Organização Sistemas e Métodos

“Bem aventurado é o homem que

não anda segundo o conselho dos
ímpios, nem se assenta na roda
dos escarnecedores, antes o seu
prazer está na lei do Senhor e na sua
lei medita dia-e-noite.
Salmo 1

Nosso compromisso: “Nenhuma questão desta disciplina, ficará sem

resposta” Prof. Ricardo Shitsuka
USJT

Vamos trabalhar juntos, em sala de aula, e vamos construir o conhecimento

coletivo.
Questões para os alunos:

1. O que é organização?

2. O que são sistemas?

3. O que são métodos?

4. O que é organização sistemas e métodos?

O que faz o analista de O&M?

Ele tinha o papel de organizar, padronizar e automatizar o processo
produtivo nas organizações.
Atualmente, é um profissional voltado para as boas praticas de fabricação
(BPF) e análise e redesenho de processos.

Segundo Chinelato (2004, p.43) as atividades de um analista de O&M são:

a. Montar e reformular estruturas organizacionais, visando à eficiência
e à eficácia de tais estruturas.
b. Racionalizar e simplificar os métodos de trabalho.
c. Fazer estudos de arranjo físico, tempos, métodos e movimentos e de
distribuição de trabalho.
d. Elaborar documentos referentes a normas e estruturas.
 e. Efetuar cálculos de lotação de pessoal.
f. Elaborar e manter atualizado os manuais de serviços, guias de
instrução e gráficos organizacionais (organogramas, fluxogramas e
demais diagramas).
g. Implantar e controlar métodos voltados para a elevação da
produtividade.
h. Definir atribuições e áreas de competência de órgãos e pessoas.
i. Introduzir processos automatizados onde haja necessidade e vontade
de viabiliza-los.

A Teoria Geral dos Sistemas

Ludwig von Bertalanffy foi a primeira pessoa que afirmou que havia uma
teoria geral válida para todos os sistemas.

O professor Ricardo, trabalhará em sala de aula a questão da diferenciação

dos sistemas diferentes: estáticos ou dinâmicos, temporários ou
permanentes, simples ou complexos etc.

Também trabalhará a questão das organizações como sendo sistemas.

Todo sistema pode ser composto por sub-sistemas.
Todo sistema tende à entropia, ou seja, a medida em que o tempo passa, o
sistema tende a se desorganizar, e por este motivo, é necessário se fazer a
manutenção ou estar sempre realizando trabalho sobre o sistema para
conserva-lo e até mesmo, melhora-lo.
Os sistemas abertos possuem “feed-back”, ou seja, o retorno de
informações necessárias para que exista o controle.

5. Por quê é importante estudar os sistemas?

R: a medida em que se conhece o sistema, podemos melhorar a sua
produtividade, melhorar a sua qualidade, e a satisfação dos clientes desses
sistemas.

Uma empresa é um sistema. Churchman, foi a primeira pessoa que estudou

os sistemas administrativos. Oliveira (2006) apresentou os sistemas de
informações gerenciais voltados para as organizações.

As etapas anteriores já foram estudadas e dando prosseguimento à

matéria, vamos estudar alguns casos reais:
6. Por que é importante estudar casos práticos e reais? E com atores reais?
R: Porque eles reforçam o conhecimento do aluno e, por conseguinte, trazem
sucesso ao(à) aluno(a)

Estudo de caso de uma unidade de disseminação de informação:

A aula seguinte tem como objetivo entender um exemplo prático de um

sistema, que necessitará de organização e métodos para alcançar seus
objetivos de produtividade, qualidade, prazos, custos e satisfação dos
clientes.

Para que o sistema seguinte seja estudado, possivelmente, o professor

Ricardo convidará uma palestrante, a qual trabalhará sobre as questões de
sistemas, produtividade, qualidade, organização e métodos voltados para o
caso considerado.

O estudo de casos práticos, reais e com os protagonistas autênticos tem o

objetivo de melhorar o ensino.

Estudo de caso 1: “Uma biblioteca é uma unidade de disseminação de

informação”
Profa. Dorlivete Moreira Shitsuka
www.shitsuka.net

Questões motivadoras:

7. O que é uma biblioteca?

8. Como funciona uma biblioteca?
9. Que tipo de trabalhos existem numa biblioteca?
10. Que rotinas de trabalho existem numa biblioteca?
11. Uma faculdade pretende aprovar um curso de Direito e para isso, é
preciso que a biblioteca tenha pelo menos 5 mil livros da área jurídica.
Devido a problemas diversos, dentro de duas semanas, a faculdade vai
passar pela vistoria do MEC. Porém ela não tem biblioteca pronta. Que
projeto, ações, definições, organização, planejamento, trabalho, prazo,
pessoal, recursos, são necessários para que o no dia em que a comissão do
MEC passar, a biblioteca esteja em ordem?

Exercícios propostos pelo professor (está matéria será considerada na

avaliação final).
12. O que é dado?

13. O que é informação?

14.. O que é formação?

15. O que é competência?

16. O que é habilidade?

17. O que é conhecimento?

18. Que tipos de conhecimento existem?

19. Como um tipo de conhecimento pode ser transformado em outro tipo?

20. O que é atitude positiva? E que benefícios ela traz para você?

Mais um pouco de teoria.

