Escola Secundária Afonso Lopes Vieira

Curso Profissional de Técnico de Comunicação -

Marketing, Relações Públicas e Publicidade

Ano Letivo 2019/2020

Prova de Aptidão Profissional

LEIRICYCLING

Afonso Filipe Guedes Gil da Silva

N.º 1
3.º CM
Orientadora de PAP: Célia Coimbra

1
Agradecimentos (opcional)

A minha gratidão dirige-se, em primeiro lugar à minha Orientadora da PAP,

Professora Célia Coimbra, pela competência com que orientou o trabalho, com
as suas sugestões e conhecimentos, bem como pelo tempo e paciência que
generosamente me dedicou.

Deixo também uma palavra especial á Professora Célia Coimbra por todo o
apoio, acompanhamento e disponibilidade demonstrada durante a PAP,
mostrando-se sempre atenta, disponível e interessada.

À minha família e amigos, agradeço o apoio e a confiança que sempre me

manifestaram, sem nunca me deixarem enfraquecer, mesmo nos momentos
difíceis.

2
Índice
Introdução .......................................................................................................... 6
Capítulo 1 – Eventos .......................................................................................... 7
1.1. Definição de evento............................................................................... 7
1.2. Objetivos dos eventos ........................................................................... 7
1.3. Classificação de eventos....................................................................... 8
1.4. Tipologia de eventos ............................................................................. 9
1.5. Fases dos eventos .............................................................................. 10
Capítulo 2 - Organização e gestão de evento .................................................. 12
2.1. Planeamento de eventos ....................................................................... 12
2.1.1. Planeamento estratégico ................................................................. 12
2.1.2. Planeamento específico – As etapas do planeamento .................... 13
2.1.2.1 Definição do produto ...................................................................... 13
2.1.2.2 Definição do tema .......................................................................... 13
2.1.2.3 Escolha do local ............................................................................. 13
2.1.2.4 Definição da data ........................................................................... 14
2.1.2.5 Identificação e análise dos participantes ....................................... 14
2.1.2.6 Definição de estratégias de comunicação ..................................... 14
2.1.2.7 Escolha de materiais e serviços..................................................... 14
2.1.2.8 Elaboração da programação .......................................................... 15
2.1.2.9 Controlo administrativo e financeiro ............................................... 15
2.1.2.10 Encerramento .............................................................................. 15
2.2. Gestão de recursos ................................................................................ 15
2.2.1. Recursos financeiros ....................................................................... 16
2.2.1.1 – Orçamento .................................................................................. 16
2.2.1.2 – Patrocínios .................................................................................. 16
2.2.2. Recursos humanos .......................................................................... 17
2.2.3. Recursos logísticos e materiais ....................................................... 17
2.2.4. Recursos legais e de risco ............................................................... 17
2.3. Avaliação ............................................................................................... 17
2.3.1. Procedimentos de avaliação ............................................................ 18

3
Capítulo 3 - A Associação ................................................................................ 19
3.1. Identificação da associação ................................................................... 19
3.1.1. Sumário executivo ........................................................................... 19
3.1.2. Missão ............................................................................................. 19
3.1.3. Visão ................................................................................................ 19
3.1.4. Valores............................................................................................. 19
3.2. Imagem da associação .......................................................................... 20
3.3. Contextualização da associação ............................................................ 20
3.4. Objetivos da associação ........................................................................ 21
3.5. Recursos humanos (Organigrama) ........................................................ 21
Capítulo 4 - Metodologia de organização de eventos ...................................... 22
4.1. Definição do evento ............................................................................... 22
4.2. Objetivo do evento ................................................................................. 23
4.3.Público-alvo ............................................................................................ 24
4.4. Local e data ........................................................................................... 24
4.5. Promoção e estratégia de comunicação ................................................ 26
4.6. Programação.......................................................................................... 27
4.7. Equipamento e estruturas ...................................................................... 27
4.8. Segurança .............................................................................................. 28
4.9. Gestão de Recursos .............................................................................. 29
4.9.1 Recursos financeiros ........................................................................ 29
4.9.2 Recursos humanos ........................................................................... 31
4.9.3 Recursos logísticos ........................................................................... 31
4.9.4 Recursos legais e de risco ................................................................ 32
4.10. Avaliação do evento.......................................................................... 32
Conclusão ........................................................................................................ 33
Bibliografia........................................................................................................ 34

4
Índice de figuras
Figura 1 -Imagem da associação ..................................................................... 20
Figura 2 - Mapa do Circuito .............................................................................. 25
Figura 3 -Sentido do circuito............................................................................. 25
Figura 4 -Logótipo da associação .................................................................... 36
Figura 5 -Cartaz do evento ............................................................................... 37
Figura 6 - Flyer do evento ................................................................................ 38
Figura 7 - Kit para o evento .............................................................................. 39
Figura 8 - T-shirt do kit para o evento .............................................................. 40
Figura 9 -Bilhete de entrada para o evento ...................................................... 41
Figura 10 - Spot publicitário.............................................................................. 42

Índice de tabelas
Tabela 1 -Organigrama da estrutura ................................................................ 21

