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Noções de Arquivologia
Arquivamento e Ordenação de Documentos
Livro Eletrônico
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
Prof. Élvis Miranda
SUMÁRIO
10. Arquivamento e Ordenação de Documentos...............................................3
10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas....................................................3
10.2. Tipos de arquivamento.........................................................................9
10.2.1. Arquivamento vertical.......................................................................9
10.2.2. Arquivamento horizontal.................................................................. 10
10.3. Guia-fora......................................................................................... 11
10.4. Métodos de arquivamento.................................................................. 12
10.4.1. Método alfabético........................................................................... 13
10.4.5. Sistemas de arquivamento............................................................... 42
10.4.5.1. Sistema direto............................................................................. 42
10.4.5.2. Sistema indireto.......................................................................... 43
10.4.6. Etapas do arquivamento.................................................................. 45
10.4.7. Escolha do método a ser adotado..................................................... 48
Questões de Concurso................................................................................ 52
Gabarito................................................................................................. 113
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ÉLVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de
Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos
do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de
Arquivologia.
Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo pesso-
al deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado
quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber que já usa diver-
bém que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização de pastas, caixas
ou envelopes.
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1) Pastas suspensas
2) Pastas A-Z
3) Pastas em L
4) Pastas sanfonadas
As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos corren-
tes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contra-
tos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos
de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que elas ficam
mobiliário = armazenado).
Pastas suspensas
As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os do-
ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a em-
presa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos
Pastas A-Z
Pastas em L
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que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabé-
tica ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos
Pasta sanfonada
No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou cai-
guardadas.
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Arquivo de gavetas
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de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos sistemas infor-
matizados, os fichários perderam muito do status que possuíam anos atrás, sendo
hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que
se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em aca-
demias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas.
Arquivo fichário
Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de estantes
agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na
estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para
otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na instalação
quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para verificar sua apli-
cabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço
Arquivos deslizantes
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a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos documen-
deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor
vertical ou horizontal.
do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como
dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
cumentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais
dessa forma.
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quivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar
dele.
10.3. Guia-fora
Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum nos
Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar dele:
daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve ter visto
esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca dentro
da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar quem está com o
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aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas
regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na bibliografia arquivística
(mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: teoria
percebo que este é um assunto que não costuma agradar aos alunos, devido ao
muito cobrado e que, portanto, você deve dar especial atenção a ele, apesar de
vos.
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O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que, primeira-
mente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de que ele pode
Bem, você já sabe que o método alfabético é aquele em que os documentos são
ordenados por nome e agora já dá para resolver as questões desse assunto, certo?
Vejamos, então, se você está preparado para esse assunto analisando algumas
qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais?
a) Rui Alencar.
b) Ricardo Silva.
c) Antônio Pereira.
d) José Carvalho.
e) Hugo Borges.
2) Bárbara Assunção;
4) Alcedo Costa;
5) Ricardo Alves; e
6) Banco do Brasil
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6
b) 1, 4, 6, 3, 2, 5
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1
e) 6, 5, 4, 3, 2, 1
Comentário:
opção (a ordenação seria Alba Santos Silva, Alcedo Costa, Banco do Brasil, Banco
ves, em ordem alfabética), você faz parte daqueles que seriam surpreendidos com
Isso porque, para ordenar nomes alfabeticamente, existem algumas regras (que
essas regras não “pegaram” no Brasil e quase ninguém utiliza. Na prova, essa apli-
cação é obrigatória e acaba enganando muita gente. Parabéns, você agora passará
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Como eu disse, são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma nor-
ma da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia
Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma. Até
mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas provas,
às vezes com leves alterações. Por isso, vou transcrever as regras como se apre-
sentam na bibliografia, para que você se acostume com o palavreado das questões,
e tentarei explicar de forma mais inteligível cada uma. Vamos lá, então?
de alfabetação.
1ª Regra:
Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa, e sim
pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual devemos
colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado de prenome)
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último sobrenome da pessoa, e não pelo primeiro nome dela como fazemos nor-
malmente no Brasil. Não é à toa que as passagens aéreas são emitidas dessa forma
de apresentação dos nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfa-
Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo sobre-
nome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o prenome,
pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este último para
o início.
Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que existem al-
gumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões para tentar com-
plicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado esta regra quando
2ª Regra:
3ª Regra:
“Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
Vasconcelos, Maria Luísa”
Marilena Leite Paes
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Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos não dei-
xam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa Cruz, Santa
Fé...) e, por isso, seguem a mesma regra anterior.
4ª Regra:
5ª Regra:
“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são conside-
rados (ver também regra nº 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do”
Marilena Leite Paes
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6ª Regra:
“Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho
são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética.
Exemplo:
Antonio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antonio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique”
Marilena Leite Paes
Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja, casos
em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica que herdou
o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece alguém com
um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco deve ir para o iní-
cio acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos apresentados. Isso
acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada pelo sobrenome anterior,
e não pelo sobrenome de parentesco (não existe senhor Júnior, e sim senhor Mo-
reira Júnior, por exemplo).
