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Sumário
1. Introdução ................................................................................................................. 04
2. Motivos para se trabalhar com locação ............................................................. 07
3. O que esperar pela frente?.....................................................................................08
4. Receita da Imobiliária..............................................................................................10
5. Contrato de Locação................................................................................................13
5.1. Contrato de Locação - Envolvidos ..................................................................13
5.2. Contrato de Locação - Tipos de Contrato .....................................................14
5.3. Contrato de Locação - Prazos ..........................................................................15
5.4. Contrato de Locação - Garantias Locatícias ................................................ 17
5.5. Contrato de Locação - IRRF ............................................................................. 31
5.6. Contrato de Locação - Seguro Incêndio ....................................................... 35
5.7. Contrato de Locação - Vistoria Inicial .......................................................... 39

6. Recebimento do Aluguel ....................................................................................... 41

7. Cobrança de aluguel ............................................................................................... 43
Sumário
8. Resolver reclamações e problemas no imóvel ................................................. 47
9. Acompanhamento de encargos da locação
(água, luz, condomínio, IPTU, etc) ......................................................................... 52

10. Repasse do aluguel ............................................................................................ 59

11. Histórico................................................................................................................ 61
12. Emissão de notas fiscais ................................................................................... 63
13. Declaração de Rendimentos............................................................................ 64
14. DIMOB ................................................................................................................... 66
15. Reajuste ................................................................................................................ 70
16. Renovação do Contrato .................................................................................... 72
17. Rescisão ............................................................................................................... 76
18. Sobre a Universal Software ............................................................................. 81
 Este e-book é para mim?

Um dos nossos principais objetivos aqui na Universal Software é capacitar e transformar o mercado imobiliário brasileiro.
Para que consigamos alcançar este objetivo, produzimos uma variedade de conteúdo ricos como: blogposts, e-books,
vídeos, webinars, infográficos e uma infinidade de materiais que são feitos apenas para você, do mercado imobiliário.
Portanto, esse conteúdo pode ser útil para você em algumas finalidades. Confira o grau de conhecimento necessário para
usufruir ao máximo desse conteúdo.

Básico: Intermediário/Avançado:
Foi pensando em você que desenvolvemos esse guia Até mesmo para quem já tem experiência no assunto,
completo. Ele vai ajudar profissionais que nunca tiveram vamos compartilhar boas práticas de mercado,
nenhum tipo de experiência e não sabem como funciona tecnologias úteis para ser mais eficiente e reduzir custos
um setor de administração de uma imobiliária. com operações.

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Especial: Tecnologia
e Vídeos
Durante cada marco da administração de imóveis você encontrará vídeos para
complementar a explicação e facilitar o aprendizado. Além disso, você encontrará
dicas de como a tecnologia poderá lhe ajudar a administrar com mais facilidade
e reduzir os custos.

Muitas vezes contratar e formar novos funcionários

para administração de uma imobiliária é um
enorme desafio. Encontrar pessoas no mercado
de trabalho com bagagem e experiência pode
ser caro ou difícil. Treinar de forma consistente,
além de tomar um tempo muito grande, requer
meses ou até mesmo anos de mão na massa
para que a pessoa possa aprender com os
próprios erros. Este conteúdo poderá ajudá-lo
a encurtar a curva de aprendizado do seu time.

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“Estou compartilhando com você o mesmo material que utilizamos aqui na Universal Software para
formar e certificar nossos colaboradores. Espero que seja útil pra você, assim como é pra mim. “
Pedro Henrique Nhimi | COO Universal Software

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Motivos para se
trabalhar com locação
1. Paga as contas da imobiliária;
2. Gera receita recorrente;
3. Aumenta sua base de cliente;
4. Gera receitas indiretas (comissão com seguro
incêndio, fiança e título de capitalização);
5. É uma tendência de crescimento de mercado.

Assista o vídeo:

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O que esperar pela frente?
Algumas imobiliárias optam por não trabalhar com locação e quando trabalham,
não dão a devida atenção a este setor. Os principais motivos são:

- É problemático
- Toma muito tempo
- Comissão pequena, se comparado a venda
- Processo complexo
- Requer bastante conhecimento

No entanto, com a queda do mercado de venda de lançamentos e de avulsos,

a maioria das imobiliárias que sobreviveram à crise foram exatamente as que
tinham uma sólida carteira e sabiam trabalhar com administração de imóveis
de locação. Já as que não possuíam este foco, certamente abriram os olhos e
começaram a se movimentar para essa atividade.

Devido às dificuldades citadas acima, podemos perceber que administrar imóveis

com excelência é assunto para profissionais e não para amadores. Digo isso
porque é uma atividade extremamente complexa, que exige muito conhecimento
e gestão de informações para que não acabe se perdendo no processo.

O profissional que se aventura a trabalhar com aluguel deve estar disposto e

ciente de que vai lidar com problemas todos os dias. Afinal, essa é a principal
razão pela qual o proprietário paga uma imobiliária para cuidar do seu imóvel. Se
fosse fácil, provavelmente não haveria imobiliárias para administrar locações de
imóveis.

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Então, aqui vão algumas dicas:

- Agradeça todos os dias por esses problemas existirem. Se não fosse por eles, seu cliente não precisaria de
você.

- Saiba como lidar com esses problemas.

- Reúna uma equipe com atitude e proatividade, independente de serem duas ou quinze pessoas.

- Tenha um processo de trabalho organizado para dar conta do crescimento.

- Seja paciente, pois locação de imóveis traz retorno a longo prazo. O que vale a pena é o somatório das
comissões (volume) e a recorrência.

EXPECTATIVA DA ADMINSTRAÇÃO DE IMÓVEIS

REALIDADE

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Como a imobiliária ganha
dinheiro com locação?
Taxa de Administração:
É a principal fonte de receita, pois é taxa que a imobiliária cobra do locador
(proprietário do imóvel) todo mês para administrar o imóvel. Como é uma receita
recorrente, este deve ser o principal indicador que uma imobiliária deve perseguir.

A taxa de administração gira em torno de 10% podendo ser menor ou maior,

dependendo da praça de atuação da imobiliária e até mesmo se o aluguel
é garantido ou não. É comum, quando se garante o aluguel, que a taxa de
administração tenha um valor superior (12% ou até mesmo 15%).

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Taxa de Intermediação:
É a taxa que o locador paga para imobiliária no 1º aluguel para cobrir as despesas iniciais da locação, tais
como: confecção do contrato, elaboração da vistoria inicial, análise cadastral, anúncio do imóvel, comissões,
etc.

Essa taxa gira em torno de 50% a 100% do valor do aluguel.

Comissão Seguro Fiança, Seguro Incêndio e Título de Capitalização:

É comum que Corretoras de Seguros façam parcerias com imobiliárias e repassem um comissionamento pela
venda desses produtos para os locatários/inquilinos. Lembrando que isso não é uma regra, mas sim uma
prática adotada em várias imobiliárias para monetizar sua operação.

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Outros:

Outras maneiras secundárias de se monetizar uma operação de aluguel são comissões para reparos e reformas
nos imóveis, indicações para venda, multa e juros decorrentes do atraso do aluguel, taxa de renovação de
contrato e décimo terceiro.

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Contratos de Locação
Quem são os envolvidos em um contrato de locação?
Locatário (ou inquilino): é a parte que paga o aluguel;

Locador (ou proprietário): é a parte que recebe o aluguel;

Imobiliária: atua como uma procuradora (representante do locador).

As imobiliárias digitais se relacionam

melhor com seus clientes e de forma mais
personalizada. Como você tem se relacionado
com seus principais clientes?

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Quais são os tipos de contrato de locação?

Os contratos de locação podem ter as seguintes finalidades:

Residencial: locações de imóveis destinados à residências.

Não residencial: locações de imóveis destinados ao comércio ou indústria.

As imobiliárias digitais possuem métricas e indicadores em seu Big Data,

apontando qual tipo de contrato tem maior volume e reprenta o maior
faturamento em sua carteira.

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Qual a importância do prazo do contrato?
Prazo igual ou maior que 30 meses:
Vencido o prazo, o locador poderá denunciar o contrato (pedir o imóvel) sem a necessidade de justificar o
motivo da denúncia do contrato. Conhecida como denúncia vazia ou imotivada.