No contexto “Diferenças entre o analista de negócios, sistemas e O&M”:

21. O que fazer? (analista de negócios. Está mais em contato com donos de
negócios e com os consumidores em busca de tendências, novos produtos...))

22. Como fazer? (analista de processos, faz o papel do antigo profissional

de O&M dentro da empresa. Formaliza o início, meio e fim do conjunto de
atividades que produzem, transformam ou montam algum produto ou serviço.
Ele tem que fazer com que cada atividade agregue valor ao produto ou
serviço).

Processos = soluções + qualidade + reengenharia.

23. Mas o que é processo?

Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma uma

entrada, adiciona valor e fornece uma saída a um cliente específico.
Manganote (2005)

MANGANOTE, Edmilson JT. Organização Sistemas e Métodos. 3ed. São

Paulo: Alínea, 2005.
Existem categorias de processos empresariais:
a) Processos de negócio (ou do cliente) que são relacionados à atuação
da empresa e são apoiados pelos processos internos.
b) Processos organizacionais que produzem resultados inperceptíveis
para clientes externos mas são importantes para gestão do negócio.
c) Processos interfuncionais que passam de uma área para outra e que
possuem clientes.

TQC, TQM,.JIT... implantar melhorias.

Usar o SWOT para ver os pontos fortes e fracos dos processos.

24. Como automatizar o novo processo? (analista de sistemas. Define os

sistemas e cria os programas)

Observação:

Caso 2: Teares (caso real)

25. É preciso organizar a produção de tecidos. Como?

26. O que é uma Arquitetura Organizacional?

Estrutura organizacional é o projeto organizacional, ou os sistemas formais

criados para executarem determinada estratégia.

Estruturas organizacionais formais e informais.

Técnicas Tradicionais de Análise de Rotinas

Fluxogramas são representações gráficas da seqüência de operações de um

processo.

27. O que o analista de O&M fazia?

Identificar rotinas
Analisar
Avaliar
Desenvolver
Implantar

Caso 3: vamos produzi um livro? (caso real)

E uma apostila? E uma revista?

A seqüência de trabalho era:

Escolher a rotina de a ser trabalhada

Coletar dados
Desenhar a rotina

Caso 4: Uma loja de informática (caso real).

Novas estruturas organizacionais: (livro Futurize sua empresa, de David

Siegel)

A empresa virtual
A estrutura orientada processos
A empresa terceirizada
A fábrica sem fábricas
Os grupos de interesse
Empresa eletrônica

Planejamento estratégico da TI

28. O que é um projeto?

29. Quais são as fases de um projeto?

30. Projeto e reprojeto?

Estratégia da melhoria contínua:

- simplificação,
- eliminando duplicidades,
- redução do tempo de ciclo de processo,
- tornando o processo a prova de erros,
- modernização,
- linguagem simples,
- formulários,
- padronização,
- automação ou mecanização,
- aperfeiçoamento do quadro geral,
- parceria com fornecedores,
- benchmarking contínuo (interno e externo).

Reengenharia

31. O que é reengenharia?

Reengenharia é a procura de novos modelos de organização do trabalho.

É começar de novo.

Metodologia 6 sigmas

32. O que é a metodologia dos 6 sigmas?

Caso 6: uma faculdade (caso real)

Ferramentas de trabalho do analista de OSM:

1) coleta de dados (vamos fazer exercícios na prática). Entrevistas.

Observações. Questionário. Coleta de documentação existente.
Pressupõe uma atitude interrogativa no levantamento

O que se faz no setor ou seção (produto ou serviço)?

Como se faz o trabalho?
Quando se faz esse trabalho?
Onde se faz (em que máquina ou local)?
Quem faz?
Para quem é feito?
Qual o volume de trabalho?
Qual o custo?

Exercício de coleta de dados.

2) uso de técnicas estatísticas (Histogramas).

Exercício de uso de técnicas estatísticas.

3) brain storming

Exercício de brain storming.

4) diagramas causa-efeito ou de Ishikawa

Exercício de diagrama de Ishikawa.

5) fluxogramas

Exercício de criação de fluxograma.

6) cronogramas

Exercício de criação de cronograma.

7) ciclo da qualidade total ou de pareto.

Exercício de pareto.
 8) Modelos e modelagem.

Exercício de modelo e modelagem.

9) Técnicas de gerenciamento de processos = workflow

Exercício de workflow.

10) Análise e elaboração de formulários

Exercício de elaboração de formulários.

11) Elaboração de manuais de procedimento e normatização.

Exercício de criação de manual de procedimento.

Caso 7: exemplo de uma empresa siderúrgica (caso real).

Existem fluxos de materiais e fluxos de informações. Vamos estuda-los?
Como otimizar? Como obter mais qualidade e menores custos?

No encerramento do estudo de OSM, desejamos a todos vocês, analistas de

OSM, sucesso na carreira profissional.
Prof. Ricardo Shitsuka

Bibliografia

CHINELATO Filho, João. O&M integrado à informática. Rio de Janeiro:

LTC, 2004.
CRUZ, Tadeu. Organização sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2005.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. 8ed. São Paulo:
Atlas, 2006.
D’ASCENÇÃO, Luiz C.M. Organização sistemas e métodos: análise e
redesenho de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001.
OLIVEIRA, Djalma PR de. Sistemas organização e métodos: uma
abordagem gerencial. 16ed. São Paulo: Atlas, 2006.