A Gesto da Documentao Escolar: o caso do Colgio Marcelino Champagnat

Claudecir Almeida da Silva

Colgio Marcelino Champagnat
claudeciralmeida@yahoo.com

Marcia Aparecida Riedlinger

Colgio Marcelino Champagnat
marciariedlinger@seed.pr.gov.br

Wilmara R. Calderon
Universidade Estadual de Londrina
calderon@uel.br

RESUMO

Trata-se de um relato de experincia referente ao estudo de uso e do tratamento da

documentao escolar realizado em uma escola pblica de Londrina, o Colgio Marcelino
Champagnat. Buscou-se estudar a teoria de gesto documental e a partir do conhecimento da
realidade daquela instituio, propor alternativas que podem contribuir para a melhoria do
processo de gesto documental. Para atingir os objetivos da pesquisa, utilizou-se o estudo de
caso, o qual permite a reflexo de uma realidade em particular e cujos resultados podem ser
projetados, totais ou parcialmente, para outras realidades. Para a coleta de dados, utilizou-se o
questionrio aplicado aos funcionrios da escola como forma de subsidiar a elaborao de um
diagnstico situacional. A pesquisa trouxe dados importantes que podem ser aplicados em
outras escolas pblicas.

Palavras-chaves: Gesto documental; Gesto de documentos escolares; Arquivos escolares.

INTRODUO

Como qualquer outra organizao, a escola produz documentos para registrar

suas atividades. A quantidade dos documentos gerados e recebidos nas escolas muito
expressiva e preserv- los de extrema importncia, pois alm do registro das atividades
registram tambm, a memria institucional. So registros de fatos importantes da vida escolar
das pessoas que pertencem a sociedade na qual as escolas esto inseridas. Alm disso, os
documentos produzidos por essas escolas so meios de prova de direito de pessoas ou da
administrao e tm o papel informativo de grande valia para administrao pblica
(MEDEIROS, 2004).
A escola pblica responsvel por guardar e zelar pela documentao gerada,
conforme determina a Lei 8159 de 08 de janeiro de 1991, ou seja, exercem mnus pblico e
esto obrigadas a preservarem seus arquivos (MEDEIROS, 2004). No entanto, a realidade
encontrada nas escolas pblicas brasileiras, em geral, bastante diferente.
Comumente encontram-se documentos armazenados em lugares insalubres,
misturados aos outros tipos de materiais, como por exemplo, de limpeza. As ms condies de
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armazenamento dos documentos, com o passar do tempo podem acarretar prejuzos

