Formação de Sargentos PMMG

Academia de Polícia Militar - Escola de Formação e Aperfeiçoamento de Sargentos
Curso Especial de Formação de Sargentos (CEFS II/2022) – Redação de Documentos Institucionais da PMMG –
Conteúdo revisado por Emanuele Garbero, 2º Sgt PM (Coordenadora de Componente Curricular)
UNIDADE II: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1 Panorama
Classificamos como administrativos os documentos cujo objetivo é estabelecer comunicações mais

rotineiras na administração pública. Via de regra, são gêneros utilizados em todos os órgãos públicos,
não exclusivamente na PMMG. Cada um deles tem uma função comunicativa e tem a redação
relacionada às funções ocupadas pelo emissor, pelo destinatário, etc., em suma, pelo contexto de
produção.
São exemplos de documentos administrativos utilizados na PMMG:
✓ ata;
✓ edital;
✓ memorando;
✓ ofício;
✓ ordem de serviço;
✓ parecer;
✓ requerimento;
✓ relatório.
 Um bom tema para discutir no Fórum 2!

Você se recorda de algum outro documento administrativo que utilizou na PMMG em
razão de suas atribuições profissionais?
Como utilizou esses textos? Quais eram seus objetivos?
Você acredita que necessitará produzir esses documentos com mais frequência em
razão das funções de Sargento da PMMG? Por quê?
1
Nesta Unidade Didática, estudaremos o gênero Ofício, um documento muito comum na

Administração Pública. Em suas funções administrativas, o Sargento utiliza esse gênero com muita
frequência, o que justifica conhecê-lo mais profundamente.
Muitos alunos do CEFS, certamente, já trabalharam com o Ofício em suas experiências anteriores na
PMMG. Nosso trabalho na disciplina é apurar os conhecimentos sobre o Ofício e apresentar o que há
de novo na escrita desse texto que fará parte da rotina profissional do Sargento.
Para isso, precisamos nos lembrar das Características da Redação Oficial e dos efeitos que elas causam
nesse gênero textual. Se necessário, retome os estudos da Unidade Didática II.
2.2 O Ofício
Ofício é o gênero da Redação Oficial utilizado para correspondência entre as autoridades titulares de
órgãos públicos. Por extensão de atribuições, o Ofício é também utilizados por clubes, escolas,
associações e entidades eclesiásticas.
 Tome nota!
O destinatário do Ofício é sempre externo à Unidade que expede o documento. Esse
destinatário pode ser outro órgão público (inclusive outras Unidades da PMMG) ou mesmo
particulares (pessoas físicas e jurídicas).
Alguns gêneros textuais que também recebem a denominação “ofício” possuem

especificações de conteúdo, emissor e destinatário diversas do estudado nesta disciplina. É
o caso do “ofício de remessa”, por meio do qual o Secretário remete pastas funcionais, e do
“ofício de remessa”, por meio do qual o encarregado de procedimento administrativo
retorna os autos à autoridade delegante. Esses casos específicos não devem ser confundidos
com o ofício que estudamos nesta disciplina.
2
Os assuntos tratados no Ofício são variados, uma vez que o documento se presta a tratar de temas
diversos, da competência do órgão emissor: pode ser utilizado para informar, solicitar providências ou
informações, fazer convites, formalizar a remessa de documentos ou objetos, etc.
Em razão das funções comunicativas próprias do documento, na PMMG o detentor da atribuição para
assinar Ofícios é o Comandante de Unidade. O Ofício não cumpre a função de formalizar comunicações
no interior da Unidade.
Atualmente, conforme ficou definido no Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais

da PMMG, a instituição adota somente um padrão para Ofício. Quanto à forma, ele apresenta a
seguinte estrutura:
a. Logomarca padronizada, centralizada na página, seguida da identificação da Unidade de Direção

