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Como organizar as finanas

sem dor de cabea?


SEBRAE Como organizar as finanas sem dor de cabea? 2

APRESENTAO

Segundo pesquisa do Sebrae Nacional, os maiores erros de quem vai falncia a m administrao de suas finanas e
no ter controle sobre o fluxo de caixa da empresa. Isso porque, ao realizar o fluxo de caixa, o empreendedor adquire uma
viso mais precisa sobre o momento financeiro da empresa.

Qual o momento financeiro da sua empresa?


Sem planejamento financeiro e um acompanhamento contnuo, praticamente impossvel saber em qual momento a sua
empresa realmente est, tambm fica complicado realizar projees, analisar e at aplicar seus investimentos na rea e
momento certos.

E como isso se torna possvel?


Percebendo que administrar as finanas da empresa se tornou um grande desafio para o empreendedor catarinense que
no domina os conceitos da rea financeira, o Sebrae/SC produziu esse contedo exclusivo para mostrar que entender
sobre finanas no um bicho de sete cabeas. Pelo contrrio, se houver organizao e disciplina, tudo pode acontecer
de forma mais simples do que se imagina.

Ento vamos l! Voc ir conhecer mais sobre finanas a partir dos tpicos:

Ideia 1: Educao financeira


Ideia 2: Ferramentas de organizao financeira
Ideia 3: Demonstrativo financeiro
Ideia 4: Gesto com o uso de softwares

Esse e-book direcionado para um pblico amplo:

Potenciais empreendedores e empresrios;


Lderes e gestores, que podem colocar em prtica os ensinamentos apresentados aqui.

Faa uma boa leitura e aproveite nossas dicas!

#ConsulteoSebrae
Essa publicao foi feita para que voc entenda as principais ferramentas para controle financeiro
do seu negcio, seja ele um salo de beleza, marcenaria, horticultura ou um restaurante. Mas sem-
pre que bater aquela dvida em relao ao preenchimento da planilha ou do lanamento de um
imposto, lembre-se que o Sebrae est sempre de portas abertas para ajudar voc e o seu negcio.
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IDEIA 1:
EDUCAO FINANCEIRA

A educao financeira necessria para toda pessoa que deseja empreender no sinal verde. Em outras palavras, funda-
mental para quem espera apostar na ideia de negcio sem tropeos.

O que educao financeira?


A Organizao para a Cooperao e Desenvolvimento Econmico (OCDE) define que a Educao
Financeira um processo em que o indivduo faz escolhas conscientes e se mantm bem informado
a respeito da economia para elaborar a melhor forma de lidar com seu dinheiro.

Investir em educao financeira ajuda voc a ter o controle do prprio dinheiro, identificar as melhores opes para suas
necessidades e, tambm, a ter um futuro tranquilo e seguro para sua empresa e sua famlia. conhecimento para vida toda!

Educar-se financeiramente comea com o simples interesse em expandir seus conhecimentos sobre o assunto, entenden-
do que pratic-lo em seu dia a dia contribui para a organizao de suas finanas e para a projeo de um futuro seguro,
com as contas saudveis e em dia.

Lembrete
No misture suas contas pessoais com as contas da empresa, isso uma receita
para o desastre.

#DICASEBRAE
O Sebrae Santa Catarina ajuda voc no controle financeiro do seu negcio, basta acessar o Portal
de Atendimento aqui e conhecer as solues que orientam a sua gesto financeira.
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IDEIA 2:
FERRAMENTAS DE
ORGANIZAO FINANCEIRA

Finanas em dia nos mostram que os processos e projetos conduzidos pela empresa esto trazendo o retorno esperado.
Para realizar esse gerenciamento financeiro, de forma mais simplificada em sua gesto, h trs ferramentas de organi-
zao financeira que fazem toda a diferena no dia a dia: Controle de Vendas, Fluxo de Caixa e Contas a Receber e
Contas a Pagar.

Controle de Vendas
o mesmo que colocar o crescimento da sua empresa na ponta do lpis.

