INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA DOS SERVIDORES MILITARES DO ESTADO DE MINAS GERAIS

CARTILHA DE NORMATIZAÇÃO DE DOCUMENTOS NO IPSM

1 INTRODUÇÃO

A presente cartilha tem como objetivo orientar os integrantes do Instituto de

Previdência dos Servidores do Estado de Minas Gerais – IPSM, da forma correta e
padronizada da elaboração dos principais documentos expedidos neste Instituto.
Trata-se de uma norma com vistas a facilitar o trabalho de elaboração de
documentos nos diversos setores do IPSM, tendo como fonte o Manual de Redação
do Estado de Minas Gerais elaborado em 2012 e vigente até a presente data, bem
como de outras normas em vigor.
Importante ressaltar que os documentos expedidos no IPSM não têm tramitação
exclusivamente interna, pelo contrário, a maioria tem como destinatários órgãos
externos e os beneficiários dos diversos serviços de competência do IPSM.
Portanto, a elaboração dos textos deve se preocupar com o destinatário, o público
alvo, cuja linguagem deve ser a mais clara possível, evitando-se qualquer redação
que proporcione dúvidas de entendimento aos leitores.
1
Convém esclarecer que é obrigação dos diversos setores, de acordo com suas
competências, manter o público usuário informado, além de prestar as informações
requeridas e solicitadas por outros órgãos, e as comunicações com os diversos
prestadores de serviço. É de suma importância o conteúdo, a comunicação desejada
com o destinatário, pois é por intermédio dela que os setores estarão cumprindo
suas competências, mormente as inseridas no Decreto nº 48.064, de 16/10/20 e
seus desdobramentos. Portanto, com uma comunicação eficiente e padronizada, o
IPSM passará a ter maior credibilidade junto a seu público interno e externo.
A presente cartilha terá como foco a parte estética do documento, evitando-se a
emissão de documentos de formas diversas, que não tragam uma identidade
institucional. No que tange às técnicas de redação, os interessados poderão
consultar as orientações contidas no Manual de Redação Oficial do Estado de Minas
Gerais1 e outras normas que tratam do assunto.

1
Disponível em
https://16459258764539646131.googlegroups.com/attach/1eedfe9adaf38612/ManualRedacaoOficial2012v3.p
df?part=0.1&view=1&vt=ANaJVrHad9mKpWmU0GPUPDV_hmLRpBlXEBy68NAr_6RVW3eb3VtnXCpayE6ugH9xS
tPEbOmVR7RVdfOk0am7D6JWTajgpP-nUhS8bmVGy1aEKVdIjqkvNHM. Consulta feita em 25/03/21, às 14h10
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2 PRINCIPAIS DOCUMENTOS EXPEDIDOS PELO IPSM E SUA DEFINIÇÃO2

2.1 Ofício
Correspondência oficial expedida por qualquer autoridade pública ou chefia, nos
limites de sua competência e hierarquia. Tem como finalidade o trato de assuntos
oficiais da Administração Pública e é destinada às demais autoridades de outras
instituições, sejam elas públicas ou privadas, e aos particulares.

2.2 Ofício Circular

Correspondência oficial destinada a formalizar a comunicação das chefias e
autoridades públicas com diversas autoridades de outras instituições, públicas ou
privadas, e com particulares. É igual ao ofício; entretanto, o ofício-circular é
endereçado a mais de um destinatário. O conteúdo e o número de controle são os
mesmos; no entanto, cada via expedida recebe o vocativo e o endereçamento do
destinatário específico.

2
2.3 Comunicação Interna
Instrumento de comunicação rotineira, ágil e direta entre unidades
organizacionais, sem restrições temáticas, cujo uso é vedado para criar, modificar ou
suprimir direitos ou obrigações. Deixará de ser utilizada no IPSM a partir da
publicação da presente cartilha.
O Manual de Redação Oficial do Estado de Minas Gerais descreve a
substituição da Comunicação Interno pelo Memorando. Realizou-se a definição a
considerar sua utilização constante no Instituto, porém, conforme esclarecido,
deixará de ser utilizada

2.4 Memorando
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas
de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no mesmo nível ou em
níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação estritamente

2
Essas definições estão inseridas no Manual de Redação Oficial do Estado, exceção feita à Ordem de Serviço e
Portaria que veremos à frente.
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interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a

exposição de projetos, ideias e diretrizes a serem adotados por determinado setor
do serviço público.
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em
qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos
burocráticos.