5
Introdução
A realização deste trabalho consiste na apresentação do projeto da Prova de
Aptidão Profissional (PAP).
Pretende-se com este projeto realizar o planeamento de um evento, o
Leiricycling, que consiste numa corrida de bicicletas na cidade de Leiria. Este
evento será dirigido à população de Leiria, assim como a municípios
envolventes.
O objetivo deste evento será angariar fundos monetários para o Colégio D. Dinis
- Internato Masculino de Leiria, mais conhecido pela Casa dos Rapazes de Leiria,
que faz o acolhimento de jovens rapazes entre os 8 e os 18 anos em risco de
exclusão social.
Este evento será organizado pela Strongbike, uma associação de ciclismo de
Leiria, que promove a prática desportiva e que considera importante a
organização de eventos na área do ciclismo, com o objetivo de angariar fundos
para os mais necessitados.
A abordagem do ciclismo é o tema central deste evento, interligado com a ajuda
humanitária dos participantes do “LeiriCycling”, nome oficial deste evento.
No primeiro capítulo deste projeto irei abordar tema “o evento”, sua classificação
e tipos. No segundo capítulo, irá ser aprofundado como funciona o planeamento
de um evento, e como organizar corretamente um evento.
No terceiro capítulo, identificarei a associação, bem como o sumário executivo,
missão, valores visão e os seus objetivos.
No quarto e final capítulo irei apresentar o meu evento e os objetivos que devo
atingir com a sua realização, deste como vai ser organizado e, por fim proceder
à sua avaliação.

6
Enquadramento teórico

Capítulo 1 – Eventos

1.1. Definição de evento

Um evento é um acontecimento que reúne várias pessoas com interesses e

objetivos em comum e que tem um objetivo específico. Pretende assim divulgar
e promover uma ação/produto através de a execução de um projeto devidamente
planeado de um acontecimento para o seu público de interesse.

Um evento é então, efetivamente, um acontecimento especial, planeado e

organizado para um público-alvo com um objetivo, num determinado momento e
local.

1.2. Objetivos dos eventos

Os eventos são ocasiões que permitem aos clientes atuais e potenciais viverem
experiências relacionadas com a empresa e a marca, com o objetivo de
despertar interesse e envolvimento.

Principais objetivos:
• Legitimação da imagem: dar notoriedade, boa reputação e contributo
positivo.
• Incremento dos contactos e relações com o público-alvo: fortalecer as
ligações entre a organização e o seu público;
• Identificação do papel social: mostrar uma preocupação social ou defesa
de causas sociais reforça a notoriedade e identificação com o público.

Se os objetivos forem bem planeados e organizados, os eventos podem tornar-

se uma estratégia eficaz no que diz respeito a ampliar e aprofundar o
relacionamento da empresa com os seus clientes.

7
1.3. Classificação de eventos

Os eventos são agrupados de acordo com os seguintes critérios:

Organizacional:
Institucional – Para criar a imagem da empresa;
Promocional - para promoção da empresa.

Objetivo ou área de interesse:

Artísticos;
Científico;
Cultural;
Desportivo;
Religioso;
Turístico;
Lazer;
Promocional.

Em relação ao público
Eventos fechados – Ocorrem dentro de situações específicas e com público-alvo
definido;
Eventos abertos – Disponíveis a qualquer público.

Por abrangência:
Mundiais;
Internacionais;
Latino-americanos;
Nacionais;
Regionais;
Municipais;
Locais.

8
Por data ou frequência:
Esporádicos – Ocorrem em intervalos irregulares;
Permanentes – Ocorre periodicamente (mensal, semestral, anual, etc.);
Únicos – característica de algumas tipologias, como um lançamento de um livro.

Por dimensão:
Macro evento – mobiliza milhares de pessoas, tanto na organização quanto na
adesão (participantes). Muitas vezes organizado por entidades públicas, tem
abrangência internacional ou mundial;
Evento de grande dimensão – embora menor que o macro evento, também
mobiliza milhares de pessoas;
Evento de média dimensão – normalmente realizado com adesão de menos que
mil participantes;
Evento de pequena dimensão – abrange apenas um segmento ou setor e tem
número reduzido de público.

1.4. Tipologia de eventos

O evento quanto ao seu tipo pode ser classificado em várias categorias

diferentes e cada um destes tipos de evento tem o seu objetivo a atingir, como
por exemplo:

• Celebrações culturais- Os festivais e eventos religiosos;

• Comerciais/industriais- Feiras e mercados;
• Eventos sociais- Festas, galas e reuniões;
• Eventos privados- Celebrações pessoais como aniversários, casamento
e batizados.

9
1.5. Fases dos eventos

Um evento tem quatro fases que a organização tem de atravessar estas são: a
conceção, o pré-evento, o evento e pós evento. Na fase inicial de um evento
pretende levar em consideração uma ideia tendo assim o início do seu
planeamento, para isto é necessário constituir os seus objetivos pretendidos.
Para o evento atingir o público pretendido é necessário a promoção e a
divulgação deste mesmo. Deve se também definir um local que se adapte melhor
às suas necessidades e procurar parceiros para ajuda financeira. Durante o
evento é necessário estar sempre prevenido para possíveis falhas para que corra
tudo como planeado e quando este mesmo acaba, avaliar e analisar os seus
resultados e metas alcançadas.

Conceção:
Nesta fase vai determinar-se a criação da ideia do evento que vai permitir definir
todo o processo organizacional. É também neste fase que se irá fazer a
avaliação das necessidades inerentes ao evento que se pretende realizar, assim
como definir quais os objetivos que se pretendem alcançar e que público o
evento irá servir.