Intermediária e da Unidade, estas por extenso e em caixa alta. O espaçamento entre as linhas das
denominações da Unidade de Direção Intermediária e a da Unidade é 1.
b. Numeração e controle
Elemento alinhado à esquerda da página. Contém a palavra Ofício, seguida do número do documento
e do ano de expedição. A abreviação do setor que expede o documento e outros registros servem para
controlar o documento.
- Ofício nº 370-2022-SRH.
c. Local e data
Alinhados à direita da primeira página. Contém o nome da cidade – por extenso –, o numeral referente
ao dia do mês, o mês por extenso e o numeral indicativo do ano. Na grafia do ano, não se utiliza ponto
nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final após a estrutura.
- Belo Horizonte, 16 de outubro de 2022.
Exemplo:
PRIMEIRA REGIÃO DE POLÍCIA MILITAR

PRIMEIRO BATALHÃO DE POLÍCIA MILITAR
Ofício nº 70.1.2/2022 – P1/1BPM

Belo Horizonte, 28 de julho de 2022.
3
d. Endereçamento
O endereçamento é a parte do documento que informa a quem se destina o documento e o local para
onde este será encaminhado. Posiciona-se alinhado à margem esquerda. Os itens do endereçamento
são apresentados com espaçamento simples entre linhas. Apresenta-se da seguinte forma:
Tratamento – A Sua Excelência o Senhor7 (quando destinatário Vossa Excelência) e Senhor

(para destinatários Vossa Senhoria).
Nome completo do destinatário – A função antecede o nome no caso de destinatários
militares, ocupantes de cargos legislativos e outros
Função do destinatário
Órgão de lotação do destinatário – Se não apresentado junto ao item anterior
Endereço
O endereçamento do Ofício apresenta-se de formas distintas, dependendo do tratamento

correspondente à função ocupada pelo destinatário.
Quando a função do destinatário do Ofício corresponde ao tratamento Vossa Excelência, o

endereçamento será apresentado como se vê a seguir.
A Sua Excelência a Senhora

Maria Firmina dos Reis
Juíza de Direito da 60ª Vara Criminal
Av. Augusto de Lima, 1549. Barro Preto
3 0 1 9 0 – 0 0 2 Belo Horizonte
ou
A Sua Excelência o Senhor
Deputado Estadual Mario de Andrade
Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais
Rua Rodrigues Caldas, 30. Bairro Santo Agostinho
7
Não há sinal indicativo de crase, pois representaria falha na Característica da Correção.
4
Quando a função do destinatário do Ofício corresponde ao tratamento Vossa Senhoria, o

endereçamento será apresentado como se vê a seguir.
Senhor
Augusto dos Anjos
Secretário Municipal de Segurança Urbana e Patrimonial de Belo Horizonte
Rua Espírito Santo, 1439. Lourdes
 Tome nota!
 O endereçamento figura sempre na primeira página do Ofício, ainda que o documento
possua mais de uma página.
 Não se insere a sigla CEP antes do número respectivo no endereçamento.
e. Campo Assunto
Alinhado à margem esquerda, em negrito, separado da informação por dois pontos e encerrado com
ponto final. Deve informar sucinta e claramente, de que trata o documento. Não se utiliza verbos na
construção do campo. Sugere-se reduzir a quanto ou cinco palavras.
f. Campos Referência e Anexo
Quando houver. Nesse caso, alinhados à margem esquerda, separados dos tópicos por dois pontos. Os
diversos itens das referências e dos anexos devem ser apresentados em linhas distintas e separados
entre si por ponto e vírgula – o último é encerrado com ponto final.
5
g. Vocativo
Iniciado com o tratamento Senhor, por extenso, seguido da designação específica do cargo do
destinatário. Tratamento e designação específica são grafados com iniciais maiúsculas. Segue-se a
vírgula.
Senhor Delegado,
Senhor Juiz,
Não se utilizam, no vocativo do Ofício, o adjetivo prezado nem as formas superlativas Excelentíssimo,
Meritíssimo e similares.
e. Texto
O texto, iniciado abaixo do vocativo, a dois toques da tecla. Deve expor o assunto e estar organizado
em parágrafos, representando o início, a continuação e o fecho.
O texto pode ser redigido em primeira pessoa do singular (Esclareço que...) ou do plural (Esclarecemos
que...), à escolha do signatário.
A partir de considerações sobre o destinatário e sobre os objetivos do documento, o redator deve

