O que esperar na de certificação ISO: que

auditoria O

o auditor pode ou não fazer

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Tabela de Conteúdo

Introduction.............................................................................................................................................3
Certificação de pessoas versus certificação de organizações ................................................................... 3
Por que ir para a certificação? ................................................................................................................ 4
Quais são as fases do processo de certificação? ................................................................................. 5
O que os auditores procurarão durante as auditorias de certificação? ............................................... 7
O que o auditor pode não fazer? ........................................................................................................ 10
O que você faz sobre não conformidades? .......................................................................................... 10
Conclusão ............................................................................................................................................ 12
Amostra de modelosde documentação ................................................................................................. 12
Referências .......................................................................................................................................... 12
Sobre o autor ...................................................................................................................................... 13

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Introdução
Com a crescente popularidade da implementação de padrões de sistema ISOmanagement system para
ajudar a concentrar as políticas e procedimentos de uma empresa em um tema específico, como
qualidade, desempenho ambiental, saúde e segurança ocupacional ou segurança da informação, as
empresas têm levado a muitos padrões diferentes do sistema de gestão para ajudá-los a garantir que eles
tenham todos os processos que precisam incluídos, e que nada é perdido. Essas normas incluem ISO
9001, ISO 14001,, ISO 45001, ISO 27001, ISO 20000, e ISO 13485,, bem como IATF 16949 e
AS9100,, porque são baseadas na ISO 9001. Muitas empresas têm visto o benefício de implementar
mais de um padrão em um sistema de gestão integrado, , pois fornecem foco em diferentes aspectos
importantes da organização.

Não importa qual padrão de sistema de gestão ou padrões que você escolha implementar, você terá
que consideraraquestão da certificação e o que isso significa para sua empresa. A certificação é o processo
pelo qual uma empresa passa para ter um sistema de gestão auditado de acordo com um determinado
conjunto padrão de requisitos, e a certificação mostra que os requisitos foram atendidos. Este white
paper mostra o que significa certificação, incluindo por que você gostaria de certificar seu sistema de
gerenciamento e o que você pode esperar do processo de auditoria de certificação.

Certificação de pessoas versus certificação de

organizations
Um dos equívocos mais comuns quando se trata de certificação é para quem se destina. intended. A
certificação é para pessoas físicas ou para empresas? Muitas vezes as pessoas esperam certificação pessoal
relacionada a um padrão, enquanto a certificação ISO é destinada principalmente para organizações. Esse
tipo de mal-entendido não é totalmente inesperado, uma vez que muitas certificações no domínio da
segurança( por exemplo, CISSP, CISA, CISM) estão focadas na certificação de e.g., pessoas, e não têm
nada a ver com organizações.

Então, a certificação ISO é destinada a organizações ou pessoas? Na verdade, ambos.

Certificação de organizações

As normas do sistema de gestão ISO foram inicialmente projetadas para a certificação das organizações. O
sistema funciona assim: as empresas (ou qualquer outro tipo de organização) desenvolvem seu sistema de
gestão, que consiste em políticas, procedimentos, pessoas, tecnologia, etc., e depois convidam um órgão
de certificação para verificar se seu sistema de gestão está em conformidade com a norma – essa
verificação é feita durante a chamada auditoria de certificação. audit.

Se a auditoria de certificação for bem sucedida, o órgão de certificação emitirá um certificado informando
que a organização em questão está em conformidade com o padrão específico do sistema de
gerenciamento ISO. management system standard.

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Neste caso, os funcionários que trabalham naquela organização não são certificados, embora tenha
sido confirmado que eles se comportam de acordo com a norma.

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Certificação de pessoas

No entanto, toda a indústria relacionada às normas ISO (organismos de certificação, consultores, instituições
de treinamento, etc.) logo percebeu que se não houvesse funcionários qualificados que pudessem
desenvolver e manter o sistema de gestão, todo o conceito fracassaria.