Pré-evento:
Na fase do pré-evento é realizada a base de tudo para qualquer organização,
que é o planeamento de evento nos seus vários níveis: estratégico, específico,
estrutural, administrativo e organizacional. Nesta fase define-se toda a
preparação necessário para o início da organização do evento, tal como a
análise situacional, opções estratégicas e coordenação executiva (contempla a
definição de todas as etapas do desenvolvimento do evento), o controlo
financeiro, técnico, administrativo e social do evento.
Esta fase permite ainda a criação e definição de sistemas de controlo e
coordenação da implementação estratégica do evento.

10
Evento:
Nesta fase irá ser colocado em prática toda a fase de preparação e entra um
funcionamento o planeamento definido na fase anterior. Todas as etapas fazem-
se acompanhar de uma lista de verificação no sentido da sua completa
execução.
Esta fase prende-se com a conjuntura em que o evento se desenvolve. Esta é
uma das fases mais críticas de um evento, na medida em que é aqui que podem
surgir situações de crise, às quais a organização deve responder de forma rápida
e eficaz e se necessário ativar um plano de contingência igualmente definido na
fase do pré-evento.

Devem estar presentes dois tipos de fatores:

• Os ponderáveis, que englobam todas as situações que não deviam
ocorres durante a realização do evento, mas para as quais a organização
pensou previamente em soluções;
• Os imponderáveis, que se referem a situações não previstas e por isso de
difícil controlo, obrigando muitas vezes ao improviso.

Pós-evento:
Após o evento inicia-se a fase de desmontagem, avaliação, divulgação de
resultados e encerramento.
Esta fase vai ter um papel muito importante na organização, uma vez que vai
permitir determinar o sucesso ou o fracasso do evento, através da avaliação
técnica e administrativa e, mais importante de tudo, da avaliação dos
participantes. Esta fase possibilita assim a análise dos resultados obtidos
colocando-os em confronto com os objetivos previamente definidos.
Os resultados obtidos pela avaliação final irão permitir a recolha de elementos
para possibilitar um melhor planeamento e estruturação de futuros eventos,
assim como a correção de possíveis falhas e prevenção de factores
imponderáveis.

11
Capítulo 2 - Organização e gestão de evento

2.1. Planeamento de eventos

Para planear um evento é preciso determinar o que deve ser feito e como.

O planeamento é o processo que se encarrega da execução direta dos planos,

que serão realizados e supervisionados de acordo com o que foi delineado.

No planeamento devemos definir, claramente, os objetivos que nos propomos

alcançar e prever os recursos necessários (humanos, financeiros, materiais e
legais). Devemos também reunir uma equipa capaz de assumir
responsabilidades ao nível da coordenação e execução de tarefas.

2.1.1. Planeamento estratégico

O planeamento estratégico é um dos primeiros grandes passos para a produção
de um evento. Sempre falamos que antes de qualquer ação é necessário traçar
um perfil detalhado de tudo que se pretende com o evento e tudo que é
necessário para a efetivação dele. Por isso, é necessário responder a algumas
perguntas para preparar o evento:

• Porquê – as razões para a realização do evento;

• Quem – definição do público-alvo;
• Quando – momento da realização do evento;
• Onde – definição do local;
• O quê – o que se pretende realizar;
• Como – decisão dos recursos (humanos e materiais), o funcionamento
e a forma de implementação adequados ao evento.

O planeamento estratégico é a compilação de todas essas informações em um

formulário para facilitar a visualização total de todas as ações. Ou seja,
planeamento estratégico nada mais é do que um documento com a visão
completa do evento, tendo especificadas essas ações da maneira mais

12
detalhada e completa possível, com seus respetivos responsáveis e períodos de
execução. É um plano de ação, a sua importância está justamente no facto de
permitir a visualização de todos os aspetos que envolvem a organização, a
realização e o pós-evento, facilitando o entendimento geral do mesmo e
ajudando na promoção de estratégias de execução.

2.1.2. Planeamento específico – As etapas do planeamento

O planeamento deve ser divido por várias etapas que são:

2.1.2.1 Definição do produto

Definição do produto – o produto é tudo aquilo que o evento será como um todo.
Que tipo de evento será, que dimensão terá, para quem será dirigido, e que
objetivo pretenderá atingir como produto no mercado.

2.1.2.2 Definição do tema

O tema do evento deve ter uma compreensão pela organização, para que estes
saibam exatamente o que têm de planear.

2.1.2.3 Escolha do local

O local onde o evento é realizado deve ser exatamente bem predefinido pela
organização porque a localização é um fator bastante importante para o público-
alvo a que se vai destinar o evento. É essencial que seja uma localização de
acesso fácil, que consiga comportar toda a infraestrutura que o evento necessita
e esteja de acordo com o esperado.

13
2.1.2.4 Definição da data
A data poderá compreender entre os dois dias de fim-de-semana, sábado e
domingo, devido às pessoas terem uma maior disponibilidade para a
participação no evento. Deve-se ter atenção também às estações do ano em que
irá decorrer o evento porque é necessário que este seja apropriado para o clima
presente no dia. Devem ser consideradas outras possíveis atrações no mesmo
dia e horário, para que não haja nenhum conflito. É essencial avaliar também se
o público escolheria o seu evento ao invés de outro naquela data específica.

2.1.2.5 Identificação e análise dos participantes

Para conseguir identificar e analisar os participantes devemos não só dar
importância ao público-alvo a que se destina como também aos restantes
intervenientes do evento, uma vez que também eles serão parte integrante de
todo o evento.