Atravs do controle de vendas, voc tem a oportunidade de tomar conhecimento de todas as questes que envolvem o
setor de vendas da sua empresa e os seus dependentes, tendo informaes que podem ser utilizadas para identificar o que
est sendo feito de errado e o que pode ser planejado e colocado em prtica para corrigi-lo e otimizar os seus processos.

O que Controle de Vendas?


um processo, dividido em etapas, o qual desempenha o papel de fiscalizar todas as tarefas que es-
to relacionadas s vendas que j foram ou podem vir a ser realizadas junto ao seu consumidor.

Na prtica
Voc pode comear com simples anotaes sobre cada venda realizada. Confira abaixo, uma planilha de vendas, que tem a
funo de informar todas vendas dirias com detalhes: nmero da venda, data, valor, nmero de itens e responsvel pela venda.

Planilha de Vendas
Ms: Outubro | Ano: 2016

Data Vendedor Cliente Produto Quantidade Valor Total Comisso


16/10 Joo Mario Tnis 1 R$80,00 R$4
17/10 Pedro Regina Sapatilha 3 R$300,00 R$15
18/10 Pedro Marcelo Camiseta time 2 R$400 R$20
19/10 Joo Marco Chuteira 1 R$160 R$8
20/10 Pedro Luiz Capacete 1 R$200 R$10
Totais - - - R$1.140,00 R$57,00
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Recomenda-se que essas anotaes sejam dirias e que a cada fim de ms um relatrio seja feito, destacando os resul-
tados obtidos, para traar diferentes estratgias, caso seja necessrio.

Com um relatrio bem feito a anlise, voc vai conseguir planejar o futuro da operao. Em uma loja de calados, vai con-
seguir analisar o perfil de consumo de calados que o seu pblico investe a cada estao; em uma lanchonete, vai saber
quais salgados so mais consumidos pela manh e quais seus clientes compram no fim da tarde e assim, vai controlar
para que no haja desperdcio.

Pense: o maior motivo do controle financeiro maximizar seus lucros!

A complementar
Alm de acompanhar e registrar cada venda realizada, voc ainda pode fazer a checagem peridica das seguintes aes:

Relatrio de desempenho da empresa em perodo determinado, bem como de cada vendedor ou representante;
Volume de vendas obtidas, total e por linha de produtos, identificando produtos de maior sada e/ou com maior margem
de lucro;
Comparativo de evoluo das vendas por perodo (da empresa como um todo e por vendedor ou representante);
Quadro de metas de vendas a serem atingidas;
Nmero de clientes novos em relao a clientes antigos da empresa;
ndice de inadimplncia das vendas no perodo e quadro comparativo com perodos anteriores. Deve ser calculado o
valor total a receber do perodo X o que realmente foi recebido. A comparao do valor recebido com as vendas do
perodo pode distorcer o resultado;
Valor mdio das vendas, calculado com o valor total das vendas dividido pelo nmero de vendas realizadas;
Nmero de itens por venda, calculado com o volume total de itens vendidos, dividido pelo nmero de vendas realizadas;
Estatstica da taxa de converso de vendas, calculada com o nmero de vendas realizadas, dividido pelo nmero de
clientes atendidos.

Lembrete #DICASEBRAE
Relatrios genricos e vagos podem dar uma ideia de crescimento, mas s se conhece a
fundo os resultados da empresa quando temos em mos um relatrio confivel com n-
meros, performances e mtricas exatas.

Fluxo de Caixa
uma ferramenta de controle financeiro que registra toda as entradas e sadas de dinheiro de uma empresa em um de-
terminado perodo de tempo.

Todas as movimentaes financeiras devem ser representadas no fluxo de caixa periodicamente: receitas, despesas, con-
tas a pagar, contas a receber, emprstimos, reembolsos, rendimentos ou desvalorizaes de investimentos, entre outros.
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Organize o fluxo de caixa

1 Determine um perodo para o seu fluxo de caixa


Por dia, semana, quinzena ou ms? S no escolha um perodo muito longo, seno o risco
de perder o controle do fluxo de caixa pode aumentar. O perodo mais utilizado nas em-
presas e indicado por especialistas o mensal.

