ÍNDICE

Apresentação ......................................................................................................................................... 3

Introdução ............................................................................................................................................. 4

Descrição do projecto ........................................................................................................................... 5

Funcionamento do software e apresentação dos formulários ............................................................... 5

Login (Entrar) ....................................................................................................................................... 6

Alteração da senha ................................................................................................................................ 7

Menu Principal ...................................................................................................................................... 8

Faturação ................................................................................................................... .......................... 13

Cadastro de Clientes ..............................................................................................................................9

Cadastro de Serviços ............................................................................................................................10

Cadastro de Impostos ............................................................................................................................12

Emissão de Facturas ............................................................................................................................. 13

Controlo de Cobranças ...................................................................................................... ................. 16

Detalhe de Pagamentos ........................................................................................... ............................ 17

Retenção de Impostos ......................................................................................................................... 18

Gráfico de Impostos ............................................................................................................................ 19

Facturas emitidas ................................................................................................................................. 20

Emissão de Copias ............................................................................................................................... 21

Notas de Credito .................................................................................................................................. 22

Lista de Facturas …………………………………………………………………..........…………… 25

Pagamentos Parcelados ……………………………………………………………...………………. 26

Despesas .............................................................................................................................................. 27

1
Autorização ......................................................................................................... ................................ 30

Directoria .............................................................................................................. .............................. 30

Controlo de acessos e de alterações .................................................................................................... 31

Gerenciamento .................................................................................................................................... 32

Sugestões ............................................................................................................................................. 33

Lista de Sugestões ............................................................................................................................... 33

Alertas automáticas ............................................................................................................................. 34

Descrição da metodologia ................................................................................................................... 35

Conclusão ............................................................................................................................................ 37

2
APRESENTAÇÃO

Sobre a empresa

MAMA ORG, LDA – Consultoria e Serviços Limitada, é uma Empresa que se dedica a área de
Contabilidade e Gestão, Implementação de Sistemas e Softwares de Gestão, Arquitetura de obras e
prestação de serviços em Materiais ligadas em estudo de mercado, ligada em viabilidade económica
de projetos, formação e capacitação profissional de Excel Avançada e outras consultorias científicas
técnicas similares com a missão de providenciar boa gestão a vista das empresas ainda sem nenhum
Software de Gestão e projeção de Obras, pesquisas e serviços de consultorias e elevar a opinião dos
funcionários do sector público e outros sectores para o desenvolvimento económico local.

Como obter suporte?

Para os clientes da MAMA ORG, LDA são disponibilizados canais de atendimento que organizam a
comunicação e garante que todos os usuários de nossas soluções sejam atendidos no menor prazo
possível:

• Suporte por e-mail: mamaorg14@gmail.com / charlesdanatividade@gmail.com

• Por telefone: (+258) 868484633 / (+258) 848484633

• Outras formas: https://www.facebook.com/mamaorganizacoes/?ref=admin_hovercard

3
INTRODUÇÃO

Sabendo que, para que um Sistema mantenha a qualidade é necessário que ao realizar alguma alteração,
tenha-se o controle da mesma, torna-se necessário o uso de recursos para o desenvolvimento de
mecanismos e processos para realizar a avaliação, controle e modificações da forma de controle da
gestão, com o objetivo principal de reduzir a quantidade de esforço nos processos de controlo de
processos.

As acções realizadas nesse projecto têm como objectivo a implantação de processos automatizados de
gerenciamento da instituição, para obter melhoria na qualidade do processo de controlo de pagamentos,
alertas automáticas e controlo de acessos em horas e dias exatos determinados pela normalização
técnica, utilizando padrões de qualidade consagrados internacionalmente, nomeadamente
normalizações técnicas uma vez que a gestão é o ramo vocacionado para a aplicação dos seus conceitos
à optimização dos processos e dos orçamentos, de modo a alcançar uma melhoria de disponibilida de
dos processos e os dados precisos pata tomada de decisão.

Não podemos esquecer da habilidade e desenvolvimento da microinformática, factor hoje que pesa
bastante na agilização dos trabalhos de qualquer área de Gestão, visto ser da nossa responsabilidade a
gestão e a elaboração de relatórios gerenciais e de necessidades para tomadas de decisão uma vez que
a gestão escolar está relacionada com uma atuação cujo foco está na promoção da organização, da
mobilização e da articulação de todas as condições essenciais que garantem o avanço do processo sócio
educacional dentro das instituições de ensino. Graças aos seus 6 pilares (gestão pedagógica,
administrativa, financeira, de recursos humanos, da comunicação e de tempo e eficiência dos
processos), este tipo de gestão beneficia a todas empresas da área comercial.

Para que esse objetivo seja alcançado, faz-se necessário implementar ações que efetivem a gestão de
Faturação processada via computador. A principal delas se dá por meio da utilização de um software
de gestão de Faturação, que integra todos os fatores que fazem parte do processo computadorizado.
Assim, a automatização dos processos garante uma gestão eficiente.

4
DESCRIÇÃO DO PROJECTO

O escopo do projecto é a melhoria do processo de desenvolvimento e Gestão via software pela

implantação de processos apresentados nos formulários através de banco de dados recebendo
instruções através da Programação nela feita usando a Linguagem VISUAL BASIC.