O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser considerado
quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome “Viana Neto, Henrique”,
após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique, pulando o sobrenome
de parentesco Neto, que deve ser ignorado na alfabetação. Ele só será considerado
em casos em que o nome completo é rigorosamente igual, como destaca Marilena
Leite Paes:
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7ª Regra:
“Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)”
Marilena Leite Paes
Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se referin-
Uma questão muito comum, como você verá na coletânea ao final desta aula, é
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8ª Regra:
“Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
espanhóis e orientais (ver regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge”
Marilena Leite Paes
Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma regra
geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções, e essas
exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida do candi-
9ª Regra:
“As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum
é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra
maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon”
Marilena Leite Paes
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escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do último
Di Rossi...), holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses (O’Brian,
Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e,
10ª Regra:
“Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome de família do pai.
Exemplo:
Jose de Oviedo Y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel
Oviedo Y Baños, Jose de
Pina de Mello, Francisco de”
Marilena Leite Paes
A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para qualquer
país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os nomes são or-
denados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como manda a regra geral.
Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome paterno vem antes do
materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo penúltimo sobrenome, que
representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti é conhecido como Messi, Die-
go Armando Maradona Franco é conhecido como Maradona, e assim por diante.
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11ª Regra:
“Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apre-
sentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Li Yutang”
Marilena Leite Paes
No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não devem
pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No caso de Mao Tsé
Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o que significa que o
nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado alfabeticamente.
12ª Regra:
“Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser trans-
critos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os
artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)”
Marilena Leite Paes
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Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para o final e
colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa ser feita ne-
nhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se apresenta. Você
observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que faz com que surjam
13ª Regra:
Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para o fi-
nal, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária qualquer
alteração.
Qualquer questão sobre ordenação alfabética deve ser resolvida utilizando-se as re-
gras de alfabetação, mesmo que a questão não coloque essa informação no enun-
ciado. É um assunto bastante frequente nas provas e que leva muitos candidatos a
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procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado
cionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes sugere algumas
regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por esse método, e essas
Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que simples-
mente a ordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das cidades.
O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser destacado entre
parênteses.
“Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em pri-
meiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
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Exemplo:
Pasta do estado do Amazonas
Manaus
Itacoatiara
Pasta do estado do Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Campos
Pasta do estado de São Paulo
São Paulo
Lorena
Nesse caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos
nomes dos estados”.
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que os es-
tados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio
o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada
Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a mesma regra
aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados alfabeticamente (no
exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Por-
capital.
O mais comum, nos casos de questões práticas que sugerem a ordenação de locais,
nação por país é quase inexistente, como você poderá confirmar na coletânea de
“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade
é adotada em quase todas as repartições públicas”.
Marilena Leite Paes
97-26-89
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mente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.
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Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a respeito da
“O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende
da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das ativi-
dades institucionais”.
Marilena Leite Paes
sunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que elas
arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas formas dife-
único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em diversos níveis hierar-
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Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como seria
a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assun-
tos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os assuntos são dis-
tribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas
em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo nível de ordenação,
e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem
alfabética.
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Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo prático.
FINANÇAS
Empréstimos
Financiamentos
Bancários
Rurais
PESSOAL
Aposentadoria
Diárias
Férias
Licenças
Maternidade
Paternidade
Transferências
SAÚDE
Cirurgias
Exames
Exames de sangue
Exames de urina
Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierar-
pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza esse mesmo es-
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quema para ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem esse
nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área e, em cada
que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é
tão complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita por
1. PORTUGUÊS
1.2. Gramática
1.2.1.1. Substantivo
1.2.1.2. Adjetivo
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1.2.1.3. Verbo
1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
2.1. Hardware
2.2. Software
3. ARQUIVOLOGIA
método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são ordenados de
forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus res-
pectivos códigos.
Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do
1.1. Cadastro
1.1.1. Admissão
1.1.2. Férias
1.1.3. Diárias
1.2. Treinamento
1.2.1. Estágios
1.2.2. Cursos
2. FINANÇAS
2.1. Empréstimos
2.1.1. Rurais
2.1.2. Bancários
2.2. Financiamentos
2.2.1. Imobiliários
2.2.2. Comerciais
3. INFORMÁTICA
3.1. Redes
3.2. Sistemas
paração por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o proto-
colo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo,
todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal,
documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que
pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser
área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível
É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas
0 a 9:
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0 – Generalidades
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Classe vaga
9 – Geografia. História
níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um
algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter
infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções.
Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo
10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada
três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter
Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem seu código
são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar nos locais corre-
2.1.1.4 Infanticídio
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que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto no
método decimal, em que cada nível será representado por apenas um código (de 0
tuições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser aplicado
com eficiência.
Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois siste-
vamos à explicação.
Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar
local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético,
Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os mé-
todos indiretos.
