. 60.000 metros
lineares representam 25.000 arquivos ou 15.000 estantes.
Solon J. Buck, o segundo arquivista do NARA, desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos
documentos, formulado por Brooks, introduzindo o mtodo de gesto de documentos na
administrao pblica norte-americana durante a II Guerra Mundial. Esse mtodo constava
da elaborao de tabelas de temporalidade, de autorizao contnua para eliminao de
documentos e da criao de depsitos de armazenagem temporria de baixo custo (Records
Centers). A proposta de gesto documental foi formalizada pelo Federal Records Act, de 1950,
no qual se dispunha o programa para toda a administrao pblica norte-americana (HIGGS,
1996, p. 5).
Segundo a abordagem das trs idades, os documentos passam por trs fases distintas de
arquivamento. So elas:
Cada uma dessas fases implica procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma
reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona
diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas segunda e terceira idades.
2.2 Conceito
A aplicao do conceito das trs idades dos documentos de arquivo administrao das
organizaes corresponde gesto de documentos. O termo, criado pelos arquivistas
canadenses, a traduo literal do ingls records management, que o conjunto de medidas
James Rhoads (1989) divide a gesto de documentos em trs fases, quais sejam, produo,
utilizao e destinao.
3a Fase - Destinao dos documentos: uma fase crtica, pois envolve decises sobre quais
documentos devem ser preservados permanentemente como memria do passado de uma
nao. Alm disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados eliminao,
devem ser retidos por razes administrativas ou legais. Programas de destinao de
Essas atividades geram uma economia tangvel e poupa gastos mais rapidamente do que
muitos outros elementos da Gesto de Documentos, especialmente se associados ao uso de
depsitos de arquivo intermedirio (RHOADS, 1989).
2.3.1 Produo
2.3.2 Utilizao
O plano de classificao indica a organizao dos documentos, desde sua origem, com base
em esquema sistematizado das funes e atividades desenvolvidas pela administrao que
O workflow uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os
e, consequentemente, aumentando a produtividade por meio de dois componentes implcitos:
organizao e tecnologia. Workflow, do ingls fluxo de trabalho, faz a informao necessria
para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado (T. Cruz, citado por BALDAM
et al., 2002, p. 46). Normalmente, esta ferramenta est associada Gesto Eletrnica de
Documentos (GED), na sua aplicao para a definio do fluxo de documentos da instituio.6
Sistemas de Arquivo
5 A administrao pblica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classificao
formalizado pelo Decreto Estadual 40.187, de 22 de dezembro de 1998 (MINAS GERAIS, 1998c).
6 O workflow uma tecnologia prpria que pode, ou no, estar integrada a um ambiente de GED.
De um modo geral, a cpula gerencial de uma instituio responsvel pelas polticas e pelas
tomadas de deciso. O nvel mdio de gerncia responsvel por tomadas de deciso e por
aes intermedirias entre o alto e o baixo escalo. O nvel de gerncia mais baixo encarregado
da superviso dos funcionrios e responsvel pelo alcance de metas de produo. A gesto de
documentos considerada parte da funo do servio de informaes, que, geralmente, est
subordinada aos servios administrativos. Assim, em um organograma de uma organizao
tpica, a gesto de documentos est no mesmo nvel dos outros servios relacionados, como
a informtica e os servios gerais. O responsvel pelas atividades administrativas, gestor de
alto nvel, poder controlar todos os servios de informao. O gestor de documentos ser
responsvel por alcanar os objetivos do programa de gesto de documentos, do qual dependem
muitas metas da instituio.
No que diz respeito organizao dos servios de arquivo, h que se definir sobre a adoo de
um sistema centralizado ou descentralizado. A opo pela centralizao ou pela descentralizao
ocorrer a partir do perfil da instituio, de sua cultura organizacional, de seus recursos humanos
e materiais e do espao fsico disponvel.
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedirio
Nos depsitos de armazenamento intermedirio, os arquivistas devem ter em mente que ainda
esto lidando com documentos pertencentes administrao que os gerou, e que essa pode
requisit-los a qualquer momento, ainda que com baixa frequncia. Dessa forma, mantm-se,
na fase intermediria, a organizao fsica dos documentos e os instrumentos de pesquisa
2.3.3 Destinao
Esse registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda
dos mesmos nos arquivos corrente e intermedirio e sua destinao final, que vem a ser
o recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminao. O instrumento de destinao,
vinculado ao plano de classificao, utilizado na segunda fase do processo de gesto
documental, facilita no s os procedimentos de transferncia, recolhimento e eliminao,
mas, tambm, a identificao de documentos de valor probatrio e informativo, destinados
guarda permanente, distinguindo-os daqueles destitudos de valor secundrio e, portanto,
destinados eliminao. A distino dos documentos de valor permanente no momento da
sua criao possibilita a escolha de materiais e tcnicas de produo adequados.
Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o
cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliao e seleo de documentos
tem como objetivo:
Utilizando o conceito das Trs Idades dos documentos, aplicam-se critrios de avaliao na fase
corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles
de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio
de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do
ponto de vista tcnico e gerencial.
O valor primrio est ligado ... razo de ser dos documentos e recobre exactamente a
utilizao (...) para fins administrativos (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 17), pelo prprio
rgo produtor. Em decorrncia da funo administrativa h que se estabelecer prazos de
guarda ou reteno que cubram o perodo de vigncia do documento para cumprimento dos
fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinao
final. Fazem parte do valor primrio:
a) valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio
ou prosseguimento a uma atividade da organizao. A durao deste valor pode ser longa ou
curta. Alguns documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo a
longo prazo. Outros, tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo
a curto prazo. Muitos documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por
serem cpias (2 via) ou por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou,
ainda, por servirem como controle temporrio (guia de emprstimo de documento).
b) valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal.
Estes registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
c) valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor
legal. So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral,
tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e
organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os
documentos foram criados, podendo ser:
a) probatrio - diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao,
suas polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e, como precedentes, para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio, necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da organizao que produziu o documento.
b) informativo - quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida,
para fins de estudo ou pesquisa (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
1) pesquisa da legislao;
2) identificao e organizao do acervo;
3) avaliao;
4) preparao e acondicionamento dos documentos;
5) elaborao de instrumentos de localizao e identificao da documentao.
I- Pesquisa de Legislao
Mediante pesquisa nas leis, decretos, resolues e portarias encontrados nos dirios oficiais
e em colees de leis, procura-se conhecer a estrutura bsica e as competncias do rgo. A
elaborao do histrico auxiliar na etapa de avaliao dos documentos, na medida em que
proporciona conhecimento prvio das atividades, finalidades e funcionamento da instituio
cuja documentao se quer analisar.
Nesta fase, ao separar os documentos por ano, em ordem cronolgica, organiza-se uma lista
identificando-os pelos contedos abordados. A partir da listagem, separam-se os documentos
por funo/atividade/transao, em lotes, o que exige o exame de cada item documental.
Assim, teremos os documentos organizados segundo o principal critrio de avaliao em
ordem cronolgica crescente, prontos para serem avaliados.
III- Avaliao
A identificao das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo
o nome do fundo/coleo, datas-limite e nmero da unidade de acondicionamento em ordem
sequencial. Por exemplo:
Recolhimento
Em 1995, o CONARQ, por meio da Resoluo nmero 2, disps sobre medidas a serem
observadas para o recolhimento de acervos documentais para instituies arquivsticas
pblicas. Segundo a resoluo, os acervos a serem recolhidos aos arquivos pblicos devem
estar organizados, avaliados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificao e controle.
2.4.1 Classificao
Segundo Silva et al. (1998), a partir do sculo XVI, a complexidade da atividade econmica e
a consequente reforma do trabalho administrativo deram origem, em centros administrativos
germnicos, ao sistema Registratur. Esse sistema de organizao de documentos
O sistema Registratur evoluiu para a criao de planos prvios, os chamados aktenplan, e para
a classificao dos documentos desde sua origem, facilitando a manipulao e a utilizao dos
processos pela prpria administrao geradora e, posteriormente, pelos arquivos. No entanto,
esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental, tendo a tradio latina, em
pases como a Frana, Blgica, Espanha, Holanda e Gr-Bretanha, permanecida ligada ao
registro cronolgico e ao tipo documental.
Segundo Schellenberg (2002), h trs mtodos bsicos que podem ser utilizados na classificao
de documentos pblicos: o funcional, o organizacional (ou estrutural) e o por assunto.
