Maximizao de recursos: o uso de gesto de risco para repensar as opes oramentais em tempos difceis

por Lauren C. Cragg

Gestores do setor pblico so confrontados com alteraes que no foram previstos no final de 1990. Confrontados com as receitas fiscais em declnio, bases menores impostos, recursos limitados, e um desejo de manter os nveis de servio atual, gestores pblicos voltaram a tcnicas de gesto de corte. "Fazer mais com menos" possa parecer a resposta adequada, mas os gestores devem desenvolver respostas mais inovadoras para enfrentar os desafios fiscais. Existem alternativas ao convencional "carne machado do oramento" estratgias polticas. Maximizao de recursos de gesto de risco usa para focar as escolhas de uma agncia do oramento e aplicar as ferramentas, tais como custeio baseado em atividades e inovao de processos de negcios ou a reengenharia a esses programas e funes que so os mais crticos. Ele tambm esclarece essas escolhas oramentais em que o rgo deve considerar a eliminao do programa ou outsourcing. Este artigo ir detalhar o conceito de maximizao de recursos, explorar a forma como ele pode trabalhar eo que ele oferece como uma alternativa para reduo de despesas. O que a maximizao de recursos e como ele diferente? Maximizao de recursos uma abordagem de gesto multidisciplinar para identificar e avaliar os recursos de uma organizao e os riscos correspondentes. O objetivo ajudar uma organizao a identificar como ela pode fazer as coisas mais importantes com o melhor uso dos recursos da organizao, em suma "melhores servios com melhores recursos." Recursos: incluem mas no esto limitados infra-estrutura de dinheiro, tecnologia, pessoal, sistemas, formao, conhecimentos, equipamentos e. Os componentes individuais de maximizao de recursos no ser novidade para os gestores pblicos veterano. Os componentes incluem a gesto de risco, custeio baseado em atividades, a inovao de processos de negcios ou de reengenharia, e competitivasourcing (usando o termo federal atual preferido, ou terceirizao usando o termo genrico). O que aqui proposto que novo, porm, a seqncia de como esses componentes fornecem oportunidades para os recursos a serem utilizados. Resumo definies so garantidos antes de se aprofundar na discusso da importncia da maximizao de recursos e como ele funciona: Gesto de risco: uma abordagem de gesto cujo objetivo maximizar os recursos de uma organizao, eliminando ou reduzindo o seu nvel de perda.

Activity-BasedCosting: Um processo de contabilizao pelo qual as atividades so quantificados incluindo todos os custos necessrios para prestar um servio e produzir uma sada do programa. Inovao de Processos de Negcio (ou reengenharia): O repensar fundamental e redesenho radical dos processos para trazer grandes melhorias na performance. BPI ou R, muitas vezes, incluem benchmarking, que um meio de quantificar o desempenho e servio / produto critrios e us-la como uma comparao com outras organizaes, ou dentro de uma organizao entre as disciplinas / departamentos ou ao longo do tempo. Competitiva Sourcing: Uma comparao quantitativa e qualitativa dos servios existentes e / ou produtos com as capacidades de uma agncia externa ou empresa. Como mencionado, estas ferramentas e metodologias so aplicadas em uma ordem. Gesto de risco vem em primeiro lugar - em uma fase inicial projetado para concentrar as escolhas da agncia oramento ou prioridades. Relativamente a esses programas e servios que a agncia sabe que deve fornecer e produzir, custeio baseado em atividades e reengenharia de processos de negcios so usados para mover para a frente. Para aqueles programas que as questes agncia ou prestao ou produo, pode considerar a interrupo primeiro e depois a terceirizao para fora potencial (ou interna) prestadores de servios e empreiteiros. Em contraste, a administrao de cortes convencionais assume que depois de tomar as primeiras medidas para congelar os gastos, reduo de despesas em seguida, segue uma mistura e mistura de abordagem somando poupana de cortar a qualidade do servio, os custos do programa, reduz indo a demanda com o aumento de taxas ou a adio de novas receitas. A Tabela 1 mostra o contraste. O que torna o trabalho maximizao de recursos? Maximizao de recursos uma integrao seqenciada da funo de gesto de risco, baseada em actividades de contabilidade, reengenharia de processos, e outsourcing. Esta mistura de abordagens, de modo especfico cria recomendaes sinrgica, peneirao de alternativas, como o que deve ser mantido, onde os custos podem ser drasticamente reduzida, e processos radicalmente melhorado, e ento o que pode ser efetivamente terceirizados. O processo de maximizao de recursos faz avaliaes pr -ativa, ento cria recomendaes e assegura que elas sero implementadas coletivamente. Finalmente as recomendaes sejam implementadas e podem ser comparados com outras entidades e prestadores de servios externos. Mas o primeiro elemento, gesto de risco, o componente chave. A integrao da funo de gesto de risco acrescenta uma dinmica fundamental para este processo. O risco sadas processo de gesto tipicamente incluem respostas a perguntas tais como: * Quais so os nossos prdios, pessoas e sistemas de valor, o que eles custam para substituir? * o que estamos fazendo vale o risco? * Ser que devemos reter certos equipamentos, os empregados? * Devemos eliminar programas ou servios que, historicamente, ns fornecemos?