2.1.2.6 Definição de estratégias de comunicação

Considerando o público-alvo, o posicionamento do evento e a sua estratégia
competitiva podemos partir para uma definição da estratégia de comunicação a
utilizar. É necessário ter sempre em atenção a forma como vamos comunicar
com o nosso público-alvo e que meios se devem utilizar para esse efeito. Assim
como também importa considerar que tipos de comunicação devem estabelecer
com os restantes participantes de um evento.

2.1.2.7 Escolha de materiais e serviços

Nesta fase, devemos ter em atenção que a contratação de serviços profissionais
para um evento deve ser criteriosa, uma vez que vão ser estes serviços que vão
transmitir a imagem do evento que estamos a realizar;

14
2.1.2.8 Elaboração da programação
Centramos a realização do evento no seu tema e no seu tipo de programação
que é o que define o público-alvo do evento, no entanto, podemos também criar
paralelamente ao programa principal atividades de lazer extras para criar uma
maior socialização entre os participantes e dar uma imagem do evento mais
“leve” e “aceitável”.

2.1.2.9 Controlo administrativo e financeiro

Esta etapa centra-se na definição de planos de controlo de execução
administrativa e financeira do evento os quais terão incidência no desenrolar do
evento, porque os planos de controlo que são estabelecidos terão a sua
aplicação prática durante o evento propriamente dito. Aqui criam-se os meios
para ajustar os erros ocorridos na gestão do evento, ou seja, estabelece-se
sistemas de controlo para verificar se os objetivos são cumpridos dentro do
cronograma previsto.

2.1.2.10. Encerramento
Esta é a etapa que está diretamente ligada à desmontagem do evento, que pode
compreender desde estruturas físicas e completa remoção de vestígios do
evento. Quando se trata de estabelecer as regras, horários e dias de
desmontagem para participantes e fornecedores do evento, a organização
deverá ter previamente definido cronogramas para que a sua realização ocorra
dentro do corretamente. Esta etapa passa ainda pela avaliação técnica e
administrativa final e divulgação dos resultados.

2.2. Gestão de recursos

Num evento, implementar corretamente todo o planeamento efetuado leva á

necessidade de gerir os vários recursos e meios presentes no seu
desenvolvimento. Constituir uma unidade de propósitos baseada no alcance dos

15
objetivos é essencial, assim como já foi referido a unidade de propósitos num
evento é um elemento-chave para o seu sucesso.

Para que essa unidade tenha uma aplicação correta é importante também uma
gestão correta. A boa gestão é importante para o sucesso do evento. Gerir será
fazer com que as coisas aconteçam por intermédio de pessoas eficazes e
processos eficientes.

Mediante as inúmeras necessidades e recursos presentes num evento, podemos

dividi-lo em quatro grandes áreas: finanças, recursos humanos, logística e
recursos legais e de risco.

2.2.1. Recursos financeiros

Existem vários fatores financeiros importantes envolvidos num evento que
confluem totalmente em dois campos: receitas e despesas. É o equilíbrio entre
estes dois pontos que permite determinar o sucesso do evento.

No entanto, iremos sucintamente (no intuito de nos referirmos apenas aos fatores
de maior importância no sucesso do evento), concentrar-nos no orçamento,
como ferramenta geral de controlo e avaliação financeira, e no patrocínio como
um dos mais importantes itens de angariação de receitas.

2.2.1.1 – Orçamento
É importante verificar e analisar o orçamento disponível antes de escolher as
ações e estratégias para o evento, é necessário estabelecer um orçamento
básico e conhecer o grau de flexibilidade. Desta forma será possível distribuir a
verba entre as atividades escolhidas, da melhor maneira possível, para atingir
os resultados esperados.

2.2.1.2 – Patrocínios
Os Patrocínios é uma benesse bastante importante para o evento porque estas
parcerias disponibilizam produtos da sua organização para o evento o que acaba

16
por ser bastante satisfatório para os organizadores do evento e para os
participantes deste mesmo.

2.2.2. Recursos humanos

Para um planeamento eficiente e eficaz é necessária uma boa gestão de
recursos humanos, as pessoas são a essência do evento bem-sucedido. Porém,
para atingir esse sucesso e adquirir pessoas de qualidade, o desafio é grande e
múltiplo. É essencial saber como fazer a seleção, a contratação e a formação da
equipa.

2.2.3. Recursos logísticos e materiais

A logística é uma especialidade da administração responsável por prover
recursos e informações para a execução de todas as atividades de uma
organização. Operacionalmente a logística possui uma visão organizacional,
onde esta administra os recursos materiais, financeiros, pessoas e informação,
onde exista movimento na organização, fazendo a gestão desde a compra, a
entrada de materiais, o planeamento da produção, o armazenamento, o
transporte e a distribuição dos produtos, monitorando as operações e
gerenciando informações, ou seja, monitorando toda parte de entrega e
recebimento de produtos e serviços na organização.

2.2.4. Recursos legais e de risco

Para prevenir possíveis riscos de um evento é necessário que sejam
assegurados contratos com as empresas envolvidas, licenças e registos,
seguros, segurança e serviços de emergência.

2.3. Avaliação

Na avaliação final do evento deve-se realizar questionários de avaliação e um

relatório final, para obter uma observação e acompanhamento crítico da sua
implementação, com o fim de avaliar os resultados de forma precisa.

