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Capacity Planning na Prtica | 1

SUMRIO
Introduo

O que capacity Planning

Capacity Planning na gesto de projetos

Capacity planning na prtica: como implementar um


capacity planning efetivo

11

Disponibilidade de recursos

11

Complexidade de projetos

14

Esforo necessrio

15

Nmero de fornecedores

15

Custo de projeto

15

Nmero de colaboradores da equipe interna

15

Impacto em macroprocessos

16

Quantidade de pessoas impactadas na organizao

16

Definindo o esforo necessrio

20

Definindo critrios de priorizao de projetos

21

Gerenciando a fila de demandas

23

Colocando em prtica

26

Concluso

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Referncias

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Introduo
Fato que no mundo dos negcios existem pouqussimas verdades absolutas,
certo? Pois uma dessas raridades : sempre se tem mais demandas coisas para
fazer do que capacidade efetiva de execuo. Nesse cenrio, em que a mudana
constante e as dinmicas de projetos se tornam cada vez mais complexas e menos
previsveis, tentar prever qual ser a real necessidade de recursos em seu prximo
ciclo de projetos uma tarefa bastante complexa.
Independentemente de softwares e ferramentas, gerenciar demandas, recursos e
projetos um grande desafio. No entanto, antes de mais nada, quero dar aqui duas
notcias uma boa e uma m se voc pretende comear a gerenciar seu capacity
planning.
A m notcia que, mesmo investindo elevadas quantias em softwares ditos
milagrosos, voc pode no conseguir obter a resposta para a mais simples das
perguntas: quantos projetos temos realmente a capacidade de entregar? J a boa
notcia que existe, sim, soluo para o seu problema. E essa soluo no est
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associada aquisio de uma ferramenta de planejamento ainda mais cara.


Mesmo que ferramentas ajudem na gesto de projetos, a gesto efetiva do capacity
planning est mais associada a uma mudana em relao aos processos e cultura
organizacional da empresa do que utilizao de um software X ou Y.
Neste material vamos ensinar a fazer um diagnstico sobre a situao atual, definir
objetivos gerais e especficos, determinar os projetos com oramento, prazo e
atividades que sua empresa precisa executar e estabelecer metas para poder
medir o que foi ou no alcanado. Tambm listamos, em uma planilha,
sugestes de atividades que o ajudaro a implantar um planejamento efetivo de
sua capacidade de execuo. O importante fazer tudo de forma organizada e bem
planejada.
Ento mos obra e bons projetos!
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente

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O que Capacity
Planning?
Agora, enquanto escrevo este e-book, encontro-me em um aeroporto e uma forte
chuva cai l fora. Por ser um aeroporto menor, os avies ficam no ptio e o acesso at
a aeronave pela pista, andando. Para que os passageiros cheguem aeronave so
distribudos guarda-chuvas para cada passageiro. No entanto como a companhia s
tem 20 guarda-chuvas disponveis e a aeronave comporta 359 pessoas, o embarque
levar, por motivos bvios, muitas e muitas horas. O atraso do embarque acarreta,
consequentemente, o atraso da decolagem e todos os demais processos da minha
viagem.
No mundo corporativo existe um grande desafio: executar com sucesso um grande
nmero de projetos enquanto utiliza um nmero limitado ou at insuficiente
de recursos para atender s demandas da organizao. Assim como no exemplo do
aeroporto.
Quantos projetos vamos conseguir entregar este ano? Quantos projetos um gerente
de projetos consegue gerenciar mantendo a qualidade do produto final e entregando
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valor para a organizao? Temos recursos humanos suficientes para atender s


demandas existentes? Quais so os projetos prioritrios e quais tm maior potencial
de gerao de valor para o negcio? possvel dar visibilidade para os executivos da
companhia de maneira a permitir que eles vejam a proximidade da entrega de suas
demandas? So inmeras as perguntas. E essas questes perturbam a vida de muitos
gestores em diferentes organizaes.
O capacity planning busca justamente responder a todas essas indagaes,
executando o processo e determinando a capacidade de produo necessria para
uma organizao responder s novas demandas por seus produtos e servios.
Quando se olha para os processos de planejamento de capacidade, o objetivo
determinar a competncia de uma organizao ou um departamento para executar
projetos analisando a quantidade mxima de trabalho que tal unidade capaz
de concluir em um determinado perodo normalmente associado a um ano.
Capacidade efetiva a quantidade mxima de trabalho que a organizao capaz de
concluir em um determinado perodo devido a restries, tais como problemas de
qualidade, atrasos, manuseio de materiais e assim por diante.
A diferena entre a capacidade de uma organizao e as demandas de seus clientes
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resulta em ineficincia, seja ela acarretada pela subutilizao de recursos ou pela


