3301f Funcoes Cadastros Material SIE AVMB UFPR

CONTROLES INTERNOS DE ENTRADA E
SAÍDA DE MATERIAIS DE CONSUMO NOS

LOCAIS DE TRABALHO DA UFPR
FUNÇÕES DE REGISTRO DE MOVIMENTO

DE MATERIAL DE CONSUMO EM SISTEMA
INFORMATIZADO
PARTE 3
Adm. Me. Ricardo Belinski, MBA
suprimentos@ufpr.br * Skype: belinski@ufpr.br
Tel. (41) 3360 4208 * Ramal 4208
1 Cel. (41) 9 9657 1059 (whatsapp e telegram).
http://lattes.cnpq.br/5399882465989283
Acesso aos documentos: http://bit.ly/almox9001

http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/
PREMISSAS DE GESTÃO DE MATERIAL DE
CONSUMO NO SISTEMA SIE AVMB 1
 A partir de 01/03/2018 os pedidos junto ao 153661
Almoxarifado Central serão considerados como
transferência de produtos e valores entre
almoxarifados. As baixas devem ser registradas pelas
unidades recebedoras de produtos.
 O nome do Almoxarifado Central será alterado para
153661 Almoxarifado Central.
 O nome dos outros almoxarifados será precedido pelo
número da UGR, pela palavra Almox quando se
tratar de unidade orçamentária, e pela sigla DP
quando se tratar de um depósito em algum endereço
de unidade orçamentária.
 Por exemplo: 153725 Almox Saude contém o
depósito 153725 DP CCTO coord curso terapia 2
ocupacional, entre outros.
 Cada almoxarifado setorial deve mensalmente conferir as
transferências feitas do 153661 Almoxarifado Central para
sua unidade. Isso pode ser feito pela conferência das
requisições (pedidos).
 Enquanto não houver registro de baixa por consumo em
cada almoxarifado setorial, os saldos serão sempre 100%
em produtos e em valores.
 A conferência deve ser feita o mais próximo possível do
local de consumo na UFPR e dentro de cada mês.
 Excessos de estoques podem ser remanejados entre
depósitos e almoxarifados da universidade, se conveniente
e oportuno.
 Produtos obsoletos ou vencidos devem estar relacionadas
em cada depósito e deve ser comunicado ao setor
responsável para providências (Suprimentos DELOG e
Gestão Ambiental Suinfra).
 Normativo sobre descarte e logística reversa em estudo a 3
ser publicado no primeiro semestre 2018.
 A listagem dos almoxarifados e depósitos deve ser
atualizada junto à Gestão de Suprimentos
(Delog/PRA) por e-mail: suprimentos@ufpr.br
 Há possibilidade de se criar novos depósitos, assim
como suprimir depósitos, mediante inventário.
 Em cada local e endereço de entrega de produtos de
consumo na UFPR deve ter um responsável pelos
recebimentos, registros, baixas e emissão de saldos
mensais em estoque.
 Deve-se evitar ter produtos novos e sem uso nos mais
de 2.500 locais de trabalho UFPR.
 Recomenda-se ter centrais de recebimento por prédio,
pois o sistema permite a transferência de produtos
entre unidades orçamentárias, além de registros
individualizados.
4
 O treinamento nas funcionalidades do SIE AVMB
deve ser constante com a finalidade de implantar
a Melhoria Contínua Kaisen na gestão dos
estoques. Os relatórios gerenciais podem ajudar
neste sentido.
 Esses controles informatizados devem
possibilitar: a previsão de demanda, estudos
sobre giro do estoque, relatórios de consumo,
tomada de decisão sobre aquisição etc.
 O Manual de Material de Consumo UFPR contém
as premissas para o aprimoramento da gestão
dos insumos para o ensino, a pesquisa, a extensão
e a gestão universitária. 5
CONTROLES DAS ENTRADAS DE
MATERIAIS DE CONSUMO 1
 Todos os materiais de consumo devem ser registrados no
sistema SIE AVMB em algum depósito ou almoxarifado.
 Em cada local de recebimento de transferências ou
recebimento de produtos com notas fiscais deve ter um
responsável pelo registro no Sistema SIE AVMB.
 Deve-se evitar o registro de recebimento por pessoas que
não atestaram o recebimento ou não tiveram acesso aos
pacotes entregues (centrais de recebimento por prédio).
 O recebimento e registro está descentralizado por endereço
nos locais de trabalho da UFPR (mais de 500 prédios).
 Complexidade: temos mais de 113 locais de entregas do
153661 Almoxarifado Central, mais de 200 laboratórios,
mais de 2.500 locais de trabalho que podem receber
produtos.
 Cada unidade deve se organizar com a melhor relação
custo/benefício (pessoas, depósitos, sistema),
preferencialmente centralizando entregas por endereço. 6
 Há vários tipos de recebimento de material: a)
transferências de estoques do almoxarifado central, b)
recebimento de insumos para laboratórios, c) recebimento
de produtos descentralizados, d) recebimento de material
comprado por nota de empenho (nota fiscal) por meio de
Atas de Registro de Preços (pregão) ou por dispensa.
 Não importa o tipo de entrada, todo produto recebido em
algum endereço da UFPR deve ser registrado no sistema
SIE AVMB para controles internos.
 Isso facilita a emissão consolidada dos documentos que vão
compor o Relatório Mensal de Almoxarifado (RMA) a
ser emitido no primeiro dia útil de cada mês.
 Até o último dia útil de cada mês é essencial fazer a
conferência de todas as entradas, saídas e saldos para
evitar problemas na consolidação de relatórios contábeis da 7
UFPR.
 No Sistema SIE AVMB, o registro de Entrada
Simples está disponível na aplicação 06.04.02.01.
Acesso: http://bit.ly/almox9001
 Apresenta abas: Entrada e Itens.