As actividades desenvolvidas neste projecto, normalmente, têm restrições e qualidades definidas,

podendo ser executadas dentro de uma estrutura de Formulários. A execução do projecto ocorre em:

➢ Entrar (Login);
➢ Alterar a Senha;
➢ Menu Principal;
➢ Faturação;
➢ Cadastro de Clientes;
➢ Cadastro de Serviços;
➢ Cadastro de Impostos;
➢ Emissão de Facturas;
➢ Controlo de Cobranças;
➢ Detalhe de Pagamentos;
➢ Retenção de Impostos;
➢ Facturas Emitidas;
➢ Emissão de Copias;
➢ Notas de Credito;
➢ Lista de Facturas;
➢ Pagamentos Parcelados;
➢ Despesas;
➢ Autorização;
➢ Directoria;
➢ Controlo de acessos e de alterações;
➢ Alertas Automáticas;
➢ Sugestões;
➢ Gerenciar Dados;

5
FUNCIONAMENTO DO SOFTWARE E APRESENTAÇÃO DOS FORMULÁRIOS

Como descrito acima, as informações armazenadas no Banco de Dados do Excel são apresentadas nos
formulários segundo o processo de Instruções dada na programação, para melhor percepção do Projecto
mais abaixo mostra em todas as fases do ciclo do funcionamento dos formulários junto das
funcionalidades processo de gestão;

LOGIN (ENTRAR)

Antes de começar a explicar o funcionamento do Formulário de LOGIN, primeiro devemos perceber

que o uso de Nome do Usuário e a Senha para acessar o formulário não foi programado para dificultar
o uso do Software de Controlo de Gestão de Facturas, mas sim, para controlo de processos, registro de
dados, alterações, gerenciamentos, acessos, horas de entrada e saída e outras actividades nela realizada
e para Identificação dos responsáveis no lançamento de dados, etc.

Neste formulário campo do Usuário foi usada a caixa de Combinação com os nomes dos Usuários com
permissão a executar o software (Todos os funcionários da Instituição da área de Faturação) para certas
facilidades como por exemplo: ao clicar uma letra ele irá exibir o primeiro nome que irá encontrar no
banco de dados com a mesma letra inicial; isto é; ao Clicar a letra “C” ira exibir o nome: “Charles
Natividade” ou “Cardoso”, ao Clicar na letra “F“ Irá exibir o nome: “Francisco Mangue”, assim por
diante.

No botão “Ok” no início do parágrafo apresentado contém os comandos de

Comparação do nome e a senha dos usuários e as alertas de mensagens dos resultados retornados de

6
forma inteligente conforme a programação dada nela, e uma das observações importantes na alteração
da Senha não se deve usar o Zero (0) no Inicio que automaticamente será rejeitado no banco de dados
apenas os zeros na frente começando a validar a partir da primeira letra ou número diferente de zero.

Na parte numérica foi ajeitado para manter o Layout e facilitar o Usuário a digitar os números com o
mouse, sem a presença de teclado, mas não impede de usar letras na alteração da senha do usuário.

Os Nomes e as Senhas estão armazenados no Banco de Dados e ocultos, no campo de Usuário contém
a caixa de combinação com os nomes já existente nelas e a senha para todos usuários é: 123, que deverá
ser alterada clicando do botão de alteração de Senha com o respectivo Símbolo:

ALTERAÇÃO DA SENHA

Na alteração da Senha contém um processo simples e repito, para facilitar a visualização das senhas
em casos de erro de digitação lhe foi adicionado a caixa de seleção: “Exibir Senhas” em que ela muda
de forma de: “*” para os dígitos reais existentes atualmente nas caixas de texto.

Também neste formulário a caixa do Usuário foi usada a caixa de Combinação com os nomes dos
Usuários com permissão a executar o software para certas facilidades como por exemplo: ao clicar uma
letra, a caixa nome irá exibir o primeiro nome que irá encontrar no banco de dados com a mesma letra
inicial; isto é; ao Clicar a letra “C” ira exibir o nome: “Charles Natividade” ou “Cardoso”, ao Clicar na
letra “F “ Ira exibir o nome: “Francisco Mangue” , assim por diante.

7
MENU PRINCIPAL

O Menu principal foi desenhado de forma que contenha uma visão geral de alertas e gestão dos
processos. Nas partes laterais estão posicionadas os botões de controlo do sistema de gestão.

Para despertar mais atenção no gerenciamento e diminuindo o esforço de analise, deixando que o
software faça todo analise depois dos respectivos registros diários, semanais e mensais e exibindo o
necessário a ser feito e especificando o tipo das intervenções necessárias exatas no botão de Alertas
Automáticas que dará alertara em cores amarela e vermelha.

Quando certa intervenção tiver a proximidade de 05 dias antes, o sistema dará alerta com a cores
amarela e cinzenta, quando atingida as datas das respectivas intervenções, o sistema dará alertas a cor
vermelha para fazer intender que existe uma intervenção fora do prazo.

Pagina a seguir está detalhado as funcionalidades alocadas no MENU e esclarecidas em formulários

com as respectivas imagens.