incapacidade em atender ao crescimento das demandas dos clientes. Assim, seu
resultado final sempre ser, alm da perda de faturamento e de investimento, a
gerao de impactos negativos na imagem da empresa frente ao mercado. O objetivo
do planejamento de capacidade exatamente minimizar essa diferena.
A demanda pela capacidade de organizao varia de acordo com mudanas no
volume de produo, aumentando ou diminuindo a quantidade de fabricao de
um produto j existente ou mesmo a montagem de novos produtos. Uma melhor
utilizao da capacidade existente pode ser conseguida por meio de melhorias
na eficincia global das empresas, da otimizao de processos e do planejamento
efetivo, baseado em histricos e estimativas reais sobre necessidade e produtividade.
A capacidade pode ser aumentada com a introduo de novas tcnicas, processos,
equipamentos e materiais, ampliando o nmero de trabalhadores ou mquinas e o
nmero de turnos, ou por meio da aquisio de instalaes de produo adicionais.
Aqui vai um resumo do clculo: (nmero de mquinas ou de trabalhadores) x
(nmero de deslocamentos) (utilizao) (eficincia). Super simples, no concorda?
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Capacity Planning na
gesto de projetos
Definir corretamente a necessidade de recursos humanos e de infraestrutura para
entregar com sucesso o prximo ciclo de projetos aprovados: essa a proposta
do capacity planning na gesto de projetos. Se est dentro dos objetivos da sua
organizao implementar uma gesto efetiva do capacity planning, alguns pontos
essenciais precisam ser levantados:
Como os recursos sero gerenciados em diferentes projetos de forma a evidenciar
sua taxa de alocao e disponibilidade, evitando possveis super alocao ou
subutilizao;
Frente a todas as demandas, como selecionar e priorizar os projetos mais
relevantes para a estrategia da empresa;
Como lidar com atrasos de projetos que possuem recursos dependentes;
Como dimensionar a capacidade de execuo simultnea de projetos;
Como dimensionar a necessidade de gerenciamento desses projetos.

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Para a implantao efetiva de uma gesto de capacidade de execuo de projetos


fundamental responder satisfatoriamente a essas perguntas, pois com base
nas respectivas respostas que sero planejados os prximos passos, assim como a
definio dos processos e mecanismos de controle que a organizao adotar para
evoluir sua capacidade de entrega.

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Capacity planning na prtica: como


implementar um capacity planning efetivo
Disponibilidade de recursos
O primeiro passo para implementar a gesto do capacity planning identificar,
dentro da organizao, qual sua real situao. Para isso, o primeiro passo definir
uma unidade de medida que normalmente associada ao homem/hora por
exemplo: quantas horas de consultoria sua empresa pode vender por ms.
Uma vez definida a unidade de medida, preciso segment-la por tipos de recursos.
No processo de desenvolvimento de um software, por exemplo, tem-se diferentes
tipos de recursos envolvidos, como programadores, arquitetos, testadores, gestores
de projetos e implantadores. Nesse caso, para identificar a disponibilidade de
recursos, ser preciso classificar as horas disponveis dentro de sua organizao ou
unidade de negcio por essas perspectivas.
Mas ateno a um ponto: preciso deixar claro quantas horas trabalhar em cada
recurso de projeto por dia lembrando que existem outras atividades que no so
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necessariamente projetos, alm de que contar com 8 horas pode ser um obstaculo a
mdio prazo, j que ningum produz realmente por 8 horas dirias.
Para concluir esse primeiro passo, crie uma planilha com o tipo de recurso e a
disponibilidade existente dentro da empresa voc pode baixar essa planilha para
ajud-lo a calcular a capacidade de recursos atuais na empresa. O resultado final ser
mais ou menos assim:
Tipo de recurso

