AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PONTE DE LIMA - 152638

- Escola Secundária de Ponte de Lima -

Organização de Eventos

André Daniel Giestas Brandão

Curso Prof. Técnico de Secretariado
Projeto da Prova de Aptidão Profissional

junho de 2020

Ciclo de Formação 2017/2020

Professora Orientadora: Celeste Taxa Araújo

 AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PONTE DE LIMA - 152638
- Escola Secundária de Ponte de Lima -

Curso Profissional Técnico de Secretariado

Ciclo de Formação 2017/2020

Organização de Eventos

Aluno: André Brandão

Professora Orientadora: Maria Celeste Taxa
junho de 2020

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 AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE PONTE DE LIMA - 152638
- Escola Secundária de Ponte de Lima -

Esta Prova de Aptidão Profissional encontra-se em condições de ser apresentada nos dias 1, 2 e 3
de julho de 2020.

Ponte de Lima, junho de 2020

A professora acompanhante

____________________________________
Celeste Taxa

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 Agradecimentos

Ao longo da elaboração da Prova de Aptidão Profissional, qualquer tipo de ajuda é sempre importante,
por isso quero agradecer a colaboração de todos os que me são mais próximos. Gostaria de agradecer
também a todas as pessoas que direta ou indiretamente, me ajudaram e apoiaram para a
concretização deste projeto.

Agradeço também à professora coordenadora Maria Celeste Taxa, por todo o apoio que prestou e por
me ter orientado neste percurso tão importante para a conclusão do curso.

Por fim, não posso deixar de agradecer também à minha família, aos meus amigos e a toda a gente
que sempre me apoiou e incentivou na realização deste trabalho.

A todos eles, o meu muito obrigado!

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 Resumo

Eventos são todos os acontecimentos que são planeados e que ocorrem num dado tempo e lugar, que
visam promover a relação entre a organização anfitriã e o público de interesse, com o objetivo de
satisfazer as necessidades específicas.

O objetivo das empresas com a criação dos eventos consiste em promover os seus produtos e serviços
de modo a atingir os seus públicos, melhorando assim a sua imagem e reputação no mercado e
atraindo novos clientes.

Os tipos de eventos que as empresas atualmente mais organizam são essencialmente: eventos
técnicos/científicos, comerciais/industriais, competição e convivência.

A planificação de um evento, passa pela utilização de um método. Esse método é designado por
QQOQC e facilita a preparação do evento respondendo às questões: Quem?, O quê?, Onde?,
Quando? e Como?.

Os eventos podem variar em função de vários fatores, entre os quais se destacam: a abrangência, a
finalidade, a dimensão, a data, a área de interesse, o público-alvo, a localização geográfica, a
acessibilidade e redes de transporte, o tamanho e a idade da população, o grau de recetividade e
participação da comunidade, as instalações e equipamentos disponíveis, o orçamento disponível, a
concorrência direta e, por fim, a duração.

O secretariado de um evento, acompanha-o em todas as suas fases, em função das orientações da

comissão organizadora (caso exista).

Por fim, a avaliação do evento consiste na análise dos resultados obtidos através das respostas dadas
pelos participantes (questionários de avaliação/votações na internet, etc), o que irá permitir também a
apresentação de uma apreciação aos parceiros do evento. A avaliação dos eventos permite também o
reconhecimento dos aspetos positivos e negativos e fazer um aperfeiçoamento dos possíveis aspetos
negativos no futuro.

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 Í nd i c e

I n t r o d u ç ã o ......................................................................................................................................... - 7 -
E v e n t o s ................................................................................................................................................ - 8 -
O que é um evento? ........................................................................................................................... - 8 -
Tipos de Eventos ................................................................................................................................ - 9 -
Alguns conceitos básicos ................................................................................................................ - 11 -
Planificação de um evento.............................................................................................................. - 13 -
Fases da organização dos eventos .............................................................................................. - 15 -
Parceiros de eventos ....................................................................................................................... - 28 -
Variáveis dos eventos ...................................................................................................................... - 28 -
Captação e criação de eventos ..................................................................................................... - 31 -
Aspetos a contemplar para garantir o sucesso do evento ...................................................... - 32 -
O papel do profissional de secretariado na organização de um evento .............................. - 33 -
Convites .............................................................................................................................................. - 38 -
Redação de convites formais .......................................................................................................... - 39 -
Avaliação do evento ......................................................................................................................... - 40 -
Parâmetros de avaliação de um evento ...................................................................................... - 41 -
F o r ma ç ã o e m c o n t e xt o d e t r a b a l h o .......................................................................... - 43 -
C o n c l u s ã o ........................................................................................................................................ - 44 -
Anexos ................................................................................................................................................... - 45 -
Anexo 1 - Disposição de salas ou ambientes ............................................................................ - 46 -
Anexo 2 – Questionário de avaliação .......................................................................................... - 48 -
Anexo 3 – Exemplo de Ficha de Inscrição .................................................................................. - 50 -
Anexo 4 – Exemplos de convites .................................................................................................. - 51 -
B i b l i o g r a f i a e W e b g r a f i a .................................................................................................... - 52 -

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 Í nd i c e d e F i g ur a s

Figura 1 ............................................................................................................... - 10 -
Figura 2 ............................................................................................................... - 10 -
Figura 3 ............................................................................................................... - 10 -
Figura 4 ............................................................................................................... - 10 -
Figura 5 ............................................................................................................... - 11 -
Figura 6 ............................................................................................................... - 46 -
Figura 7 ............................................................................................................... - 46 -
Figura 8 ............................................................................................................... - 46 -
Figura 9 ............................................................................................................... - 47 -
Figura 10 ............................................................................................................. - 47 -
Figura 11 ............................................................................................................. - 47 -
Figura 12 ............................................................................................................. - 47 -
Figura 13 ............................................................................................................. - 51 -
Figura 14 ............................................................................................................. - 51 -

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 I nt r o d u ç ã o

O presente projeto corresponde à última fase de um Curso Profissional, mais propriamente, o Curso
Profissional de Técnico de Secretariado.

O objetivo deste projeto é aprofundar e aplicar os conhecimentos adquiridos ao longo do ciclo de

formação e também da Formação em Contexto de Trabalho. O tema que eu escolhi para a realização
do projeto foi a Organização de Eventos, é um tema que eu particularmente gosto, pois sempre admirei
quem era capaz de organizar um evento de qualquer tipo.
Este trabalho está organizado num grande tema, que são os eventos, e dentro deste tema abordei
vários subtemas que são as características principais para organizar um evento de qualquer tipo.

Para a realização deste trabalho, foi necessário efetuar pesquisa de informação, em várias fontes,
recolher e tratar dados, o que me ajudou na concretização do trabalho.

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 Eventos

O que é um evento?

O Evento como qualquer outro acontecimento, constitui-se num tipo de reunião com um objetivo
específico, dependendo da finalidade a que se proponha: institucional, comunitário ou promocional.
Tem como principal finalidade atrair a atenção do público, como, também, da imprensa através da
divulgação.
O evento em geral para ter pleno sucesso precisa antes de sua realização passar por um planeamento
de Relações Públicas de forma detalhada e organizada, abrangendo todas as etapas da sua
programação, desde a sua idealização até à sua conclusão. O evento tem por objetivo procurar
fortalecer a imagem da organização através da concretização de um acontecimento de relevo impacto
nos seus objetivos e metas.
O evento é, portanto, toda a atividade onde uma determinada organização interage com os públicos
diversos ou públicos específicos, com o objetivo de divulgar, capacitar, educar, promover ou integrar e,
por isso, o evento tem de mobilizar e dar resposta a um conjunto de interesses, de acordo com os
atores envolvidos:

 Para quem organiza deve ser motivo de orgulho pois é o resultado de muito esforço e
dedicação, o início de um ciclo; para quem organiza, evento significa um grande investimento
pessoal e profissional, muito trabalho, iniciativa, criatividade, conhecimentos e competências;
 Para quem financia o evento quer ver o retorno do investimento realizado, ou seja, é uma
forma de fazer publicidade à sua empresa e assim atrair novos clientes;
 Para quem participa deve ser despertado o interesse, por meio de diferentes ações de
divulgação e promoção. Para quem se inscreve e participa nos eventos, é também uma
oportunidade e deve ser um fator de realização pessoal;
 Para quem assiste deve ser um momento único, memorável e com um significado especial
pois os espectadores são aqueles que apreciam voluntariamente ou não um evento;
 Para quem acolhe (empresas, municípios, governo) é uma forma de apresentar a sua imagem
aos públicos que lhes interessa e para além disso é uma maneira de comunicar com o público
interno e externo reforçando assim os contactos e as relações com os possíveis clientes.

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 Tipos de Eventos

É importante reconhecer a diversidade e tratar cada evento de forma diferente de acordo com as suas
particularidades. Cada um possui características e necessidades próprias que, por essa razão,
requerem procedimentos diferentes.

Eventos quanto à sua finalidade:

 Eventos institucionais: Os eventos institucionais são aqueles cujo objetivo é desenvolver,
manter ou aperfeiçoar a imagem da empresa. Convidar os clientes da empresa para um retiro
de fim-de-semana, no qual poderiam participar em atividades de lazer, pode cumprir a
finalidade de os manter satisfeitos e fiéis.
 Eventos promocionais: Os eventos promocionais têm como objetivo a venda de produtos. Um
exemplo são as feiras, onde as empresas apresentam os seus produtos e realizam promoções
especiais para os tentar comercializar.