Prazo inferior a 30 meses:

Vencido o prazo, o locador poderá denunciar o contrato (pedir o imóvel) com a necessidade de justificar o
motivo da denúncia do contrato. Conhecida como denúncia cheia ou motivada.
Para saber os motivos permitidos em lei veja o Art. 47 da Lei 8.245/91 (Lei do Inquilinato)

Prazo inferior a 90 dias (locação para temporada)

Considera-se locação para temporada aquela destinada à residência temporária do locatário, para prática de
lazer, realização de cursos, tratamento de saúde, realização de obras no imóvel, e outros fatos que decorrem
de determinado tempo. Deve ser contratada por prazo não superior a noventa dias, esteja o imóvel mobiliado
ou não.

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Para os contratos com finalidade Não Residencial:
Para locações não residenciais, a legislação não estipula nenhum prazo, podendo ser pactuado entre as partes.
O único ponto de atenção são para contratos com prazo superiores a 5 anos, dando direito a ação renovatória
por parte do locatário.

As imobiliárias digitais são avisadas automaticamente sobre os vencimentos

de contratos com antecedência para ser mais eficiente na renovação do
contrato. Além disso possuem métricas e indicadores em seu Big Data,
apontando os contratos que estão vigentes e vencidos.

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Garantias Locatícias:

Atenção! Vamos reforçar uma regra de ouro que é estabelecida pela Lei do Inquilinato: nunca faça uma
locação com mais de uma garantia. Isso é crime!

Art. 43. Constitui contravenção penal, punível com prisão simples de cinco dias a seis meses ou multa de três
a doze meses do valor do último aluguel atualizado, revertida em favor do locatário:

II – exigir, por motivo de locação ou sublocação, mais de uma modalidade de garantia num mesmo contrato
de locação;

Agora, vamos entender as principais informações sobre cada uma delas:

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Fiador

É a pessoa que, solidariamente com o locatário, irá responder pelas dívidas oriundas do contrato de locação,
tais como aluguel, condomínio, IPTU, danos ao imóvel, dentre outras. Falando de forma mais clara: é a pessoa
que vai pagar o aluguel caso o locatário/inquilino não pague.

Um contrato de fiança representa a seguinte situação: “locador (representado pela imobiliária) pode alugar
este imóvel para o fulano (locatário), pois ele é uma pessoa idônea. Tão confiável que se ele não pagar, eu
pago por ele.” Então, o grau de confiança entre as partes é enorme, por isso geralmente é representado por
um parente ou amigo.

Entretanto, na hora de arcar com o combinado não é tão florido como parece, já que ninguém gosta de pagar
por uma dívida que não contraiu.

Não basta querer ou falar “eu pago por ele,” a pessoa – no caso o fiador – tem que ter condições de pagar pelo
débito do locatário. Por isso existe uma série de exigências e uma rigorosa análise cadastral.

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Para ser fiador é necessário uma idoneidade financeira, ou seja, sem nenhum tipo de restrição. A renda e
patrimônio devem indicar, no momento da contratação, que aquela pessoa tem condição de arcar com as
obrigações decorrentes do contrato em eventual caso de inadimplência do locatário.

Na maioria das vezes, as imobiliárias exigem a apresentação de 2 fiadores que tenham renda superior a 3
vezes o valor do aluguel + encargos. Um deles deve possuir imóvel na cidade em que é feita a locação e que
esteja devidamente registrado, livre e desembaraçado de quaisquer ônus.

Por que são dois fiadores?

É uma forma de ter uma garantia mais sólida, já que um fiador pode perder sua renda ou vender o imóvel.
Exigir dois fiadores diminui o risco de “calote”.

Por que renda superior a 3 vezes o valor do aluguel + encargos?

Se o fiador não tiver renda e dinheiro para arcar com a dívida, como ele vai pagar? Este valor não é nenhuma
regra, mas sim um padrão utilizado na maioria das imobiliárias. Ele pode variar para mais ou para menos e
pode incluir somente o valor do aluguel ou ser acrescido dos encargos locatícios.

Por que deve ter imóvel registrado, livre e desembaraçado de quaisquer ônus?
Caso o fiador não pague a dívida de forma espontânea, como assumido contratualmente, o locador/imobiliária
poderá executá-lo, penhorar o imóvel e assim fazer com que ele assuma o débito. Afinal, ele assinou um
contrato dizendo: “se o locatário não pagar, eu pago!”

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Por que o fiador e o imóvel tem que ser na cidade do imóvel alugado ou da imobiliária?
Na verdade não existe uma obrigatoriedade, mas é mais fácil e seguro para a imobiliária, porque agiliza os
trâmites no caso de um possível processo judicial. Se for em outra cidade, pode demorar muito para fazer as
citações por precatória, já que serão comarcas diferentes. Isso atrasaria ainda mais o processo e aumentaria
os custos.

Pontos Positivos Pontos Negativos e Riscos

Locatário:
- Para conseguir um fiador o locatário não precisa de
investimento, então se torna uma opção bem acessível
pra ele. Por esse motivo, hoje o fiador é a garantia locatícia
mais utilizada no mercado, apesar deste número estar
caindo gradativamente.
Locador/Imobiliária:
- Se for feita uma análise criteriosa antes de assinar
o contrato, a chance de inadimplência é muito baixa.
Existem imobiliárias que trabalham com uma margem de
inadimplência entre 1% e 3%.
Locatário:
- Não é fácil para o locatário conseguir fiador, além de ser
uma situação completamente desconfortável.
- A burocracia é grande, pois é necessário apresentar
uma enorme lista de documentos próprios, dos fiadores
e cônjuges. Toda essa burocracia traz uma demora muito
grande para montar a ficha e analisá-la.
Locador/Imobiliária:
- A situação financeira do fiador pode mudar, já que ele
está sujeito a perder o emprego, ir à falência e etc;

- Custo alto da análise cadastral;

Leia também: - O fiador pode se desfazer do imóvel dado salvaguarda,
Fiadores: por que você deve começar a prestar atenção
fragilizando assim a qualidade da garantia;
neles agora mesmo.
- Ele pode morrer, mudar de cidade ou até mesmo se
exonerar da fiança no término do contrato;

- A imobiliária ou locador pode não conseguir receber a

dívida.

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Seguro Fiança

Como o próprio nome já diz, é um seguro, como se fosse aquele seguro de carro. Você paga pra não bater ou
não ser roubado, mas se um dia acontecer, o seguro estará lá para lhe proteger e indenizar conforme cobertura
da apólice contratada.

O Seguro Fiança é como se o locatário pagasse para a seguradora ser a “fiadora” dele. É um seguro para garantir
a locação e demais coberturas que deverão ser combinadas na apólice.

Atenção: não é uma regra que o locatário pague esse seguro. Ele pode ser pago pelo locador ou pela imobiliária,
mas é comum que o locatário arque com esse custo.
O Seguro Fiança é feito através de uma análise cadastral da seguradora. O determinante para a aprovação é a
comprovação de renda e a ausência de restrições cadastrais – os valores exigidos podem variar de seguradora
para seguradora.

No caso de Pessoa Física, para imóvel residencial será necessário comprovar uma renda mínima de 04 vezes
o valor total de aluguel mais encargos (IPTU, condomínio, luz, água). Existe também a possibilidade de
composição de renda com outras pessoas. Já para Pessoa Jurídica, a empresa deve ter no pelo menos um ano

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de constituição e comprovar renda mínima de 06 vezes o valor total de aluguel mais encargos.

Depois de aprovado o cadastro, o valor do seguro a pagar será em torno de 1.5 a 3 aluguéis/ano. Estes valores
variam de acordo com a região e seguradora, e podem ser pagos à vista ou parcelado.

Pontos Positivos Pontos Negativos e Riscos

Locatário: Locatário:
- Não tem o aborrecimento e desconforto para conseguir - Custo, uma vez que o locatário “perde” o dinheiro, pois
um fiador; ele paga pra seguradora “ser seu fiador”;

- A burocracia é muito menor e a aprovação é bem mais Locador/Imobiliária:

rápida; - Perder prazos de sinistro e com isso perder a garantia da
locação;
- Pode complementar renda com outras pessoas, os
chamados locatários solidários. - Não ter uma vistoria adequada e não conseguir que a
seguradora indenize os danos aos imóveis;
Locador/Imobiliária:
- A burocracia é muito menor e a aprovação é mais rápida; - Não conseguir receber os encargos, pois não fez o sinistro
em tempo hábil.
- Consegue aumentar o número de novas locações, pois
demonstra flexibilidade ao oferecer para os clientes mais
uma garantia;
Importante: reparem que os únicos riscos que esta
- O aluguel e os encargos serão garantidos pela seguradora,
garantia apresenta são de responsabilidade única
então não precisa se preocupar;
e exclusiva da imobiliária. Então, se esta tiver uma
operação redonda e com bom funcionamento,
- Não tem custo com análise cadastral;
certamente não haverá problemas. Se o sinistro é
feito em tempo adequado, a vistoria é criteriosa e
- Os danos ao imóvel também são garantidos pela
o acompanhamento do pagamento dos encargos
seguradora.
é feito de forma mensal, certamente não haverá
problemas.

