MIT021 – Termo de Abertura

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Título do documento
Sumário

1. Dados Gerais:...............................................................................................................................................3
2. Responsáveis pelo cliente:............................................................................................................................3
3. Dados Cadastrais:.........................................................................................................................................3
4. Outras Informações:......................................................................................................................................3
5. Dados da Proposta:.......................................................................................................................................3
6. Informações gerais sobre o projeto:..............................................................................................................4
7. Fatores Ambientais da Empresa (Informações Confidenciais TOTVS)........................................................10
8. Informação Ambiente Físico do Projeto:.......................................................................................................10
9. Aprovação:....................................................................................................................................................10

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1. Dados Gerais:

Código Cliente: Cliente:

Projeto: Data:
Horário:

2. Responsáveis pelo cliente:

Gerente de Atendimento e Relacionamento:

Arquiteto de Solução:
Executivo de Conta:
Gestor de Portfólio:
Coordenador de Projetos:

3. Dados Cadastrais:

Cliente (Código e Nome):

Projeto (Código e Descrição):
Endereço:
Cidade: UF:
Telefone: Fax:
CEP: Site:

4. Outras Informações:

Ramo de Atividade:
Principais Atividades:
Setor de Atividade:
Característica dos Clientes:
Principais Concorrentes:

5. Dados da Proposta:

Faturamento:
Vencimentos: (Inserir todas as datas programadas para as parcelas (quando forem fixas)
Condição de Pagamento:
Impostos Primeira Parcela: Sim Não Modalidade de Venda: Tradicional Corporativo

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Tipo do Projeto: Fechado Aberto Quantidade de Plantas / Unidades:
Projeto Fechado / Horas atende mais de uma planta: Treinamento Centralizado na TOTVS:
Sim Não Sim Não

Valor de Horas
Analista: R$ Coordenador: R$
DBA: R$ Outros Recursos: R$

Critérios para Reembolso

Traslado: Não Sim - Qtd. Horas: Quilometragem: Não Sim - Qtd. Km:
Hospedagem: Sim Não Passagens: Sim Não
Alimentação: Horas Extras: Sim Não
Almoço: Não Sim - Valor R$: Pedágio: Sim Não
Jantar: Não Sim - Valor R$: Estacionamento: Sim Não

6. Informações gerais sobre o projeto:

Coordenador do Projeto (cliente)
Coordenador do Projeto: (Nome, responsabilidades e nível de autoridade atribuída)

 Eleito como responsável pelo gerenciamento do projeto por parte do Cliente, co-responsável por todas as definições,
metas e prazos, em conjunto com o Coordenador do Projeto da TOTVS, líderes de processos e usuários-chave.
 Responsável por manter o Comitê do Projeto informado sobre o andamento do projeto.
 Terá autonomia para decisões de caráter estratégico.
 Deverá se dedicar à gestão do projeto para garantir o atendimento às expectativas estabelecidas.

Objetivo do Projeto para o Cliente

Os objetivos podem ser:
 Aumentar as vendas;
 Aumentar a produtividade (reduzir retrabalho) e reduzir custos operacionais;
 Atender às normas de padronização determinadas para o negócio;
 Disponibilizar as informações necessárias para a tomada de decisão, aumentando a qualidade e rapidez desse processo;
 Automatizar os processos operacionais e reduzir o tempo de espera dos clientes em relação às entregas de produtos;
 Atualizar tecnologicamente as operações do cliente e melhorar o posicionamento em relação aos concorrentes;
 Atender às novas exigências legais (sejam fiscais, ambientais, etc);
 Gerar informações corretas, confiáveis e integradas;
 Melhorar o controle dos processos geridos pelo sistema;
 Integrar diferentes áreas/processos da empresa.

Requisitos do Projeto

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De acordo com o objetivo, detalhar:

 Aumentar a produtividade dos processos operacionais, respondendo às questões: Quais processos? Qual o percentual
de aumento esperado? Diminuir o tempo de operações em Y% do tempo total dedicado a essa atividade; reduzir (ou
eliminar) retrabalho; aumentar a qualidade das condições de trabalho do usuário; otimizar as atividades realizadas pelo
usuário; etc.
 Disponibilizar as informações de apoio à tomada de decisões. Responder as questões: Quais informações? Em que
formato? Com qual freqüência?
 Aumentar as vendas: reduzir o custo do produto em X% ocasionando uma diminuição do preço de vendas o que pode
resultar em aumento nas vendas; aumentar a qualidade do produto adequando-o aos critérios de forma, preço, taxa de
falha, taxa de retrabalho, satisfação do cliente.
 Integrar as diferentes áreas/processos da empresa: facilitar o fluxo de informações entre os processos a serem
integrados; disponibilizar as informações necessárias para que as tomadas de decisão de cada processo considerando o
impacto em outros processos.
 Geração e controle de informações corretas: reduzir em Z% o manuseio da informação pelo empregado; controlar as
informações definidas (quais informações? A definir).