8
CADASTRO DE CLIENTE

2
1
3 4 5 6

A gestão de Cadastro de Clientes foi desenhada de forma a conter os dados necessários para todos os
clientes, para melhor percepção, mais a baixo será mostrado as funcionalidades de cada marcação
acima indicadas.

Na marcação 1 e 2 dominado como área de caixas de texto para digitalização dos dados em compilação
com o banco de dados para verificação e comparação dos dados digitados e as existentes, lembrando
que é importante a verificação dos dados antes do cadastro, apesar de que o sistema conte a atualização
dos mesmos.

Na marcação 3: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

Na marcação 4: está indicada o botão “Apagar ”, o usuário poderá apagar dados de um cliente caso
julgue não precisar manter no sistema, caso tenha errado no lançamento de nome, ou mesmo o mês

9
referente, ect, mas de lembrar que nesta opção poderá precisar possuir a senha de autorizaç ão
dependendo da decisão do sistema pelo tipo de dados a apagar ou mesmo do usuário logado no sistema;

Na marcação 5: está indicada o botão “Actualizar”, este comando irá comparar o nome digitado no
formulário e do banco de dados (cadastrado anteriormente), uma vez localizado actualizará os dados
automaticamente, depois o usuário pode confirmar a acção revisando dos dados do tal cliente;

Na marcação 6: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário;

Na marcação 7: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas as
informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilitar a gestão;

CADASTRO DE SERVIÇOS

1
4 5 6
2 3

Os serviços deverão ser cadastrados com os respectivos preços (valores) em que a data será apresentada
automaticamente pelo sistema, em seguida poderá salvar, mais abaixo está detalhado as
funcionalidades do Cadastro de Serviços.

10
Na marcação 1 dominado como área de caixas de texto para digitalização dos dados em compilação
com o banco de dados para verificação e comparação dos dados digitados e as existentes, lembrando
que é importante a verificação dos dados antes do cadastro, apesar de que o sistema conte a atualização
dos mesmos.

Na marcação 2: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

Na marcação 3: está indicada o botão “Apagar ”, o usuário poderá apagar dados de um cliente caso
julgue não precisar manter no sistema, caso tenha errado no lançamento de nome, ou mesmo o mês
referente, ect, mas de lembrar que nesta opção poderá precisar possuir a senha de autorização
dependendo da decisão do sistema pelo tipo de dados a apagar ou mesmo do usuário logado no sistema;

Na marcação 4: está indicada o botão “Actualizar”, este comando irá comparar o nome digitado no
formulário e do banco de dados (cadastrado anteriormente), uma vez localizado actualizará os dados
automaticamente, depois o usuário pode confirmar a acção revisando dos dados do tal cliente;

5 - Está marcado o botão “Imprimir” que leva o comando de acionar a impressora conectada ou definida
como padrão, automaticamente a impressão é executada, senão conectada a impressora o sistema irá
armazenar e a impressão será iniciada assim que conectar a impressora a qualquer momento;

Na marcação 6: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário;

Na marcação 7: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas as
informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilitar a gestão;

11
CADASTRO DE IVA

1 4
2 5
3 6

Visto a modalidade do IVA é pago em percentagens (%) diferentes dependendo da Empresas a prestar
serviços, houve a necessidade de inserir no sistema a funcionalidade de cadastro do Iva, abaixo mostra
o funcionamento dos comandos nela associados.

Na marcação 1: está indicada o campo onde iremos digitar o tipo de Imposto;

Na marcação 2: está indicada a área do valor da percentagem correspondente ao tipo de imposto;

Na marcação 3: está indicada a área onde será exibida a data actual do cadastro do Iva;

Na marcação 4: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

12
Na marcação 5: está indicada o botão “Actualizar”, este comando irá comparar o nome digitado no
formulário e do banco de dados (cadastrado anteriormente), uma vez localizado actualizará os dados
automaticamente, depois o usuário pode confirmar a acção revisando dos dados do tal cliente;

Na marcação 6: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário.

FACTURAÇÃO

1
3
2 4

6 7 8 9 10
0

14 15
17 12
11 0 0
0 13 0 16
0 0

O Sistema de Faturação processada por computador é regido por Lei, e o sistema de gestão e de
faturação MAMA ORG LOGISTIC, foi desenvolvida com base nas exigências estabelecidas para
atender as necessidades do mercado e os seus clientes na emissão de facturas com várias diversidades
como: Cadastro de Clientes; Cadastro de Serviços; Cadastro de Impostos; Emissão de Facturas;
Controlo de Cobranças; Detalhe de Pagamentos; Retenção de Impostos; Facturas Emitidas; Emissão
de Copias e Despesas;

Para esclarecer o funcionamento do formulário, iremos aplicar detalhadamente nas numerações já

indicadas no formulário acima:

13
Na marcação 1: está indicada as abas acimas mencionadas, que são as funcionalidades da área de
faturação;

Na marcação 2: está indicada a área do tipo de factura a emitir e os dados do respectivo cliente e de
lembrar que os dados apareceram automaticamente aos campos assim que clicar no nome do cliente na
opção 10, o campo onde aparecerá todos os clientes cadastrados, neste caso, antes da emissão da
factura, devera cadastrar a empresa para a emissão automatizada;