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Caução

O Art. 38 da Lei do Inquilinato dispõe que: a caução poderá ser em bens móveis, imóveis ou em dinheiro.

- No caso de bens móveis esta deverá ser registrada em cartório de títulos e documentos;

- Para bens imóveis, deverá ser averbada à margem da respectiva matrícula.

- Já a caução em dinheiro, que não poderá exceder o equivalente a três meses de aluguel, será depositada em
caderneta de poupança, autorizada pelo Poder Público e por ele regulamentada, revertendo em benefício do
locatário todas as vantagens dela decorrentes por ocasião do levantamento da soma respectiva.

Esse modelo de garantia é pouco utilizado devido a sua fragilidade, limitação e burocracia tanto para o locador
quanto para a imobiliária.

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 Pontos Positivos
Locatário:
- Pode apresentar algum bem móvel para garantia (TV,
carro, etc);
- Pode apresentar um imóvel (se tiver) como garantia;
- Não se descapitaliza muito, pois a caução em dinheiro
exige no máximo 3 vezes o valor do aluguel.
Locador/Imobiliária:
- No caso de bens imóveis, pode ser uma garantia real,
pois estará averbado no registro do imóvel que ele está
garantindo uma locação.
Pontos Negativos e Riscos
Locatário:
- Quase nenhuma imobiliária aceita esse tipo de garantia
por ela ter se provado muito frágil com o decorrer dos
anos;
- Alto custo para se averbar a caução em bens imóveis.
Locador/Imobiliária:
- Bens móveis se desvalorizam com o tempo e não tem
alto valor agregado, o que inviabiliza muitas vezes a
adoção dessa garantia;
- A dificuldade para receber é maior;
- Caução em dinheiro de no máximo 3 vezes o valor do
aluguel é muito pouco, tendo em vista a demora de uma
ação de despejo.
Diante das dificuldades de se adotar a caução, surgiu uma
alternativa que trouxe mais facilidade e maior equilíbrio
entre as partes, que foi o título de capitalização.
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Título de Capitalização

O Título de Capitalização é uma espécie de caução. Seu valor pode ser determinado pelo locador/imobiliária,
mas geralmente é calculado sobre o valor do aluguel mais encargos. Percebe-se que esse valor foi aumentando
com o tempo devido ao prolongamento do prazo do despejo. Inicialmente, era comum encontrar títulos de
10 vezes o valor do aluguel e hoje encontramos títulos de até 20 vezes.

Este valor deverá ser pago à vista, diretamente para a seguradora, e ficará caucionado em favor do locador/
imobiliária. Ao final do contrato de locação, o valor caucionado será devolvido integralmente, corrigido pela
TR.

Atenção: somente será devolvido integralmente se o Título de Capitalização for resgatado dentro do prazo
estabelecido nas condições gerais. Caso seja resgatado antes do prazo, a tabela de resgate deverá ser
consultada e poderá haver algum desconto.

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 Pontos Positivos Pontos Negativos e Riscos
Locatário: Locatário:
- Não tem o aborrecimento e desconforto de conseguir um - É preciso ter um capital de giro muito grande para deixá-
fiador; lo como garantia.

- A burocracia é quase zero e a aprovação é bem mais Locador/Imobiliária:

rápida;
- Não perde dinheiro, pois no f inal da locação ele resgata
o valor corrigido pela TR.
Locador/Imobiliária:
- Se o valor do título for grande, acima de 15 vezes o valor
do aluguel, é uma garantia que traz enorme segurança;
- Como é um valor limitado, tem que ter uma atenção
muito grande para agir rápido em uma eventual ação de
cobrança e despejo;
- Se no final o valor do título for insuficiente, a chance de
receber o restante do locatário é mínima.

- Consegue aumentar o número de novas locações, pois

é mais uma garantia oferecida para os clientes, o que
demonstra flexibilidade;

- Diminui a burocracia e a análise cadastral é bem mais

rápida.

Atenção: a seguradora não faz nenhuma análise cadastral

do locatário, apenas recebe o Título. Portanto, tal análise
ficará a cargo da imobiliária.

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Cessão fiduciária de quotas de fundo de investimento
Dentre as espécies de garantias citadas, a cessão fiduciária de quotas de fundo de investimento é menos
utilizada e por isso não abordaremos dessa vez os pontos positivos ou riscos.

Instituída pela Lei 11.196/05, essa espécie de garantia é regulada pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM),
de constituírem fundos de investimentos que permitam a cessão fiduciária de suas cotas em garantia de
locação imobiliária. Esse tipo de garantia se dá com o registro do Contrato de Locação junto ao administrador
do fundo. Tal registro pode ser feito pelo titular das cotas, que poderá ser o locatário ou terceiro, que faça
parte do contrato de locação na condição de garantidor.

Com isso, é confeccionado juntamente com uma via do contrato de locação, um “Termo de Cessão Fiduciária”,
ficando assim constituída em favor do locador/proprietário a propriedade resolúvel das cotas. Caso o locatário
se torne inadimplente, o locador poderá requisitar a transferência das quotas que sejam suficientes para a
quitação da dívida, mantendo-as aplicadas ou resgatando-as de acordo com as regras do mercado financeiro.

Na prática, caso o locatário fique em mora com o proprietário do imóvel locado, este poderá notificar
extrajudicialmente o locatário e o cedente (se for um terceiro garantidor), concedendo o prazo de 10 dias
para o pagamento integral da dívida, sob pena de transferência da propriedade das quotas.

Caso o locatário não efetue o pagamento integral do débito pendente no prazo informado, o locador poderá
requisitar a transferência definitiva da titularidade das cotas necessárias para a quitação desse débito. Tudo
isso sem prejuízo da ação de despejo e de uma eventual ação de cobrança das diferenças existentes, caso
essa garantia não seja suficiente para quitar toda a despesa.

Cabe aqui fazer uma ressalva para esclarecer que o valor das cotas do fundo estará sujeito à oscilação
decorrente da variação do valor de mercado dos ativos que compõem o patrimônio do fundo. Portanto, é
uma espécie de aplicação financeira de risco.

Essa modalidade de garantia, embora instituída há vários anos, ainda é pouco difundida e quase desconhecida
pelas imobiliárias.

27
Sem Garantia

Contratos de aluguel sem garantia é uma situação rara de acontecer, mas que deve ser cuidadosamente
analisada.

Quando o locatário é muito bom, é comum que ele não ofereça nenhuma garantia locatícia, pois ele mesmo
é o principal garantidor do pagamento. Isso acontece quando tratamos de grandes locações para bancos,
grandes empresas e até mesmo órgãos públicos. E aí, você vai mesmo perder essa locação?

É uma situação na qual vale a pena analisar caso a caso e “fugir do padrão”. As locações sem garantia merecem
a nossa atenção, pois há o benefício de despejo com liminar, conforme estabelecido pela lei
Importante: essa foi uma das principais intenções do Legislador para desburocratizar as locações no Brasil,
com a Lei 12.112/09 onde uma das alterações foram:

Art. 59. Com as modificações constantes deste capítulo, as ações de despejo terão o rito ordinário.

1º Conceder – se – á liminar para desocupação em quinze dias, independentemente da audiência da parte

contrária e desde que prestada a caução no valor equivalente a três meses de aluguel, nas ações que tiverem
por fundamento exclusivo:

28
IX – a falta de pagamento de aluguel e acessórios da locação no vencimento, estando o contrato desprovido
de qualquer das garantias previstas no art. 37, por não ter sido contratada ou em caso de extinção ou pedido
de exoneração dela, independentemente de motivo. (Incluído pela Lei nº 12.112, de 2009)

É uma pena que o poder judiciário não consegue cumprir o prazo estabelecido por lei, pois se fosse possível,
certamente o número de contratos de locação sem nenhuma garantia locatícia teria crescido muito nos
últimos anos e desburocratizaria as locações de imóveis no Brasil.