17
2.3.1. Procedimentos de avaliação
Para os procedimentos de avaliação poderão ser adotadas uma série de técnicas
com a avaliação dos eventos como por exemplo:

• Recolha de dados através de um formulário cedido aos participantes para

obtenção de informações acerca da idade, sexo, naturalidade, etc.
• Observação direta do evento por parte dos colaboradores, permitindo a
reunião de informações sobre qualidade de atuação, resposta do público,
fluxo de pessoas, instalações sanitárias e adequação de serviços de
alimentação.
• Reuniões para recolha de informações por parte dos colaboradores do
evento.
• Questionários e estudos que permitam recolher e quantificar dados
acerca de padrões usados pelos participantes do evento.

A avaliação correta deverá ser previamente planeada e implementada desde o

início do processo de gestão do evento, com a consciencialização dos seus
objetivos e métodos de atuação por parte de todos os colaboradores.

18
Enquadramento prático

Capítulo 3 - A Associação

3.1. Identificação da associação

3.1.1. Sumário executivo

A associação StrongBike foi criada por um grupo de amigos que dedicava os
seus tempos livres à prática do ciclismo. Em maio de 2015, é criada oficialmente
a Associação de Solidariedade Social StrongBike, sem fins lucrativos, cujo
objetivo é a organização de eventos de ciclismo de caráter filantrópico, no distrito
de Leiria. A associação StrongBike está sedeada na Rua Júlia Costa Portela,
Marrazes – Leiria. Afonso Silva é um dos elementos que integra o Conselho de
Administração.

A associação tem neste momento 300 associados, cuja quota anual é de 20 €.

3.1.2. Missão
▪ Auxiliar instituições de apoio a crianças e jovens.

▪ Proporcionar às crianças e jovens institucionalizadas momentos de lazer e

interação com públicos externos às instituições.

▪ Atender e superar as expetativas dos nossos associados e parceiros,

fornecendo eventos seguros e com qualidade diferenciada.

▪ Proporcionar aos associados experiências de qualidade, proporcionando

momentos de descontração, animação e um convívio saudável.

3.1.3. Visão
▪ Elevar o reconhecimento da associação em todo o distrito de Leiria.

▪ Ser uma associação de solidariedade social de referência.

3.1.4. Valores
▪ Solidariedade;

▪ Honestidade;

19
▪ Integridade;

▪ Dignidade e respeito pelo outro.

3.2. Imagem da associação

Figura 1 -Imagem da associação

O logótipo da associação pretende passar uma imagem forte do ciclismo. A letra

S significa Strong porque queremos passar ao público que somos uma
associação de solidariedade social, que desenvolve e fomenta a prática do
ciclismo.

A cor vermelha do logótipo transmite força e superação. O ciclista junto da letra

S tem como objetivo principal deixar na memória do público-alvo que a sua
atuação é na área do ciclismo.

3.3. Contextualização da associação

A Associação StrongBike surge de forma natural, como consequência da paixão

pelo ciclismo de um grupo de amigos cujo objetivo seria proporcionar eventos de
ciclismo interativos e de qualidade e com os lucros monetários poder doar a
instituições de crianças e jovens carenciados. Esta associação de caráter
filantrópico foi criada em Leiria por não haver mais nenhuma na cidade.

20
3.4. Objetivos da associação

Prestar apoio a crianças e jovens desfavorecidos,

Proporcionar momentos de competição e animação aos associados e a todos os

participantes envolvidos nos eventos promovidos pela associação.

3.5. Recursos humanos (Organigrama)

Para que os recursos humanos se sintam verdadeiramente inseridos na

estrutura de uma organização, é necessário que entendam a sua globalidade e
total funcionamento. Assim, importa perceber a importância da correta
elaboração de um organigrama que demonstre responsabilidades, limites, fluxos
de comunicação e possibilidades de progressão de carreira dentro da
organização.

Deste modo, os organigramas devem representar gráfica ou esquematicamente

os distintos níveis de hierarquia e a relação existente entre eles.

Assembleia
Geral

Direção Conselho Fiscal

Serviços Relações
Serviços Sociais
Administrativos Públicas

Tabela 1 -Organigrama da estrutura

21
Capítulo 4 - Metodologia de organização de eventos

4.1. Definição do evento

A abordagem do ciclismo é o tema central deste evento, interligado com a ajuda

humanitária dos participantes do “LeiriCycling”, nome oficial deste evento.
O evento consiste numa corrida de bicicletas na cidade de Leiria, a maioria dos
participantes será proveniente do distrito de Leiria, com o objetivo de angariar
receitas a favor do Colégio D. Dinis - Internato Masculino de Leiria, mais
conhecido como “Casa dos Rapazes de Leiria”, que acolhe jovens rapazes entre
os 8 e os 18 anos, em risco de exclusão social.
Este evento será organizado pela Strongbike, uma associação de ciclismo de
Leiria, que promove a prática desportiva e que a organização de eventos na área
do ciclismo, com o objetivo de angariar fundos para os mais necessitados, é a
sua missão.
O “LeiriCycling” pretende atingir um público alargado, pelo que o público-alvo
são jovens e adultos, dos 12 anos aos 60 anos. Considerando que estamos
perante uma faixa etária bastante alargada, os participantes serão distribuídos
por três escalões etários, promovendo uma maior homogeneidade entre os
elementos de cada grupo: dos 12 aos 18 anos, dos 19 aos 30 anos e dos 31 aos
60 anos.
A participação no evento terá um custo de 12€/concorrente, os bilhetes estarão
à venda no Clube de Ciclismo em Leiria.
A preferência do dia para a realização do evento, recaiu num sábado, o que é
justificado pela maior disponibilidade do público participante.
Para a definição do percurso, a Strongbike teve o cuidado de evitar locais ou
situações que possam representar um risco para a segurança das pessoas
(corredores, acompanhantes, público, etc.). O percurso terá início junto às
Piscinas Municipais, passando pelas ruas centrais da cidade e terminará dentro
do Estádio Dr. Magalhães Pessoa.
A organização do LeiriCycling reconheceu ser de grande importância envolver
os jovens do Colégio D. Dinis na concretização desta corrida, sendo-lhes
atribuída a responsabilidade da entrega dos Kits, doados pelos parceiros da