Na marcação 3: está indicada a área onde será exibida a data actual da emissão da factura;

Na marcação 4: está indicada a caixa de opção onde o usuário deve aplicar o mês referente a factura a
emitir, e de lembrar que o sistema não irá aceitar a emissão de factura sem que selecione o mês
referente;

Na marcação 5: está indicada como “Campo de número de factura”, neste local o usuário poderá
visualizar o número da factura próxima a ser emitida consoante a o tipo de factura selecionada e
também foi atribuída uma outra opção que será activada ao fazer “duplo click” no mesmo campo, em
que todos os campos da emissão de factura serão desabilidades, habilitando apenas este campo 5 para
efectuar registo de pagamento de uma certa factura, digitando o número da mesma neste no campo, o
sistema ira retornar o resultado da factura para aprovar como pagamento efectuado pelo cliente, neste
caso, registo de uma V.D.;

Na marcação 6: está indicada o campo “Serviços Requeridos”, neste local, depois do cadastro de
serviços for efectuado, o usuário devera selecionar os serviços requeridos pelo cliente em que
automaticamente aparecerá o valor unitário do serviço na marcação 8 da mesma alínea e o usuário
devera digitalizar manualmente a quantidade de serviços prestado na marcação 7 e o resultado total da
alínea e será apresentada o resultado total dos serviços prestados na marcação 9;

Na marcação 7: está indicada o local “Quantidade dos Serviços”, este campo deverá ser digitado a
quantidade dos serviços prestados do serviço prestado ao cliente;

Na marcação 8: está indicada a área de “Valor Unitário do Serviço selecionado”, nesta local será
exibida automaticamente o valor unitário do serviço selecionado pelo usuário do sistema;

Na marcação 9: está indicada a área de “Valor Total do Serviço selecionado”, nesta local será exibida
automaticamente o valor total do serviço selecionado pelo usuário do sistema da mesma alínea;

14
Na marcação 10: está indicada a área “Clientes Cadastrados”, o campo onde aparecerá todos os clientes
cadastrados, neste caso, antes da emissão da factura, devera cadastrar a empresa para a emissão
automatizada, neste campo o cliente depois de selecionado os dados do mesmo serão digitalizado s
automaticamente no campo da marcação 2 para padronização de dados do cliente;

Na marcação 11: está indicada a caixa de seleção de “Seleção do Imposto IVA a ser aplicada na
Factura”;

Na marcação 12: está indicada a caixa “Pesquisar Cliente” neste local o usuário irá digitar a informação
que precisa e a Lista de cliente e será exibida apenas a tal informação, tendo em conta ao critério de
pesquisa selecionada;

Na marcação 13: está indicada o botão “Emitir Factura”, que será responsabilizar-se em monitorar se
os dados estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos
preenchidos, retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária.
Depois do preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser
consultada, pesquisada, extraída a qualquer momento, como: as facturas emitidas; emissão de copias;
retenção de impostos, controlo de cobranças; detalhes de emissão de facturas e pagamentos, etc;

Na marcação 14: está indicada botão “Emitir Factura Proforma” neste local o usuário irá digitalizar a
factura proforma com todos os serviços cadastrados no sistema;

Na marcação 15: está indicada o botão “Calculador”, exibirá o calculador do Windows para efetuação
de cálculos caso seja necessário;

Na marcação 16: está indicada o botão “Limpar Textos”, esta opção depois de clicado o botão irá
limpar todos campos preenchidos para facilitar uma nova opção caso aja uma mudança de ideia na
troca de dados na factura por emitir;

15
CONTROLO DE COBRANÇAS

3
2
2

Controlo de Cobranças é a área onde apresenta os valores em dívidas das empresas com facturas
emitidas e que ainda não foram emitidos os recibos por falta de pagamentos. Nesta área podemos
controlar de forma unificada por cada empresa do valor em dívida, valor pago e valores em falta com
a última data da operação e de lembrar que os resultados apresentados neta pagina é automatizada.

Na marcação 1: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas as
informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilidade da gestão;

Na marcação 2: está indicada como “Campo de pesquisa”, neste local o usuário irá digitar a informação
que precisa e ListaBox irá exibir apenas a tal informação, tendo em conta ao critério de pesquisa
selecionada;

Na marcação 3: está indicada o campo “Elaborar Extrato”, este comando ira digitalizar as informações
visualizadas na ListaBox e exportará o documento para o Ambiente de Trabalho, que poderá ser
consultada a qualquer momento;

16
DETALHES DE PAGAMENTO

4 5
2 3

Detalhes de Pagamentos é a área onde apresenta os valores pagos das facturas emitidas. Nesta área
podemos controlar de forma detalhada por cada empresa dos valores pagos.