Pontos Positivos Pontos Negativos e Riscos

Locatário: Locatário:
- É o melhor dos mundos para o locatário. Ele mesmo é o - Para o locatário não existe ponto negativo, mas é raro ver
principal e único garantidor da locação; imobiliárias que alugam imóveis dessa maneira.

- Não tem o aborrecimento e desconforto de conseguir um Locador/Imobiliária:

fiador; - Não ter nenhuma garantia. Apesar da lei prever
que o despejo se dará em até 15 dias, infelizmente na
- Não há nenhum custo ou disponibilidade de recursos prática não é tão rápido assim. Cria-se uma situação de
financeiros para garantir a locação. insegurança muito grande, haja vista que o prejuízo pode
ser maior.
Locador/Imobiliária:
- Tem a possibilidade de ingressar com ação de despejo
com pedido liminar, tendo em vista que é uma locação
desprovida de nenhuma garantia locatícia.

29
As imobiliárias digitais são avisadas automaticamente sobre os vencimentos
de seguro fiança, assim não perdem nenhum prazo de renovação. Além disso
possuem métricas e indicadores em seu Big Data, mostrando quanto cada
garantia locatícia representa em sua carteira de imóveis administrados.

Assim, conseguem acompanhar as tendências do mercado para entender as

preferências dos locatários e aumentar o número de locações.

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Contrato de Locação - O que é IRRF?

O IRRF, ou Imposto de Renda Retido na Fonte, trata-se de um “adiantamento” mensal que o contribuinte faz
do Imposto de Renda que será devido (ou não) no ajuste anual do ano seguinte. É semelhante ao “carnê-
leão”, mas o processo é feito pelas empresas que pagam os rendimentos aos contribuintes.

Quem deve recolher?

O contribuinte do imposto é o beneficiário do rendimento (no caso, o locador), ficando, portanto obrigado ao
pagamento do imposto (PN SRF nº 01/2002).

Não obstante, o contribuinte poderá ser substituído, por determinação de lei, em relação ao pagamento
desse imposto, pela fonte pagadora do rendimento (tomadora do serviço), conforme arts. 43, 45 e 121
do CTN. Isto é, a fonte pagadora do rendimento fica responsável pelo desconto do imposto e pelo efetivo
pagamento, dentro dos prazos legais, todas as vezes que a lei determinar a obrigatoriedade da retenção na
fonte, qualquer que seja o seu regime de retenção: exclusivo na fonte ou como antecipação do devido.

Compreende os rendimentos pagos por pessoas jurídicas às pessoas físicas decorrente de ocupação,

31
sublocação, uso ou exploração de bens móveis, imóveis e direitos, royalties e decorrentes de uso, fruição
e exploração de direitos, inclusive autorais, quando recebidos pelo autor ou criador da obra (art. 631 do
RIR/99), apurado na forma do art. 620.

Beneficiário do Rendimento:
O beneficiário do rendimento é a pessoa física, no caso o locador.

Responsabilidade pela Retenção e Pelo Recolhimento:

A responsabilidade pela Retenção e pagamento do imposto é da fonte pagadora do rendimento, no caso,
quem paga o aluguel é o locatário.

Imobiliária: A administradora imobiliária, por ser mera intermediadora, não é caracterizada como fonte
pagadora do aluguel ficando, portanto, desobrigada de descontar o imposto, pois a responsabilidade é do
locatário (inquilino).

Como é feito o cálculo?

Alíquota e Base de Cálculo:
Aplica-se a tabela progressiva vigente no mês em que ocorrer o efetivo pagamento dos rendimentos. Na
determinação da base de cálculo, sobre a qual será aplicada a referida tabela, poderão ser deduzidos do
rendimento bruto:

Tabelas de incidência mensal (A partir do mês de abril do calendário-ano de 2015)

Base de cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a deduzir do IRPF (R$)

Até 1903,98 – –
De 1.903,99 até 2.826,65 7,5 142,80
De 2.826,66 até 3.751,05 15 354,80
De 3.751,06 até 4.664,68 22,5 636,14
Acima de 4.664,68 27,5 869,36

Atenção: Mantenha sempre sua tabela atualizada e busque fontes confiáveis, como Site da Receita Federal ou Jornais de Grande Circulação.

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O que se pode descontar do Imposto?
No caso de aluguéis de imóveis, os seguintes encargos, desde que o ônus tenha sido:
Exclusivamente do locador:

– O valor dos impostos, taxas e emolumentos incidentes sobre o imóvel;

– O aluguel pago pela locação do imóvel sublocado;
– As despesas pagas para cobrança ou recebimento do aluguel;
– As despesas de condomínio.

Quando deve ser recolhido?

Momento do Desconto do Imposto
O imposto deverá ser descontado somente quando for efetivamente pago o rendimento para a pessoa física
(regime de caixa)
Segundo o RIR/99, art. 620-

- 2º O imposto será retido por ocasião de cada pagamento e se, no mês, houver mais de um pagamento, a
qualquer título, pela mesma fonte pagadora, aplicar-se-á a alíquota correspondente à soma dos rendimentos
pagos à pessoa física, ressalvado o disposto no art. 718, § 1º, compensando-se o imposto anteriormente
retido no próprio mês (Lei nº 7.713, de 1988, art. 7º, § 1º, e Lei nº 8.134, de 1990, art. 3º).

33
Prazo de Recolhimento do IR Fonte
Tendo em vista que se trata de rendimento atribuído à pessoa física, o valor do IR Fonte deverá ser pago
dentro do seguinte prazo:

- Apuração mensal e o recolhimento até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte ao pagamento
do rendimento (fato gerador) (Lei 11.933/2009 e Lei 11.941/2009), portanto no caso de não recolhimento, a
empresa fica sujeita às penalidades da Lei.

As imobiliárias digitais identificam automaticamente os contratos que

precisam reter o IRRF e realizam o cálculo do imposto de forma automática
evitando erros e problemas com seus cliente e contam com uma equipe mais
enxuta para administrar os seus contratos.

34
Contrato de Locação - Seguro Incêndio

Diferentemente do que a maioria das pessoas entendem, a Lei do Inquilinato dispõe que o pagamento do
Seguro contra incêndio deve ser suportado pelo locador, salvo disposição contratual em contrário.

Acontece que, por prática de mercado e pelos locadores não concordarem em pagar o seguro, tendo em vista
que não são eles que estão utilizando o imóvel, a grande maioria das imobiliárias utilizam em seus contratos
de locação esta cláusula, transferindo a obrigação de pagamento para o locatário:

“Pagar os impostos e taxas, e ainda o prêmio de seguro complementar contra fogo, que incidam ou venham
a incidir sobre o imóvel, salvo disposição expressa em contrário no contrato.”

Leia mais no art. 22 da Lei 8.245/91 (Lei do Inquilinato)

35
O que acontece se o seguro não for contratado?
Se não tiver sido contratado um seguro contra incêndio, será uma eterna discussão e um jogo de
empurra-empurra, que tem grandes chances de ter que se resolver na justiça. Assim, poderá demorar
anos para ir a julgamento e no final:

- O Locador pode ficar sem receber os aluguéis durante todo esse tempo;

- O locatário pode ser condenado a pagar os aluguéis durante todo esse tempo;

- A Imobiliária certamente não vai receber comissão durante esse tempo;

- O locador pode ficar insatisfeito e sair da Imobiliária.

Ou seja: é o pior dos mundos para TODOS envolvidos na locação, inclusive para a imobiliária.

36
Bônus
Argumento de captação
Já pensou em utilizar isso como argumento e um diferencial para captação?
Pode ser óbvio para você que atua no mercado imobiliário, mas para o proprietário que nunca alugou seu
imóvel ou que sempre alugou direto, certamente será um valor agregado que você pode trazer para a captação
de imóveis.

Mostre pra ele: aqui, seu patrimônio estará seguro!

Fonte de Receita (Comissão)

Além de agir preventivamente, você ainda terá mais uma fonte de receita para sua imobiliária. As seguradoras
pagam uma comissão para as imobiliárias por realizarem essa intermediação (pode variar conforme região).
Como o seguro deve ser pago anualmente, você sempre estará ganhando de todas as locações.

37
Facilidade
Hoje, com o avanço da tecnologia, é muito simples controlar os vencimentos, pagamentos e renovações dos
seguros contra incêndio. Procure um software que lhe ajude a fazer todo esse processo. Assim, controlar os
seguros não será um motivo para que você não trabalhe com eles.