Classificao funcional
Classificao adotada pelo Arquivo Pblico Mineiro para os rgos e entidades do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais. Agrupa os documentos de acordo com a funo/
atividade/transao que lhes deu origem. Criam-se, portanto, unidades de arquivamento -
processos/dossis - para cada ato ou transao.
Ainda que se considere que documentos pblicos devam ser agrupados segundo a funo e
a estrutura da instituio que os produz, abre-se exceo para certos tipos de documentos,
como aqueles que ... no provm da ao governamental positiva ou que no esto a ela
vinculados (SCHELLENBERG, 2002, p. 93). Nas administraes pblicas modernas, pastas
de referncias e informaes so numerosas, aparecendo sempre que o governo assume
atividades especializadas. Segundo Schellenberg, comum o engano de se aplicar um grande
esquema de assunto, para a elaborao de planos de classificao, quando a organizao
por funo ou estrutura seria mais eficiente. Este o caso da aplicao do Sistema Decimal
Dewey9 para a classificao de documentos. O Sistema Dewey muito apurado em relao
aos assuntos gerais para ser usado para este fim, mas no suficientemente detalhado em
relao ao material especializado.
A maior parte dos documentos pblicos deve ser classificada segundo a origem
organizacional e funcional. Os que merecem classificao por assunto no
devem ser forados num esquema elaborado segundo princpios estabelecidos
a priori, mas devem ser agrupados em classes estabelecidas, pragmaticamente
sobre uma base a posteriori. Essas classes devem ser criadas gradativamente,
medida que a experincia ateste sua necessidade (SCHELLENBERG, 2002,
p. 94).
Defende-se, dentro de uma perspectiva integrada avaliao, a classificao funcional, que gera
dossis. Esses dossis podem ter peas arquivadas em locais separados, devido s caractersticas
fsicas dos suportes, mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual, ... representando
abstratamente as estruturas, funes e atividades de cada organizao (LOPES, 1996, p. 99).
9 Sistema de classificao bibliogrfica idealizado pelo bibliotecrio norte-americano Melvil Dewey (1851-1931).
Utilizou-se a metodologia adotada pelo Arquivo Nacional da Austrlia, DIRKS, (ou ISO 15.489/2001),
que prev oito passos, abrangendo todo processo de gesto de documentos, que vai da pesquisa
sobre a instituio, suas funes e procedimentos, at a avaliao da implementao e a reviso
dos instrumentos e do sistema de arquivamento. So eles:
A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classificao
e Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo no governo do Estado
de Minas Gerais. Os roteiros, procedimentos e formulrios foram adaptados para a realidade
brasileira e, especificamente, para os rgos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais,
descrita a seguir:
O objetivo desta etapa identificar e documentar a instituio de forma abrangente. Sua estrutura,
os ambientes (de atividades, de regulao e scio-poltico) nos quais o rgo opera e os principais
fatores que afetam suas prticas de arquivamento.
b) a avaliao geral dos pontos fortes e fracos da gesto de documentos e dos sistemas de ar-
quivos na instituio;
c) uma boa base para a definio do escopo do projeto na instituio;
Estas informaes so vitais para a tomada de deciso sobre o sistema e sobre as atividades de
arquivamento no rgo. Elas ajudam na identificao de problemas e garantem que as solues
propostas sejam baseadas em um slido entendimento da instituio e de seu ambiente. A
Investigao Preliminar d suporte para a elaborao de um plano de trabalho visando elaborao
do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
para as atividades finalsticas (incluindo escopo, descrio das atividades, recursos humanos e
materiais etc.).
A equipe utiliza relatrios pr-existentes e o conhecimento pessoal como fonte, com a garantia
que a fonte informacional pode ser acessada novamente, identificando-a corretamente.
Fontes documentais:
1. relatrios anuais;
2. organogramas;
3. planos estratgicos;
4. legislao;
5. polticas e procedimentos;
6. publicaes relacionadas.
A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela prpria instituio, e pode ser
acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos. No
entanto, para ter um conhecimento profundo das atividades, da regulamentao e do contexto
scio-poltico no qual a instituio opera, a equipe precisa pesquisar para alm das fronteiras da
instituio. H muitos tipos de fontes externas que fornecem informao contextual. Duas das
fontes mais importantes:
Entrevistas:
Planos
Organogramas
Relatrios Entrevistas
Anuais
Histria
Administrativa
Esta etapa tende a ser subestimada pelas equipes, que normalmente esto ansiosas para atingirem
as duas etapas subsequentes. No entanto, verificamos em nossa experincia com os rgos do
Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, que aquelas que se dedicaram a fazer um trabalho
minucioso nesta fase, conseguiram melhores resultados com menor esforo nas fases seguintes.
Com a informao levantada e organizada e o entendimento dos conceitos de funo, atividade,
transao, processo, steakeholder, risco etc. proporcionaram facilidades na sistematizao das
funes/atividades/transaes e no levantamento dos requisitos de arquivamento para definio
dos prazos de guarda.
O propsito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a instituio faz e como faz,
por meio do exame de suas atividades e processos. Esta anlise fornece o fundamento central
para o desenvolvimento das ferramentas de gesto de documentos e contribuir para as tomadas
de deciso acerca da produo, captura, controle, armazenamento, avaliao, destinao e
acesso aos documentos de arquivo nas etapas seguintes. Esta fase particularmente importante
quando se trata de ambientes digitais, onde a conexo entre uma instituio e seus documentos
lgica e no fsica. No final desta etapa, o produto o Plano de Classificao de Documentos
de Arquivo.
Recursos e Pr-requisitos
A Anlise de Atividades da instituio deve ser um processo rigoroso. Antes de iniciar o Passo
B, a equipe deve se assegurar de:
a. ter um entendimento da instituio com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela
opera (Passo A);
b. ter uma percepo geral sobre os pontos fortes e fracos da gesto de documento e dos
sistemas de arquivo na instituio (Passo A);
Dois tipos de anlise so teis na identificao das funes, atividades e transaes: a Anlise
Hierrquica e a Anlise de Processo. A Anlise Hierrquica envolve uma abordagem de cima
para baixo para identificar o que a instituio faz e a divide, de forma lgica, em uma srie de
partes e subpartes. A Anlise de Processo uma abordagem de baixo para cima que examina
detalhadamente como a instituio conduz sua misso. A abordagem adotada neste projeto
utiliza-se de ambos os tipos de anlise.
b. a amplitude das funes que a instituio conduz para sustentar estas metas e estratgias;
Se a instituio j foi analisada para outros propsitos foi possvel utilizar os resultados destes
trabalhos. Projetos que podem envolver a anlise de atividades:
reengenharia de processos;
Se a anlise resultante de tais projetos est disponvel e acessvel, a equipe precisa considerar
como, o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados
so aplicveis para os propsitos da gesto de documentos.
Muitas das fontes usadas no Passo A foram pertinentes na Anlise das Atividades da
instituio. Foram utilizadas as fontes documentais e realizada a consulta aos funcionrios
para esclarecer dvidas e pontos no abordados na documentao.
A anlise processual inicia com uma grande fotografia das atividades executadas pela
instituio, e continua com o seu desmembramento em vrias partes para um estudo mais
detalhado. Estas partes so indicadas em ordem descendente (do maior para o menor), indo
das funes at as transaes:
As atividades so as maiores tarefas realizadas pela instituio para levar a cabo cada
uma de suas funes. Vrias atividades podem ser associadas a uma nica funo.
Usar as fontes para identificar as atividades que compem cada funo. Assim como
nas funes, confira se cada uma das atividades tem complexidade similar e se no
coincidente com outras. Indique se as atividades se sobrepem.
Identificar as transaes associadas com cada atividade. Pode ser feito por meio de fontes
escritas, workshops e entrevistas, ou pela anlise dos processos de trabalho examinando
detalhadamente os processos envolvidos na conduo dos trabalhos. A identificao das
transaes ajudar no teste e na definio das fronteiras das atividades.
Ainda que esta anlise envolva uma abordagem de cima para baixo, no essencial que
a equipe finalize os mais altos nveis das funes antes de trabalhar com os nveis mais
baixos. Na verdade, a identificao das transaes ajuda a definir as fronteiras das atividades
e, portanto, o escopo das funes. O exame das fontes fornece informao relevante a um
nmero de nveis e a equipe deve rever cada nvel muitas vezes para refinar e incrementar o
modelo.