Na marcação 1: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas as
informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilidade da gestão;

Na marcação 2: está indicada como “Campo de pesquisa”, neste local o usuário irá digitar a informação
que precisa e ListaBox irá exibir apenas a tal informação, tendo em conta ao critério de pesquisa
selecionada;

Na marcação 3: está indicada o campo “Critério de pesquisa”, neste local determina qual será a coluna
de pesquisa na ListaBox, por exemplo: uma selecionado pesquisa por nome do estudante, a pesquisa
ira se basear na segunda coluna que contém os nomes dos estudantes;

Na marcação 4: está indicada como “Remover Linha”, este comando remove a linha selecionada,
lembrando que existe uma diferença entre “remover” e “apagar”, em remover é apenas uma acção
temporária, a informação removida volta assim que a lista for actualizada.

17
Na marcação 5: está indicada o campo “Elaborar Extrato”, este comando ira digitalizar as informações
visualizadas na ListaBox e exportará o documento para o Ambiente de Trabalho, que poderá ser
consultada a qualquer momento;

RETENÇÃO DE IMPOSTOS

1
10

6 8
2
5
3 4
7 9

O formulário é responsável em anotar para o sistema os valores facturados e os respectivos impostos,

abaixo esta detalhado o funcionamento do formulário e a exportação de relatórios.

Na marcação 1: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas as
informações referente pagamentos dos estudantes em linhas e colunas para facilitar a gestão e
elaboração de relactórios de consulta;

18
Na marcação 2: está indicada como “Campo de pesquisa”, neste local o usuário irá digitar a informação
que precisa e ListaBox irá exibir apenas a tal informação, tendo em conta ao critério de pesquisa
selecionada;

Na marcação 3 e 4: está indicada os campos de “Pesquisa entre datas”, neste local determina qual será
a data inicial do relactório e até que data final o sistema ira digitalizar e calcular para exibição no
relactório;

Na marcação 5: está indicada o campo “Critério de pesquisa”, neste local determina qual será a coluna
de pesquisa na ListaBox, por exemplo: uma selecionado pesquisa por nome do estudante, a pesquisa
ira se basear na segunda coluna que contém os nomes das empresas;

Na marcação 6 e 7: está indicada o campo “Elaborar Relactórios”, este comando ira digitalizar as
informações visualizadas na ListaBox e exportará o documento para o Ambiente de Trabalho, que
poderá ser consultada a qualquer momento;

Na marcação 8 - está marcado o botão “Imprimir” que leva o comando de acionar a impressora
conectada ou definida como padrão, automaticamente a impressão é executada, senão conectada a
impressora o sistema irá armazenar e a impressão será iniciada assim que conectar a impressora a
qualquer momento;

Na marcação 9 - está marcado o botão “Gráfico” neste botao depois de clicado, o sistema ira fazer
cálculos separando em cada mês exibira nos meses específicos, como mostra o formulário abaixo
indicado.

19
FACTURAS EMITIDAS

2 3 4

Nas facturas emitidas é área onde serão exibidas o histórico de emissão de todas as facturas, que
poderão ser selecionadas nas caixas de opção 1, 2 e 3, quando selecionada na lista sera exibida apenas
o histórico das facturas da seleção especifica.

20
EMISSAO DE COPIAS

1 2
3
4 5
6

Na área de emissão de copias foi projectada em casos de não ser localizada a factura no físico ou
arquivo PDF geralmente guardada na área de trabalho, neste caso pode-se emitir uma nova com os
mesmos dados buscando pelo número da factura no campo da marcação 2, e o tipo da factura no campo
da marcação 1, em que a empresa será exibida automaticamente no campo da marcação 3, como
comprovante e em seguida clica no botão emitir no campo da marcação 4, automaticamente será
emitida com a data actualizada. Esta opção também pode ser usada em casos de uma factura ser vencida
e de lembrar que na caixa de visualização será exibida a factura antes da emissão, que poderá ainda
consultar antes de emitir.

Na marcação 5: está indicada o botão “Calculador”, exibira o calculador do windowns para efetuação
de cálculos caso seja necessários algum cálculos;

Na marcação 6: está indicada o botão “Sair”, este ira remover o formulário, declarando o fim de
operação em que estava sendo executada;

21
NOTAS DE CREDITO

2 3 4 5 6

Uma Nota De Crédito - é um documento comercial com valor legal, utilizado para retificar faturas.

Podem ser emitidas para eliminar na totalidade o valor de uma fatura, apenas parte desse valor, ou
simplesmente para corrigir dados de emissão.

Em que situações deve emitir nota de crédito?

O objetivo da emissão pode passar por:

Devolver o valor ao cliente

Exemplo: Vende um produto com valor de 1000MT, outro com valor de 500MT e emite uma fatura
com valor de 800MT. O cliente pretende devolver o segundo produto e, portanto, para que possa
ter lugar a devolução do valor, é necessária a emissão de uma nota de crédito com valor de 1000MT,
que anule a fatura inicialmente emitida.

22
Corrigir dados de emissão

Exemplo: A fatura foi emitida sem alguns dos dados essenciais. É necessária a emissão de uma nota
de crédito que a anule, para que uma nova fatura possa ser processada.

Em qualquer um destes casos, com a emissão e subsequente envio para a Autoridade Tributária e
Aduaneira, está a informar que não recebeu a quantia, que há uma redução do valor tributável da
operação, ou que os dados estavam incorretos.