Imobiliária Digital: As imobiliárias digitais são avisadas automaticamente

sobre os vencimentos de seguro incêndio, assim não perdem nenhum prazo
de renovação. Além disso possuem métricas e indicadores em seu Big Data,
mostrando quais são os imóveis que possuem seguro e quais são os imóveis
que não possuem seguro.

Assim, conseguem monetizar ainda mais sua operação com recebimento de

comissões de seguros.

38
Contrato de Locação - Vistoria Inicial

Não quer ter problemas na vistoria final? Faça uma boa vistoria inicial, com texto e fotos.

Com a tecnologia que temos ao nosso alcance hoje, ficou muito mais fácil ter uma vistoria de qualidade. Use
e abuse de fotos e vídeos para deixá-la mais completa.

Com o passar dos anos, percebi que o maior problema que as imobiliárias enfrentavam na vistoria final com o
locatário era provar que o imóvel não estava naquelas condições anteriormente. A maioria das vezes em que
você consegue provar para o locatário que a pintura estava nova ou que aquele vidro não estava quebrado, é
possível contornar a objeção e fazer com que ele repare aquele problema.

O maior problema é que, frequentemente, muitas imobiliárias são negligentes nesse ponto e fica um debate
interminável se o imóvel estava ou não daquele jeito, pois nenhuma das partes consegue provar o seu estado
inicial.

É uma luta entre a “lembrança do inquilino” x a cláusula padrão do contrato de locação de que estava em
perfeitas condições.

39
Agora, se a imobiliária consegue provar através de uma vistoria com uma boa descrição ou checklist,
fotos e vídeos, o locatário acaba se convencendo e pagando pelo prejuízo.

Aqui vão algumas dicas para você ficar atento:

Dica #01: Se programe para a vistoria;

Dica #02: Tenha em mãos um checklist;

Dica #03: Não se esqueça da área externa;

Dica #04: Dê atenção ao que não pode ser “visto.”

Dica #05: Registre TUDO e seja transparente

As imobiliárias digitais utilizam aplicativos específicos para vistoria de

imóveis integrados com o software de gestão para otimizar o tempo do
vistoriador e armazenar a vistoria direto na sua plataforma.

40
Recebimento do Aluguel
O aluguel pode ser recebido na própria imobiliária, através de boleto bancário ou
depósito. Vejas os pontos positivos e negativos de cada um deles.

Na Imobiliária:
- O fluxo de clientes movimenta bastante a imobiliária, proporcionando uma
maior proximidade com o seu locatário, inclusive podendo gerar negócios como
uma venda, captação ou até mesmo uma nova locação.

- Maior número de funcionários para atender a demanda de atendimento

de clientes para pagar o aluguel.

- Incômodo para o locatário ter que se deslocar todo mês até a imobiliária para
pagar o aluguel. sendo que seria possível fazê-lo através de boleto ou depósito.

- Risco à segurança. Com o recebimento do aluguel, o fluxo de entrada e saída

de dinheiro em uma imobiliária é muito grande. Esse é o principal motivo das
imobiliárias trabalharem com boleto bancário.

Boleto Bancário :
- Diminui o risco da segurança - o fluxo de dinheiro vai todo para a conta
da imobiliária, reduzindo o risco de assalto.

- Facilidade para o locatário - ele pode até mesmo pagar online, sem precisar se
deslocar todo mês até a imobiliária.

- Redução de custo com funcionário para atender e receber os aluguéis dos

locatários.

- Reduz o fluxo de pessoas na imobiliária mensalmente, aumentando a distância

com o locatário. Com isso, requer uma estratégia de marketing e relacionamento
com o cliente através de outros canais, para manter seu engajamento e satisfação.

41
- Custo com boleto bancário pode ser um ponto de discussão. Quem deve arcar com o custo? Muitas imobiliárias
conseguem repassar o custo do boleto para o locatário, desde que conste expressamente no contrato de
locação. Ainda que o custo do boleto seja suportado pela imobiliária, comparando com o custo de pessoal, se
recebido na imobiliária, ainda assim pode ser vantajoso.

Depósito:
- Facilidade para o locatário - ele pode até mesmo pagar online, sem precisar se deslocar todo mês até a
imobiliária.

- Dificuldade de identificar quem fez o depósito. Mesmo o locatário sendo obrigado a identificar o depósito
ou enviar um comprovante, ele pode se esquecer de enviar, tornando a vida do financeiro da imobiliária um
verdadeiro caos. Por esse motivo, a opção de depósito bancário deve ser bem restrita.

As imobiliárias digitais acompanham quais são as formas de recebimento de

cada contrato para ter melhores negociações com bancos.

42
Cobrança de aluguel
Essa talvez seja a parte mais difícil da profissão, mas extremamente necessária para manter a qualidade da
sua carteira de locação. Afinal, um locador contrata os serviços de uma imobiliária esperando que ela
receba o aluguel por ele e, se não receber, que faça a cobrança da maneira mais eficiente.

Então aqui vão algumas dicas para se fazer a cobrança

de um aluguel:

Automações de e-mail e área do cliente:

Quem nunca se deparou com a famosa desculpa: “não
paguei porque não recebi o boleto”. Para se evitar esse
tipo de problema, sua imobiliária pode contar com uma
área do cliente em seu site, onde o próprio locatário
poderá baixar o boleto do seu aluguel mensalmente,
sem precisar reclamar do recebimento pelos Correios.
Outra facilidade que a tecnologia traz é o envio
automático de boletos por e-mail e lembretes dias
antes e até mesmo no dia do vencimento do aluguel.

Com esse tipo de ajuda, certamente você não terá mais

esse tipo de desculpas e seu índice de inadimplência
será menor.

43
Cobranças por e-mail:
Você pode também enviar e-mails automáticos de cobranças, diferenciando o teor do e-mail conforme o prazo
da inadimplência. Mesmo que não possa automatizar esse envio, ter esses modelos e formalizar
a cobrança por e-mail é uma boa forma de se atingir êxito com a cobrança.

Cobranças por telefone:

Ainda assim, a cobrança por telefone é extremamente eficaz e necessária. Lembre-se: recebe primeiro quem
cobra mais, quem é mais chato! Por isso, não abra mão de criar uma rotina de cobrança por telefone. Caso não
seja possível fazer isso diariamente, não deixe passar de 1 semana no máximo.

Registre histórico das cobranças

Registre todo tipo de cobrança que você fez com o seu cliente (data, hora e quem fez a cobrança). Seja por
e-mail, telefone, carta ou até mesmo presencialmente. Essas informações lhe serão extremamente úteis com
o passar do tempo e, principalmente, quando se trata de uma imobiliária com uma carteira de imóveis maior,
onde várias pessoas trabalham em equipe. Isso gera um alinhamento tremendo entre as pessoas e evita a
centralização da informação em apenas uma pessoa.

44
Atenção a Garantia Locatícia:
Fique atento à garantia locatícia que foi oferecida e recorra a ela quando necessário. Cobre os Fiadores, não
esqueça de acionar o sinistro em caso de seguro fiança e se for um título de capitalização, caução ou até
mesmo uma locação sem garantia locatícia, lembre-se de ser mais ágil ainda, pois certamente o risco nesses
últimos casos é maior.

Jurídico
Se ainda assim, não surtir o efeito esperado, não deixe de envolver o departamento jurídico da sua imobiliária.
É muito importante criar um processo padrão para que o bastão seja passado para o jurídico com 30 ou 60 dias
de atraso, por exemplo. O que não é indicado é que fique a cargo de uma decisão subjetiva do funcionário,
gerente ou até mesmo diretor fazer esse envio somente quando “achar melhor”.

As imobiliárias digitais acompanham quais são os contratos que estão

atrasados, qual a criticidade de cada débito, registram todos os históricos de
cada cobrança e fazem o envio e-mails de cobrança automaticamente. Além
disso possuem área do cliente em seu site para o próprio inquilino pegar a 2a
via de boleto, sem precisar de ligar ou ir até a imobiliária.

45
Resolver reclamações e
problemas no imóvel
Gerenciar reformas e manutenções em imóveis alugados é um assunto que
atormenta várias imobiliárias. Cuidar e administrar esses problemas não é uma
tarefa fácil, principalmente quando sua carteira de imóveis ultrapassa a marca
de 100 contratos. Algumas imobiliárias cuidam disso de forma excepcional, já
outras nem tanto.

Imobiliárias que se preparam para cuidar dessas reformas e manutenções

são mais bem sucedidas e encaram isso com naturalidade. Já as que não se
preparam, transformam seu próprio dia a dia, de seus locadores e locatários em
um verdadeiro caos. O sentimento é de trabalhar como bombeiro, ou seja, ficar
apagando um incêndio por dia.