qualidade do suporte, provocar o envelhecimento precoce dos documentos e at a perda de
informao.
Uma situao bastante corriqueira nas escolas que cria diversos transtornos a
necessidade de localizar e obter informaes e/ou documentos. Alm da grande quantidade de
documentos existentes, a sua organizao, geralmente, no est baseada em critrios
arquivsticos, isso dificulta o acesso e torna o processo de busca e recuperao bastante
moroso.
importante, portanto, que os documentos que possuam valor para a
instituio por razes administrativas ou histricas, sejam organizados e armazenados de
modo que seu tempo de vida seja prolongado e a informao preservada em condies de ser
acessada.
Para isso, no entanto, imprescindvel se pensar numa poltica de gesto de
documentos que disponha de mecanismos para acompanhar o documento desde sua criao,
indicando aqueles destinados guarda permanente, a qual deve ser feita com base em critrios
que permitam sua preservao. Dessa forma, pode-se melhorar o acesso e a recuperao de
informao, na medida em que o volume de documentos ser menor e poupar recursos
financeiros e humanos.
Sobretudo nas escolas pblicas, o desafio tem sido o de encontrar solues
para tornar o processo de armazenamento e recuperao desses documentos eficiente para
administrao no processo de tomada de deciso. Sabe-se que a produo documental
intensa e os recursos so escassos, ento todo esforo no sentido de se pensar formas de
melhorar tal processo e torn- lo mais eficiente, deve ser considerado.
As escolas pblicas tm um papel indiscutvel no contexto social. Em
Londrina, por exemplo, existem 126 escolas pblicas perfazendo um total de 65.027
alunos/ano. Ocorre que diante da quantidade e complexidade de suas atividades, acabam por
deixar de lado as questes relacionadas aos seus arquivos.
No entanto, segundo o Guia de Gesto Escolar (PARAN, 2002, p. 81), a
organizao e o controle dos arquivos de documentos uma das atividades mais crticas de
uma escola e um indicador da qualidade da gesto dos servios de apoio. Ocorre que as
instituies escolares no tm em seu quadro de funcionrios pessoas com conhecimentos
arquivsticos para trabalhar esse tipo de acervo, assim, as atividades realizadas so sempre
baseadas em critrios empricos.
Os estudos sobre os arquivos escolares, especificamente no Brasil, ainda so
incipientes para apresentar uma proposta a este respeito. No Paran, uma abertura para a
discusso desta problemtica surgiu no curso de Especializao em Formulao e Gesto de
Polticas Pblicas, oferecido pela Escola de Governo. Nesse, a disciplina de Gesto
Documental trouxe contedos afetos organizao e preservao de documentos, a partir dos
quais se vislumbrou a possibilidade de se fazer um estudo de caso, procurando com isso,
discutir formas de otimizar a produo documental e principalmente, melhorar o processo de
armazenamento e recuperao de informao nesse tipo de instituio.
A vivncia no ambiente escolar e acompanhamento no dia-a-dia das
dificuldades encontradas, em razo da ausncia de uma poltica de gesto documental,
fizeram com que aceitssemos o desafio de desenvolver este trabalho.
Nesse sentido, pretende-se aqui apresentar um estudo realizado no Colgio
Estadual Marcelino Champagnat em Londrina-Paran, cujo objetivo foi analisar a forma atual
de organizao de seus acervos arquivsticos, especificamente da documentao escolar, de
modo que fosse possvel propor alternativas para a implantao de uma poltica de gesto de
documentos.
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Antes, porm, pretende-se introduzir alguns conceitos bsicos que perpassam

as propostas que sero apresentadas ao longo do trabalho.

ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO

Arquivo, conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, um conjunto

de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por
acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas
(CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 5).
Entende-se por documentos de arquivo, os documentos produzidos e/ou
acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio
pblica ou privada (RONCAGLIO; SZVARA; BOJANOSKI, 2004). Os documentos so
criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do
prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Por essa razo, o documento
arquivstico contm informaes de natureza administrativa ou tcnica e tem como
caracterstica marcante a originalidade, ou seja, no tem importncia em si mesmo, mas no
conjunto de documentos do qual faz parte.
Embora alguns documentos possam no seu momento de sua criao, nascer
com um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas
em meados do sculo XX, no momento do seu suicdio, ou um tratado celebrado pelo Brasil,
Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo XIX, sua produo
atende, primeiramente, as necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
O documento de arquivo segue um ciclo de vida denominado pela teoria
arquivstica como o Ciclo Vital dos Documentos. De acordo com esse princpio, o documento
nasce com a finalidade de registrar uma determinada atividade administrativa. Nesse sentido,
existe um tempo de vida til que determinado pelo valor de uso desse documento.
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p.117) os valores dos documentos
so de dois tipos: primrio e secundrio. Por valor primrio entende-se como sendo a
qualidade de um documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe
deram os seus criadores. Neste caso, os documentos so criados com razes especficas da
instituio produtora no curso de suas atividades.
O valor secundrio definido pelos autores como a qualidade do documento
baseado nas utilizaes no imediatas ou cientficas. O uso tem como base o potencial do
documento como testemunho das atividades das quais foram gerados.
O ciclo de vida do documento composto por trs perodos ou idades. Na
primeira idade os documentos possuem valor primrio e pertencem aos arquivos correntes.
Aqui os documentos so indispensveis para as atividades do dia a dia da administrao. Na
idade intermediria, os documentos so preservados por razes administrativas, legais ou
financeiras e pertencem aos ditos arquivos intermedirios. Nesse, os documentos de interesses
administrativos aguardam os procedimentos de comisses de anlise ou triagens que decidir
pela eliminao ou arquivamento. Neste caso, a baixa freqncia de uso justifica uma
conservao desses documentos em locais mais distantes do produtor.
Os documentos de carter permanente so aqueles que devem ser preservados
pelo seu valor histrico, de testemunho. Ficam armazenados nos arquivos permanentes por
constiturem-se em testemunho privilegiado das atividades de uma organizao.
O Departamento Estadual de Arquivo Pblico (PARAN, 2007, p. 8),
menciona em seu Manual de Gesto de Documentos do Estado do Paran, que o tempo de
guarda dos documentos est relacionado ao seu ciclo de vida. Nesse manual existem
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informaes sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, que um instrumento