A equipe pode desejar fazer as entrevistas antes da anlise ou, alternativamente, preparar
uma anlise detalhada usando as fontes documentais e utilizar os workshops para refinar e
testar o modelo. til ter no final um esboo rudimentar das funes para gerar discusso
antes de partir para as entrevistas, individuais ou coletivas.
possvel que a equipe, durante o exame das fontes, identifique atividades que no so
Como parte da anlise necessrio escolher termos que podem representar as funes,
atividades e transaes que a equipe identificar. A escolha dos termos depende da forma na
qual a equipe define as funes, atividades e transaes. Em alguns casos, a terminologia
muito especfica em relao misso da instituio. Em outros casos, a terminologia pode ser
especfica de um setor externo ao rgo A equipe deve ter cuidado para escolher termos que
so relevantes para a instituio.
Para evitar confuso, a equipe descreveu as principais funes usando termos j consolidados
no vocabulrio dos funcionrios da instituio. Assim, a equipe foi capaz de criar um plano
de classificao de documentos de arquivo preciso e integrado. Caso a instituio tenha um
thesaurus disponvel com as funes e atividades, a equipe pode utiliz-lo.
Sem as notas de escopo, pode haver diferentes interpretaes dos termos pelas diversas
unidades da instituio, ao contrrio do compartilhamento de significados esperado.
As notas de escopo incluem alguns termos de atividades como distribuio, produo etc.
para descrever a extenso da funo. Em alguns casos, os temos de atividade so ligados
a muitos termos de funo. As notas de escopo destes termos de atividade precisam ser
genricas se esto ligados a mais de um termo.
Funo: Educao
1) Lista de presena;
2) Consolidado do
Aplicao
processo de avaliao
das Provas
da Superintendncia
Regional de Ensino.
(1.1)
(1.1.1)
(1)
Avaliao 1) Base Bruta
Execuo
Avaliao da de Dados:
da
Educacional Qualidade Apurao e Microdados;
Avaliao
do Ensino divulgao
2) Boletins
dos
Pedaggicos;
resultados
3) Boletins de
Resultados.
1) Empenhos;
2) Liquidao;
Prestao
3) Ordem de
de contas
pagamento;
4)Nota Fiscal.
Como na Anlise de Atividades, a equipe deve rever os fluxos tantas vezes quantas forem
necessrias para melhor-los.
uma unidade de atividade apropriada seja selecionada como base para cada funo;
cada funo e cada atividade tenha seu escopo definido;
o escopo de cada funo exclua as outras funes; e
a combinao funes que explique toda a misso pela a qual a instituio responsvel.
Stakeholders
Avaliao de Risco
Algumas reas de risco so identificadas na Investigao Preliminar (ver Anexo 2 itens 14,
17 e 19). A equipe deve relacionar estas reas de risco s funes e atividades relevantes. A
anlise das fontes neste estgio pode revelar outras reas de risco, por exemplo, legislao
que permite a aplicao de penalidades severas pela no conformidade de determinadas
reas, ou riscos que podem ser identificados nos workshops com os funcionrios.
Validao da Anlise
importante que a equipe faa uma consulta ampla durante a anlise das atividades, validando
suas concluses. Isto envolve questionar gestores e funcionrios das reas operacionais
em relao ao modelo construdo pela equipe para confirmar sua acurcia e completude.
essencial que o modelo seja significativo para a instituio para que sirva de base para as
atividades de gesto de documentos (incluindo o controle intelectual e avaliao). A anlise
e o Esquema de Classificao de Funes tambm devem ser validados com os gestores
seniores (superintendentes e diretores).
desejvel que se veja a instituio sob uma perspectiva ampla quando se faz a Anlise
de Atividades. Em muitos casos, as funes so conduzidas atravs de um grande nmero
de unidades organizacionais e documentos que registram as atividades e as transaes
associadas a estas funes podem ser criados em vrios sistemas de arquivos. Utilizando
uma abordagem funcional, e no a estrutural, para a anlise das atividades, teremos um
entendimento completo das operaes da instituio o que resultar em decises mais
consistentes sobre a criao, controle e avaliao dos documentos.
Adotando uma abordagem que privilegia a sntese das unidades sem perder o entendimento
do todo nos Passos A e B, a equipe capaz de contextualizar as atividades e identificar as
reas de maior risco. Alguns rgos podem desenvolver funes similares ou partes de uma
mesma funo. Se este o caso de sua instituio ser til consultar os rgos correlatos
quando da anlise no Passo B e da identificao dos requisitos de arquivamento no Passo C.
Assim, a equipe capaz de esboar um modelo que seja entendido pelos rgos com funes
similares. Tal consulta reduz a duplicao de documentos.
Parte-se, ento, para o prximo Passo que culminar com a elaborao da Tabela de
Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo para as atividades finalsticas dos
rgos.
A natureza da instituio e o contexto no qual ela opera impem o tipo de evidncia das
atividades que necessrio criar, qual forma a evidncia toma, por quanto tempo deve ser
mantida e que tipo de acesso (restrito ou irrestrito) deve ser proporcionado atravs dos anos.
Estes requisitos de arquivamento so identificados por meio de uma anlise sistemtica
das necessidades operacionais, das obrigaes legais e regimentais, e das expectativas da
comunidade, tanto quanto da avaliao dos riscos a que a instituio est exposta se as
evidncias de suas atividades no estiverem disponveis.
Recursos e pr-requisitos
um entendimento geral da instituio e do contexto no qual ela opera (obtido no Passo A);
de acesso s fontes documentais internas e externas e das informaes colhidas por meio
das entrevistas aos funcionrios (estas fontes de informao j podem ter sido utilizadas
nos Passos A e B);
pessoal com habilidades analticas (incluindo familiaridade com tcnicas de modelagem),
habilidades de comunicao oral e escrita e amplo conhecimento da instituio; e
acesso ao pessoal com conhecimento legal, de auditoria, garantia de qualidade e outras
matrias relevantes que possam contribuir com a avaliao dos riscos.
criao de um documento;
sua reteno por um perodo especfico de tempo;
sua eliminao;
bom comear pela identificao e localizao de qualquer pesquisa sobre requisitos de arquivamento
realizada na instituio. A equipe poder se beneficiar destas informaes para este projeto.
Por exemplo, anlises realizadas na preparao para o design e implementao de outros sistemas de
informaes dentro da instituio podem ter examinado requisitos de arquivamento em reas de funes
especficas. Isto particularmente desejvel no ncleo de reas de funes que requerem altos nveis
de accountability financeiro e/ou informacional. importante verificar a documentao compilada para
estes outros sistemas ou diretrizes de procedimentos que do suporte a um processo, em particular. A
documentao dos sistemas de informao da instituio pode fornecer alguns dos requisitos relativos
aos registros produzidos e processados nestes sistemas.
Requisitos para evidncia podem ser encontrados (ou corroborados) nas polticas, diretrizes internas,
manuais de procedimentos, relatrios estruturais e programas de controle de qualidade da instituio.
O exame das fontes internas tambm ajudar a determinar as atividades e processos que atualmente
resultam na criao e acumulao de documentos na instituio. Alm disso, a investigao destas
atividades e processos pode revelar requisitos adicionais, tanto quanto fornecer informaes valiosas
sobre os sistemas de arquivamento em uso na instituio.
Uma falha ao reconhecer os requisitos resultantes destas fontes pode expor a instituio a penalidades
e a processos judiciais.
Vrios padres de procedimentos e de melhor prtica, alm de diretrizes adotadas ou endossadas pela
instituio podem ser relevantes, e incluem:
Funcionrios da instituio
Alm das fontes documentais, pessoas chaves na instituio podem fornecer informaes detalhadas
sobre as atividades e processos, tanto como perspectivas teis sobre a necessidade de se criar e
preservar alguns documentos em particular. Os gestores muitas vezes podem proporcionar equipe uma
grande fotografia sobre a misso e requisitos de accountability da instituio. O pessoal operacional
normalmente uma boa fonte para identificao de requisitos operacionais mais especficos baseado em
uma anlise dos processos. Por meio da anlise de processos e transaes, requisitos para criao
de documentos tornam-se evidentes. Auditores e procuradores (internos ou externos) podem ser
consultados para determinar requisitos especficos de accountability e para defesa legal. Gestores de
qualidade podem fornecer informaes teis sobre quais documentos precisam ser mantidos e por qu.