2 Diferencie receitas x despesas


Comece a utilizar cores e/ou por um sinal de subtrao em frente aos valores de despesas.
O importante bater o olho e identificar o que entrou e saiu do fluxo de caixa.

3 Identifique movimentaes financeiras peridicas


Separe as receitas e despesas que so peridicas daquelas que no so. Assim, possvel
registr-las nos fluxos de caixa de perodos futuros e fazer previses de pagamentos ou
recebimentos.

4 Registre as contas a pagar e receber


Tudo deve ser registrado para facilitar a atualizao. Ou seja, ao registrar voc tem conhe-
cimento sobre o saldo futuro provisionado, se ele est considerando o dinheiro que ir
entrar e sair do caixa da empresa.

5 Crie categorias para classificar suas receitas e despesas


Poucas categorias deixaro seu controle financeiro muito superficial e muitas categorias
deixaro seu controle financeiro muito complexo. Encontre um equilbrio para seu enten-
dimento: crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de controle financeiro.

6 Crie centros de lucros para agrupar suas receitas e suas despesas


Centros de lucros so locais onde receitas e despesas so originadas. Podem ser projetos,
produtos, servios ou qualquer outra forma de agrupar receitas. Assim, voc saber onde
est gastando e onde est recebendo dinheiro, como no exemplo abaixo.
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Fluxo de Caixa
Perodo: Janeiro a Maro de 2017

ITENS JAN FEV MAR TOTAL


Aporte de Capital -
Vendas vista 504.000,00 567.692,31 537.777,78 1.609.470,09
Vendas a Prazo 756.000,00 662.307,69 782.222,22 2.200.529,91
-
TOTAL ENTRADAS 1.260.000 1.230.000 1.320.000 3.810.000
Compras vista 156.000 184.390 151.667 492.057
Compras a Prazo 234.000 215.122 220.606 669.728
Pessoal e Encargos 102.000 104.488 97.364 303.851
Outros Encargos 4.000 6.000 8.000 18.000
Despesas Administrativas 65.500 67.098 62.523 195.120
Despesas Comerciais 37.800 36.900 39.600 114.300
Pgto IR E CSLL 147.373 150.967 140.674 439.015
Aquisio Mveis e Utenslios 52.500 32.200 22.000 106.700
TOTAL SADAS 799.173 797.165 742.433 2.338.771
Acrscimo/Decrscimo 460.827 432.835 577.567
Saldo Inicial 12.800 473.627 906.462
Saldo Final 473.627 906.462 1.484.029 1.484.029

7 Mantenha o controle e a organizao


A organizao e controle financeiro fazem a diferena para a sua empresa. E claro, discipli-
na tambm fundamental para qualquer empresa que deseja obter lucro.

Lembrete #DICASEBRAE
Voc pode utilizar cadernos ou planilhas de fluxo de caixa para registrar todas as movi-
mentaes financeiras, embora ficar no meio do caminho. No conseguir visualizar
onde sua empresa gastou mais dinheiro ou qual servio ou produto trouxe mais receita,
nem mesmo antecipar eventuais problemas de caixa.
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Contas a Receber e Contas a Pagar


Para que o seu controle financeiro seja completo, voc precisa colocar na ponta do lpis as contas que vo gerar entrada
ou sada de dinheiro no caixa da sua empresa, principalmente de acordo com o parcelamento dos pagamentos.

Benefcios
Avaliao de como o capital rodou no passado e o que est acontecendo no presente
Previso da melhor margem de lucratividade, com equilbrio dos gastos
Identificao de falhas e despesas desnecessrias
Possibilidade de remanejamento das aplicaes com a finalidade de maximizar lucros

Controle de Contas a Receber


aqui que voc vai listar todas as vendas realizadas a prazo e o montante que voc deve receber - incluindo os juros - e
quando. Isso vai permitir que voc tome decises sobre esses futuros crditos, tenha insumos para o fluxo de caixa e ainda
se prepare para as eventuais cobranas e possveis aes administrativas e judiciais decorrentes.