Eventos quanto à sua tipologia:

 Eventos técnicos/científicos - Os eventos técnicos e científicos são importantes para continuar
o amadurecimento e debate de diversos assuntos da ciência, como também para melhorar
inovações tecnológicas.
Isto porque a pesquisa realizada apenas dentro das salas de aula ou em laboratório, sem
discussões com pessoas que não vivenciaram o momento de construção de um estudo, não
está completamente concluída justamente por não passar pela avaliação de seus pares como
ocorrem nos debates de eventos e revistas científicas.
 Eventos comerciais – São acontecimentos promocionais direcionados com o propósito de criar
e/ou estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, ideias ou pessoas.
 Eventos de competição – Estes eventos são usados para todas as diversas áreas da
competição: artística, cultural, desportiva, cientifica. Deve ser coordenado por uma comissão
que estabelece o regulamento, o júri e os prémios.
 Eventos de convivência - São eventos que reúnem pessoas para um momento de
descontração, integração ou até mesmo negócios.

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De seguida, vou apresentar os tipos de eventos dentro de cada tipologia:

Técnicos e Científicos

Figura 1 – Congresso

Outros exemplos: Conferência, Fórum, Mesa redonda, Painel, Palestra, Simpósio, Seminário.
Eventos Comercias

Figura 2 - Feira/Exposição

Outros exemplos: mercados, exposições, eventos publicitários.

Eventos de Competição

Figura 3 - Competições Profissionais Figura 4 - Competições Amadoras

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 Eventos de Convivência

Figura 5 – Festivais

Outros exemplos: Sarau, Receção gastronómica, Reunião de fim de tarde, Celebração de um

nascimento, Chá beneficência, Banquete, Café da manhã, Pausa para café, Casamento, Funeral,
Espetáculo

Alguns conceitos básicos

Mesa redonda – os expositores ficam sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para a
exposição, e posterior debate. A plateia pode encaminhar perguntas à mesa.
Painel – há debate entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, cabendo à plateia o
comportamento de espectadora, sem formular perguntas à mesa.
Festival – evento artístico-cultural, composto de apresentações previamente selecionadas, com o
objetivo de competição, divulgação ou promoção comercial. Tem frequência variável e pode acontecer
em ambientes abertos ou fechados.
Seminário – a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O
assunto exposto é do conhecimento da plateia que participa em forma de grupos. Geralmente divide-se
em três fases: exposição, discussão e conclusão. As decisões podem ser tomadas pela área.
Exposição – são formas de apresentar publicamente produtos, objetos, fotografias ou documentos, com
a finalidade de divulgar e/ou vender. A exposição pode ser fixa (no espaço e/ou no tempo) ou
itinerante.
Feira - utiliza a estrutura de expositor virado para o grande público. Tem por objetivo a exposição e a
venda imediata de produtos e/ou serviços.
Conferência – Conduzido por um presidente de mesa que dirige a apresentação de um tema
geralmente científico ou técnico, por um conferencista. As perguntas formuladas pelo público só podem
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ser respondidas no final das intervenções dos especialistas. Porém quando a conferência é realizada
na abertura de um evento maior, deve-se evitar perguntas para não comprometer a ordem do dia.
Videoconferência – é uma conferência feita por meio de televisão ou computador, permitindo a
participação, em tempo real, de pessoas que estão em locais diferentes e distantes.
Congresso – é realizado em vários dias, com a inclusão de outros encontros dentro deste. É um evento
de grande porte, que engloba, inclusive atividades sociais para os participantes. É promovido por
entidades associativas/grupos profissionais com a finalidade de estudar temas cujas conclusões são
adotadas no todo ou em parte depois de encaminhadas às autoridades, como posição de classe.
Comício – evento para candidatos a cargos eletivos exporem os seus programas e as suas plataformas
políticas.
Sarau – Apresentações artísticas ou literárias realizadas à tarde ou no início da noite.
Brunch – Espécie de café da manhã reforçado, ou seja, não são só servidos alimentos próprios do café
da manhã como também alguns pratos do almoço, servido normalmente, entre as 11:00h e as 12:00h.
Workshop – são encontros onde há uma parte expositiva seguida da demonstração prática da
execução do objeto (produto) que gerou o evento. Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude
(área comercial/empresarial)
Debate – Conduzido por um moderador ou coordenador, com pelo menos dois oradores que
geralmente apresentam pontos de vista divergentes sobre um tema que já é de conhecimento público.
Aberto ao público ou transmitido por meio dos media ou com recurso a equipamentos e canais digitais.
Concursos – são competições que estimulam o interesse do público participante e o familiariza com a
organização e suas políticas. Têm sempre regras definidas através de um regulamento próprio, que é
divulgado para conhecimento dos interessados (concorrentes) e, entre outras coisas, prevê as
condições para atribuição de prémios.
Palestra – é a exposição de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O assunto é
geralmente de natureza educativa/formativa e os participantes já possuem algum tipo de conhecimento
sobre o que será exposto. Após a apresentação deverá ser aberto um tempo para questões. Pode ser
organizado um ciclo.
Fórum – a apresentação das exposições é feita com a presença de um coordenador. Caracteriza-se
pela discussão e debate. A plateia participa com questões. No final o coordenador da mesa recolhe as
opiniões e apresenta uma conclusão representando a opinião da maioria. Poderá ter duração de um ou
mais dias.
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 Planificação de um evento
A planificação de um evento terá como génese a conceção da ideia, a determinação da sua natureza e
definição e desenvolvimento do verdadeiro conceito que se pretende criar.
Numa perspetiva de desenvolver a conceitualização inerente ao evento, a organização deve responder
a cinco questões fundamentais: Quem? O quê? Onde? Quando? Como?.
Estas questões auxiliam na determinação da exequibilidade, viabilidade e sustentabilidade do evento.
À questão Quem? devemos procurar saber quem será o nosso público-alvo e quais são as suas
expectativas, para que possamos orientar para essa audiência a comunicação adequada.
É igualmente importante considerar os restantes parceiros do evento, uma vez que estes também são
essenciais à organização, sejam eles parte da estrutura organizacional (comissões, equipas, técnicos),
ou sejam parceiros externos (comunicação social, patrocinadores, convidados).
Devemos também procurar responder à questão O Quê? Ou seja, é fundamental que se defina
explicitamente o que deve ser organizado. A natureza do evento deve estar sempre presente em toda a
organização, devendo existir uma perceção clara daquilo que se pretende realizar, uma vez que
qualquer erro na definição do “produto” poderá reduzir ou enfraquecer o seu potencial.
Quando? é que o evento deverá ser realizado é uma questão crucial para o sucesso do evento, uma
vez que fatores como as condições climatéricas, horários, dias da semana, sazonalidade e mesmo
datas de outros eventos podem determinar o sucesso ou fracasso de um evento. A altura de realização
de um evento deve ter em consideração estes fatores numa fase de planeamento de modo a confirmar
a sua exequibilidade.
E da mesma forma que o momento, também o local é importante e impactante na realização do evento.
Para responder à questão Onde? não podemos descurar um pormenor que pode afetar todo o
processo, se considerarmos que um determinado local pode afastar o público que pretendemos cativar,
seja pela sua localização, pela sua falta de condições estruturais, devemos optar por outro local que vá
ao encontro das necessidades do nosso público-alvo. Neste contexto devemos encontrar um local que
possa conciliar da melhor forma as necessidades organizacionais do evento, do público, das
acessibilidades e do custo.
A questão Como?, permitirá responder à adequação do método que iremos utilizar. Ou seja,
necessitamos de possuir os recursos certos para produzir o evento, no que concerne ao pessoal,
estrutura, serviços de apoio e compromisso geral. O funcionamento e a sua forma de implementação
são fundamentais para a obtenção do sucesso na realização do evento.
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 Método QQOQC

 Quem organiza a reunião?

 Qual o responsável?
 Quais as pessoas que irão trabalhar no projeto?
Quem?  Quem participa?
 Quem recebe?
 Quem serão os prestadores de serviços?

 Quais são os objetivos deste evento?

 Quais as mensagens a transmitir e qual a melhor maneira
de o fazer?
O quê?  Que desejamos fazer no final deste encontro?
 Quais os meios a por em prática de forma a rentabilizar
ao máximo este dia?

 Deve refletir sobre o lugar do encontro;

 Determinar os critérios de escolha:
o Prestígio;
Onde? o Local;
o Equipamento audiovisual;
o Configuração da sala;
o Etc…

 Escolher o período mais favorável tendo em conta os

períodos de férias, pontes, feriados.
 Escolher a data depende de alguns elementos:
Quando? o Disponibilidade do organizador, do local
escolhido, das pessoas que apresentarão o
material.

 Que meios pôr em prática para rentabilizar ao máximo

Como? este evento?

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 Fases da organização dos eventos

A organização de um evento encontra-se dividida em quatro partes distintas:

 Conceção;
 Planeamento;
 Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento);
 Avaliação;

Conceção
Nesta primeira fase vai determinar-se a criação da ideia subjacente a um evento que vai permitir definir
um ponto de partida de todo o processo organizacional.
É também nesta fase que se irá fazer o reconhecimento das necessidades inerentes ao evento que se
pretende realizar, assim como definir quais os objetivos que se pretendem alcançar e que público o
evento irá servir.
É nesta fase que se conseguirá determinar a viabilidade, de acordo com vários aspetos e critérios, da
realização do evento, assim como a sua sustentabilidade.