22
Strongbike, bem como verificação dos bilhetes de entrada, antes do início da
corrida.
Cada kit, entregue aos concorrentes, será constituído por uma t-shirt, água,
maçã (patrocínio da Sport Zone e Associação dos Produtores de Maçã de
Alcobaça).
Após entrega dos Kits e a verificação dos bilhetes de entrada, membros da
associação serão os responsáveis pelo posicionamento dos participantes para o
início da corrida.
No ponto de partida da prova, haverá música ambiente e, ainda, publicidade aos
patrocinadores, pela voz de Speakers.
No final da prova serão entregues prémios aos três melhores classificados de
cada grupo., aos concorrentes classificados em terceiro lugar, o prémio atribuído
será uma t-shirt (patrocínio Sport zone), em segundo lugar, óculos de ciclismo
(patrocínio Leiribike) e, por fim, em primeiro lugar, sapatilhas desportivas
(patrocínio Sport zone).
A entrega de prémios será realizada por voluntários da associação StrongBike,
após o anúncio, pelos Speakers, dos três melhores de cada escalão.

Na organização de um evento com estas características, é fundamental um

correto planeamento da segurança, o que compreende forças de segurança,
encerramento de ruas ao trânsito, colocação de grades de proteção, serviços
médicos regulamentares e contratação de seguro de risco adequado. Serão
requeridas todas as licenças e autorizações necessárias.
A comunicação do Leiricycling será realizada através da afixação de cartazes,
distribuição de flyers e transmissão de um spot de rádio na 94 Leiria.

4.2. Objetivo do evento

Objetivos gerais:
• Organizar um evento de caráter beneficente;
• Sensibilizar a população para a causa;
• Aumentar o reconhecimento da associação em todo o distrito de Leiria.

23
Objetivos Específicos:
• Proporcionar boa interação, competição e divertimento a todos os
participantes da corrida;
• Recolher fundos a favor do orfanato Colégio D. Dinis - Internato Masculino
de Leiria.

4.3. Público-alvo

O público-alvo é, essencialmente, ciclistas e/ou pessoas que se identificam com

o ciclismo e que têm como objetivo competir ou apenas ter uma motivação para
a prática do ciclismo. O maior número de participantes será proveniente do
distrito de Leiria, esperando-se atingir cerca de 100 participantes, com idades
compreendidas entre os 12 e os 60 anos, o que exige a criação de escalões.
Serão atribuídos os prémios por grupos de idades, dos 12 aos 18 anos, dos 19
aos 30 anos e dos 31 anos aos 60 anos.

4.4. Local e data

De acordo com o percurso definido pela associação Strongbike., a corrida terá

início na Avenida Bernardo Pimenta, junto às Piscinas Municipais, em direção à
Rotunda do Estádio, tomando a Rua Capitão Mouzinho de Albuquerque,
passando pelo Largo 5 de Outubro (antiga Zara).
Na Rotunda do Sinaleiro, os concorrentes seguem pela Rua Tenente Valadim e
apanham a Rua Roberto Ivens. Na rotunda de Homenagem aos Mortos da
Primeira Grande Guerra, saem em direção à Rua da Fábrica do Papel até à Rua
Ponte Caneças. Na rotunda no final Rua Carolina Ferreira Ribeiro (Cepsa), saem
para a Rua de Tomar, passando pelo Hospital Dom Manuel de Aguiar até à
Rotunda dos Moldes em seguida pela Avenida Engenheiro Adelino Amaro da
Costa até á Rotunda Porta de Leiria onde saem para a Avenida 22 de Maio, até
à rotunda da Almoinha Grande, seguindo pela Ponte Euro 2004, rumo à Avenida
Bernardo Pimenta, que dá acesso ao estádio Dr. Magalhães Pessoa. Chegados
ao estádio, a corrida terminará, por volta das 17 horas e trinta minutos, com a
realização de um percurso no interior do estádio, a que se seguirá a aclamação

24
dos três primeiros classificados de cada escalão e a entrega dos prémios aos
vencedores.