utilizado no processo de avaliao documental. Entende-se por Tabela de Temporalidade:

o registro esquemtico do ciclo de vida dos documentos, determinando os

prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferncia para o
arquivo intermedirio ou geral, a eliminao ou recolhimento para a diviso
de Documentao Permanente do arquivo pblico do estado.

A utilizao da Tabela de Temporalidade ocorre tanto no momento da

classificao, como no momento da avaliao propriamente dita. Somente aps a avaliao
dos documentos, observados os prazos de arquivamento, que deve ser feita a eliminao.
A passagem dos documentos pelos diferentes perodos exige um programa de
gesto que seja capaz de identificar o valor dos documentos baseando-se no uso que se faz
deles e que estabelea um tratamento particular para cada fase.
Independentemente do tipo de arquivo, todos carecem de procedimentos
especializados para que possam cumprir sua funo, servir administrao, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. (PAES, 2002, p. 20). Nesse
sentido, se postula a necessidade de uma poltica de gesto de documentos que possa colocar
o arquivo numa posio de sistema de informaes para subsidiar a administrao.

ARQUIVOS ESCOLARES

Por arquivo escolar entende-se o conjunto de documentos produzidos ou

recebidos por escolas pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de suas atividades
especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza dos documentos.
(MEDEIROS, 2004)
Os arquivos escolares tm finalidades e funes diversas e dispem de
informaes importantes sobre a trajetria da vida das pessoas. De acordo com Ldke e Andr
(1986) as escolas geralmente no se preocupam em salvaguardar seus registros documentais,
sendo esse um dado do contexto escolar que merece reflexo.
Segundo Menezes, Silva e Teixeira Junior (2005, p.68) as condies dos
arquivos escolares so precrias na maioria das vezes, e visvel a deteriorao dos
documentos e as condies inadequadas ou at insalubres a que so submetidos.
No obstante, h em algumas escolas um esforo no sentido de desenvolver
projetos de interveno e de investigao nos espaos de guarda da memria educativa,
constitudo por documentos advindos das vrias prticas administrativas e pedaggicas das
escolas. So aes que embora sejam ainda tmidas, demonstram a possibilidade de atuao
nesses espaos.
Os arquivos escolares so constitudos de diversas espcies documentais que
so tambm fontes de pesquisa porque registram a memria do fazer e pensar pedaggico no
cotidiano escolar, alm das questes administrativas. O tipo de informao gerado numa
escola bastante especfico, refere-se evoluo do nmero de vagas, ao histrico de
reprovaes, de evaso escolar, entre outras. Essas informaes podem se constituir numa
ferramenta importante para a definio de polticas educacionais, seja no mbito do municpio
ou do Estado.
consenso que a informao uma ferramenta valiosa para tomada de
deciso. Da a necessidade de agilidade na forma de recuper-la, facilitando o trabalho do
gestor e para isso, deve-se considerar que a informao possui uma srie de atributos, tais
como: acessibilidade, coerncia, confiabilidade e credibilidade da fonte, eficcia, objetividade
e prioridade. (ARAJO, 1994 apud STAREC, 2002)
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A informao um instrumento de compreenso do mundo e da aco sobre

ele. (ZORRINHO, 1995). Portanto, a posse da informao permite ao ser humano um
conhecimento do mundo na medida em que o esclarece sobre os acontecimentos importantes
que ocorrem a sua volta e fornece subsdios para um agir consciente.
A informao e o conhecimento so as chaves da produtividade, o futuro da
humanidade. O mundo competitivo depende da informao e tende a suplantar a importncia
do capital, condicionando que a gesto moderna na tomada de deciso tenha o mximo de
informao inibindo o princpio da incerteza. Segundo Braga (2000) a quantidade de
informao e os dados donde ela provm, para a organizao um importante recurso que
necessita e merece ser gerido. E este constitui o objetivo da gesto da informao.