Restrições do Projeto
Exemplos de restrições:
 Local de trabalho;
 Horário de trabalho;
 Recursos que poderão ser utilizados no projeto;
 Prazo para o projeto;
Calendário (agenda dos usuários e dos analistas).

Premissas/ Fatores de sucesso do Projeto

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PREMISSAS

INFRA-ESTRUTURA
 Parque de máquinas;
 Servidor;
 Gerenciador de Banco de Dados (GBD)
- SQL;
- Oracle;
- DB2;
- Outros.
 Sistema Operacional do servidor e da estação;
 Os acessos dos usuários serão centralizados na matriz ou descentralizados nas filiais?
- Descentralizados: definir quanto aos links; qual será o método de acesso remoto (terminal service; metaframe).
Centralizados: verificar qual o sistema operacional da estação.
PESSOAL
 Definir quantas e quais pessoas serão envolvidas durante o processo de implementação no cliente.

RECURSOS FÍSICOS
 Definir o número de máquinas que serão necessárias;
 Definir se será necessário reservar alguma sala ou outro espaço físico para o processo de implementação;
 Analisar se precisará adquirir algum outro recurso físico para a realização do projeto.

FATORES DE SUCESSO
Exemplos:
 Participação ativa do patrocinador no projeto;
 Experiência da equipe;
 Autonomia do gerente do projeto;
 Harmonia entre os membros da equipe.

Expectativas de Implementação

Processo Data para Inicio Expectativa de Término

Adm. Financeiro (ponto de vista do cliente)
Compras
Faturamento
Folha de Pagamento
Educacional
Manufatura

Customizações Previstas em Contrato

Processo Descrição

Customização 1  Descrição item 1

 Descrição item 1

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Customização 2  Descrição item 2

 Descrição item 2

Identificação das partes interessadas (stakeholders) no projeto do cliente

Principal executivo:
Gerentes funcionais das áreas envolvidas no projeto:
Usuários chave:
Fornecedores:
Parceiros:
Clientes:
Influenciadores no cliente (líderes informais, formadores de opinião, agentes de mudança):
Outras partes interessadas:

Partes Interessadas

Nível de
Organização / Telefone / Tipo Pode assinar Tempo de
Nome Expectativas Influência no
Função e-mail (*) Proposta? Empresa
Projeto

(*) Tipo:
B = Enxergam benefícios e oportunidades com a execução ou com o resultado do projeto.
A = Enxergam ameaças, desvantagens, riscos ou perda de poder com a execução do projeto ou com o resultado do projeto.

Infraestrutura do cliente para o projeto

Dados Técnicos
Número de empresas que serão controladas pelo sistema:
São empresas do mesmo ramo de atividade?
Número de filiais que serão controlados pelo sistema:
Comunicação remota entre sites?
Número de sites que estarão acessando remotamente o sistema:
Comunicação off-line entre sites (troca de dados via pacotes):
Necessidade de criar interfaces com outros sistemas?
Importação de dados do sistema atual?

Dados sobre Infraestrutura

Sistema Operacional/Rede: ( ) Windows ( ) Linux ( ) Outros
Banco de Dados: ( ) MS-SQL ( ) Oracle ( ) IBM-DB2 ( ) Informix ( ) Outros
Serão rodadas outras aplicações no Banco de Dados?

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Configuração do servidor atual:
Servidor:
Processador:
Memória:
Placa de Rede:
Disco:
Raid Nível:
Espaço livre em disco:
Unidade de backup:
Fontes Redundantes:
Sistema Operacional:
Número de estações:
Configuração das estações:
Processador:
Memória:
Placas de rede:
Sistema Operacional:
Capacidade de processamento e acesso homologados pela TOTVS?
Responsável da TOTVS pela aprovação da infra-estrutura do cliente: ( ) Núcleo de Informação e Banco de Dados
( ) TOTVS – INFRA
Necessidade de compra e substituição de equipamentos?