O processo de avaliao de risco prev especificamente uma dimenso que permitam determinar o valor potencial e do custo de cada recurso ou funo. Note-se que a gesto de risco correlaciona-se bem com o resultado do custeio baseado em atividades. Custeio baseado em atividades responde pergunta, quanto custa-nos a faz-lo, t-lo, ou ele prprio? Gesto de risco determina o quanto poderia custar, e vale a pena o risco - por exemplo: a recreao e parques departamento pode estar procura de opes para manter suas instalaes abertas ao eliminar um grande dficit. Pode considerar cortar para trs horas, tendo o pessoal operacional recolher receitas para admisso, ou ter voluntrios auxiliar no trabalho de apoio. Cada uma dessas opes podem diminuir os custos, mas tambm eles tm problemas de risco e responsabilidade. O que pode parecer a melhor alternativa - Tendo mais voluntrios para ajudar a executar o programa - pode impactar a exposio responsabilidade da entidade. que a opo vale o risco? Integrao Em organizaes selecionadas, gesto de risco tem sido integrado na funo de gesto global. Mas de gesto de risco ainda mais importante, dado o estado actual dos oramentos governamentais - quando os servios e procedimentos de se cortar para trs, as coisas caem atravs das rachaduras. O risco frase jargo de gesto para tais eventos "drop-buraco grande pequeno", refletindo que o risco pode ser pequeno, mas o potencial risco no vale a pena a troca. Atravs da avaliao de riscos, servios de governo podem ser avaliadas e medidos quantitativamente. Para servios crticos, como custeio baseado em atividades aplicada com a gesto de risco de uma entidade descobre quais so os riscos e custos associados so para suas atividades, pessoal e propriedades. As pessoas no so diferentes do que uma "limpeza da casa primavera", eliminando, edifcios e veculos podem proporcionar reduo de custo real e reduzir a exposio ao risco. Na outra pista, quando as propostas de terceirizao so apresentados, o "recurso maximizada" entidade tem os dados que permitam determinar se a eliminar um servio ou terceirizlo. Institucionalizao A institucionalizao do processo de maximizao de recursos baseia-se na atividade de dados baseados em custeio. Ao capturar o custo de custo e potencial de cada servio existente ou propostas, as oportunidades podem ser identificadas para estender os recursos e minimizar os riscos a longo prazo. Maximizao de recursos no uma soluo rpida, uma mudana na abordagem alocao de recursos e, portanto, pode ser absorvido os custos globais ao longo do tempo. a mistura de realinhamento, melhoria e inovao em relao ao enraizamento de apenas fazer menos, para fazer um alvo orado. Como funciona a maximizao de recursos? A primeira fase do processo de maximizao de recursos uma anlise de gesto de riscos. Esta fase envolve uma extensa coleta de informaes de recursos, incluindo, locais de propriedade, valores, fluxo de caixa e conhecimento de sistemas, por exemplo. As informaes so coletadas atravs de questionrios, os pedidos de dados, e bem estruturadas. Entrada de funcionrios a chave para a identificao de recursos, porque