Entrevistas com algumas pessoas chaves podem ter sido realizadas nos Passos A e B, e a equipe pode
utilizar este material e focar as questes em assuntos mais especficos.
Depois de localizar as fontes relevantes, a equipe precisa examinar cada uma para encontrar referncias,
implcitas ou explcitas, sobre o arquivamento dos documentos produzidos pela instituio. Isto envolve o
uso da abordagem baseada nas funes, de cima para baixo, e da abordagem baseada no processo,
de baixo para cima, para identificar os requisitos de evidncia. Ou seja, o momento de avaliar os
conjuntos documentais relacionados s atividades da instituio.
valor administrativo: todo documento tem valor administrativo, pois foram criados para dar incio ou
prosseguimento a uma atividade da instituio. A durao deste valor pode ser longa ou curta. Alguns
documentos, diretrizes de programas, por exemplo, tm valor administrativo em longo prazo. Outros,
tais como processos de compra de material, tm um valor administrativo em curto prazo. Muitos
documentos mantm seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem cpias (2via) ou
por terem sido recapitulados por outros documentos (ex: relatrios) ou por servirem como controle
temporrio (guia de emprstimo de documento).
valor fiscal: juntamente com o valor administrativo, alguns documentos podem ter valor fiscal. Estes
registros documentam transaes ou obrigaes fiscais do rgo.
valor legal: alm dos valores administrativo e fiscal, os documentos tambm podem ter valor legal.
So documentos criados para legitimar as aes de um governo e, de um modo geral, tencionam
proteger os direitos e garantir o cumprimento das obrigaes de indivduos e organizaes.
O valor secundrio refere-se ao uso para outros fins que no aqueles para os quais os documentos foram
criados, podendo ser:
probatrio: diz respeito s provas de como est organizado um governo: seus modos de ao, suas
polticas ao tratar de toda espcie de questes, seus procedimentos, suas realizaes em geral.
Essas informaes so indispensveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerncia
e continuidade s aes que compem o processo poltico-decisrio e como precedentes para
formular diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatrio necessrio conhecer a origem,
o desenvolvimento e as operaes da instituio que produziu o documento.
informativo: quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a instituio lida, para
fins de estudo ou pesquisa. (SCHELLENBERG, 2002, p. 199)
Todos estes valores esto presentes nos requisitos de arquivamento, que podem ter sua origem na
legislao, nos regulamentos, nas necessidades especficas das atividades da instituio ou na
expectativa da comunidade.
A definio dos requisitos regimentais para arquivamento envolve tomar cada funo identificada
no Passo B e determinar os requisitos de arquivamento que se aplicam a ela. Depois de todo o
trabalho com as fontes documentais a equipe ser capaz de identificar requisitos relacionados
a cada atividade especfica dentro da funo.
Para localizar requisitos implcitos a equipe precisar ler as fontes documentais cuidadosamente.
As informaes legais podem ser obtidas junto assessoria jurdica, alm da consulta legislao
especfica que rege as atividades da instituio (disponveis online nos sites da Assembleia
Legislativa do Estado de MG e da Presidncia da Repblica). Pesquisas similares devem
ser conduzidas sobre padres de procedimentos, que sejam relevantes para as atividades
mantenedoras e finalsticas da instituio.
Algumas fontes regimentais podem explicar apenas que um documento em particular, tal
como um registro, dever ser arquivado e mantido acessvel para certos indivduos ou grupos.
Outras fontes podem ser mais explcitas sobre o contedo de um documento, ou indicar por
quanto tempo ele deve ser mantido na instituio. A equipe deve ter em mente que o mesmo
documento ou conjunto documental pode ter requisitos provenientes de mais de uma atividade,
e que alguns requisitos sero descritos com mais detalhes do que outros.
Requisitos implcitos sero mais difceis de se reconhecer, e tomaro mais tempo e esforo
para sua identificao. Assim, checar a legislao relevante cuidadosamente, assim como as
diretrizes e padres oficiais para as referncias implcitas dos requisitos de arquivamento um
passo importante neste processo de identificao. Isto fornecer meios de se obter muitas das
informaes contextuais que a equipe necessita para o entendimento amplo e completo do
ambiente regimental da instituio. Naturalmente, esta abordagem pode ser acrescida por um
exame das polticas coorporativas e dos procedimentos, e por entrevistas com o pessoal que
est mais familiarizado com a legislao relevante, diretrizes oficiais e padres adotados pela
instituio.
Requisitos operacionais
Expectativas da comunidade
Fontes documentais que podem dar expresso aos interesses da comunidade nos documentos
governamentais incluem:
A equipe tambm pode obter uma orientao consultando os funcionrios das reas finalsticas
que conhecem as expectativas da comunidade passveis de serem consideradas em relao s
suas atividades. A consulta a stakeholders representativos pode ser conduzida se informaes
suficientes sobre suas expectativas no estiverem disponveis internamente, e para promover o
maior conhecimento a seu respeito.
Entretanto, muitas vezes difcil discernir que evidncias em uma instituio devem criar e
manter para satisfazer as expectativas da comunidade antes de falhar em antecipar ou
reconhecer um interesse de alguma forma e atrair o julgamento pblico. Evidncias de valor
potencial devem ser includas em documentos sobre a poltica da instituio e correspondncias
gerais que revelam a mudana de posio do governo em uma questo em particular ou a
mudana de resposta da comunidade ao longo do tempo. O valor de tais documentos torna-se
patente quando as histrias de organizaes, funes ou atividades so formuladas.
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produo do documento.
A destinao dos documentos realizada com base na identificao dos valores secundrios.
Os documentos que possuem valores informativo e/ou probatrio devem ser preservados
permanentemente e recolhidos instituio arquivstica pblica, depois de encerrado o prazo
na fase intermediria. Os documentos sem valor secundrio devem ser eliminados, finda a
sua utilidade para a Administrao Pblica. Nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram.
11 O termo utilizado para identificar este tipo de documento vem mudando desde a dcada de 1970. Inicialmente,
era referido como documento legvel por mquina, em seguida, como documento informtico, mais
recentemente, como documento eletrnico e, finalmente, como documento digital.
O documento de arquivo, como j foi dito anteriormente, o registro das atividades pessoais
ou de uma organizao, produzido, recebido e acumulado no decorrer da consecuo de sua
misso. Como registros contemporneos aos atos documentados, constituem prova principal
... para as suposies e concluses relativas a essas atividades e s situaes que elas
contriburam para criar, eliminar, manter ou modificar (DURANTI, 1994, p. 50). A confiana
existente em relao ao documento, enquanto evidncia confivel de uma ao, deriva da
contemporaneidade dos documentos arquivsticos aos atos e fatos a que se referem e de
procedimentos administrativos de preservao claramente definidos.
13 A Lei Federal n. 5.433, de 8 de maio de 1968, em seu artigo 1, pargrafo 1, determina que Os microfilmes
de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (BRASIL, 1968).
14 Entende-se por documento tradicional os textuais, os iconogrficos, os sonoros, os cartogrficos, os
filmogrficos e as microformas.
15 Na administrao pblica, um documento pblico tem valor legal como prova ou informao. O documento
pblico faz prova no s da sua formao, mas, tambm, dos fatos que o escrivo, o tabelio, ou o funcionrio
declarar que ocorreram em sua presena (THEODORO JNIOR, 1994, p. 443).
Portanto, para que possamos aceitar e confiar no valor probatrio de um documento digital
preciso que tenhamos assegurado a sua autenticidade, a sua integridade e a cadeia contnua
de custdia. Atualmente, a tecnologia nos fornece ferramentas com as quais podemos manter
tais propriedades. A assinatura digital garante a autenticidade e a integridade do documento,
enquanto os metadados mantm acessveis a sua cadeia de custdia.
16 No documento digital, o upgrade de um software ou a prpria migrao poderia alterar a configurao original
do registro (GILLILAND-SWETLAND, 2000b).