Para que a gesto [de informao] seja eficaz, necessrio que se

estabeleam um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o
fornecimento de informao relevante, com qualidade suficiente, precisa,
transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e
facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados. (REIS,1993
apud BRAGA, 2000, p. 342)

Quanto mais estruturada e articulada estiver a gesto de informao, mais seus

produtos e servios sero valorizados pelo mercado, assim como o resultado da inovao e
investimento nos recursos humanos e tcnicos, otimizam a dinmica da organizao.
O fluxo de informaes nas instituies de ensino grande e necessita de
ferramentas tecnolgicas apropriadas para geri- la. importante tambm, definir estratgias
para sua aplicao, modelar sistemas que atendam a necessidade e tenham um custo
compatvel para a instituio e que agilize os servios prestados populao.
Com a tecnologia disponvel e um modelo de gesto de informao coerentes e
ajustados complexidade da escola, possvel que a gesto das unidades de ensino execute
suas funes com um mnimo de ajuda externa e a um custo mais baixo.
Assim como a gesto de recursos humanos, a gesto de negcios e a gesto
financeira so importantes em diversas organizaes, tambm a gesto da informao tem se
apresentado como de suma importncia nos dias atuais, havendo a necessidade de buscar um
melhor desempenho das instituies quanto ao armazenamento e recuperao de
informaes no momento oportuno.
Necessariamente, a gesto da informao perpassa pela gesto de documentos,
pois esses so os registros de grande parte das informaes geradas no mbito institucional.
Assim, se faz necessrio implantar uma poltica de gesto que integre os recursos necessrios
para todo o ciclo da informao: gerao, coleta, organizao, disseminao e uso, tornando o
processo de recuperao de informao/documentos mais gil de forma que subsidie a
administrao com maior eficincia.

A GESTO DOCUMENTAL COMO SUBSDIO ADMINISTRAO ESCOLAR: o

caso do Colgio Marcelino Champagnat

Na perspectiva da Arquivologia ao [...] conjunto de medidas e rotinas visando

racionalizao e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de
arquivos, d-se o nome de gesto de documentos. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.41)
A gesto tem como objetivos:
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Assegurar com eficincia a produo, administrao, manuteno e destinao de

documentos;
Garantir que a informao esteja disponvel aos cidados;
Assegurar o descarte dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para pesquisa cientfica;
Assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado dos dados e
outras tcnicas avanadas de gesto da informao;
Contribuir para o acesso e preservao dos documentos considerados para
guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. (BRASIL, 2008, p.
8)

De acordo com a Unesco,

A gesto de documentos veio contribuir para as funes arquivsticas sob

diversos aspectos: ao garantir que as polticas e atividades dos governos
fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor nmero de
documentos inteis e transitrios fosse reunido a documentos de valor
permanente; ao garantir a melhor organizao desses documentos, caso
atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminao de documentos de valor
permanente; - ao garantir a definio de forma criteriosa da parcela de
documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas, ou seja,
de 2 a 5% da massa documental produzida. (apud JARDIM, 1987, p. 36)

Um programa geral de gesto de documentos, para alcanar economia e

eficcia, envolve as seguintes fases:

1- produo: concepo e gesto de formulrios, preparao e gesto de

correspondncia, gesto de informes e diretrizes, fomento de sistemas de
gesto da informao e aplicao de tecnologias modernas e a esses
processos.
2- utilizao e conservao: criao e melhoramento dos sistemas de
arquivos e de recuperao de dados, gesto de correio e
telecomunicaes, seleo e uso de equipamento reprogrfico, anlise de
sistemas, produo e manuteno de programas de documentos vitais e
uso de automao e reprografia nestes processos.
3 - destinao: a identificao e descrio das sries documentais,
estabelecimento de programas de avaliao e destinao de documentos,
arquivamento intermedirio, eliminao e recolhimento dos documentos
de valor permanente s instituies arquivsticas. (JARDIM, 1987, p. 2)

Jardim (apud FREIXO; SILVA, 2005) observa que o contexto onde se realiza
a transparncia do Estado pressupe o direito de:

Acesso aos documentos administrativos;

Acesso motivao dos atos administrativos;
Participao.