 Deve-se escolher o nome do Almoxarifado no formato:
UGR, Almoxarifado (Almox) ou Depósito (DP), nome.
 Deve-se registrar: tipo de documento, data de
entrada, forma de ingresso, número do documento,
nota fiscal.
 Há um campo específico para registrar observações
relativas à entrada.
 Todas as entradas devem ser conferidas até o último
dia útil do mês, data limite para efetuar qualquer
eventual estorno.
 Se houver registro incorreto será necessário estornar 8
a entrada simples (06.04.02.05).
CONTROLES DAS SAÍDAS DE MATERIAIS
DE CONSUMO 1
 No Sistema SIE AVMB, o registro de Baixa Simples
está disponível na aplicação 06.04.02.02. Acesso:
http://bit.ly/almox9001
 Apresenta duas abas: Baixa e Itens. O tipo de
documento de baixa simples de materiais significa
que o material teve algum dos tipos de saída: venda,
doação, transformação, perda, quebra, extravio,
devolução, vencimento, normal, ajustes de inventário,
extra orçamentária, cessão.
 Deve-se escolher o nome do Almoxarifado no formato:
UGR, Almoxarifado (Almox) ou Depósito (DP), nome.
 Deve-se registrar: tipo de documento, data de baixa,
forma de saída, número do documento.
 Há um campo específico para registrar observação
relativa à baixa ou saída de material, bem como sua
justificativa. 9
CONTROLES DAS SAÍDAS DE MATERIAIS
DE CONSUMO 2
 No Sistema SIE AVMB, o registro de Baixa