Planeamento
O planeamento de um evento é sempre a parte mais trabalhosa e mais demorada de toda a
organização de um evento. E nesta fase os objetivos de um evento devem ser inteligentes, ou seja,
SMART (em inglês):
 Específicos do evento em questão (Specific);
 Mensuráveis, em termos estatísticos (Mensurable);
 Acordados ou viáveis, para todos os envolvidos (Agreeable ou Achievable);
 Realistas, ou relevantes, em relação aos recursos disponíveis (Realistic ou Relevant);
 Bem programados em relação ao cronograma (Timed).
Os objetivos devem ser simples e claros, evitando confusões e incompreensões, e serem igualmente
viáveis quando são estabelecidos, permitindo assim trabalhar no sentido de os alcançar.

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Operacionalização

Pré-evento
Na fase do pré-evento encontra-se a pedra basilar de qualquer organização, que é o planeamento do
evento nos seus vários níveis: estratégico, específico, estrutural, administrativo e organizacional. Nesta
fase define-se toda a preparação necessária para o início da organização do evento, tal como a análise
situacional, opções estratégicas e coordenação executiva, o controlo financeiro, técnico, administrativo
e social do evento.
Esta etapa permite ainda criação e definição de sistemas de controlo e coordenação da implementação
estratégica do evento.

Evento
É nesta fase que se vai colocar em prática toda a fase de preparação e entra em funcionamento o
planeamento definido na fase anterior. Todas as etapas fazem-se acompanhar de uma lista de
verificação no sentido da sua completa execução.
Esta fase prende-se com a conjuntura em que o evento se desenvolve. Esta é uma das fases mais
críticas de um evento, na medida em que é aqui que podem surgir situações de crise, às quais a
organização deve responder de forma rápida e eficaz ativando, se necessário, um plano de
contingência igualmente definido na fase do pré-evento.
Aqui há que considerar dois tipos de fatores:
 Os ponderáveis, que englobam todas as situações que não deviam ocorrer durante a
realização do evento, mas para as quais a organização pensou previamente em soluções;
 Os imponderáveis, que se referem a situações não previstas e por isso de difícil controlo,
obrigando muitas vezes ao improviso.

Pós-evento
Após o evento inicia-se a fase de desmontagem, avaliação, divulgação de resultados e encerramento.
Esta fase vai ter um papel muito importante na organização, uma vez que vai permitir determinar o
sucesso ou o fracasso do evento, através da avaliação técnica e administrativa e, mais importante de
tudo, da avaliação dos participantes. Esta fase possibilita assim a análise dos resultados obtidos
colocando-os em confronto com os objetivos previamente definidos.
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Os resultados obtidos pela avaliação final irão permitir a recolha de elementos para possibilitar um
melhor planeamento e estruturação de futuros eventos, assim como a correção de possíveis falhas e
prevenção de fatores imponderáveis.

Fases de planeamento de eventos

Quando se quer planear um evento, é necessário ter em atenção diversos pontos. A estratégia a seguir
descrita diz respeito ao planeamento de um evento como uma convenção, um congresso ou uma
conferência.

1º Fase: Definir os objetivos do evento

Deve-se ter em conta o seu objetivo, conseguir defini-lo, torna-lo claro e preciso. Considerar também a
amplitude que se quer atingir, já que é necessário ter o controlo absoluto e integral do ambiente, dos
limites e de todas as fases de execução do evento. Os objetivos mais comuns na realização dos
eventos são o lançamento de um novo produto, a apresentação institucional da empresa, o lançamento
de uma promoção para o canal de vendas, a inauguração de uma filial ou a inauguração de uma
campanha publicitária.
2º Fase: Verificar e analisar o orçamento disponível
Antes de escolher as ações e estratégias para o evento, é necessário estabelecer um orçamento
básico e conhecer o grau de flexibilidade. Desta forma será possível distribuir a verba entre as
atividades escolhidas, da melhor maneira possível, para atingir os resultados esperados.
3º Fase: Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano
Depois de se definir as finalidades e o orçamento, pode-se escolher a melhor estratégia a adotar para
conseguir alcançar o objetivo dentro do orçamento. Essa medida será um fator fundamental na
realização e no sucesso do evento.
4º Fase: Definir o tema do evento
Definir, explicitar e divulgar o tema do evento é muito importante e deverá ser feito rápida e
antecipadamente, já que são passos que terão impacto em todas as outras fases. Será com base no
tema que se selecionarão os melhores sítios para a divulgação, a escolha do local, a execução dos
convites, que se definirá o material de apoio, as promoções, o merchandising, entre outras coisas
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O tema principal deverá ser apresentado numa frase curta, objetiva e com grande impacto, mas que,
ao mesmo tempo, sintetize todos os fins esperados com a realização do evento. Esta frase deverá ser
facilmente compreendida por qualquer convidado.
5º Fase: Definir o público-alvo do evento
É necessário selecionar as empresas que serão convidadas a participar e, em relação aos
profissionais, deve-se definir, o mais especificamente possível, os segmentos sociais de que fazem
parte, quais as regiões geográficas de onde provém e o seu perfil de consumo. Conhecendo-se o
público-alvo, as decisões seguintes serão mais claras, mais facilmente se conseguirá escolher a data,
as horas e o local do evento.
6º Fase: Definir a data do evento
A escolha da data para realizar o evento deve seguir alguns critérios que poderão ser decisivos para o
sucesso. Primeiro, deve-se definir quais as melhores épocas para a empresa. Depois, será necessário
verificar os calendários regionais, nacionais ou até o internacional, caso esteja previsto receber
convidados estrangeiros – feriados, datas comemorativas e ventos especiais programados que possam
envolver o público- alvo. Caso o público-alvo seja corporativo, os primeiros e últimos dias do mês
deverão ser evitados, já que as pessoas poderão estar preocupadas com as finanças do mês, ou seja,
a melhor altura será entre os dias 11 e 25 de cada mês.
Deve-se ainda ter em atenção os dias da semana mais adequados. Nessa perspetiva, as terças e as
quintas parecem ser os dias em que é possível reunir um número mais expressivo de pessoas.
Principalmente para um público corporativo, deve-se evitar a sexta-feira, porque há muita concorrência
noturna, e a segunda-feira, uma vez que é o primeiro dia útil depois do fim-de-semana, e as pessoas,
por terem estado fora, podem esquecer a data do evento. Ainda porque é normal que surjam muitos
problemas acumulados da semana anterior, e os profissionais poderão preferir permanecer na empresa
tentando solucioná-los. Além disso, a segunda feira é tida como um dia pouco animado, em que não se
está habituado aos horários da semana. Por último, há que ter em conta que muitos dos restaurantes e
locais apropriados para a realização de eventos fecham à segunda para descanso.
7º Fase: Escolher os horários do evento
A escolha do horário está diretamente relacionada com o tipo de evento que será realizado. Se for um
jantar será noturno, se for um congresso ocupará o dia todo, e assim por diante. Os horários
mencionados nos convites ou bilhetes devem prever eventuais atrasos, pelo que as atividades têm
início meia-hora mais tarde, relativamente á indicação constante nos convites
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8º Fase: Selecionar o local do evento
Para definir o local do evento é necessário ter em conta alguns critérios.
 O local tem a cara do evento? Criada a imagem do evento, já se sabe se o mesmo será mais
formal ou descontraído, se ocorrerá durante a semana, ou no fim-de-semana, qual o seu
público-alvo, entre outras características que formam o perfil do evento. Tomadas estas
decisões, existem inúmeras possibilidades de locais compatíveis com o perfil do evento.
 Tem infraestruturas adequadas? Vários serviços e aspetos das infraestruturas devem ser
analisados pessoalmente no local, de preferência, e não por catálogos ou de outra forma
impessoal. Aí, a organização deve certificar-se da observância de fatores essenciais.

o A existência ou não de um estacionamento privado, que ofereça a segurança

necessária.
o Uma receção eficiente e agradável, pois o início do evento devem ocorrer num espaço
encantador. Assim, é necessário verificar se todos os funcionários da receção estão
bem informados sobre o evento e analisar o nível de atendimento prestado. A boa
localização da receção também é importante, não esquecendo uma boa sinalização.
Caso o local não disponha de uma receção própria, a organização terá de criar um
local específico para o evento.
o A existência de equipamentos fundamentais na realização do evento deve ser
determinante para a escolha do local. Dependendo do que se pretende apresentar
durante o evento, será necessário um tipo específico de equipamentos, como, por
exemplo, equipamentos de som com colunas espalhadas pela sala, projetores, tela de
projeção, microfones de lapela com e sem fio, leitor de DVD, sistema de iluminação
adequado. A organização deve certificar-se de que existem, do seu funcionamento, e
se o material não está obsoleto. Se não for possível encontrar todos estes
equipamentos no local, poderá ser necessário alugá-los a fornecedores externos.