Por isso, vários treinamentos foram desenvolvidos para indivíduos que precisam obter educação para os
padrões do sistema de gestão ISO. Há agora dezenas de treinamentos diferentes para indivíduos que
duram de algumas horas a algumas semanas. Os treinamentos mais reconhecidos são o Curso de Auditor
Líder iso e o Curso de Implementador líder iso, com muitos cursos emitindo um certificado reconhecido
internacionalmente (sob o credenciamento de instituições como IRCA ou Exemplar Global).

Dessa forma, um indivíduo que frequenta o treinamento e passa no exame obtém o certificado que é
emitido em seu próprio nome. Mas, mesmo que todos os funcionários de at uma empresa tenham sido
certificados, isso ainda não significa que a própria empresa receberia o certificado – há uma grande
diferença entre a certificação de pessoas e organizações.

Assim, as normas ISO oferecem várias possibilidades de certificação. certification. O melhor, é claro,
seria buscar as duas certificações – certificar seu pessoal para que eles possam ajudar sua organização a
desenvolver e manter um sistema de gestão adequado, e certificar sua empresa para que o treinamento
dos indivíduos seja feito de forma sistemática e de acordo com as necessidades realistas de segurança.

O resto deste white paper discutirá o processo para certificar sua organização.

Por que ir para a certificação?

Se sua empresa está em processo de implementação de um sistema de gestão ISO, você provavelmente
está se perguntando se deve ir para a certificação. E, como você provavelmente sabe, a certificação não
é obrigatória para a maioria dos padrões do sistema de gestão ISO – então você tem que se perguntar
uma pergunta importante: Você realmente precisa dele?

Muitas organizações implementaram as normas sem ir para a certificação – um exemplo óbvio são os
bancos e outras instituições financeiras. Os regulamentos na maioria dos países são tais que
tiveram que implementar procedimentos e salvaguardas muito rigorosos de segurança da informação
e continuidade de negócios, e a maioria deles fez isso usando a ISO 27001 e a ISO 22301. Mas, muito
poucos deles foram certificados – eles concluíram que não havia nenhumarazão para elesfazerem isso.

E isso é exatamente o que você precisa fazer – considere cuidadosamente se você precisa do
certificado. Aqui estão as possíveis razões pelas quais você pode achar a certificação útil:

1) Marketing. Você pode usar o certificado para obter alguns novos clients (por causa, por exemplo,
licitações), ou para satisfazer ainda mais seus clientes atuais e permanecer no negócio (por
exemplo, todos os seus concorrentes já têm o certificado).

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 2) Conformidade. Em casos raros, algumas regulamentações exigirão que você implemente
umpadrão de sistema de ement ISO manag,mas mais comumente você pode ter casos em que
você assinará contratos com clientes que o obrigam a implementar um sistema de
gerenciamento específico em conformidade com um padrão ISO. E em vez de ter que passar
por auditorias de todos os auditors de cada um de seus clientes que querem verificar se
você cumpriu o contrato, você pode ter o auditor de certificação fazer o trabalho, e, em
seguida, mostrar a todos os outros o certificado.

3) Pressão interna. Em algumas empresas, esses tipos de projetos nunca terminarão a menos que
haja uma pressão poderosa – por exemplo, um prazo claro. Portanto, se você concordar com o
órgão de certificação em uma data fixa para a auditoria de certificação, tanto sua gestão
quanto seus funcionários terão um senso de urgência muito mais forte para a implementação.

4) Entradas objetivas. Se você quer que a continuidade do seu negócio esteja em um nível muito
alto, é bom chamar pessoas com alta experiência e que sabem como você pode fazer
benchmark com o melhor na indústriadecrédito. Os auditores de certificação ficarão mais do
que felizes em auditar alguém que está se esforçando muito e fornecerá informações sobre o
que você pode melhorar.

Se você não se encontrou em nenhuma dessas balas, provavelmente não precisa do certificado – você
pode ser uma dessas muitas empresas que implementaram um padrão de sistema de gestão ISO porque
entenderam que o maior valor está no métodoque esses padrões fornecem.