Figura 2 - Mapa do Circuito

Figura 3 -Sentido do circuito

Início - sentido do trajeto

25
A data definida para a realização do Leiricycling é o dia 26 de setembro de 2020,
com início previsto às 16h e términus às 18h30.
A opção pelo dia 26 de setembro foi tomada após a verificação da não realização
de eventos similares no Distrito de Leiria, o que poderia prejudicar a adesão do
público. Uma corrida de bicicletas exige uma boa preparação física, e sendo o
mês de setembro, preferencialmente, o mês pós-férias, os concorrentes terão
maior disponibilidade para investir na sua preparação. Também é previsível que,
no final do mês de setembro, as temperaturas sejam mais baixas. É ainda
relevante o facto de o “Dia Europeu sem carros” se assinalar a 22 de setembro,
assim, o Leiricycling será mais uma motivação para a população deixar os carros
em “casa”.
A escolha do sábado deve-se ao facto dos potenciais participantes terem mais
disponibilidade, como já foi referido anteriormente.
Caso ocorram falhas no evento como possíveis alterações climáticas o evento
irá ser adiado para uma semana a seguir para ser a mesma a um sábado que é
quando as pessoas se encontram mais disponíveis para a participação.

4.5. Promoção e estratégia de comunicação

O principal objetivo da comunicação deste evento é passar informação fiável ao

público, assim a mensagem deverá ser clara e precisa.

A nossa associação Strongbike irá divulgar o evento utilizando meios de

comunicação diversificados, como, cartazes, flyers, spot de rádio e redes sociais
para abranger o maior número possível de pessoas. Os cartazes serão afixados
no da cidade de Leiria, bem como na sua periferia. Serão ainda afixados em
outras cidades do distrito. A distribuição dos flyers pretende fornecer informação
um pouco mais detalhada sobre o evento.

A transmissão do spot de rádio, na 94 Leiria pretende atingir um público mais

alargado.

26
4.6. Programação

Programa

26 de setembro de 2020

14h45 Concentração dos participantes

15h00 / 15h30 Verificação dos bilhetes e entrega dos Kits aos participantes

16h00 / 17h30 Prova de ciclismo

17h45 Proclamação dos 3 primeiros classificados por escalão

Subida ao podium dos três primeiros classificados de cada

18h30
escalão e entrega de prémios

Durante o evento haverá música ambiente

4.7. Equipamento e estruturas

• Tendas para entrega dos kits aos participantes aquando do controlo dos
bilhetes
• Gradeamento para encerramento de ruas ao trânsito e proteção dos
ciclistas e do público;
• Equipamento de som;
• Podium;
• Palco.

27
4.8. Segurança

É importante que se assegure de que todos os participantes não correm riscos

e que o local onde decorre o evento está protegido e de acordo com as normas
de segurança necessárias para a proteção do público.

Quem irá assegurar a segurança do evento serão 8 voluntários associados e 4

seguranças profissionais.

A segurança do evento será totalmente planeada de forma adequada e para isto

recorreremos a seguintes parâmetros importantes:

• Qualidade e referências;
• Preparação da equipa;
• Quantidade de profissionais;
• Condições das infraestruturas;
• Transporte em segurança;
• Qualidade do serviço;
• Habilitações dos profissionais;
• Conduta dos seguranças.

A segurança do Leiricycling compreenderá ainda, e de acordo com a lei, a

intervenção de agentes de segurança, Polícia de Segurança Pública (PSP),
encerramento ao trânsito das ruas, colocação de grades, ao longo do percurso,
para proteção do público assistente e dos participantes, contratação dos serviços
médicos mínimos regulamentares e contratação de um seguro que cubra os
riscos ligados à organização da prova.

28
4.9. Gestão de Recursos

4.9.1 Recursos financeiros

• Verba disponível – 2500€

O capital disponibilizado provém do resultado do exercício da StrongBike, cuja

receita é proveniente apenas das quotas pagas pelos seus associados. Como o
resultado do exercício de 2019 foi positivo, a StrongBike pôde disponibilizar uma
parte dessa verba neste evento, dando continuidade à sua Missão “Auxiliar
instituições de apoio a crianças e jovens”.

• Despesas a efetuar - 2412,05 €

• Impressão de bilhetes- 40€

• Materiais de comunicação para o evento (cartazes, flyers e spot
publicitário) - 220€
• Licenciamento da PassMúsica para a colocação de música- 49€
• Honorário de agentes da PSP- 400€
• Seguro de responsabilidade civil- 1500€
• Licença especial ruído- 164,85€
• Licença para afixação ou inscrição de mensagens publicitárias-
38,20€

Parcerias:

As parcerias estabelecidas com as entidades que acarinham o StrongBike,

evento de caráter solidário, permitem que a prestação de alguns serviços e
aquisição de produtos não tenham custos para a Associação Strongbike.

• A Associação dos Produtores de Maçã de Alcobaça fornecerá as maçãs que

integrarão os Kits;
• A Sport zone colaborará com t-shirts, águas para os kits e ainda, com t-
shirt e sapatilhas para os prémios;
• A Leiribike disponibilizará os óculos de ciclismo para os prémios;

29
 • A Câmara Municipal de Leiria será responsável pelo fornecimento e
montagem de gradeamento de segurança, equipamento e técnicos de
som, tendas, palco e podium.

Na negociação dos termos das parcerias, a Câmara Municipal de Leiria é

representada pelo Sr. Vereador do Pelouro do Desporto, Dr. Carlos Palheiras,
enquanto a Associação dos Produtores de Maçã de Alcobaça, a Leiribike e a
Sport zone são representadas por membros das suas administrações.

Previsão de Receitas - 1200,00€

(Nº de bilhetes vendidos x Valor do bilhete= 100x12,00=1200,00€)

O montante das receitas reverterá, na totalidade, a favor do Colégio D. Dinis -

Internato Masculino de Leiria.