Na prtica
Para efetuar o controle e a demonstrao de Contas a Receber, voc deve listar as vendas parceladas e o valor e prazo
de vencimento de cada duplicata. Voc tambm deve acompanhar o status de pagamento e sinalizar a cada parcela paga.

Contas a Receber | Ms: Novembro

Data de apurao do relatrio: 19 de dezembro

Controle de Contas a receber Recebimento

Data Cliente N Documento Vencimento Valor Data Valor Desconto Juros Total
02/11 Regina 226 04/12 2.000 02/12 2.000 2.000
05/11 Luiz 240 10/12 500 01/12 500 20 480
07/11 Marco 265 15/12 800 18/12 800 80 880
10/11 Marcelo 280 20/12 1.000
Total do ms 4.300 3.300 20 50 3.360

No exemplo, possvel perceber que essa uma planilha dinmica e que, at o momento apresentado, o pagamento pre-
visto para o dia 20 de dezembro ainda no havia ocorrido, mas no um pagamento atrasado.

Controle de Contas a Pagar


O acompanhamento das contas que devem ser pagas pela empresa fornece subsdios para a tomada de decises no que
tange o desembolso de recursos. Alm de funcionar como um lembrete dos prazos, colabora para que voc analise com o
que a empresa est gastando, racionalize os dbitos e ainda verifique a possibilidade de descontos quando o pagamento
antecipado. Caso seu negcio esteja passando por dificuldade financeira, essa demonstrao que vai ajudar a identificar
os pagamentos a serem priorizados.
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Na prtica
Para efetuar o controle e a demonstrao de Contas a Pagar, voc deve listar todos os compromissos assumidos pela em-
presa, como os custos fixos, como aluguel e salrios, alm de compra de mercadorias, mquinas, servios, emprstimos
e impostos.

Contas a Pagar | Ms: Novembro

Controle de Contas a Pagar Pagamento

Data Cliente N Documento Vencimento Valor Data Valor Desconto Juros Total
01/11 Conta de luz NF.009 20/11 500 20/11 500 500
01/11 Fornecedor 1 Duplicata 004 08/11 1.000 05/11 1.000 50 950
03/11 Fornecedor 2 Duplicata 022 25/11 800 28/10 800 80 880
05/11 Folha de pagamento Folpa10/2017 30/11 5.000 30/11 5.000 5.000
Total no ms 7.300 7.300 80 7.330

O exemplo demonstra como o acompanhamento deve ser rotineiro. At a data de apurao, no dia 30 de novembro, o
administrador contabilizou o pagamento dos compromissos e apenas um foi alm do vencimento, o que acarretou multa.

Resumo mensal
Ao final de cada perodo voc pode fazer um resumo com o saldo final entre o quanto deve receber
e o quanto deve pagar. Essa anlise permite que voc compreenda melhor a movimentao finan-
ceira e o andamento dos resultados do negcio.
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IDEIA 3:
DEMONSTRATIVOS FINANCEIROS

Quais custos podem ser diminudos? O que precisa de investimento? Como possvel controlar os estoques de mercadorias
diversas? Todas essas perguntas podem ser respondidas com o Demonstrativo de Resultados do Exerccio (DRE) em mos.

O que um Demonstrativo de Resultados do Exerccio?


Tambm conhecido por sua sigla DRE, uma demonstrao contbil obrigatria, ou seja, deve ser elabo-
rada por todas as empresas. Alm da questo legal, ela tambm pode ser amplamente utilizada na admi-
nistrao da sua empresa com a finalidade de apresentar o resultado econmico em um determinado pe-
rodo. As informaes so construdas atravs do confronto entre receitas, custos e despesas, incluindo,
tambm, os valores originados a partir de atividades no-operacionais relativas ao seu negcio.

Ei, simples de entender!


Por exemplo, quando as receitas so maiores que os custos e despesas, o demonstrativo acusa um lucro. Caso contrrio,
o resultado negativo o que conhecemos como prejuzo.