O autor explica que o termo acesso relaciona-se a um direito, mas tambm a

dispositivos que o viabilizem, ou seja, um conjunto de procedimentos e condies materiais
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que permitam o exerccio efetivo desse direito. (JARDIM apud FREIXO; SILVA, 2005, p.
5).
imprescindvel, em todos os nveis da administrao pblica, implantar
medidas que visem maximizar e otimizar os recursos existentes, de modo a facilitar a vida do
gestor pblico e do cidado.
No caso dos arquivos escolares o acesso tem sido dificultado pelo volume
crescente e pela ausncia de uma poltica de gesto documental. Esse tipo de poltica traz
muitos benefcios, alguns deles podem ser relacionados, como segue:

Diminuio do volume documental total;

Aumento da proteo da informao;
Otimizao da utilizao do espao;
Racionalizao e at diminuio dos custos.

Instituir uma poltica dessa natureza nas escolas pblicas pode contribuir para
garantir que atividades sejam documentadas adequadamente; que documentos inteis e
transitrios no sejam reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organizao
desses documentos, caso atinjam a fase permanente; no sejam eliminados documentos de
valor permanente; e ainda, que seja definida, de forma criteriosa, a parcela de documentos que
devem constituir o patrimnio arquivstico de um pas, estado ou instituio, tornando o
processo de recuperao de informao mais gil e eficiente.
A gesto de documentos envolve paralelamente a mxima utilizao da
informao e a mnima utilizao de tempo, pessoal e dinheiro, garantindo a eficincia no
mbito interno e externo s empresas.
O arquivo do Colgio Marcelino Champagnat, como qualquer outra instituio,
armazena documentos desde a sua origem em 1967. So documentos produzidos e recebidos
no decorrer do desenvolvimento das suas atividades. Parte destes encontra-se no prprio
espao de funcionamento da Secretaria da escola o que facilita sua utilizao diria.
Atualmente, o Colgio possui uma quantidade total de documentos de arquivos
de, aproximadamente, 16.040 metros lineares, sendo 9.430,50 metros armazenados na
Secretaria e 6.609,50 metros, aproximadamente, no Arquivo Geral.

Foto 1 Arquivo geral do Colgio

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O espao reservado ao Arquivo Geral uma sala de aproximadamente 58 m2,

que fica no prdio central, no trreo. Nesse arquivo ficam armazenados documentos em
armrios, prateleiras e arquivos de ao. So documentos gerados no perodo 1967 a 1980, nas
diferentes reas da escola.

Foto 2 Arquivo geral do Colgio

Em relao aos documentos gerados no perodo de 1980 a 1998, houve perdas

ocasionadas por sinistro e tambm descarte feito por funcionrios da prpria escola, como por
exemplo, alguns documentos relacionados rea de recursos humanos e avaliaes escolares.
No caso dos documentos de recursos humanos, houve alguns prejuzos para
ex- funcionrios/professores da escola que tiveram que comprovar o tempo de trabalho para
efeito de aposentadoria e no foi possvel produzir prova documental, pois os documentos no
foram encontrados.
Em se tratando dos documentos enviados ao arquivo geral, anualmente, so
aqueles que tm pouco uso, entre eles os documentos recebidos pelo Colgio, alguns
documentos de carter pedaggico e os de recursos humanos. Atualmente, o espao do
arquivo geral est totalmente ocupado, no sendo possvel colocar mais mveis para
armazenar documentos. Assim, os documentos que seguem para o arquivo geral, esto sendo
armazenados em caixas e colocados sob os arquivos de ao.
O Colgio possui um banco de dados, formulado na dcada de 90, em Access,
para atender suas necessidades informacionais. Nesse consta um cadastro de todos os alunos
que pertencem ou pertenceram escola e as informaes se referem filiao, data de
nascimento, endereo residencial completo e nmero da pasta que contm os documentos do
aluno.
Esse banco de dados tanto fornece informaes para a recuperao dos
documentos do arquivo corrente como para os do arquivo geral. A recuperao dos
documentos do arquivo geral referente vida escolar do aluno, feita a partir do nome do
aluno e do nmero da sua pasta. Quando no possvel usar esse sistema, utiliza-se uma ficha
feita manualmente, que fica no arquivo geral (fichrio), na qual consta o nome do aluno, a
data de nascimento e o nmero da pasta contendo a documentao. Essas fichas esto
organizadas em ordem alfabtica do sobrenome/nome do aluno e se referem ao perodo de
1967 a 2002.
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O fichrio contm, aproximadamente, 33.000 fichas de alunos. Diante desse