Para obter o maior benefício da sua certificação, é importante escolher um bom órgão de
certificação para auditar seu sistema de gestão. system.

Há também algumas listas de verificação úteis para usar quando você está escolhendo um órgão de certificação:

 Lista de perguntas para fazer um organismo de certificação ISO 9001

 Lista de perguntas para fazer um órgão de certificação ISO 27001 ou ISO 22301
 Lista de perguntas para fazer um organismo de certificação IATF 16949
 Lista de perguntas para fazer um órgão de certificação ISO 13485

Quais são as fases do processo de

certificação? process?
O processo de certificação do sistema de gestão ISO para empresas começa com a decisão de usar um
padrão ISO como base para o sistema de gestão. Depois disso, a empresa tomará todas as ações
necessárias para criar e documentar seu sistema utilizando os requisitos padrão como diretriz para o
que precisa ser feito. A implementação é concluída após a empresamanter osistemaforade tempo e, em
seguida, realizar auditorias internas e pelo menos uma revisão gerencial do sistema. Depois disso, os
auditores de certificação de um órgão de certificação (às vezes chamado de Registrador) avaliarão o
sistema em relação aos requisitos para o padrão ISO específico, e se for considerado que o sistema
atende à norma, um certificado será emitido mostrando que o sistema de gestão da empresa é

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aceitável para atender ao padrão. A empresa é então considerada certificada.

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O processo de certificação após a implementação é geralmente dividido em três fases da seguinte forma:

1) Auditoria documental. O auditor de certificações virá e revisará toda a documentação que você
criou para o seu sistema de gestão para garantir que você tenha tudo no lugar para atender
aos requisitos da the norma.

2) Auditoria de certificação. Os auditores de certificação virão e to auditarão o que está

acontecendo em todos os seus processos para compará-los com o que foi documentado e
garantir que todos estejam em conformidade.

3) Auditorias de vigilância/manutenção. Uma vez emitido o certificado, ele é válido por três anos
– durante esse período, os auditores de certificação virão e auditarão uma amostra de
processos do sistema para garantir a manutenção do sistema. Ao longo do tempo de vigilância,
todo o sistema deve ser auditado, mas não todos de uma vez.

Ao final de três anos, o ciclo recomeçará se a empresa optar por manter a certificação e os benefícios que
proporciona. Em seguida, será feita uma auditoria de recertificação que revise todo o sistema. done.

Para obter mais informações, consulte estes artigos úteis:

 Checklist das etapas de implementação e certificação da ISO 9001

 12 etapas para implementação e certificação contra a ISO 45001
 O que é necessário para a certificação ISO 20000 bem sucedida da sua empresa?
 Lista de verificação de implementação iso 27001

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O que os auditores procurarão durante as
auditorias de certificação?
Se a sua empresa está indo para a certificação ISO, você pode não estar muito feliz com isso – os
auditores de certificação geralmente são percebidos como persons que não são muito abertos e que vão
insistir em um monte de detalhes desnecessários. Mas a verdade é que não precisa ser assim – se
você entender como o auditor pensa, sua auditoria pode se tornar muito mais agradável e útil. Aqui
está o que você precisa saber. know.

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Para estar pronto para a auditoria, você terá que cumprir e, em muitos casos, fornecer evidências
de sua conformidade com cada uma das cláusulas do padrão ISOespecífico, trabalhando cuidadosamente
através de cada parte. Tecnicamente, você pode sentir que está pronto, mas você pode ter essa
sensação de que deve haver algo que você esqueceu. Então, os parâmetros do padrão à parte, que
perguntas o auditor pode realmente fazer a você? E você está pronto para eles?