3.2.1 Produo
O ciclo vital dos documentos digitais determinado por escolhas e decises que so tomadas
em uma etapa que precede a criao dos documentos. Essa etapa inicial compreende a
concepo do sistema digital de informao, na qual so avaliados as necessidades de
informao e o processamento de informao e, alm disso, um sistema desenhado,
desenvolvido e implementado para atender aos propsitos da instituio. Nessa etapa, fazem-
se a seleo, aquisio e instalao da tecnologia mais apropriada para a execuo das
atividades. nesse momento, que os arquivistas devem estar presentes, para interferirem no
processo que influenciar todo o ciclo de vida dos documentos. Essa interferncia significa
participar das definies do design e especificaes do sistema de informaes eletrnicas
com o objetivo de assegurar o contedo, contexto e estrutura dos documentos produzidos e
armazenados de forma que possam fornecer evidncia das atividades de seus criadores e
que sejam identificados e preservados. A adoo de padres arquivsticos no momento da
concepo do sistema reduz a necessidade de alter-lo depois de implementado, o que seria
(d) definir padres e especificaes para garantir a independncia dos dados em relao
mdia e garantir sua durabilidade;
(f) identificar quem responde pela tarefa durante a vida ativa do documento;
Hardware
Em relao aos hardwares, existem muitos tipos de suportes que podem ser usados no
armazenamento de documentos digitais. Alguns so melhores para armazenamento em
curto prazo e outros em longo prazo. Por isso, importante ter definido, por uma tabela de
temporalidade, o prazo de guarda dos documentos no momento de sua criao para que se
possa fazer a melhor escolha. Nessa escolha so levados em considerao aspectos como
longevidade e durabilidade do suporte, alta capacidade de armazenamento de dados, baixo
custo e padronizao.
19 Mesmo armazenado adequadamente, com controle de temperatura, umidade, poluio, iluminao etc., o
suporte se tornar obsoleto em 15 ou 20 anos.
20 A Unio Europeia, por meio do programa European procurement handbook for open systems (EPHOS), tem
buscado normatizar a adoo de sistemas abertos de tecnologia no setor pblico, com o objetivo de preservar
os documentos e dados em longo prazo (GUIDELINES..., 1997, p. 16).
Super disk: foi criado para substituir a unidade tradicional de 1,44 MB. Tem as mesmas
dimenses de um disquete tradicional de 3 polegadas. O super disk utiliza uma tecnologia
hbrida optomagntica, que faz tanto a gravao magntica como a ptica.
Digital Audio Tape (fita DAT): uma mdia padronizada concebida para gravao de
udio e posteriormente convertida para informao eletrnica, o que a torna inadequada
segundo os requisitos de segurana de backup. A fita DAT no possui proteo contra
choques, poeira, umidade e desmagnetizao. Ao ser inserida no equipamento de leitura/
gravao, a fita sai do cartucho, passando para as engrenagens, que podem prend-la,
aumentando a sua fragilidade. Sua capacidade de armazenamento de informao fica
em torno de 2,3 GB, devendo ser recopiada a cada 2 anos. A fita DAT indicada para
armazenamento de no mximo 8 GB em uma rede pequena.
Digital Linear Tape (fita DLT): desenvolvida pela Digital Equipment Corporation (DEC),
esta mdia permite o armazenamento de at 40 GB comprimidos. As unidades DLT so
21 Especificaes e padronizao definidas pelo Open Group, que possibilitam que as empresas participantes
deste consrcio desenvolvam produtos compatveis entre si. (Guidelines on best practices for using electronic
information, 1997. p. 50-51)
Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM)23: Esta mdia padronizada, o que a torna
uma boa escolha para os arquivos. H uma diferena entre CD-ROMs impressos (mais
apropriados para confeco de grande nmero de cpias, e mais confiveis) e os CD-
ROMs sulcados individualmente (mais baratos para um pequeno nmero de cpias, mas
pouco confiveis, a menos que recebam uma camada de verniz depois da gravao). Os
CD-ROMs devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos. Ainda que no seja obrigatrio,
convm armazen-los em ambiente controlado24, como feito com as fitas magnticas,
pois a climatizao do ambiente pode aumentar o tempo de vida. Alm disso, os CD-ROMs
de vidro so mais caros, mas possuem uma expectativa de vida maior (GUIDELINES...,
1997, p. 35).
22 ... os sulcos tambm fazem com que a luz seja refletida, porm esta percorrer uma distncia maior do que a
luz refletida pela superfcie lisa do CD. O sensor capta justamente a distncia percorrida pela luz. Os sulcos
so construdos de forma que sua profundidade seja um quarto do comprimento da onda do laser. (TORRES,
2001, p. 819)
23 Com a introduo do CD como mdia para o armazenamento de dados de computador, o CD de udio passou
a ser chamado tambm de CD-DA (Compact Disk, Digital Audio), enquanto o CD de dados chama-se CD-
ROM (Compact Disk, Read Only Memory, memria somente para leitura) (TORRES, 2001, p. 818).
24 O ambiente de armazenamento de documentos digitais deve manter a temperatura em torno de 18C e a
umidade relativa do ar em 40% (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Write Once Read Many (WORM Disk): no h um padro internacional, e esta mdia no
muito difundida. Deve ser recopiada a cada 10 ou 20 anos (GUIDELINES..., 1997, p. 36).
Erasable Optical Disk: a maior parte desses discos usa tecnologia ptico-magntica, que
combina tecnologias de armazenamento ptica e magntica para dar velocidade, alta
densidade e a possibilidade de reescrever os dados vrias vezes. Entretanto, h poucos
padres no momento. Esses discos devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos.
Os discos pticos dos mesmos problemas dos discos magnticos ao serem dependentes
de um formato de sistema de operao. H pequena compatibilidade entre as geraes de
hardwares, e muitas experincias frustradas de migrao para novas tecnologias. O crescimento
das taxas de densidade de gravao das mdias magnticas supera s das mdias pticas. A
tecnologia ptica tem sido empurrada pela tecnologia do disco rgido magntico, que continua
a proporcionar altas taxas de crescimento de densidade de armazenamento e reduo de
custos. Os discos pticos tendem a ser usados principalmente para distribuio e armazenamento
em pequena escala. As fitas magnticas, por outro lado, fornecem ... high integrity, higher
speeds, operating system independence, file system independence, greater capacity, higher
storage density (per volume and mass), and lower incremental cost for additional capacity25
(BELL; WAUGH, 1999, p. 13).
Segundo Bell e Waugh (1999), para armazenamento em larga escala, a fita magntica a
mais indicada. Para documentos cujo prazo de guarda pequeno, assim como o volume, e em
25 ... alta integridade, maior velocidade, independncia em relao ao sistema operacional, independncia
em relao ao sistema de arquivos, maior capacidade, maior densidade de armazenamento (por volume e
massa), e custo por capacidade adicional menor (Traduo nossa).
Software
A escolha de software a ser utilizado por uma instituio deve levar em conta critrios como:
d) utilizao de eXtensible Markup Language (XML) para definio de tipos de documentos que
expressem os modelos formais e eXtensible Style Sheet Language (XSSL) para definio da
aparncia dos documentos.
Verificao de autenticidade
Alm das questes de preservao da integridade fsica e intelectual dos documentos, a fase de
produo inclui a verificao de autenticidade dos documentos, ou seja, a qualidade de qualquer
documento que esteja relacionada sua integridade e certeza da identidade pretendida (THE
INTERPARES..., 2000). Atualmente, as pesquisas nesse campo tm-se voltado para a utilizao
de metadados (MACFARLANE et al., 1998) e da assinatura eletrnica.
26 Medida Provisria n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Pblicas
Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras
providncias. (BRASIL, 2001)
A figura a seguir mostra as diferentes tecnologias disponveis para autenticao. A pirmide indica
que apenas poucas instituies na Austrlia empregam a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
do governo e tecnologia de biometria, enquanto o uso de senhas e tokens so largamente
difundidos. O governo australiano, alm da prpria Infra-Estrutura de Chaves Pblicas (Public Key
Infrastructure PKI), utiliza-se de sistemas de criptografia como o Pretty Good Privace (PGP)29
e o Secure Sockets Layer (SSL)30.
A utilizao de metadados tem sido encarada pelos arquivistas como uma forma de descrever
a identidade, a autenticidade, o contedo, a estrutura e o contexto, essenciais gesto dos
documentos digitais. Tal informao descritiva permitir que documentos fidedignos, com
significado e acessveis, sejam mantidos atravs dos tempos para satisfazer s necessidades
informacionais das organizaes, como evidncia das aes, e para a comunidade cientfica31.
3.2.2 Utilizao
A segunda fase, que diz respeito utilizao dos documentos e s atividades de classificao,
restrio de acesso, registro e controle de fluxo e arquivamento, descrita a seguir.