volume e do fato das fichas estarem organizadas em ordem alfabtica, isso representa uma
grande dificuldade no momento de localizar um aluno e tambm no momento de repor a ficha
no fichrio, aps a recuperao do documento.
Ocorre que a partir da implantao do sistema, as fichas deixaram de ser feitas,
e a busca da documentao somente pode ser feita a partir do banco de dados, utilizando-se o
nmero da matrcula. Quando por qualquer motivo no possvel acessar o sistema e a busca
por documentos tem que ser manual, somente dois dos funcionrios sabem como localizar a
documentao.
Tambm na dcada de 90, o Estado implantou um sistema denominado
Sistema Escola/SERE, que evoluiu para um acesso via Internet, passando a ser chamado de
SERE Web. Foi um grande avano essa informatizao, principalmente na execuo das
atividades de matrcula e acompanhamento da vida escolar do aluno.
Com essa informatizao os documentos relacionados ao aluno so gerados
eletronicamente. Entretanto, na prtica continuam sendo geradas cpias em papel de
documentos (comprovante de matrcula, histrico escolar, ficha individual etc.) que so
colocados nas pastas individuais dos alunos.
Em relao s informaes sobre os recursos humanos tambm se utiliza o
banco de dados (Access) para obt-las. Nesse banco as informaes esto separadas por
categoria: professores e funcionrios e dizem respeito ao nome completo, ao endereo, aos
documentos pessoais (RG, CPF, ttulo de eleitor, PIS ou PASEP), ao nmero da conta
bancria e agncia, ao vnculo empregatcio e formao acadmica.
Esse sistema em termos de recursos humanos possibilita, a partir do nmero do
RG ou do nome, a recuperao do cadastro do funcionrio e/ou do professor. Esse sistema, no
entanto, no utilizado para recuperar a documentao que ainda existe no arquivo geral, tais
como: livro-ponto, suprimento, substituio do professor, atestados mdicos, declaraes de
curso. Esses documentos ficam em pastas no arquivo geral, separados por ano e turno.
Quando precisam ser recuperados necessrio abrir as pastas suspensas, que contm dentro
embalagens plsticas, dentro da quais os documentos ficam separados por espcie
documental, mas sem qualquer critrio de ordenao.
Com relao ainda aos documentos de recursos humanos, na ocasio da
implantao do sistema foram devolvidos para os funcionrios e professores, os documentos
pessoais e de formao acadmica. Isso gerou alguns transtornos, como por exemplo, quando
da renovao dos cursos do ensino fundamental e mdio, foi preciso solicitar aos professores
cpia dos documentos, porque a escola no possua mais cpias. Existe atualmente um
sistema implantado pelo Estado que o Recurso Humano on- line/RH on- line, no qual
constam informaes sobre suprimento, cancelamento, substituio de professores. Desde
2007, com a implantao desse sistema Recurso Humano on- line, no se faz mais a
impresso dos documentos de suprimento, substituio e cancelamento.
O Colgio no possui uma pessoa responsvel pelo arquivo. Quem executa as
atividades relacionadas ao arquivo uma funcionria de carreira sem formao especfica
para isso. A forma de organizao dos documentos definida a partir do senso comum e da
necessidade informacionais dos funcionrios.
A busca de documentos no arquivo geral, em alguns casos, feita pelo
funcionrio que precisa da informao. Quando isso ocorre quem retirou o documento deve
recoloc- lo nas pastas e/ou caixas. Esse fato tem provocado alguns problemas, ora se
armazena o documento de forma inadequada, causando danos ao mesmo, ora se coloca o
documento em local errado, causando prejuzos para o processo de recuperao da
informao.
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Nos arquivos da Secretaria ficam armazenados os documentos referentes vida