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informação.
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isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você busque
a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T, de Tavares, e
vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você vai diretamente
ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a pasta. Fácil, não?
códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o
título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas provavelmente não
sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca. Para que o usuário bus-
qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor ou do livro e o sistema informará o
código em que ele está arquivado. É, portanto, uma busca indireta, pois exige que
Analise, por exemplo, sua agenda telefônica. Provavelmente você não sabe de cor
o número de todos os seus contatos (ou sabe?). É necessário, portanto, que você
mantenha um índice (que é a sua agenda) para que você, após consultar esse ín-
sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se
Esse índice pode ser tanto informatizado, que é o mais comum hoje em dia,
como pode ser manual, por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais
ce, e quando o sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento.
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–– Inspeção;
–– Estudo;
–– Classificação;
–– Codificação;
–– Ordenação;
Inspeção
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mes-
mos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do
último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”
chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arqui-
vo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando
Estudo
“Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe de-
verá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem
feitas referências cruzadas.”
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interessado, origem... É isso que a autora chama de “entrada”. Quando esta etapa
já tiver sido realizada no protocolo, que é o correto, o serviço do arquivo fica bas-
tante facilitado.
Classificação
documentos corretamente. Não é à toa que, para essa atividade, podemos utilizar
Codificação
por código), cor (se a ordenação é feita por cores), ou o nome em que ele será ar-
quivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair
Ordenação
dem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada (por nome, por
assunto, por data...). Essa ordenação dos documentos antes de serem arquivados
vados na mesma pasta antes de levá-los para guarda, evitando assim voltar várias
o arquivamento propriamente dito. Deve ser feito com bastante cuidado, a fim de
que o documento não seja guardado em local errado, o que inviabilizará sua loca-
lização posterior.
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outra, o que acaba por dificultar a vida do candidato. Não é a parte mais cobrada
aparecem com muito mais frequência em provas de concurso, mas é bom estar
Segundo Marilena Leite Paes, a escolha do método a ser utilizado deve levar em
Alfabético
2017
Cespe-UnB
ESAF
FCC
Anatel
DPF
STJ
1
2
Questões que afirmarem que o arquivo deve ser organizado por um único méto-
do ou que determinado método é sempre melhor que os demais estão incorretas.
Cada empresa deve criar a metodologia de arquivamento que atenda as suas ne-
cessidades.
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utilizarmos o termo arranjo, mas ambos são sinônimos, se considerarmos seu sig-
nificado.
Se você analisar, por exemplo, como os anúncios são ordenados nos classifica-
Cada tipo de anúncio é ordenado de acordo com a forma como o usuário irá pro-
curá-lo. Por exemplo: imóveis são separados por tipo de imóvel (casas, aparta-
mentos…), o que poderíamos entender como mais uma classificação por assunto.
ples).
Os veículos, por sua vez, são separados por tipo de veículo (carros, motos, ca-
minhões), o que seria o método ideográfico. Os carros são organizados por monta-
montadora os veículos são ordenados por modelo, mais uma vez em ordem alfa-
bética, e dentro do modelo são ordenados por ano, o que seria o método numérico
cronológico.
Percebeu como os métodos aqui estudados estão presentes no seu dia a dia?
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QUESTÕES DE CONCURSO
Arquivamento Horizontal/Vertical
grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados hori-
zontalmente.
Material de Acondicionamento
suspensas.
padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.
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antioxidante.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método Alfabético
vo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso carac-
numérica.
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Método Variadex
documentos.
Regras de Alfabetação
exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho,
Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.
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grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último so-
pois o prenome. O nome João Silva, por exemplo, deve ser referido como Silva, João.
cas com sobrenomes iguais, a primeira pessoa que deve ser referida é a que apre-
formados com as palavras Santa, Santo ou São não devem ser separados. O nome
Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge, Antônio.
de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar
Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
Pedro Álvares Cabral estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad fo-
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os artigos e preposições não devem ser considerados
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa Pau-
sobrenome.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que a ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da
estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que o nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado
corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi consi-
derada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem
ser considerados.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
acima, podemos afirmar que a ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está
errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobre-
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que nomes de empresas e instituições devem ser transcritos
tado corretamente.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que o nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente,
pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido
como parte integrante do último sobrenome, mas não deve ser considerado na or-
denação alfabética.
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exige a aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é
tação. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresen-
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
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b) Almeida, José de
Andrade, Ronaldo d’
Souto, Arnaldo de
Antonio Silva
José Sousa
B. dos Santos
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Santos, B. dos
Silva, Antonio
Sousa, José
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co, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
tos tem como base as regras de alfabetação para disposição dos nomes.
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Ramalho, J. Pedro
56. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de pa-
lavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
regras de alfabetação.
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regras de alfabetação.
regras de alfabetação.
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Ferreira, André
Muller, Paul
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gras de alfabetação:
gras de alfabetação:
Villa-Lobos, Henrique
Colombo, Cristóvão
Ferreira, J.