Agora veja como no tem segredo compor um DRE para o seu negcio:

Receita bruta de vendas R$1.260.000,00

(-) Dedues das vendas (impostos incidentes sobre as ventas (Pis, Cofins, ICMS), abatimentos e cancelamen-
(R$204.750,00)
tos de vendas)

(=) Receita lquida de vendas (diferena entre a Receita bruta de Vendas e dedues) 1.055.250,00

(-) Custo varivel (custo que varia conforme o nvel de produo e vendas) (R$390.000,00)
(=) Margem bruta (diferena entre a receita lquida e os custos variveis) R$665.250,00
(-) Despesas variveis (valores variveis gastos para efetuar as vendas) (R$37.800,00)
(=) Margem de contribuio (valor de confronto para os custos fixos) R$627.450,00
(-) Gastos com pessoal (folha de salrios e benefcios para colaboradores) (R$102.000,00)
(-) Despesas operacionais (gastos de setores administrativos e comerciais, por exemplo) (R$65.500,00)
(+/-) Outras receitas e Despesas Operacionais 0,00
(=) EBITDA (ou LAJIDA, em portugus, Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciaes e Amortizaes) R$53.000,00
(-) Depreciao, amortizao e exausto (desgaste e consumo de mquinas, ativos intangveis e recursos naturais) (R$22.500,00)
(+/-) Resultado Financeiro (R$4.000,00)
(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL R$443.450,00
(-) (-) CSLL 9% (deve ser aplicado de acordo com o enquadramento tributrio do negcio) (R$108.362,50)
(-) IRPJ 15% + 10% (deve ser aplicado de acordo com o enquadramento tributrio do negcio) (R$39.010,50)
(=) Resultado lquido R$286.077,00
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O Demonstrativo de Resultados do Exerccio contribui na gesto de sua empresa com informaes valiosas para a tomada
de deciso. Comece a analisar esses dados agora mesmo!

Entenda cada parte


Receita bruta de vendas Despesas Administrativas ou fixas
Receita oriunda de vendas de produtos, mercadorias e/ou - com pessoal e operacionais
prestao de servios. Gastos para manter a estrutura da empresa em funciona-
mento independentemente de haver produo ou vendas.
Dedues das vendas Por exemplo: Aluguel, gua, energia e telefone.
Inclui devolues de vendas, descontos concedidos e im-
postos incidentes diretamente sobre as vendas, tais como Resultado Financeiro
ISS, ICMS, IPI. Receitas financeiras (como as receitas de juros de aplica-
es financeiras) menos as despesas financeiras (juros pas-
Receita lquida de vendas sivos, juros de mora e multas podem ser apresentados como
O resultado das receitas brutas de vendas menos as dedu- despesas financeiras) e correes e variaes cambiais.
es da receita.
Resultados antes do IRPJ e CSLL
Custos das Vendas ou Variveis Lucro bruto ou resultado operacional antes dos impostos
So os gastos referentes aquisio de produtos para reven- IRPJ e Contribuio Social.
da (CPV - Custo dos Produtos Vendidos), compra de mat-
ria-prima para transformao ou fabricao de um produto IRPJ e CSLL
(CMV - Custo das Mercadorias Vendidas) e prestao de IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurdica) e CSLL (Con-
um servio (CSP - Custo dos Servios Prestados). Inclui tribuio Social sobre o Lucro Lquido). Devem ser aplica-
ainda outros custos como logstica e distribuio. dos de acordo com o enquadramento tributrio do negcio.

Lucro bruto, resultado bruto Resultado lquido


ou margem bruta O resultado lquido, obtido aps a subtrao do imposto
Lucro bruto a diferena entre a receita lquida e os custos de renda pessoa jurdica e contribuio social sobre o lucro.
de venda. Esse valor corresponde ao resultado de uma empresa um
importante indicador da sade de um empreendimento. Uti-
Despesas com vendas ou variveis lizado tambm para captao de financiamentos prprios,
Comisses de vendas e gastos de pr e ps-vendas. investimentos ou ser dividido entre scios e acionistas.

A DRE um instrumento precioso!