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 o Existem hotéis, restaurantes, bares e outros locais que dispões de vários ambientes ou
salas para a realização de eventos. É importante analisar pessoalmente a opção
fornecida pelo local, pois, se a sala for menor do que o necessário, os convidados
podem sentir-se apertados, enquanto se for maior, o vento parecerá um fracasso,
devido à de comparência do público. Deve-se averiguar também a localização, os
acessos, a decoração e a iluminação da sala.
o A qualidade dos restaurantes, do local e do atendimento prestado pelos empregados,
o visual, e a apresentação das mesas, o material utilizado para o serviço, a decoração,
e, sobretudo, a qualidade de refeição são fatores de grande importância, sendo que a
melhor maneira de verificar todos esses aspetos é ir ao local, provar a comida e
analisar os serviços.
o A limpeza e boa conservação dos ambientes também têm de ser verificadas, com uma
atenção especial às casas de banho.
o A segurança oferecida pelo local onde será realizado o evento é um fator essencial,
que deve ser conferido com antecedência, e é conveniente que, com mais de mil
pessoas as presentes, se providencie uma apólice de seguro contra todos os riscos.

 O local é compatível com a disponibilidade financeira da empresa? A viabilidade da realização

do evento num determinado local dependerá do seu custo. Assim, terá de se analisar a relação
custo/benefício das várias alternativas. Se grande parte da verba disponível for gasta com o
local da realização do evento, pouco sobrará para outras atividades importantes. O ideal é ter
no mínimo três opções que se enquadrem no perfil desejado. Existem vários locais para a
realização de eventos, tais como hotéis, restaurantes e bares, salões, teatros, salas de
espetáculos, ou a própria empresa. Independentemente do sítio escolhido, deve-se verificar os
acessos e o estacionamento, os serviços de qualidade oferecidos e a comodidade do local do
evento.

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9º Fase: Escolher a disposição das salas ou dos ambientes
No caso de eventos realizados em salas de hotéis ou em salas de espetáculos, poderá ter de se
escolher a disposição dos móveis e das pessoas na sala, o que dependerá do perfil do evento, do
tamanho da sala, do número previsto de pessoas, dos objetivos a concretizar, entre outros aspetos.
Independentemente da disposição da sala, deve-se manter a largura adequada nos corredores que
separam as mesas ou cadeiras, garantir o espaço correto entre filas de mesas ou cadeiras de modo a
não prejudicar a visibilidade e o conforto dos participantes, escolher cadeiras confortáveis e mesas
amplas, e, por último, verificar a possibilidade de elevar o palco para a realização das palestras e de
outras atividades do evento, de modo a facilitar a visibilidade.

Alguns exemplos de modelos de organização e disposição de espaços, principalmente um número

reduzido de participantes, encontram-se no anexo nº 1.

10º Fase: Vender quotas do evento

As empresas que organizam eventos criam quotas de patrocínio para parceiros comerciais,
tecnológicos ou para outras empresas que querem ganhar uma maior visibilidade no mercado e, em
particular, junto do público-alvo do evento.

11º Fase: Reunir os envolvidos

Todos os procedimentos e ações a desenvolver deverão ser divulgados e discutidos com os
funcionários da empresa e com os parceiros envolvidos de forma direta ou indireta no planeamento,
execução e controlo do evento. Nesta reunião devem-se definir as responsabilidades e elaborar um
cronograma de atividades.

12º Fase: Contratar serviços de terceiros

É imprescindível contratar serviços de terceiros, que terão de estar de acordo com as necessidades
específicas de cada evento. Este tipo de serviços pode ser muito variado.
 Catering
Se não for possível contar com o próprio serviço do local escolhido para o evento, será
necessário contratar uma equipa de empresa especializada. Para isso, o primeiro passo é
decidir o tipo de refeições que se pretende servir durante o evento, pois poderá ser necessária
- 21 -
 a contratação para apenas um almoço, ou para um almoço e dois coffee-breaks, por exemplo.
Definidos os tipos de refeições, é necessário estabelecer os horários exatos de cada uma, que
deverão ser transmitidos à empresa de catering para que a qualidade de serviço seja a melhor
possível. O passo seguinte na contratação do serviço de catering consiste na definição do
número de pessoas previstas para cada refeição que deverá ser transmitido à empresa
prestadora de serviço. Realizados estes passos escolhe-se então o menu para cada refeição,
estas empresas oferecem normalmente 3 a 5 níveis de preços para cada tipo de refeições.
Desde os almoços mais básicos com poucas opções de pratos quentes, frios e entradas até
aos mais requintados e completos, a escolha irá depender do orçamento disponível, do perfil
dos convidados e do perfil do evento. Não se deve esquecer de respeitar a cultura e os valores
de cada convidado.
 Equipamentos
Para escolher os mais adequados às necessidades da empresa, é necessário conhecer os
vários tipos de equipamento disponíveis no mercado. Os mais utilizados são:
> O projetor, mais utilizado sobretudo nos eventos que incluam apresentações
realizadas por oradores, serve para apresentar assuntos em formato digital, tal como
Power Points e vídeos, e requer para o seu funcionamento uma tela branca, uma
extensão elétrica e um apontador.
> O equipamento de som deverá permitir uma boa reprodução do som na sala, tanto no
uso de microfones, como no de leitores de DVD. Este equipamento deverá conter
microfones de lapela, deixando as mãos livres para manusear transparências,
apontadores, etc., microfone fixo, que é muito utilizado em sessões de perguntas e
respostas onde o público interage com os oradores, colunas de som distribuídas pela
sala, e amplificador para regular o som.
> O leitor de DVD é utilizado para a apresentação de filmes institucionais ou com outra
finalidade. É necessário estar atento à iluminação, quer se utilize televisor ou tela, já
que a imagem deve ser nítida para todos, e independentemente da dimensão da sala.

- 22 -
 Rececionistas
Estes profissionais podem desempenhar vários papéis no local. Podem mesmo participar
ativamente na condução de palestras, em que há interação entre os convidados e os oradores,
tendo responsabilidade sobre a transmissão de perguntas, dúvidas, críticas ou sugestões
levantadas pelo público. A transmissão pode ser feita através do uso do microfone ou de
mensagens escritas. Outro serviço desempenhado pelas rececionistas em conferências ou
palestras diz respeito ao atendimento das necessidades da mesa de oradores: trocar
equipamentos com falhas; fornecer e reabastecer garrafas de água, preparar cada
apresentação e qualquer outro tipo de assistência necessária. O perfil dos rececionistas de
eventos como congressos e convenções distingue-se do dos profissionais que estão
vocacionados para as feiras, no que diz respeito à expansividade e à agressividade com que
abordam os convidados. Se nas feiras essas características são necessárias para atrair o
público ao stand, noutros eventos, onde não há a necessidade de atrair o público, pessoas
mais reservadas e discretas são preferidas pelas empresas.
 Transporte
Dependendo do tamanho e da quantidade de equipamentos que deverão ser utilizados durante
o evento, pode ser necessário contratar uma empresa de transportes, o que confere segurança
e evita dispêndio de trabalho. Para além do transporte de equipamentos, pode ser necessário
deslocar convidados que se encontrem distantes do local do evento. Neste caso, aluga-se um
autocarro para o transporte.
 Serviço de filmagem e fotografia
Ter o evento registado em fotografias ou vídeo é do interesse da empresa. Esse serviço pode
ser executado por um colaborador da empresa ou por uma empresa especializada. Se for
decidido contratar este serviço, é conveniente que se verifique outros semelhantes que a
empresa tenha realizado. A filmagem deverá decorrer durante todo o evento e as fotos deverão
ser tiradas de acordo com o pretendido pela organização.
 Decoração
A decoração do ambiente do evento fica, de um modo geral, à responsabilidade do próprio
local onde aquela se realiza. No entanto, pode ser necessário contratar uma empresa
especializada, caso a qualidade da decoração seja considerada abaixo do pretendido. A
escolha do tipo de decoração deverá ser feita em função das características do evento, da
- 23 -
 época do ano e dos ambientes a serem decorados. Assim, para um evento formal, a decoração
deverá ser sóbria e em tons claros, enquanto para um evento descontraído, a decoração
deverá seguir o registo mais informal. Na contratação deste serviço, há que verificar o trabalho
realizado pela empresa em decorações anteriores e, se possível, conferir pessoalmente a
decoração de um evento semelhante.

13º Fase: Elaborar o programa e o conteúdo do evento

Com base no tema do evento, deve-se definir o programa geral, incluindo horários, duração e
conteúdos das palestras, refeições, espetáculos e outras atividades a realizar durante todo o evento.
No programa do evento, devem constar:

 Dias em que se realizará o evento, horário de início e fim, tema principal;

 Horário de início e fim de cada atividade;
 Oradores e pequeno histórico profissional de cada um;
 Resumo de cada palestra;
 Salas onde será apresentada cada atividade;
 Horários e locais das refeições;
 Promoções que serão realizadas durante todo o evento;
 Informações sobre o transporte dos convidados;
 Valor a ser pago pelo participante;
 Condições e formas de pagamento.
O programa do evento pode ser apresentado como parte integrante do convite, em separado ou
entregue aos convidados na abertura do evento. Isso dependerá da expectativa que se deseja criar
relativamente ao conteúdo das atividades desenvolvidas durante o evento.