Nota: Não deve optar pela anulação da fatura, especialmente se esta já foi enviada, pois o seu cliente
pode já ter inserido a mesma fatura em registo contabilístico, criando divergências que podem vir a ser
alvo de análise por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Mais abaixo, mostra o ciclo de funcionalidades dos comandos atribuídos do registo das Notas de
Credito:

Na marcação 1 dominado como área de caixas de texto para digitalização dos dados em compilação
com o banco de dados para verificação e comparação dos dados digitados e as existentes, lembrando
que é importante a verificação dos dados antes do cadastro, apesar de que o sistema conte a atualização
dos mesmos.

Na marcação 2: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

Na marcação 3: está indicada o botão “Anexar Documento”, depois de uma adição de Nota de Credito
ao sistema, o usuário devera anexar um documento do comprovativo ou justificativo da respectiva nota,
efectuando um click na alínea da nota criada na lista e depois clica em botão “Anexar Documento da
alínea 3. Automaticamente uma janela do sistema windowns será aberta e poderá acessar a localização
do documento e com duplo click de será adicionada ao sistema. Uma vez anexada ao sistema um duplo
click na alínea, o documento será exibido automaticamente.

23
Na marcação 4: está indicada o botão “Actualizar”, este comando irá comparar o nome digitado no
formulário e do banco de dados (cadastrado anteriormente), uma vez localizado actualizará os dados
automaticamente, depois o usuário pode confirmar a acção revisando dos dados do tal Factura;

Na marcação 5: está marcado o botão “Gerar Extrato da Lista” que leva o comando de acionar os
dados, formalizar, calcular e extrair para o usuário da forma organizada;

Na marcação 6: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário;

Na marcação 7: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas
as informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilitar a gestão;

24
LISTA DE DOCUMENTOS EMITIDOS

O formulário de lista de Documentos emitidos é o local onde será colectada todos os arquivos gerados
pelo sistema, a lista é preenchida e anexada os respectivos arquivos automaticamente. Para ser exibido
os documentos requeridos, basta efectuar um duplo click nelas.

25
PAGAMENTOS PARCELADOS

2 3

O parcelamento de compras é uma vantagem para o consumidor que deseja adquirir um produto ou
serviço, mas não tem o dinheiro para pagar à vista. Assim, ele tem a possibilidade de parcelar o valor,
pagando uma quantia por mês até quitar a dívida.

É importante lembrar que, mesmo que seja uma vantagem para o cliente, é necessário um planejamento
para efectuar as compras parceladas. Se o cliente tiver o hábito de parcelar todas as suas compras sem
planejar, corre o risco de se endividar no futuro com o acúmulo do saldo devedor.

Na marcação 1 dominado como área de caixas de texto para digitalização dos dados em compilação
com o banco de dados para verificação e comparação dos dados digitados e as existentes, lembrando
que é importante a verificação dos dados antes do cadastro, apesar de que o sistema conte a atualização
dos mesmos.

Na marcação 2: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do

26
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

Na marcação 3: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário;

Na marcação 4: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas
as informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilitar a gestão;

DESPESAS

Neste campo iremos efectuar registo de despesas seguindo o preenchimentos dos dados requeridos
acima.

1 1
2 3 5
4

7 9 10
8

Despesas são termos de estudos da contabilidade e finanças em geral, onde é ensinado que as despesas
são gastos para direta ou indiretamente gerarem receitas, seja para pessoas físicas ou jurídicas.

O principal conceito de receitas são os recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma

prestação de serviços.

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As despesas, por sua vez, são todos os gastos que uma empresa precisa ter para obter uma receita.
Alguns exemplos de despesas são os salários, a conta de água, luz, telefone, os impostos e etc.

Mais abaixo, mostra o ciclo de funcionalidades dos comandos atribuídos do registo das Notas de
Credito:

Na marcação 1 dominado como área de caixas de texto para digitalização dos dados em compilação
com o banco de dados para verificação e comparação dos dados digitados e as existentes, lembrando
que é importante a verificação dos dados antes do cadastro, apesar de que o sistema conte a atualização
dos mesmos.

Na marcação 2: está indicada o botão “Salvar”, que será responsabilizar-se em monitorar se os dados
estão todos preenchidos antes de salvar, caso não tenha sido todos os campos precisos preenchidos,
retornara mensagem a indicar exatamente o campo em falta para a correção necessária. Depois do
preenchimento correto, os dados serão armazenados no banco de dados em que poderá ser consultada,
pesquisada, actualizada e extraída a qualquer momento;

Na marcação 3: está indicada o botão “Apagar ”, o usuário poderá apagar dados um dado especificado
caso julgue não precisar manter no sistema, caso tenha errado no lançamento de nome, ou mesmo o
mês referente, ect, mas de lembrar que nesta opção poderá precisar possuir a senha de autorização
dependendo da decisão do sistema pelo tipo de dados a apagar ou mesmo do usuário logado no sistema;

Na marcação 4: está indicada o botão “Sair”, depois de clicado, apenas ira remover o formulário e
retornando assim o Menu Principal e estará pronto para outras acções desejadas pelo usuário;

