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Manual de Almoxarifado PDF
Manual de Almoxarifado PDF
MANUAL DO
ALMOXARIFADO
Novembro/2015
Ministério da Educação
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica
Instituto Federal do Norte de Minas Gerais - Reitoria
Presidenta da República
DILMA VANA ROUSSEFF
Ministro da Educação
ALOIZIO MERCADANTE
Secretário de Educação Profissional e Tecnológica
MARCELO MACHADO FERES
Reitor
PROF. JOSÉ RICARDO MARTINS DA SILVA
Pró-Reitor de Administração
PROF. EDMILSON TADEU CASSANI
Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional
PROF. ALISSON MAGALHAES CASTRO
Pró-Reitora de Ensino
PROFA. ANA ALVES NETA
Pró-Reitor de Extensão
PROF. PAULO CÉSAR PINHEIRO DE AZEVEDO
Pró-Reitor de Pesquisa e Inovação
PROF. ROGÉRIO MENDES MURTA
Diretor de Gestão de Pessoas
PROF. RAFAEL FARIAS GONÇALVES
Diretor de Educação a Distância
PROF. ANTÔNIO CARLOS SOARES MARTINS
Diretor-Geral – Campus ALMENARA
PROF. JOAN BRALIO MENDES PEREIRA LIMA
Diretor-Geral – Campus ARAÇUAI
PROF. AÉCIO DE OLIVEIRA MIRANDA
Diretor-Geral – Campus ARINOS
PROF. ELIAS RODRIGUES DE OLIVEIRA FILHO
Diretor-Geral – Campus DIAMANTINA
PROF. JÚNIO JÁBER
Diretor-Geral – Campus Avançado JANAÚBA
PROF. FERNANDO BARRETO RODRIGUES
Diretor-Geral – Campus JANUÁRIA
PROF. CLÁUDIO ROBERTO FERREIRA MONT'ALVÃO
Diretor-Geral – Campus MONTES CLAROS
PROF. NELSON LICÍNIO CAMPOS DE OLIVEIRA
Diretor-Geral – Campus PIRAPORA
PROF. JÚLIO CÉSAR PEREIRA BRAGA
Diretor-Geral – Campus Avançado PORTEIRINHA
PROF. TARSO GUILHERME MACEDO PIRES
Diretora-Geral – Campus SALINAS
PROFA. MARIA ARACI MAGALHÃES
Diretor-Geral – Campus TEÓFILO OTONI
PROF. RENILDO ISMAEL FELIX DA COSTA
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO 3
2.1. Recebimento 5
2.2. Armazenagem 7
2.3. Distribuição 7
3. LEGISLAÇÃO 8
4. ALMOXARIFADO DO IFNMG 9
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS 18
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 19
ANEXOS 20
1. INTRODUÇÃO
Desse modo, o presente manual tem por escopo estabelecer procedimentos padronizados e
ações de controle interno que possibilitem alcançar a eficiência desejada no desenvolvimento dos
serviços prestados pelo Almoxarifado, mediante orientação, informações e técnicas modernas que
possam enriquecer e atualizar essa gestão com as desejáveis condições de operacionalidade.
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Pode-se, atualmente, definir Almoxarifado como local destinado à fiel guarda e conservação
de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza. Tem a função de destinar espaços
onde cada item permanecerá, aguardando a necessidade de uso. Sua localização, equipamentos e
disposição interna ficam condicionados à política geral de estoques da empresa.
O responsável pelo Almoxarifado, denominado também como Almoxarife, deve possuir alto
grau de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.
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2.1 Recebimento
I. entrada de materiais;
II. conferência quantitativa;
III. conferência qualitativa;
IV. regularização.
I- Entrada de Materiais
A recepção dos veículos transportadores representa o início do processo de recebimento, que
tem como objetivos:
• a recepção dos veículos transportadores;
• a triagem da documentação suporte para o recebimento;
• constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, foi autorizada;
• constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
• constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
• cadastramento no sistema das informações referentes às compras autorizadas.
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Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao
Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a
conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de
compra.
IV- Regularização
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento e pela confirmação da conferência
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeção técnica e pela
confrontação das quantidades conferidas e faturadas. O processo de regularização poderá dar
origem a uma das seguintes situações:
• liberação de pagamento ao fornecedor;
• liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
• devolução de material ao fornecedor;
• reclamação de falta ao fornecedor;
• entrada do material no estoque.
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2.2. Armazenagem
Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo
como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, devem-se analisar, em
conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais
conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais.
2.3 Distribuição
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3. LEGISLAÇÃO
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4. ALMOXARIFADO DO IFNMG/REITORIA
A aceitação consiste na operação segundo a qual se declara que o material recebido satisfaz
às especificações contratadas.
Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou, ainda, apresentar
faltas ou defeitos, o encarregado pelo recebimento ou o almoxarife providenciará, junto ao
fornecedor a regularização da entrega.
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5. No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, deverá
escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: “Embalagem danificada sujeita à
conferência pelo solicitante e possível indenização”.
6. Depois de acompanhada e conferida toda a entrega do material, o recebedor deve escrever
ou carimbar no canhoto da Nota Fiscal: “Recebido ...... volumes sujeito à conferência”.
7. Finalizar o recebimento, assinando e carimbando o canhoto da Nota Fiscal.
Muitos materiais, cuja origem não tenha sido por meio de compra, são recebidos pelo
Almoxarifado, portanto, sem a existência de documentação específica. Nestes casos, atentar quanto
à natureza da operação, muitas vezes, caracterizada como “Simples Remessa”. Neste caso, deve-se
entrar em contato com o responsável pela aquisição.
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2. após a devida conferência do material, o almoxarife deve dar entrada do referido bem em sistema
informatizado próprio do IFNMG, atestar a Nota Fiscal e encaminhar a mesma para pagamento;
O primeiro registro de entrada de um material se faz por meio de protocolo, que será
utilizado também para conferência do material e envio da Nota Fiscal para pagamento. Neste
protocolo, são preenchidos os dados abaixo:
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de acordo com a Nota de Empenho. Após o lançamento, o almoxarife carimbará a Nota Fiscal,
dando seu acordo para pagamento e, por fim, envia ao setor competente. Em alguns casos, o
almoxarife pode constatar algumas divergências entre Nota Fiscal e a Nota de Empenho. Neste
caso, será necessário entrar em contato com o fornecedor, para proceder à correção das
irregularidades ora encontradas.
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O controle dos materiais em estoque no Almoxarifado é feito por meio de inventários, que
poderão ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os inventários consistem na
verificação dos materiais existentes, de acordo com os relatórios processados pelo sistema do
Almoxarifado.
Todos os trabalhos inerentes à Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma
comissão específica, composta de, no mínimo, 03 (três) pessoas diferentes das que trabalham no
Almoxarifado.
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5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este manual poderá sofrer alterações a qualquer momento, assim que verificadas
necessidades de melhoramento e aperfeiçoamento nos diversos sistemas que abrangem as atividades
desenvolvidas no Almoxarifado do IFNMG. Complementa esse Manual a Instrução Normativa nº.
205, de 08 de abril de 1988.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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ANEXOS
QUANTIDADE
ITEM DENOMINAÇÃO DO MATERIAL
UNID. PEDIDA FORNECIDA
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
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