cuidar de inserir informações que visem a assegurar o perfeito entendimento do texto, atentando para
a Clareza e para as demais Características da Redação Oficial.
 Tome nota!
Nessa parte são tratados os fatos que originaram a escrita do documento. Devem ser
dispensadas as introduções artificiais, os chavões e outros elementos que nada acrescentam
ao assunto. Antes de redigir, o redator deve identificar as informações necessárias para que o
destinatário entenda o que é tratado no documento.
6
f. Fecho
É a demonstração final de cortesia. Na escrita atual do Ofício, é composta por um dos seguintes termos,
grafado por extenso e seguido por vírgula.
 Tome nota!
 O fecho do Ofício, interno ou externo, varia de acordo com a relação hierárquica existente
entre o emissor e o destinatário. Observe:
Atenciosamente, - quando o emissor ocupa função de hierarquia igual ou superior à do

destinatário. Utilizado, também, quando não há relação hierárquica
entre ambos.
Respeitosamente, - quando o emissor ocupa função hierárquica subordinada à do

destinatário.
g. Identificação e assinatura do signatário
Assinatura, posto ou graduação

NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇÃO
Função
 Tome nota!
 Na Redação Oficial moderna não se insere o traço entre a assinatura e a identificação do
emissor do texto. Essa especificidade se aplica ao Ofício e aos demais documentos.
h. Rodapé
Apresenta informações para contato com órgão expedidor do documento – endereço, e-mail, site, etc.
É formatado com fonte Arial tamanho 10, centralizado e com espaçamento 1 entre linhas.
Os dados do rodapé são separados do restante do texto por uma linha contínua.
➢ O Ofício Circular é expedido a vários destinatários, mantendo o mesmo número de controle, a

mesma data e o mesmo texto. Nesses casos, no vocativo, é possível adotar termos mais genéricos, tais
como “Senhores fornecedores” e “Senhores Diretores”, a título de exemplo.
➢ O mesmo pode ocorrer no endereçamento, muito embora os recursos da informática permitam
7
personalizar esses campos. De qualquer maneira, no controle do documento, adota-se a inscrição Of.
Circ. junto à numeração.
 Um bom tema para discutir no Fórum 2!

Você já conhecia o novo padrão de Ofício adotado na PMMG? Já teve a
oportunidade de produzi-lo? Quem foi a autoridade signatária do documento?
Como o assunto tratado nesta Unidade pode contribuir para o melhor desempenho
profissional do Sargento da PMMG?
8
QUARTA REGIÃO DE POLÍCIA MILITAR

SEGUNDO BATALHÃO DE POLÍCIA MILITAR
Ofício nº 49/2022- EM/2BPM
Belo Horizonte, 15 de agosto de 2022.
Senhor
Nome completo
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
Assunto :
Referência: (se houver)
Anexo : (se houver)
Vocativo,
O texto deve conter início, continuação e encerramento.
O redator deve cuidar de observar as Características da Redação Oficial e produzir um texto

coerente, organizado, utilizando-se das palavras e expressões que ajudem a encadear um
parágrafo ao outro.
Os parágrafos devem ser grafados no estilo moderno.
Fecho,
Assinatura, posto ou graduação

NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇAO
Função
Segundo Batalhão de Polícia Militar

Rua Tenente Luiz de Freitas, s/nº, Santa Terezinha. Juiz de Fora. 36045 -560
Fone: 3313-6121. www.pmmg.mg.gov.br/2bpm
9
Exemplo de escrita
- Ofício -
ACADEMIA DE POLÍCIA MILITAR
ESCOLA DE FORMAÇÃO E APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTOS
Ofício nº 490/2022-Sec.
Belo Horizonte, 8 de junho de 2022.
A Sua Excelência o Senhor

Deputado Estadual Inácio de Alvarenga Peixoto
Assembleia Legislativa de Minas Gerais
Rua Rodrigues Caldas, 30. Bairro Santo Agostinho
Assunto : Formatura e classificação dos formandos do CEFS/2022