Ferreira, José
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e) IV e V
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Andrade, Sibelius de
alfabetação. Assinale a opção que, a partir dos nomes dados, apresenta proposta
incorreta de arquivamento.
a) Nomes:
Arquivamento:
b) Nomes:
João Barbosa
Paulo Santos
Arquivamento:
Barbosa, João
Santos, Paulo
c) Nomes:
Marilda Teixeira
Aníbal Teixeira
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Arquivamento:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
d) Nomes:
Jonas Vieira
J. Vieira
Arquivamento:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
e) Nomes:
Pedro de Almeida
Lúcia da Câmara
Arquivamento:
Almeida, Pedro de
Câmara, Lúcia da
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quivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo
e) Muller, Paul
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
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pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
nome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
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Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.
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pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
Nos locais em que aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação
será na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada terá preferên-
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
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Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, An-
tônio Almeida.
o, de, d’, da, do, e, um, uma, são considerados para a ordenação.
tesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome.
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a) II – I – III – V – VI – IV
b) II – VI – IV – V – I – III
c) VI – II – IV – I – V – III
d) VI – IV – II – V – III – I
e) II –IV – VI – V – III – I
presas e instituições:
I – EMBRATEL
II – A COLEGIAL
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Método Geográfico
setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situa-
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de ca-
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PARANÁ: Curitiba/Londrina/Paranaguá
ração, as capitais são ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas
vem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo país, em ordem alfabética. Dentro de
cada país, primeiro virá a capital. As pastas das demais cidades serão alfabetadas
documento é a procedência.
uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classificação das
pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades, havendo des-
taque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta será a primeira.
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Métodos Numéricos
ples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.
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cos de arquivamento.
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Método Ideográfico
organização.
a) numérico–cronológico
b) alfabético
c) ideográfico
d) variadex
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e) dígito-terminal
dos evidentes.
deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se
método deve ser utilizado combinado com o alfabético, que serve para ordenar os
temas elencados.
em três grupos de dois dígitos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, for-
mando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.
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cronológico.
organizacionais.
forem pequenos.
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pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos
údo informativo.
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zada para se permitir a organização desses documentos e seu acesso rápido quan-
classificação.
sificação.
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temporalidade.
específico para ser realizada nos arquivos, que é denominado plano de destinação.
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o arquivo intermediário.
crescente.
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mérico ideográfico.
mitada de subdivisões.
Métodos Diretos/Indiretos
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auxiliar.
vamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o
documento.
reto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde
se acha guardado.
mento indireto.
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tema semidireto.
des sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.
indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arqui-
informações.
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Guia-Fora
consiste em
Etapas do Arquivamento
ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto
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documentos arquivados.
dos documentos.
dade de classificação.
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terminada ordem, que pode ser, entre outras, alfabética, cronológica ou geográfica,
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cada documento.
de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classifica-
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recebidas.
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mentos de arquivo.
documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é suficiente para se
do órgão público podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se
PESSOAL
CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/de Gonçalves até Lima/de Miranda até Oliveira
VEÍCULOS
MATERIAL PERMANENTE
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Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquiva-
mento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos
dem alfabética.
de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres
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que necessitem consultá-lo façam com facilidade e agilidade. Existem várias alter-
a) alfabética
b) imediata
c) por assunto
d) por data
guir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arqui-
FILIAIS
– Centro-Oeste
– Nordeste
– Norte
– São Paulo
– de A até J
– de K até M
– de N até Z
FORNECEDORES
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– Equipamentos de Escritório
– Matéria-prima
– Máquinas de grande porte
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necessário que haja flexibilidade para permitir a expansão do arquivo frente às pro-
seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas
nológico.
VEÍCULOS
– Goiás
– Minas Gerais
– São Paulo/Capital
– São Paulo/Interior
PAGAMENTOS
– antes de 1980
– de 1981 a 1985
– de 1986 a 1989
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
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rico–cronológico.
de arquivamento único.
Arranjo (Classificação)/Arquivamento
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a) descarte
b) retenção
c) arquivamento
d) avaliação
e) classificação
rios devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
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GABARITO
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GABARITO COMENTADO
Arquivamento Horizontal/Vertical
grandes formatos, como mapas plantas e cartazes, devem ser armazenados hori-
zontalmente.
Certo.
Errado.
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Errado.
A opção pelas pastas nos arquivos correntes é visando facilitar seu manuseio (ar-
Material de Acondicionamento
Errado.
suspensas.
Certo.
padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
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Certo.
documentos.
Errado.
A dica é válida para o arquivo intermediário, e não para o arquivo corrente (em-
bora as caixas devam ser de papelão, e não de plástico). Nos arquivos correntes,
Errado.
antioxidante.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Errado.
Documentos cartográficos (mapas e plantas) devem ser arquivados em pastas de
grandes dimensões e de forma horizontal.
Certo.
Armazenamento é a etapa que consiste em guardar os documentos nos mobiliários
ou locais em que serão arquivados.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de arquivamento.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de arquivamento.