escolar do aluno e tambm os administrativos, ambos produzidos no ano letivo em curso,
alm dos documentos escolares gerados desde 1981.
Atualmente, so produzidas mais de 50 espcies documentais com uma mdia
de 1000 exemplares de documentos/ms, distribudos pelas diferentes reas do Colgio. A
maioria dos documentos produzidos pela Equipe Pedaggica diz respeito ao acompanhamento
da vida escolar do aluno quanto ao seu aprendizado, participao e freqncia, abrangendo
situaes do dia-a-dia. Existem ainda os documentos relacionados ao trabalho em sala de aula
(avaliaes, ocorrncias, fichas de acompanhamento do aluno etc.), perfazendo um total de,
aproximadamente, 700 exemplares de documentos/ms.
Os documentos produzidos pela Secretaria e pela Direo Escolar, so em
torno de 300 exemplares de documentos/ms (ofcios, declaraes, orientaes, comunicados,
convocaes etc.).

uma quantidade significativa de documentos gerados pelo Colgio e alm

desses existem ainda os documentos recebidos de outras instituies como, por exemplo, a
Secretaria de Estado da Educao/Ncleo Regional de Ensino, cuja finalidade informar os
professores e Equipe Pedaggica sobre questes relacionadas ao seu trabalho.
A produo dos documentos nas escolas pbicas bastante volumosa e sua
manuteno e armazenamento implica em custos financeiros bastante elevados tanto para a
instituio quanto para o Estado. importante reduzir ao mnimo, a prtica da criao de
documentos desnecessrios, cuidar da conservao dos documentos de valor permanente, bem
como, criar critrios de avaliao para uma eliminao criteriosa de documentos, mas tudo
isso deve ocorrer por meio da implantao de polticas baseadas em critrios arquivsticos.
Dentre os prejuzos institucionais podem-se relacionar alguns como: perda de
tempo na localizao de documentos; documentos gerados eletronicamente so duplicados na
tentativa de no se perder informao; critrios de organizao e eliminao so criados sem
que haja um estudo cientfico a respeito, ocasionando perda de informaes importantes.
O Colgio atualmente, no possui uma diretriz a respeito de como proceder
com os documentos que podem ser eliminados ou um planejamento acerca do espao fsico
para o arquivo geral.
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CONSIDERAES FINAIS

A quantidade de informao nas unidades escolares que surge durante a rotina

do dia-a-dia de trabalho grande, e no deve se tornar um problema. Para isso, necessrio
implantar medidas que visem racionalizao da produo documental; garantam as
condies mnimas de conservao dos documentos. Acredita-se que possvel melhorar o
processo de recuperao da informao tanto para a realizao das atividades cotidianas,
como para garantir os direitos do cidado.
A capacidade de gerir informaes depender de arquivos modernos e
funcionais e de novas tecnologias profissionais da escola. Assim, sugere-se a criao de uma
poltica de gesto dos documentos escolares no mbito estadual, como forma de otimizar os
recursos existentes e tambm agilizar o atendimento comunidade escolar e outros setores da
sociedade. Alm de melhorar os servios prestados pelos estabelecimentos de ensino, a
viabilizao dessa poltica redundar numa economia de recursos financeiros advinda da
racionalizao na criao e impresso de documentos, assim como na otimizao dos espaos
fsicos existentes.
Recomendam-se ainda, maiores investimentos na capacitao dos recursos
humanos para gerenciar os arquivos, seria o caso de contar com profissionais arquivistas para
o exerccio dessa funo que complexa e de grande importncia no fazer do cotidiano.
H que se investir na capacitao dos funcionrios da escola no sentido de
conscientiz- los sobre a importncia da guarda e conservao correta dos documentos e da
necessidade de um melhor acompanhamento da tramitao desses documentos.
Implantar uma poltica de gesto documental no mbito das escolas pblicas
do Estado pode representar um investimento alto num primeiro momento. Mas ao se
considerar que atualmente, h grande desperdcio de material, tempo do funcionrio, espao
fsico, gerando custos bastante expressivos para a escola e os cofres pblicos, isso parece
fazer sentido.
Recomenda-se que tecnologias como: a digitalizao e microfilmagem sejam
utilizadas com base em critrios arquivsticos e sua implantao esteja sustentada por uma
poltica integrada de gesto de documentos. Caso contrrio, essas tecnologias podem acabar
por acentuar alguns problemas j existentes, como o caso do aumento do volume de
documentos produzidos.
 12

REFERNCIAS

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