Simples está disponível na aplicação 06.04.02.02.
Acesso: http://bit.ly/almox9001
 A aba Itens apresenta código reduzido (SKU),

produto, quantidade total movimentada, valor
total movimentado.
 Se houver registro incorreto será necessário
registrar estorno de baixa simples (06.04.02.06).
 Todas as saídas devem ser conferidas até o
último dia útil do mês, data limite para eventual
estorno.
10
ENTRADA E SAÍDA DIRETA I
 No Sistema SIE AVMB, o registro de entrada e saída
direta está disponível na aplicação 06.04.02.03. Acesso:
 Entrada e saída direta de materiais acontece quando
há consumo imediato, sem criação de estoques. Por
exemplo, carimbo para servidor.
 Entre as formas de entrada estão: doação, produção
própria, transferência de entrada, transferência,
transformação, entrada balanço inicial, retorno
devolução, restos a pagar, empréstimos, devolução de
empréstimo, troca de produtos, ajustes inventário.
 Para produtos de consumo imediato também é
possível gerar um documento de entrada e um de
saída no mesmo dia. 11
ENTRADA E SAÍDA DIRETA II
 No Sistema SIE AVMB, o registro de entrada e
saída direta está disponível na aplicação
06.04.02.03. Acesso: http://bit.ly/almox9001
 Incluir número de documento, nota fiscal (módulo
orçamentário), unidade solicitante, centro de
custo, unidade recebedora.
 Deve-se incluir descritivo no campo
resumo/observação com a justificativa do
recebimento de bem e consumo imediato.
 Se houver registro incorreto será necessário
estornar a entrada e saída direta (06.04.02.07).
 A conferência deve ser feita até o último dia útil
mensal, data limite para estorno. 12
SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS I
 No Sistema SIE AVMB, a solicitação de produtos
pelos usuários está disponível na aplicação
 Usado por 153661 Almoxarifado Central
 Deve estar disponível para todas as unidades UFPR.
A decisão sobre pedidos centralizados ou
descentralizados é de cada unidade.
 Cada solicitação gera um requerimento ao
almoxarifado central que deve ser aprovado pelo
responsável previamente cadastrado no sistema.
 Cada requisição deve ter um endereço de entrega
informado: local, telefone, horário de atendimento,
responsável pelo recebimento.
 Endereços de recebimento devem estar expressos nos
pedidos (requisições), caso contrário serão devolvidos 13
para devidos ajustes.
SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS II
 Apresenta as abas: requisição, orçamento, itens
(SKU).
 Na aba requisição, apresenta número de
documento, almoxarifado ou depósito, tipo de
documento, unidade solicitante, unidade
recebedora, endereço, telefone, hora da entrega,
centro de custo, conta do estoque, tipo de
consumidor, identificador do consumidor, objeto
de custo associado, data de movimento, data da
requisição (pedido), situação do movimento. 14
SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS III
 No Sistema SIE AVMB, a solicitação de produtos pelos
usuários está disponível na aplicação 06.04.02.04. Acesso:
 Esta aplicação pode estar disponível para todos os usuários,
conforme política de gestão de estoques de cada unidade.
 A quantidade de responsáveis pela aprovação dos pedidos
deve ser o menor possível para facilitar controle, com
titular e suplente.
 Na aba requisição é importante preencher o campo
observação com informações complementares da entrega a
ser feita pelo 153661 Almoxarifado Central, principalmente
unidade, endereço de entrega e horário de funcionamento
do local.
 As requisições que não preencherem corretamente o campo
unidade solicitante e unidade de entrega serão devolvidas
15
para devidos ajustes.
SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS IV
 Não é utilizado atualmente o módulo orçamento, o
que impossibilita acesso aos dados. O controle
orçamentário por unidade é feito manualmente pelo
Almox Central.
 Na aba itens é apresentado o código reduzido (SKU),
produto, quantidade total, valor total cobrado,
quantidade total autorizada, quantidade total
movimentada, valor total movimentado.
 Há possibilidade de aprimorar o controle
orçamentário com a previsão de demanda por produto
a ser consumido anualmente. 16
SOLICITAÇÃO DE PRODUTOS V
 A pesquisa exige identificação do nome do
almoxarifado, número do documento (pedido),
unidade solicitante, data da requisição.
 Para definir a Unidade Solicitante exige-se
conhecimento da árvore dos locais de trabalho da
UFPR com mais de 2.500 cadastros.
 A cada ano será atualizada a lista dos
solicitantes, responsáveis pela aprovação, locais
de entrega pela Seção de Materiais de 153661
Almoxarifado Central. 17
ESTORNO DE ENTRADA I
 No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada está
disponível na aplicação 06.04.02.05. Acesso:
 Estorno significa cancelar algum tipo de registro

anterior considerado incorreto.
 Apresenta as abas estorno de entrada e itens.
 Campos: nome do almoxarifado ou depósito, tipo

de documento, data de movimento, documento
almoxarifado vinculado, número de documento.
 Deve-se preencher o campo observação com o
motivo do estorno de entrada e sua justificativa.
18
ESTORNO DE ENTRADA II