14º Fase: Elaborar e enviar convites

O convite pode-se transformar num dos principais elementos para garantir a presença do convidado no
evento, pelo que, a criatividade e eficiência na sua elaboração irá merecer a devida atenção. Assim,
não se deve economizar na criação do convite. É importante procurar uma agência que trate na
divulgação do evento e dos materiais de apoio e desenvolva um convite tão atraente que crie grande
expectativa em relação ao evento. O convite deverá conter as seguintes informações:
- 24 -
  Data e horário do evento;
 Local do evento;
 Tema do evento;
 Logótipo da empresa;
 Principais assuntos tratados no evento;
 Telefone para confirmação da presença;
 Se a apresentação do convite for obrigatória para a entrada no evento, essa informação
deverá estar impressa no convite;
 Caso se trate de um convite pessoal e intransmissível, essa informação também deverá
constar no convite.

15º Fase: Desenvolver material promocional

Além dos folhetos institucionais e de produtos ou serviços da empresa, existem várias possibilidades
de materiais promocionais de apoio ao evento. Independentemente do que for escolhido, todos devem
seguir o padrão visual do evento.
De seguida, serão apresentados alguns materiais promocionais e de sinalização, utilizados em
convenções de vendas, congressos e outros tipos de eventos:
 Crachá: Deve ser utilizado quando se tem um público diversificado, constituído por
profissionais, ou pessoas de várias empresas que ainda não se conhecem. A utilização do
crachá visa assim a integração geral do grupo.
 A identificação das mesas do evento: Se se pretender fixar os participantes em lugares pré-
definidos durante todo o evento, pode-se elaborar um pequeno display para que cada
convidado encontre facilmente o seu lugar. Essa identificação também pode ser feita noutros
locais, como por exemplo na mesa de refeições.
 Kit de palestra: Durante as palestras, o convidado pode desejar fazer anotações do seu
interesse para conservar para si. Assim, pode-se preparar um kit completo composto por uma
pasta, um bloco de notas, uma caneta, uma cópia das palestras, caso seja de interesse,
folhetos de produtos e o cartão-de-visita dos oradores ou do responsável comercial da
empresa. Todos os itens do kit terão o logótipo da empresa e/ou do tema do evento.

- 25 -
  Menu: Se, durante o evento, forem servidas refeições com um menu previamente definido, este
pode colocar-se no centro de cada mesa, trazendo maior visibilidade ao tema do evento, uma
vez que será feito no mesmo padrão visual de todos os materiais do evento.
 Brindes: Qualquer que seja a ocasião ou o tipo de evento, todos os convidados esperam
receber brindes criativos e úteis. Existem brindes que serão utilizados apenas no evento, como
t-shirts ou bonés com o logótipo do evento ou porta-cartões para troca de cartões-de-visita com
outros participantes. Pode-se também oferecer brindes que os convidados poderão levar para
casa, como toalhas, porta-chaves, etc.

16º Fase: Definir concursos e atrações

Como os eventos são muitas vezes cansativos e prolongados, devem ter momentos de pausa, mais
descontraídos, para além da parte técnica e formal. Em relação aos concursos, só devem ser feitos
caso o prémio seja realmente atrativo. O concurso deverá estar relacionado com o perfil dos
convidados presentes e o tema do evento. Os concursos poderão ser realizados durante as palestras
ou no início ou final do evento, conforme a expectativa que se pretenda gerar. Também é possível
contratar grupos de teatro, de espetáculos ou mesmo musicais, que proporcionem um entretenimento
adequado às características dos convidados e ao tema do evento.

17º Fase: Definir mecanismos para a divulgação do evento

Se o público-alvo do evento for abrangente, a empresa pode não querer limitar-se ao envio de convites.
Caso haja possibilidade, as empresas devem recorrer a outros meios de divulgação do evento, tais
como a imprensa, a televisão, a rádio e os outdoors. A maioria das empresas utiliza esta divulgação
quando a participação no evento é cobrada, pois, nestas circunstâncias, é desejável uma mais visível
exposição no mercado.

18º Fase: Contratar assessoria de imprensa

O trabalho de assessoria de imprensa tem basicamente duas finalidades: divulgar o evento nos media,
garantindo maior visibilidade na imprensa; e convidar e garantir que os jornalistas representantes dos
principais meios de comunicação participem no evento. Para granjear a atenção da imprensa e
convencer os media mais importantes a estarem presentes, deve-se usar o press-release e o convite. É

- 26 -
também conveniente entregar aos jornalistas um kit de imprensa, que lhes forneça todas as
informações necessárias para desenvolverem as peças jornalísticas acerca do evento.

19º Fase: Preparar o sistema de registo de visitantes

Nos casos em que os convites são enviados para um público-alvo definido e selecionado pela
empresa, é possível utilizar a lista de confirmações e a relação das presenças durante o evento como
um registo dos visitantes. Se o evento tiver a participação de empresas ou de pessoas, cujos dados
não sejam completamente conhecidos, para inserção na base de dados da empresa, pode-se tentar
obtê-los através do preenchimento de uma ficha pelos convidados, no próprio evento, ou do uso do
livro de presenças.

20º Fase: Verificar o investimento total previsto para o evento

Após a definição de todas as atividades do evento, deve-se elaborar um novo orçamento mais preciso,
comparando-o com o preestabelecido pela empresa, e proceder a ajustes, caso haja uma grande
discrepância entre os dois.

21º Fase: Preparar formulários de controlo

Para acompanhar a implementação do evento, verificando se o que foi planeado está a decorrer como
previsto, dentro dos prazos estabelecidos e conforme o acordado, é necessário elaborar formulários de
controlo antes do início do evento, os quais serão utilizados durante a realização, e servirão também
para avaliar os resultados atingidos no final do evento.

22º Fase: Preparar formulários e questionários de avaliação

Para facilitar a avaliação dos resultados do evento, é conveniente dispor de formulários e questionários
preparados para essa finalidade. Estes questionários devem estar prontos no início do evento, para
que possam ser preenchidos durante a realização do mesmo, por todos os convidados.

Um exemplo de um questionário de avaliação, encontra-se no anexo nº 2.

- 27 -
 Parceiros de eventos

 Organização anfitriã – O papel do anfitrião num evento, qualquer que seja a sua dimensão,
centra-se em: convidar, reunir, acolher, fazer as honras da casa, dar atenção aos convidados,
agradecer a presença e, naturalmente, enquanto responsável do que oferece, efetuar o
respetivo pagamento. Ao determinar a organização de um encontro tem subjacente o firme
desejo de proporcionar um momento agradável e estimular a conversação entre convidados.
No dia do acontecimento e como responsabilidades elementares deve garantir (ou solicitar que
alguém o faça) que tudo está preparado antes da chegada do primeiro convidado, que alguém
em sua representação está a receber, a cumprimentar e a acompanhar quem chega;
 Fornecedores – fornecedor é aquele que abastece mercadorias ou serviços ao consumidor,
na medida das necessidades;
 Patrocinadores - Patrocínio ocorre quando uma empresa ajuda a financiar um evento ou uma
entidade sem fins lucrativos e oferece apoio, em troca de publicidade ou outro benefício
acordado;
 Comunicação Social - órgãos de comunicação que são considerados importantes
relativamente à dimensão do evento, por exemplo: rádios/rádios locais, jornais, televisão;
 Equipa do evento – todos os responsáveis pela preparação, realização e conclusão do
evento, cada um com as duas devidas tarefas;
 Participantes e assistência - são todas as pessoas que de alguma forma estão presentes e
participam e assistem diretamente no evento.

Variáveis dos eventos

Apesar de possuírem elementos comuns, os eventos, podem variar significativamente em função de

fatores, tais como:

 Abrangência
o Local – uma localidade e que geralmente se relacionam com a realidade específica
desse lugar;
o Regional – Abrangendo uma área geográfica composta por diversas cidades;
o Nacional – Eventos de dimensão nacional;
- 28 -
 o Internacional – Mais que um país, envolvendo entidades e representantes de diversos
países.
o
 Finalidade
o Institucional - visa firmar o conceito de uma empresa, ou pessoa. Isso ocorre por meio
de acontecimentos que enalteçam a organização, ou seja, melhorar a visão do público
em relação à empresa.
o Promocional - visa a promoção de um produto, serviço, entidade, pessoa, apoio ao
Marketing/Comunicação.
 Dimensão
o Pequeno (até 200 pessoas)
No pequeno evento já existe a consideração de algo mais significativo para a
organização ou o público aderente, não deixa, no entanto, de ainda manter uma certa
especificidade do público-alvo, mas pode já incluir a participação de entidades ou
promotores locais.
o Médio (200 – 600 pessoas)
Neste evento verifica-se um maior empenho na sua divulgação (principalmente a nível
regional, uma vez que não faz sentido apostar a máxima divulgação em zonas
distantes da área de realização do evento); há também um maior investimento a nível
logístico, devido à envergadura a suportar que já se torna considerável; abrange uma
maior diversificação de público; também o tema do evento suscita um interesse mais
alargado.
o Grande (+ de 600 pessoas)
O grande evento caracteriza-se pelo forte crescimento do investimento financeiro na
sua organização; além de ser facilmente identificável pela sua dimensão, o grande
evento possui uma máquina logística bastante pesada em termos operacionais, assim
como a equipa de trabalho atinge as várias dezenas ou mesmo centenas de pessoas;
neste evento, a divulgação ganha relevo à escala nacional e, por vezes, pode atingir
outros países.

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 o “Mega”
O mega evento acarreta, pela sua grande dimensão, uma operação de preparação que
atinge os vários meses ou mesmo anos; envolve a prestação política e económica,
assim como a mobilização social do país (ou países), em causa; apenas se pode falar
em mega evento numa escala internacional e/ou mundial; é um evento que, para além
de muitas vezes obrigar à criação de infraestruturas próprias para o efeito, deixa
consequentemente marcas profundas na comunidade, quer sejam sociais, económicas
ou mesmo culturais.