uma vez que tenham sido informados no processo global de gesto de risco, os funcionrios so capazes de identificar os recursos que os gestores podem ter negligenciado. Uma vez que uma lista exaustiva de recursos criado, a lista ser ainda mais alargado, olhando para as informaes do banco de dados pblico e modelagem estatstica. A tecnologia tem proporcionado enormes vantagens para o processo de gesto de riscos. Modelagem estatstica pode ser usado em previses de queda de neve, bem como a probabilidade de desvio de recursos com base no perfil do personagem e procedimentos de gesto de caixa. Em suma, bancos de dados fornecem o que outras entidades identificaram como recursos-chave que resultou o delineamento de servios ou a prestao de servios impactado negativamente. Valor associados Depois que a lista de recursos criado, cada recurso avaliado de acordo com seu valor para a misso global da organizao. Ento, cada um risco potencial tambm avaliada em termos de potencial de baixa freqncia e gravidade: freqncia sendo quantas vezes algo pode ocorrer e o nvel de severidade do impacto. Em seguida, cada recurso avaliado em termos de seu valor para a entidade e seu potencial risco para a entidade. O processo de avaliao de risco de gesto de risco das foras de uma entidade para discutir as realidades e as eventualidades futuras, a fim de planejar respostas estratgicas e contingncias. A maioria dos oramentos governamentais so insuficientes quando a entidade miscalculates, por exemplo, prever a probabilidade ea possibilidade de uma base tributvel encolhendo, peculato, acidentes ou aes judiciais. Bases de dados e modelos estatsticos ajudam a determinar a probabilidade de que as ocorrncias proporcionar triggers para a identificao de maior freqncia de exposio ao risco. Atravs de avaliao de cada recurso de acordo com seu valor e os riscos associados, uma organizao pode determinar o que precisa ser interrompido, por exemplo, veculos antigos, edifcios vagos, etc, contra os riscos envolvidos. Por exemplo, qual o valor de um caminho de bombeiros, quanto custa para manter, pode ser arrendadas, em parceria com outra entidade, e assim por diante. Avaliaes de gesto de riscos se aplicam a pessoas, sistemas, conhecimento e bancos de dados. Avaliao de risco dos recursos mais vitais tambm ajuda a uma entidade para identificar seus principais servios e preservar seus ativos mais importantes. ABC / BPI deciso Uma vez que o processo de gesto de risco identificou cada recurso, o seu valor potencial e exposies, a deciso feita para ir para qualquer ABC/BP-- (este seria aplicado para os recursos mais valorizadas, ou eliminao, ou outsourcing). Na rota ABC / BPI, aps o custeio baseado em atividades foi concluda os resultados e recomendaes so priorizados e analisados no mbito processo de reengenharia. Atravs de equipes de consultoria empregado os seguintes tipos de perguntas so respondidas: como que vamos manter o que realmente importante, como podemos faz-lo funcionar melhor, agora que sabemos que os custos de tudo, e como podemos melhorar o valor para o pblico?

Uma vez que a reengenharia de processos tenha sido concluda, os processos mais viveis so implementadas. Eles so priorizados e selecionados com base no custo / hora de implementar e as economias de custo estimado e determinao como um servio essencial. Por exemplo, polcia, bombeiros, e reparao de estradas pode ser determinada a ter prioridades mais altas do que os servios sociais ou programas de recreao. Mas os nmeros custeio baseado em atividades sero avaliados ao longo do tempo e esses dados podem ser comparados com os custos originais e os custos de outra organizao. Responder s perguntas, "Agora que ns reengineered tudo, estamos realmente faz-lo melhor e pelo menos riscos para a organizao e como podemos comparar com outras organizaes?" S porque a agncia optou por colocar o programa em seu "melhores servios com melhores recursos" categoria, no significa que ele no deve ser competitivo. A competio vir de ambas as oportunidades estratgicas de terceirizao solicitados pela entidade em outras reas - e as presses competitivas internas dentro do governo para garantir os nveis de valor servio comparvel com os melhores.
TABELA 1 Comparando Gesto Cutback a maximizao de recursos Gesto prioridade C utback (Retrenchment) Track "A" "Fazer Mais com Menos" 1 Congele Programa nveis de despesa (atraso Sim contratao, treinamento, viagens, etc) 2 Reduzir Nveis de Servio (corte horas de servio, 1 locais, etc) Aumento de Produtividade 2 (substituto inferior 2 custo do trabalho, tecnologia, etc) Contrato 2 Out (terceirizar noncore funes e atividades de apoio) Base de dados da Receita segundo Augment(taxas de crescimento, criar novas taxas) Prioridade Track "B" Maximizao de Recur sos (Avaliao de Riscos) "Melhores servios com melhores recursos" 1 Gesto de Risco No: Determinar o potencial valor e custo (responsabilidade) de cada programa, funo, de recursos e - isto , por que estamos fazendo isso? 2 ABC: Custeio Baseado em Atividades para o ncleo servios e produtos - ou seja, o que custo para proporcionar um nvel de qualidade de servio para o pblico? BPI 2: Inovao de Processos de Negcio para servio e programa de processos - ou seja, como podemos redesenhar processos de trabalho fundamentais para maximizar o valor e reduzir o tempo de ciclo? Eliminao Programa 2 1: Resciso de um

programa ou atividade de questionvel valor - ou seja, quando podemos parar de fazer isso? 2 Competitiva 2 Sourcing: qualidade comparando e custos dos servios com outros fornecedores ou contratados - ou seja, quem pode fazer isso por ns por um preo justo para o adequado nveis de qualidade?

FONTE;:http://findarticles.com/p/articles/mi_m0HTO/is_2_32/ai_n25073340/