 Na aba itens é apresentada descrição do produto,
quantidade do estorno e valor do estorno.
 O estorno deve ser feito dentro do mês, pois é
necessário vincular a um documento daquele
mês. Passado o mês, não é mais possível estornar.
19
ESTORNO DE BAIXA I

anterior considerado incorreto. Deve ser feito
dentro do mês.
 Há duas abas: estorno de saída e itens.
 Na aba Estorno de Saída há nome de

almoxarifado ou depósito, tipo de documento,
data de movimento, documento almoxarifado
vinculado, número documento.
20
ESTORNO DE BAIXA II
 No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada
está disponível na aplicação 06.04.02.06. Acesso:
 Deve-se preencher o campo observação/resumo

com os detalhes do estorno de baixa.
 É uma função complementar com o registro de
baixa (06.04.02.02).
 O estorno deve ser feito dentro do mês, pois é
necessário vincular ao documento mensal.
Passado o mês, não é possível relacionar estorno.
21
ESTORNO DE ENTRADA E SAÍDA DIRETA
I
 No Sistema SIE AVMB, o estorno de entrada e saída
direta (baixa) está disponível na aplicação
 Há duas abas: estorno de entrada e itens.
 Na aba Estorno de Entrada há nome de almoxarifado,
tipo de documento, data de movimento, documento
almoxarifado vinculado, número documento.
 Deve-se preencher o campo observação/resumo com os
detalhes do estorno de entrada e saída direta (baixa).
 É uma função complementar com o registro de
entrada e baixa imediata (06.04.02.03).
 Qualquer ajuste deve ser feito dentro do mês para
relacionar um documento. 22
CONTROLES DO ALMOXARIFE I
 No Sistema SIE AVMB, o almoxarife controla os
produtos em estoque no depósito na aplicação
 É uma das funções necessárias para fechamento
mensal para emitir os vários relatórios do
Movimento Mensal de Almoxarifado (RMA).
 Há duas abas: produtos em estoque e lotes no
estoque.
 O menu funções apresenta calcular todos,
fechamento mensal, resumo mensal.
 É preciso fechamento mensal no primeiro dia útil
para emitir os relatórios RMA para a
contabilidade (DCF). 23
CONTROLES DO ALMOXARIFE II
produtos em estoque no depósito na aplicação
 Recomenda-se o fechamento mensal no último dia
útil, incluindo todas as conciliações de entrada, saída
e saldos.
 Essa conferência deve ser feita dentro do mês, pois
não há estorno de meses anteriores.
 Antes do fechamento no SIE AVMB recomenda-se a
função Resumo Mensal para gerar os relatórios de
conferência de saldos em estoque e finanças.
 No último dia útil de cada mês será feito o
encerramento de movimento mensal em 06.04.02.08
função fechamento. 24
TRANSFERÊNCIA ENTRE UNIDADES -
CONTA CORRENTE
valores transferidos entre as unidades pela aplicação
 Apresenta nome de almoxarifado ou depósito, conta
corrente origem, conta corrente destino.
 Atualmente não está em uso na UFPR (falta módulo
orçamentário e contas correntes).
 Esse controle financeiro é feito manualmente por
meio de planilhas pelo 153661 Almox Central e pelas
outras unidades UFPR.
 Cada unidade deve fazer seu próprio controle
financeiro de consumo.
 Fechamento anual do orçamento e contas correntes
25
em dezembro (saldos)
TRANSFERÊNCIA DE PRODUTOS ENTRE
ALMOXARIFADOS I
 No Sistema SIE AVMB, o almoxarife registra a
transferência de produtos entre almoxarifados e
depósitos pela aplicação 06.04.02.12. Acesso:
 Apresenta duas abas: requisição e itens.