 Data
o Evento fixo – A data de realização não varia, ou seja, tem sempre uma data específica.
o Evento móvel – São eventos em que a data varia.
o Evento esporádico – Eventos que não tem nenhuma data específica, ocorrem de longe
a longe.

 Área de interesse
o Artística – relacionado com qualquer manifestação ligada à arte;
o Cultural/Lazer – ressalta os aspetos de determinada cultura para o reconhecimento
geral ou promocional / proporciona lazer ao participante;
o Empresarial – ações de comunicação e imagem, de marketing e publicidade. Quando
um empresário decide celebrar publicamente o aniversário da empresa, a inauguração
de umas instalações ou o lançamento de um produto, o que pretende, no fundo, é
comunicar a solidez da empresa e o prestígio dos seus dirigentes;
o Comercial – é um acontecimento promocional direcionado com o propósito de criar
e/ou estabelecer imagem de organizações, produtos, serviços, ideias ou pessoas;
o Social – acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma
ocasião favorável ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um objetivo
específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e justifica a sua
realização;
o Turística – explora os recursos turísticos de uma religião ou país, por meio de viagens
ou eventos para conhecimento profissional ou pessoal;
- 30 -
 o Religiosa – trata de assuntos religiosos, seja qual for a crença;

 Público-alvo
o Geral – participantes de diferentes setores;
o Dirigido – atividades e interesses comuns;
o Específico – técnicos e profissionais com atividades e interesses comuns.

Captação e criação de eventos

As organizações que pretendem utilizar os eventos como elemento estratégico, podem fazê-lo segundo
duas vias:
 Captação de eventos;
 Criação de eventos;

A captação de eventos é a candidatura a um processo de acolhimento de um determinado evento

promovido por uma entidade externa. No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os
seguintes aspetos:
 Espaço disponível;
 Capacidade hoteleira;
 Atendimento;
 Transportes, acessibilidade e estacionamento;
 Infraestruturas de apoio e serviços.
Outros elementos que reforçam a candidatura são:
 Atrações turísticas naturais e construídas;
 Estrutura turística;
 Gastronomia;
 Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários;
 Segurança e redes de comunicações;
 Instalações que permitam a realização de atividades simultâneas;
 Aspetos económicos, políticos, culturais que possam afetar o interesse dos visitantes.
- 31 -
Criação de eventos: as empresas criam eventos como uma ferramenta estratégica que visa divulgar e
dar conhecimento de um determinado produto ou serviço. É também uma forma de comunicação entre
a empresa e o possível cliente. Os eventos são criados para:

 Aproveitamento dos recursos locais;

 Celebração de datas especiais;
 Solicitações.
 As empresas também criam/ participam e patrocinam eventos no âmbito da sua
responsabilidade social.

Aspetos a contemplar para garantir o sucesso do evento

Para que seja possível o sucesso de um evento deve-se ter em conta vários fatores dos quais se
destacam os seguintes:
 Ter uma visão clara e abrangente do projeto;
 Conseguir que todos os intervenientes se comprometam na concretização dos objetivos do
evento;
 Definir objetivos mensuráveis;
 Possuir uma estrutura organizacional adequada e flexível;
 Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada;
 Bom relacionamento interpessoal;
 Capacidade de resposta e improviso;
 Uma equipa profissional e qualificada;
 Um coordenador de projeto com capacidade de liderança e personalidade;
 Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro dos limites orçamentais e utilizando os
recursos disponíveis de forma consciente e concertada;
 Linhas de comunicação eficientes;
 Criação de uma boa imagem pública;
 Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com impacto;
 Planos de contingência;
- 32 -
  Atenção aos pormenores;
 Criatividade e inovação;
 Gestão eficiente do tempo.
 Um compromisso total com o atendimento ao cliente;
 Sistemas permanentes de controlo e monitoração;
 Uma atmosfera de união, entusiasmo e de conjunção de esforços;
 Planeamento detalhado e documentado num cronograma de ações;
 Uma avaliação minuciosa e realista após o evento;
 Efetuar pesquisas de mercado;
 Análise SWOT 1;
 Análise da concorrência;
 Planeamento logístico;
 Procedimentos de emergência;
 Sinergias locais;
 Política agressiva de angariação de patrocínios.

O papel do profissional de secretariado na organização de um evento

O secretariado de um evento é constituído por várias pessoas, com funções e características distintas,
que acompanham o evento em todas as suas fases, em função das indicações da comissão
organizadora (se houver). No âmbito do trabalho que o secretariado do evento desenvolve, está
incluído:

 Programas;
 Calendarização;
 Lista de participantes;
 Boletins de inscrição;

1
SWOT é a sigla dos termos ingleses Strengt hs (Forças), Weak nesses (Fraquezas ), Opportunities
(Oportunidades) e Threats (Ameaças) que consiste numa ferramenta de análise bastante popular no âmbito
empresarial.
https://www.economias.pt/analise-swot-o-que-e-e-para-que-serve/ (12/04/2020)

- 33 -
  Convites;
 Encomendas;
 Faturas;
 Correspondência;
 Folhetos;
 Circulares;
 Acreditações;
 Relatórios.
São elementos fundamentais a que este deve ter acesso, para que se possa apoiar convenientemente
nas suas tarefas. Compete-lhe ainda providenciar:

Todas as etapas fazem-se acompanhar de uma lista de verificação no

CHECK-LIST sentido da sua completa execução.

Abrangerá alterações/preparativos de última hora das suas

APOIO AOS apresentações, envio de documentação, elaboração de cópias, envio
ORADORES de correspondência, telefonemas, alteração de reservas ou quaisquer
outras tarefas/solicitações.

É feito em parceria com o pessoal especializado contratado para o

efeito, desempenhando o secretariado, neste caso, funções de
anfitrião, na:
ACOLHIMENTO E
APOIO SOCIAL  Receção dos participantes e oradores;
 Supervisão e acompanhamento, em alguns casos, das
deslocações (hotéis, passeios e visitas, etc.).

- 34 -
2

A acreditação dos oradores, representantes dos média,

participantes, pessoal da organização (help-desk 2, secretariado,
segurança e outros serviços), bem como das viaturas, tem por
objetivo facilitar o controlo de segurança, garantir o protocolo dos
diferentes atos e proporcionar tranquilidade e privacidade aos
participantes.

Esta acreditação faz-se, normalmente, através da atribuição de

um passe ou crachá, pessoal e intransmissível, que identifica o
seu portador. Este é enviado com antecedência ou entregue à
chegada, e deverá ser solicitado num prazo razoável, mediante o
ACREDITAÇÕES
preenchimento de um formulário (no caso dos participantes,
normalmente a ficha de inscrição). Existem vários tipos de
acreditação:

 Passe total (para a organização, segurança, pessoal

técnico);
 Passe normal (para os participantes);
 Passe transferível (para participantes “tardios”)
 Órgão de comunicação social;
 Viaturas.

Se o evento for coberto pela média, serão normalmente enviados

comunicados de imprensa, de forma a disponibilizar previamente
informação aos jornais, que poderão trazer publicidade gratuita ao
acontecimento. O seu conteúdo deve incidir sobre informações
COMUNICADOS concretas, confirmadas, como, por exemplo, quanto ao:
DE IMPRENSA
 Anúncio da realização do evento, com indicação da data,
local e oradores;
 Programa.

2
H e l p - d e s k – “b a l c ã o d e a j u d a ” e q u e s e r e f e r e a u m s e r v i ç o d e a t e n d i m e n t o a o s c l i e n t e s q u e p r o c u r a m p o r
soluções, esclarecimentos sobre dúvidas e outras solicitaç ões. https://canaltech.com.br/produt os/O -que-e-help-
desk/ (acedido em 19-04-2020)
- 35 -
 É entregue, normalmente, numa pasta ou capa/dossiê à chegada,
que englobará, em regra:

 Papel e caneta para notas;

 Cópia do programa definitivo;
MATERIAL DE  Listas de participantes institucionais/patrocinadores;
COMUNICAÇÃO  Planta/mapa do local;
/ INFORMAÇÃO  Folhetos ou texto com as intervenções dos oradores
(poderá também ser enviada uma cópia revista ou
transcrição);
 Informações de caráter turístico.

Receção, tratamento e envio de toda a correspondência de rotina,

como:

 Convite;
 Fichas de inscrição;
EXPEDIENTE  Reservas de transporte e alojamento;
GERAL  Pagamentos;
 Emissão de recibos.

Quanto maior for a visibilidade de um evento, maior deverá ser o

cuidado na elaboração de toda a correspondência e contactos que
lhe estão associados, relativamente à clareza da informação,
imagem apresentada, respeito pelos prazos e meios utilizados.

- 36 -
Todos os eventos pressupõe um controlo apertado de presenças e/ou inscrições, que, caso não seja
feito com rigor, poderá ter um impacto negativo na imagem da entidade organizadora e, por
conseguinte, no sucesso daqueles.

