Como organizar um reunião

Condução de Briefings
Organização prática de uma reunião

• Definição dos objetivos

• Qual a finalidade
Como conduzir á prossecução do objetivo

• QUEM
• DIA
• HORÁRIO
• LOCAL

• Saco seja a escolha do grupo da responsabilidade do animador, este poderá

escolher em função das competências e interesse do assunto.
Preparação dos participantes

Preparação dos participantes inicia-se quando recebem uma CONVOCATÓRIA e

a ORDEM DO DIA.

✓ Convocatória deve ser enviada com 8 dias de antecedência;

✓ Convocatória deve ter: data, hora, local e duração provável da reunião e a
ordem do dia curta, clara e simples mas esclarecedora.
✓ Deve informar sobre os temas a tratar;
✓ Acompanhada por documentos;
Preparação do material da reunião

Sala de Reuniões

✓ O local da sala de reuniões deve ter um conjunto de caraterísticas:

✓ Isento de ruídos e interrupções - chamadas telefónicas, ser local de passagem;
✓ Bem iluminada com luz natural;
✓ Luz artificial cansa os olhos dos participantes;
✓ Temperatura agradável;
✓ Escolha em função do nº de participantes e objetivos;
Preparação do material da reunião

Sala de Reuniões

✓ Mesas e cadeiras suficientes;

✓ Cadeiras confortáveis - muito duras gera desconforto e agitação; muitos moles gera
relaxamento;
Disposição das salas

Estilo anfiteatro Estilo sala de aula

Disposição das salas

Estilo auditório

Estilo em U
Disposição das salas

Estilo participativo

Estilo em T
Disposição das salas

Estilo democrático
Estilo sem mesa

Estilo entrevistador
Disposição das salas

Estilo quadrado
Estilo banquete

Estilo de pé
Estilo recepção