Preparando-se para perguntas do auditor

Os padrões do sistema de gerenciamento ISO são muito específicos e precisos. Geralmente, a norma diz
exatamente o que você tem que cumprir e, na maioria das vezes, o que você tem que fazer para
cumprir, mas na minha experiência algumas das perguntas mais reveladoras serão feitas pelo próprio
auditor. As normas falam do "compromisso da alta administração em cumprir os requisitos da norma e
melhorar continuamente". O auditor certamente perguntará por que sua organização está buscando o
credenciamento. Espero que sua organização queira a certificação ISO para melhorar o desempenho da
sua empresa e ajudar a satisfazer seus interessados da maneira mais eficiente possível. Se a verdadeira
razão é que você busca o credenciamento como resultado da pressão de um cliente, ou você não
pode entrar em um processo de licitação sem certificação, então não é isso que seu auditor vai querer
ouvir.

Mais perguntas?

A atualização mais recente das normas do Anexo SL coloca ênfase extra no compromisso da alta gestão
com o sistema de gestão e em sua capacidade de cumprir os objetivos definidos. Ser capaz de mostrar
evidências de sua revisão de gestão e suas saídas e melhorias measures será necessário, mas é
altamente improvável que isso seja suficiente para um bom auditor – ele vai querer falar com sua
equipe de gestão. Sua equipe sênior precisará ilustrar que eles estão bem informados, têm uma
estratégia para o sistema de gestão e estão preparados para mostrar compromisso para garantir que a
correta gestão de riscos e ações corretivas sejam realizadas, garantindo assim que a melhoria contínua
possa ser alcançada. Valerá a pena lembrar que sua auditoria de certificação não é apenas um exercício
de papel, mas você será julgado sobre o que você diz e o conhecimento que você mostra.

Nos últimos dias, os auditores de certificação estavam interessados principalmente em como você
lidava com questões internas, mas com o passar dos tempos, os auditores estão igualmente (se não mais)
interessados no impacto externo mais amplo que seu desempenho – e seus produtos – podem ter.
Evidenciar isso ao seu auditor criará a impressão positiva de que sua organização está trabalhando
para melhorar sua conformidade com as expectativas das partes interessadas, para o benefício contínuo
do mercado. Ironicamente, isso sem dúvida vai ajudá-lo a evitar algumas perguntas do auditor!

Ações, ações e perguntas

Em resumo, para provar a um auditor que sua organização pode passar por uma auditoria de
certificação, você deve fazer duas coisas. Você deve provar que está em conformidade com todas as
cláusulas e pontos importantes da norma, e em segundo lugar você deve demonstrar pelo
conhecimento de sua equipe que você entende o ethos por trás dopadrão. Como sempre, não invente
nada em benefício do auditor, mas seja honesto e verdadeiro, respondendo as perguntas da melhor
forma possível. Se você não sabe a resposta, diga a ele que você vai descobrir. No entanto, mostre
uma atitude positiva, tenha um ótimo material, e esteja ciente de que deseja demonstrar o impacto
que sua organização e produtos têm. Prepare-se para as perguntas de sondagem, bem como você se
prepara para o desenvolvimento do próprio sistema de gestão.

Para obter mais informações, consulte estes artigos: Quais perguntas esperar sobre a auditoria de
certificação ISO 9001 , Como to preparar sua empresa para a auditoria de certificação ISO 9001 e
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Tornar-se iso 27001 certificado - Como se preparar para auditoria de certificação .

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O que o auditor pode não fazer?
Assim como você precisava atender aos requisitos do padrão do sistema de gestão ISO para a
implementação do seu sistema de gestão, os auditores do órgão de certificação também têm um padrão
que eles precisam seguir para garantirque sua auditoria seja aceitável para os órgãos de acreditação
que supervisionam suas auditorias. Essa norma é chamada ISO 17021, e dá aos auditores certificadores
muitas coisas que garantem quando auditam seu sistema de gestão.. Um dos principais itens incluídos
nesta norma é a exigência de que os auditores de certificação permaneçam livres de preconceitos em
relação ao sistema de gestão que estão auditando. Isso significa que eles não estão autorizados a auditar
um sistema de gestão que eles ajudaram a criar, e, além disso, eles não estão autorizados a dizer o que
fazer para melhorar o seu sistema e torná-lo melhor. Os auditores de certificação estão lá para verificar
a conformidade de seus processos contra seus processos internos e o padrão do sistema de gestão que é
aplicável.