Na marcação 5: está indicada o botão “Calculador”, exibira o calculador do windowns para efetuação
de cálculos caso seja necessário algum cálculo;

Na marcação 6: está indicada “Visualizador da Lista (ListaBox) ”, é o campo onde é exibida todas
as informações registadas das contas referentes em linhas e colunas para facilitar a gestão;

Na marcação 7: está indicada como “Campo de pesquisa”, neste local o usuário irá digitar a
informação que precisa e ListaBox irá exibir apenas a tal informação, tendo em conta ao critério da
Pesquisa selecionada;

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Na marcação 8: está indicada o campo “Critério de pesquisa”, neste local determina qual será a coluna
de pesquisa na ListaBox, por exemplo: uma selecionado pesquisa por nome da despesa, a pesquisa ira
se basear na segunda coluna que contém os nomes das despesas;

Na marcação 9: está indicada como “Activar Pesquisa Mensal”, neste local o usuário irá clicar no
quadradinho da caixa de seleção para activar o modo de pesquisa, activado assim a caixa de seleção de
meses (Janeiro a Dezembro), uma vez selecionada o sistema ira colectar apenas dados do mês
especificado;

Na marcação 10: está indicada o campo “Elaborar Relactório”, este comando ira digitalizar as
informações visualizadas na ListaBox e exportará o documento para o Ambiente de Trabalho, que
poderá ser consultada a qualquer momento;

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AUTORIZAÇÃO

O formulário de autorização será exibida sempre que o usuário desejar executar uma acção restrita,
como por exemplo: Apagar certos dados como: acessar a faturação, acessar alertas automáticas, acessar
áreas de valores credito e débitos, acessar a Directoria, etc. A senha de autorização poderá ser alterada
apenas pela Directoria, deixando irrelevante deixar neste manual do usuário, uma vez que poderá ser
alterada a qualquer momento.

DIRECTORIA

1 7

2
4 8

Para ser exibida a directoria, o usuário deve possuir a senha de autorização, mas para uso a directoria
deve possuir a senha de acesso. Neste caso a por questões de privacidade desta área de alterações e de

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permissões de acessos a formulários financeiras, não será revelada neste manual do usuário, a senha
lhe será passa no acto da instalação do sistema.

Na área 1, estão localizados as caixas de texto, onde deverá ser digitalizadas os dados pela directoria
para permissões no acesso de “login”.

Na área 2, está localizado o botão de “Alteração de Senha” do usuário em casos de esquecer a senha
anterior, uma vez não conseguindo fazer ter o acesso inicial;

Na área 3, está localizado o botão de “Cadastrar novo Usuário”, este usuário terá acesso inicial para
abrir o sistema e terá apenas os acessos básicos;

Na área 4, está localizado os botões numéricos para facilitação de digitação de números com o rato,
sem precisar de usar o teclado;

Na área 7, estão localizados as caixas de texto, onde deverá ser digitalizadas os dados pela directoria
para permissões no acesso a gerenciamento do Banco de Dados”.

Na área 8, está localizado o botão de “Ok ou Salvar”, está acção alterará a senha de acesso a
gerenciamento do Banco de Dados.

ACESSOS

Neste formulário como podemos ver, o objectivo não é de espiar quem entrou, quem o fez, o que não
fez, mas sim, para facilitar no trabalho em equipe, como podemos ver nela contem: a hora do Login, a
hora de saída, podemos ver se foi efectuado certas actividades diárias e a pessoa exata, remoção

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permanente de dados; acesso a gerenciamento do Banco de Dados, acesso a contabilidade, acesso a
directoria, pagamentos, etc. O Gerenciamento é’ um dos casos muito importante velar que será meio
restrito e senha não será exibido neste manual por questões de segurança, uma vez que este software
poder executado mesmo com alguém com pouco conhecimento de Informática.

Por este motivo é imperioso que os usuários troquem de senha para restringir a entrada e a senha ficará
particularizada por cada usuário.

Lembrando mais uma vez que a entrada particulariza não é para dificultar o uso do programa, mas sim,
para facilitar o uso, a logística, a organização, as alterações, acessos, atualizações e para perguntar as
pessoas exatas caso tenha dúvida de algumas alterações.

GERENCIAMENTO

O Formulário acima será exibido para acessar o Banco de Dados, uma operação neste software
praticamente desnecessário, uma vez automatizado, as informações são apenas processadas e
apresentadas nos formulários, para acessar o Banco de Dados deve estar ciente de que não se deve
fazer nenhuma alteração de Dados ou Informações nelas armazenadas. A senha para acessar o Banco
de Dados, como foi dito acima, não será divulgada neste manual por questões de Segurança e será
programada de modo que venha a suportar dígitos ilimitados de senhas diferentes e fácil de memorizar
para dar opção da senha a usar. Esta opção apenas será acessada para visualizar as sugestões.

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Para deixar mais fácil de usar, o sistema de gestão escolar foi usado o mesmo banco de dados da
Microsoft Excel.

SUGESTÕES

Para deixar mais completo, é claro que não poderia deixar de existir esta opção para poder-se contribuir
com mais ideias e melhorias contínuos neste aplicativo de gestão escolar. As informações salvas serão
exibidas em um formulário para que todos possam ver e retribuir a ideia ou a sugestão.