Horas trabalhadas
por dia

Recursos existentes na
empresa

Total de horas
mensais*

Analista de negcios

640

Programador

20

3200

Testador

640

Implantador

480

Gerente de projetos

320
*20 dias teis por ms

Para quem utiliza o Project Builder, essas informaes so geradas com base na
criao de pessoas e funes. Se voc j cliente ou est fazendo um teste, pode
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acessar Menu pessoas > Nova e criar um novo recursos, definido seu nome, sua
funo e o volume de horas que o recurso trabalha por dia.

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Complexidade de projetos
Agora que voc j conhece sua disponibilidade de recursos, o prximo passo
classificar os tipos de projetos existentes dentro da organizao de acordo com
sua complexidade. Nessa etapa, o objetivo ser medir os tamanhos dos projetos
demandados e dividi-los em grupos de acordo com sua complexidade.
Para esse processo funcionar, ser necessrio criar alguns critrios de comparao,
por meio dos quais tentaremos mensurar a complexidade por caractersticas
existentes nos projetos. Lembrando que esse atributos sero diferentes de acordo
com o tipo de projeto e a rea de atuao da companhia. importante, nesse ponto,
refletir sobre quais so os fatores que aumentam ou diminuem a complexidade dos
processos em sua empresa.
Separei alguns exemplos de atributos que podem ajud-lo a classificar a
complexidade de seus projetos:

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Esforo necessrio
Baixo (80 a 100horas);
Mediano (101 a 200 horas);
Alto (acima de 201 horas).
Nmero de fornecedores
1;
2 a 3;
4 ou +.
Custo de projeto
At 30 mil;
De 30 a 100 mil;
Acima de 100 mil.
Nmero de colaboradores da equipe interna
1;
2 a 5;
6 ou +.
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Impacto em macroprocessos
1;
2 a 4;
5 ou +.
Quantidade de pessoas impactadas na organizao
At 10;
De 11 a 20;
Acima de 20.
Esses so alguns critrios que podem impactar no dimensionamento da complexidade
do projeto. Para cada categorizao de atributo possvel atribuir uma nota, criando,
assim, um modelo de classificao que permita identificar quantos projetos se tem de
baixa, mdia e grande complexidades.
Essa informao til para saber quanto de esforo ser necessrio para conduzir
projetos de cada uma das naturezas. Para empresas que j esto maduras na gesto
de projetos, pode ser possvel gerenciar at 5 projetos de grande complexidade.
Porm, para empresas que ainda esto dando seu primeiros passos, aconselhvel
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no ter mais de um projeto dessa natureza sendo gerenciados simultaneamente.


Para quem cliente Project Builder, possvel utilizar a funcionalidade Critrio,
indicadores e comparativos para construir seu modelo de avaliao de complexidade.
A voc poder:
1 - Criar critrios e regras de avaliao;

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2 - Agrupar diferentes critrios em comparativos;

3 - Pontuar a classificar suas demandas (propostas) de projeto;

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4 - Criar um comparativo que analise os diferentes critrios.

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Definindo o esforo necessrio


Por categoria de projetos ser necessrio mensurar o esforo preciso e a necessidade
de recursos. Nesse ponto voc definir, por especialidade, de quantos recursos
necessita em cada uma das funes existentes em seus projetos. Em projetos de
baixa complexidade, por exemplo, normalmente se gasta 20 horas de anlise de
negcio, 60 de programao e 20 de implementao.
De uma maneira mais simples, uma planilha com a classificao do projeto, a
quantidade de horas por recurso e o nmero de projetos por categoria permitir
que se tenha uma primeira estimativa da sua necessidade de recursos. importante
entender que essa planilha uma estimativa inicial. Conforme se avana na definio
do projeto, seu planejamento ser refinado, assim como a estimativa ser melhor
mensurada.
Para organizaes mais maduras, pode ser possvel criar modelos de projetos em
que essas informaes so melhor detalhadas, identificando-se, assim, um nvel de
exatido maior que a necessidade de esforo.