Além disso, se eles descobrirem que o que está acontecendo no sistema não atende aos requisitos,
então é seu dever apontar essa não conformidade para que você possa corrigi-lo. É importante
notar que para algo ser uma não conformidade ele precisa ter uma exigência que não é atendida
plenamente, não apenas algo que o auditor de certificação gostaria que você fizesse. O auditor não pode
levantar uma não conformidade se não houver um requisito, ou se não houver provas de que um
requisitonãoesteja sendo cumprido. Inconformezsarenotamatterofopinion; theyareastatement de fato.

Para obter mais informações sobre como lidar com auditores de certificação, consulte este artigo: Como
abordar um auditor em uma auditoria de certificação. .

O que você faz sobre não conformidades?

Muitas empresas que vão para uma auditoria de certificação se perguntam o que acontecerá se os
auditores encontrarem algo errado na the auditoria. Eles vão sair no meio da auditoria? Eles se
recusarão a lhe conceder a certificação? Eles nunca mais voltarão? Essas perguntas passam pelos
chefes de muitos implementadores do sistema de gestão enquanto aguardam a auditoria de certificação,
butitis nota ruim como você teme. Aqui está um pouco sobre como os resultados da auditoria
funcionam,, o que não conformidades significam e o que você precisa fazer sobre eles.

Como funcionam os resultados da auditoria?

O que acontece em uma auditoria é que o auditor pega um conjunto de critérios, como os requisitos
do sistema de gestão ISO, management system requirements, juntamente com suas políticas e
procedimentos, e reúne evidências para verificar se os critérios estão sendo atendidos. Essas evidências
podem ser registros, declarações de fatos ou outras informações relevantes para os critérios de
auditoria. criteria. Por exemplo, os requisitos ISO para controle de registros exigem que você tenha
controles para identificar, armazenar, proteger, recuperar e reter registros. Durante a auditoria, os
auditores verificarão os registros que você tem para se certificar de que eles atendem a todos esses
critérios.
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Uma vez coletadas as provas da auditoria, os auditors irão comparar as evidências com os critérios e
determinar se os critérios foram atendidos. met. A esperança é que esta comparação mostre que o
processo está em conformidade com os critérios, mas it

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também pode mostrar que não está em conformidade. Quando a conclusão da auditoria é que o
processo não está em conformidade, então uma não conformidade de auditoria é registrada no relatório
de auditoria. Isto não é o fim do mundo.

O que são não conformidades de auditoria, e o que significam?

Durante uma auditoria cadastral, as inconformidades são generalizadase divididas em dois tipos diferentes
por órgãos de certificação: maiores e menores. Ambos precisam ser abordados, mas cada um pode
significar uma coisa diferente quando se trata de sua certificação da empresa sendo concedida.

As principais não conformidades são tipicamente vistas como uma quebra de uma exigência do sistema
de gestão. Por exemplo, os requisitos iso afirmam que você precisa evitar o uso não intencional de
documentos obsoletos, e para resolver isso você pode afirmar em seu procedimento que os funcionários
não devem imprimir cópias de documentos para manter em suas mesas e devem usar a versão
disponível em sua intranet. Se os auditores encontraram muitas pessoas diferentes em toda a sua
empresa usando versões impressas de procedimentos mais antigos para seu trabalho, isso pode ser
visto como uma grande não conformidade.

Uma pequena inconformidade é quando há um problema encontrado que é mais limitado em escopo
em toda a sua empresa. Se a evidência acima para as versões impressas de documentos obsoletos
ocorresse apenas com um ou dois indivíduos em um departamento, então o problema seria rotulado
como uma pequena não conformidade.

Para responder à pergunta anterior dos auditores que saem no meio de uma auditoria, esta é uma
ocorrência extremamente rara e só ouvi falar dela uma vez. Foi quando ocorreu uma auditoria e
várias grandes inconformidades foram identificadas no início da auditoria, o que indicou que a empresa
não estava realmente pronta porque o sistema de gestão não estava totalmente implementado. A
rescisão da auditoria foi um acordo entre a auditors e a gestão da empresa, pois era visto como um
desperdício desnecessário de recursos para continuar.