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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método Alfabético
Errado.
Certo.
vo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso carac-
Errado.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
Prof. Élvis Miranda
Errado.
cia numérica.
Errado.
Certo.
Certo.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Método Variadex
Certo.
cumentos.
documentos.
Certo.
arquivos.
Regras de Alfabetação
exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Errado.
Devem ser deslocados para o final entre parênteses. No caso apresentado, Profes-
sor Roberto de Jesus deve ser organizado como Jesus, Roberto de (Professor).
Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho,
Certo.
nomes de parentesco.
Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como: “Azul, Roberto Monte”.
Certo.
Roberto Monte Azul deve ser arquivado como: Monte Azul, Roberto.
grau de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último so-
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Certo.
O item apresenta corretamente a regra de alfabetação, que trata dos sobrenomes
de parentesco.
Certo.
O item apresenta corretamente o arquivamento do nome apresentado.
Errado.
No caso de sobrenomes iguais, deve-se analisar a ordem alfabética do prenome.
Certo.
O item apresenta corretamente a regra de alfabetação, que trata dos nomes de Santos.
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Errado.
de Física Quântica, o número romano deve ser colocado por extenso e assim entrar
Errado.
Para alfabetar o nome “II Conferência de Física Quântica”, o número romano deve
Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria José.
Errado.
O nome Maria José da Silva deve ser arquivado da seguinte forma: Silva, Maria
José da.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os nomes de Mário de Andrade e Pedro Álvares Cabral
estão na ordem de alfabetação correta, pois, nos nomes de pessoas físicas, deve-se
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Certo.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
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Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud Ahmadinejad fo-
Errado.
te, pois nomes orientais e árabes devem ser ordenados como se apresentam, de
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
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Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que os artigos e preposições não devem ser considerados
Certo.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
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Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
acima, podemos afirmar que os nomes de Camilo Castelo Branco e Gabriel Santa
último sobrenome.
Errado.
Santa Paula devem ser grafados: Castelo Branco, Camilo e Santa Paula, Gabriel.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
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Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
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Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que a ordenação dos nomes da Fundação Getúlio Vargas e da
estrangeira The Lybrary of Congress está correta, pois foram transcritos como se
Certo.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
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Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
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Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que o nome Johann Wolfgang von Goethe está ordenado
corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado erroneamente, pois foi consi-
derada a partícula, quando a regra esclarece que artigos e preposições não devem
ser considerados.
Errado.
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alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
acima, podemos afirmar que a ordenação do nome Carmem Herrera Cortez está
errada, pois foi realizada com base no penúltimo sobrenome e não no último sobre-
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Errado.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
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Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que nomes de empresas e instituições devem ser transcritos
tado corretamente.
Errado.
ser transcritos como se apresentam, mas, se possuírem artigo no início, este deve
ser deslocado para o final entre parênteses. No caso em questão, A Barateira Ltda.
alfabético. Ao usar a ordem alfabética para nomes é preciso seguir regras. Nesse
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mário de
Du Pont, Jean
Li Cheng Tsai
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Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Acerca do método alfabético, das regras de alfabetação para nomes e da lista aci-
ma, podemos afirmar que o nome Jorge Maciel Neto está ordenado erradamente,
pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e, portanto, deve ser entendido
como parte integrante do último sobrenome, mas não deve ser considerado na or-
denação alfabética.
Certo.
O nome Jorge Maciel Neto realmente foi grafado erradamente. De acordo com as
regras, ele deve ser ordenado da seguinte forma: Maciel Neto, Jorge.
exige a aplicação das regras de alfabetação. Em cada uma das opções a seguir é
tação. Quanto ao correto emprego das regras de alfabetação nos nomes apresen-
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Letra b.
O item “c” apresenta o nome Paulo de Almeida organizado de forma correta (Al-
meida, Paulo de), seguindo as regras de alfabetação. Nos demais itens, a organi-
Certo.
Torres, Alisson
Torres, A.
Torres, Beatriz
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Errado.
Torres, A
Torres, Alisson
Torres, Beatriz
Errado.
betação. Sobrenomes com as partículas “São”, “Santo” ou “Santa” não devem ser
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b) Almeida, José de
Andrade, Ronaldo d’
Souto, Arnaldo de
Letra b.
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Errado.
brenome.
Certo.
parênteses.
Antonio Silva
José Sousa
B. dos Santos
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Santos, B. dos
Silva, Antonio
Sousa, José
Certo.
Certo.
separam.
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Certo.
No caso de sobrenomes iguais, a organização é feita pelo prenome.
Certo.
O item apresenta corretamente a primeira regra de alfabetação.
Errado.
Sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante
do último sobrenome, mas não são considerados na alfabetação.
Certo.
Ao se organizar documentos em ordem alfabética, devem ser consideradas as re-
gras de alfabetação.
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Ramalho, J. Pedro
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Letra d.
as regras de alfabetação.
Errado.