Referência: Ofício 330.4/2022-ALEMG, de
Anexo : (se houver)
Senhor Deputado,
Em resposta ao documento referenciado, esclareço a V. Ex.ª que a solenidade de formatura

do Curso de Formação de Sargentos será realizada no dia 16 de dezembro 2022, às 09
horas, no pátio da Academia de Polícia Militar.
Os 589 formandos serão classificados em Unidades da PMMG situadas na capital e no interior

do estado, conforme disponibilidade de vagas nas Regiões para as quais prestaram concurso
público.
Atenciosamente,
Henrique Chaves Aleixo, Tenente-Coronel PM

HENRIQUE CHAVES ALEIXO, TENENTE-CORONEL PM
Comandante da EFAS
Escola de Formação e Aperfeiçoamento de Sargentos

Rua Dr. Gordiano, 123. Prado. 30411-080.
Fone: (31) 2123-9440. E-mail efas@pmmg.mg.gov.br
10
 Tome nota!
 Agora que finalizamos a Unidade Didática, veja alguns modelos dos outros documentos
administrativos, além do Ofício, utilizados na PMMG:
Exemplo de escrita
- ATA -
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Exemplo de escrita
- MEMORANDO -
12
Exemplo de escrita
- ORDEM DE SERVIÇO -
13
Exemplo de escrita
- RELATÓRIO -
14
Exemplo de escrita
- REQUERIMENTO -
15

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UNIDADE II: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Classificamos como administrativos os documentos cujo objetivo é estabelecer comunicações mais

São exemplos de documentos administrativos utilizados na PMMG:

 Um bom tema para discutir no Fórum 2!

Como utilizou esses textos? Quais eram seus objetivos?

Nesta Unidade Didática, estudaremos o gênero Ofício, um documento muito comum na

Alguns gêneros textuais que também recebem a denominação “ofício” possuem

Atualmente, conforme ficou definido no Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais

a. Logomarca padronizada, centralizada na página, seguida da identificação da Unidade de Direção

- Belo Horizonte, 16 de outubro de 2022.

PRIMEIRA REGIÃO DE POLÍCIA MILITAR

Ofício nº 70.1.2/2022 – P1/1BPM

Tratamento – A Sua Excelência o Senhor7 (quando destinatário Vossa Excelência) e Senhor

O endereçamento do Ofício apresenta-se de formas distintas, dependendo do tratamento

Quando a função do destinatário do Ofício corresponde ao tratamento Vossa Excelência, o

A Sua Excelência a Senhora

Quando a função do destinatário do Ofício corresponde ao tratamento Vossa Senhoria, o

 Não se insere a sigla CEP antes do número respectivo no endereçamento.

f. Campos Referência e Anexo

A partir de considerações sobre o destinatário e sobre os objetivos do documento, o redator deve

Atenciosamente, - quando o emissor ocupa função de hierarquia igual ou superior à do

Respeitosamente, - quando o emissor ocupa função hierárquica subordinada à do

g. Identificação e assinatura do signatário

Assinatura, posto ou graduação

➢ O Ofício Circular é expedido a vários destinatários, mantendo o mesmo número de controle, a

➢ O mesmo pode ocorrer no endereçamento, muito embora os recursos da informática permitam

 Um bom tema para discutir no Fórum 2!

QUARTA REGIÃO DE POLÍCIA MILITAR

Ofício nº 49/2022- EM/2BPM

Belo Horizonte, 15 de agosto de 2022.

O texto deve conter início, continuação e encerramento.

O redator deve cuidar de observar as Características da Redação Oficial e produzir um texto

Os parágrafos devem ser grafados no estilo moderno.

Assinatura, posto ou graduação

Segundo Batalhão de Polícia Militar

Belo Horizonte, 8 de junho de 2022.

A Sua Excelência o Senhor

Assunto : Formatura e classificação dos formandos do CEFS/2022

Em resposta ao documento referenciado, esclareço a V. Ex.ª que a solenidade de formatura

Os 589 formandos serão classificados em Unidades da PMMG situadas na capital e no interior

Henrique Chaves Aleixo, Tenente-Coronel PM

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