A conceção da ficha de inscrição será, assim, fundamental e deverá ter em conta os seguintes fatores:
(Encontra-se um exemplo de uma ficha de inscrição no anexo nº3)

 Ser clara e simples, não dando azo a dúvidas durante o seu preenchimento;
 Permitir, com espaço suficiente, o preenchimento de todos os dados relevantes, para que o
pessoal encarregado do tratamento das inscrições possa processar a informação com
exatidão;
 Ter um aspeto atraente;
 Conter uma morada, correio eletrónico para correspondência e um número de telefone para
eventuais contactos, acrescido da indicação da(s) pessoa(s) que possa(m) esclarecer as
dúvidas dos potenciais participantes;
 Indicar claramente o prazo para inscrição e quaisquer descontos ou incentivos para inscrições
antecipadas;
 Prever a forma de ser rapidamente devolvido à organização (distribuído com envelope, selado
ou não, de resposta paga, por fax, digitalizado).

Após a receção, as inscrições deverão ser rapidamente confirmadas e a comunicação de confirmação

poderá incluir:

 Um texto de boas-vindas;
 O programa definitivo do evento;
 Informação sobre como chegar ao local (e, se necessário, ao hotel), podendo incluir um
pequeno mapa e as coordenadas da localização;
 Faturas/recibos.

Encontra-se um exemplo de uma ficha de inscrição no anexo nº 3

- 37 -
 Convites

Quando preparamos um evento podemos fazer com que os convidados recebam a informação sobre o
mesmo enviando um convite formal ou informal, dependendo do tipo de evento. A diferença entre os
dois formatos é que o convite formal tem que se seguir o protocolo estabelecido.

O convite formal é mais clássico quanto ao formato, à letra e é dirigida aos convidados usando o
“você”. O convite formal deve ser enviado através do correio tradicional e esperar por correio
igualmente ou através de telefone; por outro lado, o convite informal pode ser feito por correio
eletrónico ou internet.

Os convites formais devem conter e seguir a seguinte informação:

 O logótipo ou inicias do organizador da festa;

 O nome completo do organizador ou organizadores do evento;
 Informação sobre o evento;
 O motivo da festa ou evento (“para celebrar…”, “em honra…”);
 Escreva o endereço, hora e lugar do evento;
 Indique o “dress code” ou estilo de vestuário que os convidados devem levar;
 Inclua as inicias R.S.V.P (“Répondez, s’il vous plaît que em português significa “Favor
Confirmar”/”Agradecemos confirmação”)

Um convite informal ou não formal pode ser realizado de muitas formas e não requer de todos os
passos do convite formal. O importante nos convites informais é:

 O remetente ou organizador do evento;

 O motivo pelo qual se realiza o evento. Pode-se usar um tom direto e pessoal;
 Pedir a confirmação da presença no evento;
 Atualmente, já se utiliza uma nova forma de enviar convites informais, que é através das redes
sociais.

Encontram-se dois exemplos de convites no anexo nº 4.

- 38 -
 Redação de convites formais

O aspeto mais importante é incluir todos os detalhes importantes. Certificar que

1ª Fase foram incluídas informações sobre os homenageados, o anfitrião/anfitriões, tipo

de evento, endereço, data, horário, a data da confirmação com o nº de telefone.

Para que o convite pareça ser mais formal, todos os números devem ser
2ª Fase escritos por extenso, incluindo a data, endereço, e o horário do evento.

3ª Fase Nunca abreviar o endereço do local do evento.

Os nomes devem ser escritos completos. Se não se souber algum nome de

4ª Fase algum convidado essa informação deve ser deixada de fora para confirmação
posterior.

Quando se imprimir os convites, a fonte deve ser a letra Script. As cores da

5ª Fase fonte e o papel também podem fazer com que o convite pareça mais formal.
Deve ser utilizada a cor preta.

- 39 -
 Avaliação do evento

A avaliação de um evento consiste no processo de observação, medição e acompanhamento crítico da

sua implementação com o fim de avaliar os resultados de forma precisa. Assim, após o evento é altura
de:

 Avaliação dos resultados do evento;

 Elaboração de um relatório com todos os indicadores do evento (resultados, desempenho da
equipa, objetivos alcançados);
 Divulgação dos resultados (pode ser interna e externamente);
 Balanço financeiro;
 Agradecimentos.

A avaliação é um processo que deve ocorrer durante todo o planeamento e organização do evento, no
entanto, a forma mais comum é a avaliação pós-evento. Esta última fase é essencial, pois é aquela que
vai permitir determinar o sucesso ou o fracasso do evento. Esta análise poderá ser realizada através da
avaliação técnica e da avaliação dos participantes através dos formulários entregues na execução do
evento. Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às suas características
básicas, assim como dados estatísticos relevantes sobre o mesmo. A forma de avaliação vai sempre
depender da natureza, do propósito e do público-alvo.

O pós-evento permite, assim, que se apresente um feedback a todos os intervenientes na organização

do evento, possibilitando a comparação dos resultados obtidos com os objetivos previamente definidos
no pré-evento.

Desta forma, os resultados obtidos pela avaliação irão possibilitar a recolha de elementos para
proporcionar que, no futuro, haja ainda um melhor planeamento e estruturação de eventos, bem como
a correção de possíveis falhas durante todo o processo.

- 40 -
 Parâmetros de avaliação de um evento

Para uma melhor compreensão dos parâmetros que devem ser avaliados num evento, passamos a
descrever alguns pontos considerados importantes:

 Benefícios concretos – Quais os benefícios concretos para o patrocinador?

 Resultados mensuráveis – os resultados dos eventos devem ser apreciáveis;
 Definição do público – identificar se o público do evento foi se encontro com o mercado-alvo do
patrocinador;
 Crescimento do mercado – reconhecer se o investimento poderá aumentar as vendas, novos
mercados ou aumentar as vendas no mercado atual;
 Valor global – deve ser criado um maior valor na marca, atribuir novas qualidades no produto e
na marca do patrocinador;
 Relação custo/benefício – calcular que o custo do patrocínio compensará os benefícios
obtidos;
 Exposição do produto/marca – devem ser aproveitadas todas as oportunidades para expor o
produto/serviço a todos os presentes que futuramente poderão ser possíveis clientes;
 Divulgação – deve ser feita uma divulgação na comunicação social para que seja dado ao
público o conhecimento do evento;
 Melhoramento da imagem – deve ser feita uma análise e verificar se houve melhoria na
imagem da empresa;
 Participação dos patrocinadores – deve ser avaliado na medida da contribuição dos
patrocinadores para o sucesso do evento, assim como devidamente reconhecida.

De um modo geral, pode-se dizer que a base de toda a avaliação de um evento é o parâmetro inicial
referente ao custo/benefício.
O custo consiste na previsão orçamental das despesas com o projeto de patrocínio e no levantamento
dos custos reais, no final do evento.
No que concerne aos benefícios, estes traduzem-se pelo crescimento do mercado, melhoramento da
imagem, agregação de valor da marca ao produto, divulgação nos meios de comunicação, e promoção
da marca no terreno, nomeadamente através da distribuição de brindes, sorteios, e de amostras grátis.

- 41 -
É muito importante nesta fase, tentar quantificar os benefícios em termos de vendas, participação no
mercado, crescimento em relação à concorrência e fixação da marca na mente dos consumidores.
Através de um estudo de mercado, é possível determinar qual foi o grau de valorização da marca na
mente dos consumidores. Os relatórios de vendas possibilitam à empresa aferir se esta aumentou ou
não a sua quota de mercado.

Uma outra forma de avaliar o evento consiste na análise do relatório dos parceiros. A informação que
deve constar nesse relatório é a seguinte:
 A organização anfitriã procura saber qual a opinião dos patrocinadores em relação aos custos,
se estes estão dentro do orçamento ou não, se os objetivos foram atingidos, quantas pessoas
assistiram e se as expectativas dos patrocinadores foram alcançadas, se pretendem repetir o
evento. Por outro lado, a visão do patrocinador pode ser outra, tentando perceber qual foi a
verdadeira cobertura dos meios de comunicação, para só depois poder dar uma resposta
global.
 As instituições financeiras poderão exigir uma auditoria financeira ao evento, respeitante à
receita e aos custos despendidos, juntamente com um relatório sobre os resultados socias e
culturais do evento.
 As autarquias e o Governo poderão estar interessados no impacto que o evento teve na
economia local ou regional.
 Os organismos de turismo poderão interessar-se pelo número de visitantes que o evento atraiu
e pela receita obtida com estes, não apenas no que se refere ao evento, mas também à
viagem, ao consumo e à estadia.

São utilizadas várias técnicas na avaliação de eventos, nomeadamente recolha de dados, observação,
reuniões de feedback, questionários e estudos.
Uma boa avaliação é aquela que cumpre as fases anteriormente descritas, reunindo o máximo de
informação acerca de cada patrocinador e transmitindo o modo como irá ser realizado todo o processo.
Uma vez reunida a informação de várias fontes, deve-se elaborar um relatório de avaliação do evento e
distribuí-lo a todos os parceiros. O relatório irá servir de base para futuros eventos, nomeadamente na
captação de patrocinadores.

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 F o r m a ç ã o e m c o nt e xt o d e t r a b a l h o

Devido à Epidemia do Corona Vírus a minha formação em contesto de trabalho que tinha sido iniciada
no dia 4 de março de 2020 foi interrompida no dia 13 de março de 2020 imposto pelo Confinamento da
população decretado no nosso país por questões de saúde, segurança e prevenção da pandemia.