Porém, se você parar pra pensar, esse pode ser um dos principais motivos da sua
existência, tendo em vista que o locador contrata uma imobiliária justamente pra
não ter dor de cabeça, certo?

Se isso faz sentido pra você, confira a seguir nossas dicas com boas práticas que
ajudam a administração de imóveis a ser mais eficiente. Assim, controlar reforma
e manutenção em imóveis pode deixar de ser um problema e a locação passa
a ser um setor rentável em sua imobiliária.

46
Tenha uma equipe a postos
É muito importante que você tenha profissionais parceiros cadastrados em sua imobiliária, para quando
a reclamação surgir, você já ter a quem recorrer. Uma dica muito importante é que você tenha mais de um
profissional, de preferência vários, especializados em cada área, como:

- Pedreiro
- Bombeiro hidráulico
- Eletricista
- Pintor
- Chaveiro
- Jardineiro

Com o tempo você vai selecionando os melhores profissionais, quem tem bons preços e que de fato resolvem
os seus problemas. É muito comum também a imobiliária ter um “faz tudo”, um profissional que desempenha
várias dessas funções descritas acima.

Para imobiliárias com carteiras de imóveis maiores, que tem um grande volume ou até mesmo para redes
imobiliárias, é muito interessante ter um profissional ou departamento interno que atenda estas demandas.

Imagine a experiência que sua imobiliária proporcionaria aos clientes: tanto para o locatário ao receber um
profissional deste em casa, quanto para o locador, que sentiria muito mais segurança. Não existe nada mais
desagradável para o locador do que receber uma ligação da imobiliária dizendo:

“Sr. João, o seu inquilino entrou em contato, o seu imóvel está com um vazamento e
precisa ser resolvido com urgência”.

– Vocês têm algum profissional pra me indicar, eu tenho o dia extremamente corrido e
não tenho ninguém conhecido para fazer isso.

– Infelizmente não temos ninguém senhor.”

47
Esse pode ser o momento em que você perde um cliente, mesmo que no futuro. Quando ele precisou realmente
da imobiliária, talvez não para resolver o problema, mas pelo menos para indicar algum profissional, você não
ajudou seu cliente.

Tenha um processo
O setor de administração é extremamente desgastante. Locatários que exageram em suas reclamações
chegando inclusive a faltar com respeito com os colaboradores da imobiliária, não é incomum. Receber
essas reclamações por telefone não formaliza os problemas e acaba dando margem para que reclamações
exageradas ocorram.
Para evitar que isso aconteça, é interessante que a imobiliária tenha um processo bem desenhado para receber
essas reclamações. Mesmo que o processo seja simples, como apenas enviar um e-mail com o histórico do
problema ou preencher algum formulário (papel ou eletrônico).
Com isso, você formaliza a reclamação, e isso é bom para todos os envolvidos, além de ser capaz de medir, o
que vou falar mais no próximo ponto.

Gestão das reclamações

Para se fazer uma gestão eficaz dessas reclamações de manutenções e reformas, você deve acompanhar de
perto e gerar indicadores que vão lhe auxiliar no dia a dia. Vejam só alguns indicadores que você pode aplicar
hoje mesmo em sua imobiliária:

Status da reclamação: Pendente, em andamento, não procede ou solucionado.

Assim você consegue acompanhar se todos os problemas estão sendo tratados até sua solução, garantindo
assim, a satisfação de todos os seus clientes.

48
 Tipo da reclamação:
Elétrica, hidráulica, pintura, vazamento, etc. Aqui, quanto
mais enxuto você for, melhor será seu indicador.
Sabendo quais problemas são mais recorrentes, você
pode buscar mais profissionais especializados em cada
área.

Data (período):
Coletando a data da reclamação, você conseguirá acompanhar quais são os períodos que possuem mais
reclamações e identificar uma possível sazonalidade, para agir preventivamente. E até mesmo descobrir qual
é a melhor época do ano para o responsável pelo setor tirar férias.
Por exemplo, em épocas de chuva enviar um comunicado para seus clientes sobre a limpeza das calhas, para
evitar infiltrações.

49
Histórico no sistema

É extremamente importante que você registre o histórico de todas as reclamações junto com o imóvel. Com
um sistema imobiliário para administração, você consegue acompanhar essas reclamações e recorrer a esse
histórico de forma simples e rápida, sempre que necessário. E confie em mim, você vai precisar recorrer à
essas informações com muita frequência, para dar um bom feedback ao seu cliente.
Se você não tem um sistema ainda, não deixe de registrar estes históricos na pasta do imóvel, na planilha,
enfim, o importante é que fique registrado.

As imobiliárias digitais acompanham a gestão das reclamações e reformas e

com isso possuem clientes mais satisfeitos. Além disso permitem que seus
clientes façam a reclamação diretamente pelo Site, sem precisar ligar ou ir
até a imobiliária para fazer a reclamação.

50
Acompanhamento de
encargos da locação
(água, luz, condomínio, IPTU, etc);

Esse é um trabalho duro e sistemático que deve ser acompanhado periodicamente

pelas imobiliárias.
Parece loucura, mas em alguns casos você deve acompanhar mensalmente.
Agora pense comigo, como seria acompanhar 700 imóveis? 3.000 imóveis?
7.000 imóveis?

51
Por isso vou compartilhar com você as melhores práticas de como fazer isso com:
- mais facilidade
- menos tempo
- menor custo

Por que devo acompanhar o pagamento?

Por mais que conste em contrato que a responsabilidade de pagamento do encargo é do locatário, se ele não
pagar, o responsável pelo pagamento será sempre o locador (proprietário do imóvel). Quer ver na prática como
funciona?
Se o IPTU estiver atrasado, vai para dívida ativa e se o proprietário do imóvel não pagar, o município irá executar
contra o proprietário. E a mesma cena se repete com o condomínio. E nenhum proprietário vai permitir que
isso aconteça.

Ele pagará a dívida pra depois cobrar do locatário e/ou recorrer as garantias da locação (se houver).

Mas como foi a sua experiência com a locação de imóveis? A imobiliária não poderia ter sido ágil na cobrança
e ter evitado que o problema chegasse a esse ponto?

Por isso, é muito importante acompanhar de perto os pagamentos de todos os encargos da locação antes que
vire um efeito cascata e chegue nesse ponto. Havendo atraso, acione a cobrança ou até mesmo o departamento
jurídico para agir rápido.

Quais encargos devo acompanhar?

Os principais encargos que uma imobiliária deve acompanhar são IPTU, Condomínio, Água e Luz. No entanto,
cada cidade possui sua particularidade que deve ser observada na sua realidade e cada encargo tem uma
particularidade diferente. Vamos abordar algumas dicas dos principais encargos:

IPTU: O IPTU é cobrado pela prefeitura e é o principal encargo a ser acompanhado pela imobiliária.

52
Dicas:

- Tenha uma cópia do IPTU

- Cadastre o índice cadastral (identificador do imóvel perante a prefeitura - em cada cidade possui um nome
diferente, mas sempre com a mesma finalidade).

- Organize a forma de pagamento: se o locatário vai pagar o IPTU direto para prefeitura, se a imobiliária vai
receber do locatário junto do aluguel e ela mesma vai pagar para prefeitura, se vai receber do locatário e
repassar para o locador, se a imobiliária paga e desconta do locador ou até mesmo se está isento.
Atenção: esse é um dos maiores gargalos e onde é possível, ao mesmo tempo, facilitar ou complicar o processo.
Ter esses processos bem definidos ajuda bastante na conferência desses encargos. Uma boa prática do IPTU é
deixar que o locador pague o imposto e seja reembolsado mensalmente junto com o aluguel.

53
Condomínio:
O condomínio é pago para o síndico ou administradora de condomínio mensalmente e é outro encargo
extremamente importante de se acompanhar.

Dicas:

- Tenha uma cópia do último Condomínio

- Tenha os dados cadastrais do Síndico e administradora (nome, telefone, e-mail, endereço e site).

- .Cadastre o identificador do imóvel (se for administrado por uma administradora de condomínio e houver)
vai facilitar o dia a dia de conferência do pagamento do condomínio se tiver uma área do cliente no site da
administradora.

- .Organize a forma de pagamento: se o locatário vai pagar o condomínio direto, se a imobiliária vai receber do
locatário junto do aluguel e ela mesma vai pagar para o síndico/administradora, se vai receber do locatário e
repassar para o locador, se a imobiliária paga e desconta do locador.