Na marcação 1: está indicada a área de caixas de textos para a digitação do texto das ideias a serem
implementado neste sistema de gestão;

Na marcação 2: está indicada o botão “Salvar”, depois de digitado a ideia, o usuário deve clicar no
botão para memorizar a ideia no banco de dados.

LISTA DE SUGESTÕES

1
2

Este formulario é apenas visualizacao de das sugestoes sugeridas, na area 1 é o local onde sera
apresentada as ideias sugeridas e a area 2 é o botão que apresentara o formulário de sugestão. A janela

33
anterior ira exibir todas as sugestões e as ideias sugerias e deixara o nome do usuário da respectiva
sugestão para poder-se intender melhor caso haja alguma dúvida na percepção da ideia.

ALERTAS AUTOMÁTICAS

Como o nome diz “Alertas Automaticas” são acionadas assim que uma considerada anomalia for
detectada, acima mostra as alertas a cor “vermelha” que é acionada quando exceder a data limite e
alerta “amarela” é acionada quando estiver nas proximidades de data de vencimento ou nas alertas
normais.

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DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA

A metodologia aplicada nesse projecto de melhoria de processos de gestão está baseada em três pontos
principais: pessoas, processos e tecnologia. A primeira premissa a ser validada para viabilização do
projecto é o comprometimento das pessoas envolvidas nos processos, incluindo a alta direção da
empresa. A segunda premissa é a realização do trabalho com o uso de processos bem definidos, que
contenham uma lista de actividades e uma estrutura analítica de processos padronizadas. A terceira
premissa é o uso da análise e projecto orientadas a objecto e utilização do modelo de linguagem de
maquinas (VISUAL BASIC) para criação dos documentos referentes ao escopo do produto de software
em todas as fases do ciclo de vida do projecto.

A figura 1 representa um triângulo que simboliza a união desses três pontos, destacando-se, aqui,
a importância do papel das pessoas, situadas no vértice superior do triângulo.

Figura 1: Três focos do projecto

PESSOA

TECNOLOGIA PROCESSOS

A técnica utilizada para trabalhar o processo foi do Software Visual Basic for Application, compilado
com Banco de Dados, que organiza as áreas de conhecimento e de processos na prática do
gerenciamento de processos automatizados. Esta metodologia decompõe um proje cto em processos,
que são actividades com entradas, ferramentas, técnicas e saídas bem definidas, que são
realizadas para se obter um resultado específico. Esses processos são categorizados em processos
de gerenciamento e processos de Manutenção.

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Os processos são classificados em processos essenciais e processos facilitadores.

Os processos essenciais mantêm uma clara dependência entre si, devendo ser executados em uma
determinada ordem na maioria dos processos. Os processos facilitadores são dependentes da natureza
da Programação.

As saídas dos processos são documentos gerenciais que permitem acompanhar o desenvolvimento das
actividades em relação a parâmetros de tempo e qualidade.

Os documentos de saída dos processos são utilizados como entradas no seguinte. Por fim são
estabelecidos em cada processo tarefas de início, planejamento, execução, controle e finalização, com
o objectivo de monitoração do processo de melhoria da qualidade, passo a passo.

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CONCLUSÃO

Apreendeu-se que projectos de desenvolvimento e de gestão escolar devem ser conduzidos através de
processos gerenciais e de produção padronizados. A normalização técnica e os modelos de maturidade
estabelecem a definição de um processo padrão como condição para o estabelecimento de um processo
de software disciplinado.

O trabalho de melhoria da qualidade de processos de gerenciamento via software foi pelo mapeamento
das áreas e suas respectivas categorias de processos, em aderência com a visão de qualidade de
processos abordada no relatório técnico em consonância com a normalização técnica.

Aproveitar as vantagens que um software de gestão escolar oferece é fundamental para que as
atividades e rotinas do dia a dia se tornem mais simples, rápidas e, acima de tudo, eficientes. O
investimento nesse tipo de ferramenta torna possível melhorar os resultados de toda a comunidade
escolar, da captação de novos alunos a retenção dos antigos, passando pela tão essencial redução de
custos.

Um software de gestão escolar consegue fornecer as informações mais importantes para que as
tomadas de decisão sejam feitas de maneira assertiva, longe de achismos e fundamentadas em dados
reais. É assim que se alcança uma maior eficiência operacional, além da profissionalização de todos os
processos que compõem sua instituição de ensino.

Agora que você chegou ao final deste material e já conhece as vantagens de um software de gestão
escolar, para saber mais a respeito e começar a aproveitá-las a favor da sua instituição, entre em contato
conosco! Teremos prazer em apresentar muito mais detalhes sobre essa ferramenta.

Espera-se obter ganhos de produtividade para a empresa com a execução dos seus processos dentro de
parâmetros de prazo e qualidade definidos.

A visão global que o software de gestão escolar proporciona a você, gestor, faz com que seja possível
tomar as decisões corretas para melhorar pontos como o orçamento e o planejamento da instituição.
Dessa forma, a análise de dados concretos e padronizados em uma mesma interface facilita a toma da
de decisões.

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