2.5 Memorando Circular

Memorando-circular é o de mesmo conteúdo – e mesmo número de controle –
endereçado a diversos destinatários, que devem ser indicados de forma específica.
Com a mesma estrutura e finalidade do memorando, difere por apresentar no
campo “Para” a listagem de todos os destinatários. Dessa forma, todos ficarão
cientes dos setores e chefias envolvidos no trato do assunto. Pode ser emitido por
Dirigentes e Assessores, nos limites de sua competência e hierarquia.

2.6 Portaria3
3
Competência dos Secretários de Estado e chefes de órgãos da administração
direta e indireta, dirigida a seus subordinados, que expeça orientações sobre a
execução de atos concretos, imponha determinadas condutas funcionais e instaure
procedimentos investigatórios e disciplinares.

2.7 Ordem de Serviço 4

Competência dos Secretários de Estado, Subsecretários, superintendentes e
seus equivalentes na administração indireta, dirigida a seus subordinados diretos,
que determine a realização de atos administrativos de efeitos concretos.

3
A definição de Portaria encontra-se em
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=47065&ano=2016
4
A definição de Ordem de Serviço encontra-se no mesmo link acima.
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3 DIAGRAMAÇÃO

Entende-se por diagramação (ou paginação) o ato de distribuir os elementos

gráficos no espaço limitado da página. Para os documentos expedidos pelo IPSM,
será adotado o seguinte:

DESCRIÇÃO DIAGRAMAÇÃO
Papel Branco ou reciclado, tamanho A4
Cabeçalho Logo do IPSM e o nome por extenso
Alinhamento do corpo do texto Justificado
Fonte do Texto e cor Times New Roman ou Arial na cor preta
Tamanho da fonte 12
Espaçamento entre as linhas Simples ou 1,5
Espaçamento dos parágrafos Sem espaço, ou no máximo, 1 linha em
branco
Margem superior 3 cm 4
Margem inferior 2 cm
Margem direita 2 cm
Margem esquerda 3 cm
Recuo do parágrafo (tabulação) 2 cm da margem esquerda
Espaço entre a assinatura e o corpo 4 linhas em branco
do texto

3.1 Durante a formatação, para que a data e assinatura do responsável sejam

apostas em folha exclusiva, o que não é permitido, poderão ser realizadas
modificações definidas neste parágrafo com vistas a facilitar a leitura do documento
e melhoria de sua estética.
3.2 O espaçamento entre linhas (simples ou 1,5) e o espaço entre a assinatura e o
corpo do texto deverão ser adotados pelo responsável em formatar o documento, de
tal forma que o documento fique com a melhor estética possível, mormente aqueles
cujo conteúdo poderá ser inserido em uma única página, incluindo a data e
assinatura da autoridade.

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4 PUBLICAÇÃO NO DIÁRIO OFICIAL “MINAS GERAIS”

Somente as Portarias são publicadas no Diário Oficial. Outros documentos

também deverão ser publicados na imprensa oficial, desde que a obrigatoriedade
esteja definida em lei, decretos e resoluções.
De acordo com a temática e interesse da administração, outras publicações
deverão ser realizadas no Boletim Interno do IPSM.

5 NUMERAÇÃO

A numeração será realizada de acordo com as orientações deste parágrafo como

se vê adiante. A ATI e o DGA/GRH deverão providenciar os ajustes necessários no
“Sisdoc” para adequação ao sistema e essas determinações.