Essa sntese econmica da sua empresa ao mesmo tempo simples e poderosa. Com ela, voc vai conseguir analisar
onde d para enxugar os custos e provisionar a sade financeira do seu negcio.

Tenha muito cuidado para mant-la atualizada. Caso veja que sua empresa precisa de um empurrozinho, o fornecimento
dessas informaes aos bancos podem auxiliar voc a captar emprstimos com juros menores.

#DICASEBRAE
Como girar rpido o dinheiro na empresa e analisar as informaes financeiras de maneira mais
eficaz? Saiba mais aqui.
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IDEIA 4:
GESTO COM O USO DE SOFTWARES

Chegou at aqui e ainda tem muitas dvidas? Se voc no tem certeza se consegue ou no mandar bem no controle fi-
nanceiro da sua empresa, ainda restam duas possibilidades que se complementam: aprender tudo com o Sebrae aqui e
fazer a gesto financeira com o uso de softwares.

A ideia gerir sua empresa de modo organizado e planejado


Os gerenciadores financeiros possibilitam um amplo controle dos negcios em um nico lugar.
Com eles, voc poder controlar receitas e despesas, previso de fluxo de caixa, programao de
contas a pagar e receber, acompanhamento de contas corrente, carto de crdito, entre vrias
outras funes.
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Vantagens
Os softwares financeiros so muito simples de usar e no exigem conhecimento tcnico avanado
para seu manuseio. Confira suas vantagens:
Soluo segura, gil e profissional de administrar uma empresa;
Facilidade no trabalho da equipe;
Otimizao de processos;
Mais informaes para a tomada de decises;
Sincronia com a conta bancria da empresa, registrando todos os gastos que foram feitos;
Unificao de todas as informaes financeiras da empresa de modo que os responsveis pos-
sam acessar os dados sem ter problemas de conflito de cpia, como acontece frequentemente
com planilhas em Excel;
Entre outras que voc ir identificar com o uso dirio.

#DicaSebrae
Existem muitos softwares no mercado, com funcionalidades mais focadas de acordo com o tama-
nho da empresa e rea de atuao. Vale a pena analisar o que cada um oferece e ver se ele o ideal
para o seu negcio.
Por exemplo:
Micro e pequenas empresas no precisam de ferramentas muito caras e robustas. O custo de-
las no vai justificar os benefcios para o negcio, enquanto para uma grande empresa sim.
Se o seu negcio oferecimento de servios, voc no precisa de um software que acompanha
estoques.
Lembre: preciso calcular o investimento e o impacto no seu negcio. Em muitos casos, a conheci-
da planilha j d conta da organizao que voc precisa!
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CONCLUSO

A gesto financeira a chave para o sucesso do empreendedorismo. Um fluxo de caixa mal feito ou o mal entendimento de
alguma planilha de vendas podem colocar em risco a sade financeira da sua empresa. Cada vez mais o empreendedor
ter que evoluir em sua posio de administrador.

Em contrapartida, obter entender sobre a rea de finanas uma grande dificuldade para a maioria dos empreendedores,
por isso quanto mais voc dominar o assunto, mais vantagem competitiva adquire.

Pense no futuro!
Continue ampliando seus conhecimentos e aperfeioando sua prtica financeira, de forma manual ou atravs da gesto de
softwares financeiros. O crescimento da sua empresa depende especialmente desse seu interesse em manter as contas
em dia e, a partir delas, propor novos planos estratgicos e tticos.

Aprenda e entenda mais


O Sebrae oferece apoio aos micro e pequenos negcios por meio de inmeras solues. Confira algumas que podem ser-
vir como complemento a este e-book:

Cursos de at 15h: Palestras:

Gesto de Finanas Controles Financeiros


Gesto de Custos Entenda Custos, Despesas e Preos de Venda

Central de Atendimento SEBRAE


Solues Presenciais 0800 570 0800
Solues Online 0800 643 0401 www.atendimento.sebrae-sc.com.br/
Produtora de Contedo: Nadine Albalustro
Supervisor do contedo: Paulo Teixeira do Valle Pereira
Fotos: Shutterstock
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