54
Água e Luz:
A água e luz são encargos contratados pelo locatário diretamente com as concessionárias. Então, um cuidado
importante a se tomar nesse caso é de que o contrato (a conta) esteja sempre em nome do locatário, nunca em
nome do locador. Assim, evita-se que o débito de um atraso ou uma eventual irregularidade e multa (o famoso
“gato”) seja cobrado do locador (proprietário do imóvel)

Dessa forma, se houver um corte de água ou luz, quem sairá prejudicado é o próprio locatário que não pagou
a conta. E, se houver algum débito/multa, a cobrança será feita em nome do próprio locatário também, sem
prejudicar em nada o proprietário do imóvel. Porém, se a água ou luz estiver no nome do locador, você pode
ter um grande problema pela frente, então fique atento a isso!

55
Outros encargos:
Existem cidades que fazem cobranças de encargos específicos como SPU, Taxa de Coleta de Resíduo e outros.
Saiba quais são os que sua imobiliária deve acompanhar e monitore-os sempre.

De quanto em quanto tempo devo acompanhar?

Sua imobiliária deve acompanhar os pagamentos mensalmente. Para quem trabalha em imobiliária é duro ouvir
isso, pois é um trabalho de formiguinha. Mas essa é a única maneira de se manter um serviço de qualidade e
evitar que o pior aconteça. Existem imobiliárias que conferem de 2 em 2 meses, de 3 em 3 meses, 1 vez por ano
e também aquelas que não conferem e agem somente quando descobrem que o pior aconteceu.

Porém, muitos não fazem por falta de tempo, falta de pessoas para determinar tal tarefa, mas confesso que a
resposta para isso está na falta de tecnologia para facilitar o processo de quem confere, tornando mais eficiente
para que seja possível fazer isso mensalmente, sem muito esforço.

Se você não conferir mensalmente, está exposto aos seguintes riscos:

- O débito aumentar a cada mês;

- Não fazer o sinistro e perder a garantia locatícia (caso seja seguro fiança);
- Seu cliente (locador) ser cobrado antes mesmo de você saber.

As imobiliárias digitais possuem um cadastro robusto dos encargos do imóvel.

Cada encargo possui sua particularidade, imóveis entram e saem todo mês
na imobiliária e manter tudo atualizado e fazer a gestão dessa conferência é
um grande para imobiliárias tradicionais.

56
Veja como fica fácil para as imobiliárias digitais acompanharem os encargos:

57
Repasse do aluguel

Recebendo o aluguel do locatário é necessário fazer o repasse para o locador do

imóvel.
O repasse do aluguel pode ser:

Não garantido (vinculado):

Forma mais tradicional, onde a imobiliária repassa o aluguel para o locador
mediante o recebimento do locatário. A imobiliária deve repassar o aluguel depois
de X dias do recebimento ou até mesmo combinar de passar todo dia X do mês,
por exemplo (em casos que o locador possui mais imóveis com a imobiliária).

Garantido:
O aluguel garantido é quando a imobiliária garante o aluguel para o locador, mesmo

58
que o locatário não tenha feito o pagamento. Essa garantia pode ter uma limitação, ou seja, somente 3 ou 12
meses, por exemplo ou pode também ser fixa, até término do contrato (entrega das chaves). Dessa forma, se
no dia de repasse combinado com o locador o aluguel não tenha sido pago pelo locatário, a imobiliária deve
fazer o repasse mesmo assim. Em contrapartida, ela fica com os valores de multa e juros do atraso do aluguel
e algumas imobiliárias cobram, inclusive, uma taxa de administração maior para se garantir o aluguel.

59
Histórico

Não confie na sua memória, registre tudo, absolutamente tudo o que acontece na
locação. O histórico vai te salvar! Não esqueça disso.

Administrando muito imóveis, com vários clientes envolvidos e por um longo

prazo, é muito difícil guardar todas as informações de cabeça.

Além de centralizar demais a informação em uma determinada pessoa. Com a

utilização de um histórico do contrato e imóvel, você tem acesso às informações
do que aconteceu, quando e quem foi responsável pela interação com o cliente.

Ou seja, toda equipe fica alinhada e com o acesso às mesmas informações.

60
As imobiliárias digitais possuem o histórico do imóvel linkado com o
histórico do contrato e para saber quando ocorreu (data) o episódio e quem
fez a interação com o cliente (usuário). Assim não ficam dependentes de
apenas um determinado colaborador. Qualquer um que fizer o atendimento
consegue dar prosseguimento e não fica perdido.

61
Emissão de Notas Fiscais
Recebida sua taxa de administração, chegou a hora de cumprir uma exigência
fiscal que é informar a prefeitura através da emissão da Nota Fiscal.

Emitida a nota fiscal, você deve encaminhá-la para sua a contabilidade e para
o seu cliente (locador).

As imobiliárias digitais geram a nota fiscal

dentro do seu próprio sistema de gestão,
otimizando o tempo de trabalho.

**É importante verificar se o seu software

tem esse recurso e se possui a integração
com a prefeitura da sua cidade.

62
Declaração de Rendimentos
O Demonstrativo de IR ou a Declaração de rendimentos é um relatório/extrato
que a imobiliária fornece ao locador no final de cada ano para que eles façam
suas declarações de imposto de renda, conforme os rendimentos recebidos com
o aluguel do seu imóvel.

Esse extrato contém informações do Locador, Locatário, Imóvel, Contrato e

Valores recebidos e descontados durante todo o ano. Veja um exemplo abaixo:

63
As imobiliárias digitais otimizam o tempo da sua equipe e enviam esses
demonstrativos por e-mail para os clientes e deixam também a declaração de
rendimentos disponível para download na área do cliente no site da imobiliária.

FALTA PRINT

64
DIMOB

O que é DIMOB?

DIMOB – Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias. É uma

declaração obrigatória que imobiliárias, construtoras, loteadoras e incorporadoras
devem emitir para a Receita Federal, informando sobre as transações imobiliárias
(venda e locação) realizadas no ano anterior.

Para que serve a DIMOB?

A Receita Federal do Brasil utiliza os dados da DIMOB para fazer cruzamento

dos rendimentos dos contribuintes. Se o valor das operações informadas
não coincidir com os valores declarados pelo contribuinte beneficiário

65
dos rendimentos, a Declaração de IRPF entrará em procedimento de Malha Fina para que seja sanada a
irregularidade. Não sendo corrigida a informação pelo contribuinte e/ou pelo Declarante da DIMOB, haverá
cobrança de IR suplementar com juros e multa. As empresas declarantes da DIMOB também podem sofrer
sanções e cobrança de multa em caso de informação omitida ou inexata.

Quem é obrigado a entregar a DIMOB à Receita Federal do Brasil?

Pessoas jurídicas e equiparadas:

- Que comercializarem imóveis que houverem construído, loteado ou incorporado para esse fim;
- Que intermediarem aquisição, alienação ou aluguel de imóveis;
- Que realizarem sublocação de imóveis;
- Constituídas para a construção, administração, locação ou alienação do patrimônio próprio, de seus
condôminos ou sócios.

Nota: as empresas que não realizaram operações imobiliárias no ano de referência estão dispensadas de
transmitir a DIMOB.

66
Qual o prazo e como fazer a entrega da DIMOB?

A DIMOB deverá ser entregue até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao que se refiram
as suas informações. A entrega se faz online, por intermédio do programa Receitanet, disponível na Internet.
Clique aqui para fazer o download do Receitanet.

Dica: não deixe para última hora, pois o servidor de recepção da Receita Federal pode ficar congestionado nos
últimos dias do prazo.

Atenção: para a entrega da DIMOB referente às movimentações feitas a partir do ano-calendário 2010 é
obrigatória a assinatura digital da declaração mediante utilização de certificado digital válido*.

*Empresas que adotaram o Simples Nacional precisam entregar a DIMOB também, mas não precisam do
certificado digital.

O que acontece se minha imobiliária não entregar a DIMOB?

A não apresentação no prazo estabelecido ou a sua apresentação com erros ou omissões, acarretará na
aplicação das seguintes penalidades:

- Intimação para prestar esclarecimentos relativos aos erros e omissões nos prazos estipulados pela Secretaria
da Receita Federal do Brasil;

Sujeição a multas:
Por apresentação extemporânea:

a)R$ 500,00 por mês-calendário ou fração:

PJ em início de atividade
Lucro Presumido
Simples Nacional

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b) R$ 1.500,00
Às demais pessoas jurídicas;
Por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:
3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações
financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário,
no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

As imobiliárias digitais otimizam o tempo da sua equipe e geram a DIMOB

através do seu sistema e depois só importam o arquivo gerado no site
da receita. Assim são bem mais ágeis e evitam que as informações sejam
enviadas de forma errada.