DOCUMENTOS ORIENTAÇÕES
5
Ofício Sequencial por exercício. Buscar o número na intranet
em “Sisdoc”

Portaria Sequencial. Buscar o número na intranet em “Sisdoc”

Ofício Circular Sequencial por exercício e por unidade (setor)
Memorando Sequencial por exercício e por unidade (setor)
Memo Circular Sequencial por exercício e por unidade (setor)
Ordem de Serviço Sequencial por exercício e por unidade (setor).

5.1 Neste ano, foi criado o “Sisdoc” (Sistema de documentos) na Intranet do IPSM.
A referida ferramenta, inicialmente, fornecerá o número para ofícios e portarias.
Posteriormente, como melhoria, toda a numeração será fornecida por esse sistema.
5.2 As portarias recebem numeração seqüencial, independente do período. Os
demais documentos são numerados de forma seqüencial e anualmente. Assim, todo
dia 1º de janeiro, inicia-se uma nova numeração.

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6 MODELOS DOS DOCUMENTOS

Nas páginas seguintes constam modelos dos documentos tratados neste

documento, os quais devem ser utilizados para formatação, distribuição e envio de
documentos institucionais. Os modelos estão organizados na seguinte ordem:

6.1 Ofício, página 7;

6.2 Ofício Circular, página 8;

6.3 Memorando, página 9;

6.4 Memorando Circular, página 10;

6.5 Portaria, páginas 11 e 12;

6
6.6 Ordem de Serviço, páginas 13,14 e 15.

Belo Horizonte, 09 de abril de 2021.

(a) Vinícius Rodrigues de Oliveira Santos, Cel. PM QOR

Diretor-Geral do IPSM

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OF. DGA/DPGF nº _____/____ (conforme fornecido pelo Sisdoc)

Belo Horizonte, 05 de abril de 2021.

Senhor Superintendente,

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Atenciosamente,

(espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

Exmo. Sr.5
Nome do destinatário
Cargo do destinatário
Belo Horizonte – MG

5
Nos ofícios com mais de uma página, as referências do destinatário serão inseridas apenas na primeira.
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OF. CIRC. DGA/DPGF nº _____/____

Belo Horizonte, 01 de março de 2021.

Senhores Representantes,

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8
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Atenciosamente,

(espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

Exmo. Sr.
Nome do destinatário
Cargo do destinatário
Belo Horizonte – MG

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MEMO. DRH/DPGF nº 65/20216

Belo Horizonte, 01 de março de 2021.

Para: (nome e cargo)

Assunto:

Senhor Chefe de Gerência,

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Atenciosamente,

(Espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

6
Após a data apresentam-se dois campos: a) Para: grafado em negrito e deverá ser colocado o nome
e cargo. b) Assunto: também grafado em negrito, conterá o resumo do assunto abordado.
Não há registro do endereçamento interno no expediente.
Quando forem dois ou mais destinatários, deverá ser utilizado o Memorando Circular.
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MEMO. CIRC. DRH nº _____/20217

Belo Horizonte, 01 de março de 2021.

Para: Senhores Chefes de Gerências e Departamentos.

Assunto: Recomendação para elaboração de documentos oficiais

Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
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10
Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
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texto texto texto texto.
Atenciosamente,

(espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

7
Após a data apresentam-se dois campos: a) Para: grafado em negrito e deverá ser colocado o cargo.
No caso do IPSM, dada a quantidade de chefias, não será necessário inserir o nome, mas tão
somente, os cargos; b) Assunto: também grafado em negrito, conterá o resumo do assunto
abordado.
Não há registro do endereçamento interno no expediente.

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PORTARIA DG Nº _____,20218

Delega competência no âmbito do IPSM.

O Diretor-Geral do Instituto de Previdência dos Servidores Militares do

Estado de Minas Gerais - IPSM, no uso das atribuições que lhe confere o inciso I do
art. 7º do Decreto nº 48.064, de 16 de outubro de 2020, que contém o Regulamento
do IPSM, (em casos específicos, citar outras normas, se tiver, RESOLVE:

Art. 1° - Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
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texto texto.
11

Art. 2º Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
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texto texto texto texto texto.
Parágrafo único - Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
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texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto.

Ar. 3º - Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
texto texto texto texto.