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Preparamos a planilha (baixe aqui) para ajudar a identificar, de forma mais simples,
o esforo necessrio para seu prximo ciclo de projetos. Para quem cliente Project
Builder possivel utilizar modelos de projetos por tipo de propostas para mensurar
essa necessidade at o nvel de exatido que a organizao necessita.

Definindo critrios de priorizao de projetos


Se voc seguiu os 3 passos anteriores, j conseguiu perceber que sua empresa possui
muito mais demanda que capacidade de execuo, certo? Agora vamos inverter
a histria: imagine que, por um momento, sua empresa possui disponibilidade
de recursos ilimitados, alm de acesso ao capital humano e financeiro de que
seus projetos necessitam. Isso garantiria o sucesso? Se voc disse que sim, est
redondamente errado. Muitas organizaes inclusive j deixaram de existir por no
priorizarem o que mais importa para sua estratgia de negcio, mesmo tendo acesso
a recursos quase que ilimitados.
Para fazer uma seleo de projetos eficiente fundamental medir a importncia
dos projetos em relao ao planejamento estratgico definido pela empresa
frente aos recursos alocados em cada projeto. Nessa etapa entramos no processo
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de gerenciamento de portflio, que tem por objetivo priorizar os projetos mais


relevantes para a companhia.
Esse passo um dos mais importantes no que diz respeito sustentabilidade
estratgica do negcio, por isso a organizao deve constantemente avaliar os
projetos em andamento e o quanto de benefcio cada projeto traz de fato.
Uma priorizao eficiente permitir que a empresa identifique os projetos capazes de
gerar maior retorno para o negcio, ajudando a empresa a conquistar seus objetivos
estratgicos. Um forma muito simples de fazer essa seleo por meio do Portfolio
Model Canvas, sobre o qual j falamos no nosso blog.
Nessa planilha voc consegue implementar um processo simples de priorizao e
seleo. Para quem utiliza o Project Builder possvel criar critrios, indicadores e
comparativos estratgicos com objetivo de selecionar os projetos mais relevantes.
Explicamos isso nesse artigo.

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Gerenciando a fila de demandas


Um dos maiores desafios das empresas que possuem clientes internos, ou seja,
que gerenciam projetos corporativos, atender crescente demanda de solues
originadas pelas reas de negcio. Se por um lado essas reas possuem metas e
resultados para entregar para o bord, as reas de TI e de projetos tm o desafio
de atender s demandas de criao de um novo produto ou de uma iniciativa de
reduo de custos. Independentemente, o desafio sempre ser entregar mais valor
para a companhia.
O ltimo, mas no menos importante, passo a ser implementado em uma gesto
efetiva de capacity planning esquematizar as prximas demandas dentro de uma
perspectiva de novos projetos para os perodos vindouros, que so variveis de
acordo com a organizao podendo ser, por exemplo, de 1 ano ou, em mercados
mais dinmicos, de 3 a 6 meses.
Conforme a rea de negcio demande novos projetos, fundamental que essa lista
se mantenha atualizada, sendo passada uma estimativa a respeito de quando esse
projetos sero priorizados. Essas listas precisam ser recicladas, fazendo com que sua
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prioridade seja novamente definida de acordo com a estratgia da companhia.


Falamos sobre a priorizao de componentes em nosso blog que ficam listadas de
forma isolada, esperando a oportunidade de serem convertidas em projetos efetivos.

Essas filas de demanda podem ser classificadas como um backlog ou como lista de
pendncias. Um backlog muito grande pode significar que a empresa precisa ampliar
sua capacidade de execuo, o que pode ser feito com a ampliao da equipe, com a
melhoria da produtividade do time, com a otimizao dos processos e a capacitao
dos recursos ou com a terceirizao de parte dessa demanda.
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Seu funil da gesto de projetos deve sempre ser otimizado, de maneira a reduzir as
listas de demanda e, ao mesmo tempo, tornar a organizao cada vez mais gil e
pronta para atender s demandas mais importantes para o negcio no momento.
Outra reflexo que deve ser feita pela organizao em relao ao nmero de
recursos dedicados aos projetos, comparando o quanto se gasta com eles versus o
retorno que esses projetos e recursos esto trazendo, tudo com o objetivo de sempre
buscar o melhor retorno sobre o investimento.