Deste modo, a FCT foi substituída por uma Prática Simulada, que no meu caso, irá ser uma simulação
de uma Organização de um evento.
Numa primeira parte irei explicar quais os passos a dar para organizar um evento, e depois irei simular
como eu organizaria esse evento. Irei realizar e apresentar este projeto através de um vídeo ou fotos.

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 C o nc l us ã o

Para conseguir a conclusão deste projeto, tive que ter muita força de vontade, persistência e
autonomia. Comecei por planificar os assuntos que ia abordar e após isso passei à execução dos
mesmos.

A concretização deste projeto envolveu um grande esforço e dedicação. Exigiu que tratasse vários
subtemas ligados ao tema principal que eu escolhi – Organização de Eventos – e que, no futuro,
poderá ser muito útil para a minha vida profissional pois, qualquer que seja a área, haverá sempre algo,
seja uma atividade ou até mesmo um evento, que exige este tipo de planeamento.

Antes da realização de um evento é necessário elaborar uma check-list para auxiliar na sua preparação
para que não seja esquecida nenhuma fase. Depois de ponderados todos os aspetos dá-se início à
planificação/organização do evento. Após a preparação é realizado o evento e, posteriormente, o
mesmo é avaliado para que a empresa possa aferir os aspetos positivos e negativos e o que pode ser
melhorado em futuros eventos.

A realização de um evento é planificada através de várias etapas e requer bastante atenção aos
pormenores pois é muito trabalhoso e tudo tem que ser pensado detalhadamente para que seja mais
fácil garantir o sucesso do evento.

Penso também que os objetivos propostos foram conseguidos.

Adquiri bastante informação/conhecimento relativamente ao tema que escolhi, embora tenha sentido
algumas dificuldades ao longo da realização deste trabalho, mas que com empenho, persistência e,
principalmente, apoio consegui ultrapassar e concluir assim a minha Prova de Aptidão Profissional.

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Anexos

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 Anexo 1 - Disposição de salas ou ambientes

A disposição em U é muito utilizada quando se pretende promover

um envolvimento direto de todos os convidados presentes, e não
prejudica os oradores, caso usem equipamentos na sua
apresentação. Esta disposição poderá ser aplicada com bons
resultados em convenções de vendas, reuniões de clientes,
workshops, ou em eventos que exijam a participação de
intervenientes. A principal desvantagem desta disposição prende-
se com a dificuldade de colocar um grande número de

Figura 6 - Disposição em U participantes.

A disposição em quadrado também permite uma grande interação

entre os participantes, e é muito utilizada quando a atividade
principal do evento consiste numa discussão em conjunto. Por não
ter uma parte aberta, esta disposição dificulta as apresentações
com datashow.
Figura 7 - Disposição em
Quadrado

A disposição em T diferencia-se das anteriores, pelo facto de

permitir uma separação mais clara entre os participantes, pois é
possível os convidados mais importantes ou os oradores ficarem
acomodados na parte de cima do T. Neste caso, quando decorrem
apresentações, haverá sempre alguns participantes que ficarão de
costas para outros, independentemente da posição da tela.

Figura 8 - Disposição em T

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 A disposição em círculo não dá origem a que os participantes
fiquem separados por nível hierárquico. Esta organização, pelo
contrário, facilita ainda mais a integração entre o grupo, desde que
este não seja muito numeroso.

Figura 9 - Disposição em
Círculo
A disposição em auditório é muito utilizada quando o número de
participantes é muito elevado e a interação entre eles não é
importante. Nesta disposição, o orador tem maior controlo sobre a
plateia, pelo que é um bom modelo para congressos ou
lançamentos de produtos. Se o número de participantes for muito
elevado será necessário que o auditório seja inclinado para que
Figura 10 - Disposição em todos possam visualizar o orador ou o que está a decorrer na parte
Auditório
da frente da sala.

A disposição em espinha de peixe garante uma certa interação e

comunicação entre os participantes e o orador. Além disso, a
visualização da parte frontal da sala também é melhor, devido à
inclinação das mesas.
Figura 11 - Disposição em
Espinha

A disposição em grupos, sendo menos comum, pode ser utilizada

com sucesso quando se deseja que a solução de problemas ou
desafios seja trabalhada por grupos. A principal vantagem é o
maior controlo de cada grupo por parte dos organizadores.

Figura 12 - Disposição em
grupos
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 Anexo 2 – Questionário de avaliação

1- Como classifica o evento quanto à:

Programação
Muito Bom Bom Razoável Mau
Tema/Assunto
Conferência
Trabalhos
apresentados
Projetos
Debates
Carga horária

Organização
Muito Bom Bom Razoável Mau
Secretaria
Coffe Break
Instalações
Sinalização de
acesso
Informações
Material oferecido
Pontualidade
Receção
Equipamentos

Serviços
Muito bom Bom Razoável Mau
Acessibilidade e
transportes
Hotéis
Alimentação
Entretenimento
Segurança
Limpeza pública
Estacionamento
Informações
turísticas
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 2- Na sua opinião:

O que mais gostou durante o evento?

O que menos gostou durante o evento?

3- Como teve conhecimento do evento?

Folheto
Cartaz
Marketing Direto
Televisão. Qual a emissora?
Jornal. Qual?
Revista. Qual?
Rádio. Qual?
Indicação de amigos/familiares
Outros. Qual?

4- Quais as suas sugestões para o próximo evento em termos de:

Tema

Palestrantes

5- Observações e sugestões

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 Anexo 3 – Exemplo de Ficha de Inscrição

Nome:

Sexo: F M Data de Nascimento: ____/____/______ Idade: ________

Morada:

Localidade: ____________________ Código-Postal: _____________

Telefone: _____________________ Telemóvel: ________________

Nacionalidade: ____________________

Documento de identificação nº: ______________________

Bilhete de identidade
Autorização de residência
Passaporte
Passaporte de Estrangeiro
Carta de Condução

Nº de contribuinte: _____________________ E-mail: ______________________________

Habilitações literárias: ____________________ Profissão: ______________________

Data: ____/____/ ______

Curso de Formação em que se inscreve:

Ações de Formação Horário

Treino Mental: Regular a Ansiedade Manhã

Duração: 6 horas
Tarde

Treino da Liderança para Treinadores

Sábado:
Duração: 10 horas
Manhã Tarde

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 Anexo 4 – Exemplos de convites

Figura 13 - Convite Formal

Figura 14 - Convite Informal

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 Bibliografia e W ebgrafia

PEDRO, F. ;CAETANO, J. ;CHRISTIANI, K. ; e RASQUILHA, L. (2012), Gestão de Eventos, - Lisboa.

Escolar Editora (19-02-2020)

BORGES,MARIA J. (2009), SECRETARIADO UMA VISÃO PRÁTICA, 2ºEdição Atualizada, ETEP

(26-02-2020)

https://www.webartigos.com/artigos/o-que-e-um-evento/29848/ (08-01-2020)

https://issuu.com/geissamara/docs/organiza____o_de_eventos (08-01-2020)

https://galoa.com.br/blog/quais-sao-diferencas-entre-os-eventos-cientificos (15-01-2020)

http://abcdeventos.no.comunidades.net/evento-comercial (15-01-2020)

https://pt.slideshare.net/marquezp/tipologia-de-eventos-29084202 (15-01-2020)

http://www.oficinadeeventosnet.com.br/blog/tipos-de-eventos-tecnico-cientificos-2/ (15-01-2020)

https://pt.slideshare.net/ritadecassiagiraldi/2-os-diversos-tipos-de-eventos-e-suas-principais (22-01-2020)

https://www.portalpower.com.br/conheca-todas-definicoes-e-tipos-de-eventos/ (22-01-2020)

https://bdigital.ufp.pt/bitstream/10284/1198/1/Monografia_Jo%C3%A3o%20Duartex.pdf (29-01-2020)

http://eventosefct.blogspot.com/2012/05/planificacao-de-um-evento.html (05-02-2020)

http://escolaprofissionaldefermil.pt/uploads/2016/05/PAP-Andreia-CarvalhoTT12-13.pdf (05-02-2020)

http://susanadesalazarcasanova.com/2015/04/o-papel-do-anfitriao-em-eventos/ (25/03/2020)

https://jus.com.br/artigos/2996/a-aplicabilidade-do-codigo-de-defesa-do-consumidor-as-relacoes-entre-clientes-e-
instituicoes-bancarias (25/03/2020)

https://pt.wikipedia.org/wiki/Patroc%C3%ADnio_(economia) (25/03/2020)

http://www.turismologia.paulamarchesan.com/2018/05/10/serie-eventos-turismologia-classificacao-dos-eventos-1-7/
(25/03/2020)

https://gestaodesegurancaprivada.com.br/evento-o-que-e-conceitos-classificacao-dos-eventos/ (25/03/2020)

https://www.economias.pt/analise-swot-o-que-e-e-para-que-serve/ (12/04/2020)

https://prezi.com/1hinjil8jtza/organizacao-de-eventos/ (12/04/2020)

file:///C:/Users/ASUSPRO/Downloads/Bilert%20Silva%20Gon%C3%A7alves%20e%20Paiva%20(2).pdf (14/04/2020)

https://pluga.co/blog/marketing/como-elaborar-um-formulario-de-pesquisa/ (20/04/2020)

https://artes.umcomo.com.br/artigo/diferencas-entre-convites-formais-e-informais-1459.html (21/04/2020)

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