68
Reajuste

O reajuste tem o objetivo preservar o equilíbrio econômico-financeiro do contrato

com o passar do tempo.

A aplicação do reajuste ocorre anualmente, ou na menor periodicidade prevista

na legislação e acontece no mês de aniversário de contrato de locação.

Passado 1 ano (exemplo mais comum) o valor do aluguel deverá ser reajustado
pelo índice escolhido entre as partes no contrato de locação. Os índices mais
utilizados no mercado imobiliário para reajustar os aluguéis são o IGPM e INPC,
mas nada impede que seja escolhido outro índice de reajuste.

Enquanto o contrato de locação estiver com prazo vigente, não poderá o locador

69
aumentar o valor do aluguel além do índice de reajuste. Agora, se o contrato estiver vencido (prorrogado)
poderá ser feita uma nova negociação de valores entre as partes (falaremos mais sobre o assunto no próximo
tópico: Renovação)

As imobiliárias digitais recebem avisos de quais

são os contatos que devem ser reajustados
e fazem o cálculo de reajuste automático de
todos os contratos que desejam reajustar.

70
Renovação do Contrato

A renovação do contrato é uma etapa muito importante da administração, pois

requer alguns cuidados. É nesse momento em que a imobiliária deve atualizar
o cadastro do locatário, atualizar a garantia locatícia e, por fim, repactuar as
condições do contrato: preço e prazo.

Se o contrato não for renovado, ele é prorrogado automaticamente por prazo

indeterminado até a efetiva entrega das chaves. Mas nem sempre esse pode
ser o melhor caminho por dois motivos:

1 - As partes (locatário e locador) ficam livres para rescindir o contrato.

2 - Se a garantia for fiador, por exemplo, o mesmo pode solicitar a desoneração da

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fiança (ficando o contrato sem garantia) fazendo com que o locatário tenha que substituir a garantia sob pena
de despejo. Há a previsão/proteção na legislação, mas na prática é algo bem conturbado.

3 - Falta de previsibilidade no fluxo de caixa. Se o contrato pode ser rescindido a qualquer tempo, a
previsibilidade de receita da imobiliária com a taxa de administração nos próximos meses fica comprometida.
Além disso, afeta a previsibilidade do próprio locador.

Por esses motivos, é importante você manter o máximo dos seus contratos sempre com prazos vigentes
e trabalhar as renovações dos contratos de locação. E para renovar os contratos, aqui vão algumas dicas e
cuidados:

Reanálise Cadastral:

Aproveite o momento da renovação para atualizar o cadastro. Dados do locatário como endereço, renda,
estado civil e principalmente das garantias locatícias. Atualize as certidões pessoais e de imóveis (se for o
caso de ter imóvel como garantia).

Leia mais sobre cada uma delas na seção de Garantias Locatícias.

Negociação:

De um lado tem o interesse do locatário (que é pagar menos) e de outro o lado do locador (que é receber mais).
Então, o seu papel enquanto imobiliária é encontrar o equilíbrio entre as partes e conciliar os interesses. Ter
uma margem de negociação (“gordura pra queimar”) em ambos os lados poderá ser muito útil para conseguir
sucesso em encontrar um denominador comum. Além de valores, é importante alinhar o prazo da renovação
que pode ser importante para uma das partes. Utilize isso ao seu favor.

Antecedência:

Renovação é um processo que requer tempo. Comece a negociação da renovação de contrato com 30 ou 60
dias antes do seu vencimento para ter tempo suficiente de negociar, fazer análise do cadastro e assinar o
aditivo contratual ou novo contrato de locação.

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Taxa de renovação:

Uma boa prática de mercado é a cobrança da taxa de renovação. É mais uma maneira de você monetizar sua
operação. O valor cobrado nas renovação é o mesmo cobrado pela taxa de intermediação ou então a metade
desse valor.

Prazo de 5 anos:

Cuidado ao renovar contratos com prazos superiores a 5 anos. Mesmo que sejam contratos menores, mas que a soma dos
prazos de contratos e renovações de forma sucessivas, pois dá o direito ao locatário de propor uma Ação Renovatória.

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As imobiliárias digitais são avisadas automaticamente sobre os vencimentos
de contratos com antecedência para serem mais eficiente na renovação
do contrato. Além disso possuem métricas e indicadores em seu Big Data,
apontando os contratos que estão vigente e vencidos. Assim conseguem
manter sua carteira de contratos vigentes e garantir recorrência e
previsibilidade de receita.

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Rescisão

O fim do contrato de locação se dá através da rescisão do contrato, que ocorre

com a entrega das chaves do imóvel alugado. Talvez, essa seja a parte mais
problemática de todos os pontos que falamos e requer muita atenção. Para se
fazer uma rescisão saudável e evitar problemas futuros, é interessante que se
tenha um checklist para seguir o passo a passo da rescisão.

Checklist:
Aviso prévio:
Se certifique que o locatário informou com antecedência mínima de 30 dias, para
que o locador possa se programar e preparar com a falta do aluguel. O aviso
prévio tem previsão legal (Lei 8.245/91) e as únicas exceções são quando o
locatário entrega o imóvel antes do prazo, portanto pagará a multa rescisória ou
então quando ele entrega na data do vencimento do contrato.

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 Multa Rescisória:
Se a rescisão ocorrer antes do prazo do vencimento do contrato, lembre-se de cobrar a multa rescisória. A
multa pode ser fixada por X vezes o valor do aluguel (de forma proporcional) ou então por um percentual do
valor restante do contrato. Certifique-se que o contrato não tenha nenhuma cláusula especial de liberação de
multa rescisória após uma quantidade de meses.

Restante Aluguel:
Calcule os dias (pro-rata) do aluguel até a data efetiva da entrega das chaves.

Conferência dos encargos:

Se você fez o trabalho de conferência mensal de encargos, dificilmente terá problemas nessa etapa. Confira se
todos os encargos foram devidamente pagos.

Vistoria Final:
Faça a vistoria final no imóvel. Seja minucioso e compare o estado atual do imóvel X a vistoria inicial. Para
isso, uma boa vistoria feita no início da locação vai lhe ajudar bastante e evitar uma série de problemas e
entendimentos subjetivos.

Desligamento Água e Luz:

Certifique-se que água e luz foram desligadas. Além de não ter cobranças futuras, é nesse momento que a
respectiva concessionária fará a vistoria no padrão de água ou luz e analisará se tem alguma irregularidade.
Assim, você previne problemas futuros nas próximas locações.

Comunicar Locador:
Por fim, lembre-se de informar ao locador que o imóvel foi devidamente entregue e que ele não irá mais
receber aquele aluguel. Aproveite para trabalhar a recaptação do imóvel, acertar novos valores e já trabalhar
na locação deste imóvel novamente.

Motivos de Rescisão:
Seguindo a mesma lógica de que manter um cliente é muito mais barato do que conquistar novos, não rescindir
contratos de locação é tão importante quanto fazer novos contratos.

Você sabe o real motivo de estar perdendo contratos de locação? Você mede isso? O que você faz em relação
a cada um dos motivos para tentar minimizar o número de rescisões?

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 As imobiliárias digitais calculam automaticamente qual é a multa
rescisória do contrato e sabem através do seu Big Data quais são os
principais motivos de rescisão. Assim conseguem agir de forma estratégica
e reduzem o número de rescisões de contratos.

Leia mais: 10 motivos que estão te fazendo perder contratos de locação

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 CONCLUSÃO

Ufa! Se você está lendo isso é porque chegou até o fim desse material. Imagino que não tenha sido fácil.
Vários conceitos e uma nova forma de gestão foram assimilados!

Mas temos certeza que, tendo agora em mãos esse guia, você conseguirá transformar sua imobiliária em
uma imobiliária digital e ser mais ágil, eficiente, reduzir os custos da sua operação e entregar melhores
resultados.
Nós escrevemos este guia para ajudar você a chegar lá. Esperamos que você tenha resultados incríveis
com tudo que te mostramos aqui.

Não deixe de compartilhar seus resultados com a gente!

Bom trabalho e mão na massa!

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- 27 anos de mercado;
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