Classificao
O plano de classificao adotado pelo rgo pode e deve ser usado para todos os seus
documentos arquivsticos, independentemente do suporte onde estejam gravados, isto , o
plano de classificao utilizado para os documentos tradicionais o mesmo utilizado para
os documentos digitais. A elaborao de um plano de classificao realizada a partir de
informaes detalhadas e consistentes sobre a estrutura do rgo, suas funes, atividades
e caractersticas especficas do acervo32.
Restrio de acesso
3.2.3 Destinao
A terceira e ltima fase da gesto documental a destinao dos documentos, que passa por
procedimentos de avaliao, eliminao e preservao permanente, conforme se segue.
Avaliao
Eliminao
Guarda Permanente
Documentos digitais devem ser gerenciados e operados dentro da perspectiva de que nenhum
suporte fsico ou programa durar para sempre. A migrao peridica para novos softwares e
novas mdias necessria. bem possvel que esse procedimento no ocorra durante o perodo
em que os documentos estejam sob a guarda dos rgos produtores e que venha a acontecer
somente nos arquivos permanentes36. importante garantir que a migrao dos dados e dos
metadados relacionados acontea sem perda de informao ou de caracterstica do documento.
O metadado particularmente importante, pois mostra como os dados foram manuseados
e utilizados. Sem ele, os futuros usurios sero incapazes de relacionar os documentos no
contexto da instituio. A migrao para novos hardwares deve obedecer ao perodo de
segurana de expectativa de vida do suporte em que os documentos esto gravados para
evitar que a deteriorao do suporte cause danos informao. Ao final dos procedimentos de
migrao, os documentos e metadados devem sofrer inspeo para verificao de integridade.
Com esse tipo de anlise, a criptografia monoalfabtica acabou por se tornar brincadeira de
criana.
O uso mais seguro do sistema simtrico a codificao de dados locais, no qual o usurio
cifra os dados em seu prprio equipamento e somente ele tem conhecimento da chave. A
cifragem de um arquivo de passwords, em que apenas o sistema conhece a chave a ser
usada, um exemplo. No caso de comunicao entre dois usurios, o mais adequado a
troca de chaves, em um primeiro momento, com posterior troca de mensagens.
O sistema Data Encryption Standard (DES) um tipo de criptografia simtrica muito comum
em transaes comerciais. O DES pode usar uma chave com 40 ou 56 bits, para cifrar e
decifrar dados. Esse sistema possui variaes sofisticadas que permitem o uso de mais
de uma chave em cada etapa da comunicao (MOREIRA et al., 1997, p. 54). O sistema
DES um algoritmo razoavelmente seguro, sendo que o mtodo mais vivel de quebr-
lo o teste de chaves pela exausto, conhecido como ataque de fora bruta. Em 1977, o
DES foi escolhido pelo National Bureal of Standards (NBS), hoje chamado National Institute
of Standards and Technology (NIST), como padro americano para cifragem de dados de
aplicaes que no estejam ligadas segurana nacional. Em seguida, foi adotado, tambm,
pelo American National Standards Institute (ANSI).
A criptografia assimtrica mais segura e mais complexa. Baseada em duas chaves, uma
pblica e outra privada, utiliza a primeira para cifrar os dados e a segunda para decifrar a
mensagem. A chave pblica deve ser difundida entre os usurios para que possam receber e
enviar mensagens ao proprietrio das chaves.
Mesmo com a mensagem criptografada, o invasor pode descobrir seus segredos. Supondo-
38 Um exemplo dessas mquinas a Enigma, utilizada pelos nazistas durante a II Guerra Mundial, que consistia
num dispositivo eletromecnico que alternava caracteres por meio de um circuito de cilindros misturadores
(BARRETO, 2000, p. 115).
Bits Possibilidades
3 8
40 1.099.511.627.776
56 72.057.594.037.927.936
128 340.282.366.920.938.463.463.374.607.431.768.211.456
Assim como as possibilidades crescem medida que as chaves crescem, assim tambm aumenta
a potncia necessria para o computador que est tentando quebrar a senha.
Em 1978, Ron Rivest, Adi Shamir e Leonard Adleman desenvolveram um algoritmo implementando-o
por meio da multiplicao de dois nmeros primos com mais de cem dgitos. Criavam, assim, o
sistema RSA, baseado em chaves pblicas, que se tornou a base da criptografia contempornea. A
segurana do RSA depende da fatorao de nmeros muito grandes. Alguns pesquisadores afirmam
que o nmero ideal de dgitos dos nmeros primos usados na criao da chave RSA est em torno
de 155. J para aplicaes comerciais na Internet, recomenda-se cerca de 200 a 220 dgitos, o que
garante maior segurana (MAI; LINDSTAEDT, 1996, p. 53).
A criptografia tem sido usada, tambm, como um mecanismo de autenticao, como a assinatura
digital. Esta o resultado de ... uma complexa operao matemtica que tem como variveis o
documento eletrnico e a chave privada, detida pelo signatrio com exclusividade (MARCACINI,
2001, p. 3). Ao se aplicar o algoritmo de autenticao39 a documentos diversos, o nmero resultante
ser diferente para cada um deles, j que cada documento uma varivel da expresso matemtica.
Essa caracterstica responsvel por tornar inexequvel a utilizao da mesma assinatura em
outros documentos. O cotejo da assinatura digital realizado mediante o uso da chave pblica. Se
a chave pblica decodifica a assinatura e capaz de relacion-la ao documento assinado, ento,
temos a certeza de que a chave privada foi utilizada na elaborao daquela assinatura para aquele
documento especfico e que este no foi alterado desde ento.
39 Os algoritmos de autenticao ... operam como elementos de verificao da autoria e do contedo dos dados
envidados (VOLPI, 2001, p. 16).
Alm da identificao da autoria do documento digital, a assinatura digital tambm pode ser usada
para garantir sua integridade. Para tanto, necessrio preservar a sequncia de bits que compem
o documento digital, independentemente da mdia em que esteja armazenado. A criptografia
assimtrica mantm a integridade do documento na medida em que, ao efetuarmos a assinatura,
importante frisar que a criao do vnculo entre a assinatura e o documento no impede que
o documento seja alterado, mas que essa alterao passe despercebida. O documento continua
vulnervel s modificaes no autorizadas, mas caso isso acontea, o vnculo entre documento e
a assinatura se perde, e o documento fica privado de seu valor probante.
Diante dessa propriedade, algumas precaues devem ser tomadas no armazenamento dos
documentos assinados digitalmente. Programas que permitem alterao dos documentos durante a
leitura esto mais sujeitos a perderem o vnculo com a assinatura digital em caso de uma modificao
acidental ou proposital na sequncia de bits. O mesmo poder ocorrer durante a migrao desses
documentos para um software ou um hardware mais moderno.
Senhas
Tokens pessoais
Os tokens consistem em um pequeno hardware (ex: smart card, i-button ou carto de tarja magntica)
empregado em conjunto com uma senha ou PIN. Requerem interface humana e eletrnica. O usurio
no autorizado tem de conhecer a senha ou o PIN, alm de obter o token. A utilizao fraudulenta
Biometria
3.3.3 Metadados
O termo metadado comeou a ser usado desde a dcada de 1960, tornando-se mais frequente
na literatura sobre sistemas de gerenciamento de base de dados a partir da dcada de 1980.
O termo usado para descrever a informao necessria para documentar as caractersticas
da informao contida em uma base de dados, ou seja, o metadado o dado sobre o dado a
partir de um dicionrio digital de dados (SOUZA et al., 1997).
Padres arquivsticos de descrio que foram desenvolvidos nas ltimas duas dcadas
incluem o MARC Archival and Manuscript Control (AMC), formato publicado pela Biblioteca do
Congresso Norte-Americano em 1984; o General International Standard Archival Description
(ISAD(G)), publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994; e o Encoded Archival
Description (EAD), adotado como padro pela Sociedade de Arquivistas Americanos (SAA),
em 1999. Apesar de ter surgido primeiramente sob a forma impressa, o metadado arquivstico
tem sido distribudo on-line por meio do Research Libraries Information Network Archival and
Mixed Collections file (RLIN AMC), do Archives USA e de sistemas de informao arquivstica
baseados no EAD, como o On-line Archive of Califrnia (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
J o Reference Model for Open Archival Information System (modelo OAIS) foi desenvolvido
para o ambiente eletrnico, configurando-se em um esforo de fornecer uma estrutura de alto
nvel para o desenvolvimento e comparao de arquivos digitais. O modelo OAIS foi concebido,
especificamente, para ser aplicado em organizaes que tm a responsabilidade de manter
acessveis informaes em longo prazo. Mas, tambm, pode ser utilizado pelas organizaes,
ou indivduos, que criam essas informaes que necessitam de preservao permanente, ou
que utilizam informaes provenientes de tais arquivos.