56. (CESPE–UNB/STJ/2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de pa-
lavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
Errado.
Monteiro
Montenegro
Morro Alegre
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Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
regras de alfabetação.
Certo.
de alfabetação.
regras de alfabetação.
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Errado.
regras de alfabetação.
Errado.
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Certo.
de alfabetação.
Ferreira, André
Muller, Paul
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Letra b.
Apenas o item “I” está corretamente ordenado. Nos demais itens, a ordem correta
seria:
Almeida, Pedro de
Muller, Paul
a sequência a seguir:
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Certo.
Certo.
Certo.
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Errado.
Na verdade, Carlos São Paulo deve ser arquivado como São Paulo, Carlos.
Certo.
As preposições não são consideradas. Portanto, Ricardo d´Ávila deve ser arquivado
gras de alfabetação:
Lima, Paulo
Certo.
alfabetação.
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gras de alfabetação:
Errado.
seria:
gras de alfabetação:
Villa-Lobos, Henrique
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Certo.
alfabetação.
itens a seguir.
Colombo, Cristóvão
Ferreira, J.
Ferreira, José
Gonçalves, Hamilton
Magalhães, Gilberto
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a) I e III.
b) I e V.
c) II e III.
d) II e IV.
e) IV e V
Letra d.
Colombo, Cristóvão
Ferreira, J.
Ferreira, José
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Errado.
seria:
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Errado.
seria:
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Certo.
alfabetação.
sequência abaixo.
Andrade, Sibelius de
Errado.
seria:
Andrade, Sibelius de
alfabetação. Assinale a opção que, a partir dos nomes dados, apresenta proposta
incorreta de arquivamento.
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a) Nomes:
Arquivamento:
b) Nomes:
João Barbosa
Paulo Santos
Arquivamento:
Barbosa, João
Santos, Paulo
c) Nomes:
Marilda Teixeira
Aníbal Teixeira
Arquivamento:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
d) Nomes:
Jonas Vieira
J. Vieira
Arquivamento:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
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e) Nomes:
Pedro de Almeida
Lúcia da Câmara
Arquivamento:
Almeida, Pedro de
Câmara, Lúcia da
Letra a.
seria:
Certo.
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Errado.
seria:
Errado.
quivamento alfabético e fará uso das regras de alfabetação. Assinale a opção cujo
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e) Muller, Paul
Errado.
nomes seria:
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
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Errado.
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
nome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa
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Errado.
A ordenação correta dos nomes apresentados seria:
Villa-Lobos, João
Villa-Lobos, Otávio
Certo.
Artigos e preposições não são considerados na ordenação alfabética. Portanto, os
nomes apresentados seriam organizados da seguinte forma:
Almeida, Juvenal de
Câmara, Marcelo da
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pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.
Certo.
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
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Nos locais em que aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação
será na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada terá preferên-
Certo.
iguais.
pelo método básico alfabético. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas têm
sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lobos. Havia também três pessoas
com sobrenome Santos, José dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mes-
Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Baños
Na situação descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, An-
tônio Almeida.
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Errado.
Certo.
Certo.
pelo prenome.
Certo.
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o, de, d’, da, do, e, um, uma, são considerados para a ordenação.
Errado.
De acordo com a quinta regra de alfabetação, artigos e preposições não são consi-
tesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do
último sobrenome.
Errado.
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a) II – I – III – V – VI – IV
b) II – VI – IV – V – I – III
c) VI – II – IV – I – V – III
d) VI – IV – II – V – III – I
e) II –IV – VI – V – III – I
Letra b.
Baily, Washington
Vianna, Henrique
presas e instituições:
I – EMBRATEL
II – A COLEGIAL
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Letra d.
COLEGIAL (A)
EMBRATEL
Método Geográfico
Certo.
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Errado.
não estado, a capital deve ser ordenada alfabeticamente como qualquer outra ci-
setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situa-
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
Letra c.
cumento.
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Errado.
aplicações muito específicas, uma vez que está embasado na identificação de ca-
Errado.
Errado.
procedência do documento.
PARANÁ: Curitiba/Londrina/Paranaguá
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Certo.
ração, as capitais são ordenadas alfabeticamente como qualquer outra cidade, mas
Errado.
Na ordenação por estado, a capital deve ser alfabetada em primeiro lugar. Na or-
vem ser alfabetadas, em primeiro lugar, pelo país, em ordem alfabética. Dentro de
cada país, primeiro virá a capital. As pastas das demais cidades serão alfabetadas
Certo.
no método geográfico.
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documento é a procedência.
Certo.
cedência.
cada uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classifi-
cação das pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades,
havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta
será a primeira.
Errado.
A regra apresentada vale para o método geográfico, e não para o método alfabético.
Errado.
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Certo.
geográfico.
Errado.
Certo.
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Métodos Numéricos
ples, além da ordem numérica, considera a data em que o documento foi produzido.
Errado.
atribuído ao documento.
Errado.
variadex.
método numérico simples. Uma possível atribuição por esse método é apresentada
a seguir:
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Certo.