Orçamento

Verba disponível – 2500€

Despesas a
efetuar
Impressão de Materiais de Licenciamento da Honorário de Seguro de Licença Licença para
bilhetes comunicação PassMúsica para a agentes da responsabilidade especial ruído afixação ou
para o evento colocação de PSP civil inscrição de
música mensagens
publicitárias

40€ 220€ 49€ 400€ 1500€ 164,85€ 38,20€

Total: 2412,05 €

Receitas previstas: 1200,00€

(Nº de bilhetes vendidos x Valor do bilhete= 100x12,00=1200,00€)

30
4.9.2 Recursos humanos
• 4 Agentes da PSP;
• 10 Voluntários da associação StrongBike;
• 8 Voluntários do Colégio D. Dinis;
• 2 Técnicos de som.
• 4 Operadores de montagem de gradeamento de segurança;
• 4 Operadores de montagem de tenda, palco e podium.

Nota: A montagem do gradeamento de segurança, equipamento de som,

tendas, palco e podium ficará a cargo da Câmara Municipal de Leiria,
conforme contrato de parceria.

4.9.3 Recursos logísticos

A montagem do palco, podium, tendas e gradeamento de segurança será
realizada no dia do evento, com início às 6:00 horas, sendo responsabilidade da
Câmara Municipal da Leiria, conforme acordo de parceria. Este trabalho estará
concluído às nove horas para que de seguida seja montado e testado o
equipamento de som.

Finda a montagem de todo o equipamento, será realizado, pelas 11 horas, o

respetivo controlo, para que o evento decorra sem incidentes.

A verificação dos bilhetes e entrega dos Kits aos participantes fica a cargo jovens
órfãos do Orfanato Colégio D. Dinis.

Após a verificação dos bilhetes e entrega dos kits, os voluntários da Associação

StrongBike iniciam a organização dos concorrentes junto à linha de partida,
posicionando-os corretamente e de forma sincronizada, para que às dezasseis
horas seja dada a partida.

Os Speakers que darão voz à publicidade aos patrocinadores, e anunciarão os

três primeiros de cada escalão são voluntários da Strongbike.

31
4.9.4 Recursos legais e de risco
A StrongBike cumprirá todos os requisitos legais necessários à realização do
Leiricycling. Será contratado o seguro de responsabilidade civil obrigatório à
realização deste tipo de eventos, e irá requerer, junto da Câmara Municipal de
Leiria, a licença especial ruído e a licença para afixação ou inscrição de
mensagens publicitárias, assim como a autorização para a ocupação da via
pública e seu encerramento.
Será também requerido o licenciamento à PassMúsica para a colocação de
música no recinto.

4.10. Avaliação do evento

Após o evento a StrongBike irá fazer um inquérito nas redes sociais (facebook e
instagram da StrongBike) para que a associação possa saber quais foram os
pontos fortes e fracos do evento, para que possam fazer melhor em futuros
eventos.

Iremos também tratar as objeções de forma a que os participantes não obtenham

uma má imagem sobre algo errado que a associação possa ter feito.

A associação irá também entender se o evento foi de encontro com a missão

pretendida, perceber qual foi o momento do evento que melhor captou os valores
e a missão da nossa empresa e o que menos captou, para tentar assim evoluir
a estratégia dos nossos eventos.

Todas as objeções merecerão a nossa especial atenção, pois é nosso objetivo

corrigir e melhorar, garantindo que a imagem dos nossos eventos permanece na
memória de todos os participantes como momentos muito positivos.

A associação pretende também perceber se o evento atingiu os objetivos

traçados, e ainda avaliar se a missão e valores da empresa estiveram presentes
e se foram perceção do público.

32
Conclusão
Com a realização da Prova de Aptidão Profissional, foi possível observar alguns
fatores envolvidos no contexto da organização de um evento, assim como a
necessidade de executar um trabalho cuidadoso e bem definido, para que no dia
do evento a probabilidade de existirem falhas seja mínima.
Também constatei a importância de recrutar profissionais que atuam na
organização de eventos, que estejam preparados e que tenham o conhecimento
dos processos necessários para a sua realização.
Relativamente ao planeamento e à execução do cronograma, é sem dúvida uma
fase essencial, porque qualquer detalhe do evento que não seja corretamente
planeado pode facilmente resultar num evento de fraca qualidade, num número
reduzido de participantes e em patrocinadores insatisfeitos.
A realização deste evento é para mim um acontecimento muito especial,
principalmente pelo seu objetivo final: angariar fundos monetários para ajudar os
jovens órfãos do Orfanato Colégio D. Dinis.

33
Bibliografia

https://www.leiribike.pt/?gclid=EAIaIQobChMIp4m58I_X6QIVFrTVCh3VZwOjEAAYASAAEgLdJP
D_BwE

https://blog.360imprimir.pt/5-passos-para-organizar-um-evento-de-sucesso/

https://blog.even3.com.br/como-organizar-um-evento/

https://www.fpciclismo.pt/calendario

http://www.airbike.net/

34
Anexos

35
Anexo 1

Figura 4 -Logótipo da associação

36
Anexo 2

Figura 5 -Cartaz do evento

37
Anexo 3

Figura 6 - Flyer do evento

38
Anexo 4

LEIRICYCLING

Figura 7 - Kit para o evento

39
Anexo 5

Figura 8 - T-shirt do kit para o evento

40
Anexo 6

Figura 9 -Bilhete de entrada para o evento

41
Anexo 7

spot
leiricycling.wav
Figura 10 - Spot publicitário

42