8
Maiores orientações referente a distribuição dos assuntos nos artigos, parágrafos e incisos poderão ser
pesquisados no Decreto 47.065, de 20/10/2016
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=47065&ano=2016
Quando a Portaria for hospedada no site do IPSM, logo abaixo da assinatura do Diretor-Geral, deverá constar o
seguinte: Este texto não substitui o publicado no Minas Gerais, edição nº _______, de ___/____/_____.
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§ 1º - Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
texto texto texto texto texto.
§ 2º - Texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
texto texto texto texto texto.

Belo Horizonte, 24 de março de 2021.

(espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

12

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ORDEM DE SERVIÇO Nº 002/2021/GRH-IPSM9

(Inserir resumo da atividade)

1 SITUAÇÃO
1.1 Evento
O que será disciplinado pela Ordem de Serviço. Exemplo : diligência para
auditoria em contas hospitalares de responsabilidade da ____ Representação
Regional.
1.2 Local
Cidade que ocorrerá o evento
1.3 Programação
Ideal fazer um quadro constando os horários, datas e responsáveis pelas
atividades. Adequar de acordo com o evento.
Horários
Data Atividade Responsável
Início Término

13
1.4 Participantes
Inserir o nome dos envolvidos. Em caso de cursos, por exemplo, inserir o nome
de alunos e professores.

2 MISSÃO
Descrever o objetivo da atividade. O que se pretende alcançar com o evento, o
propósito a ser realizado.

3 ATRIBUIÇÕES DOS ELEMENTOS ENVOLVIDOS

Descrever o que realizará para a atividade, seja como ator principal do evento, ou
responsável pelo suporte, como por exemplo, pagamento de diária, providenciar o
transporte etc. Ideal constar por Diretoria.

9
Trata-se de um modelo. Caso existam outras informações, este anexo deverá ser adaptado.
A orientação é criar um processo no SEI e inserir todos os documentos , mormente o relatório da atividade
após concluída.
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3.1 DIRETORIA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS

3.1.1 GRH/DRH
Providenciará o pagamento de diárias para os envolvidos na DSP.

3.1.2 GLOG/DLT
Providenciará um micro-ônibus, com motorista, para a diligência, conforme
programação inserida no subparágrafo 1.3 desta Ordem de Serviço.

3.2 DIRETORIA DE SAÚDE

3.2.1 GAS
Providenciará...
3.2.2 GAA
Escalará os seguintes servidores para as atividades previstas nesta Ordem de
Serviço:

3.3 DIRETORIA DE PREVIDÊNCIA

14
3.3.1 GPAM
Providenciará...
3.3.2 GBS
Escalará os seguintes servidores para as atividades previstas nesta Ordem de
Serviço:

4 PRESCRIÇÕES DIVERSAS
Relacionar alguma orientação, detalhar algum assunto para melhor entendimento
da Ordem de Serviço para conhecimento geral dos interessados.
4.1 O chefe da DSP (inserir o nome) providenciará relatório circunstanciado do
evento;
4.2 A orientação ao motorista é de responsabilidade do chefe da DSP, inclusive, na
ocorrência de alguma anormalidade, deverá comunicar o fato para as providências
decorrentes;
4.3 Os demais servidores também estão sob a subordinação do chefe da DSP.

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5 ADMINISTRAÇÃO
5.1 Pessoal
Inserir a quantidade de pessoas envolvidas no evento
A DSP será composta de 12 servidores (04 servidores da DPGF, 04 servidores
da DS e 04 servidores da DP).

5.2 Logística
Resumir o que será usado como aporte na atividade.
5.2.1 Transporte
Será fornecido um micro-ônibus, com motorista, para a DSP.
5.2.2 Diárias
Será feito o pagamento de 1,5 para os integrantes da DSP.

5.3 Ligações
Constar os números dos telefones dos setores e os números dos telefones
celulares funcionais.
15

Belo Horizonte, ___ de ______ de 2021.

(espaço para assinatura)

[NOME DO SIGNATÁRIO]
[Cargo do Signatário]

Distribuição:
Anexos: se for o caso

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