O item apresenta corretamente dados organizados, utilizando-se o método numé-
rico simples.
Errado.
O método apresentado é o numérico dígito-terminal, e não o numérico simples.
Errado.
O método numérico cronológico leva em consideração a data de entrada do docu-
mento, e não a procedência.
Errado.
O número apresentado foi organizado pelo método numérico dígito-terminal, e não
pelo numérico simples.
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Certo.
Errado.
cos de arquivamento.
Certo.
dígito-terminal.
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Errado.
O método dígito-terminal apresenta como vantagem maior agilidade na recupera-
ção da informação, uma vez que trabalha apenas com os dois últimos algarismos.
Certo.
O método numérico simples é subdividido nos métodos simples, cronológico e
dígito-terminal.
Errado.
O método numérico simples é subdividido nos métodos simples, cronológico e
dígito-terminal.
Certo.
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Método Ideográfico
organização.
Errado.
O método de arquivamento por assunto pode ser aplicado a qualquer área da ins-
dades–meio da organização.
Certo.
Organizar documentos por assunto exige a leitura deles e sua interpretação, o que
a) numérico-cronológico
b) alfabético
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c) ideográfico
d) variadex
e) dígito-terminal
Letra c.
dos evidentes.
Errado.
Certo.
terpretar cada documento a ser organizado, a fim de identificar seu assunto, o que
deve, pela sua característica, ser aplicado exclusivamente aos documentos que se
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Errado.
Certo.
método deve ser utilizado combinado com o alfabético, que serve para ordenar os
temas elencados.
Errado.
numérico.
em três grupos de dois dígitos cada um, que são lidos da direita para a esquerda, for-
mando pares. Nesse caso, o arquivamento é feito considerando um grupo de cada vez.
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Errado.
ideográfico.
Errado.
nológico.
Errado.
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Errado.
e não o dígito-terminal.
organizacionais.
Certo.
organizando.
Certo.
assunto.
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Certo.
assunto.
forem pequenos.
Certo.
Errado.
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Certo.
Diárias
Férias
Transferências
pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos
Errado.
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Errado.
Errado.
údo informativo.
Certo.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Certo.
zada para se permitir a organização desses documentos e seu acesso rápido quan-
Errado.
classificação.
Errado.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Errado.
documentos.
classificação.
Certo.
Certo.
documentos.
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Errado.
documentos.
Errado.
ralidade.
temporalidade.
Errado.
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Errado.
Errado.
Certo.
ser elaborado com base nas funções e atividades desenvolvidas no órgão de onde
se originam.
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Errado.
A classificação dos documentos é feita pelo assunto dos documentos, e não pela
sua espécie documental.
Errado.
A classificação de documentos é realizada utilizando-se o plano de classificação.
Certo.
O item apresenta corretamente a metodologia utilizada na criação de um plano de
classificação, em que os assuntos são dispostos hierarquicamente.
Errado.
A classificação de documentos de acordo com o Código Decimal Universal é utiliza-
da nas bibliotecas, e não se aplica aos arquivos. Nos arquivos, cada instituição deve
criar a sua própria codificação de acordo com as atividades realizadas no órgão.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
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o arquivo intermediário.
Errado.
Os documentos podem ser codificados e organizados por este código desde sua
Certo.
crescente.
Errado.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
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Errado.
O item apresenta um arquivo organizado por espécies documentais e não pelo mé-
Errado.
Certo.
classes.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
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mérico ideográfico.
Certo.
tos numericamente.
Certo.
classes.
Certo.
classes.
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Errado.
O método duplex apresenta como vantagem a possibilidade de se criar inúmeras
classes. É o método decimal que limita o número de classes a 10.
Errado.
O método decimal é limitado a 10 classes.
Errado.
O método decimal é limitado a 10 classes.
Métodos Diretos/Indiretos
Certo.
Por dispensar o uso de índice para localizar os documentos, os métodos do sistema
direto facilitam a operação de arquivamento dos documentos.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Errado.
mento auxiliar.
Certo.
quivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar
o documento.
Errado.
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Certo.
ser considerada uma desvantagem o fato de que, estando o índice indisponível, não
reto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde
se acha guardado.
Errado.
Errado.
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Errado.
mento indireto.
Certo.
Errado.
Métodos diretos são aqueles que não exigem a consulta de um índice para se recu-
tema semidireto.
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Errado.
des sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.
Certo.
indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arqui-
Errado.
Errado.
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Certo.
Decimal e duplex, uma vez que organizam por número, são considerados métodos
indiretos de arquivamento.
Certo.
informações.
Errado.
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Errado.
Guia–Fora
Certo.
consiste em
Letra c.
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Certo.
arquivo.
Etapas do Arquivamento
ordená-lo, ou seja, determinar a posição em que esse documento vai ser disposto
Certo.