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Colocando na Prtica
Toda mudana exige planejamento. E com a implementao do capacity planning no
seria diferente. Seu primeiro passo nessa jornada ser identificar a situao do atual
momento para, em seguida, criar um plano de evoluo. Pode ser que partes desses
processos sejam executadas atualmente dentro da companhia. preciso apenas
formalizar melhor sua execuo.
Mas de nada adianta todo o planejamento se a execuo no realizada em
conformidade com ele, no mesmo? Durante a fase do planejamento a
disponibilidade dos diferentes recursos devidamente considerada. Assim, conforme
as atividades de um projeto so concludas, os recursos j comeam a ser utilizados
em outro projeto. E a que mora o problema, principalmente quando se trata de
um recurso crtico, pois o atraso de uma atividade pode gerar um efeito domin em
todos os projetos que usam o mesmo recurso.
Durante a execuo, o objetivo ser controlar o volume de horas executadas e
o percentual de realizao de escopo entregue por atividade. A utilizao do
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timesheet fundamental para garantir que as atividades e os recursos estejam sendo


executados corretamente e no tempo planejado.
Quem utiliza o Project Builder pode acompanhar essa execuo usando o portflio de
projetos de uma maneira mais macro ou o relatrio de desempenho de uma forma
bem mais detalhada, visualizando em uma nica tela a produtividade dos recursos e
a comparao de horas planejadas versus horas realizadas.

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Quem ainda no possui um software pode utilizar a planilha de controle de mltiplos


projetos. Nela ser possvel acompanhar a execuo de projetos e o volume de horas
realizadas.
Independentemente de seu estagio, recomendvel criar um projeto para essa
iniciativa. E uma ferramenta da qual somos fs aqui na PB o PM Canvas. Crie um
canvas da sua iniciativa e tente identificar o que preciso melhorar e como executar
essa melhoria.
Para quem j possui uma ferramenta e hoje no consegue gerenciar o capacity
planning, hora de refletir. Pode ser necessrio reimplantar a ferramenta ou at
mesmo substitu-la. O importante deixar claro seu processo e o que preciso em
matria de informaes para poder execut-lo.
Para quem ainda no conta com esse auxlio da ferramenta e est comeando a
gerenciar sua capacidade de execuo, essa uma excelente oportunidade para
adotar um recurso a fim de facilitar sua implementao. Fizemos isso algumas vezes
na Project Builder e vimos como muito mais simples trabalhar com um ambiente
integrado.
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CONCLUSO
Uma gesto efetiva da capacidade de execuo gera muitos benefcios para a
organizao, permitindo que ela antecipe demandas, responda rapidamente a
oportunidades do mercado e concentre esforos e ateno naquilo que pode
efetivamente gerar valor para seu negcio.
Para a rea de TI ou para a rea de projetos, controlar efetivamente a capacidade da
companhia permite atestar, de maneira embasada, qual sua efetiva necessidade em
relao aos recursos, apresentando seus argumentos em reunies formais, por meio
de apresentaes por escrito, e no na hora do caf, informalmente.
Para a alta gesto, gerenciar de forma racional os recursos da empresa permite fazer
mais com menos e gerar resultados efetivos para o negcio, colocando o time focado
no que realmente importante.
Independentemente da atual maturidade da empresa, importante ressaltar que
sempre possvel evoluir seus resultados. Pode ser que nesse momento uma parte
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do que foi falado nesse material j esteja sendo executado, mas lembre-se de que
possvel sempre melhorar seus modelos de priorizao de projetos, a estrutura
de recursos humanos, a infraestrutura geral e as ferramentas de gesto e controle,
permitindo, assim, uma melhor alocao dos recursos.

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Referncias
1. KEZNER, Harold. Project Management Ninth Edition.
2. COX, Jeff / GOLDRATT, Eliyahu M. A Meta.
3. PM CANVAS
4. COOPER, Robert G. Portfolio Management for New Products.
5. FITZ-ENZ, Jac. Retorno do Investimento em Capital Humano: medindo o valor
econmico do desempenho dos funcionrios.

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