O que você precisa fazer se uma não conformidade for encontrada?

Não importa se uma não conformidade de auditoria é maior ou menor – você deve abordá-los da
mesma forma, corrigindo-os usando seu processo de ação corretiva. process. A única diferença real
nesse processo entre uma ação corretiva levantada internamente em sua empresa, e uma levantada
devido a uma auditoria de certificação não conforme, é quem deve rever a adequação do seu plano e
realizar o acompanhamento. Com uma auditoria de certificação não conformidade, isso deve ser feito
com o seu auditor do órgão de certificação, pois eles registrarão sua resposta à não conformidade em seu
relatório de auditoria e acompanharão a conclusão da ação corretiva em sua próxima auditoria.

Para uma grande não conformidade de auditoria, o auditor de certificação vai querer que você implemente
a ação corretiva dentro do cronograma acordado, e só então emitirá o certificado assim que eles
estiverem satisfeitos que as ações sejam concluídas. completed. Isso pode exigir que eles realizem uma
auditoria de acompanhamento para verificar se o processo está funcionando.

Pequenas inconformidades encontradas em uma auditoria precisarão ser tratadas dentro de um

determinado cronograma, mas a certificação pode ser concedida quando o plano de ação corretivo for
recebido, e a equipe de auditoria acompanhará na próxima auditoria de manutenção pelo órgão de
certificação.

Auditoria não é o fim do mundo

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Como o objetivo geral do sistema de gestão é fazer melhorias nos processos do sistema, qualquer não
conformidade deve ser vista como uma forma de identificar essas melhorias necessárias. Às vezes,
quando você tem um olhar externo para seus processos, eles podem ver coisas que são notadasyseen
por um observador interno para sua empresa. Use essas descobertas para melhorar, e você estará
recebendo o máximo para o seu dinheiro a partir de sua auditoria de certificação. audit.

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Conclusão
A preparação para a auditoria de certificação pode ser tão importante quanto todo o trabalho que você
já fez na implementação dos requisitos do sistema de gestão ISO, pois os benefícios obtidos por ter uma
revisão de auditor externo e comentar sobre os processos do seu sistema de gestão podem ser uma boa
fonte de ideias de iniciativa de melhoria. Quanto mais preparado você estiver para a auditoria, melhor
você poderá reagir às conclusões da auditoria e fazer as melhorias que irão beneficiá-lo. O ponto chave
de uma certificação bem-sucedida éobter uma melhor compreensão de como os processos do seu
sistema de gestão funcionam, para que você possa pegar esses insights e construir sobre eles para
tornar seu sistema de gestão melhor.

Para saber mais sobre a preparação para a auditoria de certificação ISO, consulte este eBook: Preparando-se
para a auditoria de certificação ISO: Um Guia simples em inglês.

Amostra de modelos de documentação

Os seguintes kits de ferramentas podem ajudá-lo comos padrões de empalamento:

 ISO 9001 Documentation Toolkit

 ISO 14001 Documentatino Kit de Ferramentas
 Iso 45001 Kit de ferramentas de documentação
 Kit de ferramentas de documentação ISO 27001
 Iso 13485 Documentation Toolkit

Referências
 Academia 9001
 Academia 14001
 45001Academy
 27001Academy
 Academia 20000
 Academia 13485
 Academia 16949
 9100Academy

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Sobre o autor
Mark Hammarisa Certified Manager of Quality / Organizational Excellencethrough the
American Society for Quality, e é profissional de qualidade desde1994. Professional since 1 Mark
tem experiência em auditoria, melhoria de processos e procedimentos de escrita para Sistemas de
Gestão de Qualidade, Meio Ambiente e Segurança Ocupacional, e é certificado como Auditor
Líder para ISO 9001, AS9100 e ISO 14001.

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