Quando do seu arquivamento, o documento deve ser classificado (separado por assun-
to), e depois ordenado, ou seja, disposto de forma lógica (em ordem alfabética, nu-
mérica ou geográfica, por exemplo), de forma que possa ser localizado com facilidade.
documentos arquivados.
Certo.
organizados no arquivo.
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dos documentos.
Certo.
é posterior à classificação.
dade de classificação.
Certo.
Errado.
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Certo.
Errado.
Errado.
em sua respectiva pasta, caixa ou estante, por exemplo) são atividades físicas.
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Errado.
Errado.
arquivamento.
terminada ordem, que pode ser, entre outras, alfabética, cronológica ou geográfica,
Certo.
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Certo.
O item apresenta corretamente o conceito de classificação de documentos.
Certo.
O item apresenta corretamente a definição de inspeção.
Errado.
A ordenação é que consiste na colocação do documento em uma ordem estabele-
cida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
Certo.
O item apresenta corretamente o conceito do procedimento denominado estudo.
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Certo.
cação.
Errado.
codificação.
Errado.
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cada documento.
Certo.
vamento.
Certo.
de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classifica-
Certo.
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Certo.
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Certo.
Certo.
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Errado.
Errado.
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a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
Prof. Élvis Miranda
Errado.
Errado.
O método mais eficaz depende do arquivo a ser organizado. Não podemos afirmar
que a organização por número é a mais eficiente sem analisar o arquivo a ser
organizado.
Certo.
Escolher o método adequado de acordo com o arquivo a ser organizado tem influ-
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Arquivamento e Ordenação de Documentos
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Certo.
tos em ordem.
recebidas.
Errado.
Ofícios e memorandos devem ser organizados por assunto, a fim de facilitar a re-
Certo.
organizada.
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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mentos de arquivo.
Certo.
documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é suficiente para se
Errado.
Além da análise dos documentos, para a determinação dos métodos a serem ado-
do órgão público podem ser ordenados de várias maneiras; entre elas, destacam-se
Errado.
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Certo.
mentação.
Certo.
simultaneamente.
PESSOAL
CEILÂNDIA: de Abraão até Fagundes/de Gonçalves até Lima/de Miranda até Olivei-
ra
VEÍCULOS
MATERIAL PERMANENTE
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Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquiva-
mento utilizado foi o método por assunto, tendo sido empregados, como métodos
Certo.
Errado.
dem alfabética.
Errado.
necessidade da instituição.
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Errado.
Certo.
de trabalho de uma empresa deve ser organizada de acordo com seus caracteres
Errado.
namento do órgão.
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Errado.
A organização dos documentos deverá ser feita da forma que melhor atenda às
necessidades do órgão.
Errado.
que necessitem consultá-lo façam com facilidade e agilidade. Existem várias alter-
(a) alfabética
(b) imediata
Letra b.
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guir, é correto afirmar que o principal critério utilizado para tal fim foi o de arqui-
FILIAIS
– Centro–Oeste
– Nordeste
– Norte
– São Paulo
– de A até J
– de K até M
– de N até Z
FORNECEDORES
– Equipamentos de Escritório
– Matéria–prima
Certo.
ros e são sempre mais eficientes que os outros métodos. Os principais são: o nu-
dígito-terminal.
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Errado.
temático tem por eixo os assuntos presentes nos documentos, por isso também
Certo.
Tanto o método geográfico como o método ideográfico podem ser combinados com
o método alfabético.
cada pasta, caixa, gaveta ou outra embalagem que for utilizada. Para isso, ele deve
Certo.
nos arquivos.
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Certo.
da instituição em questão.
sui uma relação direta com as atividades funcionais da organização a que se desti-
Certo.
necessário que haja flexibilidade para permitir a expansão do arquivo frente às pro-
Certo.
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seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas
nológico.
VEÍCULOS
– Goiás
– Minas Gerais
– São Paulo/Capital
– São Paulo/Interior
PAGAMENTOS
– antes de 1980
– de 1981 a 1985
– de 1986 a 1989
Certo.
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Errado.
Nos arquivos correntes, o método a ser adotado dependerá dos documentos a se-
rem organizados.
rico–cronológico.
Certo.
arquivos.
Certo.
Errado.
da instituição em questão.
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de arquivamento único.
Errado.
O arquivo pode adotar quantos métodos forem necessários, de forma a melhor or-
Errado.
O arquivo pode adotar quantos métodos forem necessários, de forma a melhor or-
Arranjo (Classificação)/Arquivamento
Errado.
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(a) descarte
(b) retenção
(c) arquivamento
(d) avaliação
(e) classificação
Letra e.
Certo.
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Errado.
Errado.
rios devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Certo.
cumentos devem conservar a classificação que lhes foi dada nos setores de trabalho.
Errado.
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Errado.
cumentos devem conservar a classificação que lhes foi dada nos setores de trabalho.
Certo.
Certo.
Cada instituição deve desenvolver o seu plano de classificação, que permitirá defi-
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Certo.
Cada instituição deve desenvolver o seu plano de classificação, que permitirá defi-
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