 Na Aba Requisição tem-se: almoxarifado origem, tipo
de documento, almoxarifado destino, data de
documento de requisição, número do documento.
 Recomenda-se trabalhar com requisição para efetuar
a transferência de produtos (SKU) entre depósitos.
Deve-se escolher um dos almoxarifados ou depósitos.
Vide lista.
 É algo a ser implantado pelo uso mais sistemático do
SIE AVMB em 2018/2019. 26
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE NOVOS
PRODUTOS
 Todos os produtos licitados são incluídos no catálogo
de materiais do SIE AVMB quando da publicação de
edital de licitação.
 Se um determinado produto não existir no catálogo de
materiais do SIE AVMB deverá ser solicitada sua
inclusão por e-mail (suprimentos@ufpr.br), incluindo
descrição e imagem do produto.
 Cada produto do catálogo de materiais deve ter um
único e exclusivo SKU (Stock Keeping Unit).
 Por exemplo, o cadeado 20mm tem código reduzido
7674 (SKU)
 É necessário cadastrar todos os produtos adquiridos
por dispensa.
27
 Consulta ao atual catálogo de materiais.
ORIENTAÇÕES GERAIS
 Recomenda-se conferir todas as entradas e baixas de
produtos dentro do mês. Se for necessário algum
estorno, ele deve ser feito até o último dia útil do mês.
 O inventário deve ser rotativo mensal: conferência
entre dados financeiros e os estoques em depósitos.
 No último dia do mês deve ser feito o fechamento de
cada almoxarifado no sistema SIE AVMB.
 Os relatórios contábeis devem ser encaminhados no
primeiro dia útil de cada mês para a contabilidade
(DCF/DC/SAP) em processo SEI.
 Deve-se ter maior cuidado em conferir os registros dos
produtos que não passam pelo 153661 Almoxarifado
Central: produtos químicos, vidrarias, ração, água
mineral, carimbos, camisetas etc. 28
ADM. ME. RICARDO BELINSKI, MBA
SUPRIMENTOS@UFPR.BR * SKYPE: BELINSKI@UFPR.BR
TEL. (41) 3360 4208 * RAMAL 4208
CEL. (41) 9 9657 1059 (WHATSAPP).
HTTP://LATTES.CNPQ.BR/5399882465989283
ADMINISTRADOR PROFISSIONAL DIPLOMADO

ESPECIALISTA EM GESTÃO LOGÍSTICA DA CADEIA DE SUPRIMENTOS
MESTRE EM ADMINISTRAÇÃO E MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION EM
GESTÃO ESTRATÉGICA
MESTRANDO EM CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E ESTRATÉGIA
CURITIBA, PARANÁ, BRASIL.
Telas dos Controles Internos de Gestão de Materiais de

Consumo nos locais de trabalho da UFPR - Parte 3
Acesso aos documentos: http://bit.ly/almox9001
29

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SAÍDA DE MATERIAIS DE CONSUMO NOS

FUNÇÕES DE REGISTRO DE MOVIMENTO

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 Apresenta abas: Entrada e Itens.

 No Sistema SIE AVMB, o registro de Baixa

 A aba Itens apresenta código reduzido (SKU),

 Estorno significa cancelar algum tipo de registro

 Campos: nome do almoxarifado ou depósito, tipo

 Estorno significa cancelar algum tipo de registro

 Estorno significa cancelar algum tipo de registro

 Na aba Estorno de Saída há nome de

 Deve-se preencher o campo observação/resumo

 Apresenta duas abas: requisição e itens.

ADMINISTRADOR PROFISSIONAL DIPLOMADO

CURITIBA, PARANÁ, BRASIL.

Telas dos Controles Internos de Gestão de Materiais de

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