MILLER, E. An introduction to the Resource Description Framwork (RDF). D-Lib Magazine, may 1998.
Disponvel em: <http://www.dlib.org/dlib/may98/miller/05miller.html>. Acesso em: 31 mar. 2000.
A criao de metadados para documentos digitais de carter arquivstico deve incluir elementos
necessrios accountabillity da organizao, auditoria, admissibilidade como evidncia e elementos
previstos pela lei em vigor, algo que est se tornando cada vez mais importante, principalmente
com o crescimento do comrcio eletrnico e do governo digital (GILLILAND-SWETLAND, 2000a).
Uma das mais recentes especificaes de metadados arquivsticos foi baseada no modelo Business
Acceptable Communicatons (BAC), desenvolvido pelo projeto Functional Requirements for Evidence
in Recordkeeping (conhecido como Pittsburgh Project). Este props uma estrutura de metadados
que poderia conter uma camada manual para dados de revelao bsica e outras camadas que
armazenariam informaes sobre termos e condies de uso, estruturas de dados, provenincia,
contedo e uso do documento desde sua criao. Entendeu-se que muitas dessas informaes
poderiam ser geradas automaticamente no momento da criao, estariam ligadas a cada documento
e seriam capazes de descrever o contedo e o contexto destes documentos, assim como permitir
sua decodificao para uso futuro.
O Pittsburgh Project foi fonte de inspirao para vrias iniciativas de estruturao de metadados de
arquivamento, principalmente na Austrlia. Em 1999, o National Archives of Austrlia (NAA) publicou
o Recordkeeping metadata standard, definindo o metadado que o NAA recomendava que fosse
captado pelos sistemas de arquivamento das agncias governamentais australianas. No estado de
Victoria, foi desenvolvido o Victorian Electronic Records Strategy (VERS), adaptao do padro de
metadados do NAA (VICTORIA, 2003), que definiu um formato de intercmbio auto-documentado
(o VERS Encapsulated Object - VEO) permitindo a transferncia de contedo dos documentos
e metadados ao longo do tempo. Atualmente, o VEO est implementado como um objeto XML
(eXtensible Markup Language), escolha fundada na capacidade de esta linguagem ser interpretada
usando-se ferramentas de edio de texto bsicas (DAY, 2003, p. 3).
Metadado de uso: registra o nvel e o tipo de uso dos documentos. Ex: registros de exibio,
trilhas de uso e de usurios, contedo de informao reutilizada e multiverses.
O metadado contido no prprio documento digital , normalmente, elaborado por seu autor. Esse
tipo de metadado, criado pelos autores dos documentos e pessoas que no so especializadas nas
atividades de catalogao bibliogrfica, costuma ser simples, curto e de fcil entendimento e uso.
Somente documentos destinados guarda permanente, que constituem uma pequena percentagem
do total produzido, mereceriam tratamento dado por especialistas em catalogao. Entre os
extremos, de metadados produzidos por usurios leigos e de metadados sofisticados elaborados por
catalogadores, Vellucci (1998) sugere um conjunto bsico de metadados embutidos em documentos
que possam ser convertidos em uma variedade de estruturas de metadados e expandidos quando
necessrio. A criao e a gesto de metadados tornaram-se uma mistura complexa de processos
automticos e manuais, com camadas criadas por funes e indivduos diferentes, em momentos
diferentes do ciclo vital do documento.
No perodo entre 2004 e 2009, a Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE) do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) desenvolveu um modelo de requisitos para sistemas informatizados
de gesto arquivstica de documentos, o qual foi denominado e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil
O e-ARQ est organizado em duas partes: a primeira parte trata da gesto arquivstica de
documentos, fornecendo conceitos e definies bsicas em termos de histrico da gesto de
A segunda seo trata dos metadados apresentando conceitos e a metodologia utilizada para o
desenvolvimento do modelo fornecido pelo e-ARQ Brasil. A terceira seo traz um glossrio com
os termos utilizados ao longo da publicao e a quarta seo, as referncias de publicaes e
documentos utilizados para a elaborao do e-ARQ Brasil.
O mobilirio e as embalagens
Para proteger as pessoas que trabalham com os documentos, todos os equipamentos utilizados
devem satisfazer requisitos de segurana e sade ocupacional, previstos em legislao.
Microfilmagem
Negativo Mster
o filme que se encontra dentro da cmera no momento da microfilmagem. Ele
duplicado uma vez para produzir o Mster de Impresso (Printing Master) e,
aps isto, mantido em armazenamento arquivstico como cpia de segurana.
Mster de Impresso
a duplicao feita diretamente do Negativo Mster. Ele deve, tambm, ser
mantido em armazenamento arquivstico e utilizado para gerar todas as cpias
subsequentes.
Cpias de Servio
Cpias positivas ou negativas disponveis para pesquisa e emprstimo.
Magnticas: Digital Audio Tape (fita DAT), Digital Linear Tape (fita DLT) Linear Tape-Open
(fita LTO);
pticas: Compact Disk, Read Only Memory (CD-ROM) e Digital Versatile Disk (DVD).
Microfilmagem x Digitalizao
Vantagens Desvantagens
O microfilme durvel e Sujeito a arranhes quando manipulado;
relativamente barato; Cada gerao ou cpia perde em resoluo
Normas tcnicas consolidadas; (10%);
Ministrio da Justia. Portaria da Secretaria Nacional de Justia. n. 12, 8 de junho de 2009, Dispe
sobre o registro e fiscalizao do exerccio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a
Portaria n 29, de 10 de setembro de 2008. Dirio Oficial, Braslia, 10 jun. 2009.
O objetivo deste item de se fazer conhecer o conjunto de leis federais brasileiras que regem
as atividades arquivsticas. Listaremos, cronologicamente, as leis e suas regulamentaes,
vigentes at o momento e indicaremos os pontos principais de cada uma. Antes, porm,
gostaramos de refletir sobre o papel do arquivista diante da formulao das leis que
regulamentam o seu trabalho. Para tanto, apresentamos, sucintamente, um texto de dois
arquivistas canadenses, Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, sobre o assunto.
A legislao e a regulamentao
Cdigo Penal.
Dano
Art. 165: Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em
virtude de valor artstico, arqueolgico ou histrico.
Art. 314: Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razo do
cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente.
48 Redao alterada pela Lei n. 5.346, de 3 de novembro de 1967, que altera dispositivos do Cdigo Penal,
visando a proteger servios de utilidade pblica (BRASIL, 1967).
Permite a eliminao dos documentos sem valor histrico aps sua microfilmagem,
mediante lavratura de termo em livro prprio, pela autoridade competente (art. 1, 5).
Conceitos:
Proteo:
Validade legal:
Ministrio da Justia
Acesso:
Art. 5: Todos so iguais perante a lei, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros
residentes no Pas a inviolabilidade do direito vida, liberdade, igualdade, segurana
e propriedade, nos termos seguintes (...)
XXXIII todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado;
Art. 19. vedado Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios: (...)
Art. 216: Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial,
tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao,
memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (...)
Art. 1: Regem-se pelas disposies desta Lei, sem prejuzo da ao popular, as aes de
responsabilidade por danos morais e patrimoniais causados:49
Art. 4: Poder ser ajuizada ao cautelar para os fins desta Lei, objetivando, inclusive, evitar
o dano ao meio ambiente, ao consumidor, ordem urbanstica ou aos bens e direitos de valor
artstico, esttico, histrico, turstico e paisagstico.50
Art. 6 Qualquer pessoa poder e o servidor pblico dever provocar a iniciativa do Ministrio
Pblico, ministrando-lhe informaes sobre fatos que constituam objeto da ao civil e
indicando-lhe os elementos de convico.
49 Redao dada pela Lei n. 8.884, de 11 de junho de 1994, que transforma o Conselho Administrativo de Defesa
Econmica (CADE) em Autarquia, dispe sobre a preveno e a represso s infraes contra a ordem
econmica e d outras providncias.
50 Redao dada pela Lei n. 10.257, de 10 de julho de 2001, que regulamenta os artigos 182 e 183 da Constituio
Federal, estabelece diretrizes gerais da poltica urbana e d outras providncias.