Recursos Humanos do Cliente para o Projeto

Tempo a ser dedicado pelo coordenador do projeto ao projeto:
A quem o coordenador do projeto se reporta:
Tempo a ser dedicado pela equipe de TI ao projeto:
Quantas pessoas serão treinadas como usuários-chave?
Nível de autoridade do coordenador de projeto (baixa – média – alta)?
Conhecimento dos processos e operações da empresa (baixo – médio – alto):
Nível de maturidade em gestão de projetos (baixo – médio – alto):
Já participou de condução de projetos similares?
Equipe de TI tem maturidade para conduzir o processo junto aos seus usuários?
A equipe do cliente ficará responsável pelo suporte pós-implementação?
Quantas pessoas serão envolvidas como usuários do sistema?
Os usuários-chave estão cientes que terão que atuar como replicadores?
Qual a média de usuários finais por replicador?
Nome do responsável técnico pela infraestrutura:
Nome do responsável pela administração da rede, controle de acesso e atualização do repositório:
Nome do responsável por autorizar mudanças no projeto:
Haverá um comitê de controle de mudanças, o qual analisará as solicitações com a autoridade e a responsabilidade de
aprovar ou rejeitar mudanças?
Haverá a necessidade de alinhar as atividades com outro projeto ou empresa de consultoria de processos?
A equipe de Gerenciamento de Projetos do cliente entendeu e concordou com a metodologia de implementação TOTVS?

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Regulamentos e Normas Governamentais do Setor (que devem ser consideradas pelo projeto)
 Para o caso do setor ser regulamentado e o projeto precisar se adequar a estes regulamentos.

Processos e Sistemas existentes no Cliente (que podem influenciar o projeto)

 Outros sistemas do cliente que terão relação direta ao projeto;
 Processos ou sistemas que terão relação com a implementação como cliente ou fornecedor.

Análises ou Observações sobre o Projeto

 Descrever as observações sobre os principais pontos do projeto, sendo, rotinas específicas, problemas com o escopo,
divergências na proposta, falta de informações etc.

Obs: Os itens relacionados como: (Informações confidenciais TOTVS) devem ser obrigatoriamente preenchidos, porém não
apresentados ao cliente.
Uma versão do Termo de Abertura completada deverá ser validada com o AR responsável da conta e outra versão sem as
informações confidenciais deverá ser formalizada com o cliente.

Identificação Inicial de Fatores de Risco (Informações Confidenciais TOTVS)

Probabilidade de Ocorrência
Código Descrição do risco
(1-Baixo 2-Médio 3-Alto)
001 Escopo levantado diferente do escopo necessário para o projeto
002 Dimensionamento de horas insuficiente para entrega do escopo
003 Baixa aderência do produto às necessidades do escopo
004 Dificuldades para carga inicial, migração e integração
005 Falta de experiência da equipe de sistemas do cliente em Sistemas de Gestão
006 Indisponibilidade de recursos TOTVS para o projeto
007 Inexperiência da TOTVS no segmento do cliente
008 Coordenador do projeto cliente – experiência como Coordenador de Projetos
009 Coordenador do projeto cliente – Conhecimento de negócios e processos
010 Coordenador do projeto cliente – poder de fato
011 Baixa capacidade dos usuários por falta de maturidade ou conhecimento
012 Coordenador do projeto cliente – apoio ao projeto
013 Dificuldades de gestão das mudanças e do impacto das mudanças
014 Resistências internas
015 Prazo de entrega agressivo
016 Problemas de disponibilidade ou qualidade da infra-estrutura do cliente
017 Inexistência de política de contingência
018 Não confirmação de premissas do projeto ou da proposta
019 Equipe de infra-estrutura do cliente inadequada ou inexistente
020 Influência das partes interessadas desfavoráveis ao projeto
021 Outros – especificar

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7. Fatores Ambientais da Empresa (Informações Confidenciais TOTVS)
Informações sobre a cultura da empresa do cliente
Tipo de empresa Capital 100% privado Capital público e privado Capital 100% público
Importância da hierarquia Rígida Balanceada Informal
Poder de decisão dos Centralizado Balanceado Descentralizado
gestores
Fluidez da comunicação De cima para baixo (Top- Balanceada e lateral De baixo para cima
down) (Down-up)
Maturidade dos processos Forte ênfase em Balanceada ênfase em Fraca ênfase em
processos processos processos
Certificação ISO Empresa certificada Em processo de certificação Empresa não certificada
Profissionalização da Gestão familiar Balanceada Gestão profissionalizada
gestão
Criatividade e inovação Ênfase na estabilidade Balanceada Gestão empreendedora
Regulamentação do setor Fortemente Alguns regulamentos Pouco regulamentado
regulamentado
Existência de PMO interno Forte participação do Baixa participação do PMO Empresa não possui PMO
PMO

8. Informação Ambiente Físico do Projeto:

Informação Ambiente Físico do Projeto
Computador 1 computador x analista
Acessos Atributo de Administrador Banco de Dados
Internet Acesso Permissão Download HTTP e FTP
Aplicativos Word Excel Power Point
Equipamentos Mesa Cadeira Quadro branco ou aviso
Sala Sala de Trabalho Sala de Reunião
Telefone Discagem para Celular Discagem para DDD
Pastas Ordens de Serviços Documentos Projeto

9. Aprovação:
Aprovador por: Assinatura Data

<Nome e Função> ___/___/___

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