Conceitos:
Proteo:
Acesso:
Permite que todo cidado tenha acesso a informaes, de seu interesse particular ou
de interesse coletivo, contidas em documentos dos arquivos dos rgos pblicos. Com
ressalva aos documentos sigilosos (art. 4);
Trata:
Pargrafo nico: Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno,
sem prejuzo da multa.
Segurana:
Os autos dos processos eletrnicos devero ser protegidos por meio de sistemas de segurana
de acesso e armazenados em meio que garanta a preservao e integridade dos dados,
sendo dispensada a formao de autos suplementares. (art. 12, 1.)
Art. 14. Os sistemas a serem desenvolvidos pelos rgos do Poder Judicirio devero
usar, preferencialmente, programas com cdigo aberto, acessveis ininterruptamente por
meio da rede mundial de computadores, priorizando-se a sua padronizao.
Autenticidade:
Conceitos:
Acesso:
Art. 5. dever do Estado garantir o direito de acesso informao, que ser franqueada,
mediante procedimentos objetivos e geis, de forma transparente, clara e em linguagem
de fcil compreenso.
Art. 21. No poder ser negado acesso informao necessria tutela judicial ou
administrativa de direitos fundamentais.
Graus de sigilo e tempo de restrio de acesso (art. 24 revogado pela Lei n. 12.527/2011)
Art. 6. Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados
de acordo com o disposto na legislao pertinente.
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Cabealho:
JURISDIO. Ttulo. Numerao e data. Ementa. Dados da publicao que transcreveu o documento.
Nome da Instituio:
Ementa:
Competncias da instituio:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
Cabealho:
Ementa:
Atividades:
Funes:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
Nome da Instituio:
Data da compilao:
Tipo de fonte:
Resumo da fonte:
Atividades:
Funes:
Notas:
Use este formulrio para consolidar as informaes colhidas sobre a instituio durante o Passo A
Investigao Preliminar.
O nmero da fonte no final de cada questo uma referncia cruzada questo 22, o registro das
fontes.
Posio:
Inserir todos os nomes pelos quais a instituio j foi conhecida, inclusive siglas.
Nome Fonte
Por exemplo, secretaria, fundao, autarquia, empresa estatal, empresa de economia mista,
departamento, instituto, universidade, agncia, etc.
Tipo Fonte
Caractersticas Fonte
Autoridade responsvel pela instituio, exemplo: secretrio, diretor geral, presidente, etc.
Lista das unidades e sua Atividades Fonte
localizao
Por exemplo: a instituio pode ter slidas ligaes com conselhos, comits, grupo de gesto,
etc. que so organizaes separadas. Anote o nome da instituio e a relao com a instituio
pesquisada.
Identificar e documentar a criao da instituio e o propsito pelo qual ela foi criada. Indicar
se houve grandes mudanas na lei de criao.
Listar a legislao administrada pela instituio. Pode incluir legislao citada nas primeiras
questes, e legislao revogada que foi administrada pela instituio no passado. rgos
com uma longa lista de legislao devem distinguir entre aquelas em que a instituio tem
uma participao efetiva e aquelas em que tem um papel menor.
Indicar quais leis, decretos e outros atos legais afetam as operaes da instituio.
12. H padres ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela instituio?
Listar padres compulsrios e/ou voluntrios, incluindo best practice, padres tcnicos e
industriais, aos quais a instituio adere, tais como ISO. Indicar, onde aplicado, a unidade
reguladora responsvel pelo monitoramento de conformidade. Tambm listar os padres que
so administrados pela instituio.
Listar as grandes reas de atividades pelas quais a instituio responsvel (ex: sade,
educao, pesquisa cientfica, etc.) e os principais servios e/ou produtos so fornecidos pela
instituio.
Listar todas as auditorias recentes, indicando a rea de atividade envolvida. Identificar todas as
concluses, incluindo comentrios sobre arquivamento ou gesto da informao. Informaes
bsicas sobre auditorias podem ser encontradas nos relatrios anuais.
Indicar todas as medidas adotadas que visam assegurar que leis, regulamentos, cdigos e
padres relevantes no sejam violados.
22. Quais fontes foram usadas para a realizao da Investigao Preliminar (Passo A)?
Formulrio de Levantamento de
Funo e Requisitos de
Arquivamento
Informaes sobre a Funo
rgo: Data:
Fontes de Informao:
Fontes de Informao:
Expectativa
Regimental Operacional da
Comunidade
Stakeholders:
Prazos de Guarda:
Fase Fase
Corrente Intermediria
Destinao
Eliminao Guarda Permanente
Final:
Justificativas:
Fase Corrente:
Fase Intermediria:
Destinao Final:
Fontes de Informao:
Fontes de Informao:
O modelo de metadados que se segue foi elaborado a partir de exemplos fornecidos pelo
The National Archives, do Reino Unido, (MACFARLANE et al., 1998, p. 63-66) e do National
Archives of Austrlia (AUSTRALIA, 1999, p. 24-135). O modelo apresenta uma relao dos
principais elementos necessrios ao perfil de um documento eletrnico.
1. Agente
Uma corporao ou um elemento organizacional que responsvel por alguma ao ou
uso de um documento. Um indivduo que executa alguma ao sobre o documento, ou que
usa o documento de alguma forma.
2. Gesto de Direitos
Polticas, legislao, embargos e/ou classificao que rege ou restringe o acesso ou uso
dos documentos.
51 A Lei n. 12.527(Brasil, 2011) e o Decreto n. 45.969 (MINAS GERAIS, 2012) regulam o acesso a informaes
pblicas.
18. Localizao
A localizao atual (fsica ou sistema) do documento. Detalhes sobre a localizao onde o
documento normalmente est, como um cartrio.
142
at 30 anos em ambientes tropicais
CONDIES AMBIENTAIS SEGURANA E PROTEO
Mdias fotogrficas em Temp: <18 C 2 C Como acima. Embalagens Material que tenha
preto e branco UR: 35% Negativos em de qualidade passado pelo Teste de
143
FONTE: AUSTRALIA, 2002, p. 34.
14. Anexo 7: Relao das Resolues do
Conselho Nacional de Arquivos
No. da
Data de Publicao Ementa
Resoluo
Dispe sobre a adoo das Diretrizes do Produtor - A Elaborao
e a Manuteno de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivduos
38 09 de julho de 2013
e Diretrizes do Preservador - A Preservao de Documentos
Arquivsticos digitais: Diretrizes para Organizaes
Aprova as Diretrizes para a Presuno de Autenticidade de
37 19 de dezembro de 2012
Documentos Arquivsticos Digitais.
Dispe sobre a adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica
36 19 de dezembro de 2012 do Correio Eletrnico Corporativo pelos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Altera o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para
a Administrao Pblica: Atividades-Meio e na Tabela Bsica de
35 11 de dezembro de 2012 Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos
s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovados pela
Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para o resgate
34 15 de maio de 2012 de acervos arquivsticos danificados por gua pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Dispe sobre a criao do Informativo CONARQ e d outras
33 30 de maio de 2011
providncias.
Dispe sobre a insero dos Metadados na Parte II do Modelo de
32 17 de maio de 2010 Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica
de Documentos - e-ARQ Brasil.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao
31 28 de abril de 2010
de Documentos Arquivsticos Permanentes.
Altera a Resoluo n 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece
30 23 de dezembro de 2009 diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem adotadas
nos arquivos do Poder Judicirio.
D nova redao ao Art. 2 e ao inciso I da Resoluo n. 27, de
29 29 de maio de 2009
16 de junho de 2008.
Dispe sobre a adoo da Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica - NOBRADE pelos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro
28 17 de fevereiro de 2009
Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivsticos e
estabelece a obrigatoriedade da adoo do Cdigo de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivsticos - CODEARQ.
Dispe sobre o dever do Poder Pblico, no mbito dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municpios, de criar e manter Arquivos
27 16 de junho de 2008 Pblicos, na sua especfica esfera de competncia, para
promover a gesto, a guarda e a preservao de documentos
arquivsticos e a disseminao das informaes neles contidas.
Estabelece diretrizes bsicas de gesto de documentos a serem
26 06 de maio de 2008
adotadas nos arquivos do Poder Judicirio.
papel offset 90g (miolo) e carto supremo 250g (capa), em Janeiro de 2014.